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INDICE
I.INTRODUCCION...........................................................................................................2
1.1.IMPORTANCIA......................................................................................................3
1.2.JUSTIFICACION.....................................................................................................3
1.3.ALCANCE...............................................................................................................3
II.PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.......................................................................4
III.OBJETIVOS..................................................................................................................4
3.1.OBJETIVO GENERAL...........................................................................................4
3.2.OBJETIVO ESPECIFICO.......................................................................................4
IV.MARCO TEORICO CONCEPTUAL..........................................................................4
4.1.MARCO HISTORICO Y ANTECEDENTES DE LOS ARCHIVOS.....................4
4.1.1.CONCEPTOS GENERALES DEL ARCHIVO.............................................4
4.2.OBJETIVO E IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS........................................4
4.3.RECURSOS BASICOS DEL ARCHIVO...............................................................4
4.3.1.MUEBLES Y EQUIPOS DE ARCHIVO .....................................................5
4.3.1.1.Archivadores, gabinetes o estantes.-..........................................................5
4.3.1.1.1.Archivador vertical .-..........................................................................5
4.3.1.1.2.Archivador Horizontal.-......................................................................5
4.3.1.1.3.Archivador Lateral.-............................................................................5
4.3.1.1.4.Archivador Giratorio.-.........................................................................5
4.3.1.1.5.Archivador Mecánico.-........................................................................5
4.3.1.1.6.Archivador Electrónico.-.....................................................................5
4.3.1.2.Fichero y Tarjeteros-..................................................................................5
4.3.1.3.Clasificadores.-...........................................................................................5
4.3.2.MATERIALES Y ELEMENTOS PARA ARCHIVO.-....................................5
4.3.2.1.Las carpetas.-..............................................................................................5
4.3.2.2.Bolsas.-.......................................................................................................5
4.3.2.3.Legajos.-.....................................................................................................5
4.3.2.4.Rótulos y Marbetes.-..................................................................................5
4.3.2.5.Índice.-........................................................................................................5
4.4 PRINCIPIOS BASICOS DE ORDENAMIENTO...................................................5
4.5.CLASIFICACION DEL ARCHIVO.......................................................................5
4.6.SISTEMA ALFABETICO NOMINATIVO.-.........................................................5
4.7.SISTEMA ALFABETICO GEOGRAFICO............................................................5
4.8.SISTEMA ALFABETICO POR ASUNTOS.-........................................................6
4.9.SISTEMA NUMÉRICO:.........................................................................................6
4.10.PRINCIPIO CRONOLOGICO.-............................................................................6
4.11.ADMINISTRACION DEL ARCHIVO................................................................6
V.HIPOTESIS....................................................................................................................6
VI.METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION............................................................6
VI.METODOS Y PROCEDIMIENTOS EMPLEADOS...................................................6
6.1.METODOS TEORICOS..........................................................................................6
6.1.1.Método histórico – lógico.................................................................................6
6.1.2.Método de análisis y síntesis.............................................................................6
6.2.METODOS EMPIRICOS........................................................................................6
6.2.1.LA OBSERVACION........................................................................................7
6.2.2.TECNICAS.......................................................................................................7
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6.2.2.1.Cuestionario................................................................................................7
6.2.2.2.La Entrevista...............................................................................................7
VII.MARCO PROPOSITIVO............................................................................................7
7.1.CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.......................................................7
VIII.REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS.......................................................................7
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DISEÑO Y CLASIFICACION DE ARCHIVOS EN LAS OFICINAS DE
“COMIBOL - REGIONAL UYUNI”
I. INTRODUCCION
Toda actividad empresarial o institución pública o privada requiere algún
sistema de conservación, intercambio y procesamiento de información, y cada
actividad demanda un tratamiento particular para la organización y
administración eficaz de sus documentos.
Las nuevas tecnologías en estos tiempos, traen nuevos requisitos de verdadera
cultura científica, pero el área comercial será una de las más favorecidas con
este avance; es necesario recordar que la máquina facilita el trabajo manual
pero desplaza el quehacer intelectual.
En el amplio y complejo mundo de los negocios se necesita, cada vez mas
sistemas y métodos simples y prácticos que propendan a la eficiencia de los
mismos y, fundamentalmente, a la clasificación de todos los documentos que se
tiene dentro de la institución.
