MANUAL ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DEPÓSITOS

JUDICIALES.
 MANUAL
ADMINISTRACIÓN INTEGRAL
DEPÓSITOS JUDICIALES

CONSEJO SUPERIOR DE LA
JUDICATURA

DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN

JUDICIAL

Noviembre 2019
 CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA

EDGAR CARLOS SANABRIA MELO

Presidente

MAX ALEJANDRO FLOREZ

Vicepresidente
GLORIA STELLA LÓPEZ MARTHA LUCÍA OLANO
Magistrado Magistrado
DIANA ALEXANDRA REMOLINA JOSÉ AGUSTÍN SUÁREZ
Magistrado
Magistrado

DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION JUDICIAL

JOSE MAURICIO CUESTAS GÓMEZ

Director Ejecutivo de Administración Judicial

DIRECTORES DE UNIDAD

DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN

CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA
JUDICIAL

MARY LUCERO NOVOA PABLO ENRIQUE HUERTAS PORRAS

Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla (EJRLB) Director Unidad Administrativa

CARLOS ALBERTO ROCHA ELKIN GUSTAVO CORREA LEON

Centro de Documentación Judicial (CENDOJ) Director Unidad Presupuesto

CLAUDIA MARCELA GRANADOS WILSON FERNANDO MUÑOZ ESPITIA

Unidad de Carrera Judicial (CARJUD) Director Unidad Infraestructura Física

LUZ MARINA VELOZA CARLOS FERNANDO GALINDO CASTRO

Unidad de Desarrollo y Análisis Estadístico (UDAE) Director Unidad Informática

MARTHA CUEVAS MELÉNDEZ PEDRO JULIO GÓMEZ RODRÍGUEZ

Unidad Registro Nacional de Abogados (URNA) Director Unidad Asistencia Legal

NASLLY RAQUEL RAMOS SANTIAGO DANILO ALBA HERRERA

Director Unidad de Auditoría Director Unidad Planeación

JOSE EDUARDO GÓMEZ FIGUEREDO

JUDITH MORANTE GARCIA
Coordinador Seccionales
Directora Unidad De Recursos Humanos
 JARGU S.A. CORREDOR DE SEGUROS
2015-2016

JUAN CARLOS ALVAREZ MARTHA J. SANTIAGO GIL

Gerente general Ingeniero Administración de Riesgos

DANIEL ANDRÉS MARIÑO CASTAÑO

JOHANNA DURÁN CASADIEGOS Ingeniero Administración de Riesgos
Directora de Administración de Riesgos

Consolidación, Edición Técnica Y Conceptual

UT. CORREDOR DE SEGUROS

(Jardine Lloyd Thompson Valencia & Iragorri Corredores de Seguros S.A. – Proseguros Corredores
de Seguros S.A. – Itaú Corredor de Seguros Colombia S.A.).
2017-2018

RODRIGO E. BURBANO BOLAÑOS MARTHA J. SANTIAGO GIL

Líder UT. Corredor de seguros Ejecutivo de Investigaciones –Especialista
Riesgos

FRANCISCO N. MORALES MORALES JOSÉ VICENTE PUENTES AVELLANEDA

Gerente Programa de Seguros Ingeniero Administración de Riesgos

Consolidación, Edición Técnica Y Conceptual

UT. CORREDOR DE SEGUROS

(JARGU S.A CORREDORES DE SEGUROS. – SEGUROS BETA Corredores de Seguros
2019

JUAN CARLOS ALVAREZ JOSÉ VICENTE PUENTES AVELLANEDA

Gerente general Ingeniero Administración de Riesgos

SERGIO ZAPATA GONZALEZ LEONARDO CELIMO LOPEZ VILLAMARIN

Gerente Programa de Seguros Administrador de Empresas

Consolidación, Edición Técnica Y Conceptual

 COLABORACIÓN

DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN JUDICIAL

2015-2016

CELINEA OROSTEGUI DE JIMÉNEZ SANDRA PATRICIA PEÑUELA GUTIERREZ

Director Ejecutivo de Administración Judicial Profesional Universitario Unidad Administrativa
Seguros
PABLO ENRIQUE HUERTAS
PORRAS DANIEL SÁENZ RONCANCIO
Director Unidad Administrativa Director División Fondos Especiales

ELKIN GUSTAVO CORREA LEON CLAUDIA BRICEÑO

Director Unidad Presupuesto Director División Fondos Especiales

JUAN DE JESUS HERNANDEZ MARTINEZ LINA GIRALDO

Director División Servicios Administrativos Director División Fondos Especiales

ANDRA VARGAS
Profesional Universitario División Fondos
Especiales

JHON JAIRO ARIAS

Profesional Universitario División Fondos
Especiales

ALEXANDER OROZCO
Profesional Universitario División Fondos
Especiales
 DIRECCIONES SECCIONALES DE ADMINISTRACIÓN JUDICIAL

JULIÁN OCHOA ARANGO JAIME ALBERTO QUIÑONES ERASO

Director SAJ – Armenia Director SAJ – Pasto

CARLOS GUZMAN HERRERA LUCAS IGNACIO ARBELAEZ CIFUENTES

Director SAJ - Barranquilla Director SAJ - Pereira

CARLOS E. MÁSMELA GONZÁLEZ MARTIN LUNA MENESES

Director SAJ - Bogotá Cundinamarca Director SAJ - Popayán

JORGE EDUARDO VESGA CARREÑO MARGARITA ROSA LOPEZ ESTUPIÑAN

Director SAJ - Bucaramanga Director SAJ - Santa Marta

CLARA INES RAMIREZ SIERRA CRISTO AGATON ALVAREZ LUNA

Director SAJ - Cali Director SAJ – Sincelejo

HERNANDO DARIO SIERRA PORTO REINALDO JAIME GONZÁLEZ

Director SAJ - Cartagena Director SAJ - Tunja

LUZ AMPARO REYES CAÑAS CARLOS MANUEL ECHEVERRI CUELLO

Director SAJ – Cúcuta Director SAJ - Valledupar

CESAR AUGUSTO MOLINA SUAREZ RODRIGO SUÁREZ GIRALDO

Director SAJ – Ibagué Director SAJ – Villavicencio

JOSÉ FERNANDO SALAZAR CHÁVES ALFONSO J. DE LA ESPRIELLA BURGOS

Director SAJ - Manizales Director SAJ - Montería

JAIME JARAMILLO JARAMILLO DIANA ISABEL BOLIVAR VOLOJ

Director SAJ - Medellín Director SAJ - Neiva
 PARTICIPACIÓN EN LA INVESTIGACIÓN APLICADA SOBRE LA
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS EN LA GESTIÓN INTEGRAL DE
DEPÓSITOS JUDICIALES

DESPACHOS JUDICIALES
1) JUZGADO 1 CIVIL MUNICIPAL - LETICIA 67) JUZGADO 02 CIVIL DE CIRCUITO - MAGANGUE
2) JUZGADO 2 PROMISCUO DEL CIRCUITO - LETICIA 68) JUZGADO 03 PROMISCUO MUNICIPAL - MAGANGUE
3) JUZGADO PROMISCUO FAMILIA - LETICIA 69) JUZGADO 03 LABORAL DEL CIRCUITO - CARTAGENA
4) JUZGADO 01 CIVIL MUNICIPAL - MADRID 70) JUZGADO 01 LABORAL DE CARTAGENA - CARTAGENA
5) JUZGADO 01 CIVIL MUNICIPAL - FUNZA 71) JUZGADO 07 LABORAL DE CIRCUITO - CARTAGENA
6) JUZGADO 02 CIVIL CIRCUITO - ZIPAQUIRÁ 72) JUZGADO 07 CIVIL MUNICIPAL - CARTAGENA
7) JUZGADO 01 CIVIL DEL CIRCUITO - SOACHA 73) JUZGADO 01 PROMISCUO MUNICIPAL - TURBACO
8) JUZGADO 01 CIVIL CIRCUITO - FUSAGASUGÁ 74) JUZGADO 02 PROMISCUO DE CIRCUITO - TURBACO
9) JUZGADO 02 LABORAL - TUNJA 75) JUZGADO PROMISCUO MUNICIPAL - ARJONA
10) JUZGADO 02 CIVIL CIRCUITO - DUITAMA 76) JUZGADO 03 ADMINISTRATIVO CIRCUITO – V/DUPAR
11) JUZGADO 01 ADMINISTRATIVO - IBAGUÉ 77) JUZGADO PENAL DE CIRCUITO - CHIRIGUANA
12) JUZGADO 03 FAMILIA - IBAGUÉ 78) JUZGADO CIVIL DE CIRCUITO - CHIRIGUANA
13) JUZGADO 01 PROMISCUO FAMILIA - MELGAR 79) JUZGADO LABORAL DE CIRCUITO - CHIRIGUANA
14) JUZGADO 01 LABORAL - NEIVA 80) JUZGADO 01 PROMISCUO DE CIRCUITO - AGUACHICA
15) JUZGADO PRO MUNICIPAL - RIVERA -HUILA 81) JUZGADO LABORAL DE CIRCUITO - AGUACHICA
16) JUZGADO ÚNICO LABORAL – B/BERMEJA 82) JUZGADO 01 PROMISCUO MUNICIPAL - CODAZZI
17) JUZGADO 02 PRO MUNICIPAL - VILLA ROSARIO 83) JUZGADO 02 PROMISCUO MUNICIPAL - CODAZZI
18) JUZGADO 01 CIVIL CIRCUITO – B/BERMEJA 84) JUZGADO 03 CIVIL CIRCUITO - VALLEDUPAR
19) JUZGADO PROMISCUO MUNICIPAL - LOS PATIOS 85) JUZGADO 003 LABORAL - POPAYÁN
20) JUZGADO 04 CIVIL CIRCUITO - CÚCUTA 86) JUZGADO 02 CIVIL DE CIRCUITO - POPAYÁN
21) JUZGADO 04 LABORAL - CÚCUTA 87) JUZGADO 03 ADMINISTRATIVO - QUIBDÓ
22) JUZGADO 04 FAMILIA - CÚCUTA 88) JUZGADO 01 CIVIL MUNICIPAL - QUIBDÓ
23) JUZGADO 01 LABORAL CIRCUITO - B/MANGA 89) JUZGADO 01 ADMINISTRATIVO - QUIBDÓ
24) JUZGADO 01 PROMISCUO MUNICIPAL - CIÉNAGA 90) JUZGADO 01 PROMISCUO MUNICIPAL - ITSMINA
25) JUZGADO 03 LABORAL CIRCUITO - MONTERÍA 91) JUZGADO 09 CIVIL MUNICIPAL - MEDELLÍN
26) JUZGADO PROMISCUO FAMILIA - CERETE 92) JUZGADO 10 CIVIL DE CIRCUITO - MEDELLÍN
27) JUZGADO 04 CIVIL CIRCUITO - MONTERÍA 93) JUZGADO 13 CIVIL DE CIRCUITO - MEDELLÍN
28) JUZGADO 04 CIVIL DEL CIRCUITO - SINCELEJO 94) JUZGADO 08 LABORAL DE CIRCUITO - MEDELLÍN
29) JUZGADO 6 CIVIL MUNICIPAL - SINCELEJO 95) JUZGADO 14 CIVIL MUNICIPAL - MEDELLÍN
30) JUZGADO 3 CIVIL CIRCUITO - SINCELEJO 96) JUZGADO 02 LABORAL DE CIRCUITO - MEDELLÍN
31) JUZGADO 01 LABORAL CIRCUITO - SINCELEJO 97) JUZGADO CIVIL LABORAL DE CIRCUITO - LA CEJA
32) JUZGADO 01 PROMISCUO CIRCUITO - COROZAL 98) JUZGADO 11 CIVIL MUNICIPAL - MANIZALES
33) JUZGADO 02 PROMISCUO MUNICIPAL - TOLÚ 99) JUZGADO 04 DE FAMILIA - MANIZALES
34) JUZGADO 01 PROMISCUO MUNICIPAL - TOLÚ 100) JUZGADO 01 PROMISCUO MUNICIPAL - LA DORADA
35) JUZGADO 01 CIVIL CIRCUITO - BARRANQUILLA 101) JUZGADO 01 CIVIL DE CIRCUITO - LA DORADA
36) JUZGADO 02 CIVIL CIRCUITO - BARRANQUILLA 102) JUZGADO 01 FAMILIA - PEREIRA
37) JUZGADO 04 CIVIL MUNICIPAL - BARRANQUILLA 103) JUZGADO 04 CIVIL DE CIRCUITO - PEREIRA
38) JUZGADO 08 CIVIL MUNICIPAL - BARRANQUILLA 104) JUZGADO CIVIL CIRCUITO - SANTA ROSA DE CABAL
39) JUZGADO PROMISCUO MUNICIPAL - PIOJO 105) JUZGADO 02 DE FAMILIA - ARMENIA
40) JUZGADO PROMISCUO MUNICIPAL - MALAMBO 106) JUZGADO 04 CIVIL MUNICIPAL - ARMENIA
41) JUZGADO 01 CIVIL CIRCUITO - SOLEDAD 107) JUZGADO 01 CIVIL MUNICIPAL - SAN ANDRÉS
42) JUZGADO 06 CIVIL CIRCUITO - BARRANQUILLA 108) JUZGADO LABORAL DE CIRCUITO - SAN ANDRÉS
43) JUZGADO 19 CIVIL MUNICIPAL - BARRANQUILLA 109) JUZGADO 01 LABORAL DE CIRCUITO - SAN ANDRÉS
44) JUZGADO 01 LABORAL CIRCUITO – B/QUILLA 110) JUZGADO 03 CIVIL MUNICIPAL - SAN ANDRÉS
45) JUZGADO 13 CIVIL CIRCUITO - B/QUILLA 111) JUZGADO 02 ADMINISTRATIVO - RIOHACHA
46) JUZGADO 03 LABORAL – BARRANQUILLA 112) JUZGADO 02 CIVIL MUNICIPAL - RIOHACHA
47) JUZGADO 01 LABORAL CIR - SANTA MARTA 113) JUZGADO 01 LABORAL DE CIRCUITO - RIOHACHA
48) JUZGADO 08 CIVIL MUNICIPAL - SANTA MARTA 114) JUZGADO 01 PROMISCUO MUNICIPAL - MAICAO
49) JUZGADO 06 CIVIL MUNICIPAL - SANTA MARTA 115) JUZGADO 01 PROMISCUO DE CIRCUITO - MAICAO
50) JUZGADO 05 CIVIL MUNICIPAL - SANTA MARTA 116) JUZGADO 02 LABORAL DE CIRCUITO - FLORENCIA
51) JUZGADO 02 CIVIL CIRCUITO - CIÉNAGA 117) JUZGADO 11 LABORAL DE CIRCUITO - CALI
52) JUZGADO 03 PROMISCUO MUNICIPAL - CIÉNAGA 118) JUZGADO 01 LABORAL DE CIRCUITO - CALI
53) JUZGADO 01 PROMISCUO MUNICIPAL - CIÉNAGA 119) JUZGADO 03 CIVIL DE CIRCUITO - BUGA
54) JUZGADO 01 PROMISCUO FAMILIA - CIÉNAGA 120) JUZGADO PRO MUNICIPAL - BUGA LA GRANDE
55) JUZGADO 23 LABORAL DE CIRCUITO - BOGOTÁ 121) JUZGADO 001 CIVIL DE CIRCUITO - VILLAVICENCIO
56) JUZGADO 06 CIVIL - BOGOTÁ 122) JUZGADO 02 LABORAL DE CIR - VILLAVICENCIO
57) JUZGADO 37 CIVIL MUNICIPAL - BOGOTÁ 123) JUZGADO 01 PROMISCUO FAMILIA - GRANADA
58) JUZGADO 30 CIVIL MUNICIPAL - BOGOTÁ 124) JUZGADO 02 PROMISCUO MUNICIPAL - GRANADA
59) JUZGADO 12 LABORAL DE CIRCUITO - BOGOTÁ 125) JUZGADO 01 LABORAL DE CIRCUITO - YOPAL
60) JUZGADO 21 CIVIL MUNICIPAL - BOGOTÁ 126) JUZGADO 02 PROMISCUO DE FAMILIA - YOPAL
61) JUZGADO 01 PROMISCUO MUNICIPAL - CHÍA 127) JUZGADO 06 CIVIL MUNICIPAL - PASTO
62) JUZGADO 01 PROMISCUO MUNICIPAL - SUESCA 128) JUZGADO 02 CIVIL MUNICIPAL - MOCOA
63) JUZGADO 30 CIVIL DE CIRCUITO - BOGOTÁ 129) JUZGADO CIVIL DE CIRCUITO - ARAUCA
64) JUZGADO 07 CIVIL CIRCUITO - CARTAGENA 130) JUZGADO 01 PROMISCUO MUNICIPAL - ARAUCA
65) JUZGADO 03 CIVIL CIRCUITO - CARTAGENA 131) JUZGADO 02 CIVIL DE CIRCUITO – TUMACO
66) JUZGADO PRO DE FAMILIA – MAGANGUE
 OFICINAS JUDICIALES – CENTROS DE SERVICIO

1) CENTRO DE SERVICIOS- BOGOTÁ 16) OFICINA DE APOYO JUDICIAL- V/CENCIO

2) OFICINA DE APOYO JUDICIAL- BOGOTÁ 17) OFICINA DE APOYO JUDICIAL- YOPAL
3) OFICINA APOYO JUDICIAL- CARTAGENA 18) OFICINA DE APOYO JUDICIAL- PASTO
4) OFICINA APOYO JUDICIAL- VALLEDUPAR 19) OFICINA DE APOYO JUDICIAL- TUNJA
5) OFICINA APOYO JUDICIAL- POPAYÁN 20) OFICINA DE APOYO JUDICIAL- IBAGUÉ
6) OFICINA APOYO JUDICIAL- QUIBDÓ 21) OFICINA DE APOYO JUDICIAL- NEIVA
7) OFICINA APOYO JUDICIAL- MEDELLÍN 22) OFICINA DE APOYO JUDICIAL- CÚCUTA
8) OFICINA DE APOYO JUDICIAL- MANIZALES 23) OFICINA DE APOYO JUDICIAL- B/MANGA
9) OFICINA DE APOYO JUDICIAL- PEREIRA 24) OFICINA DE APOYO JUDICIAL- MONTERÍA
10) OFICINA DE APOYO JUDICIAL- ARMENIA 25) OFICINA DE APOYO JUDICIAL- SINCELEJO
11) OFICINA DE APOYO JUDICIAL- SAN ANDRÉS 26) CENTRO DE SERVICIOS- B/BERMEJA
12) OFICINA DE APOYO JUDICIAL- RIOHACHA 27) OFICINA DE APOYO JUDICIAL- BUILLA
13) OFICINA DE APOYO JUDICIAL- FLORENCIA 28) OFICINA DE APOYO - SANTA MARTHA
14) OFICINA DE APOYO JUDICIAL- CALI 29) OFICINA DE APOYO JUDICIAL- CIÉNAGA
15) OFICINA DE APOYO JUDICIAL- BUGA
 TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ..........................................................................................................................13
1. OBJETIVOS ........................................................................................................................14
1.1 GENERAL .................................................................................................................... 14
1.2 ESPECÍFICOS .............................................................................................................. 14
2 QUEJAS Y RECLAMOS ........................................................................................................14
3 RESPONSABILIDAD ............................................................................................................14
4 LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN COMPETENTE .................................................................15
5 REFERENCIAS NORMATIVAS ..............................................................................................16
6 TÉRMINOS Y DEFINICIONES ...............................................................................................19
7 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE DEPÓSITOS JUDICIALES ........25
7.1 DEFINICIÓN ................................................................................................................. 25
7.2 CLASIFICACIÓN .......................................................................................................... 25
8 . ORDENES DE OPERACIÓN ...............................................................................................26
9 FORMATOS PARA ADMINISTRACIÓN DE DEPOSITOS JUDICIALES. ......................................27
10 ADMINISTRACIÓN DE LA CUENTA JUDICIAL ....................................................................28
10.1 APERTURA DE LA CUENTA JUDICIAL..................................................................... 29
OBJETIVO................................................................................................... 29
ALCANCE ................................................................................................... 29
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DE LA APERTURA DE LA CUENTA JUDICIAL 30
CONTROLES AL PROCEDIMIENTO ............................................................... 32
DIAGRAMA DE FLUJO .................................................................................. 33
10.2 REPORTE DE NOVEDADES ..................................................................................... 34
OBJETIVO ................................................................................................... 34
ALCANCE .................................................................................................... 34
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .................................................................. 34
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 40
10.3 CANCELACIÓN DE LA CUENTA JUDICIAL .............................................................. 41
OBJETIVO ................................................................................................... 41
ALCANCE .................................................................................................... 41
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .................................................................. 42
DIAGRAMA DE FLUJO .................................................................................. 46
11 OPERACIONES DE LOS DEPÓSITOS JUDICIALES ............................................................49
11.1 CONSTITUCIÓN DEL DEPÓSITO JUDICIAL ............................................................ 50
OBJETIVO................................................................................................... 50
ALCANCE ................................................................................................... 50
CODIFICACIÓN DEPÓSITO JUDICIAL ......................................................... 51
 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................... 51
DIAGRAMA DE FLUJO ................................................................................ 55
11.2 PAGO Y NO PAGO ..................................................................................................... 57
OBJETIVO ................................................................................................... 57
ALCANCE .................................................................................................... 57
TRAMITE PARA PAGO DE LOS DEPOSITOS JUDICIALES. .............................. 58
ORDENES DE NO PAGO............................................................................... 58
CONFIRMACION DE DEPOSITOS JUDICIALES .............................................. 58
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .................................................................. 59
DIAGRAMA DE FLUJO ............................................................................ 69
11.3 CONVERSIÓN ............................................................................................................ 74
OBJETIVO ................................................................................................... 74
ALCANCE .................................................................................................... 74
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .................................................................. 75
DIAGRAMA DE FLUJO .............................................................................. 82
11.4 REPOSICIÓN ............................................................................................................. 87
OBJETIVO ................................................................................................... 87
ALCANCE .................................................................................................... 87
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .................................................................. 88
DIAGRAMA DE FLUJO .............................................................................. 94
11.5 FRACCIONAMIENTO ............................................................................................... 99
OBJETIVO ................................................................................................... 99
ALCANCE .................................................................................................... 99
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .................................................................. 99
DIAGRAMA DE FLUJO ............................................................................ 101
11.6 PRESCRIPCIÓN ...................................................................................................... 106
OBJETIVO ................................................................................................. 106
ALCANCE .................................................................................................. 106
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ................................................................ 106
DIAGRAMA DE FLUJO ............................................................................ 111
12 SEGUIMIENTO Y REVISIÓN DE LA GESTIÓN...............................................................113
12.1 CUSTODIA Y CONTROL DE LOS DEPÓSITOS JUDICIALES ..................................... 114
OBJETIVO ................................................................................................. 114
ALCANCE .................................................................................................. 114
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ................................................................ 115
DIAGRAMA DE FLUJO ................................................................................ 119
 12.2 CONCILIACIÓN ADMINISTRATIVA ......................................................................... 120
OBJETIVO ................................................................................................. 120
ALCANCE .................................................................................................. 120
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ................................................................ 120
DIAGRAMA DE FLUJO ............................................................................ 125
12.3 CONTROL Y SEGUIMIENTO ................................................................................... 129
OBJETIVO ................................................................................................. 129
ALCANCE .................................................................................................. 129
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ................................................................ 130
DIAGRAMA DE FLUJO ............................................................................ 133
13 COBRO IRREGULAR .........................................................................................................136
13.1 OBJETIVO .................................................................................................................. 137
ALCANCE .................................................................................................. 137
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ................................................................ 137
DIAGRAMA DE FLUJO ............................................................................ 144
14 CONVENIO PORTAL WEB- 16 AGOSTO DE 2019 .........................................................147
15 RESOLUCION No.8133-22 OCT-2019 – Adopción Manual de Depósitos Judiciales ........153
 INTRODUCCIÓN

En el desarrollo de La Investigación Aplicada sobre la Administración de Riesgos en la Gestión Integral

de los Depósitos Judiciales se diseñó Manual de Gestión de Depósitos Judiciales, el cual es un
documento diseñado para determinar e indicar las condiciones en las que se deben tramitar los depósitos
judiciales.

En el proceso de administración de depósitos es fundamental que exista un documento que sirva como
mecanismo de consulta para todos los funcionarios que intervienen en esta gestión, debido a esto, se ha
elaborado el Manual de procedimientos y operaciones, con el fin de ser una herramienta que garantice la
organización y desarrollo eficiente de la gestión, el cumplimiento de los requisitos y operaciones de la
entidad.

13
 1. OBJETIVOS

1.1 GENERAL

Determinar las condiciones de operación para los depósitos judiciales, mediante el análisis y revisión de:
las normas legales vigentes, los procedimientos objeto de esta indagación y las políticas trazadas por la
Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, como estrategia para disminuir las pérdidas económicas,
mediante la adopción de un Modelo de Gestión para los Depósitos Judiciales en la Rama Judicial
integrado por: métodos, principios, procesos, procedimientos, mecanismos de control y monitoreo para
ser implementado por la Entidad a Nivel Nacional”.

1.2 ESPECÍFICOS

Recopilar en forma ordenada, secuencial y detallada las actividades que realiza cada dependencia, así
como los formatos a utilizar.

Establecer de manera formal los métodos y técnicas de trabajo que deben seguirse para la realización
de las actividades en la gestión de los depósitos judiciales.

Definir responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las actividades de

administración de los depósitos judiciales.

Servir como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación e inducción
a las distintas actividades de su responsabilidad en la gestión de los depósitos judiciales.

Representar más fácilmente, mediante el diagrama de flujo, las actividades a realizar por cada área de la
unidad administrativa o responsable en la gestión de los depósitos judiciales.

2 QUEJAS Y RECLAMOS

Las dependencias encargadas de la administración de los depósitos judiciales recibirán y tramitarán ante el
Banco Agrario, las quejas y reclamos de los despachos judiciales a su cargo.

En los lugares, en donde no existan tales dependencias, las quejas y reclamos se remitirán directamente
por el despacho a la oficina del Banco Agrario de su localidad.

Cuando las reclamaciones no sean atendidas oportunamente, se informará a la División de Fondos

Especiales y Cobro Coactivo de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, la cual realizará las
gestiones pertinentes ante la Gerencia Operativa de Convenios del Banco Agrario.

3 RESPONSABILIDAD

Los funcionarios judiciales, los secretarios de los despachos judiciales, los jefes y empleados responsables
de las dependencias encargadas de la administración de los depósitos judiciales y del Banco Agrario, serán
responsables penal y disciplinariamente por el incumplimiento de las funciones y procedimientos
establecidos en la normatividad vigente.

14
 4 LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN COMPETENTE

Para todos los efectos derivados del presente reglamento y frente a lo no expresado en estas condiciones, se
estará a lo prescrito en las normas legales vigentes y en especial por las disposiciones que sobre el
particular emita la Superintendencia Financiera de Colombia, así como por los Acuerdos que dicte El
Consejo, además de los convenios suscritos entre este y El Banco Agrario y los reglamentos que
regulen el manejo y administración de los Depósitos Especiales. Del mismo modo, cualquier
controversia, disputa, litigio, etc. derivado del mismo se someterá a las leyes y autoridades de la
República de Colombia.

15
 5 REFERENCIAS NORMATIVAS

El proceso de depósitos judiciales cuenta con una serie de leyes, acuerdos, decretos, circulares, e
instructivos que en forma conjunta y coordinada constituyen el marco legal y normativo, que
reglamenta las políticas y los procedimientos que deberán ser aplicados en los despachos judiciales,
Oficinas de Apoyo y Oficinas Judiciales, para el manejo adecuado de los depósitos judiciales.

Se obtiene el NORMOGRAMA del Proceso de los Depósitos Judiciales teniendo en cuenta cada uno
de los procedimientos y actividades para su administración y gestión, es así como se describen brevemente
las medidas que regulan las actuaciones y se referencian los artículos asociados de cada una de estas
normas aplicables.

LEYES
No. AÑO DESCRIPCIÓN
Por la cual se reglamenta el manejo y aprovechamiento de los depósitos judiciales y se dictan
66 1993
otras disposiciones
270 1996 Estatutaria de la Administración de Justicia
1285 2009 Por medio de la cual se reforma la Ley 270 de 1996 Estatutaria de la Administración de Justicia
1394 2010 Por la cual se regula un Arancel Judicial
1743 2014 Por medio de la cual se establecen alternativas de financiamiento para la Rama Judicial
DECRETOS
No. AÑO DESCRIPCIÓN
Por el cual se reglamenta la Ley 1743 de 2014 y los procedimientos necesarios para el recaudo y
272 2015 la ejecución de los recursos que integran el Fondo para la Modernización, Descongestión y
Bienestar de la Administración de Justicia
Por el cual se dictan medidas en relación con las funciones de la Caja de Crédito Agrario,
2419 1999
Industrial y Minero S. A. en liquidación

ACUERDOS
No. AÑO DESCRIPCIÓN
Por el cual se reglamentan los procedimientos entre la Caja Agraria y la Sala Administrativa del
412 1998 Consejo Superior de la Judicatura, para el manejo adecuado y eficiente de los depósitos
Judiciales
Por el cual se reglamentan los procedimientos en los despachos judiciales y oficinas de apoyo,
413 1998
para el manejo adecuado y eficiente de los depósitos judiciales
Por el cual se establece el procedimiento para los despachos judiciales sobre la prescripción de
1115 2001
depósitos judiciales.
Por el cual se reglamenta el procedimiento para el manejo adecuado y eficiente de los depósitos
1408 2002
judiciales constituidos en los procesos ejecutivos adelantados por jurisdicción coactiva
Por el cual se dicta la reglamentación administrativa, para la constitución ante los jueces de los
1481 2002
depósitos de que trata el numeral 2 del artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo

16
 ACUERDOS
No. AÑO DESCRIPCIÓN
Por el cual se modifica de manera integral el Acuerdo 412 de 1998, que reglamenta los
1676 2002 procedimientos entre la Caja Agraria y la Sala Administrativa del Consejo Superior de la
Judicatura, para el manejo adecuado y eficiente de los depósitos judiciales
Por el cual se rediseñan las oficinas judiciales y se establecen otras dependencias para la
1856 2003
prestación de servicios administrativos comunes a los diferentes despachos judiciales
Por el cual se modifica de manera integral el Acuerdo 413 de 1998, que reglamenta los
1857 2003 procedimientos en los despachos judiciales, oficinas judiciales y oficinas de apoyo, para el
manejo adecuado y eficiente de los depósitos judiciales
2621 2004 Por el cual se modifican los Acuerdos 1676 de 2002 y 1857 de 2003
5459 2009 Por el cual se modifica parcialmente el Acuerdo 1676 de 2002
Por el cual se ajusta el Manual interno para la ejecución de las obligaciones impuestas a favor
6979 2010
del Consejo Superior de la Judicatura
Por el cual se reglamenta el recaudo, consignación y control del arancel judicial creado por la
7653 2010
Ley 1285 de 2009 y 1394 de 2010
8095 2011 Por el cual se modifica el formato DJ07 del Acuerdo 7653 de 2010
Por el cual se reglamentan los procedimientos necesarios para el manejo adecuado y
9472 2012
eficiente de los títulos y Depósitos Judiciales en situación especial
9473 2012 Por el cual se crea la cuenta judicial seccional de conversión especial
Por el cual se regulan aspectos de la conversión especial prevista en los Acuerdos No.
9668 2012
PSAA12-9472 y 9473 de 2012
Por el cual se expide la reglamentación que ordena la ley 1743 de 2014 y el Decreto 272 de
10302 2015
2015
10319 2015 Por el cual se reglamente el manejo de depósitos judiciales poder medios electrónicos

CIRCULARES
No. DESCRIPCIÓN
53 Actualización de firmas ante el Banco Agrario
Remisión acuerdo 1408, Por el cual se reglamenta el procedimiento para el manejo adecuado y
81
eficiente de los depósitos judiciales en el proceso ejecutivo adelantados por jurisdicción coactiva.
Remisión de la cartilla de administración del riesgo en relación con el manejo de los depósitos
156
Judiciales.
Aclaración sobre las comunicaciones de las órdenes de pago de depósitos judiciales y de los
139
formatos de expedición de títulos judiciales.
Remisión del estudio sobre las cuotas alimentarias según los acuerdos 1676 del 2002 y 1857 de
159
2003.
186 Instructivo sobre el diligenciamiento del formato DJ02, según el acuerdo 1676 de 2002.
212 Estado actual sobre la instalación de software de los despachos judiciales del país.
Trámite de consignación de los gastos ordinarios del proceso en las cuentas especiales denominadas
213
Para ello.
Requerimiento de informes semestrales de conformidad con los acuerdos 1676 de 2002 y 1857 de
61
2003.
70 Trámite de prescripción de depósitos judiciales.
Remisión de instructivo sobre la gestión ante el Banco Agrario, sobre la prescripción de depósitos
71
Judiciales.
93 Solicitud de estadística nacional para la prescripción especial de depósitos judiciales.

17
 CIRCULARES
No. DESCRIPCIÓN
159 Remisión del formato y manual para la conciliación de cuentas
Remisión del acuerdo 2621 de 2004 por el cual se modifican los acuerdos 1676 de 2002 y 1857 de
164
2003
26 Procedimiento para el pago de cuotas alimentarias
35 Informe sobre el módulo de depósitos judiciales
PSAC06-14 Instrucciones respecto al cobro fraudulento de depósitos judiciales
Envío Instructivo para el seguimiento, control, indemnización y reposición de los depósitos
PSAC06-81
Judiciales, objeto de cobro irregular. (Actualizado mediante circular DEAJC12-65 de 2012)
PSAC07-15 Presentación de informes sobre depósitos judiciales y control de recaudos de Fondos Especiales
35 Procedimiento de prescripción de depósitos judiciales.
36 Conciliación de las cuentas de depósitos judiciales.
Cuentas de ahorros Depósitos Judiciales por Gastos del Proceso en la jurisdicción contenciosa
77
Administrativa
84 Exoneración IVA y comisiones depósitos judiciales.
48 Manejo de los Títulos de depósito judicial de pago por consignación de prestaciones laborales.
65 Cumplimiento de la labor de verificación de la conciliación administrativa de las cuentas judiciales
46 Solicitud de declaratorias de prescripción de depósitos judiciales
12 Procedimiento para la constitución de depósitos judiciales desde el extranjero
13 Reiteración cumplimiento del acuerdo 1115 de 2001
DEAJC10-27 Personalización de transacciones e impresión de comprobantes
PSAC10-27 Reporte de cobro fraudulento de depósitos judiciales.
Reporte de novedades de personal al Banco Agrario por el formato de DJ02 del acuerdo 2621 de
DEAJC10-73
2004
Función de Advertencia de la Contraloría - Debilidades en el proceso de prescripción de depósitos
PSAC11-32
Judiciales
PSAC11-37 Reporte de Cuentas Judiciales Inactivas
Listado de las ciudades, en las cuales la administración de justicia requiere contar con una oficina
DEAJC12-47
del Banco Agrario
DEAJC12-60 Reclamos sobre el cobro irregular de depósitos judiciales.
Envío Instructivo para el seguimiento, control, indemnización y reposición de los depósitos
DEAJC12-65 judiciales, objeto de cobro irregular. INSTRUCTIVO CUADRO A DILIGENCIAR POR DIRECCIONES
SECCIONALES
DEAJC12-66 Circular PSAC11 – 37 de Agosto 17 de 2011 CIRCULAR - CUENTAS INACTIVAS
DEAJC12-67 Solicitud de levantamiento de inventario de depósitos judiciales
DEAJC12-77 Solicitud de Información – Requerimiento Procuraduría General de la Nación
DEAJC12-78 Normatividad Depósitos Judiciales
Por el cual se crea la CUENTA JUDICIAL SECCIONAL DE COVERSIÓN ESPECIAL. Trámite para la
DEAJC12-79
apertura de cuentas en cumplimiento del acuerdo 9473 de 2012
Circular 019 de 2012 de la Superintendencia Financiera de Colombia referida al Cumplimiento de
PSAC12-24
órdenes de embargo que recaigan sobre los recursos inembargables
Por el cual se reglamenta los procedimientos para el manejo de títulos y depósitos en situación
DEAJC12-91
Especial
(VER NORMOGRAMA)

(VER LEYES, DECRETOS, ACUERDOS Y CIRCULARES)

18
 6 TÉRMINOS Y DEFINICIONES

ACREDITACIÓN POR REORDENAMIENTO: Hace referencia a la adopción reconocimiento del

reordenamiento judicial – creación, fusión, traslado, transformación, suspensión de despachos
judiciales, mediante la expedición y verificación de la información del Reporte de Novedades por
Reordenamiento (DJ03).

