MANUAL DE EXCEL BÁSICO

Contenido Página

Módulo 1: Introducción y Características del Programa 2

Módulo 2: Entorno de trabajo 4

Módulo 3: Operaciones básicas de una tabla de trabajo 8

Módulo 4: Introducción a Datos 19

Módulo 5: Formatos 23

Módulo 6: Fórmulas 29

Módulo 7: Funciones (fx) 32

Módulo 8: Gráficos 42

Módulo 9: Gráficos 50

Módulo 10: Archivos 64

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Módulo 1: Introducción y Características del Programa

1. Conceptos generales
Excel 2013 es una aplicación del tipo hoja de cálculo que forma parte del paquete Microsoft Office
2013 y se utiliza para calcular, analizar y gestionar datos. A través de ella, podemos realizar
diversas operaciones, desde las más sencillas, como sumar y restar, hasta otras complejas, por
medio de funciones y fórmulas.
También permite elaborar distintos tipos de gráficos para analizar y comprender los resultados de
dichas operaciones.
Proporciona herramientas y funciones eficaces destinadas a analizar, compartir y administrar datos
con facilidad. Las funciones, los filtros y las tablas dinámicas nos brindarán la posibilidad de
resumir, analizar, explorar y presentar datos para, luego, tomar decisiones. Con las macros es
posible optimizar los procesos rutinarios

Para comenzar a trabajar en Microsoft Excel 2013 debemos acceder a él desde el botón Iniciar o
hacer doble clic sobre el icono de acceso directo situado en el Escritorio de Windows. Al abrir el
programa nos encontramos con una pantalla denominada Inicio rápido, a través de la cual
debemos elegir un punto de partida para comenzar. Podemos partir de un libro en blanco o elegir
una plantilla; es decir, libros con contenido predeterminado para facilitarnos algunas tareas como
la creación de presupuestos, informes, listados, etc.

2. Filas, columnas, celdas y rangos

La planilla de cálculo –también llamada hoja de cálculo– es básicamente una tabla de doble
entrada en la que podemos introducir, editar y visualizar datos. Como toda tabla, está formada
por filas y columnas. Las columnas se identifican por letras simples, dobles o triples, que van
desde A hasta XFD. Excel 2013 cuenta con 16.384 columnas. Las filas se identifican por un

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 número, desde 1 hasta 1.048.576. La intersección de una fila y una columna forma una celda, y
un conjunto de celdas se denomina rango.
Hacemos referencia a una celda por su dirección (coordenada), que se encuentra integrada por la
letra de la columna seguida por el número de fila a la que pertenece; por ejemplo, la celda B4
corresponde a la intersección de la columna B y la fila 4 y la celda E8, a la intersección de la
columna E y la fila 8. En estas celdas es posible ingresar diferentes tipos de datos –texto,
números, fechas o fórmulas y funciones– que usen valores existentes en otras celdas para
efectuar un cálculo determinado.

El conjunto de celdas que se encuentra “contenido” entre las celdas B4 y E8 es lo que se

denomina Rango de Celdas o Rango de Datos si es que las celdas tienes algún contenido.

3. Entorno de trabajo
Una vez inicia Excel, aparece el libro de cálculo Libro1 con las herramientas necesarias para
poder comenzar a trabajar.

4. Menú y herramientas de trabajo

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 Las fichas o pestañas de la Cinta de opciones muestran los comandos más importantes para cada
una de las áreas de tareas en las aplicaciones. Por ejemplo, en MS Excel 2013, las pestañas
agrupan los comandos de actividades, tales como: insertar objetos (imágenes y tablas), crear
diseños de página, trabajar con fórmulas, datos y revisar. La pestaña Inicio proporciona un acceso
fácil a los comandos de uso más frecuentes.

En cada Grupo de funciones encontraremos las herramientas específicas que necesitamos utilizar

Módulo 2: Entorno de trabajo

1. Ingreso de Información
En cada una de las celdas que componen la hoja de trabajo se puede entrar texto, números y
fórmulas. Simplemente haga clic en la celda donde va a entrar los datos, la celda será
seleccionada y podrá comenzar a escribir. Observe que tanto en la celda activa como en la barra
de fórmulas aparece lo que escribe.

En Excel, cualquier grupo de caracteres que contenga letra, guion o espacio se considera texto.
Cuando entra texto en una celda, Excel alinea el mismo al lado izquierdo de la celda y si excede el
ancho de la celda, el sobrante de los caracteres se despliega en las celdas de la derecha mientras
estas otras celdas no tengan contenido.

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 En Excel, un número puede contener solo los siguientes caracteres:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) . $ % E e.
Si una celda contiene cualquier otro carácter, incluyendo espacios, Excel lo considera como texto.
Cuando asigna cantidades numéricas a una celda, los caracteres quedan alineados a la derecha
de la celda. Ocurre lo opuesto a cuando insertamos texto.

2. Seleccionar celdas
Antes de ejecutar cualquier modificación en los datos de la hoja de trabajo, tendremos que
seleccionar la celda o el grupo de celdas que va a ser editado.
• Para seleccionar una celda, simplemente haga clic sobre la celda que desee.
• Para seleccionar un grupo de celdas adyacentes, haga clic sobre la primera celda, mantenga
presionado el botón izquierdo del ratón y arrastre hasta la última celda a seleccionar.
• Para seleccionar un grupo de celdas dispersas, haga clic sobre la primera celda, luego mantenga
presionada la tecla [Ctrl] y haga clic sobre las demás celdas.
• Para seleccionar una columna haga clic sobre la letra que identifica la columna.
• Para seleccionar una fila haga clic sobre el número que identifica la fila.

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 • Para seleccionar toda la hoja de trabajo ubique el cursor en el botón superior izquierdo de la
hoja, entre la letra A que identifica la columna y el 1 que identifica la fila, y haga clic.

3. Configurar celdas y celdas de datos

Podemos cambiar la apariencia de los datos para resaltar la información más importante o para
editar el contenido de una o varias celdas.
 Seleccione la celda o grupo de celdas que desee modificar.
 Haga clic en la pestaña Inicio.
 Del grupo Celdas, haga clic en Formato y luego en Formato de Celdas.

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Aquí encontrará todas las herramientas necesarias para editar el contenido de la(s) celda(s).

Descripción de las pestañas de la ventana Formato de Celdas

• Numero: forma en que se despliegan o visualizan los números en la hoja de trabajos.
Los formatos más comunes son:
o General: en la celda se visualiza exactamente el valor introducido.
o Numero: provee opciones para visualizar los números en formatos enteros y con
decimales.
o Moneda: similar a la categoría Numero pero permite incluir el símbolo de moneda ($).
También integra la coma (,) para cantidades que excedan los miles.
o Porcentaje: convierte el número en un por ciento, multiplicando el valor por 100 y le asigna
el símbolo de %.
• Alineación: orienta el texto de forma horizontal (con respecto a la anchura de las celdas) o
vertical (con respecto a la altura de las celdas) en la hoja de trabajo.
• Fuente: para modificar el tipo, estilo, tamaño y color de las letras.
• Borde: se utiliza para crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Seleccione entre ningún
borde, borde alrededor o borde interior para las celdas. También puede escoger solamente los
bordes que desee insertar como uno superior y/o inferior, derecha y/o izquierda o diagonal.
Además, puede modificar el estilo y el color del borde que le asignará a estos.
• Relleno: asigna un color o combinación de colores al fondo de las celdas con esta opción.
• Protección: evita que el contenido de las celdas pueda ser modificado por error involuntario o
por no tener permiso para hacerlo. Para proteger la hoja de trabajo, active la opción Bloqueado y
presione OK. Luego haga clic en la pestaña Inicio. Del grupo Celdas, haga clic en Formato y luego
en Proteger Hoja. Puede asignar una contraseña para desactivar la protección.

También podemos utilizar el método de acceso rápido para realizar formatos para las Celdas o
Rangos de Celdas o Datos utilizando en la Pestaña de Inicio los grupos Fuente, Alineación y
Número

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4. Insertar/Eliminar celdas
Para eliminar celdas, filas o columnas de una planilla Excel se debe desde la pestaña de Inicio, en
la sección de Celdas activar la opción Eliminar

 Si se selecciona Eliminar filas, Excel procederá a borrar la(s) fila(s) de datos indicada(s)
por la(s) celda(s) que esté(n) seleccionada(s).
 Si se selecciona Eliminar columnas, Excel procederá a borrar la(s) columna(s) de datos
indicada(s) por la(s) celda(s) que esté(n) seleccionada(s).
 Si se selecciona Eliminar celdas y desplazar a la izquierda, Excel procederá a eliminar el
contenido de la celda seleccionada y a moverá todo el contenido de la fila y que está a la
derecha de la celda seleccionada un lugar hacia la izquierda.
 Si se selecciona Eliminar celdas y desplazar a arriba, Excel procederá a eliminar el
contenido de la celda seleccionada y a moverá todo el contenido de la columna y que
está por debajo de la celda seleccionada un lugar hacia arriba.

Módulo 3: Operaciones básicas de una tabla de trabajo

Vamos a ver las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como puede ser
el diseño y la configuración de las páginas a imprimir y la operación de imprimir los datos.
1. Vista de Diseño de página
En anteriores versiones existía la vista preliminar como herramienta para visualizar nuestra hoja
antes de imprimirla y modificar ciertos aspectos estéticos. En Excel 2013, la vista preliminar como
tal está mucho más limitada y sirve únicamente para dar una última ojeada al aspecto general
antes de imprimir. Lo veremos más adelante.
En Excel 2013, para ver y ajustar las celdas y objetos de nuestro documento para la impresión se
utiliza el Diseño de página. Accedemos a esta opción desde la pestaña Vista.

