CINCO FORMAS DE AGILIZAR
LA TRANSICIÓN A LA AUTOMATIZACIÓN
DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA
Impulse la eficiencia, mejore la precisión y aumente la motivación
con las soluciones de automatización de SAP®
ÍNDICE
A quién va dirigido este libro SECCIÓN
Trucos para que sus equipos financieros comiencen
electrónico y por qué debería leerlo 01 cuanto antes la automatización 03
Si utiliza un sistema SAP ERP para gestionar su negocio y quiere
aumentar la eficiencia de la organización de sus finanzas o
servicios compartidos, este libro electrónico es para usted. SECCIÓN
Destacaremos cinco formas clave en las que puede utilizar la
02 Los números hablan: aumento de eficiencia demostrado 04
automatización para optimizar enormemente sus cuentas por
pagar, cuentas por cobrar y cualquier proceso de contabilidad
SECCIÓN
en el libro mayor, basándonos en nuestros más de 15 años de
experiencia ayudando a miles de equipos financieros a lograr el 03 No es solo cuestión de ir rápido 05
éxito. Descubrirá cómo optimizar procesos manuales y mejorar
tanto la precisión como el cumplimiento normativo de los
datos, mientras aumenta la motivación de los empleados y logra SECCIÓN
que el personal profesional recupere tiempo para dedicarse a 04 Cinco formas de agilizar la transición a la automatización 06
labores más importantes.
SECCIÓN
VEA EL SEMINARIO WEB PARA CONOCER CÓMO 05 Oportunidades de automatización adicional 14
FUNCIONA LA AUTOMATIZACIÓN DE LAS FINANZAS
SECCIÓN
Fortalezca sus equipos financieros sin sacrificar la seguridad
06 o el control de SAP 15
Elija un software
SUPERE LOS BLOQUEOS diseñado
para equipos
HABITUALES FALTA DE
SEA AUTO-
SUFICIENTE
financieros, no para
ANCHO DE BANDA programadores de
Antes de ahondar en las cinco formas de agilizar la transición a una Un obstáculo común TI.
organización de la contabilidad financiera más rápida y eficiente, cabe en la automatización.
mencionar que el camino a la automatización no siempre es fácil. Con
estos trucos, podrá evitar algunos obstáculos y baches comunes para
llegar rápidamente a una organización cuya contabilidad financiera
sea más eficiente. Escoja una solución
CIFRAS que:
ACTUALES DE • Pueda registrar el
RENTABILIDAD ahorro de tiempo
DE LA y de costes.
COMPROMISO
INVERSIÓN
EJECUTIVO • Haya demostrado
Convenza a los gerentes ser un éxito y
para que paguen por la tenga clientes
FACTURACIÓN
automatización. satisfechos.
ENTRADAS EN
EL LIBRO MAYOR
PROCESO DE WORKFLOW
AUTOMATIZADO
DATOS MAESTROS
PREPARACIÓN AUTOMATIZACIÓN
Agilice todo
SEPA POR DÓNDE DE AUDITORÍA
DE PROCESOS
EMPIECE POCO A POCO, lo que hace y
EMPEZAR CAMBIOS EN LAS EXISTENTES
DEMUESTRE EL ÉXITO Y REPITA obtenga antes
Elija el proceso PRÁCTICAS FINANCIERAS
Escoja un proceso que tenga gran rentabilidad de su
correcto para iniciar El software que utiliza le fuerza
impacto, pero confinado para inversión.
la transición a la a cambiar los procedimientos y
automatización. conseguir ganancias rápidamente. las directivas.
LOS NÚMEROS HABLAN: CÓDIGO DE
TRANSACCIÓN PROCESO
TIEMPO DE
PROCESAMIENTO
AUMENTO DE EFICIENCIA DE SAP AHORRADO
DEMOSTRADO FB50 Registrar documento de cuenta de mayor 96 %
Pese a que muchos procesos financieros de SAP son propicios FB01 Contabilizar documento: datos del encabezado 92 %
para la automatización, nuestros clientes nos cuentan que
abordar los casos de uso en este libro electrónico les permitió FV50 Entrada prelim. posiciones cta. mayor 94 %
cosechar algunos beneficios rápidos, demostrar el retorno de la
inversión y asegurar la financiación para continuar la migración a Entrar apunte de cta. mayor: datos del
F-02 93 %
la automatización. encabezado
La tabla de la derecha muestra el tiempo de procesamiento que FB60 Registrar factura acreedor 96 %
los clientes de Winshuttle han ahorrado en las transacciones
comunes de contabilidad financiera si lo comparamos con la FV70 Entrar factura de deudor 92 %
introducción manual de los datos con la SAP GUI.