ACTIVACIÓN: Procedimiento mediante el cual se habilita las cuentas judiciales para emitir y pagar
depósitos judiciales.

ADMINISTRADOR DE REGISTRO: Será el encargado de crear los funcionarios autorizados y otorgar

conforme a sus atributos el perfil aplicable para la habilitación en el Portal.

ADMINISTRADOR DE USUARIOS: Será el encargado de activar a los funcionarios autorizados y creados

para que puedan operar dentro del portal, también desbloqueara las claves y generara olvidos de las
mismas.

APERTURAR UNA CUENTA: Abrir o Iniciar una cuenta cumpliendo los requisitos legales y reglamentarios,
para que puedan empezar a registrarse los movimientos de las operaciones sobre los depósitos
judiciales.

AUDITORIA: Inspección o verificación de la contabilidad de una entidad, realizada por un auditor con el
fin de comprobar si sus cuentas reflejan el patrimonio, la situación financiera y los resultados obtenidos
por dicha entidad en un determinado ejercicio.

BANCO AGRARIO: El Banco Agrario de Colombia S.A. o el establecimiento bancario que se

determine.

CANCELACIÓN: Procedimiento mediante el cual se cancela definitivamente una cuenta judicial que
se encuentre con saldo en ceros y sea solicitada por las firmas autorizadas para este trámite.

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO: documento que describe los componentes que hacen parte del
proceso a saber: el objetivo y el alcance, los proveedores, las entradas, las actividades, los responsables, las
salidas, los beneficiarios o clientes, los requisitos (del cliente/usuario, legales o reglamentarios que
apliquen), los documentos y los recursos necesarios para alcanzar los objetivos planificados en el
manejo integral de los depósitos judiciales.

CLAVE: Conjunto mínimo de ocho caracteres alfanuméricos y especiales que conforman el mecanismo
de validación de ingreso al Portal.

COBRO IRREGULAR: Situación que representa en el cobro indebido de un depósito judicial mediante
actos delictivos que comprometen a funcionario (s) de la Rama Judicial y/o a personal de la entidad
bancaria.

CONCILIACIÓN DE LA CUENTA JUDICIAL: Herramienta de suma importancia para ejercer un estricto

control sobre los depósitos de la cuenta judicial. Se trata de una Conciliación Administrativa no Contable
consistente en realizar un procedimiento de confrontación de los documentos expedidos por el despacho
en relación con los depósitos judiciales ordenes de operación sobre los depósitos judiciales, providencias
que ordenan pagos, prescripciones, frente a los documentos que se reciben del Banco Agrario en los
despachos como extractos, recibos y comprobantes de consignación, para confirmar que las órdenes del
despacho se han cumplido o se han presentado inconsistencias y así gestionar su solución ante el Banco
Agrario.

19
CONCILIACIÓN: Herramienta clave de control y de seguimiento a los depósitos judiciales de la cuenta
por tanto, que permite comprobar si las órdenes de operación de los depósitos judiciales generados
en el despacho se hacen efectivas en el Banco Agrario. Consiste en confrontar la información del Banco
Agrario mediante el extracto o reporte diario de movimientos contra la información de los depósitos
judiciales de los registros que corresponden a la dependencia judicial, con el fin de:
- Determinar saldos de cuenta.
- Controlar y efectuar seguimiento a las transacciones ejecutadas por el Banco Agrario.
- Confirmar que las órdenes del despacho son ejecutadas por el Banco Agrario.
- Efectuar seguimiento a las partidas generadoras de diferencias entre el extracto bancario y
los registros de cada despacho, y en caso de que se llegaran a presentar, garantizar la ejecución
de las actividades para la solución de inconsistencias."

CONFIRMACIÓN: procedimiento mediante el cual el Banco Agrario establece la autenticidad de las

firmas del magistrado o juez, del secretario y de los empleados de las dependencias encargadas de la
administración de los depósitos.
Para cuantías superiores a quince salarios mínimos legales mensuales vigentes (15) S.M.L.M.V., la
confirmación se efectuará personalmente con la presencia indelegable de los servidores judiciales,
quienes, sin excepción, firmarán la respectiva confirmación.

No obstante lo anterior, el Banco Agrario podrá confirmar personalmente, cualquier orden sin
sujeción a la cuantía, incluso acudiendo a los despachos judiciales, sí, a su juicio, existen circunstancias
que ofrezcan duda sobre la veracidad de la misma o la autenticidad de las firmas. "

CONSTITUCIÓN DE UN DEPÓSITO JUDICIAL: Operación ordenada por el Juez o Magistrado mediante

oficio con firma completa y antefirma de juez o Magistrado y el Secretario, quien se entregará al
interesado. La constitución de un depósito judicial se perfecciona con la consignación respectiva, y
cuando no medie orden judicial, la Constitución del Depósito Judicial se realizará con el formato de
consignación de los depósitos judiciales (Pago por consignación de acreencias laborales)

CONVERSIÓN: Cuando una suma depositada deba transferirse a un proceso diferente que cursa en
otro despacho judicial o en el mismo que ordenó su constitución, el depósito se modificará en los
términos que ordene el funcionario judicial a cuya orden se constituyó inicialmente. También se aplicará la
conversión en el caso de procesos que deban trasladarse de un despacho a otro por aplicación de normas
legales, medidas de reordenamiento o de descongestión que afecten la capacidad de disposición de
los depósitos judiciales. Cuando hubiere título o títulos éstos se anexarán al oficio respectivo, sin
diligenciamiento alguno.

CUENTA COACTIVA: Es el número único de la cuenta especial, asignada por el Banco Agrario de
Colombia mediante la cual se identifica el despacho coactivo que la solicita para el proceso de los depósitos
judiciales.

CUENTA DE CONVERSIÓN ESPECIAL: Cuenta Judicial de cada Seccional que recibe centralizadamente
los depósitos judiciales de cuentas inactivas y desde allí logra la depuración, identificación de
procesos y la conversión de dichos depósitos a cada uno de los despachos judiciales a cargo del
proceso.

20
CUENTA DE PAGO POR CONSIGNACIÓN DE PRESTACIONES LABORALES: Cuenta en donde se
realizan las consignaciones que el empleador considere deber al trabajador por concepto de acreencias
laborales, creada por solicitud del Director Seccional al Banco Agrario en aquellas sedes donde exista más
de un juzgado, es manejada por las Oficinas de Apoyo Judicial, Centros Administrativos de Servicios, bajo
la dirección de los respectivos despachos judiciales.

CUENTA JUDICIAL INACTIVA: Estado que asigna el Banco Agrario a la cuenta que no registra
movimientos de consignación o de retiro distintos a los intereses durante un periodo de tiempo prolongado
(generalmente de 6 meses), entre tanto surte efecto la depuración de los depósitos y el procedimiento de
cancelación de la cuenta judicial.

CUENTA JUDICIAL: Es un contrato financiero con el Banco Agrario de Colombia en virtud del cual se
registran el balance y los subsiguientes movimientos de dinero. Esta cuenta tiene un número único de
identificación asignado por el Banco Agrario mediante el cual se identifica la dependencia judicial que la
solicita para el proceso de los depósitos judiciales.

CUSTODIA: Consiste en recibir, resguardar, conservar y proteger los Títulos Judiciales o cualquier
otro documento que sea susceptible de salvaguardia.

DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA: Corresponde a la Oficina de Apoyo Judicial, Centro de Servicios y

demás entidades de las Direcciones Ejecutivas Seccionales de Administración Judicial encargados de la
Administración de los Depósitos Judiciales o cualquier otra dependencia que sea creada con funciones afines
dentro del marco normativo.

DEPÓSITO JUDICIAL: Toda suma de dinero, que de conformidad con las normas legales vigentes,
deba consignarse a orden de un despacho de la Rama Judicial (Art. 2°, Ley 66 de 1993) y que son depositadas
en las oficinas del Banco Agrario de Colombia, constituyéndose como garantía de un proceso judicial, a
excepción de las demandas laborales, en las cuáles el depósito se constituye en el momento en que
se realiza la consignación por pago de acreencias laborales.

DEPÓSITO JUDICIAL EN CONDICIÓN ESPECIAL: Se entiende por depósitos judiciales en condición

especial los recursos provenientes de los depósitos judiciales que tengan más de diez (10) años de
constitución y que:

- En el desarrollo de La Investigación Aplicada sobre la Administración de Riesgos

en la Gestión Integral de los Depósitos Judiciales se diseñó Manual de Gestión de
Depósitos Judiciales, el cual es un documento diseñado para determinar e indicar las
condiciones en las que se deben tramitar los depósitos judiciales.

- En el proceso de administración de depósitos es fundamental que exista un documento

que sirva como mecanismo de consulta para todos los funcionarios que intervienen en
esta gestión, debido a esto, se ha elaborado el Manual de procedimientos y
operaciones, con el fin de ser una herramienta que garantice la organización y
desarrollo eficiente de la gestión, el cumplimiento de los requisitos y operaciones
de la entidad

- No puedan ser pagados a su beneficiario por la inexistencia del proceso en el despacho

judicial a cuyo cargo están, o de la falta de solicitud para su pago, o de la falta de
la petición de otro despacho para proceder a su pago; o,

21
 - Hayan sido consignados en el Banco Agrario, o entidad bancaria correspondiente, o
estén a su cargo, sin que se tenga identificado el despacho judicial bajo cuya
responsabilidad deberían estar."

DEPÓSITO JUDICIAL NO RECLAMADO: Los depósitos judiciales que no hayan sido reclamados por
su beneficiario dentro de los dos (2) años siguientes a la fecha de terminación definitiva de cualquier
proceso menos el laboral, prescribirán de pleno derecho a favor de la Rama Judicial, Consejo Superior de la
Judicatura, Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, o quien haga sus veces, con destino al
Fondo para la Modernización, Descongestión y Bienestar de la Administración de Justicia. Para el caso
de los depósitos judiciales por Prestaciones Laborales el tiempo es de tres (3) años contados a partir de la
fecha de consignación del depósito judicial y no se haya iniciado un proceso judicial tendiente a obtener
la entrega de la suma depositada.

DESMATERIALIZACION DE TITULOS JUDICIALES: Los títulos desmaterializados son aquellos

valores que carecen de un documento físico que los soporte.

DESPACHOS JUDICIALES: Son la Corte Suprema de Justicia, Consejo de Estado, Corte Constitucional y
Consejo Superior de la Judicatura, los Tribunales, Juzgados, Centros de Servicios, Oficinas de Apoyo
Judicial, Ejecución Civil y las demás que así sean denominadas.

DIAGRAMA DE FLUJO: Representación gráfica que muestra la secuencia en que se realizan las actividades
para desarrollar un procedimiento.

EXPEDIENTE JUDICIAL: Instrumento público, que resulta de la agregación de las distintas actuaciones-
de las partes y del órgano judicial- en forma de legajo. Representa la historia del proceso, muestra
el trabajo profesional y de la autoridad judicial, no es propiedad exclusiva de las partes, sino del proceso
mismo; en él se sigue paso a paso, el desarrollo del proceso judicial, la participación de las partes, las
propuestas y los desacuerdos, la prueba y finaliza con las sentencias, actos y resoluciones a que haya
lugar.

FIRMA ELECTRÓNICA: Conjunto mínimo de ocho caracteres alfanuméricos y especiales que

conforman el mecanismo de validación de autorización de transacciones, esta es autorizada una vez el
usuario efectué el proceso de autentificación determinado para este fin.

FONDO PARA LA MODERNIZACIÓN, DESCONGESTIÓN Y BIENESTAR DE LA

ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA: Fondo especial administrado por el Consejo Superior de la Judicatura,
o quien haga sus veces, cuyo objetivo es financiar proyectos de la Rama Judicial durante los primeros cuatro
(4) años de vigencia de la ley 1743 de 2005 a la puesta en marcha del sistema oral establecido en el Código
General del Proceso, en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y
en el Código de Procedimiento Penal, así como a la creación de los juzgados de extinción de dominio
ordenada en el artículo 215 de la Ley 1708 de 2014.

FRACCIONAMIENTO: Cuando una o varias sumas depositadas deban entregarse en diversas cuotas o a
varias personas, el funcionario judicial ordenará al Banco Agrario que la suma global del depósito se
divida en varias de menor cuantía, según el número de cuotas en que deba repartirse, sin que en ningún
caso pueda superarse el valor de dicha suma. Los depósitos que resulten del fraccionamiento se

22
consignarán a órdenes del despacho que dispuso la constitución y en los términos que ordene el
funcionario judicial.

INACTIVACIÓN: Procedimiento mediante el cual se bloquea la emisión de depósitos judiciales para una
cuenta judicial y sola se permite el pago, conversión o prescripción de los depósitos pendientes de pago.

INCONSISTENCIA: Saldos correspondientes a las partidas generadoras de diferencias entre el extracto

bancario y los registros de cada despacho.

JUSTICIA SIGLO XXI: Sistema de Información de Gestión de Procesos y Manejo Documental de la Rama
Judicial en donde se encuentra en diseño, ajustes y /o estructuración el módulo de administración de los
depósitos judiciales.
LOG: Es el registro de la totalidad de las actuaciones y funcionalidades utilizadas a través del Portal,
mediante el cual se indica entre otros, el usuario, hora, IP, clase de transacción.

MODULO: Aplicativo interno suministrado por el Consejo Superior de la Judicatura para la administración
de los depósitos judiciales.

NOVEDAD DE PERSONAL: Hecho nuevo o diferente a lo habitual respecto al ingreso y/o retiro de las
personas autorizadas por el CSJ para el manejo de la cuenta judicial.

NOVEDAD POR REORDENAMIENTO JUDICIAL: Hecho nuevo o diferente a lo habitual referente a la

creación, supresión, transformación o traslado de los despachos por efecto del reordenamiento judicial.

ORDEN DE NO PAGO: El titular de la cuenta podrá ordenar el No pago del depósito judicial mediante
oficio dirigido al Banco Agrario. El juez o Magistrado podrá levantar la orden de pago cuando las
circunstancias lo ameriten.

PAGO: Los depósitos judiciales solo se podrán pagar al beneficiario o su apoderado mediante
providencia judicial, para ello el despacho diligencia el formato DJ04 Comunicación de la Orden de Pago,
que hace parte de este procedimiento.

PORTAL WEB - BANCO AGRARIO TRANSACCIONAL: Herramienta tecnológica suministrada por el

Banco Agrario de Colombia a través de un Portal web - Banco Agrario Transaccional de depósitos
judiciales vía internet.

REORDENAMIENTO JUDICIAL: Corresponde a la creación, reubicación, transformación, traslado,

fusión, y supresión de tribunales, despachos de estos y unidades judiciales municipales.

REPOSICIÓN: Es la cancelación de un título judicial y la expedición de uno nuevo en las mismas

condiciones que el anterior, por pérdida o extravío, hurto o grave deterioro del título original.

SERVIDOR JUDICIAL AUTORIZADO O RESPONSABLE: Funcionario vinculado a la Rama Judicial con

atribuciones otorgadas para el manejo, custodia, administración de depósitos judiciales.

SOLICITUD APERTURA DE CUENTA: Documento requerido para solicitar la apertura de una cuenta
judicial, que consta de: Formato "Solicitud de Apertura de Cuenta Judicial” (DJ01) para la cuenta
propia de cada despacho, u Oficio para las cuentas de “Conversión Especial” y “Pago por
Consignación de Prestaciones Laborales” anexando: Copia de los certificados laborales y fotocopia de las
23
cédulas de ciudadanía de los DOS funcionarios autorizados por el CSJ que registran firma y huella para
el manejo de la cuenta.

TÍTULO JUDICIAL: Depósito judicial materializado, es decir título valor expedido en físico por el Banco
Agrario para ser entregado al consignarte quien lo remitirá al despacho que ordenó su constitución.
Únicamente se consideran títulos judiciales por concepto de: Prestaciones Laborales, Causaciones por
Excarcelación y Diligencias mediante remate.

USUARIO: Persona autorizada para la utilización del Portal de acuerdo a la habilitación efectuada por
los administradores de registro y de usuarios.

VERIFICACION: La verificación es el procedimiento mediante el cual la dependencia encargada de

la administración de los depósitos judiciales establece la autenticidad de las firmas del magistrado o juez
y del secretario, mediante su confrontación con las que figuren en las tarjetas de control de firmas y
determina la veracidad de la orden a través de mecanismos idóneos, tales como comunicación
telefónica o visita al despacho judicial. De esta labor se dejará constancia.

24
 7 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE DEPÓSITOS JUDICIALES

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE GESTIÓN INTEGRAL DE LOS DEPÓSITOS JUDICIALES

Garantizar el manejo óptimo de las sumas depositadas de los diferentes procesos judiciales que se encuentran a
disposición de los despachos del país, tramitando lo ordenado por el juez en su providencia para el reconocimiento y pago
de estos recursos a beneficiarios o sus apoderados, en el ejercicio del cumplimiento de las funciones y responsabilidades
Objetivo: de los Servidores Públicos de la Rama Judicial, y de la adopción acertada de medidas de control y de seguimiento a la
gestión, que permitan el reconocimiento del riesgo para mitigar y prevenir pérdidas en el cobro indebido de los depósitos
judiciales, en aras de propender conjuntamente con las autoridades judiciales, por el mejoramiento continuo del servicio de
la administración de la justicia
Desde la planificación de las actividades del proceso, incluyendo el trámite para la apertura o cancelación de la cuenta
judicial, la realización y verificación de la conciliación administrativa de la cuenta judicial, las operaciones sobre los
Alcance: depósitos judiciales como: la constitución, la conversión, el fraccionamiento, el pago, el no pago, la reposición y la
prescripción, la gestión por cobro indebido de las sumas depositadas, hasta el seguimiento de las actividades planificadas
a través de la implementación de acciones de mejora del proceso
1. Cumplir con el marco normativo (leyes, decretos, acuerdos, circulares, e instructivos), que regula los procedimientos
para el manejo óptimo de los depósitos judiciales
2. Disponer de una cuenta judicial para la administración de los depósitos judiciales
3. Atender y dar repuesta veraz, oportuna y con calidad a los requerimientos de auditoria efectuados, tanto por la Unidad
Políticas para ejecutar actividades del proceso: de Auditoria del Consejo Superior de la Judicatura, así como por las entidades de vigilancia y de control externo
(Procuraduría y Contraloría General de la Nación)
4. Cumplir con los lineamientos metodológicos para la realización de la conciliación administrativa de la cuenta judicial
establecidos en el manual de procedimientos para la conciliación de la cuenta judicial elaborado por la División de Fondos
Especiales y Cobro Coactivo de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial

Satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios de la administración de la Justicia, del estado - Rama Judicial Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, de los
despachos y dependencias que administran los depósitos judiciales y de la sociedad en general

7.1 DEFINICIÓN

Se entiende por depósito judicial toda suma de dinero, que de conformidad con las normas legales vigentes,
deba consignarse a orden de un despacho judicial (Art. 2°, Ley 66 de 1993), constituyéndose como
garantía de un proceso judicial, a excepción de las demandas laborales, en las cuáles el depósito se
constituye en el momento en que se realiza la consignación por pago de prestaciones laborales.

7.2 CLASIFICACIÓN

• Tipo 1: Depósitos Judiciales

• Tipo 2: Dependencias de jurisdicción coactiva.
• Tipo 3: Cauciones y excarcelaciones
• Tipo 4: Postura de remates
• Tipo 5: Prestaciones laborales
• Tipo 6: Cuota de alimentos: Solo aplica para cuota alimentaria con orden de pago permanente. (De lo
contrario deberá consignarse como tipo 1.)
• Tipo 7: Arancel Judicial

Títulos Judiciales: son depósitos judiciales materializados, es decir, expedidos en físico por parte del Banco
Agrario luego de que el que en la entidad financiera se efectué la consignación de los recursos.
Únicamente se expiden Títulos Judiciales en los siguientes casos:

Tipo 3: Cauciones y excarcelaciones

Tipo 4: Postura de remates
Tipo 5: Prestaciones laborales (Acuerdo 1481 de 2002)
Especiales

25
 Cuotas alimentarias: depósitos judiciales en los cuáles el juez o magistrado y secretario expiden la orden
de pago por una única vez para pagos permanentes por demanda de cuota alimentaria.

Arancel Judicial: contribución parafiscal destinada a sufragar gastos de funcionamiento e inversión de

la administración de justicia (Ley 1394 de 2010). El magistrado o juez y secretario ordenan al Banco Agrario
en el mismo

Formato de constitución de este depósito, el traslado automático de los recursos a la cuenta de la Dirección
del Tesoro Nacional, una vez recibida la consignación en el Banco Agrario por parte del demandante.

Depósitos judiciales constituidos en los procesos ejecutivos adelantados por jurisdicción coactiva:
corresponden a procesos de embargo judicial administrados por la División de Fondos Especiales y
Cobro Coactivo de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial mediante una cuenta judicial
especial.

Los depósitos judiciales se manejan en cuentas judiciales de las oficinas del Banco Agrario de Colombia
(Decreto 2419 de 1999). Todo despacho judicial debe tener una cuenta judicial, en la cual únicamente podrán
registrarse las firmas de las DOS personas autorizadas para el manejo de los depósitos judiciales, Magistrado
o Juez y el Secretario para el caso de las cuentas propias de cada despacho.

8 . ORDENES DE OPERACIÓN

Las operaciones con los depósitos judiciales únicamente pueden ser ordenadas mediante providencia
dictada por el magistrado o juez en el expediente respectivo y comunicada mediante oficio (Decreto
1798 de 1963), estas operaciones son:

- Constitución: creación de un depósito judicial mediante oficio suscrito por el Juez o Magistrado y
el Secretario, La constitución de los depósitos judiciales se perfecciona con la consignación respectiva.

- Fraccionamiento: Cuando una o varias sumas depositadas deban entregarse en varias cuotas o a
varias personas, el funcionario judicial ordenará al Banco Agrario que el depósito global se divida en varias
de menor valor, según el número en que deba repartirse, sin que en ningún caso la suma de los
depósitos resultantes sea superior o inferior al valor del inicial.

- Conversión: Cuando una suma depositada deba transferirse a un proceso diferente que cursa en otro
despacho judicial o en el mismo que ordenó su constitución, el depósito se modificará en los términos
que ordene el funcionario judicial a cuya orden se constituyó inicialmente.

- Reposición: Es la cancelación de un título judicial y la expedición de uno nuevo en las mismas condiciones
que el anterior. Causales como: Pérdida o extravío, Hurto o deterioro del título original.

- Pago: Entrega del depósito judicial al beneficiario o su apoderado mediante oficio que genera el juez
o Magistrado y el Secretario. No pago: Cancelación del pago por circunstancias que lo amerite.

26
 9 FORMATOS PARA ADMINISTRACIÓN DE DEPOSITOS JUDICIALES.

Para efectuar las diferentes órdenes de operación de los depósitos judiciales se utilizan los siguientes
formatos establecidos por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura que hacen parte
del manual, cuyo diligenciamiento en los casos requeridos se verificará por las áreas autorizadas:

DJ-01 Apertura de cuenta

DJ-02 Novedades de personal
DJ-03 Medida de reordenamiento
DJ-04 Órdenes de pago ordinarias y permanentes de cuota alimentaria
DJ-05 Orden de fraccionamiento y conversión
DJ-06 Orden de reposición
DJ-07 Constitución y consignación del depósito de arancel judicial
DJ-08 Emitir la orden de embargo sobre las partes de un proceso

PARAGRAFO 1. Los formatos, serán diligenciados a través del módulo de Justicia XXI o manualmente en
los despachos judiciales que no se encuentren habilitados en el Portal web - Banco Agrario del Banco
Agrario.

Administración
Cuenta Judicial

Operaciones
Depósitos
Judiciales

Seguimiento y
Revisión
A la Gestión

Cobro Irregular 12 Cobro Irregular

27
10 ADMINISTRACIÓN DE LA CUENTA JUDICIAL

28
10.1 APERTURA DE LA CUENTA JUDICIAL

OBJETIVO

Efectuar la Apertura de la cuenta judicial, mediante la presentación de la documentación requerida,

el cumplimiento de las condiciones y los requisitos establecidos de información, y el registro de firma, huella
dactilar y/o sello en la Tarjeta de Firmas del Banco Agrario de las Dos (2) personas autorizadas por el
Consejo Superior de la Judicatura para el manejo de la cuenta.

ALCANCE

Todo despacho judicial y dependencias administrativas que deban recibir y administrar depósitos
judiciales deberán tener una cuenta en el Banco Agrario de Colombia para el manejo de los depósitos
judiciales constituidos a sus órdenes.

El Director Ejecutivo y los Directores Seccionales, solicitarán la apertura de la cuenta judicial en la oficina del
Banco Agrario de su localidad, mediante el ingreso de la solicitud de apertura de la cuenta a través del
Portal cuando se cuente habilitada esta opción y solo se permitirá la solicitud a través de comunicación
dirigida al gerente de la oficina bancaria, según el Formato DJ-01, con copia al Despacho judicial o
dependencia administrativa cuando no se cuente con el Portal.

Si no existe oficina del Banco Agrario en el municipio sede del despacho judicial, se abrirá la cuenta en el
establecimiento bancario que determine dicha entidad o, en su defecto, en la oficina del Banco Agrario
de la localidad más cercana del Banco Agrario de Colombia que igualmente éste señale.

Cada cuenta requerirá siempre y únicamente el registro de dos (2) firmas, que corresponderán al magistrado
o juez y al secretario del despacho judicial o servidores judiciales autorizados o responsables del manejo
de la cuenta judicial.

El magistrado o juez, el secretario del despacho judicial o los servidores judiciales autorizados o
responsables del manejo de la cuenta judicial, para la apertura de la cuenta en el Banco Agrario,
registrarán sus firmas completas, estamparán su huella dactilar en la tarjeta de firmas del Banco
Agrario y anexarán los siguientes:

• Certificados laborales expedidos en aplicación de lo dispuesto por el Acuerdo 1663 de 2002, por el
director ejecutivo seccional de administración judicial o por el jefe de la oficina de coordinación
administrativa o de servicios judiciales correspondiente y las generadas por la página web del
sistema de liquidación de talento humano, con fecha de expedición cuya anterioridad no sea
mayor a un (5) días hábiles.

• Fotocopias de las cédulas de ciudadanía de magistrado o juez, secretario del despacho judicial
o los servidores judiciales autorizados o responsables del manejo de la cuenta judicial.

PARÁGRAFO 1. Cuando se trate de la apertura de la cuenta especial de pago por consignación de

prestaciones laborales se dará aplicación a lo dispuesto en el inciso tercero del artículo primero del
Acuerdo 1481 de 2002.

PARAGRAFO 2. Una vez es solicitada la apertura de la cuenta judicial por parte del Director Ejecutivo
o los Directores Seccionales a través del Portal, los funcionarios que registraran sus firmas deberán
29
aportar la documentación requerida para este procedimiento en un plazo no mayor a 3 días hábiles.
De lo contrario se cancelará la solicitud de apertura y deberá ser remitida nuevamente por el Director
Ejecutivo o los Directores Seccionales.

El Banco Agrario en un plazo no mayor a 5 días hábiles, después de recibida la documentación por parte
de las personas registradas para el manejo de la cuenta judicial o coactiva, informará sobre la apertura o
cancelación de la cuenta, a la dependencia administrativa o a la seccional, y así mismo notificará a los
titulares de la cuenta para que diligencien o actualice las tarjetas de control de firmas.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DE LA APERTURA DE LA

CUENTA JUDICIAL

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Solicita la apertura de la cuenta judicial
en la oficina del Banco Agrario de su
localidad, mediante comunicación
dirigida al gerente, según el Formato
Solicitud de Apertura de Cuenta
Solicitar la apertura de la
Judicial (DJ01) para la cuenta propia de
cuenta judicial, mediante el
1 Magistrado o Juez cada despacho, o por medio de oficio
diligenciamiento del
para las cuentas de Pago por
formato DJ01 u Oficio.
Consignación de Prestaciones
Laborales y de Conversión especial,
anexando: Copia de los certificados
laborales y fotocopia de las cédulas
de ciudadanía de los DOS
funcionarios autorizados por el CSJ
que registran firma y
Huella para el manejo de la cuenta.
Acercarse al Banco Agrario para
presentar el documento de
Entregar la solicitud de identificación personal, y los
Juez o Magistrado,
apertura de la cuenta documentos expedidos por la
Jefe de la Oficina de
2 judicial y los documentos Dirección Seccional a saber: Solicitud
Apoyo Judicial,
anexos en la oficina del de Apertura de la Cuenta Judicial
Direcci
Banco Agrario de la (DJ01), Copia del certificado laboral y
ón Seccional
localidad. Fotocopia de la cédula de ciudadanía,
que lo acreditan como persona
autorizada por la Rama Judicial para
el
Manejo de la cuenta bancaria.
Verifica que el formato Solicitud de
Apertura de Cuenta Judicial (DJ01) se
Verificar que la Solicitud de encuentra completamente
Apertura de la Cuenta diligenciado y que los datos coinciden
3 Judicial y los anexos Banco Agrario
cumplen con las condiciones ¿Los documentos cumplen con las
y los requisitos establecidos. condiciones y los requisitos
establecidos?
SI: Continuar con la actividad N° 4.
No: Continuar con la actividad N° 7.

30
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Genera y diligencia la Tarjeta de
Firmas si la Solicitud de Apertura de la
4 Expedir la Tarjeta de Firmas. Banco Agrario
Cuenta Judicial y los anexos cumplen
con las condiciones y los
Requisitos establecidos.
Se procede a registrar firma, estampar
huella dactilar y/o sellos en la Tarjeta
de Firmas expedida por el Banco
Agrario, de los Dos (2) Funcionarios
autorizados por la Rama Judicial para el
manejo de la cuenta judicial.
Los Funcionarios autorizados
Registrar firma, huella Magistrado o Juez, corresponden a:
5 dactilar y/o sellos en la Secretario, Jefe de la • Juez y Secretario para la cuenta de
Tarjeta de Firmas de los DOS Oficina de Apoyo cada despacho.
funcionarios autorizados por Judicial, Dirección • Jefe de la Oficina de Apoyo Judicial
el CSJ o quien haga sus Seccional y el
veces. Empleado designado para la
cuenta especial Pago por
Consignación de Prestaciones
Laborales.
• Director Ejecutivo Seccional de
Administración Judicial y Jefe de la
Oficina de Apoyo Judicial, para la
cuenta especial Cuenta Judicial
Seccional de Conversión
Especial.
Apertura la cuenta judicial para el
manejo de los Depósitos Judiciales
una vez sea registrada la firma y
6 Apertura la Cuenta Judicial. Banco Agrario huella de las dos (2) personas
autorizadas para la administración de la
cuenta judicial.
Continuar con la actividad N° 9.
No apertura la cuenta si la Solicitud de
No apertura la Cuenta Apertura de la Cuenta Judicial y los
7 Banco Agrario
Judicial. anexos No cumplen con las condiciones
y los requisitos
Establecidos.
Informar a la Dirección
Comunica mediante oficio a la
Seccional o quién haga sus
8 Banco Agrario Dirección Seccional o quién haga sus
veces la no apertura de la
veces la No apertura de la cuenta
Cuenta judicial.
judicial.
Se registra y/o actualiza la
información correspondiente a cada
Crear y/o actualizar el
cuenta judicial por medio de bases de
inventario de las cuentas
9 Dirección Seccional datos, identificando con precisión a los
judiciales de la Dirección
responsables de cada cuenta, así como
Seccional.
la cantidad y el valor de los depósitos
judiciales que la constituyen.
FIN

31
 CONTROLES AL PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD CONTROL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Certificados laborales
expedidos en aplicación de lo
Solicitar la Autorización por dispuesto por el Acuerdo 1663 Dirección
apertura de la parte del Consejo de 2002, por el director Seccional –
cuenta judicial, Superior de la ejecutivo seccional de Recursos
1 mediante el Judicatura para el administración judicial o por el humanos
diligenciamiento registro de las jefe de la oficina de
coordinación administrativa o
del formato firmas
de coordinación administrativa
DJ01 u Oficio.
y de servicios judiciales
correspondiente, con
anterioridad no mayor a un (1)
mes.
Verificar que la
Verificación de los Confirmar que solicitud de
Solicitud de
requisitos para apertura de la cuenta
3 Apertura de la
solicitar la judicial esté completamente
Cuenta Judicial
apertura de la diligenciada y que tenga los Banco Agrario
y los anexos
cuenta judicial. soportes requeridos.
cumplen con las
condiciones
Y los requisitos
establecidos.
Registrar firma, No se apertura la cuenta
Registro de firma,
huella dactilar judicial hasta tanto no se
huella dactilar y/o
y/o sellos en la registre la firma, huella Juez y Magistrado
5 sellos de las DOS
Tarjeta de Firmas dactilar y/o sellos de las autorizados para
personas abrir la cuenta
de los DOS DOS personas autorizadas
autorizadas para
funcionarios – Control Dual.
apertura de la
autorizados por
cuenta judicial -
el CSJ o quien
Control Dual.
haga sus
Veces.
Que se lleve un registro de la
Crear y/o
Inventario de las información de cada una de Dirección Seccional
actualizar el
9 cuentas judiciales las cuentas judiciales de la División de Fondos
inventario de las
de la Dirección Dirección Seccional, Especiales y Cobro
cuentas
Seccional. identificando con precisión Coactivo
judiciales de la
las cantidades y los valores
Dirección
de las
Seccional.
Sumas depositadas en ellas.
Actualización de Elaborar, actualizar
Crear y/o
la base de datos. procedimientos de
actualizar la
9 seguridad para el correcto Dirección Seccional
base de datos
desempeño en cada una de Recursos humanos
de los
las funciones establecidas
funcionarios
para el manejo de las
responsables
cuentas.
de las Cuentas
Judiciales.

32
 DIAGRAMA DE FLUJO

FORMATOS

Solicitud de Apertura de Cuenta Judicial (DJ01).

33
 10.2 REPORTE DE NOVEDADES
OBJETIVO

Asegurar que las personas que van a manejar la cuenta judicial corresponda a los funcionarios autorizados
por el CSJ, mediante la obligación que tiene la Dirección Seccional de actualizar la información al Banco
Agrario en relación con las novedades de personal con firma registrada para el manejo de la cuenta.

Ejecutar la inactivación de la cuenta bancaria y la depuración de los depósitos judiciales mientras se efectúa
el procedimiento de cancelación de la cuenta judicial, según la información reportada por la Sala
Administrativa del Consejo Seccional al Banco Agrario en cuanto a las novedades por reordenamiento
judicial sobre la creación, reubicación, traslado, fusión, transformación de despachos judiciales.

ALCANCE

De conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo 1663 de 2002, las novedades de personal

permanentes o transitorias de los servidores judiciales relacionadas con los Magistrados, Jueces,
Secretarios y Empleados de las dependencias de su circunscripción territorial que intervienen en la
administración y custodia de los depósitos judiciales con firma registrada para el manejo de las cuentas
judiciales, serán comunicadas de inmediato al Banco Agrario de Colombia S.A. por los directores
ejecutivos seccionales de administración judicial, mediante el diligenciamiento del formato DJ02. Se
enviará copia de las resoluciones de novedades a las oficinas Judiciales, de apoyo y servicios, de igual
manera lo hará la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial cuando sea del caso.

