FUNIBER – FUNDACION IBEROAMERICANA
MASTER EN DISEÑO, GESTION Y DIRECCION DE PROYECTOS
ASIGNATURA – TR038 – PLANIFICACION Y GESTION DE PROYECTOS
PRESENTADO POR:
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CASO PRÁCTICO
INTRODUCCION
Teniendo en cuenta el contexto en el que se desarrolla el caso práctico, se debe
mencionar y revisar la misión u objetivos de la empresa, la cual se fundamenta en
desarrollos estratégicos de temas confidenciales, por tanto, se debe en primera
instancia realizar una clara identificación de los requerimientos del cliente,
revisados desde los aspectos de comunicaciones, calidad, tiempo, recursos,
confianza y riesgos; para determinar la renta habilidad del proyecto y por ende su
factibilidad, viabilidad y éxito.
Con base a lo anterior, el caso práctico se centra: en evidenciar la mejor
alternativa para el caso de negocio, evidenciando la necesidad de retomar las
líneas medulares y las bases fundamentales del proyecto expuesto. Entendiendo
que para la obtención del éxito del proyecto se deberá cumplir con los
requerimientos de las partes interesadas, bajo unos criterios de tiempo, recursos.
Por tanto, se hace necesario sugerir que para el desarrollo del proyecto se tomará
como ciclo de vida interactivo el cual permitirá una retroalimentación continua;
además de permitir un enfoque de mejorar y/o modificar lo realizado por la
consultoría anterior, esto con el ánimo de no perder y desperdiciar el avance
obtenido con la anterior consultoría.
DESARROLLO
1- VALIDACION DEL ALCANCE Y DEFINICION
Se realiza la validación del alcance, verificando que, en el Project chárter o acta de
constitución del proyecto, se hayan hecho participe todas las necesidades de los
skateholders o los interesados, exponiendo así sus ideas y las necesidades del
proyecto que se debe emprender, identificando los entregables del proyecto bajo
los estándares establecidos por los interesados.
Con base en lo anterior, se deberá tomar como línea base, para la validación de la
calidad del alcance del proyecto expresado en una EDT, el Project chárter,
teniendo en cuenta que el proyecto a desarrollar es un software de contabilidad
para la presidencia del país.
Para la estructuración de la EDT, se toma como línea de partida los
requerimientos establecidos en el Project chárter, los cuales pasaran por todas las
líneas o aspectos de la calidad.
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO ITERACTIVO:
Se resalta la necesidad de clasificar el proyecto en un ciclo de vida con el fin de
dar carácter y seguir varios lineamientos para el desarrollo del entregable final, por
otra parte, el ciclo de vida del proyecto se dividirá en varias fases para una mayor
profundización y análisis del proyecto.
ANALIZAR CONSTRUIR
ANALIZAR ENTREGAR
DISEÑO PRUEBA
La EDT se partirá en 4 fases: las cuales en cada fase deberán ser iniciadas o
identificadas, planificadas, ejecutadas, monitoreadas controladas y por último
realizando las mejoras continuas.
FASE 1: identificación – calidad necesaria
FASE 2: planeación – calidad programada
FASE 3: ejecutada – calidad realizada
FASE 4: control y mejora de la calidad
FASE 1 - IDENTIFICACION: serán todas las actividades y objetivos
necesarios a solventar y/o solucionar según los requerimientos del cliente,
En resumen, para la primera fase todos los procesos de calidad deben ser
medidos bajo los aspectos de comunicaciones, tiempo, recursos, confianza
y riesgos, los cuales son englobados en un mismo conjunto a fin de hacer
sintetizado la fase preliminar; ya que para los directivos del proyecto no se
ha dado alcance a estos requerimientos.
FASE 2 - PLANEACION: serán todas las actividades pensadas para el
logro de los objetivos del proyecto, los cuales se habrán determinado con
un estudio preliminar de necesidades de los skateholders o interesados.
FASE 3 - EJECUCION: serán todas las actividades a ejecutar para la
materialización de lo planeado, recopilando los datos necesarios para su
monitoreo y control, para así gestionar los cambios necesarios para la
mejora de las actividades.
FASE 4 – CONTROL Y MEJORA: serán todas las acciones que se llevarán
a cabo con el fin de controlar y llevar un registro de las actividades
ejecutadas, colocándolas en una matriz de trazabilidad y control, para
determinar las falencias durante la etapa de ejecución del proyecto y así
procurar la mejora de las acciones a controlar.