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La forma de visualizar la hoja cambiará de aspecto:

Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de cálculo como hasta ahora. La única
diferencia es que sabremos cómo quedará la hoja al imprimirla. Veremos los saltos de página,
márgenes, encabezados y pies de página y sabremos cuántas hojas ocuparán y cómo se ajustan
los datos a la página.
Si los datos ocupan más de una página, deberemos utilizar las barras de desplazamiento para ir
viéndolas:

Al mover las barras de desplazamiento, un pequeño cuadro informativo nos indicará en qué
columna o fila estamos situados.
También aparecen las reglas superior e izquierda. En ellas, podremos ajustar los márgenes de
forma sencilla, arrastrando sus límites.
La pestaña Vista permite personalizar qué elementos mostrar.

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 Podemos ocultar o mostrar la Regla, las Líneas de cuadrícula, la Barra de fórmulas y los Títulos.
En caso de estar en la vista normal y no en la de diseño, también dispondremos de estas
opciones, exceptuando la regla.
 
Otra opción muy utilizada es la de Zoom.

Con la opción Zoom, se abre una ventana que te permite escoger entre varios valores.
La opción central devuelve la vista al 100%, es decir, al tamaño real. 
Y Ampliar selección aumenta el zoom a 400%, centrándolo en la celda u objeto seleccionado.
Cuando volvemos a la vista Normal, aparecerán unas líneas discontinuas que nos indicarán
dónde hará Excel los saltos de página. Estas líneas no se imprimirán.

2. Configurar página
Antes de imprimir una hoja de cálculo, es conveniente que configuremos la página,
para modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como
la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel, ...
Para ello, nos situaremos en la pestaña Diseño de página.

En la sección Configurar página, encontraremos botones rápidos a muchas de las opciones: para

configurar márgenes, la orientación del papel, el tamaño, etc.
Pero si lo que queremos es acceder a todas las opciones de configuración, deberemos pulsar el
pequeño botón de la esquina inferior derecha. Como siempre, se abrirá una nueva ventana.
El cuadro de diálogo Configurar página está organizado en varias pestañas: La primera de las
fichas se denomina Página y permite indicar características como la orientación del papel, el
tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros.

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Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocará el papel
siempre de la misma forma).
El recuadro Ajuste de escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora venga
determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamente la
hoja en un número de páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, así se imprimirá en
una sola hoja,...).
Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir,
utilizar la ficha Márgenes.

Si la hoja tiene encabezado: o pie de página:, también nos permite indicar a cuántos centímetros
del borde del papel queremos que se sitúen.

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Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos
lo realizará automáticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente
respectivamente.
En la ficha Encabezado y pie de página podrás personalizarlos y ajustar diferentes parámetros.

La última ficha es Hoja, que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos

contenidos en la hoja.
En  Área de impresión: podrás indicar el rango de celdas a imprimir. 
En Imprimir títulos podrás activar las siguientes opciones:
- Repetir filas en extremo superior para que, en cada página que se imprima, aparezca como
título de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro.

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 - Repetir columnas a la izquierda para que, en cada página que se imprima, aparezca como título
de la fila aquella columna indicada en el recuadro.
En el recuadro Imprimir podrás activar opciones, como:
- Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.
- Blanco y negro para no gastar las tintas de colores.
- Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo
tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
- Encabezados de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de
la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.
- Comentarios te permite elegir si quieres imprimir o no los comentarios que hayas podido
incluir, y si quieres hacerlo donde los has insertado o al final de la hoja.
- También podrás elegir si quieres imprimir las celdas con errores.
Por último, podrás elegir el Orden de las páginas, es decir, la dirección que seguirán para la
impresión.
Tanto en esta ficha como en las otras, podrás acceder a las Opciones específicas de la impresora
seleccionada para la impresión, así como dirigirte a la opción Imprimir..., desde sus
correspondientes botones.

3. Imprimir
Si hemos pulsado Imprimir o Vista previa desde la ventana anterior, o bien si seleccionamos la
opción Imprimir del menú Archivo, veremos la siguiente ventana:

También podemos utilizar la combinación de teclas Ctrl + P para acceder a ella.

En la zona izquierda dispondremos de una serie de opciones de configuración de la impresión,
que nos permitirán:
Elegir cuántas copias queremos imprimir del documento.
Escoger qué impresora queremos utilizar en la impresión del documento, en caso de que no
queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto. También podremos
modificar las Propiedades de impresora seleccionada.
Opciones de Configuración como:
- Qué hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la selección realizada.
- La intercalación. Cuando imprimimos varias copias sin intercalación, se imprime X veces cada
página, por ejemplo: 1,1,1    2,2,2    3,3,3    4,4,4 sería la impresión de tres copias de un libro que

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 ocupa cuatro páginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo,
una vez tras otra. El mismo ejemplo sería: 1,2,3,4    1,2,3,4     1,2,3,4
- La orientación y el tamaño del papel.
- Modificar los márgenes.
- Ajustar la escala de impresión.
- Acceder a la Configuración de página.
En la zona de la derecha, vemos la vista previa de la página. En caso de tener más de una página,
podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones inferiores o escribiendo el número

de la página a visualizar  .

Si nuestra hoja sólo tiene 1 página, estos botones estarán inactivos.

También, en la zona inferior derecha, encontramos dos botones para personalizar la vista previa,
pudiendo mostrar/ocultar los márgenes y elegir si visualizar la página completa.

Cuando esté todo listo para la impresión y quede como deseas, podrás pulsar el botón   
de la zona superior.

4. Fondo para la hoja

En Microsoft Excel, puede usar una imagen sólo a efectos de presentación como fondo de hoja.
Los fondos de hoja no se imprimen y no se conservan en las hojas de cálculo individuales ni en los
elementos guardados como páginas web.

Puesto que el fondo de la hoja no se imprime, no se puede usar como marca de agua. En cambio,
puede imitar una marca de agua que sí se imprimirá insertando un gráfico en un encabezado o pie
de página.

 Haga clic en la hoja de cálculo que desea mostrar con un fondo de hoja. Asegúrese de que
sólo selecciona una hoja.

 En el grupo Configurar página de la pestaña Diseño de página, haga clic en Fondo.

 Seleccione la imagen que desea utilizar para el fondo de hoja y, a continuación, haga clic
en Insertar.

 La imagen seleccionada se repetirá hasta rellenar la hoja.

 Para facilitar la lectura, puede ocultar las líneas de división y aplicar a las celdas que
contienen datos un sombreado de color sólido.

 Los fondos de hoja sólo se guardan con los datos de la hoja de cálculo cuando se guarda el
libro.

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  Para usar un color sólido como fondo de una hoja, puede aplicar el sombreado de celda a
todas las celdas de la hoja.

5. Líneas de división de las hojas de impresión

 De manera predeterminada Excel no imprimirá las líneas de cuadrícula, pero si deseas

hacerlo, debes modificar la configuración establecida en la Ficha Diseño de página >
Opciones de la hoja > Líneas de cuadrícula > Imprimir.

 Por el contrario, si al realizar la impresión de tus hojas de Excel observas que se imprimen
las líneas de cuadrícula y deseas evitarlo, entonces deberás asegurarte de que la opción
anterior está desmarcada.

6. Aplicar temas a hoja de cálculo

Para cambiar las fuentes de texto, colores o aspecto general de los objetos en todas las hojas de
cálculo del libro rápidamente, pruebe a cambiar a otro tema o personalizar un tema para
satisfacer sus necesidades. Si le gusta un tema específico, puede hacerlo de forma
predeterminada, todos los libros nuevos.

Para cambiar a otro tema, haga clic en Diseño de página > temas y a continuación, seleccione la
que desee.

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Para personalizar ese tema, puede cambiar sus colores, fuentes y efectos según sea necesario,
guardarlas con el tema actual y a continuación, realice el tema predeterminado para todos los
libros nuevos si lo desea.

Cambiar los colores del tema

Elegir una paleta de colores de tema diferente o cambiando sus colores afectará a los colores
disponibles en el selector de color y los colores que se ha usado en el libro.

Haga clic en Diseño de página > colores y a continuación, seleccione el conjunto de colores que

desee.

Se usa el primer conjunto de colores del tema actual.

Para crear su propio conjunto de colores, haga clic en Personalizar colores.

Para cada color del tema que desea cambiar, haga clic en el botón junto a color y elija un color
en Colores del tema.

Para agregar su propio color, haga clic en Más colores, elija un color en la pestaña estándar o
escriba los números en la pestaña personalizado.

Sugerencia: En el cuadro muestra, obtener una vista previa de los cambios realizados.

En el cuadro nombre, escriba un nombre para el nuevo conjunto de colores y haga clic

en Guardar.

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Sugerencia: Puede hacer clic en Restablecer antes de hacer clic en Guardar si desea volver a los
colores originales.

Para guardar los nuevos colores del tema con el tema actual, haga clic en Diseño de
página > temas > Guardar tema actual.

Cambiar las fuentes del tema

Elegir una fuente de tema diferente le permite cambiar el texto a la vez. Para que funcione,
asegúrese de que las fuentes de cuerpo y encabezado se usan para dar formato al texto.

Haga clic en Diseño de página > fuentes y a continuación, seleccione el conjunto de fuentes que

desee.

Se usa el primer conjunto de fuentes del tema actual.

Para crear propio conjunto de fuentes, haga clic en Personalizar fuentes.

En el cuadro Crear nuevas fuentes del tema, en la fuente de encabezado y los cuadros fuente de

cuerpo, seleccione las fuentes que desee.

