Academia de la Magistratura
RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA N°002-2018-AMAG/SA
Lima, 16 de Enero de 2018
CONSIDERANDO:
Que, por Resolución N° 101 -2017-AMAG-CD/P del 19 de diciembre de
2017, se aprobó el Presupuesto de la Academia de la Magistratura
correspondiente al presente ejercicio.
Que, en la ejecución de los bienes y servicio del Presupuesto antes
mencionado, se presentan requerimientos no programables, menudos y
urgentes que ameritan atención inmediata con dinero en efectivo.
Que, en tal sentido, es necesario autorizar la apertura de recursos
financieros en dinero en efectivo para el presente ejercicio.
Que, de conformidad con:
- La Ley N°28112, Ley Marco de la Administración Financiera del
Sector Publico, y modificatorias.
La Ley N°28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería, y
modificatorias.
La Ley N°28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto,
y modificatorias.
La Ley anual del Presupuesto del Sector Publico.
- El Decreto Ley : N°25632, Ley Marco del Comprobantes de Pago y
sus normas modificatorias y complementarios.
- La Resolución de Contraloría N°320-2006-CG, que aprueba Normas
de Control Interno para las entidades del Estado.
La Resolución de Superintendencia N°007-99-/SUNAT, aprueba el
Reglamento de Comprobantes de Pago y sus modificatorias.
La Resolución Directoral N° 026-80-EF/77.15,que aprueba las
Normas Generales de Tesorería NGT-06 Uso del Fondo Fijo para
Caja Chica, NGT-07 Reposición oportuna del Fondo para Pagos en
Efectivo y NGT-08 Arqueos Sorpresivos.
- La Directiva N°001-2007-EF/77.15 aprobada con Resolución
Directoral N° 002-2007-EF/77.5 y sus modificatorias.
Jr. Camaná N° 669 — Lima Va- 428-0300, 428-0244, 428-0265
Academia de la Magistratura
- La Resolución Directoral N°001-2011-EF/77.15 y Resolución
Directoral N°004-2011-EF/77.15.
Y en uso de las facultades conferidas por la Ley Orgánica de la
Academia de la Magistratura N° 26335 y su Estatuto aprobado por Resolución
N° 022-2001-AMAG/CD.
SE RESUELVE:
Artículo Primero.- Autorizar la apertura para el Ejercicio 2018 de los
recursos financieros en dinero del fondo fijo para Caja Chíca de la Academia de
la Magistratura hasta por la suma de Diez Mil y 00/100 Soles (S/ 10,000.00)
Artículo Segundo.- Designar como encargada única del manejo de los
recursos antes mencionados a la trabajadora Técnico I de la Sub dirección de
la Oficina de Contabilidad y Finanzas; señorita Victoria Ruiz Bemales.
Artículo Tercero.- Establecer los Procedimientos de Conducción del
Fondo Fijo para Caja Chica en el Anexo que, en nueve (09) fojas útiles
debidamente rubricadas, forma parte integrante de la presente Resolución.
Artículo Cuarto.- Autorizar a los funcionarios señalados en el segundo
numeral de los Procedimientos que se han de seguir para los gastos menudos
y urgentes con cargo a los recursos en mención hasta por el monto máximo de
20% de la Unidad Impositiva Tributaría.
Los gastos para atenciones oficiales que por razones justificadas
requieran ser atendidos con montos mayores a lo señalado en el párrafo
precedente, podrán ser hasta un máximo de 90% de una Unidad Impositiva
Tributaria. El Secretario Administrativo visará adicionalmente todos los
documentos de uso de estos recursos a efectos del cumplimiento de las
normas administrativas correspondientes.
Regístrese y comuníquese
ACADEN11:
Eco. LVA FERNANDEI
Secretaria Administrativa
Jr. Camaná N° 669 — Lima t 428-0300, 428-0244, 428-0265
Anexo I de Resolución N° 002-2018-AMAG/SA
PROCEDIMIENTOS PARA LA CONDUCCIÓN DE LA CAJA CHICA EN
LA ACADEMIA DE LA MAGISTRATURA PARA EL AÑO 2018
1. DEFINICIÓN
La Caja Chica es utbfondo en efectivo, monedas y billetes circulantes destinados
únicamente a gastos Menores que demanden su cancelación inmediata o, que por su
finalidad y características, no puedan ser debidamente programados.
