Microsoft 365
Todo lo que debes saber
para pasar de usuario
a experto
M i c ro so f t 36 5 — To d o lo que debes sa ber pa ra pa sar d e usuari o a exp er to
Introducción
Todos conocemos el uso básico de las herramientas que
forman parte de Microsoft 365 como Word, Excel, Outlook o
PowerPoint. Son geniales. Siempre lo han sido. Pero si tienes en
tus manos Microsoft 365 debes saber que estas herramientas
han efectuado un gran salto de calidad en sus funcionalidades.
Y, además, se les han sumado nuevas herramientas totalmente
adaptadas al escenario y tecnologías actuales.
Desde la llegada del cloud nuestro modo de trabajar no ha
dejado de evolucionar. Las paredes de la oficina ya no delimitan
nuestra capacidad para acceder a documentos, comunicarnos
con compañeros o realizar trabajos colaborativos. Y Microsoft 365
representa la adopción de este nuevo modelo de trabajo.
No puedes sumarle horas al día, pero utilizando correctamen-
te Microsoft 365 trabajarás más, mejor y más rápido.
Movilidad
Microsoft 365 gracias a su interfaz de usuario optimizada para
smartphones o tabletas, Android o iOS, permite a tu equipo rendir
al máximo nivel en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Comunicación
La comunicación se ha vuelto un elemento indispensable para
las empresas exitosas. Desde un chat a una reunión de equipos,
Microsoft 365 te ofrece todas las herramientas y funcionalidades
necesarias para conectar con sencillez a todos los miembros de
tu compañía.
Productividad
Somos los usuarios los que damos sentido a la tecnología al
apoyarnos en ella para aumentar nuestra eficiencia y produc-
tividad. Microsoft 365 potencia la colaboración entre personas
y equipos, y facilita el acceso a herramientas diseñadas para
simplificar todo tipo de tareas.
Seguridad
La digitalización trae consigo una serie de amenazas que debe-
mos encarar. Por más seguros que se encuentren tus datos,
contar con Microsoft 365 es el mejor modo de garantizar el más
alto nivel de seguridad en toda tu información. Y mediante los
controles personalizables podrás adaptar los servicios de seguri-
dad a las necesidades de tu empresa.
Mi crosoft 3 65 —Tod o l o q ue d eb es sab er para pasar d e usuari o a exp e r to
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Bienvenido a
Microsoft 365
—Primeros pasos
Anteriormente instalar Microsoft 365 en tu ordenador signi-
ficaba que lo equipabas con herramientas para editar textos,
crear todo tipo de tablas y fórmulas, realizar visuales presenta-
ciones para tus reuniones… en definitiva, tener Microsoft 365 en
tu ordenador era dotarlo de una serie de aplicaciones de gran
utilidad. Y eso ha cambiado.
Tener una cuenta de Microsoft 365 ya no solo equipa a tu
ordenador, te equipa a ti como usuario. Con tu cuenta de Micro-
soft 365 podrás acceder en cualquier momento y desde cual-
quier dispositivo a sus herramientas, echar mano de aquellos
documentos que necesites y mantenerte permanentemente
conectado a tu equipo de trabajo. Solo tienes que tener una co-
nexión a internet e introducir tu usuario. Microsoft 365 va conti-
go allá donde vayas.
¿Necesitas ¿El portátil te ha ¿Necesitas
retocar una dejado tirado? acceder a un
diapositiva de tu Tranquilo, utiliza el ordenador documento
presentación? de sobremesa y sigue de texto para
No te preocupes, accede
trabajando donde lo dejaste.
añadirle una
desde tu smartphone a idea genial?
PowerPoint mientras te diriges
Echa mano de tu tablet y
al trabajo.
añádela al documento. Evita
el riesgo de apuntarla en
una servilleta que terminará
olvidada en alguna papelera.
En definitiva, gracias a la nube de Microsoft puedes acceder
desde cualquier dispositivo a tu cuenta de Microsoft 365. Y como
puedes ver ese es un gran avance para mejorar tu productividad.
Pero hay mucho más.
Al fin y al cabo, tampoco se trata de trabajar solo, ¿no?
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Las herramientas
clásicas se adaptan
al entorno moderno
Si estas frente a tu pantalla mirando fijamente el panel de
Microsoft 365 ya te habrás dado cuenta de que aparecen iconos
que no conoces, pero también algunas herramientas que te re-
sultan muy familiares. Word, Excel o Powerpoint son conocidas
por todos y se han convertido en aplicaciones indispensables
para todo tipo de roles y tareas.