En el cuadro nombre, escriba un nombre para el nuevo conjunto de fuentes y haga clic

en Guardar.

Para guardar estas nuevas fuentes del tema con el tema actual, haga clic en Diseño de
página > temas> Guardar tema actual.

Cambiar los efectos del tema

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Elegir un conjunto diferente de efectos cambia el aspecto de los objetos que se usan en la hoja de
cálculo aplicando diferentes tipos de bordes y efectos visuales como sombreado y sombras.

Haga clic en Diseño de página > efectos y a continuación, seleccione el conjunto de efectos que

desee.

Se usa el primer conjunto de efectos del tema actual.

Nota: No se puede personalizar un conjunto de efectos.

Para guardar los efectos que ha seleccionado con el tema actual, haga clic en Diseño de
página > temas> Guardar tema actual.

Guardar un tema personalizado para volver a usarlo

Después de realizar cambios en el tema, puede guardarla para volver a utilizar.

Haga clic en Diseño de página > temas > Guardar tema actual.

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 En el cuadro nombre de archivo, escriba un nombre para el tema y haga clic en Guardar.

Módulo 4: Introducción a Datos

1. Funciones para base de datos

FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN

BDCONTAR DCOUNT Cuenta las celdas que contienen números en el campo

(columna) de registros de la base de datos que cumplen las
condiciones especificadas.

BDCONTARA DCOUNTA Cuenta el número de celdas que no están en blanco en el

campo (columna) de los registros de la base de datos que
cumplen las condiciones especificadas.

BDDESVEST DSTDEV Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de las

entradas seleccionadas de una base de datos.

BDDESVESTP DSTDEVP Calcula la desviación estándar basándose en la población total

de las entradas seleccionadas de una base de datos.

BDEXTRAER DGET Extrae de una base de datos un único registro que coincide con
las condiciones especificadas.

BDMAX DMAX Devuelve el número máximo en el campo (columna) de

registros de la base de datos que coinciden con las condiciones
especificadas.

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 BDMIN DMIN Devuelve el número menor del campo (columna) de registros
de la base de datos que coincide con las condiciones
especificadas.

BDPRODUCTO DPRODUCT Multiplica los valores del campo (columna) de registros en la

base de datos que coinciden con las condiciones especificadas.

BDPROMEDIO DAVERAGE Obtiene el promedio de los valores de una columna, lista o base
de datos que cumplen las condiciones especificadas.

BDSUMA DSUM Suma los números en el campo (columna) de los registros que
coinciden con las condiciones especificadas.

BDVAR DVAR Calcula la varianza basándose en una muestra de las entradas

seleccionadas de una base de datos.

BDVARP DVARP Calcula la varianza basándose en la población total de las

entradas seleccionadas de una base de datos.

2. Uso de datos externos

Introducción a la importación
En muchas ocasiones, tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras
aplicaciones. Tenemos dos alternativas:
- Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello implica
más el riesgo de introducir erróneamente los datos al introducirlos manualmente.
- Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.
Para importar datos externos a Excel, disponemos básicamente de dos opciones:
- Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y
pegarlos en una hoja de Excel.
- Importar datos de otro archivo que no tiene que estar necesariamente en formato Excel.
La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y tediosa.
La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo
del formato del archivo a importar.
El problema fundamental de la importación de datos externos es debido, según lo descrito, al
formato de los propios archivos. Esto quiere decir que cada aplicación genera un archivo con un
formato propio para identificar mejor el contenido de los datos. Por ejemplo, Excel al generar un
archivo .xls no solamente guarda los datos que hemos introducido sino que lo guarda con un
formato especial para interpretar el documento en su plenitud. De esta manera, sabe
exactamente dónde están las fórmulas, qué formato estético tiene el documento, etc.
Además de esto, al importar datos de una aplicación externa, debemos tener en cuenta que
pueden surgir los siguientes fallos:
- Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente.
- El formato no se ajusta al original.
- Las fórmulas y funciones que no entiende no las copia.

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Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importación y después
comprobar si todo ha salido correctamente. A no ser que la cantidad de datos sea pequeña y nos
decantemos por utilizar el portapapeles.

Utilizar el asistente para importar texto

Cuando hablamos de archivos de texto, nos estamos refiriendo a archivos que no tienen formato:
los conocidos como archivos de texto plano (ASCII); los archivos de texto con formato como los
de Word (.doc) o los de WordPad (.rtf) tienen otra forma de importarse a Excel que veremos más
adelante.
Para importar archivos de texto con el asistente, podemos hacerlo de dos formas distintas:
- Podemos acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno de los tipos de orígenes de datos que
podemos encontrar en esta sección.

- O acceder mediante el menú Archivo > Abrir > Equipo > Examinar y donde pone Tipo de

datos seleccionar Todos los archivos (*.*).
De una forma o de otra, acto seguido se llevará a cabo el mismo procedimiento.
Nos aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar.
Una vez seleccionado el archivo de texto, aparece una serie de tres pantallas correspondiente al
asistente para importar texto.

En la ventana del Asistente para importar texto -Paso 1 de 3, aparecen varias opciones:

Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no, para que Excel sepa
dónde empieza un campo y dónde acaba.
Podemos indicar a partir de qué fila queremos importar, por si queremos descartar títulos, por
ejemplo.
Y también podemos decidir el Origen del archivo.
Si todos los datos son correctos, pulsamos sobre Siguiente.

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En la segunda pantalla del asistente, podemos elegir los separadores de los datos.
Por defecto, viene marcado el separador de Tabulación. En la imagen podemos ver que en el
archivo original los datos estaban separados con tabulaciones, por lo que los ha estructurado en
dos columnas. Podemos marcar o desmarcar los separadores según las características del archivo
original a importar.
Cuando utilizamos el Separador de Espacio en blanco, es conveniente activar Considerar
separadores consecutivos como uno solo, para que no incluya más columnas de las debidas por
un error tipográfico o el uso de excesivos espacios para darle una cierta estética.
Pulsamos Siguiente y veremos la última ventana del asistente:

En ella, indicaremos qué tipo de Formato de los datos contiene cada columna.
Para ello, haremos clic en los datos de una columna y, una vez esté seleccionada (fondo negro),
elegiremos el formato en la lista superior. En el botón Avanzadas podemos completar ciertas
características para los números, como son los separadores de decimales y millares y la posición
del signo en los negativos.
También podremos escoger No importar columna (saltar) para no incluir una determinada
columna en el Excel.

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 Una vez hayamos completado o comprobado la definición, pulsamos sobre Finalizar para que
termine el asistente e importe los datos. Si, de lo contrario, creemos que se nos ha olvidado algo,
podemos volver a las pantallas anteriores pulsando el botón Atrás.
Nos aparece un cuadro de diálogo preguntándonos dónde deseamos Importar los datos.

Podemos seleccionar Hoja de cálculo existente. Para indicar dónde importar exactamente,

haremos clic en la celda o celdas en que queramos situar la información.
O bien seleccionaremos Nueva hoja de cálculo.
Pulsamos sobre Aceptar y aparecerán los datos importados en la hoja.

Módulo 5: Formatos

1. Formato de tablas
Para aplicar formato de tabla, seleccionamos un rango de celdas y, en el grupo Estilos de la ficha
Inicio, pulsamos Dar formato como tabla. Se abrirá un menú con los estilos predefinidos.
Elegimos uno y hacemos un clic sobre él. A continuación, aparecerá un cuadro de diálogo que
mostrará el rango que habíamos seleccionado, en el cual deberemos indicar si la tabla tiene
encabezados. Luego, pulsamos Aceptar.
Veremos que Excel, además de asignar un formato, añade a nuestras celdas propiedades de
tabla. Entonces, desde las flechas que aparecen en cada uno de los encabezados, como vimos
anteriormente, podemos ordenar los datos y filtrarlos según diferentes criterios.

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 Si no queremos que el rango se transforme en una tabla, debemos presionar el botón derecho
del mouse sobre alguna de las celdas y seleccionar del menú la opción Tabla y, luego, Convertir
en rango.

2. Formato de celdas

El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero

puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Las
herramientas de formato en Excel 2013 las podemos encontrar en tres ubicaciones:

1. En la Cinta de opciones.
2. En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.
3. En el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos acceder a una
gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los comandos de la
Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente, Alineación y
Estilos. También podemos encontrar varios de estos comandos en la mini barra mostrada al hacer
clic derecho sobre una celda o rango:

Además de la Cinta de opciones y la mini barra, podemos encontrar estas opciones de

configuración de formato dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas. Podemos acceder a
este cuadro de diálogo de diferentes maneras:

 Haciendo clic en el indicador de cuadro de diálogo de los grupos Fuente o Alineación de la

ficha Inicio.
 Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del menú desplegable seleccionar la opción
Formato de celdas.
 En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botón Formato y seleccionar la opción
Formato de celdas.

Además existen comandos de la Cinta de opciones que ofrecen la posibilidad de consultar más
opciones y que nos llevarán a este mismo cuadro de diálogo. Por ejemplo, el comando Inicio >
Alineación > Formato de alineación de celdas abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas en la
sección correspondiente:

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Pero si ninguna de las opciones mencionadas hasta ahora te parece funcional, entonces podemos
abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas con tan sólo pulsar la combinación de teclado Ctrl +
1.

Cambiar la fuente

De manera predeterminada, Excel 2013 utiliza el tipo de fuente Calibri de tamaño 11. Nosotros
podemos utilizar una fuente y tamaño diferentes para resaltar un texto o el encabezado de alguna
tabla. Este cambio lo podemos hacer desde tres ubicaciones diferentes:

 En la ficha Inicio, dentro del grupo Fuente, encontramos la lista desplegable de tipos de fuente
de los cuales podremos elegir la más adecuada. Además, justo al lado derecho de la lista de
fuentes encontramos la lista desplegable con el tamaño de fuente.
 La mini barra muestra estas mismas listas desplegables.
 El cuadro de diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada Fuente donde encontramos
las mismas opciones de configuración.