ANOTACION ESPECIAL
Dentro de la cada fase se encuentran resaltadas las actividades que son de mayor
preponderancia y que pueden tener una afectación mayor hacia otras líneas
medulares, ejemplo de ello: se identifica que la empresa es una empresa que tiene
la confidencialidad como uno de sus componentes, por tanto, si no se gestiona de
forma adecuada la comunicación, generara un riesgo para el proyecto el cual
puede ser económico, afectado los recursos y por ende los entregables finales del
proyecto.
Por otra parte, teniendo como caso hipotético que para el desarrollo del proyecto
se cuenta con 140 días de plazo para la definición, diseño, construcción y entrega
del proyecto, los cuales ya han transcurridos 10 días del plazo y todavía no se
tiene claro el alcance del proyecto, POR TANTO, la primera tarea será la
definición del alcance del proyecto con base a las necesidades establecidas,
estableciendo como línea base la entrega preliminar de la anterior consultoría en
cuestión del tiempo a emplear.
ESTRUCTURA DESAGREGADA DEL TRABAJO
Se establece la línea base del alcance del proyecto. Necesidad de diseño de
software
CALIDAD DEL ALCANCE DEL
PROYECTO
PROJECT CHARTER DOCUMENTACION
DEL PROYECTO – SOFTWARE DE
CONTABILIDAD
TEMA DE CONFIDENCAILIDAD -
SOFWARE
FASE 1 – SOFTWARE - 1.1 FASE 2 - SOFTWARE - 1.2 FASE 3 - SOFTWARE - 1.3 FASE 4 – SOFTWARE - 1.4
IDENTIFICACION – OBJETIVO DE PLANEACION - CALIDAD EJECUCION – PLAN PARA LA CONTROL Y MEJORA DE
PROYECTO PROGRAMADA – 1.2.1 CONSTRUCCION DEL PROYECTO – 1.3.1 LA CALIDAD – 1.4.1
NECESIDADES DE CLIENTE –
CRITERIOS TECNICOS – 1.1.1 DIRECCION DE PROYECTO
DIRECCION DE PROYECTO DIRECCION DE PROYECTO
SOFTWARE
DISEÑO SOFWARE MATRIZ DE TECNOLOGICA DOCUMENTOS DEL PROYECTO DOCUMENTOS DEL
PROYECTO
TIEMPO Y CRONOGRAMA DISEÑO SOFWARE AUDITORIAS
REGISTRO DOCUMENTAL
MEDICION INMEDIATA
PRESUPUESTO Y RECURSOS SISTEMA DE INGENIERIA REUNIONES
DISEÑO SOLICITUD DE CAMBIOS
COMUNICACIONES PLANIFICACION DE PRUEBAS CONSTRUCCION DE SOFTWARE
ACTUALIZACION DE
CAMBIOS
CONFIANZA INSPECCIONES Y REUNIONES INFORMES DE CALIDAD
ENTREGABLES
FACIL APLICACION RECOPILACION Y ANALIZIS DE DOCUMENTOS DE PRUEBAS Y
DATOS EVALUACION
DATOS DE DESEMPEÑO
GESTION DE
PROYECTO
TOMA DE DESICIONES SOLICITUD DE CAMBIOS
CONTROL DE RECURSOS
PLANIFICACION DE RIESGOS ACTUALIZACION DE CAMBIOS
SEGUIMIENTO Y CONTROL
DE CRONOGRAMA
PLAN DE RESPUESTA A LOS REGISTRO PARA TRAZABILIDAD
RIESGOS
RECOPILACION DE DATOS
PLANIFICACION
PLANIFICACION
ANALISIS DE DATOS
INICIO EJECUCION
INICIO EJECUCION
PLANIFICACION
MONITOREO Y
CIERRE INICIO EJECUCION
CONTROL MONITOREO Y
CIERRE
CONTROL
MONITOREO Y
CIERRE
CONTROL
ANALISIS
Partiendo de la línea base del alcance, se entenderá que el proyecto tendrá un
plazo de ejecución, por tanto, también deberemos establecer una línea base de
tiempo, que permita medir el desarrollo del proyecto, así mismo en el entender de
la empresa y del negocio todo se mide por recursos o presupuesto, por tanto, es
imperativo mencionar que se deberá tener una línea base de recursos o de
presupuesto. Dicho lo anterior, tiempo es igual a recursos, por lo cual se deberán
gestionar los recursos a fin de nivelarlos y por ende optimizar el tiempo,
entregando el proyecto en los tiempos establecidos.
