CODIGO: QFTSA10
SOLICITUD DE ACCIÓN VERSIÓN: 07
VIGENCIA: 20/06/2019
PROCESO GESTION INTEGRAL Y DE MEJORA RESAPONSABLE COORIDNADOR SIG FECHA: 7/11/2019
AFECTACIÓN DE LA ACCIÓN
ISO 9001 OHSAS 18001 ISO 45001 ISO 14001 ISO 37001
ISO 28000 X RUC BASC x NORSOK DUR 1072
FUENTE DE LA ACCCIÓN
Interna X Externa X
TIPO DE HALLAZGO
No conformidad mayor NCM X No conformiad menor NCm Observacion.
TIPO DE ACCIÓN
ACCIÓN CORRECTIVA X ACCIÓN PREVENTIVA OPORTUNIDAD DE MEJORA
ORIGEN DE LA ACCIÓN
AUDITORIA INTERNA INSPECCIONES GERENCIALES REVISIÓN GERENCIAL
AUDITORIA EXTERNA X ANÁLISIS DE INDICADORES VISITA ENTE(S) REGULADOR(ES)
ANALISIS PQRS´s GESTION DEL RIESGO OTRO:
DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD REAL, POTENCIAL U OPORTUNIDAD DE MEJORA
La organización debe identificar aquellas operaciones y aquellas que sean necesarias para lograr el control de las actividades y la mitigación de amenazas identificadas como
un riesgo significativo
4..4.6
ANÁLISIS DE LA(S) CAUSA(S) (Origen y Descripción)
METODO MATERIAL
No se tiene dentro del armerillo
Incumplimiento al procedimiento de
Mantenimiento de Armamento
MANO DE OBRA MEDICIÓN
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CORRECCIÓN PROPUESTA RESPONSABLE FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
CLASIFICACIÓN DEL RIESGO ( Aplica unicamente si afecta la gestión de riesgos )
RIESGO Vencimiento de documentos legale CONTROL ES Matriz de Requisitos legales.
NIVEL DE RIESGO MODERADO TRATAMIENTO Inspecciones /auditorias de proceso
ACCIÓN (ES) CORRECTIVA (S), PREVENTIVA (S) U OPORTUNIDAD (ES) DE MEJORA
PLAN DE ACCIÓN RESPONSABLE FECHA
Reunión de junta de socios donde se oficializa el cambio del oficial de cumplimiento
Comité de etica y SIPLAFT 6/25/2019
y el suplente
Formación de LAFT para el nuevo oficial de cumplimiento y suplente. Oficial de cumplimiento y suplente 6/26/2019
Radicación del cambio de oficial de cumplimento ante la súper intendencia de Coordiandor SIG - Oficial de cumplimiento
6/28/2019
vigilancia y la UIAF y suplente
Realizar la debida diligencia correspondiente al mes de Junio.
oficial de cumplimiento y suplente 6/28/2019
La función de oficial de cumplimiento la ejecutara el suplente quien ya cuenta con
formación mientras que el oficial de cumplimiento adquiere las competencias.
SEGUIMIENTO Y VERIFICACION DE EFICACIA
La acción fue eficaz SI X NO La acción fue efectiva SI X NO
Especifique el resultado obtenido ( Independiente si la acción fue eficaz o no )
Las acciones realizadas permitieron corregir las fallas que se prestaron con relación al perfil del oficial de cumplimiento y el suplente, de igual forma se inició la formación que
no se tenía para este personal, no se habían realizado la función de cumplimentan durante todo el año por lo cual se realizó una revisión exhaustiva que permitió evidenciar el
cumplimiento de los controles establecidos.
Responsable del
Rafael Tellez Gonzalez Cargo:
seguimiento: Coridndaor SIG
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CODIGO: QFTSA10
SOLICITUD DE ACCIÓN VERSIÓN: 07
VIGENCIA: 20/06/2019
PROCESO GESTION HUMANA RESPONSABLE LIZETH ROJAS FECHA: 8/10/2020
AFECTACIÓN DE LA ACCIÓN
ISO 9001 OHSAS 18001 ISO 45001 ISO 14001 ISO 37001
ISO 28000 RUC BASC X NORSOK DUR 1072
FUENTE DE LA ACCCIÓN
Interna Externa X
TIPO DE HALLAZGO
No conformidad mayor NCM No conformiad menor NCm X Observacion.
TIPO DE ACCIÓN
ACCIÓN CORRECTIVA X ACCIÓN PREVENTIVA OPORTUNIDAD DE MEJORA
ORIGEN DE LA ACCIÓN
AUDITORIA INTERNA INSPECCIONES GERENCIALES REVISIÓN GERENCIAL
AUDITORIA EXTERNA X ANÁLISIS DE INDICADORES VISITA ENTE(S) REGULADOR(ES)
ANALISIS PQRS´s GESTION DEL RIESGO OTRO:
NUMERALES QUE INCUMPLE: BASC 7,1,2,A
DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD REAL, POTENCIAL U OPORTUNIDAD DE MEJORA
Los requisitos de competencia de educación, formación, habilidades y experiencia del personal no se evalúan periódicamente.
