ACTIVIDAD 3
Procedimientos y mapeo de procesos
Nombre del alumno: Everest Nahin Moreno May
Matrícula: 116121
Grupo: SB02
Nombre de la materia: Certificación y acreditación de la calidad
Nombre del asesor: Mtro. Mauricio Esquivel Maldonado
Ciudad: San Francisco de Campeche, Campeche
Fecha: 18/11/2019
0
PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIÓN DE ADQUISICION
DE MEDICAMENTOS E INSUMOS EN LA FARMACIA G.I REJÓN
AUTORIZACIONES
Elaborado: Revisado por:
Dr. Everest Moreno May Supervisor
Fecha: 14-11-2019 Fecha: 14-11-2019
Firma: Firma:
Autorizado:
Dirección
Fecha: 14-11-2019
Firma:
1
INDICE
Bitácoras de mejora 3
Objetivo 3
Alcance 3
Responsabilidades 3
Desarrollo de proceso 3
Pedido de Genérico 4
Pedido de Patente 4
Registros 5
Anexos 5
Mapa del Proceso 6
Bibliografía 7
BITÁCORAS CON MEJORAS
Versión Sección Descripción Fecha de Modificado
2
Modificada del cambio modificación por
1 Todas Creación 01-04-2019 Supervisor
del
documento
2 Varias Revisión 14-11-2019 Médico
periódica
del
documento
OBJETIVO
El apego a este proceso garantiza el uso adecuado de medicamentos e insumos para la
salud, por tal es importante tener un ciclo de distribución que permita controlar y regular la
adquisición, el almacenamiento, la distribución y la dispensación, para de esta manera
darle al paciente seguridad en cuanto al uso de insumos y medicamentos.
ALCANCE
El presente procedimiento aplica para todas las áreas encontradas en la Farmacia G.I
Rejón y es responsabilidad de todos los involucrados seguir lo indicado en este
documento.
RESPONSABILIDADES
1.- El encargado de farmacia debe realizar el pedido de genérico.
2.- El empleado de mostrador debe realizar el pedido de patente.
3.- El gerente de compras debe hacer llegar el pedido al proveedor.
DESARROLLO DEL PROCESO
La adquisición de medicamentos se realiza con los proveedores que previamente realizan
el alta de la empresa, debe existir al menos una variante de proveedores, para que los
medicamentos puedan ser cotizados y saber su existencia.
Los pedidos o solicitudes de insumos para la salud son uno de los factores más
importantes para mantener un inventario adecuado a las necesidades y servicios del
establecimiento.
3
Los pedidos o solicitudes de insumos para la salud son uno de los factores más
importantes para mantener un inventario adecuado a las necesidades y servicios del
establecimiento:
-Estadísticas previas de consumo o distribución del producto en el establecimiento.
-Solicitudes extraordinarias en la operación reciente (detección de faltantes)
-Necesidades epidemiológicas de la población de acuerdo con la temporada del año,
cuando sea aplicable.
PEDIDO DE GENERICO
1.- Los días sábado el encargado de farmacia realiza su pedido de genérico. El pedido se
realiza de la siguiente manera:
A) Checa en el sistema “Emaksimus” el reporte con la siguiente ruta REPORTES—DE
VENTAS Y UTILIDAD—VENTAS POR ARTICULO, en la ventana que se abre, se da clic
en PDF y se abre una nueva ventana donde se pone la fecha del último día que se hizo
pedido genérico y el día actual. Esta lista que se abre la exporta en EXCEL y lo guardia
con el nombre de “PEDIDO HOPELCHÉN FECHA”.
B) Al archivo en el paso anterior creado le borra los medicamentos de patente. Y le
agrega los medicamentos y cantidades que se necesitan de los cuales no han llegado
desde el último pedido, es decir, que están como faltantes por parte del proveedor. Estos
los tienen anotados en una libreta.
C) El encargado de la farmacia envía el archivo al correo de
hopelcheneconomia@hotmail.com
D) El archivo es recibido por el gerente de compras la cual revisa que el pedido sea
correcto y después reenvía al proveedor.
E) El proveedor informe al gerente de compras los medicamentos que no llegarán por
estar en estatus faltante.