Las novedades que se presenten por reordenamiento judicial (creación, reubicación, traslado, fusión,
transformación o supresión de tribunales, salas de estos, despachos de magistrados, juzgados y unidades
judiciales municipales) serán comunicadas al Banco Agrario de Colombia S.A. por los Presidentes de las
Salas Administrativas de los Consejos Seccionales de la Judicatura, mediante el diligenciamiento del
Formato DJ03.

En lo pertinente y para el cumplimiento de sus funciones, también se informará a la dependencia encargada

de la administración de los depósitos judiciales.

Una vez reportadas las novedades, los funcionarios y empleados judiciales deberán aportar los
documentos establecidos en el artículo anterior, así se desempeñen de manera transitoria.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

INICIO
Se identifica si la novedad
efectuada corresponde a: Novedad
de personal con firma registrada
Dirección Seccional, para el manejo de la cuenta judicial, o
Identificar el tipo de novedad Director Ejecutivo de a Novedad por reordenamiento
1 a reportar (Reordenamiento o Administración Judicial, Judicial.
de Personal) Sala Administrativa del
Consejo Seccional. ¿Es novedad de Personal?
SI: Continuar con la actividad N° 2.

NO: ¿Es novedad por

Reordenamiento?

SI: Continuar con la actividad N° 10.

34
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
NO: FIN
Segùn la norma ( Titulo 1 del
Capitulo 1, Articulo Segundo del
Acuerdo 1676 de 2002 - Consejo
Superior de la Judicatura).
Generar el Reporte de Dirección Seccional, Diligencia el Formato Reporte de
2
Novedades de Personal Director Ejecutivo de Novedades de Personal (DJ02) para
diligenciando el formato Administración Judicial reportar al Banco las Novedades de
(DJ02) personal relacionadas con Jueces,
Secretarios y Empleados de las
dependencias de la circunscripción
territorial, con firma registrada para
el manejo de la cuenta judicial. De
igual manera lo hace la Dirección
Ejecutiva de Administración Judicial
cuando la novedad es referente a
los Directores Seccionales.
Segùn la norma ( Titulo 1 del Capitulo
1, Articulo Segundo del Acuerdo 1676
de 2002 - Consejo Superior de la
Judicatura).
Acercarse al Banco para proceder a
entregar los documentos expedidos
Entregar el Reporte de por la Dirección Seccional a saber:
Novedades de Personal (DJ02) Comunicación de la Solicitud de
Juez o Magistrado,
3 y los documentos anexos en Reporte de Novedades de Personal
Secretario
la oficina del Banco de la (DJ02), anexando Copia de los
localidad certificados laborales y Fotocopia
de las cédulas de ciudadanía de las
Dos (2) personas autorizadas por la
Rama para el manejo de la
cuenta judicial.
Segùn la norma ( Titulo 1 del Capitulo
1, Articulo Segundo del Acuerdo 1676
de 2002 - Consejo Superior de la
Judicatura).
Verifica que el formato
Comunicación de la Solicitud de
Reporte de Novedades de Personal
Verificar que el Reporte de (DJ02), se encuentra
Novedades de Personal (DJ02) completamente diligenciado y que
4 y los anexos cumplen con las Banco los datos coinciden con la
condiciones y los requisitos información de los registros propios.
establecidos
¿Los documentos cumplen con las
condiciones y los requisitos
establecidos?
SI: Continuar con la actividad N° 7.
NO: Continuar con la actividad N° 5.
No expedir y/o cancelar la
No expide y/o cancela la Tarjeta de
Tarjeta de Firmas según la
5 Banco Firmas, cuando no se cumplen los
novedad de personal
requisitos de documentación
Reportada
establecidos.

35
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Segùn la norma ( Titulo 1 del Capitulo
1, Articulo Segundo del Acuerdo 1676
de 2002 - Consejo Superior de la
Judicatura).
Informar a la Dirección Informa la No expedición y/o
Seccional o quién haga sus cancelación de la tarjeta de firmas,
6 veces la no expedición y/o Banco mediante comunicación dirigida a la
cancelación de la Tarjeta de Dirección Seccional.
Firmas
Continuar con la actividad N° 19.
Segùn la norma ( Titulo 1 del Capitulo
1, Articulo Segundo del Acuerdo 1676
de 2002 - Consejo Superior de la
Judicatura).
Se acercan al Banco las personas
designadas en reemplazo y
entregan los documentos expedidos
Efectuar ante el Banco las
por la Dirección Seccional a saber:
actividades para la
7 Juez o Magistrado Comunicación de la Solicitud de
actualización de la tarjeta de
Reporte de Novedades de Personal
firmas anexando documentos
(DJ02), anexando Copia de los
certificados laborales y Fotocopia de
las cédulas de ciudadanía de las Dos
(2) personas autorizadas por la
Rama para el
manejo de la cuenta judicial.

Segùn la norma ( Titulo 1 del Capitulo

1, Articulo Segundo del Acuerdo 1676
de 2002 - Consejo Superior de la
Judicatura).

Expedir y/o Cancelar la Expide y/o actualiza la Tarjeta de

Tarjeta de Firmas según la firmas, y anula la tarjeta anterior
8 Banco
novedad de personal según la novedad de personal
Reportada reportada.

Segùn la norma ( Titulo 1 del Capitulo

1, Articulo Segundo del Acuerdo 1676
de 2002 - Consejo Superior de la
Judicatura).
Identificar el tipo de novedad a
reportar (Reordenamiento o de
Personal)

36
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Los dos (2) funcionarios autorizados
para el
manejo de la cuenta judicial
proceden a
registrar firma, huella y/o sellos en la
Registrar firma, huella dactilar Juez o Magistrado, Tarjeta de Firmas expedida por el
y/o sellos en la Tarjeta de Secretario, empleado Banco.
9 Firmas del Funcionario asignado
autorizado para el manejo de Continuar con la actividad N° 19.
la cuenta judicial
Segùn la norma ( Titulo 1 del Capitulo
1, Articulo Segundo del Acuerdo 1676
de 2002 - Consejo Superior de la
Judicatura).

Diligencia el Formato Reporte de

Generar el Reporte de
Novedades por Reordenamiento
Novedades por
Sala Administrativa del (DJ03) para comunicar al Banco
10 Reordenamiento Judicial
Consejo Seccional Agrario las novedades por
diligenciando el formato
reordenamiento judicial sobre la
(DJ03)
creación, reubicación, traslado,
fusión, transformación
De tribunales, salas, y despachos
judiciales.
Segùn la norma ( Titulo 1 del Capitulo
1, Articulo Segundo del Acuerdo 1676
de 2002 - Consejo Superior de la
Judicatura).
Informar la novedad por
reordenamiento judicial Se entrega al Banco el Formato
(creación, reubicación, Reporte de Novedades por
traslado, fusión, Reordenamiento (DJ03),
transformación o supresión informando la novedad por
Sala Administrativa del reordenamiento judicial (creación,
11 de dependencias judiciales),
Consejo Seccional reubicación, traslado, fusión,
mediante comunicación
dirigida al Banco y a la transformación o supresión de
dependencia encargada de la dependencias judiciales).
administración de los
depósitos judiciales Segùn la norma ( Titulo 1 del Capitulo
1, Articulo Segundo del Acuerdo 1676
de 2002 - Consejo Superior de la
Judicatura).
Recibir la novedad por Recibe la novedad por
12 Banco
reordenamiento judicial reordenamiento
Judicial.

Segùn la norma ( Titulo 1 del Capitulo

1, Articulo Segundo del Acuerdo 1676
de 2002 - Consejo Superior de la
Judicatura).

37
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Analiza y define las acciones a seguir
según la medida de reordenamiento
reportada (apertura y/o cancelación
Analizar y definir las acciones
cuenta judicial), para informar a los
a seguir según la medida de
responsables de la cuenta judicial
13 reordenamiento reportada Banco
que procedimiento se debe realizar
(apertura y/o cancelación
según el análisis efectuado.
cuenta judicial)
¿Se suprimen despachos
judiciales? SI: Continuar con
la actividad N° 14. No: FIN.

Segùn la norma ( Titulo 1 del Capitulo

1, Articulo Segundo del Acuerdo 1676
de 2002 - Consejo Superior de la
Judicatura).

Solicitar al Banco la
Se solicita la inactivación de la cuenta
14 inactivación de la cuenta Dirección Seccional
judicial mediante comunicación
Judicial
dirigida al Banco.

Segùn la norma ( Titulo 1 del Capitulo

1, Articulo Segundo del Acuerdo 1676
de 2002 - Consejo Superior de la
Judicatura).

Establece los mecanismos para

15 Inactivar cuenta judicial Banco inactivar la
cuenta entre tanto se cancela la
cuenta por medida de
reordenamiento judicial.

Segùn la norma ( Titulo 1 del Capitulo

1, Articulo Segundo del Acuerdo 1676
de 2002 - Consejo Superior de la
Judicatura).
Se examinan y depuran los depósitos
Examinar, y depurar los
que se encuentran en cuentas
depósitos judiciales que se Juez o Secretario,
16 inactivas, identificando los procesos
encuentran en cuentas Dirección Seccional
y buscando la conversión de estos a
inactivas
los despachos judiciales
a cargo de los procesos.

Segùn la norma ( Titulo 1 del Capitulo

1, Articulo Segundo del Acuerdo 1676
de 2002 - Consejo Superior de la
Judicatura).
Juez o Magistrado,
Ejecutar el procedimiento de
Secretario, Oficina de Ir a procedimiento 3. Cancelación de
17 la Cancelación de la Cuenta
Apoyo Judicial, Dirección la Cuenta Judicial.
Judicial
Seccional
Segùn la norma ( Titulo 1 del Capitulo

38
 No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1, Articulo Segundo del Acuerdo 1676
de 2002 - Consejo Superior de la
Judicatura).

Informar las acciones Informa mediante comunicación a la

Banco, Dirección
18 ejecutadas según el análisis Sala Administrativa del Consejo
Seccional
Efectuado Seccional las acciones ejecutadas
según el análisis
Efectuado.
Segùn la norma ( Titulo 1 del Capitulo
1, Articulo Segundo del Acuerdo 1676
de 2002 - Consejo Superior de la
Judicatura).
Se actualiza la información del
Actualizar el inventario de las
inventario a cada cuenta judicial
19 cuentas judiciales de la Banco
utilizando en lo posible bases de
Dirección Seccional
datos, identificando la cantidad y el
valor de los depósitos que la
constituyen
Segùn la norma ( Titulo 1 del Capitulo
1, Articulo Segundo del Acuerdo 1676
de 2002 - Consejo Superior de la
Judicatura).

CONTROLES AL PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD CONTROL DESCRIPCIÓN CONTROL

Verificar que el Reporte Que el Reporte de Novedades de
Verificación de los
de Novedades de Personal Personal esté completamente Dirección Seccional
4 requisitos para reportar
(DJ02) y los anexos diligenciado y que tenga los , Recursos
una novedad de personal
cumplen con las soportes que acreditan al Humanos - Banco
condiciones y los funcionario
requisitos autorizado
De conformidad con lo dispuesto
en el acuerdo 1676, las
Direcciones Ejecutivas
Actualización de la base Seccionales de Administración
4 Verificación de base de
de datos personal. Judicial, Oficinas de Coordinación Dirección Seccional
datos de personal, y
Administrativa y de Servicios Recursos
reporte e novedades.
Judiciales informaran al banco de Humanos.
inmediato y mediante
comunicación escrita, mediante
formato DJ02.
No generar órdenes de Operación
sobre los depósitos judiciales entre Dirección
Inactivación de la cuenta
15 Inactivar cuenta judicial tanto la cuenta judicial se Seccional, Juez
judicial
encuentra en estado inactivo, y o Magistrado.
surte efecto el procedimiento de la
Cancelación de la Cuenta Judicial.

39
No. ACTIVIDAD CONTROL DESCRIPCIÓN CONTROL
Que se lleve un registro de la
Actualizar el inventario de Inventario de las cuentas información de cada una de las
19 las cuentas judiciales de judiciales de la Dirección cuentas judiciales de la Dirección Dirección
la Dirección Seccional Seccional Seccional, identificando con Seccional
precisión las cantidades y los
valores de las
Sumas depositadas en ellas.

DIAGRAMA DE FLUJO

FORMATOS

- Reporte de Novedades por Reordenamiento (DJ03).

- Comunicación de la Solicitud de Reporte de Novedades de Personal (DJ02)

40
 10.3 CANCELACIÓN DE LA CUENTA JUDICIAL

OBJETIVO

Garantizar la cancelación de la cuenta judicial, mediante la ejecución del procedimiento de

conciliación, la presentación de la documentación requerida, el cumplimiento del desarrollo de las
actividades de verificación de saldos y de requisitos establecidos, y la depuración oportuna de depósitos
judiciales mientras la cuenta está inactiva.

ALCANCE

Las cuentas serán canceladas por el titular del despacho judicial objeto de reubicación, traslado,
fusión, transformación o supresión. Para el efecto, su secretario elaborará el inventario de los
depósitos judiciales, discriminando los entregados, no cobrados y conciliará la cuenta, también deberá el
funcionario judicial ordenar la conversión de los depósitos, a través del Portal o en los formatos
establecidos en el presente Acuerdo, según el caso, a órdenes del Despacho al que se reasignan los
procesos o en su defecto a la oficina de apoyo judicial, centro administrativo o de servicios.

La cancelación de la cuenta judicial deberá efectuarse durante los (5) días hábiles a la notificación de
traslado, fusión, transformación, o supresión de la dependencia o despacho judicial. Una vez expirado
el plazo para la cancelación de la cuenta judicial se contará con (5) días hábiles adicionales para la
entrega de informes y conciliaciones.

De igual manera el juzgado, deberá efectuar el traslado de los procesos y depósitos correspondientes que
tenga a su cargo al o los juzgados que deban recibir de los procesos que a la fecha de la cancelación de la
cuenta judicial se encuentran vigentes.

El juez del despacho objeto de la medida de reordenamiento, antes de que ésta se haga efectiva,
entregará al empleado de la oficina judicial, o de la oficina de coordinación administrativa o de servicios
judiciales que designe el director seccional de administración judicial que corresponda, copia de los
documentos físicos de que trata el inciso anterior, los extractos bancarios, los libros de títulos si se llevan
y depósitos judiciales también en medio magnético, la información que repose en el módulo de depósitos
judiciales, debidamente inventariado y conciliado, para que esa dependencia realice el seguimiento y
posterior conversión de los depósitos judiciales al despacho judicial que debe seguir conociendo de los
procesos judiciales entregados como parte de la medida de reordenamiento correspondiente, a fin
de que en la cuenta no quede ningún depósito judicial y pueda ser cancelada.

Ante la omisión de tal obligación, el Director de cada seccional con el jefe de la oficina judicial de apoyo o
servicios, registraran sus firmas ante el Banco Agrario y podrán ordenar la conversión de los
depósitos judiciales existentes, únicamente a la cuenta judicial de la seccional creada mediante el Acuerdo
9473 de 2012, y procederán a ordenar la cancelación de la cuenta, sin perjuicio de las acciones
administrativas y disciplinarias que procedan por tal omisión.

PARÁGRAFO 1. El Banco Agrario sólo podrá atender la solicitud de cancelación después de recibir la
comunicación escrita por parte del despacho o dependencia judicial, la cual se hará efectiva cuando en la
cuenta no exista saldo. En el entretanto establecerá un mecanismo de restricción, el cual se materializará
con la solicitud de inactivación de la cuenta por parte de los titulares de la misma, que únicamente
permitirá la realización de conversiones, pagos y prescripciones decretadas en virtud de orden judicial
o administrativa según sea el caso.

PARÁGRAFO 2. En ningún caso se expedirá paz y salvo a los funcionarios encargados de la

administración y custodia de las cuentas judiciales, sino acreditan previamente haber dado
cumplimiento a la obligación de cancelación prevista.

41
Desde que se identifican las razones para la cancelación de la cuenta judicial según la medida de
reordenamiento reportada (creación, fusión, traslado y supresión de despachos), por parte de: Magistrado o
Juez, Oficina de Apoyo Judicial, Dirección Seccional, hasta que se corrobora y hace seguimiento a las cuentas
que deben ser canceladas por reordenamiento judicial en las Seccionales, por parte de la Dirección
Ejecutiva de Administración Judicial.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

INICIO
Identificar las razones para la
Se identifica si la razón para la
cancelación de la cuenta Juez o Magistrado,
cancelación de la cuenta
judicial según la medida de Oficina de Apoyo
1 corresponde a la creación, fusión,
reordenamiento reportada Judicial, Dirección
traslado, supresión de despachos, de
(creación, fusión, traslado y Seccional
acuerdo a la medida de
supresión de despachos)
reordenamiento reportada en el
formato Reporte de Novedades
por
Reordenamiento Judicial (DJ03).
Juez o Magistrado,
Tramitar en el Banco Tramitan en el Banco Agrario el
Oficina de Apoyo
2 Agrario la inactivación de la Formato de Reporte de Novedades
Judicial, Dirección
cuenta judicial por Reordenamiento Judicial
Seccional
(DJ03).
Elaborar el inventario de los Elabora el inventario de los
3 depósitos judiciales con la Secretario depósitos Judiciales, determinando
información del despacho los depósitos judiciales
entregados y no cobrados.
Comparar el inventario total Confronta el inventario total de los
de los depósitos judiciales del depósitos judiciales del despacho
4 Banco Agrario
despacho con la información con la información del Banco Agrario
del Banco Agrario de los depósitos pendientes de pago.
Efectuar el procedimiento de
Juez o Magistrado, Ir a procedimiento 4.
5 conciliación administrativa de
Oficina de Apoyo Judicial Conciliación Administrativa de
la cuenta judicial
la Cuenta Judicial.
Entrega a la Dirección Seccional o a
Remitir a la Dirección la Oficina de Apoyo Judicial copia
Seccional los extractos de los extractos bancarios, los
bancarios, los libros de títulos libros de títulos y depósitos
y depósitos judiciales, la judiciales, la información que
6 Juez o Magistrado
información que repose en el repose en el módulo de depósitos
módulo de depósitos judiciales (información propia del
judiciales (información propia despacho), para que esta
del despacho) dependencia realice el
seguimiento correspondiente
antes de que la medida de
reordenamiento se haga efectiva
Genera las ordenes de operación del
Definir el trámite a seguir y
depósito Judicial diligenciando los
generar las ordenes de Juez o Magistrado,
7 formatos DJ04 Orden de Pago,
operación correspondientes Dirección Seccional
DJ05 Orden de Fraccionamiento o
sobre los depósitos judiciales
Conversión y DJ06 Orden de
Reposición en Siglo XXl o Manual.

42
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Solicitar al Banco Agrario la Juez o Magistrado, Se solicita al Banco Agrario
cancelación de la cuenta Oficina de Apoyo mediante oficio la cancelación de la
8
judicial mediante oficio con Judicial, Dirección cuenta judicial, anexando el Reporte
los soportes requeridos Seccional de Novedades por Reordenamiento
Judicial.
Verifica que el saldo en la cuenta
judicial sea igual a cero para
Verificar los saldos en la
cancelar la cuenta judicial.
cuenta judicial Banco Agrario ¿Saldo en Cero?
9 SI: Continuar con la
actividad N° 10. NO:
Continuar con la actividad
N° 16.
Verifica que los documentos
soporte de la cancelación se
encuentran completamente
diligenciados y que los datos
coinciden con la información
Revisar los documentos registrada por la entidad bancaria.
soporte de la cancelación Si la cancelación es por
10 Banco Agrario
(acreditación del reordenamiento judicial, se
reordenamiento) reconoce y verifica el reporte por
reordenamiento judicial, como
parte de los documentos soporte
de la cancelación de la cuenta.

¿Los documentos cumplen con

las condiciones y los requisitos
establecidos?
SI: Continuar con la actividad N°
11.
NO: Continuar con la actividad N°
16.
Se podrá atender la solicitud de
cancelación después de recibir
11 Cancelar la Cuenta Judicial Banco Agrario información del Reporte de
Novedades por Reordenamiento, la
cual se hace efectiva cuando en la
cuenta no exista
Saldo.
Realiza seguimiento a la gestión
de la cancelación de la cuenta
judicial por parte de los Jueces
Realizar seguimiento a la
mediante la revisión de la
gestión de depuración de los
documentación remitida como: los
12 depósitos de las cuentas Dirección Seccional
extractos bancarios, los libros de
judiciales a cancelar realizada
títulos y depósitos judiciales, la
por el Juez o Magistrado
información que repose en el
módulo de depósitos judiciales
(información propia del despacho),
a fin de que en la cuenta cancelada
no quede ningún depósito
Judicial.
43
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Se actualiza la información
Actualizar el inventario de las correspondiente a cada cuenta
13 cuentas judiciales de la Dirección Seccional judicial por medio de bases de
Dirección Seccional datos, identificando con precisión
a los responsables de cada
cuenta, así como la
cantidad y el valor de los depósitos
judiciales
Informar a la Dirección
Ejecutiva de Administración Se remite informe de resultados
Judicial los resultados del del seguimiento a la gestión de
14 Dirección Seccional
seguimiento a la gestión de cancelación de la cuenta judicial
cancelación de la cuenta que incluye planes de acción
judicial detallados.
Corroborar y hacer Se hace seguimiento a las cuentas
seguimiento a las cuentas que que deben ser canceladas por
Dirección Ejecutiva de
15 deben ser canceladas por reordenamiento judicial en las
Administración Judicial
reordenamiento judicial en las Seccionales según informe remitido
Seccionales por la Dirección Seccional.
FIN
No Cancela la Cuenta Judicial, si
16 No Cancelar la Cuenta Judicial Banco Agrario los
documentos NO cumplen las
condiciones y los requisitos
establecidos,
Informar a la Dirección
Ejecutiva Seccional de Informa mediante oficio a la
Administración Judicial o Dirección Seccional o quién
17 Banco Agrario
quién haga sus veces la no haga sus veces, la NO
cancelación de la cuenta cancelación de la cuenta
judicial judicial.
FIN

CONTROLES AL PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD CONTROL DESCRIPCIÓN RESPONSIBLE

El Banco Agrario sólo
Tramitar en el Verificación del podrá atender la Juez o Magistrado
Banco Agrario la trámite de solicitud de cancelación
2
inactivación de la cancelación después de recibir la Dirección Seccional
cuenta judicial información de que trata
el numeral segundo del
Artículo 3 del Acuerdo
1676 de 2002.
Comparar el Verificación del
Que la información Juez o Magistrado
inventario total de inventario total de
4 suministrada por el Banco
los depósitos los depósitos Secretario
Agrario coincida con la
judiciales del judiciales del
44
No. ACTIVIDAD CONTROL DESCRIPCIÓN RESPONSIBLE
despacho con la despacho registrada en el inventario
información de los depósitos judiciales
del Banco Agrario
Verificar los saldos Verificación del Que el saldo de la cuenta
9
en la saldo de sea igual a cero Banco Agrario
cuenta judicial la cuenta judicial Para efectuar su
cancelación.
Verificar que el
Revisar los Reporte de
Confirmar que los
documentos Novedades de
10 documentos soporte de la
soporte de la Reordenamiento
cancelación estén Banco Agrario
cancelación (DJ03) y los
completamente
(acreditación anexos cumplen
diligenciados
del con las
reordenamient condiciones y los
o) requisitos
establecidos
Que se lleve un registro de
Actualizar el Inventario de las la información de cada
13 inventario de las cuentas judiciales una de las cuentas
cuentas judiciales de la Dirección judiciales de la Dirección Dirección Seccional
de la Dirección Seccional Seccional, identificando
Seccional con precisión las
cantidades y los valores
de las
Sumas depositadas en
ellas.
Corroborar y hacer
Seguimiento a Verificar que todas las División de Fondos
seguimiento a las
Cuentas judiciales cuentas judiciales de la Especiales y Cobro
15 cuentas que deben
que deben ser Dirección Seccional Coactivo
ser canceladas por
canceladas objeto de medida de
reordenamiento
reordenamiento hayan sido
judicial en las
en Direcciones canceladas por los
Seccionales
Seccionales responsables.

45
 DIAGRAMA DE FLUJO

DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 3. Cancelación de la Cuenta Judicial
Página: 1 de 3

INICIO

1. Identificar las razones para la cancelaciónde la cuenta

judicial según la medida de reordenamiento reportada
(creación, fusión, traslado y supresión de despachos)

Juez o Magistrado
Oficina de Apoyo Judicial
Dirección Seccional

2. Tramitar en el Banco la inactivación de la cuenta

judicial

Juez o Magistrado
Oficina de Apoyo Judicial
Dirección Seccional

3. Elaborar el inventario de los depósitos judicialescon la

información del despacho

Secretario

4. Comparar el inventario total de los depósitos judiciales

del despacho con la información del Banco

Secretario

5. Efectuar el procedimiento de conciliación

administrativa de la cuenta judicial

Juez o Magistrado
Oficina de Apoyo Judicial

6. Remitir a la Dirección Seccional los extractos bancarios,

los libros de títulos y depósitos judiciales, la información
que repose en el módulo de depósitos judiciales
(información del despacho)

Juez o Magistrado

7. Definir el trámite a seguir y generar las ordenes

correspondientes sobre los depósitos judiciales (pago,
conversión, fraccionamiento, Etc)

Juez o Magistrado
Dirección Seccional

46
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión: 3
Nombre del procedimiento: Cancelación de la Cuenta Judicial
Página: 2 de 3

8. Solicitar al banco la cancelación de la cuenta judicial

mediante oficio con los soportes requeridos

Magistrado o Juez
Oficina de Apoyo Judicial

Oficio Dirección Seccional

9. Verificar los saldos en la cuenta judicial

Banco

No

¿Saldo en cero?

Sí Banco

10. Revisar los documentos soporte de la cancelación

(acreditación del reordenamiento)

Banco

No
¿Los documentos cumplen
las condiciones
establecidas?

Sí Banco

11. Cancelar la cuenta judicial 16. No cancelar la cuenta judicial

Banco Banco

B C

47
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión: 3
Nombre del procedimiento: Cancelación de la Cuenta Judicial
Página: 3 de 3

B C

12. Realizar seguimiento a la gestión de depuración de los 17. Informar a la Dirección Ejecutiva Seccional de
depósitos de las cuentas judiciales a cancelar realizada Administración Judicial o quién haga sus veces la no
por el Juez o Magistrado cancelación de la cuenta judicial

Dirección Seccional Banco

13. Actualizar el inventario de las cuentas judiciales de la Oficio

Dirección Seccional

Dirección Seccional

14. Informar a la Dirección Ejecutiva de Administración

Judicial los resultados del seguimiento a la gestión de
cancelación de la cuenta judicial

Dirección Seccional

15. Corroborar y hacer seguimiento a las cuentas que

deben ser canceladas por reordenamiento judicial en las
Seccionales

Dirección Ejecutiva de Administración Judicial

FIN

Controles Propuestos
4 : Verificación del inventario total de los depósitos judiciales del despacho
13 : Inventario de las cuentas judiciales de la Dirección Seccional
15 : Seguimiento a Cuentas judiciales que deben ser canceladas en Direcciones Seccionales

Controles Existentes
9, 10 : Verificación de los requisitos para cancelar la cuenta judicial

48
11 OPERACIONES DE LOS DEPÓSITOS JUDICIALES

49
 11.1 CONSTITUCIÓN DEL DEPÓSITO JUDICIAL

OBJETIVO

Efectuar la constitución y/o consignación de los depósitos judiciales de acuerdo a lo ordenado por el
despacho, en cumplimiento de la normatividad.

ALCANCE

En cumplimiento de las disposiciones legales, el magistrado o juez ordena la constitución de un

depósito judicial.

La constitución de depósitos judiciales se perfecciona con la consignación respectiva, para lo cual el

obligado diligencia el formato de consignación de depósitos judiciales del Banco Agrario.

La consignación se puede efectuar en efectivo, transferencias electrónicas de fondos, abono en cuenta y

sistemas de crédito mediante la utilización de tarjetas (según los desarrollos tecnológicos ofrecidos por
el Banco Agrario) o en cheque girado a favor del Banco Agrario de Colombia, indicando al dorso del
cheque la cuenta del Juzgado, el nombre y teléfono del consignante. Si se realiza en cheque, el depósito
quedará constituido dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de la misma.

Para la realización de la constitución de los depósitos judiciales, el Banco Agrario exigirá al consignante el
número completo del Código Único Nacional de Radicación de Procesos; sin esta información, el Banco
Agrario se abstendrá de realizar la constitución del depósito judicial a excepción de los Pagos por
Consignación que no cuenten con número de Radicación del Proceso.

Cuando no medie orden judicial, la constitución se realizará con el mismo formato de consignación de
depósitos judiciales, para lo cual se diligenciará al menos la identificación del despacho judicial, las partes
del proceso y el concepto del depósito.

PARÁGRAFO 1. El Banco Agrario podrá convenir con las entidades pagadoras, sistemas de consignación
a través de mecanismos que sustituyan el formato de que trata el presente numeral, siempre que se
garantice el diligenciamiento integral de los datos para la consignación del depósito, el cumplimiento del
presente Manual.

PARAGRAFO 2. Para las consignaciones efectuadas por error involuntario de los funcionarios del Banco
Agrario y que se cuente con todos los soportes que acreditan el error, el Banco Agrario podrá efectuar desde
su sistema la transacción que permita corregir el error y deberá informar al ente judicial la situación
presentada y la transacción realizada.

DEPOSITO DE ARANCEL JUDICIAL La constitución, pago y traslado de los depósitos de arancel judicial
previstos en la Ley, se diligenciaran en el formato DJ-07.

EXPEDICIÓN DE TITULOS Únicamente se expedirán títulos en los siguientes eventos:

Depósitos para hacer postura en diligencias de remate.

Cauciones para excarcelaciones.
Pagos por consignación de prestaciones laborales.

PARÁGRAFO1: El Banco Agrario recibirá la consignación, expedirá el título judicial respectivo y se

lo dará en original y copia al consignante, quien para el caso de las excarcelaciones y el remate será
el encargado de entregarlo al despacho que ordenó la constitución.
PARAGRAFO2: Para los depósitos judiciales de pago por consignación de prestaciones laborales,

50
se estará a lo dispuesto en el Artículo Primero del Acuerdo 1481 de 2002.

PARÁGRAFO 3: Cuando el beneficiario de un título de pago por consignación de prestaciones

laborales inicie proceso, el juez de conocimiento oficiará al despacho donde se surtió la actuación
judicial correspondiente según se lo informe el demandante, para que solicite la conversión
respectiva. El juez a cuyo cargo esté la conversión de un título, efectuará la conversión a través del
Portal o diligenciará el formato DJ05 en caso de no encontrarse habilitado en el Portal.

La dependencia administrativa verificará los datos contenidos en el oficio con la información recibida
del Banco Agrario sobre la cuenta especial denominada pago por consignación de prestaciones
laborales y procederá a tramitar la orden de conversión con el Banco Agrario.

CODIFICACIÓN DEPÓSITO JUDICIAL

El número de Depósito Judicial, debe contener 15 dígitos de acuerdo a la siguiente estructura.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Identifica la especialidad del proceso
para el cuál se ordena la constitución
del depósito Judicial a saber:
procesos ejecutivos adelantados
por jurisdicción coactiva, cauciones
para excarcelación para procesos
Establecer la especialidad del
Penales, Posturas en diligencias de
proceso judicial en el cuál se
1 Juez o Magistrado remates para Procesos Civiles,
debe efectuar la constitución
Prestaciones laborales para procesos
del depósito Judicial
Laborales, y Embargo de alimentos
para procesos de Familia.

¿Es proceso judicial de

prestaciones laborales?
Sí: Continuar con la
actividad N° 4. No:
Continuar con la actividad
N° 2.
51
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Según norma -Articulo 4

del acuerdo 1676 de 2002.

Elabora la orden de constitución del

depósito, mediante oficio con firma
completa y antefirma del Juez y del
secretario, que luego se entrega al
interesado.
En el oficio que ordena la constitución
deben constar los siguientes datos,
a saber:

Generar la orden de • Fecha y número del oficio

constitución del depósito • Número de la cuenta del
2 Juez o Magistrado despacho judicial
Judicial realizando orden
judicial mediante oficio • Número del Código Único
Nacional de Radicación de
Procesos (Acuerdos 201 de
1997, 1412 y 1413 de 2002)
• Nombre e identificación del
demandado
• Nombre e identificación
del demandante
• Concepto del depósito
• Demás exigencias de ley.

Cuando no hay orden judicial la

constitución se realiza con el mismo
formato de consignación de los
depósitos judiciales.

Según norma -Articulo 4 del acuerdo

1676 de 2002.

Entregar al interesado la Entrega al consignante la orden

3 orden de constitución del Juez o Magistrado judicial para que proceda a efectuar
depósito judicial la consignación de Recursos.
Según norma -Articulo 4 del acuerdo
1676 de 2002.

52
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Realiza en el Banco la consignación
de los recursos.

La consignación se puede efectuar en

efectivo o en cheque girado a favor
Realizar la consignación de los
del Banco.
recursos perfeccionándose la
4 Consignante,
constitución del depósito
Banco El Banco recibe los recursos y
judicial
perfecciona la constitución del
depósito judicial.

¿Es depósito judicial por

excarcelación, diligencia remate, o
prestaciones laborales? SI: Continuar
con la actividad N° 5.

NO: Continuar con la actividad N° 8.

Según norma -Articulo 4 del acuerdo
1676 de 2002.
Recibe la consignación, expide el
título judicial respectivo y se lo entrega
en original y copia al consignante.

Únicamente se expedirán títulos en

5 Expedir el título judicial Banco los siguientes eventos:

Depósitos para hacer

postura en diligencias de remate.

Cauciones para excarcelaciones.

Pagos por consignación de
prestaciones laborales.

Según norma -Articulo 4 del acuerdo

1676 de 2002.
Entrega el original y la copia del título
Judicial al consignante para que éste
Entregar el título judicial en
6 Banco remita el título al despacho judicial
original y copia al consignante
que ordenó la constitución, o lo
entregue al juez de turno en el
despacho (prestaciones laborales).
Según norma -Articulo 4 del acuerdo
1676 de 2002.
Realizar el procedimiento de
Juez o Ir a procedimiento 5. Custodia y
custodia y archivo de los
7 Magistrado, Archivo de los Depósitos Judiciales
títulos judiciales (depósitos
secretario, Oficina FIN
materializados)
de Apoyo Judicial Según norma -Articulo 4 del acuerdo
1676 de 2002.
Recibir del Banco o generar
Genera del portal web o solicita al
del Portal Web Transaccional
8 Juez o Magistrado Banco el Listado de los depósitos
el listado de los depósitos
judiciales constituidos.
judiciales constituidos

53
 No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Según norma -Articulo 4 del acuerdo
1676 de 2002.

Verificar y confirmar las

transacciones efectivas en el Confronta que la orden judicial
9 Juez o Magistrado
Portal Web y/o en coincide con la transacción
movimientos diarios ejecutada por el Banco.
Según norma -Articulo 4 del acuerdo
1676 de 2002.
Ingresar la información de los
Los despachos y Oficinas de Apoyo
depósitos constituidos en la
Judicial reciben diariamente del
información del despacho
10 Juez o Magistrado Banco la relación de los depósitos
(Siglo XXl o base de datos de
constituidos a la fecha deberán para
inventario de depósitos
registrar esta información en Siglo XXl
judiciales)
o base de datos de los depósitos
judiciales.
Según norma -Articulo 4 del acuerdo
1676 de 2002.