•_ El mencionado
fondo, es financiado con Recursos Ordinarios.
2. AUTORIZACIÓN
Los funcionarios facultados. por el Titular de la Entidad para autorizar gastos de la
naturaleza en mención sin - el Director General, Director Académico, el Secretario
Administrativo y los Coordinadores de las Sedes Desconcentradas. Dicha autorización
acreditará la urgencia y adecuado uso de los fondos en los fines institucionales para los
cuales se otorgan.
3, HABILITACIÓN Y RECONSTITUCIÓN
3.1 El fondo en mención será habilitado al encargado único de su manejo, designado por
Resolución.
3.2 La unidad Ejecutora podrá girar cheques en el mes por el Indicado concepto, sólo hasta
tres veces, el monto constituido para Caja Chica, indistintamente del número de
rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en dicho periodo.
3.3 El dinero se otorgará a los trabajadores de la Institución, con, el visto buerio de los
funcionarios facultados en el numeral 2, a través de recibos próvisionales o documentos
definitivos debidamente autorizados. La responsabilidad de su otorgamiento a otras
personas, será asumida por el funcionario que lb autoriza.
3.4 Para poder recibir nuevos fondos en efectivo, se rendirá cuenta documentada de la
utilización, por lo menos, de la penúltima entrega a la Dirección General de
Administración ^u Oficina que haga sus veces, en el formato que para el caso utilice la
entidad.
4 PLAZOS DE RENDICIÓN DE CUENTA
4.1 El formato "Recibo Provisional", detallado en la página 5, se atenderá con el
requerimiento de compra y/o servicio que se contratará, en el cual se indicará la(s)
razón(es) del gasto con Caja Chica; asimismo, deberá estar debidamente autorizado
por el funcionario competente y el Secretario Administrativo (numeral 2 de anexo I
Resolución N° 002-2018-AMAG/SA).
4.2 El dinero otorgado a través de documentos provisionales corresponde ser rendido
dentro de las cuarenta y ocho (48) horas de su recepción. Veinticuatro (24) horas antes
de su vencimiento, el responsable del manejo de Caja Chica, comunicará vía correo
electrónico al solicitante (Formato A, detallado en la página 6), el vencimiento de los
documentos provisionales y requerirá el cumplimiento de los plazos establecidos en la
presente Resolución y demás normas de Tesorería. La rendición del Recibo Provisional
deberá efectuarse con la presentación de un informe dirigido a la Secretaría
Administrativa, adjuntando los comprobantes de pago sustentatorios del gasto
realizado.
pág. 1
Anexo I de Resolución N° 002-2018-AMAG/SA
PROCEDIMIENTOS PARA LA CONDUCCIÓN DE LA CAJA CHICA EN
LA ACADEMIA DE LA MAGISTRATURA PARA EL AÑO 2018
4.3 Los adelantos de viáticos y gastos de viaje deben ser rendidos dentro de los ocho (08)
días siguientes de concluida la respectiva comisión de servicio. Veinticuatro (24) horas
antes de su vencimiento, el responsable del manejo de Caja Chica, comunicará vía
correo electrónico al comisionado (Formato A, detallado en la página 6) el vencimiento
de los viáticos otorgados y requerirá el cumplimiento de los plazos establecidos en la
presente Resolución y demás normas de Tesorería.
4.4 Vencido el plazo de rendición de cuentas, los funcionarios señalados en el numeral 2
del Anexo 1 de la Resolución N° 002-2018-AMAG/SA, quedan prohibidos de recepcionar
y autorizar rendiciones de gastos fuera del plazo establecido.
4.5 Vencido el plazo de rendición de cuentas, el responsable del manejo de Caja Chica,
queda prohibido de recepcionar rendiciones de gastos fuera de plazos establecidos.
Asimismo, informará vía correo electrónico (Formato B, detallado en la página 7) a la
Subdirección de Recursos Humanos, la relación de omisos, a efecto que se proceda
con el descuento correspondiente en la planilla de remuneraciones.
5. DOCUMENTOS DE RENDICIÓN DE CUENTA
5.1. Comprobantes de pago reconocidos y emitidos según disposiciones de la SUNAT,
como Facturas, Boletas, Tickets, Recibos de Honorarios Profesionales y otros.