Este cuadro de diálogo nos ofrece algunas configuraciones adicionales como el estilo de la fuente,
su color o tipo de subrayado. Algunos atajos de comando que podemos utilizar en este sentido
son los siguientes: Negrita (Ctrl + N), Cursiva (Ctrl + K), Subrayado (Ctrl + S). Para cambiar el color
de la fuente tenemos el comando respectivo tanto en la Cinta de opciones como en la mini barra:

Alineación de celdas
De manera predeterminada Excel alinea los valores numéricos a la derecha y el texto a la
izquierda pero es posible modificar esta alineación utilizando los comandos de la ficha Inicio >
Alineación.

25
1. Alineación vertical: Con estos tres botones podemos alinear el contenido de una celda
verticalmente ya sea en la parte superior, inferior o media de la celda.
2. Alineación horizontal: Alinea el contenido de la celda a la izquierda, derecha o al centro de la
misma.
3. Orientación: Nos da la oportunidad de girar el texto a un ángulo específico lo cual es de
utilidad cuando necesitamos cambiar la orientación del título de una columna muy estrecha.
4. Sangría: Se aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y su contenido.
5. Ajustar texto: Si tienes un texto que no se muestra en su totalidad dentro de una celda, este
comando ajustará el texto en varias líneas para mostrar todo el contenido.
6. Combinar y centrar: Combinará las celdas seleccionadas para hacer una sola celda y además
centrará el contenido. Al pulsar en la flecha del menú desplegable se mostrarán algunas opciones
adicionales como la de volver a separar las celdas.

Estos mismos comandos de alineación los podemos encontrar en el cuadro de diálogo Formato de

celdas dentro de la sección Alineación.

Relleno de una celda

Podemos establecer un relleno para una celda utilizando un color específico o una trama. Para
indicar el color de fondo de una celda podemos utilizar el comando Color de relleno que se
encuentra en el grupo Fuente de la ficha Inicio.

Este comando también lo puedes encontrar en la mini barra y se mostrará la misma paleta de
colores a seleccionar. Por otro lado, si quieres establecer como relleno una trama entonces es
necesario abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas y en la sección Relleno podrás elegir tanto
el estilo de la trama como su color.

Bordes de una celda

La cuadrícula que delimita cada una de las celdas de una hoja es solo una ayuda visual ya que
dichas líneas no se imprimen de manera predeterminada en cambio los bordes si son impresos y
de gran utilidad para agrupar un rango de celdas y distinguirlas de las demás. Existen diferentes
estilos y grosores de bordes y podrás seleccionar la configuración deseada desde el comando
Bordes que se encuentra en la ficha Inicio > Fuente:

26
 Este comando también está disponibles desde la mini barra. Por otro lado el cuadro de
diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada Borde que es donde podrás hacer todas las
configuraciones necesarias a los bordes de una celda.

Estilos de celda

Excel nos ofrece la posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido de manera que no
tengamos que hacer cada modificación por nuestra cuenta sino que solamente seleccionamos el
estilo de nuestra preferencia desde la ficha Inicio > Estilos > Estilos de celda:

Dicha opción ofrece el modo de vista previa el cual refleja el estilo de la celda con solo posicionar
el ratón sobre alguna de las opciones. Para hacer efectiva la aplicación del estilo debes hacer clic
sobre la opción deseada. Si por alguna razón deseas regresar al estilo predeterminado de una
celda, entonces debes seleccionar la opción Normal.

También puedes notar que al final del menú se muestran las opciones Nuevo estilo de celda la
cual nos da la posibilidad de crear un nuevo estilo y tenerlo disponible en todo momento. La
opción Combinar estilos nos permite copiar los estilos contenidos en otro libro de Excel.

3. Formatos condicionales

27
El formato condicional en Excel nos permite aplicar de manera selectiva un formato a las celdas
de acuerdo a su contenido. Este formato se aplicará de manera automática sobre la celda después
de evaluar el cumplimiento de la regla de formato condicional.

Para qué sirve el formato condicional

Es muy común entre los usuarios de Excel querer cambiar la apariencia de una celda en base a su
valor o al resultado de otra fórmula. Sin embargo, no existe una función de Excel que nos permita
cambiar el color de fondo de una celda o el color de la fuente y por esa razón se creó el  formato
condicional en Excel que nos permite evaluar el valor de una celda para decidir si se aplicará o no
el formato definido.

Es así como el formato condicional nos sirve para detectar de una manera visual a aquellas celdas
que cumplen con una condición establecida. Cada vez que cambiemos el valor de una celda, Excel
volverá a hacer la evaluación de la regla para saber si debe seguir aplicando el formato.

Reglas de formato condicional

Podemos definir una regla de formato condicional como la condición que debe cumplirse para
que Excel aplique el formato a una celda, si la regla no se cumple entonces no se hará ningún
cambio a la apariencia de la celda. Una regla de formato condicional nos ayuda a especificar dos
cosas:

 El criterio de decisión para saber si se debe aplicar el formato a una celda.

 El formato que se debe aplicar en caso de que se cumpla la regla.

Cada regla de formato condicional se puede aplicar a una sola celda o a un rango de celdas y una
misma celda puede tener varias reglas de formato condicional aplicadas sobre ella pero será
visible aquella regla que tenga la mayor prioridad. Dicha prioridad se define dentro del
Administrador de reglas de formato condicionales.

Formato de celdas

Al crear una regla de formato condicional podremos indicar el detalle del formato de la celda que
será aplicado cuando se cumpla la condición establecida. Para la mayoría de las reglas tendremos

28
la posibilidad de ingresar al cuadro de diálogo Formato de celdas para especificar todo el detalle
del formato.

 Formato: En la sección Formato podemos establecer el formato para los números.

 Fuente: Nos permite elegir la fuente a utilizar así como su tamaño y estilo.

 Borde: Podemos especificar el estilo y color de los bordes de la celda.

 Relleno: Elegimos el color de fondo de la celda o una trama.

Todas estas características integran el formato de la celda que será aplicado cuando se cumpla la
regla de formato condicional.

Ejemplo de formato condicional

Tenemos un rango de celdas con números entre 1 y 100 y deseamos resaltar las celdas que
tengan un valor mayor que 60. Para crear la regla de formato condicional seleccionamos primero
el rango de celdas a las que aplicaremos el formato condicional y luego vamos a Inicio > Estilos >
Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es mayor que.

Se mostrará el cuadro de diálogo Es mayor que donde podremos indicar el valor mínimo que
deben cumplir las celdas y también podremos elegir el formato que será aplicado:

29
 Mientras especificamos los valores en el cuadro de diálogo, Excel mostrará una vista previa y
podremos ver de antemano cómo se verán las celdas al aplicar el formato seleccionado. Al pulsar
el botón Aceptar se creará la nueva regla de formato condicional y será aplicada sobre todas las
celdas del rango previamente seleccionado.

Módulo 6: Fórmulas

1. Cómo crear fórmulas

Se puede asignar una fórmula a una celda y Excel calcula el resultado. Una fórmula es una
combinación de números constantes, referencias a celdas, operaciones aritméticas y/o funciones
cuyo resultado aparece en la celda donde se crea la fórmula.
Entrar fórmulas usando operaciones aritméticas
 Seleccione la celda donde creará la fórmula. En este lugar será donde obtendrá el
resultado de la misma (Ejemplo: celda E3).
 Escriba el signo de igual ( = ) para iniciar el desarrollo de una fórmula. En este caso
multiplicaremos Costo por unidad (celda C3) por la Cantidad (celda D3) para calcular el
Costo estimado.
 Seleccione las celdas y los operadores aritméticos (^ % * / + -) correspondientes que
compondrán la fórmula.
 En este caso, seleccione la celda C3, escriba el símbolo de asterisco (*) y luego seleccione
la celda D3.
 Oprima [ENTER] para aceptar el cambio. Podrá observar que el resultado de la
multiplicación de la celda C3 y D3 se observa en la celda donde creamos la fórmula, celda
E3.

La fórmula se visualizará en la Barra de fórmulas de la siguiente manera: =C3*D3.

30
2. Referencias absolutas, relativas y mixtas
 Referencias relativas
Una referencia relativa a una celda o rango es aquella que, al copiar la celda donde está
escrita y pegarla en otra ubicación se ajusta automáticamente para hacer referencia a
otras celdas.
Son las referencias más utilizadas y las que, en la mayoría de las veces, se obtienen por
defecto en Excel al hacer click en una celda para hacer referencia a ella. Son del tipo A1.

 Referencias absolutas
Una referencia absoluta a una celda o rango es aquella que, al copiar la celda donde está
escrita y pegarla en otra ubicación NO se ajusta y queda bloqueada haciendo referencia
siempre a la misma celda.

Para hacer una referencia absoluta a una celda, se deben introducir el símbolo $ antes de
la letra y antes del número de una referencia normal del tipo A1. Es decir, una referencia
absoluta a la celda A1, sería: $A$1

 Referencias mixtas
Una vez aprendidos los conceptos de "referencia relativa" y "referencia absoluta", es fácil
entender el concepto de referencia mixta. Una referencia mixta a una celda o rango es
aquella que, al copiar la celda donde está escrita y pegarla en otra ubicación ajusta sólo

31
 la letra o sólo el número de la referencia, quedando bloqueado sólo el número o sólo la
letra respectivamente.
Por lo tanto, si queremos bloquear la letra, debemos colocar el símbolo "$" antes de la
letra y si queremos bloquear el número, debemos colocar el símbolo "$" antes del
número.

