¿Qué es una Hoja de Cálculo?
El término “Hoja de Cálculo” viene de las hojas verdes que algunos contadores todavía
utilizan para registrar la información. Las formas de papel tienen pequeñas filas y
columnas en las que se puede registrar con cuidado todo tipo de datos. Básicamente,
es una gran tabla con datos dispersos por toda la página, que puede contabilizarse de
alguna manera, de allí el nombre de hoja de cálculo.
Una definición más apropiada ...
Una hoja de cálculo es una aplicación diseñada para manipular datos y números. Su desarrollo
está basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver cálculos matemáticos en
distintas disciplinas.
¿QUÉ ES Y PARA QUÉ SIRVE EXCEL 2016?
Excel 2016 es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo que se encuentra
integrada en el conjunto ofimático de programas Microsoft Office. Una hoja de cálculo
sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una
cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras
y gráficos.
Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno
debajo de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y
decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos más
adelante cómo se hace exactamente, pero es muy fácil).
Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero
piensa, ¿qué ocurriría si te equivocas al introducir un número en una suma de 20
números? Tendrías que volver a introducirlos todos, mientras que en Excel no importa
si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente
Excel vuelve a calcularlo todo.
Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados. Imagina que
estás haciendo la declaración de la renta a mano y al final descubres un error: tendrías
que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel sólo tienes que corregir un dato.
Esta característica de recálculo automático te permite también hacer simulaciones
fácilmente. Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir
un préstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el
importe del préstamo para que veas lo que tendrías que pagar en cada caso.
Vamos a ver otro ejemplo que nos servirá para ver más características de Excel.
En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel.
Puedes observar cómo las columnas se numeran por letras A,B,C,... y
las filas por números 1,2,3,... En la columna D se ha calculado el producto de las
columnas B y C.
En la celda D12 se ha calculado el IVA. Debajo de la cinta de opciones puedes ver la
fórmula que se ha utilizado =D11*0,21. Es decir, el producto de lo que hay en la
celda D11 multiplicado por 0,21.
Así de fácil e intuitivo es Excel. Seguro que ya estás deseando seguir el resto del
curso para aprender a utilizarlo.
También puedes ver en este ejemplo cómo se puede utilizar texto en cualquier parte
de la hoja de cálculo; incluso podríamos haber puesto un gráfico con el logotipo de la
ferretería.
Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemáticas para utilizarlo.
En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por supuesto,
si sabes matemáticas podrás sacar mucho más partido de Excel.
Aunque en este ejemplo no se ve, Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir
de los datos introducidos, del estilo de los gráficos en forma de tarta y en forma de
barras que se ven en las encuestas.
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el
profesional, desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos
financieros.
LA PANTALLA INICIAL
Al iniciar Excel aparece
una pantalla inicial como
esta:
Si abrimos un Libro en
blanco, clicando sobre la
primera opción del menú de la derecha, se nos mostrará una hoja de
cálculo.
La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario
puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento,
como veremos más adelante.
LA FICHA ARCHIVO
Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de
la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que
puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como
veremos en la Cinta de opciones.
Contiene elementos como: Información, Abrir, Guardar como o Imprimir. Al situar el
cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro.
Si hacemos clic en ellas se nos mostrará un panel justo a la derecha con más
opciones, ocupando toda la superficie de la ventana Excel.
Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en el
icono con forma de flecha situado en la esquina superior izquierda.
1.5. LAS BARRAS
La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo
guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están
los botones para Minimizar , Maximizar y Cerrar .
La barra de acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel
como Guardar , Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello,
desplegaremos la opción Personalizar barra de herramientas de acceso
rápido haciendo clic sobre el pequeño icono con forma de flecha blanca hacia abajo,
situado a la derecha de los botones que describíamos anteriormente. En el
desplegable que aparece, si haces clic en una opción esta aparecerá marcada y
aparecerá en la barra de acceso rápido. De forma similar, si vuelves a hacer clic sobre
ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te propone,
puedes seleccionar Más comandos....
La cinta de opciones
La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que
contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre
una pestaña, accedemos a la ficha.
Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de
página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones
con las opciones disponibles. Pero, además, cuando trabajamos con determinados
elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo,
mientras tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas de
gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en los
gráficos.
Es posible que en la versión de Excel 2016 que tengas instalada en tu equipo
visualices otras fichas con más opciones. Esto sucede porque los programas que
tenemos instalados en el ordenador son capaces de interactuar con Excel, si están
programados para ello, añadiendo herramientas y funcionalidades.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del
ratón.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para
disponer de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el
momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También
puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma rectangular con una
flecha en su interior, que encontrarás en la zona superior derecha.
La barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos
situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará
ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.
La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla,
simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los
triángulos.