CONTROLES AL PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD CONTROL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Realizar el procedimiento de
custodia y archivo de los Custodia y archivo de los Establecer condiciones Juez o Magistrado y
7 secretario, Oficina de
títulos judiciales (depósitos títulos judiciales mínimas de seguridad y de
materializados) protección para los títulos Apoyo Judicial.
judiciales
Verificar y confirmar las
Confirmación de la
transacciones efectivas en el Verificar que la orden de Juez o Magistrado
9 ejecución de la orden de
Portal Web y/o en operación ha sido ejecutada
operación
movimientos – sabanas por el Banco
Ingresar la información de los Creación y/o
Verificar que la orden de
depósitos constituidos en la actualización de la
constitución del depósito
información del despacho información de la
10 judicial es ejecutada por el
(Siglo XXl o base de datos de dependencia (registro de
Banco mediante el registro y Juez o Magistrado
inventario de depósitos depósitos judiciales
actualización de esta
judiciales) constituidos)
información en bases de
datos de la dependencia
judicial

54
 DIAGRAMA DE FLUJO

DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 4. Constitución del Depósito Judicial
Página: 1 de 2

INICIO

1. Establecer la especialidad del proceso judicial en el cuál

se debe efectuar la constitución del depósito Judicial

Juez o Magistrado

Sí
¿Es proceso judicial de
prestaciones laborales?

No Consignante

2. Generar la orden de constitución del depósito Judicial

realizando orden judicial mediante oficio

Juez o Magistrado

Orden Judicial

3. Entregar al interesado la orden de constitución del

depósito judicial

Juez o Magistrado

4. Realizar la consignación de los recursos,

perfeccionandose la constitución del depósito judicial

Consignante
Banco

Consignación

55
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 4. Constitución del Depósito Judicial
Página: 2 de 2

¿Es depósito judicial por Sí

excarcelación, diligencia
5. Expedir el título judicial
remate, o prestaciones
laborales?

No Banco Banco

Título Judicial

6. Entregar el título judicial en original y copia al

consignante para que éste :
a. Remita el título al despacho judicial que ordenó la
constitución
b. Lo entregue al juez de turno en el despacho
(prestaciones laborales)

Banco

8. Recibir del Banco o generar del Portal Web

7. Realizar el procedimiento de custodia y archivo de los
Transaccional el listado de los depósitos judiciales
títulos judiciales (depósitos materializados)
constituidos

Juez o Magistrado Juez o Magistrado

Secretario
Oficina de Apoyo Judicial
9. Verificar y confirmar las transacciones efectivas en el
Portal Web y/o en movimientos sabanas diarias

Juez o Magistrado

10. Ingresar y/o actualizar la información de los depósitos

constituidos en la información del despacho (Siglo XXl o
base de datos de inventario de depósitos judiciales)

Juez o Magistrado

FIN

Controles Propuestos
10 : Creación y/o actualización de la información de la dependencia judicial (registro de depósitos judiciales constituídos)

Controles Existentes
7 : Custodia y archivo de títulos judiciales
9 : Confirmación de la ejecución de la orden de operación sobre el depósito judicial

56
 11.2 PAGO Y NO PAGO

OBJETIVO

Ejecutar el pago del depósito judicial a nombre del beneficiario, mediante la generación de la orden de Pago con
información confiable y completa por parte de los funcionarios autorizados y en cumplimiento de los requisitos
de normaestablecidos.

Ejecutar el NO pago del depósito judicial cuando las circunstancias lo ameriten, en cumplimiento de los requisitos
de normaestablecidos.

ALCANCE

Únicamente podrá disponerse de los depósitos judiciales en virtud de providencia judicial o acto
administrativo, comunicada al Banco Agrario vía electrónica a través del Portal o por medio de oficio, en
original y dos copias.

Paras la orden de pago se requiere la impresión del formato DJ-04 y la entrega del original firmado e
impresión de la huella dactilar al beneficiario para que pueda efectuar el cobro en el Banco Agrario.

Antes de ordenar la orden de pago, el despacho judicial o dependencia administrativa, determinará la

existencia del depósito o depósitos en el Portal web - Banco Agrario o en los registros del despacho, con
la identificación del número del proceso al que pertenece y consignará los datos a través del ingreso y
autorización de la orden de pago o en los oficios y formatos respectivos según el caso.

La orden de pago emitida a través del Portal deberá contar con la autorización electrónica del magistrado o
juez y del secretario o Jefe de la Oficina de Apoyo Judicial y Coordinador de depósitos o quien haga sus veces,
para poder ser válida para el pago en el Banco Agrario a su beneficiario.

PARÁGRAFO.- La orden de pago permanente de los depósitos judiciales por embargo de alimentos –
cuota alimentaria, se registrará por el funcionario judicial, por una sola vez, y según el Formato DJ04, el cual
conservará su vigencia mientras no sea modificada en alguno de sus campos o revocada, por el despacho
judicial.

El valor máximo autorizado a retener será ordenado por el despacho judicial al pagador mediante
porcentaje o cuota fija. Solo cuando se trate de depósitos que deban pagarse con la orden permanente de
pago se ordenará la constitución del depósito “tipo 6” cuota alimentaria. Los demás depósitos del
proceso de alimentos, deben ordenarse constituir mediante “tipo 1” depósitos judiciales generales.

El valor máximo a pagar por parte del Banco Agrario será el que sea consignado por el pagador mediante
consignación por concepto tipo 6 y previa presentación de la orden de pago permanente, el Banco Agrario
no efectuara validación alguna sobre el monto del depósito judicial que sea consignado por concepto 6.

En caso de que el depósito judicial objeto del pago corresponda a una de las clases de depósito que genere
título físico, (Cauciones y excarcelaciones, Postura de remates o Prestaciones laborales) este deberá ser
presentado por el beneficiario en el Banco Agrario para poder efectuar el cobro del mismo.

57
 TRAMITE PARA PAGO DE LOS DEPOSITOS JUDICIALES.

En la providencia que ordene el pago, deberá precisarse la persona a la que se le efectuará el pago y no se
ordenará el pago a persona diferente a la indicada en la providencia.

El pago se hará, en la oficina del Banco Agrario de la ciudad que administra la cuenta judicial o en las
oficinas informadas por el Banco Agrario de acuerdo a los desarrollos que adelante el Banco Agrario en
medios de pago presenciales o de canales electrónicos, previa presentación de los documentos
requeridos por el Banco Agrario para acreditar la validez del beneficiario del pago.

CUENTAS DE AHORRO PARA ORDENES PAGO PERMANENTE. El pago de depósitos de cuotas

alimentarias, podrá hacerse de forma opcional a través de cuentas de ahorro especialmente abiertas para
los beneficiarios de dichos pagos, para tal efecto él o la beneficiaria abrirán cuenta de ahorros en el Banco
Agrario de Colombia, exenta de gravámenes y/o cobros por servicios asociados a la cuota de manejo,
donde mensualmente será abonada la suma dineraria que el despacho judicial establezca como producto
del proceso de alimentos, el representante legal por una única vez se acercará al Banco Agrario de
Colombia para formalizar la apertura de la Cuenta donde se le entregará el plástico (Tarjeta Debito)
para que en lo sucesivo pueda hacer retiros en los cajeros de la red Servibanca autorizados para
este fin y corresponsales asociados del Banco Agrario de Colombia.

ORDENES DE NO PAGO

Las órdenes de no pago de los depósitos judiciales serán impartidas por el titular de la cuenta (el
funcionario judicial, secretario o personal administrativo) y se comunicarán al Banco Agrario mediante
orden emitida mediante oficio suscrito en los términos del presente Manual y deberá ser remitida
directamente por el despacho al Banco Agrario.

De igual manera se procederá cuando dicha orden sea revocada. De tales oficios se enviará copia a la
dependencia administrativa.

El magistrado o juez y el secretario o Jefe de la Oficina de Apoyo Judicial y Coordinador de depósitos o quien
haga sus veces, levantarán la orden de no pago cuando las circunstancias que dieron origen a la orden de no
pago hayan sido superadas; lo anterior se comunicará al Banco Agrario mediante oficio, suscrito por el
magistrado o juez y el secretario o Jefe de la Oficina de Apoyo Judicial y Coordinador de depósitos o
quien haga sus veces, indicando el o los depósitos objeto de no pago y su valor, estampando firmas y
huellas registradas en el Banco Agrario.

En los despachos judiciales en los que este implementado el Portal para el pago de los depósitos judiciales,
si no se ha levantado la orden de no pago, el sistema informará automáticamente al despacho el rechazo de
las órdenes de pago hasta tanto éste no autorice el levantamiento de la restricción.

CONFIRMACION DE DEPOSITOS JUDICIALES

CONFIRMACIÓN ELECTRONICA. Sin sujeción a la cuantía, la confirmación del pago de los depósitos
judiciales es realizada electrónicamente en el Portal, mediante mecanismo de firma electrónica por el
magistrado o juez y el secretario o Jefe de la Oficina de Apoyo Judicial y Coordinador de depósitos o quien
haga sus veces, quienes sin excepción, la registrarán utilizando sus respectivos usuarios y contraseñas,
las cuales son de carácter personal e intransferible y para las órdenes de pago se deberá efectuar la
impresión del formato DJ-04 y suscripción del mismo mediante la firma y huella.

Este tipo de confirmación no requiere la intervención de los empleados de la Oficina Judicial, de Apoyo
o de Servicios respectiva.
No obstante lo anterior, el Banco Agrario podrá confirmar personalmente, cualquier orden sin sujeción a la

58
cuantía, incluso acudiendo a los despachos judiciales, sí, a su juicio, existen circunstancias que ofrezcan
duda sobre la veracidad de la misma o la autenticidad de las firmas.

PARAGRAFO 1: El Banco Agrario se abstendrá de realizar el pago de los depósitos judiciales, si

previamente no han realizado las confirmaciones establecidas en el presente numeral, sin perjuicio del
sistema de confirmación con el que cuente el Despacho Judicial.

CONFIRMACIÓN PERSONAL La confirmación personal es el procedimiento para los juzgados no

habilitados en transacciones en el Portal, mediante el cual el Banco Agrario establece la autenticidad de las
firmas del magistrado o juez, del secretario y de los empleados de las dependencias encargadas de la
administración de los depósitos, mientras estas dependencias existan.

El Banco Agrario realizará la confirmación personal para los juzgados no habilitados en el Portal, mediante el
procedimiento de visación de las firmas registradas de los empleados de las dependencias encargadas de la
administración de los depósitos, debidamente identificados.

Para cuantías superiores a quince salarios mínimos legales mensuales vigentes (15) S.M.L.M.V., la
confirmación se efectuará personalmente con la presencia indelegable de los servidores judiciales, quienes,
sin excepción, firmarán la respectiva confirmación y volverán a estampar la huella registrada en el
momento del diligenciamiento de la tarjeta de firmas.

No obstante lo anterior, el Banco Agrario podrá confirmar personalmente, cualquier orden sin sujeción a la
cuantía, incluso acudiendo a los despachos judiciales, sí, a su juicio, existen circunstancias que ofrezcan
duda sobre la veracidad de la misma o la autenticidad de las firmas.

PARAGRAFO 1: El Banco Agrario se abstendrá de realizar el pago de los depósitos judiciales, si

previamente no han realizado las confirmaciones establecidas en el presente numeral, sin perjuicio del
sistema de confirmación con el que cuente el Despacho Judicial.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

INICIO
Determina la especialidad del proceso judicial
para el cuál se ordena el pago del depósito
Establecer la judicial, a saber: Prestaciones Laborales,
especialidad del proceso Prescripción, Pagos permanente por Cuota
1 Juez o Magistrado
judicial para el cuál se Alimentaria.
ordena el pago del ¿Es pago permanente cuota alimentaria?
depósito Judicial SI: Continuar con la actividad N° 2.
NO: Continuar con la actividad N°3.
Expide la Orden de Pago para cuotas
Generar la orden de permanentes alimentarias en el Formato
pago por una única Comunicación de la Orden de Pago (DJ04),
2 vez en el formato Secretario una única vez para el primer pago, mediante
DJ04 para pago Portal web - Banco Agrario, Siglo XXl o
permanente, mediante Manual.
Portal web - Banco
Agrario, Siglo XXl o Continuar con la actividad N° 4.
Manual

59
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Generar la orden de
Elabora la Orden de Pago del depósito Judicial
pago del depósito
al Banco Agrario en cumplimiento de lo
Judicial en
establecido en sentencia judicial,
3 cumplimiento de lo Secretario
diligenciando en medio físico o electrónico
establecido en
(Portal web - Banco Agrario Transaccional)
providencia judicial,
el Formato Comunicación de la Orden de
diligenciando el
Pago (DJ04).
formato DJ04 en
Portal web - Banco
Agrario,
Siglo XXl o Manual
Autoriza la Orden de Pago registrando firma y
huella de los DOS (2) funcionarios
autorizados en el manejo de la cuenta
judicial, una vez se
haya verificado que el formato (DJ04) se
Registrar firma y huella Juez o Magistrado, encuentra total y correctamente diligenciado,
4 de los Secretario en caso contrario no se registran firmas y
DOS funcionarios huellas dactilares en el formato establecido.
judiciales autorizados
para el manejo de ¿Utiliza Portal web - Banco Agrario
los depósitos judiciales Transaccional?
SI: Continuar con la actividad N° 5.
NO: Se pregunta ¿Existe Oficina de Apoyo
Judicial?
Autoriza y confirma la Orden de Pago
mediante el Portal web - Banco Agrario
Autorizar y confirmar la
Transaccional del Banco Agrario.
Orden de Pago de los Juez o Magistrado,
5
depósitos judiciales Secretario
¿Existe Oficina de Apoyo Judicial?
por medio electrónico
SI: Continuar con la actividad N° 6.
NO: Se pregunta ¿Existe Título Judicial?
Entrega el Formato Comunicación de la
Orden de Pago (DJ04) a la Oficina de Apoyo
Remitir el formato Judicial en caso de existir, de lo contrario se
6 Juez o Magistrado
(DJ04) a la Oficina de alista el Formato (DJ04) con título judicial
Apoyo Judicial para ser entregado al beneficiario en el
despacho.
Recibe la Orden de Pago en original y dos
Recibir la Orden de copias para que la Oficina proceda a efectuar
7 Pago de los Oficina de Apoyo Judicial las actividades de verificación de la veracidad
despachos judiciales de la orden y confrontación de firmas y
en original y dos huellas en la Tarjeta de Firmas.
copias

60
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Verifica que el Formato (DJ04) se encuentra
completamente diligenciado y que los
datos de la orden coinciden con la
información registrada en las bases de
Verificar que el datos, en caso de que los datos no
formato (DJ04) se coincidan, hace constar la inconsistencia
8 encuentra Oficina de Apoyo Judicial en oficio y se devuelve el Formato (DJ04)
completamente al despacho para su corrección.
diligenciado y que los
datos coinciden con la ¿Datos de la Orden de Pago coinciden con
información propia información del beneficiario?
SI: Continuar con la actividad N° 9.
NO: Continuar con la actividad N° 11.
Verifica la autenticidad de las firmas y huellas
de los funcionarios judiciales,
confrontando las firmas y huellas de los
Confrontar las firmas y servidores judiciales del formato (DJ04) con
huellas de los la Tarjeta de Control de Firmas.
9 Oficina de Apoyo Judicial
servidores judiciales del
formato (DJ04) con la ¿Firmas y huellas coinciden con Tarjeta de
Tarjeta de Control de Control de Firmas?
Firmas SI: Continuar con la actividad N° 10.
NO: Continuar con la actividad N° 11.
Aprobar la Orden de Registra firma y huella dactilar del Jefe de la
Pago de Oficina de Apoyo Judicial y el responsable
los depósitos asignado en el Formato DJ04
judiciales
10 registrando firma y Oficina de Apoyo Judicial
¿Existe título judicial?
huella de los DOS SI: Continuar con la actividad N° 13.
empleados NO: Continuar con la actividad N°
autorizados para el 14.
manejo de los
depósitos judiciales
No registra firma y huella dactilar del Jefe de
No Autorizar la Orden la Oficina de Apoyo Judicial y el responsable
11 Oficina de Apoyo Judicial
de Pago de los asignado en el Formato (DJ04), informando
depósitos judiciales de ello al despacho.
Procede a informar al despacho la no
Informar al Despacho autorización de la Orden de Pago adjuntando
12 Judicial la no Oficina de Apoyo Judicial el formato (DJ04).
autorización de la
orden de pago Continuar con la actividad N° 18.
adjuntando soporte
Realizar la búsqueda Efectúa la búsqueda del título judicial y se
o solicitar el físico del Juez o Magistrado, adjunta a la orden de pago (si existe el título),
13
título judicial, y Oficina de Apoyo Judicial sin diligenciamiento alguno, de lo contrario se
adjuntarlo a la remite el formato DJ04 al beneficiario.
Orden de Pago

61
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Verificar la identidad
¿Es la persona beneficiaria del pago o
de la persona que se
Juez o Magistrado, su apoderado?
14 acerca al despacho
Oficina de Apoyo Judicial SI: Continuar con la actividad N° 15.
y/o a la Oficina de
NO: Continuar con la actividad N°
Apoyo Judicial a
16.
solicitar la
entrega de la Orden de
Pago
Entrega el original del formato (DJ04) al
beneficiario y/o apoderado para que éste
proceda a cobrar el depósito judicial y se
archiva copia en el expediente del proceso y
en archivo de la dependencia judicial.
Entregar el formato
(DJ04) al beneficiario
¿Beneficiario Reclama Orden de
para que proceda a
Pago pasado tres (3) meses
cobrar el depósito Juez o Magistrado,
15 de autorizada?
judicial, dejar Oficina de Apoyo Judicial
SI: Se pregunta ¿Hay circunstancias que
constancia de entrega,
ameriten impartir orden de NO pago?
y archivar copia en el
NO: Continuar con la actividad N° 17
expediente del
proceso y en archivo
¿Hay circunstancias que ameriten impartir
de la dependencia
orden de NO pago?
judicial
SI: Continuar con la actividad N° 21
NO: Se pregunta ¿Se puede levantar la
orden de NO pago?

No entrega el formato (DJ04) a la persona

No entregar el formato
que se acerca al despacho judicial y/o Oficina
(DJ04) a la persona Juez o Magistrado,
16 de Apoyo Judicial luego de verificar que no es
que se acerca al Oficina de Apoyo Judicial
el beneficiario de pago o su apoderado.
despacho judicial y/o
Oficina de Apoyo
Continuar con la actividad N° 18
Judicial
Se remite el formato (DJ04) al despacho que
la originó en caso de que el beneficiario No
reclame la Orden de Pago pasado tres (3)
Entregar el formato Juez o Magistrado, meses de ser autorizada.
17 (DJ04) al despacho Oficina de Apoyo Judicial Se devuelve a la pregunta ¿Beneficiario
que lo originó Reclama Orden de Pago pasado tres (3)
meses de autorizada?

Se comunica a la Dirección Seccional la no

Reportar la no
Juez o Magistrado, entrega de la Orden de Pago para que ella
18 entrega de la Orden
Oficina de Apoyo Judicial proceda a iniciar una investigación acerca del
de Pago a la Dirección
hecho.
Seccional
Efectuar
investigaciones y Se inicia investigación por intento de
19 Dirección Seccional
seguimientos que sean presunto Cobro Irregular.
a lugar por un intento
de cobro
irregular

62
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Actualizar la matriz Registrar todos los eventos de riesgo
20 de Dirección Seccional operativo en la matriz de eventos de
eventos posibles de posibles de cobros irregulares
cobros irregulares
Elabora la Orden de No Pago del depósito
judicial al Banco Agrario, en medio físico o
Generar la orden de
electrónico (Portal web - Banco Agrario
NO pago del depósito
Transaccional), elaborando el oficio que
Judicial al Banco
será comunicado al Banco Agrario con
Agrario, elaborando en Juez o Magistrado,
21 firma y huella de los DOS (2) funcionarios
medio físico o Oficina de Apoyo Judicial
autorizados para el manejo de los depósitos
electrónico (portal
judiciales, cuando hayan circunstancias que
web - Banco Agrario)
permitan impartir esta orden, de lo contrario
el oficio con firma y
el Banco Agrario recibe la orden de pago
huella de los DOS
(DJ04) y los documentos adjuntos para dar
funcionarios judiciales
trámite al
autorizados para el
Pago.
manejo de los
depósitos judiciales
Ejecuta la Orden de No Pago, sin embargo
esta orden puede ser levantada por los
responsables de administrar los depósitos
judiciales cuando las circunstancias lo
ameriten, por lo cual el Banco Agrario
Ejecutar la Orden de procede a recibir la Orden de Pago
22 Banco Agrario
NO pago del depósito (DJ04), en caso contrario el Banco Agrario
judicial No ejecuta la Orden de Pago del depósito
judicial.

¿Se puede levantar la orden de NO pago?

SI: Continuar con la actividad N° 23
NO: Continuar con la actividad N°
29
Recibir la Orden de Recibe la Orden de Pago (DJ04) y el título
23 Banco Agrario
Pago judicial y los documentos adjuntos
(DJ04)
Revisa los datos de la Orden de Pago, si los
datos están completos y correctos se procede
a realizar la visación de firmas, de lo contrario
Revisar los datos y el el Banco Agrario no ejecuta la Orden de
24 contenido de la orden Banco Agrario Pago
de pago
¿Datos de la orden de pago coinciden con
información del depósito?
SI: Continuar con la actividad N° 25
NO: Continuar con la actividad N° 29

63
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Efectúa la visación de firmas registradas de
los funcionarios autorizados para el
manejo de la cuenta judicial, confrontando
la firma y
la huella de estas personas en la Orden de
Pago con lo contenido en la Tarjeta de Firmas
del Banco Agrario.

¿Firmas y huellas coinciden con Tarjeta de

Realizar la visación de Registro de Firmas?
25 firmas Banco Agrario SI: Se pregunta ¿La Orden fué generada
registradas de los
mediante Portal web - Banco Agrario
funcionarios
Transaccional?
autorizados para el
NO: Continuar con la actividad N° 29
manejo de
las cuentas
bancarias ¿La Orden fué generada mediante Portal
web - Banco Agrario Transaccional?
SI: Continuar con la actividad N° 26
NO: Se pregunta ¿Pago superior a 15
SMMLV?

¿Pago superior a 15 SMMLV?

SI: Continuar con la actividad N° 27
NO: Continuar con la actividad N°
28
Se aprueba y confirma la operación sobre el
depósito judicial mediante el Portal web -
Aprobar y confirmar la
Banco Agrario Transaccional.
operación sobre el
26 Banco Agrario
depósito judicial
¿Autorización de pago confirmada?
mediante firma
SI: Continuar con la actividad N° 31
electrónica
NO: Continuar con la actividad N°
29
Confirma la autorización del pago en la
oficina del Banco Agrario que administra
la cuenta judicial, realizando las visitas
personales a los despachos judiciales,
Realizar visitas cuando el pago es superior a 15 SMLMV,
personales a los de lo contrario el Banco Agrario realiza
27 Banco Agrario
despachos judiciales llamadas telefónicas a los funcionarios
para confirmar la judiciales que autorizaron la Orden de
autorización del pago Pago.

¿Autorización de pago confirmada?

SI: Continuar con la actividad N° 31
NO: Continuar con la actividad N°
29

64
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Confirma personalmente, cualquier orden sin
sujeción a la cuantía, incluso acudiendo a los
despachos judiciales, sí, a su juicio, existen
Realizar llamadas circunstancias que ofrezcan duda sobre la
telefónicas a los veracidad de la misma o la autenticidad de las
28 Banco Agrario
funcionarios judiciales firmas.
para confirmar la
autorización del pago ¿Autorización de pago confirmada?
SI: Continuar con la actividad N° 31
NO: Continuar con la actividad N°
29
No ejecutar la Orden No ejecuta la Orden de Pago luego de que el
de Pago del depósito Banco Agrario verifica el incumplimiento
29 Banco Agrario
judicial de los requisitos establecidos para
ejecutar la orden.
Informar al ordenador
Se informa al Juez o Magistrado el no
del pago, el no pago
30 Banco Agrario pago del depósito judicial.
del depósito judicial
adjuntando los
documentos soporte FIN
Ejecutar la Orden de
Los depósitos judiciales se pagan según
Pago del depósito
31 Banco Agrario orden del funcionario judicial, quien la
judicial en los
librará únicamente al beneficiario o a su
términos establecidos
apoderado.
por el despacho
Confirmar la
Constata la ejecución de la orden de pago
ejecución de la Orden Juez o Magistrado,
32 consultando en portal web - Banco Agrario
de Pago del depósito Secretario
y/o en movimiento diario.
judicial consultando en
portal web y/o en
movimiento diario
Actualizar la Ingresan y/o actualizan los datos de la Orden
Juez o Magistrado,
33 información del de Pago en el sistema de la Rama Judicial
Secretario
despacho Siglo XXl o Siglo XXl o base de datos.
Base de Datos

65
CONTROLES ACTUALES
No. ACTIVIDAD CONTROL DESCRIPCIÓN RESPONSIBLES
Los depósitos
judiciales se pagarán Únicamente podrá
según orden del disponerse de los
Generar la orden de funcionario judicial, depósitos judiciales Juez – Magistrado,
pago por única vez en en virtud de responsables de los
quien la librará
cumplimiento de lo providencia judicial, Depósitos Judiciales
únicamente al
establecido en comunicada al Banco
providencia judicial, beneficiario o a su
2 apoderado, en los Agrario por medio de
diligenciando el oficio
formato DJ04 en portal términos del artículo
web del Banco Agrario 70 del C. P. C, según
Agrario, siglo XXI. el Artículo sexto del
Acuerdo 1676 del
2002.
Registro de firma, huella
Registrar firma y huella dactilar y/o sellos de las No se efectúa una
de los DOS DOS personas que operación de pago
4 funcionarios judiciales autorizan la orden de sobre la cuenta Juez – Magistrado,
autorizados para el operación sobre los judicial hasta tanto no responsables de los
manejo de los depósitos judiciales - se autorice de ella Depósitos Judiciales
depósitos judiciales Control Dual mediante la firma,
huella dactilar y/o
sellos de las DOS
personas
responsables -
Control Dual
Autorizar y confirmar la
5
Orden de Pago de los Confirmación de la Constatar que el pago Juez – Magistrado,
depósitos judiciales autorización del pago haya sido autorizado responsables de los
por por los responsables Depósitos Judiciales
medio electrónico
Verificar que el formato
(DJ04) se encuentra
Revisión de los datos de la Que la Orden de Pago
8 completamente Oficina de apoyo judicial
orden de operación tenga los datos
diligenciado y que los – Dirección Seccional
completa y
datos coinciden
correctamente
con la información
propia diligenciados
Confrontar las firmas y
Verificación de la
huellas de los Oficina de apoyo judicial
autenticidad de firmas, Que la Orden de Pago
9 servidores judiciales del – Dirección Seccional
huellas y sellos de la orden tenga la firma y la
formato (DJ04) con la
de operación huella registrada de las
Tarjeta de Control de
personas autorizadas
Firmas

66
No. ACTIVIDAD CONTROL DESCRIPCIÓN RESPONSIBLES
Registro de firma, huella
Aprobar la Orden de
dactilar y/o sellos de las No se efectúa una
Pago de los depósitos
DOS personas que operación de pago Oficina de apoyo judicial
judiciales registrando
10 autorizan la orden de sobre la cuenta – Dirección Seccional
firma y huella de los
operación sobre los judicial hasta tanto no
DOS empleados
depósitos judiciales - se apruebe la orden
autorizados para el
Control Dual de operación
manejo de los
mediante la firma,
depósitos judiciales
huella dactilar y/o
sellos de las DOS
personas
responsables -
Control Dual
Verificar la identidad de
la persona que se Verificación de la
acerca al despacho y/o identidad del beneficiario Constatar que la
14 Juez – Magistrado -
a la Oficina de Apoyo al momento de la entrega persona que se
Judicial a solicitar la de la orden de pago acerca al despacho es Oficina de apoyo judicial
entrega de la Orden de el beneficiario del – Dirección Seccional
Pago pago
Se registra y/o
Actualizar la matriz de Creación y/o actualización actualiza la
20 eventos posibles de de la Matriz de Eventos información relativa a
cobros irregulares Posibles Cobros Irregulares sucesos de presunto Dirección Seccional
cobro Irregular, sin
discriminar si se trata
de una pérdida
económica o no, se
haya
Materializado o no el
evento.
Generar la orden de
NO pago del depósito Registro de firma, huella
Judicial al Banco dactilar y/o sellos de las No se efectúa una
Agrario, elaborando en DOS personas que operación de No Juez – Magistrado -
21 medio físico o autorizan la orden de pago sobre la cuenta Oficina de apoyo judicial
electrónico (portal web operación sobre los judicial hasta tanto no –
- Banco Agrario depósitos judiciales - se apruebe la orden
Agrario) el oficio con Control Dual de operación
firma y huella de los mediante la firma,
DOS funcionarios huella dactilar y/o
judiciales autorizados sellos de las DOS
para el manejo personas
de los depósitos responsables -
judiciales Control Dual
Revisar los datos y
Revisión de los datos de la Que la Orden de Pago Banco Agrario
24 el
orden de operación tenga los datos
contenido de la orden
completa y
de pago
correctamente
diligenciados

67
No. ACTIVIDAD CONTROL DESCRIPCIÓN RESPONSIBLES
Realizar la visación de
Verificación de la
firmas registradas de
autenticidad de firmas, Que la Orden de Pago Banco Agrario
25 los funcionarios
huellas y sellos de la orden tenga la firma y la
autorizados para el
de operación huella registrada de las
manejo de las
personas autorizadas
cuentas bancarias
Realizar visitas
personales a los Confirmación de la Constatar que el pago
27
despachos judiciales autorización del pago haya sido autorizado Banco Agrario
para confirmar la por los responsables
autorización del pago
Realizar
llama
das Confirmación de la Constatar el pago
28
telefónicas a los autorización del pago haya sido autorizado Banco Agrario
funcionarios judiciales por los responsables
para confirmar la
autorización del
pago
Confirmar la ejecución
de la Orden de Pago del Confirmación de la
Que la orden de pago
32 depósito judicial ejecución de la orden de
haya sido ejecutada Juez – Magistrado
consultando en portal pago del depósito judicial
por el Banco Agrario
web - Banco Agrario
y/o en movimiento
diario
Creación y/o actualización
Actualizar la información Actualización de bases
de la información propia
33 del despacho en Siglo XXl de datos teniendo en
(registro de depósitos Juez – Magistrado
o Base de Datos cuenta las órdenes de
judiciales cobrados)
pago ejecutadas y no
ejecutadas por el
Banco Agrario.

68
 DIAGRAMA DE FLUJO

DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 7. Pago
Página: 1 de 5

INICIO

1. Es tablecer la especialidad del proceso judicial para el cuál

s e ordena el pago del depósito Judicial

Juez o Magis trado

Sí 2. Generar la orden de pago por una única vez en

¿Es pago permanente cuota cumplimiento de lo establecido en providencia judicial,
alimentaria? diligenciando el formato DJ04 en Portal Web, Siglo XXl o
Manual

No Juez o Magis trado Secretario

3. Generar la orden de pago del depósito Judicial en

cumplimiento de lo establecido en la providencia judicial,
diligenciando el formato DJ04 en Portal Web, Siglo XXl o
Manual

Secretario

DJ04

4. Registrar firma y huella de los DOS funcionarios judiciales

autorizados para el manejo de los depósitos judiciales

Juez o Magis trado

Secretario

¿Utiliza Portal Web No

Trans accional?

Sí Juez o Magis trado

Secretario

5. Autorizar y confirmar la Orden de Pago de los depósitos

judi ciales por medio electrónico

Juez o Magis trado

Secretario

No
B ¿Exis te Oficina de Apoyo
Judicial?

Sí Juez o Magis trado

Secretario

69
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 7. Pago
Página: 2 de 5

6. Remitir el formato (DJ04) a la Oficina de Apoyo Judicial

Juez o Magistrado

7. Recibir la Orden de Pago de los despachos judiciales en

original y dos copias

Oficina de Apoyo Judicial

8. Verificar que el formato (DJ04) se encuentra

completamente diligenciado y que los datos coinciden con la
información de la oficina

Oficina de Apoyo Judicial

¿Datos de la Orden de Pago No

coinciden con información
del beneficiario?

Oficina de Apoyo Judicial

Sí

9. Confrontar las firmas y huellas de los servidores judiciales

del formato (DJ04) con la Tarjeta de Control de Firmas

Oficina de Apoyo Judicial

¿Firmas y huellas coinciden No

con Tarjeta de Control de
Firmas?

Oficina de Apoyo Judicial

Sí

10. Aprobar la Orden de Pago de los depósitos judiciales

registrando firma y huella de los DOS empleados 11. No Autorizar la Orden de Pago de los depósitos judiciales
autorizados para el manejo de los depósitos judiciales

Oficina de Apoyo Judicial Oficina de Apoyo Judicial

12. Informar al Despacho Judicial la no autorización de la

orden de pago adjuntando los documentos soporte

Oficina de Apoyo Judicial

C E

70
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 7. Pago
Página: 3 de 5

B Sí 13. Rea lizar l a búsqueda ó s olicitar el físico del título judicial,

¿Exi s te título judicial?
y a djuntarlo a la Orden de Pago

Juez o Ma gi s tra do Juez o Ma gi s tra do

No Ofi ci na de Apoyo Judi ci a l Ofi ci na de Apoyo Judi ci a l

Títul o Judicial
/ DJ04

14. Veri ficar la i dentidad de l a persona que s e acerca al

des pacho y/o a l a Oficina de Apoyo Judicial a s olicitar la
entrega de la Orden de Pa go

Juez o Ma gi s tra do
Ofi ci na de Apoyo Judi ci a l

¿Es l a persona beneficiaria No

del pago o su apoderado?

Sí Juez o Ma gi s tra do
Ofi ci na de Apoyo Judi ci a l

15. Entrega r el formato (DJ04) al beneficiario para que

proceda a cobrar el depósito judicial, dejar constancia de 16. No entregar el formato (DJ04) a la persona que s e acerca
entrega, y a rchivar copia en el expediente del proceso y en a l despacho judicial y/o Oficina de Apoyo Judicial
a rchi vo de la dependencia judicial

Juez o Ma gi s tra do Juez o Ma gi s tra do

Ofi ci na de Apoyo Judi ci a l Ofi ci na de Apoyo Judi ci a l

¿Beneficiario Reclama No
Orden de Pago pasado tres 17. Entrega r el formato (DJ04) al despacho que l o originó
mes de a utorizada?

Juez o Ma gi s tra do Juez o Ma gi s tra do

Sí

No
¿Ha y ci rcunstancias que 18. Reportar la No Autorización de l a Orden de Pa go a la
H E
a meriten impartir orden de Di rección Seccional
NO pa go?

Sí Juez o Ma gi s tra do Juez o Ma gi s tra do

Ofi ci na de Apoyo Judi ci a l Ofi ci na de Apoyo Judi ci a l

21. Generar la orden de NO pago del depósito Judicial a l 19. Efectua r investigaciones y s eguimiento que s ean a l ugar
Ba nco, elaborando en medio físico o electrónico (portal web) por un i ntento de cobro i rregular
el oficio con firma y huella de l os DOS funcionarios judiciales
a utorizados para el manejo de los depósitos judiciales

Juez o Ma gi s tra do Dirección Seccional

Ofi ci na de Apoyo Judi ci a l

Ofi ci o 20. Actua lizar la matriz de eventos posibles de cobros

i rregulares

Dirección Seccional

22. Ejecuta r la Orden de NO pago del depósito judicial F

Banco

71
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 7. Pago
Página: 4 de 5

No
H ¿Se puede levantar la orden G
de NO pago?