3. Cómo copiar fórmulas

El copiar fórmulas permite reutilizar las que ya se han generado. Las fórmulas repetitivas sólo se
crean una vez y se copian a las celdas que sean necesarias. Se recomienda utilizar la opción
Autorelleno de la celda que contiene la fórmula y arrastrar a las que la necesiten.
En este ejemplo, copiaremos la fórmula de Costo estimado de la celda E3 a la celda E8. Para esto:
1. Haga clic en la celda que tiene la fórmula (Ejemplo: E3).
2. Haga clic en el Autorrelleno de la celda y arrastre hasta la celda E8.
Observará que se copió la fórmula en todas las celdas donde arrastró el Autorelleno y
automáticamente Excel llevó a cabo los cálculos correspondientes, facilitándonos el proceso.

Autorelleno

Módulo 7: Funciones (fx)

1. Funciones básicas: suma, promedio, máximo, mínimo y cuenta

Función SUMA
La función suma es una de las más usadas, prueba de esto es que Excel tiene un icono especial
para efectuar sumas rápidas, con esto quiero decir que no hace falta poner =SUMA() para
efectuar la suma de un cierto rango, lo que por cierto ahorra tiempo y evita errores, este icono se
llama auto suma y para usarlo basta con seleccionar el rango que queremos sumar hacer clic en y
el resultado aparece en la celda inmediatamente inferior al rango, aunque si queremos el
resultado en otro lado basta con seleccionar la celda, luego el rango que queremos sumar, Enter y
listo.

32
Fijémonos en la barra inferior de Excel y veremos siempre la suma, el promedio y cuantas celdas
se seleccionaron para efectuar la suma.

Si tenemos varias columnas, seleccionamos esas columnas dejando espacio para poner los totales
y luego aplicamos autosuma

Si no seleccionamos nada Excel interpreta que lo que queremos sumar es la secuencia de

números puesta verticalmente u horizontalmente (tiene que estar activa una cela en la columna o
fila respectivamente), en estos casos inserta automáticamente la función suma con los rangos que
interpreta queremos sumar, para obtener la suma solo nos falta apretar ENTER, para aclarar las
cosas veamos los siguientes gráficos.

También podemos utilizar la auto suma para obtener sub totales por ejemplo si tenemos la
siguiente tabla seleccionando los rangos de cada subtotal apretando la tecla control y obtenemos
los subtotales apretando e icono de autosuma

Todas las fórmulas deben empezar con un signo = .

33
Función PROMEDIO

La función PROMEDIO () sirve para obtener el promedio o media aritmética de un conjunto de

valores. Como argumentos puede tener celdas individuales y/o rangos de celdas que tengan
valores numéricos. 

FUNCIÓN CONTAR

La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los números
dentro de la lista de argumentos. Use la función CONTAR para obtener la cantidad de entradas en
un campo de número de un rango o matriz de números. 

FUNCIÓN MÍNIMO

MIN: Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

La función MIN la podemos hallar dentro de las funciones Estadísticas como se aprecia en la
imagen:

34
 Número1, número2…   son de 1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor mínimo.

FUNCIÓN MÁXIMO

MAX: Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

La función MAX la podemos hallar dentro de las funciones Estadísticas como se aprecia en la
imagen:

Número1, número2…   son de 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor máximo.

A considerar, Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que
contengan números. Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de
números escritos directamente en la lista de argumentos.
Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se utilizarán los números contenidos en la
matriz o en la referencia. Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores lógicos o el texto
contenidos en la matriz o en la referencia.
Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0.

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan
errores.

2. Funciones de texto
FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN

CARACTER CHAR Devuelve el carácter especificado por el número de código a partir

del juego de caracteres establecido en su PC.

CODIGO CODE Devuelve el número de código del primer carácter del texto del
juego de caracteres usados por su PC.

CONCATENAR CONCATENATE Une varios elementos de texto en uno solo.

DECIMAL FIXED Redondea un número al número especificado de decimales y

devuelve el resultado como texto con o sin comas.

DERECHA RIGHT Devuelve el número especificado de caracteres del final de una

cadena de texto.

ENCONTRAR FIND Devuelve la posición inicial de una cadena de texto dentro de otra
cadena de texto.

35
ESPACIOS TRIM Quita todos los espacios del texto excepto los espacios individuales
entre palabras.

EXTRAE MID Devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto, dada
una posición y longitud iniciales.

HALLAR SEARCH Devuelve el número de caracteres en el cual se encuentra un

carácter en particular o cadena de texto, leyendo de izquierda a
derecha.

IGUAL EXACT Comprueba si dos cadenas de texto son exactamente iguales y

devuelve VERDADERO o FALSO.

IZQUIERDA LEFT Devuelve el número especificado de caracteres del principio de

una cadena de texto.

LARGO LEN Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.

LIMPIAR CLEAN Quita todos los caracteres no imprimibles del texto.

MAYUSC UPPER Convierte una cadena de texto en letras mayúsculas.

MINUSC LOWER Convierte todas las letras de una cadena de texto en minúsculas.

MONEDA DOLLAR Convierte un número en texto usando formato de moneda.

NOMPROPIO PROPER Convierte una cadena de texto en mayúsculas o minúsculas, según

corresponda; la primera letra de cada palabra en mayúscula y las
demás letras en minúscula.

REEMPLAZAR REPLACE Reemplaza parte de una cadena de texto por otra.

REPETIR REPT Repite el texto un número determinado de veces.

SUSTITUIR SUBSTITUTE Reemplaza el texto existente con texto nuevo en una cadena.

T T Comprueba si un valor es texto y devuelve el texto si lo es, o

comillas dobles si no lo es.

TEXTO TEXT Convierte un valor en texto, con un formato de número específico.

TEXTOBAHT BAHTTEXT Convierte un número en texto (baht).

UNICAR UNICHAR Devuelve el carácter Unicode al que hace referencia el valor

numérico dado.

UNICODE UNICODE Devuelve el número (punto de código) que corresponde al primer

carácter del texto.

VALOR VALUE Convierte un argumento de texto que representa un número en un

número.

VALOR.NUMERO NUMBERVALUE Convierte texto a número de manera independiente a la

configuración regional.

36
3. Funciones de fecha
FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN

AHORA NOW Devuelve la fecha y hora actuales con formato

de fecha y hora.

AÑO YEAR Devuelve el año, un número entero en el

rango 1900-9999.

DIA DAY Devuelve el día del mes (un número de 1 a 31).

DIA.LAB WORKDAY Devuelve el número de serie de la fecha antes

o después de un número especificado de días
laborables.

DIA.LAB.INTL WORKDAY.INTL Devuelve el número de serie de la fecha

anterior o posterior a un número especificado
de días laborables con parámetros de fin se
semana personalizados.

DIAS DAYS Devuelve la cantidad de días entre las dos

fechas.

DIAS.LAB NETWORKDAYS Devuelve el número total de días laborables

entre dos fechas.

DIAS.LAB.INTL NETWORKDAYS.INTL Devuelve el número de días laborables

completos entre dos fechas con parámetros
de fin de semana personalizados.

DIAS360 DAYS360 Calcula el número de días entre dos fechas

basándose en un año de 360 días (doce meses
de 30 días).

DIASEM WEEKDAY Devuelve un número de 1 a 7 que identifica el

día de la semana.

FECHA DATE Devuelve el número que representa la fecha

en código de fecha y hora de Microsoft Excel.

FECHA.MES EDATE Devuelve el número de serie de la fecha que

es el número indicado de meses antes o
después de la fecha inicial.

FECHANUMERO DATEVALUE Convierte una fecha en forma de texto en un

número que representa la fecha en código de
fecha y hora de Microsoft Excel.

FIN.MES EOMONTH Devuelve el número de serie del último día del

mes antes o después del número especificado
de meses.

FRAC.AÑO YEARFRAC Devuelve la fracción del año que representa el

37
 número de días completos entre la
fecha_inicial y la fecha_fin.

HORA HOUR Devuelve la hora como un número de 0 (12:00

a.m.) a 23 (11:00 p.m.).

HORANUMERO TIMEVALUE Convierte una hora de texto en un número de

serie de Excel para una hora, un número de 0
(12:00:00 a.m.) a 0.999988426 (11:59:59
p.m.). Da formato al número con un formato
de hora después de introducir la fórmula.

HOY TODAY Devuelve la fecha actual con formato de fecha.

ISO.NUM.DE.SEMANA ISOWEEKNUM Devuelve el número de semana ISO del año

para una fecha determinada.

MES MONTH Devuelve el mes, un número entero de 1

(enero) a 12 (diciembre).

MINUTO MINUTE Devuelve el minuto, un número de 0 a 59.

Convierte horas, minutos y segundos dados

como números en un número de serie de
NSHORA TIME Excel, con formato de hora.

NUM.DE.SEMANA WEEKNUM Devuelve el número de semanas en el año.

SEGUNDO SECOND Devuelve el segundo, un número de 0 a 59.

4. Función BuscarV, BuscarH

Función BUSCARH

La función BUSCARH en Excel busca un valor dentro de una fila y devuelve el valor que ha sido
encontrado o un error #N/A en caso de no haberlo encontrado. Esta función es similar, en cierto
sentido, a la función BUSCARV.

¿Cuándo utilizar la función BUSCARH?

Debemos utilizar la función BUSCARH cuando el valor que estamos buscando se encuentra en una

fila de alguna tabla de datos. Por el contrario, la función BUSCARV realiza la búsqueda en una
columna.

Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.

