2010

Microsoft
Access
Por: César Novoa
Desarrollado para: Fundación de Egresados U. D. - 2010 Nivel Básico,
Carrera 18 No. 32A – 18 Intermedio y
Bogotá D.C., Colombia
Derechos Reservados. Avanzado
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Contenido
Administración de archivos y datos .............................................................................................. 5

Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo, como PDF y XPS........................... 5

Crear una nueva base de datos................................................................................................. 5

Abrir una base de datos existente .......................................................................................... 11

Agregar uno o varios registros a una base de datos ............................................................... 13

Archivar datos de Access......................................................................................................... 27

Eliminar uno o varios registros de una base de datos ............................................................ 33

Actualizar los datos de una base de datos .............................................................................. 40

Usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cambiar datos...................................... 53

Usar una lista que almacene varios valores ............................................................................ 61

Hacer una copia de seguridad de una base de datos.............................................................. 63

Deshacer y rehacer operaciones de escritura......................................................................... 65

Convertir una base de datos de Access 2010 a un formato de archivo anterior.................... 66

Consultas ..................................................................................................................................... 73

Ejecutar una consulta.............................................................................................................. 73

Ejecutar una consulta de selección o de tabla de referencias cruzadas................................. 73

Combinar tablas y consultas ................................................................................................... 77

Crear una consulta de datos anexados ................................................................................... 81

Comparar dos tablas y buscar sólo datos coincidentes .......................................................... 85

Comparar dos tablas y buscar registros no coincidentes........................................................ 89

Editar los datos de una consulta ............................................................................................. 91

Crear una consulta de actualización ....................................................................................... 94

Crear una consulta de creación de tabla............................................................................... 102

Usar consultas para eliminar uno o varios registros de una base de datos.......................... 104

Mensaje de error "No se pudo eliminar nada en las tablas especificadas".......................... 110

Contar datos mediante una consulta.................................................................................... 111

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Ejemplos de criterios de consulta ......................................................................................... 114

Sumar datos mediante una consulta .................................................................................... 122

Facilitar la lectura de datos de resumen mediante una consulta de tabla de referencias

cruzadas ................................................................................................................................ 132

Usar una consulta como origen de registros de un formulario o informe ........................... 135

Usar parámetros en consultas e informes ............................................................................ 137

Buscar, ocultar o eliminar datos duplicados ......................................................................... 141

Buscar registros con las fechas más recientes o más antiguas ............................................. 164

Buscar registros con valores superiores o inferiores en un grupo o campo......................... 171

Actualizar datos o realizar una nueva consulta de datos...................................................... 178

Conversión................................................................................................................................. 179

Diferencias entre los formatos de archivo ACCDB y MDB .................................................... 179

Migrar a Access 2010 ............................................................................................................ 181

Convertir una base de datos al formato de archivo de Access 2010 .................................... 181

Convertir una base de datos de Access 2010 a un formato de archivo anterior.................. 184

Datos Adjuntos.......................................................................................................................... 185

Adjuntar archivos a los registros de una base de datos........................................................ 185

Datos Externos .......................................................................................................................... 189

Importar .................................................................................................................................... 189

Importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access......................................... 189

Importar o vincular a los datos de un libro de Excel............................................................. 193

Importar o vincular a los datos de un archivo de texto ........................................................ 201

Datos Externos .......................................................................................................................... 209

Exportar..................................................................................................................................... 209

Exportar un objeto de base de datos a otra base de datos de Access.................................. 209

Exportar datos a Excel ........................................................................................................... 211

Diseño de Base de Datos........................................................................................................... 215

Conceptos básicos del diseño de una base de datos ............................................................ 215

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Crear tablas en una base de datos ........................................................................................ 224

Información sobre la estructura de una base de datos de Access........................................ 238

Crear una regla de validación para validar los datos de un campo ...................................... 243

Establecer valores predeterminados para campos o controles............................................ 248

Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla....................................................... 250

Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal....................................................... 255

Crear una máscara de entrada para especificar los valores de campos o controles con un
formato determinado ........................................................................................................... 258

Crear un índice y utilizarlo para mejorar el rendimiento...................................................... 262

Obligar a insertar valores en un campo ................................................................................ 264

Eliminar un campo ................................................................................................................ 265

Referencia rápida de propiedades de campo ....................................................................... 266

Facilitar el uso de una base de datos personalizando y controlando el panel de exploración

............................................................................................................................................... 271

Impedir valores duplicados en un campo ............................................................................. 278

Introducción a los tipos de datos y las propiedades de los campos ..................................... 279

Agregar un campo existente a una tabla .............................................................................. 292

Crear, modificar o eliminar una relación .............................................................................. 294

Establecer opciones de Autocorrección de nombres ........................................................... 301

Documentar e imprimir el diseño de la base de datos ......................................................... 303

Guía de relaciones de tablas ................................................................................................. 304

Insertar, crear o eliminar un campo que almacena datos de texto...................................... 314

Insertar, crear o eliminar un campo que almacena valores numéricos................................ 318

Insertar, crear o eliminar un campo que almacena valores de fecha................................... 321

Insertar o agregar un campo de texto enriquecido .............................................................. 325

Agregar o cambiar una columna de búsqueda ..................................................................... 328

Agregar o cambiar una columna de búsqueda que permita almacenar varios valores ....... 337

Expresiones ............................................................................................................................... 342

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Introducción a las expresiones.............................................................................................. 342

Crear una expresión .............................................................................................................. 346

Usar el Generador de expresiones para crear expresiones .................................................. 355

Tabla de operadores ............................................................................................................. 366

Usar el Generador de expresiones........................................................................................ 368

Crear una fórmula en Access................................................................................................. 372

Crear expresiones condicionales (booleanas)....................................................................... 372

Agregar una marca de fecha u hora a nuevos registros ....................................................... 374

Combinar valores de texto mediante una expresión............................................................ 374

Crear un cuadro de texto que busque un valor de una tabla ............................................... 376

Filtrar y Ordenar........................................................................................................................ 376

Filtrar: limitar el número de registros en una vista............................................................... 376

Ordenar registros distinguiendo mayúsculas de minúsculas................................................ 384

Ordenar registros de manera personalizada ........................................................................ 385

Ordenar registros por valores numéricos, de texto o de fecha ............................................ 386

Formularios e Informes ............................................................................................................. 389

Crear informes sencillos........................................................................................................ 389

Guía para diseñar informes................................................................................................... 396

Formularios ............................................................................................................................... 402

Guía básica para crear un formulario.................................................................................... 402

Establecer el formulario predeterminado que aparecerá al abrir una base de datos.......... 404

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario................................................... 404

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco .................................. 405

Crear un formulario mediante el Asistente para formularios............................................... 407

Crear un formulario mediante la herramienta Varios elementos ........................................ 407

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Administración de archivos y datos

Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo, como PDF y XPS
Hay muchas situaciones donde es útil guardar el archivo con un formato de diseño fijo que sea fácil de compartir e
imprimir pero difícil de modificar. Los currículos, documentos jurídicos, boletines informativos y otros archivos
concebidos para ser leídos e impresos principalmente, son algunos ejemplos de estos casos. 2010 Microsoft Office
System ofrece un complemento gratuito para guardar o exportar este tipo de archivo, pero debe antes instalar el
complemento para poder utilizarlo. También hay productos de otros fabricantes disponibles para exportar un
archivo de Microsoft Office en un documento con diseño fijo.

Aprender sobre los formatos de archivo PDF y XPS

Si utiliza un complemento, puede guardar o exportar un archivo desde un programa de Microsoft Office con los
siguientes formatos:

Formato de documento portátil (PDF) PDF es un archivo electrónico con diseño fijo que conserva el formato del
documento y que permite compartir archivos. El formato PDF garantiza que, cuando el archivo se ve en línea o se
imprime, conserva exactamente el formato deseado y que los datos del archivo no se pueden cambiar fácilmente. El
formato PDF también es útil para documentos que se reproducirán utilizando métodos comerciales de impresión.
Especificación de papel XML (XPS) es un archivo electrónico con diseño fijo que conserva el formato del
documento y que permite compartir archivos. El formato XPS garantiza que, cuando el archivo se ve en línea o se
imprime, conserva exactamente el formato deseado y que los datos del archivo no se pueden cambiar fácilmente.
Instalar y usar el complemento Guardar como PDF o XPS de Microsoft
Para guardar o exportar un archivo como PDF o XPS, antes debe instalar el complemento Guardar como PDF o XPS
para 2010 Microsoft Office System.
Vaya al sitio del Complemento de Microsoft Office 2010: Guardar como PDF o XPS de Microsoft y siga las
instrucciones.

Crear una nueva base de datos

Conocer la página Introducción a Microsoft Office Access
Al iniciarse Access por primera vez o al cerrarse una base de datos sin que se cierre Access, aparece la página
Introducción a Microsoft Office Access.

Esta página es el punto de partida para crear nuevas bases de datos, abrir bases de datos existentes o consultar el
contenido destacado de Microsoft Office Online.

Crear una base de datos mediante una plantilla

Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar el proceso de creación de bases
de datos. Una plantilla es una base de datos lista para utilizar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e
informes necesarios para realizar una tarea específica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un
seguimiento de las incidencias, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas
contienen un pequeño número de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar su modo de empleo. Las plantillas
de base de datos se pueden usar tal cual están, o puede personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades.

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Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma más rápida de empezar a crear una base de datos
suele ser utilizar una de ellas. Sin embargo, si hay datos de otro programa que desea importar a Access, tal vez
considere conveniente crear una base de datos sin plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida
y puede resultar muy laborioso adaptar los datos existentes a esa estructura.

Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botón Microsoft Office y luego haga clic en Cerrar base de
datos para mostrar la página Introducción a Microsoft Office Access.
En el centro de la página Introducción a Microsoft Office Access aparecen varias plantillas destacadas y, cuando
haga clic en los vínculos del panel Categorías de plantillas, aparecerán otras nuevas. Puede descargar también más
plantillas del sitio Web de Office Online. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener información
detallada.
Haga clic en la plantilla que desee utilizar.
Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo, pero puede cambiar
ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del
cuadro de nombre de archivo, haga clic en , busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos y, a
continuación, haga clic en Aceptar. También puede crear y vincular la base de datos a un sitio de Microsoft
Windows SharePoint Services 3.0.
Haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online).
Access crea o descarga la base de datos y, a continuación, la abre. Aparece un formulario en el que puede empezar
a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en
el selector de registro (el cuadro atenuado o la barra que aparece a la izquierda del registro) y luego siguiendo este
procedimiento:
En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar.
Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y empiece a escribir. Utilice el panel
de exploración para buscar otros formularios o informes que tal vez desee utilizar.

Crear una base de datos sin plantilla

Si no le interesa utilizar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus propias tablas, formularios,
informes y otros objetos de base de datos. En la mayoría de los casos, este proceso implica alguna o ambas de estas
operaciones:
Escribir, pegar o importar datos en la tabla que se crea al crear una nueva base de datos y, a continuación, repetir el
proceso con las nuevas tablas que cree mediante el comando Tabla en la ficha Crear.
Importar datos de otros orígenes y crear tablas en el proceso.

Crear una base de datos en blanco

En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos
en blanco.

En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no especifica
una extensión de nombre de archivo, Access la agrega automáticamente. Para cambiar la ubicación predeterminada
del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos (situado junto al cuadro Nombre
de archivo), busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Haga clic en Crear.
Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, a continuación, abre Tabla1 en la vista Hoja
de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.
Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la sección
Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.
Escribir información en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de cálculo de Microsoft Office
Excel 2010. La estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos: cuando se agrega una nueva columna a
la tabla, se define un nuevo campo. Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de
los datos que escribe.
Si, de momento, no desea incluir información en Tabla1, haga clic en Cerrar . Si realizó cambios en la tabla,
Access le pedirá que guarde los cambios efectuados en la tabla. Haga clic en Sí para guardar los cambios, haga clic
en No para descartarlos o haga clic en Cancelar para dejar la tabla abierta.

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Agregar una tabla

Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo Tablas en la ficha
Crear.

Crear una tabla empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede escribir datos
inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se
asignan mediante números (Campo1, Campo2, etc.) y Access define automáticamente el tipo de datos de cada
campo en función de los datos que escribe.
En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.
Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.

Si no ve una columna Agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la vista Diseño en lugar de en la vista Hoja
de datos. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla del panel de exploración. Access pide un
nombre para guardar la nueva tabla y, a continuación, cambia a la vista Hoja de datos.
En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo.
Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos utilizados
habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de datos, Access agregará un
campo por ese nombre y establecerá sus propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede
cambiar las propiedades más adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deberá arrastrarlo hasta un área de la hoja
de datos que contenga datos. Aparece una barra de inserción vertical, que le indica dónde se colocará el campo.
Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro origen, tal y como se
describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.
Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de columna y escriba el nuevo
nombre.
Es recomendable asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber qué contiene cuando lo
examine en el panel Lista de campos.
Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionar la columna y, a continuación, arrastre la
columna a la ubicación que desee.
Puede seleccionar también varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez a una nueva ubicación. Para
seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el título de la primera columna y, a continuación, con la tecla
MAYÚS presionada, haga clic en el título de la última columna.
Crear una tabla empezando en la vista Diseño En la vista Diseño, cree primero la estructura de la nueva tabla. A
continuación, cambie a la vista Hoja de datos para escribir datos o introduzca datos mediante otro método, como
pegar o importar.
En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Diseño de tabla.
Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre del campo y, a continuación, seleccione un
tipo de datos de la lista Tipo de datos.

Si no ve las columnas Nombre de campo y Tipo de datos, puede que se encuentre en la vista Hoja de datos en lugar
de la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el panel de exploración y
luego haga clic en la Vista Diseño . Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuación, cambia a la
vista Diseño.
Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna Descripción. La descripción se muestra
en la barra de estado cuando el cursor se sitúa en ese campo en la vista Hoja de datos. La descripción se usa
también como texto de la barra de estado para los controles de un formulario o informe que se crean arrastrando el
campo desde el panel Lista de campos, y para los controles que se crean para ese campo mediante el Asistente para
formularios o el Asistente para informes.
Después de agregar todos los campos, guarde la tabla:

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

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Puede empezar a escribir datos en la tabla en cualquier momento cambiando a la vista Hoja de datos y haciendo clic
en la primera celda vacía. Puede pegar también datos de otro origen, tal como se describe en la sección Copiar
datos de otro origen en una tabla de Access.
Crear una tabla mediante una plantilla Access proporciona plantillas para los tipos de tablas más comunes. Con un
simple clic de mouse, puede crear una estructura de tabla completa con campos ya configurados y listos para usar.
Si es necesario, puede agregar o eliminar campos para que la tabla se ajuste a sus necesidades.
En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación, seleccione una de las plantillas
disponibles de la lista.
Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro origen, tal y como se
describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.
Para eliminar una columna
Haga clic con el botón secundario en el encabezado de la columna y, a continuación, haga clic en Eliminar columna
.
Para agregar una nueva columna
En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo.
Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos utilizados
habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de datos, Access agregará un
campo por ese nombre y establecerá sus propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede
cambiar las propiedades más adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deberá arrastrarlo hasta un área de la hoja
de datos que contenga datos. Aparece una barra de inserción vertical, que le indica dónde se colocará el campo.
Guarde la tabla:

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

Definir propiedades de campo en la Vista Diseño Independientemente de cómo haya creado la tabla, es
conveniente examinar y definir las propiedades de los campos. Esto sólo se puede hacer en la vista Diseño. Para
cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla en el panel de exploración y, a
continuación, haga clic en la Vista Diseño. Para ver las propiedades de un campo, haga clic en el campo en la
cuadrícula de diseño. Las propiedades aparecen debajo de la cuadrícula de diseño, bajo Propiedades del campo.
Para ver una descripción de cada propiedad del campo, haga clic en la propiedad y lea la descripción en el cuadro
situado junto a la lista de propiedades bajo Propiedades del campo. Puede obtener información más detallada
presionando F1.

En la tabla siguiente se describen algunas de las propiedades de campo que suelen ajustarse.
Propiedad Descripción
Tamaño del Para los campos de texto, esta propiedad define el número máximo de caracteres que se puede almacenar
campo en el campo. El valor máximo es 255. Para los campos numéricos, esta propiedad define el tipo de número
que se va a almacenar (Entero largo, Doble, etc.). Para permitir un almacenamiento de los datos más
eficaz, es aconsejable asignar la menor cantidad de espacio prevista para los datos. Puede aumentar ese
valor posteriormente si cambian sus necesidades.
Formato Esta propiedad define el modo en que se muestran los datos. No afecta a los datos reales cuando se
almacenan en el campo. Puede seleccionar un formato predefinido o especificar un formato personalizado.
Máscara de Utilice esta propiedad para especificar un modelo para todos los datos que se incluyan en este campo. De
entrada este modo, se asegurará de que todos los datos se escriben correctamente y contienen el número de

caracteres necesario. Para obtener ayuda en la creación de una máscara de entrada, haga clic en
situado en el margen derecho del cuadro de propiedades.
Valor Utilice esta propiedad para especificar el valor predeterminado que aparecerá en este campo cada vez que
predeterminado se agregue un nuevo registro. Por ejemplo, si hay un campo de fecha/hora en el que siempre desea
registrar la fecha en la que se agregó el registro, puede escribir "Fecha()" (sin las comillas dobles) como
valor predeterminado.
Requerido Esta propiedad indica si un valor es necesario en este campo. Si establece esta propiedad en Sí, Access no
permite que se agregue un nuevo registro a menos que se especifique un valor para este campo.

Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access

Si los datos están almacenados en otro programa, como Office Excel 2010, puede copiarlos y pegarlos en una tabla
de Access. En general, este proceso funciona mejor si los datos ya están separados en columnas, como ocurre en las
hojas de cálculo de Excel. Si los datos están en un programa de procesamiento de texto, es conveniente separar las
columnas de datos con tabulaciones o convertir los datos en una tabla en el programa de procesamiento de texto
antes de copiar los datos. Si los datos requieren modificación o algún tipo de manipulación (por ejemplo, separar los
nombres completos en nombres y apellidos), quizás prefiera realizar esta operación antes de copiar los datos,
especialmente si no está familiarizado con Access.
Cuando pegue los datos en una tabla vacía, Access definirá el tipo de datos de cada campo de acuerdo con la clase
de datos que encuentre. Por ejemplo, si un campo pegado no contiene más que valores de fecha, Access aplica el

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tipo de datos Fecha/Hora a ese campo. Si el campo pegado sólo contiene las palabras "sí" y "no", Access aplica el
tipo de datos Sí/No al campo.
Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila de datos pegados. Si la
primera fila de datos pegados es del mismo tipo que las filas siguientes, Access determina que la primera fila forma
parte de los datos y asigna nombres de campo genéricos (F1, F2, etc.). Si la primera fila de datos pegados no es
similar a las siguientes filas, Access determina que la primera fila consiste en nombres de campos. Access asigna
nombres a los campos en consecuencia y no se incluye la primera fila en los datos.
Si Access asigna nombres de campo genéricos, deberá cambiar los nombres de los campos lo antes posible para
evitar confusiones.Siga este procedimiento:
Guarde la tabla.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a continuación, escriba un nombre de
campo válido para cada columna. Puede parecer que está escribiendo datos, pero la fila de encabezado de columna
contiene nombres de campo y no contiene datos.
Guarde la tabla de nuevo.

Puede cambiar también el nombre de los campos editándolos en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño,
haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla en el panel de exploración y, a continuación, haga
clic en Vista Diseño. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla en el panel de exploración.

Importar, anexar o vincular a datos de otro origen

Es posible que tenga datos almacenados en otro programa y desee importar esos datos a una nueva tabla o
anexarlos a una tabla existente de Access. O tal vez trabaje con personas que almacenan sus datos en otros
programas y desee trabajar con esos datos en Access vinculándose a los mismos. En cualquier caso, Access permite
trabajar fácilmente con datos de otros orígenes. Puede importarlos de una hoja de cálculo de Excel, de una tabla de
otra base de datos de Access, de una lista de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 o de diversos otros
orígenes. El proceso que se usa varía ligeramente en función del origen, pero para empezar puede utilizar el
procedimiento siguiente.
En Access, en la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando correspondiente al tipo de
archivo que va a importar.

Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de
programa que necesita, haga clic en Más.
Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez necesite iniciar el programa en el que creó
originalmente los datos y, a continuación, usar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo
común (como un archivo de texto delimitado (archivo de texto delimitado: archivo que contiene datos donde los
valores de campo individuales están separados por un carácter, como una coma o una ficha.)) e importar los datos a
Access.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para buscar el archivo de datos de origen o
escriba la ruta de acceso completa del archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo.
Haga clic en la opción que desee (todos los programas permiten importar y algunos permiten anexar o vincular)
bajo Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos actual. Puede crear una nueva tabla
que use los datos importados, o bien, (con algunos programas) puede anexar los datos a una tabla existente o crear
una tabla vinculada que mantenga un vínculo a los datos del programa de origen.
Si se inicia un asistente, siga las instrucciones que aparecen en las páginas del asistente. En la última página del
asistente, haga clic en Finalizar.
Si importa objetos o vincula tablas de una base de datos de Access, aparece el cuadro de diálogo Importar objetos o
Vincular tablas. Elija los elementos que desee y haga clic en Aceptar.
El proceso exacto depende de si opta por importar, anexar o vincular datos.
Access le preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de realizar. Si cree que
en el futuro volverá a realizar la misma operación de importación, haga clic en Guardar los pasos de la importación y
especifique los detalles. Puede repetir fácilmente la operación más adelante haciendo clic en Importaciones
guardadas en el grupo Importar de la ficha Datos externos. Si no desea guardar los detalles de la operación,
haga clic en Cerrar.

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Si opta por importar una tabla, Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, muestra la tabla bajo
el grupo Tablas en el panel de exploración. Si opta por anexar datos a una tabla existente, los datos se agregan a esa
tabla. Si opta por vincular a datos, Access crea una tabla vinculada bajo el grupo Tablas en el panel de exploración.

Abrir una base de datos de Access existente

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la base de datos que desee abrir.
Siga uno de estos procedimientos:
Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado especificado en el cuadro de diálogo
Opciones de Access o en el modo establecido por una directiva administrativa.
Haga clic en Abrir para abrir la base de datos para acceso compartido en un entorno de multiusuario, de manera
que cualquier usuario pueda leer y escribir en la base de datos.
Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo sólo lectura para abrir la base
de datos en acceso de sólo lectura y, de esta forma, poder verla pero no editarla. Otros usuarios pueden seguir
leyendo y escribiendo en la base de datos.
Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo exclusivo para abrir la base de
datos en acceso exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta en acceso exclusivo, cualquiera que intente abrir
la base de datos recibe el mensaje "el archivo ya está en uso".
Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo exclusivo de sólo lectura para
abrir la base de datos en acceso exclusivo. Otros usuarios pueden seguir abriendo la base de datos pero estarán
limitados al modo de sólo lectura.
Si no encuentra la base de datos que desea abrir
En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en Mi PC, o bien, haga clic en Mi PC en la lista desplegable Buscar en.
En la lista de unidades, haga clic con el botón secundario del mouse en la unidad en la que cree que podría estar la
base de datos y, a continuación, haga clic en Buscar.
Escriba los criterios de búsqueda en el cuadro de diálogo Resultados de la búsqueda y, a continuación, haga clic en
Buscar para buscar la base de datos.
Si encuentra la base de datos, haga doble clic en ella para abrirla.
Debe hacer clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Abrir para que la base de datos se abra. A continuación, cierre
el cuadro de diálogo Resultados de la búsqueda.
Puede abrir directamente un archivo de datos en un formato de archivo externo, como dBASE, Paradox, Microsoft
Exchange o Excel. Puede abrir también directamente cualquier origen de datos ODBC (origen de datos ODBC: datos
e información necesaria para tener acceso a esos datos desde programas y bases de datos que admitan el protocolo
ODBC (conectividad abierta de bases de datos).), como Microsoft SQL Server o Microsoft FoxPro. Access crea
automáticamente una nueva base de datos de Access en la misma carpeta que el archivo de datos y agrega vínculos
a cada tabla de la base de datos externa.

Sugerencias
Para abrir una de las últimas bases de datos abiertas, haga clic en el nombre de archivo de esa base de datos en la
lista Abrir base de datos reciente en la página Introducción a Microsoft Office Access. Access abrirá la base de datos
con la misma configuración de opciones que tenía cuando se abrió por última vez. Si no se muestra la lista de

archivos recientemente utilizados, haga clic en el botón Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de
Access. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Avanzadas. En Mostrar, escriba el número de
documentos que se van a mostrar en la lista Documentos recientes, hasta un máximo de nueve.

Si va a abrir una base de datos haciendo clic en el botón Microsoft Office y utilizando el comando Abrir, puede
ver una lista de accesos directos a bases de datos que ha abierto anteriormente haciendo clic en Documentos
recientes en el cuadro de diálogo Abrir.

Crear una plantilla personalizada en blanco

Cuando se crea una nueva base de datos en blanco, Access abre una nueva tabla en la que se pueden incluir datos,
pero no crea ningún otro objeto en la base de datos. Si desea que haya otros objetos, como formularios, informes,
macros o tablas adicionales en todas las nuevas bases de datos que cree, puede crear una plantilla personalizada en
blanco que contenga esos objetos. De ese modo, la próxima vez que cree una nueva base de datos, ya contendrá los
objetos incluidos en la plantilla. Además de estos objetos, la plantilla puede incluir tablas previamente rellenadas
con datos, así como cualquier configuración especial, propiedad de base de datos o código que desee tener en
todas las bases de datos nuevas.
Por ejemplo, supongamos que tiene una colección de macros que desea usar en todos los proyectos. Si crea una
plantilla en blanco que contenga esas macros, Access las incluye en todas las nuevas bases de datos que cree.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Puede crear plantillas en blanco con el formato de archivo de Office Access 2010, el formato de archivo de Access
2002-2003 o el formato de archivo de Access 2000. La plantilla debe denominarse En_blanco.accdb para el formato
de archivo de Office Access 2010 y En_blanco.mdb para los formatos de archivo de las versiones anteriores.
Si el formato de archivo predeterminado está configurado en el formato de Access 2000 o Access 2002-2003, Access
usa En_blanco.mdb como nombre de archivo para la plantilla en blanco. La nueva base de datos se crea con el
mismo formato de archivo que En_blanco.mdb. Por ejemplo, incluso si el formato de archivo predeterminado es el
de Access 2000, cuando la plantilla denominada En_blanco.mdb tiene el formato de archivo de Access 2002-2003,
todas las nuevas bases de datos tienen el formato de Access 2002-2003.
Si el formato de archivo predeterminado es el de Access 2010, Access usa En_blanco.accdb como nombre de
archivo para la plantilla en blanco.

¿Cómo se cambia el formato de archivo predeterminado?

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Más frecuentes.
En Creando bases de datos, seleccione el formato que desee en la lista desplegable Formato de archivo
predeterminado.
Para crear una plantilla en blanco, siga uno de estos procedimientos:
Cree una nueva base de datos (puede denominarla En_blanco o asignarle un nombre temporal) y, a continuación,
importe o cree los objetos que desee incluir en la plantilla.
Realice una copia de una base de datos existente que ya contiene los objetos que desee incluir en la plantilla y, a
continuación, elimine los objetos que no desee incluir.
Tras incluir los objetos que desee en la plantilla, deberá guardarla en una ubicación específica.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, seleccione Guardar como.

En Guardar la base de datos en otro formato, haga clic en el formato de archivo que desee para la plantilla.
En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya a una de estas dos carpetas de plantillas:
Carpeta de plantillas del sistema Por ejemplo, C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Plantillas\3082\Access
Carpeta de plantillas personales Por ejemplo:
En Microsoft Windows Vista c:\Users\nombre de usuario\Documents
En Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP C:\Documents and Settings\nombre de
usuario\Application Data\Microsoft\Plantillas
Las plantillas en blanco de la carpeta de plantillas del sistema reemplazan las plantillas en blanco de cualquier
carpeta de plantillas personales.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba En_blanco.accdb (o En_blanco.mdb si crea una plantilla en una versión
anterior) y, a continuación, haga clic en Guardar.
Ahora que la nueva plantilla tiene una ubicación, los objetos de la plantilla se incluirán de forma predeterminada en
todas las bases de datos que cree. Access abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos, de la misma manera que
cuando se crea una base de datos en blanco sin plantilla.
Para dejar de usar la plantilla en blanco, elimine o cambie el nombre del archivo En_blanco.accdb (o En_blanco.mdb
para las versiones anteriores de Access).

Abrir una base de datos existente

Abrir una base de datos de Access desde el Explorador de Windows
En el Explorador de Windows, vaya a la unidad o carpeta que contiene el archivo de base de datos de Access que
desea abrir y haga doble clic en la base de datos.
Se inicia Access y se abre la base de datos.

Abrir una base de datos en Access

Si ya se está ejecutando Access, utilice el procedimiento siguiente para abrir la base de datos:

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Haga clic en un acceso directo del cuadro de diálogo Abrir o en el cuadro Buscar en y, a continuación, haga clic en la
unidad o carpeta que contenga la base de datos que desee.
En la lista de carpetas, vaya a la carpeta que contiene la base de datos.
Cuando encuentre la base de datos, siga uno de estos procedimientos:
Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado especificado en el cuadro de diálogo
Opciones de Access o en el modo establecido por una directiva administrativa.
Haga clic en Abrir para abrir la base de datos para acceso compartido en un entorno de multiusuario, de manera
que cualquier usuario pueda leer y escribir en la base de datos.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo sólo lectura para abrir la base
de datos en acceso de sólo lectura y, de esta forma, poder verla pero no editarla. Otros usuarios pueden seguir
leyendo y escribiendo en la base de datos.
Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo exclusivo para abrir la base de
datos en acceso exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta en acceso exclusivo, cualquiera que intente abrir
la base de datos recibe el mensaje "el archivo ya está en uso".
Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo exclusivo de sólo lectura para
abrir la base de datos en acceso exclusivo. Otros usuarios pueden seguir abriendo la base de datos pero estarán
limitados al modo de sólo lectura.

Si no puede encontrar la base de datos que desea abrir

En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en el acceso directo Mi PC situado a la izquierda (o en el cuadro Buscar en,
haga clic en Mi PC).
En la lista de unidades, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la unidad en la que cree que podría
estar la base de datos y haga clic en Buscar.
Especifique sus criterios de búsqueda y presione ENTRAR para buscar la base de datos.
Si encuentra la base de datos, haga doble clic en ella en el cuadro de diálogo de búsqueda para abrirla.
Como la búsqueda se inició en el cuadro de diálogo Abrir, debe hacer clic en Cancelar de ese cuadro de diálogo
antes de abrir la base de datos.
Se puede abrir un archivo de datos en un formato de archivo externo, como dBASE, Paradox, Microsoft Exchange o
Microsoft Office Excel 2010. También puede abrir directamente cualquier origen de datos ODBC (origen de datos
ODBC: datos e información necesaria para tener acceso a esos datos desde programas y bases de datos que
admitan el protocolo ODBC (conectividad abierta de bases de datos).), como Microsoft SQL Server o Microsoft
FoxPro. Access crea automáticamente una nueva base de datos de Access en la misma carpeta que el archivo de
datos y agrega vínculos a cada tabla en la base de datos externa.
Sugerencias
Para abrir una de las últimas bases de datos que se hayan abiertas, haga clic en el nombre de archivo en la lista
Abrir base de datos reciente en la página Introducción a Microsoft Office Access. Access abrirá la base de datos con
la misma configuración de opciones que tenía cuando se abrió por última vez. Si no se muestra la lista de archivos
recientemente utilizados:

Haga clic en el botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Avanzadas.
En Mostrar, escriba un número en el cuadro Mostrar este número de documentos recientes (el máximo es nueve).
Si está abriendo una base de datos utilizando el comando Abrir, puede ver una lista de accesos directos a bases de
datos que ha abierto anteriormente haciendo clic en Documentos recientes en el cuadro de diálogo Abrir.

Abrir varias bases de datos al mismo tiempo

En una única instancia de Access, puede tener sólo una base de datos abierta a la vez. Es decir, no puede iniciar
Access, abrir una base de datos y después abrir otra base de datos sin cerrar la primera. Sin embargo, puede
ejecutar varias instancias de Access al mismo tiempo, cada una de ellas con una base de datos abierta. Cada vez que
inicia Access, abre una nueva instancia de la aplicación. Por ejemplo, para tener dos bases de datos de Access
abiertas al mismo tiempo, inicie Access y abra la primera base de datos y, a continuación, inicie una nueva instancia
de Access y abra la segunda base de datos.
El número de instancias de Access que se pueden ejecutar simultáneamente está limitado a la cantidad de
memoria disponible. La memoria disponible depende de la cantidad de RAM que tiene el equipo y de la memoria
que utilizan los otros programas que se están ejecutando al mismo tiempo.
Cada instancia de Access se ejecuta en una ventana independiente. Si se está ejecutando más de una instancia de
Access y desea verlas simultáneamente, puede disponer las ventanas en mosaico.

Para disponer más de una ventana de Access en mosaico

Para aquellos programas que no desea organizar en mosaico, haga clic en el botón Minimizar de la esquina superior
derecha de la ventana.
Haga clic con el botón secundario del mouse en la barra de tareas de Windows y, a continuación, haga clic en
Mosaico vertical.
Después de haber dispuesto las ventanas en mosaico, puede copiar y pegar datos más fácilmente, así como
arrastrar y colocar objetos de base de datos en las bases de datos de Access.

Crear un acceso directo en el escritorio para abrir un objeto de base de datos

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Puede crear un acceso directo en el escritorio para abrir un objeto de base de datos de Access (por ejemplo, un
formulario o informe). La base de datos se puede almacenar localmente en el equipo, remotamente en un servidor
de archivos de red o en un directorio compartido.
Abra la base de datos que contiene el objeto para el que desea crear un acceso directo.
Cambie el tamaño de la ventana de Access y minimice cualquier otra ventana abierta para poder ver el escritorio
detrás de la ventana de Access.
En el panel de exploración, busque el objeto para el que desea crear el acceso directo.
Arrastre el objeto del panel de exploración al escritorio. Cuando suelte el botón del mouse, se crea el acceso directo
en el escritorio.
Si desea el acceso directo en una ubicación distinta al escritorio, utilice el Explorador de Windows para mover el
acceso directo a la ubicación deseada.
Si hace doble clic en el acceso directo, Access abre la base de datos en donde está almacenado el objeto y lo
muestra. Si Access ya está ejecutándose y el objeto asociado con el acceso directo se encuentra en otra base de
datos distinta a la base de datos actualmente abierta, se inicia una instancia nueva de Access. Para abrir el objeto en
una vista específica en Access, haga clic con el botón secundario del mouse en el acceso directo y, a continuación,
seleccione la vista que desee.
s
Si mueve la base de datos después de crear el acceso directo, elimínelo y cree uno nuevo.
Para eliminar un acceso directo, haga clic en él y presione la tecla SUPR. La eliminación del acceso directo no elimina
el objeto que abre.

Agregar uno o varios registros a una base de datos

Conceptos básicos de agregar registros
Para escribir datos correcta y rápidamente en una base de datos de Access, resulta útil comprender primero
algunos conceptos básicos del funcionamiento de una base de datos. En la información que se proporciona en las
secciones siguientes se explican algunos principios básicos de estructura y diseño que controlan la forma en que se
escriben los datos.
Cómo el diseño de una base de datos afecta a la entrada de datos
Una base de datos de Access no es un archivo como un documento de Microsoft Office Word 2010 o unas
diapositivas de Microsoft Office PowerPoint 2010. Una base de datos de Access es una colección de objetos (tablas,
formularios, informes, consultas, etc.) que tienen que trabajar conjuntamente para que una base de datos pueda
funcionar correctamente.
Además, esos objetos tienen que cumplir con un conjunto de principios de diseño; de lo contrario, la base de datos
funcionará mal o no funcionará en absoluto. Tenga en cuenta estos hechos sobre los objetos y el diseño de las bases
de datos.
Access almacena todos los datos en una o varias tablas. El número de tablas depende del diseño y de la complejidad
de la base de datos. Si bien los datos pueden verse en un formulario, un informe o en los resultados devueltos por
una consulta, Access almacena los datos únicamente en tablas, y los demás objetos de la base de datos se crean
encima de esas tablas.
Cada tabla debe aceptar únicamente un tipo de datos. Por ejemplo, una tabla con información de contactos
profesionales no debe contener información de ventas. En caso contrario, puede resultar difícil encontrar la
información correcta o puede que no se encuentre.
Normalmente, cada uno de los campos de una tabla acepta un solo tipo de datos. Por ejemplo, no se pueden
almacenar s en un campo configurado para aceptar números. Si se intenta escribir texto en ese campo, Access
mostrará un mensaje de error. No obstante, no se trata de una regla concluyente e inalterable ya que se pueden
almacenar números (como, por ejemplo códigos postales) en un campo cuyo tipo de datos es Texto, pero no se
pueden realizar cálculos con esos datos.
Salvo algunas excepciones, los campos de un registro deberían aceptar un solo valor. Por ejemplo, no se puede
escribir más de una dirección en un campo de dirección. Esto contrasta con Microsoft Office Excel 2010 que, de
forma predeterminada, permite escribir cualquier número de nombres o direcciones en una sola celda, a menos
que se configure la celda de modo que acepte tipos limitados de datos.
No obstante, se puede incluir una lista delimitada de elementos en los campos cuyo tipo de datos es Texto o Memo.
Además, Office Access 2010 incluye una nueva característica denominada campo multivalor, que se usa para anexar
varios datos a un solo registro y crear listas que acepten varios valores. Por ejemplo, se pueden anexar diapositivas
de Microsoft Office PowerPoint 2010 y cualquier número de imágenes a un registro de una base de datos.
Asimismo, se puede crear una lista de nombres y seleccionar tantos nombres como sean necesarios. El uso de los
campos multivalor parece infringir las reglas del diseño de bases de datos porque se puede almacenar más de un
registro por campo de tabla. Sin embargo, en realidad no es así porque Access aplica las reglas "entre bastidores",
almacenando los datos en tablas especiales y ocultas.
En las versiones anteriores de Access, había que diseñar y crear al menos una tabla para poder escribir datos. Había
que decidir qué campos se iban a agregar a la tabla y había que establecer el tipo de datos para cada campo. En

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Office Access 2010, se puede abrir una tabla en blanco para escribir datos. Access deduce el tipo de datos del
campo basándose en lo que se escribe.
Más información
La información de esta sección hace referencia al diseño de bases de datos, el diseño de tablas y una nueva
característica denominada campos multivalor.
Los siguientes vínculos abren artículos que proporcionan más información.
Conceptos básicos del diseño de una base de datos
En este artículo se explican los conceptos fundamentales, como la planeación de una base de datos, el diseño de los
datos y la normalización, es decir, el proceso de dividir los datos en tablas relacionadas y eliminar los datos
redundantes.
Crear tablas en una base de datos
En este artículo se explica cómo crear tablas, agregar claves principales (campos que identifican de manera única
cada fila o registro de las tablas) y cómo configurar los tipos de datos y las propiedades de las tablas.
Adjuntar archivos a los registros de una base de datos
En este artículo se explica cómo adjuntar uno o varios datos a un campo Datos adjuntos.
Usar una lista que almacene varios valores
En este artículo se explica cómo usar listas de casillas de verificación y listas desplegables de casillas de verificación
para almacenar varios valores.

Cómo los tipos de datos afectan a la entrada de datos

Cuando se diseña una tabla de una base de datos, se selecciona un tipo de datos para cada uno de los campos de la
tabla. Es un proceso que ayuda a asegurar una entrada de datos más exacta. Por ejemplo, supongamos que se abre
una tabla en blanco y se especifica un conjunto de cifras de ventas. Access deducirá el tipo de datos Número para el
campo. Si un usuario intenta escribir texto en ese campo, Access mostrará un mensaje de error y no dejará que el
usuario guarde el registro modificado. Se trata de un paso que ayuda a proteger los datos.

Cómo se ven los tipos de datos

En el Panel de exploración, realice una de estas acciones:
Haga doble clic en la tabla que desee investigar y, en la ficha Hoja de datos del grupo Tipo de datos y formato,
busque el valor en la lista Tipo de datos. El valor cambia a medida que se coloca el cursor en los distintos campos de
la tabla. En la siguiente figura se muestra la lista:

Haga clic con el botón secundario en la tabla que desee investigar y haga clic en Vista Diseño.
Access abre la tabla en la cuadrícula de diseño y en la sección superior de la cuadrícula aparece el nombre y el tipo
de datos de cada campo de la tabla. En esta ilustración se ve una tabla típica en la cuadrícula de diseño.

El tipo de datos que se configura para cada campo de una tabla proporciona el primer nivel de control de lo que se
puede y no se puede escribir en un campo. En algunos casos, como cuando se usa un campo Memo, se puede
escribir cualquier tipo de datos. En otros casos, como cuando se usa un campo Autonumérico, la configuración del
tipo de datos del campo impide que se escriba ningún tipo de información. En la siguiente tabla se muestran los
tipos de datos proporcionados por Office Access 2010 y se describe cómo afectan a la entrada de datos.

Tipo de datos Efecto en la entrada de datos

Texto Los campos de texto aceptan texto o caracteres numéricos, inclusive listas delimitadas de
elementos. Un campo de texto acepta un número más reducido de caracteres que un campo
Memo: de 0 a 255 caracteres. En algunos casos, se pueden usar las funciones de conversión para
realizar cálculos con los datos de un campo Texto.
Memo Se pueden escribir grandes cantidades de texto o datos numéricos en este tipo de campo.
Además, si el diseñador de la base de datos configura el campo para que admita formato de

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

texto enriquecido, se pueden aplicar los tipos de formato que normalmente incluyen los
programas de procesamiento de texto, como Word. Por ejemplo, se pueden aplicar diferentes
fuentes y tamaños de fuente a caracteres específicos del texto y aplicarles el formato de negrita
o cursiva, etc. Se pueden agregar asimismo etiquetas HTML (Lenguaje de marcado de
hipertexto) a los datos.
Además, los campos Memo tienen una nueva propiedad llamada Sólo anexar. Cuando habilite
esta propiedad, podrá anexar nuevos datos a un campo Memo, pero no podrá cambiar los datos
existentes. Esta función está pensada para usarla en aplicaciones como, por ejemplo, las bases
de datos de seguimiento de problemas, donde es posible que se deba mantener un registro
permanente que no se pueda modificar. Cuando se coloca el cursor en un campo Memo cuya
propiedad Sólo anexar esté habilitada, de forma predeterminada, el texto del campo
desaparece. No se podrá aplicar ningún formato ni hacer otros cambios en el texto.
Para obtener más información sobre el uso del formato de texto enriquecido en un campo
Memo, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y columnas.
Al igual que en el caso de los campos Texto, se pueden usar funciones de conversión con los
datos de un campo Memo.
Número En este tipo de campo, se pueden escribir únicamente números y se pueden realizar cálculos
con sus valores.
Fecha/Hora Sólo puede escribir fechas y horas en este tipo de campo. Según cómo haya definido el campo el
diseñador de la base de datos, pueden darse las siguientes condiciones:
Si el diseñador de la base de datos creó una máscara de entrada para el campo (una serie de
caracteres literales y de marcadores de posición que aparecen cuando se selecciona el campo),
los datos deben escribirse en los espacios y el formato proporcionados por la máscara. Por
ejemplo, si la máscara indica MMM-DD-AAAA, se deberá escribir oct-11-2006 en los espacios
previstos. No se podrá escribir el nombre de mes completo ni un año de dos dígitos.
Si el diseñador no creó una máscara de entrada para controlar la forma en que se escribe una
fecha u hora, se puede escribir el valor en cualquier formato de fecha u hora válido. Por
ejemplo, 11 oct. 2006, 11/10/06, 11 de octubre de 2006, etc.
El diseñador de la base de datos puede aplicar un formato de presentación al campo. En ese
caso, si no hay máscara de entrada, se puede escribir un valor en casi cualquier formato, pero
Access muestra las fechas de acuerdo con el formato de presentación. Por ejemplo, se puede
escribir 11/10/2006, pero el formato de presentación puede haberse configurado de modo que
se muestre el valor como 11-oct-2006.
Para obtener más información sobre las máscaras de entrada, vea el artículo Dar formato a los
datos en filas y columnas.
Moneda Se pueden escribir únicamente valores de moneda en este tipo de campo. Además, no es
preciso escribir manualmente el símbolo de moneda. De forma predeterminada, Access aplica el
símbolo de moneda ( ¥, £, $, etc.) especificado en la configuración regional de Windows.
Autonumérico En este tipo de campo, no se pueden escribir ni cambiar los datos en cualquier momento. Access
incrementa los valores de un campo Autonumérico cada vez que se agrega un nuevo registro a
una tabla.
Sí/No Cuando se hace clic en un campo configurado en este tipo de datos, Access muestra una casilla
de verificación o una lista desplegable, según el formato aplicado al campo. Si el formato del
campo indica que se muestre una lista, se puede seleccionar Sí o No, Verdadero o Falso, o bien,
Activado o Desactivado en la lista, dependiendo del formato aplicado al campo. No se pueden
escribir ni cambiar los valores de la lista directamente desde un formulario o una tabla.
Objeto OLE Este tipo de campo se usa cuando se desea mostrar datos de un archivo creado con otro
programa de Office; por ejemplo, para mostrar un archivo de texto, un gráfico de Excel o
diapositivas de PowerPoint.
Los datos adjuntos proporcionan una forma más rápida, fácil y flexible de ver los datos de otros
programas. Vea la entrada Datos adjuntos, más adelante en esta tabla, para obtener
información adicional.
Hipervínculo En este tipo de campo se puede escribir cualquier clase de datos y Access los convierte en una
dirección Web. Por ejemplo, si se escribe un valor en el campo, Access coloca el texto entre
http://www.texto del usuario.com. Si escribe una dirección Web válida, el vínculo funcionará; de
lo contrario, se mostrará un mensaje de error. Además, la modificación de un hipervínculo
existente puede ser difícil porque al hacer clic en un campo de hipervínculo, se inicia el
explorador y se abre el sitio especificado por el vínculo. Para editar un campo de hipervínculo,
seleccione un campo adyacente, use la tecla TAB o las teclas de dirección para mover el enfoque
hacia el campo de hipervínculo y, a continuación, presione F2 para habilitar la edición.
Datos adjuntos A este tipo de campo se pueden adjuntar datos de otros programas, pero no se puede escribir ni
incluir de otra forma texto o datos numéricos.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Para obtener información sobre cómo usar un campo de tipo Datos adjuntos, vea el artículo
Adjuntar archivos a los registros de una base de datos.
Asistente para El Asistente para búsquedas no es para tipos de datos. Este asistente se usa para crear dos tipos
búsquedas de listas desplegables: las listas de valores y los campos de búsqueda. Una lista de valores utiliza
una lista delimitada de elementos que se especifican manualmente al usar el Asistente para
búsquedas. Estos valores pueden ser independientes de cualquier otro dato u objeto de la base
de datos.
En cambio, un campo de búsqueda usa una consulta para recuperar datos de una o varias de las
otras tablas de la base de datos o de otra ubicación como, por ejemplo, un servidor que ejecute
Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. El campo de búsqueda muestra entonces los datos
en una lista desplegable. De forma predeterminada, el Asistente para búsquedas establece el
tipo de datos del campo de tabla en Número.
Se puede trabajar con los campos de búsqueda directamente en las tablas, pero también en los
formularios e informes. De forma predeterminada, los valores de un campo de búsqueda
aparecen en un tipo de control de lista denominado cuadro combinado: una lista con una flecha

desplegable: . Dependiendo de cómo el diseñador de la base de datos

haya configurado el campo de búsqueda y el cuadro combinado, se pueden editar los elementos
de la lista y agregar elementos a la lista. Para ello, el diseñador de la base de datos tiene que
configurar una propiedad del campo de búsqueda (la propiedad se denomina Limitar a la lista y
el diseñador tiene que desactivarla).
Si no se pueden editar directamente los valores de una lista de búsqueda, se deben agregar o
cambiar los datos en la lista predefinida de valores o en la tabla que sirve como origen del
campo de búsqueda. Para obtener información sobre cómo hacerlo, vea Editar los elementos de
un campo de búsqueda, más adelante en este artículo.
Por último, cuando se crea un campo de búsqueda, se puede configurarlo de manera opcional
para que admita varios valores. De hacerlo, la lista resultante muestra una casilla de verificación
junto a cada elemento de la lista, y se pueden activar o desactivar tantos elementos como sean
necesarios. Esta figura muestra una lista típica de varios valores:

Para obtener información sobre cómo crear campos de búsqueda multivalor y usar las listas
resultantes, vea los artículos Usar una lista que almacene varios valores y Guía de campos
multivalor. .
Cómo las propiedades de un campo de tabla pueden afectar a la entrada de datos

Además de los principios de diseño que controlan la estructura de una base de datos y de los tipos de datos que
controlan lo que se puede escribir en un campo determinado, hay varias propiedades de campo que pueden afectar
a la forma en que se escriben datos en una base de datos de Access.

Access ofrece ahora dos formas de ver las propiedades de un campo de una tabla. Puede usar los controles de la
ficha Hoja de datos o puede abrir la tabla en la vista Diseño. A continuación se explica cómo se usan los dos
procedimientos.
Cómo ver las propiedades de una tabla en la ficha Hoja de datos
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee usar.
Haga clic en la ficha Hoja de datos y utilice los controles del grupo Tipo de datos y formato para ver las propiedades
de cada campo de la tabla.
Cómo ver las propiedades de una tabla en la vista Diseño
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee ver y haga clic en Vista Diseño
en el menú contextual.
Access abre la tabla en la cuadrícula de diseño.
En la parte inferior de la cuadrícula, haga clic en la ficha General si aún no está seleccionada.
O bien,
Para ver las propiedades de un campo de búsqueda, haga clic en la ficha Búsqueda.
Un campo de búsqueda es un campo de tabla que usa una consulta para recuperar valores de una o varias tablas de
una base de datos. De forma predeterminada, el campo de búsqueda presenta esos valores en una lista.
Dependiendo de la configuración del campo de búsqueda por parte del diseñador de la base de datos, se puede
seleccionar uno o varios elementos de esa lista.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En la siguiente tabla se reflejan las propiedades con mayor impacto en la entrada de datos y se explica cómo
afectan a la entrada de datos.
Propiedad Ubicación en Posibles valores Comportamiento al intentar escribir datos
la cuadrícula
de diseño de
la tabla
Tamaño del Ficha General De 0 a 255 El límite de caracteres se aplica únicamente a los
campo campos configurados con el tipo de datos Texto. Si se
intenta escribir un número de caracteres mayor que el
valor especificado, el campo los recortará.
Requerido Ficha General Sí/No Cuando está activada, esta propiedad obliga a
especificar un valor en un campo y Access no permite
guardar nuevos datos hasta que no se haya rellenado un
campo obligatorio. Cuando está desactivada la
propiedad, el campo acepta valores nulos, lo que
significa que el campo puede estar en blanco.
Un valor nulo no es lo mismo que el valor cero. Cero es
un dígito mientras que "nulo" hace referencia a un valor
desconocido, un valor sin definir o un valor que falta.
Permitir Ficha General Sí/No Cuando está activada esta propiedad, se pueden escribir
cadenas de cadenas de longitud cero; es decir, cadenas que no
longitud cero contienen caracteres. Para crear una cadena de longitud
cero, se pueden escribir comillas dobles en el campo
("").
Indizado Ficha General Sí/No Cuando se indiza una tabla, Access impide que se
agreguen valores duplicados. Se puede crear asimismo
un índice de más de un campo. En este caso, se pueden
duplicar los valores en uno de los campos, pero no en
ambos campos.
Máscara de Ficha General Conjuntos Una máscara de entrada obliga a escribir los datos con
entrada predefinidos o un formato predefinido. La máscara aparece cuando se
personalizados de selecciona un campo en una tabla o un control en un
caracteres literales y formulario. Por ejemplo, supongamos que hace clic en
marcadores de un campo de fecha y ve estos caracteres: MMM-DD-
posición. AAAA. Se trata de una máscara de entrada que le obliga
a escribir los valores de mes con tres letras, como oct, y
el valor de año con cuatro dígitos; por ejemplo, oct-15-
2006.
Recuerde que las máscaras de entrada controlan
únicamente la forma en que se escriben los datos. No
controlan cómo Access almacena o muestra los datos.
Para obtener más información sobre la creación y el uso
de las máscaras de entrada, vea el artículo Dar formato
a los datos en filas y columnas. Para obtener más
información sobre cómo Access almacena y muestra los
datos de fecha y hora, vea el artículo Especificar un valor
de fecha u hora.
Limitar a la Ficha Sí/No Habilita o deshabilita los cambios en los elementos de
lista Búsqueda un campo de búsqueda. A veces, los nuevos usuarios de
Access intentan cambiar manualmente los elementos de
un campo de búsqueda. Cuando Access impide cambiar
los elementos de un campo, esta propiedad está
establecida en Sí. Si la propiedad está activada y
necesita cambiar los elementos de una lista, deberá
abrir la lista (si desea editar una lista de valores) o la
tabla que contiene los datos de origen de la lista (si
desea editar un campo de búsqueda) y cambiar ahí los
valores. Para obtener más información sobre cómo usar
los campos de búsqueda, vea Editar los elementos de un
campo de búsqueda, que aparece más adelante en este
artículo.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Permitir Ficha Sí/No Habilita o deshabilita el comando Editar elementos de

ediciones de Búsqueda lista para las listas de valores, pero no para los campos
lista de de búsqueda. Si desea habilitar este comando para los
valores campos de búsqueda, escriba un nombre de formulario
válido en la propiedad Formulario de edición de
elementos de lista. Aparece el comando Permitir
ediciones de lista de valores en un menú contextual que
se abre cuando se hace clic con el botón secundario en
un control de cuadro de lista o cuadro combinado.
Cuando se ejecuta el comando, aparece el cuadro de
diálogo Editar elementos de lista. Asimismo, si se
especifica el nombre de un formulario en la propiedad
Formulario de edición de elementos de lista, Access
inicia ese formulario en lugar de mostrar el cuadro de
diálogo.
Puede ejecutar el comando Editar elementos de lista
desde los controles de cuadro de lista y cuadro
combinado situados en los formularios y desde los
controles de cuadro combinado situados en las tablas y
en los conjuntos de resultados. Los formularios deben
abrirse en la vista Diseño o Examinar, y las tablas y los
conjuntos de resultados de las consultas deben abrirse
en la vista Hoja de datos.
Formulario de Ficha Nombre de un Si se especifica el nombre de un formulario de entrada
edición de Búsqueda formulario de de datos como valor para esta propiedad de tabla, ese
elementos de entrada de datos formulario se abre cuando un usuario ejecuta el
lista comando Editar elementos de lista. En caso contrario, el
cuadro de diálogo Editar elementos de lista aparece
cuando el usuario ejecuta el comando.

Agregar registros directamente a una tabla en la vista Hoja de datos

Una tabla abierta en la vista Hoja de datos se parece a una hoja de cálculo de Excel, y se puede escribir o pegar
datos en uno o varios campos, que son el equivalente de las celdas en una hoja de cálculo.
Recuerde lo siguiente antes de continuar:

No es necesario guardar explícitamente los datos. Access confirma los cambios realizados en una tabla cuando se
mueve el cursor a un nuevo campo en la misma fila o cuando se mueve el cursor a otra fila.
De forma predeterminada, los campos de una base de datos de Access están definidos para aceptar un tipo
específico de datos, como texto o números. Debe escribir datos del tipo para el que se ha definido el campo. De lo
contrario, Access muestra un mensaje de error:

Un campo puede tener aplicada una máscara de entrada, que es un conjunto de caracteres literales y marcadores
de posición que obligan a escribir los datos en un formato específico.
Para obtener más información sobre las máscaras de entrada, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y
columnas.
Salvo en el caso de los datos adjuntos y las listas multivalor, se puede incluir un solo registro en la mayoría de los
campos. Si no sabe si un campo acepta datos adjuntos, puede consultar las propiedades del campo. Para ello, siga
los pasos que se indican anteriormente en este artículo en Ver las propiedades de un campo de tabla. Las listas
multivalor siempre se pueden identificar ya que Access muestra una casilla de verificación junto a cada elemento de
la lista.

Escribir datos en una tabla

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee usar.

De forma predeterminada, Access abre la tabla en la vista Hoja de datos, que es una cuadrícula similar a una hoja de
cálculo de Excel.

Haga clic o sitúe el enfoque de otra manera en el primer campo que desee usar y, a continuación, introduzca los
datos.
Para desplazarse al siguiente campo de la misma fila, presione la tecla TAB, use las teclas de dirección Derecha e
Izquierda o bien haga clic en la celda del siguiente campo.

Cuando se presiona la tecla TAB, Access usa de forma predeterminada la configuración regional de Windows para
determinar si el cursor se va a mover hacia la izquierda o la derecha. Si el equipo usa un idioma que se lee de
izquierda a derecha, el cursor se mueve hacia la derecha cuando se presiona la tecla TAB. Si el equipo usa un idioma
que se lee de derecha a izquierda, el cursor se mueve hacia la izquierda.

Para ir la siguiente celda de una columna, use las teclas de dirección Derecha e Izquierda o haga clic en la celda que
desee.
Aplicar formato de texto enriquecido a los datos de un campo Memo

Con la tabla abierta en la vista Hoja de datos, seleccione un campo Memo.

Normalmente, los campos Memo contienen comentarios o s, por lo que puede buscar un campo denominado
"Comentarios" o "s". Si sigue sin encontrar un campo Memo, vea los pasos en la sección Ver las propiedades de un
campo de tabla, que aparece anteriormente en este artículo.

En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, utilice los botones y menús para aplicar formato al texto.

Puede aplicar fuentes y tamaños diferentes, poner el texto en negrita o en cursiva, cambiar los colores, etc.

Agregar registros mediante un formulario

Los formularios de entrada de datos pueden ser una forma más fácil, más rápida y más exacta de escribir datos.
Normalmente se crean formularios cuando es necesario escribir datos en más de una tabla a la vez. También se
crean formularios cuando se quieren ocultar algunos de los campos de una tabla, cuando una base de datos debe
ser más fácil de usar (un paso que puede reducir los costos de entrenamiento) y cuando se desea asegurar que los
usuarios escriben los datos con precisión.

La forma en que se usa un formulario para editar datos depende de su diseño. Los formularios pueden contener
cualquier número de controles, como listas, cuadros de texto, botones y hojas de datos, que son cuadrículas que se
parecen a las hojas de cálculo de Excel. A su vez, cada uno de los controles de un formulario lee los datos o escribe
datos en un campo de tabla subyacente. Lo que se hace con un control determinado depende del tipo de datos
configurado para el campo de tabla subyacente, las propiedades establecidas para ese campo y, posiblemente, las
propiedades que el diseñador de la base de datos haya establecido para cada control. Para obtener más
información sobre cómo los tipos de datos y las propiedades de los campos afectan a la entrada de datos, vea las
secciones Cómo los tipos de datos afectan a la entrada de datos y Cómo las propiedades de un campo de tabla
pueden afectar a la entrada de datos.

Agregar o editar texto en un cuadro de texto

Para agregar o editar texto en un cuadro de texto, se trabaja con datos en un campo Memo o de texto. Mientras lo
hace, recuerde que puede establecer un campo Memo (o un control dependiente en el campo Memo) para que se
pueda usar formato de texto enriquecido y poder aplicar al texto de esta manera diferentes fuentes, tamaños,
estilos y colores.

Editar texto en un cuadro de texto

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Coloque el cursor en el cuadro de texto y cambie los datos. Recuerde que no se pueden realizar cálculos con los
números de un campo Texto o Memo.

Aplicar formato de texto enriquecido

Siga estos pasos únicamente cuando un cuadro de texto está enlazado a un campo Memo. Vea los pasos descritos
en la sección Ver las propiedades de un campo de tabla.

Con el formulario abierto en la vista Formulario o Presentación, o bien, con la tabla abierta en la vista Hoja de datos,
seleccione el campo Memo.

En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, utilice los botones y menús para aplicar formato al texto.

Puede aplicar fuentes y tamaños diferentes, poner el texto en negrita o en cursiva, cambiar los colores, etc.

Escribir datos mediante una lista

Se pueden usar listas en formularios así como en tablas y conjuntos de resultados de consultas que están abiertos
en la vista Hoja de datos, que es una cuadrícula similar a una hoja de cálculo de Excel.

Cuando se usa una lista en un formulario, puede que se muestre un control de cuadro combinado o un control de
cuadro de lista. Estas ilustraciones representan un control de cuadro combinado y un control de cuadro de lista,
respectivamente.

Cuando se usa una lista en una tabla o un conjunto de resultados de consulta, Access usa un cuadro combinado de
forma predeterminada.

Además, las listas admiten varios valores. Cuando aparece una lista con una casilla de verificación junto a cada
elemento de la lista, se pueden seleccionar hasta 100 elementos de la lista. Las listas multivalor que se pueden crear
sin programar son una nueva característica de Office Access 2010 que permiten resolver un problema común. Por
ejemplo, supongamos que usa una base de datos de Access para realizar un seguimiento de los problemas
referentes a la atención al cliente. Si necesita asignar varias personas a un problema, podrá usar una lista
multivalor. En las versiones anteriores de Access, hubiera tenido que realizar algún tipo de programación avanzada
para crear una herramienta similar. En estas ilustraciones se muestran algunas listas multivalor típicas.

Si lo desea, puede editar los elementos de una lista. Si el usuario o el diseñador de la base de datos habilitan el
comando, se pueden agregar, cambiar y quitar elementos de la lista directamente desde la lista. Sin embargo, los

20
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

diseñadores de bases de datos pueden optar por deshabilitar el comando, por lo que es posible que no esté
disponible para todas las bases de datos.

Editar los elementos de un campo de búsqueda

Un campo de búsqueda presenta una lista de datos que los usuarios pueden usar para seleccionar uno o varios
elementos. Se pueden crear dos tipos de listas de búsqueda.
Listas de valores Contienen un conjunto codificado de valores que se escriben manualmente. Los valores residen en
la propiedad Origen de la fila del campo de búsqueda.

Listas de búsqueda Usan una consulta para recuperar sus valores de otra tabla. La propiedad Origen de la fila del
campo contiene una consulta en lugar de una lista codificada de valores.
De forma predeterminada, Access muestra los datos de búsqueda en una lista desplegable, si bien se puede
especificar un control de cuadro de lista. Una lista desplegable se abre para presentar la lista y, a continuación, se
cierra tras realizarse la selección. En cambio, un cuadro de lista permanece abierto en todo momento.

En las versiones anteriores de Access, cuando se necesitaba editar los elementos de un campo de búsqueda, había
que buscar la tabla que contenía el campo. Si el campo usaba una lista de valores, había que modificar los
elementos en la propiedad Origen de la fila del campo. Si el campo usaba una consulta, había que buscar la tabla a
la que hacía referencia la consulta y modificar los datos directamente en esa tabla de origen. En Office Access 2010,
se puede ejecutar el comando Editar elementos de lista, o bien, editar los datos directamente en la propiedad
Origen de la fila o la tabla de origen. Para obtener información sobre cómo usar el comando Editar elementos de
lista, vea Escribir datos mediante una lista, que aparece anteriormente en este artículo. Los pasos descritos en esta
sección explican cómo editar los elementos directamente en la propiedad Origen de la fila o la tabla de origen. El
proceso se compone de varios pasos.

Identifique el campo de búsqueda. El proceso es ligeramente distinto cuando se usa un formulario y cuando se usa
una tabla.

Identifique el tipo de campo de búsqueda: una lista de valores o una lista de búsqueda. Si usa una lista de
búsqueda, identifique la tabla de origen que proporcione los datos para el campo de búsqueda.

Edite los elementos de la lista de valores.

O bien,
Abra la tabla de origen de la lista de búsqueda y modifique los datos en esa tabla.

Identificar un campo de búsqueda de un formulario

En el Panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el formulario y haga clic en Vista diseño.

O bien,
Si el formulario está ya abierto, haga clic con el botón secundario en la ficha del formulario y elija Vista Diseño en el
menú contextual.

O bien,
En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en el botón Vista para alternar entre las vistas disponibles. También
puede hacer clic en la flecha situada debajo de Vista y seleccionar una de las vistas disponibles del menú.

Haga clic con el botón secundario en el control de cuadro de lista o de cuadro combinado y, a continuación, haga
clic en Propiedades.

En la hoja de propiedades, haga clic en la ficha Todas y busque las propiedades Tipo de origen de la fila y Origen de
la fila. La propiedad Tipo de origen de la fila debe contener el valor Lista de valores o Tabla o consulta, y la
propiedad Origen de la fila debe contener una lista de elementos separados por signos de punto y coma o una
consulta. Según sea necesario, amplíe la hoja de propiedades para poder leer la lista de elementos o la consulta.
Normalmente, las listas de valores tienen esta sintaxis básica: "elemento";"elemento";"elemento"

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En este caso, la lista es un conjunto de elementos entre comillas dobles y separados por signos de punto y coma.

Las consultas de selección tienen esta sintaxis básica: SELECT [nombre_de_tabla_o_consulta].[nombre_de_campo]

FROM [nombre_de_tabla_o_consulta].

En este caso, la consulta contiene dos cláusulas (SELECT y FROM). La primera cláusula hace referencia a una tabla o
consulta y a un campo en esa tabla o consulta. La segunda cláusula se refiere sólo a la tabla o consulta. Recuerde
este punto clave: las cláusulas SELECT pueden no contener el nombre de una tabla o consulta, pero sí contienen el
nombre de al menos un campo. Sin embargo, todas las cláusulas FROM deben hacer referencia a una tabla o
consulta. De este modo, siempre se puede buscar la tabla de origen o la consulta de origen de un campo de
búsqueda leyendo la cláusula FROM.

Siga uno de los procedimientos que se describen a continuación.

Si está usando una lista de valores, modifique los elementos en la lista. Asegúrese de colocar cada elemento entre
comillas dobles y de separarlo mediante un signo de punto y coma.

Si la consulta en la lista de búsqueda hace referencia a otra consulta, en el panel de exploración, abra esa segunda
consulta en la vista Diseño (haga clic con el botón secundario en la consulta y, a continuación, haga clic en Vista
Diseño). Anote el nombre de la tabla que aparece en la sección superior del diseñador de consultas y, a
continuación, proceda con el siguiente paso.

O bien,
Si la consulta en el campo Búsqueda hace referencia a una tabla, anote el nombre de la tabla y proceda con el
siguiente paso.

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla para abrirla en la vista Hoja de datos y, a continuación,
modifique los elementos de la lista según sea necesario.

Identificar un campo de búsqueda de una tabla

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla y haga clic en Vista Diseño.

En la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna Tipo de datos, haga clic o sitúe el
enfoque de otro modo en cualquier campo Texto, Número o Sí/No.

En la sección inferior de la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la ficha Búsqueda y, a continuación,
compruebe las propiedades Tipo de origen de la fila y Origen de la fila.

La propiedad Tipo de origen de la fila debe tener el valor Lista de valores o Tabla o consulta. La propiedad Origen de
la fila debe contener una lista de valores o una consulta.

Las listas de valores tienen esta sintaxis básica: "elemento";"elemento";"elemento"

En este caso, la lista es un conjunto de elementos entre comillas dobles y separados por signos de punto y coma.
Normalmente, las consultas de selección tienen esta sintaxis básica: SELECT
[nombre_de_tabla_o_consulta].[nombre_de_campo] FROM [nombre_de_tabla_o_consulta].

En este caso, la consulta contiene dos cláusulas (SELECT y FROM). La primera cláusula hace referencia a una tabla o
consulta y a un campo en esa tabla o consulta. La segunda cláusula se refiere sólo a la tabla o consulta. Recuerde
este punto clave: las cláusulas SELECT pueden no contener el nombre de una tabla o consulta, pero sí contienen el
nombre de al menos un campo. Sin embargo, todas las cláusulas FROM deben hacer referencia a una tabla o
consulta. De este modo, siempre se puede buscar la tabla de origen o la consulta de origen de un campo de
búsqueda leyendo la cláusula FROM.

Siga uno de los procedimientos que se describen a continuación.

Si está usando una lista de valores, modifique los elementos en la lista. Asegúrese de colocar cada elemento entre
comillas dobles y de separarlo mediante un signo de punto y coma.
Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a otra consulta, en el panel de exploración, abra esa
segunda consulta en la vista Diseño (haga clic con el botón secundario en la consulta y, a continuación, haga clic en
Vista Diseño). Anote el nombre de la tabla que aparece en la sección superior del diseñador de consultas y, a
continuación, proceda con el siguiente paso.

-O bien-

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a una tabla, anote el nombre de la tabla y proceda con el
siguiente paso.

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla para abrirla en la vista Hoja de datos y, a continuación,
modifique los elementos de la lista según sea necesario.

Escribir cadenas de longitud cero

Access permite diferenciar dos tipos de valores en blanco: valores nulos y cadenas de longitud cero. Los valores
nulos indican un valor desconocido mientras que las cadenas de longitud cero indican campos que no contienen un
espacio. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla con datos de los clientes y esa tabla contiene un campo de
número de fax. Puede dejar el campo en blanco si no está seguro del número de fax de un cliente. En ese caso, al
dejar el campo en blanco, especifica un valor nulo, lo que significa que desconoce el valor. Si más adelante
determina que el cliente no dispone de equipo de fax, puede escribir una cadena de longitud cero en el campo para
indicar que sabe que no hay ningún valor.

Recuerde que puede establecer una propiedad que impida que los campos acepten valores nulos. Para obtener más
información sobre cómo se establece esta propiedad, vea Cómo los tipos de datos afectan a la entrada de datos,
que aparece anteriormente en este artículo.

Abra una tabla en la vista Hoja de datos o un formulario en la vista Formulario o Examinar.
Seleccione el campo que desee y escriba dos comillas dobles sin espacio entre ellas ("").
Mueva el cursor hacia otro registro para confirmar el cambio a la base de datos. De forma predeterminada, las
comillas desaparecen.

Agregar registros mediante la característica de recopilación de datos

Office Access 2010 incluye una nueva característica denominada Recopilación de datos. Se puede configurar un
formulario de entrada de datos en Microsoft Office Outlook 2010, enviarlo como un mensaje de correo electrónico
para recopilar información y almacenar esos datos en una base de datos de Access. En este artículo no se explica
cómo usar la característica de recopilación de datos.

Para obtener información sobre cómo usar la recopilación de datos, vea el artículo Recopilar datos a través de
mensajes de correo electrónico.

Agregar registros mediante la importación o la vinculación a datos

Es posible importar o vincular a datos ubicados en distintos orígenes, por ejemplo, otras bases de datos de Access,
libros de Excel, archivos de texto y documentos de Word, así como listas ubicadas en servidores con Microsoft
Windows SharePoint Services 2.0 y posterior.

Usar una consulta de datos anexados para agregar registros de otra base de datos

Una consulta de datos anexados agrega un grupo de registros de una o varias tablas de una base de datos de origen
a una o varias tablas de una base de datos de destino. Por ejemplo, supongamos que obtiene algunos clientes
nuevos y una base de datos con una tabla de información sobre esos clientes. Para evitar tener que incluir
manualmente los nuevos datos, podrá anexarlos a la tabla o las tablas apropiadas de la base de datos. Las consultas
de datos anexados también se pueden usar para:

Anexar campos basándose en criterios. Por ejemplo, es posible que desee anexar sólo los nombres y las direcciones
de los clientes con pedidos pendientes.

Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existen en otra tabla. Por ejemplo, supongamos que
la tabla denominada Compradores tiene 11 campos, y los campos de la tabla Compradores en otra base de datos
coinciden con 9 de los 11 campos. Puede usar una consulta de datos anexados para agregar sólo los datos de los
campos coincidentes y omitir los demás.
El proceso de creación de una consulta de datos anexados se compone de los siguientes pasos básicos:

Abra la base de datos de origen (la que contiene los registros que desea anexar) y cree una consulta de selección
que devuelva sólo los registros que desee anexar.

Convierta esa consulta de selección en una consulta de datos anexados.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Agregue los campos y las tablas de destino a la consulta de datos anexados. Si está anexando registros a otra base
de datos, abra dicha base de datos en primer lugar y, a continuación, seleccione las tablas.
Ejecute la consulta para anexar los registros.

Realice una copia de seguridad de los datos antes de empezar. Si comete algún error, podrá eliminar los registros
anexados de la tabla de destino, pero tenga en cuenta que eliminar manualmente una cantidad grande de registros
puede requerir bastante tiempo. El hecho de tener una copia de seguridad a mano puede ayudarle a arreglar
cualquier problema en menos tiempo.

Crear una consulta de selección

Abra la base de datos de origen; es decir, la base de datos que contiene los registros que desee anexar.
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Aparece la cuadrícula de diseño de la consulta y se muestra el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Seleccione la tabla que contiene los registros que desee anexar, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en
Cerrar.

La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la ventana se
muestran todos los campos de la tabla. En esta figura se muestra una tabla típica en el diseñador de consultas:

Arrastre los campos que desee anexar desde la tabla hasta la fila Campo situada en la sección inferior de la
cuadrícula de diseño de la consulta.
Se puede agregar un campo de tabla por columna en la sección inferior. Para agregar rápidamente todos los
campos, haga clic en el asterisco (*) situado en la parte superior de la lista de campos de tabla. Esta figura muestra
el diseñador de consultas con varios campos de tabla agregados:

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En esta ilustración se muestra el diseñador con todos los campos agregados:

En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Compruebe que la consulta devuelva los registros que desee anexar. Según sea preciso, desactive la casilla de
verificación Mostrar o presione SUPRIMIR para quitar los campos no deseados. También puede arrastrar campos
adicionales a la cuadrícula de diseño hasta que obtenga los resultados deseados.

Continúe con los pasos siguientes. :

 Convertir la consulta en una consulta de datos anexados
 En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.
 Aparece el cuadro de diálogo Anexar.
 En este momento, puede anexar los registros de una tabla a otra tabla de la misma base de datos, o bien,
anexar los registros a una tabla de otra base de datos.
 Anexar registros a una tabla de la misma base de datos
 En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Base de datos activa (si aún no está seleccionada) y, a
continuación, seleccione la tabla de destino en la lista Nombre de la tabla.
 Haga clic en Aceptar.
 En el paso 4 de la anterior sección, agregó parte o todos los campos de la tabla de origen a la cuadrícula
de diseño de la consulta. Si agregó toda la tabla en ese paso, Access agrega ahora toda la tabla de destino
a la fila Anexar a, tal y como se muestra aquí:

O bien,
Si agregó campos individuales en el paso 4 en la sección anterior y si coinciden los nombres de campo de las tablas
de origen y de destino, Access agrega automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a,
según se muestra a continuación:

O bien,

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Si agregó campos individuales, y algunos o todos los nombres de las tablas de origen y destino no coinciden, Access
deja en blanco los campos no coincidentes en la fila Anexar a. Haga clic en cada campo en blanco y seleccione el
campo de origen que desee en la lista resultante, tal y como se muestra aquí:

Para obtener una vista previa de los cambios, haga clic en Ver.
 Vuelva a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexar los registros.
 Anexar registros a una tabla de otra base de datos
 En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Otra base de datos.
 En el campo Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de la base de datos de destino.
 En el campo Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
O bien,
Haga clic en Examinar y utilice el segundo cuadro de diálogo Anexar para buscar la base de datos de destino. Haga
clic en Aceptar después de buscar y seleccionar esta base de datos. De este modo, se cierra el segundo cuadro de
diálogo. En el primer cuadro de diálogo, en el campo Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y,
a continuación, haga clic en Aceptar.
Escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el primer cuadro de
diálogo Anexar.
En el paso 4 de la anterior sección, agregó parte o todos los campos de la tabla de origen a la fila Campo de la
cuadrícula de diseño de la consulta. Si agregó toda la tabla en ese paso, Access agrega ahora toda la tabla de
destino a la fila Anexar a, tal y como se muestra a continuación:

O bien,
Si agregó campos individuales en el paso 4 y si coinciden los nombres de campo de las tablas de origen y de destino,
Access agrega automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a, tal y como se muestra a
continuación:

O bien,
Si agregó campos individuales, y algunos o todos los nombres de las tablas de origen y destino no coinciden, Access
deja en blanco los campos no coincidentes en la fila Anexar a. Haga clic en cada campo en blanco y seleccione el
campo de destino que desee en la lista resultante, tal y como se muestra a continuación:

Para obtener una vista previa de los cambios, haga clic en Ver.
Cambie a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexar los registros.

Métodos que permiten ahorrar tiempo al escribir datos

Access permite acelerar el proceso de entrada de datos de diversas maneras. Los procedimientos que se describen
en las siguientes secciones explican cómo configurar un valor predeterminado para los campos y listas de los
formularios y cómo usar las teclas de método abreviado para volver a usar los valores al ordenar los datos.
Definir el valor predeterminado de un campo o control

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Si numerosos registros comparten el mismo valor para un campo determinado, como una ciudad, un país o una
región, se puede ahorrar tiempo estableciendo un valor predeterminado para el control enlazado a ese campo.
Cuando se abre el formulario o se crea un nuevo registro, aparece el valor predeterminado en ese control de forma
predeterminada.
Definir el valor predeterminado de un control
Abra el formulario en la vista Diseño.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el control con el que desee trabajar y, a continuación, haga clic en
Propiedades.
En la ficha Datos, establezca la propiedad Valor predeterminado en el valor que desee.
Repita los pasos 1 a 3 para definir otro valor predeterminado.
Especificar otro valor
En el caso de un valor en un cuadro de texto, escriba los nuevos datos. Puede sobrescribir un valor predeterminado
en cualquier momento.
O bien,
En el caso de un valor en una lista, seleccione otro valor de la lista.
Volver a usar valores al ordenar
Al desplazarse por los registros, puede que tenga que ordenar cada registro por el mismo valor. En ese caso, puede
ahorrar tiempo si usa teclas de método abreviado para repetir ese valor de ordenación. Por ejemplo, supongamos
que ordena listas de pedidos por tipo de producto. En el primer registro, escriba refrescos para ordenar por los
pedidos de refrescos. Cuando se mueva al siguiente registro, podrá copiar y volver a usar ese valor de ordenación.
En estos pasos, se supone que tiene un formulario abierto en la vista Formulario.
Vaya al campo que vuelva a usar el valor del correspondiente campo en el registro anterior.
Presione CTRL+ ' (apóstrofo).

Archivar datos de Access

Información general
Archivar los datos es una posibilidad que debe considerar cuando haya datos que ya no vaya a utilizar, pero desea
conservarlos a mano por si los necesitara. Puede guiar sus planes de archivado por alguna política, por ejemplo, una
directiva de conservación de datos.
El almacenamiento (o archivado) de datos suele depender de una condición relacionada con una fecha, por ejemplo
la proximidad del final de mes.

Métodos para archivar datos

En la siguiente tabla se indican distintas formas de archivar datos, cuándo se debe utilizar cada método y otras
consideraciones.
Método Descripción Cuándo utilizarlo Otras consideraciones
Mover Periódicamente, se Cuando la Quizás tenga que resolver
periódicamente ejecuta una consulta que condición que se cuestiones de integridad
registros a una selecciona los datos que utiliza para referencial (integridad
tabla de se archivarán y los anexa determinar qué referencial: reglas que se
almacenamiento a una tabla de registros se siguen para preservar las
almacenamiento. A archivarán la relaciones definidas entre las
continuación, se ejecuta cumplen algunos tablas cuando se agregan,
una consulta que de los registros de actualizan o eliminan
selecciona los mismos la tabla. registros.), especialmente si los
datos (de la tabla registros que desea archivar
original) y los elimina. EJEMPLO: cuando están en el lado "uno" de una
se desea archivar relación uno a varios (relación
transacciones de uno a varios: asociación entre
biblioteca dos tablas en la que el valor de
(préstamos) cuya clave principal de cada registro
fecha de de la tabla principal se
devolución sea al corresponde con el valor del
menos hace un campo o los campos
año. coincidentes de varios registros
de la tabla relacionada.).
Si necesita utilizar
parámetros (consulta de
parámetros: consulta en la que
un usuario especifica
interactivamente uno o más

27
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

valores de criterio. Una

consulta de parámetros no es
un tipo diferente de consulta;
más bien, extiende la
flexibilidad de una consulta.) en
las consultas, debería
manejarlos a través de un
formulario, ya que de lo
contrario, se arriesga a perder
datos.
Reemplazar De manera periódica, se Cuando la Quizás tenga que resolver
periódicamente realiza una copia de condición que se cuestiones de integridad
una tabla archivo de una tabla utiliza para referencial.
determinada y, a determinar qué
continuación, se registros se
reemplaza la tabla con archivarán la
una copia nueva y vacía. cumplen todos los
registros de la
tabla.

EJEMPLO: se tiene
una tabla que
almacena
extremos de
temperatura
diarios. Cada año,
se archiva la tabla
y se empieza de
cero con otra
vacía.
Reemplazar Se comienza con una Cuando la Si dispone de tablas de
periódicamente base de datos dividida condición que se búsqueda (tablas que se utilizan
todas las tablas (base de datos que utiliza para para almacenar valores para
incluye un archivo de determinar qué buscar, por ejemplo códigos
base de datos back-end registros se postales o departamentos), tal
que contiene todas las archivarán la vez tenga que importar los
tablas y un archivo de cumplen todos los datos en la nueva base de datos
base de datos front-end registros en la back-end.
que contiene todos los mayoría de las Con este método, no se puede
demás objetos de la base tablas. usar una macro. Debe archivar
de datos). la base de datos manualmente.
Periódicamente, se EJEMPLO: la base
realiza una copia de de datos consta de
archivo de la base de varias tablas con
datos back-end y se diferentes tipos de
reemplaza ésta con una datos
nueva base de datos meteorológicos.
vacía. Cada año, se
archivan todas las
tablas.
Resolver cuestiones de integridad referencial
Si los registros que desea archivar están relacionados con registros de otras tablas, es posible que haya que resolver
cuestiones de integridad referencial. Si los registros que desea archivar son "secundarios" (pertenecen al lado
"varios" de una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave
principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de
varios registros de la tabla relacionada.)), probablemente no haya ningún riesgo en archivarlos, y puede hacerlo sin
ninguna preocupación. Si los registros que desea archivar son "principales" (pertenecen al lado "uno" de una
relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada
registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de
la tabla relacionada.)), al archivarlos pueden darse dos casos en relación con los registros "secundarios"
relacionados:

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Que impidan la eliminación de los registros "principales". Esto puede causar problemas cuando ya se han anexado
los registros "principales" a la tabla de almacenamiento.
O bien
Que se conviertan en "huérfanos" (registros correspondientes a un registro "principal" que no existe). Esto puede
causar problemas con la integridad de los datos y con diversas funciones de la base de datos que utilicen los
registros "huérfanos".
Para mantener la integridad referencial, haga lo siguiente:
Determine qué registros "secundarios" corresponden a los registros que desea archivar. Por ejemplo, si se trata de
una biblioteca y desea archivar registros de bienes prestados, determine en primer lugar si hay alguna transacción
abierta en relación con esos bienes, es decir, si han sido prestados pero no devueltos.
Siga alguno de estos procedimientos:
Si los registros "secundarios" siempre se pueden eliminar sin ningún riesgo, asegúrese de que la relación imponga la
integridad referencial mediante la eliminación en cascada (eliminación en cascada: para las relaciones que aplican
integridad referencial entre tablas, la eliminación de todos los registros relacionados de la tabla o tablas
relacionadas cuando se elimina un registro de la tabla principal.). Esto garantiza la eliminación de todos los registros
secundarios relacionados. Para obtener más información sobre cómo modificar las relaciones, vea el artículo Guía
de relaciones de tablas o la demostración sobre cómo establecer una relación entre dos tablas (puede estar en
inglés).
Si los registros "secundarios" no siempre se pueden eliminar sin ningún riesgo, considere archivar todas las tablas
de la base de datos.

Mover periódicamente registros a una tabla de almacenamiento

En primer lugar, cree una copia vacía de la tabla que contiene los registros que desea archivar. Esta nueva tabla
vacía será la tabla de almacenamiento. Luego, cree una consulta de datos anexados (consulta de datos anexados:
consulta de acción que agrega los registros del conjunto de resultados de una consulta al final de una tabla
existente.) para copiar los registros de la tabla original a la tabla de almacenamiento. A continuación, cree una
consulta de eliminación (consulta de eliminación: consulta (instrucción SQL) que quita las filas que coinciden con el
criterio especificado de una o más tablas.) para quitar de la tabla original los registros archivados. Por último, cree
una macro que ejecute las dos consultas. Cuando desee archivar los registros, ejecute la macro.

Paso 1: Crear una tabla de almacenamiento

Si desea mantener en una sola tabla todos los registros archivados, este paso solamente se realiza una vez. La tabla
de almacenamiento que se crea en este paso contendrá todos los registros archivados.
Si desea destruir la tabla de almacenamiento anterior al crear una nueva, este paso no es necesario. Para copiar los
datos en la tabla de almacenamiento, puede utilizar una consulta de creación de tabla (consulta de creación de
tabla: consulta (instrucción SQL) que crea una nueva tabla y, posteriormente, crea registros (filas) en ella copiando
registros de una tabla existente o del resultado de una consulta.) en lugar de una consulta de datos anexados. Para
ello, vaya directamente al paso 2.
Si cada vez que archive datos desea utilizar una nueva tabla de almacenamiento y mantener las tablas de
almacenamiento anteriores, cambie el nombre de la tabla de almacenamiento anterior antes de crear una nueva. Si
para archivar los datos se basa en fechas, considere la posibilidad de bautizar las tablas de almacenamiento
anteriores según el intervalo de fechas que representan.
Si cada vez que archive datos creará una nueva tabla de almacenamiento y conservará la anterior, antes de ejecutar
las consultas debe cambiar el nombre de la tabla de almacenamiento antigua.
En el panel de navegación, seleccione la tabla que tiene los registros que archivará, presione CTRL+C y, a
continuación, presione CTRL+V.
En el cuadro de diálogo Pegar tabla como, dentro de Opciones de pegado, seleccione Estructura solamente.
En el cuadro Nombre de tabla, elimine las palabras Copia de y agregue un carácter de subrayado y la palabra
"archivo" al nombre de tabla actual; luego, haga clic en Aceptar. Por ejemplo, si el nombre de la tabla original es
Transacciones, el nombre de la tabla de almacenamiento sería Transacciones_archivo.

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Paso 2: Crear una consulta que copie los datos en la tabla de almacenamiento
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
Utilice el cuadro de diálogo Mostrar tabla para agregar la tabla que contiene los registros que desea archivar. Cierre
el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
En la ventana de diseño de consulta, haga doble clic en el asterisco (*) en la tabla que acaba de agregar. El nombre
de la tabla y un asterisco aparecerán en la primera columna de la cuadrícula de diseño de la consulta.
El asterisco indica que la consulta incluirá en los resultados todos los campos de la tabla. Cuando se utiliza el
asterisco, si se agregan o quitan campos de la tabla, el resultado de la consulta variará según corresponda.
En la ventana de diseño de consulta, haga doble clic en el campo que desee utilizar para especificar la condición que
deben cumplir los registros para ser archivados. Por ejemplo, si la tabla de transacciones tiene un campo
denominado Fecha de devolución y desea archivar todos los registros cuya fecha sea hace más de un año, puede
hacer doble clic en Fecha de devolución. El campo aparecerá en la siguiente columna vacía de la cuadrícula de
diseño de la consulta.

Repita este paso si desea usar algún criterio en otros campos.

Use la fila Criterios para indicar los criterios para los campos que acaba de agregar. Por ejemplo, si desea especificar
que la fecha de devolución debe ser anterior al 1 de enero de 2008, utilice la expresión <#1/1/2008# en la fila
Criterios.
Si los valores de los que dependen los criterios cambian cada vez que se realiza la operación de archivado, debería
diseñar la consulta de modo que pregunte por esos valores. Para ello, utilice un parámetro en la fila Criterios, de
modo que la consulta pida datos al usuario. Para usar un parámetro, se escribe una expresión de la manera
habitual, pero en vez de especificar un valor, se pone una breve pregunta entre corchetes. Por ejemplo, puede usar
la expresión <[Archivar transacciones completadas antes de:]. Ejemplo:

En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Anexar.

En el cuadro de diálogo Anexar, en el cuadro Nombre de tabla, seleccione el nombre de la tabla de almacenamiento
y haga clic en Aceptar.

En la cuadrícula de diseño de consulta, aparecerá la fila Anexar a.

Borre la fila Anexar a en todos los campos que haya usado para especificar criterios. (Solamente el asterisco debe
tener un valor para Anexar a).

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Si no ha creado la tabla de almacenamiento, deberá crearla a partir de los registros especificados, usando una
consulta de creación de tabla.
En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Crear tabla.
En el cuadro de diálogo Crear tabla, en el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de
almacenamiento y haga clic en Aceptar.

Paso 3: Crear una consulta de eliminación que elimine los mismos datos de la tabla original
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
Utilice el cuadro de diálogo Mostrar tabla para agregar la tabla que contiene los registros que desea archivar. Cierre
el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
En la ventana de diseño de consulta, haga doble clic en el asterisco (*) en la tabla que acaba de agregar. El nombre
de la tabla y un asterisco aparecerán en la primera columna de la cuadrícula de diseño de la consulta.
En la ventana de diseño de consulta, haga doble clic en los mismos campos que utilizó para especificar la condición
en la consulta de datos anexados.
En la fila Criterios, indique los criterios para los campos que acaba de agregar.

En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Eliminar.

En la cuadrícula de diseño de consulta, aparecerá la fila Eliminar.

Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Paso 4: Crear una macro que ejecute las dos consultas

En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha
situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.
En la primera fila de la cuadrícula de diseño de macro, en la columna Acción, seleccione AbrirConsulta.

En la parte inferior de la cuadrícula, dentro de Argumentos de acción, en el cuadro Nombre de la consulta,

seleccione en la lista desplegable la consulta (de datos anexados o de creación de tabla) que creó en el paso 2.

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En la segunda fila de la cuadrícula de diseño de macro, en la columna Acción, seleccione AbrirConsulta.

En la parte inferior de la cuadrícula, dentro de Argumentos de acción, en Nombre de la consulta, seleccione en la
lista desplegable la consulta de eliminación.
La macro debería verse así:

Presione CTRL+G para guardar la macro.

Cuando desee archivar registros, ejecute la macro.

Reemplazar periódicamente una tabla

En el cuadro de diálogo Pegar tabla como, dentro de Opciones de pegado, seleccione Estructura solamente y haga
clic en Aceptar.
Access bautizará la copia como Copia de nombre de la tabla original.
En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla original y en el menú contextual que
aparecerá haga clic en Cambiar nombre.
Asigne a la tabla un nombre que indique su contenido, por ejemplo
"ExtremosDeTemperaturasDiarias_archivo_2010".
En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la copia vacía y en el menú contextual que
aparecerá haga clic en Cambiar nombre.
Asigne a la copia vacía el nombre de la tabla original.

Reemplazar periódicamente todas las tablas

Si utiliza una base de datos dividida, puede reemplazar periódicamente todas las tablas simplemente sustituyendo
la base de datos back-end por una copia vacía.
En primer lugar, prepare la copia vacía. A menos que se modifique el diseño de la base de datos, puede volver a
usar esta copia cada vez que archive datos. Luego, cuando desee archivar datos, cambie el nombre de la base de
datos back-end actual, para indicar que se trata de un archivo, y a continuación, guarde la copia vacía como nueva
base de datos back-end.
Preparar una copia vacía de una base de datos back-end
Importe las definiciones de todas las tablas de la base de datos back-end.
Cree una nueva base de datos en blanco. Elimine la Tabla1.
En el grupo Importar de la ficha Datos externos, haga clic en Access.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, seleccione Importar tablas, consultas, formularios, informes,
macros y módulos en la base de datos actual y haga clic en Examinar.
En el cuadro de diálogo Abrir archivo, seleccione la base de datos back-end. Haga clic en Abrir para cerrar el cuadro
de diálogo Abrir archivo y luego haga clic en Aceptar.
En el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en Opciones.
Dentro de Importar tablas, seleccione Sólo definición.
En la ficha Tablas, dentro de Seleccionar todo, haga clic en Aceptar y luego en Cerrar.
A continuación, agregue los datos necesarios a las tablas de búsqueda de la copia vacía. Para cada tabla de
búsqueda, siga estos pasos:
Establezca un vínculo con la tabla de búsqueda en la base de datos back-end existente.
Cree una consulta de datos anexados que agregue todos los registros de la tabla original a la copia.
Reemplazar la base de datos back-end con una copia vacía

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En primer lugar, cambie el nombre la base de datos back-end actual, para indicar que ahora es un archivo.
A continuación, abra la copia vacía y guárdela con el nombre de la base de datos back-end original.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, seleccione Guardar como. Se abrirá el menú
Guardar como.
En Guardar la base de datos con otro formato, haga clic en Base de datos de Access 2010.

Eliminar uno o varios registros de una base de datos

Eliminar datos
Access proporciona varios tipos o niveles de eliminación de datos. Se pueden eliminar datos de puntos de datos
individuales de un registro, eliminar registros completos de una tabla y, también, eliminar tablas completas.
Se pueden eliminar valores individuales cuando se desea que algunos o todos los puntos de datos de un registro se
queden en blanco y que el propio registro (la fila) se mantenga en la tabla. Eliminar un valor de datos de un campo
es relativamente fácil: se selecciona parte o todos los datos del campo y se presiona la tecla SUPR.
Cuando se elimina un registro completo, se quitan todos los datos de cada uno de los campos así como el valor de
clave que hace que el registro sea único. Mediante este proceso, se quita toda la fila de la tabla. Se pueden eliminar
registros individuales manualmente o se pueden crear consultas de eliminación para quitar de golpe un gran
número de registros.
Si los registros que se van a eliminar no están relacionados con ningún otro dato de la base de datos, el proceso de
eliminación es bastante sencillo. Se puede seleccionar una fila completa y, a continuación, presionar SUPR, o bien,
se puede crear y ejecutar una consulta de eliminación. Sin embargo, si los registros que se van a eliminar están
relacionados con otros datos y si residen en el lado uno de una relación uno a varios, es preciso dar algunos pasos
adicionales ya que, de forma predeterminada, Access no permite eliminar datos relacionados. Además, recuerde
que después de eliminar un registro completo, no se puede deshacer la eliminación. Por ese motivo siempre debe
realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar datos.
Eliminar tablas completas no es un proceso tan complejo como eliminar datos de campos o eliminar registros
completos, pero recuerde que al eliminarse una tabla completa, se puede romper la funcionalidad de parte y,
posiblemente, toda la base de datos si se quita incorrectamente la tabla. Además, los datos de la tabla eliminada se
pierden de manera permanente. Por ese motivo siempre debe realizar una copia de seguridad de la base de datos
antes de eliminar una tabla.
Por último, podrá eliminar datos en menos tiempo y con mayor precisión si comprende el diseño de bases de datos
relacionales.

Eliminar los datos de un campo

Se pueden eliminar los datos de campos individuales si hay tablas o consultas abiertas en la vista Hoja de datos
y si hay formularios de entrada de datos abiertos en las vistas Formulario y Presentación .
Eliminar datos de una hoja de datos
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla o consulta que desee usar. Esto abrirá la tabla o consulta en la
vista Hoja de datos.
Seleccione los datos que desee eliminar.
Puede resaltar parte o todos los datos, o bien, colocar únicamente el cursor en el campo.
Si selecciona todos los datos del campo, presione SUPRIMIR.
O bien,
En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar.

O bien,
Si sitúa el cursor en el campo, presione SUPRIMIR o RETROCESO según sea necesario.
Eliminar datos de un formulario
En el panel de exploración, haga doble clic en el formulario que desee usar. Esto abrirá el formulario en la vista
Formulario.
O bien,
En el panel de exploración, seleccione el formulario que desee usar, y en la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic
en Vista y, a continuación, haga clic en Vista Presentación.
Seleccione los datos que desee eliminar.
Puede resaltar parte o todos los datos, o bien, colocar únicamente el cursor en el campo.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Si selecciona todos los datos del campo, presione SUPRIMIR.

O bien,
En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar.

O bien,
Si sitúa el cursor en el campo, presione SUPRIMIR o RETROCESO según sea necesario.

Puede que Access muestre un mensaje de error e impida la eliminación de los datos. Hay varios factores que
pueden detener la eliminación:
Por motivos de diseño, no se pueden eliminar datos de algunos tipos de consultas Por ejemplo, no se puede editar
los datos devueltos por una consulta de tabla de referencias cruzadas ni editar o quitar campos calculados (valores
que calcula una fórmula al usar la base de datos, pero que no residen en una tabla).
No dispone de los permisos necesarios para eliminar datos Póngase en contacto con el administrador del sistema o
el diseñador de la base de datos.
El campo no acepta valores en blanco o valores nulos (campo nulo: campo que contiene un valor Null. No se
consideran nulos los campos que contienen una cadena de longitud cero (" ") o el valor 0.) Si tiene los permisos
necesarios, abra la tabla en la vista Diseño y, a continuación, cambie la propiedad de tabla Requerido (Required) de
Sí a No.
Está intentando eliminar información de una lista En una hoja de datos de un formulario, siempre se puede ver una

lista porque Access coloca una flecha abajo en un extremo, como esta: .

Eliminar los datos de una lista

Se pueden eliminar datos de dos tipos de lista: listas de valores y listas de búsqueda. Las listas de valores muestran
un conjunto de valores predefinidos; es decir, valores que el usuario o el diseñador de la base de datos especifica
manualmente. En cambio, las listas de búsqueda usan una consulta para recuperar valores de otra tabla o consulta
y, a continuación, esos valores devueltos rellenan la lista.
Los elementos de una lista de valores residen en la misma tabla que los demás valores de un registro. En cambio, los
datos de una lista de búsqueda residen en una o varias tablas diferentes. Para quitar datos de una lista de valores,
abra la tabla y edite los elementos.
Quitar datos de una lista de búsqueda requiere pasos adicionales, y dichos pasos varían dependiendo de si la
consulta de las listas de búsqueda toma sus datos de una tabla u otra consulta. Si la consulta de la lista de búsqueda
se basa en una tabla, identifique dicha tabla y el campo que contiene los datos que aparecen en la lista. A
continuación abra la tabla de origen y edite los datos de dicho campo.
Si la consulta de la lista de búsqueda se basa en otra consulta, deberá abrir esa segunda consulta, encontrar la tabla
de origen y el campo de los que la segunda consulta toma sus datos y cambiar los valores de dicha tabla.
En los siguientes procedimientos se explica cómo se eliminan datos de una lista de valores y una lista de búsqueda.
Quitar datos de una lista de valores
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista
Diseño en el menú contextual.
En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo de tabla que contenga la lista de valores.
En la sección inferior de la cuadrícula, haga clic en la ficha Búsqueda y, a continuación, busque la propiedad Origen
de la fila (Row Source).
De forma predeterminada, los elementos de una lista de valores aparecen entre comillas dobles y vienen separados
por signos de punto y coma: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor".
Según sea necesario, quite elementos de la lista. No olvide eliminar las comillas de cada elemento eliminado. No
deje un signo de punto y como inicial, no deje pares de signos de puntos y coma (;;) y si quita el último elemento de
la lista, elimine el último signo de punto y coma.
Si elimina un elemento de una lista de valores, y los registros de la tabla ya usaban el elemento eliminado, éste
seguirá formando parte del registro hasta que lo cambie. Por ejemplo, suponga que su compañía tiene un almacén
en la Ciudad A, pero vende dicho edificio. Si quita "Ciudad A" de la lista de almacenes, verá "Ciudad A" en la tabla
hasta que cambie dichos valores.
Quitar datos de una lista de búsqueda
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista
Diseño en el menú contextual.
En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo de búsqueda.
En la sección inferior de la cuadrícula de diseño, haga clic en la ficha Búsqueda y localice las propiedades Tipo de
origen de la fila y Origen de la fila.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En la propiedad Tipo de origen de la fila debe aparecer Tabla o consulta y la propiedad Origen de la fila debe
contener una consulta que haga referencia a una tabla u otra consulta.
Las consultas para los campos de búsqueda siempre comienzan con la palabra SELECT.
Normalmente, aunque no siempre, las consultas de selección tienen esta sintaxis básica: SELECT
[nombre_de_tabla_o_consulta].[nombre_de_campo] FROM [nombre_de_tabla_o_consulta].
En este caso, la consulta contiene dos cláusulas (SELECT y FROM). La primera hace referencia a una tabla y a un
campo de dicha tabla; en cambio, la segunda hace referencia únicamente a la tabla. Recuerde: la cláusula FROM
siempre indica el nombre de la tabla o consulta de origen. Las cláusulas SELECT no siempre contienen el nombre de
una tabla o consulta, si bien siempre contienen el nombre de al menos un campo. Sin embargo, todas las cláusulas
FROM tienen que hacer referencia a una tabla o consulta.
Siga uno de estos procedimientos:
Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a otra consulta, haga clic en el botón Generar (en la ficha
Datos de la hoja de propiedades, haga clic en a continuación) para abrir la consulta en la vista Diseño. Anote el
nombre de la tabla que aparece en la sección superior del diseñador de consultas y proceda con el paso 4.
Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a una tabla, anote el nombre de la tabla y, después,
continúe con el paso 4.
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla de origen para abrirla en la vista Hoja de datos.
Busque el campo que contenga los datos usados en la lista de búsqueda y, a continuación, edite los datos como sea
necesario.

Eliminar registros no relacionados de una base de datos

Cuando se eliminan registros completos de una base de datos, se eliminan los datos de cada uno de los campos y se
elimina asimismo el valor de clave; es decir, el valor que hace que el registro sea único. Si el registro no está
relacionado con ningún otro registro (es decir, si el valor de clave no reside en ningún otro registro o tabla de la
base de datos), se puede eliminar el registro seleccionándolo y presionando la tecla SUPR. Si se desea eliminar un
gran número de registros no relacionados (es decir, un número mayor del que se desea eliminar manualmente), se
puede usar una consulta de eliminación para quitarlos. En los procedimientos descritos en las siguientes secciones,
se explica cómo llevar a cabo ambas tareas.
Eliminar manualmente un registro no relacionado
En la vista Hoja de datos, abra la tabla o consulta que contenga los datos que desee eliminar.
Busque el registro (la fila) que desee eliminar y, a continuación, haga clic en el botón Seleccionar todo, es decir, en
el cuadrado ubicado a la izquierda o derecha del registro. Puede seleccionar filas individuales, o hacer clic y
arrastrar para seleccionar un conjunto de filas contiguas, o presionar CTRL y hacer clic con el botón del mouse
(ratón) para seleccionar varias filas no contiguas.
Access colocará un borde alrededor de todo el registro (toda la fila) o bloque de registros seleccionados.
Presione SUPRIMIR.
O bien,
En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar.

O bien,
Haga clic en con el botón secundario en el botón Seleccionar todo y haga clic en Eliminar registro.
Si por algún motivo no puede hacer clic en el botón Seleccionar todo, sitúe el cursor en un campo del registro. A
continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en la flecha abajo al lado de Eliminar y haga clic en
Eliminar registro.
Puede que Access muestre un mensaje de error que indique que no se puede eliminar el registro porque está
relacionado con otros datos. Si aparece este tipo de mensaje, haga clic en Aceptar y vaya a la siguiente sección
Eliminar registros relacionados de una base de datos, más adelante en este artículo.
Cuando Access pregunte si desea realmente eliminar el registro, haga clic en Sí.
Eliminar registros no relacionados mediante una consulta de eliminación
Cuando se usa una consulta de eliminación para quitar datos, el proceso es igual para los registros relacionados y
los no relacionados: primero se crea una consulta de selección. A continuación, hay que asegurarse de que devuelve
sólo los registros que desea eliminar y, por último, se convierte la consulta de selección en una consulta de
eliminación. La información de referencia y los pasos de la siguiente sección explican cómo eliminar registros
relacionados.

Eliminar registros relacionados de una base de datos

El proceso de eliminación de registros relacionados se compone de los siguientes pasos generales.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Planee la eliminación. Asegúrese de que dispone de los permisos necesarios para eliminar los datos, asegúrese de
que todos los demás usuarios han cerrado todos los objetos que usen las tablas afectadas y, a continuación, cree
una copia de seguridad de la base de datos.
Cambie la relación entre las tablas implicadas en la operación de eliminación. En concreto, habilite las opciones
Integridad referencial y Eliminar en cascada los registros relacionados.
Cree una consulta de selección y, a continuación, agregue los criterios necesarios hasta que la consulta devuelva el
conjunto de registros correcto.
Convierta la consulta de selección en una consulta de eliminación y, a continuación, úsela para eliminar los datos.
En las secciones siguientes se explica este proceso.
Planear y preparar la eliminación
Realice las siguientes tareas antes de eliminar registros de una base de datos.
Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura. Para comprobar el estado de la base de datos, en el
Explorador de Microsoft Windows, haga clic con el botón secundario en el archivo de la base de datos (archivo
.accdb o .mdb) y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual. En el cuadro de diálogo
Propiedades, asegúrese de que está desactivada la casilla de verificación Sólo lectura.
Compruebe que dispone de los permisos necesarios para eliminar registros de la base de datos. Si no está seguro,
póngase en contacto con el administrador del sistema o el diseñador de la base de datos.
Compruebe si la eliminación no va a afectar negativamente a los demás usuarios de la base de datos.
Pida a todos los usuarios de la base de datos que cierren todos los formularios, tablas, consultas e informes que
usen los datos que desee eliminar. De este modo, ayuda a evitar infracciones de bloqueo.

Si hay un gran número de usuarios conectados a la base de datos, puede que tenga que cerrar la base de datos y

abrirla de nuevo en modo exclusivo. Para ello, haga clic en el botón de Microsoft Office y haga clic en Abrir.
Busque la base de datos, selecciónela, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic
en Abrir en modo exclusivo.

Cree una copia de seguridad de la base de datos antes de modificar o eliminar registros. Algunas operaciones de
eliminación se pueden invertir, pero si crea una copia de seguridad, se asegura de poder invertir siempre los
cambios.

Haga clic en el Botón Microsoft Office , seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Administrar esta
base de datos.
En el cuadro de diálogo Guardar copia de seguridad como, especifique un nombre y una ubicación para la copia de
seguridad y, a continuación, haga clic en Guardar.
Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a abrir el archivo original.
Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre de modo que se pueda usar el
nombre de la versión original para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la versión original a la copia de
seguridad y, a continuación, abra la copia de seguridad con el nombre cambiado en Access.
Según sea necesario, identifique y compruebe las relaciones que impliquen la tabla de la que se van a eliminar
registros. Siga los pasos que se detallan a continuación:
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparece la ficha de documento Relaciones en el que se muestran todas las tablas de una base de datos, además de
las relaciones entre cada tabla y todas las demás tablas. En la ficha, cada relación aparece como una línea que
conecta las tablas.
En la siguiente ilustración se ve un conjunto típico de relaciones. En la ficha de documento Relaciones, se indica el
lado "uno" con el número 1 y el lado "varios" con el símbolo del infinito (∞). La siguiente figura muestra una
relación típica:

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En general, cuando se eliminan registros del lado "uno" de una relación, se eliminan asimismo todos los registros
relacionados del lado "varios" de la relación. Si no es así, se crearán registros huérfanos, que no tienen significado.
Sin embargo, cuando se eliminan registros del lado "varios" de una relación, normalmente no se eliminan registros
del lado "uno".
La relación podría aplicar un conjunto de reglas denominado integridad referencial. Esas reglas garantizan que las
claves externas de una base de datos contienen los valores correctos. Una clave externa es una columna cuyos
valores coinciden con los valores de la columna de clave principal de otra tabla.

Regla 1: no se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada, a menos que ese
valor ya exista en la clave principal de la tabla principal. No obstante, se puede especificar un valor nulo en el campo
de clave externa.
Regla 2: no se puede eliminar un registro completo de una tabla principal si existen registros coincidentes en una
tabla relacionada.
Recuerde que puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación entre las tablas principal y secundaria.
Para obtener más información, vea el siguiente procedimiento.
Regla 3: no se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros
relacionados.
No obstante, también puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación entre las tablas principal y
secundaria. Para obtener más información, vea el siguiente procedimiento.
A menos que el usuario indique lo contrario, Access aplica estas reglas cada vez que se agregan, se editan o se
eliminan datos de la base de datos. Cuando una acción infringe una regla, Access muestra un mensaje como el de la
siguiente ilustración y cancela la acción.

Recuerde que, si bien Access habilita la integridad referencial de forma predeterminada en la mayoría de los casos,
una base de datos deberá cumplir primero las siguientes condiciones:
Para agregar una relación entre dos tablas que ya tienen datos, los datos existentes deben cumplir la reglas de la
relación. Por ejemplo:
El campo coincidente de la tabla principal debe ser una clave principal o tener un índice único.
Los campos relacionados de la tabla principal y la tabla relacionada deben tener el mismo tipo de datos.
Hay dos excepciones a esta regla. Un campo autonumérico puede estar relacionado con un campo numérico si el
valor de la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) de ese campo numérico está establecido en Entero Largo.
Asimismo, un campo autonumérico cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida en Id. de réplica puede estar
relacionado con un campo numérico cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida en Id. de réplica.
Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Access.
Si las tablas están vinculadas, deben tener el formato de Access. Asimismo, hay que abrir la base de datos que
contiene las tablas vinculadas y aplicar la integridad referencial. No se pueden aplicar las reglas de integridad
referencial para las tablas vinculadas de bases de datos con otros formatos, como libros de Microsoft Office Excel
2010. Para obtener información sobre cómo habilitar la integridad referencial, vea los pasos descritos en la
siguiente sección.
Anote el nombre de los campos de tabla en cada lado de la relación.
Abra cada tabla y revise los datos de cada campo para comprobar que los campos contienen realmente los datos
que desea eliminar.
Mantenga abierta la ventana Relaciones y continúe con los pasos descritos en la siguiente sección.
Modificar la relación
Si aún no lo ha hecho, abra la ventana Relaciones.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Haga clic con el botón secundario en la relación (línea) que conecta las tablas implicadas en la operación de
eliminación y, a continuación, haga clic en Modificar relación en el menú contextual.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Asegúrese de que está activada la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
Active la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.
Hasta que vuelva a deshabilitar esta propiedad, si elimina un registro del lado "uno" de la relación, se eliminarán
todos los registros relacionados del lado "varios" de la relación.
Haga clic en Aceptar, cierre la ventana Relaciones y, después, continúe con los siguientes pasos.
Crear una consulta de selección
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
Seleccione la tabla en el lado "uno" de la relación, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar.
La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la ventana se
muestran todos los campos de la tabla. En esta ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador.

Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la cuadrícula de diseño.
Si agrega todos los campos de tabla, la consulta de eliminación podrá quitar registros completos (filas) de la tabla.
De manera opcional, agregue un campo de tabla que permita especificar criterios.
Por ejemplo, supongamos que un cliente cierra su negocio y hay que quitar todos los pedidos pendientes de ese
cliente. Para buscar únicamente esos registros, se agregan los campos Id. de cliente y Fecha de pedido a la
cuadrícula de diseño.
Después del paso anterior, especifique los criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño.
Los criterios se utilizan para que se devuelvan únicamente los registros que se desean eliminar. En caso contrario, la
consulta de eliminación quita todos los registros de la tabla. Para continuar con el ejemplo del paso anterior,
especifique el identificador del cliente que cerró su negocio así como la fecha en la que los pedidos de ese cliente
dejaron de ser válidos.
Después del paso anterior, desactive la casilla de verificación Mostrar de cada campo de criterio.
En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee eliminar.
Mantenga abierta la consulta y, después, continúe con los siguientes pasos.

Convertir la consulta de selección en una consulta de eliminación y eliminar los datos

Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de consultas.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.

Access convierte la consulta de selección en una consulta de eliminación, oculta la fila Mostrar en la sección inferior
de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Eliminar.
Asegúrese de que en la fila Eliminar de la columna Todos los campos (*) aparece De. La palabra Ubicación debe
aparecer en todas las columnas de criterios.
Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en Ejecutar .
Access le pedirá que confirme la eliminación.
Haga clic en Sí para eliminar los datos.

Eliminar tablas de una base de datos

Recuerde que si elimina una tabla de una base de datos, no podrá deshacer la eliminación, por lo que se
recomienda crear primero una copia de seguridad de la base de datos. Para obtener información sobre cómo crear
una copia de seguridad de una base de datos, Si la tabla está abierta en alguna de las vistas (como la vista Diseño u
Hoja de datos), ciérrela.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla y, a continuación, haga clic en Eliminar en
el menú contextual.
Access le pedirá que confirme la eliminación.
Haga clic en Sí.
Si esta tabla está relacionada con una o varias tablas adicionales, Access preguntará si desea eliminar esas
relaciones.
Haga clic en Sí.
Access elimina las relaciones y, a continuación, elimina la tabla.

Criterios de ejemplo para consultas de selección

En la siguiente tabla se muestran algunos ejemplos de los tipos de criterio que se pueden usar en las consultas de
selección para reducir la cantidad de datos que va a devolver la consulta.
Criterios Efecto
> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores
que 234, use < 234.
>= "Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.
Entre #2/2/2006# y Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2006 y el 1 de diciembre de
#1/12/2006# 2006 (ANSI-89). Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use comillas
simples (') en vez de signos de número. Por ejemplo: Entre '2/2/2006' Y '1/12/2006'.
Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no es exactamente
igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contienen caracteres además de
"Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".
Sin "T*" Busca todos los registros, salvo los que empiecen por T. Si la base de datos usa los
caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco (*).
No "*t" Busca todos los registros que terminen en t. Si la base de datos usa los caracteres comodín
ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco.
En(Canadá,Reino En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.
Unido)
Como "[A-D]*" En un campo de texto, busca todos los registros que empiecen por las letras comprendidas
entre la A y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín
ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos usa el
juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco
(*).
Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de 5
letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se desconoce. Si la
base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado
(_) en vez del signo de interrogación.
#2/2/2006# Busca todos los registros correspondientes al 2 de febrero de 2006. Si la base de datos usa
el juego de caracteres comodín ANSI-92, escriba la fecha entre comillas simples en vez de
signos de número ('2/2/2006').
< Fecha() - 30 Devuelve todas las fechas cuya antigüedad sea mayor que 30 días.
Fecha() Devuelve todos los registros que contengan la fecha actual.
Entre Fecha() Y Devuelve todos los registros comprendidos entre la fecha de hoy y tres meses a partir de
AgregFecha("M", 3, la fecha de hoy.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Fecha())
Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir).
No es Nulo Devuelve todos los registros que contengan algún valor (que no sea nulo).
"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de
longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio,
pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo podría requerir un número de fax,
pero podría que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, se incluye un par de comillas
dobles sin espacios entre ellas ("") en lugar de un número.

Actualizar los datos de una base de datos

Cómo afecta el diseño de base de datos a la actualización
Lea esta sección si es la primera vez que utiliza Access o no está familiarizado con los conceptos relativos a las bases
de datos relacionales. Las actualizaciones a gran escala serán mucho más fáciles de realizar si conoce algunos de los
principios básicos del diseño de bases de datos.
Una base de datos de Access no es un archivo como lo es un documento de Microsoft Office Word 2010 o un
conjunto de diapositivas de Microsoft Office PowerPoint 2010. Por el contrario, una base de datos de Access típica
es un conjunto de tablas más una serie de objetos construidos entorno a dichas tablas: formularios, informes,
consultas, etc.
Además, estos objetos deben cumplir una serie de principios de diseño o, de lo contrario, la base de datos tendrá
deficiencias o errores de funcionamiento. A su vez, estos principios de diseño afectan al modo en que se escriben
los datos. Tenga en cuenta las siguientes consideraciones relativas a los objetos de base de datos cuando empiece a
trabajar.
Con algunas excepciones (como, por ejemplo, un tipo de lista llamado lista de valores), Access almacena todos los
datos en una o varias tablas. El número de tablas depende del diseño y de la complejidad de la base de datos.
Aunque vea o actualice los datos en un formulario, en un informe o en los resultados devueltos por una consulta,
Access almacena los datos únicamente en tablas.
Cada tabla debería almacenar datos de una materia, categoría o propósito determinado. Por ejemplo, una tabla con
información de contactos profesionales no debe contener información de ventas ya que, en ese caso, puede
resultar difícil encontrar la información correcta o puede que no se encuentre.
Cada uno de los campos de una tabla debería admitir únicamente un tipo de datos. Por ejemplo, no se debería
poder almacenar s en un campo definido para aceptar números. Si intenta escribir texto en dicho campo, Access
muestra un mensaje de error.
Salvo en un caso, los campos de un registro deberían aceptar un único valor. Por ejemplo, una base de datos que
esté bien diseñada impedirá que se incluya más de una dirección en un campo de dirección, a diferencia de lo que
ocurre en Microsoft Office Excel 2010 que, de forma predeterminada, permite incluir cualquier número de
nombres, direcciones o imágenes en una sola celda, a no ser que defina esa celda para que admita tipos de datos
restringidos.
Sin embargo, Office Access 2010 proporciona también una nueva característica denominada campo multivalor. Los
campos multivalor sirven para adjuntar varios fragmentos de datos a un único registro y para crear listas que
acepten varios valores. Por ejemplo, puede adjuntar un archivo de texto, una diapositiva de Office PowerPoint 2010
y el número de imágenes que desee a un registro de la base de datos. Puede crear también una lista de nombres y
seleccionar tantos nombres de la lista como sea necesario. Puede parecer que el uso de campos multivalor infringe
las reglas de diseño de bases de datos al permitir almacenar varios fragmentos de datos en un campo de tabla, pero
no es así, ya que Access exige el cumplimiento de estas reglas "entre bastidores" al almacenar los datos en tablas
ocultas especiales.
Los vínculos siguientes llevan a artículos que proporcionan más información acerca de las materias y características
descritas en esta sección.
En Conceptos básicos del diseño de una base de datos: este artículo ofrece una explicación de los conceptos
fundamentales, como el diseño de la base de datos y los datos y el proceso de normalización (la división de los
datos en tablas relacionadas y la eliminación de datos redundantes).
En Crear tablas en una base de datos: este artículo proporciona una explicación acerca de cómo crear tablas,
agregar claves principales (campos que identifican inequívocamente cada fila o registro de la tabla) y definir tipos de
datos y propiedades de la tabla.
En Adjuntar archivos y gráficos a los registros de una base de datos: este artículo explica cómo adjuntar uno o varios
fragmentos de datos a un campo Datos adjuntos.
En Usar una lista que almacene varios valores y Guía de campos multivalor: estos artículos explican cómo usar listas
de casilla de verificación y listas desplegables de casilla de verificación para almacenar varios valores.

Cómo afectan los tipos de datos a la actualización

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Lea esta sección si es la primera vez que utiliza Access o no está familiarizado con los conceptos relativos a las bases
de datos relacionales. Las actualizaciones a gran escala serán mucho más fáciles de realizar si conoce algunos de los
principios básicos del diseño de bases de datos.
Cuando se diseña una tabla de base de datos, se selecciona un tipo de datos para cada uno de los campos de esa
tabla, proceso mediante el cual se garantiza una entrada de datos más exacta. Suponga, por ejemplo, que especifica
un tipo de datos Número para un campo porque necesita calcular cifras de ventas. Si alguien intenta escribir texto
en ese campo, Access muestra un mensaje de error y no permite que el usuario guarde el registro cambiado con el
fin de proteger los datos.

Access ofrece ahora dos formas de ver los tipos de datos de un campo de una tabla. Puede usar los comandos de la
ficha Hoja de datos o puede abrir la tabla en la vista Diseño. A continuación se explica cómo se usan los dos
procedimientos.
Ver tipos de datos usando comandos en la ficha Hoja de datos
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee usar.
Haga clic en el campo en el que desee investigar.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, haga clic en la flecha abajo de la lista Tipo de datos
para ver el conjunto de tipo de datos para el campo.
Ver tipos de datos en la vista Diseño
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla y haga clic en Vista Diseño en el menú
contextual.
Access abre la tabla en la cuadrícula de diseño, y en la sección superior de la cuadrícula se muestra el nombre y el
tipo de datos de cada campo de la tabla.

El tipo de datos definido para cada campo de la tabla proporciona el primer nivel de control sobre lo que se puede y
no se puede incluir en un campo. En algunos casos, la definición de un tipo de datos impide la inclusión de cualquier
dato. En la tabla siguiente se ofrece un listado de los tipos de datos que proporciona Office Access 2010 y una
descripción de cómo afectan a la entrada de datos.
Tipo de datos Efecto en la entrada de datos
Texto Los campos de texto aceptan caracteres de texto o numéricos, incluidas las listas delimitadas de
elementos. Un campo de texto acepta menos caracteres que un campo Memo (de 0 a 255
caracteres). En algunos casos, puede usar funciones de conversión para realizar cálculos con los
datos de un campo de texto.
Memo Puede escribir una gran cantidad de texto y de datos numéricos en este tipo de campo. Además,
si el diseñador de la base de datos define el campo para que admita formato de texto
enriquecido, puede aplicar los tipos de formato que se encuentran normalmente en los
programas de procesamiento de texto como Office Word 2010. Por ejemplo, puede aplicar
fuentes y tamaños de fuentes distintos a caracteres específicos del texto y aplicarles formato de
negrita, cursiva, etc. También puede agregar etiquetas de lenguaje de marcas de hipertexto
(HTML) a los datos.
Para obtener más información sobre el uso del formato de texto enriquecido en un campo
Memo, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y columnas.
Al igual que en el caso de los campos Texto, se pueden usar funciones de conversión con los
datos de un campo Memo.
Número Sólo puede escribir números en este tipo de campo y puede realizar cálculos con los valores de
un campo Número.
Fecha/Hora Sólo puede escribir fechas y horas en este tipo de campo. Según cómo haya definido el campo el
diseñador de la base de datos, pueden darse las siguientes condiciones:
Si el diseñador de la base de datos ha definido una máscara de entrada para el campo (una serie
de caracteres literales y de marcador de posición que aparecen al seleccionar el campo), deberá
escribir los datos en los espacios y en el formato proporcionado por la máscara. Por ejemplo, si
la máscara es DD_MMM_AAAA, debe escribir una fecha en ese formato en los espacios
provistos, por ejemplo, Oct 11 2006. No puede escribir el nombre completo del mes (como por
ejemplo, julio) ni el año con dos dígitos.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Si el diseñador no ha creado una máscara de entrada para controlar el modo en que se escriben
las fechas o las horas, puede escribir el valor utilizando cualquier formato de fecha u hora válido.
Por ejemplo, puede escribir 11 Oct. 2006, 11/10/06, 11 de octubre, 2006, etc.
El diseñador de la base de datos puede aplicar un formato de presentación al campo. En ese
caso, si no hay una máscara de entrada, puede escribir un valor en prácticamente cualquier
formato, pero Access muestra las fechas de acuerdo con el formato de visualización. Por
ejemplo, puede escribir 11/10/2006, pero el formato de presentación puede estar establecido
para que muestre el valor como 11-oct-2006.
Para obtener más información sobre las máscaras de entrada, vea el artículo Dar formato a los
datos en filas y columnas.
Moneda Sólo puede escribir valores monetarios en este tipo de campo. Además, no es necesario que
incluya manualmente un símbolo de moneda. De forma predeterminada, Access aplica el
símbolo de moneda ( ¥, £, $, etc.) especificado en la configuración regional de Windows.
Autonumérico No puede escribir ni cambiar los datos en este tipo de campo. Access incrementa los valores de
un campo Autonumérico cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla.
Sí/No Al hacer clic en un campo definido en este tipo de datos, Access muestra una casilla de
verificación o una lista desplegable, según el formato que aplique al campo. Si establece el
formato del campo para que muestre una lista, podrá seleccionar Sí o No, Verdadero o Falso o
Activado o Desactivado en la lista, en función del formato aplicado al campo. No puede escribir
valores en la lista ni cambiar los valores de la lista directamente desde un formulario o tabla.
Objeto OLE Este tipo de campo se utiliza cuando se desean mostrar datos de un archivo creado con otro
programa. Por ejemplo, puede mostrar un archivo de texto, un diagrama de Excel o un grupo de
diapositivas de PowerPoint en un campo Objeto OLE.
Los datos adjuntos proporcionan una forma más rápida, fácil y flexible de ver los datos de otros
programas. Vea la entrada Datos adjuntos, más adelante en esta tabla, para obtener
información adicional.
Hipervínculo Puede escribir cualquier dato en este tipo de campo y Access lo convertirá en una dirección
Web. Por ejemplo, si escribe un valor en el campo, Access rodeará el texto con el Localizador
uniforme de recursos (URL) (Localizador de recursos uniforme (URL): dirección que especifica un
protocolo (como HTTP o FTP) y la ubicación de un objeto, documento, página World Wide Web
u otro destino en Internet o una intranet, por ejemplo: http://www.microsoft.com/.) de esta
forma: http://www.texto.com. Si escribe una dirección Web válida, el vínculo funcionará; de lo
contrario, el vínculo dará como resultado un mensaje de error. Sin embargo, puede resultar
difícil modificar hipervínculos existentes, porque al hacer clic en un hipervínculo se abre el
explorador y se obtiene acceso al sitio especificado en el vínculo. Para modificar un campo de
hipervínculo, seleccione un campo contiguo, utilice la tecla TAB o las teclas de dirección para
mover el foco al campo de hipervínculo y, a continuación, presione F2 para activar la edición.
Datos adjuntos Puede adjuntar datos de otros programas a este tipo de campo, pero no puede escribir ni incluir
de ninguna otra forma datos de texto o numéricos.
Para obtener información sobre cómo usar un campo Datos adjuntos, vea el artículo Adjuntar
archivos y gráficos a los registros de una base de datos.
Asistente para El Asistente para búsquedas no es para tipos de datos. Este asistente se usa para crear dos tipos
búsquedas de listas desplegables: las listas de valores y los campos de búsqueda. Una lista de valores utiliza
una lista delimitada de elementos que se especifican manualmente al usar el Asistente para
búsquedas. Estos valores pueden ser independientes de cualquier otro dato u objeto de la base
de datos.
En cambio, un campo de búsqueda usa una consulta para recuperar datos de una o varias de las
otras tablas de la base de datos o de otra ubicación como, por ejemplo, un servidor que ejecute
Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. El campo de búsqueda muestra entonces los datos
en una lista desplegable. De forma predeterminada, el Asistente para búsquedas establece el
tipo de datos del campo de tabla en Número.
Se puede trabajar con los campos de búsqueda directamente en las tablas, pero también en los
formularios e informes. De forma predeterminada, los valores de un campo de búsqueda
aparecen en un tipo de control de lista denominado cuadro combinado: una lista con una flecha

desplegable: . Dependiendo de cómo el diseñador de la base de datos

haya configurado el campo de búsqueda y el cuadro combinado, se pueden editar los elementos
de la lista y agregar elementos a la lista. Para ello, el diseñador de la base de datos tiene que
configurar una propiedad del campo de búsqueda (la propiedad se denomina Limitar a la lista y
el diseñador tiene que desactivarla).
Si no se pueden editar directamente los valores de una lista de búsqueda, se deben agregar o
cambiar los datos en la lista predefinida de valores o en la tabla que sirve como origen del

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

campo de búsqueda. Para obtener información sobre cómo hacerlo, vea la sección titulada
"Editar los elementos de un campo de búsqueda" en el artículo Agregar uno o varios registros a
una base de datos.
Por último, cuando se crea un campo de búsqueda, es posible configurarlo de manera opcional
para que admita varios valores. De hacerlo, la lista resultante muestra una casilla de verificación
junto a cada elemento de la lista, y se pueden activar o desactivar tantos elementos como sean
necesarios. Esta figura muestra una lista típica de varios valores:

Para obtener información sobre cómo crear campos de búsqueda multivalor y usar las listas
resultantes, vea los artículos Usar una lista que almacene varios valores y Guía de campos
multivalor. .