Llevar contigo todas esas herramientas y documentos es ge-
nial. Pero Microsoft 365 va más allá…
Si un trabajo siempre puede mejorarse es mediante la colabo-
ración. El trabajo en equipo. Y ese es otro de los saltos que han
dado las aplicaciones en Microsoft 365.
Olvídate de cruzar varios mails enviando un documento para
que los compañeros lo editen, te lo devuelvan, tú lo edites de
nuevo y vuelvas a mandárselo para que le den un vistazo final.
Esa ristra de mails que no hace más que retrasar el avance del
trabajo ya no tiene sentido.
Microsoft 365 te permite compartir tus documentos con otros
usuarios para que puedan editarlo en real time o agregar sus co-
mentarios. Es decir, todos los usuarios que desees pueden traba-
jar al mismo tiempo sobre un mismo documento, aumentando
la productividad, eliminando el envío de mails y recortando los
tiempos necesarios para pasar del borrador al documento final.
WORD
Mucho más que un editor de texto
El editor de texto por excelencia ha sumado tecnología inteli-
gente para no solo ayudarnos a la hora de evitar cometer errores
ortográficos, ahora también nos ayudará a la hora de presentar
una correcta gramática e incluso un estilo narrativo consistente.
Accede a toda la información que necesitas sin necesidad de
salir de la aplicación Word. Diapositivas de Power Point, estudios
que debes citar o datos que provienen de Linkedin están a tu
alcance dentro de la propia herramienta y de forma intuitiva.
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EXCEL
Una visión completa de tus datos
Con una inteligencia mejorada, ahora Excel aprende de tus
patrones y organiza tus datos para ahorrarte tiempo. Crea hojas
de cálculo con facilidad a partir de plantillas o desde cero, y rea-
liza cálculos con fórmulas modernas.
Los nuevos gráficos te ayudan a presentar tus datos de una
forma convincente, en todo tipo de formatos, minigráficos y
tablas que permiten entender mejor la información.
POWERPOINT
Expresa tus ideas con excelentes presentaciones
Aléjate de las aburridas .ppt y plasma tus ideas en atractivos
diseños con animaciones sofisticadas, movimientos cinemato-
gráficos, iconos, modelos 3d… Utiliza la tecnología inteligente
para crear presentaciones dinámicas en apenas unos clics.
Además, llénate de confianza con tu presentación gracias a la
incorporación de notas que puedes incluir en cada diapositiva y
que únicamente tu verás.
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Nuevas herramientas
para tus necesidades
actuales
Ya te hemos presentado algunos de los conceptos que hacen
de Microsoft 365 una solución indispensable para cualquier nego-
cio. Y te hemos mostrado parte de las mejoras que han incorpo-
rado las herramientas clásicas de Microsoft 365 que ya conocías.
Ahora, es momento de presentarse nuevas herramientas que
se convertirán en indispensables para ti y tu empresa y que su-
ponen el eje sobre el que todas las funcionalidades de Microsoft
365 oscilan de un modo u otro.
Más de 1.200 millones de usuarios echan mano de ellas a dia-
rio, así que presta atención porque con ellas tu modo de trabajar
dará un salto exponencial.
ONE DRIVE
Comparte todo tipo de archivos
One Drive es la plataforma que hace posible toda la conecti-
vidad de Microsoft 365. Permite el acceso sin esfuerzo a todos
tus archivos para que puedas trabajar desde cualquier lugar y
compartirlos con tu equipo de trabajo se encuentre donde se
encuentre. Obtener una vista previa de más de 270 tipos de
archivos comunes, incluidos PDFs, PSDs de Photoshop, AIs de
Illustrator, archivos Visio, imágenes médicas DICOM…
Comparte todos tus archivos con la máxima confianza, sa-
biendo que otros podrán acceder a ellos de forma transparen-
te y segura. Comparte un archivo o una carpeta con personas
específicas o envía un enlace que dé acceso a cualquiera que lo
necesite, ya forme parte o no de tu organización.
Además, puedes controlar durante cuánto tiempo un enlace
proporciona acceso, y puedes ver y modificar fácilmente los
permisos que has concedido para tener siempre controlados los
accesos a tus archivos.
Acceso desde cualquier lugar
Almacena, descubre y accede a tus archivos de trabajo desde
todos los dispositivos. Las ediciones que realices se cargarán au-
tomáticamente la siguiente vez que tengas conexión a Internet.
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Colaboración sin problemas
Comparte archivos de forma segura y colabora en tiempo real
desde la web, dispositivos móviles o equipos de escritorio.
Movilidad sin ataduras
Crea, ve, edita y comparte archivos en cualquier lugar con la apli-
cación móvil. Realiza capturas y digitaliza recibos de trabajo, tarje-
tas de contacto u otros documentos en papel y mantenlos seguros.