5.2. Los Recibos de Honorarios que no cuenten con los formularios de suspensión de
impuestos, serán materia de descuentos.
5.3. Dichos comprobantes deberán ser expedidos sin borrones ni enmendaduras a
nombre de la Academia de la Magistratura R. U. C. N° 20290898685, correspondiendo
ser firmados por el usuario(s) del bien o servicio con indicación de sus nombres, cargos
y dependencia donde laboran, indicando expresamente la conformidad por el bien o
servicio recibido, así como, el Visto Bueno de su Jefe inmediato superior, como sigue:
En el reverso del original del comprobante de pago.
NOMBRE:
CARGO:
DEPENDENCIA:
SERVICIO RECIBIDO CONFORME
FIRMA
5.4. La Declaración Jurada es un documento sustentatorio de gastos únicamente cuando se
trate de casos, lugares y conceptos en los que no sea posible obtener Facturas, Boletas
de Venta y otros comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT. El formato de
Declaración Jurada, se detalla en la página 8.
5.5. Para hacer efectivo el pago de los servicios prestados a la Institución, los señores
proveedores deberán presentarse a la Oficina de Tesorería con sus comprobantes de
pagos debidamente autorizados y su DNI.
En el caso de personas jurídicas, deberán presentar además, una carta de autorización
firmada por el representante legal de la empresa, para realizar la cobranza.
pág. 2
Anexo I de Resolución N° 002-2018-AMAG/SA
PROCEDIMIENTOS PARA LA CONDUCCIÓN DE LA CAJA CHICA EN
LA ACADEMIA DE LA MAGISTRATURA PARA EL AÑO 2018
6. GASTOS DE MOVILIDAD LOCAL
Los gastos de movilidad deberán efectuarse a través de Recibos de Movilidad
indicando:
6.1. Itinerario: lugar o lugares materia de traslado.
6.2. Tipo de Movilidad: Taxi o Colectivo - Concordante con precios de mercado para el
recorrido efectuado.
6.3. Comisiones realizadas: Motivos institucionales que hacen indispensable los gastos de
movilidad local.
6.4. Se utilizará el formato "Recibo de Movilidad" detallado en la página 5.
6.5 La Subdirección de Recursos Humanos visará los precitados documentos. La
manifestación de las personas que no registran asistencia, tiene carácter de
Declaración Jurada.
7. GASTOS DE REFRIGERIO Y MOVILIDAD POR LABORES REALIZADAS FUERA DE
LA JORNADA NORMAL DE TRABAJO
7.1 El racionamiento y movilidad es aplicable de conformidad con lo dispuesto en la
Directiva N° 002-2015-AMAG-SA aprobado mediante Resolución 029-2015-AMAG-
CD/P, sobre el Régimen de Compensaciones por el Cumplimiento de Labores en
Horario Extraordinario de la Academia de la Magistratura.
7.2 Para efectos del pago de movilidad, se considerará Comisión de Servicios, a toda
actividad realizada fuera de la Institución.
7.3 Cuando se trate de consumo de alimentos, estos comprobantes deben consignar el
detalle del consumo realizado. No se aceptará el concepto "POR CONSUMO".
7.4 Los recibos de movilidad y los comprobantes de consumo de alimentos, además de lo
señalado en los numerales precedentes, deben indicar hora de salida. Dichos
documentos corresponden ser directamente firmados por cada una de las personas que
han utilizado la movilidad y que han consumido los alimentos.
Las firmas antes mencionadas se pueden efectuar al dorso de los documentos o en
planillas independientes.
7.5 La Subdirección de Recursos Humanos visará los precitados documentos. La
manifestación de las personas que no registran asistencia tiene carácter de Declaración
Jurada.
8. GASTO DE COMBUSTIBLE, PARQUEO Y PEAJE
Los gastos en mención corresponden exclusivamente a los vehículos de la Entidad,
debiendo ser firmados por la persona que lo conduce, consignando el número de la
respectiva placa.
pág. 3
Anexo I de Resolución N° 002-2018-AMAG/SA
PROCEDIMIENTOS PARA LA CONDUCCIÓN DE LA CAJA CHICA EN
LA ACADEMIA DE LA MAGISTRATURA PARA EL AÑO 2018
9. RELACIÓN DE GASTOS ATENDIBLES Y MODELO DE DECLARACIÓN JURADA
9.1 Los gastos con cargo a Caja Chica, se deben limitar exclusivamente a los gastos no
programables, menudos y urgentes de la Institución.
