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Edison Rubén Zambrano Cedeño, Mónica Arteaga Linzan y Denessis Michelle Briones Intriago
(2019): “El rol del profesional de bibliotecología en el manejo técnico del archivo e información
institucional”, Revista Caribeña de Ciencias Sociales (febrero 2019). En línea:
https://www.eumed.net/rev/caribe/2019/02/profesional-bibliotecologia.html
http://hdl.handle.net/20.500.11763/caribe1902profesional-bibliotecologia
Resumen
Palabras clave:
This work was carried out based on the type of quantitative research with application of
questionnaires for the execution of surveys to the heads and managers of the informational
area and archive of fifteen institutions located in the Portoviejo parish of the same city. The
respective collection of theoretical data referring to conceptualizations that cover topics such as
librarianship, the librarian's performance in technical areas and as information manager, file,
types and computer systems was performed. This work was carried out in order to know the
professional role played by those in charge of archiving and information of the institutions and to
specify the way in which files are handled by the employees in charge of this area; In this
section we found results that reveal that none of the institutions visited have hired professional
staff in the branch of librarianship and archives, however in these jobs there are people who
have other professional titles.
Keywords:
Este es el motivo por el cual se realiza la investigación de datos, para verificar en quince
instituciones activas en la ciudad de Portoviejo, en el que se pretende verificar el uso, dominio y
preparación de los empleados encargados de esta área, para lo cual se utilizan encuestas y
entrevistas.
Además, se realiza este trabajo para promover el uso y dominio del archivo como factor
elemental de registro de datos, asimismo, este trabajo servirá como fuente de información a
posibles investigaciones bajo esta línea de recolección de datos, en el que se pueda constatar
si se realizan las adecuaciones necesarias para brindar mayor apertura a esta problemática.
2. OBJETO DE ESTUDIO DE LA BIBLIOTECOLOGÍA
El bibliotecólogo debe poseer capacidades informacionales de calidad, es por ello que en este
apartado se apunta el criterio de Quindemil (2010) quien indica que la alfabetización
informacional es aquel aprendizaje de habilidades, competencias, conocimientos y valores
necesarios para ejercer comunicación de información en todos sus contextos. Estas
cualidades de la información permiten al individuo buscar, clasificar y seleccionar datos
oportunos, asimilarla e integrarlas para generar conocimientos.
Este tipo de tarea puede ser variada y dependen en su mayoría del medio de comunicación
que utiliza el bibliotecólogo porque debe sujetarse a los criterios de organización de esos
soportes. No se debe olvidar la constante puesta en práctica de habilidades específicas para
diseñar sistemas y recuperar información a través de las estructuras informáticas oportunas y
exhaustivas; emplear tácticas de búsqueda y manejar motores de búsqueda en internet.
Contexto que coincide con Calvo (2015) que indica que para efectuar un adecuado tratamiento
de la información es imprescindible manejar una buena organización de la misma, consistiendo
en un proceso netamente intelectual y aplicando una serie de procesos enfocados en la
bibliotecología.
Se fundamenta el párrafo anterior con el artículo de Moreira (2017) quien argumenta que el rol
fundamental de un bibliotecólogo se debe fomentar a partir del uso y aplicación de las
tecnologías de la información y comunicación, para ello es necesario que desde las aulas se
conciban nociones sobre el manejo de herramientas TIC y metodologías activas de talente
electrónico y virtual, que viabilice el proceso de transferencia de la información.
2.1.2. Desempeño del bibliotecólogo como gestor de la información
El manejo de la información es un medio importante para el progreso científico y técnico de la
sociedad actual, es aquel conducto que permite la transmisión del conocimiento, por lo que se
torna como el elemento primordial para el bienestar y el progreso.
En su texto Pirela (2017) indica que el bibliotecario cumple un rol elemental en la sociedad, ya
que con el pasar del tiempo se ha ido transformando está profesión que exige el mayor
desarrollo de capacidades y preparación para formar un agente social constructor de la
información, en el que se deja de lado el mito que solo es un mero facilitador de libros.
De acuerdo a lo indicado por los autores, se puede decir que el rol que desempeña el
bibliotecario actual comprende la recopilación, administración, procesamiento, difusión y
disemia de la información pertinente para el perfeccionamiento científico y técnico de la
sociedad.
Entre las principales características que posee el archivo se mencionan las siguientes:
auténtico, fiable, integral y útil.
2.2.1. Tipos de archivos
Es importante recalcar que en la sociedad en la que vivimos existen muchos tipos de
documentos o archivos que proporcionan información a las personas o usuarios, pero no todos
los datos plasmados en ellos son accesibles a los individuos, es por ello que se los tipos de
archivos se clasifican en públicos o privados.
Los archivos públicos reposan información pertinente a la administración del Estado, tribunales
de justicia; y los de tipo privado son documentaciones con información pertinente personal o
familiar. En este artículo se destaca el tipo de archivo público, por lo cual es necesario aclarar
que se clasifican en: archivos de gestión, central e histórico. (Heredia, 2017)
Según Gil (2017) este tipo de documentos se desarrollan cumpliendo las siguientes etapas:
Producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación, disposición
final.
Los sistemas de información son muy amplios, pero vale la pena destacar algunos de los más
imprescindibles para esta especialidad: bibliotecas, museos, centros de documentación,
centros de información, sistemas de gestión documental y archivos y sistemas de información
para la dirección (MIS).
Para el desarrollo de este artículo, fue necesario visitar cada una de instituciones
pertenecientes a la parroquia Portoviejo para verificar el conocimiento y profesionalismo con
que los bibliotecólogos manejan el archivo y la información institucional. En este proceso se
entrevistó a los jefes y encuestó a los encargados de esta área.