Cómo afectan las propiedades de los campos de tabla a la actualización

Lea esta sección si es la primera vez que utiliza Access o no está familiarizado con los conceptos relativos a las bases
de datos relacionales. No puede realizar correctamente actualizaciones a gran escala a menos que entienda cómo
afectan a la actualización las propiedades definidas para los campos de una tabla.
Cuando diseñe una base de datos, normalmente comenzará diseñando una o varias tablas. Tendrá que decidir qué
tipos de datos debe contener cada tabla, definir claves principales (campos que identifican inequívocamente cada
registro o fila) para cada tabla y crear las relaciones entre las tablas.
Como parte de ese proceso, definirá las propiedades de los campos de cada tabla. Por ejemplo, puede definir un
campo Texto para que no acepte más de 50 caracteres, y un campo Número para que sólo acepte valores
monetarios.
La mayoría de las propiedades de los campos se definen mediante la vista Diseño. Sin embargo, puede definir
también algunas propiedades mediante los comandos de los grupos de la cinta de opciones, que forma parte de la
Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. Por ejemplo, puede definir formatos visuales para los campos Texto y
Memo mediante los comandos del grupo Fuente en la ficha Inicio. Para obtener más información sobre estos
comandos, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y columnas.

Access ofrece ahora dos formas de ver las propiedades de un campo de una tabla. Puede usar los controles de la
ficha Hoja de datos o puede abrir la tabla en la vista Diseño. A continuación se explica cómo se usan los dos
procedimientos.
Ver propiedades de tabla usando comandos en la ficha Hoja de datos
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee usar.
Haga clic en la ficha Hoja de datos y utilice los comandos del grupo Tipo de datos y formato para ver las propiedades
de cada campo de la tabla.
Cómo ver las propiedades de una tabla en la vista Diseño
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla y haga clic en Vista
Diseño.
Access abre la tabla en la cuadrícula de diseño.
En la parte inferior de la cuadrícula, bajo Propiedades del campo, haga clic en la ficha General, si aún no está
seleccionada.
O bien,
Para ver las propiedades de un campo de búsqueda, haga clic en la ficha Búsqueda.
Un campo de búsqueda es un campo de tabla que utiliza una lista preestablecida de valores o una consulta que
recupera valores de una o varias tablas de una base de datos. De forma predeterminada, el campo de búsqueda
presenta esos valores en forma de lista. Según cómo haya definido el campo de búsqueda el diseñador de la base
de datos, puede seleccionar uno o varios elementos de esa lista.
Los campos de búsqueda suelen provocar confusión en los usuarios nuevos de Access, porque la lista de elementos
aparece en una ubicación (la lista que Access crea a partir de los datos del campo de búsqueda), pero los datos
pueden encontrarse en otra ubicación (la tabla que contiene los datos). Recuerde que cuando actualice los datos de
un campo de búsqueda, debe actualizar la tabla de origen (la segunda ubicación). No puede actualizar un campo de
búsqueda desde la lista.
En la tabla siguiente se ofrece un listado de las propiedades de tabla que más repercuten en la entrada de datos, así
como una explicación de su repercusión.

Propiedad Ubicación en Valores posibles Comportamiento al intentar escribir datos

la cuadrícula

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

de diseño de
la tabla
Tamaño del Ficha General De 0 a 255 El límite de caracteres sólo se aplica a los campos
campo establecidos en el tipo de datos Texto. Si intenta incluir
más caracteres de los especificados, el campo los corta.
Requerido Ficha General Sí/No Cuando está activada, esta propiedad obliga a escribir
un valor en un campo y Access no permite guardar los
nuevos datos hasta que se rellena el campo. Cuando
está desactivada, el campo acepta valores nulos, es
decir, el campo puede quedar en blanco.
Un valor nulo no es lo mismo que un cero. El cero es un
dígito y Access lo utiliza en los cálculos. Un valor nulo es
un valor inexistente, no definido o no reconocido.
Permitir Ficha General Sí/No Cuando está activada, puede incluir cadenas de longitud
cadenas de cero (cadenas que no contienen caracteres). Para crear
longitud cero una cadena de longitud cero, escriba un par de comillas
dobles sin ningún espacio entre ellas ("") y presione
ENTRAR.
Indizado Ficha General Sí/No Cuando se indiza una tabla, Access impide que se
agreguen valores duplicados.
Máscara de Ficha General Conjuntos Una máscara de entrada obliga a escribir los datos en un
entrada predefinidos o formato predefinido. Las máscaras aparecen al
personalizados de seleccionar un campo de una tabla o un control de un
caracteres literales y formulario. Suponga, por ejemplo, que hace clic en un
marcadores de campo Fecha y ve este conjunto de caracteres: DD-
posición MMM-AAAA. Este conjunto de caracteres se conoce
como máscara de entrada. Obliga a escribir los meses
como abreviaturas de tres letras, como OCT, y los años
con cuatro dígitos en lugar de dos. Por tanto, si ve esa
máscara, debe escribir una fecha como 15-OCT-2006.
Recuerde que las máscaras de entrada sólo controlan el
modo en que se escriben los datos y no la forma en que
Access los muestra. Por ejemplo, puede escribir una
fecha como 15-OCT-2006, pero Access podría almacenar
el valor como 15102006; es decir, sin caracteres de
formato. Posteriormente, cuando vea la fecha en una
tabla, formulario o informe, Access puede definirla para
que se muestre como 15/10/2006.
Para obtener más información sobre cómo crear y usar
máscaras de formato, vea el artículo Dar formato a los
datos en filas y columnas.
Control de Ficha Los valores dependen Para los campos Texto y Número, puede elegir entre un
pantalla Búsqueda del tipo de datos control de cuadro de texto, de cuadro de lista o de
definido para el cuadro combinado. Para los campos Sí/No, puede elegir
campo entre un control de casilla de verificación, de cuadro de
texto o de cuadro combinado.
Si selecciona un valor distinto de Cuadro de lista o
Cuadro combinado, Access oculta las demás
propiedades de la ficha Búsqueda.
Tipo de Ficha Tabla o consulta Si establece el cuadro de propiedad Control de pantalla
origen de la Búsqueda Lista de valores en Cuadro de lista o Cuadro combinado, puede
fila Lista de campos establecer esta propiedad en Tabla o consulta, Lista de
valores o Lista de campos. A su vez, esta propiedad
controla el tipo de valor que se puede utilizar en la
propiedad Origen de la fila. Vea la siguiente entrada.
Origen de la Ficha Depende de la Si establece la propiedad Tipo de origen de la fila en
fila Búsqueda propiedad Tipo de Tabla o consulta, este campo de propiedad puede
origen de la fila. contener el nombre de una tabla o consulta. Si establece
la propiedad en Lista de valores, esta propiedad
contiene una lista de valores separador por caracteres
de punto y coma (;). Si establece la propiedad Tipo de
origen de la fila en Lista de campos, esta propiedad

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

contiene el nombre de una tabla, consulta o instrucción

SQL (Lenguaje de consulta estructurado).
Limitar a la Ficha Sí/No Si se establece en Sí, Access busca valores coincidentes
lista Búsqueda cuando los usuarios escriben texto en un control de
cuadro combinado. Es decir, el valor Sí activa la
anticipación de valores (type-ahead). El valor Sí impide
además que los usuarios modifiquen los elementos de
una lista directamente desde un control de lista o de
cuadro combinado. Los usuarios tienen que modificar
los elementos en el cuadro de propiedad Origen de la
fila o, en el caso de los campos de búsqueda, en la tabla
que contiene los datos de origen de dicho campo. Para
obtener más información sobre los campos de
búsqueda, vea la sección "Modificar los elementos de un
campo de búsqueda" en el artículo Agregar uno o varios
registros a una base de datos.
Permitir Ficha Sí/No Habilita o deshabilita el comando Editar elementos de
ediciones de Búsqueda lista para las listas de valores, pero no para los campos
lista de de búsqueda. Si desea habilitar este comando para los
valores campos de búsqueda, escriba un nombre de formulario
válido en la propiedad Formulario de edición de
elementos de lista. Aparece el comando Permitir
ediciones de lista de valores en un menú contextual que
se abre cuando se hace clic con el botón secundario en
un control de cuadro de lista o cuadro combinado.
Cuando se ejecuta el comando, aparece el cuadro de
diálogo Editar elementos de lista. Asimismo, si se
especifica el nombre de un formulario en el cuadro de la
propiedad Formulario de edición de elementos de lista,
Access inicia ese formulario en vez de mostrar el cuadro
de diálogo.
Puede ejecutar el comando Editar elementos de lista
desde los controles de cuadro de lista y cuadro
combinado situados en los formularios y desde los
controles de cuadro combinado situados en las tablas y
en los conjuntos de resultados. Los formularios deben
abrirse en la vista Diseño o Examinar, y las tablas y los
conjuntos de resultados de las consultas deben abrirse
en la vista Hoja de datos.
Formulario de Ficha Nombre de un Si especifica el nombre de un formulario de entrada de
edición de Búsqueda formulario de datos en esta propiedad de la tabla, ese formulario se
elementos de entrada de datos abre cuando un usuario ejecuta el comando Editar
lista elementos de lista. En caso contrario, el cuadro de
diálogo Editar elementos de lista aparece cuando los
usuarios ejecutan el comando.
Para obtener información sobre el diseño de tablas de base de datos y la definición de propiedades, vea los
artículos siguientes.
En Conceptos básicos del diseño de una base de datos se ofrece una explicación de los conceptos fundamentales,
como el diseño de la base de datos y los datos y el proceso de normalización (la división de los datos en tablas
relacionadas y la eliminación de datos redundantes).
En Crear tablas en una base de datos se proporciona una explicación acerca de cómo crear tablas, agregar claves
principales (campos que identifican inequívocamente cada fila o registro de la tabla) y definir tipos de datos y
propiedades de la tabla.

Usar un formulario para actualizar datos

Los formularios se utilizan para actualizar pequeñas cantidades de datos. En este caso, por "pequeño" se entiende
cualquier número de registros que desee actualizar manualmente. Los formularios proporcionan un modo más
sencillo, rápido y preciso de modificar y actualizar pequeñas cantidades de datos.
La manera en que se utiliza un formulario para editar datos depende de su diseño. Los formularios pueden contener
cualquier número de controles, como listas, cuadros de texto y botones, y hojas de datos (cuadrículas similares a
hojas de cálculo de Excel). A su vez, cada control del formulario lee o escribe datos en un campo de tabla
subyacente. Lo que se puede hacer con un control determinado depende del tipo de datos definido para el campo

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

de tabla subyacente, de las propiedades definidas para ese campo y posiblemente de varias propiedades
establecidas por el diseñador de la base de datos para el control. Para obtener más información sobre cómo los
tipos de datos y las propiedades de los campos afectan a la entrada de datos, vea Cómo afectan los tipos de datos al
modo en que se escriben los datos y Cómo afectan las propiedades de los campos al modo en que se escriben los
datos, anteriormente en este artículo.
En las siguientes secciones se explica cómo usar los controles de entrada de datos más comunes. Si tiene alguna
duda relativa a su base de datos específica, póngase en contacto con el administrador del sistema o con el
diseñador de la base de datos.

Agregar o editar texto en un cuadro de texto

Access proporciona un control de texto para su uso con campos Texto y Memo. Normalmente, puede saber si el
campo subyacente es un campo Texto o Memo por el tamaño del control, que suele indicar el tamaño del campo de
tabla subyacente. Por ejemplo, si asocia el control a un campo de texto que no acepta más de 50 caracteres, el
tamaño del control se ajustará en consecuencia. Sin embargo, si asocia el control a un campo Memo, puede definir
el tamaño del control para que muestre uno o dos párrafos de texto sin tener que desplazarse.
Asimismo, puede definir un campo Memo para que admita formato de texto enriquecido. A continuación, puede
aplicar fuentes, tamaños, estilos y colores diferentes al texto.
Editar texto en un cuadro de texto
Coloque el cursor en el cuadro de texto y cambie los datos. Recuerde que no puede realizar cálculos con los
números en un campo Texto o Memo.
Aplicar formato de texto enriquecido
Sólo puede seguir estos pasos si ha asociado un cuadro de texto a un campo Memo. Vea los pasos de la sección Ver
las propiedades de un campo de tabla, anteriormente en este artículo.
Con la tabla abierta en la vista Hoja de datos, seleccione el campo Memo. Por lo general, buscará un campo
denominado "Comentarios", "s" o "Descripción".
En el grupo Fuente de la ficha Inicio, utilice los botones y menús para aplicar formato al texto.
Puede aplicar fuentes y tamaños diferentes, poner el texto en negrita o en cursiva, cambiar los colores, etc.

Usar una hoja de datos para actualizar datos

Puede cambiar los datos directamente en la vista Hoja de datos (una cuadrícula de filas y columnas similar a una
hoja de cálculo de Excel). Puede cambiar datos en las tablas, los conjuntos de resultados de la consulta y los
formularios que muestran las hojas de datos.
Normalmente, las hojas de datos se utilizan cuando es necesario cambiar solamente un pequeño número de
registros o partes de un único registro. Si está familiarizado con Excel, entenderá con relativa facilidad cómo
funcionan las hojas de datos, y podrá efectuar cambios aunque no posea amplios conocimientos de Excel, como la
capacidad de crear y ejecutar consultas.
Recuerde lo siguiente antes de continuar:
No es necesario guardar explícitamente los cambios. Access los valida en la tabla cuando el cursor se desplaza a un
nuevo campo de la misma fila o a otra fila.
De forma predeterminada, los campos de una base de datos de Access deberían estar definidos para aceptar un
tipo específico de datos, como texto o números. Debe escribir datos del tipo para el que se ha definido el campo. De
lo contrario, Access muestra un mensaje de error.
Un campo puede tener aplicada una máscara de entrada. Una máscara de entrada es un conjunto de caracteres
literales y marcadores de posición que obligan a escribir los datos en un formato específico. Por ejemplo, una
máscara de entrada de un código postal puede exigir que los datos se ajusten al formato francés, mientras que una
máscara de entrada de un número de teléfono puede exigir que los números se especifiquen en el formato alemán.
Para obtener más información sobre las máscaras de entrada, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y
columnas.
Con la excepción de los datos adjuntos y las listas multivalor, en la mayoría de los campos sólo se puede escribir un
valor. Si no sabe si un campo acepta datos adjuntos, póngase en contacto con el diseñador de la base de datos o
con el administrador del sistema. Puede identificar fácilmente una lista multivalor porque Access muestra una
casilla de verificación junto a cada elemento de la lista.

Cambiar los datos de una hoja de datos

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla o en la consulta que contiene los datos que desea cambiar.
De forma predeterminada, Access abre la tabla o la consulta en la vista Hoja de datos (una cuadrícula con una
apariencia similar a una hoja de cálculo de Excel).
Haga clic o coloque el foco en el primer campo que desea cambiar y modifique los datos.
Para pasar al campo siguiente, presione TAB, utilice una de las teclas de dirección o haga clic en el campo siguiente.
De forma predeterminada, al presionar la tecla TAB, Access utiliza la configuración regional de Windows para
determinar si el cursor se mueve a la izquierda o a la derecha. Si el equipo está configurado para usar un idioma que

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

se lee de izquierda a derecha, el cursor se mueve a la derecha al presionar la tecla TAB. Si el equipo está
configurado para un idioma que se lee de derecha a izquierda, el cursor se mueve a la izquierda.
Aplicar formato de texto enriquecido a los datos de un campo Memo
Con la tabla o los resultados de la consulta abiertos en la vista Hoja de datos, seleccione el campo Memo.
Por lo general, buscará un campo denominado "Comentarios", "s" o "Descripción". Si no es capaz de encontrar el
campo Memo, siga los pasos descritos en Ver las propiedades de un campo de tabla, anteriormente en este
artículo.
En el grupo Fuente de la ficha Inicio, utilice los botones y menús para aplicar formato al texto.
Puede aplicar fuentes y tamaños diferentes, poner el texto en negrita o en cursiva, cambiar los colores, etc.

Usar una consulta de actualización para cambiar datos existentes

Las consultas de actualización sirven para agregar, cambiar o eliminar parte de uno o varios registros existentes
(pero no todo el registro). Las consultas de actualización son una especie de cuadro de diálogo Buscar y reemplazar
avanzado. Se especifica un criterio de selección (el equivalente aproximado de una cadena de búsqueda) y un
criterio de actualización (el equivalente aproximado de una cadena de sustitución). A diferencia del cuadro de
diálogo, las consultas de actualización pueden aceptar varios criterios, permiten actualizar un gran número de
registros a la vez y permiten cambiar registros en varias tablas.
Recuerde que no se pueden utilizar consultas de actualización para agregar registros completos. Para ello, se utiliza
una consulta de datos anexados.
Para obtener más información, vea el artículo Crear una consulta de datos anexados.
La forma más segura de usar una consulta de actualización es crear primero una consulta de selección que pruebe
los criterios de selección. Suponga, por ejemplo, que desea actualizar una serie de campos Sí/No de No a Sí para un
cliente determinado. Para ello, agrega criterios a la consulta de selección hasta que se obtienen los registros No de
ese cliente. Cuando está seguro de que dispone de los registros correctos, convierte la consulta de selección en una
consulta de actualización, especifica los criterios de actualización y ejecuta la consulta para actualizar los valores
seleccionados. En los pasos de esta sección se explica cómo crear una consulta de selección y después convertirla en
una consulta de actualización.

Crear una consulta de selección

Abra la base de datos que contiene los registros que desea actualizar.
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
Seleccione la tabla o las tablas que contienen los registros que desea actualizar y haga clic en Agregar y luego en
Cerrar.
La tabla o tablas aparecen como una o varias ventanas en la sección superior de la cuadrícula de diseño de consultas
en las que se muestran todos los campos de cada tabla. La siguiente figura muestra el diseñador de consultas con
una tabla típica.

Haga doble clic en los campos que desea actualizar. Los campos seleccionados aparecen en la fila Campo de la
sección inferior del diseñador de consultas.
Se puede agregar un campo de tabla por columna en la sección inferior o puede agregar rápidamente todos los
campos de una tabla haciendo doble clic en el asterisco (*) situado en la parte superior de la lista de campos de
tabla. La siguiente figura muestra el diseñador de consultas con todos los campos agregados:

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Si lo desea, puede especificar uno o varios criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño. En la tabla
siguiente se incluyen algunos criterios de ejemplo y una explicación del efecto que tienen en una consulta.
Criterios Efecto
> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores
que 234, utilice < 234.
>= "Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.
Entre #2/2/2006# y Devuelve las fechas comprendidas entre el 2-feb-06 y el 1-dic-06 (ANSI-89). Si la base de
#1/12/2006# datos utiliza los caracteres comodín ANSI-92, use comillas simples (') en lugar de signos de
almohadilla. Por ejemplo: Entre '2/2/2006' Y '1/12/2006'
Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no sea
exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contengan caracteres
además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".
Sin "T*" Busca todos los registros salvo los que empiezan por T. Si la base de datos utiliza el juego
de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco.
No "*t" Busca todos los registros salvo los que empiezan por t. Si la base de datos utiliza el juego
de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco.
En(Canadá,Reino En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.
Unido)
Como "[A-D]*" En un campo de texto, busca todos los registros que empiezan por las letras
comprendidas entre la A y la D. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodín
ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco.
Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos usa el
juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco.
Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiezan por "Casa" y contienen una segunda cadena de
cinco letras en la que las cuatro primeras letras son "Dewe" y la última se desconoce. Si la
base de datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de
subrayado (_) en lugar del signo de interrogación.
#2/2/2006# Busca todos los registros del 2 de febrero de 2006. Si la base de datos utiliza el juego de
caracteres comodín ANSI-92, incluya la fecha entre comillas simples en lugar de entre
signos de almohadilla ('2/2/2006').
< Fecha() - 30 Devuelve todas las fechas con una antigüedad de más de 30 días.
Fecha() Devuelve todos los registros que contienen la fecha actual.
Entre Fecha() Y Devuelve todos los registros entre la fecha actual y tres meses a partir de la fecha actual.
AgregFecha("M", 3,
Fecha())
Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir).
No es Nulo Devuelve todos los registros que contienen un valor.
"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de
longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio,
pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede requerir un número de fax,
pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, se incluye un par de comillas
dobles sin espacios entre ellas ("") en lugar de un número.
En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.
Compruebe que la consulta devuelve sólo los criterios que desea actualizar. Si es necesario, puede seleccionar los
campos que no desea actualizar y presionar SUPR para quitarlos, arrastrar otros campos a la cuadrícula de diseño y
cambiar los criterios hasta que quede satisfecho con los resultados de la consulta.
Realice los pasos siguientes.
Actualizar registros
En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Actualizar.
Así se convierte la consulta de selección en una consulta de actualización. Access agrega la fila Actualizar a en la
sección inferior del diseñador de consultas.

Busque el campo que contiene los datos que desea cambiar y especifique la expresión (que cambiará los datos) en
la fila Actualizar a de ese campo.
En esta tabla se muestran algunas expresiones de ejemplo y una explicación de cómo cambian los datos.
Expresión Resultado
"Vendedor" En un campo Texto, cambia un valor de texto a Vendedor.

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#10/8/06# En un campo Fecha/Hora, cambia un valor de fecha a 10-ago-06.

Sí En un campo Sí/No, cambia el valor No a Sí.
"NP" & [NúmeroPieza] Agrega "NP" al principio de cada número de pieza especificado.
[PrecioUnidad] * [Cantidad] Multiplica los valores de los campos PrecioUnidad y Cantidad.
[Transporte] * 1,5 Aumenta los valores de un campo denominado Transporte en un 50 por
ciento.
DSuma("[Cantidad] * Si los valores de IdProducto de la tabla actual coinciden con los valores
[PrecioUnidad]", IdProducto de la tabla denominada Detalles de pedidos, esta expresión
"Detalles de pedidos", actualiza los totales de ventas multiplicando los valores de un campo
"[IdProducto]=" & [IdProducto]) denominado Cantidad por los valores de un campo denominado
PrecioUnidad.
Derecha([CódigoPostalEnvío], 5) Trunca los caracteres de la izquierda en una cadena de texto o numérica y
deja los cinco caracteres que están más a la derecha.
SiInm(Es Nulo([PrecioUnidad]), 0, Cambia un valor nulo (desconocido o no definido) por un cero (0) en un
[PrecioUnidad]) campo denominado PrecioUnidad.
En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.
Aparece un mensaje de alerta. La siguiente figura muestra el mensaje:

Haga clic en Sí para ejecutar la consulta.

Puede desactivar los mensajes de alerta. Para ello, haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en
Opciones de Access, elija Avanzadas y en Confirmar, desactive la casilla de verificación Consultas de acción.
Vea los resultados de la consulta de acción en la ficha Inicio o Diseño en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a
continuación, elija Vista Hoja de datos. También puede hacer clic en el botón Vista Hoja de datos que se encuentra
en la barra de estado de Access.
Cuando ejecute la consulta, tal vez observe que faltan campos en el conjunto de resultados. Si la consulta contiene
campos que no se actualizan, Access quita esos campos de forma predeterminada. Por ejemplo, puede incluir
campos Id. de dos tablas para asegurarse de que la consulta devuelve y utiliza los registros correctos. Si no actualiza
esos campos Id., Access los quita.

Usar una consulta de datos anexados para agregar registros a tablas

Una consulta de datos anexados agrega un grupo de registros de una o varias tablas de una base de datos de origen
a una o varias tablas de una base de datos de destino. Suponga, por ejemplo, que consigue nuevos clientes y una
base de datos que contiene una tabla con información acerca de estos clientes. Para no tener que proporcionar los
nuevos datos manualmente, puede anexarlos a la tabla o tablas correspondientes de la base de datos. Puede usar
también consultas de datos anexados para:

Anexar registros basándose en criterios. Por ejemplo, es posible que desee anexar sólo los nombres y las
direcciones de los clientes con pedidos pendientes.

Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existen en la otra tabla. Suponga, por ejemplo, que
la tabla Compradores contiene 11 campos y que en la tabla Clientes de otra base de datos hay 9 campos que
coinciden con los de la primera tabla. Puede usar una consulta de datos anexados para agregar sólo los datos de los
campos coincidentes y omitir el resto.
El proceso de creación de una consulta de datos anexados desde una base de datos a otra consta de los siguientes
pasos básicos:
Abra la base de datos de origen (la que contiene los registros que desea anexar) y cree una consulta de selección
que devuelva sólo los registros que desee anexar.
Convierta esa consulta de selección en una consulta de datos anexados.
Agregue los campos y las tablas de destino a la consulta de datos anexados. Si está anexando registros a otra base
de datos, abra dicha base de datos en primer lugar y, a continuación, seleccione las tablas.
Ejecute la consulta para anexar los registros.
Realice una copia de seguridad de los datos antes de empezar. Si comete algún error, podrá eliminar los registros
anexados de la tabla de destino, pero tenga en cuenta que eliminar manualmente una cantidad grande de registros

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

puede requerir bastante tiempo. El hecho de tener una copia de seguridad a mano puede ayudarle a arreglar
cualquier problema en menos tiempo.
Crear una consulta de selección
Abra su base de datos; es decir, la base de datos que contiene los registros que desee anexar.
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
Se muestra la cuadrícula de diseño de consultas y se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
Seleccione la tabla que contiene los registros que desea anexar y haga clic en Agregar y luego en Cerrar.
La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la ventana se
muestran todos los campos de la tabla. En esta figura se muestra una tabla típica en el diseñador de consultas:

Arrastre los campos que desea anexar desde la tabla hasta la fila Campo de la sección inferior de la cuadrícula de
diseño de consultas.
Se puede agregar un campo de tabla por columna en la sección inferior. Para agregar rápidamente todos los
campos, haga clic en el asterisco (*) situado en la parte superior de la lista de campos de tabla. Esta figura muestra
el diseñador de consultas con varios campos de tabla agregados:

En esta ilustración se muestra el diseñador con todos los campos agregados:

En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

Compruebe que la consulta devuelve los criterios que desea anexar. Si es necesario, puede desactivar la casilla de
verificación Mostrar o presionar SUPR para eliminar los campos que no necesite. También puede arrastrar otros
campos a la cuadrícula de diseño hasta que quede satisfecho con la consulta.
Continúe con los pasos siguientes.
Convertir la consulta en una consulta de datos anexados
En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Anexar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Anexar.
En este punto, puede anexar registros de una tabla a otra de la misma base de datos o anexar registros a una tabla
de otra base de datos.
Anexar registros a una tabla de la misma base de datos

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Base de datos activa (si aún no está seleccionada) y, a continuación,
seleccione la tabla de destino en la lista Nombre de la tabla.
Haga clic en Aceptar.
En el paso 4 de la sección anterior, agregó parte o todos los campos de la tabla de origen a la cuadrícula de diseño.
Si agregó la tabla completa en ese paso, Access agrega ahora toda la tabla de destino a la fila Anexar a, tal y como se
muestra aquí:

O bien,
Si agregó campos individuales en el paso 4 de la sección anterior y los nombres de campo de las tablas de origen y
de destino coinciden, Access agrega automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a, tal y
como se muestra aquí:

O bien,
Si agregó campos individuales, y algunos o todos los nombres de las tablas de origen y destino no coinciden, Access
deja en blanco los campos no coincidentes en la fila Anexar a. Haga clic en cada campo en blanco y seleccione el
campo de origen que desee en la lista resultante, tal y como se muestra aquí:

Para obtener una vista previa de los cambios, haga clic en Ver.
Vuelva a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexar los registros.
Anexar registros a una tabla de otra base de datos
En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Otra base de datos.
En el campo Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de la base de datos de destino.
En el campo Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.
O bien,
Haga clic en Examinar y utilice el segundo cuadro de diálogo Anexar para buscar la base de datos de destino. Haga
clic en Aceptar después de buscar y seleccionar esta base de datos. De este modo, se cierra el segundo cuadro de
diálogo. En el primer cuadro de diálogo, en el campo Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y,
a continuación, haga clic en Aceptar.
Escriba el nombre de la tabla de destino y haga clic en Aceptar para cerrar el primer cuadro de diálogo Anexar.
En el paso 4 de la sección anterior, agregó algunos o todos los campos de la tabla de origen a la fila Campo en la
cuadrícula de diseño de la consulta. Si agregó la tabla completa en ese paso, Access agrega ahora toda la tabla de
destino a la fila Anexar a, tal y como se muestra aquí:

O bien,
Si agregó campos individuales en el paso 4 y si coinciden los nombres de campo de las tablas de origen y de destino,
Access agrega automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a, por ejemplo:

O bien,
Si agregó campos individuales, y algunos o todos los nombres de las tablas de origen y destino no coinciden, Access
deja en blanco los campos no coincidentes en la fila Anexar a. Haga clic en cada campo en blanco y seleccione el
campo de origen que desee en la lista resultante, por ejemplo:

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Para obtener una vista previa de los cambios, haga clic en Ver.
Cambie a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexar los registros.

Usar la característica Recopilación de datos para actualizar registros

Office Access 2010 proporciona una nueva característica denominada Recopilación de datos. Puede configurar un
formulario de entrada de datos en Microsoft Office Outlook 2010, reunir información y almacenar los datos en una
base de datos de Access. En este artículo no se explica cómo usar la característica Recopilación de datos.
Para obtener más información acerca del uso de la característica Recopilación de datos, vea el artículo Recopilar
datos mediante mensajes de correo electrónico.

Usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cambiar datos

El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar es otra forma de cambiar pequeñas cantidades de datos más rápida y
fácilmente. En este artículo no se explica cómo usar el cuadro de diálogo.
Para obtener información sobre cómo usar el cuadro de diálogo, vea el artículo Usar el cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar para cambiar datos.

Usar actualizaciones en cascada para cambiar los valores de las claves primarias y externas
En ocasiones, puede ser necesario actualizar un valor de clave principal. Si utiliza esa clave principal como clave
externa, puede actualizar automáticamente los cambios a través de todas las instancias secundarias de la clave
externa.
Recordemos que una clave principal es un valor que identifica inequívocamente cada fila (registro) de una tabla de
base de datos. Una clave externa es una columna que coincide con la clave principal. Normalmente, las claves
externas residen en otras tablas y permiten crear una relación (un vínculo) entre los datos de las tablas.
Suponga, por ejemplo, que utiliza un número de Id. de producto como clave principal. Un número de Id. identifica
inequívocamente un producto. Utiliza también ese número de Id. como clave externa en una tabla de datos de
pedido. De esa forma, puede encontrar todos los pedidos correspondientes a cada producto, ya que siempre que
alguien realiza un pedido para ese producto, el Id. pasa a formar parte del pedido.
Algunas veces, esos números de Id. (u otros tipos de claves principales) cambian. Cuando eso ocurre, puede
modificar el valor de la clave principal y hacer que el cambio se propague automáticamente en cascada a todos los
registros secundarios relacionados. Este comportamiento se habilita activando la integridad referencial y las
actualizaciones en cascada entre las dos tablas.
Recuerde estas reglas a medida que avance:
Sólo puede habilitar las actualizaciones en cascada para los campos de clave principal establecidos en los tipos de
datos Texto y Número. No puede utilizar las actualizaciones en cascada para los campos establecidos en el tipo de
datos Autonumérico.
Sólo puede habilitar las actualizaciones en cascada entre tablas con una relación de uno a varios.
Los siguientes pasos explican cómo se crea una relación y cómo se habilitan las actualizaciones en cascada para
dicha relación.
Crear la relación
En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.
Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
Si todavía no está seleccionada, haga clic en la ficha Tablas, seleccione las tablas que desee modificar, elija Agregar y
haga clic en Cerrar.
Puede presionar MAYÚS para seleccionar varias tablas o también puede agregar cada tabla de forma individual.
Seleccione sólo las tablas de los lados "uno" y "varios" de la relación.
En la ventana Relaciones, arrastre la clave principal desde la tabla del lado "uno" de la relación y colóquela en el
campo de clave externa de la tabla en el lado "varios" de la relación.
Se muestra el cuadro de diálogo Modificar relaciones. En la siguiente figura se muestra el cuadro de diálogo:

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial y haga clic en Crear.

Realice el siguiente grupo de pasos.
Habilitar las actualizaciones en cascada en claves principales
Si no ha seguido los pasos indicados en la sección anterior, abra la base de datos que contiene la relación que desea
cambiar.
En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.
Aparece la ventana Relaciones en la que se muestran las uniones (indicadas en forma de líneas de conexión) entre
las tablas de la base de datos. La siguiente figura muestra una relación típica:

Haga clic con el botón secundario del mouse en la línea de conexión entre las tablas principal y secundaria y haga
clic en Modificar relación.
Se muestra el cuadro de diálogo Modificar relaciones. En la siguiente figura se muestra el cuadro de diálogo:

Seleccione Actualizar en cascada los campos relacionados, asegúrese de que la casilla de verificación Exigir
integridad referencial esté activada y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Para obtener más información acerca de la creación de relaciones, vea los siguientes artículos:
Guía de relaciones de tablas
Crear, modificar o eliminar una relación

Usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cambiar datos

Obtener información sobre cómo usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar

El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar se usa cuando se desea buscar y eventualmente reemplazar pequeñas
cantidades de datos y no se está familiarizado con el uso de una consulta para buscar o reemplazar datos. El cuadro
de diálogo se parece a las herramientas de búsqueda de otros programas, pero contiene algunas características por
las que es más útil para las búsquedas en bases de datos relacionales. Por ejemplo, se puede buscar un formato
aplicado a datos y se puede elegir si la cadena de búsqueda debe coincidir con parte o todos los datos de un campo.
Recuerde los siguientes puntos:
El cuadro de diálogo trata la cadena de búsqueda como un modelo y devuelve todos los registros que coinciden con
el modelo. Por ejemplo, supongamos que tiene una hoja de datos (ya sea una tabla o un resultado de consulta) con
información sobre clientes, proveedores, productos y fechas de pedido. Si busca "mar", la operación devolverá

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

todas las instancias de "martes", "marzo" así como todos los demás registros que coincidan con el modelo
especificado.
El cuadro de diálogo busca en una sola tabla a la vez; no realiza la búsqueda en toda la base de datos. Si se abre el
cuadro de diálogo en un formulario, la búsqueda se realiza en la tabla subyacente a ese formulario.
Si necesita usar el cuadro de diálogo para buscar en varias tablas, puede crear una consulta de selección para
recopilar los datos deseados y, continuación, buscar en los resultados de la consulta. Más adelante en esta sección
se explican los conceptos básicos de las consultas de selección y de las búsquedas en los resultados.
Es preciso abrir las tablas y los resultados de consulta en la vista Hoja de datos. Los formularios deben abrirse en la
vista (normal) Formulario, que es la vista que también se usa para escribir datos.
Puede buscar datos basándose en un formato aplicado a esos datos. Por ejemplo, puede aplicar un formato a los
campos vacíos o nulos (campo nulo: campo que contiene un valor Null. No se consideran nulos los campos que
contienen una cadena de longitud cero (" ") o el valor 0.) de modo que muestren una palabra como "Desconocido".
Entonces, para buscar esos campos en blanco, podrá usar "Desconocido" como cadena de búsqueda.

Descripción de la casilla de verificación Buscar los campos con formato

El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar incluye la casilla de verificación Buscar los campos con formato. En los
procedimientos descritos en este tema, verá que Access a veces activa automáticamente la casilla de verificación,
por lo que en algunas ocasiones deberá activarla o desactivarla. El uso correcto de esta casilla de verificación ayuda
a asegurar que la operación de búsqueda se realiza correctamente.
Tenga en cuenta esta regla general: cuando Access activa la casilla de verificación Buscar los campos con formato,
no la desactive. Si la desactiva, es probable que la operación de búsqueda no devuelva ningún resultado.
Ese comportamiento puede resultar confuso al principio porque Access no proporciona ninguna pista visual ni
ninguna otra indicación de cuándo debe activarse o desactivarse la casilla de verificación. Quizás se pregunte cuál es
la lógica detrás de la activación o desactivación de la casilla de verificación Buscar los campos con formato. La
respuesta es: máscaras de entrada. Una máscara de entrada es un tipo de formato y, cuando Access encuentra una,
activa la casilla de verificación.
Recuerde también que si realiza una búsqueda en un campo de búsqueda (un campo que usa una consulta para
recuperar datos de otra tabla) y el campo de origen en esa segunda tabla tiene aplicada una máscara de entrada,
Access activa la casilla de verificación Buscar los campos con formato.

Diferencias entre buscar, ordenar y filtrar

Por último, recuerde que buscar no es el mismo proceso que ordenar o filtrar. Buscar es el proceso de localizar uno
o varios registros en los formularios, consultas y tablas de una base de datos. Por ejemplo, puede buscar todos los
clientes que tengan restaurantes. Ordenar es el proceso de organizar un conjunto de registros en un orden
particular. Por ejemplo, puede ordenar un conjunto de registros por orden alfabético, por fecha, por cantidad (qué
restaurante hace los mayores pedidos de pan o cuál tiene las ventas más altas), etc. Filtrar es el proceso de mostrar
registros que cumplen una condición determinada. Por ejemplo, después de buscar todos los clientes dueños de un
restaurante, puede filtrar la lista para que incluya sólo los clientes de Londres o Madrid.
Si le sirve de ayuda, puede pensarlo de este modo: primero busque los datos, organícelos eventualmente en un
orden determinado y, a continuación, use eventualmente un filtro para aislar un subconjunto de los datos.
A continuación, se explica cómo usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

Buscar y reemplazar datos en una tabla

Para poder seguir este procedimiento, debe abrir la tabla en la vista Hoja de datos.
No puede ejecutar una operación de búsqueda y reemplazo en un campo de búsqueda. Si desea reemplazar los
datos de un control (como un cuadro de texto) en un formulario, ese control debe estar enlazado a la tabla de
origen.

Buscar y reemplazar datos

En la tabla, seleccione el campo (columna) en el que desee llevar a cabo la búsqueda.

Si desea buscar en toda la tabla, siga el procedimiento descrito en el paso 5.
En la ficha Inicio, en el grupo Buscar, haga clic en Buscar.
Método abreviado de teclado Presione CTRL+B.
En la siguiente figura se muestra el comando:

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

Para buscar datos, en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, haga clic en la ficha Buscar. Para ejecutar una
operación de búsqueda y reemplazo, haga clic en la ficha Reemplazar.
En el cuadro Buscar, escriba la cadena de búsqueda. Para reemplazar datos, escriba la cadena de reemplazo en el
cuadro Reemplazar por.
No escriba caracteres comodín en el cuadro Reemplazar por, a menos que los registros deban contenerlos.
De manera opcional, use la lista Buscar en para cambiar el campo en el que desea realizar la búsqueda o para
buscar en toda la tabla.
De forma predeterminada, la lista Buscar en contiene el nombre del campo seleccionado en el paso 1. Si desea
buscar en toda la tabla, seleccione en la lista el nombre de la tabla.
O bien,
Si decide seleccionar otra columna, haga clic en la columna en la hoja de datos de la tabla. No es preciso cerrar el
cuadro de diálogo.
De manera opcional, en la lista Coincidir, haga clic en Cualquier parte del campo. De este modo, se realiza la
búsqueda más amplia posible.
Asegúrese de que está activada la casilla de verificación Buscar los campos con formato y después haga clic en
Buscar siguiente.

Buscar y reemplazar datos en un formulario

Si no tiene los permisos necesarios para ver y buscar en una tabla o si desea que los usuarios no vean algunos de los
datos de una tabla, puede ejecutar operaciones de búsqueda y reemplazo en formularios abiertos en las vistas
Formulario y Presentación. Ambas operaciones buscan en la tabla subyacente enlazada al formulario.
No se pueden ejecutar operaciones de búsqueda y reemplazo en un campo de búsqueda. Si desea reemplazar los
datos de un control (como un cuadro de texto) en un formulario, ese control debe estar enlazado a la tabla de
origen.

Buscar datos en un formulario

Abra el formulario en el que desee buscar en la vista Formulario o Presentación.

Seleccione el control que contiene la información en la que desee buscar.
Si desea buscar en toda la tabla, siga el procedimiento descrito en el paso 5.
En la ficha Inicio, en el grupo Buscar, haga clic en Buscar.
O bien,
Presione CTRL+B.
Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
Para buscar datos, haga clic en la ficha Buscar. Para ejecutar una operación de búsqueda y reemplazo, haga clic en
la ficha Reemplazar.
En el cuadro Buscar, escriba el valor de búsqueda. Para reemplazar datos, escriba la cadena de reemplazo en el
cuadro Reemplazar por.
No escriba caracteres comodín en el cuadro Reemplazar por, a menos que los registros deban contenerlos.
De manera opcional, use la lista Buscar en para cambiar el campo en el que desea realizar la búsqueda o para
buscar en toda la tabla subyacente.
De forma predeterminada, la lista Buscar en contiene el nombre del control seleccionado en el paso 1. Si desea
buscar en la tabla subyacente al formulario, seleccione en la lista el nombre de la tabla.
O bien,
Si decide seleccionar otro control (equivale a seleccionar otro campo de tabla), haga clic en ese control en el
formulario. No es preciso cerrar el cuadro de diálogo.
De manera opcional, en la lista Coincidir, haga clic en Cualquier parte del campo. De este modo, se realiza la
búsqueda más amplia posible.
En la lista Buscar, haga clic en Todos y, a continuación, en Buscar siguiente. Para reemplazar una cadena, haga clic
en Reemplazar. Si está seguro de haber especificado la cadena de reemplazo correcta, haga clic en Reemplazar
todos, pero tenga en cuenta que no se puede deshacer una operación de reemplazo. Si cometiese un error, tendría
que repetir la operación de búsqueda y reemplazo, buscar los valores incorrectos y reemplazarlos con los correctos.

Buscar datos en un conjunto de resultados de consulta

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

A continuación se explica cómo usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para buscar registros en el conjunto
de resultados devuelto por una consulta de selección. Recuerde que se pueden ejecutar únicamente operaciones de
búsqueda en los resultados de consulta.

Crear una consulta de selección

Abra la base de datos que contiene los registros que desee buscar.
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
Access inicia el Diseñador de consultas, se muestra la ficha Diseño y se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
Seleccione la tabla o las tablas que contienen los registros que desee buscar, haga clic en Agregar y, a continuación,
haga clic en Cerrar.
La tabla o tablas aparecen como una o varias ventanas en la sección superior de la cuadrícula de diseño de consultas
en las que se muestran todos los campos de cada tabla. En la siguiente tabla se muestra el diseñador con una tabla
típica.

Haga doble clic en los campos que desee buscar. Los campos seleccionados aparecen en la fila Campo situada en la
sección inferior del Diseñador de consultas.
Puede agregar un campo de tabla por columna en la sección inferior.
Para agregar rápidamente todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco (*) situado en la parte
superior de la lista de campos de tabla. En la siguiente tabla se muestra el diseñador con todos los campos
agregados.

De manera opcional, puede especificar uno o varios criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño.
De este modo, puede reducir el número de registros que va a devolver la consulta y es más fácil buscar los datos. En
la siguiente tabla se reflejan algunos criterios de ejemplo y se explica el efecto que tienen en una consulta.
Criterios Efecto
> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores
que 234, use < 234.
>= "Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.
Entre #2/2/2006# y Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2006 y el 1 de diciembre de
#1/12/2006# 2006 (ANSI-89). Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use comillas
simples (') en lugar del signo de número. Por ejemplo: Entre '2/2/2006' y '1/12/2006'.
Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no sea
exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contengan caracteres
además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".
Sin "T*" Busca todos los registros, salvo los que empiecen por T. Si la base de datos usa los
caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco.
No "*t" Busca todos los registros que terminen en t. Si la base de datos usa los caracteres comodín
ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco.
En(Canadá,Reino En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.
Unido)
Como "[A-D]*" En un campo de texto, busca todos los registros que empiecen por las letras comprendidas
entre la A y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín
ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco.
Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos usa el

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco.
Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de 5
letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se desconoce. Si la
base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado
(_) en vez del signo de interrogación.
#2/2/2006# Busca todos los registros correspondientes al 2 de febrero de 2006. Si la base de datos usa
el juego de caracteres comodín ANSI-92, escriba la fecha entre comillas simples en vez de
signos de número ('2/2/2006').
< Fecha() - 30 Devuelve todas las fechas cuya antigüedad sea mayor que 30 días.
Fecha() Devuelve todos los registros que contengan la fecha actual.
Entre Fecha() Y Devuelve todos los registros comprendidos entre la fecha de hoy y tres meses a partir de
AgregFecha("M", 3, la fecha de hoy.
Fecha())
Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir).
No es Nulo Devuelve todos los registros que contienen un valor.
"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de
longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio,
pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede requerir un número de fax,
pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, se incluye un par de comillas
dobles sin espacios entre ellas ("") en lugar de un número.

En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Compruebe que la consulta devuelve los registros deseados. Si es preciso, puede seleccionar los campos no
deseados y presionar SUPR para quitarlos, puede arrastrar campos adicionales hasta la cuadrícula de diseño y
puede cambiar los criterios hasta que esté satisfecho con los resultados de la consulta.
Siga los procedimientos que se detallan a continuación.

Buscar datos en el conjunto de resultados

En los resultados, haga clic en el campo (la columna) en el que desee buscar.
En la ficha Inicio, en el grupo Buscar, haga clic en Buscar.
O bien,
Presione CTRL+B.
Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
En el cuadro Buscar, escriba la cadena de búsqueda.
De manera opcional, use la lista Buscar en para cambiar el campo en el que desea realizar la búsqueda o para
buscar en toda la tabla.
De forma predeterminada, la lista Buscar en contiene el nombre del campo seleccionado en el paso 1. Si desea
buscar en toda la tabla, seleccione en la lista el nombre de la tabla.
O bien,
Si decide seleccionar otra columna, haga clic en la columna deseada en la hoja de datos de la tabla. No es preciso
cerrar el cuadro de diálogo.
De manera opcional, en la lista Coincidir, haga clic en Cualquier parte del campo. De este modo, se realiza la
búsqueda más amplia posible.
En la lista Buscar, haga clic en Todos y, a continuación, en Buscar siguiente.
La operación de búsqueda resalta todos los registros que contienen la cadena de búsqueda. Dado que seleccionó
Todos en la lista Buscar, Access recorre todos los registros.

Buscar caracteres comodín

Puede usar caracteres comodín en las operaciones de búsqueda y operaciones de búsqueda y reemplazo, pero es
preciso usarlos con cuidado. Recuerde estas reglas:
Cuando se usa el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para buscar caracteres comodín, el carácter que se desea
buscar debe ir entre corchetes, como [*]. Esta regla debe observarse cuando se buscan todos los caracteres
comodín salvo los signos de exclamación (!) y los corchetes de cierre (]).
Si se usa un carácter comodín en una cadena de reemplazo, Access trata ese carácter como un literal y lo escribe en
la base de datos. Por ejemplo, si busca viejo * y reemplaza con nuevo * todos los registros que coincidan con ese
modelo, Access escribirá "nuevo *" en todos los registros que coincidan con la cadena de búsqueda.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Buscar caracteres comodín

Abra la tabla, el conjunto de resultados de consulta o el formulario. Las tablas y los conjuntos de resultados deben
abrirse en la vista Hoja de datos, mientras que los formularios deben abrirse en la vista Formulario.
En la ficha Inicio, en el grupo Buscar, haga clic en Buscar.
O bien,
Presione CTRL+B.
Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
Si desea buscar únicamente registros que contengan caracteres comodín, haga clic en la ficha Buscar. Si desea
buscar caracteres comodín y reemplazarlos con otros datos, haga clic en la ficha Reemplazar.
En el cuadro Buscar, escriba un corchete de apertura ([), el carácter comodín que desee buscar y un corchete de
cierre (]). Por ejemplo, si desea buscar todas las veces que aparece el asterisco, escriba [*]. Si desea ejecutar una
operación de reemplazo, escriba la cadena de reemplazo en el cuadro Reemplazar por.
De manera opcional, use la lista Buscar en para cambiar el campo en el que desea realizar la búsqueda o para
buscar en toda la tabla.
De forma predeterminada, la lista Buscar en contiene el nombre del campo seleccionado en el paso 1. Si desea
buscar en toda la tabla, seleccione en la lista el nombre de la tabla.
O bien,
Si decide seleccionar otra columna, haga clic en la columna en la hoja de datos de la tabla. No es preciso cerrar el
cuadro de diálogo.
En la lista Coincidir, seleccione la opción que piense que se aplica mejor a los datos. Por ejemplo, si los caracteres
comodín se encuentran al principio de los registros, haga clic en Comienzo del campo. O bien, haga clic en Cualquier
parte del campo para que se devuelva el mayor número posible de resultados.
Asegúrese de que está activada la casilla de verificación Buscar los campos con formato y, a continuación, haga clic
en Buscar siguiente. La operación de búsqueda devuelve los registros que contienen el carácter comodín. Si desea
reemplazar el carácter comodín, haga clic en Reemplazar. Si está seguro de que las cadenas de búsqueda y
reemplazo le proporcionarán los resultados correctos, haga clic en Reemplazar todos. Sin embargo, recuerde que no
se pueden deshacer los resultados de una operación de búsqueda y reemplazo.

Ejemplos de caracteres comodín

Cuando conozca el tipo de modelo con el que puede coincidir cada carácter comodín, podrá usar combinaciones de
caracteres comodín, o bien, caracteres comodín y literales, para que se devuelvan diversos resultados. Recuerde
que el valor elegido en la lista Coincidir afecta a los resultados de la búsqueda. Si usa un valor incorrecto, puede que
la operación de búsqueda devuelva datos no deseados o no devuelva ningún resultado. En la siguiente tabla se
muestran algunas formas de usar caracteres comodín y literales y se explica cómo las opciones de la lista Coincidir
pueden afectar a los resultados.
Cadena de Valor de la Resultados
búsqueda lista Coincidir
[*] Cualquier Devuelve todos los registros que contengan un asterisco (*). Esta sintaxis también
parte del funciona con los signos de interrogación (?), signos de número (#), corchetes de
campo apertura ([) y guiones (-).
Hacer Devuelve los registros que consten únicamente de un asterisco.
coincidir
todo el
campo
Comienzo del Devuelve los registros que comiencen con un asterisco.
campo
*[*]* Cualquier Devuelve todos los registros que contengan un asterisco (*) y cualquier texto
parte del adyacente. Esta sintaxis también funciona para los signos de interrogación (?),
campo signos de número (#), corchetes de apertura ([) y guiones (-).
Hacer Se obtiene el mismo resultado.
coincidir
todo el
campo
Comienzo del Se obtiene el mismo resultado.
campo
[!*] Cualquier Devuelve todos los registros que no contengan un asterisco. Tenga en cuenta que
parte del este modelo de búsqueda puede devolver cada letra de cada palabra de un registro
campo si usa este valor en la lista Coincidir. Esta sintaxis también funciona para los signos
de interrogación (?), signos de número (#), corchetes de apertura ([) y guiones (-)

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

La cadena de búsqueda *[!*]* devolverá los registros que contengan asteriscos

porque busca todo el texto que rodea al asterisco.
Hacer No devuelve ningún resultado.
coincidir
todo el
campo
Comienzo del Devuelve la primera letra de cualquier registro que no contenga un asterisco.
campo
ma*[so] Cualquier Devuelve todos los registros que contengan "ma" y "s" u "o". Por ejemplo, esta
parte del cadena devuelve "marco" y "marchas", y también devuelve "macetas" y "manco".
campo
Hacer Devuelve todos los registros que empiecen con "ma" y terminen con "s" u "o". Por
coincidir ejemplo, esta cadena devuelve "marco" y "marchas" y también devuelve "macetas"
todo el y "manco".
campo
Comienzo del Devuelve todos los registros que comiencen por "ma" y contengan "s" u "o".
campo
ma*[!so] Cualquier Resalta las letras "m" y "a" y todo el texto que sigue a esas letras hasta que
parte del encuentra una "s" o una "o". Las siguientes ilustraciones lo muestran.
campo

En otras palabras, aunque intente excluir los registros que contengan "s" y "o",
puede que vea esos registros porque Cualquier parte del campo hace coincidir el
texto que precede a los corchetes.
Hacer Devuelve todos los registros que no contengan una "s" o una "o" si esos registros
coincidir terminan en "s" u "o". Por ejemplo, la operación de búsqueda no devuelve "manco"
todo el porque la palabra termina con una "o", pero sí devuelve "mancomún" porque hay
campo caracteres que siguen a la "o".
Comienzo del Devuelve los registros que empiecen por "ma". Access hace coincidir cualquier
campo texto que preceda a los caracteres entre corchetes, por lo que podría recibir
resultados no deseados.

Buscar comillas y valores nulos o valores en blanco

Puede usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para buscar comillas y varios tipos de valores en blanco.
Campos con formato que muestran un valor cuando están en blanco. Por ejemplo, un formato puede especificar
que una palabra como "Desconocido" aparezca en un campo hasta que el usuario especifique un valor en ese
campo.
Campos en blanco sin formato o valores nulos.
Campos que contienen cadenas de longitud cero. Las cadenas de longitud cero se especifican escribiendo un par de
comillas sin espacios entre ellas (""). Cuando lo haga y mueva el cursor a otro campo, Access ocultará las comillas y
el campo aparecerá en blanco. Recuerde que las cadenas de longitud cero se pueden escribir únicamente en los
campos configurados con el tipo de datos Hipervínculo, Memo y Texto, y que esos tipos permiten cadenas de
longitud cero de forma predeterminada.

Buscar comillas

Abra la tabla en la vista Hoja de datos o abra el formulario enlazado a esa tabla.
En la ficha Inicio, en el grupo Buscar, haga clic en Buscar.
O bien,
Presione CTRL+B.
Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
Si únicamente desea buscar comillas, haga clic en la ficha Buscar. Para buscar y reemplazar las comillas, haga clic en
la ficha Reemplazar.
En el cuadro Buscar, escriba comillas. Para reemplazar las comillas con otro valor, escriba ese valor en el cuadro
Reemplazar por.
Puede dejar el cuadro Reemplazar por en blanco si desea quitar las comillas.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

De manera opcional, use la lista Buscar en para cambiar el campo en el que desea realizar la búsqueda o para
buscar en toda la tabla.
De forma predeterminada, la lista Buscar en contiene el nombre del campo seleccionado en el paso 1. Si desea
buscar en toda la tabla, seleccione en la lista el nombre de la tabla.
O bien,
Si decide seleccionar otra columna, haga clic en la columna en la hoja de datos de la tabla. No es preciso cerrar el
cuadro de diálogo.
De manera opcional, en la lista Coincidir, seleccione Cualquier parte del campo. De este modo, se realiza la
búsqueda más amplia posible.
En la lista Buscar, seleccione Todos para buscar en todos los registros.
Active la casilla de verificación Buscar los campos con formato.
Si Access activa la casilla de verificación automáticamente, déjela activada a menos que se genere un error en la
operación de búsqueda.
Haga clic en Buscar siguiente para buscar los registros. Si se genera un error en la operación de búsqueda, desactive
la casilla de verificación Buscar los campos con formato y vuelva a intentarlo. Si está seguro de que desea
reemplazar las comillas con otro valor (o sin valor), haga clic en Reemplazar. Si está seguro de que está buscando y
reemplazando los valores correctos en toda la tabla, haga clic en Reemplazar todos, pero recuerde que no se puede
deshacer una operación de reemplazo. Si comete un error, deberá ejecutar otras operaciones de búsqueda y
reemplazo para revertir el error.
Buscar valores en blanco
Abra la tabla que contiene los valores que desea buscar en la vista Hoja de datos.
En la tabla, seleccione el campo que contiene los valores en blanco que desea buscar.
En la ficha Inicio, en el grupo Buscar, haga clic en Buscar.
O bien,
Presione CTRL+B.
Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
Siga uno de estos procedimientos:
Para buscar valores con formato, haga clic en la ficha Buscar.
Si desea buscar los valores y reemplazarlos con otros datos, haga clic en la ficha Reemplazar.
En el cuadro Buscar, escriba el valor especificado por el formato.
Para agregar datos al campo vacío, escriba los nuevos datos en el cuadro Reemplazar por.
En la lista Coincidir, haga clic en Hacer coincidir todo el campo.
Active la casilla de verificación Buscar los campos con formato.
Haga clic en Buscar siguiente.

Para buscar campos, haga clic en la ficha Buscar. Si desea buscar los campos y agregar un valor, haga clic en la ficha
Reemplazar.
En el cuadro Buscar, escriba Nulo o Es Nulo.
Si desea reemplazar el valor nulo con otros datos, escriba los nuevos datos en el cuadro Reemplazar por.
En la lista Coincidir, haga clic en Hacer coincidir todo el campo.
Desactive la casilla de verificación Buscar los campos con formato.
Haga clic en Buscar siguiente.

Para buscar cadenas de longitud cero, haga clic en la ficha Buscar.

Si desea reemplazar las cadenas con otros datos, haga clic en la ficha Reemplazar.
En el cuadro Buscar, escriba un par de comillas sin espacios ("").
Si desea reemplazar las cadenas de longitud cero con otros datos, escriba los nuevos datos en el cuadro Reemplazar
por.
En la lista Coincidir, haga clic en Hacer coincidir todo el campo.
Desactive la casilla de verificación Buscar los campos con formato.
Haga clic en Buscar siguiente.

Referencia a los controles del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar

Cuando se buscan y se reemplazan datos, se configuran y se cambian con frecuencia los controles del cuadro de
diálogo Buscar y reemplazar. No obstante, recuerde que si lo hace, puede que las operaciones de búsqueda y
reemplazo devuelvan datos no deseados o no devuelvan ningún resultado. En la siguiente tabla se reflejan los
controles y las consecuencias de cambiarlos.
Control Uso Comportamiento
Lista Buscar en Permite cambiar entre La lista Buscar en contiene siempre el nombre de la tabla en la que
buscar en una columna está realizando la búsqueda. Si busca únicamente en una tabla,

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

y buscar en una tabla Access muestra el nombre de la tabla pero hace que la lista Buscar
completa. en no esté disponible. Cuando busca en una columna, Access hace
que la lista Buscar en esté disponible y muestra la tabla y los
nombres de columna. Para cambiar entre buscar en tablas y en
columnas, seleccione el valor que desee en la lista Buscar en. Para
buscar en una columna que no esté en la lista, vaya al formulario
abierto o a la hoja de datos abierta y seleccione la columna que
desee. A continuación, vuelva al cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar para ejecutar la búsqueda.
Lista Coincidir Permite controlar con Seleccione Cualquier parte del campo para buscar una coincidencia
qué parte de un campo en todos los valores posibles. Seleccione Hacer coincidir todo el
intenta coincidir la campo para buscar información que corresponda exactamente a la
operación de búsqueda cadena de búsqueda. Seleccione Comienzo del campo si piensa que
los valores que busque se encuentran al principio del registro.
Lista Buscar Permite cambiar la Seleccione Arriba para buscar registros por encima del cursor.
dirección de la Seleccione Abajo para buscar registros por debajo del cursor.
búsqueda. Seleccione Todos para buscar todos los registros empezando por el
comienzo del conjunto de registros.
Casilla de Permite buscar los Active la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas
verificación valores que coincidan cuando desee buscar registros que coincidan con el uso de
Coincidir con el uso de mayúsculas y minúsculas de la cadena de búsqueda.
mayúsculas y mayúsculas y
minúsculas minúsculas de la
cadena de búsqueda.
Casilla de Permite realizar Las operaciones de búsqueda pueden buscar datos o el formato que
verificación búsquedas basadas en se ha aplicado a los datos. Por ejemplo, se puede buscar Feb en
Buscar los una máscara de campos con formato o máscara de entrada Fecha/Hora. Esta opción
campos con entrada o un formato. no está disponible hasta que se busque en un campo al que se ha
formato aplicado un formato o una máscara de entrada. Para obtener más
información sobre esta opción, vea la sección Descripción de la
casilla de verificación Buscar campos con formato.

Usar una lista que almacene varios valores

Obtener información sobre la tecnología subyacente a las listas desplegables de casillas de

verificación y las listas de casillas de verificación

Las listas desplegables de casillas de verificación y las listas de casillas de verificación se basan en una nueva
característica denominada "campos multivalor". En pocas palabras, el uso de campos multivalor permite adjuntar
varios elementos a un solo campo en una tabla, algo que no se podía hacer en las versiones anteriores de Access.
Office Access 2010 presenta los campos multivalor complejos en forma de varias características, como listas
desplegables de casillas de verificación, listas de casillas de verificación, campos de tabla multivalor y datos
adjuntos. Las listas y los campos de tabla multivalor permiten elegir varios elementos en una sola lista, y los datos
adjuntos permiten adjuntar varios fragmentos de datos a un registro, lo que es muy similar a adjuntar imágenes y
otros archivos a mensajes de correo electrónico.

Para crear listas desplegables de casillas de verificación y listas de casillas de verificación, es preciso tener un campo
de búsqueda multivalor; es decir, una tabla que usa una consulta para buscar valores en otra ubicación de la base
de datos. En este artículo no se explica cómo crear campos de búsqueda multivalor.

Una vez creado un campo de búsqueda multivalor, se puede usarlo directamente o se puede enlazar una lista
desplegable de casillas de verificación o una lista de casillas de verificación al campo. Una lista desplegable de
casillas de verificación es un control de cuadro combinado que admite varios valores.
En estas ilustraciones se muestra una lista desplegable de casillas de verificación típica en estado cerrado y estado
abierto.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Los controles de cuadro combinado normales permiten seleccionar elementos de una lista o incluir nuevos
elementos directamente en el control. Sin embargo, cuando se configura un control de cuadro combinado de modo
que admita varios valores, se pueden seleccionar únicamente elementos de la lista. No se pueden incluir valores.
La lista de casillas de verificación es un control de cuadro de lista que admite varios valores.

A diferencia de la lista desplegable de casillas de verificación, una lista de casillas de verificación no se cierra
después de que se seleccionen las opciones y tampoco incluye los botones Aceptar ni Cancelar.
Se pueden usar ambos controles en formularios e informes, pero cuando se usan en informes, muestran
únicamente las opciones seleccionadas. De forma predeterminada, no se pueden usar los controles de los informes
para cambiar los datos.
Por último, un campo de búsqueda multivalor se puede usar asimismo directamente en una tabla haciendo clic o
seleccionando de otra manera el campo de tabla. De este modo, Access aplica sólo la lista desplegable de casillas de
verificación de forma predeterminada, es decir, no se puede usar otro control. .
En las siguientes secciones, se explica cómo seleccionar uno o varios elementos de un campo de búsqueda
multivalor. Para ello, se usa la plantilla de base de datos denominada Seguimiento de problemas que viene incluida
con Office Access 2010.

Usar una lista multivalor en un formulario

Se supone que dispone de una tabla de base de datos que contiene un campo de búsqueda multivalor así como de
un formulario que contiene una lista desplegable de casillas de verificación o una lista de casillas de verificación.

Usar una lista multivalor

Abra el formulario que contiene la lista desplegable de casillas de verificación o la lista de casillas de verificación.
En ambos tipos de lista, hay una casilla de verificación junto a cada elemento.
Haga clic en las casillas de verificación que desee activar. Si usa una lista desplegable de casillas de verificación, haga
clic en Aceptar.
Si usa una lista desplegable de casillas de verificación, el control se cierra y muestra las opciones seleccionadas en
una lista de elementos separados por comas, por ejemplo:

Si no ve todas las opciones, puede abrir el formulario en la vista Diseño o Presentación y agrandar el control de lista.

Recuerde que una lista multivalor se reconoce por las casillas de verificación que aparecen junto a los elementos de
la lista.
En este ejemplo, la lista en la base de datos de ejemplo usa un control de lista desplegable de casillas de
verificación. El control de cuadro de lista de casillas de verificación funciona de la misma manera: se seleccionan los
elementos haciendo clic en las casillas de verificación, pero el control no incluye los botones Aceptar ni Cancelar.
Recuerde que se puede activar un máximo de 100 casillas de verificación.
Usar una lista multivalor en una tabla

Cuando se usa una lista multivalor en una tabla, Access proporciona un solo control, una lista desplegable de casillas
de verificación, que no se puede cambiar.
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee usar. Esto abrirá la tabla en la vista Hoja de datos.
Coloque el enfoque en el campo multivalor y, a continuación, haga clic en la flecha abajo situada junto al campo.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

La configuración regional y de idioma de Windows controla la ubicación de la flecha abajo.

Haga clic en la casilla de verificación situada junto a cada uno de los elementos que desee seleccionar y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
La lista se cierra y muestra las opciones seleccionadas, separadas por comas, por ejemplo:

Agrandar una lista desplegable de casillas de verificación para mostrar más opciones
Cuando se usa una lista desplegable de casillas de verificación para seleccionar un gran número de elementos,
puede que no se vean todos los elementos seleccionados cuando se cierra la lista. Los diseñadores de bases de
datos usan listas desplegables (controles de cuadro combinado) porque ocupan el espacio en pantalla de manera
eficiente: muestran las opciones que los usuarios necesitan y se cierran una vez seleccionadas las opciones. Si una
lista desplegable de casillas de verificación no es lo suficientemente grande como para mostrar todas las opciones
seleccionadas, se puede agrandar el control. A continuación, se explica cómo agrandar el control y comprobar los
cambios.

Normalmente, no hace falta cambiar el tamaño de los controles de lista de casillas de verificación porque disponen
de una barra de desplazamiento cuando la lista tiene un tamaño mayor que el de la ventana del control.

Cambiar el tamaño de un control

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el formulario que desee cambiar y, a continuación,
haga clic en Vista Diseño o Vista Presentación.
O bien,
En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y elija Vista Diseño o Vista Presentación.
Haga clic en el control de lista desplegable de casillas de verificación, elija uno de los controladores de tamaño y
arrastre el borde del control hasta que su alto o ancho sea el deseado, por ejemplo:

O bien,
Haga clic con el botón secundario en el control y haga clic en Propiedades. En la hoja de propiedades, haga clic en la
ficha Todas, haga clic en la propiedad Alto o Ancho y, a continuación, especifique un tamaño.
Access mueve automáticamente los controles adyacentes hacia abajo, o bien, hacia la izquierda o derecha.
Guarde los cambios y pase a la vista Formulario para comprobar los cambios. Para pasar de una vista a otra, puede
usar el botón en la barra de estado de Access, o bien, haga clic con el botón secundario en la ficha de documentos
del formulario y use el menú contextual.
Cuando compruebe los cambios, hágase las siguientes preguntas:
¿Con el nuevo tamaño, se muestran suficientes datos?
¿Se seleccionarán suficientes elementos de la lista para rellenar el espacio adicional?
¿Los cambios afectan al diseño visual, o bien, a la eficiencia y al flujo de trabajo del formulario?

Hacer una copia de seguridad de una base de datos

Las copias de seguridad ayudan a proteger una base de datos frente a problemas del sistema y a errores que el
comando Deshacer no puede resolver.
En Microsoft Office Access 2010, puede usar el comando Deshacer 20 veces como máximo para revertir los cambios
que ha realizado desde la última vez que guardó el archivo de base de datos.
Sin embargo, cuando se utiliza una consulta de acción (consulta de acción: consulta que copia o cambia datos. Las
consultas de acción incluyen consultas para anexar, eliminar, convertir en tabla y actualizar. Se identifican con un
signo de exclamación (!) junto a sus nombres en la ventana Base de datos.) para eliminar registros o cambiar datos,
no puede deshacer esos cambios con el comando Deshacer. Por ejemplo, si ejecuta una consulta de actualización,
no se puede utilizar Deshacer para restaurar los valores antiguos que se actualizaron con la consulta.

No se pueden deshacer todos los cambios realizados en una base de datos

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Aunque Access ofrece la opción de revertir los cambios que decida no mantener, el proceso no es infalible. Si desea
estar preparado para recuperarse de cambios no deseados que no pueda deshacer, debe crear copias de seguridad
de la base de datos.
Es esencial realizar copias de seguridad periódicas

Para decidir con qué frecuencia debe realizar copias de seguridad, considere la frecuencia con la que cambia la base
de datos:
Si la base de datos es una base de datos de archivo, o se utiliza sólo como referencia y apenas cambia, debe realizar
una copia de seguridad cada vez que cambien los datos.
Si la base de datos está activa y los datos cambian frecuentemente, debe realizar una copia de seguridad según una
programación.
Si la base de datos no contiene datos, sino que utiliza tablas vinculadas (tabla vinculada: tabla almacenada en un
archivo fuera de la base de datos abierta desde donde Access puede tener acceso a los registros. Puede agregar,
eliminar y editar registros de una tabla vinculada, pero no puede cambiar su estructura.), debe realizar una copia de
seguridad de la base de datos siempre que cambie su diseño.
Debe hacer una copia de seguridad de los datos de las tablas vinculadas mediante las características de copia de
seguridad disponibles en el programa que contiene las tablas vinculadas. Si la base de datos que contiene las tablas
vinculadas es una base de datos de Access, utilice el procedimiento de la sección Hacer una copia de seguridad de
una base de datos dividida para realizar una copia de seguridad de esa base de datos.

Hacer una copia de seguridad de una base de datos

Al hacer una copia de seguridad de una base de datos, Access guarda y cierra todos los objetos abiertos en la vista
Diseño, compacta y repara la base de datos, y guarda una copia del archivo de base de datos con el nombre y en la
ubicación que especifique. A continuación, Access vuelve a abrir los objetos que ha cerrado.
Access abrirá los objetos según se especifique en el valor de la propiedad Vista predeterminada de dichos objetos.
Abra la base de datos de la que desea hacer una copia de seguridad.

Haga clic en el botón de Microsoft Office , seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Administrar
esta base de datos.
En el cuadro de diálogo Guardar como, en el cuadro Nombre de archivo, revise el nombre de la copia de seguridad
de la base de datos.
Puede cambiar el nombre si lo desea, pero el nombre predeterminado contiene el nombre del archivo de base de
datos original y la fecha en que se realizó la copia de seguridad.

Cuando restaure datos u objetos de una copia de seguridad, querrá saber qué base de datos contiene la copia de
seguridad y cuándo se realizó la copia. Por tanto, es aconsejable que utilice el nombre de archivo predeterminado.
En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione la ubicación en la que desea guardar la copia de seguridad de la
base de datos y haga clic en Guardar.

Hacer una copia de seguridad de una base de datos dividida

Una base de datos dividida consta normalmente de dos archivos de base de datos: una base de datos de servidor,
que sólo contiene datos en tablas, y una base de datos cliente, que contiene vínculos a las tablas de la base de datos
de servidor, además de consultas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. Todos los datos se
almacenan en la base de datos de servidor. Todos los objetos de interfaz de usuario, como consultas, formularios e
informes, se almacenan en la base de datos cliente.
Cuando se hace una copia de seguridad de una base de datos dividida, la copia de seguridad de cada una de las dos
bases de datos se realiza por separado. Es más importante realizar copias de seguridad periódicas de la base de
datos de servidor, porque contiene los datos. Puede hacer una copia de seguridad de la base de datos cliente
siempre que modifique su diseño. Sin embargo, como cada usuario tiene una copia individual de la base de datos
cliente y puede realizar cambios arbitrarios de diseño, puede ser aconsejable exigir que cada usuario realice su
propia copia de seguridad.

Hacer una copia de seguridad de la base de datos de servidor

Como la ejecución de la copia de seguridad requiere acceso exclusivo al archivo de base de datos, los usuarios no
podrán usar temporalmente la base de datos de servidor. Antes de iniciar el proceso de copia de seguridad, deberá
notificárselo a los usuarios.

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Abra la base de datos de servidor en modo exclusivo.

Inicie Access, pero no abra una base de datos.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione el archivo de base de datos de servidor. Puede utilizar la lista Buscar en si
necesita buscar el archivo de base de datos.
Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y luego en Abrir en modo exclusivo.

Haga clic en el botón de Microsoft Office , seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Administrar
esta base de datos.
En el cuadro de diálogo Guardar como, en el cuadro Nombre de archivo, revise el nombre predeterminado de la
copia de seguridad de la base de datos. Puede cambiar el nombre si lo desea, pero tenga en cuenta que el nombre
predeterminado contiene el nombre del archivo de base de datos original y la fecha en que se realizó la copia de
seguridad.

Cuando restaure datos u objetos de una copia de seguridad, deberá saber qué base de datos contiene la copia de
seguridad y cuándo se realizó la copia, por lo que suele ser aconsejable usar el nombre de archivo predeterminado.
En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione la ubicación en la que desea guardar la copia de seguridad de la
base de datos y haga clic en Guardar.

Hacer una copia de seguridad de la base de datos cliente

Para proteger su inversión en el diseño de la base de datos cliente, debe realizar una copia de seguridad de esa base
de datos siempre que cambie su diseño. Si permite que los usuarios personalicen el diseño de sus propias copias de
la base de datos cliente, tal vez sea una buena idea instarlos a que hagan sus propias copias personalizadas.
Para hacer una copia de seguridad de la base de datos cliente, deje abierta la base de datos después de cambiar su
diseño. A continuación, siga los pasos de la sección Hacer una copia de seguridad de una base de datos, empezando
por el paso 2.
Cuando termine la operación de copia de seguridad de la base de datos cliente, puede poner el nuevo diseño a
disposición de los usuarios

Deshacer y rehacer operaciones de escritura

Deshacer la última o últimas operaciones de escritura realizadas

Para deshacer la última operación de escritura realizada, haga clic en Deshacer Escribir en la barra de
herramientas de acceso rápido o presione CTRL+Z.
Para deshacer varias operaciones de escritura, en la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en la flecha
situada junto Deshacer Escribir y, a continuación, haga clic en las operaciones que desea deshacer.

Todas las operaciones de escritura seleccionadas se revierten. Sin embargo, las operaciones que puede deshacer
empezarán por la más reciente, y sólo puede deshacerlas en el orden en que se realizaron. Por ejemplo, no puede
deshacer el segundo cambio en los datos que ha realizado. Para ello, debe deshacer también la operación anterior.

Algunas acciones no se pueden deshacer, como hacer clic en algún comando del botón de Microsoft Office o
guardar un archivo. Cuando una operación no se puede deshacer, el comando Deshacer Escribir cambia a No se
puede deshacer.

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Rehacer las operaciones de escritura que ha deshecho

Para rehacer la última operación que ha deshecho, haga clic en Rehacer en la barra de herramientas de acceso
rápido o presione CTRL+Y.
Para rehacer varias operaciones de escritura, en la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en la flecha
situada junto a Rehacer y, a continuación, haga clic en las operaciones que desea restaurar.

Las operaciones de escritura se restauran en el orden en que aparecen. Sin embargo, la lista de operaciones que
puede rehacer empieza por la más reciente, y sólo puede rehacerlas en el orden en que se realizaron. Por ejemplo,
no puede rehacer solamente la segunda operación que ha deshecho. Para ello, debe rehacer también la operación
anterior.
Si no están disponibles los botones Deshacer Escribir y Rehacer, no se podrán repetir las operaciones anteriores.

Convertir una base de datos de Access 2010 a un formato de archivo anterior

Convertir una base de datos Access 2010 a un formato de archivo anterior

Haga lo siguiente para crear una copia de una base de datos Access 2010 en el formato de archivo que desee:

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, seleccione Guardar como.

Si no hay ningún objeto seleccionado en el Panel de exploración (panel de exploración: panel que aparece cuando
se abre una base de datos o un proyecto de Access. En el panel de exploración se muestran los objetos de la base de
datos, y se puede personalizar para ordenar y agrupar los objetos de formas diferentes.), el comando Guardar como
puede que no esté disponible (aparece atenuado). Sin embargo, los elementos en el submenú siguen estando
disponibles.
En Guardar la base de datos en otro formato, siga uno de los siguientes procedimientos:
Para guardar una copia de la base de datos en un formato que se pueda abrir con Access 2002 o posterior, haga clic
en Base de datos de Access 2002-2003.
Para guardar una copia de la base de datos en un formato que se pueda abrir con Access 2000 o posterior, haga clic
en Base de datos de Access 2000.
En el cuadro de diálogo Guardar como, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo de la
base de datos y, a continuación, haga clic en Guardar.
Access cierra la base de datos original y abre una nueva copia de la base de datos en el formato que haya
especificado. Cualquier cambio que realice en la base de datos afecta sólo a la nueva copia. Para realizar cambios a
la base de datos original, debe volver a abrirla.
Para convertir una base de datos de Access 2010 a un formato de archivo que sea compatible con Access 97 o
versiones anteriores, debe usar primero Access 2010 para convertir la base de datos al formato de archivo de
Access 2000 o de Access 2002-2003. A continuación, se usa una versión anterior de Access para convertir la base de
datos al formato que desee. Por ejemplo, mediante el comando Convertir base de datos de Access 2003, puede
convertir una base de datos de Access 2000 o de Access 2002-2003 al formato de archivo de Access 97.

Factores que impiden la conversión a un formato de archivo anterior

Ciertos tipos de datos nuevos y características se pueden usar sólo en el formato de archivo de Access 2010 y no
son compatibles con versiones anteriores de Access. Si la base de datos contiene alguna de estas características e
intenta guardarla como una base de datos de una versión anterior, Access muestra un mensaje y no convierte la
base de datos. En la lista siguiente se describen los factores que impiden la conversión a un formato de archivo
anterior:
Uso de nuevos tipos de datos o configuraciones de propiedades de campos Las versiones anteriores de Access no
admiten los siguientes nuevos tipos de datos y configuraciones de propiedades de campos:
Campos de búsqueda de múltiples valores (campos de búsqueda que tengan la propiedad Permitir varios valores
establecida en Sí)
El tipo de datos de los datos adjuntos

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Historial de seguimiento de campos Memo (los campos Memo que tienen la propiedad Sólo anexar establecida en
Sí)
No se puede convertir la base de datos a menos que ésta se revise para asegurarse de que ya no usa estas
características.
Se puede convertir una base de datos que contiene los campos Memo de texto enriquecido (campos Memo que
tengan la propiedad Formato de texto establecida en Texto enriquecido ). Sin embargo, las versiones de Access
anteriores a Access 2010 no interpretan el campo como de texto enriquecido. Si cualquier formato de texto
enriquecido está presente en los datos de Access 2010, se muestra el texto con etiquetas HTML en lugar del
formato en las versiones anteriores de Access, como en el ejemplo siguiente.

Texto enriquecido original Texto como se ve en las versiones anteriores de Access

This is an example. <div><strong><em>This is an example.</em></strong></div>

Vínculos a archivos externos no admitidos por versiones anteriores de Access En Access 2010, se puede establecer
un vínculo a varios tipos de datos no admitidos por versiones anteriores de Access. Estos incluyen:
Tablas de otras bases de datos de Access 2010
Hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2010
Listas de Microsoft Windows SharePoint Services
Si la base de datos contiene vínculos a estos tipos de orígenes de datos, debe eliminar los vínculos antes de poder
convertir la base de datos a un formato de archivo anterior a Access 2010. Una solución consiste en importar los
datos en lugar de vincularlos, de modo que los datos estén contenidos en la propia base de datos de Access. Para
obtener más información acerca de cómo importar datos en una base de datos de Access 2010, haga clic en los
vínculos de la sección Vea también de este artículo.
Cifrado de bases de datos Access 2010 usa un método de protección por contraseña que no es compatible con
versiones anteriores de Access. Si agrega una contraseña a una base de datos de Access 2010 con el comando Cifrar
con contraseña (disponible en la ficha Herramientas de la base de datos), primero debe quitar la contraseña para
poder convertir la base de datos a un formato de archivo anterior.
Haga lo siguiente para descifrar la base de datos:
En el grupo Herramientas de base de datos de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Descifrar base de
datos.
En el cuadro de diálogo Anular la contraseña establecida para la base de datos, escriba la contraseña que se usó
para cifrar la base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Introducción a las consultas

Información general

Una consulta es una solicitud de los resultados de los datos, de las acciones de los datos o de ambos. Puede usar
una consulta para responder a una pregunta sencilla, realizar cálculos, combinar datos de diferentes tablas o incluso
para agregar, cambiar o eliminar datos de una tabla. Las consultas que se utilizan para recuperar datos de una tabla
o realizar cálculos se denominan consultas de selección. Las consultas que agregan, cambian o eliminan datos se
denominan consultas de acción.
En este artículo se proporciona información básica acerca de las consultas así como ejemplos de los diferentes tipos
de consultas. Para obtener más información sobre cada tipo de consulta, busque en la Ayuda o haga clic en los
vínculos que aparecen en la sección Vea también de este artículo.
También puede utilizar una consulta para proporcionar datos para un formulario o informe. En una base de datos
debidamente diseñada, los datos que desea presentar mediante un formulario o informe se encuentran a menudo
en varias tablas. Al utilizar una consulta, puede reunir los datos que desee usar antes de diseñar su formulario o
informe.
Para obtener más información sobre cómo utilizar una consulta para proporcionar datos para formularios e
informes, vea los vínculos que aparecen en la sección Vea también o busque en la Ayuda.
En los ejemplos de este artículo se utiliza una base de datos creada mediante la plantilla de base de datos
Northwind 2010.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

En el panel izquierdo, bajo Categorías de plantillas, haga clic en Plantillas locales.
Bajo Plantillas locales, haga clic en Northwind 2010 y, a continuación, haga clic en Crear.

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Siga las instrucciones que aparecen en la página Northwind Traders (en la ficha de objeto Pantalla de inicio) para
abrir la base de datos y, a continuación, cierre la ventana Cuadro de diálogo de inicio de sesión.

Mirar un subconjunto de los datos de una tabla

Puede que en ocasiones desee revisar todos los datos de una tabla, pero otras veces quizá desee revisar sólo los
datos de determinados campos o revisar los datos sólo si ciertos campos cumplen determinados criterios. Para
revisar los datos utilizando criterios, utilice una consulta de selección.
Suponga que desea comprobar una lista de productos y sus precios. Puede crear una consulta que devuelva la
información de productos y precios siguiendo este procedimiento:
Abra Northwind 2010.
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en la ficha Tablas, haga doble clic en Productos.
Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
En la tabla Productos, haga doble clic en Nombre de producto y en Precio listado para agregar estos campos a la
cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño: cuadrícula utilizada para diseñar una consulta o un filtro en la vista
Diseño de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrícula se conocía antes
como la cuadrícula QBE.) de la consulta.
En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.
La consulta se ejecuta y muestra una lista de productos y precios.

Revisar los datos de más de una tabla a la vez

Las tablas de una base de datos debidamente diseñada establecen relaciones (relación: asociación que se establece
entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.)
lógicas entre sí. Estas relaciones existen en función de los campos que las tablas tienen en común. Cuando desee
comprobar los datos de tablas relacionadas, utilice una consulta de selección.
Suponga que desea comprobar los pedidos de los clientes que viven en una determinada ciudad. Los datos sobre los
pedidos y los clientes están almacenados en dos tablas de la misma base de datos. Cada tabla tiene un campo Id. de
cliente, que forma la base de una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que
el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos
coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) entre las dos tablas. Puede crear una consulta que
devuelva los pedidos de los clientes de una determinada ciudad, como Las Vegas, siguiendo este procedimiento:
Abra Northwind 2010.
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en la ficha Tablas, haga doble clic en Clientes y en Pedidos.
Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
Fíjese en la línea, denominada combinación, que conecta el campo Id. de la tabla Clientes con el campo Id. de
cliente de la tabla Pedidos. Esta línea muestra la relación entre las dos tablas.
En la tabla Clientes, haga doble clic en Compañía y en Ciudad para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño
de la consulta.
En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna Ciudad, desactive la casilla de verificación de la fila Mostrar.
En la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba 'Las Vegas' (incluya las comillas simples).
Al desactivar la casilla de verificación Mostrar, se evita que la consulta muestre la ciudad en sus resultados; al
escribir 'Las Vegas' en la fila Criterios, indica que desea ver sólo los registros donde el valor del campo Ciudad sea
Las Vegas. En este caso, la consulta devuelve sólo los clientes de Las Vegas : Compañía L y Compañía AA.
Tenga en cuenta que no tiene que mostrar un campo para usarlo con un criterio.
En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de pedido y en Fecha de pedido para agregar estos campos a las
siguientes dos columnas de la cuadrícula de diseño de la consulta.
En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.
La consulta se ejecuta y muestra una lista con los pedidos de los clientes de Las Vegas.
Presione CTRL+G para guardar la consulta.
Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.
En el cuadro Nombre de la consulta, escriba Pedidos por ciudad y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Formular variaciones de una pregunta utilizando parámetros con una consulta

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Puede que en ocasiones desee ejecutar una consulta que sólo se diferencie ligeramente de otra existente. Puede
cambiar la consulta original para usar su nuevo criterio, pero si desea ejecutar con frecuencia variaciones de una
consulta concreta, considere la posibilidad de usar una consulta de parámetros. Cuando ejecuta una consulta de
parámetros, la consulta solicita los valores de los campos y, a continuación, usa los valores especificados para crear
los criterios de la consulta.
En el ejemplo anterior, creó una consulta que devuelve los pedidos de los clientes de Las Vegas. Puede modificar la
consulta de modo que le pida la ciudad cada vez que la ejecute siguiendo este procedimiento:
Abra Northwind 2010.
Haga clic en Barra Ancho del panel para mostrar el panel de exploración.
Este paso no es necesario si ya se muestra el panel de exploración.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la consulta denominada Pedidos
por ciudad (que creó en la sección anterior) y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, elimine 'Las Vegas' y, a
continuación, escriba [¿Para qué ciudad?].
La cadena [¿Para qué ciudad?] es su solicitud de parámetro. Los corchetes indican que desea que la consulta solicite
un parámetro, y el texto (en este caso, ¿Para qué ciudad?) es la pregunta que se muestra en la solicitud.
No se puede usar ni un punto (.) ni un signo de exclamación (!) como texto en el mensaje de solicitud de
parámetros.
Active la casilla de verificación en la fila Mostrar de la columna Ciudad de manera que se muestre la ciudad en los
resultados de la consulta.
En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.
La consulta solicita que indique un valor para Ciudad.
Escriba Nueva York y, a continuación, presione ENTRAR.
La consulta se ejecuta y muestra los pedidos de los clientes de Nueva York.
¿Pero qué sucede si no sabe qué valores puede especificar? Para que los parámetros sean más flexibles, use
caracteres comodín como parte del mensaje:
En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuación, en Vista Diseño.
En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba Como [¿Para qué
ciudad?]&"*".
En esta solicitud de parámetros, la palabra clave Como, el símbolo de la "y" comercial (&) y el asterisco (*) entre
comillas permiten al usuario escribir una combinación de caracteres, incluidos caracteres comodín, para que se
devuelva una gran variedad de resultados. Por ejemplo, si el usuario escribe *, la consulta devolverá todas las
ciudades; si el usuario escribe L, la consulta devolverá todas las ciudades que empiecen por la letra "L" y si el
usuario escribe *s*, la consulta devolverá todas las ciudades que contengan la letra "s".
En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.
En la solicitud de consulta, escriba Nueva y, a continuación, presione ENTRAR.
La consulta se ejecuta y muestra los pedidos de los clientes de Nueva York.

Especificar los tipos de datos de los parámetros

También puede especificar qué tipo de datos debe aceptar un parámetro. Puede establecer el tipo de datos para
cualquier parámetro, pero es especialmente importante establecer el tipo de datos para los datos numéricos, de
moneda o de fecha y hora. Cuando se especifica el tipo de datos que debe aceptar un parámetro, los usuarios ven
un mensaje de error más útil si especifican el tipo de datos equivocado, por ejemplo, texto cuando se espera
moneda.
Si se establece un parámetro para que acepte datos de texto, cualquier entrada se interpretará como texto y no se
mostrará ningún mensaje de error.
Para especificar el tipo de datos de los parámetros de una consulta, siga este procedimiento:
Con la consulta abierta en la vista Diseño, en la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Parámetros.
En el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta, en la columna Parámetro, escriba la solicitud de cada parámetro
para el que desee especificar el tipo de datos. Asegúrese de que cada parámetro coincida con la solicitud que utiliza
en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño de la consulta.
En la columna Tipo de datos, seleccione el tipo de datos para cada parámetro.

Realizar cálculos basados en sus datos

La mayor parte del tiempo, no se usan las tablas para calcular valores basados en datos de la misma base de datos.
Por ejemplo, la tabla Detalles de pedido de Northwind 2010 no almacena los subtotales de los productos porque el

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subtotal correspondiente a un producto dado se calcula utilizando los datos almacenados en los campos Cantidad,
Precio y Descuento de la tabla Detalles de pedido.
En algunos casos, los valores calculados ya no están actualizados porque cambian los valores en los que se basan.
Por ejemplo, no debe almacenar la edad de una persona en una tabla porque cada año tendrá que actualizar el
valor; en su lugar, almacene la fecha de nacimiento de la persona y, a continuación, use una expresión en una
consulta para calcular su edad.
Siga el procedimiento que se detalla a continuación para crear una consulta que calcule los subtotales de los
productos basándose en los datos de la tabla Detalles de pedido.
Abra Northwind 2010.
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en la ficha Tablas, haga doble clic en Detalles de pedido.
Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de producto para agregar este campo a la primera columna de
la cuadrícula de diseño de la consulta.
En la segunda columna de la cuadrícula, haga clic con el botón secundario del mouse en la fila Campo y, a
continuación, haga clic en Zoom en el menú contextual.
En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente:
Subtotal: ([Cantidad]*[Precio])-([Cantidad]*[Precio]*[Descuento])
Haga clic en Aceptar.
Este es el campo calculado. El campo calculado multiplica la cantidad de cada producto por el precio de dicho
producto, multiplica la cantidad de cada producto por el precio y el descuento de dicho producto y, a continuación,
resta el descuento total del precio total.
En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.
Se ejecuta la consulta y, a continuación, se muestra una lista de productos y subtotales, por pedido.
Presione CTRL+G para guardar la consulta y, a continuación, asígnele el nombre Subtotales de productos.

Mirar datos resumidos o agregados

Cuando utiliza tablas para registrar las transacciones o almacenar datos numéricos que se usan periódicamente,
resulta útil poder comprobar los datos agregados, como las sumas o los promedios.
Microsoft Office Access 2010 proporciona una nueva característica, la fila Total, que permite revisar los datos
agregados en cualquier hoja de datos (hoja de datos: datos de una tabla, formulario, consulta, vista o
procedimiento almacenado que aparecen en formato de filas y columnas.). Agregue una fila Total a la consulta
Subtotales de productos que ha creado en el ejemplo anterior siguiendo este procedimiento:
Ejecute la consulta Subtotales de productos y deje los resultados abiertos en la vista Hoja de datos (vista Hoja de
datos: ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con
formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.).
En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Totales.
Aparecerá una nueva fila en la parte inferior de la hoja de datos con la palabra Total en la primera columna.
Haga clic en la celda de la última fila de la hoja de datos denominada Total.
Observe que aparecerá una flecha en la celda.
Haga clic en la flecha para ver las funciones de agregado disponibles.
Dado que la columna contiene datos de texto, hay sólo dos opciones: Ninguno y Cuenta.
Seleccione Cuenta.
El contenido de la celda cambia de Total a una cuenta de los valores de la columna.
Haga clic en la celda adyacente (la segunda columna).
Observe que aparecerá una flecha en la celda.
Haga clic en la flecha y, a continuación, en Suma.
El campo muestra una suma de los valores de la columna.
Deje la consulta abierta en la vista Hoja de datos.

Crear una consulta de totales para obtener resúmenes más complejos

La fila Total de una hoja de datos es muy útil, pero para preguntas más complejas, se utiliza una consulta de totales.
Una consulta de totales es una consulta de selección que permite agrupar y resumir los datos. Por ejemplo, suponga
que desea ver las ventas totales por producto. En una consulta de totales, puede usar Suma, una función de
agregado (función agregada: función, como Suma, Cuenta, Promedio o Var, que se utiliza para calcular totales.),
para ver las ventas totales por producto.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Siga el procedimiento que se detalla a continuación para modificar la consulta Subtotales de productos para
obtener subtotales resumidos por producto.
En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuación, en Vista Diseño.
Se abre la consulta Subtotales de productos en la vista Diseño.
En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Totales.
Aparece la fila Totales en la cuadrícula de diseño de la consulta.
Si bien tienen nombres similares, la fila Totales de la cuadrícula de diseño y la fila Total de una hoja de datos no son
lo mismo:
Puede agrupar por valores de campo mediante la fila Totales en la cuadrícula de diseño.
Puede agregar una fila Total de hoja de datos a los resultados de una consulta de totales.
Cuando utiliza la fila Totales en la cuadrícula de diseño, debe elegir una función de agregado para cada campo. Si no
desea realizar un cálculo en un campo, puede agrupar por ese campo.
En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Total, seleccione Suma en la lista desplegable.
En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.
La consulta se ejecuta y, a continuación, muestra una lista de productos con subtotales.
Presione CTRL+G para guardar la consulta. Deje la consulta abierta.

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas para agregar otro nivel de agrupamiento

Ahora, suponga que desea comprobar los subtotales de los productos, pero también desea agregar por mes, de
modo que cada fila muestre los subtotales de un producto y cada columna muestre los subtotales de producto de
un mes. Para mostrar los subtotales de un producto y los subtotales de producto de un mes, use una consulta de
tabla de referencias cruzadas (consulta de tabla de referencias cruzadas: consulta que calcula una suma, promedio,
recuento u otro tipo de total en registros y, a continuación, agrupa el resultado en dos tipos de información: uno
vertical en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro horizontal en la parte superior.).
Puede modificar nuevamente la consulta Subtotales de productos de manera que la consulta devuelva filas con los
subtotales de producto y columnas con los subtotales mensuales.
En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuación, en Vista Diseño.
En el grupo Configuración de consultas, haga clic en Mostrar tabla.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos y, a continuación, haga clic en Cerrar.
En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Tabla de referencias cruzadas.
En la cuadrícula de diseño, la fila Mostrar está oculta y se muestra la fila Tabla de referencias cruzadas.
En la tercera columna de la cuadrícula de diseño, haga clic con el botón secundario del mouse en la fila Campo y, a
continuación, haga clic en Zoom en el menú contextual. Se abrirá el cuadro Zoom
En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente:
Mes: "Mes " & ParcFecha("m", [Fecha de pedido])
Haga clic en Aceptar.
En la fila Tabla de referencias cruzadas, seleccione los valores siguientes en la lista desplegable: Encabezado de
filapara la primera columna, Valor para la segunda columna y Encabezado de columna para la tercera columna.
En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.
Se ejecuta la consulta y se muestran los subtotales de producto, agregados por mes.
Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Crear una nueva tabla utilizando datos de otras tablas

Puede usar una consulta de creación de tabla para crear una nueva tabla a partir de datos almacenados en otras
tablas.
Por ejemplo, suponga que desea enviar datos referentes a los pedidos de Chicago a un socio empresarial de Chicago
que use Access para preparar sus informes. En lugar de enviar todos los datos de los pedidos, desea restringirlos a
los datos específicos de los pedidos de Chicago.
Puede crear una consulta de selección que contenga los datos de los pedidos de Chicago y, a continuación, utilizar la
consulta de selección para crear la nueva tabla siguiendo este procedimiento:
Abra Northwind 2010.
Para ejecutar una consulta de creación de tabla, quizá necesite habilitar el contenido de la base de datos utilizando
la barra de mensajes, que aparece debajo de la cinta de opciones (parte de la Interfaz de usuario de Microsoft
Office Fluent) si la base de datos no es de confianza al abrirla.

En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de seguridad de Microsoft Office.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, en Aceptar.

Si la base de datos está en una ubicación de confianza, la barra de mensajes no aparecerá y no será necesario
habilitar el contenido.
Cierre el formulario del cuadro de diálogo de inicio de sesión.
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Detalles de pedido y en Pedidos.
Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de cliente y en Ciudad dest para agregar estos campos a la cuadrícula de
diseño.
En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de pedido, Id. de producto, Cantidad, Precio y Descuento para
agregar estos campos a la cuadrícula de diseño.
En la columna Ciudad dest de la cuadrícula de diseño, active la casilla situada en la fila Mostrar. En la fila Criterios,
escriba 'Chicago' (incluidas las comillas simples).
Compruebe los resultados de la consulta antes de utilizarlos para crear la tabla.
En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.
Presione CTRL+G para guardar la consulta.
Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.
En el cuadro Nombre de la consulta, escriba Consulta de pedidos de Chicago y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuación, en Vista Diseño.
En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Crear tabla.
Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla.
En el cuadro de diálogo Crear tabla, en el cuadro Nombre de tabla, escriba Pedidos de Chicago y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.
En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Sí para confirmar.
Se crea la nueva tabla, que aparece en el panel de exploración.
Si ya hay una tabla con el nombre especificado, ésta se borra antes de que se ejecute la consulta.
En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.
Como ya existe la tabla Pedidos de Chicago, aparecerá un cuadro de diálogo de advertencia.
Haga clic en No para cancelar la acción y cerrar el cuadro de diálogo.

Agregar datos a una tabla utilizando datos de otras tablas

Puede utilizar una consulta de datos anexados para recuperar datos de una o varias tablas y agregar dichos datos a
otra tabla.
Suponga que creó una tabla para compartirla con un socio empresarial de Chicago, pero se da cuenta de que el
socio también trabaja con clientes del área de Milwaukee. Ahora desea agregar a la tabla filas con datos del área de
Milwaukee antes de compartir la tabla con su socio.
Puede agregar datos del área de Milwaukee a la tabla Pedidos de Chicago creada en el ejemplo anterior siguiendo
este procedimiento:
Abra la consulta denominada "Consulta de pedidos de Chicago" en la vista Diseño.
En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Anexar. Se abrirá el cuadro de diálogo Anexar.
En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en la flecha del cuadro Nombre de tabla y, a continuación, seleccione
Pedidos de Chicago en la lista desplegable.
Haga clic en Aceptar.
Se cierra el cuadro de diálogo Anexar. En la cuadrícula de diseño, desaparece la fila Mostrar y aparece la fila Anexar
a.
En la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios de la columna Ciudad dest, elimine 'Chicago' y, a continuación, escriba
'Milwaukee'.
En la fila Anexar a, seleccione el campo adecuado para cada columna.
En este ejemplo, los valores de la fila Anexar a deben coincidir con los de la fila Campo, pero no es obligatorio para
que funcionen las consultas de datos anexados.
En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

Cambiar datos de forma automatizada

Puede usar una consulta de actualización para cambiar los datos de las tablas y para escribir los criterios con los que
especificar las filas que deben actualizarse. Una consulta de actualización permite revisar los datos actualizados
antes de realizar la actualización.

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Una consulta de acción no se puede deshacer. Conviene que haga una copia de seguridad de las tablas que vaya a
actualizar mediante una consulta de actualización.

En el ejemplo anterior, anexó filas a la tabla Pedidos de Chicago. En esta tabla, el campo Id. de producto muestra el
identificador de producto numérico. Para que los datos resulten más útiles para los informes, quizá prefiera
reemplazar los identificadores de producto con los nombres de producto. Para ello, primero debe cambiar de
Número a Texto el tipo de datos del campo Id. de producto de la tabla Pedidos de Chicago de manera que ese
campo acepte nombres de producto.
Puede actualizar los valores de la tabla Pedidos de Chicago siguiendo este procedimiento:
Abra la tabla Pedidos de Chicago en la vista Diseño.
En la fila Id. de producto, cambie el tipo de datos de Número a Texto.
Guarde y cierre la tabla Pedidos de Chicago.
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos de Chicago y en Productos.
Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Actualizar.
En la cuadrícula de diseño, desaparecen las filas Ordenar y Mostrar y aparece la fila Actualizar a.
En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Id. de producto para agregar este campo a la cuadrícula de
diseño.
En la cuadrícula de diseño, en la fila Actualizar a de la columna Id. de producto, escriba o pegue lo siguiente:
[Productos].[Nombre de producto]
Sugerencia Puede usar una consulta de actualización para eliminar los valores de campo si utiliza una cadena
vacía ("") o un valor NULL en la fila Actualizar a.
En la fila Criterios, escriba o pegue lo siguiente:
[Id. de producto] Como ([Productos].[Id])
La palabra clave Como es necesaria porque los campos que va a comparar contienen tipos de datos diferentes (Id.
de producto son datos de texto mientras que Id. son datos numéricos).
Puede comprobar qué valores van a cambiar debido a una consulta de actualización viendo la consulta en la vista
Hoja de datos.
En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ver y después en Vista Hoja de datos.
La consulta devuelve una lista con los identificadores de producto que se van a actualizar.
En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.
Cuando abra la tabla Pedidos de Chicago, verá que los valores numéricos del campo Id. de producto se han
reemplazado con los nombres de producto de la tabla Productos.

Eliminar datos de forma automatizada

Puede usar una consulta de eliminación para eliminar datos de las tablas o para escribir los criterios que
especifiquen las filas que se deben eliminar. Una consulta de eliminación permite revisar las filas que se eliminarán
antes de realizar la eliminación.
Suponga que va a enviar la tabla Pedidos de Chicago (actualizada en el ejemplo anterior) a su socio empresarial de
Chicago y se da cuenta de que algunas de las filas contienen diversos campos vacíos. Desea eliminar estas filas
vacías antes de enviar la tabla. Podrá abrir la tabla y eliminar las filas manualmente, pero quizá le resulte más útil
usar una consulta de eliminación si hay que eliminar bastantes filas y tiene claros los criterios para especificar las
filas que deben eliminarse.
Puede usar una consulta para eliminar de la tabla Pedidos de Chicago las filas que no tengan un valor para Id. de
pedido siguiendo este procedimiento:
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos de Chicago.
Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Eliminar.
En la cuadrícula de diseño, desaparecen las filas Ordenar y Mostrar y aparece la fila Eliminar.
En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Id. de pedido para agregarlo a la cuadrícula.
En la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios de la columna Id. de pedido, escriba Es Nulo.
En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

Consultas
Ejecutar una consulta

Ejecutar una consulta de selección o de tabla de referencias cruzadas

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Las consultas de selección (consulta de selección: consulta que formula una pregunta sobre los datos almacenados
en las tablas y devuelve un conjunto de resultados en forma de una hoja de datos sin modificar los datos de las
tablas.) y consultas de tabla de referencias cruzadas (consulta de tabla de referencias cruzadas: consulta que calcula
una suma, promedio, recuento u otro tipo de total en registros y, a continuación, agrupa el resultado en dos tipos
de información: uno vertical en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro horizontal en la parte superior.) se usan
para recuperar y presentar datos así como para proporcionar datos a los formularios e informes. Cuando se ejecuta
una consulta de selección o de tabla de referencias cruzadas, Microsoft Office Access 2010 muestra los resultados
en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o
procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar
y agregar o eliminar datos.).

Ejecutar la consulta

Busque la consulta en el panel de exploración.

Siga uno de estos procedimientos:
Haga doble clic en la consulta que desee ejecutar.
Haga clic en la consulta que desee ejecutar y, a continuación, presione ENTRAR.
Si la consulta que desea ejecutar está abierta en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de
estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la
vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.), también
podrá ejecutarla haciendo clic en Ejecutar en el grupo Resultados de la ficha Diseño en la cinta de opciones, que
forma parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.

Ejecutar una consulta de acción

Hay cuatro tipos de consultas de acción: consultas de datos anexados (consulta de datos anexados: consulta de
acción que agrega los registros del conjunto de resultados de una consulta al final de una tabla existente.),
consultas de eliminación (consulta de eliminación: consulta (instrucción SQL) que quita las filas que coinciden con el
criterio especificado de una o más tablas.), consultas de actualización (consulta de actualización: consulta de acción
(instrucción SQL) que modifica un conjunto de registros de acuerdo con los criterios (condiciones de búsqueda)
especificados.) y consultas de creación de tabla (consulta de creación de tablas: consulta (instrucción SQL) que crea
una nueva tabla y, posteriormente, crea registros (filas) en ella copiando registros de una tabla existente.). Salvo en
el caso de las consultas de creación de tabla (que crean tablas nuevas), las consultas de acción realizan cambios en
los datos de las tablas en las que se basan. Estos cambios no se pueden deshacer fácilmente, por ejemplo,
presionando CTRL+Z. Si realiza cambios mediante una consulta de acción que, más adelante, desea deshacer,
normalmente tendrá que restaurar los datos a partir de una copia de seguridad. Por este motivo, asegúrese de
tener siempre una copia de seguridad actualizada de los datos subyacentes antes de ejecutar una consulta de
acción.
Para mitigar el riesgo de ejecutar una consulta de acción, obtenga una vista previa de los datos objeto de la
consulta. Puede hacerlo de dos maneras:
Vea la consulta de acción en la vista Hoja de datos antes de ejecutarla. Para ello, abra la consulta en la vista Diseño,
haga clic en Ver en la barra de estado (barra de estado: barra horizontal en la parte inferior de la pantalla que
muestra información sobre la condición actual del programa como el estado de los elementos en la ventana, el
progreso de la tarea actual o la información acerca del elemento seleccionado.) de Access y, a continuación, haga
clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual. Para volver a la vista Diseño, haga de nuevo clic en Ver y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Cambie la consulta a una consulta de selección y, a continuación, ejecútela.
Asegúrese de ar el tipo de la consulta de acción inicial (consulta de datos anexados, actualización, creación de tabla
o eliminación) para que pueda cambiar la consulta a ese tipo después de obtener la vista previa de los datos con
este método.

Ejecutar una consulta de acción como una consulta de selección

Abra la consulta de acción en la vista Diseño.

En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Seleccionar.
En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

Ejecutar la consulta

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Cuando esté preparado para ejecutar una consulta de acción, haga doble clic en ella en el panel de exploración, o
bien, haga clic en ella y presione ENTRAR.

Ejecutar una consulta de parámetros

Una consulta de parámetros (consulta de parámetros: consulta en la que un usuario especifica interactivamente
uno o más valores de criterio. Una consulta de parámetros no es un tipo diferente de consulta; más bien, extiende
la flexibilidad de una consulta.) pide al usuario un valor cuando se ejecuta la consulta. Cuando se proporciona el
valor, la consulta de parámetros lo aplica como criterio de campo. El campo al que aplica el criterio viene
especificado en el diseño de la consulta. Si no se proporciona ningún valor, la consulta de parámetros interpreta esa
entrada de datos como una cadena vacía.
Una consulta de parámetros es siempre al mismo tiempo otro tipo de consulta. La mayoría de las consultas de
parámetros son consultas de selección o de tabla de referencias cruzadas, pero también pueden ser consultas de
datos anexados, de creación de tabla y de actualización.
Las consultas de parámetros se ejecutan de acuerdo con su otro tipo de consulta pero, en general, se sigue el
procedimiento que se describe a continuación.

Ejecutar la consulta

Busque la consulta en el panel de exploración.

Siga uno de estos procedimientos:
Haga doble clic en la consulta que desee ejecutar.
Haga clic en la consulta que desee ejecutar y, a continuación, presione ENTRAR.
Cuando lo solicite la consulta, especifique el valor que se va a aplicar como criterio.

Solucionar problemas de un mensaje de error

En la siguiente tabla se recogen algunos mensajes de error comunes que pueden mostrarse. Estos errores pueden
aparecer como un mensaje en una celda (en vez de un valor esperado) o como un mensaje de error. Las secciones
siguientes a la lista incluyen los procedimientos que se pueden usar para solucionar estos errores.
El contenido de esta tabla no es exhaustiva. Si no incluye el mensaje de error que haya recibido, podrá enviar sus
comentarios mediante el formulario al final de este artículo en el que debe incluir información específica del
mensaje de error en el cuadro de comentarios previsto.
Mensaje de Problema Solución
error
No coincide Puede que la consulta combine campos con diferentes Compruebe el diseño de la consulta y
el tipo en la tipos de datos. asegúrese de que los campos
expresión combinados tienen el mismo tipo de
datos. Para obtener las instrucciones
pertinentes, vea la sección Comprobar
los campos combinados de una
consulta.
El registro Este mensaje puede aparecer si está dañado el objeto Compacte y repare la base de datos.
está o la base de datos. Para obtener las instrucciones
eliminado pertinentes, vea la sección Compactar y
reparar una base de datos.
Referencia El alias asignado a un campo coincide con un Cambie el alias. Para obtener las
circular componente de la expresión de ese campo. instrucciones pertinentes, vea la sección
causada por Un alias es un nombre asignado a cualquier expresión Cambiar un alias de campo.
el alias de la fila Campo de la cuadrícula de diseño de la
consulta que en realidad no es un campo. Access
asigna el alias si no lo hace el usuario; por ejemplo,
EXPR1. Un alias va inmediatamente seguido de un
signo de dos puntos (:) y, a continuación, de la
expresión. Cuando se ejecuta la consulta, el alias pasa a
ser el nombre de columna en la hoja de datos.
#Error Este error puede producirse cuando el valor de un Asegúrese de que el denominador del
campo calculado es mayor que el valor permitido por el campo calculado no se evalúa como
valor de la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) del cero (0). Si es preciso, cambie el valor de

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

campo. Se produce asimismo cuando el denominador la propiedad TamañoDelCampo.

de un campo calculado es o se evalúa como cero (0).
#Eliminado Se ha eliminado el registro al que se hace referencia. Si el registro se ha eliminado
accidentalmente, se deberá restaurarlo
a partir de una copia de seguridad. Si se
ha eliminado de manera intencionada,
se puede descartar este mensaje de
error presionando MAYÚS+F9 para
actualizar la consulta.

Comprobar los campos combinados de una consulta

Para comprobar los tipos de datos de los campos en una consulta, compruebe las tablas de origen en la vista Diseño
y examine las propiedades de los campos pertinentes.
Abra la consulta en la vista Diseño. Las combinaciones aparecen como líneas que conectan los campos de las tablas
de origen. Anote los nombres de las tablas y de los campos de cada combinación.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en cada tabla que tenga uno o
varios campos combinados en la consulta y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

1. Campos combinados con diferentes tipos de datos.

2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

Para cada combinación, compare los valores de la columna Tipo de datos en la cuadrícula de diseño de la consulta
correspondientes a los campos implicados en esa combinación.

1. Comprobar el tipo de datos de los campos combinados en la vista Diseño de la tabla.

Si desea cambiar a una tabla para ver sus campos, haga clic en la ficha con el nombre de esa tabla.

Compactar y reparar una base de datos

Si se ejecuta la utilidad Compactar y reparar base de datos en Access, se puede mejorar el rendimiento de las bases
de datos. Esta utilidad permite realizar una copia del archivo de la base de datos y, si está fragmentado, reorganizar
la forma en que el archivo está almacenado en el disco. Una vez finalizado el proceso de compactar y reparar, la
base de datos compactada habrá recuperado espacio desaprovechado y suele ser más reducida que la original. Si se
compacta con frecuencia una base de datos, se puede ayudar a garantizar un rendimiento óptimo de la aplicación
de bases de datos y a resolver los errores que se producen por problemas de hardware, cortes en el suministro
eléctrico, subidas de tensión y causas similares.
Tras la operación de compactación, las consultas se ejecutarán con mayor rapidez dado que los datos subyacentes
se han vuelto a escribir en las tablas en páginas contiguas. La exploración de páginas contiguas es mucho más rápida
que la exploración de páginas fragmentadas. Las consultas también se optimizan después de cada compactación de
las bases de datos.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Durante la operación de compactación, se puede usar el nombre original para el archivo de la base de datos
compactada, o bien, se puede usar otro nombre para crear un archivo independiente. Si se usa el mismo nombre y
la base de datos se ha compactado correctamente, Access reemplaza automáticamente el archivo original con la
versión compactada.

Configurar una opción que automatice este proceso

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
Haga clic en Base de datos actual y, bajo Opciones de aplicación, active la casilla de verificación Compactar al cerrar.
De este modo, Access compacta y repara automáticamente la base de datos cada vez que ésta se cierra.

Compactar y reparar manualmente una base de datos

Haga clic en botón de Microsoft Office , seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Administrar esta
base de datos.
Para que la operación de compactación se realice correctamente, debe haber suficiente espacio de almacenamiento
en el disco duro tanto para la base de datos original como para la versión compactada.

Cambiar un alias de campo

Abra la consulta en la vista Diseño.

En la cuadrícula de diseño de la consulta, busque campos con alias. Son los campos que tienen un signo de dos
puntos al final de su nombre, como en Nombre:.
Compruebe un alias para asegurarse de que no coincide con el nombre de ningún campo que forme parte de la
expresión del alias. Si coincide, cambie el alias.

Combinar tablas y consultas

Introducción

Las bases de datos relacionales se componen, en el nivel más básico, de tablas que guardan relaciones lógicas entre
ellas. Las relaciones se usan para conectar las tablas en los campos que tienen en común. Una relación viene
representada en una consulta por medio de una combinación.
Cuando se agregan tablas a una consulta, Microsoft Office Access 2010 crea combinaciones basadas en las
relaciones que se han definido entre las tablas. Se pueden crear manualmente combinaciones en las consultas,
incluso si no representan relaciones ya definidas. Si se usan otras consultas (en vez de las tablas o además de ellas)
como origen de los datos de una consulta, se pueden crear combinaciones entre las consultas de origen y también
entre esas consultas y todas las tablas que se usen como origen de datos.
Las combinaciones se comportan de manera similar a los criterios de consulta ya que establecen reglas que deben
cumplir los datos que se van a incluir en las operaciones de consulta. A diferencia de los criterios, las combinaciones
especifican asimismo que cada par de filas que cumplan las condiciones de combinación se combinen en el conjunto
de registros para formar una sola fila.
Hay cuatro tipos básicos de combinación: combinaciones internas, combinaciones externas, combinaciones
cruzadas y combinaciones de desigualdad. En este artículo se aborda cada tipo de combinación que se puede usar,
por qué se usa cada uno de los tipos y cómo se crean las combinaciones.

Combinaciones internas

Las combinaciones internas son el tipo de combinación más común. Indican a una consulta que las filas de una de
las tablas combinadas corresponden a las filas de otra tabla, basándose en los datos incluidos en los campos
combinados. Cuando se ejecuta una consulta con una combinación interna, se incluirán en las operaciones de
consulta únicamente las filas en las que haya un valor común en ambas tablas combinadas.
¿Por qué se usa una combinación interna?

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Se usa una combinación interna cuando se desea que se devuelvan únicamente las filas de ambas tablas de la
combinación que coinciden en el campo combinado.
¿Cómo se usa una combinación interna?
En la mayoría de los casos, no hay que hacer nada para poder usar una combinación interna. Si se han creado
relaciones entre las tablas en la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se pueden ver, crear y
modificar las relaciones entre tablas y consultas.), Access crea automáticamente las combinaciones internas cuando
se agregan tablas relacionadas en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de
base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño,
puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) de la consulta. Si se aplica la
integridad referencial (integridad referencial: reglas que se siguen para preservar las relaciones definidas entre las
tablas cuando se especifican o eliminan registros.), Access muestra asimismo "1" sobre la línea de combinación para
indicar la tabla del lado "uno" de una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la
que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los
campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) así como el símbolo de infinito (∞) para indicar la
tabla del lado "varios".
Aunque no se hayan creado relaciones, Access crea automáticamente combinaciones internas si se agregan dos
tablas a una consulta y cada una de esas tablas tiene un campo con un tipo de datos igual o compatible y uno de los
campos combinados es una clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican
de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener
siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras
tablas.). Los símbolos de "uno" y "varios" no se muestran en este caso porque no se aplica la integridad referencial.
Si se agregan consultas a una consulta y no se crean relaciones entre esas consultas, Access no crea
automáticamente combinaciones internas entre esas consultas o entre las consultas y las tablas. En general, es el
usuario quien tiene que crearlas. Para crear una combinación interna, se arrastra un campo de un origen de datos a
un campo de otro origen de datos. Access muestra una línea entre los dos campos para indicar que se ha creado
una combinación.

Combinaciones externas

Las combinaciones externas indican a una consulta que, si bien algunas de las filas en ambos lados de la
combinación coinciden exactamente, la consulta debe incluir todas las filas de una tabla así como las filas de la otra
tabla que comparten un valor común en ambos lados de la combinación.
Las combinaciones externas pueden ser combinaciones izquierdas o combinaciones derechas. En una combinación
izquierda, la consulta incluye todas las filas de la primera tabla de la declaración SQL de la cláusula FROM y sólo las
filas de la otra tabla donde el campo de combinación contiene valores comunes de ambas tablas. En una
combinación derecha, la consulta incluye todas las filas de la segunda tabla de la declaración SQL de la cláusula
FROM y sólo las filas de la otra tabla donde el campo de combinación contiene valores comunes de ambas tablas.
Se puede saber fácilmente qué tabla es la de la izquierda o la de la derecha en una combinación; para ello basta con
hacer doble clic en la combinación y consultar el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. También puede
cambiar a la vista SQL y examinar la cláusula FROM.
Dado que algunas de las filas en un lado de una combinación externa no tendrán filas correspondientes en la otra
tabla, algunos de los campos devueltos en los resultados de la consulta de esa otra tabla estarán vacíos cuando no
coinciden las filas.
¿Por qué se usa una combinación externa?
Se usa una combinación externa cuando se desea que los resultados incluyan todas las filas de una de las tablas de
la combinación y se desea que la consulta devuelva sólo las filas de la otra tabla que coinciden con la primera tabla
del campo de combinación.
¿Cómo se usa una combinación externa?
Las combinaciones externas se crean modificando las combinaciones internas.
Convertir una combinación interna en una combinación externa
En la vista Diseño de la consulta, haga doble clic en la combinación que desee cambiar.
Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.
En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, observe las opciones situadas junto a la opción 2 y la opción
3.
Haga clic en la opción que desee usar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Access muestra la combinación así como una flecha que va desde el origen de datos donde estarán incluidas todas
las filas hasta el origen de datos donde estarán incluidas sólo las filas que cumplan la condición de combinación.

Combinaciones cruzadas

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Las combinaciones cruzadas se diferencian de las combinaciones internas y externas en que no se representan
explícitamente en Office Access 2010. En una combinación cruzada, cada fila de una tabla se combina con cada fila
de otra tabla, generando lo que se denomina un producto cruzado o producto cartesiano. Cada vez que se ejecuta
una consulta con tablas que no están explícitamente combinadas, se genera un producto cruzado. Las
combinaciones cruzadas suelen ser involuntarias, aunque hay casos en los que pueden resultar útiles.
¿Por qué se usa una combinación cruzada?
Se usa una combinación cruzada cuando se desea comprobar todas las combinaciones posibles de las filas de dos
tablas o consultas. Por ejemplo, supongamos que su negocio tiene un año fantástico y está considerando la
posibilidad de ofrecer descuentos a sus clientes. Podrá crear una consulta que sume las compras de cada cliente,
crear una pequeña tabla con los posibles porcentajes de descuento y combinar las dos en otra consulta que lleve a
cabo una combinación cruzada. El resultado será una consulta que muestre un conjunto de descuentos hipotéticos
para cada cliente.
¿Cómo se usa una combinación cruzada?
Se genera una combinación cruzada cada vez que se incluyen tablas o consultas en una consulta y no se crea al
menos una combinación explícita para cada tabla o consulta. Access combina todas las filas de cada tabla o consulta
que no está explícitamente combinada con ninguna otra tabla o consulta con cada dos filas de los resultados.
Contemplemos el caso de los descuentos del párrafo anterior. Supongamos que tiene 91 clientes y desea examinar
cinco posibles porcentajes de descuento. La combinación cruzada genera 455 filas (el resultado de multiplicar 91
por 5).
Tal y como se puede imaginar, las combinaciones cruzadas involuntarias pueden crear un número considerable de
filas en los resultados de consulta. Es más, estos resultados suelen no tener sentido porque, si en realidad la
intención no es combinar cada fila con cada dos filas, la mayoría de las filas combinadas que aparecen en los
resultados no tendrán ningún sentido. En último lugar, las consultas que usan combinaciones cruzadas involuntarias
pueden tardar mucho tiempo en ejecutarse.

Combinación cruzada involuntaria en la vista Diseño de la consulta.

1. Los campos rodeados de un círculo deben estar combinados.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Producto cruzado devuelto por la combinación cruzada involuntaria arriba representada.

1. Observe el número considerable de registros.

Resultados después de crearse la combinación correcta.

1. Observe que el número de registros es mucho menor.

Combinaciones de desigualdad

Las combinaciones no tienen que basarse necesariamente en la equivalencia de los campos combinados. Una
combinación puede basarse en cualquier operador de comparación, como mayor que (>), menor que (<) o no es
igual a (<>). Las combinaciones que no se basan en la equivalencia se denominan combinaciones de desigualdad.
¿Por qué se usa una combinación de desigualdad?

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Si se desea combinar las filas de dos orígenes de datos basándose en los valores de campo que no son iguales, se
usa una combinación de desigualdad. Normalmente, las combinaciones de desigualdad se basan en los operadores
de comparación mayor que (>), menor que (<), mayor o igual que (>=), o bien, menor o igual que (<=). Las
combinaciones de desigualdad que se basan en el operador no es igual a (<>) pueden devolver casi tantas filas como
las combinaciones cruzadas, por lo que los resultados pueden ser difíciles de interpretar.
¿Cómo se usa una combinación de desigualdad?
Las combinaciones de desigualdad no se admiten en la vista Diseño. Si desea usarlas, deberá hacerlo en la vista SQL.
Sin embargo, se puede crear una combinación en la vista Diseño, cambiar a la vista SQL, buscar el operador de
comparación igual a (=) y cambiarlo al operador que desee usar. Después, sólo podrá abrir la consulta en la vista
Diseño si cambia primero el operador de comparación al operador igual a (=) en la vista SQL.

Quitar una combinación

Si crea una combinación por equivocación, por ejemplo, entre dos campos con tipos de datos distintos, podrá
eliminarla. Para eliminar una combinación:
En la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la combinación que desee quitar.
Presione SUPR.
O bien,
En la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic con el botón secundario en la combinación que desee quitar y, a
continuación, haga clic en Eliminar.

Crear una consulta de datos anexados

Obtener información sobre las consultas de datos anexados

Una consulta de datos anexados agrega un conjunto de registros (filas) de una o varias tablas de origen (o consultas)
a una o varias tablas de destino. En general, las tablas de origen y de destino residen en la misma base de datos,
pero no es imprescindible. Por ejemplo, supongamos que tiene algunos clientes nuevos y se hace con una base de
datos que contiene una tabla de información sobre esos clientes. Para evitar tener que escribir manualmente los
nuevos datos, puede anexarlos a la tabla apropiada de su base de datos. Asimismo, puede usar consultas de datos
anexados para:
Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, quizás desee anexar únicamente los nombres y las direcciones de
los clientes con pedidos pendientes.
Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existen en la otra tabla. Por ejemplo, supongamos
que la tabla Clientes tiene 11 campos y que los campos de una tabla Clientes en otra base de datos coinciden con 9
de los 11 campos. Podrá usar una consulta de datos anexados para agregar únicamente los datos de los campos
coincidentes y omitir los demás datos.
Recuerde que no se pueden usar las consultas de datos anexados para agregar datos a los campos individuales de
registros existentes. En ese caso, se usa una consulta de actualización , sólo se pueden usar consultas de datos
anexados para agregar filas de datos.

Crear y ejecutar una consulta de datos anexados

Para crear una consulta de datos anexados, siga estos pasos básicos:
Cree una consulta de selección.
Convierta la consulta de selección en una consulta de datos anexados.
Elija los campos de destino para cada columna de la consulta de datos anexados.
Ejecute la consulta para anexar los registros.
Recuerde que no se pueden deshacer los resultados de una consulta de datos anexados, por lo que debe proceder
con cuidado. Recuerde también que los tipos de datos definidos para los campos de la tabla de origen deben ser
compatibles con los tipos de datos definidos para los campos de la tabla de destino. Por ejemplo, se pueden anexar
números a un campo de texto, pero no se puede anexar texto a un campo numérico a menos que se use una
expresión, como (Val(Campo_de_texto)), para convertir primero los datos al tipo de datos Número.

Crear una consulta de selección

Abra la base de datos que contiene los registros que desee anexar.
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
Se abre el diseñador de consultas y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Seleccione cualquier combinación de tablas o consultas que contengan los registros que desee anexar, haga clic en
Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar.
Las tablas o consultas aparecen como una o varias ventanas en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la
consulta. En estas ventanas se muestran todos los campos de cada tabla o consulta. En esta ilustración se muestra
una tabla típica en el diseñador de consultas.

Haga doble clic en los campos que desee anexar. Los campos seleccionados aparecen en la fila Campo de la
cuadrícula de diseño (la sección inferior del diseñador de consultas).
Se puede agregar una expresión como =Fecha() para que se devuelva automáticamente la fecha actual, o bien, se
pueden agregar campos de tabla o de consulta a las celdas de la cuadrícula de diseño. Se puede agregar un campo
de tabla o de consulta por celda.
Para agregar rápidamente todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco (*) que aparece en la parte
superior de la lista de campos de tabla. En esta ilustración se muestra la cuadrícula de diseño con todos los campos
agregados.

De manera opcional, se puede especificar uno o varios criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño. En la
siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo y se explica cómo afectan a las consultas.

Criterios Efecto
> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores
que 234, use < 234.
>= "Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.
Entre #02.02.2010# Y Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2010 y el 1 de diciembre de
#01.12.2010# 2010 (ANSI-89). Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use comillas
simples (') en vez de signos de almohadilla. Por ejemplo: Entre '02.02.2010' Y '01.12.2010'.
Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no es
exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contienen caracteres
además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".
Sin "T*" Busca todos los registros, salvo los que empiezan por T. Si la base de datos usa los
caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
No "*t" Busca todos los registros que no terminen en t. Si la base de datos usa el juego de
caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje en vez del asterisco.
En(Canadá,Reino En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.
Unido)
Como "[A-D]*" En un campo con el tipo de datos Texto, busca todos los registros que empiecen por las
letras comprendidas entre A y D. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín
ANSI-92, use el signo de porcentaje en vez del asterisco.
Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan el grupo de letras "ar". Si la base de datos usa el
juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje en vez del asterisco.
Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de 5
letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se desconoce (lo cual
viene indicado por el signo de interrogación). Si la base de datos usa el juego de
caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_) en vez del signo de
interrogación.
#02.02.2010# Busca todos los registros del 2 de febrero de 2010. Si la base de datos usa el juego de
caracteres comodín ANSI-92, incluya la fecha entre comillas simples en vez de usar signos
de almohadilla (#). Ejemplo: '02.02.2010'.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

< Fecha() - 30 Devuelve todas las fechas con una antigüedad de más de 30 días.
Fecha() Devuelve todos los registros que contienen la fecha actual.
Entre Fecha() Y Devuelve todos los registros entre la fecha actual y tres meses a partir de la fecha actual.
AgregFecha("M", 3,
Fecha())
Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir).
No es Nulo Devuelve todos los registros que contienen un valor.
"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de
longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio,
pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede requerir un número de fax,
pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, se incluye un par de comillas
dobles sin espacios entre ellas ("") en lugar de un número.
En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee actualizar. Si desea agregar o quitar campos de la
consulta, vuelva a la vista Diseño y agregue los campos de acuerdo con lo descrito en el anterior paso, o bien,
seleccione los campos que desee quitar y presione SUPRIMIR para quitarlos de la consulta.
Prosiga con el siguiente procedimiento, mediante el cual va a convertir la consulta de selección en una consulta de
datos anexados.
Convertir la consulta de selección en una consulta de datos anexados
Haga clic con el botón secundario en la ficha de documento de la consulta abierta y haga clic en Vista Diseño en el
menú contextual.
O bien,
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la consulta y, a continuación, haga clic en Vista
Diseño en el menú contextual.
En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.
Aparece el cuadro de diálogo Anexar.
Llegado a este punto, podrá optar por anexar los registros de una tabla a otra tabla de la misma base de datos, o
bien, a una tabla de otra base de datos.
Si desea copiar registros a una nueva tabla, deberá usar una consulta de creación de tabla.