El propósito del manejo y conocimiento de los archivos, ofrece los sistemas y
métodos de mayor aplicación en el archivista, dándole un tratamiento sencillo y
lógico, seguido de suficiente práctica y aplicativa dentro de las Oficinas de
“COMIBOL - REGIONAL UYUNI” considerando de que en estas oficinas,
requieren un personal con suficiente capacidad en el desarrollo de actividades
administrativas y manejo de documentos y los mismos que deben ser cuidados
y ordenados para el mejor desenvolvimiento de la institución es de ahí que el
archivo es la memoria de la empresa, la historia de la empresa.
La clasificación de los archivos se propone no solamente a enseñar a guardar y
a encontrar documento, sino a administrarlos para de esa manera facilitar una
labor más profesional que garantice la eficiencia en la consulta y una mayor
conservación de todos los documentos en la empresa, negocio, institución
publica y privada.
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1.1. IMPORTANCIA
Se considera de importancia el tema debido a que a estas oficinas visitan
personas a realizar tramites, y estas dejan su documentos fotocopias las cuales
deben ser clasificadas y ordenadas para su respectivo archivo; y así evitar el
entre papeleo y la pérdida de documentos.
Existe la necesidad de conocer los sistemas de clasificación archivística en sus
diferentes aspectos y un amplio conocimiento de sus fundamentos para ejercer
como archivista en estas oficinas debido a la gran cantidad de documentos que
se acumulan a diario.
1.2. JUSTIFICACION
Debido a que a estas oficinas, visitan toda clase de personas las mismas
exigen mayor producción, para ello debe tener un personal seleccionado y
capacitado con bastantes conocimientos en el manejo de documentos y
archivos que tengan conocimientos en: ordenar, constituir, asegurar, centralizar.
Por estas y muchas otras razones se justifica el presente tema de investigación
a través de una monografía.
1.3. ALCANCE
El presente trabajo puesta a consideración “CLASIFICACION DE ARCHIVOS
EN LAS OFICINAS DE COMIBOL - REGIONAL UYUNI” Tendrá un alcance
mayor debido a que se realizara y propondrá el estudio del ordenamiento de
documentos de acuerdo a diferentes sistemas de clasificación de archivos
adecuados a las oficinas de COMIBOL - REGIONAL UYUNI, y de alguna
manera mejorar en la administración y ordenación de la variedad de
documentos que existen en la Institución, por ello de que estas oficinas deben
estar ocupadas por profesionales secretarias ejecutivas que hayan logrado un
estudio superior, que tengan conocimientos y estar preparadas para este tipo
de trabajos que se presentan en todas las instituciones, sean publicas y
privadas en el ámbito nacional e internacional.
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II. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
¿DE QUE MANERA SE PUEDE MEJORAR LA CLASIFICACIÓN
DE ARCHIVOS EN LAS OFICINAS DE “COMIBOL - REGIONAL
UYUNI”?
III. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL
Diseñar y proponer la implementación de un sistema de
clasificación de archivos adecuado a la institución.
3.2. OBJETIVO ESPECIFICO
Diagnosticar el conocimiento actual, de que manera están
clasificados los archivos en las oficinas de COMIBOL - REGIONAL
UYUNI.
Describir enfoques teóricos relacionados a los diferentes sistemas
de clasificación de archivos
Proponer el mejor sistema de clasificación, que permita mejorar la
adecuada organización de documentos.
IV. MARCO TEORICO CONCEPTUAL
4.1. MARCO HISTORICO Y ANTECEDENTES DE LOS ARCHIVOS
4.1.1. CONCEPTOS GENERALES DEL ARCHIVO
4.2. OBJETIVO E IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
4.3. RECURSOS BASICOS DEL ARCHIVO
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4.3.1. MUEBLES Y EQUIPOS DE ARCHIVO .