PEDIDO DE PATENTE
1.- Los pedidos de patente pueden ser realizados de lunes a sábado siempre y cuando
cumplan con el monto mínimo de $500.00. El pedido se realiza de la siguiente manera:
A) El empleado de mostrador checa en el sistema “Emaksimus” el reporte con la siguiente
ruta REPORTES—DE VENTAS Y UTILIDAD—VENTAS POR ARTICULO, en la ventana
que se abre da clic en PDF y se abre una nueva ventana donde se tienen que poner dos
fechas en las cuales en ambas se pondrá la fecha actual. De la lista que se abre, se copia
los medicamentos de patente en un archivo EXCEL ya creador el cual se llama “PEDIDO
DKARFARMA HOPELCHÉN”.
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B) Cuando el pedido tenga un monto mínimo de $500.00 el empleado de mostrador envía
el Excel “PEDIDO DEKAFARMA HOLOCH” al correo hopelcheneconomia@hotmail.com
C) El archivo es recibido por el gerente de compras la cual revisa que el pedido sea
correcto y después se reenvía al proveedor.
D) El proveedor informa al gerente de compras los medicamentos que no llegaran por
estar en estatus de faltante.
REGISTROS
Fecha Descripción del Justificació Realizado Aprobado
cambio n por por
1
2
3
4
ANEXOS
FORMATO DE PEDIDO DE MEDICAMENTOS
Fecha Medicamento Cantidad Patente Precio a Cantidad
Solicitada Genérico pagar recibida
MAPA DEL PROCESO
“
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Autorizado: Supervisor -Bitácora de mejoras Bitácora de mejoras: Propósito:
Modificado: Médico -Propósito Revisión y cambios 2 veces al año Garantizar abastecimiento de los medicamentos
-Alcance
-Objetivo
Objetivo específico:
Realizar efectivamente la adquisición de medicamentos
BIBLIOGRAFÍA
LEY GENERAL DE SALUD. Diario oficial de la federación del 7 de febrero de 1984.
Patente Genérico
Ultima reforma publicada. DOF 19-03-14
Reglamento de insumos para la salud. Diario oficial de la federación del 4 de febrero de
1998. Ultima reforma publicada. DOF 14-03-14
Suplemento para establecimientos dedicados a la venta e insumos de medicamentos y
demás insumos para la salud. Quinta edición, México 2014.
Documentación:
Medición del proceso:
“PEDIDO HOPELCHÉN FECHA.EXE”
Cantidad de medicamentos recibidos.
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PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIÓN DE MANEJO Y
CONSERVACIÓN DE MEDICAMENTOS Y DEMAS INSUMOS DE LA
FARMACIA G.I REJÓN
AUTORIZACIONES
Elaborado: Revisado por:
Dr. Everest Moreno May Supervisor
Fecha: 14-11-2019 Fecha: 14-11-2019
Firma: Firma:
Autorizado:
Dirección
Fecha: 14-11-2019
Firma:
7
INDICE
Bitácoras de mejora 10
Objetivo 10
Alcance 10
Responsabilidades 10
Desarrollo de proceso 10
Organización de medicamentos 10
Conservación de insumos para la salud 11
Registros 12
Anexos 13
Mapa del Proceso 14
Bibliografía 15
8
BITÁCORAS CON MEJORAS
Versión Sección Descripción Fecha de Modificado
Modificada del cambio modificación por
1 Todas Creación 01-04-2019 Supervisor
del
documento
2 Varias Revisión 14-11-2019 Médico
periódica
del
documento
OBJETIVO
Establecer los procedimientos para desplazar los medicamentos e insumos para la salud
según su fecha de caducidad en anaqueles, minimizando la generación de caducos.
ALCANCE
A todo el personal del establecimiento.
RESPONSABILIDADES
El responsable sanitario deberá verificar que se cumpla con el correcto manejo y
almacenamiento de los insumos para la salud.
Gerente: deberá supervisar que el personal cumpla con los procedimientos de un buen
manejo y almacenamiento de los insumos.
