PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA
Acciones para abordar riesgos y oportunidades
Mejorar la eficacia de su sistema aplicando acciones para abordar riesgos y
oportunidades, así como también trabajando en la mejora continua.
Explicación
Su organización deberá determinar las acciones adecuadas para tratar los
potenciales riesgos y oportunidades.
Esto significa que cuando planifique un nuevo producto o servicio, deberá pensar
en posibles errores y hacerlo “a prueba de error”, para que no se produzcan. Al
mismo tiempo que tendrá que pensar en cómo aprovechar las oportunidades que
se presenten. Esto resulta adecuado frente a problemas potenciales. Deberá
establecerse un procedimiento documentado para definir los siguientes requisitos:
Determinar los riesgos y oportunidades potenciales, así como también sus
causas.
Tomar en cuenta que dichos riesgos y oportunidades deber ser proporcionales al
impacto potencial en la conformidad del producto o servicio.
Evaluar la necesidad de acción para impedir que se produzcan.
Determinar e implementar la acción necesaria.
Registrar la acción emprendida.
Acción
El proceso de acción preventiva será similar. Construya un sistema que sirva para
identificar los riesgos y oportunidades potenciales, así como también sus causas.
Evalúe qué se puede hacer para eliminar la causa de manera que la no conformidad
no se produzca más; o en el caso de oportunidades, como evitar que no sean
desperdiciadas. Implemente la acción y efectúe el seguimiento para asegurarse de
que la medida emprendida haya sido eficaz. Esto da apoyo al tema de la mejora
continua según la nueva norma, plenamente sostenida por usted.
Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos
Los objetivos de la calidad deben de ser consistentes con la política de calidad,
además deben de ser relevantes para la conformidad de los productos o servicios, así
como mejorar la satisfacción del cliente.
Explicación
La Alta Dirección debe asegurarse de que los objetivos de calidad se establezcan en
los niveles y en las funciones correspondientes dentro de la empresa. Deberán ser
medibles y conformes a la política de calidad. Deben sumar al plan de la empresa
cualquier evaluación, ser revisados y mejorados a intervalos regulares.
Acción
La Alta Dirección debe revisar la política de calidad y establecer los objetivos medibles
para apoyo de la política de calidad. De esta manera los objetivos de producto y
proceso pueden ir desplegándose.
Asegúrese de que se asignen las responsabilidades para satisfacer los objetivos. Si
éstos no se satisfacen, la persona responsable debe saber por qué y señalarlo a la
dirección. La dirección debe tomar las medidas correspondientes, destinando
recursos, cambiando de enfoque o cambiando de objetivo.
Planificación de los cambios
La planificación de los cambios debe de ser realizada de manera sistemática y
planificada. Es necesario identificar: las consecuencias potenciales del cambio, quien
estará involucrado, cuando los cambios sucederán, y que recursos se necesitarán.
PREGUNTAS
1.- ¿Cómo abordar los riesgos?
Las opciones para abordar los riesgos pueden incluir: evitar riesgos, asumir riesgos
para perseguir una oportunidad, eliminar la fuente de riesgo, cambiar la probabilidad o
las consecuencias, compartir el riesgo o mantener riesgos mediante decisiones
informadas.
2.- ¿Cómo podemos lograr una mayor eficacia al implementar los nuevos objetivos?
Analiza y prioriza los riesgos y oportunidades
Define un plan de acción
Implementa el plan
Revisa la efectividad de las acciones definidas
Aprender de la experiencia
COMUNICACIÓN INTERNA
Tiene como fin definir los medios utilizados por la empresa para asegurar la eficaz
comunicación entre sus empleados.
La última cláusula que versa sobre responsabilidad, autoridad y comunicación, la 5.5.3
Comunicación Interna, establece que:
La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación
apropiados dentro de la organización y de que la comunicación se efectúa
considerando la eficacia del sistema de gestión de la calidad.
La comunicación dentro de la organización se realiza en varios niveles, desde
instrucciones y metas a cumplir por cada uno de los integrantes de la empresa hasta
reportes de desempeño y análisis de la posición competitiva de la organización.
En lo que se refiere a la calidad y más específicamente al Sistema de Gestión, la Alta
Dirección debe considerar los métodos de comunicación idóneos para cumplir con las
necesidades de la empresa.
Políticas, Objetivos y Metas
Se trata de información que no varía mucho con el tiempo y por lo general se
comunican a los nuevos integrantes de la organización durante la inducción al puesto.
Es una práctica común valerse de carteles o slogans para comunicar estos elementos
entre el personal, aunque el jefe de área o el gerente puede hacer una junta de trabajo
para hablar de nuevas políticas, objetivos o metas con sus subordinados.
Desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad
Cuando se tiene un personal altamente participativo en el SGC, los colaboradores
estarán al tanto de los resultados de las auditorías, el estado de las no conformidades
detectadas o la implantación de nuevas acciones de mejora.
Quizás, durante la comida de fin de año, se pueda presentar la oportunidad de hablar
de este tema como un recuento de los logros del período y los retos que están por
venir.
Control documental
Si el personal trabaja en una oficina con una computadora, se puede implantar un
sistema de trabajo para la gestión, almacenamiento y respaldo de documentos y
registros del SGC. De manera rudimentaria se pueden crear carpetas compartidas,
pero si los recursos lo permiten, sofisticadas plataformas de colaboración.
El gran aporte de estos sistemas es que permiten dar seguimiento a la colaboración
entre el personal sobre la generación, modificación, aprobación y revisión de
documentos del SGC.
Reportes
Del mismo modo que se generan reportes para informar el desempeño del área, se
debe establecer el contenido y la frecuencia con que se generan y envían los reportes
del desempeño del SGC.
De nueva cuenta, una plataforma como el SharePoint ayuda a automatizar dichos
reportes y a visualizarlos en tiempo real.
Otros avisos
Los pizarrones en el área pueden ser efectivos para comunicar nuevos procedimientos
u objetivos. Si se requiere de una acción más directa, se pueden distribuir circulares y
pedir que el personal firme de enterados.
En este aspecto, el correo electrónico puede ser un medio de distribución adecuado
para este tipo de información.
PREGUNTAS
1.- ¿A qué se refiere el tema “comunicación interna” dentro de las empresas?
Tiene como fin definir los medios utilizados por la empresa para asegurar la eficaz
comunicación entre sus empleados.
2.- ¿Qué tipos de medios de comunicación podemos implementar en una empresa?
Políticas, objetivos y metas
Desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad
Control documental
Reportes
Otros avisos (Los pizarrones, letreros, folletos, carteles, entre otros)