La entrevista aplicada a los jefes determinó que las instituciones visitadas fueron: Cooperativa
de ahorro y crédito 15 de Abril, GAD (Oficina de regeneración urbana, MAG (Ministerio de
Agricultura y Ganadería), Museo y Archivo histórico Portoviejo, Hospital Verdi Cevallos Balda,
Coordinación Zonal de Salud, Sindicato de Choferes de Portoviejo, Escuela y Colegio Particular
Rosa Cedeño de Granizo, Fiscalía Provincial de Manabí, Gobernación de Manabí, Consejo
Provincial de Manabí, Matriz Banco Pacífico, Banco Guayaquil, Ban Ecuador, Banco Pichincha.
En esta entrevista se conoció que las personas entrevistadas ocupan cargos como técnicos de
campo, gerente general, inscripción de providencia, jefe de la unidad de producción forestal,
coordinadora zona regenerada, jefa de archivo.
Es importante destacar en esta entrevista, que ninguna de las instituciones visitadas cuenta
con profesionales de bibliotecología y ciencias de la información, sin embargo, los
entrevistados indican que es necesario la incorporación de un profesional de este perfil para
que sea el responsable del manejo de la información con las técnicas especializadas. A pesar
de este conflicto, se conoció que los trabajadores están satisfechos con el rol que desempeñan
los encargados de esta área.
Dentro de las funciones archivistas que realiza el personal encargado del archivo se conocieron
las siguientes: identifica, administra la documentación a largo plazo, realiza mantenimiento de
los fondos, organiza la información y brinda información eficaz.
A continuación, se realiza el análisis de las encuestas aplicadas a los empleados de las
instituciones visitadas, para verificar y conocer la situación en lo referente a manejo y dominio
de archivo.
Total 15 100
Fuente: Jefes y encargados de instituciones
Elaborado por: Equipo investigador
Con base en el presente gráfico y tabla, se puede decir que dentro de las personas que laboran
en las diferentes instituciones consideradas para esta investigación, el 66,6% se desenvuelven
como encargada de archivo, mientras tanto el 20% es jefa de archivo, una minoría considerable
del 6,67% se desempeñan como Auxiliar de proveeduría e inscripción de providencia.
Según los datos proporcionados en el cuadro y gráfico, se puede indicar que las personas que
laboran en las diferentes instituciones y que ocupan cargos referentes al archivo, en un 40%
poseen título profesional de secretaria ejecutiva; el 20% poseen títulos de economistas, autoría
y contabilidad; el 13% son ingenieras civiles y el 7% abogada. Es importante destacar que
ninguna de las personas encuestadas enmarcó la profesión de bibliotecólogos, lo que quiere
decir que estas instituciones carecen de personas preparadas en esta rama.
Total 15 100
Fuente: Jefes y encargados de instituciones
Elaborado por: Equipo investigador
Los datos proporcionados en el cuadro y gráfico indican que una gran mayoría de empleados
correspondiente al 87% realizan acciones relativas al análisis de la información en sus puestos
de trabajos; mientras tanto el 13% realizan acciones relativas a conocimientos informáticos
especializados, lo que quiere decir que en esta modalidad de trabajo solo se hacen presente
dos instituciones que son la Fiscalía General del Estado y el Museo y archivo histórico de
Portoviejo.
Cuadro y gráfico #5 Actividades que se realizan
Ítems Institución Laboral Frecuencia Porcentaje
Organizar y coordinar sistemas y servicios de
6 40
1 información
Entrenar a los usuarios al uso de tecnologías para el
2 13
2 acceso a la información
3 Trabajar en equipos interdisciplinarios 3 20
4 Dirigir y evaluar sistemas de información documental 2 13
Gestión automatizada para el manejo de base de
1 7
5 datos
Técnicas normalizadas para difundir información con
1 7
6 normas internacionales
Total 15 100
Fuente: Jefes y encargados de instituciones
Elaborado por: Equipo investigador
Los datos indican que el 40% de los empleados de las instituciones realizan actividades como
organizar y coordinar sistemas y servicios de información; 20% trabajar en equipos
interdisciplinarios; 13% entrenar a los usuarios al uso de tecnologías para el acceso a la
información y dirigir y evaluar sistemas de información documental; 7% gestión automatizada
para el manejo de base de datos y técnicas normalizadas para difundir información con normas
internacionales. Lo que quiere decir que en las instituciones se realizan diferentes actividades
relacionadas con el manejo de la información.
Los datos indican que el 93% de las instituciones a las cuales se encuestaron a los empleados
encargadas del manejo de la información expresan que la cualidades que posee el archivo de
su domino son auténtico, fiable, íntegro y de utilidad; mientras tanto el 7% que corresponde a
tan solo una institución mencionan que son de fácil manejo, escritos y cortos.
4. CONCLUSIONES
De acuerdo a los datos extraídos se puede decir que en las instituciones situadas en la
parroquia Portoviejo de la misma ciudad, se maneja información de todo tipo, tanto públicas
como privadas, existiendo una persona encargada para el manejo de estos documentos que no
son precisamente profesionales en la rama de bibliotecología, y que a través de la experiencia
han logrado fortalecer sus conocimientos en el dominio de la información de forma empírica
pero no son suficientes debido a que no cuentan con los conocimientos profesionales y
actualizados teórico prácticos de las ciencias de la información.
Los archivos con mayor dominio y manejo en las instituciones involucradas en la investigación
son de tipo auténtico, fiable, íntegro y de utilidad, ya que son informaciones que se manejan
para el adecuado funcionamiento de las mismas. Es importante mencionar que en esta
recolección de datos se encontró instituciones tales como Ban Ecuador y el Museo histórico de
la ciudad de Portoviejo que manejan archivos de tipo histórico, asimismo un gran domino de
sistemas de gestión documental y de archivos.
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