DESARROLLO DEL PROCESO
A) Organización de los medicamentos:
1.- Ubicación
El establecimiento debe ubicarse en un lugar fresco, seco y ventilado, separado e
independientemente de cualquier otro tipo giro comercial razón social y de casa
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habitación. El lugar debe ser seguro y accesible para facilitar la distribución y
dispensación.
El establecimiento de contar con espacio suficiente para la operación del personal y que
se permite la limpieza diaria.
El establecimiento y los equipos deben estar limpios por dentro y por fuera, y deben estar
ordenados para el manejo de insumos para la salud y evitar fauna nociva.
Al establecimiento y los equipos se le debe realizar mantenimiento para conservar las
condiciones.
2.- Acomodo de medicamentos e insumos para la salud:
Los medicamentos deben colocarse en los anaqueles o vitrinas destinadas para ellos, los
medicamentos se acomodan en los anaqueles de acuerdo al grupo IV, V y VI, en orden
alfabético, en las vitrinas se agrupan de acuerdo a su categoría, material de curación,
pomadas, cremas, etc.
Los medicamentos e insumos para la salud no deberán colocarse sobre el piso para evitar
su deterioro.
Los medicamentos e insumos para la salud se acomodan de acuerdo al sistema de
primeras caducidades primeras salidas por lo que cuando se reciban los insumos en el
establecimiento, el personal deberá revisar la fecha de caducidad y las condiciones de
conservación.
B) Conservación de los insumos para la salud:
Las condiciones de almacenamiento deberán cumplir las recomendaciones del fabricante,
las cuales están expresadas en la etiqueta.
Para evitar que los insumos para la salud se deterioran y pierden su eficacia es
importante protegerlos de la humedad, el sol, la luz artificial y el calor. Los productos
deben conservarse con más del 65% de humedad relativa, bien ventilados a temperatura
ambiente no mayor a 30 grados centígrados, excepto que la etiqueta especifique
condiciones diferentes.
Para comprobar que se cumplen con las condiciones de almacenamiento indicadas por el
fabricante en las etiquetas, se deberá contar con un registro manual o automatizado de
las condiciones de temperatura calibrado (termohigrómetro), así como un sistema de
control de temperatura que proporciona en dichas condiciones como puede ser un
sistema de ventilación adecuado o aire acondicionado.
10
REGISTROS
Fecha Descripción del Justificació Realizado Aprobado
cambio n por por
1
2
3
4
ANEXOS
Registro de temperatura y humedad relativa al medio ambiente
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MAPA DEL PROCESO
Responsable Sanitario Responsable del almacén Responsable de mostrador
(Gerente) (Encargado de la farmacia)
Inicio Registrar con tinta los Registrar con tinta los
apartados (Departamento, apartados (Departamento,
Mes, Año, Instrumento, Mes, Año, Instrumento,
Marca, modelo, No de serie.) Marca, modelo, No de serie.)
Asignar al responsable
del llenado del formato.
Medición de temperatura
y humedad de cada área. Marcar con un punto en Marcar con un punto en
apartado de Temperatura apartado de Temperatura
(TEMP °C), la cantidad (TEMP °C), la cantidad
indicada en el Temo indicada en el Temo
higrómetro, así como el higrómetro, así como el
apartado de Humedad (% apartado de Humedad (%
H.R) H.R)
NO
Firmar en apartado Firmar en apartado
Supervisar el Correcto
(FIRMA), los días (FIRMA), los días
llenado del Formato
supervisados. supervisados.
SI
FIN
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BIBLIOGRAFÍA
LEY GENERAL DE SALUD. Diario oficial de la federación del 7 de febrero de 1984.
Ultima reforma publicada. DOF 19-03-14
Reglamento de insumos para la salud. Diario oficial de la federación del 4 de febrero de
1998. Ultima reforma publicada. DOF 14-03-14
Suplemento para establecimientos dedicados a la venta e insumos de medicamentos y
demás insumos para la salud. Quinta edición, México 2014.