XK01/02 Crear/cambiar proveedor 95 %/77 %
Winshuttle mejora nuestra productividad como
XD01/02 Crear/cambiar cliente 94 %/78 %
equipo y como organización, de manera que
podemos dar un paso atrás que nos permita tomar FB75 Registrar abono cliente 88 %
impulso y echar un vistazo global a la eficiencia
general de nuestra implementación financiera». AS01 Crear activo 89 %
Responsable adjunto
de empresa petrolera
Una de las cosas fundamentales que hemos
NO ES SOLO CUESTIÓN
aprendido ha sido que algunos trabajadores han DE IR RÁPIDO
Así que, aunque la búsqueda de la eficiencia es un objetivo importante
podido mejorar sus conocimientos. En los casos
para cualquier organización de contabilidad financiera, los beneficios de la
en los que antes podrían estar creando facturas y automatización van más allá.
nada más, ahora pueden utilizar hojas de cálculo,
MAYOR PRECISIÓN Y MENOS REVISIÓN
conciliar instrucciones de proveedores, subir Integre salvaguarda de datos en la solución de automatización para asegurarse
facturas y entender macros sin ayuda, lo que ha de que los datos sean correctos a la primera.
permitido mejorar las capacidades del equipo».
MEJOR CUMPLIMIENTO NORMATIVO
Asegúrese de que la gente sigue las normas de negocio y el camino fijados.
Vicepresidente de Finanzas
operativas y servicios compartidos,
PERSONAL MÁS SATISFECHO
empresa canadiense de construcción Reduzca el trabajo anodino y repetitivo al tiempo que mejora la satisfacción
y desarrollo de infraestructuras laboral y la retención de trabajadores.
INTEGRACIÓN MÁS RÁPIDA
Ponga al día rápidamente al nuevo personal con soluciones automatizadas
fáciles de usar basadas en Excel o en formularios.
TRABAJO MÁS IMPORTANTE
Libere a los profesionales para que puedan dedicarse a tareas más estratégicas.
CINCO FORMAS DE
AGILIZAR LA TRANSICIÓN
A LA AUTOMATIZACIÓN
01
AGILICE LOS REGISTROS
EN EL LIBRO MAYOR
Need Screenshot
Si su equipo es como la mayoría de los equipos de finanzas, querrá pasar
menos tiempo creando asientos contables de forma manual en SAP y
dedicarlo a entender qué se esconde tras los números. Por ello, no es
de sorprender que, para muchas empresas, la contabilización en el libro
mayor sea el proceso contable cuya automatización tiene más prioridad.
La contabilización manual o el registro de asientos contables mediante
SAP GUI usando códigos de transacción como FB50 o FB01 no solo es
un proceso tedioso y largo, sino que, a menudo, puede desembocar en
errores, lo que supondría una revisión costosa.
¿Y si los contables pudieran preparan los asientos contables en Microsoft
Excel, validarlos con SAP y, después, publicarlos con un solo clic?
Con Winshuttle Studio, su equipo de finanzas podrá crear rápidamente
una solución basada en Excel para asientos contables que elimina la
entrada manual de datos a través de SAP GUI. Los contables tardarán
mucho menos en hacer su trabajo y cometerán menos errores, de
manera que podrán pasar más tiempo entendiendo y describiendo Agilice la entrada de asientos contables dándoles a sus contables una hoja de cálculo de Excel habilitada
anomalías o trabajando en otras tareas mucho más importantes. para SAP. Winshuttle ofrece plantillas para muchos de los procesos financieros comunes, por lo que
podrá automatizar sus procesos de forma más rápida.