Sí Juez o Magis trado

Secretario
Oficina de Apoyo Judicial

23. Recibir la Orden de Pago (DJ04) y los documentos

adjuntos

Banco

24. Revisar los datos y el contenido de la orden de pago

Banco

¿Datos de la orden de pago

No I
coinciden con información
del depósito constituído?

Sí Banco

25. Realizar la visación de firmas registradas de los

funcionarios autorizados para el manejo de las cuentas
bancarias

Banco

¿Firmas y huellas coinciden No

con Tarjeta de Registro de I
Firmas?

Sí Banco
27. Realizar visitas personales a los despachos judiciales para
confirmar la autorización del pago

Banco

Sí

¿La Orden fué generada No

¿Pago s uperior a 15
mediante Portal Web
SMMLV?
Trans accional?

Sí
Banco No Banco

26. Aprobar y confirmar la operación sobre el depósito 28. Realizar llamadas telefónicas a los funcionarios judiciales
judicial mediante firma electrónica para confirmar la autorización del pago

Banco Banco

72
Controles Existentes, ¿Qué se controla?
4 : No se efectua una operación de pago sobre la cuenta judicial hasta tanto no se autorice de ella mediante la firma, huella dactilar y/o sellos de las DOS personas responsables - Control Dual
8 : Que la Orden de Pago tenga los datos completa y correctamente diligenciados
9 : Que la Orden de Pago tenga la firma y la huella registrada de las personas autorizadas
10 : No se efectua una operación de pago sobre la cuenta judicial hasta tanto no se apruebe la orden de operación mediante la firma, huella dactilar y/o sellos de las DOS personas responsables - Control Dual
21 : No se efectua una operación de No pago sobre la cuenta judicial hasta tanto no se apruebe la orden de operación mediante la firma, huella dactilar y/o sellos de las DOS personas responsables - Control Dual
24 : Que la Orden de Pago tenga los datos completa y correctamente diligenciados
25 : Que la Orden de Pago tenga la firma y la huella registrada de las personas autorizadas
27, 28 : Que el pago haya sido autorizado por los responsables

DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 7. Pago
Página: 5 de 5

¿Autorización de pago No
confirmada?

Sí Banco

31. Ejecutar la Orden de Pago del depósito judicial en los I

29. No ejecutar la Orden de Pago del depósito judicial
términos establecidos por el despacho

Banco Banco

32. Confirmar la ejecución de la Orden de Pago del depósito 30. Informar al ordenador del pago, el no pago del depósito
judicial consultando en portal web y/o en movimiento diario judicial adjuntando los documentos soporte

Juez o Magistrado Banco

Secretario

33. Actualizar la información del despacho en Siglo XXl o Base

de Datos

Juez o Magistrado
Secretario
F
Documentos
soporte

FIN

73
 11.3 CONVERSIÓN

OBJETIVO

Ejecutar la conversión del depósito judicial a nombre del despacho solicitante al cuál le fue asignado el
proceso o en mismo que ordenó la constitución del depósito, mediante la generación de la Orden de
Conversión con información confiable y completa por parte de los funcionarios autorizados, en
cumplimiento de los requisitos de norma establecidos.

ALCANCE

Cuando una suma depositada deba transferirse a un proceso diferente que cursa en otro despacho judicial
o en el mismo que ordenó su constitución, el funcionario judicial efectuara la transacción de conversión, y
posteriormente está será autorizada por el magistrado o juez y el secretario o Jefe de la Oficina de Apoyo
Judicial y Coordinador de depósitos o quien haga sus veces.

También se aplicará la conversión en el caso de procesos que deban trasladarse de un despacho a otro o a
un ente coactivo por aplicación de normas legales, medidas de reordenamiento o de descongestión
que afecten la capacidad de disposición de los depósitos judiciales, así como para la modificación de
información contenida en el depósito judicial por errores presentados en el momento de la emisión de
cada depósito judicial.

Cuando por error en la consignación o por solicitud de una entidad estatal o ente coactivo, el Despacho
deba ordenar mediante resolución y diligenciamiento del formato DJ-05 (en caso de no encontrarse
habilitado en el Portal) el traslado de un depósito judicial a otra entidad estatal, podrá utilizar este
procedimiento y deberá dejar la constancia en el archivo de la conciliación de la cuenta.

El depósito inicial se cancelará en virtud de la conversión.

PARÁGRAFO 1. Cuando la transferencia que implica la conversión genere división del depósito judicial,
previamente se realizará el fraccionamiento en los términos que ordene el funcionario judicial, mediante la
realización previa en el Portal de la transacción de fraccionamiento o el diligenciamiento del Formato
DJ05, según el aplicativo transaccional que posea habilitada la dependencia administrativa o el
despacho judicial y posteriormente se realizaran las conversiones requeridas de acuerdo a lo
establecido anteriormente.

En caso de las conversiones de los depósitos judiciales constituidos para el pago por consignación de
prestaciones laborales, además se dará aplicación a lo dispuesto por el parágrafo del artículo cuarto del
Acuerdo 1481 de 2002.

CONVERSIÓN ESPECIAL Mientras se produce la cancelación de la cuenta judicial, los jueces ordenarán
las conversiones especiales.

Para efectos de proceder a la conversión de los depósitos constituidos en cuentas inactivas se

realizará el procedimiento de conversiones especiales, en el cual:

• La Seccional allegara constancia que el Despacho fue objeto de medida de

reordenamiento.

• La Seccional certificará el Despacho Judicial al que fue asignado el proceso por el

cual se constituyó el Depósito Judicial.

74
• El Despacho solicitante que adelanta los procesos diligenciará el formato DJ05, solicitando al
Banco Agrario la conversión del depósito a su propia cuenta.
En este caso los títulos o depósitos judiciales correspondientes a procesos que se adelantaron ante
Despachos que fueron objeto de medidas de reordenamiento deben ser convertidos a órdenes del
Despacho que adelanta el

Proceso. Para esto, el mismo Despacho que conoce el proceso diligenciará el formato DJ05, tramite de
conversión, previo el cumplimiento de los requisitos para la conversión especial.

Una vez ordenadas las conversiones especiales los Depósitos Judiciales que no fueron objeto de dicha
medida, al no identificar el proceso judicial, se trasladarán en forma masiva a la cuenta destinada para
ello en la dirección seccional correspondiente.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Identifica cuando el depósito judicial
deba transferirse a un proceso diferente
que cursa en otro despacho o en el
Identificar cuando el depósito
mismo que ordenó su constitución, así
judicial deba transferirse a la
como procesos que deban trasladarse
1 cuenta judicial del despacho Juez o Magistrado
de un despacho a otro por medidas
al cuál fue asignado el
de reordenamiento o de
proceso judicial
descongestión.
¿Utiliza Portal Web Transaccional?
SI: Continuar con la actividad
N° 4. NO: Continuar con la
actividad N° 2.
Según norma – Artículo
Noveno del Acuerdo 1676
de 2002.
Generar la Orden de Genera la Orden de Conversión del
Conversión del depósito depósito Judicial, diligenciando en
2 Judicial diligenciando el Secretario medio físico o electrónico (Portal
formato DJ05 en Siglo XXl o Web) el Formato Comunicación de la
Manual Solicitud de Conversión o
Fraccionamiento (DJ05).
Según norma – Artículo Noveno del
Acuerdo 1676 de 2002.
Se autoriza la Orden de Conversión
registrando firma y huella de los DOS
Registrar firma y huella de los (2) funcionarios autorizados en el
DOS funcionarios judiciales Juez o Magistrado, manejo de la cuenta judicial, una vez
3
autorizados para el manejo de Secretario se haya verificado que el formato
los depósitos judiciales (DJ05) se encuentra total y
correctamente diligenciado, en caso
contrario no se registran firmas y
huellas dactilares en
el formato establecido.
Según norma – Artículo Noveno del
Acuerdo 1676 de 2002.
75
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Registrar firma y huella de los
DOS funcionarios judiciales Juez o Magistrado, Continuar con ¿Existe Oficina de
3
autorizados para el manejo de Secretario Apoyo Judicial?
los depósitos Según norma – Artículo Noveno del
Acuerdo 1676 de 2002.
Genera la Orden de Conversión del
depósito Judicial, diligenciando en
Efectuar la transacción Juez o Magistrado,
4 Portal Web Transaccional el Formato
electrónica en Portal Web Secretario
Comunicación de la Solicitud de
Conversión o Fraccionamiento
(DJ05).
Según norma – Artículo Noveno del
Acuerdo 1676 de 2002.
Se autoriza la Orden de Conversión
mediante el Portal Web Transaccional
del Banco Agrario. Cuando la
transferencia que implica la conversión
genere división del depósito judicial,
previamente se realizará el
Autorizar la Orden de fraccionamiento en los términos que
5 Conversión de los depósitos Juez o Magistrado, ordene el funcionario judicial.
judiciales por medio Secretario
electrónico ¿Existe Oficina de Apoyo Judicial?
SI: Continuar con la actividad N° 6.
NO: Se pregunta ¿Existe Título
Judicial?

Según norma – Artículo Noveno del

Acuerdo 1676 de 2002.
Se entrega el Formato Comunicación
de la Orden de Conversión o
Fraccionamiento (DJ05) en Original y
Remitir el formato (DJ05) a la
6 Juez o Magistrado Dos (2) copias a la Oficina de Apoyo
Oficina de Apoyo Judicial
Judicial en caso de existir, con el fin de
que esta dependencia desarrolle sus
funciones de verificación sobre la
orden de operación.
Según norma – Artículo Noveno del
Acuerdo 1676 de 2002.
Se recibe la Orden de Conversión en
Recibir de los despachos la original y dos copias para que la
7 Orden de Conversión en Oficina de Apoyo Oficina proceda a efectuar las
original y dos copias Judicial actividades de verificación de la
veracidad de la orden y
confrontación de firmas y huellas en
la Tarjeta de Firmas.
Según norma – Artículo Noveno del
Acuerdo 1676 de 2002.

76
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Se verifica que el Formato (DJ05) se
encuentra completamente
Verificar que el formato diligenciado, la existencia del
(DJ05) se encuentra depósito judicial, y que los datos de la
8 completamente diligenciado y Oficina de Apoyo orden coinciden con la información
que los datos coinciden con la Judicial registrada en las bases de datos de la
información propia Oficina, en caso de que los datos no
coincidan, se hace constar la
inconsistencia en oficio y se devuelve el
Formato (DJ05) al
despacho para su corrección.
Según norma – Artículo Noveno del
Acuerdo 1676 de 2002.
Verificar que el formato
¿Datos de la Orden de Conversión
(DJ05) se encuentra
coinciden con información de la
8 completamente diligenciado y Oficina de Apoyo
oficina?
que los datos coinciden con la Judicial
SI: Continuar con la actividad
información propia
N° 9. NO: Continuar con la
actividad N° 11.
Según norma – Artículo
Noveno del Acuerdo 1676 de
2002.
Verifica la autenticidad de las firmas y
huellas de los funcionarios judiciales,
confrontando las firmas y huellas de los
Confrontar las firmas y huellas servidores judiciales del formato (DJ05)
de los servidores judiciales del con la Tarjeta de Control de Firmas de
9 Oficina de Apoyo
formato (DJ05) con la Tarjeta la oficina.
Judicial
de Control de Firmas
¿Firmas y huellas coinciden con
Tarjeta de Control de Firmas?
SI: Continuar con la actividad N° 10.
NO: Continuar con la actividad N° 11
Según norma – Artículo Noveno del
Acuerdo 1676 de 2002.
Se registra firma y huella dactilar del
Aprobar la Orden de
Jefe de la Oficina de Apoyo Judicial y el
Conversión de los depósitos
responsable asignado en el Formato
judiciales registrando firma y
10 Oficina de Apoyo (DJ05).
huella de los DOS empleados
Judicial
autorizados para el manejo de
¿Existe título judicial?
los depósitos judiciales
SI: Continuar con la actividad
N° 16. NO: Continuar con la
actividad N° 17.
Según norma – Artículo
Noveno del Acuerdo 1676 de
2002.
No autoriza la Orden de Conversión,
No Autorizar la Orden de
para ello no se registra firma y huella
11 Conversión de los depósitos Oficina de Apoyo
dactilar del Jefe de la Oficina de
judiciales Judicial
Apoyo Judicial y el responsable
asignado en el Formato (DJ05).

77
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Según norma – Artículo Noveno del
Acuerdo 1676 de 2002.

Informar al Despacho Judicial Se procede a informar al despacho la no

12 Oficina de Apoyo
la no autorización de la Orden autorización de la Orden de Conversión
Judicial
de Conversión adjuntando los Adjuntando el formato (DJ05).
documentos soporte Según norma – Artículo Noveno del
Acuerdo 1676 de 2002.
Se comunica a la Dirección Seccional
Reportar la no entrega de la
Juez o Magistrado, la no entrega de la Orden de
13 Orden de Conversión a la
Oficina de Apoyo Conversión para que ella proceda a
Dirección Seccional
Judicial iniciar una investigación acerca
del hecho.
Según norma – Artículo Noveno del
Acuerdo 1676 de 2002.
Efectuar investigaciones y
seguimientos que sean a lugar Se inicia investigación por intento de
14 Dirección Seccional
por un intento de cobro presunto Cobro Irregular.
irregular Según norma – Artículo Noveno del
Acuerdo 1676 de 2002.
Registrar todos los eventos de riesgo
Actualizar la matriz de
operativo en la matriz de eventos de
15 eventos posibles de cobros Dirección Seccional
posibles de cobros irregulares.
irregulares
FIN.
Según norma – Artículo Noveno del
Acuerdo 1676 de 2002.
Realizar la búsqueda o Realiza la búsqueda del título judicial
solicitar el físico del título Juez o Magistrado, y se adjunta a la Orden de Conversión
16
judicial, y adjuntarlo a la Oficina de Apoyo (si existe el título), sin diligenciamiento
Orden de Conversión Judicial alguno, de lo contrario se remite el
formato DJ05 al Banco.
Según norma – Artículo Noveno del
Acuerdo 1676 de 2002.
Remitir el formato (DJ05) al
Remite el original del formato (DJ05)
Banco, dejar constancia de
Juez o Magistrado, al Banco, deja constancia de entrega, y
17 entrega, y archivar copia en el
Oficina de Apoyo archiva copia en el expediente del
expediente del proceso
Judicial proceso y en archivo de la
judicial
dependencia judicial.
Según norma – Artículo Noveno del
Acuerdo 1676 de 2002.
Recibir la Orden de
Recibe la Orden de Conversión
18 Conversión (DJ05) y los Banco
(DJ05) y el título judicial.
documentos adjuntos
Según norma – Artículo Noveno del
Acuerdo 1676 de 2002.

78
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Revisa que los datos de la Orden de
Conversión están completos y que
coincidan con la información de las
Revisar que los datos de la
bases de datos del Banco.
Orden de Conversión estén
19 Banco
completos y que coinciden
¿Datos de la Orden de Conversión
con información propia
coinciden con información del
Banco?
SI: Continuar con la actividad No. 20.
NO: Continuar con la actividad No. 23.

Según norma – Artículo Noveno del

Acuerdo 1676 de 2002.
Compara la firma y la huella de los
funcionarios autorizados para el manejo
de la cuenta judicial de la Orden de
Confrontar las firmas y huellas
Conversión con las registradas en la
de los servidores judiciales del
20 Banco Tarjeta de Firmas.
formato (DJ05) con la Tarjeta
¿Firmas y huellas coinciden con
de Registro de Firmas
Tarjeta de Registro de Firmas?
SI: Continuar con la actividad No. 21.
NO: Continuar con la actividad No. 23.
Según norma – Artículo Noveno del
Acuerdo 1676 de 2002.
Ejecutar la Orden de
Ejecuta la Orden de Conversión a la
Conversión del depósito
21 Banco cuenta judicial del despacho al cuál fue
judicial en los términos
asignado el proceso judicial.
establecidos por el despacho
Según norma – Artículo Noveno del
Acuerdo 1676 de 2002.
Verificar y confirmar las Constata la ejecución de la Orden de
Juez o Magistrado,
22 transacciones efectivas en el Conversión consultando en portal web
secretario
portal web y/o en y/o en movimiento diario o extracto.
movimiento diario FIN.

Según norma – Artículo Noveno del

Acuerdo 1676 de 2002.
No ejecuta la Orden de Conversión
No ejecutar la Orden de
luego de que el Banco verifica el
23 Conversión del depósito Banco
incumplimiento de los requisitos
judicial
establecidos para ejecutar la
Orden.

Según norma – Artículo Noveno del

Acuerdo 1676 de 2002.
Informar al despacho judicial
Se informa al Juez o Magistrado la No
ejecución de la Orden Conversión del
depósito judicial.
Según norma – Artículo Noveno del
Acuerdo 1676 de 2002.
FIN

79
 Controles al Procedimiento

No. ACTIVIDAD CONTROL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Registro de firma, No se efectúa una
Registrar firma y huella de los huella dactilar y /o operación de conversión
3 DOS funcionarios judiciales sellos de las DOS sobre la cuenta judicial Dirección Seccional
autorizados para el manejo personas que autorizan hasta tanto no se Juez o Magistrado
de los depósitos judiciales. la orden de operación autorice de ella
sobre los depósitos mediante la firma, huella
judiciales – Control Dual dactilar y/o sellos de las
DOS personas
responsables -
No se efectúa una Dirección
operación de conversión Seccional,
5
Registro de firma, sobre la cuenta judicial Juez o
Autorizar la Orden de huella dactilar y/o hasta tanto no se Magistrado
Conversión de los depósitos sellos de las DOS autorice de ella mediante
judiciales por medio
personas que la firma, huella dactilar
electrónico (Portal Web)
autorizan y/o sellos de las DOS
personas responsables –
Control Dual.
Dirección
Verificar que el formato Revisión de los datos de Que la orden de
Seccional,
(DJ05) se encuentra la orden de operación. conversión tenga los Juez o
8 completamente diligenciado datos completa y
Magistrado
y que los datos coinciden con correctamente
la información propia. diligenciados.

Confrontar las firmas y Verificación de la Que la orden de

Dirección
huellas de los servidores autenticidad de firmas, conversión tenga la
9 Seccional
judiciales del formato (DJ05) huellas y sellos de la firma y la huella Oficina de Apoyo
con la tarjeta de control de orden de operación. registrada de las Judicial
firmas. personas autorizadas.
Aprobar la orden de Registro de firma, huella
conversión de los depósitos dactilar y/o sellos de las No se efectúa una
judiciales registrando firma y DOS personas que operación de conversión
Dirección
huella de los DOS autorizan la orden de sobre la cuenta judicial Seccional
funcionarios responsables operación sobre los hasta tanto no se Oficina de Apoyo
del manejo de los depósitos depósitos judiciales – autorice de ella Judicial
10 judiciales. Control Dual. mediante la firma, huella
dactilar y/o sellos de las
DOS personas
responsables – Control
Dual.
Se registra y/o actualiza
Actualizar la matriz de Creación y/o la información relativa a
eventos de posible Cobros actualización de Matriz sucesos de presunto
15 Irregulares. de Eventos posibles cobro irregular, sin Dirección
Cobros Irregulares. discriminar si se trata de Seccional
una pérdida económica
o no, se haya
materializado o no el
evento.
80
 Revisar que los datos de la Que la orden de
orden de conversión estén Revisión de los datos de Conversión tenga los
19 datos completa y
completos y que coinciden la orden de operación Banco
con información propia. correctamente
diligenciados.

Confrontar las firmas y Verificación de la Que la orden de

huellas de los servidores autenticidad de firmas, Conversión tenga la
20 firma y la huella
judiciales del formato (DJ05) huellas y sellos de la Banco
con la tarjeta de registros y orden de operación. registrada de las
firmas . personas autorizadas

Verificar y confirmar las Confirmación de la Constatar que el Banco

Oficina de Apoyo
transacciones efectivas en el ejecución de la orden de haya ejecutado la Orden Judicial
22 de Conversión del Juez Juez o Magistrado
Portal Web y/o en operación sobre el
movimientos sabanas depósito judicial. Magistrado.
diarias.

81
 DIAGRAMA DE FLUJO

DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 8. Conversión
Página: 1 de 5

INICIO

1. Identificar cuando el depósito judicial deba transferirse a

la cuenta judicial del despacho al cuál fue asignado el
proceso judicial

Juez o Magistrado

¿Utiliza Portal Web No 2. Generar la Orden de Conversión del depósito Judicial

Transaccional? diligenciando el formato DJ05 en Siglo XXl ó Manual

Sí Juez o Magistrado Secretario

3. Registrar firma y huella de los DOS funcionarios judiciales

4. Efectuar la transacción electrónica en Portal Web
autorizados para el manejo de los depósitos judiciales

Juez o Magistrado Juez o Magistrado

Secretario Secretario

5. Autorizar la Orden de Conversión de los depósitos

judiciales por medio electrónico (Portal Web)

Juez o Magistrado
Secretario

DJ05

B No ¿Existe Oficina de Apoyo

Judicial?

Sí Juez o Magistrado
Secretario

82
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 8. Conversión
Página: 2 de 5

6. Remitir el formato (DJ05) a la Oficina de Apoyo Judicial

Juez o Magistrado

7. Recibir de los despachos judiciales laOrden de Conversión

en original y dos copias

Oficina de Apoyo Judicial

8. Verificar que el formato (DJ05) se encuentra

completamente diligenciado y que los datos coinciden con la
información de la oficina

Oficina de Apoyo Judicial

¿Datos de la Orden de No
Conversión coinciden con D
información de oficina?

Sí Oficina de Apoyo Judicial

9. Confrontar las firmas y huellas de los servidores judiciales

del formato (DJ05) con la Tarjeta de Control de Firmas

Oficina de Apoyo Judicial

83
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 8. Conversión
Página: 3 de 5

C D

¿Firmas y huellas coinciden No

con Tarjeta de Control de
Firmas?

Sí Oficina de Apoyo Judicial

10. Aprobar la Orden de Conversión de los depósitos

11. No Autorizar la Orden de Conversión de los depósitos
judiciales registrando firma y huellade los DOS funcionarios
judiciales
responsables del manejo de los depósitos judiciales

Oficina de Apoyo Judicial Oficina de Apoyo Judicial

12. Informar al Despacho Judicial la no autorización de la

orden de conversión adjuntando los documentos soporte
E

Oficina de Apoyo Judicial

13. Reportar la No Autorización de la Orden de Conversión a

la Dirección Seccional

Juez o Magistrado
Oficina de Apoyo Judicial

14. Efectuar investigaciones y seguimiento que sean a lugar

por un intento de cobro irregular

Dirección Seccional

15. Actualizar la matriz de eventos posibles de cobros

irregulares

Dirección Seccional

84
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 8. Conversión
Página: 4 de 5
E

B Sí 16. Realizar la búsqueda y/o solicitud del título judicial y

¿Existe título judicial?
adjuntarlo a la Orden de Conversión

No Juez o Magistrado Juez o Magistrado

Oficina de Apoyo Judicial Oficina de Apoyo Judicial

17. Remitir el formato (DJ05) al Banco, dejar constancia de Título Judicial

entrega, y archivar copia en el expediente del proceso judicial / DJ05

Juez o Magistrado
Oficina de Apoyo Judicial

18. Recibir la Orden de Conversión (DJ05) y datos adjuntos

Banco

19. Revisar que los datos de la Orden de Conversión estén

completos y que coinciden con información del Banco

Banco

¿Datos de la Orden de No
Conversión coinciden con H
información del Banco?

Sí Banco

20. Confrontar las firmas y huellas de los servidores judiciales

del formato (DJ05) con la Tarjeta de Registro de Firmas

Banco

85
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 8. Conversión
Página: 5 de 5

¿Firmas y huellas coinciden

No
con Tarjeta de Registro de
Firmas?

23. No ejecutar la Orden de Conversión del depósito judicial H

Sí Banco

Banco

24. Informar al Despacho Judicial o a quién haga sus veces, la

21. Ejecutar la Orden de Conversión del depósito judicial en
no conversión del depósito judicial adjuntando los
los términos establecidos por el despacho
documentos soporte

Banco Banco

22. Verificar y confirmar las transacciones efectivas en el Documentos

Portal Web y/o en movimientos sabanas diarias soporte

Juez o Magistrado
Oficina de Apoyo Judicial
F

FIN

Controles Propuestos
15 : Creación y/o actualización de la Matriz de Eventos Posibles Cobros Irregulares
22 : Confirmación de la ejecución de la orden de operación sobre el depósito judicial

Controles Existentes
3, 5, 10 : Registro de firma, huella dactilar y/o sellos de las DOS personas que autorizan la orden de operación sobre los depósitos judiciales - Control Dual
8, 19 : Revisión de los datos de la orden de operación
9, 20 : Verificación de la autenticidad de firmas, huellas y sellos de la orden de operación

FORMATOS

Formato Comunicación de la Solicitud de Conversión o Fraccionamiento (DJ05)

86
 11.4 REPOSICIÓN

OBJETIVO

Ejecutar la Reposición del depósito judicial materializado – Título judicial, por su pérdida, hurto,
extravío y/o deterioro, mediante la generación de la Orden de Reposición, con información confiable y
completa por parte de los funcionarios autorizados, en cumplimiento de los requisitos de norma
establecidos.

ALCANCE

Es la cancelación de un título judicial y la expedición de uno nuevo en las mismas condiciones que el
anterior, por pérdida o extravío, hurto o grave deterioro del título original.

La reposición únicamente tendrá lugar en los casos en que se expida título de depósito judicial, según
proceda en los términos del presente Manual.

El funcionario judicial competente solicitará la reposición del título al Banco Agrario, mediante el
diligenciamiento del formato DJ-06, al que se adjuntará copia de la afirmación del solicitante de la
pérdida, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad del juramento o del título sin diligenciamiento
alguno, si la solicitud obedece a grave deterioro del mismo, Si cuenta con Dependencia Administrativa
deberá enviarle copia de la solicitud con el respectivo soporte.

PARAGRAFO 1: Para los depósitos judiciales que actualmente no posean título físico y que hayan sido
expedidos con anterioridad al acuerdo 1676 de diciembre de 2002, solo se expedirá el título físico en los
casos en los cuales se hayan emitido bajo el concepto de:

- Depósitos para hacer postura en diligencias de remate.

- Cauciones para excarcelaciones.
- Pagos por consignación de prestaciones laborales, en los términos del Acuerdo 1481 de
2002.

PARAGRAFO 2: Cuando el despacho judicial cuente con dependencia administrativa, que tenga en
custodia los depósitos, en el caso de reposición, procederá así:

- Deberá entregar la declaración de pérdida, que se entenderá efectuada bajo la gravedad del
juramento, cuando el título se desapareciere estando en su poder o entregara el título sin
diligenciamiento alguno, si la solicitud obedece a grave deterioro.

- Dará aviso inmediato al despacho judicial sobre la pérdida, extravío, hurto o grave deterioro del
título y solicitará al magistrado o juez el diligenciamiento del formato DJ06.

- Ubicará el título cuando la solicitud obedezca a grave deterioro del mismo.

- Diligenciará el formato DJ-06, en original y dos copias, y deberán ser suscritos y elaborados por
parte de los funcionarios que posean las firmas registradas y la administración de la cuenta
judicial en el Banco Agrario, anexando al formato DJ-06 la declaración de pérdida o el título
respectivo, según sea el caso.

- Determinará la existencia del título en el módulo y confrontará los datos allí consignados con
los del oficio, a fin de establecer su coincidencia. En caso contrario, se hará constar la inconsistencia
en el oficio y se devolverá al despacho para su corrección.

- Revisará que los formatos estén total y correctamente diligenciados: En caso contrario, hará
87
 constar la inconsistencia en el oficio y lo devolverá al despacho para su corrección.

- Remitirá el original del oficio al Banco Agrario y le hará firmar las copias, en señal de recibo y
archivará una copia del oficio.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Identificar la pérdida, hurto, INICIO
extravío o deterioro del título Identifica la pérdida, hurto,
Juez o Magistrado,
judicial (causaciones y extravío o deterioro del título
1 Secretario, Oficina
excarcelación, postura de judicial según corresponda.
de Apoyo Judicial
remate, o prestaciones
laborales)
Presenta la denuncia penal ante la
Fiscalía General de la Nación en
Presentar la denuncia penal
caso de pérdida, hurto o extravío del
por pérdida, hurto o extravío Juez o Magistrado,
título judicial para adjuntarla a la
2 del título judicial para Secretario, Oficina
orden de reposición, de lo contrario
adjuntarla a la orden de de Apoyo Judicial
si se presenta deterioro del título
reposición
judicial se procede a generar la
Comunicación de la Orden de
Reposición Depósitos
Judiciales (DJ06).
Generar la Orden de
Elabora la Orden de Reposición del
Reposición del título judicial
depósito Judicial, diligenciando en
3 diligenciando en medio físico Secretario
medio físico o electrónico la
o electrónico (portal web -
Comunicación de la Orden de
Banco Agrario) la
Reposición Depósitos Judiciales
solicitud de Reposición (DJ06)
(DJ06).
Se autoriza la Orden de Reposición
de los títulos judiciales:
- Por medio electrónico (portal web
- Banco Agrario)
- Registrando firma y huella de los
Registrar firma y huella de los DOS funcionarios de las
DOS funcionarios de las dependencias encargadas de la
Juez o Magistrado,
4 dependencias encargadas de administración de los depósitos
Secretario
la administración de los judiciales una vez se haya
depósitos judiciales verificado que el formato (DJ06)
se encuentra total y
correctamente diligenciado,
caso contrario no se registran
firmas y huellas.

¿Existe Oficina de Apoyo Judicial?

SI: Continuar con la actividad N° 5.
NO: Se pregunta ¿Existe Título
Judicial?

88
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Entrega el Formato Comunicación
de la Orden de Reposición
Remitir el formato (DJ06) a la Depósitos Judiciales (DJ06) a la
5 Juez o Magistrado
Oficina de Apoyo Judicial Oficina de Apoyo Judicial en caso de
existir, de lo contrario alista el
Formato (DJ06) con el título judicial
para ser entregado al Banco Agrario.
Recibe la Orden de Reposición en
Recibir de los despachos la original y dos copias para que la
6 Orden de Reposición en Oficina de Apoyo Oficina proceda a efectuar las
original y dos copias Judicial actividades de verificación de la
veracidad de la orden y
confrontación de firmas y huellas en
la Tarjeta de Firmas.
Verifica que el Formato (DJ06) se
encuentra completamente
diligenciado, la existencia del depósito
judicial, y que los datos de la orden
Verificar que el formato
coinciden con la información registrada
(DJ06) se encuentra
en las bases de datos de la Oficina, en
completamente diligenciado y
caso de que los datos no coincidan,
7 que los datos coinciden con la Oficina de Apoyo
se hace constar la inconsistencia en
información con la Judicial
oficio y se devuelve el Formato
información de Siglo XXl y/o
(DJ06) al despacho para su
base de datos
corrección.

¿Datos de la Orden de Reposición

coinciden con información propia?
SI: Continuar con la actividad N° 8.
NO: Continuar con la actividad N° 11.
Se verifica la autenticidad de las
firmas y huellas de los funcionarios
judiciales, confrontando las firmas y
Confrontar las firmas y huellas huellas de los servidores judiciales del
de los servidores judiciales del formato (DJ06) con la Tarjeta de
8 Oficina de Apoyo
formato (DJ06) con la Tarjeta Control de Firmas.
Judicial
de Control de Firmas ¿Firmas y huellas coinciden con
Tarjeta de Control de Firmas?
SI: Continuar con la actividad N° 9
NO: Continuar con la actividad N° 10.
Se registra firma y huella dactilar del
Aprobar la Orden de Jefe de la Oficina de Apoyo Judicial y
Reposición de los depósitos el responsable asignado en el
judiciales registrando firma y Formato (DJ06).
9 Oficina de Apoyo
huella de los DOS empleados
Judicial
autorizados para el manejo de ¿Existe título judicial?
los depósitos judiciales SI: Continuar con la
actividad N° 15 NO:
Continuar con la actividad N°
16

89
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
No Autorizar la Orden de No registra firma y huella dactilar del
10 Reposición de los depósitos Oficina de Apoyo Jefe de la Oficina de Apoyo Judicial y
judiciales Judicial el responsable
asignado en el Formato (DJ06)
Informar al Despacho Judicial
la no autorización de la Orden Comunica al despacho la no
11 de Fraccionamiento Oficina de Apoyo autorización de la Orden de
adjuntando los documentos Judicial Reposición adjuntando el formato
soporte (DJ06).
Comunica a la Dirección Seccional
Reportar la no entrega de la
Juez o Magistrado, la no entrega de la Orden de
12 Orden de Reposición a la
Oficina de Apoyo Reposición para que ella proceda a
Dirección Seccional
Judicial iniciar una investigación acerca
del hecho
Efectuar investigaciones y
seguimientos que sean a lugar Inicia investigación por intento de
13 Dirección Seccional
por un intento de cobro presunto Cobro Irregular.
irregular
Registra todos los eventos de riesgo
Actualizar la matriz de
operativo en la matriz de eventos de
14 eventos posibles de cobros Dirección Seccional
posibles de cobros irregulares.
irregulares
FIN
Realizar la búsqueda o Realiza la búsqueda del título
solicitar el físico del título Juez o Magistrado, judicial y se adjunta a la Orden de
15
judicial y adjuntarlo a la Oficina de Apoyo Reposición (si existe el título), de lo
Orden de Reposición Judicial contrario se remite el formato
DJ06 al Banco Agrario.
Remitir el formato (DJ06) al
Entrega el original del formato
Banco Agrario, dejar
Juez o Magistrado, (DJ06) al Banco Agrario, deja
16 constancia de entrega, y
Oficina de Apoyo constancia de entrega, y archiva copia
archivar copia en el
Judicial en el expediente del proceso y en
expediente del proceso
archivo de la dependencia judicial.
judicial
Recibir la Orden de
Recibe la Orden de Reposición
17 Reposición (DJ06) y los Banco Agrario
(DJ06) y los documentos adjuntos
documentos adjuntos
Revisa que los datos de la Orden de
Reposición están completos y que
coincidan con la información de las
bases de datos del Banco Agrario.
Revisar los datos de la Orden
18 Banco Agrario
de Reposición
¿Datos de la Orden de Reposición
coinciden con información del
Banco Agrario?
SI: Continuar con la actividad N° 19.
NO: Continuar con la actividad N° 24.

90
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Se comparan la firma y la huella de
los funcionarios autorizados para el
manejo de la cuenta judicial de la
Orden de Reposición con las
Confrontar las firmas y huellas registradas en la Tarjeta de Firmas
de los servidores judiciales del del Banco Agrario, si las firmas y
19 Banco Agrario
formato (DJ06) con la Tarjeta huellas coinciden se procede a
de Registro de Firmas ejecutar la Orden de Reposición, de
lo contrario el Banco Agrario no
ejecuta la Orden.