Matriz_buscar_en (obligatorio): El rango que contiene los valores y que debe ser una fila.
Indicador_filas (obligatorio): El número de fila que contiene el valor que regresará la función.

Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos una coincidencia exacta o VERDADERO
para una coincidencia aproximada.

38
 Ejemplo 1

En la siguiente tabla tengo la información de los artículos que ha vendido cada uno de los
vendedores en los últimos meses. Como título de columnas están los nombres de los vendedores
y como filas los meses. Ahora quiero saber los productos vendidos en el mes de Febrero por Paco

Solución: 

=BUSCARH("Carlos",B1:D6,3,FALSO)

Si por el contrario quiero conocer los productos vendidos por Juan en el mes de Abril, entonces la
función sería la siguiente:

=BUSCARH("Juan",B1:D6,5,FALSO)

De esta manera, la función BUSCARH nos permite hacer una búsqueda en una fila (búsqueda
horizontal) y encontrar fácilmente el valor requerido.

 Función BUSCARV

39
Use BUSCARV, una de las funciones de búsqueda y referencia, cuando necesite encontrar
elementos en una tabla o en un rango por filas. Por ejemplo, busque los apellidos de un empleado
por su número de empleado, o encuentre su número de teléfono mediante la búsqueda de sus
apellidos (como una agenda telefónica).

El secreto de BUSCARV es organizar los datos de manera que el valor que busque (apellidos del
empleado) esté a la izquierda del valor devuelto que desea buscar (número de teléfono del
empleado).

Ejemplo 1

Con la función BUSCARV buscaremos según el nombre de la persona la fecha de cumpleaños.

Pasos:

Lo primero que haré es una lista de todos los nombre

Dan clic en la pestaña DATOS

Luego buscan Validación de datos

Y dan clic, aparecerá una ventana

40
 En la ventana aparece una opción Permitir ahí buscan Lista

Luego van a origen y seleccionan el rango, recuerde que en esta opción solo puede seleccionar
una columna, y la columna que se quiere mostrar es el nombre.

 Ya con esto tendrían una lista así:

Agregamos la formula BUSCARV

El valor a buscar es el Nombre

La matriz a buscar seleccionan los datos de la columna Nombre y de la columna Cumpleaños

El indicador de columnas es 2 ya que la información que deseamos mostrar es la fecha de

cumpleaños.

Y con un ordenado FALSO para encontrar una coincidencia exacta.

41
 Solución:

=BUSCARV(G1,C2:D5,2,FALSO)

Módulo 8: Gráficos

Un gráfico en Excel es una representación de valores numéricos que mejora la comprensión de los
datos que se encuentran en nuestra hoja. Los gráficos son una excelente herramienta para
resumir la información e identificar fácilmente cualquier tendencia en los datos.

¿Qué es un gráfico de Excel?

Los gráficos en Excel son objetos que podemos crear en el momento que lo necesitemos y que
representan visualmente una o varias series de datos numéricos. Dependiendo el tipo de gráfico
que utilicemos será la apariencia de cada una de las series. En la siguiente imagen puedes
observar un gráfico de líneas con dos series de datos:

La información de cada serie está almacenada en una columna diferente. La línea azul representa
los datos de la columna Ingresos y la línea roja los datos de la columna Egresos. Además, cada
pequeño círculo sobre la línea representa el valor de cada una de las celdas en los datos. Es así
como un gráfico está vinculado a la información contenida en una hoja de Excel y si modificamos
los datos, entonces el gráfico se actualizará automáticamente para reflejar los cambios.

1. Cómo crear gráficos

42
 Crear un gráfico en Excel es tan sencillo como seguir los siguientes dos pasos:

Selecciona una celda que pertenezca al rango donde se encuentran los valores numéricos. Nota
que he mencionado que es suficiente hacer clic sobre una sola celda y no es necesario seleccionar
todo el rango porque Excel incluirá automáticamente los datos de las celdas adyacentes.

Una vez hecha la selección, ve a la ficha Insertar > Gráficos y haz clic sobre el botón del tipo de
gráfico que deseas insertar y se mostrará un menú donde deberás seleccionar el gráfico deseado.

Por ejemplo, para crear el gráfico de líneas mostrado en la sección anterior pulsé el botón  Gráfico
de líneas y posteriormente seleccioné la opción Línea con marcadores tal como lo ves en la
siguiente imagen:

Con estos simples pasos habrás aprendido cómo hacer gráficos en Excel 2013. Tal vez la parte más
complicada del proceso es saber elegir el gráfico adecuado para nuestros datos pero si te
encuentras en esta situación, Excel 2013 tiene una nueva funcionalidad que nos ayudará en el
proceso de selección de un gráfico.

2. Cómo configurar gráficos

Cómo seleccionar un elemento de gráfico

Antes de pasar al detalle sobre cómo modificar gráficos en Excel debo mencionar que existen
diferentes alternativas para seleccionar los elementos que forman parte de un gráfico. Este paso
es importante porque una vez que hayamos seleccionado el elemento podremos modificar sus
propiedades. El primer método de selección que podemos utilizar es hacer clic directamente
sobre el elemento lo cual hará que se muestre un borde alrededor con pequeños círculos en las
esquinas para indicarnos que hemos seleccionado el elemento correctamente. Por ejemplo, en la
siguiente imagen he seleccionado  la leyenda del gráfico:

43
El método de selección con el ratón es el más intuitivo pero en ocasiones se dificulta seleccionar
ciertos elementos del gráfico que son muy pequeños o simplemente tenemos duda sobre el
elemento que hemos seleccionado. Cuando tenemos dificultad para seleccionar un elemento
podemos hacer uso del control de selección que se encuentra en la ficha Formato y dentro del
grupo Selección actual.

La lista mostrará todos los elementos del gráfico y será suficiente con elegir el elemento deseado
para hacer la selección. Este mismo listado de elementos se mostrará cuando hacemos clic
derecho sobre el gráfico.

Controles para modificar los elementos de un gráfico

Una vez que hemos seleccionado un elemento de un gráfico podemos acceder a todas sus
propiedades pulsando la combinación de teclas CTRL + 1 que mostrará el panel de tareas donde
podremos hacer cambios al elemento seleccionado.

Otra manera de acceder al panel de tareas de una elemento es hacer clic derecho sobre él y
seleccionar la última opción de menú que tiene un nombre que generalmente comienza como

44
“Dar formato a”. Otra alternativa que tenemos para abrir el panel de tareas es utilizar el
botón Aplicar formato a la selección que se encuentra en la ficha Formato y dentro del grupo
Selección actual. También tenemos acceso a las configuraciones más comunes para cada
elemento a través de los botones que se muestran a un lado del extremo superior derecho del
gráfico seleccionado.

Los botones mostrados son los siguientes:

Elementos de gráfico: permite agregar, quitar o cambiar elementos del gráfico.

Estilos de gráfico: muestra diferentes esquemas de color y estilo para el gráfico.

Filtros de gráficos: podemos elegir las series de datos y puntos que estarán visibles en el gráfico.

Al hacer clic sobre el botón Elementos de gráfico observaremos una lista de elementos con una
caja de selección que nos permitirá ocultar o mostrar cada uno de ellos. Además, al pasar el
puntero del ratón sobre la lista se mostrará una flecha a la derecha de cada elemento y al hacer
clic se mostrarán más opciones de configuración.

La última opción del menú mostrado será siempre “Más opciones” la cual abrirá el panel de tareas
para darnos acceso a más posibilidades de configuración. Además de los controles mencionados
anteriormente, también habrá comandos ubicados tanto en la cinta de opciones como en los
controles que se muestran al hacer clic derecho sobre cualquier elemento de gráfico. A
continuación revisaremos los pasos para realizar algunas de las modificaciones más comunes a un
gráfico de Excel.

45
Modificar el área del gráfico

El área del gráfico es la que contiene a todos los demás elementos y podemos modificar su color
de fondo o dar algún efecto de relleno. Solo selecciona el gráfico y pulsa CTRL + 1 para mostrar el
panel de tareas, ve a la sección Relleno y línea para seleccionar algún tipo de relleno.

Además del relleno podemos modificar el borde del área del gráfico indicando el tipo de línea que
deseamos utilizar así como su color.

Modificar el área de trazado

El área de trazado es el área que contiene al gráfico, es decir, el área donde son dibujados los
datos y a través del panel de tareas podemos modificar tanto su relleno como su borde. En la
siguiente imagen puedes observar el área de trazado con un color de relleno sólido:

Modificar el título del gráfico

Cada gráfico de Excel puede contener un título que ayude a describir el significado de los datos
mostrados. Dicho título es una etiqueta de texto y podemos modificar su estilo de borde y su
color de relleno. Sin embargo, la modificación más común del título del gráfico es su posición que
puede ser Encima del gráfico o Superpuesto.

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También es posible arrastrar el título con el ratón hasta la posición deseada dentro del gráfico. Y
ya que el título del gráfico es una etiqueta de texto podemos modificar su valor haciendo clic
sobre el contenido e introduciendo el nuevo texto. Para remover el título del gráfico podemos
seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir o podemos quitar la marca de selección del listado del
botón Elementos de gráfico.

Modificar la leyenda del gráfico

La leyenda del gráfico es la llave que nos permite identificar por color cada una de las series de
datos graficadas y el panel de tareas nos permite elegir la posición de la leyenda dentro del
gráfico:

Si quitamos la selección de la opción Mostrar la leyenda sin superponerla al gráfico, entonces la

leyenda se mostrará sobre el área de trazado. También es posible mover la leyenda utilizando el
ratón para colocarla en la posición exacta donde la necesitamos.