Siga los pasos descritos en esta sección para crear una consulta de selección. Modifique la consulta de selección
hasta que devuelva los registros que desee insertar en la nueva tabla.
Cambie a la vista Diseño de la consulta. Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos de
la consulta y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
O bien,
Haga clic con el botón secundario en la consulta en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista
Diseño.
En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Crear tabla.
Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla.
En el cuadro combinado Nombre de la tabla, escriba el nombre de la nueva tabla.
Siga uno de estos procedimientos:
Coloque la nueva tabla en la base de datos abierta.
Mantenga seleccionada la opción Base de datos activa y haga clic en Aceptar.
Coloque la nueva tabla en otra base de datos.
Haga clic en Otra base de datos.
Escriba la ruta de acceso y el nombre de archivo de la otra base de datos, o bien, haga clic en Examinar para buscar
la base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En el cuadro combinado Nombre de la tabla, escriba el nombre de la nueva tabla.
Haga clic en Aceptar.

Ahora que ha convertido la consulta, deberá decidir si desea anexar los registros a una tabla de la misma base de
datos o a una tabla de otra base de datos. Según la decisión que tome, siga los pasos descritos en uno de estos dos
procedimientos:
Anexar registros a una tabla de la misma base de datos
En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Base de datos activa (si aún no está seleccionada la opción) y, a
continuación, seleccione la tabla de destino en el cuadro combinado Nombre de la tabla.
Haga clic en Aceptar.
Lo que vea depende de cómo haya creado la consulta de selección. Por ejemplo, si agregó todos los campos de la
tabla o consulta de origen, Access agregará todos los campos de la tabla de destino a la fila Anexar a en la
cuadrícula de diseño.
O bien,

83
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Si agregó campos individuales a la consulta y si los nombres de campo de las tablas de origen y de destino
coinciden, Access agregará automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a en la consulta.
O bien,
Si agregó campos individuales y algunos de los nombres de las tablas de origen y de destino no coinciden, Access
dejará esos campos en blanco. Puede hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un campo de destino.
En esta ilustración se muestra cómo hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un campo de destino.

Si deja en blanco el campo de destino, la consulta no anexará datos a ese campo.

Para obtener una vista previa de los cambios, cambie a la vista Hoja de datos. Para ello, haga clic con el botón
secundario del mouse en la ficha de documentos correspondiente a la consulta y, a continuación, haga clic en Vista
Hoja de datos.
O bien,
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la consulta y, a continuación, haga clic en Vista Hoja
de datos.
Vuelva a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexar los registros.
Aviso No se pueden deshacer los resultados de una consulta de datos anexados, por lo que debe estar muy seguro
de que desea anexar los registros.
Anexar registros a una tabla de otra base de datos
En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Otra base de datos.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de la base de datos de destino.
En el cuadro combinado Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
O bien,
Haga clic en Examinar y use el cuadro de diálogo Anexar subsiguiente para buscar la base de datos de destino. Haga
clic en Aceptar después de buscar y seleccionar la base de datos de destino. De este modo, se cerrará el cuadro de
diálogo Anexar subsiguiente. En el primer cuadro de diálogo Anexar, en el cuadro combinado Nombre de la tabla,
escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Lo que vea depende de cómo haya creado la consulta de selección. Por ejemplo, si agregó todos los campos de la
tabla o consulta de origen, Access agregará todos los campos de la tabla de destino a la fila Anexar a en la
cuadrícula de diseño.
O bien,
Si agregó campos individuales a la consulta y si los nombres de campo de las tablas de origen y de destino
coinciden, Access agregará automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a en la consulta.
O bien,
Si agregó campos individuales y algunos de los nombres de las tablas de origen y de destino no coinciden, Access
dejará esos campos en blanco. Puede hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un campo de destino.
En esta ilustración se muestra cómo hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un campo de destino.

Si deja en blanco el campo de destino, la consulta no anexará datos a ese campo.

Vuelva a la vista Diseño (haga clic con el botón secundario en la ficha situada en la parte superior de la consulta y,
luego, haga clic en Vista Diseño) y, a continuación, haga clic en Ejecutar ( ) para anexar los registros. Cuando se
le pida que confirme la operación, haga clic en Sí.

Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

De forma predeterminada, cuando se abre una base de datos que no reside en una ubicación de confianza, o bien,
cuando se opta por no confiar en la base de datos, Access impide la ejecución de todas las consultas de acción, es
decir, las consultas de datos anexados, consultas de actualización, consultas de eliminación y consultas de creación
de tabla.
Si intenta ejecutar una consulta de acción y parece que no sucede nada, compruebe si en la barra de estado de
Access aparece el siguiente mensaje:
El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento.
Si ve ese mensaje, siga este procedimiento:
Habilitar el contenido bloqueado
En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Confiar en Office.
Haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Vuelva a ejecutar la consulta.
Si no ve la Barra de mensajes
Haga clic en la ficha Herramientas de base de datos, y en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Barra de mensajes.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Comparar dos tablas y buscar sólo datos coincidentes

Comparar dos tablas mediante combinaciones

Para comparar dos tablas mediante combinaciones, cree una consulta de selección que incluya ambas tablas. Si aún
no hay una relación entre las tablas de los campos que contienen los datos correspondientes, cree una combinación
en los campos que desee examinar para determinar si tienen datos coincidentes. Puede crear tantas combinaciones
como desee, pero cada par de campos combinados debe tener el mismo tipo de datos o un tipo de datos
compatible.
Supongamos que es un investigador institucional en una universidad y desea comprobar cómo los recientes
cambios curriculares en el departamento de matemáticas han afectado a las s de los alumnos. Le interesan en
concreto las s de los alumnos que tienen matemáticas como asignatura principal. Ya tiene una tabla en la que se
almacenan los datos de las asignaturas principales de los alumnos y otra tabla en la que se almacenan los datos de
las inscripciones. Los datos referentes a las s se almacenan en la tabla Inscripciones y los datos referentes a las
asignaturas principales de los alumnos se almacenan en la tabla Asignaturas principales. Para ver cómo han
cambiado las s de los alumnos con matemáticas como asignatura principal desde los recientes cambios curriculares,
deberá revisar los registros de la tabla de inscripciones que tengan registros correspondientes en la tabla de
asignaturas principales.
Preparar datos de ejemplo
En este ejemplo, va a crear una consulta que determine cómo los cambios curriculares en el departamento de
matemáticas han afectado a las s de los alumnos con matemáticas como asignatura principal. Utilice las dos
siguientes tablas de ejemplo, Asignaturas principales e Inscripciones. Agregue estas dos tablas de ejemplo a una
base de datos.
Microsoft Office Access 2010 proporciona varias maneras de agregar estas tablas de ejemplo a una base de datos.
Puede introducir manualmente los datos, puede copiar cada tabla a un programa de hoja de cálculo (como
Microsoft Office Excel 2010) y, a continuación, importar las hojas de cálculo a Office Access 2010, o bien, puede
pegar los datos en un editor de texto, como Bloc de s y, a continuación, importar los datos de los archivos de texto
resultantes.

Asignaturas principales
Id del alumno Año Asignatura principal
123456789 2005 Matemáticas
223334444 2005 Inglés
987654321 2005 Matemáticas
135791357 2005 Historia
147025836 2005 Biología
707070707 2005 Matemáticas
123456789 2006 Matemáticas
223334444 2006 Inglés
987654321 2006 Psicología
135791357 2006 Historia del arte
147025836 2006 Biología
707070707 2006 Matemáticas

Inscripciones
Id del alumno Año Trimestre Programa de estudios Curso
123456789 2005 3 Matemáticas 221 A
123456789 2005 3 Inglés 101 B
123456789 2006 1 Matemáticas 242 C
123456789 2006 1 Matemáticas 224 C
223334444 2005 3 Inglés 112 A
223334444 2005 3 Matemáticas 120 C
223334444 2006 1 Políticas 110 A
223334444 2006 1 Inglés 201 B
987654321 2005 3 Matemáticas 120 A
987654321 2005 3 Psicología 101 A
987654321 2006 1 Matemáticas 221 B
987654321 2006 1 Matemáticas 242 C
135791357 2005 3 Historia 102 A

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

135791357 2005 3 Historia del arte 112 A

135791357 2006 1 Matemáticas 120 B
135791357 2006 1 Matemáticas 141 C
147025836 2005 3 Biología 113 B
147025836 2005 3 Química 113 B
147025836 2006 1 Matemáticas 120 D
147025836 2006 1 Estadística 114 B
707070707 2005 3 Matemáticas 221 B
707070707 2005 3 Estadística 114 A
707070707 2006 1 Matemáticas 242 D
707070707 2006 1 Matemáticas 224 C

Si desea utilizar un programa de hoja de cálculo para introducir los datos de ejemplo, puede omitir la sección
siguiente.

Introducir manualmente los datos de ejemplo

Abra una base de datos nueva o existente.
En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Access agrega una nueva tabla en blanco a la base de datos.

No es necesario seguir este paso si abre una nueva base de datos en blanco, pero sí será necesario cada vez que
necesite agregar una tabla a la base de datos.
Haga doble clic en la primera celda de la fila de encabezado y, a continuación, escriba el nombre del campo en la
tabla de ejemplo.
De forma predeterminada, Access de los campos en blanco en la fila de encabezado con el texto Agregar nuevo
campo, como:

Utilice las teclas de dirección para desplazarse a la siguiente celda de encabezado en blanco y, a continuación,
escriba el segundo nombre de campo. (También puede hacer doble clic en la nueva celda.) Repita este paso para
cada nombre de campo.
Escriba los datos en la tabla de ejemplo.
Mientras escribe los datos, Access deduce un tipo de datos para cada campo. Cada campo tiene un tipo de datos
específico, como Número, Texto o Fecha/Hora. Al establecer los tipos de datos, se ayuda a garantizar que se
introducen los datos correctos y también se ayuda a evitar errores, como el uso de un número de teléfono en un
cálculo. Para estas tablas de ejemplo, deje que Access deduzca el tipo de datos, pero no olvide revisar el tipo de
datos deducido por Access para cada campo.
Cuando termine de introducir los datos, haga clic en Guardar o presione la tecla CTRL+G.
Aparece el cuadro de diálogo Guardar como.
En el cuadro Nombre de tabla, escriba el nombre de la tabla de ejemplo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Utilice el nombre de cada tabla de ejemplo (por ejemplo, Asignaturas principales) porque las consultas en las
secciones de procedimiento de este artículo también utilizan esos nombres.
Cuando termine de escribir los datos de ejemplo, está listo para comparar las dos tablas.
Omita la siguiente sección (Crear las hojas de cálculo de ejemplo), a menos que desee obtener información sobre
cómo crear una hoja de cálculo basada en los datos de ejemplo de las tablas de la sección anterior.
Crear las hojas de cálculo de ejemplo
Inicie el programa de hoja de cálculo y cree un nuevo archivo en blanco. Si utiliza Excel, se crea de manera
predeterminada un nuevo libro en blanco cuando se inicia el programa.
Copie la primera tabla de ejemplo de la sección anterior y péguela en la primera hoja de cálculo, empezando en la
primera celda. Asegúrese de copiar la fila de encabezado, ya que contiene los nombres de campo de la tabla de
ejemplo.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Mediante la técnica proporcionada por el programa de hoja de cálculo, asigne a la hoja de cálculo el mismo nombre
que el de la tabla de ejemplo. Por ejemplo, cuando pegue los datos de ejemplo de Inscripciones, asigne el nombre
Inscripciones a la hoja de cálculo.
Repita los pasos 2 y 3, copiando la segunda tabla de ejemplo en una hoja de cálculo en blanco y cambiando el
nombre la hoja de cálculo.
Puede que tenga que agregar hojas de cálculo al archivo. Para obtener información sobre cómo agregar hojas de
cálculo a un archivo de hoja de cálculo, vea la ayuda del programa de hoja de cálculo.
Guarde el libro en una ubicación adecuada del equipo o de la red y vaya al siguiente conjunto de pasos.
Crear tablas de base de datos a partir de las hojas de cálculo
En una base de datos nueva o existente:
En el grupo Importar de la ficha Datos externos, haga clic en Excel.

O bien,
Haga clic en Más y, a continuación, seleccione en la lista un programa de hoja de cálculo.
Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Hoja de cálculo de nombre de programa.
Haga clic en Examinar, busque y abra el archivo de hoja de cálculo que creó en los pasos anteriores y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Se iniciará el Asistente para importación de hojas de cálculo.
De manera predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja de cálculo del libro (Asignaturas principales, si
siguió los pasos de la sección anterior), y los datos de esa hoja de cálculo aparecen en la sección inferior de la
página del asistente.
Haga clic en Siguiente.
En la siguiente página del asistente, active la casilla de verificación Primera fila contiene encabezados de columna y,
a continuación, haga clic en Siguiente.
En la siguiente página, puede utilizar los cuadros de texto y listas bajo Opciones de campo para cambiar los
nombres de campo y tipos de datos, o bien, para omitir campos de la operación de importación. Para este ejemplo,
no tiene que cambiar nada. Haga clic en Siguiente.
En la siguiente página, seleccione la opción Sin clave principal y, a continuación, haga clic en Siguiente.
De manera predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de cálculo a la nueva tabla. Acepte el nombre en el
cuadro Importar a la tabla y, a continuación, haga clic en Finalizar.
En la página Guardar los pasos de la importación, haga clic en Cerrar para completar el asistente.
Repita los pasos del 1 al 7 hasta que haya creado una tabla a partir de cada hoja de cálculo del archivo.

Comparar las tablas de ejemplo y buscar registros coincidentes mediante combinaciones

Ahora ya está preparado para comparar la tabla Inscripciones con la tabla Asignaturas principales. Dado que no ha
definido ninguna relación entre las dos tablas, debe crear combinaciones entre los campos apropiados en la
consulta. Las tablas tienen más de un campo en común. Debe crear una combinación por cada par de campos
comunes: Id del alumno, Año y Programa de estudios (tabla Inscripciones) y Asignatura principal (tabla Asignaturas
principales). En este ejemplo, sólo son de interés los alumnos con matemáticas como asignatura principal, por lo
que también va a utilizar un criterio de campo para limitar los resultados de la consulta.
Abra la base de datos en la que guardó las tablas de ejemplo.
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que contiene los registros que desee mostrar; en
este ejemplo, la tabla Inscripciones. A continuación, haga doble clic en la tabla con la que la va a comparar; en este
ejemplo, la tabla Asignaturas principales.
Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
Arrastre el campo Id del alumno de la tabla Inscripciones hasta el campo Id del alumno de la tabla Asignaturas
principales. Aparece una línea entre las dos tablas en la cuadrícula de diseño; dicha línea indica que se ha creado
una combinación. Haga doble clic en la línea para abrir el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.
Revise las tres opciones del cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. De forma predeterminada, la opción
1 está seleccionada. En algunos casos, hay que ajustar las propiedades de combinación para incluir filas adicionales
de una tabla. Dado que intenta buscar sólo datos coincidentes, deje la combinación configurada en la opción 1.
Cierre el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación haciendo clic en Cancelar.
Debe crear otras dos combinaciones. Para ello, arrastre el campo Año de la tabla Inscripciones hasta el campo Año
de la tabla Asignaturas principales y, a continuación, arrastre el campo Programa de estudios de la tabla
Inscripciones hasta el campo Asignatura principal de la tabla Asignaturas principales.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En la tabla Inscripciones, haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la cuadrícula
de diseño de la consulta.
Si utiliza el asterisco para agregar todos los campos, aparece sólo una columna en la cuadrícula de diseño. Esa
columna tiene el nombre de la tabla, seguido de un punto (.) y un asterisco (*). En este ejemplo, la columna se
denomina Inscripciones.*.
En la tabla Asignaturas principales, haga doble clic en el campo Asignatura principal para agregarlo a la cuadrícula.
Desactive la casilla de verificación en la fila Mostrar de la columna Asignatura principal en la cuadrícula de diseño de
la consulta.
En la fila Criterios de la columna Asignatura principal, escriba Matemáticas.
En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.
La consulta se ejecuta y, a continuación, muestra sólo las s de matemáticas de los alumnos que tengan matemáticas
como asignatura principal.

Comparar dos tablas utilizando un campo como criterio

En ocasiones, puede que desee comparar tablas que tienen campos con datos coincidentes pero con tipos de datos
distintos. Por ejemplo, un campo de una tabla puede tener el tipo de datos Número y usted desea comparar ese
campo con un campo de otra tabla que tiene el tipo de datos Texto. Se pueden generar campos que contienen
datos similares pero tienen diferentes tipos de datos cuando se almacenan los números como texto, ya sea por
diseño o por otros motivos, como la importación de datos desde otro programa. Dado que no se pueden crear
combinaciones entre campos con distintos tipos de datos, deberá utilizar otro método para comparar los campos.
Se pueden comparar dos campos con diferentes tipos de datos utilizando uno de los campos como criterio del otro.
Supongamos que es un investigador institucional en una universidad y desea comprobar cómo los recientes
cambios curriculares en el departamento de matemáticas han afectado a las s de los alumnos. Le interesan en
concreto las s de los alumnos que tienen matemáticas como asignatura principal. Ya tiene una tabla denominada
Asignaturas principales y otra tabla denominada Inscripciones. Los datos referentes a las s se almacenan en la tabla
Inscripciones y los datos referentes a las asignaturas principales de los alumnos se almacenan en la tabla
Asignaturas principales. Para ver cómo han cambiado las s de los alumnos con matemáticas como asignatura
principal, deberá examinar los registros de la tabla de inscripciones que tengan registros correspondientes en la
tabla de asignaturas principales. Sin embargo, uno de los campos que desea utilizar para comparar las tablas tiene
un tipo de datos distinto.
Para comparar dos tablas utilizando un campo como criterio, cree una consulta de selección que incluya ambas
tablas. Incluya los campos que desee mostrar e incluya asimismo el campo que corresponda al campo que desee
utilizar como criterio. A continuación, cree un criterio para comparar las tablas. Puede crear tantos criterios como
desee para comparar los campos.
Para ilustrar este método, va a utilizar las tablas de ejemplo de la sección anterior, pero va a cambiar de Número a
Texto el tipo de datos del campo Id del alumno de la tabla de ejemplo Asignaturas principales. Dado que no se
puede crear una combinación entre dos campos con distintos tipos de datos, deberá comparar los dos campos Id
del alumno utilizando uno de ellos como criterio del otro.
Cambiar el tipo de datos del campo Id del alumno de Asignaturas principales
Abra la base de datos en la que guardó las tablas de ejemplo.
En el Panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla Asignaturas principales y,
a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
La tabla Asignaturas principales se abre en la vista Diseño.
En la columna Tipo de datos, cambie el valor para Id del alumno de Número a Texto.
Cierre la tabla Asignaturas principales. Cuando se le pregunte si desea guardar los cambios, haga clic en Sí.
Comparar las tablas de ejemplo y buscar registros coincidentes mediante un criterio de campo
En el procedimiento siguiente se muestra cómo comparar los dos campos Id del alumno utilizando el campo de la
tabla Inscripciones como criterio para el campo de la tabla Asignaturas principales. Mediante la palabra clave LIKE,
puede comparar los campos aunque tengan tipos de datos diferentes.
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Inscripciones y, a continuación, haga doble clic en
Asignaturas principales.
Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
Arrastre el campo Año de la tabla Inscripciones hasta el campo Año de la tabla Asignaturas principales y, a
continuación, arrastre el campo Programa de estudios de la tabla Inscripciones hasta el campo Asignatura principal
de la tabla Asignaturas principales.
Dado que estos campos tienen los mismos tipos de datos, se pueden comparar mediante combinaciones. Las
combinaciones son el método preferido para comparar campos que tienen el mismo tipo de datos.
Haga doble clic en el asterisco (*) de la tabla Inscripciones para agregar todos los campos de esa tabla a la
cuadrícula de diseño de la consulta.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Si utiliza el asterisco para agregar todos los campos, aparece sólo una columna en la cuadrícula de diseño. Esa
columna tiene el nombre de la tabla, seguido de un punto (.) y un asterisco (*). En este ejemplo, la columna se
denomina Inscripciones.*.
En la tabla Asignaturas principales, haga doble clic en el campo Id del alumno para agregarlo a la cuadrícula.
Desactive la casilla de verificación en la fila Mostrar de la columna Id del alumno en la cuadrícula de diseño. En la fila
Criterios de la columna Id del alumno, escriba Like [Inscripciones].[Id del alumno].
En la tabla Asignaturas principales, haga doble clic en el campo Asignatura principal para agregarlo a la cuadrícula.
Desactive la casilla de verificación en la fila Mostrar de la columna Asignatura principal en la cuadrícula de diseño.
En la fila Criterios, escriba Matemáticas.
En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.
La consulta se ejecuta y, a continuación, muestra sólo las s de matemáticas de los alumnos que tengan matemáticas
como asignatura principal.

Comparar dos tablas y buscar registros no coincidentes

¿Cuándo se deben buscar registros no coincidentes?

A continuación se describen dos casos comunes en los que puede desear comparar dos tablas y buscar registros no
coincidentes. Dependiendo del caso, la búsqueda de registros no coincidentes puede ser el primero de una serie de
pasos. En este artículo se aborda la búsqueda de registros no coincidentes.
Utiliza una tabla para almacenar datos sobre algo (como un producto) y otra tabla para almacenar datos sobre las
acciones (como pedidos) implicadas.
Por ejemplo, en la plantilla de la base de datos Northwind 2010, los datos sobre los productos se almacenan en la
tabla Productos y los datos sobre qué productos se incluyen en cada pedido se almacenan en la tabla Detalles de
pedido. Dado que (por diseño) no hay datos sobre los pedidos en la tabla Productos, no es posible determinar qué
productos jamás se han vendido observando únicamente la tabla Productos. Esta información tampoco se puede
determinar mirando únicamente la tabla Detalles de pedido porque esta tabla incluye sólo datos sobre los
productos vendidos. Se han de comparar las dos tablas para poder determinar qué productos no se han vendido
nunca.
Si desea revisar una lista de cosas de la primera tabla para las que no hay ninguna acción correspondiente en la
segunda tabla, puede utilizar una consulta de búsqueda de no coincidentes.
Tiene dos tablas con información superpuesta, redundante o contradictoria, y desea consolidarlas en una sola
tabla.
Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla denominada Compradores y otra tabla denominada Clientes. Las
tablas son casi idénticas, pero una de las tablas o ambas tablas contienen algunos registros que faltan en la otra
tabla. Para consolidar las tablas, primero debe determinar qué registros son únicos para una tabla o la otra.
Si éste es su caso, los métodos descritos en este artículo pueden ayudar, pero es probable que tenga que dar
algunos pasos más. Puede ejecutar el Asistente para consultas de buscar no coincidentes para identificar los
registros no coincidentes, pero si desea recuperar el conjunto combinado de registros, va a utilizar los resultados
para crear una consulta de unión. Si está familiarizado con las instrucciones SQL (Lenguaje de consulta
estructurado), quizás incluso prefiera renunciar al Asistente para consultas de buscar no coincidentes y escribir
manualmente la consulta de unión.
A menudo se puede abordar el problema de la información superpuesta, redundante o contradictoria buscando
datos duplicados en dos o más tablas.
Para obtener más información sobre las consultas de unión o sobre cómo buscar, ocultar o eliminar datos
duplicados, haga clic en los vínculos que figuran en la sección Vea también.
En los ejemplos de este artículo se utiliza una base de datos creada mediante la plantilla de base de datos
Northwind 2010.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

En el panel izquierdo, bajo Categorías de plantillas, haga clic en Plantillas locales.
Bajo Plantillas locales, haga clic en Northwind 2010 y, a continuación, haga clic en Crear.
Siga las instrucciones que aparecen en la página Northwind Traders (en la ficha de objeto Pantalla de inicio) para
abrir la base de datos y, a continuación, cierre la ventana Cuadro de diálogo de inicio de sesión.

Utilizar el Asistente para consultas de buscar no coincidentes para comparar dos tablas

En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Asistente para consultas.

En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga doble clic en Asistente para consultas de buscar no coincidentes.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En la primera página del asistente, seleccione la tabla que tiene registros no coincidentes y, a continuación, haga clic
en Siguiente. Por ejemplo, si desea ver una lista de los productos de Northwind 2010 que nunca se han vendido,
seleccione la tabla Productos.
En la segunda página, seleccione la tabla relacionada y, a continuación, haga clic en Siguiente. Para seguir con el
mismo ejemplo, seleccione la tabla Detalles de pedido.
En la tercera página, seleccione los campos que relacionan las dos tablas, haga clic en < = > y, a continuación, haga
clic en Siguiente. Puede elegir sólo un campo de cada tabla. Para seguir con el mismo ejemplo, seleccione Id de la
tabla Productos e Id de producto de la tabla Detalles de pedido. Compruebe que se comparan los campos correctos
revisando el texto en el cuadro Campos coincidentes.
Observe que los campos Id e Id de producto ya pueden estar seleccionados debido a las relaciones existentes
integradas en la plantilla.
En la cuarta página, haga doble clic en los campos de la primera tabla que desee ver y, a continuación, haga clic en
Siguiente. Para seguir con el mismo ejemplo, seleccione los campos Id y Nombre del producto.
En la quinta página, puede optar por ver los resultados o modificar el diseño de la consulta. En este ejemplo, haga
clic en Ver los resultados. Acepte el nombre sugerido para la consulta y, a continuación, haga clic en Finalizar.
Quizás desee modificar el diseño de la consulta para agregar otros criterios, cambiar el criterio de ordenación, o
bien, agregar o quitar campos. Para obtener información sobre cómo modificar una consulta de búsqueda de no
coincidentes, lea la sección siguiente; o bien, para obtener información más general sobre cómo crear y modificar
las consultas.

Crear y modificar una consulta de búsqueda de no coincidentes para comparar por más de un campo

En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Asistente para consultas.

En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga doble clic en Asistente para consultas de buscar no coincidentes.
En la primera página del asistente, seleccione la tabla que tiene registros no coincidentes y, a continuación, haga clic
en Siguiente. Por ejemplo, si desea ver una lista de los productos de Northwind 2010 que nunca se han vendido,
seleccione la tabla Productos.
En la segunda página, seleccione la tabla relacionada y, a continuación, haga clic en Siguiente. Para seguir con el
mismo ejemplo, seleccione la tabla Detalles de pedido.
En la tercera página, seleccione los campos que relacionan las dos tablas, haga clic en < = > y, a continuación, haga
clic en Siguiente. Puede elegir sólo un campo de cada tabla. Para seguir con el mismo ejemplo, seleccione Id de la
tabla Productos e Id de producto de la tabla Detalles de pedido. Compruebe que se comparan los campos correctos
revisando el texto en el cuadro Campos coincidentes. Puede combinar los campos restantes después de completar
el asistente.
Observe que los campos Id e Id de producto ya pueden estar seleccionados debido a las relaciones existentes
integradas en la plantilla.
En la cuarta página, haga doble clic en los campos de la primera tabla que desee ver y, a continuación, haga clic en
Siguiente. Para seguir con el mismo ejemplo, seleccione los campos Id y Nombre del producto.
En la quinta página, haga clic en Modificar el diseño y, a continuación, haga clic en Finalizar.
La consulta se abre en la vista Diseño.
En la cuadrícula de diseño de la consulta, observe que las dos tablas están combinadas por los campos (en este
ejemplo, Id e Id de producto) especificados en la tercera página del asistente. Cree una combinación por cada par
de campos relacionados restantes arrastrándolos desde la primera tabla (tabla con registros no coincidentes) hasta
la segunda tabla. En este ejemplo, arrastre el campo Precio listado de la tabla Productos hasta el campo Precio de la
tabla Detalles de pedido.
Haga doble clic en una combinación (línea que conecta los campos) para mostrar el cuadro de diálogo Propiedades
de la combinación. Para cada combinación, elija la opción que incluya todos los registros de la tabla Productos y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
En la cuadrícula de diseño de la consulta, observe que cada combinación tiene ahora una flecha en un extremo.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

1. Al crear la combinación entre los campos Precio y Precio listado, se restringen los resultados de ambas
tablas. En los resultados de la consulta se incluyen únicamente los registros con datos coincidentes en los
campos de ambas tablas.
2. Después de modificar las propiedades de la combinación, ésta sólo restringe la tabla a la que apunta la
flecha. Todos los registros de la tabla desde la que apunta la flecha se incluyen en los resultados de la
consulta.

Asegúrese de que todos las flechas en las combinaciones apunten en la misma dirección.
Para la tabla con los registros relacionados (en este ejemplo, la tabla Detalles de pedido), haga doble clic en cada
campo combinado con la primera tabla, salvo el campo elegido en la tercera página del asistente (en este caso, el
campo Id de producto). Para cada uno de estos campos, desactive la casilla de verificación en la fila Mostrar y
escriba Es Nulo en la fila Criterios.
De manera opcional, agregue criterios a los otros campos de consulta o cree campos calculados que se basen en
valores de la primera tabla.
En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.
La consulta devuelve los nombres de los productos que no forman parte de ningún pedido existente.

Crear una consulta propia para buscar registros no coincidentes

En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla con los registros no coincidentes y, a continuación,
haga doble clic en la tabla con los registros relacionados.
Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
En la cuadrícula de diseño de la consulta, las dos tablas deben tener líneas, denominadas combinaciones, que las
conectan por sus campos relacionados. Si no hay combinaciones, créelas arrastrando cada campo relacionado de la
primera tabla (la tabla con los registros no coincidentes) a la segunda tabla (la tabla con los registros relacionados).
Haga doble clic en una combinación para abrir el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. Para cada
combinación, elija la opción 2 y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En la cuadrícula de diseño de la consulta, las combinaciones cambian de modo que tienen flechas en un extremo.
Asegúrese de que todas las combinaciones apunten en la misma dirección. La consulta no se ejecutará si las
combinaciones apuntan en diferentes direcciones y puede no ejecutarse si alguna combinación no es una flecha. Las
combinaciones deben apuntar en dirección contraria a la tabla con los registros no coincidentes.
En la tabla con los registros no coincidentes, haga doble clic en los campos que la consulta debe devolver.
De manera opcional, escriba criterios para cualquiera de estos campos o cree campos calculados.
Para la tabla con los registros relacionados, haga doble clic en cada campo combinado con la primera tabla. Para
cada uno de estos campos, desactive la casilla de verificación en la fila Mostrar y escriba Es Nulo en la fila Criterios.
En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

Editar los datos de una consulta

Cuando abre una consulta en la vista Hoja de datos, puede que desee editar los datos. Quizás vea un error o
información no actualizada. Dependiendo de cómo se haya generado la consulta, los datos se pueden editar
directamente en la hoja de datos (hoja de datos: datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento
almacenado que aparecen en formato de filas y columnas.) de la consulta.
Si intenta editar los datos en una hoja de datos de la consulta pero no sucede nada, o bien, Windows emite un
sonido y la edición no se lleva a cabo, no puede realizar la edición. Puede ser porque la propia consulta no está
disponible para la edición, como en el caso de una consulta de tabla de referencias cruzadas. También puede ocurrir

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

porque sólo el campo que está intentando editar no está disponible para la edición, por ejemplo, si el campo está
basado en una función de agregado, como un promedio. En cualquiera de los casos, se podrá habilitar la edición.
Además de editar los datos en la vista Hoja de datos de la consulta, también se puede usar una consulta de
actualización (consulta de actualización: consulta de acción (instrucción SQL) que modifica un conjunto de registros
de acuerdo con los criterios (condiciones de búsqueda) especificados.) para actualizar los datos de una tabla. En
este artículo no se abordan las consultas de actualización.

Normalmente, cuando se desea editar los datos en la vista Hoja de datos de la consulta, se desea guardar los
cambios en las tablas en las que se basa la consulta. Si no desea cambiar los datos en esas tablas pero sí desea
editar los datos y conservar los datos editados, podrá usar una consulta de creación de tabla (consulta de creación
de tablas: consulta (instrucción SQL) que crea una nueva tabla y, posteriormente, crea registros (filas) en ella
copiando registros de una tabla existente.) para crear primero una nueva tabla cuyos datos pueda editar. Las
consultas de creación de tabla también se pueden usar para guardar los resultados de una consulta que no permite
la edición como una tabla nueva y, a continuación, editar los datos en esa nueva tabla. En este artículo no se aborda
la creación ni la ejecución de las consultas de creación de tabla.

¿Cuándo se pueden editar los datos de una consulta?

Los datos de una consulta se pueden modificar siempre cuando la consulta está basada en una sola tabla o en dos
tablas que mantienen una relación uno a uno (relación uno a uno: asociación entre dos tablas en la que el valor de
clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos
coincidentes de un registro, y sólo uno, de la tabla relacionada.).
Incluso cuando se pueden editar los datos de una consulta, puede que algunos de sus campos no estén disponibles
para la edición. Esos casos se recogen en la siguiente sección.

¿Cuándo no se pueden editar los datos de una consulta?

Los datos de una consulta no se pueden editar nunca cuando:

La consulta es una consulta de tabla de referencias cruzadas (consulta de tabla de referencias cruzadas: consulta
que calcula una suma, promedio, recuento u otro tipo de total en registros y, a continuación, agrupa el resultado en
dos tipos de información: uno vertical en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro horizontal en la parte
superior.).
La consulta es una consulta específica de SQL (consulta específica de SQL: consulta que consta de una instrucción
SQL. Las subconsultas y consultas de paso a través, unión y definición de datos son consultas específicas de SQL.).
El campo que se está intentando editar es un campo calculado (campo calculado: campo definido en una consulta
que muestra el resultado de una expresión en lugar de mostrar datos almacenados. El valor se vuelve a calcular
cada vez que cambia un valor de la expresión.). En este caso, se podrán editar los demás campos.
La consulta está basada en tres o más tablas entre las que existe una relación de varios a uno a varios.
Si bien en este caso no se puede editar la hoja de datos de la consulta, se pueden editar los datos en un formulario
cuando el valor de la propiedad TipoRecordset (RecordsetType) está establecido en Dynaset (Actualizaciones no
coherentes).
La consulta contiene una cláusula GROUP BY.

¿Cómo se cambia una consulta de modo que se puedan editar sus datos?

En la siguiente tabla se recogen los casos en los que no se puede editar una consulta, junto con los métodos usados
para que la hoja de datos de la consulta esté disponible para la edición.
No se pueden editar los valores en la hoja de datos de una Para que la hoja de datos de la consulta esté
consulta cuando: disponible para la edición:
La propiedad Valores únicos de la consulta está establecida en Sí. Establezca el valor de la propiedad Valores
únicos de la consulta en No.
Vea la siguiente sección, Establecer en No el
valor de la propiedad Valores únicos, para
obtener información sobre cómo configurar
esta propiedad.
La consulta incluye una tabla vinculada de una base de datos Agregue una clave principal o un índice único
ODBC (base de datos ODBC: base de datos para la que se dispone a la tabla vinculada mediante los métodos
de un controlador ODBC (conectividad abierta de bases de datos) proporcionados por el proveedor de la base
que puede utilizarse para importar, vincular o exportar datos.) sin de datos vinculada.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

índice único (índice único: índice que se define al establecer la

propiedad Indexado de un campo como Sí (Sin duplicados). Un
índice único no permite entradas duplicadas en el campo
indizado. Al establecer un campo como clave principal, queda
automáticamente definido como exclusivo.) o una tabla de
Paradox sin clave principal (clave principal: uno o más campos
(columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada
registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir
valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave
principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas
de otras tablas.).
No se dispone de permisos para actualizar los datos de la tabla Asigne permisos para actualizar los datos.
subyacente.
La consulta incluye más de una tabla o una consulta, y las tablas o Cree las combinaciones apropiadas.
consultas no están unidas por una línea de combinación en la Vea la sección Crear combinaciones para
vista Diseño. obtener información sobre cómo crear
combinaciones.
La base de datos está abierta como de sólo lectura o está ubicada Cierre la base de datos y vuelva a abrirla sin
en una unidad de sólo lectura. seleccionar Abrir en modo sólo lectura, o
bien, si la base de datos está ubicada en una
unidad de sólo lectura, quite el atributo de
sólo lectura de la unidad o mueva la base de
datos a una unidad que no sea de sólo
lectura.
El campo del registro que se intenta actualizar se ha eliminado o Espere a que se desbloquee el registro. Un
está bloqueado por otro usuario. registro bloqueado puede ser actualizado en
cuanto se desbloquea. Espere a que el otro
usuario termine la operación que ha
bloqueado el registro.
La consulta está basada en tablas con una relación uno a Agregue el campo de combinación del lado
varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que "varios" de la relación a los campos de
el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se resultados de la consulta.
corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de Vea la sección Agregar el campo de
varios registros de la tabla relacionada.) y el campo de combinación del lado "varios" a los campos
combinación del lado "varios" no es un campo de resultados. En de resultados de la consulta para obtener
este caso, los datos del campo de combinación del lado "uno" no información sobre cómo agregar el campo de
se pueden editar. combinación.
El campo de combinación del lado "varios" (después de editarse Presione MAYÚS+F9 para confirmar los
los datos) está en el lado "uno". cambios y actualizar la consulta.
Hay un campo en blanco de la tabla en el lado "uno" de una Asegúrese de que hay un valor en ese campo
relación uno a varios y la combinación es una combinación en el lado "uno". Se puede editar el campo
externa derecha. de combinación del lado "varios" sólo si hay
un valor en ese campo en el lado "uno".
Se está usando una tabla vinculada de una base de datos ODBC y Agregue todos los campos del índice único de
no todos los campos del índice único de la tabla vinculada están la tabla ODBC a los campos de resultados de
en los resultados de la consulta. la consulta.
Vea la sección Agregar campos del índice
único de una tabla ODBC vinculada para
obtener información sobre cómo agregar los
campos.

Establecer en No el valor de la propiedad Valores únicos

Abra la consulta en la vista Diseño.
Si no está abierta la Hoja de propiedades, ábrala presionando F4. Haga clic en la cuadrícula de diseño de la consulta
para asegurar que la hoja de propiedades muestra las propiedades de consulta en vez de las propiedades de campo.
En la hoja de propiedades, busque el cuadro de la propiedad Valores únicos. Haga clic en el cuadro situado junto a
la misma, haga clic en la flecha de ese cuadro y, a continuación, haga clic en No.
Crear combinaciones
Abra la consulta en la vista Diseño.
Por cada tabla o consulta que desee combinar, arrastre el campo de combinación de esa tabla o consulta hasta el
campo correspondiente en la tabla o consulta en la que desee crear la combinación.
Para obtener más información sobre la creación de combinaciones.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Agregar el campo de combinación del lado "varios" a los campos de resultados de la consulta
Abra la consulta en la vista Diseño.
En el diseñador de consultas, busque la combinación que corresponda a la relación uno a varios pertinente.
Haga doble clic en el campo combinado del lado "varios" de la relación uno a varios. El campo de combinación
aparece en la cuadrícula de campos, lo que indica que ahora es un campo de resultados.
Agregar campos del índice único de una tabla ODBC vinculada
Abra la consulta en la vista Diseño.
En el diseñador de consultas, busque la tabla ODBC vinculada.
Los campos de índice único tienen un símbolo de llave junto al nombre del campo. Haga doble clic en los campos
que aún no estén en la cuadrícula de campos. Cada uno de los campos aparece en la cuadrícula, lo que indica que
ahora es un campo de resultados.

Crear una consulta de actualización

Obtener información sobre las consultas de actualización

Las consultas de actualización se usan para agregar, cambiar o eliminar los datos de uno o varios registros
existentes. Las consultas de actualización son una especie de cuadro de diálogo Buscar y reemplazar avanzado. Se
especifican un criterio de selección (el equivalente aproximado de una cadena de búsqueda) y un criterio de
actualización (el equivalente aproximado de una cadena de reemplazo). A diferencia del cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar, las consultas de actualización aceptan varios criterios, permiten actualizar un gran número de registros
a la vez y permiten cambiar registros en varias tablas a la vez.
Recuerde estas reglas a medida que avance:
No se puede usar una consulta de actualización para agregar registros nuevos a una tabla, pero se pueden cambiar
valores nulos existentes a valores que no sean nulos. Para agregar registros nuevos a una o varias tablas, se usa una
consulta de datos anexados.

No se puede usar una consulta de actualización para eliminar registros completos (filas) de una tabla, pero se
pueden cambiar valores no nulos existentes a valores nulos. Para eliminar registros completos (un proceso por el
que se elimina asimismo el valor de clave principal), se debe usar una consulta de eliminación.
Para obtener más información sobre las consultas de eliminación.

Se puede usar una consulta de actualización para cambiar todos los datos de un conjunto de registros.
Además, no se puede ejecutar una consulta de actualización con varios tipos de campos de tabla:
Campos que son el resultado de un cálculo. Los valores en los campos calculados no residen
permanentemente en las tablas; existen únicamente en la memoria temporal del equipo después de que
Access los calcule. Dado que los campos calculados no tienen una ubicación de almacenamiento
permanente, no se pueden actualizar.
Campos que usan consultas de totales o consultas de tablas de referencias cruzadas como origen de
registros.
Campos de tipo Autonumérico. Los valores en los campos de tipo Autonumérico cambian únicamente
cuando se agrega un registro a una tabla.
Campos en las consultas de unión.
Campos en las consultas de valores únicos y las consultas de registros únicos, que son consultas que
devuelven valores o registros no duplicados. Esta regla se aplica cuando se usa una consulta de
actualización y también cuando se intenta actualizar datos manualmente especificando valores en un
formulario o una hoja de datos.
Claves principales que participan en las relaciones de tablas, a menos que se configuren las relaciones de
modo que se actualicen automáticamente en cascada el campo de clave y todos los campos
relacionados. Si se actualiza en cascada, Access actualiza automáticamente los valores de clave externa
en una tabla secundaria (la tabla en el lado varios de una relación uno a varios) cuando se cambia un
valor de clave principal en una tabla primaria (la tabla en el lado uno de una relación uno a varios).
No se pueden actualizar en cascada los registros que usen un campo de tipo Autonumérico para generar
valores de clave principal.

Realizar una copia de seguridad de los datos

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Se recomienda realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de ejecutar una consulta de actualización.
No se pueden deshacer los resultados de una consulta de actualización, por lo que con una copia de seguridad se
asegura de poder invertir siempre los cambios.

Haga clic en el Botón Microsoft Office , seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Administrar esta
base de datos.
En el cuadro de diálogo Guardar copia de seguridad como, especifique un nombre y una ubicación para la copia de
seguridad y, a continuación, haga clic en Guardar.
Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a abrir el archivo original.
Para volver a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre de modo que se pueda usar el
nombre de la versión original para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la versión original a la copia de
seguridad y, a continuación, abra la copia de seguridad con el nombre cambiado en Access.

Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

De forma predeterminada, Access deshabilita todas las consultas de acción (consultas de actualización, consultas de
datos anexados, consultas de eliminación y consultas de creación de tabla), a menos que la base de datos resida en
una ubicación de confianza, o bien, a menos que la base de datos esté firmada y sea de confianza. Si no es el caso,
se puede habilitar la consulta para la actual sesión de base de datos haciendo clic en Habilitar contenido en la barra
de mensajes.
Si intenta ejecutar una consulta de acción y parece que no sucede nada, compruebe si en la barra de estado de
Access aparece el siguiente mensaje:
El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento.
Si ve este mensaje, siga el procedimiento que se describe a continuación:
Habilitar el contenido bloqueado
En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Confiar en Office.
Haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Vuelva a ejecutar la consulta.
Si no ve la Barra de mensajes
Haga clic en la ficha Herramientas de base de datos, y en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Barra de mensajes.

Crear y ejecutar una consulta de actualización

La forma más segura de usar una consulta de actualización es crear primero una consulta de selección que pruebe
los criterios de selección. Supongamos, por ejemplo, que desea actualizar una serie de campos Sí/No de No a Sí para
un cliente determinado. Para ello, puede agregar criterios a la consulta de selección hasta que devuelva todos los
registros de ese cliente que contengan No. Cuando esté seguro de que la consulta devuelve los registros correctos,
conviértala en una consulta de actualización, especifique los criterios de actualización y, a continuación, ejecute la
consulta para cambiar los valores seleccionados. En los pasos de esta sección se explica cómo crear una consulta de
selección y después convertirla en una consulta de actualización.
Crear una consulta de selección
Abra la base de datos que contenga los registros que desee actualizar.
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Se abre el diseñador de consultas y se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Seleccione la tabla o las tablas que contengan los registros que desee actualizar, haga clic en Agregar y, a
continuación, haga clic en Cerrar.
Las tablas aparecen como una o varias ventanas en el diseñador de consultas y muestran todos los campos de cada
tabla. En la siguiente ilustración se muestra el diseñador de consultas con una tabla típica.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Haga doble clic en los campos que desee actualizar. Los campos seleccionados aparecen en la fila Campo de la
cuadrícula de diseño de la consulta.
Puede agregar un campo de tabla por columna en la cuadrícula de diseño de la consulta.
Para agregar rápidamente todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco (*) situado en la parte
superior de la lista de campos de tabla. En la siguiente ilustración se muestra la cuadrícula de diseño de la consulta
con todos los campos agregados.

De manera opcional, puede especificar uno o varios criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño de la
consulta. En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo y se explica cómo afectan a los resultados
de una consulta.
En muchos de los ejemplos incluidos en esta tabla se usan caracteres comodín para que la consulta sea más flexible
y más eficaz.

Criterios Efecto
>234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores
que 234, use < 234.
>="Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.
Entre #02.02.2010# Y Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2010 y el 1 de diciembre de
#01.12.2010# 2010 (ANSI-89). Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use comillas
simples (') en vez de signos de almohadilla (#). Por ejemplo: Entre '02.02.2010' Y
'01.12.2010'.
Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no es
exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contienen caracteres
además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".
Sin "T*" Busca todos los registros, salvo los que empiezan por T. Si la base de datos usa los
caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
Sin "*t" Busca todos los registros que no terminen en t. Si la base de datos utiliza el juego de
caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
En(Canadá,Reino En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.
Unido)
Como "[A-D]*" En un campo de texto, busca todos los registros que empiecen por las letras
comprendidas entre la A y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa el juego de
caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos usa el
juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco
(*).
Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de 5
letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se desconoce. Si la
base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado
(_) en vez del signo de interrogación (?).
#02.02.2010# Busca todos los registros del 2 de febrero de 2010. Si la base de datos usa el juego de
caracteres comodín ANSI-92, escriba la fecha entre comillas simples (') en vez de usar

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

signos de almohadilla (#); por ejemplo, ('02.02.2010').

< Fecha() - 30 Usa la función Fecha para devolver todas las fechas con una antigüedad de más de 30
días.
Fecha() Usa la función Fecha para devolver todos los registros que contienen la fecha actual.
Entre Fecha() Y Usa las funciones Fecha y AgregFecha para devolver todos los registros entre la fecha
AgregFecha("M", 3, actual y tres meses a partir de la fecha actual.
Fecha())
Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir).
No es Nulo Devuelve todos los registros que contienen un valor.
"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de
longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio,
pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede requerir un número de fax,
pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, se incluye un par de comillas
dobles sin espacios entre ellas ("") en vez de un número.

En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee actualizar. Si es necesario, puede seleccionar los
campos que no desee incluir en el diseño de la consulta y presionar SUPR para quitarlos. Además, puede arrastrar
campos adicionales a la cuadrícula de diseño de la consulta.
Realice los pasos siguientes.
Actualizar registros
En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.
En este procedimiento se muestra cómo cambiar la consulta de selección a una consulta de actualización. Access
agrega la fila Actualizar a a la cuadrícula de diseño de la consulta. En la siguiente ilustración se muestra una consulta
de actualización que devuelve todos los activos comprados después del 5 de enero de 2005 y cambia la ubicación a
"Almacén 3" para todos los registros que cumplen ese criterio.

Busque el campo que contenga los datos que desee cambiar y escriba la expresión (los criterios de cambio) en la fila
Actualizar a de ese campo.
Puede usar cualquier expresión válida en la fila Actualizar a. En esta tabla se muestran algunas expresiones de
ejemplo y se explica cómo cambian los datos.

Expresión Resultado
"Vendedor" En un campo de texto, cambia un valor de texto a Vendedor.
#10.08.2010# En un campo de tipo Fecha/Hora, cambia un valor de fecha a 10 de agosto de
2010.
Sí En un campo de tipo Sí/No, cambia el valor No a Sí.
"NP" & [NúmeroPieza] Agrega "NP" al principio de cada número de pieza especificado.
[PrecioUnidad] * [Cantidad] Multiplica los valores de los campos PrecioUnidad y Cantidad.
[Transporte] * 1,5 Aumenta los valores de un campo denominado Transporte en un 50 por
ciento.
DSuma("[Cantidad] * Si los valores de IdProducto de la tabla actual coinciden con los valores de
[PrecioUnidad]", IdProducto de la tabla denominada Detalles de pedidos, esta expresión
"Detalles de pedidos", actualiza los totales de ventas multiplicando los valores de un campo
"[IdProducto]=" & [IdProducto]) denominado Cantidad por los valores de un campo denominado
PrecioUnidad. La expresión usa la función DSuma porque funciona con más de
una tabla y más de un campo de tabla.
Derecha([CódigoPostalEnvío], 5) Trunca (quita) los caracteres situados más a la izquierda en una cadena de
texto o una cadena numérica y deja los cinco caracteres situados más a la
derecha.
SiInm(Es Nulo([PrecioUnidad]), 0, Cambia un valor nulo (desconocido o sin definir) a un valor cero (0) en un
[PrecioUnidad]) campo denominado PrecioUnidad.
En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Aparece un mensaje de alerta.
Haga clic en Sí para ejecutar la consulta y actualizar los datos.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Cuando ejecute la consulta, tal vez observe que faltan campos en el conjunto de resultados. De forma
predeterminada, si la consulta contiene campos que no se actualizan, Access no muestra esos campos en los
resultados. Por ejemplo, puede que incluya campos Id. de dos tablas para asegurarse de que la consulta devuelve y
usa los registros correctos. Si no actualiza esos campos Id., Access no los muestra en los resultados.

Actualizar los datos de una tabla con los datos de otra tabla

En numerosos casos, los usuarios de bases de datos tienen que actualizar los datos de una tabla con los datos de
otra tabla. Y a un gran número de esos usuarios a menudo les parece una tarea difícil de realizar. Cuando tenga que
actualizar los datos de una tabla con los datos de otra, recuerde esta regla: los tipos de datos de los campos de
origen y de destino deben coincidir o ser compatibles.
Asimismo, cuando se actualizan los datos de una tabla con los datos de otra tabla y se usan tipos de datos
compatibles en vez de tipos de datos coincidentes, Access convierte los tipos de datos de esos campos en la tabla
de destino. Como resultado, algunos de los datos de los campos de destino pueden truncarse (eliminarse). En la
sección Restricciones de conversión de tipos de datos se describen las formas en que se pueden y no se pueden
convertir los tipos de datos. En la tabla se explica asimismo cuándo la conversión de un tipo de datos puede cambiar
o eliminar algunos o todos los datos de un campo así como qué datos podrían eliminarse.
El proceso de actualización de los datos de una tabla con los datos de otra tabla se compone de los siguientes pasos:
Cree una consulta de actualización y agregue las tablas de origen y las de destino a la consulta.
Combine esas tablas en los campos que contienen la información relacionada.
Agregue los nombres de los campos de destino a la fila Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta.
Agregue los nombres de los campos de origen a la fila Actualizar a de la cuadrícula de diseño de la consulta
mediante la siguiente sintaxis: [tabla_de_origen].[campo_de_origen].
En los pasos descritos en esta sección se supone que se usan dos tablas similares. En este ejemplo, la tabla Clientes
reside en una base de datos heredada y contiene datos más recientes que la tabla Compradores. Como puede
comprobar, han cambiado algunos de los nombres de director y, además, algunas de las direcciones. Por ese
motivo, se decide actualizar la tabla Compradores con los datos de la tabla Clientes.
La tabla Clientes
Id. de Nombre Dirección Ciudad Estado o Código País o Teléfono Contacto
cliente provincia postal región
1 Baldwin Rodeo de la Caracas DF 12345 Venezuela (505) Leonor
Museum of Cruz 477 555- Bernabé
Science 2122
2 Blue Yonder Carlos San Táchira 23456 Venezuela (104) David
Airlines Pellegrini Cristóbal 555- Santos
1263 2123
3 Coho Winery C/ Córcega I. de Nueva 34567 Venezuela (206) Ezequiel
452 Margarita Esparta 555- Picó
2124
4 Contoso Av. Lima Lima 45678 Perú (171) Manuel
Pharmaceuticals Benavides 555- Pereira
4858 2125
5 Fourth Coffee Av. de la Ciudad 56789 México (7) 555- Julián
Constitución de 2126 Precio
2222 México
6 Consolidated Ave. 5 de I. de Nueva 34567 Venezuela (206) Carlos
Messenger Mayo Margarita Esparta 555- Hernández
Porlamar 2125
7 Graphic Design Av. del Buenos Buenos 87654 Argentina (916) Carlos
Institute Libertador Aires Aires 555- González
900 2128
8 Litware, Inc. Carrera 22 Barinas Barinas 31415 Venezuela (503) Felipe
con Ave. 555- Izquierdo
Carlos 2129
Soublette
#8-35
9 Tailspin Toys Carrera 22 Barinas Barinas 31415 Venezuela (503) Guillermo
con Ave. 555- Fernández
Carlos 2233
Soublette
#9-37
La tabla Compradores

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Id. de Nombre Dirección Ciudad Estado o Código País o Teléfono Director

cliente provincia postal región
1 Baldwin Rodeo de Caracas DF 12345 Venezuela (505) Esteban
Museum of la Cruz 477 555- Puerto
Science 2122
2 Blue Yonder Carlos San Táchira 23456 Venezuela (104) David
Airlines Pellegrini Cristóbal 555- Santos
1263 2123
3 Coho Winery C/ Córcega I. de Nueva 34567 Venezuela (206) Ezequiel
452 Margarita Esparta 555- Picó
2124
4 Contoso Av. Lima Lima 45678 Perú (171) Manuel
Pharmaceuticals Benavides 555- Pereira
4858 2125
5 Fourth Coffee Calle Ciudad de 56789 México (7) 555- Julián
Huevos México 2126 Precio
134
6 Consolidated Ave. 5 de I. de Nueva 34567 Venezuela (206) Cristina
Messenger Mayo Margarita Esparta 555- Portillo
Porlamar 2125
7 Graphic Design Cerrito Buenos Buenos 87654 Argentina (916) María
Institute 333 Aires Aires 555- Barrera
2128
8 Litware, Inc. Carrera 22 Barinas Barinas 31415 Venezuela (503) Antonio
con Ave. 555- Moreno
Carlos 2129
Soublette
#8-35
9 Tailspin Toys Carrera 22 Barinas Barinas 31415 Venezuela (503) Guillermo
con Ave. 555- Fernández
Carlos 2233
Soublette
#9-37
Cuando proceda, recuerde que, aunque los tipos de datos de cada campo de tabla no deban coincidir, sí deben ser
compatibles, lo que significa que Access debe poder convertir los datos de la tabla de origen en un tipo que pueda
usar la tabla de destino. En algunos casos, puede que el proceso de conversión elimine algunos datos.
En los pasos que se describen a continuación, se supone el uso de las dos tablas de ejemplo anteriores. Puede
adaptar los pasos para que se ajusten a sus datos.
Crear y ejecutar la consulta de actualización
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las tablas de origen y de destino para agregarlas a la
consulta. Cada tabla aparece en una ventana del diseñador de consultas. Cuando termine de agregar las tablas,
haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
Combine las tablas en los campos que contienen la información relacionada. Para ello, arrastre el campo
relacionado de una tabla y colóquelo en el campo equivalente de la otra tabla.
Por ejemplo, si usa las tablas de ejemplo anteriores, arrastre el campo Id. de cliente hasta el campo Id. de
comprador. De este modo, Access crea una relación entre esos campos de las dos tablas y usa esa relación para
combinar los registros relacionados.
En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.
En la tabla de destino, haga doble clic en los campos que desee actualizar. Cada campo aparece en la fila Campo de
la cuadrícula de diseño de la consulta.
Si usa las tablas de ejemplo, agregue todos los campos excepto el campo Id. de comprador. Observe que el nombre
de la tabla de destino aparece en la fila Tabla de la cuadrícula de diseño.
En la fila Actualizar a de la consulta, en cada una de las columnas que contienen un campo de destino, agregue el
nombre de la tabla de origen y del campo de la tabla de origen correspondiente al campo de la tabla de destino.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Asegúrese de usar esta sintaxis: [Tabla].[Campo]. Los nombres de la tabla y del campo deben aparecer entre
corchetes y deben ir separados con un punto
En esta ilustración, donde se usan las tablas de ejemplo, se muestra parte de la cuadrícula de diseño. Fíjese en la
sintaxis de los nombres de la tabla y del campo en la fila Actualizar a.

Cuando proceda, recuerde que debe escribir correctamente los nombres de la tabla y del campo en la fila Actualizar
a y de acuerdo con la puntuación de los nombres de tabla y de campo originales. No obstante, no es necesario que
coincidan las mayúsculas y minúsculas.
En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Cuando se le pida que confirme la actualización, haga clic en Sí.
Restricciones de conversión de tipos de datos
En esta tabla se muestran los tipos de datos proporcionados por Access, se explican las restricciones de conversión
de los tipos de datos y se describen brevemente las pérdidas de datos que se pueden producir durante la
conversión.
Conversión a De este tipo Cambios o restricciones
este tipo
Texto Memo Access elimina todos los caracteres, salvo los primeros 255.
Número Sin restricciones.
Fecha/Hora Sin restricciones.
Moneda Sin restricciones.
Autonumérico Sin restricciones.
Sí/No El valor -1 (Sí en un campo Sí/No) se convierte en Sí. El valor 0 (No en un
campo Sí/No) se convierte en No.
Hipervínculo Access trunca los vínculos de más de 255 caracteres.
Memo Texto Sin restricciones.
Número Sin restricciones.
Fecha/Hora Sin restricciones.
Moneda Sin restricciones.
Autonumérico Sin restricciones.
Sí/No El valor -1 (Sí en un campo Sí/No) se convierte en Sí. El valor 0 (No en un
campo Sí/No) se convierte en No.
Hipervínculo Sin restricciones.
Número Texto El texto debe componerse de números así como de separadores decimales
y de moneda válidos. El número de caracteres en el campo de tipo Texto
debe ajustarse al tamaño configurado para el campo de tipo Número.
Memo El campo Memo debe contener únicamente texto así como separadores
decimales y de moneda válidos. El número de caracteres en el campo
Memo debe ajustarse al tamaño configurado para el campo de tipo
Número.
Número, pero con El tamaño de los valores no puede ser menor o mayor que lo que el nuevo
otro tamaño de tamaño de campo puede almacenar. Al cambiar la precisión, puede que
campo u otra Access redondee algunos valores.
precisión
Fecha/Hora Las fechas que se pueden convertir dependen del tamaño del campo
numérico. Recuerde que Access almacena todas las fechas como fechas de
serie y almacena los valores de fecha como enteros de punto flotante y de
precisión doble.
Access usa el 30 de diciembre de 1899 como fecha 0. Las fechas que no
pertenecen al intervalo del 18 de abril de 1899 al 11 de septiembre de
1900 superan el tamaño de un campo de tipo Byte. Las fechas que no
pertenecen al intervalo del 13 de abril de 1810 al 16 de septiembre de
1989 superan el tamaño de un campo de tipo Entero.
Para poder alojar todas las posibles fechas, establezca la propiedad
Tamaño del campo del campo de tipo Número en Largo entero o mayor.
Moneda Los valores no pueden superar ni quedar por debajo del límite de tamaño
configurado para el campo. Por ejemplo, se puede convertir un campo de

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

tipo Moneda en un campo de tipo Entero sólo cuando esos valores son
mayores que 255 y no superan 32.767.
Autonumérico Los valores no pueden superar ni quedar por debajo del límite de tamaño
configurado para el campo.
Sí/No Los valores "Sí" se convierten en -1. Los valores "No" se convierten en 0.
Hipervínculo No está disponible.
Fecha/Hora Texto El texto original debe ser una fecha o una combinación de fecha y hora
reconocible. Por ejemplo, 18.01.2010.
Memo El texto original debe ser una fecha o una combinación de fecha y hora
reconocible. Por ejemplo, 18.01.2010.
Número El valor debe estar comprendido entre -657.434 y 2.958.465,99998843.
Moneda El valor debe estar comprendido entre -657.434 $ y 2.958.465,9999 $.
Autonumérico El valor debe ser mayor que -657.434 y menor que 2.958.466.
Sí/No El valor -1 (Sí) se convierte en 29 de diciembre de 1899. El valor 0 (No) se
convierte en medianoche (12:00 a.m.).
Hipervínculo No está disponible.
Moneda Texto El texto debe constar de números y separadores válidos.
Memo El texto debe constar de números y separadores válidos.
Número Sin restricciones.
Fecha/Hora Sin restricciones, pero puede que Access redondee el valor.
Autonumérico Sin restricciones.
Sí/No El valor -1 (Sí) se convierte en 1 $ y el valor 0 (No) se convierte en 0 $.
Hipervínculo No está disponible.
Autonumérico Texto No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave
principal.
Memo No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave
principal.
Número No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave
principal.
Fecha/Hora No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave
principal.
Moneda No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave
principal.
Sí/No No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave
principal.
Hipervínculo No está disponible.
Sí/No Texto El texto original debe constar únicamente de Sí, No, Verdadero, Falso,
Activado o Desactivado.
Memo El texto original debe constar únicamente de Sí, No, Verdadero, Falso,
Activado o Desactivado.
Número Cero o Nulo se convierte en No, todos los demás valores se convierten en
Sí.
Fecha/Hora Nulo o 12:00:00 a.m. se convierte en No; todos los demás valores se
convierten en Sí.
Moneda Cero y Nulo se convierten en No; todos los demás valores se convierten en
Sí.
Autonumérico Access convierte todos los valores en Sí.
Hipervínculo No está disponible.
Hipervínculo Texto Si el texto original contiene una dirección Web válida, como adatum.com,
www.adatum.com o http://www.adatum.com, Access lo convierte en un
hipervínculo. Access intenta convertir otros valores, por lo que se ve texto
subrayado, y el cursor cambia cuando se elige el vínculo, pero los vínculos
no funcionan. El texto puede contener cualquier protocolo Web válido:
http://, gopher://, telnet://, ftp://, wais://, etc.
Memo Vea la entrada anterior. Se aplican las mismas restricciones.
Número No se permite cuando un campo de tipo Número forma parte de una
relación. Si el valor original tiene forma de dirección IP (Protocolo de
Internet) válida (cuatro números de tres dígitos separados por un punto:
nnn.nnn.nnn.nnn) y los números coinciden con una dirección Web, la
conversión genera un vínculo válido. En caso contrario, Access agrega
http:// al principio de cada valor y los vínculos resultantes no son válidos.
Fecha/Hora Access agrega http:// al principio de cada dirección, pero los vínculos

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

resultantes casi nunca funcionan.

Moneda Access agrega http:// al principio de cada valor pero, al igual que en el
caso de las fechas, los vínculos resultantes casi nunca funcionan.
Autonumérico No se permite cuando un campo de tipo Autonumérico forma parte de
una relación. Access agrega http:// al principio de cada valor, pero los
vínculos resultantes casi nunca funcionan.
Sí/No Access convierte todos los valores Sí en -1 y todos los valores No en 0, y
agrega http:// al principio de cada valor. Los vínculos resultantes no
funcionan.

Crear una consulta de creación de tabla

Obtener información sobre las consultas de creación de tabla

Una consulta de creación de tabla recupera datos de una o varias tablas y, a continuación, carga el conjunto de
resultados en una nueva tabla. Esa nueva tabla puede residir en la base de datos abierta o puede crearse en otra
base de datos.
En general, se usan consultas de creación de tabla para copiar o almacenar datos. Por ejemplo, supongamos que
tiene una o varias tablas con datos de ventas antiguos y va a usar esos datos en informes. Las cifras de ventas no
pueden cambiar ya que las transacciones tienen una antigüedad de al menos un día, y la ejecución constante de una
consulta para recuperar los datos puede tardar bastante tiempo, especialmente si se ejecuta una consulta compleja
con un almacén de datos de gran tamaño. Al cargar los datos en una tabla independiente y usar esa tabla como
origen de datos, se puede acelerar las operaciones, reducir la carga de trabajo y almacenar cómodamente los datos.
Cuando proceda, recuerde que los datos de la nueva tabla no son más que una instantánea: no tienen conexión ni
relación con sus tablas de origen.
El proceso de creación de una consulta de creación de tabla se compone de los siguientes pasos:
Habilite la base de datos si no está firmada o si no reside en una ubicación de confianza. En caso contrario, no podrá
ejecutar consultas de acción (consultas de datos anexados, consultas de actualización y consultas de creación de
tabla).
En la vista Diseño de la consulta, cree una consulta de selección y, a continuación, modifique esa consulta hasta que
devuelva los registros que desee. Puede seleccionar datos de más de una tabla y, en términos reales, puede
desnormalizar los datos. Por ejemplo, puede incluir los datos de cliente, transportista y proveedor en una sola tabla,
lo cual no se hace en una base de datos de producción con tablas correctamente normalizadas. Asimismo, puede
usar criterios en la consulta para personalizar o restringir más el conjunto de resultados.
Convierta la consulta de selección en una consulta de creación de tabla, elija una ubicación para la nueva tabla y, a
continuación, ejecute la consulta para crear la tabla.
No confunda una consulta de creación de tabla con una consulta de actualización o de datos anexados. Una
consulta de actualización se usa para agregar o cambiar los datos de campos individuales. Una consulta de datos
anexados se usa para agregar registros (filas) a un conjunto de registros existente de una tabla existente.

Crear una consulta de creación de tabla

Para crear una consulta de creación de tabla, cree primero una consulta de selección y, a continuación, conviértala
en una consulta de creación de tabla. La consulta de selección puede usar campos calculados y expresiones para
ayudar a devolver los datos que necesite. En los siguientes pasos se explica cómo crear y convertir la consulta. Si ya
tiene una consulta de selección que se ajuste a sus necesidades, vaya a los pasos descritos para convertir la consulta
de selección y ejecutar la consulta de creación de tabla.
Habilitar la base de datos
Siga estos pasos únicamente si la base de datos no reside en una ubicación de confianza o no está firmada. Access
muestra la barra de mensajes cuando se abre una base de datos que no sea de confianza o no esté firmada.
En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.
En el cuadro de diálogo Confiar en Office, haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
Si no ve la Barra de mensajes
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Barra de mensajes.
Crear la consulta de selección
Si ya dispone de una consulta de selección que genere los datos que necesite, vaya a los siguientes pasos.
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las tablas de las que desee recuperar datos. Cada tabla
aparece como una ventana en la sección superior del diseñador de consultas. Haga clic en Cerrar cuando termine de
agregar tablas.
En cada tabla, haga doble clic en los campos que desee usar en la consulta. Cada campo aparece en una celda en
blanco de la fila Campo de la cuadrícula de diseño. Esta figura muestra la cuadrícula de diseño con varios campos de
tabla agregados.

De manera opcional, agregue expresiones a la fila Campo.

De manera opcional, agregue criterios a la fila Criterios de la cuadrícula de diseño.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en una hoja de datos.
De manera opcional, cambie los campos, expresiones o criterios y vuelva a ejecutar la consulta hasta que devuelva
los datos que desee incluir en la nueva tabla.
Convertir la consulta de selección
Abra la consulta de selección en la vista Diseño, o bien, cambie a la vista Diseño. Access permite hacerlo de varias
maneras:
Si la consulta está abierta en una hoja de datos, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la ficha de
documentos de la consulta y haga clic en Vista Diseño.
Si la consulta está cerrada, en el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta y
haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Crear tabla.
Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla.
En el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la nueva tabla.
O bien,
Haga clic en la flecha desplegable y seleccione un nombre de tabla existente.
Siga uno de estos procedimientos:
Colocar la nueva tabla en la base de datos activa
Si aún no está seleccionada la opción Base de datos activa, haga clic en ella y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Haga clic en Ejecutar y, a continuación, haga clic en Sí para confirmar la operación.
Si está reemplazando una tabla existente, Access elimina primero esa tabla y le pide que confirme su eliminación.
Haga clic en Sí y, a continuación, haga de nuevo clic en Sí para crear la nueva tabla.
Colocar la nueva tabla en otra base de datos
Haga clic en Otra base de datos.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de archivo de la otra base de datos.
O bien,
Haga clic en Examinar, use el cuadro de diálogo Crear tabla para buscar la otra base de datos y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
Haga clic en Aceptar para cerrar el primer cuadro de diálogo Crear tabla.
Haga clic en Ejecutar y, a continuación, haga clic en Sí para confirmar la operación.
Si está reemplazando una tabla existente, Access elimina primero esa tabla y le pide que confirme su eliminación.
Haga clic en Sí y, a continuación, haga de nuevo clic en Sí para crear la nueva tabla.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Obtener más información sobre los criterios y las expresiones de consulta

En este artículo se hace referencia a criterios y expresiones de consulta. Un criterio de consulta es una regla que
identifica los registros que el usuario desea incluir en una consulta. Los criterios de consulta se usan cuando no se
desea ver todos los registros en un conjunto determinado de datos. Por ejemplo, el criterio >25 Y <50 devuelve
valores mayores que 25 y menores que 50. El criterio "Chicago" O "París" O "Moscú" devuelve únicamente los
registros correspondientes a esas ciudades.

Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

De forma predeterminada, cuando se abre una base de datos que no reside en una ubicación de confianza, o bien,
cuando se opta por no confiar en la base de datos, Access impide la ejecución de todas las consultas de acción, es
decir, las consultas de datos anexados, consultas de actualización, consultas de eliminación y consultas de creación
de tabla.
Si intenta ejecutar una consulta de acción y parece que no sucede nada, compruebe si en la barra de estado de
Access aparece el siguiente mensaje:
El modo deshabilitado ha bloqueado esta acción o evento
Si ve ese mensaje, siga este procedimiento:
Habilitar el contenido bloqueado
En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Confiar en Office.
Haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Vuelva a ejecutar la consulta.
Si no ve la Barra de mensajes
Haga clic en la ficha Herramientas de base de datos, y en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Barra de mensajes.

Usar consultas para eliminar uno o varios registros de una base de datos

Obtener información sobre cómo usar las consultas para eliminar datos

Se pueden usar dos tipos de consultas para eliminar datos de una base de datos de Access. La consulta elegida
depende del tipo de eliminación que se desee realizar.
Para eliminar campos individuales de los registros de una o varias tablas, se usa una consulta de actualización que
cambie los valores existentes a un valor nulo (es decir, no hay datos) o una cadena de longitud cero (un par de
comillas dobles sin espacio entre ellas).
Se usa una consulta de actualización para eliminar datos de campos individuales porque, de forma predeterminada,
las consultas de eliminación quitan filas completas. La eliminación de datos mediante una consulta de actualización
se compone de los siguientes pasos: se crea una consulta de selección asegurándose de que devuelve sólo los datos
que desee eliminar. A continuación, se convierte esa consulta en una consulta de actualización, usando valores
NULL o cadenas de longitud cero como valor de actualización. Por último, se ejecuta la consulta para actualizar los
datos existentes.
Para quitar registros completos (filas), se usa una consulta de eliminación.
De forma predeterminada, las consultas de eliminación quitan todos los datos de cada campo, junto con el valor de
clave que le otorga al registro un carácter único. Cuando se ejecuta la consulta, siempre se quita la fila completa de
la tabla. El proceso se compone de los siguientes pasos: se crea una consulta de selección, asegurándose de que
devuelve los datos que desea eliminar. A continuación, se convierte esa consulta en una consulta de eliminación y
se ejecuta para quitar los datos.
Cuando proceda, recuerde que si los registros que desea eliminar residen en el lado "uno" de una relación uno a
varios, va a cambiar primero una propiedad de la relación antes de ejecutar la consulta. En la sección Preparativos
para eliminar datos relacionados, más adelante en este artículo, se explica cómo llevar a cabo esa tarea. Es preciso
realizar esos cambios adicionales porque, de forma predeterminada, Access impide eliminar datos del lado "uno" de
una relación uno a varios.
Para obtener más información acerca del diseño de bases de datos y las relaciones de tablas, vea los artículos
Conceptos básicos del diseño de una base de datos y Crear, modificar o eliminar una relación.
Asimismo, recuerde que después de actualizar o eliminar parte de un registro o un registro completo, no se pueden
deshacer los cambios, por lo que se recomienda realizar siempre una copia de seguridad de los datos antes de
ejecutar una consulta de eliminación. Vea Realizar una copia de seguridad de la base de datos, más adelante en este
artículo, para obtener más información.
En los procedimientos descritos en las siguientes secciones se explica cómo crear consultas de actualización que
quiten datos de campos individuales, y cómo crear consultas de eliminación que quiten registros completos.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En general, las consultas de actualización y eliminación se usan para cambiar o quitar rápidamente grandes
cantidades de datos. Si desea quitar un número reducido de registros (es decir, cualquier cantidad que sea fácil de
eliminar manualmente), abra la tabla en la vista Hoja de datos, seleccione los campos o las filas que desee eliminar
y, a continuación, presione SUPRIMIR.

Planear la eliminación

La eliminación de registros mediante una consulta se compone de los siguientes pasos generales:
Planee la eliminación. Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para eliminar los datos, que todos los demás
usuarios han cerrado todos los objetos que usen las tablas en cuestión y, a continuación, haga una copia de
seguridad de la base de datos.
Asegúrese de que la base de datos reside en una ubicación de confianza o que lleva una firma digital. Si no es el
caso, puede optar por confiar en la base de datos únicamente para la sesión actual. Recuerde que, de forma
predeterminada, Access bloquea todas las consultas de acción (consultas de eliminación, consultas de actualización
y consultas de creación de tabla) a menos que se confíe primero en la base de datos. Para obtener información
sobre cómo confiar en una base de datos.

Si desea eliminar datos de más de una tabla y esas tablas están relacionadas, habilite las opciones Integridad
referencial y Eliminar en cascada los registros relacionados para cada relación. De este modo, la consulta podrá
eliminar datos de las tablas en los lados "uno" y "varios" de la relación.
Cree una consulta de selección y, a continuación, agregue los criterios necesarios hasta que la consulta devuelva el
conjunto de registros correcto.
Si desea eliminar campos individuales de una tabla, convierta la consulta de selección en una consulta de
actualización, especifique NULL o una cadena de longitud cero ("") como criterios de actualización y, a continuación,
ejecute la consulta.
Si desea eliminar registros completos, convierta la consulta de selección en una consulta de eliminación y, a
continuación, ejecute la consulta.
Preparativos generales
Realice las siguientes tareas antes de eliminar parte de un registro o un registro completo de una base de datos:
Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura. Para ello, en el Explorador de Windows, haga clic con el
botón secundario del mouse (ratón) en el archivo de la base de datos (archivo .accdb o .mdb) y, a continuación,
haga clic en Propiedades en el menú contextual. En el cuadro de diálogo Propiedades, asegúrese de que está
desactivada la casilla de verificación Sólo lectura.
Compruebe que dispone de los permisos necesarios para eliminar registros de la base de datos. Si no está seguro,
póngase en contacto con el administrador del sistema o el diseñador de la base de datos.
Compruebe si la eliminación no va a afectar negativamente a los demás usuarios de la base de datos.
Pida a todos los usuarios de la base de datos que cierren todos los formularios, tablas, consultas e informes que
usen los datos que desee eliminar. De este modo, ayuda a evitar infracciones de bloqueo.
Sugerencia Si hay un gran número de usuarios conectados a la base de datos, puede que tenga que cerrar la base
de datos y, a continuación, abrirla de nuevo en modo exclusivo. Para ello:

Haga clic en el botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Busque la base de datos, selecciónela, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic
en Abrir en modo exclusivo.

Cree una copia de seguridad de la base de datos antes de modificar o eliminar registros. Algunas operaciones de
eliminación se pueden invertir, pero si crea una copia de seguridad, se asegura de poder invertir siempre los
cambios.

Realizar una copia de seguridad de la base de datos

Haga clic en el Botón Microsoft Office , seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Administrar esta
base de datos.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En el cuadro de diálogo Guardar como, especifique un nombre y una ubicación para la copia de seguridad y, a
continuación, haga clic en Guardar.
Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a abrir el archivo original.
Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre de modo que se pueda usar el
nombre de la versión original para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la versión original a la copia de
seguridad y, a continuación, abra la copia de seguridad con el nombre cambiado en Access.
Preparativos para eliminar datos relacionados
Si necesita eliminar datos de tablas relacionadas, recuerde esta regla: si los datos residen en el lado "varios" de una
relación uno a varios, podrá eliminarlos sin tener que cambiar la relación. Sin embargo, si los datos residen en el
lado "uno" de una relación uno a varios, es preciso modificar primero la relación. En caso contrario, Access
bloqueará la eliminación.
El proceso de eliminación de datos relacionados se compone de los siguientes pasos:
Determine qué registros residen en el lado "uno" de la relación y cuáles residen en el lado "varios".
Si necesita eliminar registros del lado "uno" de la relación y los registros relacionados del lado "varios", debe
habilitar un conjunto de reglas denominado Integridad referencial y debe habilitar la eliminación en cascada. En
esta sección se explica la Integridad referencial y se indica cómo llevar a cabo ambas tareas.
Si necesita eliminar registros únicamente del lado "uno" de la relación, elimine primero esa relación y, a
continuación, elimine los datos.
O bien,
Si necesita eliminar datos únicamente del lado "varios" de la relación, puede crear y ejecutar una consulta de
eliminación sin tener que cambiar la relación.
En las siguientes secciones se explica cómo preparar los datos relacionados para la eliminación.
Determinar qué registros están en el lado "uno" de una relación y cuáles residen en el lado "varios"
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparece la ficha Relaciones en la que se muestran todas las tablas de la base de datos así como las relaciones entre
cada tabla y todas las demás tablas. Cada relación aparece como una línea que conecta las tablas entre los campos.
En la siguiente ilustración se muestra una relación típica. La mayoría de las relaciones de una base de datos, si no
todas, tienen un lado "uno" y un lado "varios". En el diagrama de relaciones se indica el lado "uno" con el número 1
y el lado "varios" con el símbolo del infinito (∞).

En general, cuando se eliminan registros del lado "uno" de una relación, se eliminan asimismo todos los registros
relacionados del lado "varios" de la relación. Sin embargo, cuando se eliminan registros del lado "varios" de una
relación, normalmente no se eliminan registros del lado "uno".
Además, de forma predeterminada, Access aplica asimismo un conjunto de reglas denominado Integridad
referencial. Estas reglas garantizan que las claves externas de una base de datos contienen los valores correctos.
Una clave externa es una columna cuyos valores coinciden con los valores de la columna de clave principal de otra
tabla.
 Regla 1: no se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada, a menos
que ese valor ya exista en la clave principal de la tabla principal. No obstante, se puede especificar un
valor nulo en el campo de clave externa.
 Regla 2: no se puede eliminar un registro completo de una tabla principal si existen registros coincidentes
en una tabla relacionada.
 Recuerde que puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación entre las tablas principal y
secundaria. Para obtener más información, vea el siguiente procedimiento, Modificar la relación.
 Regla 3: no se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros
relacionados.
 No obstante, también puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación entre las tablas
principal y secundaria.
 A menos que el usuario indique lo contrario, Access aplica estas reglas cada vez que se agregan, se editan
o se eliminan datos de la base de datos. Cuando una acción infringe una regla, Access muestra un mensaje
como el de la siguiente ilustración y cancela la acción.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Recuerde que, si bien Access habilita la integridad referencial de forma predeterminada en la mayoría de los casos,
una base de datos deberá cumplir primero las siguientes condiciones:
El campo coincidente de la tabla principal debe ser una clave principal o tener un índice único.
Los campos relacionados de la tabla principal y la tabla relacionada deben tener el mismo tipo de datos.
Access incluye dos excepciones a esta regla. Un campo de tipo Autonumérico puede estar relacionado con un
campo de tipo Número si el valor de la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) de ese campo de tipo Número está
establecido en Entero Largo. Asimismo, un campo de tipo Autonumérico cuya propiedad TamañoDelCampo está
establecida en Id. de réplica puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad
TamañoDelCampo está establecida en Id. de réplica.
Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos de Access.
Si las tablas están vinculadas, deben tener el formato de Access. Asimismo, hay que abrir la base de datos que
contiene las tablas vinculadas y, a continuación, habilitar la integridad referencial. No se pueden aplicar las reglas de
integridad referencial para las tablas vinculadas de bases de datos con otros formatos, como libros de Microsoft
Office Excel 2010. Para obtener información sobre cómo habilitar la integridad referencial, vea los pasos descritos
en la siguiente sección.
Tome de los nombres de los campos de tabla en cada lado de la relación.
Abra cada tabla y revise los datos de cada campo para comprobar que los campos contienen efectivamente los
datos que desea eliminar.
Mantenga abierto el panel Relaciones y continúe con los pasos descritos en la siguiente sección.
Modificar la relación
Siga estos pasos únicamente para eliminar datos del lado "uno" y del lado "varios" de una relación.
Si aún no lo ha hecho, abra el panel Relaciones.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Haga clic con el botón secundario del mouse en la relación (línea) que conecta las tablas implicadas en la operación
de eliminación y, a continuación, haga clic en Modificar relación en el menú contextual.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Asegúrese de que está activada la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
Active la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.
Hasta que vuelva a deshabilitar esta propiedad, si elimina un registro del lado "uno" de la relación, se eliminarán
todos los registros relacionados del lado "varios" de la relación.
Haga clic en Aceptar, cierre el panel Relaciones y, después, continúe con los siguientes pasos.
Eliminar una relación
Si aún no lo ha hecho, abra el panel Relaciones.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Tome note de los campos implicados en la relación para poder restaurar la relación después de eliminar los datos.
Haga clic con el botón secundario del mouse en la relación (línea) que conecta las tablas implicadas en la operación
de eliminación y, a continuación, haga clic en Eliminar en el menú contextual.
O bien
Seleccione la relación y presione SUPR.
Para restaurar la relación, siga los pasos anteriores para abrir el panel Relaciones y, a continuación, arrastre el
campo de clave principal desde la tabla del lado "uno" y colóquelo en el campo de clave externa de la tabla del lado
"varios". Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si la relación antigua exigía integridad referencial,
seleccione Exigir integridad referencial y, a continuación, haga clic en Crear. En caso contrario, sólo haga clic en
Crear.

Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

De forma predeterminada, si se abre una base de datos que no sea de confianza o no resida en una ubicación de
confianza, Access bloquea la ejecución de todas las consultas de acción.
Si intenta ejecutar una consulta de acción y parece que no sucede nada, compruebe si en la barra de estado de
Access aparece el siguiente mensaje:
El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento.
Si ve este mensaje, siga el procedimiento que se describe a continuación:
Habilitar el contenido bloqueado
En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.
Aparece el cuadro de diálogo Confiar en Office.
Haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Vuelva a ejecutar la consulta.
Si no ve la barra de mensajes
Haga clic en la ficha Herramientas de base de datos y, en el grupoMostrar u ocultar, elija Barra de mensajes.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Eliminar parte de registros (uno o varios campos)

En esta sección se explica cómo usar una consulta de actualización para eliminar registros parciales (campos
individuales) de tablas del lado "varios" de una relación uno a varios. Estos pasos pueden seguirse asimismo para
eliminar datos de tablas que no están relacionadas con otros datos. Recuerde que ejecutar una consulta de
actualización para eliminar datos cambia los valores existentes a NULL o a una cadena de longitud cero (un par de
comillas dobles sin espacio entre ellas), en función de los criterios que haya especificado. Para obtener más
información sobre cómo usar las consultas de actualización.

Crear una consulta de selección

En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
Seleccione la tabla que contiene los datos que desee eliminar, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en
Cerrar.
La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la ventana se
muestran todos los campos de la tabla. En esta ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador.

Agregue los campos cuyo valor desee establecer en NULL a la fila Campo del diseñador. Puede hacer doble clic en
cada campo o arrastrar y colocar cada campo.
Si lo desea, especifique criterios para uno o varios campos en la fila Criterios del diseñador.
Los criterios se utilizan para que se devuelvan únicamente los registros que se desean eliminar. En caso contrario, la
consulta de actualización establece en NULL todos los registros de cada uno de los campos de la consulta. Para
obtener más información sobre el uso de criterios.

En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Compruebe que la consulta devuelva los registros cuyo valor desee establecer en NULL o en una cadena de longitud
cero. Si es preciso, repita los pasos 3 a 5 y modifique los campos o criterios hasta que la consulta devuelva
únicamente los datos que desee cambiar.
Mantenga abierta la consulta y, después, continúe con los siguientes pasos.
Convertir la consulta de selección en una consulta de actualización
Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de consultas.
En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.
Access convierte la consulta de selección en una consulta de actualización, oculta la fila Mostrar en la sección
inferior de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Actualizar a.
En la fila Actualizar a de cada campo, especifique NULL o una cadena de longitud cero (un par de comillas dobles sin
espacio entre ellas, "").
Haga clic en Ejecutar .
Access le pedirá que confirme los cambios.
Si está muy seguro de que desea cambiar los valores, haga clic en Sí para cambiar los datos.

Eliminar registros completos

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En esta sección se explica cómo usar una consulta de eliminación para eliminar registros completos de una tabla.
Crear una consulta de selección
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
Seleccione la tabla en el lado "uno" de la relación, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar.
La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la ventana se
muestran todos los campos de la tabla. En esta ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador.

Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la cuadrícula de diseño.
Si agrega todos los campos de tabla, la consulta de eliminación podrá quitar registros completos (filas) de la tabla.
De manera opcional, agregue un campo de tabla que permita especificar criterios.
Por ejemplo, supongamos que un cliente cierra su negocio y hay que quitar todos los pedidos pendientes de ese
cliente. Para buscar únicamente esos registros, se agregan los campos Id. de cliente y Fecha de pedido a la
cuadrícula de diseño.
Después del paso anterior, especifique los criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño.
Los criterios se utilizan para que se devuelvan únicamente los registros que se desean eliminar. En caso contrario, la
consulta de eliminación quita todos los registros de la tabla. Para continuar con el ejemplo del paso anterior,
especifique el identificador del cliente que cerró su negocio así como la fecha en la que los pedidos de ese cliente
dejaron de ser válidos.

Después del paso anterior, desactive la casilla de verificación Mostrar de cada campo de criterio.
En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee eliminar.
Mantenga abierta la consulta y, después, continúe con los siguientes pasos.
Convertir la consulta de selección en una consulta de eliminación y eliminar los datos
Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de consultas.
En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.
Access convierte la consulta de selección en una consulta de eliminación, oculta la fila Mostrar en la sección inferior
de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Eliminar.
Asegúrese de que en la fila Eliminar de la columna * (todos los campos) aparece De. La palabra Ubicación debe
aparecer en todas las columnas usadas para criterios.
Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en Ejecutar .
Access le pedirá que confirme la eliminación.
Haga clic en Sí para eliminar los datos.

Criterios de ejemplo para consultas de selección

En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo que se pueden usar en las consultas de
selección para asegurar que se eliminan únicamente los datos correctos. Puede adaptar estos ejemplos
para que pueda usarlos con sus propios datos. En algunos de estos ejemplos se usan caracteres
comodín.
Para obtener más información sobre el uso de los caracteres comodín.

Criterios Efecto

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores
que 234, use < 234.
>="Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.
Entre #02.02.2010# Y Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2010 y el 1 de diciembre de
#01.12.2010# 2010 (ANSI-89). Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use comillas
simples (') en vez de signos de almohadilla (#). Por ejemplo: Entre '02.02.2010' Y
'01.12.2010'.
Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no sea
exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contengan caracteres
además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".
Sin "T*" Busca todos los registros, salvo los que empiezan por T. Si la base de datos usa los
caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
No "*t" Busca todos los registros que no terminen en t. Si la base de datos utiliza el juego de
caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
En(Canadá,Reino En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.
Unido)
Como "[A-D]*" En un campo de texto, busca todos los registros que empiecen por las letras
comprendidas entre la A y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa el juego de
caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos usa el
juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco
(*).
Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de 5
letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se desconoce. Si la
base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado
(_) en vez del signo de interrogación (?).
#02.02.2010# Busca todos los registros del 2 de febrero de 2010. Si la base de datos utiliza el juego de
caracteres comodín ANSI-92, incluya la fecha entre comillas simples en lugar de usar
signos de almohadilla ('02.02.2010').
< Fecha() - 30 Usa la función Fecha para devolver todas las fechas con una antigüedad de más de 30
días.
Fecha() Usa la función Fecha para devolver todos los registros que contienen la fecha actual.
Entre Fecha() Y Usa las funciones Fecha y AgregFecha para devolver todos los registros entre la fecha
AgregFecha("M", 3, actual y tres meses a partir de la fecha actual.
Fecha())
Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir).
No es Nulo Devuelve todos los registros que contengan algún valor (que no sea nulo).
"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de
longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio,
pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede requerir un número de fax,
pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, en vez de especificar un
número, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ('''').

Mensaje de error "No se pudo eliminar nada en las tablas especificadas"

Cuando se desea eliminar varias registros de una tabla en una sola operación, se puede usar una consulta de
eliminación. Este tipo de consulta se ejecuta correctamente cuando:
Usa una sola tabla que no guarda relación con ninguna otra tabla.
Combina dos tablas que guardan una relación uno a uno (relación uno a uno: asociación entre dos tablas en la que
el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos
coincidentes de un registro, y sólo uno, de la tabla relacionada.).
Usa una sola tabla que está en el lado "uno" de una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre
dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del
campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) y están habilitadas las eliminaciones
en cascada (eliminación en cascada: para las relaciones que aplican integridad referencial entre tablas, la
eliminación de todos los registros relacionados de la tabla o tablas relacionadas cuando se elimina un registro de la
tabla principal.) para esa relación.
Incluye la tabla en el lado "uno" de una relación uno a varios y la tabla en el lado "varios" de esa relación (por
ejemplo, para usar criterios en un campo de la tabla "varios").
Importante Es preciso ejecutar la consulta dos veces para que se eliminen los registros de ambas tablas.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

¿Por qué aparece este mensaje de error y cómo se soluciona?

Si crea una consulta de eliminación utilizando varias tablas y el valor de la propiedad Registros únicos está
establecido en No, Access muestra el mensaje de error No se pudo eliminar nada en las tablas especificadas cuando
se ejecuta la consulta.
Para solucionar este problema, establezca el valor de la propiedad Registros únicos de la consulta en Sí.
Abra la consulta de eliminación en la vista Diseño.
Si no está abierta la hoja de propiedades de la consulta, presione F4 para abrirla.
Haga clic en el diseñador de consultas para mostrar las propiedades de la consulta (en vez de las propiedades de
campo).
En la hoja de propiedades de la consulta, busque la propiedad Registros únicos y establezca su valor en Sí.

Contar datos mediante una consulta

Obtener información sobre cómo realizar un recuento de los datos

Se puede contar el número de elementos incluidos en un campo (una columna de valores) mediante la función
Cuenta. La función Cuenta forma parte de un grupo de funciones denominadas funciones de agregado, que se usan
para realizar un cálculo en una columna de datos y devolver un solo valor. Access incluye varias funciones de
agregado además de la función Cuenta, como:
Suma para sumar una columna de números.
Promedio para calcular el promedio de una columna de números.
Máximo para buscar el valor más alto de un campo.
Mínimo para buscar el valor más bajo de un campo.
Desviación estándar para medir el grado de dispersión de los valores con respecto a un promedio (una media).
Varianza para medir la varianza estadística de todos los valores de una columna.
Office Access 2010 permite agregar la función Cuenta y otras funciones de agregado a una consulta de dos maneras
distintas. Se puede:
Abrir la consulta en la vista Hoja de datos y agregar una fila Total. La nueva característica Fila Total incluida en Office
Access 2010 permite usar una función de agregado en una o varias columnas del conjunto de resultados de una
consulta sin tener que cambiar el diseño de la consulta.
Crear una consulta de totales. Una consulta de totales calcula subtotales en grupos de registros. Por ejemplo, para
calcular subtotales de todas las ventas por ciudad o por trimestre, se usa una consulta de totales para agrupar los
registros por la categoría deseada y, a continuación, sumar las cifras de ventas. En cambio, una fila Total calcula los
totales generales de una o varias columnas (campos) de datos.
En las secciones referentes a los procedimientos incluidas en este documento se hace hincapié en el uso de la
función Cuenta, pero recuerde que se pueden usar otras funciones de agregado en las filas Total y las consultas.
.
Los pasos de las siguientes secciones se explican cómo agregar una fila Total y cómo usar una consulta de totales
para realizar un recuento de los datos. Cuando proceda, recuerde que la función Cuenta funciona con más tipos de
datos que las demás funciones de agregado. Por ejemplo, se puede ejecutar la función Cuenta con cualquier tipo de
campo, salvo con los campos que contienen datos escalares extensibles y complejos, como un campo de listas
multivalor.
En cambio, un gran número de las funciones de agregado funcionan únicamente con los datos de campos
configurados con un tipo de datos específico. Por ejemplo, la función Suma funciona únicamente con los campos
configurados con el tipo de datos Número, Decimal o Moneda. Para obtener más información sobre los tipos de
datos que cada función requiere.

Contar datos mediante una fila Total

Para agregar una fila Total a una consulta, abra la consulta en la vista Hoja de datos, agregue la fila y, a
continuación, seleccione la función Cuenta u otra función de agregado, como Suma, Mínimo, Máximo o Promedio.
En esta sección se explica cómo crear una consulta de selección básica y agregar una fila Total.
Crear una consulta de selección básica
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla o las tablas que desee usar en la consulta y, a
continuación, haga clic en Cerrar.
Las tablas seleccionadas aparecen como ventanas en la sección superior del diseñador de consultas. En esta
ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador de consultas:

Haga doble clic en los campos de tabla que desee usar en la consulta.
Puede incluir campos que contienen datos descriptivos, como nombres y descripciones, pero debe incluir el campo
que contiene los valores que desee contar.
Cada campo aparece en una columna de la cuadrícula de diseño de la consulta.
En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.
De manera opcional, vuelva a la vista Diseño y ajuste la consulta. Para ello, haga clic con el botón secundario del
mouse (ratón) en la ficha de documentos correspondiente a la consulta y haga clic en Vista Diseño. A continuación,
podrá ajustar la consulta agregando o quitando campos de tabla. Para quitar un campo, seleccione la columna en la
cuadrícula de diseño y presione SUPRIMIR.
De manera opcional, guarde la consulta.
Agregar una fila Total
Abra la consulta en la vista Hoja de datos. Para hacerlo con una base de datos en formato de Access 2010, haga clic
con el botón secundario en la ficha de documento correspondiente a la consulta y haga clic en Vista Hoja de datos.
O bien,
Para una base de datos creada con una versión antigua de Access, en la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en
la flecha situada debajo de Vista y haga clic en Vista Hoja de datos.
O bien,
En el panel de exploración, haga doble clic en la consulta. De este modo, se ejecuta la consulta y se cargan los
resultados en una hoja de datos.
En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Totales.

Aparece una nueva fila Total debajo de la última fila de datos de la hoja de datos.
En la fila Total, haga clic en el campo que desee sumar y, a continuación, seleccione Cuenta en la lista.
Ocultar una fila Total
En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Totales.

Realizar un recuento de los datos mediante una consulta de totales

Se realiza un recuento de los datos mediante una consulta de totales en vez de una fila Total cuando hay que contar
algunos o todos los registros devueltos por una consulta. Por ejemplo, se puede realizar un recuento de las
transacciones de ventas o de las transacciones realizadas en una sola ciudad.
En general, se usa una consulta de totales en vez de una fila Total cuando se necesita usar el valor resultante en otra
parte de la base de datos, como puede ser un informe.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Contar todos los registros de una consulta

En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que desee usar en la consulta y, a continuación,
haga clic en Cerrar.
La tabla aparece en una ventana en la sección superior del diseñador de consultas.
Haga doble clic en los campos que desee usar en la consulta y asegúrese de incluir el campo del que desee realizar
el recuento. Se puede realizar un recuento de los campos con la mayoría de los tipos de datos, siendo la excepción
los campos que contienen datos escalares extensibles y complejos, como un campo de listas multivalor.
En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.
La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño y Agrupar por aparece en la fila por cada campo de la consulta.
En la fila Total, haga clic en el campo del que desee realizar el recuento y seleccione Cuenta en la lista resultante.
En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.
De manera opcional, guarde la consulta.
Contar registros en un grupo o una categoría
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla o las tablas que desee usar en la consulta y, a
continuación, haga clic en Cerrar.
Las tablas aparecen en una ventana en la sección superior del diseñador de consultas.
Haga doble clic en el campo que contenga los datos de categoría y en el campo que contenga los valores que desee
contar. La consulta no puede contener otros campos descriptivos.
En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.
La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño y Agrupar por aparece en la fila por cada campo de la consulta.
En la fila Total, haga clic en el campo del que desee realizar el recuento y seleccione Cuenta en la lista resultante.
En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.
De manera opcional, guarde la consulta.

Referencia a las funciones de agregado

En la siguiente tabla se muestran y se describen las funciones de agregado incluidas en Access que se pueden usar
en la fila Total y en las consultas. Recuerde que Access incluye más funciones de agregado para las consultas que
para la fila Total. Además, si trabaja con un proyecto de Access (un cliente de Access conectado a una base de datos
de Microsoft SQL Server), se puede usar el conjunto más amplio de funciones de agregado de SQL Server.
Función Descripción Se usa con los tipos de datos
Suma Suma los elementos de una columna. Funciona Número, Decimal, Moneda
únicamente con datos numéricos y monetarios.
Promedio Calcula el valor medio de una columna. La columna Número, Decimal, Moneda, Fecha/Hora
debe contener datos numéricos, de moneda o de
fecha y hora. La función pasa por alto los valores
nulos.
Cuenta Cuenta el número de elementos en una columna. Todos los tipos de datos, excepto los que
contienen datos escalares extensibles y
complejos, como una columna de listas
multivalor.
Para obtener más información sobre las listas
multivalor, vea los artículos Guía de campos
multivalor y Agregar o cambiar un campo de
búsqueda que permita almacenar varios

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

valores.
Máximo Devuelve el elemento de mayor valor. En el caso Número, Decimal, Moneda, Fecha/Hora
de los datos de texto, el mayor valor es el último
valor alfabético y Access no distingue mayúsculas
de minúsculas. La función pasa por alto los valores
nulos.
Mínimo Devuelve el elemento de menor valor. En el caso Número, Decimal, Moneda, Fecha/Hora
de los datos de texto, el menor valor es el primer
valor alfabético y Access no distingue mayúsculas
de minúsculas. La función pasa por alto los valores
nulos.
Desviación Mide el grado de dispersión de los valores con Número, Decimal, Moneda
estándar respecto a un promedio (una media).
Para obtener más información sobre cómo usar
esta función, vea el artículo Mostrar totales de
columna en una hoja de datos.
Varianza Mide la varianza estadística de todos los valores de
la columna. Esta función se puede usar
únicamente con datos numéricos y monetarios. Si
la tabla contiene menos de dos filas, Access
devuelve un valor nulo.
Para obtener más información sobre las funciones
de varianza, vea el artículo Mostrar totales de
columna en una hoja de datos.

Ejemplos de criterios de consulta

Introducción a los criterios de consulta

Un criterio es similar a una fórmula (es una cadena que puede consistir en referencias de campos,
operadores (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión.
Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) y constantes (constante: valor que no ha sido
calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes.
Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.)). Los criterios de consulta también se
conocen como expresiones en Microsoft Office Access 2010.
En las tablas siguientes, se muestran algunos ejemplos de criterios y se explica su funcionamiento.
Criterios Descripción
>25 y <50 Este criterio se aplica a campos Número, como Precio o UnidadesEnStock. El
resultado incluye solamente aquellos registros en los que el campo Precio o
UnidadesEnStock contiene un valor mayor que 25 y menor que 50.
DifFecha("aaaa", Este criterio se aplica a campos Fecha/Hora, como FechaNacimiento. En el
[FechaNacimiento], Fecha()) resultado de la consulta, sólo se incluyen los registros en los que el número de años
> 30 entre la fecha de nacimiento de una persona y la fecha actual es mayor que 30.
Es Nulo Este criterio se puede aplicar a cualquier tipo de campo para que se muestren los
registros en los que el valor de campo sea nulo.
Como ve, los criterios pueden ser muy distintos unos de otros, dependiendo del tipo de datos del campo en el que
se apliquen y de los requisitos específicos en cada caso. Algunos criterios son sencillos y usan operadores básicos y
constantes. Otros son complejos y usan funciones y operadores especiales, e incluyen referencias de campo.
Este tema contiene varios criterios usados comúnmente, organizados por tipo de datos. Si los ejemplos que se
presentan en este tema no se pueden aplicar a sus necesidades específicas, es posible que tenga que escribir sus
propios criterios. Para ello, debe familiarizarse con la lista completa de funciones, operadores y caracteres
especiales y con la sintaxis para expresiones para hacer referencia a campos y literales. Para obtener más
información, vea los artículos de la sección Vea también.
Aquí verá dónde y cómo se agregan los criterios. Para agregar un criterio a una consulta, debe abrirla en la vista
Diseño. Después, identifique los campos para los que desea especificar criterios. Si el campo no está aún en la
cuadrícula de diseño, agréguelo arrastrándolo desde la ventana de diseño de la consulta hasta la cuadrícula, o bien,
haciendo doble clic en el campo (De este modo, se agrega automáticamente a la siguiente columna vacía de la
cuadrícula.). Por último, escriba los criterios en la fila Criterios.
Los criterios que especifique para los distintos campos en la fila Criterios se combinan mediante el operador Y.
Dicho de otro modo, los criterios especificados en los campos Ciudad y FechaNacimiento se interpretan así:

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Ciudad = "Chicago" Y FechaNacimiento < AgregFecha("aaaa", -40, Fecha())

1. Los campos Ciudad y FechaNacimiento incluyen criterios.

2. Sólo los registros cuyo valor para el campo Ciudad sea Chicago se ajustarán al criterio.
3. Sólo los registros que tengan como mínimo 40 años de antigüedad se ajustarán al criterio.
4. Sólo los registros que cumplan los dos criterios se incluirán en los resultados.

¿Y si sólo desea que se cumpla una de estas condiciones? Es decir, si tiene criterios alternativos, ¿cómo lo expresa?
Si tiene criterios alternativos, o dos conjuntos de criterios independientes donde basta con que se cumpla un
conjunto, use las filas Criterios y o en la cuadrícula de diseño.

1. El criterio Ciudad se especifica en la fila Criterios.

2. El criterio FechaNacimiento se especifica en la fila O.

Los criterios especificados en las filas Criterios y o se combinan utilizando el operador O, como se muestra a
continuación:
Ciudad = "Chicago" O FechaNacimiento < AgregFecha("aaaa", -40, Fecha())
Si necesita especificar más alternativas, use las filas situadas debajo de la fila o.
Antes de continuar con los ejemplos, tenga en cuenta lo siguiente:
Si los criterios son temporales o cambian a menudo, puede filtrar el resultado de la consulta en lugar de estar
modificando continuamente los criterios. Un filtro es un criterio temporal que cambia el resultado de la consulta sin
modificar el diseño de ésta. Para obtener más información sobre los filtros.

Si los campos de criterios no cambian pero los valores que le interesan sí cambian con frecuencia, puede
crear una consulta de parámetros. Una consulta de parámetros solicita al usuario valores de campos y
luego utiliza estos valores para crear los criterios de consulta.

Criterios para campos Texto, Memo e Hipervínculo

Los ejemplos siguientes son para el campo PaísRegión de una consulta basada en una tabla donde se almacenan
datos de contacto. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrícula de diseño.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Un criterio que se especifique para un campo Hipervínculo se aplica, de forma predeterminada, a la parte de texto
visible del valor del campo. Para especificar los criterios para la parte correspondiente al Localizador uniforme de
recursos (URL) del valor, use la expresión ParteDeHipervínculo. La sintaxis de esta expresión es la siguiente:
ParteDeHipervínculo([Tabla1].[Campo1],1) = "http://www.microsoft.com/spain", donde Tabla1 es el nombre de la
tabla que contiene el campo de hipervínculo, Campo1 es el campo de hipervínculo y
http://www.microsoft.com/spain es la dirección URL con la que se desea coincidir.
Para incluir registros Use este criterio Resultado de la consulta
que...
Coincidan exactamente "China" Devuelve los registros en los que el campo PaísRegión tiene
con un valor, como el valor China.
China
No coincidan con un No "México" Devuelve los registros en los que el campo PaísRegión tiene
valor, como México un valor distinto de México.
Empiecen por la cadena Como U* Devuelve los registros correspondientes a todos los países
especificada, como U o regiones cuyos nombres empiezan por "U", como
Uruguay, Uganda, etc.
Cuando se utiliza en una expresión, el asterisco (*)
representa cualquier cadena de caracteres (también se le
denomina "carácter comodín"). Para obtener una lista de
este tipo de caracteres, vea el artículo Información de
referencia sobre los caracteres comodín en Access.
No empiecen por la No como U* Devuelve los registros correspondientes a todos los países
cadena especificada, o regiones cuyos nombres empiezan por un carácter
como U distinto de "U".
Contengan la cadena Como "*Corea*" Devuelve los registros correspondientes a todos los países
especificada, como o regiones que contienen la cadena "Corea".
Corea
No contengan la cadena No como "*Corea*" Devuelve los registros correspondientes a todos los países
especificada, como o regiones que no contienen la cadena "Corea".
Corea
Acaben con la cadena Como "*ina" Devuelve los registros correspondientes a todos los países
especificada, como o regiones cuyos nombres acaban con "ina" como China y
"ina" Argentina.
No acaben con la No como "*ina" Devuelve los registros correspondientes a todos los países
cadena especificada, o regiones cuyos nombres no acaban con "ina", como China
como "ina" y Argentina.
Contengan valores nulos Es Nulo Devuelve los registros en los que no hay ningún valor en el
(o que falten) campo.
No contengan valores No es Nulo Devuelve los registros en los que no falta el valor del
nulos campo.
Contengan cadenas de "" (un par de comillas) Devuelve los registros en los que el campo tiene un valor
longitud cero en blanco (pero no nulo). Por ejemplo, los registros de
ventas realizada a otro departamento podrían contener un
valor en blanco en el campo PaísRegión.
No contengan cadenas No "" Devuelve los registros en los que el campo PaísRegión no
de longitud cero tiene un valor en blanco.
Contengan valores nulos "" O Es Nulo Devuelve los registros donde no hay ningún valor en el

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MICROSOFT ACCESS 2010
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o cadenas de longitud campo, o bien, el campo tiene un valor en blanco.

cero.
Ni vacío ni en blanco No es Nulo Y Sin "" Devuelve los registros en los que el campo PaísRegión tiene
un valor no en blanco y no nulo.
Vayan a continuación de >= "México" Devuelve los registros de todos los países o regiones a
un valor, como México, partir de México y posteriores por orden alfabético.
si se ordenan
alfabéticamente
Estén incluidos en un Como "[A-D]*" Devuelve los registros correspondientes a los países o
intervalo específico, regiones cuyos nombres empiezan por las letras "A" a la
como de la A hasta la D "D".
Coincidan con uno de "Estados Unidos" O Devuelve los registros correspondientes a Estados Unidos y
dos valores, tales como "Reino Unido" Reino Unido.
Estados Unidos o Reino
Unido
Contengan uno de los En("Francia", "China", Devuelve los registros correspondientes a todos los países
valores de una lista "Alemania", "Japón") o regiones especificados en la lista.
Contengan ciertos Der([PaísRegión], 1) = "y" Devuelve los registros correspondientes a todos los países
caracteres en una o regiones cuyo nombre acaba con la letra "y".
posición específica en el
valor del campo
Satisfagan requisitos de Longitud([PaísRegión]) > Devuelve los registros correspondientes a los países o
longitud 10 regiones cuyo nombre tiene más de 10 caracteres.
Coincidan con un Como "Chi??" Devuelve los registros correspondientes a los países o
modelo específico regiones cuyos nombres tienen cinco caracteres de
longitud y los tres primeros caracteres son "Chi", como
China y Chile.
Los caracteres ? y _, cuando se usan en una expresión,
representan un solo carácter (también se les denomina
"caracteres comodín"). El carácter _ no se puede usar en la
misma expresión junto con el carácter ? ni con el carácter
comodín *. El carácter comodín _ se puede usar en una
expresión que también contiene el carácter comodín %.

Criterios para campos Número, Moneda y Autonumérico

Los ejemplos siguientes son para el campo PrecioUnidad de una consulta basada en una tabla donde se almacena
información de productos. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrícula de diseño de la
consulta.

Para incluir registros Use este Resultado de la consulta

que... criterio
Coincidan 100 Devuelve los registros en los que el precio por unidad del producto es 100 $.

117
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

exactamente con un
valor, como 100
No coincidan con un No 1000 Devuelve los registros en los que el precio por unidad del producto no es 1000
valor, como 1000 $.
Contengan un valor < 100 Devuelve los registros en los que el precio por unidad es menor que 100 $
menor que otro <= 100 (<100). La segunda expresión (<=100) muestra los registros en los que el
valor, como 100 precio por unidad es menor o igual que 100 $.
Contengan un valor >99,99 Devuelve los registros en los que el precio por unidad es mayor que 99,99 $
mayor que otro valor, >=99,99 (>99,99). La segunda expresión muestra los registros en los que el precio por
como 99,99 unidad es mayor o igual que 99,99 $.
Contengan uno de 20 o 25 Devuelve los registros en los que el precio por unidad es 20 $ ó 25 $.
entre dos valores,
como 20 ó 25
Contengan un valor >49,99 Y Devuelve los registros en los que el precio por unidad está entre (pero sin
que esté incluido en <99,99 incluir) 49,99 $ y 99,99 $.
un intervalo O bien,
Entre 50
Y 100
Contengan un valor <50 O Devuelve los registros en los que el precio por unidad no está entre 50 $ y 100
que esté fuera de un >100 $.
intervalo
Contengan uno entre En(20, Devuelve los registros en los que el precio por unidad es 20 $, 25 $ ó 30 $.
varios valores 25, 30)
Contengan un valor Como Devuelve los registros en los que el precio por unidad acaba con "4,99", como
que acabe con los "*4,99" 4,99 $, 14,99 $, 24,99 $, etc.
dígitos especificados Los caracteres * y %, cuando se usan en una expresión, representan cualquier
número de caracteres, que también se denominan "caracteres comodín". El
carácter % no se puede usar en la misma expresión junto con el carácter * ni
con el carácter comodín ?. El carácter comodín % se puede usar en una
expresión que también contiene el carácter comodín _.
Contengan valores Es Nulo Devuelve los registros en los que no se ha especificado ningún valor en el
nulos (o que falten) campo PrecioUnidad.
Contengan valores no No es Devuelve los registros en los que no falta el valor del campo PrecioUnidad.
nulos Nulo

Criterios para campos Fecha/Hora

Los ejemplos siguientes son para el campo FechaPedido de una consulta basada en una tabla donde se almacena
información de pedidos. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrícula de diseño de la
consulta.

Para incluir registros que... Use este criterio Resultado de la consulta

Coincidan exactamente #2/2/2006# Devuelve los registros de las
con un valor, como transacciones que tuvieron
2/2/2006 lugar el 2 de febrero de
2006. No olvide rodear los
valores de fechas con el

118
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

carácter #, para que Access

pueda distinguir entre
fechas y cadenas de texto.
No coincidan con un valor, No #2/2/2006# Devuelve los registros de las
como 2/2/2006 transacciones que tuvieron
lugar en una fecha distinta
al 3 de febrero de 2006.
Contengan valores < #2/2/2006# Devuelve los registros de las
anteriores a una fecha transacciones que tuvieron
determinada, como el lugar antes del 2 de febrero
2/2/2006 de 2006.
Para ver las transacciones
que tuvieron lugar en esa
fecha o antes, use el
operador <= en lugar de <.
Contengan valores > #2/2/2006# Devuelve los registros de las
posteriores a una fecha transacciones que tuvieron
determinada, como el lugar después del 2 de
2/2/2006 febrero de 2006.
Para ver las transacciones
que tuvieron lugar en esa
fecha o después, use el
operador >= en lugar de >.
Contengan valores que >#2/2/2006# Y <#4/2/2006# Devuelve los registros de las
estén dentro de un transacciones que tuvieron
intervalo de fechas lugar entre el 2 de febrero
de 2006 y el 4 de febrero de
2006.
También puede usar el
operador Entre para filtrar
según un intervalo de
valores. Por ejemplo, Entre
#2/2/2006# Y #4/2/2006# es
lo mismo que >#2/2/2006#
Y <#2/4/2006#.
Contengan valores que <#2/2/2006# O >#4/2/2006# Devuelve los registros de las
estén fuera de un transacciones que tuvieron
intervalo lugar antes del 2 de febrero
de 2006 o después del 4 de
febrero de 2006.
Contengan uno de dos #2/2/2006# O #3/2/2006# Devuelve los registros de las
valores, como 2/2/2006 o transacciones que tuvieron
3/2/2006 lugar el 2 de febrero de
2006 o el 3 de febrero de
2006.
Contengan uno entre En (#1/2/2006#, #1/3/2006#, #1/4/2006#) Devuelve los registros de las
varios valores transacciones que tuvieron
lugar el 1 de febrero de
2006, el 1 de marzo de 2006
o el 1 de abril de 2006.
Contengan una fecha que ParcFecha("m", [FechaVenta]) = 12 Devuelve los registros de las
sea de un mes específico transacciones que tuvieron
(independientemente del lugar en diciembre de
año), como diciembre cualquier año.
Contengan una fecha que ParcFecha("t", [FechaVenta]) = 1 Devuelve los registros de las
sea de un trimestre transacciones que tuvieron
específico lugar en el primer trimestre
(independientemente del de cualquier año.
año), como el primer
trimestre
Contengan la fecha en Fecha() Devuelve los registros de las
curso transacciones que tuvieron

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

lugar en la fecha en curso. Si

hoy es el 2/2/2006, verá los
registros en los que el
campo FechaPedido tiene el
valor 2 de febrero de 2006.
Contengan la fecha de Fecha()-1 Devuelve los registros de las
ayer transacciones que tuvieron
lugar en el día anterior a la
fecha en curso. Si hoy es el
2/2/2006, verá los registros
correspondientes al 1 de
febrero de 2006.
Contengan la fecha de Fecha() + 1 Devuelve los registros de las
mañana transacciones que tendrán
lugar en el día posterior a la
fecha en curso. Si hoy es el
2/2/2006, verá los registros
correspondientes al 3 de
febrero de 2006.
Contengan fechas que ParcFecha("ss", [FechaVenta]) = ParcFecha("ss", Devuelve los registros de las
sean de la semana en Fecha()) Y Año( [FechaVenta]) = Año(Fecha()) transacciones que tuvieron
curso lugar durante la semana en
curso. Una semana empieza
en domingo y termina en
sábado.
Contengan fechas que Año([FechaVenta])* 53 + ParcFecha("ss", Devuelve los registros de las
sean de la semana [FechaVenta]) = Año(Fecha())* 53 + ParcFecha("ss", transacciones que tuvieron
anterior Fecha()) - 1 lugar durante la semana
pasada. Una semana
empieza en domingo y
termina en sábado.
Contengan fechas que Año([FechaVenta])* 53+ParcFecha("ss", Devuelve los registros de las
sean de la semana [FechaVenta]) = Año(Fecha())* 53+ParcFecha("ss", transacciones que tendrán
próxima Fecha()) + 1 lugar la semana próxima.
Una semana empieza en
domingo y termina en
sábado.
Contengan fechas que Entre Fecha() Y Fecha()-6 Devuelve los registros de las
sean de los 7 últimos días transacciones que tuvieron
lugar durante los 7 últimos
días. Si hoy es el 2/2/2006,
verá los registros
correspondientes al período
del 24 de enero de 2006 al 2
de febrero de 2006.
Contengan una fecha que Año([FechaVenta]) = Año(Ahora()) Devuelve los registros
sea del mes en curso Y Mes([FechaVenta]) = Mes(Ahora()) correspondientes al mes en
curso. Si hoy es el 2/2/2006,
verá los registros
correspondientes a febrero
de 2006.
Contengan una fecha que Año([FechaVenta])* 12 + ParcFecha("m", Devuelve los registros
sea del mes anterior [FechaVenta]) = Año(Fecha())* 12 + ParcFecha("m", correspondientes al mes
Fecha()) - 1 pasado. Si hoy es el
2/2/2006, verá los registros
correspondientes a enero de
2006.
Contengan una fecha que Año([FechaVenta])* 12 + ParcFecha("m", Devuelve los registros
sea del mes próximo [FechaVenta]) = Año(Fecha())* 12 + ParcFecha("m", correspondientes al mes
Fecha()) + 1 próximo. Si hoy es el
2/2/2006, verá los registros
correspondientes a marzo

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

de 2006.
Contengan fechas que Entre Fecha( ) Y AgregFecha("M", -1, Fecha( )) Los registros de ventas de
sean de los 30 ó 31 un período de un mes. Si
últimos días hoy es el 2/2/2006, verá los
registros correspondientes
al período del 2 de enero de
2006 al 2 de febrero de
2006.
Contengan una fecha que Año([FechaVenta]) = Año(Ahora()) Y ParcFecha("t", Devuelve los registros
sea del trimestre en curso Fecha()) = ParcFecha("t", Ahora()) correspondientes al
trimestre en curso. Si hoy es
el 2/2/2006, verá los
registros correspondientes
al primer trimestre de 2006.
Contengan una fecha que Año([FechaVenta])*4+ParcFecha("t",[FechaVenta]) = Devuelve los registros
sea del trimestre anterior Año(Fecha())*4+ParcFecha("t",Fecha())- 1 correspondientes al
trimestre anterior. Si hoy es
el 2/2/2006, verá los
registros correspondientes
al último trimestre de 2005.
Contengan una fecha que Año([FechaVenta])*4+ParcFecha("t",[FechaVenta]) = Devuelve los registros
sea del próximo trimestre Año(Fecha())*4+ParcFecha("t",Fecha())+1 correspondientes al próximo
trimestre. Si hoy es el
2/2/2006, verá los registros
correspondientes al
segundo trimestre de 2006.
Contengan fechas que Año([FechaVenta]) = Año(Fecha()) Devuelve los registros
sean del año en curso correspondientes al año en
curso. Si hoy es el 2/2/2006,
verá los registros
correspondientes al año
2006.
Contengan una fecha que Año([FechaVenta]) = Año(Fecha()) - 1 Devuelve los registros de las
sea del año anterior transacciones que tuvieron
lugar durante el año pasado.
Si hoy es el 2/2/2006, verá
los registros
correspondientes al año
2005.
Contengan una fecha que Año([FechaVenta]) = Año(Fecha()) + 1 Devuelve los registros de las
sea del año próximo transacciones con fecha en
el año próximo. Si hoy es el
2/2/2006, verá los registros
correspondientes al año
2010.
Contengan una fecha que Año([FechaVenta]) = Año(Fecha()) Y Devuelve los registros de las
esté entre el 1 de enero y Mes([FechaVenta]) <= Mes(Fecha()) Y transacciones con fechas
hoy (registros del año Día([FechaVenta]) <= Día (Fecha()) entre el 1 de enero del año
hasta la fecha) en curso y la fecha actual. Si
hoy es el 2/2/2006, verá los
registros correspondientes
al período del 1 de enero de
2006 al 2 de febrero de
2006.
Contengan una fecha ya < Fecha() Devuelve los registros de las
pasada transacciones que tuvieron
lugar antes de hoy.
Contengan una fecha del > Fecha() Devuelve los registros de las
futuro transacciones que tendrán
lugar después de hoy.
Filtren valores nulos (o Es Nulo Devuelve los registros en los
que falten) que falta la fecha de la

121
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

transacción.
Filtren valores no nulos No es Nulo Devuelve los registros en los
que se conoce la fecha de la
transacción.

Criterios para otros campos

Campos Sí/No En la fila Criterios, escriba Sí para incluir los registros que tengan activada la casilla de verificación.
Escriba No para incluir los registros que no tengan activada la casilla de verificación.
Datos adjuntos En la fila Criterios, escriba Es Nulo para incluir los registros que no contengan datos adjuntos.
Escriba No es Nulo para incluir los registros que sí contengan datos adjuntos.
Campos de búsqueda Hay dos tipos de campos de búsqueda: los que buscan valores en un origen de datos
existente (mediante una clave externa) y los que se basan en una lista de valores especificados al crearse el campo
de búsqueda.
Los campos de búsqueda que se basan en una lista de valores especificados son del tipo de datos Texto, y los
criterios válidos son los mismos que para otros campos de texto.
Los criterios que se pueden usar en un campo de búsqueda basado en valores de un origen de datos existente
dependen del tipo de datos de la clave externa, y no del tipo de los datos que se buscan. Por ejemplo, suponga que
tiene un campo de búsqueda que muestra los nombres de empleados, pero usa una clave externa de tipo de datos
Número. Puesto que el campo almacena un número en lugar de texto, usted utilizará criterios válidos para
números, es decir, >2.
Si no conoce el tipo de datos de la clave externa, puede examinar la tabla de origen en la vista Diseño para
determinar los tipos de datos de los campos. Para ello:
Busque la tabla de origen en el panel de exploración.
Abra la tabla en la vista Diseño. Para ello:
Haga clic en la tabla y, a continuación, presione CTRL+ENTRAR.
Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
El tipo de datos de cada campo se muestra en la columna Tipo de datos de la cuadrícula de diseño de la tabla.
Campos multivalor Los datos de un campo multivalor se almacenan como filas en una tabla oculta que Office
Access 2010 crea y rellena para representar el campo. En la vista Diseño de la consulta, se representa en el panel
Lista de campos mediante un campo expansible. Para usar criterios para un campo multivalor, deberá suministrar
criterios para una fila de la tabla oculta. Para hacerlo:
Cree una consulta que contenga el campo multivalor y ábrala en la vista Diseño.
Expanda el campo multivalor haciendo clic en el signo más (+) situado junto al campo (si el campo ya está
expandido, habrá un signo menos (-)). Justo debajo del nombre del campo, verá un campo que representa un único
valor del campo multivalor. Este campo tendrá el mismo nombre que el campo multivalor, con la cadena .Value
agregada al final.
Arrastre el campo multivalor y su campo de valor único a columnas distintas en la cuadrícula de diseño. Si desea ver
sólo el campo multivalor completo en los resultados, desactive la casilla de verificación Mostrar correspondiente al
campo de valor único.
Escriba los criterios en la fila Criterios correspondiente al campo de valor único, utilizando criterios apropiados
según cual sea el tipo de datos de los valores.
Cada valor del campo multivalor se puede evaluar individualmente mediante los criterios que especifique. Por
ejemplo, puede tener un campo multivalor para almacenar una lista de números. Si especifica los criterios >5 Y <3,
todos los registros donde haya al menos un valor mayor que 5 y un valor menor que 3 aparecerán en los resultados.

Sumar datos mediante una consulta

Obtener información sobre las formas de sumar datos

Se puede sumar una columna de números de una consulta mediante un tipo de función denominado función de
agregado. Las funciones de agregado realizan un cálculo en una columna de datos y devuelven un solo valor. Access
incluye varias funciones de agregado, como son Suma, Cuenta, Promedio (para calcular promedios), Mín y Máx. Los
datos se suman agregando la función Suma a la consulta; se realiza un recuento de los datos usando la función
Cuenta, etc.
Además, Office Access 2010 permite agregar de varias maneras la función Suma y otras funciones de agregado a
una consulta. Se puede:

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Abrir la consulta en la vista Hoja de datos y agregar una fila Total. La nueva característica Fila Total incluida en Office
Access 2010 permite usar una función de agregado en una o varias columnas del conjunto de resultados de una
consulta sin tener que cambiar el diseño de la consulta.
Crear una consulta de totales. Una consulta de totales calcula subtotales en grupos de registros; una fila Total
calcula totales generales de una o varias columnas (campos) de datos. Por ejemplo, para calcular subtotales de
todas las ventas por ciudad o por trimestre, se usa una consulta de totales para agrupar los registros por la
categoría deseada y, a continuación, sumar las cifras de ventas.
Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas. Una consulta de tabla de referencias cruzadas es un tipo
especial de consulta que muestra los resultados en una cuadrícula que se parece a una hoja de cálculo de Microsoft
Office Excel 2010. Las consultas de tabla de referencias cruzadas resumen los valores y, a continuación, los agrupan
por dos conjuntos de hechos: uno en la parte lateral (encabezados de fila) y otro en la parte superior (encabezados
de columna). Por ejemplo, se puede usar una consulta de tabla de referencias cruzadas para mostrar los totales de
ventas de cada ciudad a lo largo de los últimos tres años, tal y como se muestra en la siguiente tabla:
Ciudad 2003 2004 2005
París 254.556 372.455 467.892
Sydney 478.021 372.987 276.399
Yakarta 572.997 684.374 792.571
... ... ... ...
En las secciones referentes a los procedimientos incluidas en este documento se hace hincapié en el uso de la
función Suma, pero recuerde que se pueden usar otras funciones de agregado en las filas Total y las consultas. Para
obtener más información sobre el uso de las demás funciones de agregado, vea la sección Referencia a las funciones
de agregado más adelante en este artículo.
Para obtener más información sobre cómo usar las demás funciones de agregado, vea el artículo Mostrar totales de
columna en una hoja de datos.
En las siguientes secciones se explica cómo agregar una fila Total, cómo usar una consulta de totales para sumar los
datos de varios grupos y cómo usar una consulta de tabla de referencias cruzadas que calcula subtotales de datos
de varios grupos y a lo largo de varios intervalos de tiempo. Cuando proceda, recuerde que un gran número de
funciones de agregado funcionan únicamente con los datos de los campos configurados con un tipo de datos
específico. Por ejemplo, la función SUMA funciona únicamente con los campos configurados con el tipo de datos
Número, Decimal o Moneda. Para obtener más información sobre los tipos de datos que requiere cada función, vea
la sección Referencia a las funciones de agregado, que aparece más adelante en este artículo.