02
REDUZCA LOS EMBOTELLA-
MIENTOS EN FACTURACIÓN
Si alguna vez ha estado en los equipos de Cuentas por pagar
y Cuentas por cobrar a final del mes y ha visto a trabajadores Need Screenshot
agotados con montañas de facturas sobre sus mesas o ejércitos de
trabajadores temporales introduciendo datos, entonces necesita
ayuda. Crear y pagar facturas es la clase de tarea repetitiva, urgente
y de gran volumen que se convierte en la candidata ideal para la
automatización.
En vez de crear facturas a clientes o registrar facturas de acreedores
de forma manual con SAP GUI, deles a los administrativos de
Cuentas por pagar y Cuentas por cobrar hojas de cálculo de Excel
con Winshuttle para que puedan acabar enseguida con las facturas
pendientes y estar al día del trabajo que les va llegando.
Los administrativos de Cuentas por pagar podrán ser más eficaces
a la hora de encargarse de las facturas con órdenes de pedido o sin
ellas, lo que llevará a pagos puntuales, menos errores de facturación
y menos consultas de acreedores, mejorando así las relaciones con
los acreedores.
De forma similar, el equipo de Cuentas por cobrar podrá crear
Winshuttle ayuda a procesar tareas con rapidez y precisión.
las facturas en un momento, con lo que mejoran las métricas de
antigüedad y la satisfacción del cliente. Procesa volúmenes elevados en menos tiempo».
Especialista en procesos OTC
Maersk
CASO DE ÉXITO:
CÓMO AGILIZAR EL Panorama piloto: procesamiento de facturas
TRABAJO DE LAS FACTURAS
ATRASADAS PERSONAL DE
CUENTAS POR PAGAR
Una empresa canadiense líder en el desarrollo de la construcción
PROVEEDORES
e infraestructuras tenía problemas a la hora de procesar 300 000
facturas al año, ya que una de las tareas de cada miembro del
departamento de Cuentas por pagar era introducir a mano 50
facturas al día, lo que constituía un proceso tedioso.
1 2 3
La empresa acudió a Winshuttle para automatizar su
proceso de cuentas por pagar y los resultados fueron
rápidos e impresionantes. Tras implementarla en Los proveedores Comprobación de Extracción de datos del pedido de SAP Creación de
envían facturas en datos en Excel. con Winshuttle en tiempo real. facturas MIRO
menos de dos meses, la solución robotizada vació la una plantilla de con la copia del
cola de facturas pendientes en tres semanas. Las Comparación de datos actualizados
Excel junto con la PDF en SAP con
con los datos de la factura del
relaciones con los proveedores mejoraron gracias copia en PDF. proveedor. Winshuttle.
a que los pagos se hacían a tiempo, se eliminaron Configuración de una plantilla para
las horas extras del personal y la necesidad de subir facturas a SAP con validaciones
contratar empleados temporales. personalizadas.
Además, los empleados de Cuentas por pagar
ganaron tiempo para trabajar en tareas de mayor valor, a
la vez que podían responder a la empresa con información
actualizada y detallada sobre las facturas que tenían.
Al obtener resultados y un ROI rápidos con el proyecto
inicial, el equipo de servicios compartidos obtuvo un
compromiso ejecutivo para continuar con el tránsito
hacia la automatización. Actualmente están trabajando en
automatizar varios procesos de manera integral.
PENSAMIENTO
APRENDIZAJE
INTELIGENCIA
PROPORCIONE AYUDANTES REALIZACIÓN APRENDIZAJE
ARTIFICIAL
con análisis
ROBÓTICOS A SU EQUIPO DE
AUTOMÁTICO deductivos
AYUDA AUTOMATIZACIÓN con motores
FINANZAS
ROBÓTICA DE prescriptivos y de
AUTOMATIZACIÓN PROCESOS decisión
ROBÓTICA DE con factores
Desde 2003, Winshuttle ha ofrecido capacidades de automatización ESCRITORIO desencadenantes
Basado en datos
robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés) específicas para con intervención digitales o propios
SAP como parte de una plataforma de gestión de datos de SAP global. manual
Nuestra tecnología de automatización robótica de procesos elimina Basado en procesos
la entrada de datos manuales mediante SAP GUI, lo que agiliza
enormemente los procesos de contabilidad financiera y «separa al
robot de la persona» para liberar a los empleados y dejarles que se
centren en trabajo más importante. La diferencia radica en que la tecnología
RPA es un software que imita las acciones
Conozca más sobre cómo su organización de contabilidad financiera humanas en las tareas para las que no se
puede beneficiarse de la tecnología de automatización robótica de necesita tener ningún tipo de conocimiento,
procesos de Winshuttle. Lea el libro electrónico. habilidad de comprensión o de percepción,
mientras que la IA se basa en máquinas que
simulan la inteligencia humana.