La barra de estado
Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para
realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los
botones + y -.
LIBRO DE TRABAJO
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que
hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros de
trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los reconozca como
tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de
trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla
de Excel: en la barra de título de la parte superior de la ventana verás como
pone Libro1 - Excel.
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando
dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así, si empezamos otro
trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.
Nótese que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos
mientras no se hayan guardado. En ningún caso significa que el archivo ya se
encuentra guardado.
Un libro de trabajo está formado por una o varias hojas. En principio constará sólo de 1
hoja, aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255. Si miras en la parte
inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo.
Cada una de ellas, según se vayan agregando, serán nombradas de la forma Hoja1,
Hoja2...
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo
todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un solo
libro.
HOJA DE CÁLCULO
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro
de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con
gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.
Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente.
Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un
conjunto de celdas de una hoja de datos.
La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el
nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por
ejemplo, la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1; por lo tanto, la celda se
llama A1. Si observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado
anteriormente. Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para
trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece
más remarcada que las demás. De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se
encuentra la celda activa, y columna activa, columna de la celda activa.
MOVIMIENTO RÁPIDO EN LA HOJA
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra
hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el
área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a
través de la hoja son:
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la
celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro
de nombres a la izquierda de la barra de fórmulas:
Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y
pulsar la tecla INTRO.
Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de
desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre
ésta.
MODIFICAR DATOS
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se está
escribiendo o más tarde, después de la introducción. Si aún no se ha validado la
introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la
tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor,
haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA
IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la
entrada de datos y se desea modificar, seleccionaremos la celda adecuada, después
activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la
barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de
Estado cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la
misma; ahora es cuando podemos modificar la información.
Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el
botón Introducir .
Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea
restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del
teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se
introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la
celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.
TIPOS DE DATOS
En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una
celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una explicación
más detallada sobre los valores constantes visita nuestro básico sobre los tipos de
datos .
FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias
a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el
análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas
de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar
constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula
se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. Si deseas
saber más sobre las fórmulas mira este tema básico Introducción a las fórmulas.
2.7. ERRORES EN LOS DATOS
Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca
un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá un aspecto
similar al que ves a la derecha: Nos da una posible propuesta que podemos aceptar
haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.
Dependiendo del error variará el mensaje que se muestra.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece en la celda un
símbolo en la esquina superior izquierda similar a este: .
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber
más sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un
cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:
Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes
opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el
mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacentes (por ejemplo, que ésta sea
una resta y todas las demás sumas). Si no sabemos qué hacer, disponemos de la
opción Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la fórmula para
saber si hay que modificarla o no, podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de
fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el
símbolo de la esquina de la celda.
Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la
celda #TEXTO, siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del
tipo de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se
utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡VALOR! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando
incorrecto, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o
función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se
intersectan.
También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un
símbolo en la esquina superior izquierda tal como: . Este símbolo se
utilizará como hemos visto antes.
Tipos de datos
Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que podemos introducir
en las celdas de una hoja de cálculo:
VALORES CONSTANTES.
Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número,
una fecha u hora, o un texto.
NÚMEROS
Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos
especiales + - ( ) / % E e . €.
Los signos (+) delante de los números se ignoran y, para escribir un número negativo,
éste tiene que ir precedido por el signo (-).
Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo
cual es típico en contabilidad.
El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a
300000 (3 por 10 elevado a 5).Se pueden incluir los puntos de miles en los números
introducidos como constantes. Cuando un número tiene una sola coma se trata como
una coma decimal. Si al finalizar un número se escribe €, Excel asigna
formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de
fórmulas desaparecerá dicho símbolo. Si introducimos el símbolo % al final de un
número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje. Si introduces fracciones tales
como 1/4 , 6/89 , debes escribir primero un cero para que no se confundan con
números de fecha. Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa
automáticamente a notación científica. Por defecto los números aparecen alineados a
la derecha en la celda.
SÍNTESIS:Elabora un mapa conceptual sobre la clase de hoy.
RAZONAMIENTO LÓGICO:Observa la pantalla de Excel e identifica cada una de
sus partes, anótalo en tu cuaderno.
FORMULACIÓN DE CONCEPTOS:Responde: ¿Qué es una tabla y qué elementos
presentan? Anótalo en tu cuaderno.
ACTIVIDAD:Elabora un cartel sobre la importancia de Excel .
Metacognición:
Responde:
¿Qué aprendí hoy en la clase sobre INTRODUCCIÓN A LA HOJA DE CÁLCULO?
¿Qué fue lo más interesante para mí?
¿Para qué me servirá lo que aprendí? o ¿De qué manera puedo aplicar lo que
aprendí?¿Encontré alguna dificultad para entender? ¿Cómo puedo superar esto?