EVIDENCIA OBJETIVA.
Se evidencia que la evaluación de competencias del personal se realizó, pero no se tiene actualizado el indicador de gestión y sus resultados en el programa de capacitación.
ANÁLISIS DE LA(S) CAUSA(S) (Origen y Descripción)
MÉTODO MEDIO AMBIENTE
No se hace seguimiento adecuado al cumplimiento de las
funciones del personal de gestión humana.
Falta de control y
medición de los
resultados de las
evaluaciones periódicas
del personal lo cual
desfavorece la toma de
no se esta priorizando ni determinando el impacto y la importancia que las decisiones en cuanto
conlleva al que el colaborador pueda desempeñarse de una manera
acorde y adecuada en sus puestos de trabajo.
a la administración del
recurso human o de la
organización.
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no se esta priorizando ni determinando el impacto y la importancia que las decisiones en cuanto
conlleva al que el colaborador pueda desempeñarse de una manera
acorde y adecuada en sus puestos de trabajo.
a la administración del
recurso human o de la
organización.
Falta de actualización de la matriz de vencimiento de
documentos
La medición del desempeño del proceso de gestión humana se
realiza únicamente a través de las auditorías internas .
No se a realizado la evalaucion del desempeño al
100% del presonal objeto.
MANO DE OBRA MEDICIÓN
CORRECCIÓN PROPUESTA RESPONSABLE FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
Actualizar el 100% de los documentos que estén pendientes por actualización o renovación al del personal
Equipo de gestion humna 8/30/2020
objeto.
Analizar los resultados de la evaluación de desempeño por niveles jerárquicos,y por procesoos. Equipo de gestion humna 8/30/2020
CLASIFICACIÓN DEL RIESGO ( Aplica unicamente si afecta la gestión de riesgos )
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES .
RIESGO VENCIMIENTO DE DOCUMENTACION CONTROL ES
AUDITORIAS INTENAS, INSPECIONES DE
PROCESOSO.
VERIFICACION DIARIA DE
NIVEL DE RIESGO ALTO TRATAMIENTO
PROCEDIMIENTOS
ACCIÓN (ES) CORRECTIVA (S), PREVENTIVA (S) U OPORTUNIDAD (ES) DE MEJORA
PLAN DE ACCIÓN RESPONSABLE FECHA
Actualizar la matriz HMTAV28 alerta a vencimiento de documentos para determinar
Director de gestion humana 8/15/2020
cuáles son los documentos que están pendientes por actualización o renovación.
Realizar el diligenciamiento a diario de los documentos actualizados. Asistentes y auxiliares de gestion humana A DIARIO
Realizar semanalmente revision de la matriz HMTAV28 alerta a vencimiento de
documentos para evidenciar que si se este llevando este control por parte de los Director de gestion humana SEMANALMENTE
encargados.
Seguimiento mensual al resultado de los indicadores de evaluación del desempeño del
Alta direccion - SIG MENSUAL
personal .
Inspección de proceso de gestión humana. Director SIG A partir del 10/09/220 y bimestralmente.
La acción fue eficaz SI NO La acción fue efectiva SI NO
Especifique el resultado obtenido ( Independiente si la acción fue eficaz o no )
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Responsable del
Rafael Tellez Gonzalez Cargo: Director SIG
seguimiento:
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CODIGO: QFTSA10
VERSIÓN: 07
VIGENCIA: 20/06/2019
8/10/2020
FECTACIÓN DE LA ACCIÓN
FUENTE DE LA ACCCIÓN
TIPO DE HALLAZGO
TIPO DE ACCIÓN
ORIGEN DE LA ACCIÓN
ALES QUE INCUMPLE: BASC 7,1,2,A
RMIDAD REAL, POTENCIAL U OPORTUNIDAD DE MEJORA
riencia del personal no se evalúan periódicamente.
o no se tiene actualizado el indicador de gestión y sus resultados en el programa de capacitación.
E LA(S) CAUSA(S) (Origen y Descripción)
Falta de control y
medición de los
resultados de las
evaluaciones periódicas
del personal lo cual
desfavorece la toma de
las decisiones en cuanto
a la administración del
recurso human o de la
organización.
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las decisiones en cuanto
a la administración del
recurso human o de la
organización.
FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
8/30/2020
8/30/2020
ESGO ( Aplica unicamente si afecta la gestión de riesgos )
S), PREVENTIVA (S) U OPORTUNIDAD (ES) DE MEJORA
FECHA
8/15/2020
A DIARIO
SEMANALMENTE
MENSUAL
A partir del 10/09/220 y bimestralmente.
obtenido ( Independiente si la acción fue eficaz o no )
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Director SIG
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ac SOLICITUD DE ACCIÓN
PROCESO GESTION HUMANA RESPONSABLE Director de gestion integral
AFECTACIÓN DE LA ACCIÓN
ISO 9001 OHSAS 18001 ISO 45001 ISO 14001 ISO 37001
ISO 28000 X RUC BASC X NORSOK DUR 1072
FUENTE DE LA ACCCIÓN
Interna X Externa
TIPO DE HALLAZGO
No conformidad mayor NCM No conformiad menor NCm X Observacion.
TIPO DE ACCIÓN
ACCIÓN CORRECTIVA X ACCIÓN PREVENTIVA OPORTUNIDAD DE MEJORA
ORIGEN DE LA ACCIÓN
AUDITORIA INTERNA INSPECCIONES GERENCIALES REVISIÓN GERENCIAL
AUDITORIA EXTERNA X ANÁLISIS DE INDICADORES VISITA ENTE(S) REGULADOR(ES)
ANALISIS PQRS´s GESTION DEL RIESGO OTRO:
NUMERALES QUE INCUMPLE: Norma BASC 6.1.D.2
DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD REAL, POTENCIAL U OPORTUNIDAD DE MEJORA
No se garantiza la realización de simulacros frente a la priorización de la matriz de gestión de riesgos.
Evidencia objetiva:
Se evidencian algunos simulacros de menor nivel de riesgos realizados (Amotinamiento) y otros de mayores no realizados como Suplantación en la contratación comercial.
ANÁLISIS DE LA(S) CAUSA(S) (Origen y Descripción)
MÉTODO MEDIO AMBIENTE
Los simulacros se están programando solo según el nivel de
riesgo; no se tiene en consideración también el impacto del
mismo, garantizando un gestión más eficiente.
Materialización de lo
riesgos por falta de
control.
Se incumplió lo establecido en el procedimiento de
gestión del riesgo QPDGR04 numeral 5.4.
MANO DE OBRA MEDICIÓN
CORRECCIÓN PROPUESTA RESPONSABLE FECHA DE IMPLEMENTACIÓ
Ejecución de simulacros priorizados por nivel de riesgos y por consecuencias (daño / impacto.) Director SIG 8/30/2020
CLASIFICACIÓN DEL RIESGO ( Aplica unicamente si afecta la gestión de riesgos )
PLANES DE CONTINGENCIA. PROGRAMA
RIESGO NO REALIZACION DE SIMULACROS CONTROL ES DE SIMULACROS. FORMATO EJERCICIO
PRACTICO DE SIMULACROS.
ACTUALIZACIÓN DEL PROGRAMA
NIVEL DE RIESGO MEDIO TRATAMIENTO
DE SIMULACROS.
ACCIÓN (ES) CORRECTIVA (S), PREVENTIVA (S) U OPORTUNIDAD (ES) DE MEJORA
PLAN DE ACCIÓN RESPONSABLE FECHA
Actualización de la matriz de riesgos clasificándolos por nivel de riesgo alto y
Director SIG/Lideres de Pocesoso. 8/14/2020
consecuencias (daño/impacto)
Actualización del cronograma de simulacros 2020, aplicando los cambios resultantes
Director SIG 5/15/2020
de la revisión de la matriz de riesgos en la cadena de suministro
Alta direccion auditores internos de la
Inspección del proceso SIG con énfasis en la gestión del riesgo. 11/15/2020
organización
Si las acciones no fueron eficaces se deben realizar nuevos planes de acción con
Alta direccion - Direcor SIG. Si aplica
propuestas diferentes para lograr la eficacia requerida.
SEGUIMIENTO Y VERIFICACION DE EFICACIA
La acción fue eficaz SI NO La acción fue efectiva SI
Especifique el resultado obtenido ( Independiente si la acción fue eficaz o no )
Responsable del
Rafael Tellez Gonzalez Cargo: Director SIG
seguimiento:
CODIGO: QFTSA10
VERSIÓN: 07
VIGENCIA: 20/06/2019
FECHA: 8/10/2020
ISO 37001
DUR 1072
IDAD DE MEJORA
GERENCIAL
NTE(S) REGULADOR(ES)
D DE MEJORA
Suplantación en la contratación comercial.
Materialización de lo
riesgos por falta de
control.
FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
8/30/2020
esgos )
DE CONTINGENCIA. PROGRAMA
ULACROS. FORMATO EJERCICIO
ACTICO DE SIMULACROS.
CTUALIZACIÓN DEL PROGRAMA
DE SIMULACROS.
E MEJORA
FECHA
8/14/2020
5/15/2020
11/15/2020
Si aplica
NO
no )
irector SIG
1