Preparar datos de ejemplo

Las secciones Cómo de este artículo proporcionan tablas de datos de ejemplo. En los pasos Cómo se utilizan las
tablas de ejemplo para ayudar a entender cómo funcionan las funciones de agregado. Si lo prefiere, puede agregar
opcionalmente las tablas de ejemplo a una base de datos nueva o existente.
Access proporciona varias formas de agregar estas tablas de ejemplo a una base de datos. Puede escribir los datos
manualmente, copiar cada tabla en una programa de hojas de cálculo como Microsoft Office Excel 2010 e
importarlas luego a hojas de cálculo de Access, o pegar los datos en un editor de texto como Bloc de s e importar los
datos desde los archivos de texto resultantes.
En los pasos de esta sección se explica cómo escribir los datos manualmente en una hoja de datos en blanco y cómo
copiar las tablas de ejemplo en un programa de hojas de cálculo e importarlas luego a Access 2010. Para obtener
más información sobre la creación y la importación de datos de texto, vea el artículo Importar o vincular a los datos
de un archivo de texto.
En los pasos Cómo de este artículo se usan las tablas siguientes. Utilice estas tablas para crear datos de ejemplo:
La tabla Categorías:
Categoría
Muñecos
Juegos y puzzles
Arte y marquetería
Videojuegos
DVD y películas
Maquetas y aficiones
Deportes
La tabla Productos:
Nombre de producto Precio Categoría
Muñeco de acción - Programador 12,95 $ Muñecos
Diversión con C# (Un juego de mesa para toda la familia) 15,85 $ Juegos y puzzles
Diagrama de base de datos relacional 22,50 $ Arte y marquetería

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

El chip mágico (500 piezas) 32,65 $ Juegos y puzzles

¡Access! ¡El juego! 22,95 $ Juegos y puzzles
Aficionados a la informática y criaturas míticas 78,50 $ Videojuegos
Ejercicios para aficionados a la informática 14,88 $ DVD y películas
Disco volador 36,75 $ Deportes
Unidad externa de disquete de 5,25" (escala 1:4) 65,00 $ Maquetas y aficiones
Muñeco - Burócrata 78,88 $ Muñecos
Penumbra 53,33 $ Videojuegos
Construya su propio teclado 77,95 $ Maquetas y aficiones
La tabla Pedidos:
Fecha de pedido Fecha de envío Ciudad de envío Gastos de envío
14.11.2005 15.11.2005 Yakarta 55,00 $
14.11.2005 15.11.2005 Sydney 76,00 $
16.11.2005 17.11.2005 Sydney 87,00 $
17.11.2005 18.11.2005 Yakarta 43,00 $
17.11.2005 18.11.2005 París 105,00 $
17.11.2005 18.11.2005 Stuttgart 112,00 $
18.11.2005 19.11.2005 Viena 215,00 $
19.11.2005 20.11.2005 Miami 525,00 $
20.11.2005 21.11.2005 Viena 198,00 $
20.11.2005 21.11.2005 París 187,00 $
21.11.2005 22.11.2005 Sydney 81,00 $
23.11.2005 24.11.2005 Yakarta 92,00 $
La tabla Detalles de pedidos:
Id. de Nombre de producto Id. de Precio de la Cantidad Descuento
pedido producto unidad
1 Construya su propio teclado 12 77,95 $ 9 5%
1 Muñeco - Burócrata 2 78,88 $ 4 7,5%
2 Ejercicios para aficionados a la 7 14,88 $ 6 4%
informática
2 El chip mágico 4 32,65 $ 8 0
2 Aficionados a la informática y criaturas 6 78,50 $ 4 0
míticas
3 ¡Access! ¡El juego! 5 22,95 $ 5 15%
4 Muñeco de acción - Programador 1 12,95 $ 2 6%
4 Disco volador 8 36,75 $ 8 4%
5 Unidad externa de disquete de 5,25" 9 65,00 $ 4 10%
(escala 1:4)
6 Diagrama de base de datos relacional 3 22,50 $ 12 6,5%
7 Penumbra 11 53,33 $ 6 8%
7 Diagrama de base de datos relacional 3 22,50 $ 4 9%
Recuerde que, en una base de datos típica, la tabla Detalles de pedidos contendrá únicamente un campo Id. de
producto, y no un campo Nombre de producto. En esta tabla de ejemplo se usa un campo Nombre de producto
para que los datos sean más fáciles de leer.
Escribir los datos de ejemplo manualmente
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Access agrega una nueva tabla en blanco a la base de datos.
No necesita seguir este paso si abre una nueva base de datos en blanco pero deberá hacerlo siempre que agregue
una tabla a la base de datos.
Haga doble clic en la primera celda de la fila del encabezado y escriba el nombre del campo en la tabla de ejemplo.
De forma predeterminada, Access indica los campos en blanco en la fila del encabezado con el texto Agregar nuevo
campo, como:

Use las teclas de flecha para desplazarse a la siguiente celda en blanco del encabezado y escriba el nombre del
segundo campo (también puede presionar TAB o hacer doble clic en la nueva celda). Repita este paso hasta que
termine de escribir todos los nombres de campo.
Escriba los datos en la tabla de ejemplo.

124
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Al ir escribiendo los datos, Access deduce un tipo de datos para cada campo. Si no tiene experiencia en bases de
datos relacionales, debe configurar un tipo de datos específico, como Número, Texto o Fecha/Hora, para cada uno
de los campos de las tablas. Configurar el tipo de datos ayuda a tener una entrada de datos precisa y también a
evitar errores, como usar un número de teléfono en un cálculo. Para estas tablas de ejemplo, debería dejar que
Access deduzca el tipo de datos.
Una vez terminado de escribir los datos, haga clic en Guardar.
Método abreviado de teclado Presione CTRL+G.
Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.
En el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de ejemplo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Use el nombre de cada tabla de ejemplo porque las consultas de las secciones Cómo utilizan estos nombres.
Repita estos pasos hasta que cree cada una de las tablas de ejemplo listadas en el inicio de esta sección.
Si no desea escribir los datos manualmente, siga estos pasos para copiar los datos a un archivo de hoja de cálculo e
importe luego los datos de este archivo a Access.
Crear las hojas de cálculo de ejemplo
Inicie el programa de hojas de cálculo y cree un nuevo archivo en blanco. Si utiliza Excel, éste crea un nuevo libro en
blanco de forma predeterminada.
Copie la primera tabla de ejemplo proporcionada anteriormente y péguela en la primera hoja de cálculo,
empezando por la primera celda.
Con la técnica proporcionada por el programa de hojas de cálculo, cambie el nombre a la hoja de cálculo. Asígnele el
mismo nombre que el de la tabla de ejemplo. Es decir, si la tabla de ejemplo se llama Categorías, déle el mismo
nombre a la hoja de cálculo.
Repita los pasos 2 y 3: copie cada tabla de ejemplo en una hoja de cálculo en blanco y cambie el nombre de la hoja
de cálculo.
Es posible que necesite agregar hojas de cálculo al archivo de hoja de cálculo. Para obtener más información sobre
cómo realizar esta tarea, vea la ayuda del programa de hojas de cálculo.
Guarde el libro en una ubicación apropiada del equipo o de la red y continúe con los siguientes pasos.
Crear tablas de base de datos a partir de las hojas de cálculo
En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel.
O bien,
Haga clic en Más y seleccione un programa de hojas de cálculo de la lista.
Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Hoja de cálculo de Nombre del programa.
Haga clic en Examinar, abra el archivo de hoja de cálculo que creó en los pasos anteriores y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo.
De forma predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja de cálculo del libro (la hoja de cálculo Clientes si
ha seguido los pasos descritos en la anterior sección), y los datos de la hoja de cálculo aparecen en la sección
inferior de la página del asistente. Haga clic en Siguiente.
En la siguiente página del asistente, haga clic en Primera fila contiene encabezados de columna y, a continuación,
haga clic en Siguiente.
De manera opcional, en la siguiente página, use los cuadros de texto y listas que aparecen bajo Opciones de campo
para cambiar los nombres de los campos y los tipos de datos u omitir campos de la operación de importación. En
caso contrario, haga clic en Siguiente.
Mantenga seleccionada la opción Permitir a Access agregar la clave principal y haga clic en Siguiente.
De forma predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de cálculo a la nueva tabla. Acepte el nombre o
especifique otro y, a continuación, haga clic en Finalizar.
Repita los pasos 1 a 7 hasta que haya creado una tabla de cada hoja de cálculo del libro.
Cambie el nombre de los campos de clave principal
Cuando importó las hojas de cálculo, Access agregó automáticamente una columna de clave principal a cada tabla y,
de forma predeterminada, Access denominó esa columna "Id." y la estableció en el tipo de datos Autonumérico. En
esta sección se explica cómo cambiar el nombre de cada campo de clave principal. Esto ayuda a identificar
claramente todos los campos de una consulta.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en cada una de las tablas creadas en los
anteriores pasos y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
Para cada tabla, busque el campo de clave principal. De forma predeterminada, Access denomina cada campo Id..
En la columna Nombre del campo de cada campo de clave principal, agregue el nombre de la tabla.
Por ejemplo, cambie el nombre del campo Id. de la tabla Categorías a "Id. de categoría" y el nombre del campo de la
tabla Pedidos a "Id. de pedido". En cuanto a la tabla Detalles de pedidos, cambie el nombre del campo a "Id. de
detalle". Para la tabla Productos, cambie el nombre del campo a "Id. de producto".
Guarde los cambios.
Cada vez que las tablas de ejemplo aparecen en este artículo, incluyen el campo de clave principal y el nombre del
campo cambia según lo descrito en los anteriores pasos.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Sumar datos mediante una fila Total

Para agregar una fila Total a una consulta, abra la consulta en la vista Hoja de datos, agregue la fila y, a
continuación, seleccione la función de agregado que desee usar, como Suma, Mín, Máx o Promedio. En esta sección
se explica cómo crear una consulta de selección básica y agregar una fila Total. No es necesario usar las tablas de
ejemplo descritas en la anterior sección.
Crear una consulta de selección básica
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tablas, haga doble clic en la tabla o las tablas que desee usar en la consulta y, a
continuación, haga clic en Cerrar.
Las tablas seleccionadas aparecen como ventanas en la sección superior del diseñador de consultas.
Haga doble clic en los campos de tabla que desee usar en la consulta.
Puede incluir campos que contienen datos descriptivos, como nombres y descripciones, pero debe incluir un campo
que contenga datos numéricos o monetarios.
Cada campo aparece en una celda de la cuadrícula de diseño.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta.
El conjunto de resultados de la consulta aparece en la vista Hoja de datos.
De manera opcional, cambie a la vista Diseño y ajuste la consulta. Para ello, haga clic con el botón secundario del
mouse en la ficha de documentos correspondiente a la consulta y haga clic en Vista Diseño. A continuación, podrá
ajustar la consulta agregando o quitando campos de tabla. Para quitar un campo, seleccione la columna en la
cuadrícula de diseño y presione SUPRIMIR.
Guarde la consulta.
Agregar una fila Total
Asegúrese de que la consulta está abierta en la vista Hoja de datos. Para ello, haga clic con el botón secundario del
mouse en la ficha de documentos correspondiente a la consulta y haga clic en Vista Hoja de datos.
O bien,
En el panel de exploración, haga doble clic en la consulta. De este modo, se ejecuta la consulta y se cargan los
resultados en una hoja de datos.
En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Totales.
Aparecerá una nueva fila Total en la hoja de datos.
En la fila Total, haga clic en la celda del campo que desee sumar y seleccione Suma en la lista.
Ocultar una fila Total
En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Totales.
Para obtener más información sobre cómo usar una fila Total, vea el artículo Mostrar totales de columna en una
hoja de datos.

Calcular totales generales mediante una consulta

Un total general es la suma de todos los valores de una columna. Se pueden calcular varios tipos de total general,
como son:
Un total general simple que suma los valores de una sola columna. Por ejemplo, se pueden calcular los costos de
envío totales.
Un total general calculado que suma los valores de más de una columna. Por ejemplo, se puede calcular el total de
ventas multiplicando el costo de varios productos por el número de elementos pedidos y, a continuación, calcular el
total de los valores resultantes.
Un total general que excluye varios registros. Por ejemplo, se puede calcular el total de ventas únicamente del
pasado viernes.
En las siguientes secciones se explica cómo crear cada tipo de total general usando las tablas Pedidos y Detalles de
pedidos.
La tabla Pedidos
Id. de pedido Fecha de pedido Fecha de envío Ciudad de envío Gastos de envío
1 14.11.2005 15.11.2005 Yakarta 55,00 $
2 14.11.2005 15.11.2005 Sydney 76,00 $
3 16.11.2005 17.11.2005 Sydney 87,00 $
4 17.11.2005 18.11.2005 Yakarta 43,00 $
5 17.11.2005 18.11.2005 París 105,00 $
6 17.11.2005 18.11.2005 Stuttgart 112,00 $
7 18.11.2005 19.11.2005 Viena 215,00 $
8 19.11.2005 20.11.2005 Miami 525,00 $
9 20.11.2005 21.11.2005 Viena 198,00 $

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

10 20.11.2005 21.11.2005 París 187,00 $

11 21.11.2005 22.11.2005 Sydney 81,00 $
12 23.11.2005 24.11.2005 Yakarta 92,00 $
La tabla Detalles de pedidos
Id. de Id. de Nombre de producto Id. de Precio de la Cantidad Descuento
detalle pedido producto unidad
1 1 Construya su propio teclado 12 77,95 $ 9 0,05
2 1 Muñeco - Burócrata 2 78,88 $ 4 0,075
3 2 Ejercicios para aficionados a la 7 14,88 $ 6 0,04
informática
4 2 El chip mágico 4 32,65 $ 8 0,00
5 2 Aficionados a la informática y 6 78,50 $ 4 0,00
criaturas míticas
6 3 ¡Access! ¡El juego! 5 22,95 $ 5 0,15
7 4 Muñeco de acción - 1 12,95 $ 2 0,06
Programador
8 4 Disco volador 8 36,75 $ 8 0,04
9 5 Unidad externa de disquete de 9 65,00 $ 4 0,10
5,25" (escala 1:4)
10 6 Diagrama de base de datos 3 22,50 $ 12 0,065
relacional
11 7 Penumbra 11 53,33 $ 6 0,08
12 7 Diagrama de base de datos 3 22,50 $ 4 0,09
relacional

Calcular un total general simple

En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que desee usar en la consulta y, a continuación,
haga clic en Cerrar.
Si usa los datos de ejemplo, haga doble clic en la tabla Pedidos.
La tabla aparece en una ventana en la sección superior del diseñador de consultas.
Haga doble clic en el campo que desee sumar. Asegúrese de que el campo está establecido en el tipo de datos
Número o Moneda. Si intenta sumar los valores de campos no numéricos, como un campo de texto, Access
mostrará el mensaje de error No coinciden los tipos de datos en la expresión de criterios cuando intente ejecutar la
consulta.
Si usa los datos de ejemplo, haga doble clic en la columna Gastos de envío.
Puede agregar más campos numéricos a la cuadrícula si desea calcular totales generales para esos campos. Una
consulta de totales puede calcular totales generales de más de una columna.
En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.
La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño y Agrupar por aparece en la celda de la columna Gastos de envío.
Cambie el valor de la celda en la fila Total a Suma.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.
Sugerencia Observe que Access agrega "SumaDe" al principio del nombre del campo que va a sumar. Para cambiar
el encabezado de columna a un nombre más significativo, como Total de envíos, cambie a la vista Diseño y haga clic
en la fila Campo de la columna Gastos de envío en la cuadrícula de diseño. Sitúe el cursor junto a Gastos de envío y
escriba Total de envíos, seguido de un signo de punto y coma: Total de envíos: Gastos de envío.
De manera opcional, guarde la consulta y ciérrela.
Calcular un total general que excluye algunos registros
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos y, a
continuación, haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.
Agregue el campo Fecha de pedido de la tabla Pedidos a la primera columna en la cuadrícula de diseño de la
consulta.
En la fila Criterios de la primera columna, escriba Fecha()"- 1. Esta expresión excluye los registros correspondientes
a la fecha actual del total calculado.
A continuación, cree la columna que calcule la cantidad de ventas de cada transacción. Escriba la siguiente
expresión en la fila Campo de la segunda columna en la cuadrícula:
Valor de total de ventas: (1-[Detalles de pedidos].[Descuento]/100)*([Detalles de pedidos].[Precio de la
unidad]*[Detalles de pedidos].[Cantidad])

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Asegúrese de que la expresión hace referencia a campos establecidos en el tipo de datos Número o Moneda. Si la
expresión hace referencia a campos establecidos en otros tipos de datos, Access mostrará el mensaje No coinciden
los tipos de datos en la expresión de criterios cuando intente ejecutar la consulta.
En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.
La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño y Agrupar por aparece en la primera y la segunda columna.
En la segunda columna, cambie el valor en la celda de la fila Total a Suma. La función Suma agrega las cifras de
ventas individuales.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.
Guarde la consulta con el nombre Ventas diarias.
La próxima vez que abra la consulta en la vista Diseño, puede que observe un pequeño cambio en los valores
especificados en las filas Campo y Total de la columna Valor de total de ventas. La expresión aparece dentro de la
función Suma y en la fila Total se muestra Expresión en vez de Suma.
Por ejemplo, si usa los datos de ejemplo y crea la consulta (tal y como se muestra en los anteriores pasos), verá:
Valor de total de ventas: Suma((1-[Detalles de pedidos].Descuento/100)*([Detalles de pedidos].Precio de la
unidad*[Detalles de pedidos].Cantidad))

Calcular totales de grupo mediante una consulta de totales

En esta sección se explica cómo crear una consulta de totales que calcule subtotales de grupos de datos. Cuando
proceda, recuerde que, de forma predeterminada, una consulta de totales puede incluir únicamente el campo o los
campos que contienen los datos de grupo, como un campo de "categorías", y el campo que contiene los datos que
se desean sumar, como un campo de "ventas". Las consultas de totales no pueden incluir otros campos que
describan los elementos de una categoría. Si desea ver esos datos descriptivos, puede crear una segunda consulta
de selección que combine los campos de la consulta de totales con los campos de datos adicionales.
En esta sección se explica cómo crear una consulta de totales y una consulta de selección necesarias para identificar
el total de ventas de cada producto. En los pasos descritos a continuación se supone el uso de estas tablas de
ejemplo:
La tabla Productos
Id. de producto Nombre de producto Precio Categoría
1 Muñeco de acción - Programador 12,95 $ Muñecos
2 Diversión con C# (Un juego de mesa para toda la familia) 15,85 $ Juegos y puzzles
3 Diagrama de base de datos relacional 22,50 $ Arte y marquetería
4 El chip mágico (500 piezas) 32,65 $ Arte y marquetería
5 ¡Access! ¡El juego! 22,95 $ Juegos y puzzles
6 Aficionados a la informática y criaturas míticas 78,50 $ Videojuegos
7 Ejercicios para aficionados a la informática 14,88 $ DVD y películas
8 Disco volador 36,75 $ Deportes
9 Unidad externa de disquete de 5,25" (escala 1:4) 65,00 $ Maquetas y aficiones
10 Muñeco - Burócrata 78,88 $ Muñecos
11 Penumbra 53,33 $ Videojuegos
12 Construya su propio teclado 77,95 $ Maquetas y aficiones
La tabla Detalles de pedidos
Id. de Id. de Nombre de producto Id. de Precio de la Cantidad Descuento
detalle pedido producto unidad
1 1 Construya su propio teclado 12 77,95 $ 9 5%
2 1 Muñeco - Burócrata 2 78,88 $ 4 7,5%
3 2 Ejercicios para aficionados a la 7 14,88 $ 6 4%
informática
4 2 El chip mágico 4 32,65 $ 8 0
5 2 Aficionados a la informática y 6 78,50 $ 4 0
criaturas míticas
6 3 ¡Access! ¡El juego! 5 22,95 $ 5 15%
7 4 Muñeco de acción - 1 12,95 $ 2 6%
Programador
8 4 Disco volador 8 36,75 $ 8 4%
9 5 Unidad externa de disquete de 9 65,00 $ 4 10%
5,25" (escala 1:4)
10 6 Diagrama de base de datos 3 22,50 $ 12 6,5%
relacional
11 7 Penumbra 11 53,33 $ 6 8%

128
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

12 7 Diagrama de base de datos 3 22,50 $ 4 9%

relacional
En los siguientes pasos, se supone que hay una relación uno a varios entre los campos Id. de producto de la tabla
Detalles de pedidos, y que la tabla Pedidos reside en el lado "uno" de la relación.
Crear la consulta de totales
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione las tablas con las que desee trabajar, haga clic en Agregar y, a
continuación, haga clic en Cerrar cuando termine de agregar las tablas.
O bien,
Haga doble clic en las tablas que desee usar y, a continuación, haga clic en Cerrar. Cada tabla aparece como una
ventana en la sección superior del diseñador de consultas.
Si usa las tablas de ejemplo que figuran más arriba, agregue las tablas Productos y Detalles de pedidos.
Haga doble clic en los campos de tabla que desee usar en la consulta.
En general, se agregan sólo el campo de grupo y el campo de valor a la consulta. No obstante, se puede usar un
cálculo en vez de un campo de valor. En los siguientes pasos se explica cómo hacerlo.
Agregue el campo Categoría de la tabla Productos a la cuadrícula de diseño.
Cree la columna que calcule la cantidad de ventas de cada transacción escribiendo la siguiente expresión en la
segunda columna de la cuadrícula:
Valor de total de ventas: (1-[Detalles de pedidos].[Descuento]/100)*([Detalles de pedidos].[Precio de la
unidad]*[Detalles de pedidos].[Cantidad])
Asegúrese de que los campos a los que hace referencia en la expresión están establecidos en el tipo de datos
Número o Moneda. Si hace referencia a campos de otros tipos de datos, Access mostrará el mensaje de error No
coinciden los tipos de datos en la expresión de criterios cuando intente cambiar a la vista Hoja de datos.
En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.
La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño y, en esa fila, Agrupar por aparece en la primera y la segunda
columna.
En la segunda columna, cambie el valor de la fila Total a Suma. La función Suma agrega las cifras de ventas
individuales.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.
Mantenga la consulta abierta para usarla en la siguiente sección.
Usar criterios con una consulta de totales
La consulta creada en la anterior sección incluye todos los registros de las tablas subyacentes. No excluye ningún
pedido cuando calcula los totales y muestra los totales de todas las categorías.
Si necesita excluir algunos registros, puede agregar criterios a la consulta. Por ejemplo, puede omitir las
transacciones con un valor menor que 100 $ o calcular totales de sólo algunas de las categorías de producto. En esta
sección se explica cómo usar tres tipos de criterios:
Criterios que omiten determinados grupos cuando se calculan los totales. Por ejemplo, va a calcular totales sólo de
las categorías Videojuegos, Arte y marquetería y Deportes.
Criterios que ocultan determinados totales después de que se hayan calculado. Por ejemplo, puede mostrar
únicamente los totales mayores que 150.000 $.
Criterios que excluyen registros individuales de los totales. Por ejemplo, puede excluir transacciones de ventas
individuales cuando el valor (Precio de la unidad * Cantidad) es menor que 100 $.
En los siguientes pasos se explica cómo agregar los criterios uno por uno y ver el efecto que tienen en los resultados
de la consulta.
Agregar criterios a la consulta
Abra la consulta de la anterior sección en la vista Diseño. Para ello, haga clic con el botón secundario del mouse en
la ficha de documentos correspondiente a la consulta y haga clic en Vista Diseño.
O bien,
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta y haga clic en Vista Diseño.
En la fila Criterios de la columna Id. de categoría, escriba =Muñecos O Deportes O Arte y marquetería.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.
Vuelva a la vista Diseño y, en la fila Criterios de la columna Valor de total de ventas, escriba >100.
Ejecute la consulta para ver los resultados y, a continuación, vuelva a la vista Diseño.
Agregue los criterios para excluir las transacciones de ventas individuales menores que 100 $. Para ello, deberá
agregar otra columna.
No puede especificar el tercer criterio en la columna Valor de total de ventas. Cualquier criterio que especifique en
esta columna se aplica al valor total y no a los valores individuales.
Copie la expresión de la segunda a la tercera columna.
En la fila Total de la nueva columna, seleccione Ubicación y, en la fila Criterios, escriba >20.
Ejecute la consulta para ver los resultados y, a continuación, guarde la consulta.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

La próxima vez que abra la consulta en la vista Diseño, puede que observe pequeños cambios en la cuadrícula de
diseño. En la segunda columna, la expresión en la fila Campo aparecerá dentro de la función Suma y el valor en la
fila Total mostrará Expresión en vez de Suma.
Valor de total de ventas: Suma((1-[Detalles de pedidos].Descuento/100)*([Detalles de pedidos].Precio de la
unidad*[Detalles de pedidos].Cantidad))
Verá también una cuarta columna, que es una copia de la segunda columna. Sin embargo, los criterios especificados
en la segunda columna aparecerán como parte de la nueva columna.

Sumar datos de varios grupos mediante una consulta de tabla de referencias cruzadas

Una consulta de tabla de referencias cruzadas es un tipo especial de consulta que muestra los resultados en una
cuadrícula similar a una hoja de cálculo de Excel. Las consultas de tabla de referencias cruzadas resumen los valores
y, a continuación, los agrupan por dos conjuntos de hechos: uno en la parte lateral (un conjunto de encabezados de
fila) y otro en la parte superior (un conjunto de encabezados de columna). En esta ilustración se muestra parte del
conjunto de resultados de la consulta de tabla de referencias cruzadas de ejemplo:

Cuando proceda, recuerde que una consulta de tabla de referencias cruzadas no siempre rellena todos los campos
del conjunto de resultados porque las tablas usadas en la consulta no siempre contienen valores para cada punto de
datos posible.
Cuando se crea una consulta de tabla de referencias cruzadas, se incluyen normalmente datos de más de una tabla
y se incluyen siempre tres tipos de datos: los datos usados como encabezados de fila, los datos usados como
encabezados de columna y los valores que se desean sumar o calcular de alguna otra forma.
Para los pasos descritos en esta sección se supone el uso de las siguientes tablas:
La tabla Pedidos
Fecha de pedido Fecha de envío Ciudad de envío Gastos de envío
14.11.2005 15.11.2005 Yakarta 55,00 $
14.11.2005 15.11.2005 Sydney 76,00 $
16.11.2005 17.11.2005 Sydney 87,00 $
17.11.2005 18.11.2005 Yakarta 43,00 $
17.11.2005 18.11.2005 París 105,00 $
17.11.2005 18.11.2005 Stuttgart 112,00 $
18.11.2005 19.11.2005 Viena 215,00 $
19.11.2005 20.11.2005 Miami 525,00 $
20.11.2005 21.11.2005 Viena 198,00 $
20.11.2005 21.11.2005 París 187,00 $
21.11.2005 22.11.2005 Sydney 81,00 $
23.11.2005 24.11.2005 Yakarta 92,00 $
La tabla Detalles de pedidos
Id. de Nombre de producto Id. de Precio de la Cantidad Descuento
pedido producto unidad
1 Construya su propio teclado 12 77,95 $ 9 5%
1 Muñeco - Burócrata 2 78,88 $ 4 7,5%
2 Ejercicios para aficionados a la 7 14,88 $ 6 4%
informática
2 El chip mágico 4 32,65 $ 8 0
2 Aficionados a la informática y criaturas 6 78,50 $ 4 0
míticas
3 ¡Access! ¡El juego! 5 22,95 $ 5 15%
4 Muñeco de acción - Programador 1 12,95 $ 2 6%
4 Disco volador 8 36,75 $ 8 4%
5 Unidad externa de disquete de 5,25" 9 65,00 $ 4 10%
(escala 1:4)
6 Diagrama de base de datos relacional 3 22,50 $ 12 6,5%

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

7 Penumbra 11 53,33 $ 6 8%
7 Diagrama de base de datos relacional 3 22,50 $ 4 9%
En los siguientes pasos se explica cómo crear una consulta de tabla de referencias cruzadas que agrupe el total de
ventas por ciudad. La consulta usa dos expresiones para devolver una fecha con formato y un total de ventas.
Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tablas, haga doble clic en las tablas que desee usar en la consulta y, a continuación,
haga clic en Cerrar.
Cada tabla aparece como una ventana en la sección superior del diseñador de consultas.
Si usa las tablas de ejemplo, haga doble clic en la tabla Pedidos y en la tabla Detalles de pedidos.
Haga doble clic en los campos que desee usar en la consulta.
Cada nombre de campo aparece en una celda en blanco de la fila Campo de la cuadrícula de diseño.
Si usa las tablas de ejemplo, agregue los campos Ciudad de envío y Fecha de envío de la tabla Pedidos.
En la siguiente celda en blanco de la fila Campo, copie y pegue o escriba esta expresión: Total de ventas:
Suma(CMoneda([Detalles de pedidos].[Precio de la unidad]*[Cantidad]*(1-[Descuento])/100)*100).
En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Tabla de referencias cruzadas.
La fila Total y la fila Tabla de referencias cruzadas aparecen en la cuadrícula de diseño.
Haga clic en la celda de la fila Total del campo Ciudad y seleccione Agrupar por. Haga lo mismo para el campo Fecha
de envío. Cambie el valor de la celda Total del campo Total de ventas a Expresión.
En la fila Tabla de referencias cruzadas, establezca la celda del campo Ciudad en Encabezado de fila, establezca el
campo Fecha de envío en Encabezado de columna y establezca el campo Total de ventas en Valor.
En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Los resultados de la consulta aparecen en la vista Hoja de datos.

Referencia a las funciones de agregado

En esta tabla se recogen y se describen las funciones de agregado incluidas en Access que se pueden usar en la fila
Total y en las consultas. Recuerde que Access incluye más funciones de agregado para las consultas que para la fila
Total. Además, si trabaja con un proyecto de Access (un cliente de Access conectado a una base de datos de
Microsoft SQL Server), se puede usar el conjunto más amplio de funciones de agregado de SQL Server.
Función Descripción Se usa con los tipos de datos
Promedio Calcula el valor medio de una columna. La columna Número, Moneda, Fecha/Hora
debe contener datos numéricos, de moneda o de
fecha y hora. La función pasa por alto los valores
nulos.
Cuenta Cuenta el número de elementos en una columna. Todos los tipos de datos excepto datos
escalares extensibles complejos, como una
columna de listas multivalor.
Para obtener más información sobre las listas
multivalor, vea los artículos Guía de campos
multivalor y Agregar o cambiar un campo de
búsqueda que permita almacenar varios
valores.
Máximo Devuelve el elemento de mayor valor. En el caso Número, Moneda, Fecha/Hora
de los datos de texto, el mayor valor es el último
valor alfabético y Access no distingue mayúsculas
de minúsculas. La función pasa por alto los valores
nulos.
Mínimo Devuelve el elemento de menor valor. En el caso Número, Moneda, Fecha/Hora
de los datos de texto, el menor valor es el primer
valor alfabético y Access no distingue mayúsculas
de minúsculas. La función pasa por alto los valores
nulos.
Desviación Mide el grado de dispersión de los valores Número, Moneda
estándar respecto a un valor promedio (una media).
Para obtener más información sobre cómo usar
esta función, vea el artículo Mostrar totales de
columna en una hoja de datos.
Suma Suma los elementos de una columna. Funciona Número, Moneda
únicamente con datos numéricos y monetarios.
Varianza Mide la varianza estadística de todos los valores de

131
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

la columna. Esta función se puede usar

únicamente con datos numéricos y monetarios. Si
la tabla contiene menos de dos filas, Access
devuelve un valor nulo.
Para obtener más información sobre las funciones
de varianza, vea el artículo Mostrar totales de
columna en una hoja de datos.

Facilitar la lectura de datos de resumen mediante una consulta de tabla de referencias cruzadas

Una consulta de tabla de referencias cruzadas es un tipo de consulta de selección (consulta de selección: consulta
que formula una pregunta sobre los datos almacenados en las tablas y devuelve un conjunto de resultados en forma
de una hoja de datos sin modificar los datos de las tablas.). Al ejecutar una consulta de tabla de referencias
cruzadas, los resultados se muestran en una hoja de datos que tiene una estructura diferente a la de otros tipos de
hojas de datos.
La estructura de una consulta de tabla de referencias cruzadas puede hacer que la lectura sea más fácil que con una
simple consulta de selección que proporcione los mismos datos, como se muestra en la siguiente ilustración.

1. Esta consulta de selección agrupa los datos de resumen verticalmente por empleado y categoría.
2. Una consulta de tabla de referencias cruzadas puede mostrar los mismos datos, pero los agrupa de forma
horizontal y vertical para que la hoja de datos sea más compacta y resulte más fácil de leer.

Crear consultas de tabla de referencias cruzadas

Al crear una consulta de tabla de referencias cruzadas se especifica qué campos contienen encabezados de fila, qué
campo contiene encabezados de columna y qué campo contiene valores que resumir. Sólo puede utilizar un campo
cuando especifique encabezados de columna y valores que resumir. Puede usar hasta tres campos cuando
especifique encabezados de fila.

También puede usar una expresión para producir los encabezados de fila, encabezados de columna o valores que
resumir.

1. Una, dos o tres columnas en este lado contienen encabezados de fila. Los nombres de los campos que se
usan como encabezados de fila aparecen en la fila superior de estas columnas.
2. Los encabezados de fila aparecen aquí. El número de filas de la hoja de datos de tabla de referencias
cruzadas puede aumentar rápidamente si se utiliza más de un campo de encabezado de fila, ya que se
muestran cada una de las combinaciones de encabezados de fila.
3. Las columnas de este lado contienen encabezados de columna y valores de resumen. Tenga en cuenta
que el nombre del campo de encabezado de columna no aparece en la hoja de datos.
4. Los valores de resumen aparecen aquí.

Métodos para crear la consulta de tabla de referencias cruzadas

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Usar el Asistente para consultas de tabla de referencias cruzadas El Asistente para consultas de tabla de referencias
cruzadas suele ser la forma más rápida y sencilla de crear una consulta de este tipo. Realiza la mayor parte del
trabajo por el usuario, pero hay algunas opciones que el asistente no ofrece.
El asistente proporciona las siguientes ventajas:
Es fácil de usar. Para utilizar el asistente, debe iniciarlo y responder a una serie de preguntas guiadas.
Puede agrupar automáticamente las fechas por intervalos. Si utiliza un campo que contiene datos de fecha y hora
para los encabezados de columna, el asistente también le ayuda a agrupar las fechas por intervalos, como meses o
trimestres.
Sugerencia Si desea usar valores de un campo de fecha y hora para los encabezados de columna, pero desea
agrupar las fechas por intervalos que el asistente no proporciona, como años fiscales o bienios, no utilice el
asistente para crear la consulta. En su lugar, cree la consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseño y
utilice una expresión para crear los intervalos.
Se puede usar como punto de partida. Puede usar el asistente para crear la consulta básica de tabla de referencias
cruzadas que desee y, después, ajustar el diseño de la consulta en la vista Diseño.
Sin embargo, con el asistente, no puede:
Usar más de una tabla o consulta como origen de registros (origen de registros: origen de datos subyacente de un
formulario, informe o página de acceso a datos. En una base de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta
o una instrucción SQL. En un proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una instrucción SQL o un
procedimiento almacenado.).
Usar una expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones
y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones puede realizar cálculos,
manipular caracteres o probar datos.) para crear campos.
Agregar un mensaje de solicitud de parámetros (consulta de parámetros: consulta en la que un usuario especifica
interactivamente uno o más valores de criterio. Una consulta de parámetros no es un tipo diferente de consulta;
más bien, extiende la flexibilidad de una consulta.).
Especificar una lista de valores fijos para utilizarlos como encabezados de columna.
En el último paso del asistente, puede elegir si desea modificar la consulta en la vista Diseño. Esto le permite
agregar elementos de diseño de consulta que el asistente no admite, como orígenes de registros adicionales.
Trabajar en la vista Diseño La vista Diseño le ofrece mayor control del diseño de la consulta. Admite las
características que no están disponibles en el asistente.
Considere la posibilidad de usar la vista Diseño para crear la consulta de tabla de referencias cruzadas si desea:
Tener mayor control del proceso. El asistente toma algunas decisiones por el usuario.
Usar más de una tabla o consulta como un origen de registros.
Agregar un mensaje de solicitud de parámetros a la consulta.
Usar expresiones como campos en la consulta.
Especificar una lista de valores fijos para utilizarlos como encabezados de columna.
Practicar el uso de la cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño: cuadrícula utilizada para diseñar una consulta o un
filtro en la vista Diseño de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrícula se
conocía antes como la cuadrícula QBE.).
Escribir una consulta en la vista SQL Puede escribir una consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista SQL si
lo prefiere. Sin embargo, no puede especificar tipos de datos de parámetros mediante la vista SQL. Si desea usar un
parámetro en la consulta de tabla de referencias cruzadas, debe especificar el tipo de datos de parámetros
modificando la consulta en la vista Diseño.
Recuerde: no hay limitación de usar un solo método para crear una consulta de tabla de referencias cruzadas.
Puede usar el asistente para crear la consulta y, después, utilizar la vista Diseño para modificar el diseño de la
consulta.

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas con el Asistente para consultas de tabla de
referencias cruzadas

El uso del Asistente para consultas de tabla de referencias cruzadas requiere que utilice una sola tabla o consulta
como origen de registros para la consulta. Si una única tabla no tiene todos los datos que desea incluir en la
consulta, comience por crear una consulta de selección que devuelva los datos que desee. Para obtener más
información acerca de la creación de una consulta de selección, consulte la sección Vea también.
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Asistente para consultas.
En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asist. consultas de tabla ref. cruzadas y en Aceptar.
Se inicia el Asistente para consultas de tabla de referencias cruzadas.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En la primera página del asistente, elija la tabla o consulta que desee usar para crear una consulta de tabla de
referencias cruzadas.
En la siguiente página, elija el campo que contiene los valores que desee usar como encabezados de columna.
Puede seleccionar hasta tres campos para usarlos como orígenes de encabezados de fila, pero cuantos menos
encabezados de fila utilice, más fácil será de leer la hoja de datos de tabla de referencias cruzadas.
Si elige más de un campo para los encabezados de fila, el orden en que elija los campos determinará el orden
predeterminado en el que ordenarán los resultados.
En la siguiente página, elija el campo que contiene los valores que desee usar como encabezados de columna.
En general, debe elegir un campo que contenga pocos valores para facilitar la lectura de los resultados. Por ejemplo,
puede ser preferible utilizar un campo que sólo tenga algunos valores posibles (por ejemplo, sexo) que utilizar un
campo que pueda contener muchos valores diferentes (por ejemplo, edad).
Si el campo que use para los encabezados de columna tiene un tipo de datos de fecha y hora, el asistente agregará
un paso que le permitirá especificar cómo agrupar las fechas por intervalos, por ejemplo meses o trimestres.
Si elige un campo de fecha y hora para los encabezados de columna, en la siguiente página del asistente se le pedirá
que especifique el intervalo por el que desea agrupar las fechas. Puede especificar Año, Trimestre, Mes, Fecha o
Fecha/Hora. Si no elige un campo de fecha y hora para los encabezados de columna, el asistente omitirá esta
página.
En la siguiente página, elija un campo y una función para calcular valores de resumen. El tipo de datos (tipo de datos
de campo: característica de un campo que determina el tipo de datos que puede almacenar. Por ejemplo, un campo
cuyo tipo de datos es Texto puede almacenar datos que consten de letras o números, pero un campo de tipo
Numérico sólo puede almacenar datos numéricos.) del campo que seleccione determinará qué funciones están
disponibles.
En la misma página, active o desactive la casilla de verificación Sí, incluir sumas de filas para incluir o excluir las
sumas de fila.
Si incluye sumas de fila, la consulta de tabla de referencias cruzadas tendrá un encabezado de fila adicional que
utiliza el mismo campo y función que el valor del campo. Al incluir una suma de fila se inserta una columna adicional
que resume las demás columnas. Por ejemplo, si la consulta calcula el promedio de edad por ubicación y sexo (con
encabezados de columna de sexo), la columna adicional calcula el promedio de edad por ubicación para todos los
sexos.
Puede cambiar la función que se utiliza para producir sumas de fila editando la consulta de tabla de referencias
cruzadas en la vista Diseño.
En la siguiente página del asistente, escriba un nombre para la consulta y, después, especifique si desea ver los
resultados o modificar el diseño de la consulta.

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseño

Al utilizar la vista Diseño para crear la consulta de tabla de referencias cruzadas, puede usar todos los orígenes de
registros (tablas y consultas) que desee. Sin embargo, puede simplificar el diseño si crea primero una consulta de
selección que devuelva todos los datos que desea y, después, usa dicha consulta como único origen de registros
para la consulta de tabla de referencias cruzadas. Para obtener más información acerca de la creación de una
consulta de selección.
Al crear una consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseño, se utilizan las filas Total y Tab ref cruz de la
cuadrícula de diseño para especificar qué valores de campo se convertirán en encabezados de columna, cuáles se
convertirán en encabezados de fila y para qué campo se debe proporcionar la suma, promedio, recuento u otro
cálculo.

1. La configuración de estas filas determina si el campo es un encabezado de fila, un encabezado

de columna o un valor de resumen.
2. Esta configuración muestra los valores del campo como encabezados de fila.
3. Esta configuración muestra los valores del campo como encabezados de columna.
4. Esta configuración produce los valores de resumen.

Crear la consulta

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en cada tabla o consulta que desee usar como origen de
registros.
Si utiliza más de un origen de registros, asegúrese de que las tablas o consultas se combinan (combinación:
asociación entre un campo de una tabla o consulta y un campo del mismo tipo de datos de otra tabla o consulta. Las
combinaciones indican al programa cómo se relacionan los datos. Los registros que no coinciden pueden incluirse o
excluirse, dependiendo del tipo de combinación.) por campos que tengan en común. Para obtener más información
acerca de la combinación de tablas y consultas, consulte la sección Vea también.
Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Tabla de referencias cruzadas.
En la ventana de diseño de la consulta, haga doble clic en cada campo que desee usar como origen de encabezados
de fila. Puede seleccionar hasta tres campos para los encabezados de fila.
En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Tab ref cruz de cada campo de encabezado de fila, seleccione
Encabezado de fila.
Puede especificar una expresión en la fila Criterios para limitar los resultados de dicho campo. También puede usar
la fila Orden para especificar un criterio de ordenación para un campo.
En la ventana de diseño de la consulta, haga doble clic en el campo que desee usar como origen de encabezados de
columna. Para los encabezados de columna, sólo puede seleccionar un campo.
En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Tab ref cruz del campo de encabezado de columna, seleccione
Encabezado de columna.
Puede escribir una expresión en la fila Criterios para limitar los resultados del campo de encabezado de columna.
Sin embargo, el uso de una expresión de criterios con el campo de encabezado de columna no limita el número de
columnas que devuelve la consulta de tabla de referencias cruzadas. En su lugar, limita qué columnas contienen
datos. Por ejemplo, suponga que tiene un campo de encabezado de columna con tres valores posibles: rojo, verde y
azul. Si aplica el criterio ='azul' al campo de encabezado de columna, la consulta seguirá mostrando una columna
para rojo y otra para verde, pero sólo la columna de azul contendrá datos.
Si desea limitar los valores que se muestran como encabezados de columna, puede especificar una lista de valores
fijos mediante la propiedad Encabezados de columna de la consulta. Para obtener más información.
En la ventana de diseño de la consulta, haga doble clic en el campo que desee usar para calcular valores de
resumen. Sólo puede seleccionar un campo que se utilice para valores de resumen.
En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Total del campo de valores de resumen, seleccione una función
de agregado que se utilizará para calcular los valores.
En la fila Tab ref cruz del campo de valores de resumen, seleccione Valor.
No se pueden especificar criterios para un campo de valores de resumen ni ordenar por él.
En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

Especificar valores fijos para los encabezados de columna

Si desea especificar valores fijos para los encabezados de columna, puede establecer la propiedad Encabezados de
columna de la consulta.
Abra la consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseño.
Si la hoja de propiedades no está a la vista, presione F4 para mostrarla.
En la hoja de propiedades, justo encima de la ficha General, asegúrese de que el Tipo de selección es Propiedades
de la consulta. Si no es así, haga clic en un lugar vacío del espacio situado encima de la cuadrícula de diseño de la
consulta.
En la hoja de propiedades, en la ficha General, en la propiedad Encabezados de columna, especifique una lista de
valores separados por comas que desee usar como encabezados de columna.
Algunos caracteres (por ejemplo, la mayoría de las marcas de puntuación) no están permitidos en los encabezados
de columna. Si utiliza estos caracteres en la lista de valores, Access sustituye cada uno de ellos por el carácter de
subrayado (_).

Usar una consulta como origen de registros de un formulario o informe

En muchas ocasiones, una tabla no puede proporcionar por sí misma los datos necesarios para crear un formulario
o informe determinado. Puede que se desee usar datos de más de una tabla, resumir los datos de una tabla o usar
los datos de una sola tabla pero al mismo tiempo usar una relación que guarde esa tabla con otra tabla para
determinar los registros incluidos en el conjunto de registros (conjunto de registros: nombre colectivo dado a los
objetos Recordset de tipo Table, Dynaset y Snapshot, que son conjuntos de registros que se comportan como
objetos.).

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En esos casos, se puede crear una consulta para obtener exactamente los datos con los que se desee trabajar y, a
continuación, usar esa consulta como origen de registros del formulario o informe. Para ello, se pueden usar varios
métodos. En este artículo se explica cómo se usa cada uno de los métodos, tanto para los formularios como para los
informes.
Este artículo no aborda todos los pasos necesarios para crear un formulario o informe.
Para obtener más información sobre la creación de formularios e informes.

Usar una consulta como origen de registros de un formulario

Hay tres formas básicas de usar una consulta como origen de registros de un formulario.
Crear un formulario mediante el Asistente para formularios
Se especifica la consulta que se desea usar en la primera página del asistente. La consulta ya debe existir.
En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Más formularios y, a continuación, en Asistente para
formularios.
Se inicia el Asistente para formularios.
En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en el nombre de la consulta que desee usar como origen de
registros del formulario.
En el cuadro de lista Campos disponibles, haga doble clic en cada uno de los campos que desee usar.
Al hacer doble clic en un campo, éste se agrega al cuadro de lista Campos seleccionados.
Haga clic en Siguiente cuando termine de agregar campos.
Establecer la propiedad Origen de registros en una consulta en la vista Diseño del formulario
Va a crear un formulario en la vista Diseño y establecer el valor de la propiedad Origen de registros del formulario
en la consulta existente que desee usar.
En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Diseño de formulario.
Si ve un botón Formulario sencillo en lugar de uno Diseño del formulario, haga clic en la flecha que está junto a
Formulario sencillo y, a continuación, elija Diseño del formulario.
Si no está abierta la hoja de propiedades del formulario, presione F4 para abrirla.
En la hoja de propiedades, en la ficha Datos, haga clic en el cuadro de la propiedad Origen de registros.
Siga uno de estos procedimientos:
Comience a escribir el nombre de la consulta que desee usar como origen de registros del formulario.
Access rellena automáticamente el nombre del objeto mientras escribe.
Haga clic en la flecha abajo y, a continuación, seleccione la consulta que desee usar en la lista desplegable que
aparece.
Crear una consulta nueva mediante el botón Generar en la vista Diseño del formulario
Va a crear un formulario en la vista Diseño y usar el botón Generar ( situado en el cuadro de la propiedad
Origen de registros para crear una nueva consulta que va a usar como origen de registros del formulario.
En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Diseño de formulario.
Si ve un botón Formulario sencillo en lugar de uno Diseño del formulario, haga clic en la flecha que está junto a
Formulario sencillo y, a continuación, elija Diseño del formulario.
Si no está abierta la hoja de propiedades del formulario, presione F4 para abrirla.
En la hoja de propiedades, en la ficha Datos, haga clic en el cuadro de la propiedad Origen de registros.
Haga clic en .
Se abre una nueva consulta en la vista Diseño.
Diseñe la consulta y, a continuación, guárdela y ciérrela.

Usar una consulta como origen de registros de un informe

Hay tres formas básicas de usar una consulta como origen de registros de un informe.
Crear un informe mediante el Asistente para informes
En la primera página del asistente, se especifica la consulta que se desea usar. Ya debe existir la consulta.
En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente para informes.
Se inicia el Asistente para informes.
En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en el nombre de la consulta que desee usar como origen de
registros del informe.
En el cuadro de lista Campos disponibles, haga doble clic en cada uno de los campos que desee usar.
Al hacer doble clic en un campo, éste se agrega al cuadro de lista Campos seleccionados.
Establecer la propiedad Origen de registros en una consulta en la vista Diseño del informe
Va a crear un informe en la vista Diseño y establecer el valor de la propiedad Origen de registros del informe en la
consulta existente que desee usar.
En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Diseño de informe.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Si ve un botón Informe sencillo en lugar de uno Diseño de informe, haga clic en la flecha que está junto a Informe
sencillo y, a continuación, elija Diseño de informe.
Si no está abierta la hoja de propiedades del informe, presione F4 para abrirla.
En la hoja de propiedades, en la ficha Datos, haga clic en el cuadro de la propiedad Origen de registros.
Si no se muestra el cuadro de propiedad Origen de registro, asegúrese de que esté viendo las propiedades del
propio informe, en lugar de las propiedades de un control concreto que esté abierto en el informe.
Siga uno de estos procedimientos:
Comience a escribir el nombre de la consulta que desee usar como origen de registros del informe.
Access rellena automáticamente el nombre del objeto mientras escribe.
Haga clic en la flecha abajo y, a continuación, seleccione la consulta que desee usar en la lista desplegable que
aparece.

Crear una consulta nueva mediante el botón Generar en la vista Diseño del informe

Va a crear un informe en la vista Diseño y usar el botón Generar ( ) situado en el cuadro de la propiedad Origen
de registros para crear una nueva consulta que va a usar como origen de registros del informe.
En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Diseño de informe.
Si ve un botón Informe sencillo en lugar de uno Diseño de informe, haga clic en la flecha que está junto a Informe
sencillo y, a continuación, elija Diseño de informe.
Si no está abierta la hoja de propiedades del informe, presione F4 para abrirla.
En la hoja de propiedades, en la ficha Datos, haga clic en el cuadro de la propiedad Origen de registros.
Haga clic en . Se abre una nueva consulta en la vista Diseño.
Diseñe la consulta y, a continuación, guárdela y ciérrela.

Usar parámetros en consultas e informes

Puede usar criterios en una consulta en Microsoft Office Access 2010 para limitar el conjunto de registros que la
consulta va a devolver. Consideremos el siguiente caso.
Supongamos que tiene una consulta denominada Último pedido, que devuelve los nombres y direcciones de sus
clientes junto con la fecha en la que envió su último pedido. Acaba de agregar algunos productos nuevos e
interesantes al inventario y al catálogo. Cada vez que envía un pedido, incluye una copia del actual catálogo. Prevé
que los nuevos productos van a tener mucho éxito y desea asegurarse de que todos los clientes los conocen. Desea
enviar un nuevo catálogo a todos los clientes que aún no lo hayan recibido junto con un pedido.
Por este motivo, desea crear una lista de correo con los nombres y direcciones de los clientes cuyo último pedido se
envió antes de publicarse el nuevo catálogo. Para ello, aplica un criterio al campo de fecha de envío de la consulta
Último pedido. El criterio especifica que la fecha que figura en ese campo debe ser anterior a la fecha en la que se
inició la distribución del nuevo catálogo, por ejemplo, 31/3/2006. Cuando ejecute la consulta, obtendrá una lista de
correo que contenga únicamente los clientes que no han recibido el nuevo catálogo.
Pero, ¿qué sucede si vuelve a producirse esta situación? Podría modificar el diseño de la consulta cambiando el
valor especificado por el criterio pero, ¿no sería genial si la consulta pudiera solicitar una fecha y usar esa fecha para
decidir qué clientes se van a incluir en la lista de correo? Para ello, deberá usar un tipo especial de criterio
denominado parámetro.
Los parámetros también se pueden usar con los informes. Esto permite a los usuarios pasar al informe criterios
cuando lo ejecutan. En este artículo, se muestra cómo usar Office Access 2010 para crear informes que acepten
parámetros.
Puede que los cuadros de diálogo proporcionados por una consulta de parámetros sean insuficientes para sus
objetivos. En esos casos, puede crear un formulario que se ajuste mejor a sus necesidades de recopilación de
parámetros. En este artículo se muestra cómo crear un formulario que recopile parámetros de informe.
En este artículo se supone que está familiarizado con la creación de consultas e informes. Al menos deberá saber
cómo crear una consulta de selección antes de continuar.

Usar parámetros en consultas

Crear una consulta de parámetros es tan fácil como crear una consulta que usa criterios. Puede diseñar una
consulta de modo que pida un solo dato, como un número de pieza, o varios datos, como dos fechas. Por cada
parámetro, una consulta de parámetros muestra un cuadro de diálogo independiente en el que se solicita un valor
para ese parámetro.
Crear una consulta de parámetros

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Cree una consulta de selección y, a continuación, abra la consulta en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que
muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de
acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros
existentes.).
En la fila Criterios del campo al que desee aplicar un parámetro, escriba entre corchetes el texto que debe aparecer
en el cuadro de diálogo del parámetro; por ejemplo:
[País o región de origen:]
Cuando ejecute la consulta de parámetros, el parámetro aparecerá sin corchetes en un cuadro de diálogo.
Repita el paso 2 por cada parámetro que la consulta debe recopilar y aplicar.
Puede seguir los pasos anteriores para crear una consulta de parámetros a partir de cualquiera de los siguientes
tipos de consulta:
Selección
Tabla de referencias cruzadas
Datos anexados
Creación de tabla
Actualización
También puede agregar parámetros a una consulta de unión. Para ello:
Abra la consulta de unión en la vista SQL.
Agregue una cláusula WHERE que contenga cada uno de los campos para los que desee solicitar un parámetro.
Si ya existe una cláusula WHERE, compruebe si los campos para los que desee solicitar un parámetro ya están
incluidos en la cláusula. En caso contrario, agréguelos.
En vez de usar criterios en la cláusula WHERE, inserte indicadores de parámetro que tengan la misma sintaxis que
los parámetros de otros tipos de consulta.
Hacer coincidir parte de un valor de campo con una cadena de parámetro
Quizás desee aplicar un poco de variabilidad en la forma en que la consulta aplica un parámetro. Por ejemplo,
puede que desee que una consulta acepte una cadena de texto y la haga coincidir con parte de un campo. Para ello,
use la palabra clave Como junto con caracteres comodín. Por ejemplo, desea que la consulta solicite un país o una
región de origen y que el valor de campo pertinente contenga la cadena de parámetro. Para ello:
Cree una consulta de selección y, a continuación, abra la consulta en la vista Diseño.
En la fila Criterios del campo al que desee aplicar el parámetro, escriba Como "*"&[, escriba el texto que desee usar
como indicador y, a continuación, escriba ]&"*".
Cuando ejecute la consulta de parámetros, la cadena aparecerá en el cuadro de diálogo sin corchetes y sin la
palabra clave Como o los caracteres comodín.
Cuando la consulta acepte el parámetro, coincidirá con los valores que contiene la cadena de parámetro. Por
ejemplo, la cadena de parámetro us coincide con las filas donde el campo de parámetro tiene el valor Australia y
filas donde el valor es Austria.
Puede usar asimismo la palabra clave Como y los caracteres comodín para especificar que un parámetro debe
coincidir con el inicio o el final de un valor de campo. Para que coincida con el inicio de un valor de campo, omita las
comillas, el carácter comodín y el carácter de y comercial (&) delante del corchete de apertura. Para que coincida
con el final de un valor de campo, omita el carácter de y comercial, las comillas y el carácter comodín situados
detrás del corchete de cierre.
Coincidencia basada en valores desiguales
Puede que desee que una consulta, en vez de devolver las filas con un valor coincidente, devuelva las filas para las
que se cumplan también otras comparaciones. Por ejemplo, desea solicitar un año y desea que se devuelvan las filas
en las que el valor de año es mayor que la cadena de parámetro. Para ello, escriba un operador de comparación a la
izquierda del primer corchete del indicador de parámetro. Por ejemplo, >[Año:].

Usar parámetros en informes

La manera más sencilla de crear un informe que acepte parámetros es usar una consulta de parámetros como
origen de registros del informe. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una
consulta de parámetros que solicite un valor para el mes. Cuando ejecute o imprima el informe, Access mostrará un
cuadro de diálogo en el que se solicite el mes que el informe debe abarcar. Cuando especifique un mes, Access
mostrará o imprimirá el informe apropiado.
También puede convertir fácilmente un informe sencillo basado en una consulta de selección en un informe con
parámetros mediante la adición de parámetros a su consulta de origen. Hay dos formas de hacerlo:
Abra la consulta de origen en la vista Diseño y, a continuación, agregue parámetros a los campos que desee
agregándolos a la fila Criterios de esos campos. Vea la sección Usar parámetros en consultas para obtener
información más detallada.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Abra el informe en la vista Diseño y, a continuación, haga clic en ... junto a la propiedad Origen del registro del
informe. De este modo, se abre la consulta de origen en la vista Diseño. A continuación, podrá agregar parámetros a
la consulta de origen, de acuerdo con lo descrito en la sección Usar parámetros en consultas.
Cuando termine de agregar parámetros a la consulta de origen, guárdela (presionando CTRL+G) y, a continuación,
ciérrela.

Crear un formulario que recopile parámetros de informe

Si bien las consultas de parámetros tienen un cuadro de diálogo integrado que recopila los parámetros, sólo tienen
una funcionalidad básica. Si usa un formulario para recopilar parámetros de informe, podrá disponer de las
siguientes características:
Posibilidad de usar controles específicos del tipo de datos, como controles de calendario para las fechas
Persistencia de los parámetros recopilados
Posibilidad de proporcionar un cuadro combinado o cuadro de lista para la recopilación de parámetros, de modo
que se puede elegir un valor en una lista de valores de datos disponibles
Posibilidad de proporcionar controles para otras funciones, como mostrar u ocultar secciones de un informe
Siga los pasos del 1 al 7 para crear un formulario que recopile parámetros de informe.
Paso 1: Cree un formulario independiente que solicite parámetros de informe
En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Diseño de formulario.
En la vista Diseño, presione F4 para que aparezca la hoja de propiedades y, a continuación, configure las
propiedades del formulario, tal y como se muestra en la siguiente tabla.
Propiedad Valor
Título Escriba el nombre que debe aparecer en la barra de título del formulario.
Vista predeterminada Formulario simple
Permitir vista Formulario Sí
Permitir vista Hoja de datos No
Permitir vista TablaDinámica No
Permitir vista GráficoDinámico No
Barras de desplazamiento Ninguna
Selectores de registro No
Botones de desplazamiento No
Estilo de los bordes Diálogo

Por cada parámetro que va a recopilar el formulario, haga clic en Cuadro de texto en el grupo Controles de la ficha
Diseño.
Configure las propiedades de los cuadros de texto, tal y como se muestra en la tabla siguiente.
Propiedad Valor
Nombre Escriba un nombre que describa el parámetro; por ejemplo, Fecha inicial.
Formato Elija un formato que refleje el tipo de datos del campo de parámetro. Por ejemplo, seleccione Fecha
mediana para un campo de fecha.

Guarde el formulario y asígnele un nombre; por ejemplo, Recolector de parámetros.

En este ejercicio se usa Recolector de parámetros como nombre del formulario. A medida que siga estas
instrucciones, reemplace el nombre asignado al formulario de parámetros del informe con el nombre Recolector de
parámetros.
Paso 2: Cree un módulo que contenga una función que comprueba si ya se ha cargado un formulario
En la ficha Crear, en el grupo Otro, haga clic en Módulo. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha
debajo del botón Macro o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Módulo.
Se abre un nuevo módulo en el Editor de Visual Basic.
Escriba o pegue el siguiente código en el Editor de Visual Basic:
Function IsLoaded(ByVal strFormName As String) As Boolean

Dim oAccessObject As AccessObject

Set oAccessObject = CurrentProject.AllForms(strFormName)

If oAccessObject.IsLoaded Then
If oAccessObject.CurrentView <> acCurViewDesign Then
IsLoaded = True
End If
End If

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Paso 3: Cree un grupo de macros que controle el formulario Recolector de parámetros

En la ficha Crear, en el grupo Otro, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha
debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.
En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Mostrar todas las acciones.
En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Nombres de macro para mostrar la columna Nombres
de macro.
Escriba un nombre de macro, como Cuadro de diálogo Abrir, en la columna Nombre de la macro.
Haga clic en la celda de la columna Acción situada junto al nombre de la nueva macro, haga clic en la flecha
desplegable y, a continuación, haga clic en AbrirFormulario.
En la cuadrícula Argumentos de acción (situada debajo de la cuadrícula de diseño de la macro), configure los
argumentos de acción (argumento de acción: información adicional que requieren algunas acciones de macro, por
ejemplo, el objeto al que afecta la acción o condiciones especiales en las que tiene lugar la acción.), tal y como se
muestra en la siguiente tabla.
Argumento Valor
Nombre del formulario Escriba el nombre que asignó al formulario de parámetros de informe.
Vista Formulario
Modo de datos Modificar
Modo de la ventana Diálogo

En la siguiente celda Acción, haga clic en CancelarEvento para agregar una segunda acción. Se usa esta acción para
cancelar la vista previa o la impresión del informe cuando un usuario hace clic en el botón Cancelar del formulario.
Si no ve la columna Condición, haga clic en Condiciones del grupo Mostrar u ocultar en la ficha Diseño.
En la columna Condición, escriba Not IsLoaded, seguido de un paréntesis de apertura y unas comillas, el nombre
asignado al formulario de parámetros de informe y, a continuación, unas comillas y un paréntesis de cierre. Por
ejemplo, si el formulario se denomina Recolector de parámetros, escriba Not IsLoaded("Recolector de
parámetros").
En la siguiente fila en blanco de la cuadrícula de diseño de la macro, escriba un nombre de macro, como Cuadro de
diálogo Cerrar.
En la celda Acción adyacente, haga clic en la flecha desplegable y, a continuación, haga clic en Cerrar. El informe usa
esta acción para cerrar el formulario de parámetros de informe. Configure los argumentos de la acción, tal y como
se muestra en la siguiente tabla.
Argumento Valor
Tipo de objeto Formulario
Nombre del objeto Escriba el nombre que asignó al formulario de parámetros de informe.
Guardar No

En la siguiente fila en blanco de la cuadrícula de diseño de la macro, escriba un nombre de macro, como Aceptar. En
la celda Acción adyacente, haga clic en la flecha desplegable y, a continuación, haga clic en EstablecerValor. Se usa
esta acción para ocultar el formulario de parámetros de informe cuando el usuario hace clic en Aceptar. Configure
los argumentos de la acción, tal y como se muestra en la siguiente tabla.
Argumento Valor
Elemento [Visible]
Expresión No
En la siguiente fila en blanco de la cuadrícula de diseño de la macro, escriba un nombre de macro, como Cancelar.
En la celda Acción adyacente, haga clic en la flecha desplegable y, a continuación, haga clic en Cerrar. Se usa esta
acción para cerrar el formulario de parámetros de informe cuando el usuario hace clic en Cancelar. Configure los
argumentos de la acción, tal y como se muestra en la siguiente tabla.
Argumento Valor
Tipo de objeto Formulario
Nombre del objeto Escriba el nombre que asignó al formulario de parámetros de informe.
Guardar No

Guarde y cierre el grupo de macros. Especifique un nombre para el grupo de macros; por ejemplo, Recolector de
parámetros.
Paso 4: Agregue al formulario los botones de comando Aceptar y Cancelar.
Vuelva a abrir el formulario Recolector de parámetros en la vista Diseño.
Asegúrese de que no esté seleccionada la opción Utilizar asistentes para controles en el grupo Controles de la ficha
Diseño.
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Botón.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Sitúe el puntero debajo de los cuadros de texto del formulario y, después, arrastre para crear un botón de comando
Aceptar.
Si no ve la hoja de propiedades, presione F4 para que aparezca.
Configure las propiedades del botón Aceptar, tal y como se muestra en la tabla siguiente.
Propiedad Valor
Nombre Aceptar
Título Aceptar
Predeterminado Sí
Al hacer clic Escriba el nombre de la macro; por ejemplo, Recolector de parámetros.Aceptar.

Cree un botón de comando Cancelar y configure sus propiedades, tal y como se muestra en la tabla siguiente.
Propiedad Valor
Nombre Cancelar
Título Cancelar
Al hacer clic Escriba el nombre de la macro; por ejemplo, Recolector de parámetros.Cancelar.

Guarde y cierre el formulario.

Paso 5: Introduzca los criterios en la consulta o el procedimiento almacenado subyacente del informe
Abra la consulta o el procedimiento almacenado subyacente del informe en la vista Diseño.
Especifique los criterios para los datos. En la expresión (expresión: cualquier combinación de operadores
matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo
valor. Las expresiones puede realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.), use el objeto Formularios, el
nombre del formulario y los nombres de los controles (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un
cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los
usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la
lectura de la interfaz.) en los criterios:
Por ejemplo, en una base de datos de Access (.accdb o .mdb), para un formulario denominado Recolector de
parámetros, use la siguiente expresión para referirse a los controles denominados Fecha de inicio y Fecha de fin en
la consulta:
Entre [Formularios]![Recolector de parámetros]![Fecha de inicio] Y [Formularios]![Recolector de
parámetros]![Fecha de fin]
En un proyecto de Access (proyecto de Microsoft Access: archivo de Access que se conecta con una base de datos
de Microsoft SQL Server y se utiliza para crear aplicaciones cliente-servidor. Un archivo de proyecto no contiene
datos ni objetos basados en definiciones de datos, como, por ejemplo, tablas o vistas.) (.adp), primero debe asignar
un nombre explícito a los parámetros del procedimiento almacenado; por ejemplo:
@Fecha_inicio fechayhora, @Fecha_fin fechayhora
A continuación, debe usar esos parámetros en la cláusula WHERE; por ejemplo:
WHERE Ventas.FechaEnvío Entre @Fecha_inicio Y @Fecha_fin
En un proyecto de Access, la referencia a los controles del formulario se establece en la propiedad
ParámetrosEntrada del informe, tal y como se muestra en el siguiente procedimiento.
Paso 6: En un proyecto de Access, establezca la propiedad ParámetrosEntrada del informe principal.
Abra el informe en la vista Diseño.
Establezca la propiedad ParámetrosEntrada del informe en una cadena que especifique los parámetros que se
pasan al procedimiento almacenado al que está enlazado el informe.
Al igual que en el ejemplo siguiente, la cadena debe ser una expresión que incluya los parámetros especificados en
el procedimiento almacenado así como la referencia a los controles del cuadro de diálogo:
@Fecha_inicio fechayhora = [Formularios]![Recolector de parámetros]![Fecha de inicio], @Fecha_fin fechayhora =
[Formularios]![Recolector de parámetros]![Fecha de fin]
Paso 7: Adjunte las macros al informe principal
Abra el informe en la vista Diseño.
Si no ve la hoja de propiedades, presione F4 para que aparezca.
Configure las propiedades del informe, tal y como se muestra en la siguiente tabla.
Propiedad Valor
Al abrir Escriba el nombre de la macro que abra el formulario; por ejemplo, Recolector de parámetros.Cuadro
de diálogo Abrir.
Al cerrar Escriba el nombre de la macro que cierre el formulario; por ejemplo, Recolector de
parámetros.Cuadro de diálogo Cerrar.

Buscar, ocultar o eliminar datos duplicados

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Obtener información sobre los datos duplicados

Una de las razones primordiales del uso de una base de datos relacional es la de evitar los datos duplicados. No
obstante, a lo largo de la vida útil de las bases de datos, a menudo adquieren valores duplicados, especialmente
cuando son varios los usuarios los que proporcionan datos. En general, al eliminar los datos duplicados, se ahorra
dinero en materia de almacenamiento y se aumenta la precisión de los datos. Esa precisión, a su vez, puede ayudar
a tomar mejores decisiones corporativas. Por ejemplo, si se indica varias veces un pedido de venta, puede que el
cliente reciba mercancías que no necesite y esa redundancia puede aumentar los costos de envío y de contabilidad.
Qué significa realmente la duplicación
Antes de proceder a la identificación y eliminación de registros duplicados, recuerde que el conocimiento de los
datos es fundamental. A diferencia del proceso de diseño de las bases de datos, no se puede observar un conjunto
de reglas o procedimientos específicos para buscar y eliminar con precisión los registros duplicados. Recuerde un
hecho: las consultas de bases de datos pueden devolver lo que parecen registros duplicados, aunque en realidad
esos resultados son datos válidos. La duplicación aparente suele suceder cuando no se incluyen en la consulta
campos que identifiquen cada registro de manera única. Para obtener más información sobre cómo incluir en una
consulta los campos necesarios y evitar los falsos duplicados, vea la sección Cuándo los registros no son duplicados,
que aparece más adelante en este artículo.
Además, recuerde que no se pueden eliminar todos los datos duplicados porque algunas duplicaciones son
necesarias para que funcione correctamente la base de datos. Dicho de otro modo, las bases de datos pueden
contener redundancias necesarias e innecesarias, y sólo se deben de eliminar las redundancias innecesarias.
Las redundancias necesarias suelen dividirse en dos categorías. El primer tipo de redundancia permite el
funcionamiento de la base de datos. Por ejemplo, se duplican los datos en un campo de clave principal cuando se
necesita establecer una relación uno a varios o varios a varios entre las tablas.
El segundo tipo de redundancia necesaria surge cuando se usa la base de datos. Por ejemplo, puede que se
introduzca varias veces el nombre de una ciudad, un proveedor o un nombre propio como Juan Martín. En este
caso, no existe peligro de duplicación porque otros campos de la base de datos (como valores de clave principal,
direcciones y códigos postales) contendrán suficiente información única para evitar que los registros se consideren
como duplicados.
Las redundancias innecesarias pueden producirse de varias maneras:
Dos o más registros pueden contener campos duplicados. Puede que dos registros se consideren como duplicados,
aun cuando no todos los campos de los registros contengan valores coincidentes. Por ejemplo, en esta ilustración,
se ven dos registros para Antonio Moreno Taquería.

A pesar de que cada registro tenga un Id. de cliente único (el valor en la columna situada más a la izquierda), los
valores de los campos Nombre, Dirección y Ciudad coinciden. En estos casos, incluso una coincidencia parcial puede
ser un buen motivo para usar sus conocimientos corporativos y comprobar los registros para ver si se trata de
registros duplicados.
Dos o más tablas pueden contener datos similares. Por ejemplo, puede que una tabla denominada Compradores y
otra tabla denominada Clientes tengan registros para los mismos clientes.

A pesar de tener estructuras diferentes, ambas tablas contienen el mismo tipo de información (es decir, datos de
clientes), por lo que se podría considerar la posibilidad de combinar los valores únicos (es decir, no duplicados) en
una sola tabla y eliminar la otra tabla.
Dos o más bases de datos pueden contener datos similares. Si dos o más bases de datos contienen datos similares
o se hereda una base de datos que coincide parcialmente con una base de datos activa, es preciso comparar los
datos y la estructura de las bases de datos para posteriormente dar los pasos necesarios con el fin de consolidarlos.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

La comparación manual de bases de datos, incluso las de tamaño reducido, no es una tarea fácil. Si necesita ayuda
con una comparación, hay varios proveedores que venden herramientas para comparar el contenido y la estructura
de bases de datos de Access.
Vaya a la sección de administración de bases de datos del Catálogo de soluciones de Microsoft Office para ver
cuáles son las actuales herramientas de administración de datos.
Si procede a eliminar datos duplicados de tablas y sigue viendo datos duplicados en un formulario o informe, puede
que sea debido a un diseño incorrecto del formulario o informe. Asegúrese de que las tablas y consultas
subyacentes están correctamente unidas y que las secciones de formulario o informe no incluyen más de un control
enlazado al mismo origen de control.
Para obtener más información sobre el diseño de informes, vea el artículo Modificar, editar o cambiar un informe.
Cuándo los registros no son duplicados
En algunos casos, como cuando se observan los datos devueltos por una consulta, se podría ver lo que parecen ser
registros duplicados, aun cuando las tablas subyacentes contengan sólo registros únicos. Los problemas pueden
surgir cuando la vista no incluye los campos que identifiquen los registros de manera única. Por ejemplo, en esta
ilustración se muestran los datos devueltos por una consulta.

En esta vista, varios registros parecen ser duplicados. Si se agrega uno o varios campos adicionales a la consulta,
como los nombres de los clientes o los campos de clave principal de cada pedido (Id. de pedido), se verá que cada
registro es realmente único:

En general, cuando se crea una consulta, se debe incluir el campo o los campos que identifican cada registro de
manera única. Normalmente, un campo de clave principal tiene esa función, pero se pueden usar combinaciones de
otros campos. Por ejemplo, pueden haber muchas instancias de un nombre de contacto y numerosas instancias de
un nombre de ciudad, pero si se incluyen un número de teléfono y una dirección, la combinación de esos datos
debe convertir cada registro en registro único.
Factores que deben considerarse en los casos de duplicación
Varios factores determinan la manera en que se tratan los registros duplicados:
Naturaleza y alcance de la duplicación ¿Se ven datos duplicados en una sola tabla o se ven dos tablas similares (en
la misma base de datos o en dos bases de datos distintas) con datos superpuestos? O bien, ¿se ven registros
duplicados en una vista basada en dos o más tablas relacionadas?
Requisitos específicos del usuario ¿Qué desea hacer con los datos duplicados? ¿Desea eliminar los registros de la
base de datos o sólo ocultarlos? O bien, ¿desea contar, sumar o calcular el promedio de los valores de los registros
duplicados? ¿Tiene importancia qué registros duplicados se eliminan o se ocultan? Si la tiene, ¿desea revisar y
eliminar manualmente los registros o eliminar los registros basándose en una condición? ¿Desea actualizar o
consolidar uno o varios registros antes de comenzar a eliminar registros?
Las respuestas a esas preguntas (o a este tipo de preguntas), más los conocimientos que tiene el usuario de los
datos, deben permitirle elaborar un plan para hacer frente a los datos redundantes.
Preparativos generales para quitar duplicados
Si se opta por eliminar los registros duplicados, es preciso considerar primero las relaciones entre las tablas.
Normalmente, la mayoría de las bases de datos usan relaciones uno a varios. Por ejemplo, tiene un número
reducido de clientes, pero cada cliente realiza numerosos pedidos. Como resultado, la tabla de los datos de clientes
reside en el lado "uno" de la relación, y los datos de pedido residen en el lado "varios" de la relación.
Recuerde esta regla cuando proceda: si los datos que desea eliminar residen en el lado "varios" de una relación,
podrá eliminar datos sin tener que realizar ninguna acción adicional. Sin embargo, si los datos residen en el lado
"uno", es preciso configurar una propiedad en la relación. En caso contrario, Access impedirá la eliminación.
Para obtener más información sobre cómo eliminar datos que residen en el lado "uno", vea el artículo Usar una
consulta de eliminación para eliminar uno o varios registros de una base de datos.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Antes de comenzar a eliminar datos redundantes, considere una o varias de las siguientes maneras para preparar la
base de datos:
Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura.
Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para editar o eliminar registros de la base de datos.
Pida a todos los demás usuarios de la base de datos que cierren los objetos con los que desee trabajar. De este
modo, ayudará a evitar infracciones de bloqueo.
Sugerencia Si hay un gran número de usuarios conectados a la base de datos, puede que tenga que cerrar la base
de datos y, a continuación, abrirla de nuevo en modo exclusivo. Para ello, haga clic en el botón Microsoft Office

en Access y, a continuación, haga clic en Abrir. Busque la base de datos, selecciónela, haga clic en la flecha
situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo.

Cree una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar registros. Las operaciones de eliminación no se
pueden invertir ni deshacer. La única manera de recuperar los registros eliminados es restaurarlos a partir de una
copia de seguridad. Puede que una operación de eliminación también elimine registros de tablas relacionadas, por
lo que se recomienda crear una copia de seguridad de toda la base de datos antes de iniciar la operación.
Realizar una copia de seguridad de una base de datos

Haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en la flecha al lado de Administrar y, a continuación, haga
clic en Realizar copia de seguridad de la base de datos.
Aparece el cuadro de diálogo Guardar como y Access anexa la fecha actual al nombre de archivo. Por ejemplo, en el
caso de una base de datos denominada Activos, Access crea el siguiente tipo de nombre de archivo: Activos_29-10-
2006.
Acepte el nombre y la ubicación predeterminados, o bien, seleccione otro nombre u otra ubicación y, a
continuación, haga clic en Guardar.
Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a abrir el archivo original.
Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre de modo que se pueda usar el
nombre de la versión original para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la versión original a la copia de
seguridad y, a continuación, ábrala en Access.
Volver al principio
Preparar datos de ejemplo
Las secciones ¿Cómo? de este artículo proporcionan tablas de datos de ejemplo. Los pasos ¿Cómo? usan las tablas
de ejemplo para explicar cómo funcionan las consultas. Si lo prefiere, opcionalmente puede incorporar o importar
las tablas de ejemplo en una base de datos nueva o ya existente.
Access proporciona varios modos de agregar estas tablas de ejemplo a una base de datos. Puede incorporar los
datos manualmente, puede copiar cada tabla en un programa de hoja de cálculo (como Office Excel 2010) y, a
continuación, importar las hojas de cálculo en Access, o puede pegar los datos en un editor de texto, como el Bloc
de s y, a continuación, importar los datos de los archivos de texto resultantes.
Los pasos de esta sección explican como incorporar datos manualmente en una hoja de datos vacía, y también
como copiar las tablas de ejemplo en Excel y, a continuación, importar dichas tablas en Access 2010. Para obtener
más información sobre la creación e importación de datos de texto, vea el artículo Importar o vincular datos de un
archivo de texto.
Los pasos ¿Cómo? de este artículo usan las siguientes tablas de ejemplo:
La tabla Clientes:
Nombre de compañía Nombre del Dirección Ciudad Código Tel.
contacto postal
Baldwin Museum of Leonor Bernabé Rodeo de la Cruz 477 Caracas 12345 (505) 555-
Science 2122
Blue Yonder Airlines David Santos Carlos Pellegrini 1263 San Cristóbal 23456 (104) 555-
2123
Coho Winery Ezequiel Picó C/ Córcega 452 I. de Margarita 34567 (206) 555-
2124
Contoso José Andrés Av. Benavides 4858 Lima 45678 (171) 555-
Pharmaceuticals Dosil 2125
Fourth Coffee Julián Precio Av. de la Constitución Ciudad de 56789 (7) 555-
2222 México 2126

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Coho Winery Cristina Portillo C/ Córcega 452-454 I. de Margarita 34567 (206) 555-
2125
Humongous Insurance Esteban Puerto Cerrito 333 Buenos Aires 01234 (916) 555-
2128
Trey Research María Barrera E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503) 555-
2129
Fourth Coffee Ana Trujillo Av. de la Constitución Ciudad de 56789 (7) 555-
2222 México 2233

La tabla Empleados:
Apellido Nombre Dirección Ciudad Fecha de Fecha de
nacimiento contratación
Bernabé Leonor Rodeo de la Cruz 477 Caracas 05.02.1968 10.06.1994
Santos David Carlos Pellegrini 1263 San Cristóbal 22.05.1957 22.11.1996
Ezequiel Picó C/ Córcega 452 I. de Margarita 11.11.1960 11.03.2000
Dosil José Av. Benavides 4858 Lima 22.03.1964 22.06.1998
Andrés
Precio Julián Av. de la Constitución Ciudad de 05.06.1972 05.01.2002
2222 México
Portillo Cristina C/ Córcega 452-454 I. de Margarita 23.01.1970 23.04.1999
Puerto Esteban Cerrito 333 Buenos Aires 14.04.1964 14.10.2004
Barrera María E. Zolá 1715 Barinas 29.10.1959 29.03.1997
Dosil José Av. Benavides 4858 Lima 22.03.1964 20.06.1998
Andrés
La tabla Cuantía adeudada:
Nombre de Nombre del Dirección Ciudad Código Tel. Cuantía
compañía contacto postal pagadera
Baldwin Museum of Leonor Rodeo de la Cruz Caracas 12345 (505) 556,78 $
Science Bernabé 477 555-
2122
Blue Yonder Airlines David Santos Carlos Pellegrini San Cristóbal 23456 (104) 1.893,24 $
1263 555-
2123
Coho Winery Ezequiel Picó C/ Córcega 452 I. de 34567 (206) 321,79 $
Margarita 555-
2124
Contoso José Andrés Av. Benavides Lima 45678 (171) 457,68 £
Pharmaceuticals Dosil 4858 555-
2125
Fourth Coffee Julián Precio Av. de la Ciudad de 56789 (7) 555- 98,75 $
Constitución 2222 México 2126
Coho Winery Cristina C/ Córcega 452- I. de 34567 (206) 321,79 $
Portillo 454 Margarita 555-
2125
Humongous Esteban Cerrito 333 Buenos Aires 01234 (916) 297,45 $
Insurance Puerto 555-
2128
Trey Research María E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503) 509,09 $
Barrera 555-
2129
Fourth Coffee Ana Trujillo 2222 Av. de la Ciudad de 56789 (7) 555- 98,75 $
Constitución México 2233
La tabla Clientes:
Nombre Dirección Ciudad Tel. Fax
Baldwin Museum of Rodeo de la Cruz 477 Caracas (505) 555- (505) 555-
Science 2122 2122
Blue Yonder Airlines Carlos Pellegrini 1263 San Cristóbal (104) 555- (104) 555-
2123 2123
Coho Winery C/ Córcega 452 I. de Margarita (206) 555- (206) 555-
2124 2124

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Contoso Pharmaceuticals Av. Benavides 4858 Lima (171) 555- (171) 555-
2125 2125
Fourth Coffee Av. de la Constitución 2222 Ciudad de (7) 555-2126 (7) 555-2126
México
Consolidated Messenger C/ Córcega 452-454 I. de Margarita (206) 555- (206) 555-
2125 2129
Graphic Design Institute Cerrito 333 Buenos Aires (916) 555- (916) 555-
2128 2128
Litware, Inc. Carrera 22 con Ave. Carlos Barinas (503) 555- (503) 555-
Soublette #8-35 2129 2110
Tailspin Toys Carrera 22 con Ave. Carlos Barinas (503) 555- (503) 555-
Soublette #9-37 2233 2239

Escribir los datos de ejemplo manualmente

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access agrega una nueva tabla vacía a la base de datos.

No es necesario seguir este paso si abre una nueva base de datos vacía, pero sí deberá seguirlo si debe agregar una
tabla a la base de datos.
Haga doble clic en la primera celda de la fila de encabezado y escriba el nombre del campo en la tabla de ejemplo.
De forma predeterminada, Access identifica los campos vacíos de la fila de encabezado con el texto Agregar nuevo
campo, de este modo:

Use las teclas de flecha para moverse a la siguiente celda de encabezado vacía y, a continuación, escriba el segundo
nombre de campo (también puede presionar TAB o hacer doble clic en la nueva celda). Repita este paso hasta que
escriba todos los nombres de campo.
Escriba los datos en la tabla de ejemplo.
Cuando se incorporan los datos, Access deduce el tipo de datos de cada campo. Si no está familiarizado con las
bases de datos relacionales, debe establecer un tipo de datos específico, por ejemplo Número, Texto o Fecha/Hora,
para cada campo de las tablas. El establecimiento de los tipos de datos asegura una incorporación de datos
adecuada y también sirve para evitar errores, como usar un número de teléfono en un cálculo. Para estas tablas de
ejemplo, debe dejar que Access deduzca el tipo de datos.
Cuando termine de incorporar los datos, haga clic en Guardar.
Método abreviado de teclado Presione CTRL+G.
Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.
En el cuadro Nombre de tabla, escriba el nombre de la tabla de ejemplo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Puede usar el nombre de cada tabla de ejemplo porque las consultas de las secciones ¿Cómo? usan dichos
nombres.
Crear las hojas de cálculo de ejemplo
Inicie su programa de hoja de cálculo y cree un nuevo archivo vacío. Si usa Excel, se crea un nuevo libro vacío de
forma predeterminada.
Copie la primera tabla de ejemplo de la sección anterior y péguela en la primera hoja de cálculo, empezando por la
primera celda.
Mediante la técnica proporcionada por el programa de hoja de cálculo, asigne a la hoja de cálculo el mismo nombre
que la tabla de ejemplo. Así, si la tabla de ejemplo se denomina Categorías, asigne a la hoja de cálculo el mismo
nombre.
Repita los pasos 2 y 3 copiando cada tabla de ejemplo en una hoja de cálculo en blanco y, a continuación,
cambiándole el nombre de ésta.
Puede que tenga que agregar hojas de cálculo al archivo de hoja de cálculo. Para obtener información sobre cómo
realizar esta tarea, vea la ayuda del programa de hoja de cálculo.
Guarde el libro en una ubicación apropiada del equipo o de la red y continúe con los siguientes pasos.
Crear tablas de base de datos a partir de las hojas de cálculo
En una base de datos nueva o existente:
En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

O bien,
Haga clic en Más y seleccione un programa de hoja de cálculo de la lista.
Aparecerá el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Nombre del programa Hoja de cálculo de Excel.
Haga clic en Examinar, abra el archivo de hoja de cálculo que creó en los pasos anteriores y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
Se iniciará el Asistente para importación de hojas de cálculo.
De forma predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja de cálculo del libro (Compradores, si ha seguido
los pasos descritos en la anterior sección), y los datos de la hoja de cálculo aparecen en la sección inferior de la
página del asistente. Haga clic en Siguiente.
En la siguiente página del asistente, haga clic en Primera fila contiene encabezados de columna y, a continuación,
haga clic en Siguiente.
De manera opcional, en la siguiente página, use los cuadros de texto y listas que aparecen bajo Opciones de campo
para cambiar los nombres de los campos y los tipos de datos u omitir campos de la operación de importación. En
caso contrario, haga clic en Siguiente.
Mantenga seleccionada la opción Permitir a Access agregar la clave principal y, a continuación, haga clic en
Siguiente.
De forma predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de cálculo a la nueva tabla. Acepte el nombre o
especifique otro y, a continuación, haga clic en Finalizar.
Repita los pasos 1 a 7 hasta que haya creado una tabla de cada hoja de cálculo del libro.

Buscar y editar, ocultar o eliminar los datos duplicados de una sola tabla
En las siguientes secciones se explican las maneras más comunes de buscar y editar, ocultar o eliminar los valores
duplicados de una sola tabla.

 Buscar registros cuando algunos campos coinciden parcial o totalmente

 Mostrar registros únicos ocultando los duplicados
 Mostrar registros distintos especificando el duplicado que aparece en los resultados
 Usar funciones de agregado (Cuenta, Suma, Promedio) en registros duplicados
 Usar una consulta de eliminación para eliminar registros duplicados
 Impedir que los usuarios introduzcan valores duplicados

Buscar registros cuando algunos campos coinciden parcial o totalmente

El proceso de buscar los registros que contengan valores parcial o totalmente coincidentes se compone de los
siguientes pasos:
Cree una consulta mediante el Asistente para consultas de buscar duplicados. De forma predeterminada, la consulta
devuelve los registros coincidentes únicamente si los valores de cada campo coinciden en todos los caracteres. Si
necesita buscar coincidencias parciales, puede usar una expresión en la consulta, o bien, puede modificar el código
SQL (Lenguaje de consulta estructurado).
De manera opcional, edite los valores de campo o elimine los registros cuando vea los resultados de la consulta en
la vista Hoja de datos.
De manera opcional, modifique el código SQL (Lenguaje de consulta estructurado) en la consulta para buscar los
valores que coincidan parcialmente. Si no modifica el código SQL, la consulta devolverá únicamente los registros
donde los valores de los campos especificados coincidan en todos los caracteres.
En esta sección se explica cómo crear una consulta de duplicados y cómo modificar la consulta para que busque
coincidencias parciales. En los pasos, se usa la tabla Compradores que figura a continuación. Para usar la tabla en
una base de datos, vea la sección Preparar datos de ejemplo, que aparece anteriormente en este artículo. Puede
adaptar los pasos a sus propios datos.
Nombre de compañía Nombre del Dirección Ciudad Código Tel.
contacto postal
Baldwin Museum of Leonor Bernabé Rodeo de la Cruz 477 Caracas 12345 (505) 555-
Science 2122
Blue Yonder Airlines David Santos Carlos Pellegrini 1263 San Cristóbal 23456 (104) 555-
2123
Coho Winery Ezequiel Picó C/ Córcega 452 I. de Margarita 34567 (206) 555-
2124
Contoso José Andrés Av. Benavides 4858 Lima 45678 (171) 555-

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Pharmaceuticals Dosil 2125

Fourth Coffee Julián Precio Av. de la Constitución Ciudad de 56789 (7) 555-
2222 México 2126
Coho Winery Cristina Portillo C/ Córcega 452-454 I. de Margarita 34567 (206) 555-
2125
Humongous Insurance Esteban Puerto Cerrito 333 Buenos Aires 01234 (916) 555-
2128
Trey Research María Barrera E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503) 555-
2129
Fourth Coffee Ana Trujillo Av. de la Constitución Ciudad de 56789 (7) 555-
2222 México 2233

Crear la consulta de duplicados

En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas de buscar duplicados y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Si aparece un mensaje de alerta que indica que no está instalada la característica, haga clic en Sí para instalar el
asistente.
En la lista de tablas, seleccione la tabla que contenga los datos duplicados y, a continuación, haga clic en Siguiente.
En la lista de campos disponibles, seleccione únicamente el campo o los campos que contengan información
duplicada. Si usa la tabla Compradores, agregue sólo los campos Nombre de compañía, Dirección y Ciudad, porque
éstos son los únicos campos que contienen valores que coinciden en todos los caracteres. A continuación, haga clic
en Siguiente.
Si los campos agregados en este paso no contienen valores que coincidan en todos los caracteres, puede que la
consulta no devuelva resultados.
En la siguiente lista de campos disponibles, seleccione el campo o los campos que contengan los datos que desee
examinar o actualizar, o bien, los que contengan datos que pueden ayudar a diferenciar los registros duplicados de
los no duplicados. Si usa la tabla Compradores, agregue los campos Nombre del contacto y Tel., porque los datos
incluidos en esos campos pueden ayudar a buscar los valores duplicados y posiblemente identificar el motivo por el
que se introdujeron los valores. Haga clic en Siguiente.
Acepte el nombre sugerido (Buscar duplicados de Compradores o especifique un nombre y, a continuación, haga
clic en Finalizar para ejecutar la consulta. Si ha usado la tabla Compradores, verá este resultado:
Nombre de compañía Dirección Ciudad Nombre del contacto Tel.
Fourth Coffee Av. de la Constitución 2222 Ciudad de México Julián Precio (7) 555-2126
Fourth Coffee Av. de la Constitución 2222 Ciudad de México Ana Trujillo (7) 555-2233

Al crear la tabla Compradores, puede que haya visto más de dos registros duplicados (la tabla contiene cuatro
duplicados). No se ven los otros duplicados porque los valores en el campo Dirección no coinciden en todos los
caracteres. Puede modificar la consulta para que devuelva valores que coincidan parcialmente. En los siguientes
pasos se explica cómo hacerlo.
Personalizar la consulta para buscar coincidencias parciales
Cambie la consulta a la vista SQL. Para ello:
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos de la consulta y, a continuación, haga clic en
Vista SQL.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la consulta y, a continuación, haga clic en Vista SQL.
Modifique el código SQL para buscar y comparar valores parciales.
Si usó la tabla Compradores en los pasos anteriores, verá la siguiente instrucción:
SELECT Compradores.[Nombre de compañía], Compradores.[Dirección], Compradores.[Ciudad],
Compradores.[Nombre del contacto], Compradores.[Tel.]
FROM Compradores
WHERE (((Compradores.[Nombre de compañía]) In (SELECT [Nombre de compañía] FROM [Compradores] As Tmp
GROUP BY [Nombre de compañía],[Dirección],[Ciudad] HAVING Count(*)>1 And [Dirección] =
[Compradores].[Dirección] And [Ciudad] = [Compradores].[Ciudad])))
ORDER BY Compradores.[Nombre de compañía], Compradores.[Dirección], Compradores.[Ciudad];

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En este caso, la cláusula WHERE usa una segunda instrucción SELECT para comparar cada registro con todos los
demás registros de la tabla con el fin de identificar conjuntos de duplicados.
Supongamos que necesita modificar el campo Dirección para que se devuelvan coincidencias parciales. En la
siguiente tabla se muestra cómo modificar la instrucción de modo que coincidan únicamente los siete primeros
caracteres de cada campo. Las modificaciones aparecen en negrita:

Instrucción SQL Descripción

SELECT Compradores.[Nombre de compañía], Sin cambios. Desea ver los mismos campos, inclusive todo el
Compradores.[Dirección], Compradores.[Ciudad], campo Dirección para cada conjunto de registros duplicados.
Compradores.[Nombre del contacto],
Compradores.[Tel.]
FROM Compradores Sin cambios.
WHERE (((Compradores.Nombre de compañía) In Reemplace el campo ([Dirección]) con una llamada de función
(SELECT [Nombre de compañía] FROM que se ejecuta en el campo Dirección (Left([Dirección],7)) para
[Compradores] As Tmp GROUP BY [Nombre de determinar la duplicación. De este modo, se comprueban los
compañía],Left([Dirección],7),[Ciudad] HAVING siete primeros caracteres del campo Dirección en vez del valor
de campo completo. Para que coincidan menos caracteres,
especifique un número más reducido. En caso contrario,
especifique un número más alto.
Count(*)>1 And Left([Dirección],7) Para comparar los siete primeros caracteres del campo
=Left([Compradores].[Dirección],7) And [Ciudad] Dirección de un registro con los de otro registro, reemplace
= [Compradores].[Ciudad]))) [Dirección] con la llamada de función Left([Dirección],7) y
reemplace [Compradores].[Dirección] con la llamada de
función Left([Compradores].[Dirección],7).
ORDER BY Compradores.Nombre de compañía, Sin cambios.
Compradores.Dirección, Compradores.Ciudad;

Cuando termine de modificar la instrucción, haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los
resultados en la vista Hoja de datos.
La consulta devuelve los cuatro registros duplicados ya que ahora sólo hace coincidir los siete primeros caracteres
(empezando desde la izquierda) del campo Dirección:
Nombre de Dirección Ciudad Nombre del contacto Tel.
compañía
Coho Winery C/ Córcega 452 I. de Margarita Ezequiel Picó (206) 555-2124
Coho Winery C/ Córcega 452-454 I. de Margarita Cristina Portillo (206) 555-2125
Fourth Coffee Av. de la Constitución 2222 Ciudad de México Julián Precio (7) 555-2126
Fourth Coffee Av. de la Constitución 2222 Ciudad de México Ana Trujillo (7) 555-2233
Editar manualmente los registros
Abra, en la vista Hoja de datos, la consulta creada en los anteriores pasos.
Siga uno de estos procedimientos:
Para editar el valor de un campo, seleccione el campo y especifique un nuevo valor.
Para eliminar un registro completo (una fila), haga clic en el selector de fila (el cuadro vacío situado junto a la fila) y
presione SUPRIMIR.
Si hay un gran número de registros duplicados (más de lo que puede eliminar manualmente), se pueden eliminar
esos registros creando y ejecutando una consulta de eliminación. Para obtener información sobre los pasos básicos
para crear y ejecutar una consulta de eliminación, vea la sección Usar una consulta de eliminación para eliminar
registros duplicados, que aparece más adelante en este tema.
Para obtener información más completa sobre el uso de las consultas de eliminación, incluida información sobre
cómo planear una eliminación, cambiar las relaciones entre las tablas y eliminar datos relacionados, vea el artículo
Usar una consulta de eliminación para eliminar uno o varios registros de una base de datos.
Principio de sección
Mostrar registros únicos ocultando los duplicados
La mayoría de las tablas de base de datos tienen un campo que identifica de manera única cada registro,
normalmente un campo de clave principal. Cuando diseña una consulta y oculta u omite esos tipos de campo,
puede que vea lo que parecen ser registros duplicados porque coinciden los valores de todos los campos devueltos.
Por ejemplo, en esta ilustración se muestra un resultado de consulta donde dos pedidos (en el cuadro rojo) parecen
ser duplicados.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Sin embargo, si la consulta incluyera un campo de clave principal, como un Id. de pedido, o algún otro campo que
identificara de manera única cada registro, como una fecha de envío, vería que los registros no son duplicados. En
esta sección se explica cómo ocultar los registros duplicados donde coinciden los valores de todos los campos
devueltos por la consulta. Por ejemplo, puede ocultar uno de los registros de Antonio Moreno Taquería, pero no
puede ocultar los registros de Blauer See Delikatessen ya que los campos Dirección contienen valores distintos.
Recuerde esta regla cuando proceda: dos o más registros se consideran duplicados únicamente cuando todos los
campos en los resultados de consulta contienen los mismos valores. Si difieren los valores de incluso un solo campo,
cada registro es único y no se pueden ocultar esos registros mediante las técnicas que se muestran aquí. Si desea
ocultar ese tipo de registros duplicados, use una consulta de totales con una función de agregado, como PRIMERO,
MÍN, MÁX, etc. Para obtener información sobre cómo hacerlo, vea la sección Mostrar registros distintos
especificando el duplicado que aparece en los resultados, que aparece más adelante en este artículo.
Access permite mostrar de dos formas sólo valores únicos en un conjunto de resultados de una consulta:
Si está oculto el campo de clave principal (o algún otro campo que identifique un registro como único), muestre esa
columna.
Cree una consulta de selección y, a continuación, establezca la propiedad Valores únicos de la consulta en Sí.
Cuando la consulta detecte valores duplicados, mostrará sólo uno de esos duplicados (el primero que encuentre) y
ocultará el resto.
En esta sección se explica cómo usar las dos técnicas.
Mostrar campos ocultos
Con la consulta abierta en la vista Hoja de datos, haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier lugar de
la fila de encabezados (la fila que contiene los encabezados de columna) y haga clic en Mostrar columnas.
En el cuadro de diálogo Mostrar columnas, active la casilla de verificación situada junto a cada uno de los campos
que desee agregar a la hoja de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Establecer la propiedad Valores únicos
Tras establecer la propiedad Valores únicos de una consulta en Sí, no se pueden editar los valores de campo ni
eliminar datos cuando la consulta está en la vista Hoja de datos. Para modificar o eliminar datos, abra la tabla
subyacente en la vista Hoja de datos.
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
Si aparece un mensaje de alerta que indica que no está instalada la característica, haga clic en Sí para instalar el
asistente.
En la lista de tablas, seleccione la tabla que contenga los registros duplicados y, a continuación, haga clic en
Siguiente.
En la lista de campos disponibles, seleccione únicamente el campo o los campos que contengan la información
duplicada y, a continuación, haga clic en Siguiente.
Haga de nuevo clic en Siguiente sin seleccionar ningún campo adicional. Si agrega otros campos, puede que Access
trate algunos registros duplicados como registros únicos.
Acepte el nombre sugerido de la consulta o escriba un nombre, haga clic en Modificar el diseño de consulta y, a
continuación, haga clic en Finalizar para abrir la consulta en la vista Diseño.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el área vacía en la mitad superior del diseñador de consultas y, a
continuación, haga clic en Propiedades.
En la hoja de propiedades, busque la propiedad Valores únicos y cambie su valor a Sí.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos. Si los datos
contienen registros duplicados, sólo aparecerá uno de esos registros.
Principio de sección
Mostrar registros distintos especificando el duplicado que aparece en los resultados
Cuando hay registros duplicados, puede que desee ver únicamente los valores distintos, es decir, un registro de
cada conjunto de duplicados. Para buscar un registro duplicado específico, se usa un tipo de consulta denominado
consulta de totales. Cuando se agregan campos a una consulta de totales, la consulta trata cada campo como un
grupo y se puede ejecutar un tipo de función denominado función de agregado con los datos de un grupo. Esas
funciones, a su vez, pueden devolver un registro de un conjunto de duplicados.
Se pueden usar una consulta de totales y una función de agregado con esos datos de diferentes maneras:
Use la función Primero para que se muestre únicamente el registro que se introdujo primero.
Use la función Último para que se muestre únicamente el registro que se introdujo en último lugar.
Use la función Máx o Mín para que se muestre únicamente el registro con el menor o el mayor valor en un campo
específico. Por ejemplo, puede mostrar el registro con la fecha más reciente mediante la función Máx o mostrar el
registro con la fecha más antigua mediante la función Mín.
No se pueden modificar los datos devueltos por este tipo de consulta. Para modificar o eliminar datos, abra la tabla
subyacente en la vista Hoja de datos.
En esta sección se explica cómo buscar los registros originales, más recientes y más antiguos. En los pasos se usa la
tabla Empleados.
Apellido Nombre Dirección Ciudad Fecha de Fecha de
nacimiento contratación
Bernabé Leonor Rodeo de la Cruz 477 Caracas 05.02.1968 10.06.1994
Santos David Carlos Pellegrini 1263 San Cristóbal 22.05.1957 22.11.1996
Ezequiel Picó C/ Córcega 452 I. de Margarita 11.11.1960 11.03.2000
Dosil José Av. Benavides 4858 Lima 22.03.1964 22.06.1998
Andrés
Precio Julián Av. de la Constitución Ciudad de 05.06.1972 05.01.2002
2222 México
Portillo Cristina C/ Córcega 452-454 I. de Margarita 23.01.1970 23.04.1999
Puerto Esteban Cerrito 333 Buenos Aires 14.04.1964 14.10.2004
Barrera María E. Zolá 1715 Barinas 29.10.1959 29.03.1997
Dosil José Av. Benavides 4858 Lima 22.03.1964 20.06.1998
Andrés
Si desea usar la tabla en una base de datos, vea los pasos descritos en Preparar datos de ejemplo, que aparece
anteriormente en este artículo.
Usar una consulta de totales.
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que contiene los datos duplicados y, a
continuación, haga clic en Cerrar.
La tabla aparece en la sección superior del diseñador de consultas.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Agregue únicamente el campo o los campos que contengan los datos duplicados. Puede hacer doble clic en un
campo o arrastrarlo desde la ventana de la tabla hasta la fila Campo en la cuadrícula de diseño.
Si usa la tabla de ejemplo Empleados, agregue los campos Apellido, Nombre y Fecha de nacimiento, porque esos
campos determinan la duplicación.
Agregue el campo que especifique los criterios de selección.
En la misma tabla Empleados, agregue el campo Fecha de contratación porque ese campo contiene dos valores
diferentes para el empleado.
No agregue más campos a la cuadrícula. Una consulta de totales debe incluir únicamente el campo o los campos
con datos duplicados y otro campo con los datos que se van a usar en la comprobación.
En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales . Aparece la fila Total en la cuadrícula de
diseño y aparece Agrupar por en las columnas que contienen el campo de tabla.
Deje la fila Total para todos los campos establecida en Agrupar por y, a continuación, haga clic en Ejecutar para
ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos. Si usó los datos de la tabla arriba
mencionada, la consulta devolverá dos veces "José Andrés Dosil" porque sus registros duplicados tienen diferentes
fechas de contratación.
Cambie a la vista Diseño y especifique una condición para seleccionar un registro entre los duplicados. Para usar los
datos de ejemplo, cambie el valor de la columna Fecha de contratación en la fila Total de la siguiente manera:
Para ver el registro original, cambie el valor a Primero.
Para ver el registro incluido más recientemente, cambie el valor a Último.
Para seleccionar un registro basándose en el valor de un campo específico, deberá usar la función Máx o Mín. En
este ejemplo, para ver el registro con la fecha de contratación más antigua, cambie el valor a Mín.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.
Si la consulta genera los resultados deseados, podrá convertirla en una consulta de eliminación y ejecutarla para
eliminar los registros duplicados rápida y fácilmente. Para obtener información sobre cómo ejecutar una consulta
de eliminación, vea la sección Usar una consulta de eliminación para eliminar registros duplicados, que aparece más
adelante en este artículo.
Principio de sección
Usar funciones de agregado (Cuenta, Suma, Promedio) en registros duplicados
Además de devolver un registro específico de un grupo de duplicados, puede usar las funciones de agregado para
contar el número de registros duplicados o resumir los datos de un conjunto de duplicados. Normalmente, estas
funciones se ejecutan antes de emprender acciones para consolidar o eliminar los datos duplicados.
Esas tareas se llevan a cabo mediante la creación de una consulta de totales que use las funciones de agregado,
como Cuenta, Suma y Promedio, para resumir los datos duplicados en una tabla.
No se pueden modificar los valores de campo ni eliminar los registros cuando se ve una consulta de totales en la
vista Hoja de datos. Para modificar o eliminar datos, abra la tabla subyacente en la vista Hoja de datos.
En los pasos descritos en esta sección, se usa la tabla Cuantía adeudada.
Nombre de Nombre del Dirección Ciudad Código Tel. Cuantía
compañía contacto postal pagadera
Baldwin Museum of Leonor Rodeo de la Cruz Caracas 12345 (505) 556,78 $
Science Bernabé 477 555-
2122
Blue Yonder Airlines David Santos Carlos Pellegrini San Cristóbal 23456 (104) 1.893,24 $
1263 555-
2123
Coho Winery Ezequiel Picó C/ Córcega 452 I. de 34567 (206) 321,79 $
Margarita 555-
2124
Contoso José Andrés Av. Benavides Lima 45678 (171) 457,68 £
Pharmaceuticals Dosil 4858 555-
2125
Fourth Coffee Julián Precio Av. de la Ciudad de 56789 (7) 555- 98,75 $
Constitución 2222 México 2126
Coho Winery Cristina C/ Córcega 452- I. de 34567 (206) 321,79 $
Portillo 454 Margarita 555-
2125
Humongous Esteban Cerrito 333 Buenos Aires 01234 (916) 297,45 $
Insurance Puerto 555-
2128
Trey Research María E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503) 509,09 $
Barrera 555-

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

2129
Fourth Coffee Ana Trujillo 2222 Av. de la Ciudad de 56789 (7) 555- 98,75 $
Constitución México 2233
Si desea usar la tabla en una base de datos, vea los pasos descritos en Preparar datos de ejemplo, que aparece
anteriormente en este artículo.
Crear una consulta de totales
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que desee usar en la consulta, o bien, haga clic en
Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo. Si usa los datos de ejemplo, agregue
la tabla Cuantía adeudada a la consulta.
Agregue los campos que contengan datos duplicados.
Si usa la tabla Cuantía adeudada, agregue los campos Nombre de compañía y Ciudad porque esos campos
determinan la duplicación.
Agregue el campo que especifique los criterios de selección. Si usa la tabla Cuantía adeudada, agregue el campo
Cuantía pagadera.
En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales . Aparece la fila Total en la cuadrícula de
diseño y aparece Agrupar por en la fila para cada campo.
Siga uno de estos procedimientos, dependiendo de los requisitos:
Para contar un número de registros, seleccione el campo que contenga los valores que desee contar y, a
continuación, cambie el valor del campo en la fila Total a Cuenta. Si usa los datos de ejemplo, establezca el valor del
campo Cuantía pagadera en Cuenta.
Para calcular un total, establezca el valor del campo en Suma.
Una consulta de totales puede mostrar únicamente información de resumen. No se pueden mostrar los valores
individuales.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y devolver los resultados en la vista Hoja de datos.
Principio de sección
Usar una consulta de eliminación para eliminar registros duplicados
Tras confirmar que una tabla contiene registros duplicados, se pueden eliminar los datos no deseados mediante la
creación y la ejecución de una consulta de eliminación. Este proceso se compone normalmente de los siguientes
pasos:
Planee la eliminación. Como parte de este proceso, determine si los datos que desee eliminar están relacionados
con los datos de otra tabla. Si es el caso, deberá determinar si los datos residen en el lado "uno" de una relación
uno a varios o en el lado "varios" de la relación. Si residen en el lado "uno", deberá habilitar una propiedad en la
relación para poder eliminar los datos. Si residen en el lado "varios", podrá crear y ejecutar una consulta sin tener
que emprender ninguna otra acción. Puede usar la herramienta Relaciones para examinar las relaciones en una
base de datos. Para iniciar la herramienta Relaciones, en la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo
Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Para obtener más información sobre cómo planear y ejecutar las consultas de eliminación, vea el artículo Usar una
consulta de eliminación para eliminar uno o varios registros de una base de datos.
Cree una consulta, como una consulta de selección o una consulta de valores únicos, y agregue o cambie los
criterios hasta que se devuelvan únicamente los datos que desee eliminar.
Convierta esa consulta en una consulta de eliminación y, a continuación, ejecútela para eliminar los datos no
deseados.
Importante No se pueden deshacer los resultados de una consulta de eliminación. Por ese motivo, se recomienda
crear una copia de seguridad de la base de datos antes de ejecutar una consulta de eliminación. Para obtener
información sobre cómo crear una copia de seguridad de una base de datos, vea la sección Realizar una copia de
seguridad de una base de datos, que aparece anteriormente en este artículo.
En los siguientes pasos se explica cómo crear una consulta de selección, convertirla en una consulta de eliminación
y ejecutarla para eliminar registros.
Crear una consulta de selección
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Se abre el diseñador de consultas y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Seleccione la tabla en el lado "uno" de la relación, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar.
La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la ventana se
muestran todos los campos de la tabla. En esta ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador de consultas.

Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la cuadrícula de diseño.
Si agrega todos los campos de tabla, la consulta de eliminación podrá eliminar registros completos (filas) de la tabla.
De manera opcional, agregue una columna que permita especificar criterios.
Por ejemplo, supongamos que un cliente cierra su negocio y hay que eliminar todos los pedidos pendientes de ese
cliente. Para buscar únicamente esos registros, se agregan los campos Id. de cliente y Fecha de pedido a la
cuadrícula de diseño.
Después del paso anterior, especifique los criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño.
Debe usar criterios para que se devuelvan únicamente los registros que desee eliminar. En caso contrario, la
consulta de eliminación quita todos los registros de la tabla. Para continuar con el ejemplo del paso anterior,
especifique el identificador del cliente que cerró su negocio así como la fecha en la que los pedidos de ese cliente
dejaron de ser válidos.
Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea el artículo Usar una consulta de eliminación para
eliminar uno o varios registros de una base de datos.
Después del paso anterior, desactive la casilla de verificación Mostrar de cada campo de criterio.
En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee eliminar.
Mantenga abierta la consulta y, después, continúe con los siguientes pasos.
Convertir la consulta de selección en una consulta de eliminación y ejecutar la consulta para eliminar los datos
Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de consultas.
En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.
Access convierte la consulta de selección en una consulta de eliminación, oculta la fila Mostrar en la sección inferior
de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Eliminar.
Asegúrese de que en la fila Eliminar de la columna * (todos los campos) aparece De. La palabra Ubicación debe
aparecer en todas las columnas de criterios.
Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y
ver los resultados en la vista Hoja de datos.
Access le pedirá que confirme la eliminación.
Haga clic en Sí para eliminar los datos.
Ocultar el mensaje de confirmación
Siga estos pasos si no desea ver un mensaje de confirmación cada vez que ejecute una consulta de eliminación u
otra consulta de acción.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Access.
Haga clic en Avanzadas y, en la sección Edición, bajo Confirmar, desactive la casilla de verificación Consultas de
acción.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogoOpciones de Access.

Principio de sección
Impedir que los usuarios introduzcan valores duplicados
Puede impedir que los usuarios introduzcan datos duplicados aplicando varias reglas:
Configurar un campo de modo que contenga sólo valores únicos. Para implementar esta regla, siga uno de estos
procedimientos:
Designe el campo como clave principal. Esto se puede hacer sólo si la tabla aún no tiene una clave principal. Para
configurar el campo como clave principal, abra la tabla en la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el
nombre del campo y, a continuación, haga clic en Clave principal . Un campo de clave principal acepta sólo
valores únicos y avisará a los usuarios si proporcionan un valor duplicado.
Si la tabla ya tiene una clave principal, establezca la propiedad Indizado del campo en Sí (Sin duplicados) en la vista
Diseño de la tabla. Esta propiedad impide que el campo acepte el mismo valor para más de un registro. Recuerde
que en algunos casos, como los campos que contienen información de nombre y ciudad, es preciso aceptar
duplicados.
Especificar que una combinación de valores en dos o más campos debe ser única para cada registro. Por ejemplo,
supongamos que tienen una tabla con datos de contacto. Puede designar una combinación de campos, como
Nombre del contacto, Dirección y Ciudad, como la clave principal de la tabla.
Ese enfoque funciona porque es muy poco probable que dos contactos con el mismo nombre también compartan la
misma dirección y la misma ciudad.
Para crear una clave principal multicampo, siga estos pasos:
Abra la tabla en la vista Diseño.
Haga clic en el selector de fila situado a la izquierda del primer campo para seleccionar toda la fila.
Mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en el selector de fila de los demás campos que desee incluir en la
clave principal.
Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Clave principal en el menú contextual.
Mediante este paso, se establece la propiedad Indizado de cada campo de la clave principal en Sí (Con duplicados)
de modo que, por ejemplo, se pueda especificar el mismo nombre, la misma dirección o la misma ciudad en varios
registros. Sin embargo, no se puede especificar una combinación idéntica de nombre, dirección y ciudad en más de
un registro. Por ejemplo, puede haber dos contactos con el nombre José Andrés Dosil que viven en Av. Benavides
4858 pero los dos no pueden vivir en Lima.
Principio de sección

Buscar y editar, ocultar o eliminar los datos duplicados de varias tablas

En las siguientes secciones se explican algunas de las formas en que se pueden buscar y modificar, ocultar o
eliminar los registros duplicados que existen en varias tablas. Normalmente, los datos de dos o más tablas se
superponen cuando se intenta integrar una base de datos en otra.

 Cuando hay duplicados en dos tablas, mostrarlos adyacentes uno a otro

 Cuando hay duplicados en dos tablas, mostrar sólo un registro
 Mostrar sólo los registros duplicados detectados en ambas tablas
 Ver sólo los registros de una tabla que no tengan un registro coincidente en otra tabla
 Eliminar los registros duplicados de una tabla y combinar los registros restantes en otra tabla
 Ver sólo los registros diferentes al mostrar los datos de tablas relacionadas
 Ver un registro específico o resumir los datos duplicados en tablas relacionadas

Cuando hay duplicados en dos tablas, mostrarlos adyacentes uno a otro

A menudo, se termina teniendo dos tablas con datos duplicados o superpuestos en la misma base de datos. Por
ejemplo, supongamos que tiene una tabla denominada Clientes y otra tabla denominada Compradores:
La tabla Clientes
Nombre Dirección Ciudad Tel. Fax
Baldwin Museum of Rodeo de la Cruz 477 Caracas (505) 555- (505) 555-
Science 2122 3123
Blue Yonder Airlines Carlos Pellegrini 1263 San Cristóbal (104) 555- (104) 555-
2123 2124
Coho Winery C/ Córcega 452 I. de Margarita (206) 555- (206) 555-
2124 2125
Contoso Pharmaceuticals Av. Benavides 4858 Lima (171) 555- (171) 555-
2125 2126
Fourth Coffee Av. de la Constitución 2222 Ciudad de (7) 555-2126 (7) 555-2127
México

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Consolidated Messenger C/ Córcega 452-454 I. de Margarita (206) 555- (206) 555-

2125 2129
Graphic Design Institute Cerrito 333 Buenos Aires (916) 555- (916) 555-
2128 2128
Litware, Inc. Carrera 22 con Ave. Carlos Barinas (503) 555- (503) 555-
Soublette #8-35 2129 2110
Tailspin Toys Carrera 22 con Ave. Carlos Barinas (503) 555- (503) 555-
Soublette #9-37 2233 2239
La tabla Compradores
Nombre de compañía Nombre del Dirección Ciudad Código Teléfono
contacto postal
Baldwin Museum of Leonor Bernabé Rodeo de la Cruz 477 Caracas 12345 (505) 555-
Science 2122
Blue Yonder Airlines David Santos Carlos Pellegrini 1263 San Cristóbal 23456 (104) 555-
2123
Coho Winery Ezequiel Picó C/ Córcega 452 I. de Margarita 34567 (206) 555-
2124
Contoso José Andrés Av. Benavides 4858 Lima 45678 (171) 555-
Pharmaceuticals Dosil 2125
Fourth Coffee Julián Precio Av. de la Ciudad de 56789 (7) 555-2126
Constitución 2222 México
Adventure Works Cristina Portillo C/ Córcega 452-456 I. de Margarita 34567 (206) 555-
2125
Humongous Insurance Esteban Puerto Cerrito 333 Buenos Aires 01234 (916) 555-
2128
Trey Research María Barrera E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503) 555-
2129
Fabrikam, Inc. Antonio Moreno C/ Araquil, 67 I. de Margarita 56789 (206) 555-
2233
Observe que en este caso, las tablas individuales no contienen valores duplicados, pero hay campos en ambas
tablas que contienen datos superpuestos, como los datos del campo Nombre de la tabla Clientes y los datos del
campo Nombre de compañía en la tabla Compradores.
No siempre se pueden integrar los datos de cada tabla combinando las dos tablas. Para algunos clientes, puede que
la tabla Clientes contenga la información más reciente, pero puede que la tabla Compradores contenga datos más
actualizados de otros usuarios. Normalmente, la mejor forma de actuar es revisar el contenido de ambas tablas y,
después, decidir qué datos se van a mantener y cuáles se van a eliminar.
Para unir los registros de ambas tablas, se crea una consulta de unión. La consulta colocará los registros duplicados
juntos de modo que sea más fácil revisarlos.
No se pueden modificar ni eliminar los datos devueltos por una consulta de unión. Para modificar o eliminar datos,
abra las tablas subyacentes en la vista Hoja de datos.
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Access crea una nueva consulta. Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla sin agregar tablas ni consultas a la cuadrícula de diseño.
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos de la consulta y, a continuación, haga clic en
Vista SQL.
Si usó las tablas de ejemplo anteriormente mencionadas, pegue la siguiente instrucción SQL en la ventana. Si usa
datos propios, use la siguiente instrucción como referencia. Use las cláusulas SELECT, UNION ALL SELECT y ORDER
BY tal y como se muestra, pero reemplace los nombres de campo y de tabla con sus propios datos.
SELECT [Nombre de compañía], [Dirección], [Ciudad], [Teléfono], FROM [Compradores]
UNION ALL SELECT [Nombre], [Dirección], [Ciudad], [Tel.], FROM [Clientes]
ORDER BY [Nombre de compañía];

La primera instrucción SELECT recupera registros de la tabla Compradores y la segunda instrucción SELECT recupera
registros de la tabla Clientes. La cláusula UNION ALL une todos los registros de ambas tablas. La instrucción ORDER

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BY ordena los registros de modo que los registros duplicados estén colocados juntos para que sean fáciles de
revisar.
Cada instrucción SELECT debe devolver el mismo número de campos y en el mismo orden. Los campos
correspondientes deben tener tipos de datos compatibles, salvo una excepción: se puede usar un campo con el tipo
de datos Número y un campo con el tipo de datos Texto como campos correspondientes. Además, recuerde que los
nombres de campo pueden ser distintos.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y ver los resultados en la vista Hoja de datos.
Si usa los registros de las tablas arriba mencionadas, se mostrarán 18 registros: 9 registros de la tabla Clientes y 9
registros de la tabla Compradores.
Guarde la consulta y, a continuación, cierre la vista. Va a usar esta consulta en la siguiente sección.
Principio de sección
Cuando hay duplicados en dos tablas, mostrar sólo un registro
A veces, puede que necesite ver sólo los registros distintos de dos tablas similares. Si un registro existe en ambas
tablas, podrá incluir el registro de la primera tabla y omitir el registro correspondiente de la segunda tabla.
Access trata los registros de tablas distintas como duplicados únicamente si coinciden los valores de todos los
campos seleccionados. Por ejemplo, si incluye los campos Nombre de compañía, Ciudad, Dirección, Tel. y Fax en la
consulta, los valores de los cinco campos deben coincidir para que Access trate el registro como duplicado.
En esta sección se explica cómo modificar la consulta de la sección anterior para que se muestren todos los registros
de la tabla Compradores y sólo los registros únicos de la tabla Clientes.
No se pueden modificar los datos devueltos por una consulta de unión. Para modificar o eliminar datos, abra las
tablas subyacentes en la vista Hoja de datos.
Modificar la consulta
Abra la consulta creada en la sección anterior.
En la ficha de documentos de la consulta, haga clic en Vista SQL para ver la instrucción SQL.
Elimine los campos [Teléfono] y [Tel.] de ambas instrucciones SELECT.
Elimine la palabra ALL detrás de la palabra UNION. De este modo, la consulta omite los registros duplicados de la
tabla Clientes. La instrucción SQL quedará como se muestra a continuación.
SELECT [Nombre de compañía], [Dirección], [Ciudad], FROM [Compradores]
UNION SELECT [Nombre], [Dirección], [Ciudad], FROM [Clientes]
ORDER BY [Nombre de compañía];
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y ver los resultados en la vista Hoja de datos.
Si usa los datos de ejemplo de la sección anterior, la consulta devolverá 14 en vez de 18 registros.
Principio de sección
Mostrar sólo los registros duplicados detectados en ambas tablas
Se usa una combinación interna cuando se necesita que la consulta devuelva sólo los valores coincidentes de dos
tablas. Si no está familiarizado con Access, una combinación interna es una operación que vincula las filas de dos o
más tablas sólo si coinciden los valores de los campos combinados.
Para crear una combinación interna, cree una consulta de selección que incluya ambas tablas y, a continuación, cree
una relación entre los campos que contengan los valores duplicados. De forma predeterminada, Access crea una
combinación interna cuando se crea la relación.
No se pueden modificar los campos o filas devueltos por una consulta de selección con una combinación interna. Si
desea modificar los datos, abra las tablas subyacentes y cambie los valores en cada tabla.
Crear una consulta que tenga una combinación interna
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Compradores y en la tabla Clientes y, a
continuación, haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.
Identifique los campos que tengan valores coincidentes en los registros duplicados. Si usa las tablas de ejemplo, el
campo Nombre de compañía de la tabla Compradores se corresponde con el campo Nombre de la tabla Clientes.
Arrastre el campo Nombre de compañía de la primera tabla hasta el campo Nombre de la segunda tabla. Access
conecta los campos con una línea.

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De forma predeterminada, la consulta crea una combinación interna entre las dos tablas. La combinación interna
seleccionará sólo los registros en los que el campo Nombre de compañía coincida con el campo Nombre.
Haga doble clic en el campo Nombre de compañía para agregarlo a la cuadrícula de diseño de la consulta. Este
campo ayudará a identificar los registros en la vista Hoja de datos.
Haga doble clic en los demás campos de las tablas Compradores y Clientes que desee agregar a la cuadrícula de
diseño de la consulta. En este caso, agregue el campo Tel. de la tabla Compradores y el campo Teléfono de la tabla
Clientes.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y ver los resultados en la vista Hoja de datos. La consulta
devolverá cinco registros, uno por cada cliente con un registro en ambas tablas.
Nombre de compañía Teléfono (Compradores) Tel. (Clientes)
Baldwin Museum of Science (505) 555-2122 (505) 555-3123
Blue Yonder Airlines (104) 555-2123 (104) 555-2124
Coho Winery (206) 555-2124 (206) 555-2124
Contoso Pharmaceuticals (171) 555-2125 (171) 555-2125
Fourth Coffee (7) 555-2126 (7) 555-2126

Ver sólo los registros de una tabla que no tengan un registro coincidente en otra tabla
Continuando con el escenario donde las tablas Compradores y Clientes tienen datos duplicados, ahora va ver lo que
necesita hacer para ver los registros de la tabla Compradores sin registro duplicado en la tabla Clientes. Esto puede
ayudarle a tomar decisiones de cara a determinados clientes, basándose únicamente en el contenido de la tabla
Compradores, antes de consolidar las dos tablas.
Para ver sólo los registros de la tabla Compradores que no tengan registro duplicado en la tabla Clientes, cree una
consulta de buscar no coincidentes. Si usa los datos de ejemplo, este tipo de consulta devuelve todos los registros
de la tabla Compradores que no tengan un registro coincidente en la tabla Clientes.
Se pueden modificar los valores de campo o eliminar registros cuando esta consulta está en la vista Hoja de datos.
Crear una consulta de buscar no coincidentes
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas de buscar no coincidentes y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Haga clic en la tabla Compradores, que contiene los registros en los que está interesado. Haga clic en Siguiente.
Haga clic en la tabla Clientes. Es la tabla con la que va a comparar la tabla Compradores. Haga clic en Siguiente.
Haga clic en el campo Nombre de compañía de la tabla Compradores, haga clic en el campo Nombre de la tabla
Clientes y, a continuación, haga clic en el botón <=> para combinar las tablas basándose en los nombres de cliente.
Haga clic en Siguiente.
Seleccione los campos que desee mostrar en la vista. En este caso, agregue los campos Nombre de compañía,
Dirección, Ciudad y Tel. Haga clic en Siguiente.
Escriba un nombre para la consulta y haga clic en Finalizar para ver los registros en la vista Hoja de datos. Si usa las
tablas de ejemplo, la consulta devolverá cuatro registros, es decir, los registros de la tabla Compradores sin registro
coincidente en la tabla Clientes.
Nombre de compañía Dirección Ciudad Teléfono
Adventure Works C/ Córcega 452-456 I. de Margarita (206) 555-2125
Humongous Insurance Cerrito 333 Buenos Aires (916) 555-2128
Trey Research E. Zolá 1715 Barinas (503) 555-2129
Fabrikam, Inc. C/ Araquil, 67 I. de Margarita (206) 555-2233
Eliminar los registros duplicados de una tabla y combinar los registros restantes en otra tabla

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Tras revisar los datos duplicados de tablas similares, puede eliminar los registros duplicados y combinar los datos
restantes en una sola tabla. El proceso se compone de los siguientes pasos:
De manera opcional, en la tabla que desee eliminar, actualice los datos que desee combinar. En este tema no se
explica cómo actualizar los datos.
Para obtener información sobre cómo actualizar los datos, vea el artículo Actualizar los datos de una base de datos.
De manera opcional, revise las posibles relaciones entre la tabla que desee eliminar y otras tablas de la base de
datos. Si existe una relación, normalmente se elimina y, a continuación, se establece una nueva relación con la otra
tabla (la tabla que contiene los datos combinados). No obstante, hay que asegurarse de que los valores de clave
principal en la nueva tabla coinciden con los valores de clave principal en las otras tablas.
Cree una consulta de eliminación que use la propiedad Valores únicos para buscar y eliminar los registros
coincidentes. Asegúrese de no romper ninguna relación existente entre las tablas de la base de datos. Por ejemplo,
supongamos que desea mover los registros únicos de la tabla Clientes a la tabla Compradores y, a continuación,
eliminar la tabla Clientes. Si la tabla Clientes está relacionada con otras tablas de la base de datos, debe asegurarse
de que la tabla Compradores asume esas relaciones. En este tema no se abordan las relaciones.
Para obtener más información, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación.
Cree una consulta de datos anexados para agregar los registros restantes de la tabla que desee eliminar a la tabla
que desee conservar. Puede que tenga que agregar el campo de clave principal y los valores de los datos anexados a
la tabla que desee conservar.
Elimine la tabla que no desee.
En esta sección se explica cómo crear y usar una consulta de eliminación y una consulta de datos anexados, además
de mostrar cómo eliminar una tabla. En los pasos se usan las tablas Compradores y Clientes.
La tabla Compradores
Nombre de compañía Nombre del Dirección Ciudad Código Teléfono
contacto postal
Baldwin Museum of Leonor Bernabé Rodeo de la Cruz 477 Caracas 12345 (505) 555-
Science 2122
Blue Yonder Airlines David Santos Carlos Pellegrini 1263 San Cristóbal 23456 (104) 555-
2123
Coho Winery Ezequiel Picó C/ Córcega 452 I. de Margarita 34567 (206) 555-
2124
Contoso José Andrés Av. Benavides 4858 Lima 45678 (171) 555-
Pharmaceuticals Dosil 2125
Fourth Coffee Julián Precio Av. de la Ciudad de 56789 (7) 555-2126
Constitución 2222 México
Adventure Works Cristina Portillo C/ Córcega 452-456 I. de Margarita 34567 (206) 555-
2125
Humongous Insurance Esteban Puerto Cerrito 333 Buenos Aires 01234 (916) 555-
2128
Trey Research María Barrera E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503) 555-
2129
Fabrikam, Inc. Antonio Moreno C/ Araquil, 67 I. de Margarita 56789 (206) 555-
2233
La tabla Clientes
Nombre Dirección Ciudad Teléfono Fax
Baldwin Museum of Rodeo de la Cruz 477 Caracas (505) 555- (505) 555-
Science 2122 3123
Blue Yonder Airlines Carlos Pellegrini 1263 San Cristóbal (104) 555- (104) 555-
2123 2124
Coho Winery C/ Córcega 452 I. de Margarita (206) 555- (206) 555-
2124 2125
Contoso Pharmaceuticals Av. Benavides 4858 Lima (171) 555- (171) 555-
2125 2126
Fourth Coffee Av. de la Constitución 2222 Ciudad de (7) 555-2126 (7) 555-2127
México
Consolidated Messenger C/ Córcega 452-454 I. de Margarita (206) 555- (206) 555-
0170 0171
Graphic Design Institute Cerrito 333 Buenos Aires (916) 555- (916) 555-
2128 2128
Litware, Inc. Carrera 22 con Ave. Carlos Barinas (503) 555- (503) 555-
Soublette #8-35 0192 0193
Tailspin Toys Carrera 22 con Ave. Carlos Barinas (503) 555- (503) 555-

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Soublette #9-37 2233 2239

Si desea usar estas tablas en una base de datos, vea los pasos descritos en Preparar datos de ejemplo, que aparece
anteriormente en este artículo. Para este ejercicio, suponemos que la tabla Compradores contiene la información
más reciente, por lo que desea eliminar los registros coincidentes de la tabla Clientes y, a continuación, combinar
los registros restantes de la tabla Clientes en la tabla Compradores.
Eliminar datos no deseados
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Compradores y en la tabla Clientes y, a
continuación, cierre el cuadro de diálogo.
Combine las dos tablas arrastrando el campo Nombre de compañía de la tabla Compradores hasta el campo
Nombre de la tabla Clientes.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el área vacía en la mitad superior de la ventana y, a continuación,
haga clic en Propiedades. Establezca el valor de la propiedad Registros únicos en Sí.
Al combinar las dos tablas y establecer la propiedad Registros únicos de la consulta en Sí, evita el mensaje No se
pudo eliminar nada en las tablas especificadas que, en caso contrario, aparecería al ejecutarse la consulta.
En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.
Arrastre el asterisco (*) de la tabla Clientes hasta la fila Campo de la primera columna en la cuadrícula de diseño de
la consulta.