9.2 Para el presente ejercicio los gastos autorizados que cumplan los requisitos del numeral
9.1 se detallan en las siguientes partidas:
23.1.1.1.1. Alimentos de consumo humano
23.1.5.1.1. Repuestos y Accesorios
23.15.3.1. Aseo Limpieza y Tocador
23. 199 199 Otros Bienes
23.2.1.2.99 Otros Gastos
23. 22 3.1. Correos y Servicio de mensajería
23.26.1.2. Gastos Notariales
23. 27.10.2 Atenciones Oficiales y Celebraciones Institucionales
23.27.11.99 Servicios Diversos
9.3 Para los pagos en Específicas del Gasto que no estén comprendidas en el rubro
anterior, a través de la Subdirección de Logística y Control Patrimonial, se deberá
previamente tramitar ante la Oficina de Planificación y Presupuesto, la habilitación y
financiamiento de la nueva Especificas del Gasto y la emisión del Certificado de Crédito
Presupuestario (CCP) para su incorporación en el Fondo para Caja Chica, caso
contrario los gastos no serán atendidos.
9.4 Queda prohibido que el encargado del fondo para pagos en efectivo atienda con cargo
a dicho fondo, los comprobantes de pago o documentos provisionales o definitivos que
no cumplan con lo establecido en los numerales anteriores.
9.5 Las Declaraciones Juradas deben efectuarse de acuerdo al formato contenido en la
página 8, del presente anexo.
9.6 La Rendición de gastos se efectuará en el formato detallado en la página 9.
10. PLAZOS
10.1 Se establece siete (07) días calendario, contados desde la fecha de realizado el
gasto, como plazo máximo para la fecha de entrega a Tesorería de los comprobantes
de pago y /o documentos definitivos de los gastos (movilidad local, refrigerio, alimentos,
útiles de oficina, servicios varios, etc.), vencido el plazo no se autorizará la atención con
el Fondo para pagos de Caja Chica.
10.2 Queda prohibido que el encargado del fondo para pagos en efectivo atienda con
cargo a dicho fondo, los comprobantes de pago o documentos definitivos que excedan
el plazo establecido en el numeral anterior.
pág. 4
Anexo I de Resolución N° 002-2018-AMAG/SA
N°
RECIBO DE MOVILIDAD
DIA MES AÑO
Academia de la Magistratura 2018
Recibí la suma de: S/
FECHA DETALLE IMPORTE
ITINERARIO
DE:
A:
Por Comisión de Servicios { Otros TOTAL S/
Por Labores en Horario Extraordinario
FIRMA V°B° Jefe Inmediato
NOMBRE Y APELLIDOS :
Firma y Sello Firma y Sello
Director General/Director Académico Secretario Administrativo
N°
RECIBO PROVISIONAL
(Para ser rendido maximo en 48 horas) DIA MES AÑO
Academia de la Magistratura 2018
Recibí la suma de: S/
DETALLE IMPORTE
En caso de incumplimiento de rendición de cuentas en el plazo señalado, autorizo TOTAL S/
se descuente de mi remuneración u honorarios la cantidad no rendida conforme
se dispone en el numeral 4.5 de la Resolución N°002-2018-AMAG/SA.
V°B° Jefe Inmediato
FIRMA
NOMBRE Y APELLIDOS :
Firma y Sello Firma y Sello
Director General/Director Académico Secretario Administrativo
pág. 5
Anexo I de Resolución N° 002-2018-AMAG/SA
FORMATO A
Correo Electrónico
DE
Responsable del Fondo para Pagos de Caja Chica
ASUNTO Plazo de Rendición de Vale Provisional N°
REFERENCIA Resolución N° 002-2018-AMAG/SA.
FECHA
En cumplimiento con los plazos establecidos en la Resolución N° 02-2018-AMAG/SA, se le
comunica que el plazo de vencimiento de rendición del Vale Provisional N°
y/o Planilla de Viáticos N° , que se le entregó con el Fondo para Pagos de Caja
Chica, vence el día de mañana, debiendo bajo responsabilidad dar estricto cumplimiento el
plazo establecido. Se adjunta archivo digital del Vale Provisional.