4.3.1.1. Archivadores, gabinetes o estantes.-
4.3.1.1.1. Archivador vertical.-
4.3.1.1.2. Archivador Horizontal.-
4.3.1.1.3. Archivador Lateral.-
4.3.1.1.4. Archivador Giratorio.-
4.3.1.1.5. Archivador Mecánico.-
4.3.1.1.6. Archivador Electrónico.-
4.3.1.2. Fichero y Tarjeteros-
4.3.1.3. Clasificadores.-
4.3.2. MATERIALES Y ELEMENTOS PARA ARCHIVO.-
4.3.2.1. Las carpetas.-
4.3.2.2. Bolsas.-
4.3.2.3. Legajos.-
4.3.2.4. Rótulos y Marbetes.-
4.3.2.5. Índice.-
4.4. PRINCIPIOS BASICOS DE ORDENAMIENTO
4.5. CLASIFICACION DEL ARCHIVO
4.6. SISTEMA ALFABETICO NOMINATIVO.-
4.7. SISTEMA ALFABETICO GEOGRAFICO
7
4.8. SISTEMA ALFABETICO POR ASUNTOS.-
4.9. SISTEMA NUMÉRICO:
4.10. PRINCIPIO CRONOLOGICO.-
4.11. ADMINISTRACION DEL ARCHIVO
V. HIPOTESIS
“EL MANEJO DE INFORMACION EFICAZ Y EFICIENTE, A
TRAVES DEL “DISEÑO Y CLASIFICACION DE ARCHIVOS EN
LAS OFICINAS DE COMIBOL – REGIONAL UYUNI”
VI. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION
VI. METODOS Y PROCEDIMIENTOS EMPLEADOS
6.1. METODOS TEORICOS
6.1.1. Método histórico – lógico
Este método posibilitará tener una visión documental de todos los
acontecimientos y fenómenos, en cambio el método lógico averigua las leyes y
normas del funcionamiento y el buen tratamiento de los fenómenos.
También nos permitirá estar al tanto y conocer el estudio y aplicación de
sistemas de clasificación de archivos para luego comprender, analizar y
reflexionar sobre la base de la información
6.1.2. Método de análisis y síntesis
Este método es lo correcto como su nombre indica para analizar y sintetizar la
aplicación, práctica y conocimiento de la clasificación de archivos y rescatar lo
más importante para nuestra proposición.
La síntesis nos posibilitará descubrir las múltiples relaciones que existen entre
dichos factores y el objeto de estudio.
6.2. METODOS EMPIRICOS
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Implican una serie de procedimientos prácticos con el objeto de los medios
de investigación donde permitirán relevar las características y relaciones
esenciales del objeto, a la vez presentan un nivel de proceso de investigación,
cuyo contenido procede fundamentalmente de la experiencia, el cual será
sometido a la elaboración racional y expresado en el lenguaje determinado.
6.2.1. LA OBSERVACION
Se obtendrá de información cuantitativa y cualitativa de las características de
las variables que pueden medir. Para tal efecto, se utilizará como guía de
preguntas de ¿qué, donde y cuando se observa?
6.2.2. TECNICAS
6.2.2.1. Cuestionario
Por medio de un cuestionario nos permitirá obtener datos de cómo emplean
los sistemas de aplicación y clasificación de archivos. Para así conocer
opiniones que permitan desarrollar el trabajo investigativo a través de una
monografía.
6.2.2.2. La Entrevista
La entrevista recogerá información mediante una conversación profesional, con
la que además se adquirirá información real acerca del nivel de aplicación de
técnicas de relaciones humanas
VII. MARCO PROPOSITIVO
7.1. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
VIII. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
CEPI, Metodología de la Investigación Científica
CULTURAL S.A., Secretaria Ejecutiva
ESPINOZA HERRERA NEMESIO, Redacción para la Administración Publica y
Privada.
GUMIEL TORRICOS MARIO, Metodología de la investigación.
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GRUPO CULTURAL, Secretaria Ejecutiva
LEXUS, Diccionario
LLABRES CHARNECO A., Técnicas y Prácticas de Oficina
OCEANO, La Secretaria Perfecta
PAREDES CHAVEZ ALBERTO, Investigación Educativa
SALGADO DE JARAMILLO LILIA, Administración de Archivos
YAÑES AYAVIRI GERMAN, Gestión secretarial
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ESTRUCTURA TENTATIVA DE LA MONOGRAFIA
CAPITULO I
I.INTRODUCCION
CAPITULO II
MARCO METODOLOGICO Y DE PROCEDIMIENTO
2.1. PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA
2.2. OBJETIVOS
2.2.1. OBJETIVO GENERAL
2.2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
2.2.3. METODOS Y PROCEDIMIENTOS
CAPITULO III
MARCO TEORICO CONCEPTUAL
3.1. MARCO TEORICO
3.2. MARCO LEGAL
3.3. MARCO CONCEPTUAL
3.4. MARCO SITUACIONAL
CAPITULO IV
MARCO PRÁCTICO
CAPITULO V
MARCO PROPOSITIVO
5.1. CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS
5.2. DEMOSTRACION DE HIPOTESIS
5.3. PROPUESTA
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFIA
ANEXOS