Aparece Clientes en la fila Tabla y aparece De en la fila Eliminar. Esto significa que la consulta eliminará filas de la
tabla Clientes.
Ahora debe especificar los registros que la consulta va a eliminar. Si usa las tablas de ejemplo, elimine los registros
en los que los valores de los campos Nombre, Dirección y Ciudad de la tabla Clientes coincidan con los campos
correspondientes de la tabla Compradores.
Arrastre el campo Nombre de la tabla Clientes a la primera celda en blanco de la fila Campo en la cuadrícula de
diseño de la consulta. Haga lo mismo para los campos Dirección y Ciudad de la tabla Clientes.
Si usa las tablas de ejemplo, en la fila Criterios, para el campo Nombre, escriba [Compradores].[Nombre de
compañía]. En la fila Criterios, para el campo Dirección, escriba [Compradores].[Dirección]. En la fila Criterios, para
el campo Ciudad, escriba [Compradores].[Ciudad]. La cuadrícula de diseño de la consulta quedará de la siguiente
manera:

Cuando ejecute la consulta, eliminará todos los registros que cumplan los criterios de la consulta, es decir, los que
tengan valores coincidentes en los tres campos de cada tabla.
Haga clic en Ver para obtener una vista previa de los registros que se van a eliminar cuando ejecute la consulta.
Verá los cinco registros duplicados de la tabla Clientes.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta. Cuando se le pida que confirme la eliminación, haga clic en Sí.
Vaya a los siguientes pasos para crear una consulta de datos anexados.
Anexar los datos restantes
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla de origen, haga doble clic en la tabla que contenga
los registros que desee anexar y, a continuación, haga clic en Cerrar. Si usa los datos de ejemplo, haga doble clic en
la tabla Clientes.
En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.
En el cuadro de diálogo Anexar, en la lista Nombre de la tabla, seleccione la tabla de destino (la tabla a la que va a
anexar los datos). Si usa las tablas de ejemplo, seleccione la tabla Compradores y, a continuación, haga clic en
Cerrar.
Mueva los campos que desee anexar desde la tabla de origen hasta la fila Campo de la cuadrícula de diseño.
Importante Mueva sólo los campos que tengan un campo correspondiente en la tabla de destino.
Si usa los datos de ejemplo, mueva los campos Nombre, Dirección y Tel.
Haga clic en la fila Anexar a de cada campo y seleccione el nombre del correspondiente campo en la tabla de
destino. Si usa los datos de ejemplo, seleccione los campos Nombre de compañía, Dirección y Teléfono,
respectivamente.
Dado que va a agregar todos los registros de la tabla Clientes a la tabla Compradores, no es necesario especificar
ningún criterio. Haga clic en Ver para obtener una vista previa de los registros que se van a agregar a la tabla
Compradores cuando se ejecute la consulta.
Guarde y cierre la vista.
Busque la consulta de datos anexados y haga doble clic en ella. Haga clic en Sí para confirmar que desea anexar los
datos.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Edición.
En la sección Edición general, bajo Confirmar, desactive la casilla de verificación Consultas de acción.

Eliminar la tabla
Asegúrese de que dispone de los permisos necesarios para eliminar tablas de la base de datos, que la base de datos
no es de sólo lectura y que ningún otro usuario tiene la tabla abierta.
En el panel de exploración, haga clic en la tabla que desee eliminar.
Presione SUPRIMIR y, a continuación, haga clic en Sí para confirmar que desea eliminar la tabla.
Al eliminar tablas de una base de datos, puede que se rompa parte o toda la funcionalidad de la misma. Por ese
motivo, es preciso planear una eliminación para asegurar que la base de datos se mantiene funcional y es preciso
crear una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar datos u otros componentes.
Para obtener más información sobre la eliminación de datos, vea el artículo Eliminar uno o varios registros de una
base de datos.
Principio de sección
Ver sólo los registros diferentes al mostrar los datos de tablas relacionadas
Puede que una consulta que une los datos de dos tablas relacionadas muestre registros en los que todos los campos
parecen coincidir. Sin embargo, si se examinan detenidamente las tablas, se comprueba que en realidad las tablas
no contienen registros duplicados. Ese problema surge cuando la consulta no incluye determinados campos, como
una clave principal, que identifiquen de manera única cada registro. En estos casos, no se eliminan los registros sino
que se puede ocultar lo que parecen ser duplicados.
Por ejemplo, supongamos que usa una consulta para recopilar los datos referentes a los pedidos de los clientes
incluidos en dos tablas y asegurar que los empleados cumplen los pedidos puntualmente. Los clientes pueden
realizar un pedido de varios productos, por lo que cada producto se convierte en un registro independiente (una
fila) en las tablas subyacentes. Dado que el pedido se realiza en un solo día y, a continuación, se envía en un solo
día, los registros de un determinado pedido pueden contener un gran número de fechas duplicadas, tal y como se
muestra a continuación:

161
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Dado que sabe que los pedidos llegan un día determinado y se envían un día determinado, necesita ver sólo un
registro (una fila) por pedido. Para mostrar los registros únicos de las tablas que contienen los datos de los pedidos,
puede establecer la propiedad Registros únicos de la consulta en Sí. Cuando la propiedad está establecida en Sí, la
consulta examina todas las filas de las tablas y, en caso de detectar filas coincidentes (y no sólo campos), excluye
todas esas filas duplicadas salvo una del conjunto de resultados.
Establecer la propiedad Registros únicos en Sí
Con la consulta abierta en la vista Diseño, presione F4 para que se muestre la hoja de propiedades.
En la hoja de propiedades, establezca la propiedad Registros únicos en Sí y, a continuación, cierre la hoja de
propiedades.

Cuando proceda, recuerde que, cuando el valor de la propiedad Registros únicos está establecido en Sí, la consulta
compara filas enteras y las filas de todas las tablas deben coincidir para que la consulta excluya datos. Además, se
puede usar la propiedad Registros únicos sólo cuando una consulta incluye dos o más tablas.
Cuando cambie a la vista Hoja de datos, verá sólo un registro por pedido.

Recuerde asimismo que, cuando se establece el valor de la propiedad Registros únicos en Sí y se ejecuta la consulta,
puede que se siga viendo lo que parecen ser registros duplicados. Para continuar con el anterior ejemplo, puede
que siga viendo registros con fechas de pedido y de envío coincidentes, tal y como se muestra a continuación:

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Esto sucede cuando se reciben dos pedidos diferentes el mismo día y, a continuación, se envían el mismo día. Si se
establece el valor de la propiedad Registros únicos en Sí, no se ocultan esos registros de los resultados de la
consulta porque en realidad los registros no son duplicados en las tablas subyacentes.
Si desea ver sólo una instancia de esos registros (es decir, un registro de pedido por día), establezca el valor de la
propiedad Valores únicos en Sí. Cuando la propiedad Valores únicos está establecida Sí, la consulta no examina las
tablas subyacentes en busca de duplicados, sino que examina los valores de los campos incluidos y, si todos los
campos coinciden en dos registros, la consulta oculta uno de los registros de la vista.
El valor de la propiedad Valores únicos se establece de la misma manera que se establece el valor de la propiedad
Registros únicos: abra la hoja de propiedades de la consulta y cambie el valor de la propiedad a Sí. En la hoja de
propiedades, el cuadro de propiedad Valores únicos se encuentra encima del cuadro de propiedad Registros únicos.

Para continuar con el ejemplo anterior, ahora sólo verá las fechas en las que se recibieron o se enviaron uno o
varios pedidos. No verá un registro por pedido.

Establecer el valor de la propiedad Registros únicos en Sí afecta a las filas de las tablas que proporcionan los datos
para la consulta, y establecer el valor de la propiedad Valores únicos en Sí afecta únicamente a los campos de la
consulta, por lo que no se pueden usar ambas propiedades a la vez. Si se establece el valor de una de ellas en Sí,
Access establece automáticamente el valor de la otra propiedad en No. Sin embargo, ambas pueden establecerse
en No para que se devuelvan todos los registros.
En la siguiente tabla se ofrece un resumen para ayudarle a elegir un valor para las propiedades Registros únicos y
Valores únicos en una consulta.
Si la consulta Y desea ver... Establezca... Resultado...
está basada
en...
Dos o más Los registros diferentes de la Registros únicos en Sí. Si la tabla contiene registros
tablas, pero tabla (todos los campos de la (Access establece duplicados, la consulta omitirá los
todos los tabla deben coincidir en dos automáticamente el duplicados. No obstante, puede que
campos de la registros para que puedan valor de Valores únicos los resultados de la consulta sigan
consulta considerarse como en No). incluyendo registros en los que
proceden de duplicados) coinciden todos los campos si la
una sola tabla consulta no incluye un campo que
identifique los registros de manera
única.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Una o más Los registros diferentes en la Valores únicos en Sí. La consulta excluye los registros
tablas vista Hoja de datos de la (Access establece duplicados (donde coinciden todos
consulta (todos los campos automáticamente el los campos) en la vista Hoja de
en la vista Hoja de datos valor de Registros únicos datos. No obstante, recuerde que
deben coincidir en dos en No). puede que no se vean todos los
registros para que puedan registros diferentes de la tabla
considerarse como subyacente.
duplicados)
Una o más Todos los registros Valores únicos en No y Se ven todos los registros únicos y
tablas Registros únicos en No. duplicados de ambas tablas.
Principio de sección
Ver un registro específico o resumir los datos duplicados en tablas relacionadas
Cuando aparecen datos duplicados en tablas relacionadas, puede que desee ver un registro específico del conjunto
de duplicados, o bien, resumir los datos duplicados mediante Cuenta, Suma u otra función de agregado.
De manera similar a lo que sucede en el caso descrito en la sección anterior, puede que en realidad no haya datos
duplicados en las tablas. Cuando ve los datos de dos tablas que comparten una relación uno a varios, como las
tablas Pedidos y Detalles de pedidos, puede que haya varios registros con varios campos coincidentes. Por ejemplo,
puede que un empleado haya recibido varios pedidos del mismo cliente, o bien, que ese empleado haya vendido el
mismo producto como parte de diferentes pedidos el mismo día, etc. Si desea buscar datos para responder a
consultas como las que siguen a continuación, necesitará resumir los datos en vez de eliminar los datos duplicados.
Buscar la cantidad total de cada producto vendido por cada empleado.
Contar el número total de pedidos que cada empleado tramitó para cada cliente.
Buscar el mayor pedido del día de cada empleado
Para resumir los datos, se usa una consulta de totales similar a las abordadas en la sección Mostrar registros
distintos especificando el duplicado que aparece en los resultados, que aparece anteriormente en este artículo. En
esa sección se explica cómo usar una consulta de totales con una sola tabla. Para crear una consulta de totales que
contenga varias tablas, siga este procedimiento:
No olvide agregar la segunda tabla cuando agregue la primera tabla en el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
Cuando agregue los campos que determinen la duplicación, arrastre los campos que desee de cualquiera de las dos
tablas y, para todos los campos, establezca el valor en la fila Total de la columna en Agrupar por.
El campo que identifica el registro que desea ver o que tiene los valores que desea resumir puede proceder de
cualquiera de las dos tablas.

Buscar registros con las fechas más recientes o más antiguas

Obtener información sobre cómo funcionan las consultas de valores superiores con las fechas

Se usa una consulta de valores superiores cuando se necesita buscar en una tabla o un conjunto de registros los
registros que contengan las fechas más recientes o más antiguas. Esos datos se pueden usar posteriormente para
responder a varios tipos de preguntas comerciales, como
¿Cuándo un empleado realizó su última venta? La respuesta puede ayudar a identificar al empleado más o menos
productivo.
¿Cuándo un cliente realizó su último pedido? Si un cliente no ha realizado ningún pedido durante algún tiempo,
quizás desee colocarlo en una lista de clientes inactivos.
¿Quién es el próximo en cumplir años o en cumplir x años?
Reglas para crear y usar las consultas de valores superiores
Para crear una consulta de valores superiores, hay que crear primero una consulta de selección. Dependiendo de los
resultados que se desee obtener, se aplica a la consulta un criterio de ordenación o se convierte la consulta en una
consulta de totales. En este último caso, se usa una función de agregado, como Máx o Mín para que se devuelva el
valor más alto o más bajo, o bien, Primero o Último para que se devuelva la fecha más antigua o más reciente. Las
consultas de totales y las funciones de agregado se usan únicamente cuando se necesita buscar datos en un
conjunto de grupos o categorías. Por ejemplo, supongamos que necesita buscar las cifras de ventas
correspondientes a una fecha concreta para una ciudad en la que trabaja la compañía. En ese caso, las ciudades son
las categorías (necesita buscar los datos por ciudad), por lo que va a usar una consulta de totales.
Recuerde que, independientemente del tipo de consulta, las consultas deben usar campos que contienen datos
descriptivos, como nombres de clientes, así como un campo que contiene los valores de fecha que se van a buscar.
Los valores de fecha deben residir en un campo cuyo tipo de datos esté establecido en Fecha/Hora. Las consultas
descritas en este artículo generan un error si se intenta ejecutarlas con valores de fecha que residen en un campo
de tipo Texto. Además, si se desea usar una consulta de totales, los campos de datos deben incluir información de
categoría, como un campo de ciudad, o bien, de ciudad o región.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Elegir entre una consulta de valores superiores y un filtro

Para determinar si debe crear una consulta de valores superiores o aplicar un filtro:
Si desea que se devuelvan los registros con las fechas más recientes o más antiguas de un campo y no conoce los
valores de fecha exactos o éstos no importan, cree una consulta de valores superiores.
Si desea que se devuelvan todos los registros cuya fecha coincida, sea anterior o posterior a una fecha concreta, use
un filtro. Por ejemplo, para ver las fechas de las ventas entre abril y julio, aplique un filtro. En el presente artículo no
se aborda el tema de los filtros.
Para obtener más información sobre la creación y el uso de los filtros.

Buscar la fecha más reciente o más antigua

En esta sección se explica cómo crear una consulta de valores superiores que use un criterio de ordenación, así
como una consulta más avanzada que use expresiones y otros criterios. En la primera sección, se muestran los
pasos básicos necesarios para crear una consulta de valores superiores y, en la segunda sección, se explica cómo
buscar los próximos cumpleaños de empleados mediante la adición de criterios. Se usan los datos reflejados en la
siguiente tabla de ejemplo.
Apellido Nombre Dirección Ciudad País o Fecha de Fecha de
región nacimiento contratación
Bernabé Leonor Rodeo de la Oruro Bolivia 05.02.1968 10.06.1994
Cruz 477
Santos David Carlos Pellegrini Buenos Aires Argentina 22.05.1957 22.11.1996
1263
Picó Ezequiel C/ Córcega 452 Barcelona España 11.11.1960 11.03.2000
Dosil José Av. Benavides Lima Perú 22.03.1964 22.06.1998
Andrés 4858
Precio Julián Calle Smith 2 Ciudad de México 05.06.1972 05.01.2002
México
Portillo Cristina Alhelíes 15 Montevideo Uruguay 23.01.1970 23.04.1999
Puerto Esteban Cerrito 333 Tampa EE.UU. 14.04.1964 14.10.2004
Barrera María E. Zolá 1715 Guayaquil Ecuador 29.10.1959 29.03.1997
Si lo desea, puede introducir estos datos de ejemplo manualmente en una nueva tabla, o puede copiarlos en un
programa de hoja de cálculo como Microsoft Office Excel 2010 y, a continuación, usar Access para importar la hoja
de cálculo resultante a una tabla.

Escribir los datos de ejemplo manualmente

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Access agrega una nueva tabla vacía a la base de datos.
No es necesario seguir este paso si abre una nueva base de datos vacía, pero sí deberá seguirlo si debe agregar una
tabla a la base de datos.
Haga doble clic en la primera celda de la fila de encabezado y escriba el nombre del campo en la tabla de ejemplo.
De forma predeterminada, Access identifica los campos vacíos de la fila de encabezado con el texto Agregar nuevo
campo, de este modo:

Use las teclas de flecha para moverse a la siguiente celda de encabezado vacía y, a continuación, escriba el segundo
nombre de campo (también puede presionar TAB o hacer doble clic en la nueva celda). Repita este paso hasta que
escriba todos los nombres de campo.
Escriba los datos en la tabla de ejemplo.
Cuando se incorporan los datos, Access deduce el tipo de datos de cada campo. Si no está familiarizado con las
bases de datos relacionales, debe establecer un tipo de datos específico, por ejemplo Número, Texto o Fecha/Hora,
para cada campo de las tablas. El establecimiento de los tipos de datos asegura una incorporación de datos
adecuada y sirve para evitar errores, como usar un número de teléfono en un cálculo. Para estas tablas de ejemplo,
debe dejar que Access deduzca el tipo de datos.
Cuando termine de incorporar los datos, haga clic en Guardar
Método abreviado de teclado Presione CTRL+G.
Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.
En el cuadro Nombre de tabla, escriba el nombre de la tabla de ejemplo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Puede usar el nombre de cada tabla de ejemplo porque las consultas de las secciones ¿Cómo? usan dichos
nombres.
Repita estos pasos hasta que cree cada una de las tablas de ejemplo enumeradas al principio de esta sección.

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Copiar la tabla en programa de hoja de cálculo

Inicie su programa de hoja de cálculo y cree un nuevo archivo vacío. Si usa Excel, se crea un nuevo libro vacío de
forma predeterminada.
Copie la tabla de ejemplo de la sección anterior y péguela en la primera hoja de cálculo, empezando por la primera
celda.
Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la ficha de hoja, haga clic en Cambiar nombre y asigne a la
hoja de cálculo el nombre Empleados.
Guarde el archivo de hoja de cálculo en una ubicación apropiada y vaya a los siguientes pasos.
Importar la tabla a Access
En una base de datos nueva o existente:
En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel.
O bien,
Haga clic en Más y seleccione un programa de hoja de cálculo de la lista.
Aparecerá el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Hoja de cálculo de Nombre de programa.
Haga clic en Examinar, abra el archivo de hoja de cálculo que creó en los pasos anteriores y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo.
De forma predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja de cálculo del libro (Empleados, si ha seguido los
pasos descritos en la anterior sección), y los datos de la hoja de cálculo aparecen en la sección inferior de la
pantalla. Haga clic en Siguiente.
Haga clic en Primera fila contiene encabezados de columna y, a continuación, haga clic en Siguiente.
De manera opcional, use los cuadros de texto y listas que aparecen bajo Opciones de campo para cambiar los
nombres de los campos y los tipos de datos u omitir campos del proceso de importación. En caso contrario, haga
clic en Siguiente.
Si usa la tabla de ejemplo que figura más arriba, no tiene que realizar ningún cambio.
Mantenga seleccionada la opción Permitir a Access agregar la clave principal y haga clic en Siguiente.
De forma predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de cálculo a la nueva tabla. Acepte el nombre o
especifique otro y, a continuación, haga clic en Finalizar.
Si no tiene un programa de hoja de cálculo, puede copiar los datos de ejemplo en un editor de texto, como el Bloc
de s.
Crear una consulta de valores superiores básica
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
En el cuadro de diálogo, haga clic en la tabla que desee usar en la consulta, haga clic en Agregar para colocar la tabla
en la sección superior del diseñador y, a continuación, haga clic en Cerrar.
O bien,
Haga doble clic en la tabla y, a continuación, haga clic en Cerrar.
Si usa los datos de ejemplo, agregue la tabla Empleados a la consulta.
Agregue a la cuadrícula de diseño los campos que desee usar en la consulta. Puede hacer doble clic en cada campo,
o bien, arrastrar y colocar cada campo en una celda en blanco de la fila Campo.
Si usa la tabla de ejemplo, agregue los campos Nombre, Apellido y Fecha de nacimiento.
En el campo que contenga el valor superior o inferior (si usa la tabla de ejemplo, es el campo Fecha de nacimiento),
haga clic en la fila Ordenar y seleccione Ascendente o Descendente.
El criterio de ordenación descendente devuelve la fecha más reciente y el criterio de ordenación Ascendente
devuelve la fecha más antigua.
Importante Debe definir un valor en la fila Ordenar sólo para los campos que contienen las fechas. Si especifica un
criterio de ordenación para otro campo, la consulta no devuelve los resultados deseados.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en la flecha abajo situada junto a Todo (la lista Valores
superiores) y escriba el número de registros que desee ver o seleccione una opción de la lista.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y devolver los resultados en la vista Hoja de datos.
Guarde la consulta y manténgala abierta para usarla en los siguientes pasos.
Como puede ver, este tipo de consulta de valores superiores puede ofrecer respuestas a preguntas básicas, como
quién es la persona más mayor o más joven de la compañía. En los siguientes pasos, se explica cómo usar las
expresiones y otros criterios para que la consulta sea más eficaz y más flexible. Los criterios que se muestran en el
siguiente paso devuelven los tres próximos cumpleaños entre los empleados.
Agregar criterios a la consulta
En estos pasos, se supone que va a usar la consulta descrita en la anterior sección.
Cambie la consulta creada en los anteriores pasos a la vista Diseño.
En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna a la derecha de la columna Fecha de nacimiento, copie y
pegue o escriba esta expresión: Expr1: ParcFecha("m",[Fecha de nacimiento]). A continuación, haga clic en Ejecutar.
La función ParcFecha extrae la parte correspondiente al mes del campo Fecha de nacimiento.
Cambie a la vista Diseño.

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A la derecha de la primera expresión, pegue o escriba esta expresión: Expr2: ParcFecha("d",[Fecha de nacimiento]).
A continuación, haga clic en Ejecutar.
En este caso, la función ParcFecha extrae la parte correspondiente a la fecha del campo Fecha de nacimiento.
Cambie a la vista Diseño.
Desactive las casillas de verificación en la fila Mostrar para cada una de las dos expresiones que acaba de escribir,
haga clic en la fila Ordenar para cada expresión y, a continuación, seleccione Ascendente.
Haga clic en Ejecutar.
De manera opcional, puede especificar criterios para limitar el ámbito de la consulta. Al especificar criterios, la
consulta ordena únicamente los registros que cumplan los criterios e identifica el valor superior o inferior dentro de
la lista ordenada.
Para continuar con los datos de ejemplo, cambie a la vista Diseño. A continuación, en la fila Criterios de la columna
Fecha de nacimiento, escriba la expresión siguiente:
Mes([Fecha de nacimiento]) > Mes(Fecha()) O Mes([Fecha de nacimiento])= Mes(Fecha()) Y Día([Fecha de
nacimiento])>Día(Fecha())
Esta expresión genera el siguiente resultado: Mes([Fecha de nacimiento]) > Mes(Fecha()) comprueba la fecha de
nacimiento de cada empleado para ver si cae en un mes futuro y, si se cumple esa condición, incluye esos registros
en la consulta. La parte Mes([Fecha de nacimiento])= Mes(Fecha()) Y Día([Fecha de nacimiento])>Día(Fecha()) de la
expresión comprueba los cumpleaños que caen en el actual mes para ver si caen en el día actual o después. Si se
cumple esa condición, la función incluye esos registros en la consulta. En resumen: esta expresión omite los
registros en los que la fecha de nacimiento cae entre el 1 de enero y la fecha en la que se ejecuta la consulta.
Para ver más ejemplos de expresiones de criterios de consulta.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en la flecha abajo situada junto a Todo (la lista Valores
superiores) y escriba el número de registros que desee ver o seleccione una opción de la lista.
Para ver los tres próximos cumpleaños, escriba 3.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y devolver los resultados en la vista Hoja de datos.
Si ve más registros de los especificados
Si los datos contienen varios registros que comparten un valor de fecha, puede que la consulta de valores
superiores devuelva más datos de los especificados. Por ejemplo, se puede diseñar una consulta de valores
superiores para que recupere tres registros de empleado, pero la consulta devuelve cuatro registros porque
"González" y "García" comparten fecha de nacimiento, tal y como se muestra en la siguiente tabla.
Apellido Fecha de nacimiento
Bermejo 26.09.1968
Escolar 02.10.1970
García 15.10.1965
González 15.10.1969
Si ve menos registros de los especificados
Supongamos que diseña una consulta para que devuelva los cinco registros superiores o inferiores de un campo,
pero la consulta devuelve sólo tres registros. En general, este tipo de problema se soluciona abriendo la consulta en
la vista Diseño y comprobando la fila Criterios de las columnas en la cuadrícula de diseño.
Para obtener más información sobre los criterios..
Si ve registros duplicados
Si una consulta de valores superiores devuelve valores duplicados, esto significa que las tablas subyacentes
contienen registros duplicados o que los registros parecen ser duplicados porque la consulta no incluye los campos
que distingan los registros. Por ejemplo, en la siguiente tabla se muestran los resultados de una consulta que
devuelve los cinco pedidos más recientemente enviados, junto con el nombre del vendedor encargado de la
transacción.
Fecha de envío Vendedor
12.11.2004 López
12.11.2004 Cornejo
12.10.2004 Delgado
12.10.2004 Delgado
12.10.2004 López
El tercer y el cuarto registro parecen ser duplicados, pero es posible que el vendedor Delgado tramitara dos pedidos
diferentes que se enviaron el mismo día.
Dependiendo de los requisitos, se pueden aplicar dos soluciones para evitar que se devuelvan registros duplicados.
Se puede cambiar el diseño de la consulta para agregar campos que ayuden a diferenciar los registros, como los
campos IdPedido e IdCliente. O bien, si basta con ver sólo uno de los registros duplicados, se mostrarán únicamente
los registros distintos si se configura la propiedad Valores únicos de la consulta en Sí. Para establecer esta
propiedad, en la vista Diseño de la consulta, haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier punto del
área en blanco de la mitad superior del diseñador de consultas y, a continuación, haga clic en Propiedades del menú
contextual. En la hoja de propiedades de la consulta, busque la propiedad Valores únicos y establézcala en Sí.

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Para obtener más información sobre cómo tratar los registros duplicados.

Buscar las fechas más recientes o más antiguas de registros en categorías o grupos

Se usa una consulta de totales para buscar las fechas más antiguas o más recientes de los registros que forman
parte de grupos o categorías. Una consulta de totales es una consulta de selección que usa funciones de agregado
como Mín, Máx, Suma, Primero y Último para calcular los valores de un campo concreto.
En esta sección, se supone que tiene una empresa de administración de eventos: se encarga de puestas en escena,
iluminación, servicios de comida y otras facetas de grandes actos. Además, los eventos que administra se dividen en
varias categorías, como lanzamientos de productos, verbenas y conciertos. En esta sección se explica cómo
responder a una pregunta común: ¿cuándo es el siguiente evento, por categoría? En otras palabras, ¿cuándo es el
siguiente lanzamiento de producto, el siguiente concierto, etc.?
Recuerde que, de forma predeterminada, el tipo de consulta de totales que cree podrá incluir únicamente el campo
que contiene los datos de grupo o categoría y el campo que contiene las fechas. No puede incluir otros campos que
describan los elementos de una categoría, como los nombres de los clientes o proveedores. No obstante, puede
crear una segunda consulta que combine la consulta de totales con los campos que contienen los datos
descriptivos. Más adelante en esta sección se explica cómo llevar a cabo esa tarea.
En esta sección, se supone el uso de las siguientes tres tablas:
La tabla Tipo de evento
IdTipo Tipo de evento
1 Lanzamiento de producto
2 Acto corporativo
3 Acto privado
4 Acto de recaudación de fondos
5 Feria
6 Conferencia
7 Concierto
8 Exposición
9 Verbena
La tabla Compradores
IdCliente Compañía Contacto
1 Contoso, Ltd.Graphic Arturo López
2 Tailspin Toys Almudena Benito
3 Fabrikam Cecilia Cornejo
4 Wingtip Toys Jesús Pérez
5 A. Datum Diego Arteaga
6 Adventure Works Tomás Navarro
7 Design Institute Fabricio Noriega
8 School of Fine Art María González
La tabla Eventos
Id. de evento Tipo de evento Cliente Fecha del evento Precio
1 Lanzamiento de producto Contoso, Ltd 14.04.2003 10.000 $
2 Acto corporativo Tailspin Toys 21.04.2003 8.000 $
3 Feria Tailspin Toys 01.05.2003 25.000 $
4 Exposición Graphic Design Institute 13.05.2003 4.500 $
5 Feria Contoso, Ltd. 14.05.2003 55.000 $
6 Concierto School of Fine Art 23.05.2003 12.000 $
7 Lanzamiento de producto A. Datum 01.06.2003 15.000 $
8 Lanzamiento de producto Wingtip Toys 18.06.2003 21.000 $
9 Acto de recaudación de fondos Adventure Works 22.06.2003 1.300 $
10 Conferencia Graphic Design Institute 25.06.2003 2.450 $
11 Conferencia Contoso, Ltd. 04.07.2003 3.800 $
12 Verbena Graphic Design Institute 04.07.2003 5.500 $
En esta sección, se supone que las tablas Clientes y Tipo de evento residen en el lado "uno" de las relaciones uno a
varios con la tabla Eventos. En este caso, la tabla Eventos comparte los campos IdCliente e IdTipo. Las consultas de
totales descritas en las siguientes secciones no funcionarán sin esas relaciones.

Para agregar estas tablas de ejemplo a una base de datos, puede seguir los pasos descritos en la sección anterior,
Buscar registros con valores superiores o inferiores, pero con algunas excepciones:

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Cuando copie en Excel las tablas Tipo de evento y Cliente, no copie las columnas IdTipo ni IdCliente. Access agregará
valores de clave principal cuando importe las hojas de cálculo, por lo que ahorrará tiempo.
Tras importar las tablas, abra la tabla Eventos en la vista Diseño y convierta las columnas Tipo de evento y Cliente
en campos de búsqueda. Para ello, haga clic en la columna Tipo de datos de cada campo y, a continuación, haga clic
en Asistente para búsquedas.
Durante la creación de los campos de búsqueda, Access reemplaza los valores de texto en las columnas Tipo de
evento y Cliente con valores numéricos de las tablas de origen.
Para obtener más información sobre la creación y el uso de los campos de búsqueda.

Crear la consulta de totales

En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
En el cuadro de diálogo, seleccione las tablas con las que desee trabajar, haga clic en Agregar y, a continuación,
haga clic en Cerrar cuando termine de agregar las tablas.
O bien,
Haga doble clic en las tablas que desee usar y, a continuación, haga clic en Cerrar. Cada tabla aparece en la sección
superior del diseñador de consultas.
Si usa las tablas de ejemplo que figuran más arriba, agregue las tablas Evento y Tipo de evento.
Haga doble clic en los campos de tabla que desee usar en la consulta. Asegúrese de agregar a la consulta
únicamente los campos de grupo o categoría y el campo de valores.
Si usa los datos de ejemplo que figuran en las tres anteriores tablas, agregue el campo Tipo de evento de la tabla
Tipo de evento, o bien, el campo Fecha del evento de la tabla Eventos.
De manera opcional, puede especificar criterios que limiten el ámbito de la consulta. Se ordenarán únicamente los
registros que cumplan los criterios y se identificarán en esta lista ordenada los campos de valores superiores e
inferiores.
Por ejemplo, si desea que se devuelvan eventos de la categoría Acto privado, escriba esta expresión en la fila
Criterios de la columna Tipo de evento: <>"Acto privado".
.
Para convertir la consulta en una consulta de totales, sigua este procedimiento:
En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.
La fila Totales aparece en la cuadrícula de diseño
Asegúrese de que la fila Totales de cada campo de grupo o categoría está establecida en Agrupar por y, a
continuación, establezca la fila Totales del campo de valores (el campo con los valores superiores o inferiores) en
Máx o Mín.
Máx devuelve el valor mayor de un campo numérico y la fecha u hora más reciente de un campo de tipo
Fecha/Hora. Mín devuelve el valor menor de un campo numérico y la fecha u hora más antigua de un campo de tipo
Fecha/Hora.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en la flecha abajo situada junto a Todo (la lista Valores
superiores) y escriba el número de registros que desee ver o seleccione una opción de la lista.
En este caso, seleccione Todo y, a continuación, haga clic en Ejecutar para que se muestren los resultados en la vista
Hoja de datos.
Dependiendo de la función elegida en el paso 6, Access cambiará el nombre del campo de valores de la consulta a
MáxDe nombre_de_campo o MínDe nombre_de_campo. Si usa las tablas de ejemplo, Access cambiará el nombre
del campo por MáxDeFecha del evento o MínDeFecha del evento.
Guarde la consulta y vaya a los siguientes pasos.
Los resultados de la consulta no incluyen nombres de producto ni ninguna otra información sobre los productos.
Para ver esos datos adicionales, debe crear una segunda consulta que incluya la consulta que acaba de crear. En los
siguientes pasos se explica cómo hacerlo.
Crear una segunda consulta para agregar más datos
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha Consultas y, a continuación, haga doble clic en la consulta
de totales creada en la sección anterior.
Haga clic en la ficha Tablas y agregue las tablas usadas en la consulta de totales así como todas las tablas que
contengan otros datos relacionados. Si usa las tres tablas de ejemplo anteriormente mencionadas, agregue las
tablas Tipo de evento, Evento y Cliente a la nueva consulta.
Una los campos de la consulta de totales con sus correspondientes campos de las tablas principales. Para ello,
arrastre cada campo de la consulta de totales hasta su correspondiente campo en la tabla.
Si usa los datos de ejemplo de las tres tablas, arrastre la columna Tipo de evento de la consulta de totales hasta el
campo Tipo de evento de la tabla Tipo de evento. A continuación, arrastre la columna MáxDeFecha del evento de la
consulta de totales hasta el campo Fecha del evento de la tabla Eventos. Al crear estas uniones, la nueva consulta
de selección reúne los datos de la consulta de totales y los datos de las demás tablas.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Agregue a la consulta los campos descriptivos adicionales de las demás tablas.

Si usa los datos de ejemplo de las tres tablas, puede agregar los campos Compañía y Contacto de la tabla
Compradores.
De manera opcional, especifique un criterio de ordenación para una o varias columnas. Por ejemplo, para que las
categorías se muestren en orden alfabético, configure la fila Ordenar de la columna Tipo de evento en Ascendente.
En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.
Sugerencia Si no desea que el encabezado de la columna Precio aparezca como MáxDePrecio o MínDePrecio, abra
la consulta en la vista Diseño y, en la columna de precios de la cuadrícula, escriba Precio: MáxDePrecio o Precio:
MínDePrecio. Precio aparecerá como encabezado de la columna en la vista Hoja de datos.

Buscar las fechas más recientes y más antiguas

Las consultas anteriormente creadas en este artículo pueden devolver valores superiores o inferiores, pero no
ambos. Si desea ver ambos tipos de valores en una sola vista, deberá crear dos consultas: una que recupere los
valores superiores y otra que recupere los valores inferiores. A continuación, deberá combinar y almacenar los
resultados en una sola tabla.
El proceso de buscar los valores superiores e inferiores y de mostrar esos datos en una tabla se compone de los
siguientes pasos:
Cree una consulta de valores superiores o inferiores, o bien, si necesita agrupar los datos, cree consultas de totales
que usen las funciones Mín y Máx.
Convierta la consulta de valores superiores (o consulta de totales Máx) en una consulta de creación de tabla y cree
una nueva tabla.
Convierta la consulta de valores inferiores (o consulta de totales Mín) en una consulta de datos anexados y anexe
los registros a la tabla de valores superiores.
Los pasos que se describen en estas secciones explican cómo hacerlo.
Crear las consultas
Cree las consultas de valores superiores y valores inferiores.

Si usa las tablas de ejemplo de la última sección, use únicamente los datos de la tabla Eventos. Use en ambas
consultas los campos Tipo de evento, Cliente y Fecha del evento de la tabla Eventos.
Guarde cada consulta con un nombre significativo, como Valor Superior y Valor inferior, y déjelas abiertas para
usarlas en los pasos que se describen a continuación.
Crear la consulta de creación de tabla
Con la consulta de valores superiores abierta en la vista Diseño:
En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Crear tabla.
Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla.
En el cuadro Nombre de tabla, escriba un nombre para la tabla en la que se van a almacenar los registros superiores
e inferiores. Por ejemplo, escriba Registros superiores e inferiores y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Cada vez que se ejecuta la consulta, en vez de mostrar los resultados en la vista Hoja de datos, la consulta crea una
tabla y reemplaza el valor superior con los datos actuales.
 Guarde y cierre la consulta.
 Crear una consulta de datos anexados
 Con la consulta de valores inferiores abierta en la vista Diseño:
 En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.
 Aparece el cuadro de diálogo Anexar.
 Escriba el mismo nombre que escribió en el cuadro de diálogo Crear tabla.
 Por ejemplo, escriba Registros superiores e inferiores y, a continuación, haga clic en Aceptar. Cada vez que
se ejecuta la consulta, en vez de mostrar los resultados en la vista Hoja de datos, la consulta anexa los
registros a la tabla Registros superiores e inferiores.
 Guarde y cierre la consulta.
 Ejecutar las consultas
 Ahora ya puede ejecutar las dos consultas. En el panel de exploración, haga doble clic en la consulta de
valores superiores y haga clic en Sí cuando Access se lo pida. A continuación, haga doble clic en la consulta
de valores inferiores y haga clic en Sí cuando Access se lo pida.
 Abra la tabla Registros superiores e inferiores en la vista Hoja de datos.
 Si intenta ejecutar las consultas de creación de tabla y de datos anexados y parece que no sucede nada,
compruebe en la barra de estado de Access si aparece el siguiente mensaje:
 El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento
 Si ve este mensaje, siga el procedimiento que se describe a continuación:

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

 Si aún no ve la Barra de mensajes, muéstrela. Para hacerlo, en la ficha Herramientas de base de datos, en
el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Barra de mensajes.
 En la Barra de mensajes, haga clic en Opciones.
 Aparecerá el cuadro de diálogo Confiar en Office.
 Seleccione Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.
 Vuelva a ejecutar la consulta.

Buscar registros con valores superiores o inferiores en un grupo o campo

Obtener información sobre las consultas de valores superiores

Las consultas de valores superiores se usan para buscar los registros que contengan los valores superiores o
inferiores en un campo de tabla. Se puede usar una consulta de valores superiores para responder a los siguientes
tipos de pregunta:
¿Cuál es el producto más o menos caro?
¿Qué tres empleados celebran su cumpleaños próximamente?
¿Qué divisiones han generado este año las mejores y las peores ventas?
¿Qué productos representan el cinco por ciento superior o inferior de las ventas?
¿Qué productos en cada categoría de productos representan el cinco por ciento superior o inferior de las ventas?
En resumen, una consulta de valores superiores ordena y, a continuación, filtra los datos para devolver los valores
superiores o inferiores de un campo. Las consultas de valores superiores se pueden usar para buscar valores
numéricos (incluidos valores monetarios) y valores de fecha.
La creación de una consulta de valores superiores se compone de los siguientes pasos:
Cree una consulta de selección o una consulta de totales.
La consulta de selección se usa para buscar valores superiores o inferiores en una tabla. La consulta de totales se
usa para buscar los valores superiores o inferiores en una o varias categorías. Por ejemplo, para responder a la
pregunta "¿Cuál es el producto más o menos caro?", se crea una consulta de selección. Para responder a la
pregunta "¿Qué productos en cada una de nuestras categorías de productos representan el cinco por ciento
superior o inferior de las ventas?", se usa una consulta de totales. Asimismo, se pueden usar ambos tipos de
consulta para buscar los valores superiores e inferiores en un grupo de registros o en registros que se dividen en
categorías.
Aplique un criterio de ordenación a la consulta.
Aplique otros criterios a la consulta.
Especifique el número de registros que la consulta debe devolver. Puede especificar un porcentaje, como el 5%
superior de los valores de un campo, o bien, puede especificar un número fijo, como los 10 valores más altos de un
campo.
Elegir entre una consulta de valores superiores y un filtro
Para determinar si debe crear una consulta de valores superiores o aplicar un filtro, tenga en cuenta los siguientes
puntos:
Si desea que se devuelvan los registros con los valores más altos o más bajos de un campo y no conoce los valores
exactos (o éstos no importan), cree una consulta de valores superiores.
Si desea que se devuelvan todos los registros en los que el valor de un campo coincida, o bien, sea menor o mayor
que un valor determinado, aplique un filtro. Por ejemplo, para ver los productos cuyo precio oscile entre 50 $ y 100
$, aplique un filtro. En esta ilustración se muestra un filtro de ejemplo en la vista Diseño de la consulta y se
representan los resultados generados por ese filtro:

Reglas para crear y usar las consultas de valores superiores

Cuando proceda, recuerde que, independientemente del tipo de consulta (ya sea una consulta de totales o de
selección), es preciso usar campos que contengan datos descriptivos, como nombres de empleados o productos, y

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un campo que contenga los valores superiores o inferiores que se van a buscar, como un campo de fecha o precio.
Se puede usar más de un campo de datos y, si usa una consulta de totales, los campos de datos normalmente
deben incluir información de categoría, como un campo de ciudad o un campo de país o región. Los datos de
categoría se pueden omitir únicamente cuando se crea una consulta de totales que se ejecute con todos los
registros, como "mostrar el 5% superior de los pedidos más caros". Asimismo, se pueden usar una consulta de
selección o de totales para buscar los valores superiores e inferiores en un grupo de registros o en registros que se
dividen en categorías

Buscar los registros que contengan valores superiores o inferiores

En esta sección se explica cómo crear una consulta básica de valores superiores y una consulta más avanzada. En los
primeros pasos, se muestran las partes básicas de una consulta de valores superiores, mientras que en la segunda
sección se explica cómo buscar los próximos cumpleaños entre los empleados. La tabla de ejemplo que se usa es la
siguiente:
Apellido Nombre Dirección Ciudad País o Fecha de Fecha de
región nacimiento contratación
Bernabé Leonor Rodeo de la Cruz Caracas Venezuela 05.02.1968 10.06.1994
477
Santos David Carlos Pellegrini San Cristóbal Venezuela 22.05.1957 22.11.1996
1263
Ezequiel Picó C/ Córcega 452 I. de Venezuela 11.11.1960 11.03.2000
Margarita
Dosil José Av. Benavides 4858 Lima Perú 22.03.1964 22.06.1998
Andrés
Precio Julián Av. de la Ciudad de México 05.06.1972 05.01.2002
Constitución 2222 México
Portillo Cristina C/ Córcega 452-454 I. de Venezuela 23.01.1970 23.04.1999
Margarita
Puerto Esteban Cerrito 333 I. de Venezuela 14.04.1964 14.10.2004
Margarita
Barrera María E. Zolá 1715 Barinas Venezuela 29.10.1959 29.03.1997
Dosil José Av. Benavides 4858 Lima Perú 22.03.1964 20.06.1998
Andrés
Si lo desea, puede especificar manualmente los datos de esta tabla de ejemplo o copiar esta tabla en un programa
de hojas de cálculo, como Microsoft Office Excel 2010 e importar la hoja de datos resultante a una tabla de
Microsoft Office Access 2010.

Escribir los datos de ejemplo manualmente

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Office Access 2010 agrega una nueva tabla en blanco a la base de datos.
No necesita seguir este paso si abre una nueva base de datos en blanco pero deberá hacerlo siempre que agregue
una tabla a la base de datos.
Haga doble clic en la primera celda de la fila del encabezado y escriba el nombre del campo en la tabla de ejemplo.
De forma predeterminada, Access indica los campos en blanco en la fila del encabezado con el texto Agregar nuevo
campo, como:

Use las teclas de flecha para desplazarse a la siguiente celda en blanco del encabezado y escriba el nombre del
segundo campo (también puede presionar TAB o hacer doble clic en la nueva celda). Repita este paso hasta que
termine de escribir todos los nombres de campo.
Escriba los datos en la tabla de ejemplo.
Cuando se incorporan los datos, Access deduce el tipo de datos de cada campo. Si no está familiarizado con las
bases de datos relacionales, debe establecer un tipo de datos específico, por ejemplo Número, Texto o Fecha/Hora,
para cada campo de las tablas. El establecimiento de los tipos de datos asegura una incorporación de datos
adecuada y sirve para evitar errores, como usar un número de teléfono en un cálculo. Para estas tablas de ejemplo,
debe dejar que Access deduzca el tipo de datos.
Una vez terminado de escribir los datos, haga clic en Guardar.
Método abreviado de teclado Presione CTRL+G.
Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

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En el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de ejemplo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Use el nombre de cada tabla de ejemplo porque las consultas de las secciones Cómo utilizan estos nombres.
Repita estos pasos hasta que cree cada una de las tablas de ejemplo listadas en el inicio de esta sección.
Copiar la tabla en un programa de hojas de cálculo
Inicie el programa de hojas de cálculo y cree un nuevo archivo en blanco. Si utiliza Excel, se crea un nuevo libro en
blanco de forma predeterminada.
Copie todas las tablas de ejemplo que se indican en la sección anterior y péguelas en la primera hoja de cálculo,
empezando por la primera celda.
Con la técnica proporcionada por el programa de hojas de cálculo, asigne a la hoja de cálculo el nombre Empleados.
Guarde el archivo de hojas de cálculo en una ubicación apropiada y vaya a los siguientes pasos.
Importar la tabla a Access
En una base de datos nueva o existente:
En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel.
O bien,
Haga clic en Más y seleccione un programa de hojas de cálculo de la lista.
Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Nombre del programa Hoja de cálculo.
Haga clic en Examinar, abra el archivo de hojas de cálculo que creó en los pasos anteriores y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo.
De forma predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja de cálculo del libro (Empleados, si ha seguido los
pasos descritos en la anterior sección), y los datos de la hoja de cálculo aparecen en la sección inferior de la página
del asistente. Haga clic en Siguiente.
En la siguiente página del asistente, haga clic en Primera fila contiene encabezados de columna y, a continuación,
haga clic en Siguiente.
De manera opcional, en la siguiente página del asistente, use los cuadros de texto y listas que aparecen bajo
Opciones de campo para cambiar los nombres de los campos y los tipos de datos u omitir campos de la operación
de importación. En caso contrario, haga clic en Siguiente.
Mantenga seleccionada la opción Permitir a Access agregar la clave principal y haga clic en Siguiente.
De forma predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de cálculo a la nueva tabla. Acepte el nombre o
especifique otro y, a continuación, haga clic en Finalizar.
Si no tiene un programa de hojas de cálculo, puede copiar los datos de ejemplo en un editor de texto, como Bloc de
s. Para obtener más información sobre la importación de datos de texto.

Crear una consulta de valores superiores básica

En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la tabla que desee usar en la consulta, haga clic en Agregar para
colocar la tabla en la cuadrícula de diseño y, a continuación, haga clic en Cerrar.
O bien,
Haga doble clic en la tabla.
Si usa los datos de ejemplo, agregue la tabla Empleados a la consulta.
Agregue a la cuadrícula de diseño los campos que desee usar en la consulta. Puede hacer doble clic en cada campo,
o bien, arrastrar y colocar cada campo en una celda en blanco de la fila Campo.
Si usa la tabla de ejemplo, agregue los campos Nombre, Apellido y Fecha de nacimiento.
En el campo que contenga el valor superior o inferior (si usa la tabla de ejemplo, es el campo Fecha de nacimiento),
haga clic en la fila Ordenar y seleccione Ascendente o Descendente.
Si el campo de valores contiene números, como precios o cifras de ventas, el criterio de ordenación Ascendente
devuelve los valores más bajos y el criterio de ordenación Descendente devuelve los valores más altos. Si el campo
de valores contiene fechas, el criterio de ordenación Descendente devuelve la fecha más reciente, mientras que
Ascendente devuelve la fecha más antigua.

Establezca la fila Ordenar en Ascendente o Descendente sólo para los campos que contengan los valores inferiores
o superiores. Si especifica un criterio de ordenación para un campo que no sea el campo que contiene los valores
superiores o inferiores (por ejemplo, Nombre de producto en vez de Precio), la consulta no devolverá los resultados
deseados.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en la flecha abajo situada junto a Todo (la lista Valores
superiores), y especifique el número o el porcentaje de registros que desee ver, o bien, seleccione una opción de la
lista.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.
Guarde la consulta y manténgala abierta para usarla en los siguientes pasos.
Como puede ver, este tipo de consulta de valores superiores puede ofrecer respuestas a preguntas básicas, como
quién es la persona más mayor o más joven de la compañía. En los siguientes pasos, se explica cómo usar las

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

expresiones y otros criterios para que la consulta sea más eficaz y más flexible. Los criterios que se muestran en el
siguiente paso devuelven los tres próximos cumpleaños entre los empleados.
Agregar criterios a la consulta
En estos pasos, se supone que va a usar la consulta descrita en la anterior sección.
Abra, en la vista Diseño, la consulta creada en los anteriores pasos.
En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna a la derecha de la columna Fecha de nacimiento, copie y
pegue o escriba la expresión: Expr1: ParcFecha("m",[Fecha de nacimiento]). La función ParcFecha extrae la parte
correspondiente al mes del valor que figura en el campo Fecha de nacimiento.
A la derecha de la columna que contiene la expresión, copie y pegue o escriba la expresión: Expr2:
ParcFecha("d",[Fecha de nacimiento]). En este caso, la función ParcFecha extrae la parte correspondiente al día del
valor que figura en el campo Fecha de nacimiento.
Desactive las casillas de verificación en la fila Mostrar para cada expresión y, a continuación, haga clic en la celda
Ordenar para cada expresión y seleccione Ascendente.
De manera opcional, puede especificar criterios para limitar el ámbito de la consulta. Al especificar criterios, la
consulta ordena únicamente los registros que cumplan los criterios e identifica los valores de campo inferiores o
superiores dentro de la lista ordenada.
Siguiendo con los datos de ejemplo, en la fila Criterios del campo Fecha de nacimiento, escriba o copie y pegue esta
expresión:
Mes([Fecha de nacimiento]) > Mes(Fecha()) O Mes([Fecha de nacimiento])= Mes(Fecha()) Y Día([Fecha de
nacimiento])>Día(Fecha())
Esta expresión genera el siguiente resultado: la parte Mes([Fecha de nacimiento]) > Mes(Fecha()) comprueba la
fecha de nacimiento de cada empleado para ver si cae en un mes futuro y, si se cumple esta condición, incluye esos
registros en la consulta. La parte Mes([Fecha de nacimiento])= Mes(Fecha()) Y Día([Fecha de
nacimiento])>Día(Fecha()) de la expresión comprueba las fechas de nacimiento que caen en el actual mes para ver
si caen en la fecha actual o después. Si se cumple esa condición, la función incluye esos registros en los resultados
de la consulta. En resumen: esta expresión omite los registros en los que la fecha de nacimiento cae entre el 1 de
enero y la fecha en la que se ejecuta la consulta.
Para ver más ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en la flecha abajo situada junto a Todo (la lista Valores
superiores), y especifique el número o el porcentaje de registros que desee ver, o bien, seleccione una opción de la
lista.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.
Si la consulta devuelve más registros de lo previsto
Si los datos contienen registros que comparten un valor de fecha, puede que la consulta de valores superiores
devuelva más datos de lo previsto. Por ejemplo, se puede diseñar una consulta de valores superiores para recuperar
tres registros de empleado pero, en realidad, se ven cuatro porque "González" y "García" comparten fecha de
nacimiento. Este tipo de consulta devuelve todos los valores superiores, independientemente del número de
registros que tengan esos valores. Para excluir los valores duplicados, establezca la propiedad Valores únicos en Sí.
Para obtener más información sobre esa propiedad, vea la sección Si ve registros duplicados, que aparece más
adelante en este artículo.
Apellido Fecha de nacimiento
Navarro 26.09.1968
Noriega 02.10.1970
García 15.10.1965
González 15.10.1969
Si la consulta devuelve menos registros de lo previsto
Supongamos que diseña una consulta para que devuelva los cinco registros superiores o inferiores de un campo,
pero sólo ve tres registros. En general, este tipo de problema se resuelve abriendo la consulta en la vista Diseño y
comprobando si la fila Criterios en la cuadrícula de diseño incluye criterios demasiado restrictivos. Para obtener más
información sobre los criterios..
Si ve registros duplicados
Si una consulta de valores superiores devuelve valores duplicados, esto significa que las tablas subyacentes
contienen registros duplicados o que los registros parecen ser duplicados porque la consulta no incluye los campos
que distingan los registros. Por ejemplo, a continuación figura una consulta que muestra los cinco pedidos más
recientemente enviados, junto con el nombre del vendedor encargado de la transacción.
Fecha de envío Vendedor
12.11.2004 Fontana
12.11.2004 Moreno
12.10.2004 Osada
12.10.2004 Osada
12.10.2004 Fontana

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

El tercer y el cuarto registro parecen ser duplicados, pero posiblemente porque el vendedor Osada tramitó dos
pedidos diferentes que se enviaron el mismo día.
Dependiendo de los requisitos, se pueden aplicar dos soluciones para evitar que se devuelvan registros duplicados.
Se puede cambiar el diseño de la consulta para agregar campos que ayuden a diferenciar los registros, como los
campos Id. de pedido e Id. de cliente. O bien, si basta con ver sólo uno de los registros duplicados, se mostrarán
únicamente los registros distintos si se configura la propiedad Valores únicos de la consulta en Sí. Para configurar
esta propiedad, en la vista Diseño de la consulta, presione F4 para abrir la hoja de propiedades de la consulta,
busque la propiedad Valores únicos y establézcala en Sí.

Buscar los valores superiores o inferiores de registros en categorías o grupos

Los valores superiores o inferiores de registros que se dividen en grupos se buscan mediante una consulta de
totales. Cuando proceda, recuerde que, de forma predeterminada, una consulta de totales puede incluir
únicamente el campo o los campos que contienen los datos de grupo, como un campo de "categorías", y el campo
que contiene los valores superiores o inferiores, como un campo de "precio". Las consultas de totales no pueden
incluir otros campos que describan los elementos de una categoría. No obstante, se puede crear una segunda
consulta que incluya campos de la consulta de totales, además de campos de otras tablas con datos descriptivos.
Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla de productos y que asigna cada producto a una categoría, como
Juegos de mesa, Puzzles, etc. Si crea una consulta de totales para identificar el producto más caro de cada categoría,
la consulta sólo puede incluir el campo o los campos que contienen los datos de categoría y el campo que contiene
los datos de precio. En este ejemplo, supongamos que hay un campo denominado Nombre de categoría y un campo
denominado Precio. Cuando se ejecuta este tipo de consulta, Access anexa "MáxDe" o "MínDe" (según la función
elegida) al inicio del campo Precio, tal y como se muestra a continuación:
Nombre de categoría MáxDePrecio
Juegos de mesa 55,00 $
Puzzles 43,90 $
Juegos informáticos 263,50 $
Muñecos 81,00 $
... ...
La consulta de totales no puede incluir otros campos con datos descriptivos del producto (que ayuden a
comprender mejor los datos), como los nombres de los productos o de los proveedores, tal y como se muestra a
continuación:
Nombre de categoría MáxDePrecio Nombre de producto Nombre de proveedor
Juegos de mesa 55,000 $ Diversión con C++ Proseware, Inc.
Puzzles 43,90 $ Diagrama de base de datos relacional Lucerne Publishing
Juegos informáticos 263,50 $ Aficionados a la informática y criaturas míticas Litware, Inc.
Muñecos 81,00 $ Muñeco de acción - Programador Contoso, Ltd
... ... ... ...
Si desea ver esos datos descriptivos, puede crear una segunda consulta de selección que combine los campos de la
consulta de totales con los campos de datos adicionales.
En esta sección se explica cómo crear la consulta de totales y la consulta de selección necesarias para identificar los
productos más caros en cada conjunto de categorías. En los pasos, se supone el uso de las siguientes tablas de
ejemplo:
La tabla Categorías
IdCategoría Nombre de categoría Descripción
1 Juegos de mesa Todas las edades y todos los niveles
2 Puzzles Rompecabezas, crucigramas, puzzles
3 Juegos informáticos Todas las consolas y todos los niveles
4 Muñecos Muñecos de acción, muñecas
5 Artículos deportivos Balones, ropa, redes
6 Maquetas y aficiones Aviones, automóviles, trenes
La tabla Proveedores
Id. de proveedor Nombre de proveedor
1 Fabrikam
2 Tailspin Toys
3 Northwind Traders
4 Adventure Works
5 Lucerne Publishing
6 Proseware, Inc.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

7 Contoso, Ltd
8 Wide World Importers
9 Wingtip Toys
10 Wide World Importers
11 Litware, Inc.
12 Southridge Video

La tabla Productos
Nombre de producto Id. de proveedor IdCategoría Precio
Muñeco de acción - Programador 7 4 12,95 $
Diversión con C++ 6 1 15,85 $
Diagrama de base de datos relacional 5 2 22,50 $
El chip mágico 3 2 32,65 $
¡Access! ¡El juego! 1 1 22,95 $
Aficionados a la informática y criaturas míticas 11 3 78,50 $
Ejercicios para aficionados a la informática 4 5 14,88 $
Disco volador 2 5 36,75 $
Unidad externa de disquete de 5,25" (escala 1:4) 8 6 65,00 $
Muñeco - Director 9 4 78,88 $
Penumbra 12 3 53,33 $
Construya su propio teclado 1 6 77,95 $
En los pasos, se supone asimismo que existe una relación uno a varios entre las tablas Categorías y Productos, así
como entre las tablas Proveedores y Productos. En este caso, las tablas comparten los campos Id. de proveedor e Id.
de categoría. La consulta de totales descrita en las siguientes secciones no funcionará sin esas relaciones.
Crear la consulta de totales
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione las tablas con las que desee trabajar, haga clic en Agregar y, a
continuación, haga clic en Cerrar cuando termine de agregar las tablas.
O bien
Haga doble clic en las tablas que desee usar y, a continuación, haga clic en Cerrar. Cada tabla aparece en la
cuadrícula de diseño. Si usa las tablas de ejemplo que figuran más arriba, agregue las tablas Categorías y Productos.
Haga doble clic en los campos de tabla que desee usar en la consulta.
Llegado a este punto, asegúrese de agregar a la consulta sólo los campos de grupo y el campo de valor. Si usa los
datos de ejemplo de la tabla anterior, agregue el campo Nombre de categoría de la tabla Categorías y el campo
Precio de la tabla Productos.
De manera opcional, puede especificar un criterio para limitar el ámbito de la consulta.
Se ordenarán únicamente los registros que cumplan los criterios y se identificarán en esta lista ordenada los campos
de valores superiores e inferiores. Por ejemplo, para excluir productos de la categoría Deportes, agregue esta
expresión a la fila Criterios del campo Nombre de categoría: <>"Deportes".
Para ver más ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.
Convierta la consulta en una consulta de totales.
En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.
La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño
Asegúrese de que la celda Total de cada campo de grupo está establecida en Agrupar por y, a continuación,
establezca la celda Total del campo de valores (el campo que contiene los valores superiores o inferiores) en Máx o
Mín.
Si selecciona Máx, se devolverá el mayor valor en un campo numérico y el valor de fecha u hora más reciente en un
campo Fecha/Hora. Si selecciona Mín, se devolverá el menor valor en un campo numérico y el valor de fecha u hora
menos reciente en un campo Fecha/Hora. Si usa los datos de ejemplo, establezca la celda Total del campo Nombre
de categoría en Agrupar por, y la celda Total del campo Precio en Máx o Mín.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, asegúrese de que la lista Valores superiores está establecida en Todo
y, a continuación, haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de
datos.
Dependiendo de la función elegida en el paso 7, Access cambia el nombre del campo de valor de la consulta a
MáxDenombre_de_campo o a MínDenombre_de_campo. Si usa las tablas de ejemplo, Access cambia el nombre del
campo a MáxDePrecio o MínDePrecio.
Guarde la consulta y vaya a los siguientes pasos.
La consulta no devuelve nombres de producto ni ninguna otra información sobre los productos. Para ver esos datos
adicionales, debe crear una segunda consulta que incluya la consulta que acaba de crear. En los siguientes pasos se
explica cómo crear esta segunda consulta.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Crear una segunda consulta para ver más datos

En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha Consultas y, a continuación, haga doble clic en la consulta
de totales creada en la sección anterior.
Haga clic en la ficha Tablas y agregue las tablas usadas en la consulta de totales además de las tablas que contengan
los otros datos relacionados que desee ver.
Si usa las tablas de ejemplo anteriormente mencionadas, agregue a la nueva consulta las tablas Categorías,
Productos y Proveedores.
Una los campos de la consulta de totales con sus correspondientes campos de las tablas principales. Para ello,
arrastre cada campo de la consulta de totales hasta su correspondiente campo en la tabla.
Si usa los datos de ejemplo, arrastre el campo Nombre de categoría desde la consulta de totales hasta el campo
Nombre de categoría de la tabla Categorías. A continuación, arrastre el campo MáxDePrecio desde la consulta de
totales hasta el campo Precio de la tabla Productos. Las combinaciones permiten a la nueva consulta de selección
unir los datos de la consulta de totales y los datos de las otras tablas.
En la ventana de la consulta de totales, haga doble clic en el asterisco para agregar toda la consulta a la cuadrícula
de diseño y, a continuación, arrastre los campos adicionales de las demás tablas en la consulta.
Si usa las tablas de ejemplo, haga doble clic en la consulta de totales creada en la anterior sección y, a continuación,
agregue los campos Nombre de producto y Proveedor de las tablas Productos y Proveedores, respectivamente.
De manera opcional, especifique un criterio de ordenación para una o varias columnas.
Por ejemplo, para que las categorías se muestren en orden alfabético, establezca la celda Ordenar de la columna
Nombre de categoría en Ascendente.
En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
De este modo, se ejecuta la consulta y se muestran los resultados en la vista Hoja de datos.
Sugerencia Si no desea que el encabezado de la columna Precio aparezca como MáxDePrecio o MínDePrecio, abra
la consulta en la vista Diseño y, en la columna Precio de la cuadrícula, escriba Precio: MáxDePrecio o Precio:
MínDePrecio. De este modo, aparecerá Precio como encabezado de la columna en la vista Hoja de datos.

Buscar los registros que contengan valores superiores e inferiores

Las consultas anteriormente creadas en este artículo pueden devolver valores superiores o inferiores, pero no
ambos. Si desea ver ambos tipos de valores en una sola vista, deberá crear dos consultas: una que recupere los
valores superiores y otra que recupere los valores inferiores. A continuación, deberá combinar y almacenar los
resultados en una sola tabla.
El proceso de buscar los valores superiores e inferiores y de mostrar esos datos en una tabla se compone de los
siguientes pasos:
Cree una consulta de valores superiores y una consulta de valores inferiores, o bien, si necesita agrupar los datos,
cree consultas de totales que usen las funciones Mín y Máx.
Convierta la consulta de valores superiores (o consulta de totales Máx) en una consulta de creación de tabla y
ejecute esta consulta para crear una nueva tabla.
Convierta la consulta de valores inferiores (o consulta de totales Mín) en una consulta de datos anexados y ejecute
esta consulta para anexar los registros a la tabla de valores superiores.
Los pasos que se describen en estas secciones explican cómo crear la consulta.
A menos que la base de datos esté firmada digitalmente o resida en una ubicación de confianza, Access impide que
se ejecuten las consultas de acción descritas aquí. Siga el primer conjunto de pasos para habilitar el contenido
bloqueado antes de intentar crear la tabla y anexar las consultas descritas aquí.
Habilitar el contenido de una base de datos
En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.
Aparece el cuadro de diálogo Confiar en Office.
Seleccione Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Vuelva a ejecutar la consulta.
Si no ve la Barra de mensajes
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Barra de mensajes.
.
Crear las consultas
Cree las consultas de valores superiores y valores inferiores.
Para obtener información sobre los pasos necesarios para crear una consulta de valores superiores o valores
inferiores.
Guarde cada consulta y manténgalas abiertas para usarlas en los siguientes pasos.
Crear la consulta de creación de tabla
Con la consulta de valores superiores abierta en la vista Diseño:
En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Crear tabla.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla.

En el cuadro Nombre de tabla, escriba un nombre para la tabla en la que se van a almacenar los registros superiores
e inferiores. Por ejemplo, escriba Registros superiores e inferiores y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Cada vez que se ejecuta la consulta, en vez de mostrar los resultados en la vista Hoja de datos, la consulta crea una
tabla y reemplaza el valor superior con los datos actuales.
Guarde y cierre la consulta.
Crear una consulta de datos anexados
Abra la consulta de valores inferiores en la vista Diseño.
En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.
En el cuadro de diálogo Anexar, escriba el mismo nombre que escribió en el cuadro de diálogo Crear tabla.
Por ejemplo, escriba Registros superiores e inferiores y, a continuación, haga clic en Aceptar. Cada vez que se
ejecuta la consulta, en vez de mostrar los resultados en la vista Hoja de datos, la consulta anexa los registros a la
tabla Registros superiores e inferiores.
Guarde y cierre la consulta.
Ejecutar las consultas
Ahora ya puede ejecutar las dos consultas.
En la ventana Base de datos, haga doble clic en la consulta de valores superiores y haga clic en Sí en los mensajes.
Haga doble clic en la consulta de valores inferiores y haga clic en Sí en los mensajes.
Abra la tabla de registros de valores superiores e inferiores en la vista Hoja de datos.

Actualizar datos o realizar una nueva consulta de datos

Actualizar datos

Siga uno de estos procedimientos:

Para actualizar los registros en la vista Hoja de datos o Formulario, en la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic
en Actualizar todo y luego en Actualizar.
Para actualizar los registros en la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico, en la ficha Diseño, en el grupo Datos,
haga clic en Actualización dinámica.

Establecer el intervalo de actualización

Puede establecer el intervalo en el que Access actualiza los datos. De forma predeterminada, Access los actualiza
cada 60 segundos.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Avanzadas.
En el panel derecho, bajo Avanzadas, especifique un valor para Intervalo de actualización (s).

Realizar una nueva consulta de datos manualmente

Presione MAYÚS+F9.

Usar una macro para realizar una nueva consulta de datos

Si prefiere que se realicen nueva consultas de los datos de forma automática cuando se produce un evento, puede
crear una macro y adjuntarla a dicho evento. Por ejemplo, desea que se realice una nueva consulta de datos en un
formulario siempre que el formulario reciba el enfoque (foco: capacidad para recibir entradas del usuario a través
de acciones del mouse (ratón) o del teclado, o del método SetFocus. Tanto el usuario como la aplicación pueden
establecer el foco. El objeto que tiene el foco suele indicarse con un título o barra de título resaltados.). Podría crear
una macro y adjuntarla al evento del formulario Al recibir el enfoque mediante el siguiente procedimiento:
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha
situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.
Haga clic en la flecha que se encuentra en la primera celda debajo de Acción y luego en NuevaConsulta.
Guarde la macro usando el nombre Nueva consulta y cierre el Generador de macros.
Abra el formulario en la vista Diseño (vista Diseño: vista que muestra el diseño de los siguientes objetos de base de
datos: tablas, consultas, formularios, informes y macros. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

nuevos y modificar el diseño de otros existentes.). Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para
mostrarla.
Asegúrese de que el formulario está seleccionado. A continuación, en la hoja de propiedades, haga clic en la ficha
Evento.
En la ficha Evento, haga clic en la flecha en la propiedad Al recibir el enfoque y luego en el nombre de la
macro, Nueva consulta.
Guarde el formulario.

Usar código para realizar una nueva consulta de datos

También puede usar código para realizar una nueva consulta de datos automáticamente. Por ejemplo, si desea
realizar una nueva consulta de datos en un formulario siempre que el formulario reciba el enfoque, podría crear un
módulo y adjuntarlo al evento Al recibir el enfoque del formulario mediante el siguiente procedimiento:
Abra el formulario en la vista Diseño. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla.
Asegúrese de que el formulario está seleccionado. A continuación, en la hoja de propiedades, haga clic en la ficha
Evento.
En la ficha Evento, en la propiedad Al recibir el enfoque, haga clic en el botón Generar .
En el cuadro de diálogo Elegir generador, haga clic en Generador de código.
En el Editor de Visual Basic se abre un nuevo módulo.
Escriba Me.Requery y luego elija el Editor de Visual Basic.
Guarde el formulario.

Conversión

Diferencias entre los formatos de archivo ACCDB y MDB

Características nuevas del formato de archivo de Office Access 2010

Campos de búsqueda multivalor La mayoría de los programas de base de datos, incluidas las versiones anteriores
de Access, sólo permiten almacenar un valor único en cada campo. Sin embargo, en Office Access 2010 puede crear
ahora un campo de búsqueda que le permite almacenar más de un valor en cada campo. En efecto, crea una
relación de varios a varios en cada campo y oculta los detalles de la implementación mediante tablas de sistema.
Por ejemplo, suponga que tiene una tabla Tareas con un campo de búsqueda que ha utilizado para asignar la tarea a
un empleado. ¿Qué ocurre si tiene una tarea que debe asignar a varios empleados? En las versiones anteriores de
Access, tendría que configurar una nueva tabla de referencias cruzadas para almacenar cada combinación de tarea
y empleado, y revisar a continuación los formularios e informes para utilizar la nueva estructura de datos. En Office
Access 2010, es mucho más sencillo si se implementa un campo de búsqueda multivalor. En lugar de seleccionar
únicamente un elemento en una lista desplegable, ahora cada elemento de la lista tiene una casilla de verificación
para que pueda seleccionar todos los que desee. Las selecciones múltiples se muestran en el campo, separadas por
comas.
Encontrará vínculos para obtener más información sobre campos de búsqueda multivalor en la sección Vea
también.
Tipo de datos Datos adjuntos El nuevo tipo de datos Datos adjuntos permite almacenar fácilmente todos los tipos
de documentos y archivos binarios de la base de datos sin necesidad de sobrecargar la base de datos. Los datos
adjuntos se comprimen automáticamente cuando así se requiere para racionalizar el uso del espacio. Puede anexar
un documento de Microsoft Office Word 2010 a un registro o guardar una serie de imágenes digitales. Puede
incluso anexar varios datos adjuntos a un único registro.
Para obtener más información sobre cómo adjuntar archivos a registros, vea los vínculos que aparecen en la sección
Vea también.
Integración con Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 y Microsoft Office Outlook 2010 En el pasado, los
archivos Access se habrían bloqueado en Windows SharePoint Services 3.0 y Office Outlook 2010 porque se podría
incluir código no seguro en una base de datos de Access. Office Access 2010 implementa un nuevo formato que
permite que el código se compruebe como seguro o se deshabilite. De esta forma la integración de las bases de
datos de Access con Windows SharePoint Services 3.0 y Office Outlook 2010 es mucho más completa, y también
permiten programas antivirus para inspeccionar con más facilidad los archivos de base de datos de Access.
Trabajar con los datos de SharePoint sin estar conectado Puede desconectar las listas de SharePoint con un solo
clic mediante Office Access 2010. Trabaje con los datos en Access y, después, sincronice los cambios, o bien, vuelva
a conectarse más adelante con el sitio de SharePoint.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Seguimiento del historial de los campos Memo Los campos Memo sirven para almacenar grandes cantidades de
información. En Office Access 2010, puede definir una propiedad (SóloAnexar (AppendOnly)) que obligue a Access a
conservar un historial de todos los cambios efectuados en un campo Memo. A continuación, puede ver un historial
de esos cambios. Esta característica admite la función de control de versiones de Windows SharePoint Services 3.0,
por lo que puede utilizar Access para realizar un seguimiento de los cambios realizados en un campo de varias líneas
de texto almacenado en una lista de SharePoint (siempre que el campo tenga la opción Anexar cambios al texto
existente establecida en Sí).

Extensiones de archivo

Office Access 2010 incluye nuevas extensiones de archivo:

ACCDB Extensión de archivo para el nuevo formato de archivo de Office Access 2010. Sustituye a la extensión de
archivo MDB.
ACCDE Extensión de archivo de los archivos de Office Access 2010 que se encuentran en modo de sólo ejecución. A
todos los archivos ACCDE se les ha quitado el código fuente de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) (Visual Basic
para Aplicaciones (VBA): versión del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar
aplicaciones basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.). Los usuarios de
archivos ACCDE sólo pueden ejecutar el código VBA, no modificarlo. ACCDE sustituye a la extensión de archivo MDE.
ACCDT Extensión de archivo de Plantillas de base de datos de Access.
ACCDR ACCDR es una nueva extensión de archivo que permite abrir una base de datos en modo de tiempo de
ejecución. Cambiando simplemente la extensión de archivo de una base de datos de .accdb a .accdr, puede crear
una versión "bloqueada" de la base de datos de Office Access 2010. Puede modificar la extensión de archivo de
nuevo a .accdb para que recupere toda su funcionalidad.

Archivos ACCDE

Un archivo .accde es la versión de Office Access 2010 del archivo .mde en versiones anteriores de Access. Es una
versión bloqueada del archivo .accdb original. Si el archivo .accdb contenía código de VBA, sólo se incluye el código
compilado en el archivo .accde y por tanto, el usuario no puede consultar ni modificar el código de VBA. Además,
los usuarios del archivo .accde no tienen permiso para realizar modificaciones de diseño en los formularios o
informes. Puede crear archivos .accde a partir de archivos .accdb mediante el siguiente procedimiento:
Crear un archivo ACCDE en Office Access 2010
En Office Access 2010, abra la base de datos que desea guardar como un archivo .accde.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Herramientas de base de datos, haga clic en Crear ACCDE.

En el cuadro de diálogo Guardar como, desplácese a la carpeta en la que desea guardar el archivo, especifique un
nombre para el archivo en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

Tablas vinculadas

Puede vincular una tabla con un formato anterior de Access a una base de datos de una versión posterior de Access,
pero no puede vincular una tabla de una versión posterior de Access a una base de datos de una versión anterior de
Access. Por ejemplo, puede crear un vínculo desde una base de datos .accdb a tablas de otra base de datos .accdb o
a tablas de una base de datos .mdb, pero no puede crear un vínculo desde una base de datos .mdb a tablas de una
base de datos .accdb.

Réplica

La réplica no se admite en el formato de archivo de Office Access 2010. Puede utilizar Office Access 2010 para
replicar una base de datos creada en un formato de archivo anterior, pero no la creada en el formato de Office
Access 2010.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Migrar a Access 2010

Migrar desde Microsoft Office Access 2003, Access 2002 o Access 2000

Si utiliza Microsoft Office Access 2003, Access 2002 o Access 2000, la migración a Access 2010 resulta sencilla.
Access 2010 es compatible con los formatos de archivo .mdb de Access 2002 - 2003 y Access 2000, por lo que, en la
mayoría de los casos, sólo necesitará instalar Access 2010 y abrir las bases de datos de Access 2002 - 2003 o Access
2000 (podrá utilizarlas tal y como utilizaría una base de datos de Access 2010). No obstante, Access 2010 incluye
varias novedosas y útiles características (como los datos adjuntos y los campos multivalor) que necesitan el nuevo
formato de archivo .accdb, por lo que debería utilizar este nuevo formato de archivo siempre que sea posible. Si
sigue utilizando el formato de archivo .mdb, no podrá beneficiarse de estas nuevas características.
Para obtener más información acerca de las características disponibles únicamente en el formato de archivo .mdb y
las disponibles únicamente en el formato de archivo .accdb.

Algunas características de versiones anteriores de Access ya no son compatibles, como la seguridad de

nivel de usuario y la réplica.

Migrar desde Access 97

Al abrir una base de datos de Access 97 en Access 2010, aparece el cuadro de diálogo Mejoras de base de datos.
Para convertir la base de datos al formato de archivo de Access 2010, haga clic en Sí. Entonces, Access crea una
copia de la base de datos en el formato .accdb.
No es posible utilizar el formato de archivo .accdb en versiones anteriores de Access.
Si hace clic en No en el cuadro de diálogo Mejoras de base de datos (es decir, opta por no convertir la base de
datos), puede seguir abriendo la base de datos de formato de archivo .mdb. Puede ver objetos y modificar registros
mediante Access 2010, pero los cambios de diseño que realice no se guardarán.

Migrar desde Access 95

Si utiliza una base de datos existente en el formato de Access 95 (.mdb), puede importar tablas, consultas
y macros de esa base de datos a una base de datos de formato de Office Access 2010 (.accdb). También
puede importar formularios e informes que no empleen código de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones
(VBA).
Para importar formularios e informes que contengan código de VBA (y también módulos), primero
convierta la base de datos de formato de Access 95 al formato de archivo de Access 2002 - 2003 o
Access 2000 mediante Microsoft Office Access 2003, Access 2002 o 2000 y, a continuación, utilice
Access 2010 para convertir ese archivo al formato de archivo de Access 2010. Para obtener más
información.

Convertir una base de datos al formato de archivo de Access 2010

Convertir una base de datos de Access a un formato de archivo diferente

Office Access 2010 usa un nuevo formato de archivo que admite nuevas características (como campos de búsqueda
multivalor, el uso de texto enriquecido y datos adjuntos) y que permite también publicar una base de datos en un
sitio de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Si tiene una base de datos creada en una versión anterior de
Access, podrá abrirla igualmente en Office Access 2010, pero deberá convertirla al formato de archivo de Office
Access 2010 para poder utilizar las características nuevas de Office Access 2010. Una vez convertida una base de
datos a Office Access 2010, no podrá abrirla ni vincularla desde una versión anterior de Access. Por tanto, si
comparte la base de datos con otros usuarios, asegúrese de que todos ellos utilizan Office Access 2010 antes de
convertir la base de datos al formato de archivo de Office Access 2010.
No puede convertir una base de datos replicada al formato de archivo de Office Access 2010. No obstante, puede
utilizar Office Access 2010 para crear una réplica de una base de datos con un formato de archivo de Access 2000 o
Access 2002-2003.
El comando Guardar base de datos en otro formato de Office Access 2010 permite convertir una base de datos a
cualquiera de los tres últimos formatos de archivo: Access 2000, Access 2002-2003 o Office Access 2010. El

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

comando Guardar base de datos como permite conservar la base de datos original en su formato de archivo nativo
y crear además una copia de la base de datos en el formato de archivo que especifique. Puede utilizar también este
comando para guardar una copia de la base de datos en el mismo formato que la base de datos original.

Convertir una base de datos de Access a un formato de archivo diferente

Si el archivo que desea convertir no está abierto, haga clic en el Botón de Microsoft Office y haga clic en Abrir.
Busque el archivo y, a continuación, haga doble clic en él para abrirlo.
Si se muestra el cuadro de diálogo Mejoras de base de datos y se le solicita que actualice la base de datos, significa
que el formato de archivo de la base de datos que está abriendo es anterior a Access 2000. Para continuarHaga clic

en el botón de Microsoft Office , seleccione Guardar como y, a continuación, en Guardar base de datos en
otro formato, haga clic en el formato al que desee convertir el archivo.
Por ejemplo, puede hacer clic en Formato de archivo actual para guardar la copia en el mismo formato que el
original, o puede elegir uno de los otros formatos de archivo.
Es importante tener en cuenta que si está abierto algún objeto de la base de datos cuando utiliza el comando
Guardar base de datos en otro formato, Access le pedirá que lo cierre para poder crear la copia. Haga clic en Sí para
que Access cierre los objetos, o bien, haga clic en No para cancelar todo el proceso. Si es necesario, Access le pedirá
que guarde los cambios.
En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre de archivo para la copia de la base de datos en el cuadro
Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.
Access crea una copia de la base de datos y después la abre. Access cierra automáticamente la base de datos
original.
Si tiene una base de datos de Office Access 2010 (.accdb) que desea guardar en un formato de archivo anterior de
Access (.mdb), podrá hacerlo siempre que la base de datos .accdb no contenga campos de búsqueda multivalor,
datos sin conexión o datos adjuntos. Si intenta convertir una base de datos .accdb que contenga alguno de estos
elementos a un formato de archivo .mdb, Access mostrará un mensaje de error.

Abrir archivos de versiones anteriores de Access en Office Access 2010

Al abrir una base de datos .mdb en formato de archivo Access 97 o Access 95, Access muestra el cuadro de diálogo
Mejoras de base de datos, donde se le solicita que actualice la base de datos. A continuación, siga uno de estos
procedimientos:
Haga clic en Sí para actualizar la base de datos a cualquier formato de archivo que haya seleccionado como
predeterminado en Office Access 2010. Después de convertir la base de datos, puede realizar cambios de diseño en
el archivo en Office Access 2010, pero ya no podrá abrir la base de datos en una versión de Access anterior a la que
la ha convertido. Para obtener más información acerca del cambio del formato de archivo predeterminado en Office
Access 2010.
Haga clic en No para abrir la base de datos sin actualizarla. Podrá seguir trabajando con el archivo, pero no podrá
efectuar cambios de diseño usando Office Access 2010.
Elija Cancelar para cancelar la operación de apertura.

Cambiar el formato de archivo predeterminado

Después de instalar por primera vez Office Access 2010, el formato de archivo predeterminado es .accdb. Cuando
cree una nueva base de datos haciendo clic en Base de datos en blanco en la página Introducción a Microsoft Office

Access o haciendo clic en el Botón de Microsoft Office y después en Nuevo , Access creará un archivo
.accdb nuevo.
Puede cambiar el formato de archivo predeterminado para que Office Access 2010 cree archivos .mdb que sean
compatibles con versiones anteriores de Access. Los formatos de archivo disponibles son Access 2000 y Access
2002-2003. Si define el formato de archivo predeterminado en alguno de estos formatos de archivo anteriores,
podrá beneficiarse del entorno de desarrollo mejorado de Office Access 2010, pero no podrá agregar ninguna de las
nuevas características de Office Access 2010 (como campos de búsqueda multivalor o integración con Windows
SharePoint Services) a los archivos que cree.
Para cambiar el formato de archivo predeterminado:

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En el cuadro de diálogo Opciones de Access, en el panel de la izquierda, haga clic en Común.

En Crear bases de datos, seleccione el formato de archivo que desee en la lista desplegable Formato de archivo
predeterminado y, a continuación, haga clic en Aceptar.
La próxima vez que haga clic en Base de datos en blanco en la página Introducción a Microsoft Office Access o haga

clic en el Botón de Microsoft Office y después en Nuevo, el nuevo archivo se creará en el formato de archivo
predeterminado.
Reemplazar el formato de archivo predeterminado
Aunque haya establecido el formato de archivo predeterminado en una versión específica de Access, siempre podrá
reemplazar este formato cuando cree una nueva base de datos:
Haga clic en Base de datos en blanco en la página panel Introducción a Microsoft Office Access (o haga clic en el

Botón de Microsoft Office y después en Nuevo ).

Escriba un nombre para la nueva base de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en el
botón Examinar situado junto al cuadro Nombre de archivo.
Haga clic en el formato de archivo que desee en la lista desplegable Guardar como tipo y, a continuación, haga clic
en Aceptar.

Algunas diferencias entre los archivos de Office Access 2010 y los archivos de versiones anteriores de
Access

2010 Microsoft Office system incluye el motor de base de datos de Access, que es una versión mejorada del motor
de base de datos Microsoft Jet. Este motor actualizado permite la integración con Windows SharePoint Services 3.0
y Microsoft Office Outlook 2010 y características mejoradas en Office Access 2010 (como la creación de campos de
búsqueda multivalor).
Extensiones de nombres de archivo
Office Access 2010 incluye nuevas extensiones de nombres de archivo:
ACCDB Extensión de nombre de archivo para el nuevo formato de base de datos de Office Access 2010. Sustituye a
la extensión de nombre de archivo de base de datos .mdb.
ACCDE Extensión de nombre de archivo de los archivos de Office Access 2010 que se guardan en modo de sólo
ejecución. A un archivo .accde se le ha quitado el código fuente de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) (Visual Basic
para Aplicaciones (VBA): versión del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar
aplicaciones basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.). Los usuarios del
archivo .accde sólo pueden ejecutar el código VBA, no modificarlo. La extensión de nombre de archivo .accde
sustituye a la extensión de nombre de archivo .mde.
ACCDT Extensión de nombre de archivo de Plantillas de base de datos de Access.
Archivos de información de grupo de trabajo
Los archivos de información de grupo de trabajo almacenan información para bases de datos seguras. Estos
archivos tienen la extensión de nombre de archivo .mdw. No se ha realizado ningún cambio en el formato de
archivo .mdw en Office Access 2010. El administrador de grupos de trabajo de Office Access 2010 crea archivos
.mdw idénticos a los que se crean en las versiones Access 2000 a Access 2003. Las bases de datos de Office Access
2010 pueden usar los archivos MDW creados en esas versiones anteriores.
Bloqueo de archivos
Cuando se abre una base de datos, un archivo de bloqueo controla el bloqueo de archivos. Cuando se abre un
archivo .mdb, Access crea y abre un archivo de bloqueo .ldb. Esto ocurre aunque utilice Office Access 2010 para
abrir un archivo de base de datos .mdb. Por ejemplo, si abre el archivo Db1.mdb, Access crea y abre un archivo
denominado Db1.ldb, (este archivo .ldb controla el bloqueo). Para los archivos creados en el formato de archivo de
Office Access 2010 (archivos .accdb), Access controla el bloqueo creando y abriendo un archivo con la extensión de
nombre de archivo .accdb. Por ejemplo, si abre Db1.accdb, Access crea y abre un archivo de bloqueo denominado
Db1.laccdb. Al igual que en los archivos .ldb, los archivos .laccdb se eliminan automáticamente cuando todos los
usuarios cierran la base de datos.
Al mantener archivos de bloqueo independientes para los archivos de Office Access 2010 y para los archivos
creados en versiones anteriores de Access, es posible tener ambos archivos Db1.mdb y Db1.accdb abiertos en Office
Access 2010 al mismo tiempo, sin crear conflictos en el archivo de bloqueo, porque se crean dos archivos de
bloqueo distintos. Es posible tener el mismo archivo .mdb abierto en Office Access 2010 y en una versión anterior
de Access al mismo tiempo, mientras las dos versiones utilizan el mismo archivo de bloqueo .ldb.
Archivos ACCDE
Un archivo .accde es la versión de Office Access 2010 del archivo .mde en versiones anteriores de Access. Es una
versión bloqueada del archivo .accdb original. Si el archivo .accdb contenía código de VBA, sólo se incluye el código
compilado en el archivo .accde y por tanto, el usuario no puede consultar ni modificar el código de VBA. Además,

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

los usuarios del archivo .accde no tienen permiso para realizar modificaciones de diseño en los formularios o
informes. Puede crear archivos .accde a partir de archivos .accdb mediante el siguiente procedimiento:
Crear un archivo ACCDE en Office Access 2010.
En Office Access 2010, abra la base de datos que desea guardar como un archivo .accde.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Herramientas de base de datos, haga clic en Crear ACCDE.

En el cuadro de diálogo Guardar como, desplácese a la carpeta en la que desea guardar el archivo, especifique un
nombre para el archivo en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.
Tablas vinculadas
Puede vincular una tabla con un formato de Access anterior a una base de datos con una versión posterior de
Access, pero no al revés. Por ejemplo, puede crear un vínculo desde una base de datos .accdb a tablas de otra base
de datos .accdb o a tablas de una base de datos .mdb, pero no puede crear un vínculo desde una base de datos
.mdb a tablas de una base de datos .accdb.

Convertir una base de datos de Access 2010 a un formato de archivo anterior

Convertir una base de datos Access 2010 a un formato de archivo anterior

Haga lo siguiente para crear una copia de una base de datos Access 2010 en el formato de archivo que desee:

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, seleccione Guardar como.

Si no hay ningún objeto seleccionado en el Panel de exploración (panel de exploración: panel que aparece cuando
se abre una base de datos o un proyecto de Access. En el panel de exploración se muestran los objetos de la base de
datos, y se puede personalizar para ordenar y agrupar los objetos de formas diferentes.), el comando Guardar como
puede que no esté disponible (aparece atenuado). Sin embargo, los elementos en el submenú siguen estando
disponibles.
En Guardar la base de datos en otro formato, siga uno de los siguientes procedimientos:
Para guardar una copia de la base de datos en un formato que se pueda abrir con Access 2002 o posterior, haga clic
en Base de datos de Access 2002-2003.
Para guardar una copia de la base de datos en un formato que se pueda abrir con Access 2000 o posterior, haga clic
en Base de datos de Access 2000.
En el cuadro de diálogo Guardar como, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo de la
base de datos y, a continuación, haga clic en Guardar.
Access cierra la base de datos original y abre una nueva copia de la base de datos en el formato que haya
especificado. Cualquier cambio que realice en la base de datos afecta sólo a la nueva copia. Para realizar cambios a
la base de datos original, debe volver a abrirla.
Para convertir una base de datos de Access 2010 a un formato de archivo que sea compatible con Access 97 o
versiones anteriores, debe usar primero Access 2010 para convertir la base de datos al formato de archivo de
Access 2000 o de Access 2002-2003. A continuación, se usa una versión anterior de Access para convertir la base de
datos al formato que desee. Por ejemplo, mediante el comando Convertir base de datos de Access 2003, puede
convertir una base de datos de Access 2000 o de Access 2002-2003 al formato de archivo de Access 97.

Factores que impiden la conversión a un formato de archivo anterior

Ciertos tipos de datos nuevos y características se pueden usar sólo en el formato de archivo de Access 2010 y no
son compatibles con versiones anteriores de Access. Si la base de datos contiene alguna de estas características e
intenta guardarla como una base de datos de una versión anterior, Access muestra un mensaje y no convierte la
base de datos. En la lista siguiente se describen los factores que impiden la conversión a un formato de archivo
anterior:
Uso de nuevos tipos de datos o configuraciones de propiedades de campos Las versiones anteriores de Access no
admiten los siguientes nuevos tipos de datos y configuraciones de propiedades de campos:
Campos de búsqueda de múltiples valores (campos de búsqueda que tengan la propiedad Permitir varios valores
establecida en Sí)
El tipo de datos de los datos adjuntos
Historial de seguimiento de campos Memo (los campos Memo que tienen la propiedad Sólo anexar establecida en
Sí)
No se puede convertir la base de datos a menos que ésta se revise para asegurarse de que ya no usa estas
características.
Se puede convertir una base de datos que contiene los campos Memo de texto enriquecido (campos Memo que
tengan la propiedad Formato de texto establecida en Texto enriquecido ). Sin embargo, las versiones de Access

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

anteriores a Access 2010 no interpretan el campo como de texto enriquecido. Si cualquier formato de texto
enriquecido está presente en los datos de Access 2010, se muestra el texto con etiquetas HTML en lugar del
formato en las versiones anteriores de Access, como en el ejemplo siguiente.
Texto enriquecido original Texto como se ve en las versiones anteriores de Access
This is an example. <div><strong><em>This is an example.</em></strong></div>
Vínculos a archivos externos no admitidos por versiones anteriores de Access En Access 2010, se puede establecer
un vínculo a varios tipos de datos no admitidos por versiones anteriores de Access. Estos incluyen:
Tablas de otras bases de datos de Access 2010
Hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2010
Listas de Microsoft Windows SharePoint Services
Si la base de datos contiene vínculos a estos tipos de orígenes de datos, debe eliminar los vínculos antes de poder
convertir la base de datos a un formato de archivo anterior a Access 2010. Una solución consiste en importar los
datos en lugar de vincularlos, de modo que los datos estén contenidos en la propia base de datos de Access. Para
obtener más información acerca de cómo importar datos en una base de datos de Access 2010, haga clic en los
vínculos de la sección Vea también de este artículo.
Cifrado de bases de datos Access 2010 usa un método de protección por contraseña que no es compatible con
versiones anteriores de Access. Si agrega una contraseña a una base de datos de Access 2010 con el comando Cifrar
con contraseña (disponible en la ficha Herramientas de la base de datos), primero debe quitar la contraseña para
poder convertir la base de datos a un formato de archivo anterior.
Haga lo siguiente para descifrar la base de datos:
En el grupo Herramientas de base de datos de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Descifrar base de
datos.
En el cuadro de diálogo Anular la contraseña establecida para la base de datos, escriba la contraseña que se usó
para cifrar la base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Datos Adjuntos
Adjuntar archivos a los registros de una base de datos

¿Por qué utilizar datos adjuntos?

Los datos adjuntos se pueden utilizar para almacenar varios archivos en un solo campo; incluso se pueden
almacenar varios tipos de archivos en el campo. Por ejemplo, supongamos que tiene una base de datos de
contactos laborales. Podrá adjuntar al registro un currículo o varios para cada contacto, junto con una foto del
contacto.
Los datos adjuntos también sirven para almacenar datos de manera más práctica. En versiones anteriores de
Access, se empleaba una tecnología denominada vinculación e incrustación de objetos (OLE) para almacenar
imágenes y documentos. De forma predeterminada, OLE creaba un equivalente a la imagen o al documento con
formato de mapa de bits. Esos archivos de mapa de bits podían llegar a ser muy voluminosos (tanto como 10 veces
mayores que el archivo original). Cuando se quería ver una imagen o un documento desde la base de datos, OLE
mostraba la imagen de mapa de bits en lugar del archivo original. Con los datos adjuntos, se pueden abrir
documentos y otros archivos distintos de imágenes en los programas que les corresponden, de modo que, desde
Access, pueden buscarse esos archivos y editarse.
Además, OLE precisa programas denominados servidores OLE para funcionar. Por ejemplo, si almacena archivos de
imagen con formato JPEG en una base de datos de Access, cada equipo en el que se utilice la base de datos
requerirá otro programa que esté registrado como servidor OLE para imágenes JPEG. Por el contrario, Office Access
2010 almacena los archivos adjuntos en sus formatos nativos sin imágenes auxiliares, de modo que no hace falta
instalar otro software para ver las imágenes desde la base de datos.
Datos adjuntos y reglas de diseño de bases de datos
De forma predeterminada, cada campo de una base de datos relacional contiene un solo dato. Por ejemplo, si un
campo de dirección incluyese varias direcciones, se complicaría la búsqueda de direcciones o no se podría llevar a
cabo. Así, la primera impresión es que los datos adjuntos parecen romper las reglas de diseño de bases de datos,
puesto que se permite adjuntar más de un archivo (un dato) a un campo. Sin embargo, los datos adjuntos no
rompen ninguna regla de diseño ya que, cuando se adjuntan archivos a un registro, Office Access 2010 crea una o
varias tablas del sistema y las utiliza en segundo plano para normalizar los datos. No puede ver ni trabajar con estas
tablas.

Formas de utilizar archivos adjuntos

Recuerde estas instrucciones cuando trabaje con archivos adjuntos:

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Sólo es posible adjuntar archivos a las bases de datos que se crean en Office Access 2010 y que utilizan el nuevo
formato de archivo .accdb. No es posible compartir datos adjuntos entre una base de datos de Office Access 2010
(.accdb) y una base de datos con el formato de archivo anterior (.mdb).
Se debe crear un campo en una tabla y configurarlo con el tipo de datos Datos adjuntos. Una vez establecido este
tipo de datos, no es posible cambiarlo.
Se pueden almacenar varios archivos en un solo registro. Por ejemplo, se pueden almacenar imágenes y archivos
creados con programas de procesamiento de texto y de hojas de cálculo.
Puede adjuntar un máximo de dos gigabytes de datos (el tamaño máximo de una base de datos de Access). Los
archivos individuales no pueden superar los 256 megabytes.
Utilice el cuadro de diálogo Datos adjuntos para agregar, editar y administrar los datos adjuntos. Puede abrir el
cuadro de diálogo directamente desde el campo de datos adjuntos de una tabla, haciendo doble clic en el campo. Si
desea administrar los datos adjuntos desde un formulario o ver los datos adjuntos desde un informe, agregue el
control de datos adjuntos al formulario o al informe y, a continuación, enlace el control al campo de la tabla de
datos adjuntos subyacente.
De forma predeterminada, el control de datos adjuntos representa imágenes y muestra el icono de programa que
corresponde a otros tipos de archivo. Por ejemplo, supongamos que tiene una foto, un currículo y un dibujo de
Microsoft Office Visio 2010 adjuntos a un registro. Si se desplaza por los datos adjuntos, el control representa la
imagen y muestra los iconos de programa correspondientes al documento y al dibujo.
Si abre el cuadro de diálogo Datos adjuntos desde una tabla o un formulario, puede agregar, quitar, editar y guardar
los archivos adjuntos. Si abre el cuadro de diálogo Datos adjuntos desde un informe, sólo puede guardar los
archivos adjuntos en otra ubicación.
Access comprimirá los archivos adjuntos, excepto si ya lo están en su formato nativo. Por ejemplo, los archivos JPEG
están comprimidos por el programa gráfico que los crea y, por lo tanto, Access no los comprime.
Si el programa que se utilizó para crear el archivo adjunto está instalado en su equipo, podrá abrir y editar dicho
archivo con ese programa.
Los archivos adjuntos se pueden guardar en ubicaciones del disco duro o en la red. Posteriormente, puede editar los
datos adjuntos y comprobar si le gustan los cambios antes de volver a guardarlos en la base de datos.
Los datos adjuntos se pueden manipular mediante programación.
En las siguientes secciones se explica cómo agregar y administrar los datos adjuntos.

Agregar un campo de datos adjuntos a una tabla

Para usar datos adjuntos en Office Access 2010, primero se debe agregar un campo de datos adjuntos al menos a
una de las tablas de la base de datos. Office Access 2010 proporciona dos formas de agregar un campo de datos
adjuntos a una tabla. Puede agregar el campo en la vista Hoja de datos, o puede agregarlo en la vista Diseño. Los
pasos de esta sección explican cómo usar ambos métodos.
Agregar un campo de datos adjuntos en la vista Hoja de datos
Con la tabla abierta en la vista Hoja de datos, haga clic en la primera columna vacía disponible. Para encontrar una
columna vacía, busque las palabras Agregar nuevo campo en el encabezado de columna.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, haga clic en la flecha abajo situada junto a Tipo de
datos y, a continuación, haga clic en Datos adjuntos.
Access establecerá el tipo de datos del campo a Datos adjuntos, y colocará un icono en la fila de encabezado del
campo. La siguiente figura muestra un nuevo campo Datos adjuntos. Observe el icono del sujetapapeles de la fila de
encabezado del campo. De forma predeterminada, no se puede escribir texto en la fila de encabezado de los
campos Datos adjuntos.

Guarde los cambios.

Recuerde que no podrá convertir el nuevo campo a otro tipo de datos, pero podrá eliminar el campo si cree que ha
cometido algún error.
Agregar un campo de datos adjuntos en la vista Diseño
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista
Diseño en el menú contextual.
En la columna Nombre de campo, seleccione una fila vacía y escriba un nombre para el campo Datos adjuntos.
En la misma fila, bajo Tipo de datos, haga clic en Datos adjuntos.
Guarde los cambios.
Recuerde que no puede convertir el nuevo campo a otro tipo de datos, pero puede eliminar el campo si cree que ha
cometido algún error.
En la ficha Diseño, en el grupo Vistas, haga clic en la flecha que está debajo del botón Vista y, a continuación, elija
Vista Hoja de datos para abrir la tabla que desea usar.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

O bien,
Haga clic con el botón secundario en la ficha de documento de la tabla y haga clic en Vista Hoja de datos en el menú
contextual.
O bien,
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla y haga clic en Abrir en el menú contextual.
Continúe con los siguientes pasos.

Adjuntar archivos directamente a tablas

Después de agregar un campo de datos adjuntos a una tabla, se pueden adjuntar los archivos a los registros de la
tabla sin tener que crear un formulario de entrada de datos. También es posible ver los datos adjuntos sin utilizar
formularios, pero recuerde que, si ve los datos adjuntos directamente desde tablas, debe hacerlo en los programas
utilizados para crear los archivos o en un programa que sea compatible con ese tipo de archivo. Por ejemplo, si abre
un documento de Word que está adjunto a una tabla, también se inicia Word y el documento se ve en Word, no en
Access. Si Word no está instalado en el equipo, aparece un cuadro de diálogo en el que se pide que se seleccione un
programa para ver el archivo.
Agregar datos adjuntos a una tabla
Con la tabla que contiene el campo de datos adjuntos abierta en la vista Hoja de datos, haga doble clic en el campo
de datos adjuntos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Datos adjuntos. La siguiente figura muestra el cuadro de diálogo.

Haga clic en Agregar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Elegir un archivo.
Utilice la lista Buscar en para desplazarse a los archivos que desea adjuntar al registro, seleccione los archivos y, a
continuación, haga clic en Abrir.
Puede seleccionar varios archivos de cualquier tipo de datos compatible. Para obtener una lista de los tipos de
datos compatibles.
En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Aceptar para agregar los archivos a la tabla.
Access agregará los archivos al campo e incrementará el número que indica los datos adjuntos como corresponda.
La siguiente figura muestra un campo con dos imágenes adjuntas:

Repita estos pasos según proceda para agregar archivos al campo activo o a otros campos de la tabla.
Abrir los archivos adjuntos desde una tabla
Con la tabla abierta en la vista Hoja de datos, haga doble clic en la celda del campo de datos adjuntos.
En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga doble clic en el archivo que desea abrir.
O bien,
Seleccione el archivo y haga clic en Abrir.
Se iniciará el programa asociado al archivo y se abrirá el archivo adjunto (los archivos de Excel se abrirán en Excel,
etc.).

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Es posible que algunos archivos de imagen se abran con el Visor de imágenes y fax de Microsoft Windows. Si desea
hacer algo más que ver la imagen, puede hacer clic con el botón secundario en la imagen y, a continuación,
seleccionar Editar. De este modo, se iniciará el programa utilizado para crear el archivo si es que está instalado en
ese equipo.
Guardar los cambios en un archivo adjunto
Según proceda, utilice el programa de origen para modificar el archivo.
Guarde los cambios que realice en el archivo y cierre el programa de origen. Tenga en cuenta que, siempre que
modifique un archivo adjunto, los cambios se guardarán en la carpeta temporal de Internet en la unidad de disco
duro de su equipo. Vea las s al final de esta sección para obtener más información acerca de esa carpeta.
Para guardar los cambios permanentemente, vuelva a Access y, en el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en
Aceptar.
Aparecerá un mensaje similar al siguiente:

Haga clic en Sí para guardar los cambios.

s
Cuando abre un archivo adjunto en su programa de origen para verlo o editarlo, Access crea una copia temporal del
archivo en una carpeta temporal. Si modifica el archivo y guarda los cambios desde el programa de origen, Access
guarda los cambios en la copia temporal. Cuando vuelva a Access y haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de
diálogo Datos adjuntos, Access le pedirá que guarde otra vez el archivo adjunto. Haga clic en Sí para copiar el
archivo modificado a la base de datos, o bien, en No para dejar el archivo intacto en la base de datos.
Para buscar la ubicación de la carpeta de archivos temporales, siga estos pasos:
Inicie Windows Internet Explorer.
En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de Internet.
En la ficha General, haga clic en Configuración.
Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración. La ruta de acceso a la carpeta se puede ver en la sección Carpeta
Archivos temporales de Internet.

Utilizar datos adjuntos con formularios e informes

Cuando necesite utilizar datos adjuntos con un formulario o un informe, use el control de datos adjuntos. Este
control representa automáticamente los archivos de imágenes a medida que se va moviendo por los registros de
una base de datos. Si adjunta otros tipos de archivos, como documentos o diagramas, el control de datos adjuntos
muestra el icono correspondiente al tipo de archivo. Por ejemplo, cuando se adjunta una presentación, aparece el
icono de PowerPoint. El control también permite examinar todo tipo de archivos adjuntos y abrir el cuadro de
diálogo Datos adjuntos. Si abre el cuadro de diálogo desde un formulario, puede agregar, quitar, editar y guardar los
datos adjuntos. Si abre el cuadro de diálogo desde un informe, sólo puede guardar los datos adjuntos en el disco
duro o en una ubicación de red, ya que los informes son de sólo lectura por diseño.
Los pasos descritos en las secciones siguientes explican cómo agregar un control de imagen a un formulario o
informe, cómo desplazarse por registros, adjuntar archivos y ver datos adjuntos. Recuerde que sólo se puede
desplazar por los datos adjuntos cuando un registro determinado contiene más de un dato adjunto.
Agregar el control de datos adjuntos a un formulario o informe
Los pasos descritos en esta sección explican cómo agregar el control de datos adjuntos a un formulario o informe y
después enlazar el control a un campo de datos adjuntos de una tabla subyacente. Se siguen los mismos pasos para
agregar el control de datos adjuntos a un formulario o informe. Antes de empezar, recuerde que al menos una de
las tablas de la base de datos debe tener un campo de datos adjuntos. Para obtener información sobre cómo
agregar un campo de datos adjuntos.

Puesto que el diseño de formularios e informes puede ser un proceso complejo, en los pasos que se describen en
estas secciones se supone que ya se dispone de una base de datos con, al menos, una tabla y un formulario o
informe. Para obtener información sobre la creación de tablas, formularios o informes, vea los siguientes artículos:
Crear tablas en una base de datos
Crear un formulario
Crear informes sencillos
Agregar el control de datos adjuntos

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el formulario o informe que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes.
Aparecerá el panel Lista de campos, que incluye los campos de la tabla que proporcionan los datos para el
formulario o informe. La lista representa los campos de datos adjuntos como expansibles (es decir, se puede hacer
clic en el signo más o menos situado junto al campo).
La siguiente ilustración muestra un campo de datos adjuntos típico en el panel Lista de campos.

Arrastre todo el campo de datos adjuntos desde la lista hasta el formulario (los elementos principal y secundario) y
suéltelo en la ubicación que desee del formulario.
Access se ocupa de colocar un control de datos adjuntos en el formulario y de enlazar el control al campo de la
tabla.
Si es preciso, haga clic con el botón secundario en el control y, a continuación, seleccione Propiedades para mostrar
la hoja de propiedades del control. Establezca o cambie las propiedades del control para que se correspondan con el
resto del formulario o informe.
Guarde los cambios y, a continuación, haga clic con el botón secundario en la ficha de documento y haga clic en
Vista Formulario o Vista Informe para abrir el formulario o el informe y verlo.
Si el campo subyacente contiene archivos de imágenes, el control representa esos archivos. Si el campo contiene
otro tipo de archivo, como un documento de Word o una presentación de PowerPoint, el control muestra el icono
correspondiente al tipo de archivo.
Administrar datos adjuntos mediante un formulario
Después de agregar un control de datos adjuntos a un formulario, puede agregar, quitar, editar y guardar los
archivos adjuntos directamente desde el formulario. Si un registro contiene varios datos adjuntos, también puede
desplazarse por los archivos adjuntos, lo que no es posible cuando se trabaja con una tabla.
La persona que haya diseñado el formulario puede haberlo configurado como de sólo lectura. En ese caso, el cuadro
de diálogo Datos adjuntos se podrá usar únicamente para guardar los archivos adjuntos en el disco duro o en una
ubicación de red.
Adjuntar un archivo
Abra el formulario que muestra los datos adjuntos y busque el registro al que desea adjuntar un archivo.
Seleccione el control de datos adjuntos : el control que está enlazado al campo Datos adjuntos.

Aparecerá la minibarra de herramientas:

Si agregó el control de datos adjuntos a la sección de hoja de datos de un formulario dividido, no aparecerá la
minibarra de herramientas. Para obtener más información sobre los formularios divididos.

Haga clic en el botón Ver datos adjuntos (el icono de sujetapapeles) para abrir el cuadro de diálogo
Datos adjuntos.
En el cuadro de diálogo, haga clic en Agregar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Elegir un archivo.
Utilice la lista Buscar en para desplazarse al archivo que desea adjuntar y, a continuación, haga clic en
Abrir.
Repita los pasos 4 y 5 si necesita adjuntar más archivos.
Desplazarse por los archivos adjuntos
Los pasos descritos en esta sección hacen referencia a formularios e informes.
Abra el formulario o informe que muestra los datos adjuntos.
Desplácese al registro que contiene los archivos adjuntos.
Haga clic en el control de imagen que muestra los archivos adjuntos.
Aparecerá la minibarra de herramientas.
Haga clic en la flecha Atrás (izquierda) o Adelante (derecha) para desplazarse por los archivos adjuntos.
Si desea conocer los nombres de los archivos, haga clic en el botón Ver datos adjuntos para abrir el
cuadro de diálogo Datos adjuntos. Los nombres de los archivos adjuntos aparecen en la lista Datos
adjuntos.

Datos Externos
Importar
Importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access

Comprender la importación y vinculación a datos desde otra base de datos de Access

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Cuando se importan datos de otra base de datos, Access crea una copia de los datos o los objetos en la base de
datos de destino, sin modificar el origen. Durante la operación de importación, se puede elegir los objetos que se
desea copiar, controlar cómo se importan las tablas y las consultas, especificar si se deben importar las relaciones
entre tablas, etc.
Escenarios comunes para importar datos u objetos de una base de datos de Access
Normalmente, importa datos por los siguientes motivos:
Desea combinar dos bases de datos copiando todos los objetos de una base de datos a la otra. Si realiza una
importación, puede copiar a otra base de datos todas las tablas, las consultas, los formularios, los informes, las
macros y los módulos, así como las relaciones entre las tablas, en una única operación.
Necesita crear algunas tablas similares a otras tablas que ya existen en otra base de datos. Podría copiar una tabla
en su totalidad, o simplemente las definiciones de tabla, para no tener que diseñar manualmente cada una de las
tablas. Si decide importar sólo la definición de la tabla, obtendrá una tabla vacía. Dicho de otro modo, se copian los
campos y las propiedades de los campos a la base de datos de destino, pero no se copian los datos de la tabla. Otra
ventaja de la importación (respecto a la operación de copiar y pegar) es que se puede optar por importar las
relaciones entre las tablas junto con las propias tablas.
Necesita copiar a otra base de datos un conjunto de objetos relacionados entre ellos. Por ejemplo, desea copiar la
tabla Empleados y el formulario Empleados a una segunda base de datos. La importación le permite copiar un
objeto y todos los objetos relacionados con él a otra base de datos en una sola operación.
Si su objetivo es agregar registros de una base de datos a una tabla existente en otra base de datos, debiera
considerar la importación de los registros a una nueva tabla para luego crear una consulta de datos anexados. No se
pueden adjuntar registros a una tabla existente durante una operación de importación. Para obtener más
información sobre consultas de datos anexados.

Escenarios comunes para vincular una tabla de una base de datos de Access
Considere la posibilidad de vincularse a datos en las siguientes condiciones:
En su empresa se utilizan varias bases de datos de Access, pero los datos de algunas tablas, como Empleados, se
tienen que compartir entre varias bases de datos. En lugar de duplicar las tablas en cada una de las bases de datos,
puede guardarlas en una sola base de datos y crear vínculos a ellas desde otras bases de datos.
Otro grupo de trabajo o departamento necesitan utilizar los datos de su base de datos y también agregar otros
datos, pero usted desea seguir teniendo la propiedad de la estructura de las tablas.
En los pasos de las secciones siguientes se explica cómo importar y vincularse a objetos de bases de datos.

Importar datos de otra base de datos de Access

El proceso de importar datos sigue estos pasos generales:

Prepararse para la operación de importación
Ejecutar el asistente para importación
Guardar opcionalmente la configuración de importación como una especificación de importación para un uso
posterior
A continuación, se explica cómo realizar cada una de las acciones.
Prepararse para la operación de importación
Busque la base de datos de origen e identifique los objetos que desea importar.
Si la base de datos de origen es un archivo .mdb o .accdb, puede importar tablas, consultas, formularios, informes,
macros y módulos. Si el archivo de origen es un archivo .mde o .accde, sólo puede importar tablas.
Si es la primera vez que va a importar datos de una base de datos de Access, vea las sugerencias de la tabla
siguiente.
Elemento Descripción
Varios objetos Puede importar varios objetos en una sola operación.
Objeto nuevo Cada operación de importación crea un objeto nuevo en la base de datos de destino. No puede
sobrescribir un objeto existente ni adjuntar registros a una tabla existente usando una
operación de importación.
Importación de Si la tabla de origen (por ejemplo, Empleados1 de la base de datos Ventas) es realmente una
una tabla tabla vinculada (una tabla con un vínculo establecido con la tabla Empleados de la base de
vinculada datos Nómina), la operación de importación se reemplaza por una operación de vinculación. Al
finalizar la operación, aparecerá una tabla vinculada (denominada, por ejemplo, Empleados1)
a la tabla de origen inicial (Empleados, de la base de datos Nómina).
Omisión de Cuando se importan datos de una tabla o una consulta, hay ciertos campos y registros que no
campos y se pueden omitir. No obstante, si no desea importar ninguno de los registros de una tabla,
registros puede optar por importar sólo la definición de la tabla.
Relaciones Si lo desea, puede importar las relaciones entre las tablas de origen.
Definición de Puede elegir entre importar toda una tabla o sólo la definición de tabla. Si importa únicamente
tabla la definición, Access crea una tabla que tiene los mismos campos que la tabla de origen pero

190
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

ningún dato.
Objetos de Si se importa una consulta, un formulario o un informe, no se importan automáticamente los
origen de orígenes de registros subyacentes. Debe importar todos los orígenes de registros subyacentes
registros pues, de no hacerlo, la consulta, el formulario o el informe no funcionarán.
Campos de Si un campo de la tabla de origen busca valores en otra tabla o consulta, debe importar la tabla
búsqueda o la consulta relacionadas si desea que el campo de destino muestre valores de búsqueda. Si
no importa la tabla o la consulta relacionadas, el campo de destino muestra sólo los
identificadores de búsqueda.
Formularios e Al importar un formulario o un informe, no se importan automáticamente los formularios e
informes informes secundarios incluidos en el formulario o el informe principal. Tiene que importar cada
secundarios formulario o informe secundario y sus orígenes de registros subyacentes para que el
formulario o el informe principal funcionen en la base de datos de destino.
Consultas Una consulta se puede importar como consulta o como tabla. Si importa la consulta como
consulta, deberá importar las tablas subyacentes.
Cierre la base de datos de origen. Asegúrese de que ningún usuario la tiene abierta en modo exclusivo.
Abra la base de datos de destino. Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura y de que dispone de los
permisos necesarios para agregar objetos y datos a la base de datos.
Si la base de datos de origen está protegida por contraseña, tendrá que escribir la contraseña cada vez que la utilice
como origen para una operación de importación.
Si desea importar los datos en una base de datos nueva, debe crear una base de datos en blanco (que no contenga
ninguna tabla, formulario o informe) antes de iniciar la operación de importación. Haga clic en el Botón Microsoft

Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

La operación de importación no sobrescribe ni modifica ninguna de las tablas ni los objetos existentes. Si ya existe
algún objeto con el mismo nombre que el objeto de origen en la base de datos de destino, Access anexa un número
(1, 2, 3 y así sucesivamente) al nombre del objeto importado. Por ejemplo, si importa la tabla Envíos a una base de
datos que ya contiene una tabla denominada Envíos, la tabla importada se denominará Envíos1. Si el nombre
Envíos1 también existe, la tabla nueva se denominará Envíos2, y así sucesivamente.
Es importante que recuerde que, si desea anexar los registros de la tabla de origen a una tabla de la base de datos
de destino, debe utilizar una consulta de datos anexados en lugar de ejecutar una operación de importación. Para
obtener más información sobre consultas de datos anexados

Importar datos

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Access.

La ficha Datos externos sólo está disponible cuando hay una base de datos abierta.
En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba el nombre de la base de datos de origen o haga clic en Examinar
para abrir el cuadro de diálogo Abrir archivo.
Seleccione Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la base de datos actual y haga
clic en Aceptar.
En el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en cada ficha y seleccione los objetos que desee.
Para cancelar la selección de un objeto, vuelva a hacer clic en el objeto.
Haga clic en Opciones para configuraciones otras opciones.
En la tabla siguiente, se describe cómo afecta cada opción a los resultados de la operación.
Elemento Descripción
Casilla de verificación Relaciones Actívela para importar las relaciones entre las tablas seleccionadas.
Casilla de verificación Menús y barras Actívela para importar los menús y barras de herramientas
de herramientas personalizados que existan en la base de datos de origen. Los menús y las
barras de herramientas se muestran en una ficha denominada
Complementos.
Casilla de verificación Actívela para importar las especificaciones de importación o exportación
Especificaciones de guardadas que existan en la base de datos de origen.
importación/exportación
Casilla de verificación Grupos del Actívela para importar los grupos personalizados del panel de exploración
panel de exploración que existan en la base de datos de origen.
Botón de opción Definición y datos Selecciónelo para importar la estructura y los datos de todas las tablas
seleccionadas.
Botón de opción Sólo definición Selecciónelo para importar sólo los campos de las tablas seleccionadas.
Los registros de origen no se importan.
Botón de opción Como consultas Selecciónelo para importar las consultas seleccionadas como consultas.
En este caso, recuerde importar todas las tablas subyacentes junto con

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

las consultas.
Botón de opción Como tablas Selecciónelo para importar las consultas como tablas. En este caso, no
tiene que importar las tablas subyacentes.
Haga clic en Aceptar para finalizar la operación.
Access copia los datos y muestra mensajes de error si se produce algún problema. Si la operación importa
correctamente los datos, la página final del asistente permite guardar los detalles de la operación como
especificaciones de importación para uso futuro. En los pasos siguientes se explica cómo guardar los detalles de la
operación en forma de especificación.
Guardar la especificación de importación
Haga clic en Guardar los pasos de la importación para guardar los detalles de la operación.
Guardar los detalles le ayudará a repetir la operación en otras ocasiones sin tener que recorrer los pasos del
asistente cada vez.
En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para las especificaciones de la importación. Si lo desea, puede
escribir una descripción en el cuadro Descripción.
Active la casilla de verificación Crear tarea de Outlook si desea realizar la operación a intervalos fijos (como semanal
o mensualmente).
Así, se creará una tarea de Microsoft Office Outlook 2010 para ejecutar las especificaciones cuando lo desee.
Haga clic en Guardar importación.
Si no está seleccionada la casilla de verificación Crear tarea de Outlook, Access guarda la especificación e importa
los objetos especificados. Ahora puede revisar las tablas importadas y otros objetos para asegurarse de que se
importaron correctamente.
Si ha seleccionado la casilla de verificación Crear tarea de Outlook, Access iniciará Outlook. Use este procedimiento
para completar los pasos siguientes.
Si Outlook no está instalado, Access muestra un mensaje de error. Si Outlook no está configurado correctamente, se
inicia el Asistente para inicio de Outlook. Siga las instrucciones del Asistente para configurar Outlook.
En Outlook, revise y modifique las opciones de configuración de tareas, tales como Vencimiento y Aviso.
Para que se repita la tarea, haga clic en Periodicidad. Esta figura siguiente muestra el programador de tareas con
algunos valores típicos:

Haga clic en Guardar y cerrar.

Para ejecutar las especificaciones en otra fecha, abra la tarea en Outlook y en la ficha Tareas, en el grupo Microsoft
Office Access, haga clic en Ejecutar importación .
En Access, revise las tablas y los otros objetos importados para asegurarse de que se copiaron todos los datos y los
objetos.

Vincular a los datos de otra base de datos de Access

Los vínculos permiten establecer conexiones con los datos de otra base de datos sin importarlos, de modo que se
puedan ver y modificar los datos más recientes en las bases de datos de origen y de destino sin tener que crear y
mantener dos copias de los mismos datos. Sólo es posible crear vínculos a las tablas de otra base de datos de
Access. No se pueden crear vínculos a consultas, formularios, informes, macros o módulos.
Cuando se crea un vínculo a una tabla de una base de datos de Access, Access crea una nueva tabla, denominada
tabla vinculada, que mantiene un vínculo a los registros y los campos de origen. Los cambios que se realicen en los
datos de la base de datos de origen se reflejarán en la tabla vinculada en la base de datos de destino, y viceversa.
No obstante, no se puede cambiar la estructura de una tabla vinculada en la base de datos de destino. Dicho de
otro modo, no se pueden hacer cambios en una tabla vinculada del tipo agregar o eliminar un campo, o modificar el
tipo de datos de un campo.
Prepararse para vincular tablas de una base de datos de Access
Busque la base de datos de origen.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

El formato de archivo puede ser MDB, MDE, ACCDB o ACCDE. Si la base de datos de origen está protegida con
contraseña, tendrá que escribir la contraseña durante la operación de vinculación.
Identifique las tablas que desea vincular.
Sólo es posible crear vínculos a tablas. No se pueden crear vínculos a consultas, formularios, informes, macros o
módulos.
Si es la primera vez que va a crear vínculos a las tablas de otra base de datos de Access, vea las sugerencias que
figuran en la tabla siguiente.
Elemento Descripción
Varios objetos Puede crear vínculos a varias tablas en una sola operación de vinculación. Se crea una tabla
vinculada por cada tabla de origen.
Tablas No se puede crear un vínculo a una tabla que ya es una tabla vinculada en la base de datos de
vinculadas origen.
como origen Por ejemplo, si la tabla Empleados1 a la que desea crear el vínculo en la base de datos Ventas ya
es una tabla vinculada a la tabla Empleados de la base de datos Nómina, no puede usar la tabla
Empleados1 de la base de datos Ventas como tabla de origen. En lugar de ello, debe crear el
vínculo directamente a la tabla Empleados de la base de datos Nómina.
Tabla nueva o Cada operación de vinculación crea una tabla vinculada nueva por cada tabla de origen. Las
existente tablas existentes no se pueden sobrescribir ni se les pueden anexar datos mediante una
operación de vinculación.
Relaciones Si selecciona varias tablas de origen, las relaciones entre las tablas se trasladan
automáticamente a la base de datos de destino. No obstante, no puede cambiar ni eliminar la
relación en la base de datos de destino.
Campos de Si un campo de la tabla de origen busca valores en otra tabla, es preciso vincular a la tabla
búsqueda relacionada si desea que el campo de destino muestre valores de búsqueda. Si no vincula a la
consulta o tabla relacionada, el campo de destino muestra sólo los identificadores de búsqueda.
Cierre la base de datos de origen. Asegúrese de que ningún usuario la tiene abierta en modo exclusivo.
Abra la base de datos de destino. Asegúrese de que la base de datos de destino no es de sólo lectura y de que
dispone de los permisos necesarios para agregar objetos y datos a la base de datos.
Si desea crear los vínculos en una base de datos nueva, debe crear una base de datos en blanco (que no contenga
ninguna tabla, formulario o informe) antes de iniciar la operación de importación.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

La operación no sobrescribe ni modifica ninguna de las tablas ni los objetos existentes. Si ya existe algún objeto con
el mismo nombre que el objeto de origen en la base de datos de destino, Access anexa un número (1, 2, 3 y así
sucesivamente) al nombre de la tabla vinculada. Por ejemplo, si vincula a la tabla Envíos desde una base de datos
que ya contiene una tabla denominada Envíos, la tabla vinculada se denominará Envíos1. Si el nombre Envíos1
también existe, la tabla nueva se denominará Envíos2, y así sucesivamente.
Recuerde que si desea anexar los registros de la tabla de origen a una tabla de la base de datos de destino, debe
utilizar una consulta de datos anexados en lugar de ejecutar una operación de vinculación.
Para obtener más información sobre consultas de datos anexados.

Vincular a los datos

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Access.

La ficha Datos externos sólo está disponible cuando hay una base de datos abierta.
En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba el nombre de la base de datos de origen o haga clic en Examinar
para abrir el cuadro de diálogo Abrir archivo.
Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En el cuadro de diálogo Vincular tablas, seleccione las tablas a las que desea vincular.
Para cancelar una selección, vuelva a hacer clic en la tabla.
Haga clic en Aceptar para finalizar la operación.
Access crea la tablas vinculadas.
Abra las tablas vinculadas en la vista Hoja de datos para asegurarse de que los datos son correctos.

Importar o vincular a los datos de un libro de Excel

Comprender la importación de datos de Excel

Si su objetivo es guardar parte o todos los datos de una o varias hojas de cálculo de Access, debe importar el
contenido de la hoja de cálculo a una base de datos de Access nueva o existente. Al importar datos, Access crea una
copia de los datos en una tabla nueva o existente sin alterar el archivo de origen de Excel.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Escenarios comunes para importar datos de Excel a Access

Es usuario de Excel desde hace tiempo pero para seguir avanzando desea utilizar Access para trabajar con estos
datos. Desea moverlos de las hojas de cálculo de Excel a una o varias bases de datos nuevas de Access.
Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access pero recibe ocasionalmente datos en formato de Excel que se
deben combinar con sus bases de datos de Access. Desea importar estas hojas de cálculo de Excel a su base de
datos a medida que las va recibiendo.
Utiliza Access para administrar los datos pero los informes semanales que recibe del resto de su equipo son libros
de Excel. Desea agilizar el proceso de importación para garantizar que se importan datos cada semana a una hora
determinada a su base de datos.
Si es la primera vez que importa datos de Excel
No existe ninguna forma de guardar un libro de Excel como base de datos de Access. Excel no proporciona ninguna
funcionalidad para crear una base de datos de Access a partir de datos de Excel.
Al abrir un libro de Excel en Access (en el cuadro de diálogo Abrir archivo, cambie el cuadro de lista Tipo de archivo
a Archivos de Microsoft Office Excel y seleccione el archivo que desea), Access crea un vínculo al libro en lugar de
importar los datos. La vinculación a un libro es algo sustancialmente distinto de importar una hoja de cálculo a una
base de datos.

Importar datos de Excel

Los procedimientos de esta sección explican cómo se debe preparar y ejecutar una operación de importación, así
como la forma de guardar la configuración de importación para usarla más adelante. A medida que proceda,
recuerde que puede importar datos sólo desde una hoja de cálculo cada vez. No puede importar todos los datos de
una hoja de cálculo entera.
Preparar la hoja de cálculo
Busque el archivo de origen y seleccione la hoja de cálculo que contiene los datos que desea importar a Access. Si
desea importar sólo una parte de una hoja de cálculo, puede definir un rango con nombre que incluya sólo las
celdas que desea importar.

Vaya a Excel y abra la hoja de cálculo que desea importar.

Seleccione el rango de celdas que contenga los datos que desee importar.
Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el rango seleccionado y haga clic en Asignar nombre a un
rango.
En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, especifique un nombre para el rango en el cuadro Nombre y haga clic en
Aceptar.