De no presentar la rendición de cuentas, la Sub Dirección de Recursos Humanos aplicará el
descuento respectivo de acuerdo a lo establecido en el numeral 4.5 de la Resolución
N°02-2018-AMAG/SA.
Atentamente,
Pág.6
Anexo I de Resolución N° 002-2018-AMAG/SA
FORMATO B
DE
Responsable del Fondo para Pagos de Caja Chica
A Sra.
Sub Directora de la Oficina de Recursos Humanos
ASUNTO RENDICIÓN DE CUENTAS
REFERENCIA Resolución N° 02-2018-AMAG/SA
FECHA
ARCHIVOS DIGITALES ADJUNTO: XXX Archivos de Vales Provisionales
En cumplimiento con las disposiciones de la Resolución N° 02-2018-AMAG/SA , se le hace
llegar la relación de personas que no han cumplido con la rendición de cuentas de dineros
otorgados con el Fondo para Pagos de Caja Chica en los plazos establecidos en las
resoluciones de la referencia. Se adjunta archivo digital de documento provisional.
Detalle:
Doc. N° Fecha de Entrega Plazo de Rendición Nombre Monto
Lo que se hace de su conocimiento para los fines pertinentes.
Atentamente,
Pág. 7
Anexo 1 de Resolución N° 002-2018-AMAG/SA
DECLARACION JURADA
La persona que suscribe
Domiciliada en:
En mi condición de:
De acuerdo a lo establecido por la Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, por la
Directiva para la Aprobación, Ejecución, Control y Evaluación del Proceso Presupuestario del Sector
Público para el Año Fiscal vigente, y Directiva de Tesorería.
DECLARO BAJO JURAMENTO, haber efectuado el gasto siguiente:
Concepto del Gasto Monto S/
SON:
No me es posible presentar los documentos del gasto en razón de:
Fecha: / / .2018.. Firma:
DNI N°
Precisiones:
• El Art. 71° de la Directiva de Tesorería para el año fiscal 2007, aprobada mediante Resolución Directoral
N° 002-2007-EF/77.15, establece el uso excepcional de la Declaración Jurada para sustentar gastos. El
monto de la Declaración Jurada no debe exceder el diez por ciento (10%) de una Unidad Impositiva
Tributaría (S/415.00).
• El Director General de Administración o el funcionario que haga sus veces determina de manera expresa
los casos, lugares o conceptos en los que se utilizará la Declaración Jurada como sustento de gastos.
• Para los casos de viáticos por comisión de servicio, indicar Nro. de Planilla de viáticos, lugar y días de
duración de la comisión.
• Para los casos de viáticos por comisión de servicio podrá sustentarse mediante Declaración Jurada el
saldo no mayor al treinta por ciento (30%) del monto otorgado, siempre que no sea posible obtener los
comprobantes de pago reconocidos y emitidos según disposiciones de SUNAT.
• El V°B° del jefe inmediato y Secretario Administrativo queda acreditada en el informe de rendición de
gastos que presente el declarante. Sin la firma de los funcionarios citados en el informe de Rendición de
Gastos, la Declaración Jurada queda como no presentada.
pág. 8
Anexo l de Reso lución N ° 002-2018-AMAG/SA
A CADEMIA DE LA MA GISTRATURA
1.. <
RENDICIÓN DEL FONDO PARA CAJA CHICA
(i)
z E 1
tQ
o
cv
co
,--
FECHA FECHA TIPO DE
c)
DOCUMENTO DETALLE DEL PARTIDA
á
DESCRIPCIONDE
z
DELDOC. DEPAGO DOCUMENTO RUC / DNI PROVEEDOR IMPORTETOTA L
N° GASTO PREUPUESTAL
PARTIDA
TOTAL 0.001
- .
MOVIMIENTO DE L FONDO
w
CO
fY
W
D
[Saldo Anterior
Z I-1-1
. a.)
0
cu
o
v>
Tota les
Reposición 1
-15
co
H
[Rendición
-a
U)
o
71
—CL
c-
d
o
o
,_, d
o
o
o_
O)