Por otra parte, se deberá realizar una revisión del Project charter a fin de verificar
algunas condiciones las cuales se puedan cambiar y puedan mejorar la
optimización del tiempo, así mismo en la parte de riesgo se deberá revisar que
riesgos se pueden tolerar para así mitigar el impacto y por ende dejar de realizar
esa tarea.
Cabe resaltar que, para llevar a cabo la aceleración del cronograma del proyecto,
se deberá tener definido las actividades que son ruta critica en el proyecto para
que estas sean el objeto de la aplicación de algunos recursos y demás gestiones
mencionadas en el presente análisis.
Estos recursos pueden ser de ámbito económico, recursos humanos y del mismo
tiempo de asignación a las actividades.
Por otra parte, realizando una verificación de la EDT, se identifican varias labores
que se repiten dentro de las diferentes fases, ejemplo de ello las recopilaciones y
análisis de datos, así como la gestión de cambios, con el animo de acortar tiempos
de ejecución la idea sería generar estándares para estas actividades así se
optimizaría los recursos a estas actividades.
Con base a lo anterior se estudia el cronograma entregado por la consultoría para
la planificación del proyecto y se hace comparación con la versión entregada por
esta dirección con el fin de verificar y ser el comparativo base del proyecto.
ANALISIS DE ACELERACION DE CRONOGRAMA
programación entregada por la consultoría: la cual sobrepasa el tiempo
estimado para la entrega del producto en 12 días
1- Se identifican las actividades resaltadas en color verde como las posibles
actividades a intervenir y que serán objeto de la aplicación de nivelación de
los recursos y aceleración del cronograma, siendo que para la aceleración
del cronograma se deberá incrementar en primera instancia los esfuerzos
en terminar la actividad de cierre en la fase de cierre, se incrementará el
número de suministros desde la gestión doblando los recursos, así su
tiempo de ejecución en teoría se deberá acortar una tercera parte de lo
planteado.
2- Se plantea que las actividades de documentación, pruebas y medición
inmediata se realicen de forma paralela es decir implementando el fast
tracking
CONCLUSION: la aceleración del cronograma se realizó bajo la asignación de
recursos y el traslapo de actividades, en lo que se resalta que se logra optimizar el
tiempo en lo que se tenía que la finalización del proyecto se daría en 152 días y
con la estrategia implementada se entregaría el proyecto 2 días antes de la fecha
límite establecida.
Por otra parte, el fast tracking generara riesgos por el traslapo de las actividades,
por lo que se deberá analizas desde la gestión de riesgos las posibles situaciones
que afecten el correcto desarrollo de estas actividades, por lo que se deberá tener
un plan de contingencia para los posibles riesgos generados.
Con base en lo anterior, tenemos que la actividad de medición inmediata podrá no
ser llevada a cabo ya que podrán faltar recursos en cuanto al personal empleado,
equipos y demás ya que su ejecución se deberá realizar desde antes.
RECOMENDACIÓNES PARA LA NIVELACION DE RECURSOS
CHARTER: el alcance principal de proyecto será el diseño y construcción de
software para el registro contable de la presidencia del país, el cual tiene como
primer objetivo cumplir con algunos requisitos de calidad los cuales son: la
confidencialidad, la entrega del producto en el tiempo establecido de 140 días, no
superar el presupuesto total establecido, suponiendo que es de $ 13.100. para el
ejercicio se propone que el gerente de proyecto deberá estar presente en un 80%
de la ejecución de cada fase del proyecto, por lo que se plantea las siguientes
situaciones:
Para el desarrollo del proyecto la gerencia estudia la asignación del desarrollo de
las tareas del proyecto, por medio de varios recursos, por lo cual vemos que el
gerente del proyecto esta involucrado en la mayoría de los componentes del
proyecto a tiempo completo, así mismo el equipo de medición y programador, por
lo que se hace necesario nivelar las actividades con el animo de evitar
sobrecostos y desgaste en el personal empleado causando posibles atrasos en las
fechas de entregas de las actividades.
Para lo anterior se decide optimizar los tiempos de asignados a las actividades.
Las actividades sobreestimadas se representan con un símbolo rojo en el cual el
diagrama de uso de recursos muestra los meses críticos para la gerencia es el
mes de noviembre, para el grupo de programador agosto y septiembre, mientras
que para el grupo de medición el mes critico es julio.
Para la nivelación de recursos será necesario realizar el análisis desde los
recursos humanos y recursos de equipos y herramientas.