¿Firmas y huellas coinciden con

Tarjeta de Registro de Firmas?
SI: Continuar con la actividad N° 20.
NO: Continuar con la actividad N° 24.
Cancelar el título judicial Se cancela el título judicial en la
20 Banco Agrario
extraviado o deteriorado base de datos del Banco Agrario.
Expedir un nuevo título Se expide un título judicial en las
21 judicial en las mismas Banco Agrario mismas condiciones que el anterior
condiciones que el anterior y se remite el título (físico) al
solicitante.
Recibir y custodiar los títulos Juez o Magistrado, Ver procedimiento 5. Custodia y
22
judiciales Oficina de Apoyo Control de los Depósitos Judiciales
Judicial
Construye el inventario de los
depósitos judiciales materializados
en todos los despachos judiciales,
Actualizar el inventario de los Juez o Magistrado, determinado directrices que orientan
23
títulos judiciales Oficina de Apoyo el control de los documentos y el
Judicial control de los registros de los
depósitos judiciales (propios del
Sistema de Administración de los
depósitos judiciales de la Rama o
Portal web - Banco Agrario
transaccional del Banco Agrario.
No ejecutar la Orden de No ejecuta la Orden de Reposición
24 Reposición del depósito Banco Agrario luego de que el Banco Agrario verifica
judicial el incumplimiento de los requisitos
establecidos para ejecutar la
orden
Informar al despacho judicial
Informa al Juez o Magistrado la No
o a quién haga sus veces, la
ejecución de la Orden de Reposición
25 no reposición del depósito Banco Agrario
del depósito judicial en los términos
judicial adjuntando los
establecidos.
documentos soporte
FIN

91
 CONTROLES ACTUALES

No. ACTIVIDAD CONTROL DESCRIPCIÓN RESPONSABLES

Registro de firma, No se efectúa una
Registrar firma y huella dactilar y/o operación de Reposición
huella de los DOS sellos de las DOS sobre la cuenta judicial
4 funcionarios personas que hasta tanto no se
judiciales autorizados autorizan la orden autorice de ella mediante Juez – Magistrado
para el manejo de los de operación sobre la firma, huella dactilar
depósitos judiciales los depósitos y/o sellos de las DOS
judiciales - personas responsables -
Control Dual Control Dual
Verificar que el
Que la Orden de
formato (DJ06) se
Revisión de los datos Reposición tenga los
8 encuentra Oficina de apoyo
de la orden de datos completa y
completamente judicial – Dirección
operación correctamente
diligenciado y que los Seccional
diligenciados
datos coinciden
con la información
propia
Confrontar las firmas Que la Orden de
Verificación de la
y huellas de los Reposición tenga la firma Oficina de apoyo
autenticidad de
9 servidores judiciales
firmas, huellas y
y la huella registrada de judicial – Dirección
del formato (DJ06) con las personas autorizadas Seccional
sellos de la orden de
la Tarjeta de Control
operación
de
Firmas
Aprobar la Orden de Registro de firma, No se efectúa una
Reposición de los huella dactilar y/o operación de Reposición
depósitos judiciales sellos de las DOS sobre la cuenta judicial Oficina de apoyo
10 registrando firma y personas que hasta tanto no se judicial – Dirección
huella de los DOS autorizan la orden autorice de ella mediante Seccional
funcionarios de operación sobre la firma, huella dactilar
responsables del los depósitos y/o sellos de las DOS
manejo de los judiciales - personas responsables -
depósitos Control Dual Control Dual
judiciales
Revisar que los datos Que la Orden de
de la Orden de Revisión de los datos Reposición tenga los
19
Reposición estén de la orden de datos completa y
completos y que operación correctamente Banco Agrario
coinciden diligenciados
con información
propia
Confrontar las firmas Que la Orden de
Verificación de la
y huellas de los Reposición tenga la firma
autenticidad de
20 servidores judiciales y la huella registrada de Banco Agrario
firmas, huellas y
del formato (DJ06) con las personas autorizadas
sellos de la orden de
la Tarjeta de Registro
operación
de firmas

92
No. ACTIVIDAD CONTROL DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
Construye el inventario
Consolidar el
de los depósitos
inventario general
judiciales materializados
por cada despacho
en todos los despachos Dirección Seccional
versus el inventario
Actualizar el judiciales, determinado
23 arrojado por el
inventario de los directrices que orientan el
portal web del
títulos judiciales control de los
Banco Agrario
documentos y el control
de los registros de los
depósitos judiciales.

93
 DIAGRAMA DE FLUJO

DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 10. Reposición
Página: 1-5

INICIO

1. Identificar la pérdida, hurto, extravío o deterioro del título

judicial (causaciones y excarcelación, postura de remate, o
prestaciones laborales)

Juez o Magistrado
Secretario
Oficina de Apoyo Judicial

2. Presentar la denuncia penal por pérdida, hurto o extravío

del título judicial para adjuntarla a la orden de reposición

Juez o Magistrado
Secretario
Oficina de Apoyo Judicial
3. Generar la orden de reposición del título judicial
diligenciando en medio físico o electrónico (portal web) la
solicitud de Reposición DJ06

Secretario

4. Registrar firma y huella de los DOS funcionarios de las

dependencias encargadas de la administración de los
depósitos judiciales

Juez o Magistrado
Secretario

DJ05

B No ¿Existe Oficina de Apoyo

Judicial?

Sí Juez o Magistrado
Secretario

94
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 10. Reposición
Página: 2-5

5. Remitir el formato (DJ06) a la Oficina de Apoyo Judicial

Juez o Magistrado

6. Recibir de los despachos judiciales laOrden de Reposición

en original y dos copias

Oficina de Apoyo Judicial

7. Verificar que el formato (DJ06) se encuentra

completamente diligenciado y que los datos coinciden con la
información de Siglo XXl y/o base de datos

Oficina de Apoyo Judicial

¿Datos de la Orden de No
Reposición coinciden con D
información propia?

Sí Oficina de Apoyo Judicial

8. Confrontar las firmas y huellas de los servidores judiciales

del formato (DJ06) con la Tarjeta de Control de Firmas

Oficina de Apoyo Judicial

95
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 10. Reposición
Página: 3-5

C D

¿Firmas y huellas coinciden No

con Tarjeta de Control de
Firmas?

Sí Oficina de Apoyo Judicial

9. Aprobar la Orden de Reposición de los depósitos judiciales

10. No Autorizar la Orden de Reposición de los depósitos
registrando firma y huellade los DOS funcionarios
judiciales
responsables del manejo de los depósitos judiciales

Oficina de Apoyo Judicial Oficina de Apoyo Judicial

11. Informar al Despacho Judicial la no autorización de la

Orden de Reposición adjuntando los documentos soporte
E

Oficina de Apoyo Judicial

12. Reportar la No Autorización de la Orden de Reposición a

la Dirección Seccional

Juez o Magistrado
Oficina de Apoyo Judicial

13. Efectuar investigaciones y seguimiento que sean a lugar

por un intento de cobro irregular

Dirección Seccional

14. Actualizar la matriz de eventos posibles de cobros

irregulares

Dirección Seccional

96
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 10. Reposición
Página: 4-5
E

B Sí 15. Realizar la búsqueda o solicitar el físico del título judicial y

¿Existe título judicial?
adjuntarlo a la Orden de Reposición

No Juez o Magistrado Juez o Magistrado

Oficina de Apoyo Judicial Oficina de Apoyo Judicial

16. Remitir el formato (DJ06) al Banco, dejar constancia de Título Judicial

entrega, y archivar copia en el expediente del proceso judicial / DJ05

Juez o Magistrado
Oficina de Apoyo Judicial

17. Recibir la Orden de Reposición (DJ06) y datos adjuntos

Banco

18. Revisar los datos de la Orden de Reposición

Banco

¿Datos de la Orden de No
Reposición coinciden con H
información del Banco?

Sí Banco

19. Confrontar las firmas y huellas de los servidores judiciales

del formato (DJ06) con la Tarjeta de Registro de Firmas

Banco

97
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 10. Reposición
Página: 5 -5

¿Firmas y huellas coinciden

No
con Tarjeta de Registro de
Firmas?

24. No ejecutar la Orden de Reposición del título judicial H

Sí Banco

Banco

25. Informar al Despacho Judicial o a quién haga sus veces la

20. Cancelar el título judicial extraviado o deteriorado no reposición del título judicial adjuntando los documentos
soporte

Banco Banco

21. Expedir un nuevo título judicial en las mismas condiciones Documentos

que el anterior y remitir el título (físico) al solicitante soporte

Banco

22. Recibir y custodiar los títulos judiciales

Juez o Magistrado
Oficina de Apoyo Judicial

23. Actualizar el inventario de los títulos judiciales

Juez o Magistrado
Oficina de Apoyo Judicial

FIN

Controles Propuestos
14 : Creación y/o actualización de la Matriz de Eventos Posibles Cobros Irregulares
23 : Inventario de los títulos judiciales en custodia

Controles Existentes
4, 9 : Registro de firma, huella dactilar y/o sellos de las DOS personas que autorizan la orden de operación sobre los depósitos judiciales - Control Dual
7, 18 : Revisión de los datos de la orden de operación
8, 19 : Verificación de la autenticidad de firmas, huellas y sellos de la orden de operación

98
 11.5 FRACCIONAMIENTO

OBJETIVO

Ejecutar el Fraccionamiento del depósito judicial cuando debe entregarse en diversas cuotas o a
varios beneficiarios, mediante la generación de la Orden de Fraccionamiento con información confiable y
completa por parte de los funcionarios autorizados, en cumplimiento de los requisitos de norma
establecidos.

ALCANCE

Cuando una o varias sumas depositadas deban entregarse en diversas cuotas, varias personas o procesos
judiciales y administrativos, en la dependencia o despacho judicial se ordenará al Banco Agrario
mediante el diligenciamiento del formato DJ-05, que la suma global del depósito se divida en varias de
menor cuantía, según el número de cuotas en que deba repartirse, sin que en ningún caso pueda
superarse el valor de dicha suma.

Los depósitos que resulten del fraccionamiento se consignarán a órdenes del despacho que dispuso la
constitución y en los términos que ordene el funcionario judicial.

El depósito o depósitos iniciales se cancelarán en virtud del fraccionamiento.

Si hubiere título o títulos, éstos se anexarán al expediente del proceso correspondiente escribiendo sobre
ellos la palabra “Cancelado”. Se deberán anexar al oficio respectivo, sin diligenciamiento alguno.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

CONTROLES ACTUALES
No. ACTIVIDAD CONTROL DESCRIPCIÓN
Registro de firma, huella
Registrar firma y huella de dactilar y/o sellos de las No se efectúa una operación de
los DOS funcionarios DOS personas que fraccionamiento sobre la cuenta
3 judiciales autorizados para autorizan la orden de judicial hasta tanto no se autorice
el manejo de los depósitos operación sobre los de ella mediante la firma, huella
judiciales depósitos judiciales - dactilar y/o sellos de las DOS
Control Dual personas responsables - Control
Dual
Registro de firma, huella
Autorizar la Orden de dactilar y/o sellos de las No se efectúa una operación de
Fraccionamiento de los DOS personas que fraccionamiento sobre el depósito
5 depósitos judiciales por autorizan la orden de judicial hasta tanto no se autorice de
medio electrónico (Portal operación sobre los ella mediante la firma, huella
web - Banco Agrario) depósitos judiciales - dactilar y/o sellos de las DOS
Control Dual personas responsables - Control
Dual
Verificar que el formato
(DJ05) se encuentra Que la Orden de Fraccionamiento
Revisión de los datos de la
8 completamente diligenciado tenga los datos completa y
orden de operación
y que los datos coinciden correctamente diligenciados
con la información propia
99
 Confrontar las firmas y
Verificación de la
huellas de los servidores Que la Orden de Fraccionamiento
autenticidad de firmas,
9 judiciales del formato (DJ05) tenga la firma y la huella registrada
huellas y sellos de la orden
con la Tarjeta de Control de de las personas autorizadas
de operación
Firmas
Aprobar la Orden de Registro de firma, huella
Fraccionamiento de los dactilar y/o sellos de las No se efectúa una operación de
depósitos judiciales DOS personas que fraccionamiento sobre la cuenta
10 registrando firma y huella autorizan la orden de judicial hasta tanto no se autorice
de los DOS funcionarios operación sobre los de ella mediante la firma, huella
responsables del manejo de depósitos judiciales - dactilar y/o sellos de las DOS
los depósitos judiciales Control Dual personas responsables - Control
Dual
Actualizar la matriz de Creación y/o actualización
15 eventos posibles de cobros de Matriz de Eventos
irregulares Posibles Cobros Irregulares
Revisar que los datos de la
Orden de Fraccionamiento Que la Orden de Fraccionamiento
Revisión de los datos de la
19 estén completos y que tenga los datos completa y
orden de operación
coinciden con información correctamente diligenciados
propia
Confrontar las firmas y
Verificación de la
huellas de los servidores Que la Orden de Fraccionamiento
autenticidad de firmas,
20 judiciales del formato (DJ05) tenga la firma y la huella registrada
huellas y sellos de la orden
con la Tarjeta de Registro de de las personas autorizadas
de operación
Firmas
Verificar y confirmar las
Confirmación de la
transacciones efectivas en el
ejecución de la orden de
22 Portal web - Banco Agrario
operación sobre el
y/o en movimientos
depósito judicial
sabanas
diarias

100
 DIAGRAMA DE FLUJO

DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 9. Fraccionamiento
Página: 1 de 5

INICIO

1. Identificar cuando el depósito judicial debe entregarse en

diversas cuotas o a varios beneficiarios

Juez o Magistrado

¿Utiliza Portal Web No 2. Generar la Orden de Fraccionamiento diligenciando el

Transaccional? formato DJ05 en Siglo XXl ó Manual

Sí Juez o Magistrado Secretario

3. Registrar firma y huella de los DOS funcionarios de las

4. Efectuar la transacción electrónica en Portal Web dependencias encargadas de la administración de los
depósitos judiciales

Juez o Magistrado Juez o Magistrado

Secretario Secretario

5. Autorizar la Orden de Fraccionamiento de los depósitos

judiciales por medio electrónico (Portal Web)

Juez o Magistrado
Secretario

DJ05

B No ¿Existe Oficina de Apoyo

Judicial?

Sí Juez o Magistrado
Secretario

101
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 9. Fraccionamiento
Página: 2 de 5

6. Remitir el formato (DJ05) a la Oficina de Apoyo Judicial

Juez o Magistrado

7. Recibir de los despachos judiciales la Orden de

Fraccionamiento en original y dos copias

Oficina de Apoyo Judicial

8. Verificar que el formato (DJ05) se encuentra

completamente diligenciado y que los datos coinciden con la
información de la oficina

Oficina de Apoyo Judicial

¿Datos de la Orden de No
Fraccionamiento coinciden D
con información de oficina?

Sí Oficina de Apoyo Judicial

9. Confrontar las firmas y huellas de los servidores judiciales

del formato (DJ05) con la Tarjeta de Control de Firmas

Oficina de Apoyo Judicial

102
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 9. Fraccionamiento
Página: 3 de 5

C D

¿Firmas y huellas coinciden No

con Tarjeta de Control de
Firmas?

Sí Oficina de Apoyo Judicial

10. Aprobar la Orden de Fraccionamiento de los depósitos

11. No Autorizar la Orden de Fraccionamiento de los
judiciales registrando firma y huellade los DOS funcionarios
depósitos judiciales
responsables del manejo de los depósitos judiciales

Oficina de Apoyo Judicial Oficina de Apoyo Judicial

12. Informar al Despacho Judicial la no autorización de la

Orden de Fraccionamiento adjuntando los documentos
E soporte

Oficina de Apoyo Judicial

13. Reportar la No Autorización de la Orden de

Fraccionamiento a la Dirección Seccional

Juez o Magistrado
Oficina de Apoyo Judicial

14. Efectuarinvestigaciones y seguimiento que sean a lugar

por un intento de cobro irregular

Dirección Seccional

15. Actualizar la matriz de eventos posibles de cobros

irregulares

Dirección Seccional

103
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 9. Fraccionamiento
Página: 4 de 5
E

B Sí 16. Realizar la búsqueda y/o solicitud del título judicial,

¿Existe título judicial?
endosarlo y adjuntarlo a la Orden de Fraccionamiento

No Juez o Magistrado Juez o Magistrado

Oficina de Apoyo Judicial Oficina de Apoyo Judicial

17. Remitir el formato (DJ05) al Banco, dejar constancia de Título Judicial

entrega, y archivar copia en el expediente del proceso judicial / DJ05

Juez o Magistrado
Oficina de Apoyo Judicial

18. Recibir la Orden de Fraccionamiento (DJ05) y datos

adjuntos

Banco

19. Revisar que los datos de la Orden de Fraccionamiento

estén completos y que coinciden con información del Banco

Banco

¿Datos de la Orden de No
Fraccionamiento coinciden H
con información del Banco?

Sí Banco

20. Confrontar las firmas y huellas de los servidores judiciales

del formato (DJ05) con la Tarjeta de Registro de Firmas

Banco

104
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 9. Fraccionamiento
Página: 5 de 5

¿Firmas y huellas coinciden

No
con Tarjeta de Registro de
Firmas?

23. No ejecutar la Orden de Fraccionamiento del depósito H

Sí Banco judicial

Banco

24. Informar al Despacho Judicial o a quién haga sus veces, el

21. Ejecutar la Orden de Fraccionamiento del depósito
no fraccionamiento del depósito judicial adjuntando los
judicial en los términos establecidos por el despacho
documentos soporte

Banco Banco

22. Verificar y confirmar las transacciones efectivas en el Documentos

Portal Web y/o en movimientos sabanas diarias soporte

Juez o Magistrado
Oficina de Apoyo Judicial
F

FIN

Controles Propuestos
15 : Creación y/o actualización de la Matriz de Eventos Posibles Cobros Irregulares
22 : Confirmación de la ejecución de la orden de operación sobre el depósito judicial

Controles Existentes
3, 5, 10 : Registro de firma, huella dactilar y/o sellos de las DOS personas que autorizan la orden de operación sobre los depósitos judiciales - Control Dual
8, 19 : Revisión de los datos de la orden de operación
9, 20 : Verificación de la autenticidad de firmas, huellas y sellos de la orden de operación

FORMATOS

Formato Comunicación de la Solicitud de Conversión o Fraccionamiento (DJ05)

105
 11.6 PRESCRIPCIÓN

OBJETIVO

Efectuar la prescripción de los depósitos judiciales de pleno derecho a favor de la Rama Judicial, que
cumplan con las características establecidas en la normatividad de Condición especial o No reclamados,
mediante la generación y el reporte oportuno de la información sobre los depósitos judiciales susceptibles
de prescripción en el desarrollo de este procedimiento.

ALCANCE

Desde que el Juez o Magistrado elabora el inventario de todos los depósitos judiciales que están
bajo su responsabilidad, hasta que el Juez o Magistrado confronta la información recibida sobre los
depósitos prescritos contra la información propia del despacho, y contra el extracto luego de que los
depósitos prescriben de pleno derecho a favor de la Rama Judicial, o en caso contrario hasta que el
Banco Agrario informa a la División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo la no prescripción
completa o parcial de los depósitos judiciales.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ETAPA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE

Solicitar inventario de
La Dirección Ejecutiva de Administración Judicial – Profesional Universitario
Depósitos Judiciales
División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo -Oficio de solicitud de
H susceptibles a prescribir en
inventario División de Fondos Especiales y
los términos de los artículos 4 solicitará al Banco Agrario de Colombia el inventario
Cobro Coactivo
y 5 de la ley 1743 de 2014. de Depósitos Judiciales susceptibles a prescribir

El Banco Agrario de Colombia enviará el listado en

forma digital – formato hoja de cálculo – a la División
de Fondos Especiales y Cobro Coactivo de
conformidad con la solicitud, esto es:

-La Relación de todos los depósitos judiciales que a la

Remitir el reporte de los
fecha del reporte tengan más de dos (2) años de haber
depósitos judiciales que
sido constituidos y no hayan sido reclamados y -Inventario de los
tengan más de dos (2) y (10)
H aquellos que tengan más de diez (10) años de haber Depositos Judiciales a Banco Agrario de Colombia
años de haber sido
sido constituidos y no hayan sido reclamados a esta prescribir.
constituidos y que no se
fecha.
hayan reclamado
-La Información que posea sobre la fecha en que fue
constituido el depósito judicial, el despacho judicial
que conoció del proceso, el nombre y número de
identificación del demandante y demandado y
número de radicado del proceso.

106
ETAPA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE

La División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo

recibe y revisa en el término de Cinco (5) días hábiles
el reporte de los depósitos judiciales generado y
entregado por el Banco Agrario, teniendo en cuenta
los criterios previamente establecidos sobre la forma
como se debe producir este reporte.
-Profesional Universitario
Recibir y revisar el reporte de ¿Es conforme de acuerdo a especificaciones? División de Fondos Especiales y
-Inventario de los Cobro Coactivo.
los depósitos judiciales
V SI: Continuar con la actividades del procedimiento. Depositos Judiciales a
generado y entregado por el
prescribir revisado.
Banco Agrario. No: Remite al Banco Agrario el reporte de los
depósitos judiciales con las observaciones puntuales -Banco Agrario de Colombia
para que sea corregido.

El Banco Agrario Corrige el reporte de los depósitos

judiciales en el plazo de (5) días hábiles, y lo remite
nuevamente a la División de Fondos Especiales y
Cobro Coactivo.

La División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo -Oficio de envió a las

realiza el inventario de depósitos judiciales por Seccionales.
Recibir la información de los
Dirección Seccional y lo envía en un solo archivo Profesional Universitario
depósitos judiciales y -CD con el listado.
H dentro de los 5 días hábiles siguientes, luego de la División de Fondos Especiales y
clasificarla por Dirección
respectiva revisión, para que las Direcciones -Link en página web de la Cobro Coactivo.
Seccional.
Seccionales procedan a realizar el envío de este Rama Judicial para
inventario a cada despacho judicial de su jurisdicción. descarga el archivo.

Recibir la información de los La Dirección Seccional recibe la información de los

depósitos judiciales, depósitos Judiciales que le corresponden, dentro de
Reporte de envío de
clasificarla por Despacho los Cinco (5) días hábiles siguientes, clasifica la
H depositos judiciales por Dirección Seccional.
Judicial y realizar envío al información por despacho y hace su respectivo envío.
cada despacho.
despacho judicial que Aquella información que no le compete la devuelve a
corresponda. la División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo.

Establecer y dar a conocer el La División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo

expedirá circulares y memorandos anunciando el Profesional Universitario
cronograma del proceso de Memorandos y/o
H División de Fondos Especiales y
prescripción de depositos proceso y el cronograma de prescripción de depositos circulares
judiciales y lo dará a conocer a todas las seccionales y Cobro Coactivo.
judiciales.
despachos judiciales.

La División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo,

Apoyar y capacitar a los Profesional Universitario
apoyará a los despachos judiciales en el desarrollo de Dependencia Judicial sin
V despachos judiciales en la División de Fondos Especiales y
las actividades y dudas que se presenten en el proceso dudas
información solicitada. Cobro Coactivo.
de prescripción.

Cada despacho judicial tendrá plazo de dos (02) meses

para realizar la verificación del inventario de sus
depósitos judiciales a prescribir.

Verificar y Corregir –de ser

necesario- el inventario de Archivo de Depósitos Magistrado, Juez, Director
H todos los depósitos judiciales Durante este tiempo debe corregir y verificar la Judiciales clasificado, Centro de Servicios y/o quien
que están bajo su información del depósito, cuyo inventario debe incluir verificado y corregido. corresponda
responsabilidad. como mínimo la siguiente información:

- Fecha de constitución

- Valor

107
ETAPA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE

- Número de Radicación del Proceso

- Nombre de las partes

- Identificación de las partes

El Responsable del Despacho Judicial realiza la

clasificación del inventario de los Depósitos Judiciales
en los términos del artículo 4 y 5 de la Ley 1743 de
2014: EN CONDICIÓN ESPECIAL y/o NO RECLAMADO.
De igual manera, determina qué depósitos deben ser Magistrado, Juez, Director
Clasificar los depósitos publicados para aplicar la prescripción. Archivo de Depósitos
H Centro de Servicios y/o quien
judiciales, según corresponda. Judiciales clasificado
corresponda

El informe se envía a la respectiva Seccional

Administrativa dentro de los 2 meses legalmente
establecidos.

La Dirección Seccional agrupa los informes de los

depósitos judiciales en Condición Especial y No
-Inventario Consolidado de
Reclamados, provenientes de los despachos judiciales
Recibir, agrupar y enviar los Depósitos Judiciales por
y los envía a la División de Fondos Especiales y Cobro
V informes de los depósitos Seccional Dirección Seccional.
Coactivo.
judiciales.
-Oficio de remisión
Remite en un plazo de cinco (5) días hábiles, una vez
recibida la información de los despachos.

La División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo Inventario Consolidado

Recibir, agrupar y revisar los Nacional de Depósitos
construye el inventario de todos los depósitos Profesional Universitario
informes de los depósitos Judiciales ordenados para
V judiciales susceptibles a prescribir, enviada por las División de Fondos Especiales y
judiciales en Condición publicar
Direcciones Seccionales de cada uno de sus Cobro Coactivo.
Especial No Reclamados.
despachos judiciales.

División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo envía Publicación en página web Unidad Administrativa de la
a la Unidad Administrativa de la DEAJ el listado de los de la Rama Judicial DEAJ.
Publicar el Listado de los
H depósitos judiciales a prescribir, para su publicación Publicación en un diario de
Depósitos Judiciales Profesional Universitario
por una sola vez en la página web de la Rama Judicial amplia circulación División de Fondos Especiales y
y en un diario de amplia circulación nacional. nacional. Cobro Coactivo.

El Beneficiario del Depósito Judicial o interesado

presenta la reclamación del depósito judicial
publicado ante el juzgado que conoció del proceso, o
bien ante la Dirección Seccional en caso de que el
despacho que ordenó la constitución del depósito no -Beneficiario y/o Interesado
exista, esto dentro de los Veinte (20) días hábiles de
la publicación del listado de los Depósitos Judiciales -Despacho Judicial
Reclamaciones durante los 20 susceptibles a prescribir.
H -Dirección Seccional
días de publicación
-Profesional Universitario
Si dentro de veinte (20) días de la respectiva División de Fondos Especiales y
publicación ninguna persona se presenta a reclamar Cobro Coactivo.
el valor del depósito o la reclamación presentada es
negada o extemporánea, se entenderá que estos
recursos prescribieron pleno derecho a favor la
Nación, Rama Judicial.

108
ETAPA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE

El responsable del Despacho Judicial informa a su

Informar a las Direcciones Dirección Seccional todas las reclamaciones
Oficio o Providencia Magistrado, Juez, Director
Seccionales las reclamaciones formuladas de los depósitos que fueron publicados
firmado por el responsable Centro de Servicios y/o quien
atendidas de los depósitos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al
de la Dependencia Judicial corresponda
H judiciales. vencimiento del término para reclamar y que fueron
resueltas a favor del peticionario o reclamante.

La Dirección Seccional recibe, agrupa y remite a la

División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo las -Oficio o Providencia
Recibir, agrupar y enviar, las reclamaciones provenientes de los despachos firmado por el responsable
reclamaciones que los judiciales y que fueron resueltas a favor del de la Dependencia Judicial.
H Dirección Seccional
despachos judiciales peticionario dentro de los cinco (5) días hábiles
resolvieron a favor. siguientes una vez vencido el término para que jueces -Archivo consolidado de los
informen sobre reclamaciones a la Dirección Depósitos reclamados
Seccional.

La División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo,

Inventario Consolidado
retira los depósitos judiciales que se encuentran en Profesional Universitario
Retirar los depósitos Nacional de Depósitos
V proceso de reclamación por parte del beneficiario del División de Fondos Especiales y
judiciales reclamados. Judiciales definitivo para
listado publicado de Depósitos Judiciales susceptibles Cobro Coactivo.
prescribir
de prescribir a favor de la Rama Judicial.

La División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo,

Elaborar y enviar al Banco elaborará y enviará al Banco Agrario de Colombia S.A. -Oficio Firmado por el
Agrario la orden de el consolidado de los depósitos judiciales que Director Ejecutivo Profesional Universitario
H prescripción que contenga el prescribieron de pleno derecho a favor de la Nación División de Fondos Especiales y
listado de todos los depósitos Rama Judicial, ordenando a esta entidad bancaria -CD del listado de Cobro Coactivo.
judiciales. transferir estos recursos a las cuentas bancarias del Depósitos prescritos
Consejo Superior de la Judicatura.

El Banco Agrario, revisa que los datos de los depósitos

judiciales de la orden de prescripción remitida por la
Revisar los datos de los Listado Depósitos
V División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo Banco Agrario.
depósitos judiciales. Judiciales verificado
coinciden con la información de las bases de datos del
Banco Agrario.

El Banco Agrario transfiere los montos que

prescribieron de pleno derecho a favor de la Nación –
Rama Judicial, a las cuentas destinadas por el Consejo
Ejecutar parcial o totalmente
Superior de la Judicatura para el manejo del Fondo
H la Orden de Prescripción de Transferencia de Recursos Banco Agrario.
los depósitos judiciales. para la Administración, Descongestión, y Bienestar de
la Justicia. Cuentas No. 3-0820-000639-0 CSJ-DEPÓSITOS
JUDICIALES NO RECLAMADOS – CUN y 3-0820-000638-2 CSJ –
DEPÓSITOS JUDICIALES EN CONDICIÒN ESPECIAL – CUN.

El Banco Agrario, comunica a la División de Fondos

Especiales y Cobro Coactivo la prescripción completa
o parcial de los depósitos judiciales incluyendo la lista
de los depósitos que fueron prescritos a favor de la
Nación – Rama Judicial.
- Oficio de información
Informar la transferencia de la
A prescripción de los depósitos - Archivo de depósitos Banco Agrario
judiciales judiciales prescritos

109
ETAPA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE

Una vez realizada la transferencia de los recursos, el - Extracto Bancario

Banco Agrario de Colombia a través del extracto
- Archivo por Seccional
bancario enviado a cada despacho judicial mostrará el
listado de los depósitos que fueron prescritos para
efectos de conciliación bancaria, de igual manera la -Banco Agrario
Informar a los Despachos
Dirección Ejecutiva de Administración Judicial –
Judiciales la transferencia de -Profesional Universitario
División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo hará
la prescripción de los División de Fondos Especiales y
el envío a cada Dirección Seccional del listado de los
depósitos judiciales Cobro Coactivo.
depósitos judiciales que fueron prescritos de
conformidad con el procedimiento establecido por la
normatividad vigente para realizar la verificación
frente a lo reportado por el Banco Agrario de
Colombia.

Confrontar la información
El Responsable del Despacho Judicial, compara la
recibida sobre los depósitos
información remitida sobre la confirmación de los Magistrado, Juez, Director
prescritos contra la
H depósitos judiciales prescritos contra el extracto y el Conciliación. Centro de Servicios y/o quien
información propia del
informe de los depósitos judiciales prescritos remitido corresponda.
despacho, y contra el
por el despacho judicial.
extracto.

110
 DIAGRAMA DE FLUJO

DEPÓSITOS JUDICIALES

Área: Cobro Coactivo

Proceso: Solicitudes de Activación Versión: V5 - SIGMA
Macro Proceso Operaciones Depósitos Judiciales Página: 1
Dueño del Procedimiento: Fecha: OCTUBRE DEL 2018
RESPONSABLE ACTIVIDADES

INICIO

1
Solicitar inventario de Depósitos Judiciales
DFEYCC susceptibles a prescribir en los términos de
los artículos 4 y 5 de la ley 1743 de 2014

BANCO Remitir el reporte de los Depósitos judiciales

que tengan mas de dos (2) y (10) años de
AGRARIO haber sido constituidos y que no se hayan
reclamado

3 NO

DFEYCC

BANCO Reci bir y revi sar el

reporte de los depósitos
AGRARIO judi ciales generado y

SI

4
Recibir la información de los depósitos
judiciales y clasificarla por Dirección
DFEYCC Seccional.

5
Recibir la información de los depósitos
DIRECCIÓN judiciales, clasificarla por Despacho
SECCIONAL Judicial y realizar envío al despacho
judicial que corresponda.

6
DFEYCC
Establecer y dar a conocer el cronograma
del proceso de prescripción de depósitos
judiciales.

DFEYCC Apoyar y capacitar a los despachos

judiciales en la información solicitada.

8
Verificar y Corregir –de ser necesario- el
MAGISTRADO, inventario de todos los depósitos
JUEZ, DIRECTOR judiciales que están bajo su
DE CS responsabilidad.

9
MAGISTRADO, Clasificar los depósitos judiciales, según
JUEZ, DIRECTOR corresponda.
DE CS

10
Recibir, agrupar y enviar los informes de
DIRECCIÓN los depósitos judiciales.
SECCIONAL

11
Recibir, agrupar y revisar los informes de
DFEYCC los depósitos judiciales en Condición
Especial No Reclamados.

12
Publicar el Listado de los Depósitos
DFEYCC Judiciales

13

Se presentan SI
recl a maciones durante
l os 20 días de publicación
BENEFICIARIO

NO
A B

111
 A B

13.1
MAGISTRADO,
JUEZ, DIRECTOR Informar a las Direcciones Seccionales las
DE CS
reclamaciones atendidas de los depósitos
judiciales.

13.2
Recibir, agrupar y enviar, las
DIRECCIÓN reclamaciones que los despachos
SECCIONAL judiciales resolvieron a favor.

13.3
Retirar los depósitos judiciales
DFEYCC
reclamados.

14
Elaborar y enviar al Banco la orden de
DFEYCC prescripción que contenga el listado de
todos los depósitos judiciales.

15
BANCO Revisar los datos de los depósitos
AGRARIO judiciales.

16
Ejecutar parcial o totalmente la Orden de
BANCO Prescripción de los depósitos judiciales.
AGRARIO

17
BANCO Informar la transferencia de la
prescripción de los depósitos judiciales
AGRARIO

18

DFEYCC Informar a los Despachos Judiciales la

transferencia de la prescripción de los
depósitos judiciales
BANCO
AGRARIO

11
MAGISTRADO, Confrontar la información recibida sobre
JUEZ, DIRECTOR los depósitos prescritos contra la
DE CS información propia del despacho, y contra
el extracto

FIN

112
12 SEGUIMIENTO Y REVISIÓN DE LA GESTIÓN

113
 12.1 CUSTODIA Y CONTROL DE LOS DEPÓSITOS JUDICIALES

OBJETIVO

Garantizar las condiciones mínimas de seguridad, almacenamiento, custodia, y conservación

correspondiente a la documentación de los depósitos judiciales (ordenes de operación, soportes de
conciliación, y títulos judiciales).

ALCANCE

ARCHIVO Y SOPORTES DE ADMINISTRACION Y MANEJO DE DEPOSITOS. Las copias de documentos, los

oficios y formatos que ordenen operaciones o movimientos incluidos los de la conversión, serán archivadas
en el respectivo expediente.

Las órdenes de no pago y su revocatoria también se archivarán en el respectivo expediente, inmediatamente

sean proferidas.

Además, cada despacho llevará un archivo especial, en el cual organizará los extractos de su cuenta
judicial, depósitos constituidos, pagados y de sus movimientos; los reportes de inconsistencias; las
comunicaciones que se crucen y, en general, sobre los depósitos de su despacho no referidos a un
proceso específico; así como la información sobre los depósitos judiciales relativos a pago por
consignación de prestaciones laborales.

Los despachos judiciales, oficinas judiciales y demás dependencias administrativas, conservarán los
libros de contabilidad, los archivos y demás documentos relacionados con los depósitos y títulos
judiciales.

Los documentos no podrán ser destruidos, y harán parte de los archivos.

MANEJO DE LOS DEPOSITOS JUDICIALES. En los despachos judiciales el manejo, administración,

custodia, contabilización y control, corresponde a cada despacho judicial, a través del magistrado o juez y el
secretario o Jefe de la Oficina de Apoyo Judicial y Coordinador de depósitos o quien haga sus veces, a
través de la utilización y manejo de los aplicativos Justicia XXI y Portal web - Banco Agrario.

DISPOSICIÓN DE LOS DEPOSITOS JUDICIALES. Los oficios correspondientes a órdenes de pago, serán
entregados por el despacho judicial al interesado, salvo los que no conlleven órdenes de pago, los
cuales se remitirán por el despacho al Banco Agrario, todo lo anterior se aplicara en el evento en el cual
el juzgado no se encuentre habilitado en el Portal y que el oficio no corresponda a una orden de pago.

PARÁGRAFO 1. Para las órdenes de pago de los despachos que se encuentren en el Portal y los despachos
que no se encuentren habilitados en el Portal, los oficios se expedirán en original y copia, que se anexará
al expediente.

Los oficios que ordenan el pago, deben ser suscritos por quien los retira, en señal de recibo.