Tenga en cuenta que puede importar sólo una hoja de cálculo a la vez durante una operación de importación. Para
importar datos de varias hojas de cálculo, repita la operación de importación para cada hoja de cálculo.
Revise los datos de origen y ejecute una acción tal como se describe en esta tabla.
Elemento Descripción
Número de El número de columnas de origen que desea importar no puede ser superior a 255 porque
columnas Access no admite más de 255 campos en una tabla.
Omitir Es una buena costumbre incluir sólo las filas y columnas que desea importar en la hoja de
columnas y cálculo o el rango con nombre de origen.
filas Filas No puede filtrar ni omitir filas durante la operación de importación.
Columnas No puede omitir columnas durante la operación si elige agregar los datos a una tabla
existente.
Formato de Asegúrese de que las celdas estén en formato de tabla. Si la hoja de cálculo o el rango con
tabla nombre incluyen celdas combinadas, el contenido de la celda se coloca en el campo que
corresponde a la columna más a la izquierda y los otros campos se dejan en blanco.
Columnas, Elimine todas las columnas y filas en blanco innecesarias de la hoja de cálculo o del rango. Si la
filas y celdas hoja de cálculo o el rango contienen celdas en blanco, intente agregar los datos que faltan. Si
en blanco prevé agregar los registros a una tabla existente, asegúrese de que el campo correspondiente
de la tabla acepta valores nulos (que faltan o desconocidos). Un campo aceptará valores nulos
si su propiedad de campo Requerido está establecida en No y si el valor de la propiedad
ReglaDeValidación no impide los valores nulos.
Valores de Si una o varias celdas de la hoja de cálculo o del rango contienen valores de error, como #NUM
error y #DIV, corríjalos antes de comenzar la operación de importación. Si una hoja de cálculo o un
rango de origen contienen valores de error, Access coloca un valor nulo en los campos
correspondientes de la tabla. Para obtener más información acerca de las formas de corregir
estos errores, vea la sección Solucionar valores que faltan o son incorrectos, más adelante en

194
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

este artículo
Tipo de datos Para evitar errores durante la importación, asegúrese de que cada columna de origen contiene
el mismo tipo de datos en cada fila. Access explora las ocho primeras filas de origen para
determinar el tipo de datos de los campos de la tabla. Recomendamos que se asegure de que
estas filas no mezclen valores de tipos de datos distintos en ninguna de las columnas.
Asimismo, es una buena costumbre dar formato a cada columna de origen en Excel y asignar un
formato de datos específico a cada columna antes de comenzar la operación de importación.
Se recomienda dar formato si una columna incluye valores de distintos tipos de datos. Por
ejemplo, la columna Nºvuelo de una hoja de cálculo puede contener valores numéricos y de
texto, como 871, AA90 y 171. Para evitar valores incorrectos o que faltan, siga este
procedimiento:
Haga clic con el botón secundario en la columna y haga clic en Formato de celdas.
En la ficha Número, en Categoría, seleccione un formato. Para la columna NºVuelo, elegirá
Texto probablemente.
Haga clic en Aceptar.
Si las columnas de origen tienen formato, pero siguen teniendo valores combinados en las filas
que siguen a la fila ocho, la operación de importación puede omitir valores o convertirlos de
forma incorrecta. Para obtener información de solución de problemas, vea la sección
Solucionar valores que faltan o son incorrectos.
Primera fila Si la primera fila de la hoja de cálculo o el rango con nombre contiene los nombres de las
columnas, puede especificar que Access trate los datos de la primera fila como nombres de
campo durante la operación de importación. Si la hoja de cálculo o el rango de origen no
incluye los nombres, es conveniente agregarlos al origen antes de iniciar la operación de
importación.
Si piensa anexar los datos a una tabla existente, asegúrese de que el nombre de cada columna
coincide exactamente con el nombre del campo correspondiente. Si el nombre de una columna
es diferente del nombre del campo correspondiente de la tabla, la operación de importación no
se realizará correctamente. Para ver los nombres de los campos, abra la tabla en la vista Diseño
en Access.
Cierre el libro de trabajo de origen si está abierto. Mantener abierto el archivo de origen puede producir errores de
conversión de datos durante la operación de importación.

Preparar la base de datos de destino

Abra la base de datos de Access en la que se guardarán los datos importados. Asegúrese de que la base de datos es
de sólo lectura y de que tienen los permisos para realizar cambios en la base de datos.
-O bien-
Si no desea guardar los datos en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco. Siga
este procedimiento:

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

Antes de iniciar la operación de importación, decida si desea guardar los datos en una tabla nueva o existente.
Crear una nueva tabla Si elige guardar los datos en una nueva tabla, Access crea una tabla y agrega los datos
importados a esta tabla. Si ya hay una tabla con el nombre especificado, Access sobrescribe el contenido de la tabla
con los datos importados.
Anexar a una tabla existente Si elige agregar los datos a una tabla existente, las filas del archivo de Excel se anexan
a la tabla especificada.
Recuerde que la mayor parte de los errores se producen durante la operación de anexión porque los datos de
origen no coinciden con la estructura y la configuración de campos de la tabla de destino. Para evitar esto, abra la
tabla de destino en la vista Diseño y revise lo siguiente:
Primera fila Si la primera fila de la hoja de cálculo o del rango con nombre de origen no contiene encabezados de
columna, asegúrese de que la posición y el tipo de datos de cada columna de la hoja de cálculo de origen coincidan
con los del campo correspondiente de la tabla. Si la primera fila contiene encabezados de columna, el orden de las
columnas y campos no tiene por qué coincidir pero el nombre y el tipo de datos de cada columna deben coincidir
exactamente con los de su campo correspondiente.
Campos que faltan o adicionales Si uno o varios campos de la hoja de datos de origen no aparecen en la tabla de
destino, agréguelos antes de comenzar la operación de importación. No obstante, si la tabla contiene campos que
no existen en el origen, no es necesario que los elimine de la tabla si aceptan valores nulos.
Sugerencia Un campo aceptará valores nulos si su propiedad Requerido está establecida en No y si el valor de la
propiedad ReglaDeValidación no impide los valores nulos.
clave principal Si la tabla contiene un campo de clave principal, la hoja de cálculo o el rango de origen debe tener
una columna que contiene valores compatibles con el campo de clave principal y los valores de clave importados

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

deben ser únicos. Si un registro importado contiene un valor de clave principal que ya existe en la tabla de destino,
la operación de importación muestra un mensaje de error.
Campos indizados Si la propiedad Indizado de un campo de la tabla está establecida en Sí (Sin duplicados), la
columna correspondiente en la hoja de cálculo o el rango de origen debe contener valores únicos.
Vaya a los pasos siguientes para ejecutar la operación de importación.
Iniciar la operación de importación

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel.

La ficha Datos externos no está disponible a menos que esté abierta una base de datos.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Hoja de cálculo de Excel, en el cuadro Nombre de archivo,
especifique el nombre del archivo de Excel que contiene los datos que desea importar.
-O bien-
Haga clic en Examinar y use el cuadro de diálogo Abrir archivo para localizar el archivo que desee importar.
Especifique cómo desea guardar los datos importados.
Para almacenar los datos en una tabla nueva, seleccione Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base
de datos actual. Se le pedirá que dé un nombre posteriormente a esta tabla.
Para anexar los datos a una tabla existente, seleccione Anexar una copia de los registros a la tabla y seleccione una
tabla en la lista desplegable. Esta operación no está disponible si la base de datos no contiene ninguna tabla.
Para vincular al origen de datos creando una tabla vinculada, vea la sección Vincular a datos en Excel
posteriormente en este artículo.
Haga clic en Aceptar.
Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo que le guía en el proceso de importación. Continúe con
los pasos siguientes.
Usar el Asistente para importación de hojas de cálculo
En la primera página del Asistente, seleccione la hoja de cálculo que contiene los datos que desea importar. A
continuación, haga clic en Siguiente.
En la segunda página del asistente, haga clic en Mostrar hojas de cálculo o en Mostrar rangos con nombre,
seleccione la hoja de cálculo o el rango con nombre que desee importar y haga clic en Siguiente.
Si la primera fila de la hoja de cálculo o del rango de origen contiene los nombres de campos, seleccione La primera
columna contiene encabezado de columna y haga clic en Siguiente.
Si está importando los datos a una nueva tabla, Access utiliza los encabezados de columnas para dar nombre a los
campos de la tabla. Puede cambiar estos nombres durante o después de la operación de importación. Si está
anexando datos a una tabla existente, asegúrese de que los encabezados de columna en la hoja de cálculo de origen
coincidan exactamente con los nombres de los campos en la tabla de destino.
Si está anexando datos a una tabla existente, vaya directamente al paso 6. Si está agregando los datos a una tabla
nueva, lleve a cabo los pasos que quedan.
El Asistente le pide que revise las propiedades de campos. Haga clic en una columna en la parte inferior de la página
para ver las propiedades de los campos correspondientes. Si lo desea, puede realizar alguna de estas tareas.
Revise y cambie, si lo desea, el nombre y el tipo de datos del campo de destino.
Access revisa las primeras ocho filas en cada columna y sugiere el tipo de datos para el campo correspondiente. Si la
columna de la hoja de cálculo contiene distintos tipos de valores, como texto y números, en las primeras ocho filas
de una columna, el Asistente sugiere un tipo de datos que es compatible con todos los valores de la columna, a
menudo, el tipo de datos de texto. Aunque puede elegir un tipo de datos distinto, recuerde que los valores que no
son compatibles con el tipo de datos que elige se omitirán o se convertirán incorrectamente durante el proceso de
importación. Para obtener más información sobre cómo corregir valores incorrectos o valores que falten.

Para crear un índice en el campo, establezca Indizado en Sí.

Para omitir completamente una columna de origen, active la casilla de verificación No importar el campo (Saltar).
Haga clic en Siguiente cuando termine de seleccionar las opciones.
En la siguiente pantalla, especifique una clave principal para la tabla. Si selecciona Permitir a Access agregar la clave
principal, Access agrega un campo Autonumérico como primer campo en la tabla de destino y lo rellena
automáticamente con valores de identificador únicos, comenzando por 1. A continuación, haga clic en Siguiente.
En la última pantalla del asistente, especifique un nombre para la tabla de destino. En el cuadro Importar a la tabla,
escriba un nombre para la tabla. Si la tabla ya existe, Access muestra un mensaje que solicita si desea sobrescribir el
contenido existente de la tabla. Haga clic en Sí para continuar o en No para especificar un nombre diferente para la
tabla de destino y, a continuación, haga clic en Finalizar para importar los datos.
Si Access puede importar algunos o todos los datos, el Asistente muestra una página que indica el estado de la
operación de importación. Además, puede guardar la información de la operación para un uso futuro como
especificación. Por el contrario, si la operación no se ejecutó correctamente, Access muestra el mensaje de error
Error al intentar importar el archivo.
Haga clic en Sí para guardar la información de la operación para un uso futuro. Guardar la información le ayuda a
repetir la operación sin tener que examinar el Asistente cada vez.

196
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Guardar la configuración de importación como una especificación

En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de importación. Opcionalmente, escriba una
descripción en el cuadro Descripción.
Si desea realizar la operación a intervalos fijos, por ejemplo, semanal o mensualmente, active la casilla de
verificación Crear tarea de Outlook. Se creará una tarea de Microsoft Office Outlook 2010 que le permite ejecutar la
especificación posteriormente.
Haga clic en Guardar importación.
Access inicia Outlook si está instalado.
Si Outlook no está instalado, Access muestra un mensaje de error. Si Outlook no está configurado correctamente, se
inicia el Asistente para inicio de Outlook. Siga las instrucciones del Asistente para configurar Outlook.
En Outlook, revise y modifique la configuración de tareas tales como Vencimiento y Aviso.
Para que se repita la tarea, haga clic en Periodicidad. La figura muestra el programador de tareas con algunas
configuraciones habituales:

.
Haga clic en Guardar y cerrar.

Ejecutar una tarea guardada

En el panel de configuración de Outlook, haga clic en Tareas y, a continuación, haga doble clic en la tarea que desea
ejecutar.
En la ficha Tarea, en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar importación .
Abra la tabla de destino en la vista Hoja de datos. Compare los datos de la tabla con la hoja de cálculo de origen y
asegúrese de que los datos que aparecen sean correctos.
Si encuentra que faltan algunos datos o son incorrectos, vea la sección siguiente para obtener información sobre la
solución de problemas.

Solucionar valores que faltan o son incorrectos

Si ve el mensaje Error al intentar importar el archivo, la operación de importación se ejecutó de forma totalmente
incorrecta. Por el contrario, si la operación de importación muestra un cuadro de diálogo que le pide que guarde la
información de la operación, la operación ha podido importar todos o parte de los datos. El mensaje de estado
también menciona el nombre de la tabla del registro de errores que contiene la descripción de cualquier error
producido durante la operación de importación.
Es importante tener en cuenta que incluso si el mensaje de estado indica una operación completamente correcta,
debe revisar el contenido y la estructura de la tabla para asegurarse de que todo es correcto antes de empezar a
utilizar la tabla.
Abra la tabla de destino en la vista Hoja de datos para ver si se agregaron a la tabla todos los datos. Asimismo, abra
la tabla en la vista Diseño para revisar el tipo de datos y otros valores de propiedades de los campos.
En la tabla siguiente se describen los pasos que puede ejecutar para corregir valores que faltan o son incorrectos.
Mientras soluciona los problemas de los resultados, si ve que sólo faltan algunos valores, puede agregarlos
directamente a la tabla. Por el contrario, si ve que faltan varias columnas enteras o un gran número de valores o
que se importaron incorrectamente, debe corregir el problema en el archivo de origen. Una vez corregidos todos los
problemas, repita la operación de importación.
Problema Resolución
Elementos gráficos No se pueden importar elementos gráficos como logotipos, gráficos e imágenes. Agréguelos
manualmente a la base de datos después de finalizar la operación de importación.
Valores calculados Se importan los resultados de una columna o las celdas calculadas pero no la formula base.
Durante la operación de importación, puede especificar un tipo de datos que sea
compatible con los resultados de la fórmula, como un Número.
Valores Si la hoja de cálculo o el rango de origen incluye una columna que contiene sólo valores
VERDADERO o VERDADERO o FALSO, Access crea un campo Sí/No para la columna e inserta valores de -1 o
FALSO y -1 o 0 0 en el campo. Sin embargo, si la hoja de cálculo o el rango de origen incluye una columna
que contiene sólo valores de -1 o 0, Access crea de forma predeterminada un campo

197
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

numérico para el columna. Puede cambiar el tipo de datos del campo a Sí/No durante la
operación de importación para evitar este problema.
Campos multivalor Al importar datos a una tabla nueva o anexar datos a una tabla existente, Access no permite
la compatibilidad de varios valores en un campo incluso si la columna de origen contiene
una lista de valores separados por signos de punto de coma (;). La lista de valores se trata
como un valor único y se coloca en un campo de texto.
Datos truncados Si los datos aparecen truncados en una columna de la tabla de Access, intente aumentar el
ancho de la columna en la vista Hoja de datos. Si no se resuelve el problema, los datos de
una columna numérica de Excel son demasiado grandes para el tamaño del campo de
destino de Access. Por ejemplo, el campo de destino puede tener la propiedad
TamañoDelCampo establecida en Byte en una base de datos de Access pero los datos de
origen contienen un valor superior a 255. Corrija los valores en el archivo de origen e
intente importar de nuevo.
Formato de Es posible que tenga que establecer la propiedad Formato de algunos campos en la vista
presentación Diseño para asegurarse de que los valores se muestran correctamente en la vista Hoja de
datos. Por ejemplo:
Un campo de Sí/No muestra -1 y 0 en la vista Hoja de datos tras finalizar la operación de
importación. Para resolver esto, tras finalizar la operación de importación, establezca la
propiedad Formato del campo en Sí/No para ver en su lugar las casillas de verificación.
Las fechas largas y medianas pueden aparecer como fechas cortas en Access. Para resolver
esto, abra la tabla de destino en la vista Diseño en Access y establezca la propiedad Formato
del campo de fecha en Fecha larga o Fecha mediana.
Si la hoja de datos contiene formato de texto enriquecido como negrita, subrayado o
cursiva, el texto se importa pero se pierde el formato.
Valores duplicados Los registros que está importando pueden contener valores duplicados que no se pueden
(error de guardar en el campo de clave principal de la tabla de destino o en un campo que tiene la
infracción de propiedad Indizado establecida en Sí (Sin duplicados). Elimine los valores duplicados en el
clave) archivo de origen e intente importarlo de nuevo.
Los valores de Los campos de fecha que se importan desde una hoja de cálculo de Excel pueden estar
fecha están desplazados en cuatro años. Excel para Windows utiliza el sistema de fechas de 1900 (en el
desplazados en 4 que los números de serie están comprendidos entre 1 y 65.380), que corresponden a las
años fechas desde el 1 de enero de 1900 hasta el 31 de diciembre de 2078. No obstante, Excel
para Macintosh utiliza el sistema de fechas de 1904 (en el que los números de serie están
comprendidos entre 0 y 63.918), que corresponden a las fechas desde el 1 de enero de 1904
hasta el 31 de diciembre de 2078.
Antes de importar los datos, cambie el sistema de fechas para el libro de Excel o, tras anexar
datos, ejecute una consulta de actualización que utilice la expresión [nombre de campo de
fecha] + 1462 para corregir las fechas.
Valores nulos Es posible que vea un mensaje de error al final de la operación de importación sobre los
datos que se eliminaron o perdieron durante la operación, o cuando abra la tabla en la vista
Hoja de datos, quizá vea que los valores de campo están en blanco. Si las columnas de
origen en Excel no tienen formato o las primeras ocho filas de origen contienen valores de
distintos tipos de datos, abra la hoja de cálculo de origen y siga este procedimiento:
Dé formato a las columnas de origen.
Mueva las filas para que las primeras ocho filas de cada columna no contengan valores de
tipos de datos diferentes.
Durante la operación de importación, seleccione el tipo de datos adecuado para cada
campo. Si el tipo de datos es incorrecto, es posible que vea valores nulos o incorrectos en
toda la columna tras finalizar la operación de importación.
Los pasos anteriores pueden ayudar a minimizar la aparición de valores nulos. En la tabla
siguiente aparecen casos en los que todavía verá valores nulos:
Los Cuando Y el tipo de Para resolver...
valores importa campo de
que faltan a... destino es...
son de
tipo...
Texto Una tabla Fecha Reemplace todos los
nueva valores de texto por
valores de fecha e intente
importar de nuevo.
Texto Una tabla Numérico o Reemplace todos los

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

existente fecha valores de texto por

valores que coincidan con
el tipo de datos del campo
de destino e intente
importar de nuevo.
Valores de fecha Verá números aparentemente aleatorios de cinco dígitos en lugar de los valores reales de
reemplazados por fecha en las situaciones siguientes:
valores numéricos La columna de origen de la hoja de cálculo contiene sólo valores numéricos en las primeras
ocho filas pero contiene algunos valores de fecha en las filas posteriores. Estos valores de
fecha se convertirán incorrectamente.
La columna de origen contiene valores de fecha en algunas de las primeras ocho filas y ha
intentado importarla a un campo numérico. Estos valores de fecha se convertirán
incorrectamente.
Para evitar esto, reemplace los valores de fecha por valores numéricos en la columna de
origen e intente importar de nuevo.
A veces, si una columna que contiene sobre todo valores de fecha contiene igualmente
algunos valores de texto, es posible que todos los valores de fecha aparezcan como
números aparentemente aleatorios de cinco dígitos. Para evitar esto, reemplace los valores
de texto por valores de fecha e intente importar de nuevo.
Valores numéricos Verá valores de fecha aparentemente aleatorios en lugar de los valores numéricos reales en
reemplazados por las situaciones siguientes:
valores de fecha La columna de origen contiene sólo valores de fecha en las primeras ocho filas pero
contiene algunos valores numéricos en las filas posteriores. Estos valores numéricos se
convertirán incorrectamente.
La columna de origen contiene valores numéricos en algunas de las primeras ocho filas y ha
intentado importarla a un campo de fecha. Estos valores numéricos se convertirán
incorrectamente.
Para evitar esto, reemplace los valores numéricos por valores de fecha en la columna de
origen e intente importar de nuevo.
Asimismo, es posible que desee revisar la tabla de registro de errores (mencionada en la última página del
Asistente) en la vista Hoja de datos. La tabla tiene tres campos: Error, Campo y Fila. Cada fila contiene información
sobre un error específico y el contenido del campo Error debe ayudarle a solucionar el problema.

Error Descripción
Truncamiento de Un valor del archivo es demasiado grande para el valor de la propiedad Tamaño del campo
campo de este campo.
Error en la Un valor de la hoja de cálculo es un tipo de datos incorrecto para este campo. Es posible
conversión de tipo que falte el valor o aparezca de forma incorrecta en el campo de destino. Vea la tabla
anterior para obtener más información sobre cómo solucionar este problema.
Infracción de clave El valor de clave principal de este registro es un duplicado que ya existe en la tabla.
Error de regla de Un valor infringe la regla establecida mediante la propiedad ReglaDeValidación para este
validación campo o tabla.
Nulo en campo No se permite un valor NULL en este campo porque la propiedad Requerido para el campo
requerido está establecida en Sí.
Valor nulo en campo Los datos que está importando contienen un valor nulo que ha intentando anexar a un
Autonumérico campo Autonumérico.
Registro no Un valor de texto contiene el carácter delimitador de texto (en general, comillas dobles).
analizable Siempre que un valor incluya el carácter delimitador, se debe repetir el carácter dos veces
en el archivo de texto; por ejemplo:
10 - discos/caja 3 1/2""

Vincular a datos en Excel

Al enlazar una base de datos de Access con los datos de otro programa, podrá usar las herramientas de consultas e
informes que Access suministra sin tener que mantener una copia de los datos de Excel en la base de datos.
Cuando se vincula a una hoja de cálculo de Excel o un rango con nombre, Access crea una nueva tabla que está
vinculada a las celdas de origen. Cualquier cambio que realice en las celdas de origen en Excel aparece en la tabla
vinculada. No obstante, no puede editar el contenido de la tabla correspondiente en Access. Si desea agregar, editar
o eliminar datos, debe realizar los cambios en el archivo de origen.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Escenarios comunes para vincular a una hoja de Excel desde Access

Normalmente, las vinculaciones se efectúan a archivos de Excel (en lugar de importar) por las siguientes razones:
Desea seguir manteniendo los datos en hojas de cálculo de Excel pero a la vez poder utilizar las eficaces
características de consultas e informes de Access.
Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access pero los datos de orígenes externos con los que trabaja están en
hojas de cálculo de Excel. No desea mantener copias de datos externos sino que desea poder trabajar con ellos en
Access.
Si es la primera vez que se vincula a una hoja de Excel
Tenga en cuenta que no puede crear un vínculo a una base de datos de Access desde Excel.
Al vincular a un archivo de Excel, Access crea una tabla nueva conocida a menudo como tabla vinculada. La tabla
muestra los datos en la hoja de cálculo o el rango con nombre de origen pero no almacena realmente los datos en
la base de datos.
No puede vincular datos de Excel a una tabla existente en la base de datos. Esto significa que no puede anexar datos
a una tabla existente realizando una operación de vinculación.
Una base de datos puede contener varias tablas vinculadas.
Cualquier cambio realizado en los datos de Excel se refleja automáticamente en la tabla vinculada. No obstante, el
contenido y la estructura de una tabla vinculada en Access son de sólo lectura.
Al abrir un libro de Excel en Access (en el cuadro de diálogo Abrir archivo, cambie el cuadro de lista Tipo de archivo
a Archivos de Microsoft Office Excel y seleccione el archivo que desea), Access crea una base de datos en blanco e
inicia automáticamente el Asistente para vinculación de hojas de cálculo.
Preparar los datos de Excel
Busque el archivo de Excel y la hoja o el rango que tiene los datos a los que desea vincularse. Si no desea vincularse
a toda la hoja de cálculo, es posible definir un rango con nombre que incluya sólo las celdas con las que desea
establecer el vínculo.
 Vaya a Excel y vea la hoja de cálculo en la que desea definir un rango con nombre.
 Seleccione el rango de celdas que contiene los datos con los que desea establecer un vínculo.
 Haga clic con el botón secundario en el rango seleccionado y haga clic en Asignar nombre a un rango.
 En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, especifique un nombre para el rango en el cuadro Nombre y haga
clic en Aceptar.

Tenga en cuenta que sólo puede vincularse a una hoja de cálculo o un rango a la vez durante una operación de
vinculación. Para vincularse a datos en varios lugares de un libro, repita la operación de vinculación para cada hoja
de cálculo o rango.
Revise los datos de origen y ejecute una acción tal como se describe en la tabla siguiente:
Elemento Descripción
Formato de Asegúrese de que las celdas están en formato de tabla. Si el rango incluye celdas combinadas, el
tabla contenido de la celda se coloca en el campo que corresponde a la columna más a la izquierda y
los otros campos se dejan en blanco.
Omitir No puede omitir columnas y filas de origen durante la operación de vinculación. No obstante,
columnas y puede ocultar campos y filtrar registros abriendo la tabla vinculada en la vista Hoja de datos
filas después de haberlos importado a Access.
Número de El número de columnas de origen no puede ser superior a 255 porque Access no admite más de
columnas 255 campos en una tabla.
Columnas, Elimine todas las columnas y filas en blanco innecesarias de la hoja de cálculo o del rango de
filas y celdas Excel. Si hay celdas en blanco, intente agregar los datos que faltan.
en blanco
Valores de Si una o varias celdas de una hoja de cálculo o un rango contienen valores de error, corríjalos
error antes de iniciar la operación de importación. Tenga en cuenta que si una hoja de cálculo o un
rango de origen contienen valores de error, Access inserta un valor nulo en los campos
correspondientes de la tabla.
Tipo de datos No puede cambiar el tipo de datos o el tamaño de los campos en la tabla vinculada. Antes de
iniciar la operación de vinculación, debe comprobar que cada columna contiene datos de un tipo
específico.
Recomendamos que dé formato a una columna si incluye valores de tipos de datos distintos. Por
ejemplo, la columna Nºvuelo de una hoja de cálculo puede contener valores numéricos y de
texto, como 871, AA90 y 171. Para evitar valores incorrectos o que faltan, siga este
procedimiento:
Haga clic con el botón secundario en la columna y haga clic en Formato de celdas.
En la ficha Número, en Categoría, seleccione un formato.
Haga clic en Aceptar.
Primera fila Si la primera fila de la hoja de cálculo o el rango con nombre contiene los nombres de las
columnas, puede especificar que Access trate los datos de la primera fila como nombres de

200
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

campo durante la operación de vinculación. Si no hay nombres de columna en la hoja de cálculo,

o si un nombre de columna determinado infringe las reglas de nombres de Access, Access asigna
un nombre válido a cada campo correspondiente.
Cierre el archivo de origen si está abierto.
Preparar la base de datos de destino
Abra la base de datos en la que desea crear el vínculo. Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura y de
que tiene los permisos necesarios para realizar cambios en ella.
Si no desea guardar el vínculo en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

Ya está listo para iniciar la operación de vinculación.
Crear el vínculo

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel.

La ficha Datos externos no está disponible a menos que esté abierta una base de datos.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Hoja de cálculo de Excel, en el cuadro Nombre de archivo
especifique el nombre del archivo de origen de Excel.
Seleccione Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y haga clic en Aceptar.
Se inicia el Asistente para vinculación de hojas de cálculo, que le guía durante el proceso de vinculación.
En la primera página del Asistente, seleccione una hoja de cálculo o un rango con nombre y haga clic en Siguiente.
Si la primera fila de la hoja de cálculo o del rango de origen contiene los nombres de campo, seleccione Primera fila
contiene encabezados de columna. Access utiliza estos encabezados de columna para asignar nombres a los campos
de la tabla. Si un nombre de columna incluye algunos caracteres especiales, no se puede utilizar como nombre de
campo en Access. En estos casos, aparece un mensaje de error que le indica que Access asignará un nombre válido
para el campo. Haga clic en Aceptar para continuar.
En la página final del Asistente, especifique un nombre para la tabla vinculada y haga clic en Finalizar. Si la tabla con
el nombre especificado ya existe, se le pregunta si desea sobrescribir el archivo existente. Haga clic en Sí si desea
sobrescribirlo o en No para especificar un nombre de archivo diferente.
Access intenta crear la tabla vinculada. Si la operación se realiza correctamente, Access muestra el mensaje Se ha
terminado de vincular la tabla. Abra la tabla vinculada, revise los campos y datos para asegurarse de que ve los
datos correctos en todos los campos.
Si ve valores de error o datos incorrectos, debe solucionar el problema en los datos de origen. Para obtener más
información acerca de la solución de problemas en los valores de error o valores incorrectos.

Importar o vincular a los datos de un archivo de texto

Archivos de texto y formatos admitidos

Un archivo de texto contiene caracteres legibles sin formato, como letras y números, y caracteres especiales como
tabulaciones, avances de línea y retornos de carro. Access admite las siguientes extensiones de nombres de archivo:
.txt, .csv, .asc y .tab.
Si desea utilizar un archivo de texto como archivo de origen para importar o vincular, el contenido del archivo se
debe organizar de tal manera que los Asistentes para importación y para vinculación puedan dividir el contenido en
una serie de registros (filas) y cada registro en un conjunto de campos (columnas). Los archivos de texto que están
correctamente organizados son de uno de estos dos tipos:
Archivos delimitados En un archivo delimitado, cada registro aparece en una línea distinta y los campos están
separados por un único carácter, denominado delimitador. Éste puede ser cualquier carácter que no aparece en los
valores de campo, como tabulaciones, punto y coma, comas, espacios, etc. A continuación se muestra un ejemplo
de texto delimitado por comas.
1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
12,Company M,Andre,Ludick,Purchasing Rep

201
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep

Archivos de ancho fijo En un archivo de ancho fijo, cada registro aparece en una línea distinta y el ancho de cada
campo sigue siendo constante en todos los registros. Por ejemplo, el primer campo de cada registro tiene siempre
una longitud de siete caracteres, el segundo campo de cada registro tiene siempre una longitud de 12 caracteres,
etc. Si la longitud real del valor del campo varía de un registro a otro, a los valores que no llegan al ancho requerido
se les deben agregar espacios finales. A continuación se muestra un ejemplo de texto de ancho fijo.
1 Company A Anna Bedecs Owner
2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
4 Company E Martin O’Donnell Owner
5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
6 Company G Ming-Yang Xie Owner
7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
12 Company M Andre Ludick Purchasing Rep
13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

Importar datos de un archivo de texto

Si su objetivo es guardar algunos o todos los datos que están en un archivo de texto en una base de datos de
Access, debe importar el contenido del archivo a una nueva tabla o anexar los datos a una tabla existente. Puede
ver y editar los datos importados; los cambios que realiza en los datos no afectan al archivo de origen.
Durante la operación de importación, puede especificar cómo está organizado el archivo de origen y si desea crear
una tabla nueva o anexar los datos a una tabla existente.

Al final de la operación de importación, puede elegir guardar la información de la operación de importación como
especificación. Una especificación de importación le ayuda a repetir la operación posteriormente sin necesidad de
examinar el Asistente para importación de texto cada vez.
Escenarios comunes para la importación de un archivo de texto a Access
En general, se suelen importar datos de texto a Access por los siguientes motivos:
Algunos de sus datos tienen un formato no reconocido por Access y desea usar estos datos en una de sus bases de
datos. Puede exportar primero los datos de origen como archivo de texto e importar luego el contenido del archivo
de texto a una tabla de Access.
Utiliza Access para administrar sus datos pero recibe con regularidad datos en formato de texto de los usuarios de
un programa diferente. Importa los datos a intervalos regulares, y desea agilizar el proceso de importación para
ahorrar tiempo y esfuerzo.

Cuando abre un archivo de texto en Access (haga clic en el botón Microsoft Office , en Abrir y, en el cuadro de
diálogo Abrir, cambie el cuadro de lista Archivos de tipo a Todos los archivos y seleccione luego su archivo de texto).
Access inicia el Asistente para vinculación de texto que permite crear un vínculo al archivo de texto en lugar de
importar su contenido. Vincular a un archivo es distinto de importar su contenido.
Preparar el archivo de origen
Abra el archivo de origen en un editor de textos como Bloc de s.
Puede importar sólo un archivo durante una operación de importación. Para importar varios archivos, repita la
operación de importación para cada archivo.
Revise el contenido del archivo de origen y ejecute una acción tal como se describe en esta tabla.
Elemento Descripción
Delimitado o Asegúrese de que el archivo sigue uno de los formatos de forma coherente. Si el archivo está
ancho fijo delimitado, identifique el delimitador. Si el archivo tiene campos de ancho fijo, asegúrese de
que cada campo tiene el mismo ancho en cada registro.
Cualificadores Algunos archivos delimitados podrían contener valores de campo que se encuentran entre
de texto comillas simples o dobles, tal como se muestra aquí:
"Cecilia Cornejo",25,4/5/2006,"Nueva York"
"Arturo López",27,2000,"Chicago"
El carácter que comprende un valor de campo se denomina cualificador de texto. Los
cualificadores de texto no son obligatorios pero son fundamentales si algo de lo siguiente es
verdadero:
El delimitador de campo aparece como parte de los valores de campo. Por ejemplo, si se utiliza

202
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

una coma como delimitador de campo, y Nueva York, Chicago es un valor de campo válido,
debe incluir el valor dentro de un par de cualificadores, como por ejemplo: "Nueva York,
Chicago".
Desea que Access trate valores no textuales, como 0452934 y 0034539, como valores de texto
y los guarda en un campo de texto.
Durante la operación de importación, puede especificar si el archivo utiliza un cualificador y, si
es el caso, indique el carácter que actúa como cualificador.
Asegúrese de que se utiliza el mismo cualificador de texto en todo el archivo y de que se
incluyen sólo valores de texto dentro de un par de cualificadores.
Número de El número de campos de origen no debe superar 255, Access no puede admitir más de 255
campos campos en una tabla.
Omitir registros Si sólo le interesa una parte del archivo de texto, edite el archivo de origen antes de iniciar la
y valores operación de importación. No puede omitir registros durante la operación de importación.
Si agrega datos a una tabla nueva, puede omitir algunos campos pero esta opción no está
disponible si anexa el contenido a una tabla existente. Cuando anexa datos a una tabla
existente, la estructura de los datos de origen debe coincidir con la estructura de la tabla de
destino. Es decir, los datos de origen deben tener el mismo número de columnas que la tabla
de destino y los tipos de datos de los datos de origen deben coincidir con los tipos de datos de
la tabla de destino.
Líneas y Elimine todas las líneas en blanco innecesarias del archivo. Si hay campos en blanco, intente
campos en agregar los datos que faltan. Si prevé anexar los registros a una tabla existente, asegúrese de
blanco que el campo correspondiente de la tabla acepte valores nulos. Un campo aceptará valores
nulos si la propiedad del campo Requerido está establecida en No y el valor de la propiedad
ReglaDeValidación (ValidationRule) no impide los valores nulos.
Caracteres Revise y quite los caracteres adicionales como tabulaciones, avances de línea y retornos de
extraños carro.
Tipos de datos Para evitar errores durante la importación, asegúrese de que cada campo de origen contiene
en el mismo tipo de datos en cada línea. Access examina las 25 primeras líneas de un archivo
para determinar el tipo de datos de los campos de la tabla. Se recomienda comprobar que las
25 primeras filas de origen no combinen valores de distintos tipos de datos en ninguno de los
campos. Asegúrese igualmente de que los valores no textuales que se van a tratar como
valores de texto se incluyen entre comillas simples o dobles.
Si el archivo de origen contiene valores combinados en las filas que siguen a la fila número 25,
la operación de importación puede omitirlos o convertirlos de forma incorrecta. Para obtener
información sobre solución de problemas, vea la sección Solucionar valores que faltan o son
incorrectos, posteriormente en este artículo.
Nombres de Para archivos de texto delimitados si el archivo no incluye los nombres de los campos, es una
campos buena costumbre ponerlos en la primera fila. Durante la operación de importación, puede
especificar que Access trate los valores de la primera fila como nombres de campo. Al importar
archivos de texto de ancho fijo, Access no le ofrece la posibilidad de utilizar los valores de la
primera fila como nombres de campo.
Cuando anexa un archivo de texto delimitado a una tabla existente, asegúrese de que el
nombre de cada columna coincida exactamente con el nombre del campo correspondiente. Si
el nombre de una columna es diferente del nombre del campo correspondiente en la tabla, la
operación de importación no se ejecuta correctamente. Para buscar los nombres de los
campos, abra la tabla de destino en la vista Diseño.
Cierre el archivo de origen si está abierto. Mantener abierto el archivo de origen puede producir errores de
conversión de datos durante la operación de importación.
Iniciar el proceso de importación en Access
Abra la base de datos de Access en la que se guardarán los datos importados.
Si no desea guardar los datos en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

Antes de iniciar la operación de importación, decida si desea guardar los datos en una tabla nueva o existente.
Crear una tabla nueva Si elige guardar los datos en una tabla nueva, Access crea una tabla y le agrega los datos
importados. Si ya existe una tabla con el nombre especificado, Access sobrescribe el contenido de la tabla con los
datos importados.
Anexar a una tabla existente Si está agregando los datos a una tabla existente, el proceso de importación anexa los
datos a la tabla especificada.
Cuando procesa, recuerde que la mayor parte de las operaciones de anexión se realizan incorrectamente porque los
datos de origen no coinciden con la configuración de la estructura y de los campos de la tabla de destino. Para
evitar esto, abra la tabla en la vista Diseño y revise lo siguiente:

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Primera fila Si la primera fila del archivo de texto de origen no contiene nombres de campo, asegúrese de que la
posición y el tipo de datos de cada columna coincide con los del campo correspondiente de la tabla. Para archivos
de texto delimitado, si la primera fila contiene encabezados de columna, no es necesario que coincidan el orden de
columnas y campos pero el nombre y el tipo de datos debe coincidir exactamente con los del campo
correspondiente. Al importar archivos de texto de ancho fijo, Access no le ofrece la posibilidad de utilizar los valores
de la primera fila como nombres de campo.
Campos que faltan o campos adicionales Si uno o varios campos no están en la tabla de destino, agréguelos antes
de comenzar la operación de importación. No obstante, si la tabla de destino contiene campos que no existen en el
archivo de origen, no es necesario que los elimine de la tabla siempre que acepten valores nulos.
Un campo aceptará valores nulos si la propiedad del campo Requerido está establecida en No y el valor de la
propiedad ReglaDeValidación (ValidationRule) no impide los valores nulos.
Clave principal Si la tabla contiene un campo de clave principal, el archivo de origen debe tener una columna que
contiene valores compatibles con el campo de clave principal. Además, los valores de clave importados deben ser
únicos. Si un registro importado contiene un valor de clave principal que ya existe en la tabla de destino, la
operación de importación muestra un mensaje de error. Debe editar los datos de origen para que contengan
valores de clave única e iniciar luego la operación de importación de nuevo.
Campos indizados Si la propiedad Indizado de un campo de la tabla está establecida en Sí (Sin duplicados), la
columna correspondiente en el archivo de texto de origen debe contener valores únicos.
En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Archivo de texto.
Los comandos Importar están disponibles sólo cuando está abierta una base de datos.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Archivo de texto, en el cuadro Nombre de archivo, escriba el
nombre del archivo de origen.
Especifique cómo desea guardar los datos importados.
Para almacenar los datos en una tabla nueva, seleccione Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base
de datos actual. Se le pedirá que dé un nombre posteriormente a esta tabla.
Para anexar los datos a una tabla existente, seleccione Anexar una copia de los registros a la tabla y, a continuación,
una tabla en la lista desplegable.
Haga clic en Aceptar.
Access examina el contenido del archivo y recomienda cómo se debe organizar el archivo. Si el archivo utiliza un
delimitador para separar los campos, asegúrese de que la opción Delimitado esté seleccionada. Si el archivo tiene
campos de ancho fijo, compruebe que la opción Ancho fijo esté seleccionada. Si no tiene claro sobre si el archivo
tiene campos de ancho fijo o delimitados.
Si el archivo de texto de origen contiene tabulaciones u otros caracteres especiales, éstos se representan en el
Asistente para importación de texto como pequeños cuadros entre las columnas de datos.
Haga clic en Siguiente.
La información mostrada por el Asistente depende de si selecciona la opción Delimitado o Ancho fijo.
Seleccione o especifique el carácter que delimita los valores de campo. Si el archivo utiliza un cualificador de texto,
en el cuadro Cualificador de texto, seleccione comillas dobles (") o simples ('). Si la primera fila del archivo de origen
contiene nombres de campos, active la casilla de verificación Primera fila contiene nombres de campos. A
continuación, haga clic en Siguiente.
El Asistente muestra el contenido del archivo. Si Access detecta una estructura de columnas en los datos, coloca
líneas verticales en los datos para separar los campos. Revise la estructura sugerida por el Asistente y, si es
necesario, siga las instrucciones de la página del Asistente para agregar, borrar o ajustar las líneas. A continuación,
haga clic en Siguiente.
Si ha elegido anexar los datos, vaya al paso 12. Si está importando los datos a una nueva tabla, haga clic en
Siguiente. Entonces, debe revisar las propiedades de campo mostradas en el Asistente.
La página del asistente en la que puede especificar información sobre los campos que está importando no estará
visible si está anexando registros a una tabla existente.
Haga clic en una columna en la mitad inferior de la página del asistente para ver las propiedades del campo
correspondiente. Revise y cambie, si lo desea, el nombre y el tipo de datos del campo de destino.
Access revisa las 25 primeras filas de cada columna y sugiere el tipo de datos predeterminado para el campo
correspondiente. Si hay diferentes tipos de valores, como valores de texto y numéricos, en las 25 primeras filas de
una columna, el Asistente sugiere un tipo de datos que sea compatible con todos o la mayor parte de los valores de
la columna: suele ser a menudo el tipo de datos de texto. Aunque puede elegir un tipo de datos diferente, recuerde
que los valores que no son compatibles con el tipo de datos elegido se omiten o se convierten incorrectamente.

Para crear un índice en el campo, establezca Indizado en Sí. Para omitir totalmente una columna de origen, active la
casilla de verificación No importar el campo (Saltar). A continuación, haga clic en Siguiente.
Si se agregan registros a una tabla nueva, el Asistente le pide que especifique una clave principal para la tabla. Si
selecciona Permitir a Access agregar la clave principal, Access agrega un campo Autonumérico como primer campo
en la tabla de destino y lo rellena automáticamente con identificadores únicos, comenzando por 1. Haga clic en
Siguiente.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

La página del asistente en la que puede especificar información sobre los campos que está importando no estará
visible si está anexando registros a una tabla existente.
Access muestra la página final del Asistente. Si está importando registros a una tabla nueva, especifique un nombre
para la tabla de destino. En el cuadro Importar a la tabla, escriba un nombre para la tabla. Si la tabla ya existe, un
mensaje le pregunta si desea sobrescribir el contenido existente de la tabla. Haga clic en Sí

El botón Avanzadas del Asistente para importación de texto le permite crear o abrir una especificación de
importación en el formato utilizado por versiones anteriores de Access. A menos que tenga especificaciones de
importación de versiones anteriores de Access que desee utilizar en Office Access 2010, recomendamos no utilizar
el botón Avanzadas. En su lugar, si desea guardar la información de esta operación de importación, debe hacerlo
siguiendo los pasos del 13 al 20. Las especificaciones de importación creadas en versiones anteriores de Access no
son compatibles con las creadas en Office Access 2010.

Haga clic en Finalizar para importar los datos.

Access intenta importar los datos. Si se importa algún dato, el Asistente muestra un cuadro de diálogo que le indica
el estado de la operación de importación. Por el contrario, si la operación se realiza de forma totalmente incorrecta,
Access muestra el mensaje de error Error al intentar importar el archivo.
Abra la tabla de destino en la vista Hoja de datos. Compare los datos de la tabla con el archivo de origen y asegúrese
de que los datos que aparecen sean correctos.
Guardar la configuración de importación como una especificación
En la última página del Asistente para importación de texto, active la casilla de verificación Guardar los pasos de la
importación.
Aparece un conjunto de controles adicionales.
En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de importación.
Opcionalmente, escriba una descripción en el cuadro Descripción.
Haga clic en Guardar importación.
O bien,
Para ejecutar la operación de importación a intervalos fijos (como semanal o mensualmente), active la casilla de
verificación Crear tarea de Outlook y luego haga clic en Guardar importación. De este modo, se creará una tarea de
Microsoft Office Outlook 2010 que le permitirá ejecutar la especificación en el futuro.
Si no crea una tarea de Office Outlook 2010, Access guarda la especificación. Si elige crear una tarea de Outlook,
Access muestra el cuadro de diálogo Importación nombre Tarea. Vaya a los pasos siguientes para obtener
información sobre el uso de este cuadro de diálogo.
Si Outlook no está instalado, Access muestra un mensaje de error al hacer clic en Guardar importación. Si Outlook
no está configurado correctamente, se inicia el Asistente para configuración de Outlook. Siga las instrucciones del
Asistente para configurar Outlook.
Crear una tarea de Outlook
En el cuadro de diálogo Importar tarea nombre de Outlook, revise y modifique la configuración de tareas tales como
Vencimiento y Aviso.
Para que se repita la tarea, haga clic en Periodicidad. Esta figura siguiente muestra el programador de tareas con
algunos valores típicos:

Haga clic en Guardar y cerrar.

Ejecutar una tarea guardada
En el panel de configuración de Outlook, haga clic en Tareas y, a continuación, haga doble clic en la tarea que desea
ejecutar.
En la ficha Tarea, en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar importación .
Abra la tabla y revise el contenido.
Vea la sección siguiente para obtener ayuda para solucionar problemas de valores que faltan o no son correctos.

Solucionar valores que faltan o son incorrectos en una tabla importada

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Si ve el mensaje Error al intentar importar el archivo, la operación de importación se ha realizado de forma

totalmente incorrecta. Por el contrario, si la operación de importación muestra la página que le solicita que guarde
la información de la operación, la operación ha podido importar todos o parte de los datos. El mensaje de estado
también menciona el nombre de la tabla del registro de errores que contiene la descripción de cualquier error
producido durante la operación de importación.
Es importante tener en cuenta que incluso si el mensaje de estado indica una operación correcta, debe revisar el
contenido y la estructura de la tabla para asegurarse de que todo es correcto antes de empezar a utilizar la tabla.
Abra la tabla de destino en la vista Hoja de datos para ver si todos los datos se agregaron a la tabla correctamente.
Debe abrir la tabla en la vista Diseño para revisar el tipo de datos y otros valores de propiedades de los campos.
En la tabla siguiente se describen los pasos que puede ejecutar para corregir valores que faltan o son incorrectos.
Al solucionar problemas, si ve que faltan sólo algunos valores, puede agregarlos directamente a la tabla en la vista
Hoja de datos. Por otra parte, si ve que faltan columnas enteras o un gran número de valores o que no se han
importado correctamente, corrija el problema en el archivo de origen. Una vez corregidos todos los problemas
conocidos, repita la operación de importación.
Problema Resolución
Valores - 1 o 0 Si el archivo de origen incluye un campo que contiene sólo valores Verdadero o Falso, o
sólo valores Sí o No, y ha seleccionado Sí/No como tipo de datos para el campo, verá -1 y
0 en la tabla. Abra la tabla en la vista Diseño y establezca la propiedad Formato en
Verdadero/Falso o Sí/No.
Campos multivalor Access no admite la importación de varios valores en un campo. La lista de valores se
trata como un valor único y se coloca en un campo de texto, separado por signos de
punto y coma.
Datos truncados Si los datos aparecen truncados en una columna, intente aumentar el ancho de la
columna en la vista Hoja de datos. Si aumentar el ancho no resuelve el problema, es
posible que la causa sea que el tipo de datos de un campo numérico esté establecido en
Entero largo cuando debería estar establecido en Doble.
Datos que faltan en Los registros que está importando pueden contener valores duplicados que no se pueden
una clave principal o guardar en el campo de clave principal de la tabla de destino o en un campo que tiene la
en campos indizados propiedad Indizado establecida en Sí (Sin duplicados) en una base de datos de Access.
Elimine los valores duplicados en el archivo de origen e intente importar de nuevo.
Valores nulos Cuando abre la tabla en la vista Hoja de datos, es posible que vea algunos campos en
blanco. Siga el procedimiento que se describe a continuación para minimizar o eliminar
las instancias de valores nulos en la tabla:
Si las 25 primeras filas de origen contienen valores de tipos de datos diferentes, abra el
archivo de origen y reorganice las líneas para asegurarse de que las 25 primeras filas no
contienen valores combinados en ninguno de los campos. A continuación, intente
importar de nuevo.
Incluya todos los valores no textuales que desee guardar como valores de texto entre
comillas simples o dobles.
Durante la operación de importación, seleccione el tipo de datos adecuado para cada
campo. Si el tipo de datos es incorrecto, es posible que vea valores nulos o valores
incorrectos en toda la columna.
Asimismo, es posible que desee revisar la tabla de registro de errores de la última página del Asistente en la vista
Hoja de datos. La tabla tiene tres campos: Error, Campo y Fila. Cada fila contiene información sobre un error
específico y el contenido del campo Error debe ayudarle a solucionar el problema.
Error Descripción
Truncamiento de Un valor del archivo es demasiado grande para el valor de la propiedad TamañoDelCampo
campo (FieldSize) de este campo.
Error en la Un valor del archivo de texto o de la hoja de cálculo es un tipo de datos incorrecto para
conversión de tipo este campo. Es posible que falte el valor o que aparezca de forma incorrecta en el campo
de destino. Vea las entradas en la tabla anterior para obtener más información sobre cómo
solucionar este problema.
Infracción de clave El valor de clave principal de este registro es un duplicado, es decir, que ya existe en la
tabla.
Error de regla de Un valor infringe la regla establecida utilizando la propiedad ReglaDeValidación
validación (ValidationRule) para este campo o tabla.
Nulo en campo No se permite un valor nulo en este campo porque la propiedad Requerido para el campo
requerido está establecida en Sí.
Valor nulo en Los datos que está importando contienen un valor nulo que ha intentando anexar a un
campo campo Autonumérico.
Autonumérico

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Registro no Un valor de texto contiene el carácter delimitador de texto (en general, comillas dobles).
analizable Siempre que un valor contiene el carácter delimitador, se debe repetir el carácter dos veces
en el archivo de texto; por ejemplo:
10 - discos/caja 3 1/2""

Vincular a un archivo de texto

Utiliza la vinculación para conectarse a datos de otro archivo sin importarlos, de esta forma, puede ver los datos
más recientes en el programa original y en el archivo de Access sin necesidad de crear y mantener una copia en
Access. Si no desea copiar el contenido del archivo de texto en la base de datos de Access pero desea ejecutar
consultas y generar informes basados en estos datos, debe vincularse al archivo de texto en lugar de importarlo.
Al vincular a un archivo de texto, Access crea una tabla nueva que se vincula al archivo de origen. Cualquier cambio
realizado en el archivo de origen se refleja en la tabla vinculada, no obstante, no será posible modificar el contenido
de la tabla correspondiente en Access. Si desea realizar cambios en el contenido o la estructura de datos, debe abrir
el archivo de origen y realizar los cambios en él.
Escenarios comunes para vincular a un archivo de texto en Access
Utiliza un programa que envía datos en formato de texto pero desea utilizar los datos para análisis e informes
posteriores mediante el uso de varias aplicaciones, entre ellas Access.
Los datos con los que desea trabajar los mantiene un departamento o grupo de trabajo diferente. Desea ver los
datos más recientes pero no desea modificar ni mantener su propia copia.
Si es la primera vez que vincula a un archivo de texto
Al vincular a un archivo de texto, Access crea una tabla nueva, a menudo denominada tabla vinculada. La tabla
vinculada muestra los datos del archivo de origen pero no almacena realmente los datos en la base de datos.
No puede vincular un archivo de texto a una tabla existente en la base de datos. Es decir, no puede anexar datos a
una tabla existente ejecutando una operación de vinculación.
Una base de datos puede contener varias tablas vinculadas.
Cualquier cambio realizado en el archivo de origen se refleja automáticamente en la tabla vinculada. No obstante, el
contenido y la estructura de una tabla vinculada en Access son de sólo lectura.
Al abrir un archivo de texto en Access, Access crea una base de datos en blanco e inicia automáticamente el
Asistente para vinculación de texto.
Pasos para la vinculación a un archivo de texto
Busque el archivo de texto y ábralo en un programa de procesamiento, como Word o Bloc de s.
Tenga en cuenta que sólo puede vincular a un archivo de texto a la vez durante una operación de vinculación. Para
vincular a varios archivos de texto, repita la operación de vinculación para cada archivo.
Revise el contenido del archivo de origen y ejecute una acción tal como se describe en la tabla siguiente:
Elemento Descripción
Delimitado o Asegúrese de que el archivo sigue uno de los formatos de forma coherente. Si el archivo está
ancho fijo delimitado, identifique el carácter delimitador. Si el archivo tiene campos de ancho fijo,
asegúrese de que cada campo tiene el mismo ancho en cada registro.
Cualificadores Algunos archivos delimitados podrían contener valores de campo que se encuentran entre
de texto comillas simples o dobles, tal como se muestra aquí:
"Cecilia Cornejo",25,4/5/2001,"Nueva York"
"Arturo López",27,2000,"Chicago"
El carácter que comprende un valor de campo se denomina cualificador de texto. Los
cualificadores de texto no son obligatorios pero son fundamentales si:
El delimitador de campo aparece como parte de los valores de campo. Por ejemplo, si se utiliza
una coma como delimitador de campo, y Nueva York, Chicago es un valor de campo válido,
debe incluir el valor dentro de un par de cualificadores, como por ejemplo: "Nueva York,
Chicago".
Desea que Access trate valores no textuales, como 0452934 y 0034539, como valores de texto
y los guarda en el campo de texto.
Durante la operación de vinculación, puede especificar si el archivo utiliza un cualificador y, si
es el caso, especifique el carácter que actúa como cualificador.
Asegúrese de que se utiliza el mismo cualificador de texto en todo el archivo y de que se
incluyen sólo valores de texto dentro de un par de cualificadores.
Número de El número de campos de origen no debe superar 255, Access no puede admitir más de 255
campos campos en una tabla.
Omitir registros Puede omitir campos determinados pero no puede omitir registros.
y campos
Líneas y Elimine todas las líneas en blanco innecesarias en el archivo. Si hay campos en blanco, intente

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

campos en agregar los datos que faltan en el archivo de origen.

blanco
Caracteres Revise y quite los caracteres adicionales como tabulaciones, avances de línea y retornos de
extraños carro.
Tipos de datos Para evitar errores durante la vinculación, asegúrese de que cada campo de origen contiene el
mismo tipo de datos en cada línea. Access examina las 25 primeras filas de un archivo para
determinar el tipo de datos de los campos de la tabla. Recomendamos asegurarse de que las 25
primeras filas de origen no combinan valores de distintos tipos de datos en ninguno de los
campos. Debe asegurarse igualmente de que los valores no textuales están incluidos entre
comillas simples o dobles.
Si el archivo de origen contiene valores combinados en las filas que siguen a la fila 25, la
operación de importación puede mostrar valores de error o convertirlos de forma incorrecta.
Para obtener información sobre solución de problemas, vea la sección Solucionar problemas
con #Num! y valores incorrectos en una tabla vinculada, posteriormente en este artículo.
Nombres de Para archivos de texto delimitado si el archivo no incluye los nombres de los campos, es una
campos buena costumbre colocarlos en la primera fila. Durante la operación de vinculación, puede
especificar que Access trate los valores de la primera fila como nombres de campos. No
obstante, al importar archivos de texto de ancho fijo, no hay posibilidad de tratar los valores de
la primera fila como nombres de campos.
Cierre el archivo de origen si está abierto.
Abra la base de datos en la que desea crear el vínculo. Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura y de
que tiene permisos necesarios para realizar cambios en ella.
Si no desea guardar el vínculo en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Archivo de texto.
Los comandos Importar están disponibles sólo cuando está abierta una base de datos.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Archivo de texto, especifique el nombre del archivo de texto que
contiene los datos con los que desea establecer un vínculo en el cuadro Nombre de archivo.
Seleccione Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y haga clic en Aceptar.
Se inicia el Asistente para vinculación de texto. Este Asistente le guía durante el proceso de vinculación.
Access examina el contenido del archivo y sugiere cómo está organizado el archivo. Si el archivo utiliza un carácter
delimitador para separar los campos, debe asegurarse de que la opción Delimitado esté seleccionada. Si el archivo
tiene campos de ancho fijo, asegúrese de que la opción Ancho fijo esté seleccionada.
Haga clic en Siguiente.
La página siguiente que se muestra del Asistente depende de si ha seleccionado la opción delimitado o ancho fijo.
Archivos delimitados Seleccione o especifique el carácter que delimita los valores de campo. Si el archivo utiliza un
cualificador de texto, en el cuadro Cualificador de texto, seleccione " o '. Si la primera fila del archivo de origen
contiene nombres de campos, active la casilla de verificación Primera fila contiene nombres de campos. A
continuación, haga clic en Siguiente.
Archivos de ancho fijo El Asistente muestra el contenido del archivo. Si Access detecta una estructura de columnas
en los datos, coloca líneas verticales en los datos para separar los campos. Revise la estructura sugerida por el
Asistente y, si es necesario, siga las instrucciones en la página del Asistente para agregar, borrar o ajustar las líneas.
A continuación, haga clic en Siguiente.
En la página siguiente del Asistente, Access muestra las propiedades de campos. Haga clic en una columna en la
parte inferior de la página del Asistente para ver las propiedades de los campos correspondientes. Revise y cambie,
si lo desea, el nombre y el tipo de datos de los campos de destino.
Access revisa las 25 primeras filas de cada columna y sugiere el tipo de datos predeterminado para el campo
correspondiente. Si hay distintos tipos de valores, como valores de texto y numéricos, en las 25 primeras filas de
una columna, el Asistente sugiere un tipo de datos que es compatible con todos o la mayoría de los valores de la
columna. En la mayor parte de los casos, es el tipo de datos de texto. Aunque puede elegir un tipo de datos
diferente, recuerde que los valores que no son compatibles con el tipo de datos elegido generarán valores de error
o se convertirán de forma incorrecta. Para obtener más información, vea la sección siguiente, Solucionar problemas
con #Num! y valores incorrectos en una tabla vinculada.
¿Para qué se utiliza el botón Avanzadas?
El botón Avanzadas en el Asistente para importación de texto le permite crear o abrir una especificación de
vinculación en el formato utilizado por versiones anteriores de Access. Office Access 2010 no proporciona un modo
de guardar una especificación de vinculación, a diferencia de las operaciones de importación y exportación, por lo
que si desea guardar información de una especificación de vinculación, haga clic en Avanzadas, establezca las
opciones que desee y haga clic en Guardar como.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Haga clic en Siguiente.

En la última página del Asistente, especifique un nombre para la tabla vinculada y haga clic en Finalizar. Si ya existe
una tabla con ese nombre, Access solicitará si desea sobrescribir la tabla existente. Haga clic en Sí para sobrescribir
o en No para especificar un nombre de tabla diferente.
Access intenta crear la tabla vinculada. Si la tabla se crea correctamente, Access muestra el mensaje Se ha
terminado de vincular la tabla.... Abra la tabla vinculada, revise los campos y datos para asegurarse de que ve los
datos correctos en todos los campos.

Datos Externos
Exportar
Exportar un objeto de base de datos a otra base de datos de Access

Comprender la exportación de datos y objetos a otras bases de datos de Access

Puede exportar una tabla, una consulta, un formulario, un informe, una macro o un módulo de una base de datos
de Access a otra. Al exportar un objeto, Access crea una copia de él en la base de datos de destino.
No puede exportar objetos parciales. Por ejemplo, no puede exportar sólo los registros o campos seleccionados en
una vista. Para copiar una parte de un objeto, copie y pegue los datos en lugar de exportarlos.
Exporta objetos de bases de datos cuando deba efectuar alguna de las siguientes tareas:
Copiar la estructura de una tabla a otra base de datos como un acceso directo para crear una tabla nueva.
Copiar el diseño y la presentación de un formulario o informe a otra base de datos como método rápido para crear
un nuevo formulario o informe.
Copiar la versión más reciente de una tabla o formulario a otra base de datos a intervalos regulares. Para ello,
puede crear una especificación de exportación la primera vez que exporta el objeto y, a continuación, utilizarla para
repetir la operación posteriormente.
Observe que exportar un objeto a otra base de datos difiere muy poco de abrir una segunda base de datos y, a
continuación, importar el objeto de la primera. Las dos diferencias principales entre importar y exportar objetos
entre bases de datos de Access son las siguientes:
Puede importar varios objetos en una única operación, pero no puede exportar varios objetos en una única
operación. Si desea exportar varios objetos a otra base de datos, es más fácil abrir la base de datos de destino y, a
continuación, realizar la operación de importación desde esa base de datos.
Además de objetos de la base de datos, puede importar relaciones entre tablas, además de cualquier especificación
de importación y exportación, así como barras de menús y barras de herramientas. También puede importar una
consulta como tabla. La exportación no le ofrece estas opciones.

Exportar un objeto de base de datos a otra base de datos de Access

En esta sección se explica cómo prepararse para una operación de exportación, ejecutar el asistente de exportación,
y luego guardar y ejecutar la especificación de exportación.
Prepararse para la exportación
Abra la base de datos de origen, si no está abierta. El formato de archivo puede ser MDB o ACCDB. Si el archivo está
en formato MDE o ACCDE, el objeto de origen debe ser una tabla, una consulta o una macro. No puede exportar
formularios, informes o módulos desde un archivo MDE o ACCDE.
Si la base de datos es de sólo lectura o si no tiene permisos para realizar cambios en la base de datos, puede
completar la operación de exportación pero no guardar la especificación de exportación.
Identifique el objeto que desea exportar. Si es la primera vez que exporta datos a una base de datos de Access,
recuerde lo siguiente:
Elemento Descripción
Un objeto por Puede exportar sólo un objeto a la vez. Para exportar varios objetos, repita la operación de
operación exportación para cada objeto o realice una operación de importación desde la base de datos
de destino.
Nueva tabla Cada operación de exportación crea un objeto nuevo en la base de datos de destino. Si ya
existe un objeto con el mismo nombre, puede elegir sobrescribir el objeto existente o
especificar otro nombre para el objeto nuevo.
Una operación de exportación no puede agregar registros a una tabla existente. Para
agregar registros, considere una consulta de datos anexados. Para obtener más información,
vea el artículo Crear una consulta de datos anexados.
Exportar una tabla Si la tabla que desea exportar es una tabla vinculada, la operación de exportación crea una
vinculada tabla vinculada en la base de datos de destino. La nueva tabla vinculada se vincula a la tabla

209
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

original de origen.
Por ejemplo, si exporta una tabla vinculada denominada Empleados1 en la base de datos
Ventas, vinculada a la tabla Empleados de la base de datos Nómina, la operación de
exportación crea una tabla vinculada en la base de datos de destino. La nueva tabla
vinculada vincula directamente a la tabla Empleados de la base de datos Nómina.
Exportación No puede exportar una parte de un objeto ni unos cuantos registros seleccionados.
parcial
Relaciones Como sólo puede exportar una tabla a la vez, la operación de exportación no copia las
relaciones. Si desea importar varias tablas y sus relaciones, abra la base de datos de destino
e importe los objetos.
Definición de Puede elegir exportar toda una tabla o sólo la definición de tabla. Al exportar la definición,
tabla se crea una copia en blanco de la tabla en la base de datos de destino.
Origen de registro Si se exporta una consulta, formulario o informe, no se exporta automáticamente los
orígenes de registros subyacentes. Debe exportar los orígenes de registros subyacentes
pues, en caso contrario, la consulta, formulario o informe no funcionarán.
Campos de Si un campo de la tabla de origen busca valores en otra tabla o consulta, debe exportar la
búsqueda tabla o consulta relacionadas si desea que el campo de destino muestre valores. Si no
exporta la tabla o consulta relacionadas, el campo de destino muestra sólo los
identificadores de búsqueda.
Subformularios y Al exportar un formulario o un informe, no se exportan automáticamente los subformularios
subinformes y subinformes incluidos en el formulario o en el informe. Tiene que exportar cada
subformulario o subinforme y su origen de registro subyacente por separado.
Abra la base de datos de destino. El formato de archivo puede ser MDB o ACCDB. También puede ser un archivo
MDE ACCDE. Asegúrese de que no es de sólo lectura y de que tiene permisos para modificarlo.

Si no puede abrir la base de datos, otro usuario puede tener la base de datos abierta en modo exclusivo. Debe
buscar a este usuario, y pedirle que cierre y vuelva a abrir la base de datos en modo normal (multiusuario).
Si la base de datos está protegida con contraseña, se le pedirá que escriba la contraseña cada vez que ejecuta el
Asistente para exportación o la especificación guardada.
Si desea exportar el objeto a una base de datos nueva, debe crear una base de datos en blanco (que no contiene
ninguna tabla, formulario o informe) antes de iniciar la operación de exportación. Haga clic en el Botón Microsoft

Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

Si ya existe un objeto con el mismo nombre que el objeto de origen en la base de datos de destino, debe decidir si
desea sobrescribir la versión existente o especificar otro nombre para el objeto nuevo.
Ya está listo para iniciar la operación de exportación. Vaya a la serie de pasos siguientes.
Si desea anexar los registros de la tabla de origen a una tabla de la base de datos de destino, debe utilizar una
consulta de datos anexados en lugar de ejecutar una operación de exportación. Para obtener más información
sobre cómo crear una consulta de datos anexados.

Ejecutar el asistente de exportación

En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Más y, a continuación, haga clic en Base de datos de

Access.
Los comandos Exportar están disponibles sólo cuando la base de datos está abierta.
En el cuadro Nombre de archivo, especifique el nombre de la base de datos de destino y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
En el cuadro de diálogo Exportar, cambie el nombre del objeto nuevo si no desea sobrescribir un objeto existente
con el mismo nombre en la base de datos de destino.
Si el objeto seleccionado es una tabla, especifique si desea exportar la definición de la tabla y los datos o sólo la
definición.
Haga clic en Aceptar para terminar la operación.
Si en la base de datos de destino ya existe un objeto con ese nombre, se le solicitará que lo sobrescriba o que
especifique otro nombre. Haga clic en Sí para sobrescribir o en No para volver al cuadro de diálogo Exportar.
Especifique un nombre que no se haya utilizado en la base de datos de destino y haga clic en Aceptar.
Access exporta los objetos. Si se produce un error, Access muestra un mensaje de error. En caso contrario, aparece
la pantalla final del asistente y esta pantalla se utiliza para crear una especificación que guarde los detalles de la
operación de exportación.
Guardar la especificación de exportación

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Haga clic en Guardar los pasos de la exportación para guardar los detalles de la operación para un uso futuro.
Guarde los detalles para cuando necesite repetir la operación sin tener que recorrer los pasos del asistente cada
vez.
En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de exportación. También, puede escribir una
descripción en el cuadro Descripción.
Si desea realizar la operación a intervalos fijos, por ejemplo, semanal o mensualmente, active la casilla de
verificación Crear tarea de Outlook. Se creará una tarea de Outlook que le permitirá ejecutar la especificación con
un clic de un botón.
Haga clic en Guardar exportación.
Siga uno de estos procedimientos:
Si ha seleccionado la casilla de verificación Crear tarea de Outlook, Access iniciará Microsoft Office Outlook 2010.
Siga los pasos restantes de este procedimiento para configurar la tarea de Outlook.
Si no ha seleccionado la casilla de verificación Crear tarea de Outlook, la operación ya está terminada. Abra la base
de datos de destino y revise el objeto exportado para asegurarse de que la operación se ha realizado
correctamente.
En la ventana Tareas de Outlook, revise y modifique las configuraciones de tarea tales como Vencimiento y Aviso.
Para que se repita la tarea, haga clic en Periodicidad. Para obtener más información acerca de la configuración de
tareas, vea la Ayuda de Outlook.
Haga clic en Guardar y cerrar.
En Access, abra la base de datos de destino y revise el objeto exportado para asegurarse de que la operación se
realizó correctamente.
Ejecutar la especificación de exportación
Use los pasos siguientes para ejecutar la especificación de exportación desde la tarea de Outlook. No es necesario
que Access esté ejecutándose.
Siga uno de estos procedimientos, en función de cuándo necesite ejecutar la exportación:
En la hora programada Cuando Outlook muestra el cuadro de diálogo Aviso para la tarea, haga clic en Abrir
elemento.
En cualquier momento Abra la tarea en Outlook haciendo clic en Tareas en el panel de exploración de Outlook y, a
continuación, en la tarea que desea ejecutar.
En la ficha Tarea, en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar exportación .
Haga clic en Aceptar para ejecutar la operación.

Exportar datos a Excel

Exportar datos a Excel: nociones básicas

Si su objetivo es mover de forma temporal o permanente algunos de sus datos de Access a Office Excel 2010,
debería considerar exportarlos desde la base de datos de Access a un libro de Excel. Al exportar datos, Access crea
una copia de los datos o del objeto de base de datos seleccionados y la guarda en una hoja de cálculo de Excel.
La exportación es también la técnica adecuada si prevé copiar datos de Access a Excel con frecuencia. Cuando
realiza una operación de exportación, puede guardar la información para un uso futuro e incluso programar la
operación de exportación para que se ejecute automáticamente a intervalos determinados.
Escenarios comunes para exportar datos a Excel
Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access y Excel para trabajar con datos. Guarda los datos en las bases de
datos de Access pero utiliza Excel para analizar los datos y distribuir los resultados de sus análisis. Su equipo exporta
actualmente datos a Excel cuando y como lo necesita pero desea aumentar la eficacia de este proceso.
Es usuario de Access desde hace tiempo pero su administrador prefiere trabajar con los datos en Excel. A intervalos
regulares, suele copiar los datos en Excel, pero desea automatizar este proceso para ahorrar tiempo.
Si es la primera vez que exporta datos a Excel
Para exportar datos de Access a Excel, debe estar trabajando en Access (Excel no proporciona ningún mecanismo
para importar datos de una base de datos de Access). Tampoco puede guardar una base de datos o una tabla de
Access como libro de Excel mediante el comando Guardar como de Access. Es importante tener en cuenta que el
comando Guardar como de Access permite guardar un objeto de Access en la base de datos actual sólo como otro
objeto de base de datos de Access.
Puede exportar una tabla, una consulta o un formulario. También puede exportar los registros seleccionados en una
vista.
No puede exportar macros ni módulos a Excel. Al exportar formularios, informes u hojas de datos que contienen
subformularios, subinformes u hojas secundarias de datos, sólo se exporta el formulario, el informe o la hoja de
datos principales. Debe repetir la operación de exportación para cada subformulario, subinforme y hoja secundaria
de datos que desea exportar a Excel.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Sólo puede exportar un objeto de base de datos en cada operación de exportación. No obstante, puede combinar
los datos en varias hojas de cálculo en Excel después de finalizar las operaciones individuales de exportación.

Prepararse para la operación de exportación

Abra la base de datos de origen.

En el panel de navegación, seleccione el objeto que contiene los datos que desea exportar.
Puede exportar una tabla, una consulta, un informe o un formulario.
Revise los datos de origen para asegurarse de que no contienen indicadores de error ni valores de error.
Si hay algún error, debe resolverlo antes de exportar los datos a Excel. De lo contrario, se pueden producir errores
durante la operación de exportación y pueden aparecer valores nulos en los campos.
Si el objeto de origen es una tabla o una consulta, decida si desea exportar los datos con formato o sin él.
Esta decisión afecta a dos aspectos del libro resultante: la cantidad de datos que se exportan y el formato de
presentación de los datos. En la tabla siguiente se describe el resultado de la exportación de datos con y sin
formato.
Exportar Objeto de Campos y registros Formato
origen
Sin Tabla o consulta Se exportan todos los campos y La configuración de la propiedad Formato se
formato Los formularios registros del objeto base. omite durante esta operación.
no se pueden Para campos de búsqueda, se exportan sólo
exportar sin los valores de identificador de búsqueda.
formato. Para campos de hipervínculo, el contenido
se exporta como una columna de texto que
muestra los vínculos en el formato
textoParaMostrar#dirección#.
Con Tabla, consulta, Sólo se exportan campos y El Asistente respeta la configuración de la
formato formulario o registros que se muestran en la propiedad Formato.
informe vista o el objeto actual. No se Para campos de búsqueda, se exportan los
exportan los registros filtrados, las valores de búsqueda.
columnas ocultas en una hoja de Para campos de hipervínculo, los valores se
datos ni los campos no mostrados exportan como hipervínculos.
en un formulario o informe. Para campos de texto enriquecido, se
exporta el texto pero no el formato.
Elija el libro de destino y el formato de archivo.
Durante la operación de exportación, Access le pide que especifique el nombre del libro de destino. En la tabla
siguiente se resume cuándo se crea un libro (si no existe aún) y cuándo se sobrescribe (si ya existe).
Si el libro Y el objeto de Y desea Entonces
de origen es exportar
destino
No existe Una tabla, Los datos El libro se crea durante la operación de exportación.
consulta, con formato
formulario o o sin formato
informe
Ya existe Una tabla o Los datos El libro no se sobrescribe. Se agrega una nueva hoja de cálculo al
consulta pero no el libro y recibe el nombre del objeto del que se exportan los datos.
formato Si ya existe una hoja de cálculo con ese nombre en el libro, Access
le pide que reemplace el contenido de la hoja de cálculo
correspondiente o especifique otro nombre para la nueva hoja.
Ya existe Una tabla, Los datos, El libro se sobrescribe con los datos exportados. Se eliminan todas
consulta, incluido el las hojas de cálculo existentes y se crea una nueva hoja de cálculo
formulario o formato con el mismo nombre que el objeto exportado. Los datos de la
informe hoja de cálculo de Excel heredan la configuración de formato del
objeto de origen.
Los datos siempre se agregan en una hoja de cálculo nueva. No puede anexar los datos en una hoja de cálculo
existente o en un rango con nombre.

Ejecutar la operación de exportación

Si el libro de destino de Excel está abierto, ciérrelo antes de continuar.

En el panel de navegación de la base de datos de origen, seleccione el objeto que desea exportar.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Si el objeto es una tabla, una consulta o un formulario y desea exportar solamente una parte de los datos, abra el
objeto en la vista Hoja de datos y seleccione los registros deseados.
Para abrir un formulario en la vista Hoja de datos:
Haga doble clic en el formulario para abrirlo.
Haga clic con el botón secundario en el formulario y después haga clic en Vista Hoja de datos. Si esta opción no está
disponible:
Haga clic en Vista Diseño.
Presione F4 para presentar el panel de tareas Hoja de propiedades.
Seleccione Formulario en la lista desplegable situada en la parte superior de la hoja de propiedades.
En la ficha Formato de la hoja de propiedades, configure la propiedad Permitir vista Hoja de datos como Sí.
En la ficha Diseño, en el grupo Vistas, haga clic en Vista Hoja de datos.
No es posible exportar solamente una parte de un informe. No obstante, puede seleccionar o abrir la tabla o la
consulta de las que depende el informe y exportar una parte de los datos contenidos en dicho objeto.

En el grupo Exportar de la ficha Datos externos, haga clic en Excel.

En el cuadro de diálogo Exportar a una hoja de cálculo de Excel, compruebe el nombre de archivo propuesto para el
libro de Excel (Access usa el nombre del objeto de origen). Si lo desea, puede modificar el nombre de archivo.
En el cuadro Formato de archivo, seleccione el formato de archivo que desea.
Si está exportando una tabla o consulta y desea exportar datos con formato, seleccione Exportar datos con formato
y diseño. Encontrará más información en la sección Prepararse para la operación de importación.
Si está exportando un formulario o un informe, esta opción siempre está seleccionada pero no puede modificarse
(aparece atenuada).
Para ver el libro de destino de Excel cuando se complete la operación de exportación, active la casilla Abrir el
archivo de destino al finalizar la operación de exportación.
Si el objeto de origen está abierto y selecciona uno o varios registros en la vista antes de iniciar la operación de
exportación, puede seleccionar Exportar sólo los registros seleccionados. Para exportar todos los registros
presentados en la vista, deje sin activar esta casilla.
Esta casilla no está disponible (aparece atenuada) si no hay registros seleccionados.
Haga clic en Aceptar.
Si se produce un error en la operación de exportación, Access muestra un mensaje en el que se describe la causa del
error. Si no, de acuerdo con las opciones de exportación especificadas en el Asistente, Access exporta los datos y
abre o no el libro de destino en Excel. A continuación, Access muestra un cuadro de diálogo en el que puede crear
una especificación con la información de la operación de exportación.
Guardar la especificación de exportación
Haga clic en Sí para guardar la información de la operación de exportación para un uso futuro.
Guardar la información ayuda a repetir la misma operación de exportación en el futuro sin necesidad de configurar
todo el Asistente cada vez.
En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de exportación. Opcionalmente, escriba una
descripción en el cuadro Descripción.
Si desea realizar la operación a intervalos fijos (por ejemplo, semanal o mensualmente), active la casilla Crear tarea
de Outlook.
Al hacerlo, se crea una tarea de Microsoft Office Outlook 2010 con la que podrá ejecutar la especificación con sólo
hacer clic en un botón.
Haga clic en Guardar exportación.
Si está instalado Outlook, Access lo inicia.
Si Outlook no está instalado, aparece un mensaje de error. Si Outlook no está configurado correctamente, se inicia
el Asistente para inicio de Outlook. Siga las instrucciones del Asistente para configurar Outlook.
En Outlook, revise y modifique la configuración de la tarea (por ejemplo, Vencimiento y Aviso).
Para que se repita la tarea, haga clic en Periodicidad. Esta figura siguiente muestra el programador de tareas con
algunos valores típicos:

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Haga clic en Guardar y cerrar.

Ejecutar una tarea guardada
En el panel de navegación de Outlook, haga clic en Tareas y, a continuación, haga doble clic en la tarea que desea
ejecutar.
En la ficha Tarea, en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar importación .
En Excel, abra el libro de destino y compruebe que todos los datos se hayan copiado a las celdas correctas.
Si eligió copiar sólo los datos y no el formato en un libro existente, éste puede contener varias hojas de cálculo.
Busque la hoja que corresponda a la operación de exportación y revise las celdas de esa hoja.

Solucionar valores faltantes o incorrectos en la hoja de cálculo

En la tabla siguiente, se describen distintas maneras de solucionar errores comunes.

Si observa que sólo faltan unos pocos valores, corríjalos en el libro de Excel. Si no es así, corrija el objeto de origen
en la base de datos de Access y repita la operación de exportación.
Problema Descripción y resolución
Campos multivalor Los campos que admiten varios valores se exportan como una lista de valores
separados por signos de punto y coma (;). Vea la Ayuda de Excel para obtener más
información.
Imágenes, objetos y datos No se exportan elementos gráficos (como logotipos, contenido de campos Objeto
adjuntos OLE y datos adjuntos que son parte de los datos de origen). Agréguelos
manualmente a la hoja de cálculo después de completar la operación de exportación.
Graph Al exportar formularios o informes que contienen un objeto de Microsoft Graph, no
se exporta el objeto de Graph.
Datos en la columna Los valores nulos de la hoja de cálculo resultante son reemplazados a veces por datos
incorrecta que deberían estar en la columna siguiente.
Valores de fecha que No se exportan los valores de fecha anteriores al 1 de enero de 1900. Las celdas
faltan correspondientes de la hoja de cálculo contendrán un valor nulo.
Faltan expresiones No se exportan a Excel las expresiones que se utilizan para calcular valores. Sólo se
exportan los resultados de los cálculos. Agregue manualmente la fórmula a la hoja de
cálculo de Excel después de completar la operación de exportación.
Faltan subformularios, Al exportar un formulario, un informe o una hoja de datos, sólo se exportan los
subinformes y hojas principales. Repita la operación de exportación para cada subformulario, subinforme
secundarias de datos y hoja secundaria de datos que desee exportar.
Columnas faltantes o con Si ninguna de las columnas tiene formato en la hoja de cálculo resultante, repita la
formato incorrecto operación tras activar la casilla Exportar datos con formato y diseño en el Asistente.
A la inversa, si sólo algunas columnas parecen tener un formato diferente de las
versiones en el objeto de origen, aplique el formato que desee manualmente en
Excel.
Dar formato a una columna en Excel
Abra el libro de Excel de destino y muestre la hoja de cálculo que contiene los datos
exportados.
Haga clic con el botón secundario en una columna o un rango de celdas seleccionado
y haga clic en Formato de celdas.
En la ficha Número en Categorías, seleccione un formato como Texto, Número, Fecha
u Hora.
Haga clic en Aceptar.

Valor "#" de una columna Es posible que vea el valor # en una columna que corresponde a un campo Sí/No de
un formulario. Esto puede ocurrir si inicia la operación de exportación desde el panel

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

de navegación o en la vista Formulario. Para resolver este problema, abra el

formulario en la vista Hoja de datos antes de exportar los datos.
Indicadores de error o Compruebe las celdas por si hubiera indicadores de error (triángulos verdes en las
valores de error esquinas) o valores de error (cadenas que comienzan por el carácter # en lugar de los
datos correspondientes).

Diseño de Base de Datos

Conceptos básicos del diseño de una base de datos

Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer

Microsoft Office Access 2010 organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las de los libros
contables o a las de las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2010. Una base de datos simple puede que sólo
contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podría tener una
tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con información sobre
clientes.

Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también campo. Un registro es una
forma lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento único de
información: un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos), por ejemplo, cada
fila o registro contendría información sobre un producto, y cada columna contendría algún dato sobre ese producto,
como su nombre o el precio.

¿Qué es un buen diseño de base de datos?

El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar
la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la
probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la
información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen
información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a
partir de esos informes estarán mal fundamentadas.
Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:
Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando así se precise.
Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.
Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.

El proceso de diseño

El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:

Determinar la finalidad de la base de datos
Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Buscar y organizar la información necesaria

Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los
números de pedidos.
Dividir la información en tablas
Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema
pasará a ser una tabla.
Convertir los elementos de información en columnas
Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará
como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de
contratación.
Especificar claves principales
Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar
inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.
Definir relaciones entre las tablas
Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a las
tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.
Ajustar el diseño
Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo.
Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.
Aplicar las reglas de normalización
Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente.
Realice los ajustes necesarios en las tablas.

Determinar la finalidad de la base de datos

Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a utilizarla. Para
una pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan simple como "La base de
datos de clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío masivo de correo y la generación de
informes". Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre normalmente en un
entorno corporativo, la finalidad podría definirse fácilmente en uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y
cómo va a utilizar cada persona la base de datos. La idea es desarrollar una declaración de intenciones bien definida
que sirva de referencia durante todo el proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en
los objetivos a la hora de tomar decisiones.

Buscar y organizar la información necesaria

Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si registra los
pedidos de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios en papel en un
archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que contienen (por ejemplo, cada
casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar uno para registrar la
información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el formulario? ¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno
de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha
podría contener un nombre de cliente, su dirección, ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada
uno de estos elementos representa una columna posible de una tabla.
Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada elemento que
se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más tarde podrá ajustar la lista.
A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de datos. Por
ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por región, o un informe
de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible que también desee generar
cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Diseñe el
informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué información incluiría en el informe? Cree un
listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado
crear.

216
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará a identificar los elementos
que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la oportunidad de
inscribirse o borrarse de las actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea imprimir un listado de los que
han decidido inscribirse. Para registrar esa información, agrega una columna "Enviar correo electrónico" a la tabla
de clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en Sí o No.
La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión de otro elemento. Cuando
sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo electrónico, tendrá que conocer también la dirección de
correo electrónico a la que éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá que registrar una dirección de correo
electrónico para cada cliente.
Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué elementos necesita para crear
el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas ideas. Si desea incluir
un saludo (por ejemplo, las abreviaturas "Sr." o "Sra." con las que comienza un saludo), tendrá que crear un
elemento de saludo. Además, tal vez desee comenzar las cartas con el saludo "Estimado Sr. García", en lugar de
"Estimado Sr. Miguel Ángel García". Esto implicaría almacenar el apellido independientemente del nombre.
Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de información en sus partes lógicas
más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos partes: el nombre
y el apellido. Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido de los clientes estuviera
almacenado de forma independiente. En general, si desea ordenar, buscar, calcular o generar informes a partir de
un elemento de información, debe incluir ese elemento en su propio campo.
Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo, ¿cuántas ventas de un
determinado producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven sus mejores clientes? ¿Quién es el proveedor del
producto mejor vendido? Prever esas preguntas le ayudará a determinar los elementos adicionales que necesita
registrar.
Una vez reunida esta información, ya puede continuar con el paso siguiente.

Dividir la información en tablas

Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, después de buscar y
organizar la información de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podría ser similar a la
siguiente:

Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por tanto,
parece lógico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra para los datos sobre los
proveedores, otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los pedidos. Aunque esto no
complete la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta obtener un diseño correcto.
Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado a incluirlos todos ellos en
una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la ilustración anterior. A continuación le explicaremos
por qué eso no es una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a continuación:

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos productos del
mismo proveedor, la información del nombre y la dirección del proveedor debe repetirse muchas veces, con lo que
se malgasta el espacio en disco. Registrar la información del proveedor una sola vez en una tabla Proveedores
distinta y luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solución mucho mejor.
Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del proveedor. Suponga, por
ejemplo, que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Como ésta aparece en muchos lugares, podría sin
querer cambiar la dirección en un lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares. Ese problema se resuelve
registrando la información del proveedor en un único lugar.
Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que está repitiendo la
misma información en varios lugares, como la dirección de un determinado proveedor, coloque esa información en
una tabla distinta.
Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea eliminar ese producto pero
conservar el nombre del proveedor y la información de dirección. ¿Cómo eliminaría el producto sin perder la
información del proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un producto, además de datos
sobre un proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos separados, debe
dividir la tabla en dos: una tabla para la información sobre los productos y otra tabla para la información sobre los
proveedores. Al eliminar un registro de producto sólo se eliminarían los datos del producto y no los datos del
proveedor.
Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar datos
únicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos sólo debe contener datos de productos. Como la
dirección del proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de proveedores.

Convertir los elementos de información en columnas

Para determinar las columnas de una tabla, decida qué información necesita registrar sobre el tema representado
por la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista de columnas iniciales sería Nombre, Dirección,
Ciudad-Provincia-Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Correo electrónico. Cada registro de la tabla
contiene el mismo número de columnas, por lo que puede almacenar información sobre el nombre, dirección,
ciudad-provincia-código postal, envío de correo electrónico, saludo y dirección de correo electrónico para cada
registro. Por ejemplo, la columna de dirección podría contener las direcciones de los clientes. Cada registro
contendrá datos sobre un cliente y el campo de dirección, la dirección de ese cliente.
Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede ajustar con mayor precisión las
columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar los nombres de los clientes en dos columnas distintas (el nombre y
el apellido) para poder ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De igual forma, la dirección consta en realidad
de cinco componentes distintos: dirección, ciudad, provincia, código postal y país o región, y parece lógico también
almacenarlos en columnas distintas. Si desea realizar, por ejemplo, una búsqueda o una operación de ordenación o
filtrado por provincia, necesita que la información de provincia esté almacenada en una columna distinta.
Debe considerar también si la base de datos va a contener información sólo de procedencia nacional o
internacional. Por ejemplo, si piensa almacenar direcciones internacionales, es preferible tener una columna Región
en lugar de Provincia, ya que esa columna puede incluir provincias del propio país y regiones de otros países o
regiones. De igual forma, es más lógico incluir una columna Región en lugar de Comunidad Autónoma si va a
almacenar direcciones internacionales.
En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la base de datos.
No incluya datos calculados
En la mayoría de los casos, no debe almacenar el resultado de los cálculos en las tablas. En lugar de ello, puede
dejar que Access realice los cálculos cuando desee ver el resultado. Suponga, por ejemplo, que tiene un informe
Productos bajo pedido que contiene el subtotal de unidades de un pedido para cada categoría de producto de la
base de datos. Sin embargo, no hay ninguna tabla que contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La
tabla Productos contiene una columna Unidades en pedido que almacena las unidades incluidas en un pedido de
cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez que se imprime el informe, pero el subtotal
propiamente dicho no debe almacenarse en una tabla.
Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas
Puede ceder a la tentación de habilitar un único campo para los nombres completos o para los nombres de
productos junto con sus descripciones. Si combina varios tipos de información en un campo, será difícil recuperar

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

datos individuales más adelante. Intente dividir la información en partes lógicas. Por ejemplo, cree campos distintos
para el nombre y el apellido, o para el nombre del producto, la categoría y la descripción.

Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar la clave principal de cada tabla.

Especificar claves principales

Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen inequívocamente cada fila
almacenada en la tabla. Ésta suele ser un número de identificación exclusivo, como un número de identificador de
empleado o un número de serie. En la terminología de bases de datos, esta información recibe el nombre de clave
principal de la tabla. Access utiliza los campos de clave principal para asociar rápidamente datos de varias tablas y
reunir automáticamente esos datos.
Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un número de producto que identifica inequívocamente
cada producto del catálogo, puede utilizar ese identificador como clave principal de la tabla, pero sólo si los valores
de esa columna son siempre diferentes para cada registro. No puede tener valores duplicados en una clave
principal. Por ejemplo, no utilice los nombres de las personas como clave principal, ya que los nombres no son
exclusivos. Es muy fácil que dos personas tengan el mismo nombre en la misma tabla.
Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede quedar sin asignar o vacío
(porque no se conoce) en algún momento, no puede utilizarlo como componente de una clave principal.
Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con varias tablas, la clave
principal de una tabla se puede utilizar como referencia en las demás tablas. Si la clave principal cambia, el cambio
debe aplicarse también a todos los lugares donde se haga referencia a la clave. Usar una clave principal que no
cambie reduce la posibilidad de que se pierda su sincronización con las otras tablas en las que se hace referencia a
ella.
A menudo, se utiliza como clave principal un número único arbitrario. Por ejemplo, puede asignar a cada pedido un
número de pedido distinto. La única finalidad de este número de pedido es identificar el pedido. Una vez asignado,
nunca cambia.
Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir una buena clave principal,
considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Cuando se utiliza el tipo
de datos Autonumérico, Access asigna automáticamente un valor. Este tipo de identificador no es "fáctico", es
decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Los identificadores de este tipo son perfectos
para usarlos como claves principales, ya que no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila,
como un número de teléfono o el nombre de un cliente, es más probable que cambie, ya que la propia información
"fáctica" podría cambiar.

1. Una columna establecida en el tipo de datos Autonumérico suele constituir una buena clave principal. No
hay dos identificadores de producto iguales.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla.
Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su

219
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se
denomina clave compuesta.
Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna autonumérica para cada una de las tablas
que funcione como clave principal: IdProducto para la tabla Productos, IdPedido para la tabla Pedidos, IdCliente
para la tabla Clientes e IdProveedores para la tabla Proveedores.

Crear relaciones entre las tablas

Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de forma
provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas.

1. La información de este formulario procede de la tabla Clientes...

2. ...la tabla Empleados...
3. ...la tabla Pedidos...
4. ...la tabla Productos...
5. ...y la tabla Detalles de pedidos.

Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional, la
información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones entre las tablas
para reunir la información según se precise.

Crear una relación de uno a varios

Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de pedidos de productos. Un
proveedor puede suministrar cualquier número de productos y, por consiguiente, para cada proveedor
representado en la tabla Proveedores, puede haber muchos productos representados en la tabla Productos. La
relación entre la tabla Proveedores y la tabla Productos es, por tanto, una relación de uno a varios.

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Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado
"uno" de la relación y agréguela como columna o columnas adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación.
En este caso, por ejemplo, agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores a la tabla Productos.
Access utilizaría entonces el número de identificador de proveedor de la tabla Productos para localizar el proveedor
correcto de cada producto.
La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave externa es la clave
principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos en una clave externa porque también es
la clave principal en la tabla Proveedores.

El punto de partida para la unión de tablas relacionadas se proporciona estableciendo parejas de claves principales
y claves externas. Si no está seguro de las tablas que deben compartir una columna común, al identificar una
relación de uno a varios se asegurará de que las dos tablas implicadas requerirán una columna compartida.

Crear una relación de varios a varios

Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.
Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos
pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Y para
cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se
denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede
haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios entre las tablas, es
importante que considere ambas partes de la relación.
Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relación de varios a varios. Esto presenta un problema.
Para comprender el problema, imagine qué sucedería si intenta crear la relación entre las dos tablas agregando el
campo Id. de producto a la tabla Pedidos. Para que haya más de un producto por pedido, necesita más de un
registro en la tabla Pedidos para cada pedido y, en ese caso, tendría que repetir la información de pedido para cada
fila relacionada con un único pedido, lo que daría lugar a un diseño ineficaz que podría producir datos inexactos. El
mismo problema aparece si coloca el campo Id. de pedido en la tabla Productos: tendría varios registros en la tabla
Productos para cada producto. ¿Cómo se soluciona este problema?
La solución a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la relación de varios a varios en
dos relaciones de uno a varios. Insertaría la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera tabla y, por
consiguiente, la tercera tabla registraría todas las apariciones o instancias de la relación.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artículo de línea de un pedido. La clave principal de la
tabla Detalles de pedidos consta de dos campos: las claves externas de las tablas Pedidos y Productos. El campo Id.
de pedido no se puede utilizar en solitario como clave principal, ya que un pedido puede tener varios artículos de
línea. El identificador de pedido se repite para cada artículo de línea del pedido, por lo que el campo no contiene
valores únicos. Tampoco serviría utilizar solamente el campo Id. de producto, porque un producto puede aparecer
en varios pedidos. Pero los dos campos juntos producen un valor exclusivo para cada registro.
En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se relacionan directamente
entre sí, sino indirectamente a través de la tabla Detalles de pedidos. La relación de varios a varios entre los pedidos
y los productos se representa en la base de datos mediante dos relaciones de uno a varios:
La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada pedido tiene varios
artículos de línea, pero cada artículo está asociado a un único pedido.
La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada producto puede tener
varios artículos asociados, pero cada artículo de línea hace referencia únicamente a un producto.
Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un determinado pedido, así como
todos los pedidos de un determinado producto.
Después de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sería similar a la siguiente:

Crear una relación de uno a uno

Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita registrar información
complementaria sobre productos que apenas va a necesitar o que sólo se aplica a unos pocos productos. Como no
necesita la información con frecuencia, y como almacenar la información en la tabla Productos crearía un espacio
vacío para todos los productos que no necesitan esa información, la coloca en una tabla distinta. Al igual que en la
tabla Productos, utiliza el identificador de producto como clave principal. La relación entre esta tabla
complementaria y la tabla Productos es una relación de uno a uno. Para cada registro de la tabla Productos hay un
único registro coincidente en la tabla complementaria. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben
compartir un campo común.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Cuando necesite crear una relación de uno a uno en la base de datos, considere si puede incluir la información de
las dos tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por algún motivo (quizás porque se crearía una gran cantidad de
espacio vacío), puede representar esa relación en su diseño guiándose por las pautas siguientes:
Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podrá definir la relación utilizando la misma clave principal
en ambas tablas.
Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una de las tablas (cualquiera de ellas)
e inserte su clave principal en la otra tabla como clave externa.
Determinar las relaciones entre las tablas le ayudará a asegurarse de que tiene las tablas y columnas correctas.
Cuando existe una relación de uno a uno o de uno a varios, las tablas implicadas deben compartir una o varias
columnas comunes. Cuando la relación es de varios a varios, se necesita una tercera tabla para representar la
relación.
Ajustar el diseño

Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las tablas con datos de
ejemplo y probar que funcionan con la información: creando consultas, agregando nuevos registros, etc. Esto le
permitirá encontrar posibles problemas, como la necesidad de agregar una columna que olvidó insertar durante la
fase de diseño, o dividir una tabla en dos tablas para eliminar datos duplicados.
Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree formularios e informes
provisionales y compruebe si muestran los datos según lo previsto. Compruebe si existen datos duplicados
innecesarios y, si encuentra alguno, modifique el diseño para eliminar la duplicación.
Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dará cuenta de que se puede mejorar. Éstas son algunas
comprobaciones que puede hacer:
¿Olvidó incluir alguna columna? Y, en ese caso, ¿pertenece la información a alguna de las tablas existentes? Si se
trata de información sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla. Cree una columna para cada elemento de
información que desee registrar. Si la información no se puede calcular a partir de otras columnas, es probable que
necesite una nueva columna para esa información.
¿Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes? Si un elemento de
información se puede calcular a partir de otras columnas existentes (como un descuento calculado a partir del
precio de venta al público), normalmente es preferible que se calcule en lugar de crear una nueva columna.
¿Ha proporcionada información duplicada en alguna de las tablas? Si es así, probablemente tendrá que dividir la
tabla en dos tablas que tengan una relación de uno a varios.
¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos campos vacíos en cada registro? En
ese caso, considere la posibilidad de volver a diseñar la tabla de forma que tenga menos campos y más registros.
¿Ha dividido cada elemento de información en sus partes lógicas más pequeñas? Si necesita generar informes,
ordenar, buscar o calcular a partir de un elemento de información, incluya ese elemento en su propia columna.
¿Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene información sobre el tema de
la tabla, pertenece a una tabla distinta.
¿Están representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos comunes o mediante una tercera
tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas comunes. Las relaciones de varios a varios
requieren una tercera tabla.
Ajustar la tabla Productos
Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos pertenece a una categoría general, como
bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos podría incluir un campo que mostrara la categoría de cada
producto.
Suponga que después de examinar y ajustar el diseño de la base de datos, decide almacenar una descripción de la
categoría junto con su nombre. Si agrega un campo Descripción de categoría a la tabla Productos, tendría que
repetir la descripción de cada categoría para cada producto perteneciente a dicha categoría, lo cual no es una
buena solución.
Una solución mejor es convertir las categorías en un nuevo tema de la base de datos, con su propia tabla y su propia
clave principal. A continuación, puede agregar la clave principal de la tabla Categorías a la tabla Productos como
clave externa.
Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a varios: una categoría puede incluir varios productos,
pero un producto pertenece únicamente a una categoría.
Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles. Por ejemplo, considere una
tabla con las siguientes columnas:
Id. de producto
Nombre
Id1 de producto
Nombre1
Id2 de producto
Nombre2
Id3 de producto

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Nombre3
Aquí, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los demás solamente por el número
agregado al final del nombre de columna. Si tiene columnas numeradas de esta forma, debe revisar el diseño.
Un diseño como éste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un límite máximo de número de productos.
En cuanto supere ese límite, deberá agregar un nuevo grupo de columnas a la estructura de la tabla, lo que supone
una tarea administrativa importante.
Otro problema es que se malgastará el espacio en aquellos proveedores que tengan menos que el número máximo
de productos, ya que las columnas adicionales quedarán en blanco. El defecto más grave de este diseño es que
muchas tareas son difíciles de realizar, como ordenar o indizar la tabla por identificador de producto o nombre.
Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseño con vistas a dividir la tabla en dos. En el
ejemplo anterior, sería conveniente usar dos tablas, una para proveedores y otra para productos, vinculadas por el
identificador de proveedor.
Aplicar las reglas de normalización

En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos (denominadas a veces
simplemente reglas de normalización). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas están estructuradas
correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina normalizar la base de
datos o, simplemente, normalización.
La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y después de haber
definido un diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de información en las
tablas adecuadas. Lo que la normalización no puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de datos
correctos para empezar a trabajar.
Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo que se conoce como
"forma normal". Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma normal a la quinta forma
normal. En este artículo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son necesarias para la mayoría de los
diseños de base de datos.
Primera forma normal
La primera forma normal establece que en cada intersección de fila y columna de la tabla existe un valor y nunca
una lista de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo denominado Precio en el que se incluya más de un
precio. Si considera cada intersección de filas y columnas como una celda, cada celda sólo puede contener un valor.
Segunda forma normal
La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de toda la clave principal
y no sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe una clave principal formada por varias columnas.
Suponga, por ejemplo, que existe una tabla con las siguientes columnas, de las cuales Id. de pedido e Id. de
producto forman la clave principal:
Id. de pedido (clave principal)
Id. de producto (clave principal)
Nombre de producto
Este diseño infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto depende de Id. de
producto, pero no de Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal. Debe quitar Nombre de
producto de la tabla, ya que pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos).
Tercera forma normal
La tercera forma normal exige no sólo que cada columna que no sea clave dependa de toda la clave principal, sino
también que las columnas que no sean clave sean independientes unas de otras.
O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y nada más que de la
clave principal. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:
IdProducto (clave principal)
Nombre
PVP
Descuento
Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al público (PVP) sugerido. Esta tabla infringe los
requisitos de la tercera forma normal porque una columna que no es clave, la columna Descuento, depende de otra
columna que no es clave, la columna PVP. La independencia de las columnas implica que debe poder cambiar
cualquier columna que no sea clave sin que ninguna otra columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo
PVP, la columna Descuento cambiaría en consecuencia e infringiría esa regla. En este caso, la columna Descuento
debe moverse a otra tabla cuya clave sea PVP.
Crear tablas en una base de datos

¿Qué es una tabla?

Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una tabla
contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos,

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como un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar también filas y los
campos, columnas.

1. Registro o fila
2. Campo o columna

La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema diferente. Cada
tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto, números, fechas e imágenes.
En la lista siguiente se indican algunos ejemplos de tablas comunes que puede crear.
Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones
Un catálogo de los productos en venta con precios e imágenes de cada artículo
Una tabla de tareas para controlar las tareas y los plazos
Un inventario de equipo o stock disponible
Debe planear y diseñar la base de datos con cuidado para asegurarse de que tiene un diseño correcto y evitar así
tener que realizar muchos cambios posteriormente. Para obtener información sobre cómo planear y diseñar una
base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
Crear una tabla nueva
Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener sólo una tabla, pero hay muchas bases de
datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de
contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas.
Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos existente o
importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft Office Excel 2010, un
documento de Microsoft Office Word 2010, un archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva base
de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. A continuación, puede escribir datos para
empezar a definir los campos.
Crear una tabla en una nueva base de datos

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono de
carpeta para buscar la ubicación.
Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.
Crear una tabla en una base de datos existente

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.

Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla

Para crear una tabla Contactos, Tareas, Problemas, Eventos o Activos, tal vez desee partir de una de las plantillas de
tablas para estos temas que se incluyen en Office Access 2010. Las plantillas de tablas se diseñaron para que fueran
compatibles con las listas de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 del mismo nombre.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación, seleccione una de las plantillas
disponibles de la lista.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Se inserta una nueva tabla basada en la plantilla de tabla que ha seleccionado.

Importar o vincular para crear una tabla

Puede crear una tabla importando o vinculando información almacenada en otro lugar. Por ejemplo, puede
importar o vincular a la información de una hoja de cálculo de Excel, una lista de SharePoint, un archivo XML, otra
base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Office Outlook 2010 y otros orígenes distintos. Cuando se
importa la información, se crea una copia de la información en una nueva tabla de la base de datos actual. Sin
embargo, cuando se vincula a la información, se crea una tabla vinculada en la base de datos que representa un
vínculo activo a la información existente almacenada en otro lugar. Por tanto, cuando cambie los datos en la tabla
vinculada, los cambiará también en el origen, con algunas excepciones (vea la a continuación). Cuando se cambia la
información en el origen mediante otro programa, ese cambio queda reflejado en la tabla vinculada.
En algunos casos, no puede realizar modificaciones en el origen de datos a través de una tabla vinculada,
especialmente si el origen de datos es una hoja de cálculo de Excel.
Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos
Para usar una base de datos existente, en el menú Archivo, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
Para crear una nueva base de datos, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo.
En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el
icono de carpeta.
Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.
En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en uno de los orígenes de datos disponibles.

Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo.

Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de exploración.
También puede importar o vincular a una lista de SharePoint mediante un comando de la ficha Crear. Vea la
siguiente sección para obtener instrucciones detalladas.

Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint

Puede crear una tabla en la base de datos que importe o se vincule a una lista de SharePoint. Esta lista puede existir
previamente, en cuyo caso puede importarla o crear un vínculo a la misma, o bien, puede crear una nueva lista
personalizada o una nueva lista basada en una plantilla predefinida. Las plantillas predefinidas de Office Access
2010 son Contactos, Tareas, Problemas y Eventos.
En primer lugar, abra la base de datos en la que desea crear la tabla.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Listas de SharePoint.

A continuación, siga uno de estos procedimientos:

Crear la lista a partir de una plantilla
Haga clic en Contactos, Tareas, Problemas o Eventos.
En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee almacenar la
lista. Escriba también el nombre de la nueva lista de SharePoint y especifique una descripción.
Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación Abrir la lista al finalizar
(aparece activada de forma predeterminada). En caso contrario, desactive la casilla de verificación.
Haga clic en Aceptar.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Crear una nueva lista personalizada

Haga clic en Personalizado.
En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee almacenar la
lista. Escriba también el nombre de la nueva lista de SharePoint y especifique una descripción.
Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación Abrir la lista al finalizar
(aparece activada de forma predeterminada). En caso contrario, desactive la casilla de verificación.
Haga clic en Aceptar.
Importar los datos de una lista existente
Haga clic en Lista de SharePoint existente.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene la
lista.
Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual.
Haga clic en Siguiente.
Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea importar.
Haga clic en Aceptar.
Vincular a una lista existente
Haga clic en Lista de SharePoint existente.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene la
lista.
Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.
Haga clic en Siguiente.
Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea vincular.
Haga clic en Aceptar.

Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos

Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos (denominados
también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podría crear campos para el apellido, el nombre, el
número de teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos, podría crear campos para el nombre del
producto, el identificador del producto y el precio.
Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para almacenar un
campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2010 calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los
campos, intente almacenar la información en sus partes más pequeñas posibles. Por ejemplo, en lugar de
almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por separado. Por regla general, si
necesita realizar informes, ordenar o realizar búsquedas o cálculos con un elemento de información, ponga ese
elemento en una columna independiente. Para obtener más información sobre el diseño de una base de datos y la
selección de campos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que lo
identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene un tipo de datos en consonancia con la información
que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden
realizar, así como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene también
un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las características formales o funcionales del campo.
Por ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentación del campo, es decir, qué apariencia tendrá
cuando se muestre.
Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un
campo escribiendo información en la columna Agregar nuevo campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla existente

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.
Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla nueva

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.
Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2010 utilizará la información especificada para
reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como 1/1/2006,
Office Access 2010 examina la información especificada, determina que se trata de una fecha y define el tipo de
datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de la información
especificada, define el tipo de datos en Texto.
En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista Hoja de datos.

Si escribe: Office Access 2010 crea un campo con el tipo de datos:

Antonio Texto
http://www.contoso.com Hipervínculo
Puede utilizar cualquier prefijo válido de protocolo
de Internet. Por ejemplo, http://, https:// y mailto:
son prefijos válidos.
50000 Número, entero largo
50.000 Número, entero largo
50.000,99 Número, doble
50000,389 Número, doble
31/12/2006 Fecha/Hora
Los formatos de fecha y hora reconocidos son los
de la configuración regional del usuario.
31 de diciembre de 2006 Fecha/Hora
10:50:23 Fecha/Hora
10:50 a.m. Fecha/Hora
17:50 Fecha/Hora
12,50 $ Moneda
El símbolo de moneda reconocido es el de la
configuración regional del usuario.
21,75 Número, doble
123,00% Número, doble
3,46E+03 Número, doble

Además de determinar el tipo de datos, Office Access 2010 puede definir la propiedad Formato, según los datos que
especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato
como hora mediana.
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada
por Office Access 2010, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Hoja de datos.
Definir explícitamente el tipo de datos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.

Haga clic en el tipo de datos que desee.

Definir explícitamente el formato
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.
Haga clic en el formato que desee.
Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del título Agregar nuevo campo, Office
Access 2010 asigna automáticamente un nombre al campo. Estos nombres empiezan por Campo1 para el primer
campo, Campo2 para el segundo campo, y así sucesivamente. Es recomendable usar nombres de campo más

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descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botón secundario del mouse (ratón) en su
título y haciendo clic después en Cambiar nombre de columna en el menú contextual.
Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos espacios. Debe
procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos fácilmente cuando vea o edite
registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido, Dirección y Teléfono particular.
Agregar campos mediante plantillas de campos
Algunas veces es más sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo manualmente. Puede
utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una lista predefinida. Office Access 2010
incluye un conjunto de plantillas de campos integradas que le pueden ahorrar mucho tiempo a la hora de crear
campos. Para crear un nuevo campo mediante una plantilla de campos, debe mostrar el panel Plantillas de campos
y, a continuación, arrastrar y colocar una o varias plantillas en la tabla abierta en la vista Hoja de datos.
Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un campo. La
definición de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una configuración de la propiedad
de formato del campo y un número de propiedades adicionales de un campo que, en conjunto, forman un modelo
que sirve como punto de partida para crear un nuevo campo.
Asegúrese de que la tabla está en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.

Aparece el panel Plantillas de campos.

Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la tabla. Cuando aparezca la línea de
inserción, coloque el campo en su posición.
El campo aparece en la hoja de datos.
Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede crear un nuevo
campo. Pero éste no es el único punto de partida desde el que puede crear un nuevo campo. Además de crear un
nuevo campo desde una plantilla de campo, puede crearlo también desde un campo existente en otra tabla.

Agregar un campo de una tabla existente

Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra tabla. De hecho, es muy
probable que algunas de estas tablas estén relacionadas. En una base de datos relacional, la información se
almacena en tablas distintas basadas en temas y, después, se definen relaciones que proporcionan al sistema de
administración de bases de datos lo que necesita para reunir la información según se precise. Office Access 2010
permite crear un nuevo campo agregándolo de otra tabla relacionada o de otra tabla para la que no se ha creado
una relación. El campo se agrega mediante la lista de campos, que contiene los campos disponibles de otras tablas
de la base de datos.

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Abrir el panel Lista de campos

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando
trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, se muestran dos categorías en el panel Lista de campos: Campos
disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas las
tablas con las que la tabla abierta mantiene una relación. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que
la tabla no tiene ninguna relación.
Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación.
Al hacer clic en el signo más (+) situado junto a la tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa
tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre y coloque el campo que desee del panel Lista de campos en la tabla
en la vista Hoja de datos.
Agregar un campo desde el panel Lista de campos

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

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Aparece el panel Lista de campos.

Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de esa tabla.
Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se inicia el Asistente para búsquedas.

Siga las instrucciones para utilizar el asistente.
Cuando termine de utilizar el asistente, aparecerá el campo en la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando se arrastra y coloca un campo de una tabla no relacionada y después se utiliza el Asistente para búsquedas,
se crea automáticamente una relación de uno a varios entre la tabla de la Lista de campos y la tabla abierta.

Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos

Office Access 2010 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo creado en la vista Hoja de datos.
Algunas veces, sin embargo, tendrá que modificar la decisión tomada por Access. Por ejemplo, si tiene dos
identificadores de producto que sirven para identificar los productos que vende y escribe un identificador numérico,
como 1003, en una tabla en la vista Hoja de datos, la característica de detección automática de tipos de datos
definirá un tipo de datos numérico para el campo. Sin embargo, sólo se deben utilizar tipos de datos numéricos para
los campos que participan en cálculos aritméticos. Normalmente, los identificadores como un identificador de
producto deben almacenarse con el tipo de datos Texto.
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada
por Office Access 2010, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Datos.
Definir explícitamente el tipo de datos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.

Haga clic en el tipo de datos que desee.

Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto.
Definir explícitamente el formato
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.
Haga clic en el formato que desee.
En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Office Access 2010.

Tipo de datos Almacena Tamaño

Texto Caracteres alfanuméricos Hasta 255 caracteres.
Se utiliza para texto o para texto y números que
no se emplean en cálculos, como Id. de producto.
Memo Caracteres alfanuméricos (con una longitud Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2
mayor de 255 caracteres) o texto con formato de gigabytes de almacenamiento (2
texto enriquecido. bytes por carácter), de los cuales
Se utiliza para texto que contiene más de 255 puede mostrar 65.535 caracteres
caracteres o que utiliza formato de texto en un control.
enriquecido. Las s, las descripciones largas y los
párrafos con formato como negrita o cursiva son
ejemplos comunes de datos para los que se
utilizaría un campo Memo.
Número Valores numéricos (enteros o valores 1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes
fraccionarios). cuando se utiliza para Id. de

231
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Se utiliza para almacenar números utilizados en réplica.

cálculos, salvo los valores monetarios, para los
que se utiliza el tipo de datos Moneda.
Fecha/Hora Fechas y horas. 8 bytes.
Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora.
Tenga en cuenta que cada valor almacenado
contiene un componente de fecha y otro de
hora.
Moneda Valores monetarios. 8 bytes.
Se utiliza para almacenar valores monetarios
(importes).
Autonumérico Valor numérico único que Office Access 2010 4 bytes o 16 bytes cuando se
inserta automáticamente cuando se agrega un utiliza para Id. de réplica.
registro.
Se utiliza para generar valores exclusivos que se
puedan emplear como clave principal. Tenga en
cuenta que en los campos autonuméricos los
valores pueden aumentar secuencialmente en un
incremento especificado o aleatoriamente.
Sí/No Valores booleanos. 1 bit (8 bits = 1 byte).
Se utiliza para campos Verdadero/Falso que
pueden contener uno de dos valores posibles:
Sí/No o Verdadera/Falso, por ejemplo.
Objeto OLE Objetos OLE u otros datos binarios. Hasta 1 gigabyte.
Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras
aplicaciones de Microsoft Windows.
Datos adjuntos Fotografías, imágenes, archivos binarios, archivos Para los datos adjuntos
de Office. comprimidos, 2 gigabytes. Para los
Es el tipo de datos que se prefiere para datos adjuntos no comprimidos,
almacenar imágenes digitales y cualquier tipo de alrededor de 700 k, según la
archivo binario. capacidad de compresión de los
datos adjuntos.
Hipervínculo Hipervínculos. Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2
Se utiliza para almacenar hipervínculos y gigabytes de almacenamiento (2
proporcionar acceso con un solo clic a páginas bytes por carácter), de los cuales
Web a través de una dirección URL (localizador puede mostrar 65.535 caracteres
uniforme de recursos) o a archivos a través de un en un control.
nombre en formato UNC (convención de
nomenclatura universal). Puede crear también
vínculos a los objetos de Access almacenados en
una base de datos.
Asistente para En realidad no es un tipo de datos; inicia el Basado en una tabla o consulta: el
búsquedas Asistente para búsquedas. tamaño de la columna asociada.
Se utiliza para iniciar el Asistente para búsquedas Basado en un valor: el tamaño del
y crear un campo que utilice un cuadro campo Texto utilizado para
combinado para buscar un valor de otra tabla, almacenar el valor.
consulta o lista de valores.

Sugerencia Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a utilizar en
cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número.
Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar con mayor detalle el tamaño del campo o el tipo de datos
estableciendo un valor en el cuadro de propiedad TamañoDelCampo.

Guardar una tabla

Después de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseño. Cuando guarde una tabla por primera vez,
asígnele un nombre que describa la información que contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres (letras o números),
incluidos espacios. Por ejemplo, podría asignar a una tabla el nombre Clientes, Inventario de piezas o Productos.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga clic en
Guardar en el menú contextual.

232
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

O bien,
Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.
Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Definir la clave principal

La clave principal de una tabla consta de uno o varios campos que identifican inequívocamente cada fila
almacenada en la tabla. Normalmente, hay un número de identificación exclusivo, como un número de Id., un
número de serie o un código que sirve de clave principal. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría
tener un número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal de la tabla.
Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe identificar
inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un valor).
En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para
reunir rápidamente los datos de varias tablas.
Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave
principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene
un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna
un nombre de campo de Id. y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto en la vista Hoja de datos, pero se
puede ver en la vista Diseño.
Cambiar a la vista Diseño
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha del documento y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre de tabla en el panel de exploración y, a continuación,
haga clic en Vista Diseño.
O bien,
Haga clic en Vista Diseño en la barra de estado de Access.
Para cambiar o quitar la clave principal, o para definir la clave principal de una tabla que aún no tiene ninguna, debe
utilizar la vista Diseño.
Establecer o cambiar la clave principal
Abra la tabla en la vista Diseño.
Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.
Quitar la clave principal
Abra la tabla en la vista Diseño.
Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.
Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave
principal.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.
Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si elige Sí, se crea
un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la tabla
ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.

Definir las propiedades de los campos

Puede controlar la apariencia de la información, impedir que se especifiquen entradas incorrectas, especificar
valores predeterminados, agilizar las operaciones de búsqueda y ordenación y controlar otras características de la

233
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

apariencia y del funcionamiento definiendo propiedades de campo. Por ejemplo, puede aplicar formato a los
números para facilitar su lectura o puede definir una regla de validación que deba satisfacerse para la información
especificada en un campo.
El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir. Por ejemplo, la propiedad SóloAnexar
sólo se aplica a un campo definido en el tipo de datos Memo. No se puede definir esta propiedad en un campo con
otro tipo de datos.
Access utiliza la definición de las propiedades de un campo al consultar y editar los datos. Por ejemplo, las
propiedades Formato, MáscaraDeEntrada y Título afectan al modo en que la información aparece en las hojas de
datos de tabla y consulta. Asimismo, todos los controles de los nuevos formularios o informes basados en los
campos de la tabla heredan de forma predeterminada la misma definición de propiedades. Para definir el valor
predeterminado de un campo o exigir que el usuario especifique un valor, se usan otras propiedades que Access
obliga a respetar cuando se agregan o se editan datos de la tabla.
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Hoja de datos
Abra la tabla en la vista Hoja de datos.
Haga clic en el campo para el que desea definir la propiedad.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, seleccione uno de los siguientes comandos:

Única define la propiedad Indizado .

Se requiere: activa o desactiva el valor de la propiedad Requerido. Si se ha definido en Sí, se establece en No. Si se
ha definido en No, se establece en Sí.
En la vista Hoja de datos, se pueden definir pocas propiedades de campo. Para definir otras propiedades de campo,
debe abrir la tabla en la vista Diseño.
Para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe utilizar la vista Diseño.
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Diseño
Abra la tabla en la vista Diseño.
En la parte superior de la cuadrícula de diseño de la tabla, haga clic en el campo para el que desea definir
propiedades (o desplácese a ese campo mediante las teclas de dirección).
Access muestra las propiedades de este campo en la parte inferior de la cuadrícula de diseño de la tabla. El tipo de
datos del campo determina las propiedades que se pueden definir.
En la parte inferior de la ventana, bajo Propiedades del campo, haga clic en el cuadro de la propiedad del campo
que desea definir. También puede presionar F6 y desplazarse a la propiedad con las teclas de dirección.
Especifique un valor para la propiedad o, si aparece una flecha en el margen derecho del cuadro de propiedad, haga
clic en la flecha para seleccionar un valor de una lista de valores de la propiedad.
En la tabla siguiente se muestran las propiedades de campo disponibles.

Utilice esta propiedad Para

de campo
TamañoDelCampo Definir el tamaño máximo de los datos almacenados con el tipo de datos Texto,
Número o Autonumérico.
Formato Personalizar el modo en que aparece el campo cuando se muestra o imprime.
LugaresDecimales Especificar el número de posiciones decimales utilizadas al mostrar números.
NuevosValores Indicar si el valor de un campo Autonumérico aumenta o recibe un valor
aleatorio.
MáscaraDeEntrada Mostrar caracteres de edición como guía para la entrada de datos.
Título Definir el texto que se muestra de forma predeterminada en las etiquetas de
los formularios, informes y consultas.
ValorPredeterminado Asignar automáticamente un valor predeterminado a un campo cuando se
agregan nuevos registros.
ReglaDeValidación Proporcionar una expresión que debe ser verdadera cuando se agrega o
cambia el valor del campo.
TextoDeValidación Especificar el texto que aparece cuando un valor infringe la expresión
ReglaDeValidación.
Requerido Exigir que se especifiquen datos en un campo.
PermitirLongitudCero Permitir que se especifique (estableciendo la propiedad en Sí) una cadena de
longitud cero ("") en un campo Texto o Memo.
Indizado Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creación y utilización de

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

un índice.
CompresiónUnicode Comprimir el texto almacenado en este campo cuando se especifica una gran
cantidad de texto (> 4.096 caracteres)
ModoIME Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.
ModoDeOracionesIME Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.
EtiquetasInteligentes Anexar una tarjeta inteligente al campo.
SóloAnexar Permitir el control de versiones (estableciendo la propiedad en Sí) de un campo
Memo.
FormatoDeTexto Seleccionar Texto enriquecido para almacenar texto como HTML y permitir el
formato de texto enriquecido. Seleccionar Texto sin formato para almacenar
sólo texto.
AlineaciónDelTexto Especificar la alineación predeterminada del texto dentro de un control.
Precisión Especificar el número total de dígitos permitidos, incluidos los que aparecen a
la derecha y a la izquierda de la coma decimal.
Escala Especificar el número máximo de dígitos que pueden almacenarse a la derecha
y a la izquierda de la coma decimal.

Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar la configuración de una propiedad en el cuadro de
propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a especificar una máscara de entrada o una
expresión de validación y desea obtener ayuda, haga clic en situado junto al cuadro de propiedad para mostrar
el generador correspondiente.
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga clic en
Guardar en el menú contextual.
O bien,

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

En la tabla siguiente se proporciona información adicional sobre las propiedades de campo TamañoDelCampo,
Formato y NuevosValores.

Propiedad Descripción
TamañoDelCampo
Texto Escriba un valor hasta un máximo de 255 caracteres. Los campos de texto pueden tener
entre 1 y 255 caracteres. Para campos de texto más grandes, utilice el tipo de datos
Memo.
Número Seleccione una de las opciones siguientes:
Byte: para valores numéricos comprendidos entre 0 y 255. El requisito de
almacenamiento es de un solo byte.
Entero: para valores numéricos comprendidos entre -32.768 y +32.768. El requisito de
almacenamiento es de dos bytes.
Entero largo: para valores numéricos comprendidos entre -2.147.483,648 y
+2.147.483,647. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.
Sugerencia Utilice un entero largo para almacenar como clave externa el valor que
aparece en el campo Autonumérico de clave principal de otra tabla.
Simple: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -3,4 x 1038 y
+3,4 x 1038 y hasta siete dígitos significativos. El requisito de almacenamiento es de
cuatro bytes.
Doble: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -1,797 x 10308 y
+1,797 x 10308 y hasta 15 dígitos significativos. El requisito de almacenamiento es de
ocho bytes.
Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario para la
réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en cuenta que el formato
de archivo .accdb no admite la réplica.
Decimal: para valores numéricos comprendidos entre -9,999... x 1027 y +9,999... x
1027. El requisito de almacenamiento es de 12 bytes.
Autonumérico Seleccione una de las opciones siguientes:
Entero largo: para los valores numéricos exclusivos comprendidos entre 1 hasta
+2.147.483.648 cuando la propiedad de campo NuevosValores se ha establecido en
Incremento, y entre -2.147.483,648 y +2.147.483,647 cuando la propiedad de campo
NuevosValores se ha establecido en Aleatoria. El requisito de almacenamiento es de

235
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

cuatro bytes.
Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario para la
réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en cuenta que el formato
de archivo .accdb no admite la réplica.
Propiedad Formato
Texto Puede definir un formato personalizado. Para obtener más información, vea Formato
de datos en tablas, formularios e informes.
Número Seleccione una de las opciones siguientes:
Número general: muestra el número tal como se escribe.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,789.
Moneda: muestra el número con el separador de miles y aplica la configuración de las
opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes
negativos, los símbolos decimales y de moneda y las posiciones decimales.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,789 $.
Euro: muestra el número con el símbolo de moneda de euro, independientemente del
símbolo especificado en las opciones de configuración regional y de idioma.
Fijo: muestra al menos un dígito y aplica la configuración de las opciones de
configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes negativos, los
símbolos decimales y de moneda y las posiciones decimales.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,79.
Estándar: muestra el número con el separador de miles y aplica la configuración de las
opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes
negativos, los símbolos decimales y las posiciones decimales. No muestra el símbolo de
moneda.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,79.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y muestra el número con el signo de porcentaje
al final. Aplica la configuración de las opciones de configuración regional y de idioma
del Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y las
posiciones decimales.
Por ejemplo, 0,3456 aparece como 35%.
Científico: muestra el valor en la ción científica estándar.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3,46E+03.
Fecha/Hora Seleccione uno de siguientes formatos de presentación predefinidos:
Fecha general: muestra el valor mediante una combinación de la configuración de
fecha corta y hora larga.
Fecha larga: muestra el valor utilizando la configuración de fecha larga definida en las
opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control.
Fecha mediana: muestra el valor mediante el formato dd-mmm-aa (14-jul-06, por
ejemplo).
Fecha corta: muestra el valor utilizando la configuración de fecha corta definida en las
opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control.
Hora larga: muestra el valor utilizando la configuración de hora definida en las opciones
de configuración regional y de idioma del Panel de control.
Hora mediana: muestra el valor utilizando el formato HH:MM PM., donde HH es la
hora, MM son los minutos y PM es a.m. o p.m. La hora puede estar comprendida entre
1 y 12, y los minutos entre 0 y 59.
Hora corta: muestra el valor utilizando el formato HH:MM, donde HH es la hora y MM
son los minutos. La hora puede estar comprendida entre 0 y 23 y los minutos entre 0 y
59.
Sí/No Seleccione una de las opciones siguientes:
Verdadero/Falso: muestra el valor como Verdadero o Falso.
Sí/No: muestra el valor como Sí o No.
Activado/Desactivado: muestra el valor como Activado o Desactivado.
En las opciones anteriores, Activado, Verdadero y Sí son equivalentes, y Falso, No y
Desactivado son también equivalentes.
Propiedad
NuevosValores
Autonumérico Seleccione una de las opciones siguientes (sólo para el tipo de datos Autonumérico):
Incremento: inicia el valor en 1 y lo incrementa en 1 para cada nuevo registro.
Aleatorio: empieza con un valor aleatorio y asigna un valor aleatorio a cada nuevo
registro.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Definir las propiedades de las tablas

Además de las propiedades de campo, pude definir propiedades que se apliquen a toda la tabla y a todos los
registros. Estas propiedades se definen en la hoja de propiedades de la tabla.
Definir una propiedad de tabla
Abra la tabla en la vista Diseño.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.

Se muestra la hoja de propiedades de la tabla.

Haga clic en el cuadro de la propiedad que desea definir.
Escriba un valor para la propiedad.
En la tabla siguiente se muestran las propiedades de tabla disponibles.
Utilice esta propiedad de tabla Para
Descripción Proporcionar una descripción de la tabla.
PresentaciónPredeterminada Definir la hoja de datos, la tabla dinámica o el gráfico dinámico como la vista
predeterminada al abrirse la tabla.
ReglaDeValidación Especificar una expresión que debe ser verdadera cuando se agregue o se
modifique un registro.
TextoDeValidación Especificar el texto que aparece cuando un registro infringe la expresión de
ReglaDeValidación.
Filtro Definir criterios de modo que se muestren únicamente las filas coincidentes
en la vista Hoja de datos.
OrdenarPor Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de ordenación
predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos.
NombreHojaSecundariaDeDatos Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja de
datos y, en caso afirmativo, qué tabla o consulta va a proporcionar las filas de
la hoja secundaria de datos.
VincularCamposSecundarios Mostrar los campos de la tabla o consulta usada para la hoja secundaria de
datos que coinciden con el campo o los campos de clave principal de esta
tabla.
VincularCamposPrincipales Mostrar el campo o los campos de clave principal de esta tabla que coinciden
con los campos secundarios de la hoja secundaria de datos.
AltoHojaSecundariaDeDatos Indicar si se van a expandir y mostrar todas las filas disponibles de la hoja
secundaria de datos (valor predeterminado) al abrirse, o definir el alto de la
ventana de hoja secundaria de datos de modo que se muestre al abrirse.
HojaSecundariaDeDatosExpandida Indicar si van a expandirse todas las hojas secundarias de datos al abrirse la
tabla.
Orientación Definir la orientación de la vista, según si el idioma se lee de izquierda a
derecha o de derecha a izquierda.
MostrarVistasEnSharePoint Indicar si los formularios e informes asociados a esta tabla deben estar
disponibles en el menú Ver de Windows SharePoint Services si la base de
datos se ha publicado en un sitio de SharePoint.
FiltrarAlCargar Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro
(estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la vista Hoja de
datos.
OrdenarPorAlCargar Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la propiedad
OrdenarPor (estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la vista
Hoja de datos.
Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar un valor en el cuadro de propiedad, presione
MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a definir la propiedad ReglaDeValidación en una expresión y desea
obtener ayuda, haga clic en situado junto al cuadro de propiedad ReglaDeValidación para mostrar el
Generador de expresiones..
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga clic en
Guardar en el menú contextual.
O bien,

237
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

Información sobre la estructura de una base de datos de Access

Comprender los conceptos básicos de una base de datos de Access

Una base de datos es una colección de información relacionada con un tema u objetivo concreto, como el
seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está
almacenada en un equipo, o sólo lo están partes de la misma, es posible que tenga que hacer el seguimiento de la
información en diversos orígenes que tendrá que coordinar y organizar.
Por ejemplo, supongamos que los números de teléfono de sus proveedores están almacenados en diversas
ubicaciones: en un archivo de tarjetas que contiene los números de teléfono de los proveedores, en archivos de
información de los productos, en un archivador y en una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si
cambia el número de teléfono de un proveedor, tendría que actualizar la información en los tres sitios. En una base
de datos de Access bien diseñada, el número de teléfono se almacena sólo una vez, de modo que sólo tiene que
actualizar esa información en un lugar. Como resultado, al actualizar el número de teléfono de un proveedor, se
actualiza automáticamente en cualquier lugar que lo utilice en la base de datos.
Archivos de base de datos de Access
Puede utilizar Access para administrar todos sus datos en un solo archivo. Dentro de un archivo de base de datos de
Access, puede utilizar:
Tablas para almacenar los datos.
Consultas para buscar y recuperar exactamente los datos que desee.
Formularios para ver, agregar y actualizar datos en las tablas.
Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.