LEA EL LIBRO ELECTRÓNICO
03
MEJORE LA PRECISIÓN DE
LOS DATOS MAESTROS
Los plazos y la precisión de las operaciones de contabilidad financiera
dependen de que los datos maestros sean correctos. Los errores u Need Screenshot
omisiones en los registros maestros de clientes o de proveedores puede
retrasar la contabilidad o los pagos, así como ocasionar problemas que
costarán tiempo y dinero solventar.
El software de Winshuttle permite a los equipos de finanzas crear o
actualizar rápidamente datos maestros, ya sea con Excel o un formulario
web, tanto si se trata de uno o dos registros como de miles al mismo
tiempo.
Y como las soluciones de Winshuttle respetan completamente los
permisos de SAP, solo se puede hacer lo que las credenciales de SAP
permitan, de modo que se mantendrán las normas de segregación de
funciones.
EJEMPLOS DE TAREAS DE DATOS MAESTROS QUE PUEDE
AUTOMATIZAR CON SOFTWARE DE WINSHUTTLE
• Creación de nuevos proveedores a gran escala tras adquirir una
empresa.
• Actualización de términos de pagos a gran escala en registros de
proveedores. Ofrezca a sus equipos de negocio una forma fácil de obtener los datos maestros correctos
a la primera y mantenerlos así mediante hojas de cálculo de Excel o formularios web.
• Corrección de errores en datos de destinatarios de factura de clientes.
04
MEJORE EL CUMPLIMIENTO
NORMATIVO EN PROCESOS
DE NEGOCIO Need Screenshot
Las soluciones que le hemos presentado hasta ahora se basan en
la publicación de datos en SAP por parte de una sola persona. Sin
embargo, ¿qué ocurriría si más de una persona de la organización
necesitase aportar o aprobar datos? ¿Y si tuviese que cumplir con los
procedimientos del negocio?
Aquí es donde entra Winshuttle Foundation. Esta potente plataforma
de procesos de workflow de SAP permitirá a su equipo crear soluciones
que mejoren el cumplimiento normativo y reduzcan los riesgos.
Por ejemplo, puede desarrollar una solución de solicitudes de gastos
de capital que transmita un formulario web al autorizador, basándose
en la cantidad de la solicitud y el código de la empresa. Todos
los implicados en el proceso estarán informados del estado de la
solicitud mediante correo electrónico y, si una norma como los límites
de aprobación cambiase, alguien de la empresa podrá modificar
rápidamente la solución sin necesidad de avisar al departamento de
TI.
Sepa cómo Moen automatizó su proceso de solicitud de gasto de
En vez de imponer un flujo fijado para los procesos financieros, Winshuttle Foundation le permite
capital. automatizar los procedimientos actuales e implementar las normas de su negocio. Este enfoque agiliza la
implementación y minimiza la interrupción empresarial.
VEA EL VÍDEO
05
PREPÁRESE PARA LAS
AUDITORÍAS EN MENOS
TIEMPO Need Screenshot
Las auditorías internas y externas son algo inevitable en las
organizaciones contables, pero la preparación no tiene por qué
resultar estresante o llevar demasiado tiempo. Capacite a su
personal para crear una hoja de cálculo de Excel con Winshuttle
que les permita extraer en un momento los datos de SAP que los
auditores quieran ver, como, por ejemplo, las facturas de más de
250 000 dólares.
Estos informes son fáciles de preparar y modificar a medida que
los criterios de auditoría cambian, y pueden ejecutarse de forma
programada o en el momento.
Este tipo de automatización inteligente no solo reduce el tiempo
que su equipo dedica a la preparación de auditorías, sino que
también puede reducir el que los auditores externos permanecen
en sus oficinas y, por lo tanto, reducen también los costes de
auditoría.
Prepárese para las auditorías en menos tiempo extrayendo los datos SAP
y transfiriéndolos a soluciones basadas en Excel según sus criterios.