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y REGISTRO DE ANTIBIÓTICOS
AUTORIZACIONES
Elaborado: Revisado por:
Dr. Everest Moreno May Supervisor
Fecha: 14-11-2019 Fecha: 14-11-2019
Firma: Firma:
Autorizado:
Dirección
Fecha: 14-11-2019
Firma:
14
INDICE
Bitácoras de mejora 17
Objetivo 17
Alcance 17
Responsabilidades 17
Desarrollo de proceso 18
Adquisición de antibióticos 18
Venta o dispensación de antibióticos 19
Registros 21
Anexos 21
Mapa del Proceso 22
Bibliografía 23
BITÁCORAS CON MEJORAS
Versión Sección Descripción Fecha de Modificado
15
Modificada del cambio modificación por
1 Todas Creación 01-04-2019 Supervisor
del
documento
2 Varias Revisión 14-11-2019 Médico
periódica
del
documento
OBJETIVO
El uso de antimicrobianos, especialmente cuando es inadecuado, ejerce una presión
selectiva sobre la flora microbiana que condiciona la aparición y desarrollo de cepas
resistentes a estos. Estos fenómenos han sido ampliamente documentados en la
literatura médica, por lo que se identifican múltiples estrategias para su control, entre las
cuales, la implementación de programas de control de antibióticos constituye una medida
de demostrado valor. Por tal el objetivo de este documento es describir el procedimiento
bajo el cual se acatarán las disposiciones de la Secretaria de Salud para hacer cumplir el
Acuerdo por el cual se determinan los lineamientos a los que está sujeta la venta y
dispensación de antibióticos.
ALCANCE
Aplicar en farmacia G.I Rejón en todos los sitios donde se lleve a cabo l a venta o
dispensación de medicamentos, bajo lo estipulado en este documento para contribuir
contra la creciente resistencia bacteriana en patógenos causantes de infecciones
comunitarias e intrahospitalarias.
RESPONSABILIDADES
Es importante que los antibióticos se suministren sólo por prescripción médica, a fin de
evitar el la auto prescripción y la generación de cepas bacterianas resistentes.
El personal farmacéutico debe orientar e informar al paciente, completando los criterios
establecidos por el médico para favorecer el uso racional y garantizar la adherencia al
tratamiento.
Es responsabilidad del personal farmacéutico, el dispensar correctamente los antibióticos.
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Es responsabilidad del responsable sanitario que se realice la dispensación adecuada de
los antibióticos.
Para apoyarse es importante bajar la lista de antibióticos de la COFEPRIS a la página
www.cofepris.com.mx
La lista excluye presentaciones cutáneas, oftálmicas, nasales, óticas, óvulos vaginales y
supositorios. Esta relación es enunciativa y no limitativa, porque lo que cualquier otro
medicamento que de conformidad con su grupo terapéutico este clasificado será
considerado como si a la letra se insertarse en la lista, por lo que su venta y dispensación
debe ajustarse a los lineamientos establecidos en este capítulo.
DESARROLLO DEL PROCESO
El control de Antibióticos da referencia de la cantidad de medicamentos que bajo este
grupo farmacológico se adquieren por parte de la Farmacia CEMA para abastecer las
necesidades de los pacientes que acuden al establecimiento, el cual de manera
cronológica se describe a continuación en todas las fases que implica:
Adquisición:
1. Requisición: es responsabilidad del responsable de mostrador el expedir la compra de
antibióticos con la periodicidad pertinente, quien entrega en la lista de faltantes al área de
almacén donde se anota las cantidades necesarias por abastecer , el nombre de
antibiótico, especificando el nombre genérico, concentración y presentación, entre
paréntesis la marca requerida si fuese el caso.
2. Entrega a Responsable Administrativo de Farm acia : es responsabilidad del
personal administrativo hacer el trámite correspondiente para acreditación de la compra
y una vez aceptada por el supervisor, para que se lleve a cabo la gestión
correspondiente.
3. Entrega a Responsable de Almacén: una vez firmada por el supervisor, se entrega al
responsable de Almacén para que se haga la gestión de recepción con el proveedor y
la planificación de entrega a Farmacia G.I Rejón. El responsable de Almacén notificará
la fecha y la hora en que será recepcionado el producto solicitado por el responsable de
la farmacia.