COLABORACIÓN. Los Despachos Judiciales, las Salas Administrativas de los Consejos Seccionales de la
Judicatura y las Direcciones Ejecutivas Seccionales de Administración Judicial, prestarán toda la
colaboración que requieran las Oficinas Judiciales, de Apoyo, Centros de Atención, Oficinas de Servicios y
Centros de Servicios Administrativos, según el caso, para el cumplimiento de éste Acuerdo.

REPORTES. Los despachos judiciales recibirán del Banco Agrario, en forma virtual o impresa, la
siguiente información:

114
A) Diariamente:

- La relación de los depósitos constituidos a la fecha, debidamente asociados al número del oficio respectivo,
cuando lo hubiere.

- El movimiento de los depósitos judiciales pagados, convertidos, fraccionados y prescritos.

B) Mensualmente:

El extracto de su cuenta judicial en medio magnético para consulta a través del Portal o de forma
impresa para aquellos juzgados que no se encuentren habilitados en el Portal.

PARAGRAFO 1. Los despachos judiciales que se encuentren habilitados en el Portal deberán

consultar la información requerida asociada a depósitos judiciales a través de este mecanismo de
consulta.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Se reciben e identifican los
documentos que ingresan para
archivo así:

- Título Judicial original por

concepto de Causación por
Excarcelación, Diligencia por
Remate ó Prestaciones
Laborales, por parte del
Identificar los documentos Secretario y Oficina de consignante para el caso de los
1
que ingresan para archivo Apoyo Judicial despachos, y del despacho a la
Oficina de Apoyo Judicial (si
existe esta oficina)
- El extracto bancario y sábanas
diarias (depósitos constituidos,
movimientos diarios) por parte
del Banco Agrario a los
responsables de administrar la
cuenta judicial.
- Copia de las órdenes de
operación sobre los depósitos
judiciales, por parte de los
despachos para ser
incorporadas en el expediente
del proceso.
- Soportes de la conciliación
administrativa
de la cuenta judicial

115
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
¿Es título judicial por
excarcelación, diligencia
remate, o prestaciones laborales?
SI: Continuar con la actividad N° 2.
NO: Se pregunta ¿Es copia de la
orden de operación sobre el
depósito judicial?
Identificar los documentos Secretario y Oficina de
1
que ingresan para archivo Apoyo Judicial
¿Es copia de la orden de operación
sobre el depósito judicial?
SI: Continuar con la actividad N° 4.
NO: Se pregunta ¿Es extracto
bancario, y/o soportes de
conciliación?
¿Es extracto bancario, y/o
soportes de conciliación?
SI: Continuar con la actividad N° 5.
No: FIN
Efectuar el inventario de los
depósitos judiciales
materializados en todos los
Crear y/o actualizar el Juez o Magistrado, despachos judiciales, determinado
2 inventario de los títulos Secretario, Oficina de directrices que orientan el control
judiciales Apoyo Judicial de los documentos y el control de
los registros de los depósitos
judiciales (propios del Sistema de
Administración de los depósitos
judiciales de la Rama o Portal web -
Banco Agrario transaccional del
Banco Agrario
Agrario)
Incluye el título judicial original
Entregado por el demandado al
despacho que originó la
constitución del depósito judicial
(causaciones por excarcelación y
Incluir el titulo judicial original diligencias mediante remate), en la
en el archivo del carpeta del archivo propio del
Juez o Magistrado,
administrador de los Administrador de los Depósitos
3 Secretario, Oficina de
depósitos judiciales Judiciales, en un lugar de acceso
Apoyo Judicial
clasificado por despacho restringido y bajo condiciones
judicial mínimas de seguridad y de
conservación de la información.

Si existe Oficina de Apoyo Judicial,

se guarda copia del título judicial en
el expediente del proceso y remite
el original para que esta oficina
proceda su custodia y archivo, de
lo contrario se incluye el título
judicial en el archivo del
despacho.

116
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
En caso de títulos Judiciales por
Prestaciones Laborales: se reciben
Incluir el título judicial original
para luego someterlos a reparto, en
en el archivo del
Juez o Magistrado, donde el Juez de turno entrega
administrador de los
3 Secretario, Oficina de mediante acta el Título Judicial al
depósitos judiciales
Apoyo Judicial Juez competente en aquellas sedes
clasificado por despacho
donde existe más de un juzgado,
judicial
para su custodia y archivo.

Continuar con la actividad N° 6.

En caso de que No exista Oficina

de Apoyo Judicial y/o Centro de
Servicios:

Cuando se trate de orden de pago el

original se entrega al beneficiario a
fin de que se adelanten los
trámites respectivos ante el Banco
Agrario. La copia del formato, una
vez suscrita en señal de recibo por
el beneficiario o su apoderado, será
archivada en el expediente del
proceso.

Los oficios o formatos diferentes a

órdenes de pago de depósitos,
Incluir copia de la orden de serán remitidos directamente por
Juez o Magistrado,
4 operación sobre el depósito el despacho judicial al Banco
Secretario, Oficina de
judicial en: expediente, Agrario. La copia firmada por el
Apoyo Judicial
archivo propio del despacho, empleado del Banco Agrario, será
archivo Oficina de Apoyo archivada en el expediente del
Judicial proceso.

En caso de que exista Oficina de

Apoyo Judicial y/o Centro de
Servicios:
Las ordenen que comunican
movimientos de los depósitos
judiciales, se expedirán por los
despachos en original y dos (2)
copias que se remitirán al igual que
los títulos a la Oficina de Apoyo
Judicial para que esta dependencia
realice las labores de entrega a los
beneficiarios de las órdenes de
pago y de remisión al Banco
Agrario de aquellas que ordenan
movimientos u operaciones de los
depósitos
Judiciales que no conlleven órdenes
de pago.

117
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Incluir copia de la orden de La Oficina de Apoyo Judicial
operación sobre el depósito remite al despacho respectivo,
Juez o Magistrado,
judicial en: expediente, copia de los oficios que comunican
4 Secretario, Oficina de
archivo propio del despacho, movimientos de los depósitos
Apoyo Judicial
archivo Oficina de Apoyo judiciales, con las firmas de
Judicial quienes lo reciben para el archivo
en el expediente.
Continuar con la actividad N° 6.
Incluye, organiza y custodia en
archivo los extractos de la cuenta
judicial, las relaciones que recibe
Incluir extractos bancarios, del Banco Agrario sobre depósitos
registro movimientos diario, Juez o Magistrado, constituidos, pagados y de sus
5 documentos soporte de la Secretario, Oficina de movimientos; los reportes de
conciliación en archivo de los Apoyo Judicial inconsistencias; las
depósitos judiciales comunicaciones que se crucen y, en
general, sobre los depósitos de su
despacho no referidos a un proceso
específico; así como la información
sobre los depósitos judiciales
relativos a pago por consignación
de prestaciones laborales.
Realizar control al inventario de los
depósitos judiciales mediante el
conteo físico por lo menos dos
Realizar control al inventario
veces al año, y su confrontación
de los depósitos judiciales
con bases de datos, disponiendo
6 mediante confrontación de Oficina de Apoyo Judicial
para ello con soportes (actas de
los físicos contra base de
responsabilidad de material,
datos cada 6 meses
documentos elaborados por
movimiento de los depósitos
judiciales) que garanticen el
control y recuperación ante
faltante o deterioro por negligencia.
FIN

CONTROLES AL PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD CONTROL DESCRIPCIÓN

Que se lleve un registro de la
Crear y/o actualizar el información de los depósitos
Inventario de los títulos
2 inventario de los títulos judiciales de la cuenta bancaria,
judiciales en custodia.
judiciales. identificando con precisión en la
fecha de constitución, las
cantidades, los valores de las
sumas depositadas
Confrontación semestral de la
Realizar control al inventario Control al inventario de los
6 información de
de los depósitos judiciales títulos judiciales.
los depósitos judiciales en físicos
contra bases de datos

118
 DIAGRAMA DE FLUJO

DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 5. Archivo
Página: 1 de 1

INICIO

1. Identificar l os documentos que i ngresan para a rchivo

como:
- Títul o Judicial original
- El extra cto bancario y s á banas diarias (depósitos
cons tituidos, movimientos diarios)
- Copi a de las Ordenes de operación sobre los depósitos
judi ciales
- Regi stros de la conciliación de l a cuenta judicial

Secreta ri o
Ofi ci na de Apoyo Judi ci a l

¿Es título judicial por Sí

exca rcelación, diligencia
2. Crea r y/o a ctualizar el inventario de l os títulos judiciales
rema te, o prestaciones
l a borales?

No Juez o Ma gi s tra do Juez o Ma gi s tra do

Secreta ri o Secreta ri o
Ofi ci na Judi ci a l Ofi ci na Judi ci a l

3. Incl uir el titulo judicial

ori gi nal en el archivo del
a dministrador de los
depósitos judiciales
cl a sificado por despacho
judi cial
Juez o Ma gi s tra do
Secreta ri o
Ofi ci na de Apoyo Judi ci a l

4. Incl uir copia de la orden de

opera ción sobre el depósito
Sí judi cial en: expediente,
¿Es copia de la orden de a rchi vo propio del despacho,
operación sobre el depósito a rchi vo Oficina de Apoyo
judi cial? Judi cial

No Juez o Ma gi s tra do Juez o Ma gi s tra do

Secreta ri o Secreta ri o
Ofi ci na de Apoyo Judi ci a l Ofi ci na de Apoyo Judi ci a l

5. Incl uir extractos bancarios,

regi stro movi mientos diario,
Sí documentos soporte de l a
¿Es extracto bancario, y/o conci liación en a rchivo de los
s oportes de conciliación? depósitos judiciales

No Juez o Ma gi s tra do Juez o Ma gi s tra do

Secreta ri o Secreta ri o
Ofi ci na de Apoyo Judi ci a l Ofi ci na de Apoyo Judi ci a l
6. Rea lizar control al i nventario de los depósitos judiciales
mediante confrontación de los físicos contra base de datos
ca da 6 meses

Ofi ci na de Apoyo Judi ci a l

FIN

Control es Propues tos

2 : Inventa ri o de l os títul os judi ci a l es en cus todi a
6 : Control a l i nventa ri o de l os títul os judi ci a l es

119
 12.2 CONCILIACIÓN ADMINISTRATIVA

OBJETIVO

Garantizar la ejecución mensual y permanente de la Conciliación administrativa de la cuenta judicial en

todas las dependencias judiciales, mediante la elaboración de soportes con información confiable y
completa que evidencien la realización de este procedimiento, para que así Juez, Secretario y Oficina de
Apoyo Judicial puedan confirmar que las órdenes del despacho sean ejecutadas por el Banco Agrario
según la normatividad.

ALCANCE

Las dependencias encargadas de la administración de los depósitos, realizarán las confrontaciones y

conciliaciones de cada uno de los despachos judiciales asignados a su competencia y las remitirán
a los despachos correspondientes, para su confirmación u observaciones. Determinadas las
inconsistencias gestionarán su solución ante la oficina del Banco Agrario que corresponda.

PARAGRAFO 1. Para los distritos en los cuales no se cuente con oficina de apoyo o centros de
servicios, los despachos judiciales, con base en los extractos, relaciones de depósitos constituidos,
relaciones de depósitos pagados y títulos en custodia, realizarán las confrontaciones y conciliaciones y,
de ser necesario, gestionarán la solución de las inconsistencias con la oficina del Banco Agrario que
corresponda.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Elabora la información
correspondiente a formatos de
Generar la información
oficios que comunican las órdenes
relativa de los depósitos
de operación sobre los depósitos
judiciales correspondiente a Juez o Magistrado,
1 judiciales, providencias mediante las
los registros del Oficina de Apoyo Judicial
cuales se haya declarado la
Administrador (Siglo XXl ó
prescripción de los depósitos
Base de Datos)
judiciales, sentencias al pago,
mediante el uso de archivos físicos
y electrónicos (bases de datos,
Sistema de la
Rama Judicial Siglo XXl)

120
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Dispone del extracto Bancario bien
sea enviado por el Banco Agrario o
generado por el Portal web - Banco
Agrario para realizar la conciliación de
la cuenta judicial
Disponer del extracto
bancario para realizar la Juez o Magistrado, ¿El despacho utiliza Portal web -
2 conciliación de la cuenta Oficina de Apoyo Judicial Banco Agrario?
judicial SI: Continuar con la actividad N° 3.

NO: Se pregunta ¿Existe Oficina de

Apoyo Judicial que administra
depósitos judiciales?

¿Existe Oficina de Apoyo Judicial

que administra depósitos
judiciales?
SI: Continuar con la actividad N° 4.
NO: Continuar con la actividad N° 3.
Confronta los documentos
expedidos por el despacho en
Realizar la conciliación
relación con los depósitos judiciales,
mediante la confrontación de
tales como: formatos que ordenan la
la información propia del
3 Juez o Magistrado operación sobre el depósito,
despacho (Siglo XXl ó Base de
providencias que hayan decretado el
Datos) contra el extracto
pago y declarado la prescripción,
bancario
respecto al extracto bancario.

Continuar a la Pregunta ¿Hay

inconsistencias?
Realizar la conciliación previa
Confronta los extractos contra la
de las cuentas judiciales de los
4 Oficina de Apoyo Judicial información de depósitos
despachos judiciales de su
constituidos, pagados y demás
jurisdicción
operaciones; así como los títulos en
custodia
Comunicar a los despachos de la
sede los resultados de la
conciliación para recibir de ellos
confirmación u observaciones.
Remitir a los despachos
¿Hay observaciones a los
judiciales los resultados de las
5 Oficina de Apoyo Judicial resultados?
conciliaciones de las cuentas
SI: Continuar con la actividad N° 6.
judiciales
NO: Se pregunta ¿Hay
inconsistencias?
¿Hay inconsistencias?
SI: Continuar con la
actividad N° 8. NO:
Continuar con la actividad N°
16.

121
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Devolver a la Oficina de Remite a la Oficina de Apoyo
Apoyo Judicial el reporte de la Judicial las observaciones a que haya
6 Juez o Magistrado
conciliación administrativa de lugar de acuerdo al análisis de los
la cuenta para su corrección resultados de la conciliación
Administrativa de la cuenta judicial.
Modifica el reporte de la
Corregir el reporte de la
conciliación administrativa de la
conciliación administrativa y
7 Oficina de Apoyo Judicial cuenta judicial teniendo en cuenta las
remitirlo nuevamente a los
observaciones presentadas por los
despachos judiciales
despachos, y lo remite nuevamente
a
Estas dependencias.
Identifican inconsistencias y
constata si su solución le
Verificar si las inconsistencias corresponde, o es de
corresponden a la Magistrado o Juez, responsabilidad del Banco Agrario.
8
dependencia judicial, o al Oficina de Apoyo Judicial
Banco Agrario ¿Le corresponde al Banco Agrario
solucionar inconsistencia?
SI: Continuar con la actividad N° 9.
NO: Continuar con la actividad N°
15.
Comunica al Banco Agrario la
inconsistencia.
Informar al Banco Magistrado o Juez,
9
Agrario la Oficina de Apoyo Judicial ¿El Banco Agrario da una
inconsistencia respuesta dentro de 3 meses de ser
reportada la inconsistencia?
SI: Continuar con la actividad N° 12.
NO: Continuar con la actividad N°
10.

Comunica la inconsistencia a la
Reportar la inconsistencia a la División de Fondos Especiales y
Magistrado o Juez,
10 Dirección Ejecutiva de Cobro Coactivo de la Dirección
Oficina de Apoyo Judicial
Administración Judicial Ejecutiva de Administración
Judicial, para que ellos le informen al
Banco Agrario la
Inconsistencia para su solución.
Informar al Banco División de Fondos
Reporta al Banco Agrario la
11 Agrario la Especiales y Cobro
inconsistencia para gestionar su
inconsistencia para su Coactivo
solución.
solución
Revisan y analizan la inconsistencia
¿Le corresponde al Banco Agrario
Revisar y analizar la
12 Banco Agrario solucionar la inconsistencia?
inconsistencia
SI: Continuar con la actividad N° 14.
NO: Continuar con la actividad N°
13.

122
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Devuelve la inconsistencia a Juez,
Secretario u Oficina de Apoyo Judicial,
Devolver la inconsistencia al judiciales, luego de que se analiza
13 Banco Agrario
despacho que esta inconsistencia no le
corresponde solucionarla

Continuar con la actividad N° 15.

Establece medidas de solución y
Tomar medidas de solución planes de acción para corregir la
14 Banco Agrario
para corregir la inconsistencia inconsistencia

Continuar con la actividad N° 16.

Establece medidas de solución y
Verificar y corregir la planes de acción para corregir la
15 Magistrado o Juez
inconsistencia inconsistencia luego de que se define
que la inconsistencia le
corresponde solucionarla
Diligencia el Formato para el
Registrar los resultados del
reporte de la conciliación
ejercicio en el formato de
16 Magistrado o Juez administrativa de la cuenta judicial,
conciliación de la cuenta
registrando los resultados del
judicial
ejercicio de la conciliación
administrativa de
la cuenta judicial
Reportar los resultados de la Informar mediante comunicado
Magistrado o Juez,
17 conciliación a la Dirección los
Oficina de Apoyo Judicial
Seccional resultados de la conciliación de la
cuenta judicial a la Dirección
Seccional
Recibir y analizar los informes
Analizan los informes de
de conciliación administrativa
18 Dirección Seccional conciliación administrativa de la
de la cuenta judicial que son
cuenta judicial que son de su
de su competencia territorial
competencia territorial
Registra y/o actualiza la información
de las conciliaciones reportadas por
Controlar y hacer seguimiento
los despachos mediante bases de
mediante base de datos o
datos.
19 inventario de las Dirección Seccional
conciliaciones reportadas por
¿Conciliaciones reportadas
los despachos
oportunamente y con información
consistente?
SI: FIN
NO: Continuar con la actividad N°
20.
Analiza la información reportada y
establece las acciones a seguir
Dirección Seccional,
según los resultados, esto incluye
Analizar y definir las acciones Oficina de Apoyo
estructurar planes de acción
20 a seguir según el análisis de Judicial, Dirección
encaminados a fortalecer la ejecución
las conciliaciones reportadas Ejecutiva de
de las actividades del procedimiento
Administración Judicial
mediante formación a Jueces, así
como la creación y/o actualización de

123
 No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
herramientas tecnológicas que
permitan efectuar la conciliación

CONTROLES AL PROCEDIMIENTO
No. ACTIVIDAD CONTROL DESCRIPCIÓN
Recibir y analizar
los informes de Constatar que los informes de
Revisión y análisis
18 conciliación conciliación de la cuenta Dirección
de la información
administrativa de la judicial son ejecutados por Seccional
reportada
cuenta judicial que parte de las dependencias
son de su responsables
competencia
territorial
Controlar y hacer Seguimiento
Que las conciliaciones sean
seguimiento a
19 reportadas permanente y
mediante base de conciliaciones Dirección
oportunamente por parte de
datos o inventario de reportadas por Seccional
los despachos
las depende
conciliaciones ncias
reportadas judiciales
Analizar y definir las
Definición de Definir planes de acción
acciones a seguir
acciones a seguir derivados del análisis de los Dirección
según el análisis de
20 según el análisis de resultados para la mejora Seccional
las conciliaciones de
la información del procedimiento.
la cuenta judicial
reportada
reportadas por los
despachos

124
 DIAGRAMA DE FLUJO

DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 6. Conciliación Administrativa
Página: 1 de 4

INICIO

1. Generar la información relativa de los depósitos judiciales

2. Disponer del extracto bancario para realizar la conciliación
correspondiente a los registros del Administrador (Siglo XXl ó
de la cuenta judicial
Base de Datos)

Juez o Magistrado Juez o Magistrado

Oficina de Apoyo Judicial Oficina de Apoyo Judicial

Extracto

Sí
3. Realizar la conciliación mediante la confrontación de la
¿El despacho utiliza Portal
información relativa del despacho (Siglo XXl ó Base de Datos)
Web Transaccional?
contra el extracto bancario

No Juez o Magistrado Juez o Magistrado

¿Existe Oficina de Apoyo No

Judicial que administra B
depósitos judiciales?

Sí Juez o Magistrado

4. Realizar la conciliación previa de las cuentas judiciales de

cada uno los despachos judiciales de su jurisdicción

Oficina de Apoyo Judicial

125
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 6. Conciliación Administrativa
Página: 2 de 4

5. Remitir a los despachos judiciales los resultados de las

conciliaciones de las cuentas judiciales

Oficina de Apoyo Judicial

No ¿Hayobservaciones a los
resultados?

Sí Juez o Magistrado

6. Devolver a la Oficina de Apoyo Judicial el reporte de la

conciliación administrativa de la cuenta para su corrección

Juez o Magistrado

7. Corregir el reporte de la conciliación administrativa y

remitirlo nuevamente a los despachos judiciales

Oficina de Apoyo Judicial

C No B
¿Hayinconsistencias?

Sí Juez o Magistrado
Oficina de Apoyo Judicial

8. Verificar si las inconsistencias corresponden a la

dependencia judicial, o al Banco

Juez o Magistrado
Oficina de Apoyo Judicial
D

126
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 6. Conciliación
Página: 3 de 4

¿Le corresponde al Banco

Sí
solucionar 9. Informar al Banco la inconsistencia para su solución
inconsistencia?

Juez o Magistrado Juez o Magistrado

No Oficina de Apoyo Judicial Oficina de Apoyo Judicial

¿El Banco da una respuesta No

15. Verificar y corregir la inconsistencia 10. Reportar la inconsistencia a la Dirección Ejecutiva de
dentro de 3 meses de ser
Administración Judicial
reportada la inconsistencia?

Juez o Magistrado Juez o Magistrado Juez o Magistrado

Sí Oficina de Apoyo Judicial Oficina de Apoyo Judicial

11. Informar al Banco la inconsistencia para su solución

División de Fondos Especiales

y Cobro Coactivo

12. Revisar y analizar la inconsistencia

Banco

¿Le corresponde al Banco No

13. Devolver la inconsistencia al despacho
solucionar la inconsistencia?

C
Sí Banco Banco

16. Registrar los resultados del ejercicio en el formato de 1

14. Tomar medidas de solución para corregir la inconsistencia
conciliación de la cuenta judicial

Juez o Magistrado Banco

Formato de
Conciliación

127
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 6. Conciliación Administrativa
Página: 4 de 4

17. Reportar los resultados de la conciliación a la Dirección

Seccional

Juez o Magistrado
Oficina de Apoyo Judicial

18. Recibir y analizar los informes de conciliación

administrativa de la cuenta judicial que son de su
competencia territorial

Dirección Seccional

19. Controlar y hacer seguimiento mediante base de datos o

inventario de las conciliaciones reportadas por los despachos

Dirección Seccional

¿Conciliaciones reportadas
Sí
oportunamente y con
información consistente?

No Dirección Seccional

20. Analizar y definir las acciones a seguir según el análisis de

de las conciliaciones de la cuenta judicial reportadas por los
despachos

Dirección Seccional

FIN

Controles Propuestos
19 : Seguimiento a conciliaciones reportadas por dependencias judiciales
20 : Definición de acciones a seguir según el análisis de la información reportada

Controles Existentes
18 : Revisión y análisis de la información reportada

128
 12.3 CONTROL Y SEGUIMIENTO

OBJETIVO

Garantizar el desarrollo de actividades de auditoría, supervisión, y control a las dependencias judiciales

con la cobertura requerida y la comunicación oportuna de evidencias detectadas, mediante el cumplimiento
de planes de acción y oportunidades de mejora orientadas a evaluar situaciones irregulares del
manejo de los depósitos judiciales y medidas de control en la prevención y corrección de
incumplimientos normativos.

ALCANCE

Los funcionarios judiciales, los secretarios de los despachos judiciales, los jefes y empleados responsables
de las dependencias encargadas de la administración de los depósitos judiciales y del Banco Agrario, serán
responsables penal y disciplinariamente por el incumplimiento de las funciones y procedimientos
establecidos.

La Unidad de Auditoria del Consejo Superior de la Judicatura vigilará el cumplimiento de la

normatividad establecida e informará a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, dentro
de los primeros diez
(10) días de los meses de junio y diciembre, o cuando las circunstancias lo ameriten, los resultados de su
gestión y las medidas correctivas adoptadas o sugeridas.

Igualmente, las salas administrativas de los consejos seccionales de la judicatura, en las visitas a los
despachos judiciales y dependencias administrativas correspondientes, velarán por el cumplimiento del
presente Manual e informarán a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, dentro de los
primeros diez (10) días de los meses de junio y diciembre, o cuando las circunstancias lo ameriten, las
gestiones de control, sus resultados y las medidas correctivas adoptadas o sugeridas.

La Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, a través de su División de Fondos Especiales y Cobro

Coactivo, realizará el control y seguimiento a las direcciones seccionales de administración judicial para
garantizar el estricto cumplimiento de lo dispuesto en la normatividad, para lo cual les solicitará los informes
que considere pertinentes, los consolidará y presentará, a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la
Judicatura dentro de los primeros diez (10) días de los meses de junio y diciembre, o cuando las
circunstancias lo ameriten.

Así mismo, las direcciones seccionales implementarán mecanismos de control, como visitas
periódicas de inspección a las dependencias encargadas de la administración de los depósitos judiciales,
arqueos e inventarios, e informarán trimestralmente, dentro de los primeros diez (10) días siguientes al
vencimiento de cada trimestre, a la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial las gestiones de control,
sus resultados y las medidas correctivas adoptadas o sugeridas.

El cumplimiento de los procedimientos sobre el manejo de los depósitos judiciales se tendrá en cuenta
para la calificación de servicios, en los términos del Acuerdo 1392 de 2002.

129
 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Unidad de Auditoría
Identificar la actividad de Identifican las actividades de seguimiento
Sala Administrativa
seguimiento a ejecutar por y control a ejecutar por la Rama Judicial
Consejo Seccional,
1 la Rama Judicial en el en el manejo de los depósitos judiciales, lo
Control Interno de la
manejo de los depósitos que incluye la realización de auditorías,
DEAJ, Dirección
judiciales vistas de control interno, inspecciones, y
Seccional
arqueos.
Programar y preparar las Unidad de Auditoría Programan y preparan las visitas
visitas periódicas de Sala Administrativa periódicas de inspección a las
inspección a las Consejo Seccional, dependencias encargadas de la
2
dependencias encargadas Control Interno de la administración de los depósitos judiciales
de la administración de los DEAJ, Dirección mediante la aprobación del programa de
depósitos judiciales Seccional auditoría y la definición de agendas de
trabajo entre auditores y auditados.
Unidad de Auditoría
Realizar las visitas de Ejecutan la entrevista de inspección a
Sala Administrativa
inspección a las dependencias judiciales mediante la
Consejo Seccional,
3 dependencias encargadas observación directa y la aplicación de
Control Interno de la
de la administración de los lista de chequeo.
DEAJ, Dirección
depósitos judiciales
Seccional
Identifican hallazgos y oportunidades de
mejora en la ejecución de las visitas de
Verificar que se cumple con
inspección a las dependencias
la normatividad para el
4 Auditores judiciales.
manejo de los depósitos
judiciales
¿Se identificaron hallazgos u
observaciones?
SI: Continuar con la actividad N° 5. NO:
Continuar con la actividad N° 7.
Establecer planes de acción
Juez o Magistrado,
y oportunidades de mejora Documentan planes de acción de
5 Oficina de Apoyo
al proceso de los depósitos acuerdo con los hallazgos detectados.
Judicial
judiciales
Unidad de Auditoría
Sala Administrativa Realiza seguimiento al cumplimiento de
Efectuar seguimiento al
Consejo Seccional, los planes de acción teniendo en cuenta
6 cumplimiento de los planes
Control Interno de la los compromisos adquiridos con el
de acción establecidos
DEAJ, Dirección auditado para el cierre del hallazgo u
Seccional observación.
Unidad de Auditoría
Elaborar el informe de la
Sala Administrativa
visita de inspección a las Construye el informe de auditoría
Consejo Seccional,
7 dependencias encargadas teniendo en cuenta el cumplimiento de
Control Interno de la
de la administración de los los planes de acción establecidos.
DEAJ, Dirección
depósitos judiciales
Seccional

130
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Unidad de Auditoría Comunica los resultados de la auditoría,

Sala Administrativa incluyendo las observaciones y el avance
Informar a los sujetos de
Consejo Seccional, del cumplimiento de los planes de acción
8 auditoría los resultados de
Control Interno de la establecidos.
la misma
DEAJ, Dirección
Seccional ¿Informe proveniente de la Dirección
Seccional?
Remitir semestralmente a la SI: Continuar con la actividad N° 9. NO:
9 Dirección Continuar con la actividad N° 11.
Dirección Ejecutiva
Seccional Entrega semestralmente a la Dirección
Ejecutiva de
Administración Judicial el informe de
inspección de
Administración Judicial el las visitas a los despachos judiciales, los
informe de inspección a los resultados
despachos judiciales del y las medidas adoptadas o sugeridas.
ámbito territorial

Agrupar los informes de

Solicita a la dirección Seccional los
inspección de las visitas División de Fondos
a informes pertinentes, consolida la
10 los despachos Especiales y Cobro información recibida de la Dirección
judiciales Seccional y la incorpora en el informe
provenientes de Coactivo trimestral sobre resultados del cobro
las coactivo.
Seccionales
Remiten semestralmente a la Sala
Remitir a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la
Administrativa del Consejo Judicatura los informes de resultados y de
Unidad de Auditoría
Superior de la Judicatura medidas correctivas adoptadas o
Sala Administrativa
semestralmente o cuando sugeridas.
Consejo Seccional,
11 las circunstancias lo
Control Interno de la
ameriten, las gestiones de Por su parte la División de Fondos
DEAJ, Dirección
control, los resultados y las Especiales y Cobro Coactivo incorpora
Seccional
medidas correctivas en el informe trimestral sobre resultados
adoptadas o sugeridas del cobro coactivo la información
consolidada de las Direcciones Seccionales
y remite semestralmente este
documento a la Sala
Administrativa
Definir y ejecutar las Establece y ejecuta acciones a seguir
acciones a seguir según la según la
información reportada información reportada como: expedir
(expedir acuerdos y Sala Administrativa acuerdos y
12 circulares, elaborar y del Consejo Superior circulares, elaborar y aprobar planes,
aprobar planes, programas, de la Judicatura programas, y
y proyectos para la Rama proyectos para la Rama Judicial, entre
Judicial, etc.) otros)

131
CONTROLES ACTUALES AL PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD CONTROL DESCRIPCIÓN

Verificar que se cumple con
Comprobar que la actividad
la normatividad para el Revisión y análisis de la
4 auditada cumple con los criterios de
manejo de los depósitos información reportada
auditoria- normatividad en
judiciales
depósitos judiciales
Verificar que ningún
Efectuar seguimiento al hallazgo u observación se
Que los planes de acción
6 cumplimiento de los planes ha alterado u omitido al
establecidos hayan sido ejecutados
de acción establecidos implementar planes de
por los responsables
Acción
Remitir a la Sala
Administrativa del Consejo
Superior de la Judicatura
semestralmente o cuando
Revisión y análisis de la Constatar que se realicen los
11 las circunstancias lo
información reportada informes de inspección a
ameriten, las gestiones de
dependencias judiciales
control, los resultados y las
medidas correctivas
adoptadas o sugeridas

132
 DIAGRAMA DE FLUJO

DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 13. Control y Seguimiento
Página: 1 de 3

INICIO

1. Identificar l a actividad de seguimiento a ejecutar por l a

Ra ma Judicial en el manejo de los depósitos judiciales

Uni da d de Audi toría Sa l a Admi ni s tra ti va Cons ejo Secci ona l

Control Interno de l a DEAJ
Di recci ón Secci ona l
2. Progra mar y preparar las vi sitas periódicas de inspección a
l a s dependencias encargadas de la administración de l os
depósitos judiciales

Uni da d de Audi toría Sa l a Admi ni s tra ti va Cons ejo Secci ona l

Control Interno de l a DEAJ
Di recci ón Secci ona l

3. Rea lizar las vi sitas de inspección a las dependencias

enca rgadas de l a administración de los depósitos judiciales

Uni da d de Audi toría Sa l a Admi ni s tra ti va Cons ejo Secci ona l

Control Interno de l a DEAJ
Di recci ón Secci ona l

4. Veri ficar que s e cumple con la normatividad para el

ma nejo de los depósitos judiciales

Audi tores

¿Se i dentificaron hallazgos u No A

obs erva ciones?

Sí Audi tores

5. Es ta blecer planes de acción y oportunidades de mejora a l

proces o de los depósitos judiciales

Ma gi s tra do o Juez
Ofi ci na Judi ci a l
B

133
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 13. Control y Seguimiento
Página: 2 de 3

6. Efectuar s eguimiento a l cumplimiento de l os planes de

a cción establecidos

Unida d de Auditoría Sa la Adminis tra tiva Cons ejo Secciona l

Control Interno de la DEAJ
Dirección Secciona l
7. Ela borar el informe de la visita de inspección a las
A dependencias encargadas de la administración de los
depósitos judiciales

Unida d de Auditoría Sa la Adminis tra tiva Cons ejo Secciona l

Control Interno de la DEAJ
Informe Dirección Secciona l

8. Informar a l os sujetos de a uditoría l os resultados de l a

mi s ma

Unida d de Auditoría Sa la Adminis tra tiva Cons ejo Secciona l

Control Interno de la DEAJ
Dirección Secciona l

¿Informe proveniente de la No C
Dirección Seccional?

Sí Unida d de Auditoría Sa la Adminis tra tiva Cons ejo Secciona l

Control Interno de la DEAJ
Dirección Secciona l
9. Remitir s emestralmente a la Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial el informe de inspección a los
des pachos judiciales del á mbito territorial

Dirección Secciona l

134
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha:
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 13. Control y Seguimiento
Página: 3 de 3

10. Agrupar los informes de inspección a los despachos

judiciales provenientes de las Direcciones Seccionales

División Fondos Especiales Y Cobro Coactivo

Informes

11. Remitir a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la

C Judicatura semestralmente o cuando las circunstancias lo
ameriten, las gestiones de control, los resultados y las
medidas correctivas adoptadas o sugeridas

Unidad de Auditoría
Consejos Seccionales de la Judicatura

Informe División Fondos Especiales Y Cobro Coactivo

Consolidado

12. Definir y ejecutar las acciones a seguir según la

información reportada (expedir acuerdos y circulares,
elaborar y aprobar planes, programas, y proyectos para la
Rama Judicial, etc)

Sala Administrativa
Consejo Superior de la Judicatura

FIN

Controles Propuestos
6 : Verificar que ningún hallazgo u observación se ha alterado u omitido al implementar planes de acción

Controles Existentes ¿Qué se controla?

4, 11 : Revisión y análisis de la información reportada

135
13 COBRO IRREGULAR

136
 13.1 OBJETIVO

Establecer las actividades y medidas a seguir que permitan el reconocimiento del riesgo para mitigar y
prevenir pérdidas en el cobro indebido de los depósitos judiciales, en aras de propender conjuntamente con
las autoridades judiciales, por el mejoramiento continuo del servicio de la administración de la justicia.

ALCANCE

Desde que el Juez, Magistrado y/o Director Seccional Conocen el presunto cobro irregular de los
depósitos judiciales, hasta que se genera y/o actualiza la base nacional de eventos de cobro irregular
con o sin pérdida económica por parte de la Dirección Seccional.

Es de suma importancia que se establezca si hubo o no participación o responsabilidad de algún

empleado o funcionario, porque la cobertura de la póliza de Manejo Global para Entidades Oficiales,
cubre los detrimentos patrimoniales producidos por acciones u omisiones de sus empleados que se
configuren como delitos contra la Administración Pública. Para hacer efectiva la póliza se requiere un
fallo disciplinario que determine tal responsabilidad; o, que se produzca un fallo con responsabilidad
fiscal, o que dentro del proceso penal se establezcan serios indicios de la participación de algún
empleado o funcionario.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Conocer el presunto cobro Juez o Identifica el presunto Cobro
1 irregular de los depósitos Magistrado, Irregular de los Depósitos
judiciales. Dirección Seccional Judiciales.