1. Guardar una vez los datos en una tabla, pero verlos desde varias ubicaciones. Cuando se actualizan los
datos, se actualizan automáticamente en cualquier lugar que aparezcan.
2. Recuperar datos mediante una consulta.
3. Ver o introducir datos mediante un formulario.
4. Visualizar o imprimir datos mediante un informe.
Todos estos elementos: tablas, consultas, formularios e informes son objetos de bases de datos (objetos de base de
datos: una base de datos de Access contiene objetos como tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros
y módulos. Un proyecto de Access contiene objetos como formularios, informes, páginas, macros y módulos.).

Algunas bases de datos de Access contienen vínculos a tablas que están almacenadas en otras bases de datos. Por
ejemplo, puede tener una base de datos de Access que no contenga nada más que tablas y otra base de datos de

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Access que contenga vínculos a esas tablas, así como consultas, formularios e informes basados en las tablas
vinculadas. En la mayoría de los casos, no tiene importancia si se trata de una tabla vinculada o si está realmente
almacenada en la base de datos.
Tablas y relaciones
Para almacenar los datos, se crea una tabla para cada tipo de información del que se hace un seguimiento. Los tipos
de información podrían incluir información de los clientes, productos y otros detalles. Para reunir los datos
procedentes de varias tablas en una consulta, formulario o informe, hay que definir las relaciones entre las tablas.

1. La información de los clientes que una vez existió en una lista de direcciones, ahora está ubicada en la
tabla Clientes.
2. La información de pedidos que una vez estuvo en una hoja de cálculo, ahora está ubicada en la tabla
Pedidos.
3. Un identificador exclusivo, como un Id. del cliente, distingue un registro de otro dentro de una tabla. Al
agregar un campo de identificador exclusivo de una tabla a otra tabla y definir una relación entre los dos
campos, Access puede hacer coincidir los registros relacionados de ambas tablas para que pueda reunirlos
en un formulario, informe o consulta.

Consultas
Una consulta puede ayudarle a recuperar los datos que cumplen las condiciones que especifique, incluidos los
datos de varias tablas. También puede utilizar una consulta para actualizar o eliminar varios registros a la vez y
realizar cálculos predefinidos o personalizados con los datos.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

1. La tabla Clientes tiene información sobre los clientes.

2. La tabla Pedidos tiene información sobre los pedidos de los clientes.
3. Esta consulta recupera el Id. de pedido y los datos de la fecha que se requiere de la tabla Pedidos y el
nombre de la compañía y los datos de la ciudad de la tabla Clientes. La consulta sólo devuelve los pedidos
que se requerían en abril y sólo para los clientes con sede en Londres.

Formularios
Se puede utilizar un formulario para ver, introducir o cambiar los datos de filas de una en una fácilmente. También
se puede utilizar un formulario para realizar otras acciones, como enviar datos a otra aplicación. Los formularios
contienen normalmente controles que están vinculados a campos subyacentes de las tablas. Al abrir un formulario,
Access recupera los datos de una o más tablas y los muestra en el diseño que haya elegido al crear el formulario.
Puede crear un formulario mediante uno de los comandos Formulario de la cinta de opciones, el Asistente para
formularios, o crear su propio formulario en la vista Diseño.

1. Las tablas muestran muchos registros al mismo tiempo, pero es posible que tenga que desplazarse
horizontalmente para ver todos los datos de un solo registro. Asimismo, al visualizar una tabla no puede
actualizar los datos de más de una tabla al mismo tiempo.
2. Los formularios se centran en un registro cada vez y pueden mostrar campos de más de una tabla.
También pueden mostrar imágenes y otros objetos.
3. Los formularios pueden tener un botón donde hacer clic para imprimir un informe, abrir otros objetos o
realizar otras tareas automatizadas.

Informes
Los informes se pueden utilizar para analizar rápidamente los datos o presentarlos de una forma concreta, impresos
o en otros formatos. Por ejemplo, puede enviar a un colega un informe que clasifique los datos y calcule los totales.
O puede crear un informe con los datos de la dirección en un formato para imprimir etiquetas postales.

1. Utilizar un informe para crear etiquetas postales.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

2. Utilizar un informe para mostrar los totales en un gráfico.

3. Utilizar un informe para mostrar los totales calculados.

Ahora que ya conoce la estructura básica de las bases de datos de Access, siga leyendo para saber
cómo utilizar las herramientas integradas para explorar una base de datos de Access concreta.

Ver los detalles relativos a los objetos de una base de datos

Una de las mejores formas de conocer una base de datos concreta es utilizar el Documentador de base de datos
para crear un informe con información detallada de los objetos de la base de datos. Primero tiene que elegir qué
objetos se describirán en el informe. Cuando ejecute el Documentador de base de datos, su informe contendrá
todos los datos sobre los objetos de la base de datos que haya elegido.
Abra la base de datos que desee documentar.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Analizar, haga clic en Documentador de base de datos.
En el cuadro de diálogo Documentador, haga clic en la ficha que representa el tipo de objeto de base de datos que
desea documentar. Para crear un informe sobre todos los objetos de una base de datos, haga clic en la ficha Todos
los tipos de objetos.
Seleccione uno o más objetos de los que se enumeran en la ficha. Para seleccionar todos los objetos de una ficha,
haga clic en Seleccionar todo.
Haga clic en Aceptar.
El Documentador de base de datos crea un informe que contiene datos detallados para cada objeto seleccionado y,
a continuación, abre el informe en Vista preliminar. Por ejemplo, si ejecuta el Documentador de base de datos en
un formulario de entrada de datos, el informe creado por el Documentador enumera las propiedades del formulario
como un todo, las propiedades de cada una de las secciones del formulario y las propiedades de todos los botones,
etiquetas, cuadros de texto y otros controles del formulario, además de todos los módulos de código y permisos de
usuario que estén asociados con el formulario.
Para imprimir el informe, en la ficha Vista preliminar, en el grupo Imprimir, haga clic en Imprimir.

Explorar una tabla en la vista Diseño

Abrir una tabla en la vista Diseño le ofrece una visualización detallada de la estructura de la tabla. Por ejemplo,
puede encontrar la configuración del tipo de datos para cada campo, encontrar las máscaras de entrada (máscara
de entrada: formato que consta de caracteres de visualización literales (como paréntesis, puntos y guiones) y
caracteres de máscara que especifican dónde se han de insertar datos, así como el tipo de datos y el número de
caracteres permitidos.) o ver si la tabla utiliza campos de búsqueda, es decir, campos que utilizan consultas para
extraer datos de otras tablas. Esta información es útil porque los tipos de datos y las máscaras de entrada pueden
afectar a su capacidad para encontrar datos y ejecutar consultas de actualización. Por ejemplo, supongamos que
desea utilizar una consulta de actualización para actualizar campos concretos de una tabla copiando datos en
campos similares desde otra tabla. La consulta no se ejecutará si los tipos de datos de cada uno de los campos de las
tablas de origen y destino no coinciden.
Abra la base de datos que desee analizar.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee explorar y, a continuación, haga
clic en Vista Diseño o en el menú contextual.
Cuando sea necesario, observe el nombre de cada campo de tabla y el tipo de datos asignados a cada campo.
El tipo de datos asignado a un campo puede limitar el tamaño y el tipo de datos que los usuarios pueden introducir
en un campo. Por ejemplo, los usuarios pueden estar limitados a 20 caracteres en un campo de texto y no pueden
introducir datos de texto en un campo establecido en el tipo de datos Número.
Para determinar si un campo es un campo de búsqueda, haga clic en la ficha Búsqueda de la parte inferior de la
cuadrícula de diseño de la tabla, bajo Propiedades de campo.
Los campos de búsqueda muestran un conjunto de valores (uno o más campos, como nombre y apellidos), pero
normalmente almacenan un conjunto diferente de valores (un campo, como un Id. numérico). Por ejemplo, un
campo de búsqueda puede almacenar el número de Id. de un empleado (valor almacenado), pero muestra el
nombre del empleado (valor mostrado). Cuando utilice un campo de búsqueda en expresiones o en operaciones de
buscar y reemplazar, utilice el valor almacenado, no el valor mostrado. Familiarizarse con los valores almacenados y
mostrados de un campo de búsqueda es la mejor forma de asegurarse de que una expresión o una operación de
buscar y reemplazar que utiliza el campo de búsqueda funciona de la manera esperada.
La siguiente ilustración muestra un campo de búsqueda típico. Recuerde que la configuración que ve en la
propiedad Origen de la fila del campo variará.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

El campo de búsqueda que se muestra aquí utiliza una consulta para recuperar datos de otra tabla. También puede
ver otro tipo de campo de búsqueda, denominado lista de valores, que utiliza una lista de opciones que no se
pueden modificar. Esta ilustración muestra una lista de valores típicos.

De manera predeterminada, las listas de valores utilizan el tipo de datos Texto.

La mejor forma de encontrar listas de búsqueda y valores es mostrar la ficha Búsqueda y, a continuación, hacer clic
en las entradas de la columna Tipo de datos para cada campo de la tabla. Para obtener más información sobre la
creación de campos de búsqueda y listas de valores, utilice los vínculos de la sección Vea también.

Ver las relaciones entre tablas

Para ver una representación gráfica de las tablas de una base de datos, los campos de cada tabla y las relaciones
entre esas tablas, utilice la ficha del objeto Relaciones. La ficha del objeto Relaciones proporciona una imagen
general de la tabla y la estructura de relaciones de una base de datos, información crucial cuando necesite crear o
cambiar las relaciones entre tablas.
También puede utilizar la ficha del objeto Relaciones para agregar, cambiar o eliminar relaciones.
Abra la base de datos que desee analizar.
En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones..
Aparecerá la ficha del objeto Relaciones y le mostrará las relaciones entre todas las tablas de la base de datos
abierta.

Ver cómo los objetos utilizan otros objetos

El panel Dependencias del objeto ilustra cómo los objetos de la base de datos, como tablas, formularios, consultas e
informes interactúan con otros objetos o dependen de otros objetos.
Puede utilizar el panel Dependencias del objeto para evitar eliminar accidentalmente orígenes de registros. Por
ejemplo, supongamos que tiene una consulta Pedidos trimestrales en una base de datos Ventas y que ya no
necesita la consulta. Antes de eliminar la consulta, debe averiguar si los demás objetos de la base de datos, como un
formulario o un informe, utilizan la consulta como origen de datos. Puede modificar los objetos dependientes para
quitar las referencias a la consulta o puede eliminar los objetos dependientes junto con la consulta. Ver una lista
completa de los objetos dependientes puede ayudarle a ahorrar tiempo al eliminar la necesidad de comprobar
manualmente las propiedades de los objetos y reducir al mínimo los errores al encontrar detalles que una auditoría
manual podría pasar por alto.
Cuando desee cambiar el diseño de un objeto de una base de datos, el panel Dependencias del objeto también
puede serle útil al mostrar cómo otros objetos se verán afectados por el cambio de diseño. Debe utilizar el panel
Dependencias del objeto para planear cambios de diseño importantes.
Utilizar el panel Dependencias del objeto
Abra la base de datos que desee investigar.
En el Panel de exploración, seleccione o abra una tabla, formulario, informe o consulta.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Dependencias del objeto.
Si la aplicación se lo pide, haga clic en Aceptar para actualizar la información de dependencias.
Aparecerá el panel Dependencias del objeto.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Para ver una lista de los objetos que utilizan el objeto que seleccionó en el paso 2, haga clic en Objetos que
dependen de mí en la parte superior del panel. Para ver una lista de los objetos que utiliza el objeto seleccionado,
haga clic en Objetos de los que dependo.
Para ver la información de dependencia de un objeto, haga clic en el icono de expansión (+) junto al objeto. Access
muestra hasta cuatro niveles de dependencias para un objeto.
Recuerde lo siguiente al utilizar el panel Dependencias del objeto:
La información de dependencia está disponible sólo si tiene permisos para abrir un objeto en la vista Diseño.
El panel no muestra información de macros y módulos de código.
El panel sólo funciona para tablas, formularios, informes y consultas, a excepción de los siguientes tipos de
consultas:
Consultas de acción: consultas que insertan, actualizan o eliminan datos
Consultas específicas de SQL, incluidas las consultas de unión, consultas de definición de datos y consultas de paso a
través
Subconsultas
Cuando Access detecta consultas anidadas, sólo se genera información de dependencia para la consulta más
exterior. Esta regla también se aplica a las tablas y consultas de origen de la hoja secundaria de datos de una
consulta y a los campos de búsqueda.
Access genera información de dependencia buscando las asignaciones de nombres que mantiene la función
Autocorrección de nombres: función que corrige automáticamente los efectos secundarios comunes que se
producen cuando se cambia el nombre de formularios, informes, tablas, consultas, campos o controles en
formularios e informes. Si la opción Registrar información de Autocorrección de nombres está desactivada, se le
pedirá que la active antes de poder ver la información de dependencia.

Crear una regla de validación para validar los datos de un campo

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Obtener información sobre las reglas de validación

Una regla de validación limita o controla lo que los usuarios pueden escribir en un campo de tabla o un control
(como un cuadro de texto) de un formulario. Microsoft Office Access 2010 permite validar los datos de diversas
maneras y, a menudo, se usan varias de esas técnicas para definir una regla de validación. Las reglas de validación
se pueden considerar como un conjunto de capas y se pueden usar algunas o todas esas capas para asegurar que
los usuarios escriben correctamente los datos.
Tipos de datos En general, los tipos de datos representan la primera capa de validación. Cuando se diseña una tabla
de base de datos, se define un tipo de datos para cada campo de la tabla y ese tipo de datos restringe lo que los
usuarios pueden escribir. Por ejemplo, los campos de tipo Fecha/Hora aceptan únicamente fechas y horas, un
campo de tipo Moneda acepta únicamente datos monetarios, etc.
Tamaños de campo Los tamaños de campo son otra capa de validación. Por ejemplo, si se crea un campo que
almacene nombres, se puede configurarlo de modo que acepte un máximo de 20 caracteres. De este modo, se
puede evitar que usuarios malintencionados peguen grandes cantidades de texto incoherente en el campo, o bien,
que un usuario sin experiencia escriba por error un nombre y un apellido en un campo diseñado para que sólo
pueda contener un nombre.
Propiedades de tabla Las propiedades de tabla proporcionan tipos de validación muy específicos. Por ejemplo, se
puede establecer la propiedad Requerido en Sí y, como resultado, obligar a los usuarios a escribir un valor en un
campo.
Se puede usar asimismo la propiedad Regla de validación para requerir que se escriban valores específicos, y la
propiedad Texto de validación para informar a los usuarios de los errores. Por ejemplo, si se escribe la regla >100 Y
<1000 en la propiedad Regla de validación, se obliga a los usuarios a especificar valores comprendidos entre 100 y
1.000. La regla [FechaFin]>=[FechaInicio] obliga a los usuarios a escribir una fecha de finalización igual o posterior a
la fecha de inicio. Si se escribe el texto "Especifique valores comprendidos entre 100 y 1.000" o "Especifique una
fecha de finalización igual o posterior a la fecha de inicio" en la propiedad Texto de validación, se indica a los
usuarios que han
.
Máscaras de entrada Se puede usar una máscara de entrada para validar los datos obligando a los usuarios a
escribir los valores de una manera determinada. Por ejemplo, una máscara de entrada puede obligar a los usuarios
a escribir las fechas en un formato europeo, como 14.04.2010.
Puede usar algunas o todas estas técnicas para validar los datos. Algunas de estas características, como los tipos de
datos, forman parte de la base de datos de forma predeterminada, pero otras técnicas, como las propiedades de
campo, las reglas de validación y las máscaras de entrada, las puede usar a su discreción.
En este artículo se explica cómo usar las propiedades Texto de validación y Regla de validación en los campos de
tabla, consultas y controles de formulario. En este artículo no se abordan las demás herramientas de validación,
como son los tipos de datos, los tamaños de campo y las máscaras de entrada.
Para obtener más información sobre los tipos de datos y los tamaños de campo.
.
Tipos de reglas de validación
Se pueden crear dos tipos básicos de reglas de validación:
Reglas de validación de campo Use una regla de validación de campo para comprobar el valor especificado en un
campo al salir del campo. Por ejemplo, supongamos que tiene un campo de fecha y especifica >=#01/01/2010# en
la propiedad Regla de validación de ese campo. La regla obliga a los usuarios a escribir fechas que coincidan o sean
posteriores al 1 de enero de 2010. Si especifica una fecha anterior a 2010 e intenta ir a otro campo, Access evitará
que salga del campo hasta que solucione el problema.
Reglas de validación de registro (o tabla) Use una regla de validación de registro para controlar cuándo puede
guardar un registro (una fila de una tabla). A diferencia de las reglas de validación de campo, las reglas de validación
de registro hacen referencia a otros campos de la misma tabla. Las reglas de validación de registro sirven para
comprobar los valores de un campo con respecto a los valores de otro campo. Por ejemplo, supongamos que su
compañía le obliga a enviar los productos en un plazo de 30 días y, si no lo hace, deberá reembolsar al cliente parte
del precio de compra. Podrá definir una regla de validación de registro como [FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30
para evitar que alguien especifique una fecha de envío (el valor del campo FechaObligatoria) demasiado lejana.
Si la sintaxis de las reglas de validación parece críptica, en las tablas de la sección Lo que se puede incluir en una
regla de validación se explica la sintaxis y se muestran algunas reglas de validación de ejemplo.
Dónde usar las reglas de validación
Se pueden definir reglas de validación para las tablas y los controles de formularios. Cuando se definen reglas para
tablas, esas reglas se aplican cuando se importan los datos. Para agregar reglas de validación a una tabla, se abre la
tabla en la vista Diseño y se configuran varias propiedades de la tabla. Para agregar reglas de validación a un
formulario, se abre el formulario en la vista Diseño y se agregan las reglas a las propiedades de los controles
individuales.
Los pasos descritos en la sección Validar datos al escribirlos en los campos de una tabla explican cómo se agregan
las reglas de validación a las propiedades de los campos de una tabla. Los pasos descritos en la sección Validar datos

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

al incluirlos en un formulario, que aparece más adelante en este artículo, explican cómo se agregan las reglas a las
propiedades de los controles individuales.
Lo que se puede incluir en una regla de validación
Las reglas de validación pueden contener expresiones, es decir, funciones que devuelven un solo valor. Las
expresiones se pueden usar para realizar cálculos, manipular caracteres o comprobar datos. Cuando se crean reglas
de validación, se usan las expresiones principalmente para comprobar datos. Por ejemplo, una expresión puede
comprobar si existe un valor de una serie de valores, como "Tokio" O "Moscú" O "París" O "Helsinki". Las
expresiones también pueden realizar operaciones matemáticas. Por ejemplo, la expresión <100 obliga a los usuarios
a especificar valores menores que 100. La expresión ([FechaPedido] - [FechaEnvío]) calcula el número de días
transcurridos entre la fecha en que se hizo el pedido y la fecha de envío.
En este artículo no se abordan las expresiones ni las funciones. Para obtener más información sobre las expresiones,
vea el artículo Crear una expresión. Para obtener más información sobre las funciones, vea los artículos en
Microsoft Office Online.

Validar datos al escribirlos en los campos de una tabla

Los pasos descritos en esta sección explican cómo crear reglas de validación para campos y registros, y explican
cómo probar una nueva regla de validación con datos existentes.
Se pueden especificar reglas de validación para todos los tipos de datos, salvo Autonumérico, Objeto OLE, Datos
adjuntos y campos de tipo Número definidos como Id. de réplica.
Validar los datos de un campo
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño.
En la columna Nombre del campo, seleccione el campo que desee cambiar.
En la sección inferior del diseñador de consultas, en la ficha General, seleccione el cuadro de la propiedad Regla de
validación y, a continuación, escriba la regla de validación.
O bien,
Haga clic en la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en a continuación para iniciar el Generador de
expresiones y crear una expresión.
Escriba una regla que se aplique únicamente al campo. Por ejemplo, puede escribir >0 para obligar a los usuarios a
especificar valores positivos. Recuerde que las reglas de validación de un campo no hacen referencia a otros
campos de la tabla. Si la regla hace referencia a otros campos, se trata de una regla de validación de registro.
Seleccione el cuadro de propiedad Texto de validación y escriba un mensaje de validación.
Este mensaje depende de la regla de validación. Escriba un mensaje breve e intente explicar el error que ha
cometido el usuario. Para continuar con el ejemplo del paso anterior, podría usar Escriba sólo números positivos
como texto de validación.
Guarde el trabajo.

Validar los datos de un registro

Repita los pasos 1 y 2 de la anterior sección para abrir una tabla en la vista Diseño.
En la ficha General, escriba una regla de validación de registro en el cuadro de propiedad Regla de validación.
O bien,
Haga clic en a continuación para iniciar el Generador de expresiones y crear una expresión.
Para obtener más información sobre el uso del Generador de expresiones.

Una regla de validación de registro hace referencia a varios campos de tabla. Por ejemplo, la regla
[FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30 hace referencia a dos campos de tabla, FechaObligatoria y FechaPedido, y
asegura que los usuarios especifiquen fechas de envío que no sean posteriores a un plazo de 30 días a partir de la
fecha del pedido. Para obtener más ejemplos de la validación de registro.
Guarde los cambios.
Probar las reglas de validación
Abra la tabla que contiene la regla de validación en la vista Diseño.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Probar reglas de validación.
Haga clic en Sí para cerrar el mensaje de alerta e iniciar la prueba.
Si se pregunta si desea guardar la tabla, haga clic en Sí.
Puede que aparezcan varios mensajes de alerta a medida que proceda. Lea las instrucciones de cada mensaje y, a
continuación, haga clic en Sí o No, según proceda, para realizar o detener la prueba.
Probar las reglas de validación mediante una consulta
Puede probar las reglas de validación escribiendo una consulta que compruebe si hay registros que no cumplen la
regla de validación. Los resultados de esa consulta muestran exactamente los registros que no cumplen los

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

requisitos de validación. Por ejemplo, si establece la propiedad Requerido en Sí o en No es Nulo, comprobará los
campos cuyo valor no sea nulo.
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Access abre una nueva consulta en la vista Diseño y muestra el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione las tablas que desee usar en la consulta, haga clic en Agregar para
agregarlas a la consulta y, a continuación, haga clic en Cerrar.
Las tablas seleccionadas aparecen como ventanas en la sección superior del diseñador de consultas.
En cada tabla, haga doble clic en los campos que desee incluir en la consulta.
O bien,
Arrastre los campos de la tabla y colóquelos en una celda en blanco de la fila Campo situada en la parte inferior de
la cuadrícula de diseño.
Asegúrese de agregar el campo que contiene la regla de validación.
En la celda Criterios del campo que contiene la regla de validación, escriba lo contrario de esa regla.
Por ejemplo, si usa ENTRE 100 Y 1000, escriba <100 O >1000.
En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Validar datos al escribirlos en un formulario

La manera más fácil y más rápida de aplicar una regla de validación a un formulario es agregar primero la regla al
campo de tabla subyacente y, a continuación, usar las herramientas de creación de formulario automatizada
incluidas en Access para crear un formulario. Por ejemplo, en la ficha Crear, en el grupo Formularios, puede optar
por la creación de un formulario simple, un formulario dividido, un formulario de varios elementos, etc. Cuando usa
una de estas herramientas, los controles del formulario heredan las propiedades de tabla subyacentes, inclusive las
reglas de validación y el texto de validación.
Asimismo, puede aplicar una regla de validación a un control de formulario abriendo el formulario en la vista Diseño
y agregando una regla a la propiedad Regla de validación y el texto del mensaje a la propiedad Texto de validación
del control. Se pueden agregar reglas de validación a algunos controles de formulario, no a todos. La manera más
fácil de determinar si se puede agregar una regla de validación a un control es abrir el formulario en la vista Diseño
y seguir los pasos descritos en esta sección.
Recuerde que un control puede tener otra regla de validación que el campo de tabla al que está enlazado. Cuando
existe un conflicto entre las reglas de validación, la regla definida para el campo de tabla tiene prioridad. Asimismo,
recuerde que las reglas de controles y campos de tabla pueden cancelarse mutuamente y, por lo tanto, impedir que
se introduzcan datos. Por ejemplo, supongamos que aplica la siguiente regla a un campo de fecha de una tabla:
<#01/01/2010#
Y, a continuación, aplica esta regla al control de formulario enlazado al campo de tabla:
>=#01/01/2010#
El campo de tabla requiere ahora valores anteriores al año 2010, pero el control de formulario le obliga a especificar
fechas posteriores a ese año, por lo que no puede especificar ningún dato. Si lo intenta en estas condiciones, Access
le indicará que especifique fechas anteriores y posteriores a las definidas por las reglas de validación en conflicto,
por lo que se encontrará en un callejón sin salida.
En los siguientes pasos se explica cómo agregar reglas de validación a los controles, cómo bloquear los controles y,
por consiguiente, evitar que los usuarios cambien los datos.
Crear una regla de validación
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño.
Haga clic con el botón secundario en el control que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Propiedades para
abrir la hoja de propiedades del control.
Haga clic en la ficha Todas y, a continuación, escriba la regla de validación en el cuadro de propiedad Regla de
validación.
O bien,
Haga clic en a continuación para iniciar el Generador de expresiones y crear una expresión.
.
Escriba un mensaje en el cuadro de propiedad Texto de validación.
Guarde los cambios.
Bloquear un control

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Siga los pasos 1 y 2 descritos en la sección anterior para abrir la hoja de propiedades del control que desee
bloquear.
Haga clic en la ficha Todas, busque los cuadros de propiedad Activado y Bloqueado y, a continuación, siga uno de
estos procedimientos:
Para deshabilitar el control (de modo que aparezca atenuado y no esté disponible para tener el foco), establezca el
valor de la propiedad Activado en No.
Para que se puedan leer los datos del control pero los usuarios no puedan cambiarlos, establezca la propiedad
Bloqueado en Sí. Si establece la propiedad Activado en No y la propiedad Bloqueado en Sí, el control no aparecerá

Validar datos durante las operaciones de importación

Cuando se agregan reglas de validación a una tabla y, a continuación, se importan datos a esa tabla, Access aplica
las reglas de validación a los datos importados. La misma regla se aplica cuando se vincula a datos.
Para obtener más información sobre la importación o la vinculación a datos, vea los siguientes artículos:
Importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access
Importar o vincular a los datos de un libro de Excel
Importar o vincular a una lista de SharePoint
Importar o vincular a los datos de un archivo de texto

Referencia a las reglas de validación

En las siguientes tablas se muestra información de referencia sobre las reglas de validación, inclusive la sintaxis
usada por las reglas más comunes, vínculos a información sobre el uso de los caracteres comodín en las reglas y
ejemplos que se pueden adaptar para usarlos con datos propios.
Ejemplos de reglas de validación
La siguiente tabla incluye ejemplos de reglas de validación de campo y de registro, además de texto de validación
explicativo. Estos ejemplos se pueden adaptar a los datos propios.
Regla de validación Texto de validación
<>0 Especifique un valor que no sea cero.
>=0 El valor debe ser igual o mayor que cero.
O bien,
Especifique un número positivo.
0 o >100 El valor debe ser igual que cero o mayor que 100.
ENTRE 0 Y 1 Especifique un valor con un signo de porcentaje. (Se usa
con los campos que almacenan los valores numéricos como
porcentajes).
<#01/01/2010# Especifique una fecha anterior a 2010.
>=#01/01/2010# Y <#01/01/2008# La fecha debe ser del año 2010.
<Fecha() La fecha de nacimiento no puede ser una fecha futura.
CompCadena(Mayús([Apellidos]), Los datos del campo Apellidos deben escribirse en
[Apellidos],0) = 0 mayúsculas.
>=Int(Ahora()) Especifique la fecha de hoy.
HOM Escriba H para hombre o M para mujer.
COMO "[A-Z]*@[A-Z].com" O "[A-Z]*@[A-Z].net" O Escriba una dirección de correo electrónico válida que
"[A-Z]*@[A-Z].org" termine en .com, .net u .org.
[FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30 Escriba una fecha obligatoria que no sea posterior a un
plazo de 30 días a partir de la fecha de pedido.
[FechaFin]>=[FechaInicio] Escriba una fecha de finalización que sea igual o posterior a
la fecha de inicio.
Sintaxis de las reglas de validación comunes
Las expresiones en las reglas de validación no tienen ninguna sintaxis especial. En esta sección se explica la sintaxis
de algunos de los tipos más comunes de reglas de validación. Recuerde que las expresiones y funciones pueden
llegar a ser muy complejas, por lo que no se abordan de manera exhaustiva en este artículo.
Tenga en cuenta estas reglas cuando cree expresiones:
Escriba los nombres de los campos de tabla entre corchetes; por ejemplo: [FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30.
Escriba las fechas entre signos de almohadilla (#); por ejemplo: <#01/01/2010#.
Escriba los valores de texto entre comillas dobles; por ejemplo: EN ("Tokio","París","Moscú"). Además, observe que
los elementos van separados con una coma y las listas aparecen entre paréntesis.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Además de estas reglas, en la siguiente tabla se muestran los operadores aritméticos comunes y ejemplos de cómo
usarlos.
Operador Función Ejemplo
NO Comprueba si hay valores opuestos. Se puede usar delante de NO > 10 (es lo mismo que <=10).
cualquier operador de comparación, salvo NO ES NULO.
EN Comprueba si hay valores iguales a los elementos de una lista. EN ("Tokio","París","Moscú")
El valor de comparación debe ser una lista de valores
separados por comas que aparece entre paréntesis.
ENTRE Comprueba si hay un intervalo de valores. Deben haber dos ENTRE 100 Y 1000 (es lo mismo que
valores de comparación (un valor alto y un valor bajo) y esos >=100 Y <=1000)
valores deben ir separados por el separador Y.
COMO Busca cadenas modelo coincidentes en los campos de tipo COMO "Geo*"
Texto y Memo.
NO ES Obliga a los usuarios a escribir valores en el campo. Equivale a NO ES NULO
NULO establecer el valor de la propiedad de campo Requerido en Sí.
Sin embargo, cuando se habilita la propiedad Requerido y un
usuario no especifica un valor, Access muestra un mensaje de
error poco descriptivo. En general, el uso de las bases de datos
resulta más fácil si se utiliza NO ES NULO y se escribe un
mensaje descriptivo en la propiedad Texto de validación.
Y Especifica que todos los datos que se especifiquen deben ser >= #01/01/2010# Y
verdaderos o estar dentro de los límites especificados. <=#06/03/2008#
Se puede usar Y también para
combinar reglas de validación. Por
ejemplo: NO "Reino Unido" Y
COMO "R*".
O Especifica que uno o varios datos pueden ser verdaderos. enero O febrero
< Menor que.
<= Menor o igual que.
> Mayor que.
>= Mayor o igual que.
= Igual que.
<> Distinto de.

Establecer valores predeterminados para campos o controles

Obtener información sobre los valores predeterminados

Se agrega un valor predeterminado a un campo de tabla o un control de formulario cuando se desea que Access
especifique automáticamente un valor en un registro nuevo. Por ejemplo, se puede configurar que Access agregue
siempre la fecha actual a los nuevos pedidos.
Normalmente, se agrega un valor predeterminado a los campos de tabla. Se agrega el valor abriendo la tabla en la
vista Diseño y, a continuación, escribiendo un valor en la propiedad Valor predeterminado del campo. Si se
establece un valor predeterminado para un campo de tabla, Access aplica el valor a todos los controles basados en
ese campo. Si no se enlaza un control a un campo de tabla o se vincula a datos ubicados en otras tablas, se
establece un valor predeterminado para los controles de formulario.
Se puede establecer un valor predeterminado para los campos de tabla de tipo Texto, Memo, Número, Fecha/Hora,
Moneda, Sí/No e Hipervínculo. Si no se proporciona ningún valor, el campo será nulo (estará en blanco) hasta que
se especifique un valor. Tras definirse un valor predeterminado, Access lo aplicará a todos los registros nuevos que
se agreguen. Si se desea, se puede cambiar el valor predeterminado de un registro a otro valor, a menos que lo
prohíba la regla de validación.

Establecer un valor predeterminado para un campo de tabla

Cuando se defina un valor predeterminado para un campo de tabla, todos los controles que se enlacen a ese campo
mostrarán el valor predeterminado.
Establecer un valor predeterminado
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a continuación, haga
clic en Vista Diseño.
Seleccione el campo que desee cambiar.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En la ficha General, escriba un valor en el cuadro de la propiedad Valor predeterminado.

El valor que se puede especificar depende del tipo de datos que se haya establecido para el campo. Por ejemplo, se
puede escribir =Fecha() para insertar la fecha de hoy en un campo Fecha/Hora. Para obtener ejemplos de valores
predeterminados.
Guarde los cambios.

Establecer un valor predeterminado para un control

Normalmente, se establece un valor predeterminado para un control únicamente cuando no se enlaza ese control a
ningún campo de tabla o cuando se vincula a datos ubicados en otra tabla.
Establecer un valor predeterminado
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el formulario que desee cambiar y, a continuación,
haga clic en Vista Diseño.
Haga clic con el botón secundario en el control que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Propiedades o
presione F4.
Haga clic en la ficha Todo de la hoja de propiedades, busque la propiedad Valor predeterminado y, a continuación,
escriba el valor predeterminado.
Presione CTRL+G para guardar los cambios.
Establecer una fila predeterminada para un cuadro de lista o cuadro combinado

De forma predeterminada, los controles de cuadro de lista y de cuadro combinado muestran dos tipos de lista; listas
de valores y listas de búsqueda. Una lista de valores es una lista codificada de elementos que reside en la propiedad
Origen de la fila de un control de cuadro de lista o de cuadro combinado. En cambio, una lista de búsqueda toma
sus datos de un campo de búsqueda (un campo que usa una consulta para recuperar datos de otra tabla) y, a
continuación, carga esos datos en un control de cuadro combinado.
En el caso de las listas de valores y listas de búsqueda, se puede especificar qué elemento de la lista aparece de
forma predeterminada, pero se sigue otro procedimiento según el tipo de lista. En los siguientes pasos, se explica
cómo establecer los valores predeterminados de una lista de valores y una lista de búsqueda.
Establecer un valor predeterminado para una lista de valores
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el formulario que desee cambiar y, a continuación,
haga clic en Vista Diseño.
Haga clic con el botón secundario en el control de cuadro de lista o de cuadro de texto y, a continuación, haga clic
en Propiedades o presione F4.
Asegúrese de que la propiedad Origen de la fila contiene una lista de valores. Los elementos de una lista de valores
aparecen entre comillas dobles y están separados por un signo de punto y coma. Por ejemplo, puede haber una lista
como ésta: "Bien";"Regular";"Mal".
Si la propiedad Origen de la fila contiene una consulta (cadena de texto que comienza con SELECT), vaya a los
siguientes pasos.
En el cuadro de la propiedad Valor predeterminado, escriba lo siguiente
[Nombre_de_control].ItemData(n)
En este caso, nombre_de_control es el nombre del control de cuadro de lista o de cuadro combinado, y n es el
número del elemento de la lista que se desea convertir en valor predeterminado. Si desconoce el nombre del
control, vea el valor de la propiedad Name, situada en la parte superior de la hoja de propiedades.
Por ejemplo, supongamos que tiene un control de cuadro combinado denominado Propietario y desea usar el tercer
valor de la lista como valor predeterminado. Escriba lo siguiente en el cuadro de la propiedad Valor
predeterminado:
[Propietario].ItemData(2)
Debe escribir 2 en vez de 3 porque ItemData es de base cero, lo que significa que empieza a contar a partir de cero
en vez de uno.
Guarde los cambios y, a continuación, cambie a la vista Formulario. El valor predeterminado seleccionado debe
aparecer en el cuadro de lista o cuadro combinado cuando se agrega un registro a la base de datos.
Establecer un valor predeterminado para una lista de búsqueda
Abra la tabla que proporcione los datos de origen del campo de búsqueda en la vista Hoja de datos.
Anote el valor de clave asociado al elemento que desee convertir en el valor predeterminado.
De forma predeterminada, Office Access 2010 oculta los campos de clave principal y clave externa. Si no ve el
campo de clave, haga clic con el botón secundario en cualquier celda de la fila de encabezado de la tabla, haga clic
en Mostrar columnas y, en el cuadro de diálogo Mostrar columnas, haga clic en el campo de clave y haga clic en
Cerrar.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que contiene el campo de búsqueda y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Seleccione el campo de búsqueda y, en la ficha General, en el cuadro de la propiedad Valor predeterminado, escriba
el valor de clave que anotó en los pasos 1 y 2. Éste es el valor que corresponde al elemento de la lista que desea
convertir en el valor predeterminado.
Por ejemplo, supongamos que tiene 10 proveedores y desea que aparezca de forma predeterminada el nombre del
proveedor más usado. Para ello, busque el valor de clave que identifique de manera única al proveedor y escriba
ese valor en el cuadro de la propiedad Valor predeterminado del campo de clave externa.
Guarde los cambios, cambie a la vista Hoja de datos e inserte un nuevo registro. El valor predeterminado aparece en
el campo de búsqueda cuando se agrega el registro.

Ejemplos de valores predeterminados

En la siguiente tabla se describen algunos valores predeterminados. Puede adaptar estos ejemplos para que pueda
usarlos con sus propios datos.
Expresión Valor de campo predeterminado
1 1
"MT" MT
"Nueva Nueva York, N.Y. (tenga en cuenta que debe escribir el valor entre comillas si incluye puntuación)
York, N.Y."
"" Cadena de longitud cero (cadena de longitud cero: cadena que no contiene caracteres. Puede
utilizar una cadena de longitud cero para indicar que sabe que no hay ningún valor para un campo.
Para especificar una cadena de longitud cero, escriba dos comillas dobles sin espacio entre ellas ("
").)
Fecha() Fecha actual
=Sí Se muestra Sí en el idioma local del equipo.

Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla

Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos

Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos (denominados
también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podría crear campos para el apellido, el nombre, el
número de teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos, podría crear campos para el nombre del
producto, el identificador de producto y el precio.
Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para almacenar un
campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2010 calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los
campos, intente almacenar la información en sus partes más pequeñas posibles. Por ejemplo, en lugar de
almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por separado. Por regla general, si
necesita realizar informes, ordenar o realizar búsquedas o cálculos con un elemento de información, ponga ese
elemento en una columna independiente. Para obtener más información sobre el diseño de una base de datos y la
selección de campos.
Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que lo
identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene un tipo de datos en consonancia con la información
que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden
realizar, así como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene también
un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las características formales o funcionales del campo.
Por ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentación del campo, es decir, qué apariencia tendrá
cuando se muestre.
Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un
campo escribiendo información en la columna Agregar nuevo campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla existente

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.
Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla nueva

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.
Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2010 utilizará la información especificada para
reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como 1/1/2006,
Office Access 2010 examina la información especificada, determina que se trata de una fecha y define el tipo de
datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de la información
especificada, define el tipo de datos en Texto.
En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista Hoja de datos.

Si escribe: Office Access 2010 crea un campo con el tipo de datos:

Antonio Texto
http://www.contoso.com Hipervínculo
Puede utilizar cualquier prefijo válido de protocolo
de Internet. Por ejemplo, http://, https:// y mailto:
son prefijos válidos.
50000 Número, entero largo
50.000 Número, entero largo
50.000,99 Número, doble
50000,389 Número, doble
31/12/2006 Fecha/Hora
Los formatos de fecha y hora reconocidos son los
de la configuración regional del usuario.
31 de diciembre de 2006 Fecha/Hora
10:50:23 Fecha/Hora
10:50 a.m. Fecha/Hora
17:50 Fecha/Hora
12,50 $ Moneda
El símbolo de moneda reconocido es el de la
configuración regional del usuario.
21,75 Número, doble
123,00% Número, doble
3,46E+03 Número, doble
Además de determinar el tipo de datos, Office Access 2010 puede definir la propiedad Formato, según los datos que
especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato
como hora mediana.
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada
por Office Access 2010, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Inicio.
Definir explícitamente el tipo de datos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada junto a Tipo de datos y,
a continuación, seleccione un tipo de datos.

Haga clic en el tipo de datos que desee.

Definir explícitamente el formato

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada junto a Formato y, a
continuación, seleccione un formato.

Haga clic en el formato que desee.

Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del título Agregar nuevo campo, Office
Access 2010 asigna automáticamente un nombre al campo. Estos nombres empiezan por Campo1 para el primer
campo, Campo2 para el segundo campo, y así sucesivamente. Es recomendable usar nombres de campo más
descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botón secundario del mouse (ratón) en su
título y haciendo clic después en Cambiar nombre de columna en el menú contextual.
Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos espacios. Debe
procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos fácilmente cuando vea o edite
registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido, Dirección y Teléfono particular.

Agregar campos mediante plantillas de campos

Algunas veces es más sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo manualmente. Puede
utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una lista predefinida. Office Access 2010
incluye un conjunto de plantillas de campos integradas que le pueden ahorrar mucho tiempo a la hora de crear
campos. Para crear un nuevo campo mediante una plantilla de campos, debe mostrar el panel Plantillas de campos
y, a continuación, arrastrar y colocar una o varias plantillas en la tabla abierta en la vista Hoja de datos.
Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un campo. La
definición de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una configuración de la propiedad
de formato del campo y un número de propiedades adicionales de un campo que, en conjunto, forman un modelo
que sirve como punto de partida para crear un nuevo campo.
Asegúrese de que la tabla está en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.

Aparece el panel Plantillas de campos.

Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la tabla. Cuando aparezca la línea de
inserción, coloque el campo en su posición.
El campo aparece en la hoja de datos.
Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede crear un nuevo
campo. Pero éste no es el único punto de partida desde el que puede crear un nuevo campo. Además de crear un
nuevo campo desde una plantilla de campo, puede crearlo también desde un campo existente en otra tabla.

Agregar un campo de una tabla existente

Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra tabla. De hecho, es muy
probable que algunas de estas tablas estén relacionadas. En una base de datos relacional, la información se
almacena en tablas distintas basadas en temas y, después, se definen relaciones que proporcionan al sistema de
administración de bases de datos lo que necesita para reunir la información según se precise. Office Access 2010
permite crear un nuevo campo agregándolo de otra tabla relacionada o de otra tabla para la que no se ha creado
una relación. El campo se agrega mediante la lista de campos, que contiene los campos disponibles de otras tablas
de la base de datos.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Abrir el panel Lista de campos

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando
trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, se muestran dos categorías en el panel Lista de campos: Campos
disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas las
tablas con las que la tabla abierta mantiene una relación. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que
la tabla no tiene ninguna relación.
Al hacer clic en el signo más (+) situado junto a la tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa
tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre y coloque el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla
en la vista Hoja de datos.
Agregar un campo desde el panel Lista de campos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de esa tabla.
Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Se inicia el Asistente para búsquedas.

Siga las instrucciones para utilizar el asistente.
Cuando termine de utilizar el asistente, aparecerá el campo en la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando se arrastra y coloca un campo de una tabla no relacionada y después se utiliza el Asistente para búsquedas,
se crea automáticamente una relación de uno a varios entre la tabla de la Lista de campos y la tabla abierta.

Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos

Office Access 2010 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo creado en la vista Hoja de datos.
Algunas veces, sin embargo, tendrá que modificar la decisión tomada por Access. Por ejemplo, si tiene dos
identificadores de producto que sirven para identificar los productos que vende y escribe un identificador numérico,
como 1003, en una tabla en la vista Hoja de datos, la característica de detección automática de tipos de datos
definirá un tipo de datos numérico para el campo. Sin embargo, sólo se deben utilizar tipos de datos numéricos para
los campos que participan en cálculos aritméticos. Normalmente, los identificadores como un identificador de
producto deben almacenarse con el tipo de datos Texto.
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada
por Office Access 2010, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Inicio.
Definir explícitamente el tipo de datos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada junto a Tipo de datos y,
a continuación, seleccione un tipo de datos.

Haga clic en el tipo de datos que desee.

Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto.
Definir explícitamente el formato
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada junto a Formato y, a
continuación, seleccione un formato.

Haga clic en el formato que desee.

En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Office Access 2010.

Tipo de datos Almacena Tamaño

Texto Caracteres alfanuméricos Hasta 255 caracteres.
Se utiliza para texto o para texto y números que
no se emplean en cálculos, como Id. de producto.
Memo Caracteres alfanuméricos (con una longitud Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2
mayor de 255 caracteres) o texto con formato de gigabytes de almacenamiento (2
texto enriquecido. bytes por carácter), de los cuales
Se utiliza para texto que contiene más de 255 puede mostrar 65.535 caracteres
caracteres o que utiliza formato de texto en un control.
enriquecido. Las s, las descripciones largas y los
párrafos con formato como negrita o cursiva son
ejemplos comunes de datos para los que se
utilizaría un campo Memo.
Número Valores numéricos (enteros o valores 1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes
fraccionarios). cuando se utiliza para Id. de
Se utiliza para almacenar números utilizados en réplica.
cálculos, salvo los valores monetarios, para los

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

que se utiliza el tipo de datos Moneda.

Fecha/Hora Fechas y horas. 8 bytes.
Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora.
Tenga en cuenta que cada valor almacenado
contiene un componente de fecha y otro de
hora.
Moneda Valores monetarios. 8 bytes.
Se utiliza para almacenar valores monetarios
(importes).
Autonumérico Valor numérico único que Office Access 2010 4 bytes o 16 bytes cuando se
inserta automáticamente cuando se agrega un utiliza para Id. de réplica.
registro.
Se utiliza para generar valores exclusivos que se
puedan emplear como clave principal. Tenga en
cuenta que en los campos autonuméricos los
valores pueden aumentar secuencialmente en un
incremento especificado o aleatoriamente.
Sí/No Valores booleanos. 1 bit (8 bits = 1 byte).
Se utiliza para campos Verdadero/Falso que
pueden contener uno de dos valores posibles:
Sí/No o Verdadera/Falso, por ejemplo.
Objeto OLE Objetos OLE u otros datos binarios. Hasta 1 gigabyte.
Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras
aplicaciones de Microsoft Windows.
Datos adjuntos Fotografías, imágenes, archivos binarios, archivos Para los datos adjuntos
de Office. comprimidos, 2 gigabytes. Para los
Es el tipo de datos que se prefiere para datos adjuntos no comprimidos,
almacenar imágenes digitales y cualquier tipo de alrededor de 700 k, según la
archivo binario. capacidad de compresión de los
datos adjuntos.
Hipervínculo Hipervínculos. Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2
Se utiliza para almacenar hipervínculos y gigabytes de almacenamiento (2
proporcionar acceso con un solo clic a páginas bytes por carácter), de los cuales
Web a través de una dirección URL (localizador puede mostrar 65.535 caracteres
uniforme de recursos) o a archivos a través de un en un control.
nombre en formato UNC (convención de
nomenclatura universal). Puede crear también
vínculos a los objetos de Access almacenados en
una base de datos.
Asistente para En realidad no es un tipo de datos; inicia el Basado en una tabla o consulta: el
búsquedas Asistente para búsquedas. tamaño de la columna asociada.
Se utiliza para iniciar el Asistente para búsquedas Basado en un valor: el tamaño del
y crear un campo que utilice un cuadro campo Texto utilizado para
combinado para buscar un valor de otra tabla, almacenar el valor.
consulta o lista de valores.
Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a utilizar en cálculos
matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número.
Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar con mayor detalle el tamaño del campo o el tipo de datos
configurando la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize).

Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal

¿Qué es una clave principal?

Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2010
un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2010, la información se
divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones de tablas y claves principales
para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de clave principal para asociar
rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer
referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Compradores
podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es
una clave externa. Una clave externa, en términos simples, es la clave principal de otra tabla.

1. Clave principal
2. Clave externa
A menudo, un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, sirve
como clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un número de Id. de
cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal.
Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe identificar
inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un valor).
En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para
reunir rápidamente los datos de varias tablas.
Un ejemplo de una mala elección de clave principal sería un nombre o una dirección, ya que tanto el nombre como
la dirección contienen información que puede cambiar con el tiempo.
Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave
principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene
un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna
un nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto de forma predeterminada en la
vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.
Si piensa que no hay ningún campo o conjunto de campos que pueda constituir una buena clave principal, considere
la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Este tipo de identificador no es
"fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Es aconsejable utilizar este tipo de
identificadores porque sus valores no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila (un número de
teléfono o el nombre de un cliente, por ejemplo) es más probable que cambie, ya que la propia información
"fáctica" podría cambiar.

1. Una columna con el tipo de datos Autonumérico suele ser una buena clave principal, porque garantiza
que no habrá dos Id. de producto iguales.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla.
Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su
clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se
denomina clave compuesta.

Agregar una clave principal autonumérica

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna
el tipo de datos Autonumérico. Sin embargo, si desea agregar un campo de clave principal a una tabla que ya existe,
debe abrir la tabla en la vista Diseño.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar la clave principal y, a
continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.
En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente.
En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumérico.
En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numéricos incrementales
para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar números aleatorios.

Definir la clave principal

Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o
un número de serie o código, ese campo podría convertirse en una buena clave principal. Para que una clave
principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe contener un valor
vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.
Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal
y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave
principal.

Quitar la clave principal

Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán como
identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los
campos de la tabla. Lo que se quita es la designación de clave principal de esos campos.
Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación de tabla. Si intenta
quitar una clave principal para la que existe una relación, Access le advertirá de que debe eliminar primero la
relación.
Eliminar una relación de tabla
Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se puede eliminar una relación
entre tablas abiertas.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar/Ocultar, haga clic en Relaciones.

Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic
en Mostrar tabla. A continuación, seleccione las tablas que desea agregar en el cuadro de diálogo Mostrar tabla,
haga clic en Agregar y luego en Cerrar.
Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar (la línea se mostrará en
negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione la tecla SUPR.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar y, a
continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.
Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave
principal.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.
Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si elige Sí, se crea
un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la tabla
ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.

Cambiar la clave principal

Si decide cambiar la clave principal de una tabla, siga estos pasos:

Quite la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Quitar la clave principal.
Defina la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Definir la clave principal.

Crear una máscara de entrada para especificar los valores de campos o controles con un formato
determinado

Información sobre las máscaras de entrada

Una máscara de entrada es un conjunto de caracteres literales y caracteres de máscara que controlan lo que se
puede y no se puede escribir en un campo. Por ejemplo, una máscara de entrada puede requerir a los usuarios que
escriban fechas o números de teléfono según las convenciones de un país o una región determinada, tal y como se
muestra en los siguientes ejemplos:
AAAA-MM-DD
(___) ___-____ ext. ___
Cuando el enfoque está en un campo o control que contiene una máscara de entrada, es posible que se puedan
reemplazar los caracteres de marcador de posición con valores personalizados, pero no se puedan cambiar o quitar
los caracteres literales o caracteres separadores. Por ejemplo, es posible que pueda rellenar una fecha pero no
cambiar los guiones que separan las diferentes partes de la fecha: 2006-01-09. Además, una máscara de entrada
puede obligar al usuario a escribir datos en una o varias secciones del campo o control. Por ejemplo, si escribe un
número de teléfono pero no un código de área en una máscara (___) 555-0187 ext. ___ e intenta guardar los
cambios, no podrá hacerlo si no especifica el código de área. El comportamiento exacto depende de cómo el
diseñador de la base de datos haya configurado la máscara de entrada.
Dado que pueden obligar a los usuarios a escribir los datos de una manera específica, las máscaras de entrada
proporcionan una amplia validación de datos. Esto significa que pueden ayudar a evitar que los usuarios escriban
datos no válidos (como un número de teléfono en un campo de fecha). Además, pueden ayudar a asegurar que los
usuarios escriban los datos de manera coherente, por lo que puede resultar más fácil buscar datos y mantener la
base de datos.
Cuándo y dónde se usa una máscara de entrada
Se usa una máscara de entrada cuando los usuarios deben escribir los datos de una manera específica.
Se pueden agregar máscaras de entrada a los campos de tabla y los controles de formulario siempre y cuando sea
lógico proceder de esa manera. Por ejemplo, se puede agregar una máscara de entrada a un campo de tipo
Fecha/Hora de una tabla, o bien, a un control de cuadro de texto en un formulario que se enlaza a un campo de tipo
Fecha/Hora. Sin embargo, las máscaras de entrada no se pueden usar de manera indiscriminada. De forma
predeterminada, se pueden aplicar máscaras de entrada a los campos de tabla cuyo tipo de datos es Texto, Número

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

(excepto Id. de réplica), Moneda y Fecha/Hora. Se pueden aplicar asimismo a los controles de formulario, como
cuadros de texto, enlazados a campos de tabla con esos tipos de datos. Si no está familiarizado con los tipos de
datos.

Se pueden agregar máscaras de entrada a los campos de tabla ejecutando el Asistente para máscaras de entrada, o
bien, especificando manualmente las máscaras en una propiedad de campo (la propiedad Máscara de entrada). El
proceso básico es el mismo para agregar una máscara de entrada a un control ubicado en un formulario. Por
ejemplo, si usa las herramientas proporcionadas por Access para crear automáticamente un formulario, el control
apropiado hereda las máscaras de entrada aplicadas a los campos de tabla. Asimismo, se pueden agregar
manualmente máscaras de entrada a los controles de un formulario, como tablas, agregándolas a la propiedad
Máscara de entrada del control.
Componentes y sintaxis de una máscara de entrada
Las máscaras de entrada contienen tres secciones, separadas por signos de punto y coma. La primera sección es
obligatoria y las demás son opcionales. El siguiente ejemplo es una máscara de entrada para números de teléfono
con formato de EE.UU.:
(999) 000-000;0;-
La primera sección define la cadena de la máscara y consta de marcadores de posición y caracteres literales. En la
segunda sección se indica si se desean almacenar los caracteres de la máscara y algún dato en la base de datos.
Escriba 0 si desea almacenar la máscara y los datos. Escriba 1 si desea almacenar únicamente los datos. En la tercera
sección se define el marcador de posición usado para indicar las posiciones de los datos. De forma predeterminada,
Access usa el carácter de subrayado (_). Si desea usar otro carácter, escríbalo en la tercera sección de la máscara.
De forma predeterminada, una posición sólo acepta un carácter o espacio.
En la anterior máscara de ejemplo, los usuarios deben escribir los números de teléfono con formato de EE.UU. La
máscara contiene dos caracteres de marcador de posición: 9 y 0. El 9 indica un dígito opcional (puede que no
siempre se especifique un código de área), mientras que el 0 indica un dígito obligatorio. El 0 de la segunda sección
almacena los caracteres de la máscara con los datos, por lo que los datos son más fáciles de leer. Por último, en la
tercera sección se especifica el guión (-) en vez del carácter de subrayado (_) como marcador de posición.
Diferencias entre las máscaras de entrada y los formatos de presentación
Cuando proceda, recuerde que puede definir primero las máscaras de entrada y, a continuación, aplicar otro
formato de presentación a los mismos datos. Por ejemplo, puede definir una máscara de entrada que obligue a los
usuarios a escribir las fechas con un formato europeo, como AAAA.MM.DD, y posteriormente aplicar un formato de
presentación que reorganice el año, el mes y el día. Por ejemplo, el formato de presentación Fecha mediana
representa las fechas como DD-MMM-AAAA, o bien, 24-ago-2006, independientemente de la máscara de entrada
original.
Por último, recuerde que las máscaras de entrada pueden interferir con los formatos de presentación, y viceversa.
Para obtener más información.

Escribir una máscara de entrada en un campo de tabla

En esta sección se explica cómo agregar una máscara de entrada a la propiedad Máscara de entrada de un campo
de tabla. Recuerde que las máscaras de entrada se pueden usar con los campos cuyo tipo de datos está establecido
en Texto, Fecha/Hora, Número (excepto Id. de réplica) y Moneda.
Agregar la máscara de entrada
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista
Diseño en el menú contextual.
Si la tabla no contiene un campo de texto, agregue uno.
En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione una fila en blanco, haga clic en la columna Tipo de
datos y, a continuación, seleccione Texto.
Guarde los cambios y realice los pasos siguientes.

En la sección inferior de la cuadrícula de diseño, en la ficha General, haga clic en el cuadro de la propiedad Máscara
de entrada.
Escriba la siguiente máscara de entrada tal como se muestra:
(999) 000-0000;0;_
Haga clic en Guardar. Observe que Access agrega varios caracteres a la máscara de entrada:
\(999") "000\-0000;0;_
En este caso, las barras diagonales inversas y las comillas dobles indican caracteres literales. La primera barra
diagonal inversa obliga a Access a mostrar el paréntesis de apertura. Los signos de dobles comillas obligan a Access
a mostrar el paréntesis de cierre y el espacio siguiente. La segunda barra diagonal inversa obliga a Access a mostrar
el guión que separa la primera y la segunda parte del número de teléfono. También se pueden sustituir las barras
diagonales inversas con signos de comillas dobles, como "("999") "000"-"0000. La ventaja de usar barras diagonales

259
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

inversas en vez de comillas (siempre que sea posible) reside en que las primeras ocupan menos espacio en el campo
de la propiedad Máscara de entrada.
Cambie a la vista Hoja de datos (haga clic con el botón secundario en la ficha de documento de la tabla abierta y
haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual) y siga los procedimientos que se detallan a continuación
para probar la máscara.

Probar una máscara de entrada

Coloque el cursor en el campo que contiene la máscara de entrada.

Observe que la máscara aparece únicamente después de seleccionar el campo.
Agregue números y letras a los espacios de la máscara.
Observe que la máscara sólo acepta números. Si intenta agregar letras, Access lo impide porque los marcadores de
posición 9 y 0 sólo admiten dígitos.
Quite un número de un espacio del cuerpo principal del número de teléfono y, a continuación, pruebe a mover el
cursor a otro campo o guarde el registro de otra forma.
Access mostrará un mensaje de error porque el marcador de posición 0 debe contener un dígito.

Plantéese lo siguiente:
¿Impedirá la máscara que los usuarios escriban datos necesarios? Por ejemplo, ¿los usuarios tendrán que escribir
alguna vez números de teléfono en el formato de otra región?
¿Interfiere la máscara de entrada con los formatos de presentación? Por ejemplo, cambie a la vista Diseño y, en la
propiedad Formato del campo que contiene la máscara de entrada, escriba esta cadena de formato: (&&&) @@@-
@@@@. Cuando examine el campo en la vista Hoja de datos, verá algo similar a esto: (425() 5) 55--1212.

Agregar una máscara de entrada a una consulta

Para obtener más información sobre cómo definir una máscara de entrada, haga clic en el cuadro de propiedad
Máscara de entrada y, a continuación, presione la tecla F1. Debe escribir manualmente la definición de la máscara
de entrada para los campos de tipo Número y Moneda.
Agregar la máscara de entrada
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la consulta que desee cambiar y haga clic en Vista
Diseño en el menú contextual.
En la cuadrícula de diseño de la consulta, coloque el puntero en la columna del campo que desee cambiar.
Puede colocar el cursor en cualquier fila de ese campo.
Presione F4 para abrir la hoja de propiedades del campo.
Bajo Propiedades del campo, en la ficha General, haga clic en el cuadro de propiedad Máscara de entrada y, a
continuación, siga uno de estos procedimientos:
Haga clic en Generar (...) para iniciar el Asistente para máscaras de entrada y, a continuación, siga las instrucciones
del asistente.
Haga clic en el campo Máscara de entrada y escriba la definición de la máscara de entrada.

Agregar una máscara de entrada a un control de un formulario o informe

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el formulario o informe que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Haga clic con el botón secundario en el control que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Propiedades en el
menú contextual.
Aparece la hoja de propiedades del control.
En la ficha Todas, haga clic en el cuadro de propiedad Máscara de entrada y, a continuación, siga uno de estos
procedimientos:
Haga clic en Generar (...) para iniciar el Asistente para máscaras de entrada y, a continuación, siga las instrucciones
del asistente.
Haga clic en el campo Máscara de entrada y escriba la definición de la máscara de entrada.

Referencia a los caracteres de máscaras de entrada

260
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En la tabla siguiente se muestran y se describen los marcadores de posición y los caracteres literales que se pueden
usar en una máscara de entrada.
Carácter Uso
0 Dígito. Se debe escribir un solo dígito en esta posición.
9 Dígito. Los dígitos en esta posición son opcionales.
# Se debe escribir un dígito, un espacio, un signo más o un signo menos en esta posición. Si se omite
esta posición, Access inserta un espacio en blanco.
L Letra. Se debe escribir una sola letra en esta posición.
? Letra. Las letras en esta posición son opcionales.
A Letra o dígito. Se debe escribir una sola letra o un solo dígito en esta posición.
a Letra o dígito. Las letras o dígitos en esta posición son opcionales.
& Cualquier carácter o espacio. Se debe escribir un solo carácter o un espacio en esta posición.
C Cualquier carácter o espacio. El uso de caracteres o espacios en esta posición es opcional.
.,:;-/ Marcadores de posición de decimales y millares, separadores de fecha y hora. El carácter que
seleccione depende de la configuración regional de Microsoft Windows.
> Todos los caracteres subsiguientes aparecen en mayúsculas.
< Todos los caracteres subsiguientes aparecen en minúsculas.
! Hace que la máscara de entrada se rellene de izquierda a derecha y no de derecha a izquierda.
\ Obliga a Access a mostrar el carácter que aparece inmediatamente detrás. Es lo mismo que incluir
un carácter entre comillas dobles.
"Texto Incluye todo el texto que deben ver los usuarios entre comillas dobles.
literal"
Contraseña En la vista Diseño de las tablas o los formularios, si se establece la propiedad Máscara de entrada en
Contraseña, se crea un cuadro de entrada de contraseña. Cuando el usuario escribe una contraseña
en el cuadro, Access almacena los caracteres pero muestra asteriscos (*).

Ejemplos de máscaras de entrada

Los ejemplos que figuran en la siguiente tabla muestran algunas formas en las que se pueden usar las máscaras de
entrada.
Esta máscara de Proporciona este s
entrada tipo de valor
(000) 000-0000 (206) 555-0199 En este caso, es preciso escribir un código de área porque en esa
sección de la máscara (000 entre paréntesis), se usa el marcador de
posición 0.
(999) 000-0000! (206) 555-0199 En este caso, en la sección de código de área se utiliza el marcador de
( ) 555-0199 posición 9, de manera que los códigos de área son opcionales.
Además, el signo de exclamación (!) hace que la máscara se rellene de
izquierda a derecha.
(000) AAA-AAAA (206) 555-TELE Permite sustituir los cuatro últimos dígitos de un número de teléfono
con formato de Estados Unidos por letras. Observe el uso del
marcador de posición 0 en la sección de código de área; por tanto, el
código de área es un carácter obligatorio.
#999 -20 Cualquier número positivo o negativo que no supere los cuatro
2000 caracteres y sin separador de millares ni posiciones decimales.
>L????L?000L0 VERDEVE339M3 Una combinación de letras obligatorias (L) y opcionales (?) y números
MAY R 452B7 obligatorios (0). El signo de mayor que obliga a los usuarios a escribir
todas las letras en mayúscula. Para usar una máscara de entrada como
ésta, se debe establecer el tipo de datos del campo de tabla en Texto
o Memo.
00000-9999 98115- Un código postal obligatorio y una sección opcional de cuatro dígitos
98115-3007 adicionales.
>L<?????????????? Cecilia Un nombre o apellido con la inicial automáticamente en mayúscula.
Cornejo
ISBN 0- ISBN 1-55615-507- Un número de libro con el texto literal, el primer y el último dígito
&&&&&&&&&-0 7 obligatorios y cualquier combinación de letras y caracteres entre esos
dígitos.
>LL00000-0000 DB51392-0493 Una combinación de letras y caracteres obligatorios, todos en
mayúsculas. Utilice este tipo de máscara de entrada para, por
ejemplo, ayudar a los usuarios a escribir números de pieza u otras
formas de inventario correctamente.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Crear un índice y utilizarlo para mejorar el rendimiento

Qué es un índice?

Un índice se puede utilizar para ayudar a Microsoft Office Access 2010 a buscar y ordenar registros con mayor
rapidez. Un índice almacena la ubicación de los registros basándose en el campo o campos que se decidan indizar.
Una vez que Access ha obtenido la ubicación en el índice, puede recuperar los datos al ir directamente a la
ubicación correcta. De esta forma, utilizar un índice puede ser mucho más rápido que buscar en todos los registros
para encontrar los datos.

Decidir los campos que se van a indizar

Es posible crear índices basados en un único campo o en varios. Es probable que desee indizar aquellos campos que
busca con frecuencia, que ordena y que combina con campos de otras tablas en consultas de varias tablas. Los
índices pueden acelerar las búsquedas y las consultas, aunque también pueden ralentizar el rendimiento cuando se
agregan o actualizan datos. Al especificar datos en una tabla que contiene uno o más campos indizados, Access
debe actualizar los índices cada vez que se agrega o modifica un registro. También es probable que la adición de
registros mediante una consulta de datos anexados o por medio de la anexión de registros importados sea más
lenta si la tabla de destino contiene índices.
La clave principal de una tabla se indiza automáticamente. Para obtener más información acerca de las claves
principales, vea los artículos de la sección Vea también.
No se puede indizar un campo cuyo tipo de datos sea Objeto OLE o Datos adjuntos. En los demás campos, considere
la posibilidad de indizar si se cumplen todas estas condiciones:
Si el tipo de datos del campo es Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Autonumérico, Moneda, Sí/No o Hipervínculo.
Si prevé que va a buscar valores almacenados en el campo.
Si prevé que va a ordenar valores del campo.
Si prevé que va a almacenar muchos valores distintos en el campo. Si muchos de los valores del campo son iguales,
puede que el índice no acelere las consultas de una forma significativa.
Índices de varios campos
Si cree que va a buscar u ordenar por dos o más campos a la vez con frecuencia, puede crear un índice para esa
combinación de campos. Por ejemplo, si suele establecer criterios para los campos Proveedor y NombreProducto en
la misma consulta, tiene sentido crear un índice de varios campos en ambos campos.
Si ordena una tabla por un índice de varios campos, Access ordena en primer lugar por el primer campo definido
para el índice. El usuario establece el orden de los campos al crear un índice de varios campos. Si hay registros con
valores duplicados en el primer campo, Access ordena a continuación por el segundo campo definido para el índice
y así sucesivamente.
En un índice de varios campos es posible incluir hasta 10 campos.

Crear un índice

Para crear un índice, primero es necesario decidir si se va a crear un índice de un solo campo o de varios campos.
Un índice de un solo campo se crea al establecer la propiedad Indizado. En la siguiente tabla se indican los posibles
valores de la propiedad Indizado.
Valor de la propiedad Indizado Significado
No No crear un índice en este campo (o eliminar el índice existente)
Sí (con duplicados) Crear un índice en este campo
Sí (sin duplicados) Crear un índice único en este campo
Si crea un índice único, Access no le permitirá especificar un valor nuevo en el campo si ese valor ya existe en el
mismo campo de otro registro. Access crea automáticamente un índice único para las claves principales, aunque
también es posible que desee prohibir valores duplicados en otros campos. Por ejemplo, puede crear un índice
único en un campo que almacene números de serie, de modo que no haya dos productos con el mismo número de
serie.
Para obtener más información acerca de las claves principales, haga clic en los vínculos de la sección Vea también.
Crear un índice de un solo campo
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el nombre de la tabla en la que
desea crear el índice y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Haga clic en el Nombre de campo del campo que desea indizar.
En Propiedades del campo, haga clic en la ficha General.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En la propiedad Indizado, haga clic en Sí (con duplicados) si desea permitir duplicados o en Sí (sin duplicados) para
crear un índice único.
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido o presione CTRL+G.
Crear un índice de varios campos
Para crear un índice de varios campos para una tabla, incluya una fila para cada campo del índice, así como el
nombre del índice únicamente en la primera fila. Access trata todas las filas como parte del mismo índice hasta que
llega a una fila que contiene otro nombre de índice. Para insertar una fila, haga clic con el botón secundario en la
ubicación en la que desea insertar la fila y, a continuación, haga clic en Insertar filas en el menú contextual.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el nombre de la tabla en la que desea crear el
índice y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Índices.
Aparece la ventana Índices. Modifique el tamaño de la ventana para que se vean algunas filas en blanco y las
propiedades de índice.
En la columna Nombre del índice, en la primera fila en blanco, escriba el nombre del índice. Puede utilizar el
nombre de uno de los campos del índice o cualquier otro nombre.
En la columna Nombre de campo, haga clic en la flecha y, a continuación, en el primer campo que desee utilizar
para el índice.
En la siguiente fila, deje en blanco la columna Nombre del índice y, a continuación, en la columna Nombre de
campo, haga clic en el segundo campo del índice. Repita este paso hasta que haya seleccionado todos los campos
que desee incluir en el índice.
El orden predeterminado es Ascendente.
Para cambiar el orden de los valores del campo, en la columna Criterio de ordenación de la ventana Índices, haga
clic en Ascendente o en Descendente.
En la ventana Índices, en Propiedades del índice, establezca las propiedades del índice para la fila en la columna
Nombre del índice que contiene el nombre del índice. Establezca las propiedades según la siguiente tabla.
Etiqueta Valor
Principal Si el valor es Sí, el índice es la clave principal.
Única Si el valor es Sí, todos los valores del índice deben ser únicos.
Ignorar Nulos Si el valor es Sí, los registros con un valor nulo de los campos indizados se excluyen del índice.
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido.
Método abreviado de teclado Presione CTRL+G.
Cierre la ventana Índices.

Eliminar un índice

Si descubre que un índice ya no es necesario o afecta demasiado al rendimiento, puede eliminarlo. Al eliminar un
índice, sólo quita este índice y no el campo o los campos en los que se basa.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el nombre de la tabla en la que se encuentra el
índice que desea eliminar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Índices.
Aparece la ventana Índices. Modifique el tamaño de la ventana para que se vean algunas filas en blanco y las
propiedades de índice.
En la ventana Índices, seleccione la fila o las filas que contienen el índice que desea eliminar y, a continuación,
presione SUPR.
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido.
Método abreviado de teclado Presione CTRL+G.
Cierre la ventana Índices.

Ver y modificar índices

Es posible que desee ver los índices de una tabla para evaluar su efecto sobre el rendimiento o para asegurarse de
que unos campos concretos estén indizados.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el nombre de la tabla en la que se encuentra el
índice que desea modificar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Índices.
Aparece la ventana Índices. Modifique el tamaño de la ventana para que se vean algunas filas en blanco y las
propiedades de índice.
Vea o modifique los índices y las propiedades de índice de modo que se ajusten a sus necesidades.
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido.
Método abreviado de teclado Presione CTRL+G.

263
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Cierre la ventana Índices.

Creación automática de índices

En algunos casos, Access crea índices para el usuario de forma automática. Por ejemplo, se crea un índice
automáticamente para cualquier campo o campos que se designen como una clave principal de la tabla.
Otra fuente de creación automática de índices es la opción Autoindizar al importar o crear del cuadro de diálogo
Opciones de Access. Access indiza de forma automática cualquier campo cuyo nombre comience o termine con los
caracteres especificados en el cuadro Autoindizar al importar o crear, como Id., clave, código o núm.. Para ver o
modificar el valor actual, siga estos pasos:

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
Haga clic en Diseñadores de objetos y, a continuación, en Diseño de la tabla, agregue, modifique o quite valores en
el cuadro Autoindizar al importar o crear. Utilice un punto y coma (;) para separar los valores.
Si el nombre de un campo comienza o termina con un valor de los que aparecen en el cuadro, el campo se indiza de
forma automática.
Haga clic en Aceptar.
Dado que cada índice adicional exige más trabajo por parte de Access, el rendimiento disminuye al agregar o
actualizar datos. Por lo tanto, es posible que desee valorar la modificación de los valores que aparecen en el cuadro
Autoindizar al importar o crear o la reducción del número de valores a fin de minimizar el número de índices
creados.

Obligar a insertar valores en un campo

Configurar la propiedad Requerido de un campo como Sí

En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
Seleccione el campo en el que desee obligar a insertar siempre algún valor.
En el panel de propiedades del campo, en la ficha General, configure la propiedad Requerido como Sí.

Si configura la propiedad Requerido como Sí en un campo de una tabla que ya contiene registros, Access le dará la
opción de controlar si el campo ya tiene valores en todos los registros ya creados. Independientemente de si acepta
o no esta opción, en los registros nuevos será obligatorio especificar un valor para el campo.

Crear un índice que no permita valores nulos en un campo mediante una consulta de definición de
datos

En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.

En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en la flecha en Ver y después en Vista SQL.
Elimine toda la instrucción SQL de la consulta.
Escriba o pegue la siguiente instrucción SQL en la consulta:
CREATE INDEX nombre_de_índice
ON tabla (campo) WITH DISALLOW NULL
En la instrucción SQL, reemplace las variables como se indica a continuación:
Reemplace nombre_de_índice con un nombre para el índice. Es una buena idea utilizar un nombre que le ayude a
determinar para qué es el índice. Por ejemplo, si el índice es para asegurarse de que en todos los registros esté
indicado un número de seguridad social, puede ponerle como nombre SSN_requerir.
Reemplace tabla con el nombre de la tabla que contiene el campo que se indexará. Si el nombre de la tabla tiene
espacios o caracteres especiales, debe incluirlo entre corchetes.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Reemplace campo con el nombre del campo que se indexará. Si el nombre de campo contiene espacios o caracteres
especiales, debe incluirlo entre corchetes.
Guarde y cierre la consulta.
Ejecute la consulta para crear el índice. Tenga en cuenta que puede ejecutar la consulta desde una macro mediante
la acción de macro EjecutarSQL.

Eliminar un campo

Cuando se elimina un campo de una consulta, otros objetos de la base de datos (por ejemplo los formularios) no
podrán usar la consulta como origen de datos para el campo eliminado. Sin embargo, dichos objetos todavía
pueden obtener acceso al campo usando como origen de datos la tabla u otra consulta que contenga el campo.
Cuando se elimina un campo de una tabla, éste ya no podrá ser utilizado por los objetos de la base de datos.
Antes de eliminar un campo, es recomendable usar el panel Dependencias del objeto para determinar si algún otro
objeto de la base de datos depende de la consulta o tabla de la que está eliminando el campo. Así podrá revisar el
efecto que tendrá la eliminación del campo sobre otros objetos de la base de datos y modificar el diseño de dichos
objetos según corresponda.

Revisar dependencias de objeto antes de eliminar un campo

En el panel de navegación, seleccione la consulta o tabla que contiene el campo que desea eliminar.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Dependencias del objeto.
El panel Dependencias del objeto muestra los objetos que dependen de la consulta o tabla seleccionada en el paso
1.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Si no ha utilizado el panel Dependencias del objeto recientemente, Access puede tardar un poco en presentar las
dependencias.
Para determinar si algún objeto utiliza el campo que se eliminará, en el panel Dependencias del objeto haga clic en
el vínculo que señala hacia ese objeto. Access presentará el panel Lista de campos correspondiente al objeto.

Eliminar un campo de una consulta

En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta y, a continuación, haga clic en Vista
Diseño.
En la cuadrícula de diseño de la consulta, seleccione el campo que desea eliminar y, a continuación, presione SUPR.
Cierre y guarde la consulta.

Eliminar un campo de una tabla

En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
En la cuadrícula de diseño de la tabla, seleccione el campo que desea eliminar y, a continuación, presione SUPR.
Cierre y guarde la tabla.

Referencia rápida de propiedades de campo

Tipos de datos
En la siguiente tabla se ofrece una lista de los tipos de datos disponibles en Microsoft Office Access 2010 junto a
algunas directrices de uso y la capacidad de almacenamiento de cada tipo.
Tipo de datos Uso Tamaño
Texto Para caracteres alfanuméricos, incluido texto, o texto y números, Hasta 255 caracteres
que no se utilicen en cálculos (por ejemplo, un Id. de producto).
Memo Para texto con una longitud de más de 255 caracteres o que Hasta 1 gigabyte de
utilice formato enriquecido. Los ejemplos incluyen s, caracteres o 2 gigabytes
descripciones extensas y párrafos con formato de texto, como de almacenamiento (2
negrita o cursiva. bytes por carácter), de lo
Use la propiedad Formato del texto de un campo Memo para que es posible mostrar
especificar si el campo es compatible con el texto con formato. 65.535 caracteres en
Establezca la propiedad Sólo anexar de un campo Memo en Sí cualquier control único.
para conservar versiones anteriores del valor del campo cuando El tamaño máximo de un
éste cambie. archivo de base de datos
de Office Access 2010 es 2
gigabytes.
Número Para almacenar valores numéricos (enteros o fraccionarios) que 1, 2, 4, 8 o 12 bytes (16
se van a utilizar en cálculos, excepto valores monetarios. bytes cuando se usa en un
Para los valores monetarios use el tipo de datos Moneda. Id. de réplica)
Para obtener más
información, vaya a la
entrada Número Tamaño
del campo de la tabla de
referencia de propiedades
de los campos.
Fecha/Hora Para almacenar valores de fecha y hora. Observe que cada valor 8 bytes
almacenado incluye un componente de fecha y uno de hora.
Moneda Para almacenar valores monetarios (moneda). 8 bytes
Autonumérico Para generar valores exclusivos que se puedan utilizar como clave 4 bytes (16 bytes cuando
principal que Access inserta cuando se agrega un registro. se utiliza en un Id. de
Observe que los campos Autonumérico pueden incrementarse réplica)
secuencialmente, en un incremento concreto o asignado
aleatoriamente.
Sí/No Para valores booleanos: Sí/No, Verdadero/Falso o 1 bit (0,125 bytes)
Activado/Desactivado.
Objeto OLE Para almacenar objetos OLE de otros programas de Microsoft Hasta 1 gigabyte
Windows.
Datos Para almacenar archivos binarios (es decir, archivos que no se Datos adjuntos

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

adjuntos pueden leer mediante un editor de texto), como imágenes comprimidos, 2 gigabytes.
digitales (fotos y gráficos) o archivos creados mediante otros Datos adjuntos sin
productos de Microsoft Office. comprimir,
En un campo Datos adjuntos es posible adjuntar más de un aproximadamente 700 kb,
archivo por registro. según la medida en que
puedan comprimirse los
datos adjuntos.
El tamaño máximo de un
archivo de base de datos
de Office Access 2010 es 2
gigabytes.
Hipervínculo Para almacenar hipervínculos, que proporcionan acceso con un Hasta 1 gigabyte de
solo clic a páginas Web mediante una dirección URL (localizador caracteres o 2 gigabytes
uniforme de recursos) o a archivos mediante un nombre en de almacenamiento (2
formato UNC (convención de nomenclatura universal). También bytes por carácter), de lo
se pueden establecer vínculos con objetos de Access que es posible mostrar
almacenados en una base de datos. 65.535 caracteres en
cualquier control único.
El tamaño máximo de un
archivo de base de datos
de Office Access 2010 es 2
gigabytes.
Asistente Para iniciar el Asistente para búsquedas a fin de poder crear un Si el campo de búsqueda
para campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor en está enlazado a una tabla
búsquedas otra tabla, consulta o lista de valores. Observe que en realidad el o consulta, es el tamaño
Asistente para búsquedas no es un tipo de datos. de la columna enlazada.
Si el campo de búsqueda
no está enlazado a otra
columna (y almacena una
lista de valores), es el
tamaño del campo Texto
utilizado para almacenar la
lista.
Ejemplos de detección automática del tipo de datos
Puede crear un nuevo campo en la vista Hoja de datos si escribe en una columna vacía. Office Access 2010 asigna
automáticamente un tipo de datos a cada campo que se crea de esta forma. En la siguiente tabla se muestra el
funcionamiento de la detección automática del tipo de datos.

Si escribe: Office Access 2010 crea un campo con el tipo de datos de:
Juan Texto
http://www.contoso.com Hipervínculo
Puede usar cualquier prefijo de protocolo de
Internet válido. Por ejemplo, http://, https:// y
mailto: son prefijos válidos.
1 Número, entero largo
50.000 Número, entero largo
50.000,99 Número, doble
50000,389 Número, doble
12/67 Fecha/Hora
Los formatos de fecha y hora reconocidos son los
de la configuración regional del usuario.
31 de diciembre de 2006 Fecha/Hora
10:50:23 Fecha/Hora
10:50 a.m. Fecha/Hora
17:50 Fecha/Hora
12,50 $ Moneda
El símbolo de moneda reconocido es el de la
configuración regional del usuario.
21,75 Número, doble
123,00% Número, doble
3,46E+03 Número, doble

267
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Además de determinar el tipo de datos, Access puede establecer de forma automática la propiedad Formato de un
nuevo campo, según lo que se escriba en dicho campo. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m. en el campo, Access
establece el tipo de datos en Fecha/Hora y la propiedad Formato en Hora mediana.

Propiedades de los campos

En la siguiente tabla se incluyen las propiedades de los campos y su disponibilidad y efectos por tipo de datos.
Para proporcionar más espacio en el que escribir o modificar el valor de una propiedad en el cuadro de la misma,
presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si está especificando una máscara de entrada o una expresión de
validación y desea obtener ayuda para crearla, haga clic en junto al cuadro de la propiedad a fin de mostrar la
herramienta generador adecuada.
Use esta propiedad Con estos tipos de Para…
de campo... datos...
Tamaño del campo Texto Establecer el tamaño máximo de los datos
Número almacenados como tipo de datos Texto, Número o
Autonumérico Autonumérico.
Más información acerca de los valores de la propiedad
para estos tipos de datos:
Texto
Especifique un valor entre 1 y 255. Los campos Texto
pueden oscilar entre 1 y 255 caracteres. En campos de
texto mayores, use el tipo de datos Memo.
En el caso de los datos de un campo Texto, Access no
reserva más espacio del necesario para alojar los
valores reales. La propiedad Tamaño del campo es el
tamaño máximo del valor del campo.
Número
Seleccione uno de los siguientes valores:
Byte : para enteros comprendidos entre 0 y 255. El
requisito de almacenamiento es un byte.
Entero : para enteros comprendidos entre -32.768 y
+32.767. El requisito de almacenamiento es dos bytes.
Entero largo : para enteros comprendidos entre -
2.147.483.648 y +2.147.483.647. El requisito de
almacenamiento es cuatro bytes.
SUGERENCIA Use el tipo de datos Entero largo cuando
cree una clave externa para relacionar un campo con el
campo de clave principal Autonumérico de otra tabla.
Simple : para valores numéricos de punto flotante
38 38
comprendidos entre -3,4 x 10 y +3,4 x 10 de hasta
siete dígitos significativos. El requisito de
almacenamiento es cuatro bytes.
Doble : para valores numéricos de punto flotante
308 308
comprendidos entre -1,797 x 10 y +1,797 x 10 de
hasta 15 dígitos significativos. El requisito de
almacenamiento es ocho bytes.
Id. de réplica : para almacenar un identificador único
global necesario para la réplica. El requisito de
almacenamiento es 16 bytes. Observe que la réplica no
se admite con el formato de archivo .accdb.
Decimal : para valores numéricos comprendidos entre -
27 27
9,999... x 10 u +9,999... x 10 . El requisito de
almacenamiento es 12 bytes.
Autonumérico
Seleccione uno de los siguientes valores:
Entero largo : para valores numéricos exclusivos
comprendidos entre 1 y +2.147.483.648 cuando la
propiedad Nuevos valores esté establecida en
Incrementalmente, y entre -2.147.483.648 y
+2.147.483.647 cuando la propiedad Nuevos valores
esté establecida en Aleatoriamente. El requisito de
almacenamiento es cuatro bytes.

268
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Id. de réplica : para almacenar un identificador único

global necesario para la réplica. El requisito de
almacenamiento es 16 bytes. Observe que la réplica no
se admite con el formato de archivo .accdb.
SUGERENCIA Para conseguir un rendimiento óptimo,
especifique siempre el Tamaño del campo más
pequeño que sea suficiente.
Formato Texto Personalizar la forma en que el campo aparece de
Memo forma predeterminada cuando se visualiza o se
Número imprime.
Fecha/Hora Más información acerca de los valores de la propiedad
Moneda para estos tipos de datos:
Autonumérico Texto
Sí/No Es posible definir un formato personalizado para un
Hipervínculo campo Texto. Para obtener más información, vea el
artículo Aplicar formato a datos de tablas.
Número
Seleccione uno de los siguientes valores:
Número general : muestra el número tal y como se
escribió.
Por ejemplo, 3456,789 se muestra como 3456,789.
Moneda : muestra el número mediante el separador
de miles y aplica los valores de Configuración regional y
de idioma del Panel de control para las cifras negativas,
los símbolos decimales y de moneda y las posiciones
decimales.
Por ejemplo, 3456,789 se muestra como 3.456,79 $.
Euro : muestra el número mediante el símbolo de
moneda Euro, independientemente del símbolo
especificado en Configuración regional y de idioma.
Por ejemplo, 3456,789 se muestra como 3.456,79 € y 3
456,789 se convierte en 3 456,79 €.
Fijo : muestra al menos un dígito y aplica los valores de
Configuración regional y de idioma del Panel de control
para las cifras negativas, los símbolos decimales y de
moneda y las posiciones decimales.
Por ejemplo, 3456,789 se muestra como 3456,79.
Estándar : muestra el número mediante el separador
de miles y aplica los valores de Configuración regional y
de idioma del Panel de control para las cifras negativas,
los símbolos decimales y las posiciones decimales. Este
formato no muestra un símbolo de moneda.
Por ejemplo, 3456,789 se muestra como 3.456,79.
Porcentaje : multiplica el valor por 100 y muestra el
número con un signo de porcentaje anexado al final.
Aplica los valores de Configuración regional y de
idioma del Panel de control para las cifras negativas,
los símbolos y las posiciones decimales.
Por ejemplo, 0,3456 se muestra como 35%.
Científico : muestra el valor en ción científica estándar.
Por ejemplo, 3456,789 se muestra como 3,46E+03.
Fecha/Hora
Seleccione uno de los siguientes formatos de
visualización predefinidos:
Fecha general : muestra el valor mediante una
combinación de los valores Fecha corta y Hora larga.
Fecha larga : muestra el valor mediante el valor Fecha
larga de Configuración regional y de idioma del Panel
de control.
Fecha mediana : muestra el valor mediante el formato
dd-mmm-aa (14-Jul-06, por ejemplo).
Fecha corta : muestra el valor mediante el valor Fecha

269
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

corta de Configuración regional y de idioma del Panel

de control.
Hora larga : muestra el valor mediante el valor Hora
larga de Configuración regional y de idioma del Panel
de control.
Hora mediana : muestra el valor mediante el formato
HH:MM p.m., donde HH representa la hora, MM
representa el minuto y p.m. representa a.m. o p.m. El
valor de hora puede oscilar entre 1 y 12, el de minuto
entre 0 y 59.
Hora corta : muestra el valor mediante el formato
HH:MM, donde HH es la hora y MM el minuto. La hora
puede oscilar entre 0 y 23 y el minuto entre 0 y 59.
Sí/No
Seleccione uno de los siguientes valores:
Verdadero/Falso : muestra el valor como Verdadero o
Falso.
Sí/No : muestra el valor como Sí o No.
Activado/Desactivado : muestra el valor como
Activado o Desactivado.
S
Verdadero=Sí=Activado
y
Falso=No=Desactivado
Posiciones decimales Número Especificar el número de posiciones decimales que se
Moneda va a usar a la hora mostrar números.
Nuevos valores Autonumérico Establecer si un campo Autonumérico se incrementa o
recibe un valor aleatorio cuando se agrega un nuevo
registro.
Máscara de entrada Texto Mostrar caracteres de edición para guiar la
Número especificación de datos.
Fecha/Hora
Moneda
Título Todos los tipos de Establecer el texto que aparece de forma
datos predeterminada en los rótulos de los formularios, los
informes y las consultas.
Valor predeterminado Texto Asignar de forma automática el valor especificado a un
Memo campo cuando se agregue un nuevo registro.
Número
Fecha/Hora
Moneda
Sí/No
Hipervínculo
Regla de validación Texto Proporcionar una expresión que debe ser verdadera
Memo para agregar o modificar el valor de este campo.
Número
Fecha/Hora
Moneda
Sí/No
Hipervínculo
Texto de validación Texto Especificar el texto que aparece cuando un valor
Memo escrito en este campo infringe la expresión del cuadro
Número Regla de validación.
Fecha/Hora
Moneda
Sí/No
Hipervínculo
Requerido Todos los tipos de Exigir que este campo contenga un valor en cada
datos excepto registro.
Autonumérico
Permitir longitud cero Texto Permitir la especificación (al establecerla en Sí) de una
Memo cadena de longitud cero ("") en un campo Texto o

270
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Hipervínculo Memo.
Indizado Texto Acelerar el acceso de lectura a los datos de este campo
Memo al crear y utilizar un índice.
Número Los campos Memo e Hipervínculo son compatibles con
Fecha/Hora los índices únicamente en los primeros 255 caracteres
Moneda del campo.
Autonumérico IMPORTANTE Un índice de un campo hace que las
Sí/No operaciones de anexión, eliminación y actualización
Hipervínculo tarden más, ya que el índice tiene que actualizarse para
reflejar los cambios.
Para obtener más información acerca de los índices,
vaya a la sección Vea también.
Compresión Unicode Texto Comprimir los datos de este campo cuando haya
Memo menos de 4.096 caracteres almacenados (siempre es
Hipervínculo verdadera en un campo Texto). No tiene ningún efecto
si hay más de 4.096 caracteres almacenados.
Modo IME Texto Controlar la conversión de caracteres en las versiones
Memo asiáticas de Windows.
Fecha/Hora
Hipervínculo
Modo de oraciones IME Texto Controlar la conversión de oraciones en las versiones
Memo asiáticas de Windows.
Fecha/Hora
Hipervínculo
Etiquetas inteligentes Texto Adjuntar una etiqueta inteligente (etiquetas
Memo inteligentes: datos reconocidos y etiquetados como
Número pertenecientes a un tipo determinado. Por ejemplo, un
Fecha/Hora nombre de una persona o el nombre de un destinatario
Moneda de correo electrónico de Microsoft Outlook reciente es
Autonumérico un tipo de datos que es posible reconocer y etiquetar
Hipervínculo con una etiqueta inteligente.) al campo.
Sólo anexar Memo Realizar un seguimiento del historial del valor del
Hipervínculo campo al establecer la propiedad en Sí.
ADVERTENCIA Si se cambia a No, se borra el historial
del valor del campo.
Más información sobre Sólo anexar
Cuando Sólo anexar se establece en Sí, Access realiza
un seguimiento de los cambios en los valores del
campo.
Para ver el historial de un campo Sólo anexar, haga clic
con el botón secundario en un valor del campo y, a
continuación, haga clic en Mostrar historial de
columna en el menú contextual. Access muestra un
historial de cambios en el valor del campo.
Formato del texto Memo Seleccionar Texto enriquecido para almacenar los
datos del campo como HTML y permitir la aplicación de
formato enriquecido. Seleccionar Texto sin formato
para almacenar únicamente texto.
Alineación del texto Todos los tipos de Especificar la alineación predeterminada del texto de
datos excepto un control.
Datos adjuntos
Mostrar el Selector de fecha Fecha/Hora Especificar si Access muestra un selector de fecha
(control de calendario) cuando los usuarios modifican
el valor de un campo.
Si utiliza una máscara de entrada para un campo de
fecha y hora, el control Selector de fecha no estará
disponible independientemente del modo en que
establezca esta propiedad.

Facilitar el uso de una base de datos personalizando y controlando el panel de exploración

271
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

El panel de exploración está situado a un lado de la pantalla y proporciona una interfaz para los objetos (objetos de
base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como tablas, consultas, formularios, informes,
páginas, macros y módulos. Un proyecto de Access contiene objetos como formularios, informes, páginas, macros y
módulos.) de la base de datos así como diversas características que le ayudan a personalizar la experiencia del
usuario.

En el panel de exploración, los elementos están organizados en grupos. Para elegir cómo se agrupan los elementos,
debe especificar una categoría, por ejemplo Tipo de objeto o Fecha de creación. En la ilustración anterior se
muestra el grupo Todos los objetos de Access de la categoría Tipo de objeto con algunos de los grupos de tipo de
objeto, como Tablas y Consultas, cerrados.
Categorías y grupos personalizados
También puede crear categorías personalizadas y grupos personalizados dentro de esas categorías. En los grupos
personalizados, puede crear accesos directos que apunten a los objetos de la base de datos.
Por ejemplo, suponga que tiene muchos informes en la base de datos y que ejecuta los informes con distinta
frecuencia, por ejemplo diariamente o trimestralmente. Puede crear una categoría Informes y, después, crear los
grupos Diariamente, Semanalmente, Mensualmente, Trimestralmente y Anualmente. En cada grupo, puede crear
accesos directos a los informes correspondientes.
Puede crear varios accesos directos a un objeto de la base de datos, cada uno de ellos en un grupo personalizado
diferente.
Mostrar u ocultar categorías y grupos
Puede usar el cuadro de diálogo Opciones de exploración para mostrar u ocultar algunas de las categorías y grupos
en el panel de exploración.
También puede usar acciones (acción: componente básico de una macro; instrucción independiente que se puede
combinar con otras acciones para automatizar tareas. A veces se denomina comando en otros lenguajes de
macros.) de macro para controlar la presentación de las categorías del panel de exploración cuando se abre una
base de datos en Access. Estas nuevas acciones de macro están disponibles en Microsoft Office Access 2010:
DefinirCategoríasMostradas Utilice esta acción para mostrar u ocultar una categoría. Puede mostrar u ocultar sólo
una categoría cada vez que utilice esta acción. Sin embargo, puede usar esta acción varias veces en una macro para
mostrar u ocultar categorías individuales según sea necesario.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

BloquearPanelDeExploración Utilice esta acción para bloquear el panel de exploración. Esto ayuda a impedir que
los usuarios agreguen, muevan o eliminen elementos por accidente en el panel de exploración.
El bloqueo del panel de exploración no impide que los usuarios copien los objetos de la base de datos en el
portapapeles.
Desplazarse a una categoría o grupo de forma automática al abrirse la base de datos
Puede usar la acción de macro DesplazarseA para desplazarse a una categoría o grupo. Si utiliza esta acción en la
macro autoexec, puede desplazarse automáticamente a una categoría o grupo cuando se abra la base de datos.
Deshabilitar la vista Diseño
Los elementos que se muestran en las categorías o grupos personalizados son en realidad accesos directos que
apuntan a los objetos de la base de datos.
Los accesos directos del panel de exploración tienen una propiedad Deshabilitar accesos directos de la vista Diseño
que se puede establecer. Haga clic con el botón secundario en el acceso directo, haga clic en Propiedades de objeto
o (para una tabla) en Propiedades de tabla en el menú contextual y, después, active la casilla de verificación
Deshabilitar accesos directos de la vista Diseño. Si esta propiedad está habilitada, el acceso directo no se puede usar
para abrir su objeto de destino en la vista Diseño o la vista Presentación. Por ejemplo, si habilita esta propiedad
para un acceso directo a un formulario, los usuarios no podrán cambiar el diseño o la presentación del formulario
mediante el acceso directo.
Ocultar objetos de la base de datos
Las categorías y grupos integrados en el panel de exploración no muestran accesos directos, sino objetos de base de
datos reales. Entre estos grupos se incluyen:
Todos los grupos de cualquier categoría integrada.
El grupo Objetos sin asignar de cualquier categoría personalizada.
Los objetos de la base de datos no tienen una propiedad Deshabilitar accesos directos de la vista Diseño. Puede
ocultar los objetos de la base de datos para ayudar a impedir los cambios de diseño y, después, proporcionar
accesos directos a ellos en las categorías y grupos personalizados.

Antes de empezar

Mediante una combinación de estas características, puede controlar de forma efectiva la organización del panel de
exploración para mejorar las posibilidades de uso. Sin embargo, estas características no impedirán que un usuario
malintencionado realice cambios de diseño no deseados en la base de datos. Además, estas características no
impedirán el acceso no autorizado a los datos. Tenga en cuenta lo siguiente:
Las características de uso se pueden omitir.
Si utiliza una macro para controlar y bloquear el panel de exploración, recuerde que los usuarios pueden
deshabilitar la macro al inicio manteniendo presionada la tecla MAYÚS.
Aunque los accesos directos del panel de exploración tienen una propiedad Deshabilitar accesos directos de la vista
Diseño, los objetos de la base de datos no la tienen. Puede ocultar las categorías y grupos que contienen objetos de
base de datos y puede ocultar los objetos en sí, pero los usuarios pueden mostrarlos.
Céntrese en el usuario.
Cuando planee y diseñe el sistema de exploración de una base de datos, trabaje con las personas que la utilizarán. Si
esto no es posible, centre el proceso de diseño en las necesidades de estos usuarios.
En función de los recursos, considere la posibilidad de usar grupos de enfoque para el planeamiento y realizar
pruebas de uso durante el diseño.
La seguridad no es el objetivo.
El objetivo de implementar estas características para controlar el panel de exploración debe ser mejorar las
posibilidades de uso de una base de datos. Estas características no se han diseñado para proteger una base de
datos.
Para obtener más información sobre las formas de proteger una base de datos.

Personalizar el panel de exploración

Puede usar el cuadro de diálogo Opciones de exploración para personalizar el panel de exploración.

273
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

El proceso consta de los siguientes pasos generales:

Crear una categoría personalizada. Access proporciona una categoría personalizada predefinida: Personalizado.
Puede cambiar el nombre de dicha categoría y agregar o quitar grupos según sus necesidades. También puede crear
nuevas categorías personalizadas.
Crear un grupo personalizado. Después de crear una categoría, debe crear uno o varios grupos personalizados para
la nueva categoría.
Asignar objetos al grupo personalizado creando accesos directos. En el panel de exploración, debe arrastrar o copiar
y pegar los objetos de base de datos que desee asignar al grupo personalizado. Debe arrastrar o copiar los objetos
de un grupo especial de la nueva categoría llamado Objetos sin asignar, creado por Access cuando se crea una
categoría personalizada.

Cuando se agrega un objeto de base de datos del grupo Objetos sin asignar al grupo personalizado, Access crea un
acceso directo a dicho objeto. El objeto en sí no se mueve ni se copia.
Si cambia el nombre de un acceso directo de un grupo personalizado o lo elimina, los cambios no afectan al objeto
real, sólo afectan al acceso directo.
Puede crear todos los accesos directos a un objeto de base de datos que desee. Cada grupo debe tener sólo un
acceso directo a un objeto de base de datos determinado.
Mostrar u ocultar grupos u objetos de una categoría personalizada. Después de llenar el grupo o los grupos
personalizados, puede ocultar el grupo Objetos sin asignar y cualquier otro grupo que no desee mostrar. También
puede ocultar los objetos individuales.
Asimismo, puede usar la acción de macro DefinirCategoríasMostradas para mostrar u ocultar una categoría.
Mediante una macro, puede mostrar u ocultar categorías con independencia de la configuración del cuadro de
diálogo Opciones de exploración. Para obtener más información.
Crear una categoría personalizada
Haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de exploración y, a continuación, haga
clic en Opciones de exploración.
En el cuadro de diálogo Opciones de exploración, en la lista Categorías, haga clic en Agregar elemento.
Aparece una nueva categoría en la lista. En esta ilustración se muestra una nueva categoría personalizada.

Escriba un nombre para la nueva categoría y presione ENTRAR.

Sugerencia Intente crear un nombre que tenga sentido para los usuarios de la base de datos. Después de crearlo,
observe que el título de la lista de la derecha cambia para reflejar dicho nombre. Por ejemplo, si el nombre de la
nueva categoría es Mi panel de control, el título que se lee en la lista de la derecha es Grupos de "Mi panel de
control". Además, observe que la lista contiene un grupo denominado Objetos sin asignar. Access crea este grupo

274
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

de forma predeterminada. Este grupo contiene todos los objetos de la base de datos y los objetos se usan para
llenar el grupo personalizado.
Después de crear la categoría personalizada, debe crear uno o varios grupos para ella. Puede crear todos los grupos
que necesite. Mantenga abierto el cuadro de diálogo Opciones de exploración y lleve a cabo los pasos siguientes.
Crear un grupo personalizado
En la lista Grupos de "Nombre del grupo", haga clic en Agregar grupo y, a continuación, escriba un nombre para el
grupo. Puede repetir este proceso tantas veces como sea necesario. Por ejemplo, Mi panel de control puede
contener tres grupos: Formularios de entrada de datos, Informes y Consultas. Las necesidades de los usuarios o sus
propias preferencias deben determinar los grupos que agregue.
Deje activada la casilla de verificación situada junto a Objetos sin asignar y, después, haga clic en Aceptar.
Access cierra el cuadro de diálogo Opciones de exploración y agrega el nuevo grupo personalizado al panel de
exploración, pero todavía no se puede ver el nuevo grupo.
Vaya al siguiente conjunto de pasos para hacer visible el nuevo grupo y agregar objetos al grupo.
Si sólo desea agregar un elemento a un nuevo grupo personalizado, haga clic con el botón secundario en el
elemento y, después, en el menú contextual, seleccione Agregar al grupo y haga clic en Nuevo grupo.
Asignar objetos al grupo personalizado creando accesos directos
Haga clic en el menú situado en la parte superior del panel de exploración y, en la sección superior del menú, haga
clic en la nueva categoría.
El grupo o los grupos que creó para la categoría aparecen en la sección inferior del menú, junto con el grupo
Objetos sin asignar.
Arrastre elementos del grupo Objetos sin asignar a un grupo personalizado.
Para mover varios elementos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los elementos y,
después, arrastre los elementos a un grupo personalizado.
Mostrar u ocultar grupos y objetos de una categoría personalizada
Puede ocultar algunos o todos los grupos de una categoría personalizada y algunos o todos los objetos de un grupo.
Recuerde estos hechos a la hora de continuar:
Access ofrece dos formas de ocultar elementos. Puede usar comandos que se proporcionan en el panel de
exploración para ocultar un acceso directo de un grupo o puede establecer la propiedad Oculto de un objeto de
base de datos para ocultar los accesos directos al objeto en todos los grupos y categorías de la base de datos
abierta, incluidas las categorías y grupos integrados.
Puede hacer completamente invisibles los objetos y grupos ocultos o puede mostrarlos en el panel de exploración
como iconos atenuados no disponibles. Para ello, debe activar o desactivar la casilla de verificación Mostrar objetos
ocultos del cuadro de diálogo Opciones de exploración. Esa casilla se utiliza también cuando es necesario mostrar o
restaurar un grupo o un objeto.
Los pasos de las siguientes secciones explican cómo realizar cada tarea.
Ocultar un grupo de una categoría
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la barra de título del grupo que desee ocultar y, a
continuación, haga clic en Ocultar.
También puede ocultar un grupo mediante el cuadro de diálogo Opciones de exploración. Abra el cuadro de diálogo
(vea los pasos de la siguiente sección si no conoce el procedimiento) y, en la lista Grupos de "categoría", desactive la
casilla de verificación situada junto al grupo que desee ocultar.
Restaurar un grupo oculto en una categoría
Haga clic con el botón secundario en la barra de menús de la parte superior del panel de exploración y, después,
haga clic en Opciones de exploración en el menú contextual.
En la lista Categorías, seleccione la categoría que contiene el grupo oculto.
En la lista Grupos de "categoría", active la casilla de verificación situada junto al grupo oculto.
Haga clic en Aceptar.
Ocultar un acceso directo o un objeto sólo en su grupo
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el acceso directo o el objeto, y después haga clic en
Ocultar en este grupo.
Este comando no está disponible para los objetos del grupo Objetos sin asignar de una categoría personalizada.
Ocultar un objeto en todas las categorías y grupos
Haga clic con el botón secundario en el objeto que desee ocultar y, después, haga clic en Propiedades de objeto o
(para una tabla) Propiedades de tabla en el menú contextual.
Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de nombre_del_objeto y Access anexa el nombre del objeto al título del
cuadro de diálogo. Por ejemplo, si abre un formulario llamado Pedidos, en el título del cuadro de diálogo se
mostrará Propiedades de Pedidos. En la siguiente ilustración se muestra el cuadro de diálogo.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Active la casilla de verificación Oculto.

Haga clic en Aceptar.
Restaurar (mostrar) un objeto oculto
Haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de exploración y, después, haga clic en
Opciones de exploración en el menú contextual.
En Opciones de presentación, active la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos.
Haga clic en Aceptar y vuelva al panel de exploración.
En el panel se muestra un icono atenuado para todos los objetos ocultos.
Siga uno de estos procedimientos:
Si ocultó un acceso directo en un grupo, haga clic con el botón secundario en el acceso directo y, después, haga clic
en Mostrar en este grupo.
Si ocultó un objeto en todas las categorías y grupos estableciendo la propiedad Oculto, haga clic con el botón
secundario en el objeto, haga clic en Propiedades de objeto o (para una tabla) Propiedades de tabla y, después,
desactive la casilla de verificación Oculto.
Quitar y restaurar accesos directos en los grupos personalizados
Los grupos personalizados pueden cambiar con el tiempo, al cambiar las demandas de los usuarios y la empresa.
Puede agregar o quitar los accesos directos en un grupo en cualquier momento.
Quitar un acceso directo de un grupo personalizado
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el acceso directo que desee quitar y, a
continuación, haga clic en Quitar.
Restaurar un acceso directo en un grupo personalizado
Si el grupo Objetos sin asignar está oculto, muéstrelo.

Haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de exploración y haga clic en Opciones
de exploración en el menú contextual.
En el panel Grupos de "categoría", active la casilla de verificación situada junto a Objetos sin asignar.

Según sea necesario, arrastre o copie y pegue el objeto que desee del grupo Objetos sin asignar en el grupo
personalizado.
Cambiar el nombre de un acceso directo de un grupo personalizado
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el acceso directo que desee cambiar de nombre y,
después, haga clic en Cambiar nombre de acceso directo.
Escriba el nuevo nombre del acceso directo y presione ENTRAR.

Controlar el panel de exploración con una macro

Para controlar el panel de exploración con una macro, puede crear una macro que se ejecute cuando se
abra la base de datos y, después, agregar acciones a ella.
Puede mostrar u ocultar categorías de forma selectiva y puede bloquear el panel de exploración para
impedir que otros usuarios muevan o eliminen por accidente los accesos directos, objetos, grupos o
categorías. También puede desplazarse hasta una categoría o grupo para que se muestre cuando se
abra la base de datos.
Como alternativa, puede ocultar el panel de exploración durante una sesión de base de datos.
Utilizar acciones de macro para controlar lo que se muestra en el panel de exploración
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha
situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Si la base de datos ya tiene una macro llamada autoexec, no es necesario crear una macro nueva. Agregue las
acciones de macro que se describen en este procedimiento a la macro autoexec existente.
En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Mostrar todas las acciones.
En la cuadrícula de diseño de la macro, en Acción, haga clic en la flecha de la primera celda vacía.
En la lista, seleccione DefinirCategoríasMostradas.
Debajo de la cuadrícula de diseño, en el panel Argumentos de acción, haga clic en la flecha del cuadro Categoría y,
después, haga clic en el nombre de la categoría que desee mostrar u ocultar.
Justo encima del argumento Categoría, haga clic en la flecha del cuadro Mostrar y elija una opción. Elija Sí si desea
que la categoría se muestre en el panel de exploración. Elija No si no desea que la categoría se muestre en el panel
de exploración.
Repita los pasos del 3 al 6 para cada categoría que desee controlar con la macro.
En la cuadrícula de diseño de la macro, en Acción, haga clic en la flecha de la primera celda vacía.
En la lista, seleccione BloquearPanelDeExploración.
Debajo de la cuadrícula de diseño, en el panel Argumentos de acción, elija un valor para el argumento Bloquear.
Elija Sí para bloquear el panel de exploración.
Presione CTRL+G para guardar la macro. Asigne a la macro el nombre autoexec para indicar a Access que la macro
se debe ejecutar al abrirse la base de datos.
Usar una acción de macro para desplazarse a una categoría o grupo
Sugerencia Puede usar esta acción de macro en cualquier momento, no sólo al abrirse la base de datos.
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha
situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.
Si la base de datos ya tiene una macro llamada autoexec, no es necesario crear una macro nueva. Agregue las
acciones de macro que se describen en este procedimiento a la macro autoexec existente.
En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Mostrar todas las acciones.
En la cuadrícula de diseño de la macro, en Acción, haga clic en la flecha de la primera celda vacía.
En la lista, seleccione DesplazarseA.
Debajo de la cuadrícula de diseño, en el panel Argumentos de acción, haga clic en la flecha del cuadro Categoría y,
después, haga clic en el nombre de la categoría a la que desee desplazarse.
Si desea desplazarse a un grupo específico de la categoría, haga clic en la flecha del cuadro Grupo y, a continuación,
haga clic en el nombre del grupo al que desee desplazarse.
Presione CTRL+G para guardar la macro. Asigne a la macro el nombre autoexec para indicar a Access que la macro
se debe ejecutar al abrirse la base de datos.
Usar una acción de macro para ocultar el panel de exploración
Si prefiere crear su propio sistema de exploración, puede ocultar el panel de exploración mediante la acción de
macro EjecutarComando y el argumento OcultarVentana. Al ejecutar esta acción de macro con este argumento se
oculta el panel de exploración durante la sesión actual de base de datos.
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha
situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.
Si la base de datos ya tiene una macro llamada autoexec, no es necesario crear una macro nueva. Agregue las
acciones de macro que se describen en este procedimiento a la macro autoexec existente.
En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Mostrar todas las acciones.
En la cuadrícula de diseño de la macro, en Acción, haga clic en la flecha de la primera celda vacía.
En la lista, seleccione EjecutarComando.
Debajo de la cuadrícula de diseño, en el panel Argumentos de acción, haga clic en la flecha del cuadro Comando y,
después, haga clic en OcultarVentana.
Presione CTRL+G para guardar la macro. Asigne a la macro el nombre autoexec para indicar a Access que la macro
se debe ejecutar al abrirse la base de datos.
También puede activar o desactivar la presentación del panel de exploración mediante la casilla de verificación
Mostrar panel de exploración del cuadro de diálogo Opciones de Access. Si utiliza la acción de macro
EjecutarComando con el argumento OcultarVentana, se ocultará el panel de exploración tanto si la casilla de
verificación Mostrar panel de exploración está activada como desactivada.

Deshabilitar la vista Diseño para un elemento

En el panel de exploración, puede establecer la propiedad Deshabilitar accesos directos de la vista Diseño de un
acceso directo para controlar si los usuarios pueden usar el acceso directo para abrir el objeto de destino en la vista
Diseño o la vista Presentación.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el acceso directo para el que desee deshabilitar la
vista Diseño y, después, haga clic en Propiedades de objeto o (para una tabla) Propiedades de tabla.
En el cuadro de diálogo Propiedades de nombre_de_objeto, active la casilla de verificación Deshabilitar accesos
directos de la vista Diseño.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Ocultar un objeto de base de datos

Haga clic con el botón secundario en el objeto que desee ocultar y, después, haga clic en Propiedades de objeto o
(para una tabla) Propiedades de tabla.
Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de nombre_del_objeto y Access anexa el nombre del objeto al título del
cuadro de diálogo. Por ejemplo, si abre un formulario llamado Pedidos, en el título del cuadro de diálogo se
mostrará Propiedades de Pedidos. En la siguiente ilustración se muestra el cuadro de diálogo.

Active la casilla de verificación Oculto.

Haga clic en Aceptar.
Restaurar (mostrar) un objeto oculto
Haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de exploración y haga clic en Opciones
de exploración en el menú contextual.
En Opciones de presentación, active la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos.
Haga clic en Aceptar y vuelva al panel de exploración. En el panel se muestra un icono atenuado para todos los
objetos ocultos.
Siga uno de estos procedimientos:
Si ocultó un acceso directo o un objeto en un grupo, haga clic con el botón secundario en el objeto y, después, haga
clic en Mostrar en este grupo.
Si ocultó un objeto en todas las categorías y grupos estableciendo la propiedad Oculto, haga clic con el botón
secundario en el objeto, haga clic en Propiedades de vista y, después, desactive la casilla de verificación Oculto.

Impedir valores duplicados en un campo

Configurar la propiedad Indexado de un campo como Sí (sin duplicados)

En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla que contiene el campo y, a continuación,
haga clic en Vista Diseño.
Seleccione el campo al que desee imponer la condición de que no tenga valores duplicados.
En el panel de propiedades del campo, en la ficha General, configure la propiedad Indexado como Sí (sin
duplicados).

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Crear un índice único para un campo mediante una consulta de definición de datos

, En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.

En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en la flecha en Ver y después en Vista SQL.
Elimine toda la instrucción SQL de la consulta.
Escriba o pegue la siguiente instrucción SQL en la consulta:
CREATE UNIQUE INDEX nombre_de_índice
ON tabla (campo)
En la instrucción SQL, reemplace las variables como se indica a continuación:
Reemplace nombre_de_índice con un nombre para el índice. Es una buena idea utilizar un nombre que le ayude a
determinar para qué es el índice. Por ejemplo, si el índice es para asegurarse de que los números de seguridad
social sean únicos, puede ponerle como nombre SSN_únicos.
Reemplace tabla con el nombre de la tabla que contiene el campo que se indexará. Si el nombre de la tabla tiene
espacios o caracteres especiales, debe incluirlo entre corchetes.
Reemplace campo con el nombre del campo que se indexará. Si el nombre de campo contiene espacios o caracteres
especiales, debe incluirlo entre corchetes.
Guarde y cierre la consulta.
Ejecute la consulta para crear el índice. Tenga en cuenta que puede ejecutar la consulta desde una macro mediante
la acción de macro EjecutarSQL. Para obtener más información.

Introducción a los tipos de datos y las propiedades de los campos

Introducción
Todos los campos (campo: elemento de una tabla que contiene un elemento de información específico, como un
apellido. Un campo Tratamiento puede contener Don o Doña. Las bases de datos como Microsoft SQL Server hacen
referencia a los campos como columnas.) de una tabla tienen propiedades. Éstas definen las características y el
comportamiento del campo. La propiedad más importante de un campo es su tipo de datos. El tipo de datos de un
campo determina la clase de datos que va a poder almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos sea Texto
podrá almacenar datos que se compongan de caracteres de texto o numéricos, mientras que un campo cuyo tipo de
datos sea Número sólo podrá almacenar datos numéricos.
El tipo de datos de un campo determina otras muchas cualidades importantes del mismo, como:
La forma de usar el campo en expresiones.
El tamaño máximo de un valor del campo.
Si el campo se puede indizar.
Los formatos que se pueden usar con el campo.
Cuando se crea un nuevo campo en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de
base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño,
puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.), se especifica su tipo de
datos y, de forma opcional, sus demás propiedades.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Tabla Contactos abierta en la vista Diseño

1. Tipo de datos
2. Propiedades de campo

Cuando se crea un campo en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla,
formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos,
puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.), su tipo de datos se define automáticamente. Si crea un
campo en esta vista mediante una plantilla de campo o un campo existente de otra tabla, el tipo de datos ya está
definido en la plantilla o en la otra tabla. Si crea un campo mediante la especificación de datos en la vista Hoja de
datos, Microsoft Office Access asigna un tipo de datos a dicho campo basándose en los valores que escriba. Si
escribe valores de distintos tipos de datos, Access puede pedirle que tome una decisión sobre el tipo de datos.
En la vista Hoja de datos podrá cambiar el tipo de datos del campo y sus propiedades Formato, Indizado y
Requerido.

Tabla Contactos abierta en la vista Hoja de datos

1. Cree un campo al especificar datos en una columna vacía.
2. Ajuste el tipo de datos del campo y otras propiedades del mismo mediante la ficha Hoja de datos de la
cinta de opciones.

Tipos de datos

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Imagínese un tipo de datos de un campo como un conjunto de cualidades que se aplica a todos los valores incluidos
en el campo y que determina la clase de datos que pueden ser esos valores. Por ejemplo, los valores almacenados
en un campo Texto sólo pueden contener letras, números y un conjunto limitado de caracteres de puntuación.
Además, un campo Texto puede contener un máximo de 255 caracteres.
En Access existen diez tipos de datos distintos:
Datos adjuntos , como fotos digitales. En cada registro es posible adjuntar varios archivos. Este tipo de datos no
estaba disponible en versiones anteriores de Access.
Autonumérico Números que se generan automáticamente para cada registro.
Moneda Valores monetarios.
Fecha/Hora Fechas y horas.
Hipervínculo Hipervínculos, como direcciones de correo electrónico.
Memo Bloques de texto largos y texto que emplean formato de texto. Una utilidad típica de un campo Memo sería
una descripción de producto detallada.
Número Valores numéricos, como distancias. Tenga en cuenta que existe un tipo de datos independiente para la
moneda.
Objeto OLE Objetos OLE (objeto OLE: objeto que admite el protocolo OLE para la vinculación e incrustación de
objetos. Un objeto OLE de un servidor OLE (por ejemplo, una imagen de Paint de Windows o una hoja de cálculo de
Microsoft Excel), se puede vincular o incrustar en un campo, formulario o informe.), como documentos de Word.
Texto Valores alfanuméricos cortos, como un apellido o una dirección.
Sí/No Valores booleanos.
Sugerencia En ocasiones, puede parecer que los datos de un campo son de un tipo, aunque en realidad son de
otro. Por ejemplo, puede parecer que un campo contiene valores numéricos, cuando en realidad se trata de valores
de texto, como números de habitaciones. A menudo podrá utilizar una expresión para comparar o convertir valores
de distintos tipos de datos.
Campos de búsqueda
En el Asistente para búsquedas podrá establecer el tipo de datos de un campo. Con esto se inicia el Asistente para
búsquedas, que ayuda a crear un campo de búsqueda. Un campo de búsqueda muestra una lista de valores
recuperada de una tabla o consulta o un conjunto estático de valores que se ha especificado al crear el campo.
En el Asistente para búsquedas podrá especificar una lista estática de valores o un origen para los valores que desea
recuperar, por ejemplo un campo de una tabla. El tipo de datos de un campo de búsqueda es Texto o Número,
según las opciones seleccionadas en el asistente.
Los campos de búsqueda tienen un conjunto adicional de propiedades de campo, que se encuentra en la ficha
Búsqueda del panel Propiedades del campo.
En la sección Vea también encontrará vínculos a más información acerca de los campos de búsqueda.
Propiedades de los campos
Después de crear un campo y de establecer su tipo de datos, podrá establecer otras propiedades. El tipo de datos
del campo determina las otras propiedades que se pueden establecer. Por ejemplo, es posible controlar el tamaño
de un campo Texto si se establece su propiedad Tamaño del campo.
En los campos Número y Moneda, la propiedad Tamaño del campo cobra una especial importancia, ya que
determina el rango de valores del campo. Por ejemplo, un campo Número de un bit sólo puede almacenar enteros
comprendidos entre 0 y 255.
La propiedad Tamaño del campo también determina la cantidad de espacio en disco que necesita cada valor del
campo Número. Según el tamaño del campo, el número puede ocupar exactamente 1, 2, 4, 8, 12 o 16 bytes.
Los campos Texto y Memo tienen tamaños de valor de campo variables. En el caso de estos tipos de datos, Tamaño
del campo establece el espacio máximo disponible para cualquier valor.
Encontrará más información acerca de las propiedades de los campos y su comportamiento con los distintos tipos
de datos en la sección Referencia de tipos de datos de este artículo.
Tipos de datos de relaciones y combinaciones
Una relación de tabla es una asociación que se establece entre campos comunes (columnas) de dos tablas. Puede
ser uno a uno (relación uno a uno: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro
de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de un registro, y sólo uno, de
la tabla relacionada.), uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave
principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de
varios registros de la tabla relacionada.) o varios a varios (relación varios a varios: asociación entre dos tablas en las
que un registro de una tabla se puede relacionar con varios registros de la otra tabla. Para establecer una, cree una
tercera tabla y agregue los campos de clave principal de las otras dos tablas a esta tabla.).
Una combinación es una operación SQL que combina datos de dos orígenes en un registro de un conjunto de
registros (conjunto de registros: nombre colectivo dado a los objetos Recordset de tipo Table, Dynaset y Snapshot,
que son conjuntos de registros que se comportan como objetos.) de consulta basándose en los valores de un campo
especificado que los orígenes tienen en común. Una combinación puede ser una combinación interna (combinación
interna: combinación donde los registros de dos tablas se combinan en el resultado de una consulta sólo si los
valores de los campos combinados cumplen la condición especificada. En una consulta, la combinación

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

predeterminada es una combinación interna que selecciona registros sólo si coinciden los valores de los campos
combinados.), una combinación externa izquierda (combinación externa izquierda: combinación externa en la que
todos los registros del lado izquierdo de la operación LEFT JOIN de la instrucción SQL de la consulta se agregan a los
resultados de la consulta, aunque no haya valores coincidentes en el campo combinado de la tabla de la derecha.) o
una combinación externa derecha (combinación externa derecha: combinación externa en la que todos los registros
del lado derecho de la operación RIGHT JOIN de la instrucción SQL de la consulta se agregan a los resultados de la
consulta, aunque no haya valores coincidentes en el campo combinado de la tabla de la izquierda.).
Cuando se crea una relación de tabla o se agrega una combinación a una consulta, los campos que se conecten
deben ser del mismo tipo de datos o de tipos compatibles. Por ejemplo, no es posible crear una combinación entre
un campo Número y un campo Texto, aun cuando los valores de dichos campos coincidan.
En una relación o una combinación, los campos establecidos en el tipo de datos Autonumérico son compatibles con
los campos establecidos en Número siempre que la propiedad Tamaño del campo del segundo sea Entero largo.
Sugerencia En una consulta, a veces se puede utilizar el operador Como en un criterio de campo a fin de comparar
campos con tipos de datos no compatibles.
No es posible cambiar el tipo de datos ni la propiedad Tamaño del campo de un campo implicado en una relación de
tabla. Se puede eliminar dicha relación de forma temporal a fin de modificar la propiedad Tamaño del campo, pero
si se cambia el tipo de datos, no será posible volver a crear la relación sin que se modifique además en primer lugar
el tipo de datos del campo relacionado.
En la sección Vea también encontrará más información acerca de las relaciones de tabla o las combinaciones.

Referencia de tipos de datos

En la siguiente sección se incluye información detallada acerca de los tipos de datos, su finalidad y su
funcionamiento.

Datos adjuntos
Autonumérico
Moneda
Fecha/Hora
Hipervínculo
Memo
Número
Objeto OLE
Texto
Sí/No

Datos adjuntos
Finalidad Use un campo de datos adjuntos para adjuntar varios archivos, como imágenes, a un registro.
Imagine que tiene una base de datos de contactos laborales. Puede utilizar un campo de datos adjuntos para
adjuntar una fotografía de cada contacto y uno o varios currículos al mismo campo de ese registro.
En algunos tipos de archivo, Access comprime los datos adjuntos a medida que se agregan.

Al asociar cualquiera de los siguientes tipos de archivo, Access comprime el archivo.

Mapas de bits, como archivos .bmp
Metarchivos de Windows, incluidos archivos .emf
Archivos de formato de archivo intercambiable (archivos .exif)
Iconos
Archivos de formato TIFF

Es posible adjuntar muchos tipos distintos de archivos a un registro, aunque algunos que pueden plantear riesgos
de seguridad se bloquean. Como norma general, es posible adjuntar cualquier archivo creado en uno de los
programas de 2010 Microsoft Office system. También se pueden adjuntar archivos de registro (.log), archivos de
texto (.text, .txt) y archivos .zip comprimidos. Para consultar una lista de formatos de archivo de imagen
compatibles, vea la siguiente tabla de esta sección.

Access bloquea los siguientes tipos de archivos adjuntos.

.ade .ins .mda .scr
.adp .isp .mdb .sct
.app .its .mde .shb
.asp .js .mdt .shs
.bas .jse .mdw .tmp
.bat .ksh .mdz .url
.cer .lnk .msc .vb

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

.chm .mad .msi .vbe

.cmd .maf .msp .vbs
.com .mag .mst .vsmacros
.cpl .mam .ops .vss
.crt .maq .pcd .vst
.csh .mar .pif .vsw
.exe .mas .prf .ws
.fxp .mat .prg .wsc
.hlp .mau .pst .wsf
.hta .mav .reg .wsh
.inf .maw .scf

Propiedades de campo compatibles

Propiedad Uso
Título Texto de la etiqueta que se muestra de forma predeterminada en los formularios,
informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se utiliza el nombre del campo.
Se permite cualquier cadena de texto.
Sugerencia Los títulos eficaces suelen ser breves.
Requerido Exige que cada registro cuente con al menos un archivo de datos adjuntos para el
campo.
Formatos de archivo de imagen compatibles
Access admite los siguientes formatos de archivo gráfico sin necesidad de instalar software adicional en el equipo.
Formato de archivo intercambiable (archivos .exif)
Formato de intercambio de gráficos (archivos .gif)
Formato JPEG (archivos .jpe, .jpeg y .jpg)
Formato TIFF (archivos .tif y .tiff)
Gráficos de red portátiles (archivos .png)
Icono (archivos .ico e .icon)
Mapa de bits de codificación RLE (archivos .rle)
Mapa de bits de Windows (archivos .bmp)
Mapa de bits independiente del dispositivo (archivos .dib)
Metarchivo de Windows (archivos .wmf)
Metarchivo mejorado (archivos .emf)
Convenciones de nomenclatura de archivos
Los nombres de los archivos adjuntos pueden incluir cualquier carácter Unicode compatible con el sistema de
archivos NTFS utilizado en Microsoft Windows NT. Además, deben ajustarse a las siguientes directrices:
Los nombres no deben superar los 255 caracteres, incluidas las extensiones de nombre de archivo.
Los nombres no pueden incluir los siguientes caracteres: signos de interrogación (?), comillas ("), barras o barras
inversas (/ \), llaves de apertura o cierre (< >), asteriscos (*), barras verticales (|), dos puntos (:) o marcas de párrafo
(¶).