Controles y seguridad
Recupera archivos fácilmente de eliminaciones accidentales o
ataques maliciosos. Gestiona directivas de seguridad para ayudar
a mantener toda tu información a salvo.
TEAMS
El núcleo de toda la actividad de tu empresa
Cada vez es más complicado reunir en una sala a todas las
personas implicadas en un proyecto. Problemas de agenda,
diferencia de delegaciones/horario…. Microsoft Teams llega para
conectar a todos los empleados en un mismo lugar y ofrecer
una experiencia de reunión rica e inmersiva. Pero si crees que
estás frente a una herramienta para realizar reuniones, sin más,
prepárate porque hay mucho más.
Desde realizar chats o reuniones con equipos de trabajo,
videoconferencias, intercambio de archivos, presentaciones o
incluso comprobar el organigrama jerárquico de tu empresa.
Comunicarse de forma más eficaz
Haz que el equipo esté al tanto de todo con los chats de grupo,
las reuniones online, las llamadas y las conferencias web.
Trabaja mejor en equipo
Colabora en archivos con las aplicaciones integradas de Micro-
soft 365 como Word, Excel, PowerPoint y SharePoint.
Personalizar el área de trabajo
Agrega tus aplicaciones favoritas de Microsoft y los servicios de
terceros para acceder a todos los recursos que necesitas.
Mantén a tu equipo seguro
Obtén la seguridad de extremo a extremo, el control administra-
tivo y el cumplimiento, todo con tecnología de Microsoft 365..
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FORMS
Cree encuestas, cuestionarios y sondeos
Recopila comentarios de tus clientes, accede a las valora-
ciones de un evento o mide la satisfacción de tus empleados
creando sencillas encuestas con Forms.
Microsoft Forms funciona en cualquier explorador web, se
adapta a todo tipo de pantallas y dispositivos, así que rellenar
el sondeo resultará muy fácil para cualquier usuario. Además,
incluye temas y ramificación de preguntas, permitiéndote ge-
nerar completas encuestas que aporten un gran valor para la
valoración de tus acciones.
Microsoft Forms recopila las respuestas en tiempo real y pro-
porciona los gráficos automáticamente para visualizar los datos.
Y la integración con Excel permite exportar todos los datos y
usar toda la funcionalidad avanzada de la aplicación para re-
alizar un análisis personalizado y exhaustivo.
SHAREPOINT
Tu Intranet, más móvil e inteligente
SharePoint impulsa el trabajo en equipo mediante espacios
de grupo dinámicos y productivos para cada equipo, departa-
mento y división. Comparte archivos, datos, noticias y recursos.
Personaliza tu sitio para simplificar el trabajo de tu equipo y
colabora sin esfuerzo y de forma segura en equipos PC y Mac o
en dispositivos móviles con miembros de tu equipo.
Crea cohesión e informa a tus empleados a través de la in-
tranet. Mejora la eficiencia de la organización compartiendo
recursos y aplicaciones comunes en los portales. Transmite tu
mensaje con sitios de comunicación atractivos. Y mantente al
día con las noticias personalizadas, que se muestran en la pági-
na principal y en las aplicaciones móviles de SharePoint.
Encuentra cualquier documento con un clic, gracias a la
función de búsqueda y obtén información, conocimientos y
detalles para tomar decisiones de negocio y poner en práctica
acciones basadas en los datos.
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POWER BI
Transforma tus datos en información
Vivimos en la era del dato. Las empresas siempre han gen-
erado un gran volumen de información, y tras la llegada de la
digitalización esa cantidad de datos a aumentado exponen-
cialmente. Sin embargo, ahora también podemos captarlos y
tratarlos, convirtiendo esos datos en información relevante que
potencie una correcta toma de decisiones.
Power BI es un servicio de análisis empresarial que propor-
ciona información detalla mediante panales visuales, lo que
permite no solo tratar de una forma sencilla y centralizadas todo
tipo de información, también descubrir problemáticas ocultas
que debilitan tu empresa.
PLANNER
Organiza el trabajo en equipo
Microsoft Planner es una herramienta tremendamente útil
para crear planes de trabajo, organizar y asignar tareas, compro-
bar los avances o el estado de ciertas tareas, adjuntar archivos
de soporte, etc.
Cada panel de Planner puede hacer referencia a un equipo de
trabajo en concreto, permitiéndote organizar todas las acciones,
asignarlas a un usuario y ver su evolución. Y clicando sobre tu
usuario, accederás a una vista de las tareas que se te han asig-
nado a ti personalmente. Además, gracias a las notificaciones
por correo electrónico estarás informado en cualquier momento
de los avances o asignaciones que se realicen.
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