Modificar las líneas de cuadrícula

Algunos tipos de gráficos en Excel nos permiten agregar líneas de división para identificar

fácilmente la magnitud de los valores graficados. Al ingresar a las propiedades de dichas líneas de
cuadrícula podremos modificar el tipo de línea utilizado, su color, transparencia, ancho entre
otros.

47
3. Cambiar rango de datos

Aún después de haber creado un gráfico en Excel es posible modificar el rango de datos que
utiliza como base. El cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos nos permite elegir una fuente
de datos diferente.

En primer lugar debes seleccionar el gráfico y en la ficha Diseño seleccionar el

comando Seleccionar datos.

Excel abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.

48
 Para seleccionar el nuevo rango de datos puedes hacer clic sobre el botón de selección de rango
de datos:

Al pulsar este botón el cuadro de diálogo se colapsará permitiendo visualizar los datos de la hoja.
Una vez seleccionado el nuevo rango deberás hacer clic sobre el mismo botón para restablecer el
cuadro de diálogo. Acepta los cambios y Excel modificará el gráfico en base a los nuevos datos
especificados.

Otra manera de tener acceso al cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos es haciendo clic
derecho sobre el gráfico y seleccionar la opción de menú Seleccionar datos.

Módulo 9: Manejo de Libros de Trabajo

1. Ordenar datos
Imagina que te dan una hoja de cálculo de Excel con miles de filas dentro, y te das cuenta que los
datos no están ordenados. Puedes necesitar ordenarla basado en los nombres dentro de una
columna, u ordenarla de grande a pequeño.
Superficialmente, ordenar datos es una tarea simple en Excel, y la aplicación indudablemente
facilita dicha tarea. Sin embargo, hay mucha más capacidad en la manera que los puedes ordenar
y reordenarlos en tu hoja de cálculo. En este tutorial, aprenderás tres técnicas para ordenar
datos en Excel:
Ordenar datos simplemente dando un par de clics:
Establecer reglas múltiples, como por ejemplo ordenar alfabéticamente por estado y luego por
condado.
Crear agrupaciones totalmente personalizados para ordenar los datos por cualquier regla que
establezcas.
Ordenar los datos puede ser un poco peligroso a veces; ¿Qué si agrupas una sola columna y los
datos se desalinean? Te mostraré cómo evitar eso. Comencemos.
¿Cómo Ordenar Datos en tu Hoja de Cálculo de Excel? (Video Corto)
Este screencast cubre muchas técnicas para ordenar tus datos. Mira este video de tres minutos
para aprender a usar Excel eficientemente. Comenzaremos con un simple grupo, y procederemos
a técnicas más avanzadas para asegurar que siempre agrupes los datos de la manera que lo
necesites.

49
Sigue leyendo para una guía paso a paso en cómo ordenar datos en las hojas de cálculo de Excel,
usando técnicas simples y avanzadas.
Muestra de Datos (Descarga Gratuita de Libro de Trabajo en Excel)
Como parte de este tutorial, he creado un libro de trabajo con el cual puedes trabajar mientras
aprendes a ordenar datos. Descarga el libro de trabajo gratuitamente, y úsalo mientras
aprendes a ordenar en Excel.
1. Un Simple Grupo en Excel
Ordenar los datos puede ser un proceso simple de dos clics para reorganizar los datos en tu hoja
de cálculo. Vamos aprender cómo.
En un libro de trabajo de Excel, comienza dando clic en una celda de la columna que quieres
ordenar. Ahora, asegúrate de que estés en la pestaña Inicio de la cinta de Excel, y encuentra el
botón Ordenar y Filtrar en el lado derecho.

El botón de Ordenar y Filtrar está en el lado derecho de la pestaña de Inicio.

Nota que, en las opciones de agrupación, puedes "Ordenar de A a Z" u "Ordenar de Z a A". Estas
opciones ordenarán alfabéticamente los datos en cualquier dirección, dependiendo de la opción
que escojas.
Cuando estás ordenando datos en Excel, la fila entera está siendo ordenada. Esencialmente, la
columna que selecciones será la "clave" que Excel use para decidir la manera de ordenar los
datos, pero cada fila es un registro que debe ser agrupado junto.
Dependiendo de los datos que has seleccionado, puedes ordenar alfabéticamente o
numéricamente. Si tu columna tiene valores numéricos, puedes ordenar desde las cantidades

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más pequeñas a las más grandes, mientras los datos de texto estarán basados en orden
alfabético.

En el ejemplo de arriba, las opciones de orden han cambiado porque he seleccionado una
columna con números.
Es realmente fácil hacer un orden básico. Simplemente da clic dentro de una columna de datos,
escoge la opción de orden y Excel reordenará los datos dentro de la hoja de cálculo.

He ordenado los datos en esta hoja de cálculo basados en los clientes solo con dos clics.
Consejo: También prueba ordenar cliqueando dentro de una columna y escoge  Ordenar  y
selecciona la manera que quieres ordenar los datos originales.
2. ¿Cómo NO Ordenar tus Datos de Excel?
También es importante aprender acerca de una de las maneras más peligrosas de ordenar datos
en Excel, un método que puede arruinar tus datos originales.
El problema ocurre cuando tienes una hoja de cálculo con muchos datos, pero accidentalmente
ordenas una columna de datos. Cada fila de datos en Microsoft Excel es realmente como un
registro de debe quedar de igual manera, en todas las filas.
En la captura de abajo, he dado color a las filas para que puedas ver el peligro de seleccionar y
ordenar solo los datos de una columna.

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He dado color a las filas en este ejemplo para que podamos asegurarnos de que nuestros datos
estén ordenados correctamente. Si los datos han sido ordenados correctamente, los colores
deben estar sobre cada fila sin romperse.
El gran error que los usuarios de Excel cometen es seleccionar una sola columna cuando
ordenan, y escoger la opción incorrecta en la siguiente ventana.
Excel incluso trata de advertirnos, con una ventana etiquetada 'Advertencia antes de Ordenar'.
La ventana emergente tiene opciones para Expandir la selección (¡escoge esta!) o Continua con
la selección actual.
Siempre he pensado que las opciones que esta ventana te da no son totalmente claras. Solo
tienes que saber que usarás Expandir la selección para asegurarte de que Excel incluya todas las
columnas cuando ordenas los datos.
Para probar, vamos a ver lo que pasa cuando hemos seleccionado una sola columna y
escogido Continuar con la selección actual.

Usando la opción de continuar con la selección actual solo ordenará una sola columna de datos,
que asegura que arruinará tu hoja de cálculo original.
En la captura de abajo, puedes ver que tan problemático es este tipo de orden. Aunque la
columna de Amount Billed (Cantidad Facturada) fue ordenada de la más pequeña a la más
grande, todas las columnas se quedaron en lugar. Esto significa que nuestros datos ya no son
correctos.

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Como puedes ver desde los conflictos de colores, solo los datos en la columna de Amount
Billed fue ordenada, así que la hoja de cálculo ahora es incorrecta.
En resumen, cuando se trata de ordenar datos, hay dos puntos claves de lo que no hay que
hacer:
No comiences resaltando una sola columna en tu hoja de cálculo.
No uses la opción Continuar con la selección actual si estás trabajando con una sola columna—
asegúrate de expandir tu selección de datos.
3. Ordenar Datos en Excel (Avanzado)
Hasta el momento, un simple método de ordenamiento nos ha permitido ordenar para un solo
tipo de dato. ¿Qué si queremos considerar dos tipos de datos en nuestro ordenamiento?
¿Qué si quisiéramos...?
Ordenar alfabéticamente por estado, y luego por condado en una hoja de cálculo.
Ordenar alfabéticamente por nombre de cliente y luego por cada tipo de proyecto que hicimos
por ellos.
Ordenar nuestros clientes en una lista alfabéticamente, y luego por cantidad para cada proyecto
individual, desde el más largo hasta el más pequeño.
La respuesta para todas estas es un orden avanzado, donde puedes comenzar a establecer
niveles múltiples de ordenación de datos. Vamos a ver este último ejemplo usando los datos de
muestra.
Para comenzar, da clic donde sea dentro de tus datos y encuentra la opción de  Ordenar y Filtrar,
y luego escoge Orden personalizado.

Accede a las opciones de orden avanzados escogiendo Ordenar y Filtrar > Orden Personalizado.
En esta ventana, podemos añadir niveles múltiples de orden. Comienza dando clic en la opción
desplegable, a la par de Ordenar por y escoge una columna que quieras ordenar.

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En mi caso, escogeré Cliente desde el menú desplegable, y dejaré Ordenar según puesto a
Valores, y el Criterio de ordenación a A a Z. Claramente, esto ordenará la hoja de cálculo basada
en orden alfabético.
Ahora vamos a dar clic en Añadir Nivel. Esto creará una nueva fila en las opciones de ordenación
y permitirnos añadir un segundo nivel de organización.
Puedo ahora escoger la Cantidad facturada desde el segundo menú desplegable. La combinación
de estas dos reglas comenzará ordenando basado en el nombre del cliente, y luego la cantidad
facturada en cada proyecto.

Podrías continuar añadiendo muchos niveles como quieras a esta ventana de ordenación
avanzada. La secuencia de las filas importa; puedes mover una fila arriba para ordenar la primera
por la cantidad facturada, por ejemplo, y luego por cliente.
Una vez que presionemos OK, Excel ordenará la hoja de cálculo basada en las reglas que hemos
hecho en esta ventana.
Consejo: para técnicas incluso más avanzadas, prueba con el menú desplegable de  Ordenar
según, para cambiar las características de ordenamiento, como ordenar según el color de la
celda.
Ordenación avanzada te permite hacer dos niveles de organización de datos en tu hoja de
cálculo. Si ordenar según un solo factor no es suficiente, usa ordenación avanzada para añadir
más eficacia.