1- se recomienda realizar la nivelación de recursos de forma parcial, solo a las
actividades no criticas tales como: RECOPILACION Y ANALISIS DE
DATOS, INSPECCION Y REUNIONES Y REGISTRO DOCUMENTAL, lo
anterior para la nivelación de recursos humanos.
2- Por otra parte, es necesario mencionar que, durante la etapa de aceleración
del proyecto se realizó el fast tracking en las actividades de documentación,
pruebas y medición inmediata, por lo que se hace necesario implementar
un plan de contingencia el cual pueda mitigar el posible atraso que
generaría la no medición inmediata de los componentes; a sabiendas que
se cuenta con 1 conjunto de recursos, compuesto de 1 operador, 1 equipo
de pruebas y testeo, teniendo un costo base de $ 460 para el total de 5
días, en los que se propone la metodología PERT para cuantificar el riesgo
asociado a esta actividad; es decir, con base a la determinación del tiempo
optimista, pesimista y mas probable obtener un tiempo estimado por mas
acertado a la que pueda suceder en realidad.
Dando un como resultado que el inicio optimista de la actividad medular medición
inmediata, seria el día 23/nov/2021, que el inicio pesimista de esta actividad sería
el 13/12/2021 y el inicio normal seria un promedio o la mitad de estas dos fechas
dando como resultado el 5/12/2021. En donde se aplica la formula de 3 valores
para obtener una fecha riesgosa real para el proyecto la cual seria 4/12/2021, por
consiguiente, se tendría que el proyecto se finalizaría el 20/01/2022, teniendo un
atraso de 1 mes en el proyecto, por tanto, una de las soluciones para esta
situación sería el incremento de recursos humanos y presupuestales para
garantizar la entrega a tiempo del proyecto.
CRITERIO DE CONTRATACION
Con base a la característica de la empresa, la cual se dedica al desarrollo
estratégico de programas que aborda temas de alta confidencialidad, podemos
iniciar diciendo que para la empresa es muy importante que el personal que en
ella labore, tenga principios de prudencia ya que esto es la línea base para la
discreción y la confidencialidad; dicho esto es imperativo mencionar que el primer
criterio para contratar o hacer participe a alguna persona natural, jurídica o
empresa, en algún proceso o proyecto, es buscar que estos sean competentes en
cuanto a los requerimientos a realizar con base a la discreción, generando y el
ciclo de vida del contrato y el tipo de contrato, el cual se deberá realizar bajo los
juicios de mayor riesgo.
Como director o gerente del proyecto se optaría por realizar 3 contratos para las 3
fases del proyecto.
Teniendo como primicia el poco tiempo con el que se cuenta para la entrega del
producto, además del requerimiento establecido el cual indica que no se puede
superar los costos del presupuesto, se procede a realizar 2 tipos de contrato
discriminados de la siguiente manera, para la primera fase se empleara personal
propio de la empresa con contratos de meta establecida, reduciendo el riesgo de
perder tiempo en cuanto a las actividades preliminares de planificación y diseño,
por lo cual se optimizarían los recursos disponibles.
Por otra parte, para la segunda fase del proyecto, el cual sería la ejecución,
control y mejora; se optaría por contratos tipo costo reembolsable incentivado, el
cual se daría este incentivo cumpliendo con los objetivos previamente estipulados,
teniendo en cuenta los aspectos de tiempo y las metas establecidas; lo anterior
teniendo en cuenta que el objeto a desarrollar es un proyecto intangible.
Es entonces que: se hace necesario tener definidos los contratos para cada fase
del proyecto, siguiendo el plan de contratación el cual va relacionado con el
cronograma de actividades.
BIBLIOGRAFIA
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marco de referencia (1 JUL 2016).
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https://www.gladysgbegnedji.com/blog/
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guía de los fundamentos para la
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SAPAG CHAIN, Nassir y SAPAG CHAIN, Reinaldo. 2008. Evaluación y
preparación de proyectos. Mc Graw Hill, Bogotá (Colombia).
POVEDA BAUTISTA, Rocío; GONZÁLEZ CRUZ, María del Carmen y GÓ-MEZ-
SENET MARTÍNEZ, Eliseo. 2008. Fundamentos de la dirección y gestión de
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FUNIBER, BIBLIOTECA VIRTUAL, https://biblioteca.funiber.org/cgi-bin/koha/opac-
detail.pl?
biblionumber=9051&uid=160445&sgid=COMDGDP4356270&lang=es&theme=une
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