OTRAS FORMAS DE
AGILIZAR LA TRANSICIÓN
A LA AUTOMATIZACIÓN
Aunque este libro electrónico le muestra cinco excelentes Introducción de Mantenimiento Cliente (integración y
formas de agilizar la transición a la automatización, se podría nuevo producto de planta mantenimiento)
mejorar la eficiencia y precisión de muchos más procesos
en la organización de contabilidad financiera gracias a
soluciones que hemos destacado, entre ellas:
• Comprobación del proceso de ejecución
• Pruebas de regresión
• Conciliación bancaria/intersocietaria
• Gestión del inventario
• Gestión de activos Proveedor Gestión
• Planificación de presupuestos (integración y financiera
mantenimiento)
De hecho, puede utilizar el software de Winshuttle para
optimizar cualquier proceso SAP en su empresa, incluidas las
transacciones personalizadas.
ADMINISTRADOR DE WINSHUTTLE
FORTALEZCA SUS Controla las licencias, supervisa el uso, define las
EQUIPOS FINANCIEROS
directivas y ejecuta los informes de auditoría.
SIN SACRIFICAR LA
SEGURIDAD O EL
CONTROL DE SAP
En muchas organizaciones, los equipos de TI de SAP tienen
una acumulación enorme de solicitudes de automatización AUTOR DEL NEGOCIO USUARIOS DEL NEGOCIO
por parte del negocio. La buena noticia es que el software de Los analistas o superusuarios de SAP Los contables y el personal de los
Winshuttle no precisa de habilidades técnicas de programación pertenecientes al equipo de Finanzas equipos de Cuentas por pagar y
usan el software de Winshuttle para Cuentas por cobrar utilizan libros de
de SAP, así que podrá capacitar a los superusuarios o analistas
crear soluciones. trabajo de Excel para automatizar los
de SAP de sus equipos financieros para que puedan crear asientos contables, las facturas, las
No se requieren habilidades de
soluciones de automatización. codificación técnica en SAP. auditorías y otras tareas de SAP.
El personal de administración o contabilidad puede utilizar
estas soluciones, tanto hojas de cálculo de Excel con Winshuttle
como formularios web, para hacer su trabajo con mayor rapidez
y precisión.
Como Winshuttle ofrece una compatibilidad total, hemos
Su equipo de TI estará satisfecho, pues las soluciones de
podido mostrar a nuestro departamento de TI que no
Winshuttle respetan completamente los permisos de SAP, de
manera que solo se podrá hacer lo que las credenciales de SAP precisábamos asistencia técnica o compromiso desde una
autoricen, al tiempo que ellos podrán controlar el acceso a las perspectiva de infraestructura. Solo necesitaríamos que lo
licencias de Winshuttle y definir políticas detalladas para los instalasen en nuestros ordenadores y ya está».
datos intercambiados con SAP. Todos salen ganando.
Director de análisis de negocio en servicios compartidos,
empresa canadiense de construcción y desarrollo de infraestructuras
El software de Winshuttle permite a los equipos de negocio mejorar sus
resultados gracias a soluciones que facilitan y agilizan el intercambio de datos
con SAP mediante Excel, optimizan los procesos de negocio de SAP a través
de formularios y procesos de workflow, y mejoran la calidad de los datos con
funciones de gestión de datos.
Sus soluciones de negocio informatizadas permiten a los usuarios automatizar
procesos y resolver problemas sin comprometer la seguridad o el gobierno.
Los equipos de negocio pueden crear soluciones en todos los ámbitos de
actividad y en el entorno de SAP para agilizar los lanzamientos de productos y
los procesos de contabilidad financiera, optimizar la integración de clientes y
proveedores, mejorar la eficiencia del mantenimiento y abordar los proyectos
de migración de datos. Obtenga más información sobre las soluciones de
Winshuttle para la gestión de datos de SAP en www.winshuttle.es.
Si entiende cómo se establece una transacción SAP, entenderá
cómo utilizar Winshuttle. Para empresas como la nuestra, sin
grandes departamentos de TI, es indispensable contar con algo
tan intuitivo y fiable para ejecutar transacciones a gran escala».
Director general
Alpina Savoie