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2. Filtrar datos
Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos
criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y
queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.
Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una empresa.  ¿Cómo
puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea muy difícil
de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.

Cómo crear filtros en Excel

Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro
del grupo Ordenar y filtrar.

Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los
encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El
comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.
Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo cual
insertará los filtros además de aplicar un formato especial a los datos.
Cómo usar los filtros en Excel
Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro
correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior,
mostrarán una lista de valores únicos con una caja de selección a la izquierda de cada uno.

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Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos valores que
deseamos visualizar en pantalla. También podemos utilizar la opción (Seleccionar todo) para
marcar o desmarcar todos los elementos de la lista. En la imagen anterior he elegido el nombre
Hugo de manera que el filtro mostrará solamente las filas con dicho nombre.

Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio de filtrado
establecido. Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado para indicarnos
que hemos aplicado un filtro. Además, los números de fila de Excel se muestran en un color
diferente indicándonos que existen filas ocultas.
Filtrar por varias columnas
Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla podemos filtrar por varias
columnas. En el ejemplo anterior filtré las filas pertenecientes a Hugo, pero si además necesito
saber las que pertenecen a la región Norte y Sur, entonces debo seleccionar dichas opciones
dentro del filtro de la columna Región:

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Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos criterios. Observa
que ambas columnas habrán cambiado sus iconos para indicarnos que se ha aplicado un filtro en
cada una de ellas.

Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos en nuestros datos y
entre más criterios de filtrado apliquemos mucha mayor será la segmentación de datos que
obtendremos.
Cómo quitar un filtro en Excel
Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro y
seleccionar la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna es el nombre de la columna que
hemos elegido. Esta acción eliminará el filtro de una sola columna, pero si tenemos filtros
aplicados a varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una sola acción, entonces
debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.

Filtrar en Excel buscando valores

Ya hemos visto que todos los filtros muestran una lista de valores únicos de la cual podemos
seleccionar uno o varios de ellos y justo por arriba de dicha lista de valores se muestra un cuadro
de texto que nos permite hacer una búsqueda. Por ejemplo, en la siguiente imagen he colocado
la palabra “este” en el cuadro de búsqueda y como resultado se ha modificado la lista de valores
mostrando solo aquellos donde se ha encontrado dicha palabra:

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Cuando tenemos una lista muy grande de valores únicos y no podemos identificar fácilmente
aquellos que deseamos seleccionar, podemos utilizar el cuadro de búsqueda para encontrar los
valores que necesitamos. También es posible utilizar caracteres comodines como el asterisco (*)
o el símbolo de interrogación (?) tal como si hiciéramos una búsqueda aproximada en Excel de
manera que podamos ampliar los resultados de búsqueda.

Filtros de texto en Excel

Además de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en una columna se detecta
el tipo de dato texto, se mostrará una opción de menú llamada Filtros de texto como la siguiente:

Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá
configurar cada uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir la opción  Comienza por se
mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

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Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la opción “comienza por”, entonces Excel
mostrará solamente los elementos de la columna Vendedor que comiencen por la letra “a”.
Filtros de número en Excel
De manera similar, si Excel detecta que una columna contiene valores numéricos, nos permitirá
utilizar filtros específicos para dicho tipo de dato tal como lo puedes observar en la siguiente
imagen:

A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitirá utilizar los Filtros de número para mostrar
valores que sean mayores o iguales que otro o simplemente aquellos que son superiores al
promedio.
Filtros de fecha en Excel
Las fechas son el tipo de dato que más opciones de filtrado nos proporcionan, tal como lo
muestra la siguiente imagen:

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Excel nos permitirá filtrar las fechas por días específicos como hoy, mañana o ayer e inclusive por
períodos de tiempo más largos como semanas, meses, trimestres o años con tan solo seleccionar
la opción adecuada.
Filtrar por color en Excel
No podíamos pasar por alto y dejar de hablar de la opción de Filtrar por color que nos ofrece
Excel. Para que esta opción se habilite es necesario que las celdas tengan aplicado un color de
relleno ya sea por una regla de formato condicional o modificando directamente el color de
relleno con las herramientas de formato. En nuestro ejemplo he aplicado una regla de formato
condicional para aquellas celdas que tengan un valor superior a $850 en la columna Total.

Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de la columna Total se
mostrará habilitada la opción Filtrar por color y dentro de ella podré elegir alguno de los colores
presentes en la columna.

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3. Esquema y subtotal de datos
Cuando tienes una tabla de datos con una gran cantidad de información, los subtotales en
Excel nos pueden ayudar a comprender e interpretar mejor la información. Excel permite agregar
subtotales de una manera muy sencilla.
Supongamos la siguiente tabla de datos de donde quiero obtener los subtotales de ventas por
cada mes:

Lo primero que debo hacer es ordenar los datos por la columna sobre la cual se obtendrán
los subtotales.  Para este ejemplo ordenaré los datos por la columna Mes. La columna se ordena
haciendo clic en cualquier celda de la columna y posteriormente seleccionado el
comando Ordenar de más antiguos a más recientes que se encuentra dentro de la ficha Inicio.

La tabla quedará ordenada por mes.

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El botón Subtotal en Excel
Para realizar la inserción de los subtotales en Excel debo pulsar el comando Subtotal que se
encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Esquema.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Subtotales.

Me debo asegurar de que la primera lista desplegable tenga seleccionada la opción Mes ya que
indica que para cada cambio de mes se insertará un subtotal. Además utilizaré la función Suma y
la columna Ventas que aparecen seleccionadas. Al hacer clic en Aceptar se insertarán
los subtotales.

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 Observa cómo Excel ha insertado una fila nueva que contiene el subtotal para cada mes. Además
a la izquierda de la hoja de cálculo Excel coloca controles adicionales que son útiles para ocultar o
mostrar los grupos de datos de acuerdo a los subtotales.  Al hacer clic en alguno de ellos el grupo
correspondiente se expande o se contrae:

Módulo 10: Archivos

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y
cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel.
Básicamente todas estas operaciones se encuentran en el menú Archivo.

3.1. Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión
para modificarlo, imprimirlo u otros, es decir, para realizar cualquier operación posterior sobre
éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco. Esta operación se
denomina Guardar.

Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:

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1. Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno
existente.

2. Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo,
sobreescribiéndolo.

 Para almacenar el archivo asignándole un nombre:

Haz clic el menú Archivo y elige la opción Guardar como. Dejaremos seleccionada la opción por
defecto, Equipo. De esta manera el archivo se almacenará en la memoria de nuestro equipo.
Veremos otras opciones en temas posteriores.

Pulsamos el botón Examinar.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

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Si el fichero ya existía, es decir, ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de
archivo su antiguo nombre. Si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo,
modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario, si quieres crear
otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado sin cambiar el documento
original tendrás que seguir estos pasos:

Selecciona la carpeta donde vas a grabar tu trabajo. Para ello deberás utilizar el explorador que se
incluye en la ventana.

En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo.

Y por último haz clic sobre el botón Guardar.

   Para guardar los cambios realizados sobre un archivo:

Selecciona la opción Guardar del menú Archivo.

O bien haz clic sobre el botón Guardar    de la Barra de Acceso Rápido. También puedes utilizar
la combinación de teclas Ctrl + G.

Si tratamos de guardar un archivo que aún no ha sido guardado nunca, aparecerá el cuadro de
diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a
guardar.

Cerrar un libro de trabajo

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar
utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre
de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.

 Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo

Selecciona el menú Archivo y elige la opción Cerrar.

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En caso de detectar un archivo al que se le ha realizado una modificación no almacenada, Excel
nos avisará de ello mostrándonos un cuadro de diálogo que nos dará a escoger entre tres
opciones:

- Cancelar: El archivo no se cierra.

- Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si aún no se había guardado
aparecerá el cuadro Guardar como para asignarle un nombre y ubicación.

- No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la última vez que
guardamos.

 Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar   de la barra de menú superior.

3.3. Empezar un nuevo libro de trabajo

Supongamos que estamos trabajando con un documento y queremos crear otro libro nuevo. Esta
operación se denomina Nuevo.

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, deberás seguir los siguientes pasos:

 Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo.

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  O bien utiliza la combinación de teclas CTRL+U.

Se mostrará, a la derecha del menú, un conjunto de opciones:

Lo habitual será hacer clic sobre Libro en blanco en la lista de opciones.

3.4. Abrir un libro de trabajo ya existente

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir.

Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del menú Archivo.

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  Por defecto tendremos seleccionada la opción Libros recientes, que nos muestra en el menú de
la derecha una lista de documentos abiertos anteriormente. Estarán ordenados por fecha de
última utilización, siendo el primero el más recientemente utilizado.

Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Libros recientes haz clic sobre la
chincheta   que se encuentra a su derecha. Esto lo fijará en la lista hasta que lo vuelvas a
desactivar.

 Si queremos abrir un documento que no aparezca en la lista de recientes y se encuentre

guardado en nuestro equipo, en lugar de Libros recientes seleccionamos la opción Equipo.

Seguidamente en el menú de la derecha hacemos clic sobre el botón Examinar.

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

Explora tus carpetas hasta encontrar el libro que te interesa, selecciónalo con un clic y después
pulsa el botón Abrir.

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Si en la carpeta donde se encuentra el archivo que buscas hay muchos otros archivos, puedes
optar por escribir el Nombre de archivo en el recuadro. A medida que vayas escribiendo, se
mostrará un pequeño listado de los archivos que coincidan con los caracteres introducidos.
Simplemente haz clic sobre él.

Nota: La forma de explorar las carpetas puede variar en función del sistema operativo que utilices.

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