4. Recepción al Proveedor: es responsabilidad del personal Responsable de Almacén,
recepcionar el medicamento teniendo en cuenta que para esto se tendrán que cumplir las
siguientes características por parte del proveedor:
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a) Factura: en la factura debe estar inscrito el nombre del principio activo o bien el
nombre comercial, la fecha de caducidad y el lote. De no ser así la empresa debe
entregar un oficio donde se haga responsable de los lotes y caducidades de sus
productos. Todos estos puntos deben verificarse en la recepción.
b) Los productos deben estar en buen estado: tanto en su envase primario como
el
secundario y la apariencia física debe ser la indicada.
c) Las condiciones de almacenamiento deben cumplirse por parte del proveedor (red
de frio).
d) Las cantidades deben ser las estipuladas en la requisición y de no ser así se debe
especificar el porqué de los cambios y la solución para cumplir con dichos requerimientos.
Venta o Dispensación:
La venta la lleva a cabo el personal de caja que no tiene formación farmacéutica, si quien
entrega el medicamento es personal farmacéutico tiene la obligación de hacer las
recomendaciones pertinentes. Ambos perfiles venderán o dispensarán el antimicrobiano
bajo las siguientes premisas:
1. La receta solo será surtida por el tiempo y duración del tratamiento indicado.
2. La receta médica será retenida por la farmacia una vez que el tratamiento completo
sea surtido, como lo dispone el Reglamento de insumos para la salud en sus artículos del
28 al 32. Por lo anterior la receta debe cumplir con las siguientes características:
Cuando se trate de medicamentos genéricos la receta debe contener la denominación
distintiva o conjuntamente las denominaciones genéricas o distintivas. En base al artículo
29 y 30 del Reglamento de Insumos para la Salud la receta debe contener impreso lo
siguiente:
o Nombre y domicilio completo del lugar donde se expide dicho formato.
o Numero de cedula profesional de quien prescribe.
o Fecha
o Firma del prescriptor
o Dosis del principio activo.
o Presentación del principio activo.
o Vía de administración
o Frecuencia
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o Tiempo de duración del tratamiento.
3. Una vez revisados estos puntos se surtirá el medicamento sellando la receta y
anotando la fecha, cantidad surtida y nombre y firma de quien entrega el medicamento.
Se saca una copia y en caso de entregar el tratamiento completo se entrega la copia al
paciente, de no ser así se entrega la original.
Acto seguido se colocan en el recopilador (en contraportada) las recetas debidamente
selladas y con la información descrita arriba al personal Farmacéutico para que este lleve
a cabo la captura en la Bitácora de Control de Antibióticos.
Los formatos de receta, tanto originales como copias se resguardan en el recopilador de
recetas de antibióticos.
4. Captura de salidas en la Bitácora de Control de Antibióticos, la cual es
responsabilidad
del personal farmacéutico (Responsable Sanitario o Auxiliar de Farmacia), para lo cual se
abre el archivo con el principio activo vendido o dispensado y se anota llenando la parte
de salidas con color rojo, llenando según marca el instructivo de llenado del formato de
Bitácora de Control de antibióticos.
Se anexa a este documento un formato de control de cambios para contar con un historial
de las modificaciones que se agreguen en base a lo requerido por la institución, el
establecimiento o disposiciones oficiales dictadas por Secretaria de Salud. De igual
manera se añade un formato para firma de conformidad de los involucrados en las
actividades que este documento requiere.
REGISTROS
Fecha Descripción del Justificació Realizado Aprobado
cambio n por por
19
1
2
3
4
ANEXOS
Bitácora de dispensación de antibióticos
MAPA DEL PROCESO
20
Antibióticos Adquisición Almacén
Venta y distribución Receta Solicitado por el encargado de la farmacia.
Expedida por medico certificado
Anotar en bitacora
BIBLIOGRAFÍA
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LEY GENERAL DE SALUD. Diario oficial de la federación del 7 de febrero de 1984.
Ultima reforma publicada. DOF 19-03-14
Reglamento de insumos para la salud. Diario oficial de la federación del 4 de febrero de
1998. Ultima reforma publicada. DOF 14-03-14
Suplemento para establecimientos dedicados a la venta e insumos de medicamentos y
demás insumos para la salud. Quinta edición, México 2014.
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