Presenta denuncia penal a

Presentar denuncia penal a la Juez o la Fiscalía General de la
2 Fiscalía General de la Nación Magistrado, Nación por el presunto cobro
por el presunto cobro irregular Dirección Seccional irregular del depósito
del depósito judicial. judicial, solicitando la
adopción de medidas
cautelares que garanticen la
integridad de los elementos
que puedan servir como
pruebas del ilícito.
Informar de los hechos Juez o Comunica en detalle los
3 presentados a la Contraloría Magistrado, hechos presentados a la
General de la Nación. Dirección Contraloría General de la
Seccional Nación para abrir un
proceso de Responsabilidad
Fiscal por parte de esta
Entidad.
Iniciar la investigación Juez o Inicia proceso de
4 disciplinaria para establecer si Magistrado, investigación disciplinaria
los funcionarios judiciales Dirección para establecer si los
tienen Seccional funcionarios judiciales tienen
responsabilidad en el presunto responsabilidad en el
cobro irregular presunto cobro irregular.
137
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Comunica los hechos
Reportar a la División de Fondos Juez o fraudulentos a la División de
5 Especiales y Cobro Coactivo el Magistrado, Fondos Especiales y Cobro
posible cobro irregular con o sin Dirección Seccional Coactivo por el posible
pérdida económica. cobro irregular con o sin
pérdida económica

Continuar con la actividad

N° 6 y en paralelo con la
actividad N° XXX.
Solicitar al Banco Agrario copia Juez o Solicita al Banco Agrario
6 de los documentos que soportan Magistrado, copia de los documentos
el pago efectuado del depósito Dirección que soportan el pago
Judicial objeto de cobro irregular. Seccional efectuado del depósito
judicial objeto de cobro
irregular tales como: título
judicial, orden de pago,
extracto bancario.
Analiza el cobro irregular,
verificando si el Banco
Agrario cumplió con los
procedimientos establecidos
Analizar el cobro irregular, por la Sala Administrativa
verificando si el Banco Agrario del Consejo Superior de la
cumplió con los procedimientos Dirección Seccional Judicatura.
7 establecidos por la Sala
Administrativa del Consejo ¿Es responsabilidad del
Superior de la Judicatura. Banco Agrario?
SI: Continuar con la
actividad N° 8.
NO: ¿Es responsabilidad por
parte de funcionario
(s) público (s)?

¿Es responsabilidad por

parte de funcionario (s)
público (s)?
SI: Continuar con la
actividad N° 21.
NO: Continuar con la
actividad N° 15.
Enviar al Banco Agrario el oficio Remitir al Banco Agrario el
de reclamación con copia a la Dirección Seccional oficio de reclamación con
8 División de Fondos Especiales y copia a la División de
Cobro Coactivo solicitando la Fondos Especiales y Cobro
reposición del depósito judicial. Coactivo solicitando la
reposición del depósito
judicial, así como la
adopción de medidas
conducentes a que

138
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
no se vuelvan a repetir las
fallas presentadas.

Analiza el oficio de
Analizar el oficio de reclamación reclamación generado y
9 generado y remitido por la Banco Agrario remitido por la Dirección
Dirección Seccional. Seccional.

¿El reclamo es de
responsabilidad del Banco
Agrario?
SI: Continuar con la
actividad N° 10. NO:
Continuar con la actividad
N° 12.
Reconocer el reclamo por cobro
irregular reponiendo el depósito Reconocer el reclamo por
10 judicial e informando a la Banco Agrario cobro irregular reponiendo el
Dirección Seccional las medidas depósito judicial e
adquiridas para prevenir el informando a la Dirección
siniestro Seccional las medidas
adquiridas para prevenir
cobros irregulares.
Realizar seguimiento a la Efectuar seguimiento a la
respuesta del Banco Agrario en Dirección Seccional respuesta del Banco Agrario
11 la adopción de medidas en la adopción de medidas
conducentes a prevenir cobros conducentes a prevenir
irregulares. cobros irregulares.
Continuar con la actividad
N° 24.
12 No reconocer el reclamo por Banco Agrario No reconoce el reclamo por
cobro irregular. cobro irregular.
13 Informar a la Dirección Seccional Banco Agrario Comunica a la Dirección
la no reposición del depósito Seccional la no reposición
judicial por cobro irregular. del depósito judicial por
cobro irregular.

139
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Analiza la respuesta
generada y remitida por el
Banco Agrario, para
establecer si el cobro
irregular es responsabilidad
del Banco Agrario y/o de
Analizar la respuesta generada y Dirección Seccional Funcionario Público.
14 remitida por el Banco Agrario.
¿Es responsabilidad del
Banco Agrario?
SI: Continuar con la
actividad N° 8.
NO: ¿Es responsabilidad por
parte de funcionario
(s) público (s)?

¿Es responsabilidad por

parte de funcionario (s)
público (s)?
SI: Continuar con la
actividad N° 21.
NO: Continuar con la
actividad N° 15.
Presentar denuncia ante la Presenta denuncia ante la
autoridad competente por Dirección Seccional autoridad competente por
15 responsabilidad de un tercero responsabilidad de un
ante el cobro irregular. tercero ante el cobro
irregular.

Continuar con la actividad

N° 24.
Remitir a la Dirección Ejecutiva Remite a la Dirección
de Administración Judicial la Ejecutiva de Administración
documentación soporte que Dirección Seccional Judicial la documentación
16 evidencia el presunto Cobro soporte como: el reporte
Irregular de los depósitos Cuadro de Control - Cobro
judiciales. Irregular, adjuntando copia
de la denuncia penal,
documentos solicitados al
Banco Agrario, certificados
de contabilidad sobre
pérdida económica por
cobro
Irregular, oficios apertura de
procesos generados.
Analizar la denuncia Unidad de Asistencia Analiza la denuncia penal
17 penal designando al Legal designando al abogado de
abogado de la la Unidad a quien se le
Unidad. confiere poder para
actuar en el proceso penal.

140
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Realizar el seguimiento al estado Efectúa el seguimiento al
18 del proceso penal por cobro Unidad de Asistencia
estado del proceso penal
irregular de los depósitos Legal por cobro irregular de los
judiciales. depósitos judiciales,
registrando la información
en el Cuadro de Control
- Cobro Irregular
Genera concepto jurídico
División de sobre las normas que se
19 Emitir concepto jurídico sobre las Fondos Especiales incumplieron, con base en el
normas que se incumplieron. y análisis de la información
Cobro Coactivo remitida por la Dirección
Seccional y el reporte de los
estados de seguimiento a
los procesos remitido por la
Unidad de Asistencia Legal
de la Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial
Envía a la oficina de
Remitir a la oficina de seguros la seguros la documentación
20 documentación requerida para la Dirección Seccional requerida para la
reclamación. reclamación, estos
documentos incluyen: el
(los) fallo (s) de los procesos
judiciales adelantados
comprometiendo al servidor
público en el cobro irregular.
Identifica y reconoce el
21 Reconocer el siniestro. Seguros siniestro, mediante el
análisis de la
documentación que soporta
el reclamo ante la
Aseguradora.
22 Establecer las circunstancias de Seguros Definir las circunstancias de
modo, tiempo y lugar sobre los modo, tiempo y lugar
sobre los hechos y
evidenciar la cuantía de

141
 CONTROLES ACTUALES AL PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD CONTROL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Constatar si en la
copia de los
documentos que
Analizar el cobro irregular,
soportan el pago
verificando si el Banco Revisión y efectuado del
Agrario cumplió con los análisis de la
7 depósito judicial
procedimientos establecidos información objeto de cobro Dirección
por la Sala Administrativa reportada irregular se evidencia Seccional
del Consejo Superior de la
que el Banco Agrario
Judicatura.
incumplió los
procedimientos
establecidos por la
Sala Administrativa
del Consejo Superior
de la Judicatura.
Analizar el oficio de Revisión y
reclamación generado y análisis de la Verificar si el reclamo
9
remitido por la Dirección información por cobro irregular es
Banco Agrario
Seccional. reportada de responsabilidad
del Banco Agrario.
Realizar seguimiento a la
Revisión y Efectuar reuniones
respuesta del Banco
análisis de la periódicas con el
11 Agrario en la adopción de
información Banco Agrario para
medidas conducentes a
reportada evaluar el Dirección
prevenir cobros irregulares.
cumplimiento en la Seccional
adopción de medidas
adquiridas para
prevenir cobros
irregulares.
Emitir concepto jurídico Realizar un análisis
sobre las normas que se integral de la de la
incumplieron, con base en el información remitida
análisis de la información por la Dirección
remitida por la Dirección Seccional y el reporte
Revisión y
19 Seccional y el reporte de los de los estados de
análisis de la
estados de seguimiento a seguimiento a los
información División de
los procesos remitido por la procesos remitido por
reportada Fondos
Unidad de Asistencia Legal la Unidad de
de la Dirección Ejecutiva de Asistencia Legal que especiales
Administración Judicial conlleve a identificar
circunstancias de
modo, tiempo y lugar
en que se presentó el
Cobro Irregular para
emitir un concepto
sobre las normas que
se incumplieron.

142
No. ACTIVIDAD CONTROL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Se registra y/o
Generar y/o actualizar la
Creación y/o actualiza la
base nacional de eventos de
24 actualización información relativa a
cobro irregular con o sin
de la Matriz sucesos de presunto División de
pérdida económica
de Eventos cobro Irregular, sin Fondos
Posibles discriminar si se trata especiales
Cobros de una pérdida
Irregulares económica o no, se
haya materializado o
no el evento

143
 DIAGRAMA DE FLUJO

DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha: julio
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 12. Cobro Irregular
Página: 1 de 3

INICIO

1. Conocer el presunto cobro irregular de los depósitos

judiciales

Juez o Magistrado
Dirección Seccional

2. Presentar denuncia penal a la Fiscalía General de la 4. Iniciar la investigación disciplin aria para establecer si 5. Reportar a la División de Fondos Especiales y Cobro
3. Informar de los hechos presentados a la Contraloría
Nación por el presunto cobro irregular del depósito los funcionarios judiciales tienen responsabilidad en el Coativo el posible cobro irregular con o sin pérdida
General de la Nación
judicial presunto cobro irregular económica

Juez o Magistrado Juez o Magistrado Juez o Magistrado Juez o Magistrado

Dirección Seccional Dirección Seccional Dirección Seccional Dirección Seccional

16. Remitir a la Dirección Ejecutiva de Administración

Judicial la documentación soporte como: el reporte 6. Solicitar al banco copia de los documentos que
Cuadro de Control - Cobro Irregular, adjuntando copia de soportan el pago efectuado del depósito judicial objeto de
la denuncia penal, documentos solicitados al banco, cobro irregular tales como: título judicial, órden de pago,
certificados de contabilidad sobre pérdida económica por extracto bancario
cobro irregular, oficios apertura de procesos generados
Dirección Seccional Juez o Magistrado
Dirección Seccional

Documentos Oficio
soporte

17. Analizar la denuncia penal designando al abogado de 7. Analizar el cobro irregular, verificando si el Banco
la Unidad cumplió con los procedimientos establecidos por la Sala
Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura

Unidad Asistencia Legal Dirección Seccional

A B

144
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha: julio
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 12. Cobro Irregular
Página: 2 de 3
A

18. Realizar el seguimiento al estado del proceso penal

por cobro irregular de los depósitos judiciales

Unidad Asistencia Legal

Cuadro Control
Cobro Irregular B

19. Emitirconcepto jurídico sobre las normas que se

incumplieron, conbase en el análisis de la información Sí No
remitida por la Dirección Seccional y el reporte de los ¿Es responsabilidad por
¿El responsabilidad del F
estados de seguimiento a los procesos remitido por la parte de funcionario (s)
Banco?
Unidad de Asistencia Legal de la Dirección Ejecutiva de público (s)?
Administración Judicial

División Fondos Especiales Dirección Seccional Sí Dirección Seccional

y Cobro Coactivo

Concepto
Jurídico No

8. Enviar al Banco el oficio de reclamación con copia a la

División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo
20. Remitir a la oficina de seguros la documentación Documentos 21. Reconocer el siniestro solicitando la reposición del depósito judicial, así como la
requerida para la reclamación soporte adopción de medidas conducentes a que no se vuelvan a
repitir las fallas presentadas

Dirección Seccional Seguros Dirección Seccional

DEAJ
22. Establecer las circunstancias de modo, tiempo y lugar Oficio de
sobre los hechos y evidenciar la cuantía de afectación Reclamación
patrimonial por cada cobro irregular, registrando los
datos en el Cuadro de Control -Cobro Irregular

Seguros

23. Formalizar el reclamo ante la aseguradora para el

Oficio 9. Analizar el oficio de reclamación generado y remitido
reconocimiento de la indemnización por cobro irregular
por la Dirección Seccional
del depósito judicial

Seguros Banco
E D

145
 DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha: julio
Proceso: Gestión Integral de los Depósitos Judiciales
Versión:
Procedimiento 12. Cobro Irregular
Página: 3 de 3

C D

¿El reclamo esde No

15. Presentar denuncia a la autoridad competente por 12. No reconocer el reclamo por cobro irregular
responsabilidad del
responsabilidad de un tercero ante el cobro irregular
Banco?

Dirección Seccional Sí Banco Banco

10. Reconocerel reclamo por cobro irregular reponiendo

13. Informar a la Dirección Seccional la no reposición del
el depósito judicial e informando a la Dirección Seccional
depósito judicial por cobro irregular
las medidas adquiridas para prevenir cobros irregulares

Banco Banco

11. Realizar seguimiento a la respuesta del banco en la

adopción de medidas conducentes a prevenir cobros Oficio
irregulares

Dirección Seccional

24. Generary/o actualizar la base nacional de eventos de F

14. Analizar la respuesta generada y remitida por el Banco
cobro irregular con ó sin pérdida económica

División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo Dirección Seccional

FIN

Controles Propuestos
24 : Creación y/o actualización de la Matriz de Eventos Posibles Cobros Irregulares

Controles Existentes ¿Qué se controla?

7, 9, 11, 19 : Revisión y análisis de la información reportada

146
 14 CONVENIO PORTAL WEB- 16 AGOSTO DE 2019

No DEAJ 121 16 agosto 2019 No. BANCO

___________________________0014-2019 CONVENIO OPERATIVO MEDIANTE EL
CUAL SE ESTABLECEN LAS RESPONSABILIDADES PROTOCOLOS E
INSTRUCCIONES PARA EL MANEJO DE LOS DEPÓSITOS JUDICIALES A TRAVÉS
DEL PORTAL WEB TRANSACCIONAL DE DEPÓSITOS JUDICIALES.

Entre los suscritos a saber: de una parte EL BANCO AGRARIO DE COLOMBIA S.A.,
establecimiento de crédito debidamente constituido y existente según las leyes de la
República de Colombia, con domicilio principal en Bogotá, D.C., identificado con el NIT
800.037.800-8 y representado el presente acto por CESAR ORLANDO LEÓN TORRES,
mayor de edad de nacionalidad colombiana, identificado con cédula de ciudadanía
No.79.443.814, en su condición en Vicepresidente de Operaciones, quien obra en nombre
y representación de EL BANCO AGRARIO DE COLOMBIA S.A., de conformidad con lo
acreditado en el certificado de existencia y representación legal expedido por la
Superintendencia Financiera de Colombia, el cual se adjunta para que obre como parte
integral del presente documento, entidad que en adelante y para todos los efectos de este
convenio se denominará EL BANCO y de la otra pare, LA NACIÓN- CONSEJO
SUPERIOR DE LA JUDICATURA, con NIT 800.093.816-3, representada en este acto por
JOSÉ MAURICIO CUESTAS GÓMEZ, mayor de edad, identificado con la cédula de
ciudadanía No.3.002.836, en su calidad de Dirección Ejecutivo de Administración Judicial
nombrado para ejercer el cargo mediante Resolución No. PCSJSR17-90 del 28 de julio de
2017, Resolución de confirmación No.PCSJSR17-92 del 11 de agosto de 2017,
posesionado según acta del 23 de agosto de 2017, debidamente facultado para contratar
por el Numeral 3° del Art. 99 de la ley 270 de 1996, que se adjuntan y hacer parte integral
de este documento entidad que en adelante y para todos los efectos de denominar LA
NACION- CSJ, hemos acordado celebrar el presente Convenio en cumplimiento de
Acuerdo PSSA 15-10319 DEL 25 DE MARZO DE 2015, EMITIDO POR LA Sala
Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura con el manejo administración de los
depósitos judiciales a través de Portal Web Transaccional del Banco Agrario, con sujeción
al artículo 191 de la ley 270 de 996 modificado con el artículo 20 de la ley 1285 de 2009 y
acorde a las siguientes cláusulas:
CLAUSULAS
CLAUSULA PRIMERA: OBJETO: Establecer los términos, condiciones, responsabilidades
protocolos e instrucciones para el manejo del os depósitos judiciales a través de la Red
Bancaria WEB, dispuesto por el BANCO para consultas, transacciones y demás
operaciones establecidas o que a futuro se establezcan entre EL BNACO Y LA NACION –
CSJ, para el adecuado manejo y administración de los depósitos judiciales, de conformidad
con la con la normatividad vigente. CLAUSULA SEGUNDA: DOCUMENTOS: Hacen parte
del presente convenio: 1) Manual de Usuario Portal Web Transaccional Depósitos
Judiciales , 2) Formato de solicitud de habilitación al Portal Web Transaccional de Depósitos
Judiciales 3) Reglamento de uso del Portal Web Transaccional Depósitos Judiciales, 4)
Términos y Condiciones Firma Electrónica para el Acceso al Portal Web Transaccional
Depósitos Judiciales, 5) Formato Solicitud modificación horarios cuentas Portal Web
Transaccional – DJ 6) Formato novedades de usuarios PWT, 7) Acta de Reunión de Comité
de Mínima Cuantía y Contratación Directa No. 20 del 22 abril de 2019, 8) Acuerdo No PSAA
15- 10319 del 25 de marzo de 2015, 9) Resolución No. 3777 de 22 abril de 2019 “ Por la
147
cual se justifica la contratación Directa entre la Nación- Consejo Superior de la Judicatura
y el Banco Agrario de Colombia S.A., y 10) Estudio Previo suscrito por la doctora Lina Yalile
Giraldo Sánchez, Directora Administrativa División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo
de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, y cualquier otro documento que
adicione, modifique o sustituya los documentos aquí enlistados así como los que EL
BANCO Y LA NACION – CSJ acuerden en adelante . CLAUSULA TERCERA
CONDICI0NES DE ACCESO: 1. El acceso a EL PORTAL WEB se realiza a través de la
página de internet de EL BANCO: https://depósitosespeciales.bancoagrario.gov.co , y el
mismo será de uso exclusivo de los usuarios que LA NACIÓN – CSJ autorice y habilite de
acuerdo con las condiciones pactadas en el presente Convenio. 2. Para acceder al PORTAL
WEB, los usuarios creados y habilitados deberán disponer de un usuario (login) y clave
(password) que será suministrada automáticamente una vez efectuado el registro
correspondiente por LA NACIÓN-CSJ 3. El acceso a EL PORTAL WEB estará habilitado
en los horarios autorizados por LA NACIÓN – CSJ, para cada una de las dependencias
judiciales. No obstante lo anterior EL BANCO puede restringir o modificar su
funcionamiento, temporal o definitivamente a un determinado horario o para una clase de
operaciones o transacciones por razones de seguridad, contingencia, fuerza mayor o
cuando se detecten condiciones que pongan en peligro los intereses de EL BANCO o de
LA NACIÓN – CSJ, para cada una de las dependencias judiciales. No obstante lo anterior,
EL BANCO puede restringir o modificar su funcionamiento, temporal o definitivamente a un
determinado horario o para una clase de operaciones o transacciones por razones de
seguridad, contingencia, fuerza mayor o cuando se detecten condiciones que pongan en
peligro los intereses de EL BANCO o de LANACIÓN – CSJ. 4. Para el ingreso a EL
PORTAL WEB y por una sola vez, los usuarios habilitados deberán leer y aceptar el
REGLAMENTO DE USO DEL PORTAL WEB TRANSACCIONAL DEPÓSITOS
JUDICIALES y luego cambiar y asignar su nueva clave, la cual debe ser sereta o
intransferible. CLAUSULA CUARTA: CONDICIONES PARA TRANSAR EN EL PORTAL
WEB: 1. Los usuarios que tengan sus firmas registradas en EL BANCO, para el manejo de
las cuentas judiciales, contarán con una firma electrónica para la realización de
transacciones en EL PORTAL WEB, para cuyos efectos deberán seguir el procedimiento
establecido en EL PORTAL WEB, para generar dicha firma, leer y aceptar los Términos y
Condiciones Firma Electrónica para el Acceso al Portal Web Transaccional Depósitos
Judiciales. La firma electrónica así generada tendrá la misma validez y efectos jurídicos
que la firma manuscrita, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y el Decreto
2364 de 22 de noviembre de 2012 o cualquier otra norma que lo modifique o sustituya. 2.
Las transacciones correspondientes a conversiones, fraccionamientos y prescripciones
serán realizadas en línea desde EL PORTAL WEB, En el evento en que hubiere títulos
físicos, estos serán custodiados en el expediente correspondiente al proceso judicial. 3. Las
órdenes de pago deberán ser ingresadas y autorizadas a través de EL PORTAL WEB y
El formato DJ 04 deberá ser impreso desde EL PORTAL WEB y firmado por las personas
autorizadas para el manejo de la cuenta judicial. En el evento en que hubiese títulos físicos,
estos deberán ser anexados al formato DJ-04 4. Las consultas y reportes a través de EL
PORTAL WEB estarán limitadas a la información de la cuenta judicial, de la cual tenga
habilitado su acceso el respectivo usuario. 5. Los usuarios podrán consultar el Manual de
Usuario Portal Web Transaccional Depósitos Judiciales, para efectos de los procedimientos
y pasos a ejecutar en EL PORTAL WEB. 6. LA NACION-CSJ y los usuarios de EL PORTAL
WEB podrán efectuar el pago en línea de los depósitos judiciales mediante abono en cuenta
de ahorros o corriente de cualquier entidad financiera a nombre del beneficiario, para tales
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efectos, deberán ingresar la orden de pago con la información requerida para la
transferencia interbancaria, la cual deberá ser igualmente autorizada a través de PORTAL
WEB, de acuerdo con cada uno de los pasos que allí se indiquen. Cuando se trate del
pago de títulos que de acuerdo con la reglamentación de LA NACION – CSJ y EL BANCO
se deban expedir o se expidieron en medio físico, estos serán custodiados en el expediente
del correspondiente proceso judicial. CLAUSULA QUINTA: OBLIGACIONES DE LA
NACION – CSJ. En desarrollo del presente convenio son obligaciones de LA NACION-
CSJ, las siguientes: a) Crear y autorizar los usuarios habilitados para el uso de EL PORTAL
WEB de cada una de las Direcciones Seccionales, Dependencias Judiciales y despachos
judiciales o quienes hagan sus veces de acuerdo a la jerarquía establecida por LA NACION
– CSJ. b) Informar a EL BANCO el listado de Dependencias Judiciales, Despachos
Judiciales y demás oficinas que tienen a su cargo el manejo de depósitos judiciales que
cuenta con la infraestructura tecnológica requerida para acceder y operar EL PORTAL
WEB. C) Garantizar que cada usuario que haga uso de EL PORTAL WEB tenga una
cuenta de correo electrónico personalizada e institucional d) Efectuar la administración de
los usuarios de acuerdo con lo establecido en el Manual de Usuario del Portal Web de
Depósitos Judiciales, el cual hará parte integral de este documento e) Promover conforme
a los términos y condiciones establecidos para los usuarios, la implementación de
mecanismos idóneos de control y seguridad que garanticen en debida forma los deberes
de confidencialidad y reserva de las claves por parte de los usuarios de EL PORTAL WEB
f) No acceder , ni intervenir en el funcionamiento, ni usar o disponer en cualquier forma de
los archivos, sistemas , programas, aplicaciones o cualquier otro elemento que EL BANCO,
con carácter exclusivo, reservado o propio de su actividad, utilice o posea a efecto de llevar
a cabo la prestación de su servicios, como también se obliga a no acceder, ni usar o
disponer indebidamente o sin autorización de EL BANCO de los datos o la información
incluida en los mismos programas, archivos, sistemas, aplicaciones, etc. g) Autorizar el
acceso a EL PORTAL WEB en horarios diferentes a los establecidos para la Dirección
Seccional o quien haga sus veces, atendiendo criterios de necesidad y urgencia en el
servicio h) Garantizar que los usuarios sean los únicos habilitados para hacer uso de la
firma electrónica definida para la realización de transacciones en EL PORTAL WEB I)
Prestar asistencia a los usuarios de EL PORTAL WEB cuando se presenten fallas en la
internet o incidentes generados por hardware o software pertenecientes a LA NACION –
CSJ que impidan el adecuado funcionamiento de EL PORTAL WEB j) Solicitar a EL
BANCO que deshabilite temporalmente el acceso a EL PORTAL WEB por razones
técnicas que afecten gravemente la prestación del servicio de EL PORTAL WEB o fallas
en el acceso a la internet, informando el plazo de suspensión del servicio y la habilitación
de la operación de forma manual, de acuerdo con el procedimiento establecido en la
normatividad vigente k) Las demás obligaciones contenidas en la normatividad vigente y
en los documentos que hacen parte integral de este Convenio. CLAUSULA SEXTA:
OBLIGACIONES DE LOS USUARIOS DE EL PORTAL WEB; Para la ejecución del
presente convenio, las partes tendrán en cuenta que los usuario de EL PORTAL WEB,
tendrán que cumplir como mínimo con las siguientes condiciones: a)Cumplir con los
términos y condiciones consignados en los reglamentos y los términos y condiciones
dispuestos para dispuestos para el acceso y operación de EL PORTAL WEB, los cuales
serán notificados y deberán ser aceptados al momento de efectuar el ingreso por primera
vez o al generar la firma electrónica, b) Mantener en reserva la clave de acceso a EL
PORTAL WEB, así como los demás dispositivos y mecanismos de autenticación para EL
PORTAL WEB suministrados por LA NACION- CSJ y EL BANCO. La clave del acceso y
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los demás dispositivos de autenticación son de carácter confidencial,, personal e
intransferible por tanto el usuario será el único responsable de su manejo y administración
y se obliga a implementar los mecanismos de control y de seguridad idóneos que garanticen
en debida forma los deberes de confidencialidad y reserva c)los usuarios debidamente
habilitados por la NACION- CSJ, serán responsables por las consultas, transacciones y
operaciones realizadas utilizando las claves y demás dispositivos y mecanismos de
autenticación, las transacciones u operaciones efectuadas utilizando las claves y demás
mecanismos de autenticación se entenderán validas por tanto EL BANCO procederá
conforme a la orden que imparta dicho usuario y no se hará responsable por los errores de
los usuarios en la ejecución delas transacciones a través de EL PORTAL WEB d) diligenciar
los formatos establecidos por EL BANCO para la correcta administración de EL PORTAL
WEB e) Una vez habilitad EL PORTAL WEB los usuarios deberán hacer uso del mismo y
de las funcionalidades y transacciones permitidas en este de acuerdo con el proceso
definido para cada tipo de operación, EL BANCO se abstendrá de procesar las solicitudes
que no sean tramitadas a través de EL POORTLA WEB f) Los usuarios que de acuerdo
con la normatividad vigente se encuentren debidamente facultados para el manejo y
administración de las respectivas cuentas judiciales, deberán emitir las ordenes
correspondientes a cada tipo de transacción a cada tipo de transacción a través de EL
PORTAL WEB, para cuyos efectos deberán hacer uso de la firma electrónica con la cual
se deja en firme la orden sin que sea requerida la confirmación personal y la autorización
de la oficina judicial. Para el caso de los despachos o dependencias judiciales que
administren depósitos judiciales sin confirmación electrónica a través del portal web
transaccional del Banco Agrario, deberán acogerse al establecido en el artículo 1 numeral
20 del Acuerdo 1676 de 2002, modificado por el artículo 1 de Acuerdo PSAA09-5459 de
2009 emitidos por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura g) Efectuar
las conciliaciones de los movimientos reportados a través de EL PORTAL WEB e informa
a ELBANCO las inconsistencias presentadas durante el proceso conciliatorio para cuyos
efectos se deberá tomar en consideración que el pago de los depósitos judiciales sea realiza
una vez los beneficiarios de los depósitos se presentan ante EL BANCO para su cobro h)
Cumplir los requisitos y demás condiciones que de acuerdo con la normatividad vigente y
demás documentos que hacen parte integral de este convenio, resultan a cargo de los
usuarios CLAUSULA SEPTIMA: OBLIGACIONES DEL BANCO:
a) EL BANCO monitoreará permanentemente y garantizará el correcto funcionamiento del
PORTAL WEB b) EL BANCO instruirá sobre el uso de EL PORTAL WEB a sls diferentes
dependencias o despachos judiciales a través de capacitaciones presenciales o virtuales y
tendrá un canal de comunicaciones con los usuarios para atender las dudas e inquietudes
que surjan por la utilización de EL PORTAL WEB a través de soporte telefónico, correo
electrónico o atención virtual en los horarios establecidos entre LA NACION- CSJ y EL
BANCO c) EL BANCO registrara, grabara, captara y/o reproducirá todos y cada uno de
los movimientos operaciones, comunicaciones y/o mensajes que se generen con ocasión
del uso de EL PORTAL WEB. Esta información constituye el registro fidedigno de las
operaciones y/o instrucciones solicitadas u ordenadas por los usuarios habilitados en EL
PORTAL WEB y por consiguiente dicho registro constituirá plena prueba de las operaciones
realizadas por este medio siempre que se compruebe que el acceso y la transacción
realizada a través de EL PORTAL WEB fue exitosa d) El banco estará atento ante los
posibles fraudes o falsedades que puedan presentarse en la operación de EL PORTAL
WEB y una vez detectados podrá suspender y/o cancelar la operaciones y transacciones
habilitadas en EL PORTAL WEB de acuerdo con los análisis internos y/o reportes de LA
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NACIÓN –CSJ e)Reflejar diariamente en EL PORTAL WEB la totalidad de los movimientos
efectuados sobre cada una de las cuentas judiciales f) en los casos en que se presente
repudio de una operación realizada exitosamente por el usuario, EL BANCO remitirá a LA
NACIÓN – CSJ el registro de la operación el cual deberá contener la fecha, hora, usuario,
tipo de operación , valor y dependencia o despacho judicial que la realizó g) Las demás
obligaciones que se deriven del Convenio y demás normas y reglamentos que rigen la
administración depósitos y custodia de los depósitos judiciales. PARAGRAFO PRIMERO:
LA NACION – CSJ autoriza expresamente a EL BANCO para efectuar los ajustes
necesarios en las cuentas judiciales, cuando a esto se vea obligado a causa de errores
operativos o del sistema a más tardar dentro de los (3) días hábiles siguientes a la fecha en
que tenga lugar la operación errada; para tal efecto EL BANCO deberá presentar a daca
despacho o dependencia judicial responsable los soportes de ajuste correspondiente
dentro de los (10) días hábiles siguientes a su ejecución informando las razones de su
realización , dentro de los sesenta (60) días siguientes al recibo de esta información cada
despacho o dependencia judicial responsable, deberá efectuar las conciliaciones
pertinentes PARAGRAFO SEGUNDO: Las partes podrán formular las observaciones o
solicitar las aclaraciones a que haya lugar con relación a las conciliaciones y operaciones
efectuadas, las cuales deberán ser resueltas dentro de los (30) días siguientes a la
presentación de la respectiva reclamación. OCTAVA: MODERNIZACION O INNOVACION
TECNOLOGICA: A petición de cualquiera de las partes de manera armónica y en
concordancia con las normas vigentes, se podrán incorporar a los aplicativos institucionales
funcionales, modificaciones tecnológicas que sean viables jurídica, técnica y
operativamente para las dos entidades que redunden en mejoras dentro del proceso de
administración y manejo de los depósitos judiciales, para lo que se establecerán planes y
cronogramas concertados de común acuerdo. CLAUSULA NOVENA:
RESPONSABILIDADES DEL BANCO. EL BANCO se compromete a cumplir el término aquí
establecido para la prestación de los servicios, sin embargo estará exento de
responsabilidad por su incumplimiento cuando se presenten errores en la información
suministrada por LA NACIÓN – CSJ de igual forma, EL BANCO presentara toda la
colaboración que este a su alcance para el mejor desarrollo de presente convenio.
CAUSULA DECIMA: PLAZO: El Convenio se mantendrá vigente durante el tiempo que el
Banco conserve la administración y custodia de los depósitos judiciales, de conformidad
con lo previsto en el artículo 19| de la Ley Estatutaria de Administración de Justicia,
modificado en el artículo 6 de la Ley 1743 de 2014, o con las normas que modifiquen
adiciones o deroguen la disposición. CLAUSULA DECIMA PRIMERA: SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN: Para el desarrollo del presente convenio se llevaran a cabo las labores de
seguimiento y evaluación bimestral durante los primeros seis meses y posteriormente
cuando se requiera, con el propósito de analizar las condiciones operativas del servicio y
efectuar los ajustes pendientes y procedentes. Los responsables de realizar las labores de
seguimiento y evaluación del presente convenio serán, por parte de EL BANCO, el
Profesional Senior de la Unidad Operativa de Depósitos Especiales, quien haga sus veces
o su delegado y por parte de LA NACION – CSJ, el Director Administrativo de la División
de Fondos Especiales y Cobro Coactivo o quien haga sus veces. CLAUSULA DECIMA
SEGUNDA: PERFECCIONAMIENTO: El presente convenio se perfecciona con la firma de
las partes y se suscribe en desarrollo del Acuerdo PSAA 15-10319 emitido por la Sala
Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura , asimismo, no se cobraran gastos
IVA, ni comisiones al cliente (o sea la Rama Judicial – Consejo Superior de la Judicatura-
Dirección Ejecutiva de Administración Judicial. La cual será beneficiaria de las aplicaciones
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del Portal Web Transaccional sin costo alguno. CLAUSULA DECIMA TERCERA: VALIDEZ:
El presente convenio anula y deja sin valides todos los acuerdos verbales y escritos
celebrados con anterioridad entre EL BANCO Y LA NACION- CSJ, para la prestación del
servicio de manejo y administración de depósitos judiciales a través de EL PORTAL WEB
transaccional del Banco Agrario. CLAUSULA DECIMA CUARTA: MODIFICACIONES:
Cualquier modificación de este convenio deberá hacerse de común acuerdo entre las partes
y siempre constara por escrito. CAUSULA DECIMA QUINTA: DIRECCIONES DE LAS
PARTES: Para todos los efectos las partes radicarán la correspondencia que surja en
desarrollo del convenio, en las siguientes direcciones, la dirigida a LA NACION – CSJ en la
calle 72 No 7-96 Bogotá D.C., y la dirigida al BANCO en la Carrera 8 No. 15-43.

Para constancia de lo anterior se firma en dos (2) ejemplares del mismo tenor en la ciudad
Bogotá D.C A los 16 días de Agosto de 2019.

LA NACION. CSJ

JOSE MAURICIO CUESTAS GOMEZ CESAR ORLANDO LEON

TORRES
Director Ejecutivo de Administración Judicial Vicepresidente de Operaciones
BANCO AGRARIO DE COLOMBIA S.A

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 15 RESOLUCION No.8133-22 OCT-2019 – Adopción Manual de Depósitos
Judiciales

Resolución No. 6138 – 22 OCT. 2019, por medio del cual se adopta el Manual de Administración Integral
de Depósitos Judiciales.

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