Autonumérico
Finalidad Use un campo Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo cuya única finalidad sea hacer que ese
registro sea exclusivo. La utilidad más común de un campo Autonumérico es una clave principal, especialmente
cuando no hay ninguna clave natural adecuada (una clave basada en un campo de datos) disponible.
Un valor de campo Autonumérico necesita 4 o 16 bytes, según el valor de su propiedad Tamaño del campo.
Imagine que tiene una tabla que almacena información de sus contactos. Puede utilizar los nombres de éstos como
clave principal de esa tabla, en cuyo caso ¿cómo tratará a dos contactos con el mismo nombre? Los nombres son
claves naturales no adecuadas, ya que no suelen ser exclusivos. Si emplea un campo Autonumérico, estará
garantizado que cada registro tenga un identificador único.
No se recomienda utilizar un campo Autonumérico para conservar un recuento de los registros de una tabla. Los
valores autonuméricos no se vuelven a utilizar, así que los registros eliminados pueden dar lugar a lagunas en el
recuento. Además, es posible obtener un recuento preciso de registros mediante una fila de totales en una hoja de
datos.
Propiedades de campo compatibles
Propiedad Uso
Título Texto de la etiqueta que se muestra de forma predeterminada en los formularios,
informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se utiliza el nombre del campo. Se
permite cualquier cadena de texto.
Sugerencia Los títulos eficaces suelen ser breves.
Tamaño del Determina la cantidad de espacio que se asigna a cada valor. En el caso de los campos

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

campo Autonumérico, sólo se admiten dos valores:

En los campos Autonumérico que no se utilizan como Id. de réplica, se emplea el
tamaño de campo Entero largo. Es el valor predeterminado. No se debe cambiar a
menos que se esté creando un campo de Id. de réplica.
La réplica no es compatible con aquellas bases de datos que emplean un nuevo
formato de archivo, como .accdb.
Este valor hace que los campos Autonumérico sean compatibles con otros campos
Número de Entero largo cuando se utilizan en relaciones o combinaciones. Cada valor
de campo necesita 4 bytes de almacenamiento.
El tamaño de campo Id. de réplica se utiliza en el caso de los campos Autonumérico
que se emplean como Id. de réplica de una réplica de base de datos. No utilice este
valor a menos que esté trabajando en el diseño de una base de datos replicada o en su
implementación.
Cada valor de campo necesita 16 bytes de almacenamiento.
Formato Si está utilizando un campo Autonumérico como clave principal o como Id. de réplica,
no debería establecer esta propiedad. De lo contrario, seleccione un formato de
número que se ajuste a sus necesidades concretas.
Indizado Especifica si el campo cuenta con un índice (índice: función que acelera la búsqueda y
la ordenación de una tabla según unos valores clave y que puede aplicar la unicidad en
las filas de una tabla. La clave principal de una tabla se indiza automáticamente.
Algunos campos no se pueden indizar debido a su tipo de datos.). Hay tres valores
disponibles:
Sí (sin duplicados) Crea un índice exclusivo en el campo.
Sí (con duplicados) Crea un índice no exclusivo en el campo.
No Quita cualquier índice del campo.
No cambie esta propiedad en un campo que se utilice como clave principal. Sin un
índice exclusivo, es posible especificar valores duplicados, lo que puede romper las
relaciones de las que forma parte la clave.
Aunque es posible crear un índice en un campo único al establecer la propiedad
Indizado de ese campo, no es posible crear algunos tipos de índices de esta forma. Por
ejemplo, no se puede crear un índice de varios campos mediante esta propiedad. En la
sección Vea también encontrará más información acerca de la creación de índices.
Nuevos Determina si un campo Autonumérico se incrementa con cada valor nuevo o si utiliza
valores números aleatorios. Seleccione uno de los siguientes valores:
Incrementalmente Se inicia con el valor 1 y aumenta en 1 con cada nuevo registro.
Aleatoriamente Se inicia con un valor aleatorio y asigna un valor al azar a cada nuevo
registro. Los valores son del tamaño Entero largo y el rango oscila entre -2.147.483.648
y 2.147.483.647.
Etiquetas Adjunta una etiqueta inteligente (etiquetas inteligentes: datos reconocidos y
inteligentes etiquetados como pertenecientes a un tipo determinado. Por ejemplo, un nombre de
una persona o el nombre de un destinatario de correo electrónico de Microsoft
Outlook reciente es un tipo de datos que es posible reconocer y etiquetar con una
etiqueta inteligente.) al campo.
Alineación Especifica la alineación predeterminada del texto en un control.
del texto

Moneda
Finalidad Use este tipo para almacenar datos monetarios.
Los datos de un campo Moneda no se redondean durante los cálculos. Un campo Moneda es preciso en 15 dígitos a
la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Cada valor de campo Moneda necesita 8 bytes de
almacenamiento.
Propiedades de campo compatibles
Propiedad Uso
Título Texto de la etiqueta que se muestra de forma predeterminada en los formularios,
informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se utiliza el nombre del campo.
Se permite cualquier cadena de texto.
Sugerencia Los títulos eficaces suelen ser breves.
Posiciones Especifica el número de posiciones decimales que se va a usar a la hora mostrar
decimales números.
Valor Asigna de forma automática el valor especificado a este campo cuando se agrega
predeterminado un nuevo registro.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Formato Determina la forma en que aparece el campo cuando se visualiza o imprime en

hojas de datos o en formularios o informes enlazados al campo. En la mayoría de
los casos, el valor Formato debe establecerse en Moneda.
Indizado Especifica si el campo cuenta con un índice (índice: función que acelera la
búsqueda y la ordenación de una tabla según unos valores clave y que puede
aplicar la unicidad en las filas de una tabla. La clave principal de una tabla se indiza
automáticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a su tipo de
datos.). Hay tres valores disponibles:
Sí (sin duplicados) Crea un índice exclusivo en el campo.
Sí (con duplicados) Crea un índice no exclusivo en el campo.
No Quita cualquier índice del campo.
No cambie esta propiedad en un campo que se utilice como clave principal.
Aunque es posible crear un índice en un campo único al establecer la propiedad
Indizado de ese campo, no es posible crear algunos tipos de índices de esta forma.
Por ejemplo, no se puede crear un índice de varios campos mediante esta
propiedad. En la sección Vea también encontrará más información acerca de la
creación de índices.
Máscara de Muestra caracteres de edición para guiar la especificación de datos. Por ejemplo,
entrada en una máscara de entrada se muestra un signo de dólar ($) al principio del campo.
Requerido Requiere que se escriban datos en el campo.
Etiquetas Adjunta una etiqueta inteligente al campo.
inteligentes
Alineación del Especifica la alineación predeterminada del texto en un control.
texto
Regla de Proporciona una expresión que debe ser verdadera cada vez que se agrega o
validación modifica el valor de este campo. Se utiliza junto con la propiedad Texto de
validación.
Texto de Escriba un mensaje que se muestre cuando un valor especificado infrinja la
validación expresión en la propiedad Regla de validación.
Fecha/Hora
Finalidad Use este tipo para almacenar datos basados en tiempo.
Propiedades de campo compatibles
Propiedad Uso
Título Texto de la etiqueta que se muestra de forma predeterminada en los
formularios, informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se
utiliza el nombre del campo. Se permite cualquier cadena de texto.
Sugerencia Los títulos eficaces suelen ser breves.
Valor predeterminado Asigna de forma automática el valor especificado a este campo cuando
se agrega un nuevo registro.
Formato Determina la forma en que aparece el campo cuando se visualiza o
imprime en hojas de datos o en formularios o informes enlazados al
campo. Se puede usar un formato predefinido o crear uno
personalizado.
Lista de formatos predefinidos
Fecha general De forma predeterminada, si el valor es una fecha, no
se muestra ninguna hora; si el valor es una hora, no se muestra
ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores Fecha
corta y Hora larga.
Ejemplos
4/3/07
05:34:00 p.m.
4/3/07 05:34:00 p.m.
Fecha larga Es igual que el valor Fecha larga de la configuración
regional de Windows. Ejemplo: Sábado, 3 abril, 2010.
Fecha mediana Muestra la fecha como dd-mmm-aaaa. Ejemplo: 3-
Mar-2010.
Fecha corta Igual que el valor Fecha corta de la configuración regional
de Windows. Ejemplo: 4/3/07.
Advertencia El valor Fecha corta asume que las fechas comprendidas
entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas del siglo veintiuno (es decir,
se asume que los años son 2000 a 2029). Las fechas comprendidas

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

entre 1/1/30 y 31/12/99 se entienden como fechas del siglo veinte (es
decir, se asume que los años son 1930 a 1999).
Hora larga Igual que el valor de la ficha Hora de la configuración
regional de Windows. Ejemplo: 5:34:23 p.m.
Hora mediana Muestra la hora como horas y minutos separados por
el carácter separador de hora, seguidos de un indicador a.m. o p.m.
Ejemplo: 5:34 p.m.
Hora corta Muestra la hora como horas y minutos separados por el
separador de hora con un reloj de 24 horas. Ejemplo: 17:34.

Listas de componentes que se pueden utilizar en los formatos

personalizados
Escriba cualquier combinación de los siguientes componentes para
crear un formato personalizado. Por ejemplo, para mostrar la semana
del año y el día de la semana, escriba ss/s.
Importante Los formatos personalizados que no son coherentes con
la configuración de fecha y hora especificada en la configuración
regional de Windows se omiten. Para obtener más información acerca
de la configuración regional de Windows, vea la Ayuda de Windows.
Componentes separadores
Los separadores (separador: carácter que separa unidades de texto o
números.) se establecen en la configuración regional de Windows.
: Separador de hora. Por ejemplo, hh:mm

/ Separador de fecha. Por ejemplo, mmm/aaaa

Cualquier cadena corta de caracteres incluida entre comillas

("") Separador personalizado. Las comillas no se ven. Por ejemplo, ","
muestra una coma.

Componentes de formato de fecha

d Día del mes en uno o dos dígitos numéricos, según necesidad (de 1
a 31).

dd Día del mes en dos dígitos numéricos (de 01 a 31).

ddd Tres primeras letras del día de la semana (de Dom a Sáb).

dddd Nombre completo del día de la semana (de Domingo a Sábado).

s Día de la semana (de 1 a 7).

ss Semana del año (de 1 a 53).

m Mes del año en uno o dos dígitos numéricos, según necesidad (de
1 a 12).

mm Mes del año en dos dígitos numéricos (de 01 a 12).

mmm Tres primeras letras del mes (de Ene a Dic).

mmmm Nombre completo del mes (de Enero a Diciembre).

t Trimestre del año (de 1 a 4).

a Número de día del año (de 1 a 366).

aa Últimos dos dígitos del año (de 01 a 99).

aaaa Año completo (de 0100 a 9999).

Componentes de formato de hora

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

h Hora en uno o dos dígitos, según necesidad (de 0 a 23).

hh Hora en dos dígitos (de 00 a 23).

n Minuto en uno o dos dígitos, según necesidad (de 0 a 59).

nn Minuto en dos dígitos (de 00 a 59).

s Segundo en uno o dos dígitos, según necesidad (de 0 a 59).

ss Segundo en dos dígitos (de 00 a 59).

Componentes de formato de reloj

A.M./P.M. Reloj de doce horas con las letras en mayúscula "A.M." o
"P.M.", según el caso. Por ejemplo, 9:34 P.M..

a.m./p.m. Reloj de doce horas con las letras en minúscula "a.m." o

"p.m.", según el caso. Por ejemplo, 9:34 p.m..

A./P. Reloj de doce horas con la letra en mayúscula "A." o "P.", según
el caso. Por ejemplo, 9:34 P..

a./p. Reloj de doce horas con la letra en minúscula "a." o "p.", según
el caso. Por ejemplo, 9:34 p..

AMPM Reloj de doce horas con el designador de mañana o tarde

adecuado según la definición de la configuración regional de Windows.

Formatos predefinidos
c Igual que el formato predefinido Fecha general.

ddddd Igual que el formato predefinido Fecha corta.

dddddd Igual que el formato predefinido Fecha larga.

ttttt Igual que el formato predefinido Hora larga.

Modo IME Controla la conversión de caracteres en las versiones asiáticas de

Windows.
Modo de oraciones IME Controla la conversión de oraciones en las versiones asiáticas de
Windows.
Indizado Especifica si el campo cuenta con un índice (índice: función que
acelera la búsqueda y la ordenación de una tabla según unos valores
clave y que puede aplicar la unicidad en las filas de una tabla. La clave
principal de una tabla se indiza automáticamente. Algunos campos no
se pueden indizar debido a su tipo de datos.). Hay tres valores
disponibles:
Sí (sin duplicados) Crea un índice exclusivo en el campo.
Sí (con duplicados) Crea un índice no exclusivo en el campo.
No Quita cualquier índice del campo.
No cambie esta propiedad en un campo que se utilice como clave
principal.
Aunque es posible crear un índice en un campo único al establecer la
propiedad Indizado de ese campo, no es posible crear algunos tipos de
índices de esta forma. Por ejemplo, no se puede crear un índice de
varios campos mediante esta propiedad. En la sección Vea también
encontrará más información acerca de la creación de índices.
Máscara de entrada Muestra caracteres de edición para guiar la especificación de datos.
Por ejemplo, en una máscara de entrada se muestra un signo de dólar
($) al principio del campo.
Requerido Requiere que se escriban datos en el campo.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Mostrar el Selector de fecha Especifica si se muestra el control Selector de fecha.

Si utiliza una máscara de entrada para un campo de fecha y hora, el
control Selector de fecha no estará disponible independientemente
del modo en que establezca esta propiedad.
Etiquetas inteligentes Adjunta una etiqueta inteligente al campo.
Alineación del texto Especifica la alineación predeterminada del texto en un control.
Regla de validación Proporciona una expresión que debe ser verdadera cada vez que se
agrega o modifica el valor de este campo. Se utiliza junto con la
propiedad Texto de validación.
Texto de validación Escriba un mensaje que se muestre cuando un valor especificado
infrinja la expresión en la propiedad Regla de validación.

Hipervínculo
Finalidad Use este tipo para almacenar un hipervínculo, como una dirección de correo electrónico o la dirección
URL de un sitio Web.
Un hipervínculo puede ser una ruta de acceso UNC (convención de nomenclatura universal (UNC): convención de
nomenclatura para archivos que proporciona un sentido de ubicación de un archivo independiente del equipo. En
vez de especificar una ruta de acceso y una letra de unidad, un nombre UNC utiliza la sintaxis
\\servidor\recurso_compartido\ruta_acceso \nombre_archivo.) o una dirección URL (Localizador de recursos
uniforme (URL): dirección que especifica un protocolo (como HTTP o FTP) y la ubicación de un objeto, documento,
página World Wide Web u otro destino en Internet o una intranet, por ejemplo: http://www.microsoft.com/.).
Puede almacenar hasta 2048 caracteres.
Propiedades de campo compatibles
Propiedad Uso
Permitir longitud cero Permite especificar (mediante el valor Sí) una cadena de longitud cero ("") en
un campo Hipervínculo, Texto o Memo.
Sólo anexar Determina si se realiza un seguimiento de los cambios en los valores de los
campos. Hay dos valores:
Sí Realiza un seguimiento de los cambios. Para ver el historial de valores de
un campo, haga clic con el botón secundario del mouse en el campo y, a
continuación, haga clic en Mostrar historial de columna.
No No realiza un seguimiento de los cambios.
Advertencia Si se establece esta propiedad en No, se borra el historial de
valores del campo.
Título Texto de la etiqueta que se muestra de forma predeterminada en los
formularios, informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se utiliza el
nombre del campo. Se permite cualquier cadena de texto.
Sugerencia Los títulos eficaces suelen ser breves.
Valor predeterminado Asigna de forma automática el valor especificado a este campo cuando se
agrega un nuevo registro.
Formato Determina la forma en que aparece el campo cuando se visualiza o imprime
en hojas de datos o en formularios o informes enlazados al campo. Es posible
definir un formato personalizado para un campo Hipervínculo. En la sección
Vea también encontrará más información acerca de la definición de un
formato.
Modo IME Controla la conversión de caracteres en las versiones asiáticas de Windows.
Modo de oraciones Controla la conversión de oraciones en las versiones asiáticas de Windows.
IME
Indizado Especifica si el campo cuenta con un índice (índice: función que acelera la
búsqueda y la ordenación de una tabla según unos valores clave y que puede
aplicar la unicidad en las filas de una tabla. La clave principal de una tabla se
indiza automáticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a su
tipo de datos.). Hay tres valores disponibles:
Sí (sin duplicados) Crea un índice exclusivo en el campo.
Sí (con duplicados) Crea un índice no exclusivo en el campo.
No Quita cualquier índice del campo.
No cambie esta propiedad en un campo que se utilice como clave principal.
Aunque es posible crear un índice en un campo único al establecer la
propiedad Indizado de ese campo, no es posible crear algunos tipos de
índices de esta forma. Por ejemplo, no se puede crear un índice de varios
campos mediante esta propiedad. En la sección Vea también encontrará más

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

información acerca de la creación de índices.

Requerido Requiere que se escriban datos en el campo.
Etiquetas inteligentes Adjunta una etiqueta inteligente al campo.
Alineación del texto Especifica la alineación predeterminada del texto en un control.
Compresión Unicode Comprime el texto almacenado en este campo cuando contiene menos de
4.096 caracteres.
Regla de validación Proporciona una expresión que debe ser verdadera cada vez que se agrega o
modifica el valor de este campo. Se utiliza junto con la propiedad Texto de
validación.
Texto de validación Escriba un mensaje que se muestre cuando un valor especificado infrinja la
expresión en la propiedad Regla de validación.

Memo
Finalidad Use este tipo para almacenar un bloque de texto que tenga más de 255 caracteres de longitud y cuente
con formato.
Propiedades de campo compatibles
Propiedad Uso
Permitir longitud cero Permite especificar (mediante el valor Sí) una cadena de longitud cero ("") en
un campo Hipervínculo, Texto o Memo.
Sólo anexar Determina si se realiza un seguimiento de los cambios en los valores de los
campos. Hay dos valores:
Sí Realiza un seguimiento de los cambios. Para ver el historial de valores de
un campo, haga clic con el botón secundario del mouse en el campo y, a
continuación, haga clic en Mostrar historial de columna.
No No realiza un seguimiento de los cambios.
Advertencia Si se establece esta propiedad en No, se borra el historial de
valores del campo.
Título Texto de la etiqueta que se muestra de forma predeterminada en los
formularios, informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se utiliza el
nombre del campo. Se permite cualquier cadena de texto.
Sugerencia Los títulos eficaces suelen ser breves.
Valor predeterminado Asigna de forma automática el valor especificado a este campo cuando se
agrega un nuevo registro.
Formato Determina la forma en que aparece el campo cuando se visualiza o imprime
en hojas de datos o en formularios o informes enlazados al campo. Es posible
definir un formato personalizado para un campo Memo. En la sección Vea
también encontrará más información acerca de la definición de un formato.
Modo IME Controla la conversión de caracteres en las versiones asiáticas de Windows.
Modo de oraciones Controla la conversión de oraciones en las versiones asiáticas de Windows.
IME
Indizado Especifica si el campo cuenta con un índice (índice: función que acelera la
búsqueda y la ordenación de una tabla según unos valores clave y que puede
aplicar la unicidad en las filas de una tabla. La clave principal de una tabla se
indiza automáticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a su
tipo de datos.). Hay tres valores disponibles:
Sí (sin duplicados) Crea un índice exclusivo en el campo.
Sí (con duplicados) Crea un índice no exclusivo en el campo.
No Quita cualquier índice del campo.
No cambie esta propiedad en un campo que se utilice como clave principal.
Aunque es posible crear un índice en un campo único al establecer la
propiedad Indizado de ese campo, no es posible crear algunos tipos de
índices de esta forma. Por ejemplo, no se puede crear un índice de varios
campos mediante esta propiedad. En la sección Vea también encontrará más
información acerca de la creación de índices.
Requerido Requiere que se escriban datos en el campo.
Etiquetas inteligentes Adjunta una etiqueta inteligente al campo.
Alineación del texto Especifica la alineación predeterminada del texto en un control.
Compresión Unicode Comprime el texto almacenado en este campo cuando contiene menos de
4.096 caracteres.
Regla de validación Proporciona una expresión que debe ser verdadera cada vez que se agrega o
modifica el valor de este campo. Se utiliza junto con la propiedad Texto de

289
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

validación.
Texto de validación Escriba un mensaje que se muestre cuando un valor especificado infrinja la
expresión en la propiedad Regla de validación.
Número
Finalidad Use este tipo para almacenar cualquier valor numérico que no sea un valor monetario. Si es posible que
utilice los valores del campo para realizar un cálculo, use el tipo de datos Número.
Propiedades de campo compatibles
Propiedad Uso
Título Texto de la etiqueta que se muestra de forma predeterminada en los formularios,
informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se utiliza el nombre del campo.
Se permite cualquier cadena de texto.
Sugerencia Los títulos eficaces suelen ser breves.
Posiciones Especifica el número de posiciones decimales que se va a usar a la hora mostrar
decimales números.
Valor Asigna de forma automática el valor especificado a este campo cuando se agrega
predeterminado un nuevo registro.
Tamaño del Seleccione uno de los siguientes valores:
campo Byte : para enteros comprendidos entre 0 y 255. El requisito de almacenamiento es
1 byte.
Entero : para enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. El requisito de
almacenamiento es 2 bytes.
Entero largo : para enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. El
requisito de almacenamiento es 4 bytes.
Sugerencia Use Entero largo cuando cree una clave externa para relacionar con el
campo de clave principal Autonumérico de otra tabla.
Simple : para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -3,4 x 1038
y 3,4 x 1038 de hasta siete dígitos significativos. El requisito de almacenamiento es
4 bytes.
Doble : para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -1,797 x
10308 y 1,797 x 10308 de hasta quince dígitos significativos. El requisito de
almacenamiento es 8 bytes.
Id. de réplica : para almacenar un identificador único global necesario para la
réplica. El requisito de almacenamiento es 16 bytes. Observe que la réplica no se
admite con el formato de archivo .accdb.
Decimal : para valores numéricos comprendidos entre -9,999... x 1027 u 9,999... x
1027. El requisito de almacenamiento es 12 bytes.
Sugerencia Para conseguir un rendimiento óptimo, especifique siempre el
Tamaño del campo más pequeño que sea suficiente.
Formato Determina la forma en que aparece el campo cuando se visualiza o imprime en
hojas de datos o en formularios o informes enlazados al campo. Se puede utilizar
cualquier formato de número válido.
Indizado Especifica si el campo cuenta con un índice (índice: función que acelera la
búsqueda y la ordenación de una tabla según unos valores clave y que puede
aplicar la unicidad en las filas de una tabla. La clave principal de una tabla se indiza
automáticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a su tipo de
datos.). Hay tres valores disponibles:
Sí (sin duplicados) Crea un índice exclusivo en el campo.
Sí (con duplicados) Crea un índice no exclusivo en el campo.
No Quita cualquier índice del campo.
No cambie esta propiedad en un campo que se utilice como clave principal.
Aunque es posible crear un índice en un campo único al establecer la propiedad
Indizado de ese campo, no es posible crear algunos tipos de índices de esta forma.
Por ejemplo, no se puede crear un índice de varios campos mediante esta
propiedad. En la sección Vea también encontrará más información acerca de la
creación de índices.
Máscara de Muestra caracteres de edición para guiar la especificación de datos. Por ejemplo,
entrada en una máscara de entrada se muestra un signo de dólar ($) al principio del campo.
Requerido Requiere que se escriban datos en el campo.
Etiquetas Adjunta una etiqueta inteligente al campo.
inteligentes
Alineación del Especifica la alineación predeterminada del texto en un control.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

texto
Regla de Proporciona una expresión que debe ser verdadera cada vez que se agrega o
validación modifica el valor de este campo. Se utiliza junto con la propiedad Texto de
validación.
Texto de Escriba un mensaje que se muestre cuando un valor especificado infrinja la
validación expresión en la propiedad Regla de validación.

Texto
Finalidad Use este tipo para almacenar hasta 255 caracteres de texto.
Propiedades de campo compatibles
Propiedad Uso
Permitir longitud Permite especificar (mediante el valor Sí) una cadena de longitud cero ("") en un
cero campo Hipervínculo, Texto o Memo.
Título Texto de la etiqueta que se muestra de forma predeterminada en los formularios,
informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se utiliza el nombre del campo.
Se permite cualquier cadena de texto.
Sugerencia Los títulos eficaces suelen ser breves.
Valor Asigna de forma automática el valor especificado a este campo cuando se agrega
predeterminado un nuevo registro.
Tamaño del Especifique un valor entre 1 y 255. Los campos Texto pueden oscilar entre 1 y 255
campo caracteres. En campos de texto mayores, use el tipo de datos Memo.
Sugerencia Para conseguir un rendimiento óptimo, especifique siempre el
Tamaño del campo más pequeño que sea suficiente.
Por ejemplo, si está almacenando códigos postales de una longitud conocida,
especifique la longitud como el Tamaño del campo.
Formato Determina la forma en que aparece el campo cuando se visualiza o imprime en
hojas de datos o en formularios o informes enlazados al campo. Es posible definir
un formato personalizado para un campo Texto. En la sección Vea también
encontrará más información acerca de la definición de un formato.
Modo IME Controla la conversión de caracteres en las versiones asiáticas de Windows.
Modo de Controla la conversión de oraciones en las versiones asiáticas de Windows.
oraciones IME
Indizado Especifica si el campo cuenta con un índice (índice: función que acelera la
búsqueda y la ordenación de una tabla según unos valores clave y que puede
aplicar la unicidad en las filas de una tabla. La clave principal de una tabla se indiza
automáticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a su tipo de
datos.). Hay tres valores disponibles:
Sí (sin duplicados) Crea un índice exclusivo en el campo.
Sí (con duplicados) Crea un índice no exclusivo en el campo.
No Quita cualquier índice del campo.
No cambie esta propiedad en un campo que se utilice como clave principal.
Aunque es posible crear un índice en un campo único al establecer la propiedad
Indizado de ese campo, no es posible crear algunos tipos de índices de esta forma.
Por ejemplo, no se puede crear un índice de varios campos mediante esta
propiedad. En la sección Vea también encontrará más información acerca de la
creación de índices.
Requerido Requiere que se escriban datos en el campo.
Etiquetas Adjunta una etiqueta inteligente al campo.
inteligentes
Alineación del Especifica la alineación predeterminada del texto en un control.
texto
Compresión Comprime el texto almacenado en este campo cuando contiene menos de 4.096
Unicode caracteres.
Regla de Proporciona una expresión que debe ser verdadera cada vez que se agrega o
validación modifica el valor de este campo. Se utiliza junto con la propiedad Texto de
validación.
Texto de Escriba un mensaje que se muestre cuando un valor especificado infrinja la
validación expresión en la propiedad Regla de validación.

Sí/No
Finalidad Use este tipo para almacenar un valor booleano.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Propiedades de campo compatibles

Propiedad Uso
Título Texto de la etiqueta que se muestra de forma predeterminada en los formularios,
informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se utiliza el nombre del campo.
Se permite cualquier cadena de texto.
Sugerencia Los títulos eficaces suelen ser breves.
Valor Asigna de forma automática el valor especificado a este campo cuando se agrega
predeterminado un nuevo registro.
Formato Determina la forma en que aparece el campo cuando se visualiza o imprime en
hojas de datos o en formularios o informes enlazados al campo. Seleccione uno de
los siguientes valores:
Verdadero/Falso Muestra el valor como Verdadero o Falso.
Sí/No Muestra el valor como Sí o No.
Activado/Desactivado Muestra el valor como Activado o Desactivado.
Indizado Especifica si el campo cuenta con un índice (índice: función que acelera la
búsqueda y la ordenación de una tabla según unos valores clave y que puede
aplicar la unicidad en las filas de una tabla. La clave principal de una tabla se indiza
automáticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a su tipo de
datos.). Hay tres valores disponibles:
Sí (sin duplicados) Crea un índice exclusivo en el campo.
Sí (con duplicados) Crea un índice no exclusivo en el campo.
No Quita cualquier índice del campo.
No cambie esta propiedad en un campo que se utilice como clave principal.
Aunque es posible crear un índice en un campo único al establecer la propiedad
Indizado de ese campo, no es posible crear algunos tipos de índices de esta forma.
Por ejemplo, no se puede crear un índice de varios campos mediante esta
propiedad. En la sección Vea también encontrará más información acerca de la
creación de índices.
Alineación del Especifica la alineación predeterminada del texto en un control.
texto
Regla de Proporciona una expresión que debe ser verdadera cada vez que se agrega o
validación modifica el valor de este campo. Se utiliza junto con la propiedad Texto de
validación.
Texto de Escriba un mensaje que se muestre cuando un valor especificado infrinja la
validación expresión en la propiedad Regla de validación.

Agregar un campo existente a una tabla

Abrir el panel Lista de campos

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando
trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos en alguna de estas dos categorías del
panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera
categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la tabla con la que trabaja actualmente. La segunda
categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.
Para obtener más información sobre las relaciones de tablas.
En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla, aparece una lista
de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del
panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.

Agregar un campo desde el panel Lista de campos

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

Haga clic en el signo más (+) situado junto al nombre de tabla que contiene la lista de campos de esa tabla.
Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos.
Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se inicia el Asistente para búsquedas.

Siga las instrucciones para utilizar el Asistente para búsquedas.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.

Cuando se arrastra un campo de una tabla no relacionada y, después, se utiliza el Asistente para búsquedas, se crea
automáticamente una relación de uno a varios entre la tabla del panel Lista de campos y la tabla con la que trabaja
actualmente.

Crear, modificar o eliminar una relación

Crear una relación de tabla

Se puede crear una relación de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de datos
desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener
los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos comunes tienen que tener el
mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de clave
externa también puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el
mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la
propiedad Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de
tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.

Crear una relación de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no
aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver
únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver
ambas, haga clic en Ambas.
Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas
y consultas a la ficha de documentos Relaciones, haga clic en Cerrar.
Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave externa) en la
otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a
continuación, arrástrelos.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo
es incorrecto, haga clic en él y seleccione el campo apropiado en la lista.
Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

294
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Haga clic en Crear.

Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir integridad
referencial, la línea aparece más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la casilla de verificación Exigir
integridad referencial, aparece el número 1 en la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el
símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea, tal y como se muestra en la siguiente
ilustración.

Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave
externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el
valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.
Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado uno de la relación (normalmente, el campo de
clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener
el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado varios de la relación no debe tener un índice único. Puede
tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe
tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación
uno a varios.

Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos

En Office Access 2010, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de datos
arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos que están disponibles
en las tablas relacionadas así como los campos que están disponibles en las otras tablas de la base de datos. Cuando
se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se
crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que
se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera
predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Abrir una tabla en la vista Hoja de datos

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla a la que desee agregar el
campo, cree la relación y, a continuación, haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual.
Abrir el panel Lista de campos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando
trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos de alguna de estas dos categorías en el
panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera
categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la tabla con la que se trabaja actualmente. La
segunda categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.
En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla, aparece una lista
de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del
panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla para
mostrar la lista de los campos de esa tabla.
Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos.
Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
Se inicia el Asistente para búsquedas.
Siga las instrucciones para ejecutar el Asistente para búsquedas.
El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para
búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la
tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de
manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Modificar una relación de tabla

Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ficha de documentos Relaciones y, a continuación,
modifíquela.
Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea para
seleccionarla.
La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Abrir el cuadro de diálogo Modificar relaciones

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,
aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las tablas
ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus
relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de
exploración.
Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con
mayor grosor cuando está seleccionada.
Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden cambiar
las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se puede definir asimismo el tipo de
combinación o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada.

Configurar el tipo de combinación

Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las consultas.
Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a continuación, se crea una consulta que use las dos tablas,
Access selecciona automáticamente los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los
valores proporcionados por la relación suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con
frecuencia los datos de varias tablas hasta de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores
predeterminados mediante la creación de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.
Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores de los
campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los
pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de
cliente. El resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos sólo para las filas en las que
se ha encontrado una coincidencia.
Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica a Access qué
registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que
combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el
tipo de combinación predeterminado (denominado combinación interna), la consulta devolverá únicamente las filas
Cliente y las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales.
Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado ningún
pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo que se denomina una
combinación externa izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado
izquierdo de la relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinación externa
derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que coinciden con las de la izquierda.
En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de diálogo Modificar
relaciones y no en la ficha de documentos Relaciones.
Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relación y, a
continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia.
Configurar el tipo de combinación
En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.
Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.
Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de
diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se devuelven todas las filas o las filas
coincidentes de cada tabla.

Opción Combinación Tabla izquierda Tabla derecha

relacional
1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados Combinación Filas Filas
de ambas tablas sean iguales. interna coincidentes coincidentes
2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo Combinación Todas las filas Filas
aquellos registros de 'Pedidos' donde los campos externa izquierda coincidentes
combinados sean iguales.
3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo Combinación Filas Todas las filas
aquellos registros de 'Clientes' donde los campos externa derecha coincidentes
combinados sean iguales.
Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al lado de la
relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.
Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,
aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las tablas
ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus
relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de
exploración.
Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con
mayor grosor cuando está seleccionada.
Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Haga clic en Tipo de combinación.
En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a continuación, haga clic en
Aceptar.

Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Exigir integridad referencial

La integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las referencias
de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad
referencial, es preciso habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará todas las
operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Esto significa que Access rechazará las
actualizaciones que cambien el destino de una referencia así como las eliminaciones que quiten el destino de una
referencia.

Activar o desactivar la integridad referencial

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,
aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las tablas
ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus
relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de
exploración.
.
Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con
mayor grosor cuando está seleccionada.
Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.

299
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Tras habilitar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:
No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese valor no existe en el
campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean registros huérfanos.
No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada.
Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese
empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros
relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros
relacionados.
No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros huérfanos. Por
ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla Pedidos si hay artículos de línea asignados a ese
pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se puede optar por actualizar un registro principal y todos los
registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos
relacionados.
s
Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes condiciones
para exigir la integridad referencial:
El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice único.
Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo Autonumérico puede estar
relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad Tamaño del campo tenga el valor Largo entero.
Ambas tablas existen en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad referencial en las tablas
vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de Access, se puede abrir la base de datos en las que
están almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa base de datos.
Configurar las opciones en cascada
Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una relación. En ese
caso, es necesario que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una sola
operación. De ese modo, la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con
algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opción Actualizar en
cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en
cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza
automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal.
Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro
Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compañía de transporte. Por ello, Access incluye la
opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla
de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina automáticamente todos los registros
que hacen referencia a la clave principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal.
Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,
aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las tablas
ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus
relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de
exploración.

Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con
mayor grosor cuando está seleccionada.
Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,

300
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en cascada los registros
relacionados, o bien, active ambas.
Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Si la clave principal es un campo Autonumérico (tipo de datos Autonumérico: tipo de datos de campo que, en una
base de datos de Microsoft Access, almacena automáticamente un número exclusivo para cada registro en el
momento en que éste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de números: secuencial, aleatorio e Id. de
réplica.), la activación de la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún
efecto porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumérico.

Eliminar una relación de tabla

Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ficha de documentos Relaciones.
Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea. La línea de
relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione
SUPRIMIR. Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si está
habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado
"varios" de una relación.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,
aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las tablas
ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus
relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de
exploración.

Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación aparece con
mayor grosor cuando está seleccionada.
Presione la tecla SUPRIMIR.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Eliminar.
Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la relación seleccionada
de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.
Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona u otro proceso, o
bien, en un objeto de base de datos abierto como puede ser un formulario, no se podrá eliminar la relación. Es
preciso cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación.

Establecer opciones de Autocorrección de nombres

¿Por qué debo usar Autocorrección de nombres?

Cuando trabaja en una base de datos que posee un diseño que los usuarios cambian con frecuencia, los objetos de
la base de datos pueden dejar de funcionar si cambia el diseño de otros objetos de la base de datos. Una forma en
la que puede ocurrir esto es cuando se modifica el nombre de un objeto, pero dicho cambio no está acompañado
con cambios correspondientes en los objetos que dependen del objeto original.
Por ejemplo, si crea una consulta que se basa en una tabla denominada Clientes y luego se cambia el nombre de la
tabla por Cliente, la consulta que creó deja de funcionar por el cambio de nombre. No hay más problemas en la
consulta, de modo que si corrige el nombre de la tabla en el diseño de consulta, la consulta funciona de nuevo.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

La función Autocorrección de nombres puede realizar un seguimiento automático de los cambios de nombres y
corregir automáticamente los nombres de los formularios, informes, tablas, consultas, campos o controles, como
los cuadros de texto.
Autocorrección de nombres e información de dependencia de objetos
Autocorrección de nombres genera asignaciones de nombres de la información de dependencia de objetos para
tablas, consultas, formularios e informes. Estas asignaciones le permiten usar el panel de tareas Dependencias del
objeto para ver la lista de objetos que dependen de una tabla o formulario seleccionado y ver los objetos de los
cuales dependen la tabla o el formulario. La asignación de nombres de un objeto se actualiza cada vez que guarda y
cierra dicho objeto.
De forma predeterminada, el seguimiento de cambio de nombres no está habilitado en bases de datos que se
crearon con Access 97 o versiones anteriores, aunque luego convierta estas bases de datos a un formato de archivo
de base de datos más nuevo. Sin embargo, puede habilitar el seguimiento de cambio de nombres después de
convertir las bases de datos a un formato más nuevo. Cuando crea una base de datos con Access 2000, Access 2002,
Access 2003 o Access 2010, la opción de seguimiento de cambio de nombres se encuentra activada de forma
predeterminada.
¿Cuándo no debo usar Autocorrección de nombres?
No use Autocorrección de nombres en las siguientes situaciones:
El diseño de la base de datos no cambia. Si el diseño de la base de datos no cambia, puede mejorar el rendimiento
del sistema al desactivar Autocorrección de nombres.
Desea disminuir el tamaño del archivo de base de datos y está dispuesto a administrar los cambios de nombres de
objetos de forma manual. Cuando Autocorrección de nombres está habilitado para una base de datos, puede
advertir un aumento en el tamaño de la base de datos. Este aumento es atribuible a las asignaciones de nombres
que crea esta función cuando está habilitada. Si deshabilita Autocorrección de nombres, las asignaciones de
nombres se eliminan, lo que reduce el tamaño de la base de datos.
Situaciones que Autocorrección de nombres no corrige
Autocorrección de nombres no corrige lo siguiente:
No se realiza seguimiento de los cambios en los nombres de formularios, informes o controles.
No se corrigen los nombres de tablas, consultas o campos en macros o en el código.

Funcionamiento de Autocorrección de nombres

Autocorrección de nombres incluye tres opciones: Registrar información de Autocorrección de nombres, Realizar
Autocorrección de nombres y Registrar cambios de Autocorrección de nombres. Para que funcionen las dos últimas
opciones, es necesario habilitar la primera opción.
Registrar información de Autocorrección de nombres
Cuando habilita Autocorrección de nombres para realizar un seguimiento de los cambios de nombres de una base
de datos, Access realiza lo siguiente:
Intenta obtener acceso exclusivo a la base de datos.
Busca objetos que están abiertos.
Solicita y cierra objetos abiertos.
Actualiza las asignaciones de nombres al abrir, guardar y cerrar todas las tablas, las consultas, los formularios y los
informes.
Restaura la base de datos al estado en que se encontraba antes de promoverse a Exclusivo.
Asignación de nombres interrumpida
La creación de asignaciones de nombres puede llevar varios minutos. Puede presionar ESC para cancelar este paso.
Sin embargo, las asignaciones de nombres de algunos objetos no estarán actualizadas y no podrá ver la información
de dependencia de dichos objetos hasta que se actualicen las asignaciones.
Si interrumpe Access (mediante la tecla ESC) cuando está actualizando las asignaciones de nombres, Access no
deshabilita la opción Registrar información de Autocorrección de nombres. La opción Registrar información de
Autocorrección de nombres permanece seleccionada aunque las asignaciones de nombres no estén todas
actualizadas. Para reiniciar el proceso de actualización de asignaciones de nombres, siga este procedimiento:

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
En el panel de la izquierda del cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Base de datos actual.
Desactive la casilla Registrar información de Autocorrección de nombres y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Access le advertirá de que debe cerrar todos los objetos de la base de datos abiertos para que tenga efecto el
cambio.
Cierre la base de datos y, a continuación, vuelva a abrirla.
Abra nuevamente el cuadro de diálogo Opciones de Access y en la categoría Base de datos actual, seleccione la
casilla Registrar información de Autocorrección de nombres y, a continuación, haga clic en Aceptar.
O bien, para actualizar de forma manual la asignación de nombres de un objeto en particular, abra el objeto en la
vista Diseño y, luego, vuelva a guardar el objeto.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Qué ocurre cuando deshabilita Registrar información de Autocorrección de nombres

Cuando desactiva Autocorrección de nombres para que no realice un seguimiento de los cambios de nombres,
Access realiza lo siguiente:
Intenta obtener acceso exclusivo a la base de datos.
Busca objetos que están abiertos.
Solicita y cierra objetos abiertos.
Quita las asignaciones de nombres de todas las tablas, consultas, formularios e informes.
Restaura la base de datos al estado en que se encontraba antes de promoverse a Exclusivo.
Si Access no completa el proceso de seguimiento de cambios o de eliminación de asignaciones de nombres, registra
el error en la tabla Errores al guardar Autocorrección de nombres.
Realizar Autocorrección de nombres
Debe habilitar en primer lugar la opción Registrar información de Autocorrección de nombres para poder habilitar la
opción Realizar Autocorrección de nombres.
Cuando la opción Realizar Autocorrección de nombres está habilitada, Access usa las asignaciones de nombres para
determinar si el cambio de un nombre afectará a otros objetos de la base de datos; a continuación, corrige el
nombre que se modificó allí donde aparezca en esos otros objetos.
Registrar cambios de Autocorrección de nombres
Debe habilitar en primer lugar las opciones Registrar información de Autocorrección de nombres y Realizar
Autocorrección de nombres para poder habilitar la opción Registrar cambios de Autocorrección de nombres.
Cuando la opción Registrar cambios de Autocorrección de nombres está habilitada, Access conserva un registro de
correcciones que realiza porque se modifica el nombre de un objeto. Cada corrección aparece como un registro en
la tabla Registro de Autocorrección de nombres.

Habilitar o deshabilitar opciones de Autocorrección de nombres

Las tres opciones de Autocorrección de nombres pueden habilitarse en el cuadro de diálogo Opciones de Access. Es
posible habilitar o deshabilitar las opciones de Autocorrección de nombres sólo para la base de datos activa.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
En el panel de la izquierda del cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Base de datos actual.
En Opciones de Autocorrección de nombres, active o desactive las opciones que desee:
Registrar información de Autocorrección de nombres Cuando esta opción está seleccionada, Access realiza un
seguimiento de los cambios de nombres de los objetos en la base de datos. La información de seguimiento se
almacena en asignaciones de nombres. Cuando se habilita esta opción por primera vez, Access crea una asignación
de nombres para cada uno de los objetos de la base de datos existente. La asignación de nombres permanece
actualizada siempre que la opción esté seleccionada. Las asignaciones de nombres se usan para corregir errores que
surgen a raíz de los cambios de nombres y para generar información de dependencia de objetos. No se puede tener
acceso de forma directa a las asignaciones de nombres.
Debe seleccionar esta opción para poder seleccionar otras opciones de Autocorrección de nombres.
Al habilitar esta opción, los cambios de nombres no se corrigen automáticamente. Al habilitar esta opción sólo se
crean las asignaciones que se usan para futuras correcciones.
Realizar Autocorrección de nombres Cuando esta opción está seleccionada, Access corrige automáticamente los
cambios de nombres a medida que se producen. Puede seleccionar esta opción sólo si la opción Registrar
información de Autocorrección de nombres ya está seleccionada. Para ejecutar Autocorrección de nombres, Access
usa las asignaciones de nombres que creó al habilitar la opción Registrar información de Autocorrección de
nombres.
Debe seleccionar esta opción para poder seleccionar la opción Registrar cambios de Autocorrección de nombres.
Registrar cambios de Autocorrección de nombres Access conserva un registro de las correcciones que efectúa
Autocorrección de nombres. Cada corrección aparece como un registro en la tabla Registro de Autocorrección de
nombres.
Documentar e imprimir el diseño de la base de datos

Preparar la ventana Relaciones para imprimir

La ventana Relaciones es una ventana en la que puede ver, crear y modificar relaciones entre tablas y consultas.
Según el modo en que la configure, la ventana Relaciones no siempre muestra todas las relaciones en su base de
datos. Debe decidir qué relaciones desea documentar, y preparar la ventana Relaciones en consecuencia, antes de
imprimir las relaciones entre tablas. Se pueden mostrar u ocultar las tablas en la ventana Relaciones y se puede
reorganizar su diseño.
Mostrar u ocultar una tabla en la ventana Relaciones
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón Relaciones.

303
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Siga uno de estos procedimientos:

Para mostrar una tabla, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla y, a continuación, en el
cuadro de diálogo Mostrar tabla, agregue la tabla que desea.
Para ocultar una tabla, en la ventana Relaciones, haga clic en la tabla que desea ocultar y, a continuación, presione
la tecla SUPR.
Presione CTRL+G para guardar los cambios.
Reorganizar las tablas en la ventana Relaciones
Para reorganizar las tablas, arrástrelas a las posiciones que desee en la ventana Relaciones.
Presione CTRL+G para guardar los cambios.

Imprimir la ventana Relaciones

Puede crear un informe que muestre las relaciones en su base de datos tal y como aparecen en la ventana
Relaciones. Este informe tiene el nombre predeterminado Relaciones denombre de la base de datos. De forma
predeterminada, el encabezado del informe contiene el nombre y la fecha en que se creó el informe.
Abra la base de datos de Access que tiene las relaciones que desea imprimir.
En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Informe de relación.
Se abrirá en modo de vista previa un informe que muestra la ventana Relaciones.
Para realizar los ajustes necesarios respecto del modo en que se imprimirá el informe, use los comandos en la ficha
Vista preliminar.
En la ficha Vista preliminar, en el grupo Imprimir, haga clic en Imprimir.

Imprimir las características de diseño de los objetos de la base de datos

Puede usar el Documentador de base de datos para imprimir las características de diseño de los objetos de base de
datos.
Abra la base de datos que desea documentar.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Analizar, haga clic en Documentador de base de datos.
En el cuadro de diálogo Documentador, haga clic en la ficha que representa el tipo de objeto de base de datos que
desea documentar. Para crear un informe sobre todos los objetos de una base de datos, haga clic en la ficha Todos
los tipos de objetos.
Seleccione uno o varios de los objetos que se muestran en la ficha. Para seleccionar todos los objetos de una ficha,
haga clic en Seleccionar todo.
Haga clic en Aceptar.
El Documentador de base de datos crea un informe que contiene datos detallados de cada objeto seleccionado y,
luego, abre el informe en el modo Vista preliminar. Por ejemplo, si ejecuta el Documentador de base de datos en un
formulario de entrada de datos, el informe creado por el Documentador muestra las propiedades del formulario
completo, de cada una de las secciones del formulario y de todos los botones, las etiquetas, los cuadros de texto y
otros controles del formulario, además de los módulos de código y los permisos de usuario asociados al formulario.
Para imprimir el informe, en el grupo Imprimir de la ficha Vista preliminar, haga clic en Imprimir.

Guía de relaciones de tablas

Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2010 los medios
para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas
que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas,
formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas. Por ejemplo, el formulario que se
muestra a continuación incluye información recopilada de varias tablas:

304
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

1. La información de este formulario procede de la tabla Clientes...

2. ...la tabla Pedidos...
3. ...la tabla Productos...
4. ...y la tabla Detalles de pedidos.
El nombre de cliente del cuadro Facturar a se obtiene de la tabla Clientes, los valores de Id. de pedido y Fecha de
pedido proceden de la tabla Pedidos, el nombre de producto viene de la tabla Productos, y los valores Precio por
unidad y Cantidad proceden de la tabla Detalles del pedido. Estas tablas se vinculan entre sí de varias formas para
recopilar información de cada una e incorporarla al formulario.
Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las tablas deben coordinarse de modo que muestren información
acerca del mismo pedido. Esta coordinación se lleva a cabo mediante las relaciones de tablas. Una relación de tabla
hace coincidir los datos de los campos clave (a menudo un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la
mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un
identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados pueden
asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la creación de una relación de tabla entre los campos
Id. de empleado en las tablas Empleados y Pedidos.

Id. de empleado aparece en ambas tablas; como clave principal ...

... y como clave externa.

Tipos de relaciones de tabla

Existen tres tipos de relaciones de tabla.

Una relación uno a varios
Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un
cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla
Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relación entre la tabla
Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios.
Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado
"uno" de la relación y agréguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación.
En este caso, por ejemplo, agregaría un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le
denominaría Id. de cliente. Access utilizaría entonces el número de identificador del cliente de la tabla Pedidos para
localizar el cliente correcto de cada producto.
Una relación de varios a varios
Considere la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos.
Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla
Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además, para cada registro de la tabla Productos puede
haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para
un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que
para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes
de la relación.
Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de
unión, que divide la relación de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de
cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la
relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación varios a varios que se define
mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir
muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.
Una relación uno a uno
En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro coincidente en la segunda
tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común porque, muy a menudo, la información relacionada de este
modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos
campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a
un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo
común.

¿Por qué crear relaciones de tabla?

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Puede crear relaciones de tabla explícitamente mediante la ventana Relaciones, o arrastrando un campo desde el
panel Lista de campos . Office Access 2010 usa relaciones de tabla para combinar tablas si hay que utilizarlas en un
objeto de base de datos. Existen varias razones por las que se deben crear relaciones de tabla antes de crear otros
objetos de base de datos, como formularios, consultas e informes.
Las relaciones de tabla informan de los diseños de consulta
Para trabajar con registros de más de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine las tablas. La
consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la
segunda tabla. Por ejemplo, para devolver filas que enumeren todos los pedidos de cada cliente, deberá crear una
consulta que combine la tabla Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id. de cliente. En la ventana
Relaciones, puede especificar manualmente los campos que desea combinar. Sin embargo, si ya tiene definida una
relación entre las tablas, Office Access 2010 suministrará la combinación predeterminada, de acuerdo con la
relación de tabla existente. Además, si usa uno de los asistentes para consultas, Access utilizará la información
recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar
de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.
Las relaciones de tabla informan de los diseños de formulario e informe
Al diseñar un formulario o informe, Office Access 2010 utiliza la información recopilada de las relaciones de tabla ya
definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores
predeterminados de las opciones de la propiedad.
Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros huérfanos en la base
de datos. Un registro huérfano es el que hace referencia a otro registro que no existe por ejemplo, un registro de un
pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no existe.
Al diseñar una base de datos, se divide la información en tablas, cada una de las cuales tiene una clave principal. A
continuación, se agregan claves externas a las tablas relacionadas que hacen referencia a dichas claves principales.
Estos pares de clave principal y clave externa forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de varias
tablas. Por lo tanto, resulta importante, que dichas referencias de clave principal y clave externa estén
sincronizadas. La integridad referencial sirve para asegurarse de que las referencias permanecen sincronizadas y
depende de las relaciones de tabla.

Descripción de la integridad referencial

Al diseñar una base de datos, se divide la información en muchas tablas basadas en temas para minimizar la
redundancia de los datos. A continuación, se proporciona a Office Access 2010 los medios para recopilar de nuevo
la información, colocando campos comunes en tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una relación de
uno a varios se toma la clave principal de la tabla "uno" y se agrega como un campo adicional a la tabla "varios".
Para recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de la tabla "varios" y busca el valor correspondiente en la
tabla "uno". De este modo los valores de la tabla "varios" hacen referencia a los valores correspondientes de la
tabla "uno".
Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y desea eliminar un
transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarán
"huérfanos" si elimina el registro Transportista. Los pedidos todavía contendrán un Id.de transportista, pero el Id. ya
no será válido, porque el registro al que hace referencia ya no existe.
El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener las referencias sincronizadas
para que esta situación hipotética no ocurra nunca.
La integridad referencial se aplica habilitándola para una relación de tabla (vea Exigir integridad referencial para
obtener instrucciones paso a paso). Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la
integridad referencial de esa relación de tabla. Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambian el
destino de una referencia, así como las eliminaciones que quitan el destino de una referencia. Sin embargo, es
posible que tenga la necesidad perfectamente válida de cambiar la clave principal de un transportista que tiene
pedidos en la tabla Pedidos. Para tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automáticamente
todas las filas afectadas como parte de una única operación. De ese modo, Access se asegura de que la actualización
es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Por ello,
Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se
selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave
principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal.
También es posible que tenga la necesidad válida de eliminar una fila y todos los registros relacionados; por
ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos relacionados de ese transportista. Por ello, Access incluye la
opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Si aplica la integridad referencial y selecciona la opción
Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, elimina un registro en la parte de la clave principal
de la relación, Access eliminará automáticamente todos los campos que hagan referencia a la clave principal.

Ver relaciones de tabla

306
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Para ver las relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la ficha Herramientas de base de datos. Se abrirá la
ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si aún no se han definido relaciones de tabla y abre la
ventana Relaciones por primera vez, Access le pedirá que agregue una tabla o consulta a la ventana.
Abra la ventana Relaciones.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

Si la base de datos contiene relaciones, aparecerá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si
la base de datos no contiene relaciones y abre la ventana Relaciones por primera vez, aparecerá el cuadro de
diálogo Mostrar tabla. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.
En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.
Se mostrarán todas las relaciones definidas en la base de datos. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen
activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se
mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo
Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de
exploración.

La clave principal
Esta línea representa la relación
La clave externa
Una relación de tabla se representa mediante una línea de relación trazada entre las tablas en la ventana
Relaciones. Una relación que no exige integridad referencial aparece como una línea delgada entre los campos
comunes que admiten la relación. Si selecciona la relación haciendo clic en su línea, la línea se hará más gruesa para
indicar que está seleccionada. Si exige la integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos.
Además, aparece el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de
infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea.
Cuando la ventana Relaciones está activa, puede seleccionar los siguientes comandos en la cinta de opciones, que
forma parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent:
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas:
Modificar relaciones Abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si selecciona una línea de relación, puede
hacer clic en Modificar relaciones para cambiar la relación de tabla. También puede hacer doble clic en la línea de
relación.
Borrar diseño Oculta de la visualización todas las relaciones y tablas en la ventana Relaciones. Observe que este
comando sólo oculta las relaciones y tablas, no las elimina.
Informe Relaciones Crea un informe que muestra las relaciones y tablas de la base de datos. El informe sólo
muestra todas las relaciones y tablas que no están ocultas en la ventana Relaciones.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones:
Mostrar tabla Abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla para que pueda seleccionar tablas y consultas para verlas en
la ventana Relaciones.
Ocultar tabla Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones.
Mostrar relaciones directas Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la tabla seleccionada en la
ventana Relaciones, si aún no se muestran.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Mostrar todas las relaciones Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la base de datos en la ventana
Relaciones. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro
de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de
verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar tablas ocultas.
Cerrar Cierra la ventana Relaciones. Si realiza algún cambio en el diseño de la ventana Relaciones, le pedirán que
guarde los cambios.
Crear una relación de tabla

Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un campo en una hoja de datos
desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener
los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el mismo
tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de clave externa
puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por
ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del
campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen que
tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.
Crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no
aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver
únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver las
tablas y las consultas, haga clic en Ambas.
Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas
y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar.
Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave externa) en la
otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a
continuación, arrástrelos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo
es incorrecto, haga clic en él y seleccione un nuevo campo de la lista.
Para exigir la integridad referencial de esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
Haga clic en Crear.
Se dibujará una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial,
la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la casilla de verificación Exigir integridad
referencial, aparecerá el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo
de infinito (∞) sobre la parte gruesa del otro extremo.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave
externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el
valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.
Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado "uno" de la relación (normalmente, el campo de
clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener
el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relación no debe tener un índice único. Puede
tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe
tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación
uno a varios.
Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos
En Office Access 2010, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de datos
arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos disponibles de las tablas
relacionadas y también los de otras tablas. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a
continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios
entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por
Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación.
Abrir una tabla en la vista Hoja de datos

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla a la que desee agregar el
campo, cree la relación y haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual.
Abrir el panel Lista de campos
En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparecerá el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando
trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos en alguna de estas dos categorías del
panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera
categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la tabla con la que trabaja actualmente. La segunda
categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.
En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla, aparece una lista
de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del
panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos
En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Agregar campos existentes.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Aparecerá el panel Lista de campos.

Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla para
mostrar la lista de los campos de esa tabla.
Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos.
Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
Se iniciará el Asistente para búsquedas.
Siga las instrucciones para completar el Asistente para búsquedas.
El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para
búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la
tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de
manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación.

Eliminar una relación de tabla

Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ventana Relaciones. Coloque el cursor
de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea. La línea de relación aparece con
mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si
se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado,
Access ya no evitará automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

Aparecerá la ventana Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de
diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.
En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación.
Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación aparece con
mayor grosor cuando está seleccionada.
Presione la tecla SUPRIMIR.
O bien,
Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Eliminar.
Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la relación seleccionada
de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.
Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona u otro proceso, o
bien, en un objeto de base de datos abierto (como puede ser un formulario), no se podrá eliminar la relación.
Primero se deben cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación.

Cambiar una relación de tabla

Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ventana Relaciones y, a continuación, modifíquela. Coloque el
cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea para seleccionarla. La línea
de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, haga doble
clic en ella o haga clic en Modificar relaciones en el grupo Herramientas en la ficha Diseño. Aparecerá el cuadro de
diálogo Modificar relaciones.
Realice sus cambios en el cuadro de diálogo Modificar relaciones

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

Aparecerá la ventana Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de
diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.
En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones y se muestran las líneas de relación. Observe que las tablas
ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto en el cuadro de diálogo Propiedades) y las
relaciones no se muestran a menos que se seleccione Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de
exploración.
Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con mayor grosor
cuando está seleccionada.
Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Modificar relaciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden cambiar
las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se puede definir asimismo el tipo de
combinación o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada. Para obtener más información sobre el
tipo de combinación y cómo configurarlo.
Establecer el tipo de combinación
Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las consultas.
Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a continuación, se crea una consulta que use dichas tablas,
Access selecciona automáticamente los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos
especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los
valores proporcionados por la relación suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con
frecuencia los datos de varias tablas hasta de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores
predeterminados mediante la creación de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.
Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores de los
campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los
pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de
cliente. El resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos sólo para las filas en las que
se ha encontrado una coincidencia.
Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica a Access qué
registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que
combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el
tipo de combinación predeterminado (denominado combinación interna), la consulta devolverá únicamente las filas
Cliente y las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales.
Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado ningún
pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo que se denomina una
combinación externa izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

izquierdo de la relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinación externa
derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que coinciden con las de la izquierda.
En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de diálogo Modificar
relaciones y no en la ventana Relaciones.
Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relación y, a
continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia.
Establecer el tipo de combinación
En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.
Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.
Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de
diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se incluyen todas las filas o las filas coincidentes
de cada tabla.

Opción Combinación Tabla izquierda Tabla derecha

relacional
1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados Combinación Filas Filas
de ambas tablas sean iguales. interna coincidentes coincidentes
2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo Combinación Todas las filas Filas
aquellos registros de 'Pedidos' donde los campos externa izquierda coincidentes
combinados sean iguales.
3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo Combinación Filas Todas las filas
aquellos registros de 'Clientes' donde los campos externa derecha coincidentes
combinados sean iguales.
Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al lado de la
relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.
Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

Aparecerá la ventana Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de
diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.
En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe que las tablas ocultas
(las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus
relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro
de diálogo Opciones de exploración.
Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con mayor grosor
cuando está seleccionada.
Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Modificar relaciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Haga clic en Tipo de combinación.
En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a continuación, haga clic en
Aceptar.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Exigir integridad referencial

El uso de la integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las
referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la
integridad referencial, es preciso habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará todas
las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Access rechaza las actualizaciones
que cambien el destino de una referencia, así como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para
que Access propague las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas
cambien en consecuencia.
Activar o desactivar la integridad referencial

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

Aparecerá la ventana Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de
diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.
En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe que las tablas ocultas
(las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto check box in the table's Propiedades dialog box is
selected) and their relationships will not be shown unless Show Hidden Objects is selected in the Navigation Options
dialog box.
.
Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con mayor grosor
cuando está seleccionada.
Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Modificar relaciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Tras aplicar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:
No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese valor no existe en el
campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean registros huérfanos.
No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada.
Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese
empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros
relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros
relacionados.
No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros huérfanos. Por
ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla Pedidos si hay artículos de línea asignados a ese
pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se puede optar por actualizar un registro principal y todos los
registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos
relacionados.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes condiciones
para poder aplicar la integridad referencial:
El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice único.
Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo Autonumérico puede estar
relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad Tamaño del campo tenga el valor Largo entero.
Ambas tablas deben existir en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad referencial en las
tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de Access, se puede abrir la base de datos en
las que están almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa base de datos.
Configurar las opciones en cascada
Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una relación. En ese
caso, es necesario que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una sola
operación. De ese modo, la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con
algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opción Actualizar en
cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en
cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza
automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal.
Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro
Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compañía de transporte. Por ello, Access incluye la
opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla
de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina automáticamente todos los registros
que hacen referencia a la clave principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal.
Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

Aparecerá la ventana Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de
diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.
En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe que las tablas ocultas
(las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus
relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro
de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea Guía del panel de exploración.
Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con mayor grosor
cuando está seleccionada.
Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Modificar relaciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en cascada los registros
relacionados, o bien, active ambas.
Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Si la clave principal es un campo Autonumérico, la activación de la casilla de verificación Actualizar en cascada los
campos relacionados no tendrá ningún efecto porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumérico.

Insertar, crear o eliminar un campo que almacena datos de texto

Obtener información sobre los campos de tipo Texto

Si es la primera vez que usa Office Access 2010, recuerde que los datos de una base de datos están almacenados en
una o varias tablas. La información se puede ver en una hoja de datos (una cuadrícula que se parece a una hoja de
cálculo de Microsoft Office Excel 2010) o en un formulario de entrada de datos o informe, pero la base de datos
almacena todos los datos en una o varias tablas. A su vez, cada tabla se compone de un conjunto de campos

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

(columnas) y cada campo está configurado para aceptar un tipo específico de datos. Por ejemplo, se establece el
tipo de datos de un campo en Fecha/Hora cuando se necesitan almacenar fechas y horas. Se establece el tipo de
datos de un campo en Texto cuando se necesitan almacenar datos de texto como nombres, direcciones o números
de teléfono. Si se van a almacenar grandes cantidades de texto (más de 256 caracteres), se debe establecer el tipo
de datos del campo en Memo.
Especificaciones de los campos de tipo Texto
Los campos de tipo Texto de Office Access 2010 pueden almacenar hasta 256 caracteres alfanuméricos. Se pueden
mostrar los 256 caracteres en el campo de una tabla y en un control de un formulario o informe. A diferencia de los
campos Memo, no se puede aplicar el formato de texto enriquecido a los datos de un campo de tipo Texto. Sin
embargo, se pueden aplicar formatos de presentación personalizados así como máscaras de entrada que controlan
cómo los usuarios escriben los datos.
Métodos para crear un campo de tipo Texto
Office Access 2010 incluye varias formas de agregar un campo de tipo Texto a una tabla nueva o existente:
Vista Hoja de datos Se puede agregar un campo de tipo Texto a una tabla nueva o existente en la vista Hoja de
datos agregando un nuevo campo y, a continuación, escribiendo texto en una fila en blanco del campo, o bien,
pegando hasta 256 caracteres de texto en una fila en blanco. Asimismo, se puede seleccionar el tipo de datos en
una lista desplegable y establecer propiedades como Se requiere, que obliga a los usuarios a especificar una fecha
en el campo, y Es única, que obliga a los usuarios a especificar un valor no duplicado en el campo.
Vista Diseño Se usa la vista Diseño para agregar un campo de tipo Texto y establecer las propiedades del campo
que no se pueden establecer en la vista Hoja de datos. Esas propiedades incluyen las máscaras de entrada y un valor
predeterminado del campo. Para obtener más información sobre las propiedades de campo que se pueden
establecer en la vista Diseño, vea la sección Referencia a las propiedades de los campos de tipo Texto, que aparece
al final de este artículo.

Agregar un campo de tipo Texto en la vista Hoja de datos

Los pasos que se describen en esta sección explican cómo se agrega un campo de tipo Texto a una tabla existente y
una tabla nueva en la vista Hoja de datos. Si es la primera vez que usa Access, recuerde que una hoja de datos es
una cuadrícula cuya apariencia es similar a la de una hoja de cálculo de Office Excel 2010.
Agregar un campo de tipo Texto a una tabla existente

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.
Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.
Si es necesario, desplácese horizontalmente hasta el primer campo en blanco. De forma predeterminada, Access
muestra Agregar nuevo campo en la fila de encabezado de todos los nuevos campos.
Haga doble clic en la fila de encabezado y, a continuación, escriba un nombre para el nuevo campo.
Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y, a continuación, escriba un bloque de texto o
una combinación de texto y números. Se puede escribir un máximo de 256 caracteres. Access deduce el tipo de
datos Texto para el campo cuando se escribe texto o una combinación de texto y números, y el número de
caracteres no es mayor que 256. Si se escriben más de 256 caracteres, Access deduce el tipo de datos Memo.
O bien,
Pegue hasta 256 caracteres de datos de texto en la primera fila.
Guarde los cambios.
Agregar un campo de tipo Texto a una tabla nueva

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Access abrirá la nueva tabla en la vista Hoja de datos. Esta figura es un ejemplo de una tabla nueva:

315
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Haga clic en Guardar y en el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.
Haga doble clic en la fila de encabezado del primer campo de la tabla (denominado Agregar nuevo campo) y, a
continuación, escriba un nombre para el campo.
Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y, a continuación, escriba un bloque de texto o
una combinación de texto y números. Se puede escribir un máximo de 256 caracteres. Access deduce el tipo de
datos Texto para el campo cuando se escribe texto o una combinación de texto y números, y el número de
caracteres no es mayor que 256. Si se escriben más de 256 caracteres, Access deduce el tipo de datos Memo.
O bien,
Pegue hasta 256 caracteres de datos de texto en la primera fila.
O bien,
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipos de datos y formato, de la lista Tipo de datos, seleccione Texto.

Agregar un campo de tipo Texto en la vista Diseño

Se usa la vista Diseño para agregar un campo de tipo Texto a una tabla nueva o existente y, a continuación,
establecer o cambiar las propiedades del campo que no se pueden establecer o cambiar en la vista Hoja de datos.
Por ejemplo, se puede especificar una máscara de entrada o una regla de validación. Los pasos que se describen en
esta sección explican cómo se agrega un campo de tipo Texto y cómo se configuran las propiedades del campo.
Agregar un campo de tipo Texto a una tabla existente

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a continuación, haga
clic en Vista Diseño.
En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y, a continuación, escriba un nombre para el
campo.
Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Texto en la lista.
Guarde los cambios.
Agregar un campo de tipo Texto a una tabla nueva

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Haga clic en Guardar y en el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.
Haga clic con el botón secundario en la ficha de documento de la nueva tabla y haga clic en Vista Diseño.
En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y, a continuación, escriba un nombre para el
campo.
Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Texto en la lista.
Guarde los cambios. Si desea establecer las propiedades del campo, deje abierta la tabla en la vista Diseño y prosiga
con los pasos que se detallan a continuación.
Establecer o cambiar las propiedades de campo
En la ficha General, en la sección inferior del diseñador de tablas, bajo Propiedades del campo, busque la propiedad
que desee cambiar.
Seleccione el campo situado junto al nombre de la propiedad. Según la propiedad, puede escribir datos (como texto
predeterminado o una máscara de entrada), iniciar el Generador de expresiones haciendo clic en o seleccionar
una opción de una lista.
Para obtener información sobre cómo usar cada propiedad de campo, seleccione la propiedad y, a continuación,
presione F1.

Eliminar un campo de tipo Texto

Se puede usar la vista Hoja de datos o Diseño para eliminar un campo de tipo Texto de una tabla. Sin embargo, al
eliminarse un campo de tipo Texto que contiene datos, esos datos se pierden de forma permanente. No se puede
deshacer la eliminación. Por ese motivo, se recomienda crear una copia de seguridad de la base de datos antes de
eliminar campos de tabla u otros componentes de la base de datos.
Eliminar un campo de tipo Texto en la vista Hoja de datos

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.

316
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

Busque el campo de tipo Texto, haga clic con el botón secundario en la fila de encabezado (el nombre) y, a
continuación, haga clic en Eliminar columna.
Eliminar un campo de tipo Texto en la vista Diseño

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a continuación, haga
clic en Vista Diseño.
Access abre la tabla en la vista Diseño.
Haga clic en el selector de filas (cuadrado en blanco) situado junto al campo de tipo Texto y, a continuación,
presione SUPRIMIR.
O bien,
Haga clic con el botón secundario en el selector de filas y, a continuación, haga clic en Eliminar filas.
Haga clic en Sí para confirmar la eliminación.

Referencia a las propiedades de los campos de tipo Texto

Cuando se usa la vista Diseño para agregar un campo de tipo Texto a una tabla, se pueden establecer y cambiar
varias propiedades del campo. En esta tabla se muestran las propiedades de los campos de tipo Texto, se describe
su uso y se explican las implicaciones de establecerlas o cambiarlas.
Propiedad Uso
Tamaño del Permite controlar el tamaño de los campos de tipo Texto. Valores válidos: de 0 a 255. Si se deja
campo en blanco esta propiedad, el campo acepta 256 caracteres.
Formato Permite especificar caracteres de formato personalizados para definir un formato de
presentación. Los formatos definidos con esta propiedad aparecen en las hojas de datos, los
formularios y los informes.
Para obtener más información sobre los formatos personalizados
Máscara de Se define una máscara de entrada cuando se necesita controlar cómo los usuarios escriben
entrada datos en el campo.
Para obtener más información sobre cómo usar las máscaras de entrada.
Título Permite especificar el nombre de los campos de tipo Texto. Esta propiedad acepta hasta 2.048
caracteres. Si no se especifica un título, Access aplicará el nombre de campo predeterminado.
Valor Permite especificar el valor que aparece automáticamente en un campo al crearse un registro
predeterminado nuevo. Por ejemplo, en una tabla de direcciones, se puede establecer el valor predeterminado
del campo Ciudad en una determinada ciudad. Cuando los usuarios agregan un registro a la
tabla, pueden aceptar este valor o escribir el nombre de otra ciudad. Longitud máxima: 255
caracteres.
Regla de Permite especificar los requisitos de los datos escritos en un registro completo, un campo
validación individual o un control. Cuando los usuarios escriben datos que no cumplen la regla, se puede
usar la propiedad Texto de validación para especificar el mensaje de error resultante. Longitud
máxima: 2.048 caracteres.
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación.
Texto de Permite especificar el texto del mensaje de error que aparece cuando los usuarios infringen
validación una regla de validación. Longitud máxima: 255 caracteres.
Requerido Cuando el valor de esta propiedad es Sí, es preciso especificar un valor en el campo o en los
controles enlazados al campo. Además, el valor no puede ser nulo.
Permitir longitud Cuando el valor de esta propiedad es Sí, se pueden escribir cadenas de longitud cero en un
cero campo. Una cadena de longitud cero no contiene caracteres y se usa para indicar que se sabe
que no existe ningún valor para un campo. Las cadenas de longitud cero se escriben mediante
un par de comillas dobles sin espacio entre ellas "".
Indizado Permite usar un índice para acelerar las consultas y las operaciones de ordenación y
agrupamiento ejecutadas con grandes cantidades de datos. Los índices se pueden usar
asimismo para evitar que los usuarios especifiquen valores duplicados. Opciones:
No Desactiva la indización (predeterminado).
Sí (con duplicados) Indiza el campo y permite valores duplicados. Por ejemplo, puede haber
nombres y apellidos duplicados.
Sí (sin duplicados) Indiza el campo y no permite valores duplicados.
Compresión Access usa Unicode para representar datos en los campos de tipo Texto, Memo e Hipervínculo.
Unicode Como Unicode usa 2 bytes por carácter en vez de 1, requiere más espacio de almacenamiento.
Para compensar este efecto y ayudar a garantizar un rendimiento óptimo, Access establece el
valor predeterminado de esta propiedad en Sí para los campos de tipo Texto, Memo e

317
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Hipervínculo. Cuando el valor de esta propiedad es Sí, los caracteres cuyo primer byte sea 0 se
comprimen cuando se almacenan y se descomprimen cuando se recuperan.
Modo IME Permite especificar un Editor de métodos de entrada, que es una herramienta para usar las
versiones de Access en inglés con archivos creados con las versiones de Access en japonés o
coreano. Valor predeterminado: Sin control. Para obtener más información sobre el uso de
esta propiedad, presione F1.
Modo de Permite especificar el tipo de datos que se pueden escribir mediante un Editor de métodos de
oraciones IME entrada. Para obtener más información sobre el uso de esta propiedad, presione F1.
Etiquetas Permite especificar una o varias etiquetas inteligentes para el campo y los controles enlazados
inteligentes al campo. Las etiquetas inteligentes son componentes que reconocen los tipos de datos de un
campo y permiten realizar acciones en función de esos tipos de datos. Por ejemplo, en un
campo denominado Dirección de correo electrónico, una etiqueta inteligente puede crear un
nuevo mensaje de correo o agregar la dirección a una lista de contactos.
Haga clic en para ver una lista de las etiquetas inteligentes disponibles.
Alineación del Especifica la alineación de los datos de un campo Texto. Las opciones son éstas:
texto General Alinea el texto a la izquierda.
Izquierda Alinea el texto a la izquierda.
Centrar Centra todo el texto.
Derecha Alinea el texto a la derecha.
Distribuir Justifica todo el texto de manera uniforme con respecto a ambos lados del campo o
cuadro de texto.

Insertar, crear o eliminar un campo que almacena valores numéricos

Obtener información sobre los campos de tipo Número

Si es la primera vez que usa Office Access 2010, recuerde que los datos de una base de datos están almacenados en
una o varias tablas. La información se puede ver en una hoja de datos (una cuadrícula que se parece a una hoja de
cálculo de Microsoft Office Excel 2010) o en un formulario de entrada de datos o informe, pero la base de datos
almacena todos los datos en una o varias tablas. A su vez, cada tabla se compone de un conjunto de campos
(columnas) y cada campo está configurado para aceptar un tipo específico de datos. Por ejemplo, se establece el
tipo de datos de un campo en Fecha/Hora cuando se necesitan almacenar fechas y horas. Se establece el tipo de
datos de un campo en Número cuando se necesitan almacenar números que se van a usar en cálculos matemáticos.
Especificaciones de los campos de tipo Número
Se usa un campo de tipo Número para todos los cálculos matemáticos, salvo para los que implican dinero, los que
requieren un alto grado de precisión o para números que no se van a redondear hacia abajo ni hacia arriba (se usa
un campo de tipo Moneda para evitar el redondeo). El tamaño de los valores que se almacenan en un campo de
tipo Número depende de la configuración de la propiedad Tamaño del campo. Por ejemplo, se pueden configurar
los campos de tipo Número para que contengan valores de 1, 2, 4, 8 ó 16 bytes, más Id. de réplica (valores de
identificador global único o GUID) y valores decimales.
Para establecer el tamaño de los campos, abra la tabla en la vista Diseño y cambie el valor de la propiedad Tamaño
del campo.
En la siguiente tabla se muestran los valores que puede contener cada configuración de Tamaño del campo y se
explica cuándo debe usarse cada configuración de tamaño.
Configuración de Descripción
Tamaño del campo
Byte Entero de 1 byte que contiene valores de 0 a 255.
Entero Entero de 2 bytes que contiene valores de -32.768 a +32.767.
Entero largo Entero de 4 bytes que contiene valores de -2.147.483.648 a 2.147.483.647.
Simple Entero de 4 bytes que contiene valores de -3,4 x 1038 a +3,4 x 1038 y hasta 7 dígitos
significativos.
Doble Número de punto flotante de 8 bytes que contiene valores de -1,797 x 10308 a +1,797 x
10308 y hasta 15 dígitos significativos.
Id. de réplica Identificador global único (GUID) de 16 bytes. Los identificadores GUID aleatoriamente
creados son suficientemente largos de modo que no es probable que se superpongan. Se
usan para diversas aplicaciones, como el seguimiento de mercancías.
Decimal Entero de 12 bytes con una precisión decimal definida que puede contener valores de -
1028 a +1028. La precisión predeterminada es 0. La escala predeterminada (número de
posiciones decimales que se muestran) es 18. El valor máximo de la escala es 28.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Además de configurar el tamaño de los campos y otras propiedades, se pueden aplicar a los datos numéricos
formatos de presentación predefinidos y personalizados así como máscaras de entrada.
Métodos para crear un campo de tipo Número
Office Access 2010 incluye varias formas de agregar un campo Número a una tabla nueva o existente:
Vista Hoja de datos Se puede agregar un campo de tipo Número a una tabla nueva o existente en la vista Hoja de
datos agregando un nuevo campo y, a continuación, escribiendo un número en una fila en blanco del campo, o
bien, pegando un número en una fila en blanco. Asimismo, se puede seleccionar el tipo de datos Número en una
lista desplegable y establecer propiedades como Se requiere, que obliga a los usuarios a especificar una fecha en el
campo, y Único, que obliga a los usuarios a especificar un valor no duplicado en el campo.
Vista Diseño Se usa la vista Diseño para agregar un campo de tipo Número y establecer las propiedades del campo
que no se pueden establecer en la vista Hoja de datos. Esas propiedades incluyen las máscaras de entrada y un valor
predeterminado del campo.

Agregar un campo de tipo Número en la vista Hoja de datos

Los pasos que se describen en esta sección explican cómo se agrega un campo de tipo Número a una tabla existente
y una tabla nueva en la vista Hoja de datos. Si es la primera vez que usa Access, recuerde que una hoja de datos es
una cuadrícula cuya apariencia es similar a la de una hoja de cálculo de Office Excel 2010.
Agregar un campo de tipo Número a una tabla existente

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.
Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.
Si es necesario, desplácese horizontalmente hasta el primer campo en blanco. De forma predeterminada, Access
muestra Agregar nuevo campo en la fila de encabezado de todos los nuevos campos, de este modo:

Haga doble clic en la fila de encabezado y, a continuación, escriba un nombre para el nuevo campo.
Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y, a continuación, escriba o pegue un bloque de
números. Access deduce el tipo de datos Número del campo cuando se escriben o se pegan números.
O bien,
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipos de datos y formato, de la lista Tipo de datos, seleccione Número y, a
continuación, en la lista Formato. Elija el formato de número que desee.
Si escribe o pega datos en el campo, Access establecerá el valor de Tamaño del campo en función del tamaño del
número que se escriba.
Guarde los cambios.
Agregar un campo de tipo Número a una tabla nueva

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Access abrirá la nueva tabla en la vista Hoja de datos. Esta figura es un ejemplo de una tabla nueva:

Haga clic en Guardar y en el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.
Haga doble clic en la fila de encabezado del primer campo de la tabla (denominado Agregar nuevo campo) y, a
continuación, escriba un nombre para el campo.
Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y, a continuación, escriba un bloque de
números. Access deduce el tipo de datos Número del campo cuando se escriben números.
Además, Access establece la propiedad Tamaño del campo en función del tamaño del número que se escriba o se
pegue.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Agregar un campo de tipo Número en la vista Diseño

Se usa la vista Diseño para agregar un campo de tipo Número a una tabla nueva o existente y, a continuación,
establecer o cambiar las propiedades del campo que no se pueden establecer o cambiar en la vista Hoja de datos.
Por ejemplo, se puede especificar una máscara de entrada o una regla de validación. Los pasos que se describen en
esta sección explican cómo se agrega un campo de tipo Número y cómo se configuran las propiedades del campo.
Agregar un campo de tipo Número a una tabla existente

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a continuación, haga
clic en Vista Diseño .
En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y, a continuación, escriba un nombre para el
campo.
Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Número en la lista.
Guarde los cambios.
Agregar un campo de tipo Número a una tabla nueva

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Haga clic en Guardar, y en el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.
Haga clic con el botón secundario en la ficha de documento de la nueva tabla y haga clic en Vista Diseño en el menú
contextual.
En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y escriba un nombre para el campo.
Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Número en la lista.
Guarde los cambios. Si desea establecer las propiedades del campo, deje abierta la tabla en la vista Diseño y prosiga
con los pasos que se detallan a continuación.
Establecer o cambiar las propiedades de campo
En la ficha General, en la sección inferior del diseñador de tablas, bajo Propiedades del campo, busque la propiedad
que desee cambiar.
Seleccione el campo situado junto al nombre de la propiedad. Según la propiedad, puede escribir datos (como texto
predeterminado o una máscara de entrada), iniciar el Generador de expresiones haciendo clic en ... o seleccionar
una opción de una lista.
Para obtener información sobre cómo usar cada propiedad de campo, seleccione la propiedad y, a continuación,
presione F1.

Eliminar un campo de tipo Número

Se puede usar la vista Hoja de datos o Diseño para eliminar un campo de tipo Número de una tabla. Sin embargo, al
eliminarse un campo de tipo Número que contiene datos, esos datos se pierden de forma permanente. No se puede
deshacer la eliminación. Por ese motivo, se recomienda crear una copia de seguridad de la base de datos antes de
eliminar campos de tabla u otros componentes de la base de datos.
Eliminar un campo de tipo Número en la vista Hoja de datos

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.
Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.
Busque el campo de tipo Número, haga clic con el botón secundario en la fila de encabezado (el nombre del campo)
y, a continuación, haga clic en Eliminar columna.
Eliminar un campo de tipo Número en la vista Diseño

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a continuación, haga
clic en Vista Diseño.
Access abre la tabla en la vista Diseño.
Haga clic en el selector de filas (cuadrado en blanco) situado junto al campo de tipo Número y, a continuación,
presione SUPRIMIR.
O bien,

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Haga clic con el botón secundario en el selector de filas y, a continuación, haga clic en Eliminar filas.
Haga clic en Sí para confirmar la eliminación.

Referencia a las propiedades de los campos de tipo Número

Cuando se usa la vista Diseño para agregar un campo de tipo Número a una tabla, se pueden establecer y cambiar
varias propiedades del campo. En esta tabla se describen las propiedades del campo de tipo Número y se explican
las implicaciones de configurarlas o cambiarlas.
Propiedad Uso
Tamaño del Permite controlar el tamaño del valor que se puede especificar y almacenar en el campo. Para
campo obtener más información sobre la propiedad Tamaño del campo
Formato Permite especificar caracteres de formato personalizados para definir un formato de
presentación. Los formatos definidos con esta propiedad aparecen en las hojas de datos, los
formularios y los informes.
Lugares Permite especificar el número de posiciones decimales para los valores del campo. Valor
decimales predeterminado: Automático. Los otros posibles valores oscilan entre 0 y 15.
Máscara de Se define una máscara de entrada cuando se necesita controlar cómo los usuarios escriben
entrada datos en el campo.
Título Permite especificar el nombre de los campos de tipo Texto. Esta propiedad acepta hasta 2.048
caracteres. Si no se especifica un título, Access aplicará el nombre de campo predeterminado.
Valor Permite especificar el valor que aparece automáticamente en un campo al crearse un registro
predeterminado nuevo.
Regla de Permite especificar los requisitos de los datos escritos en un registro completo, un campo
validación individual o un control. Cuando los usuarios escriben datos que no cumplen la regla, se puede
usar la propiedad Texto de validación para especificar el mensaje de error resultante. Longitud
máxima: 2.048 caracteres.
Texto de Permite especificar el texto del mensaje de error que aparece cuando los usuarios infringen
validación una regla de validación. Longitud máxima: 255 caracteres.
Requerido Cuando el valor de esta propiedad es Sí, es preciso especificar un valor en el campo o en los
controles enlazados al campo. Además, el valor no puede ser nulo.
Indizado Permite usar un índice para acelerar las consultas y las operaciones de ordenación y
agrupamiento ejecutadas con grandes cantidades de datos. Los índices se pueden usar
asimismo para evitar que los usuarios especifiquen valores duplicados. Opciones:
No Desactiva la indización (predeterminado).
Sí (con duplicados) Indiza el campo y permite valores duplicados. Por ejemplo, puede haber
nombres y apellidos duplicados.
Sí (sin duplicados) Indiza el campo y no permite valores duplicados.
Etiquetas Permite especificar una o varias etiquetas inteligentes para el campo y los controles enlazados
inteligentes al campo. Las etiquetas inteligentes son componentes que reconocen los tipos de datos de un
campo y permiten realizar acciones en función de esos tipos de datos. Por ejemplo, en un
campo denominado Dirección de correo electrónico, una etiqueta inteligente puede crear un
nuevo mensaje de correo o agregar la dirección a una lista de contactos.
Haga clic en Generar (...) para ver una lista de las etiquetas inteligentes disponibles.
Alineación del Permite especificar la alineación de los datos. Opciones:
texto General Alinea el texto a la izquierda y los números y las fechas a la derecha (valor
predeterminado).
Izquierda Alinea todos los textos, fechas y números a la izquierda.
Derecha Alinea todos los textos, fechas y números a la derecha.
Centro Centra todos los textos, fechas y números.
Distribuir Justifica todos los textos, fechas y números de manera uniforme con respecto a
ambos lados del campo o cuadro de texto.

Insertar, crear o eliminar un campo que almacena valores de fecha

Descripción de los campos Fecha/Hora

Si es la primera vez que usa Office Access 2010, recuerde que los datos de una base de datos se almacenan en
varias tablas. La información se puede ver en una hoja de datos (una cuadrícula que se parece a una hoja de cálculo
de Microsoft Office Excel 2010), en un formulario de entrada de datos o un informe pero, en última instancia, los

321
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

datos residen en una o varias tablas. A su vez, cada tabla se compone de un conjunto de campos (columnas) y está
configurada de modo que acepte un tipo específico de datos. Por ejemplo, se establece el tipo de datos de un
campo en Fecha/Hora cuando se necesitan almacenar fechas y horas, y éstos son los únicos tipos de valores que
acepta el campo.
Especificaciones de los campos Fecha/Hora
Cuando se usa una base de datos de Access, los valores de fecha y hora podrían aparecer en diversos formatos,
como un formato europeo (28.11.2006 ó 28-11-2006), un formato surasiático (28/11/2006) o el formato de EE.UU.
(11/28/2006).
Independientemente de cómo Access aplique formato a los valores de fecha y hora e independientemente de cómo
se realice la entrada de los valores de fecha y hora, los campos Fecha/Hora almacenan estos valores como números
de punto flotante de precisión doble: se trata de un sistema que también se denomina fechas de serie. En la
siguiente ilustración se representa un valor de fecha y hora de serie típico.

La parte correspondiente al entero del valor, situada a la izquierda del separador decimal, representa la fecha. La
parte fraccionaria, situada a la derecha del separador decimal, representa la hora.
El número en esta ilustración representa las 9 p.m. del 24 de diciembre de 2003. El componente de fecha es el
número de días enteros que han transcurrido desde la fecha inicial o "base" del 30/12/1899. En este ejemplo, han
transcurrido 37.979 días desde el 30/12/1899 hasta el 24/12/2003. El componente de hora es una fracción de un
día de 24 horas. Por lo tanto, un valor de 0,875 multiplicado por 24 horas es igual a 21 horas o 9:00 p.m.
Los valores negativos en el componente de fecha representan fechas anteriores a la fecha base. Por ejemplo, el
valor -1 como componente de fecha equivale a un día anterior a la fecha base, es decir, 29/12/1899.
El intervalo de valores de fecha válidos va de -657.434 (1 de enero de 100 D.C.) a 2.958.465 (31 de diciembre de
9999 D.C.). El intervalo de valores de hora válidos es de 0,0 a 0,9999, es decir, 23:59:59.
Al almacenar los valores de fecha y hora como números, se pueden realizar numerosos cálculos con los datos de
fecha y hora. Por ejemplo, se puede calcular el número total de horas trabajadas (para una ficha de presencia) o
determinar la antigüedad de una factura.
Formatos de los campos Fecha/Hora
Se pueden usar dos tipos de formato con los campos Fecha/Hora: un formato de entrada de datos y un formato de
presentación. Se usa una máscara de entrada, es decir, un conjunto de caracteres literales y marcadores de posición
que controlan la forma en que los usuarios escriben los datos, cuando se necesita proporcionar un formato de
entrada de datos. Se usan formatos de presentación para controlar lo que los usuarios ven en las hojas de datos, los
formularios y los informes. Access incluye dos tipos de formato de presentación: un conjunto de formatos
predefinidos que se pueden elegir en una lista y la posibilidad de crear un formato personalizado.
Métodos para crear un campo Fecha/Hora
Office Access 2010 incluye varias formas de agregar un campo Fecha/Hora a una tabla nueva o existente:
Vista Hoja de datos Se puede agregar un campo Fecha/Hora a una tabla nueva o existente en la vista Hoja de datos
agregando un nuevo campo y, a continuación, escribiendo manualmente una fecha, o bien, copiando y pegando
una fecha. Asimismo, se puede seleccionar el tipo de datos de una lista desplegable y establecer propiedades como
Se requiere, que obliga a los usuarios a especificar una fecha en el campo, y Es única, que obliga a los usuarios a
especificar un valor no duplicado en el campo.
Vista Diseño Se usa la vista Diseño para agregar un campo Fecha/Hora y establecer las propiedades del campo que
no se pueden establecer en la vista Hoja de datos, incluidos los valores predeterminados y las máscaras de entrada.

Agregar un campo Fecha/Hora en la vista Hoja de datos

Los pasos que se muestran en esta sección describen cómo agregar un campo Fecha/Hora a una tabla existente y
una tabla nueva en la vista Hoja de datos. Si es la primera vez que usa Access, observe que una hoja de datos es una
cuadrícula que tiene un aspecto similar a una hoja de cálculo de Office Excel 2010.
Agregar un campo Fecha/Hora a una tabla existente

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

322
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.
Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.
Si es necesario, desplácese horizontalmente hasta el primer campo en blanco. De forma predeterminada, Access
muestra Agregar nuevo campo en la fila de encabezado de todos los nuevos campos, de este modo:

Haga doble clic en la fila de encabezado y escriba un nombre para el nuevo campo.
Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y escriba una fecha.
O bien,
Pegue una fecha en la primera fila.
O bien,
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipos de datos y formato, de la lista Tipo de datos, seleccione Fecha/Hora.
Guarde los cambios.
Agregar un campo Fecha/Hora a una tabla nueva

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Access abrirá la nueva tabla en la vista Hoja de datos. Esta figura es un ejemplo de una tabla nueva:

Haga clic en Guardar , y en el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.
Haga doble clic en la fila de encabezado del primer campo de la tabla (denominado Agregar nuevo campo) y escriba
un nombre para el campo.
Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y escriba una fecha. Access deduce
automáticamente el tipo de datos Fecha/Hora cuando se escribe una fecha.
O bien,
Pegue una fecha en la primera fila.
O bien,
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipos de datos y formato, de la lista Tipo de datos, seleccione Fecha/Hora.

Agregar un campo Fecha/Hora en la vista Diseño

La vista Diseño se usa para agregar un campo Fecha/Hora a una tabla nueva o existente y, a continuación, para
establecer o cambiar las propiedades del campo en la vista Hoja de datos. Por ejemplo, se puede especificar una
máscara de entrada o una regla de validación.
Agregar un campo Fecha/Hora a una tabla existente

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a continuación, haga
clic en Vista Diseño .
En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y escriba un nombre para el campo.
Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Fecha/Hora en la lista.
Guarde los cambios.
Agregar un campo Fecha/Hora a una tabla nueva

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

323
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Haga clic en Guardar y en el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.
Haga clic con el botón secundario en la ficha de documento de la nueva tabla y haga clic en Vista Diseño.
En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y escriba un nombre para el campo.
Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Fecha/Hora en la lista.
Guarde los cambios. Si desea establecer las propiedades del campo, deje la tabla abierta en la vista Diseño y prosiga
con los pasos que se detallan a continuación.
Establecer o cambiar las propiedades de un campo
En la ficha General, en la sección inferior del diseñador de tablas, bajo Propiedades del campo, busque la propiedad
que desee cambiar.
Seleccione el campo situado junto al nombre de la propiedad. Dependiendo de la propiedad, puede realizar
cualquiera de los siguientes procedimientos:
Introducir datos (como texto predeterminado o una máscara de entrada).
Iniciar el Generador de expresiones o el Asistente para máscaras de entrada.
Mostrar el cuadro de diálogo Etiquetas inteligentes haciendo clic en al lado del cuadro de propiedades.
Seleccionar una opción de una lista.
Para obtener información sobre cómo usar cada propiedad de campo, seleccione la propiedad y presione F1.

Eliminar un campo Fecha/Hora

Se puede usar la vista Hoja de datos o Diseño para eliminar un campo Fecha/Hora de una tabla. Sin embargo, al
eliminarse un campo Fecha/Hora que contiene datos, esos datos se pierden de forma permanente, no se puede
deshacer la eliminación. Por ese motivo, se recomienda crear una copia de seguridad de la base de datos antes de
eliminar campos de tabla u otros componentes de la base de datos.
Eliminar un campo Fecha/Hora en la vista Hoja de datos

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.
Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.
Busque el campo Fecha/Hora, haga clic con el botón secundario en la fila de encabezado (el nombre) y haga clic en
Eliminar columna.
Haga clic en Sí para confirmar la eliminación.
Eliminar un campo Fecha/Hora en la vista Diseño

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a continuación, haga
clic en Vista Diseño .
Access abre la tabla en la vista Diseño.
Haga clic en el selector de filas (cuadrado en blanco) situado junto al campo Fecha/Hora y, a continuación, presione
SUPRIMIR.
O bien,
Haga clic con el botón secundario en el selector de filas y haga clic en Eliminar filas.
Haga clic en Sí para confirmar la eliminación.

Referencia a las propiedades de los campos Fecha/Hora

Cuando se usa la vista Diseño para agregar un campo Fecha/Hora a una tabla, se pueden establecer y cambiar varias
propiedades del campo. En esta tabla se muestran las propiedades de los campos Fecha/Hora y se describe su uso
así como las implicaciones de establecer o cambiar las propiedades.
Propiedad Uso
Formato Permite especificar caracteres de formato personalizados para definir un formato de
presentación. Los formatos definidos con esta propiedad aparecen en las hojas de datos, los
formularios y los informes.
Máscara de
entrada Especifique una cadena de máscara de entrada o haga clic en a fin de iniciar el Asistente
para máscaras de entrada.
Título Especifica el nombre de los campos de Fecha/Hora. Si no se especifica un título, Access
aplicará el nombre de campo predeterminado.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Valor Especifica el valor que aparece automáticamente en un campo al crearse un registro nuevo.
predeterminado Por ejemplo, puede especificar una función como Fecha() para mostrar automáticamente la
fecha de hoy.
Regla de Especifica los requisitos de los datos especificados en un registro completo, campo individual
validación o control en un formulario o informe. Cuando se especifican datos que no cumplan la regla, se
puede usar la propiedad Texto de validación para especificar el mensaje de error resultante.
Longitud máxima: 2.048 caracteres.
Texto de Permite especificar el texto del mensaje de error que aparece cuando los usuarios infringen
validación una regla de validación. Longitud máxima: 255 caracteres.
Requerido Cuando esta propiedad se establece en Sí, es preciso especificar un valor en el campo o en los
controles enlazados al campo. Además, el valor no puede ser nulo.
Indizado Permite usar un índice para acelerar las consultas y las operaciones de ordenación y
agrupamiento ejecutadas con grandes cantidades de datos. Los índices se pueden usar
asimismo para evitar que los usuarios especifiquen valores duplicados. Opciones:
No Desactiva la indización (predeterminado).
Sí (con duplicados) Indiza el campo y permite valores duplicados. Por ejemplo, puede haber
nombres y apellidos duplicados.
Sí (sin duplicados) Indiza el campo y no permite valores duplicados.
Modo IME Especifica un Editor de métodos de entrada, que es una herramienta para usar las versiones
de Access en inglés con archivos creados con las versiones en japonés o coreano de Access.
Valor predeterminado: Sin control. Para obtener más información sobre el uso de esta
propiedad, presione F1.
Modo de Especifica el tipo de datos que se puede especificar mediante un Editor de métodos de
oraciones IME entrada. Para obtener más información sobre el uso de esta propiedad, presione F1.
Etiquetas Permite especificar una o varias etiquetas inteligentes para el campo y los controles
inteligentes enlazados al campo. Las etiquetas inteligentes son componentes que reconocen los tipos de
datos de un campo y permiten realizar acciones en función de esos tipos de datos. Por
ejemplo, se puede seleccionar un campo Fecha/Hora y, a continuación, usar una etiqueta
inteligente para abrir el calendario personal.
Haga clic en al lado del cuadro de la propiedad para ver una lista de etiquetas
inteligentes disponibles.
Alineación del Especifica la alineación de los datos de un campo Fecha/Hora. Las opciones son éstas:
texto General Alinea el texto a la izquierda y los números y las fechas a la derecha.
Izquierda Alinea todos los textos, fechas y números a la izquierda.
Derecha Alinea todos los textos, fechas y números a la derecha.
Centro Centra todos los textos, fechas y números.
Distribuir Justifica todos los textos, fechas y números de manera uniforme con respecto a
ambos lados del campo o cuadro de texto.
Mostrar el Muestra u oculta un control de calendario emergente que aparece cuando los usuarios hacen
Selector de fecha clic en los campos Fecha/Hora. Valor predeterminado: Para fechas. Seleccione Nunca para
ocultar el control.

Insertar o agregar un campo de texto enriquecido

¿Qué es el texto enriquecido?

El texto enriquecido es un texto con opciones de formato comunes, como negrita y cursiva, que no están
disponibles en el texto sin formato. Puede dar formato a los datos mediante las herramientas de formato comunes
de los programas de 2010 Microsoft Office System, como Microsoft Office Word 2010 y Microsoft Office
PowerPoint 2010. Office Access 2010 aplica en segundo plano el código de formato HTML (Lenguaje de marcado de
hipertexto) a los datos. Access utiliza HTML porque proporciona un mayor grado de compatibilidad con campos de
texto enriquecido guardados en las listas de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.
En la tabla siguiente se enumeran las opciones de formato de texto enriquecido compatibles con Office Access
2010:
Icono Opción Descripción
Nombre de fuente Selecciona un tipo diferente de letra.
Tamaño de fuente Selecciona un tamaño de fuente.
Negrita Pone en negrita el texto seleccionado. Si el
texto ya está en negrita, la quita.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Cursiva Pone en cursiva el texto seleccionado. Si el

texto ya está en cursiva, la quita.
Subrayado Subraya el texto. Si el texto ya está
subrayado, lo quita.
Alinear a la izquierda Alinea el texto con el margen izquierdo.
Centrar Centra el texto dentro de los márgenes.
Alinear a la derecha Alinea el texto con el margen derecho.
Numeración Inicia la numeración de los párrafos. El
número aparece antes de cada párrafo.
Viñetas Inicia la colocación de una viñeta delante de
cada párrafo.
Color de fuente Selecciona un color de fuente de primer
plano.
Color de texto Hace que el texto parezca como si estuviera
resaltado marcado con un rotulador.
Disminuye la sangría Reduce la sangría de párrafo.
Aumenta la sangría Aumenta la sangría de párrafo.
De izquierda a derecha Rellena el control de izquierda a derecha.
De derecha a izquierda Rellena el control de derecha a izquierda.
Office Access 2010 almacena el texto enriquecido utilizando un tipo de datos Memo. Es el único tipo de datos de
Access que tiene compatibilidad integrada para texto enriquecido. Para crear un campo para almacenar texto
enriquecido, se crea un campo Memo y se establece la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) en RichText.

Presentación de la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat)

La mayoría de los controles, campos y objetos de Access tienen una serie de propiedades asociadas. Una propiedad
es un valor con nombre que define alguna característica del objeto , como su posición, tamaño y si es o no visible.
La propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) conserva la configuración que determina si el texto se trata como texto
enriquecido o texto sin formato. Los dos valores posibles son los siguientes:
Propiedad FormatoDeTexto Descripción
(TextFormat)
RichText El texto se muestra como texto enriquecido y se almacena y se interpreta
como formato HTML enriquecido.
PlainText El texto se muestra como texto normal y se interpreta como texto sin formato.
Se establece la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) en el campo Memo de la vista Diseño de tabla. El valor que
se establece se hereda de cualquier cuadro de texto que haya creado para mostrar los datos en el campo Memo. Sin
embargo, el valor sólo se hereda cuando crea el control. Por tanto puede cambiar el valor utilizando la hoja de
propiedades del cuadro de texto.
Crear un campo de texto enriquecido

Almacena el texto enriquecido en un campo que utiliza el tipo de datos Memo. Es el único tipo de datos que tiene
compatibilidad integrada para mostrar y almacenar texto enriquecido. Para crear un campo que pueda almacenar
texto enriquecido, primero debe crear un campo Memo y, a continuación, establecer la propiedad FormatoDeTexto
(TextFormat) del campo Memo en RichText.
Crear un campo Memo para almacenar texto enriquecido

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, abra la base de datos en la que desea agregar el campo.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desea agregar el campo de texto
enriquecido y a continuación, haga clic en Vista Diseño.
En la cuadrícula de diseño de tabla, busque la primera fila vacía. A continuación, en la columna Nombre de campo,
escriba un nombre de campo.
En la columna Tipo de datos, seleccione Memo.
En Propiedades de campo, haga clic en la ficha General.
Haga clic en el cuadro Formato de texto y seleccione Texto enriquecido.
Para guardar la tabla, haga clic en Guardar en la barra de herramientas Barra de herramientas de acceso
rápido.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Cambiar un campo existente de texto sin formato a un campo de texto enriquecido

Si desea cambiar un campo Memo para que pueda almacenar texto enriquecido, puede cambiar la propiedad
FormatoDeTexto (TextFormat) de ese campo de PlainText a RichText. Si desea cambiar un campo de texto existente
para que pueda almacenar texto enriquecido, primero debe cambiar el tipo de datos del campo de Texto a Memo.
Cambiar un campo Memo existente para almacenar texto enriquecido
Inicie Office Access 2010.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, abra la base de datos que contiene el campo.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que contiene el campo y, a continuación,
haga clic en Vista Diseño.
En la cuadrícula de diseño de tabla, haga clic en el campo Memo que desea cambiar a texto enriquecido.
En Propiedades de campo, haga clic en la ficha General.
Haga clic en el cuadro Formato de texto y seleccione Texto enriquecido.
Para guardar la tabla, haga clic en Guardar.
Cambiar un campo existente de texto para que pueda almacenar texto enriquecido

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, abra la base de datos que contiene el campo.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que contiene el campo y, a continuación,
haga clic en Vista Diseño.
En la cuadrícula de diseño de tabla, haga clic en el campo de texto que desea cambiar a texto enriquecido.
En Tipo de datos, cambie Texto a Memo.
En Propiedades de campo, haga clic en la ficha General.
Haga clic en el cuadro Formato de texto y seleccione Texto enriquecido.
Para guardar la tabla, haga clic en Guardar.
Cuando haya almacenado el texto enriquecido en un campo Memo, puede mostrarlo en un formulario o informe
utilizando un control de cuadro de texto. El control de cuadro de texto tiene la propiedad FormatoDeTexto
(TextFormat) que hereda su valor inicial de la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) del campo Memo. Sin
embargo, puede cambiar la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) en el cuadro de control de texto.

Aplicar opciones de formato al texto

Cuando modifica un campo de texto enriquecido, ya sea en la vista Hoja de datos o en la vista Formulario, puede
aplicar las opciones de formato utilizando los comandos en la minibarra de herramientas o en los grupos Fuente y
Alineación de fuente en la ficha Inicio. Primero, debe seleccionar el texto al que desea dar formato y, a
continuación, aplicar las opciones de formato.
Cuando utiliza el mouse para seleccionar texto en un campo de tipo memo que admite texto enriquecido, aparece
la minibarra de herramientas después de haber completado la selección y soltar el botón primario del mouse. La
minibarra de herramientas incluye botones para las opciones de formato utilizadas con más frecuencia.

Suponga que desea agregar énfasis a una parte del texto aplicando formato de negrita para resaltarla.
Aplicar el formato utilizando la minibarra de herramientas
Haga clic y arrastre para seleccionar el texto al que desea dar formato.
Aparece la minibarra de herramientas.
Coloque el puntero sobre la minibarra de herramientas para hacerla más visible y haga clic en Negrita .
Cuando aparece la minibarra de herramientas, muestra las características de formato del texto seleccionado. Por
ejemplo, si el texto ya está en negrita, el botón Negrita de la barra de herramientas aparecerá resaltado.
También puede aplicar opciones de formato desde la ficha Inicio en la cinta de opciones, que forma parte de la
Interfaz de usuario Microsoft Office Fluent. Suponga que desea aplicar la opción de formato de cursiva.
Aplicar formato utilizando la cinta de opciones de Office Fluent
Haga clic y arrastre para seleccionar el texto al que desea dar formato.
En la ficha Inicio, haga clic en el grupo Fuente, haga clic en Cursiva .

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Para seleccionar una palabra rápidamente, coloque el puntero en la palabra y haga doble clic. Para seleccionar el
párrafo completo, haga clic tres veces.

Cambiar texto enriquecido a un campo de texto sin formato

Puede cambiar el campo de texto enriquecido a texto sin formato y quitar todo el formato cambiando la propiedad
FormatoDeTexto (TextFormat) a PlainText. Cuando cambia un campo de texto enriquecido a texto sin formato,
Office Access 2010 le indicará con un aviso que todo el formato se quitará. Una vez aplicado el cambio a texto sin
formato y se haya guardado la tabla, no se puede deshacer el campo.
Cambiar un campo de texto enriquecido a texto sin formato
Inicie Office Access 2010.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos que contiene el campo.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que contiene el campo y, a continuación,
haga clic en Vista Diseño.
En la cuadrícula de diseño de tabla, haga clic en el campo Memo que desea cambiar a texto enriquecido.
En Propiedades de campo, haga clic en la ficha General.
Haga clic en el cuadro Formato de texto y seleccione Texto sin formato.
Para guardar la tabla, haga clic en Guardar.

Qué hacer cuando la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) no está sincronizada

Para que la compatibilidad de texto enriquecido funcione correctamente, debe establecer la propiedad
FormatoDeTexto (TextFormat) tanto en el campo Memo como en cualquier control de cuadro de texto que muestre
este campo. Normalmente, las propiedades FormatoDeTexto (TextFormat) deben ser iguales. Por ejemplo, la
propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) para el campo y para el control debe establecerse en RichText si desea
que admita el texto con formato enriquecido. Si no desea el texto enriquecido, la propiedad en ambos debe
establecerse en PlainText. Si la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) en el campo Memo se establece en
RichText y la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) en el cuadro de texto se establece en PlainText, verá el HTML
de texto enriquecido completo en el cuadro de texto en la vista Formulario y en la vista Hoja de datos.

Agregar o cambiar una columna de búsqueda

¿Qué es una columna de búsqueda?

Una columna (o campo) de búsqueda es un campo de una tabla cuyo valor se obtiene de otra tabla o de una lista de
valores. Puede usar una columna de búsqueda para mostrar una lista de opciones en un cuadro combinado o un
cuadro de lista. Las opciones pueden proceder de una tabla o consulta, o pueden ser valores especificados. Puede
crear una columna de búsqueda manualmente, configurando las propiedades de campo de búsqueda de un campo,
o automáticamente, completando el Asistente para búsquedas. Siempre que sea posible, debe usar el Asistente
para búsquedas para crear una columna de búsqueda. El Asistente para búsquedas simplifica el proceso y rellena
automáticamente las propiedades del campo apropiadas y crea las relaciones de tabla apropiadas.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Puede crear una columna de búsqueda en la vista Hoja de datos o en la vista Diseño.

Crear una columna de búsqueda en la vista Hoja de datos

De forma predeterminada, al abrir una tabla, si abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar una columna de
búsqueda haciendo clic en Columna de búsqueda en el grupo Campos y columnas en la ficha Hoja de datos.
Haciendo esto se abre el Asistente para búsquedas, que le guía en el proceso de creación de la columna de
búsqueda.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla en la que desee crear la columna de búsqueda , esto abrirá la
tabla en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Columna de búsqueda.

Se iniciará el Asistente para búsquedas.

En la primera página del Asistente para búsquedas, indique si desea basar la columna de búsqueda en los valores de
una tabla o una consulta, o en una lista de valores que escriba.
El tipo de columna de búsqueda más habitual es el que muestra los valores buscados de una tabla o consulta
relacionada.
Haga clic en Siguiente y, a continuación, siga las instrucciones para completar el asistente..
Al hacer clic en Finalizar, se crea una columna de búsqueda cuyas propiedades de campo se basan en las elecciones
realizadas en el Asistente para búsquedas.

Crear una columna de búsqueda mediante el panel Lista de campos

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Si usa una base de datos que contiene más de una tabla, puede iniciar el proceso de creación de un campo de
búsqueda arrastrando un campo del panel Lista de campos . El panel Lista de campos muestra los campos
disponibles en otras tablas de la base de datos. Al crear una columna de búsqueda de este modo, el Asistente para
búsquedas se inicia automáticamente y el campo que arrastra a la hoja de datos se convierte en uno de los campos
de la columna de búsqueda.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla en la que desee crear la columna de búsqueda , esto abrirá la
tabla en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparecerá el panel Lista de campos.

Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla para mostrar la lista de campos de esa tabla.
Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se iniciará el Asistente para búsquedas.

Siga las instrucciones para completar el asistente.
Una vez completado el asistente, aparecerá la columna de búsqueda en la tabla en la vista Hoja de datos.

Crear una columna de búsqueda en la vista Diseño

Puede crear una columna de búsqueda en la vista Diseño, además de en la vista Hoja de datos. Cuando trabaja en la
vista Diseño, puede crear una columna de búsqueda usando el mismo Asistente para búsquedas que usa en la vista
Hoja de datos. Sin embargo, en la vista Diseño, también tiene acceso pleno a toas las propiedades del campo: como
resultado, puede editarlas directamente.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desee agregar la columna de
búsqueda y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.
En la primera fila vacía disponible, haga clic en una celda de la columna Nombre de campo, y escriba el nombre de
campo de la columna de búsqueda.
A continuación, haga clic en una celda de la columna Tipo de datos de dicha fila, haga clic en la flecha desplegable y
seleccione Asistente para búsquedas.
Se iniciará el Asistente para búsquedas.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En la primera página del Asistente para búsquedas, indique si desea basar la columna de búsqueda en los valores de
una tabla o una consulta, o en una lista de valores que escriba.
El tipo de columna de búsqueda más habitual es el que muestra los valores buscados de una tabla o consulta
relacionada.
Haga clic en Siguiente y, a continuación, siga las instrucciones para completar el asistente.
Al hacer clic en Finalizar, se crea una columna de búsqueda cuyas propiedades de campo se basan en las elecciones
realizadas en el Asistente para búsquedas. Puede ver las propiedades de campo en el panel inferior de la vista
Diseño, bajo Propiedades del campo. Para ver las propiedades que se aplican específicamente a la columna de
búsqueda, haga clic en la ficha Búsqueda.

Descripción de un valor enlazado y un valor de visualización en una columna de búsqueda

El fin de usar una columna de búsqueda es reemplazar la visualización de un número, por ejemplo un Id. (u otro
valor de clave externa), por algo más significativo, como un nombre. Por ejemplo, en lugar de mostrar un número
Id. de contacto, Access puede mostrar un nombre de contacto. El número Id. de contacto es el valor enlazado. Se
busca automáticamente en una tabla o consulta de origen para encontrar el nombre de contacto. El nombre de
contacto es el valor de visualización.

1. Valor de visualización
2. Valor enlazado
Una columna de búsqueda tiene un valor de visualización que aparece en la interfaz de usuario, y un valor enlazado
que se almacena en el control. El valor de visualización se "busca" basándose en el valor enlazado. Esto significa que
Access a menudo muestra un valor de visualización buscado que no es el mismo que el valor enlazado que se
almacena en el campo. Por ejemplo, en el caso de una tabla Pedidos, un valor de Id. de cliente de la tabla Clientes
se almacena en el campo Cliente de la tabla Pedidos; es el valor enlazado. Sin embargo, como el campo Cliente es
un campo de búsqueda, Access muestra el valor buscado , en este caso, el nombre del cliente. El nombre del cliente
es el valor de visualización.
Es importante entender la distinción entre el valor de visualización de un campo de búsqueda y su valor enlazado. El
valor de visualización se muestra automáticamente en la vista Hoja de datos, de forma predeterminada. Sin
embargo, el valor enlazado es lo que se almacena, lo que se usa en los criterios de la consulta y lo que usa Access de
forma predeterminada en combinaciones con otras tablas.

Presentación de las propiedades del campo de búsqueda

Puede ver las propiedades del campo de búsqueda en el panel inferior de la vista Diseño bajo Propiedades del
campo. Para ver las propiedades relacionadas específicamente con la columna de búsqueda, haga clic en la ficha
Búsqueda.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desee agregar la columna de
búsqueda y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Haga clic en una celda de la columnaNombre de campo de la columna de búsqueda.
Bajo Propiedades del campo, haga clic en la ficha Búsqueda.
Aparecerán las propiedades del campo de búsqueda.
Cuando establece la primera propiedad (Control de pantalla), la lista de propiedades disponibles cambia para
reflejar su elección. Puede establecer las propiedades del campo de búsqueda para cambiar el comportamiento de
una columna de búsqueda. Observe que cuando crea la columna de búsqueda mediante el Asistente para
búsquedas, el asistente establece las propiedades del campo de búsqueda por usted.
Propiedades del campo de búsqueda
Establezca esta propiedad Para
Control de pantalla Establecer el tipo de control a Casilla de verificación, Cuadro de texto, Cuadro de lista
o Cuadro combinado. Cuadro combinado es la elección más común para una columna
de búsqueda.
Tipo de origen de la fila Elegir si desea rellenar la columna de búsqueda con valores de otra tabla o consulta, o
de una lista de valores que especifique. Puede elegir rellenar la lista con los nombres
de los campos de una tabla o consulta.
Origen de la fila Especificar la tabla, consulta o lista de valores que proporciona los valores para la
columna de búsqueda. Si la propiedad Tipo de origen de la fila está establecida a Tabla
o consulta o a Lista de campos, esta propiedad debería establecerse al nombre de una
tabla o consulta o a una instrucción SQL que represente la consulta. Si la propiedad
Tipo de origen de la fila está establecida a Lista de valores, esta propiedad debería
contener una lista de valores separados por signos de punto y coma.
Columna enlazada Especificar la columna del origen de la fila que proporciona el valor almacenado por la
columna de búsqueda. Este valor puede ir desde 1 hasta el número de columnas del
origen de la fila.
La columna que proporciona el valor que se desea almacenar no tiene porqué ser la
misma columna que la columna de visualización.
Número de columnas Especificar el número de columnas del origen de la fila que se pueden mostrar en la
columna de búsqueda. Para seleccionar las columnas que desea mostrar, debe facilitar
un ancho de columna en la propiedad Ancho de columnas.
Encabezados de columna Especificar si se desea mostrar encabezados de columna.
Ancho de columnas Indicar el ancho de columna de cada columna. Si no desea mostrar una columna, por
ejemplo un número Id., especifique 0 para el ancho.
Filas en lista Especificar el número de filas que aparecen al mostrar la columna de búsqueda.
Ancho de la lista Especificar el ancho del control que aparece al mostrar la columna de búsqueda.
Limitar a la lista Elegir si un usuario puede indicar un valor que no se encuentra en la lista.
Permitir varios valores Especificar si la columna de búsqueda emplea un campo multivalor y permite
seleccionar varios valores.
Para obtener más información sobre los campos multivalor, vea el artículo Guía de
campos multivalor.
Permitir ediciones de lista Especificar si se pueden editar los elementos de una columna de búsqueda que está
de valores basada en una lista de valores. Si esta propiedad está establecida en Sí, y hace clic con
el botón secundario en un campo de búsqueda que está basado en una lista de
valores de una única columna, verá la opción de menú Editar elementos de lista. Si el
campo de búsqueda tiene más de una columna, se omite esta propiedad.
Formulario de edición de Especificar el uso de un formulario existente con el que pueda editar la lista de
elementos de lista elementos de una columna búsqueda que está basada en una tabla o consulta.
Mostrar sólo valores de Mostrar sólo valores que coincidan con el origen de fila actual si Permitir varios
origen de fila valores está establecida en Sí.
El valor enlazado de una columna búsqueda se determina mediante la propiedad Columna enlazada. El valor de
visualización de una columna de búsqueda es la columna o columnas que se representan en la propiedad Ancho de
columnas con un ancho distinto de cero.

Usar el Asistente para búsquedas

El Asistente para búsquedas se inicia en los siguientes casos: al crear una columna de búsqueda en la vista Hoja de
datos, al arrastrar un campo desde el panel Lista de campos hasta una tabla que se abre en la vista Hoja de datos y,
en la vista Diseño, al seleccionar Asistente para búsquedas en la columna Tipo de datos. El asistente le guía en los
pasos necesarios para crear una columna de búsqueda y establece automáticamente las propiedades de campo
apropiadas de acuerdo con sus elecciones. El asistente también crea relaciones de tabla e índices, cuando es
necesario, para asistir a la columna de búsqueda.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Cuando se inicia el Asistente para búsquedas, deberá decidir si desea basar la columna de búsqueda en una tabla o
consulta, o en una lista de valores especificados. La mayoría de las veces, si la base de datos está diseñada
correctamente y la información se divide en tablas basadas en temas, deberá elegir una tabla o consulta como el
origen de los datos para la columna de búsqueda.

Columna de búsqueda basada en una tabla o consulta

Si eligió la opción Deseo que la columna de búsqueda busque los valores en una tabla o consulta, cuando haga clic
en Siguiente, el Asistente para búsquedas mostrará una lista de tablas que proporcionan los valores para la columna
de búsqueda. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en
Consultas. Para ver ambas, haga clic en Ambas. Si eligió una tabla o consulta, haga clic en Siguiente.

El Asistente para búsquedas enumera los campos disponibles de la tabla o consulta. Para cada campo que desee
incluir en la columna de búsqueda, haga clic en el campo y, a continuación, en el botón mayor que (>) para moverlo
a la lista Campos seleccionados. Observe que debe seleccionar los campos que desee dejar visibles además del
campo que desea que suministre el valor que se almacena al realizar una selección en la columna de búsqueda.
Cuando termine, haga clic en Siguiente.

El Asistente para búsquedas muestra una página que permite especificar un campo o campos que puede usar para
ordenar la columna de búsqueda. Esta ordenación es opcional. Cuando termine, haga clic en Siguiente.

333
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Puede ajustar el ancho de las columnas que aparecerán en la columna de búsqueda. Si reduce el ancho de un
campo para que ya no esté visible, no aparecerá en la columna de búsqueda. Por ejemplo, puede usar esta función
para impedir que se muestre una columna de Id. Cuando termine, haga clic en Siguiente.

Al seleccionar una fila de la columna de búsqueda, puede almacenar un valor de dicha fila en la base de datos o usar
el valor posteriormente para realizar una acción. Esta página del asistente, que se muestra en la siguiente figura,
permite elegir el campo que suministra dicho valor. Debe elegir un campo que identifique de forma exclusiva la fila.
Normalmente, el campo de clave principal de la tabla de origen resulta una buena elección. Cuando termine, haga
clic en Siguiente.

En la página final del Asistente para búsquedas, debe escribir un nombre para la columna de búsqueda; éste se
convertirá en el nombre del campo de la tabla.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Si desea permitir la selección de más de un valor cuando aparece la columna de búsqueda y, a continuación,
almacenar varios valores, active la casilla de verificación Permitir varios valores. Observe que activar esta casilla de
verificación cambia la columna de búsqueda por un campo multivalor.
Columna de búsqueda basada en una lista de valores
Si eligió la opción Escribiré los valores que desee, al hacer clic en Siguiente, el Asistente para búsquedas mostrará
una cuadrícula en la que puede escribir los valores para la columna de búsqueda.

Primero, indique el número de columnas que desea incluir en la columna de búsqueda. A continuación, escriba los
valores en la cuadrícula. Puede ajustar el ancho de las columnas que aparecerán en la columna de búsqueda. Si
reduce el ancho de un campo para que ya no esté visible, no aparecerá en la columna de búsqueda. Cuando
termine, haga clic en Siguiente.
Al seleccionar una fila de la columna de búsqueda, puede almacenar un valor de dicha fila en la base de datos o usar
el valor posteriormente para realizar una acción. Esta página del asistente, que se muestra en la siguiente figura,
permite elegir el campo que suministra dicho valor. Debe elegir un campo que identifique de forma exclusiva la fila.
Cuando termine, haga clic en Siguiente.

En la página final del Asistente para búsquedas, debe escribir un nombre para la columna de búsqueda; éste se
convertirá en el nombre del campo de la tabla. Si desea permitir la selección de más de un valor cuando aparece la
columna de búsqueda y, a continuación, almacenar varios valores, active la casilla de verificación Permitir varios
valores. Observe que activar esta casilla de verificación cambia la columna de búsqueda por un campo multivalor.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Cambiar una columna de búsqueda

Para cambiar una columna de búsqueda, puede abrir la tabla en la vista Diseño y, a continuación, modificar las
propiedades del campo de búsqueda. Si la columna de búsqueda se basa en una lista de valores y la propiedad
Permitir ediciones de lista de valores está establecida en Sí, puede editar los elementos de la lista en la vista Hoja de
datos o la vista Formulario. Para editar los elementos de la lista en la vista Hoja de datos o la vista Formulario:

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla o formulario que contiene el campo multivalor.
La tabla se abrirá en la vista Hoja de datos o el formulario se abrirá en la vista Formulario.
Haga clic con el botón secundario en la columna de búsqueda y, a continuación, haga clic en Editar elementos de
lista en el menú contextual.
Cambie la lista de valores y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Cambiar un campo por una columna de búsqueda

Para cambiar un campo existente por una columna de búsqueda, en la vista Diseño, abra la tabla que contiene el
campo que desea cambiar, haga clic en la columna Tipo de datos del campo, haga clic en la lista desplegable y
seleccione Asistente para búsquedas. A continuación, siga las instrucciones del Asistente para búsquedas para crear
la columna de búsqueda.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desee agregar la columna de
búsqueda y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Localice el campo que desea cambiar por una columna de búsqueda.
A continuación, haga clic en la celda de la columna Tipo de datos de dicha fila, haga clic en la flecha desplegable y, a
continuación, seleccione Asistente para búsquedas....
Se iniciará el Asistente para búsquedas.

En la primera página del Asistente para búsquedas, indique si desea basar la columna de búsqueda en los valores de
una tabla o consulta, o en una lista de valores que especifique.
El tipo de columna de búsqueda más habitual es el que muestra los valores buscados de una tabla o consulta
relacionada.

336
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Haga clic en Siguiente y, a continuación, siga las instrucciones para completar el asistente. Al hacer clic en Finalizar,
se crea una columna de búsqueda cuyas propiedades de campo se basan en las elecciones realizadas en el Asistente
para búsquedas. Puede ver las propiedades de campo en el panel inferior de la vista Diseño, bajo Propiedades del
campo. Para ver las propiedades que se aplican específicamente a la columna de búsqueda, haga clic en la ficha
Búsqueda.

Agregar o cambiar una columna de búsqueda que permita almacenar varios valores

¿Qué es una columna de búsqueda multivalor?

Una columna de búsqueda multivalor es un campo de una tabla cuyos valores se recuperan desde otra tabla o
desde una lista de valores. Usando una columna de búsqueda multivalor, puede mostrar una lista de opciones en un
cuadro combinado o en un cuadro de lista. Las opciones pueden proceder de una tabla o consulta, o pueden ser
valores especificados. Como la columna de búsqueda es multivalor, se puede elegir más de un elemento de la lista.
Puede crear una columna de búsqueda manualmente, configurando las propiedades de campo de búsqueda de un
campo, o automáticamente, completando el Asistente para búsquedas. Siempre que sea posible, debe usar el
Asistente para búsquedas para crear una columna de búsqueda multivalor. El Asistente para búsquedas simplifica el
proceso y cumplimenta automáticamente las propiedades de campo pertinentes, además de crear las relaciones de
tabla que procedan.

Puede crear una columna de búsqueda multivalor en la vista Hoja de datos o en la vista Diseño.

Crear una columna de búsqueda multivalor en la vista Hoja de datos

De forma predeterminada, al abrir una tabla, ésta se muestra en la vista Hoja de datos. Puede agregar una columna
de búsqueda multivalor haciendo clic en Columna de búsqueda en el grupo Campos y columnas en la ficha Hoja de
datos. Haciendo esto se abre el Asistente para búsquedas, que le guía en el proceso de creación de la columna de
búsqueda.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla en la que desee crear la columna de búsqueda, esto abrirá la
tabla en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Columna de búsqueda.

Se inicia el Asistente para búsquedas.

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En la primera página del Asistente para búsquedas, debe indicar si desea basar la columna de búsqueda en los
valores de una tabla o una consulta, o en una lista de valores que escriba.
El tipo más común de columna de búsqueda multivalor es la que muestra los valores buscados en una tabla o
consulta relacionada.

Crear una columna de búsqueda multivalor mediante el panel Lista de campos

Si usa una base de datos que contiene más de una tabla, puede iniciar el proceso de creación de un campo de
búsqueda multivalor arrastrando un campo del panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos
disponibles en otras tablas de la base de datos. Al crear una columna de búsqueda multivalor de este modo, el
Asistente para búsquedas se inicia automáticamente y el campo que arrastra se convierte en uno de los campos de
la columna de búsqueda.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla en la que desee crear la columna de búsqueda, esto abrirá la
tabla en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de esa tabla.
Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se inicia el Asistente para búsquedas.

Crear una columna de búsqueda multivalor en la vista Diseño

Puede crear una columna de búsqueda en la vista Diseño, además de en la vista Hoja de datos. Cuando trabaja en la
vista Diseño, puede crear una columna de búsqueda usando el mismo Asistente para búsquedas que usa en la vista
Hoja de datos. Sin embargo, en la vista Diseño, también tiene acceso pleno a todas las propiedades del campo, por
lo que puede editarlas directamente.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desea agregar la columna de
búsqueda multivalor y a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.

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En la primera fila vacía disponible, haga clic en la columna Nombre de campo y escriba el nombre de campo de la
columna de búsqueda multivalor.
Haga clic en la columna Tipo de datos de dicha fila, haga clic en la flecha y, a continuación, en la lista desplegable,
elija Asistente para búsquedas.
Se inicia el Asistente para búsquedas.

En la primera página del Asistente para búsquedas, indique si desea basar la columna de búsqueda en los valores de
una tabla o una consulta o en una lista de valores especificados.
El tipo de columna de búsqueda más habitual es el que muestra los valores buscados de una tabla o consulta
relacionada.
.
Al hacer clic en Finalizar, se crea una columna de búsqueda cuyas propiedades de campo se basan en las elecciones
realizadas en el Asistente para búsquedas. Puede ver las propiedades de campo en el panel inferior de la vista
Diseño, bajo Propiedades del campo. Para ver las propiedades que se aplican específicamente a la columna de
búsqueda, haga clic en la ficha Búsqueda.

Usar el Asistente para búsquedas para crear columnas de búsqueda multivalor

El Asistente para búsquedas se inicia en los siguientes casos: al crear una columna de búsqueda en la vista Hoja de
datos, al arrastrar un campo desde el panel Lista de campos hasta una tabla que se abre en la vista Hoja de datos y,
en la vista Diseño, al seleccionar Asistente para búsquedas en la columna Tipo de datos. El asistente le guía en los
pasos necesarios para crear una columna de búsqueda y establece automáticamente las propiedades de campo
apropiadas de acuerdo con sus elecciones. El asistente también crea relaciones de tabla e índices, cuando es
necesario, para asistir a la columna de búsqueda.
En la primera página del Asistente para búsquedas, deberá decidir si desea basar la columna de búsqueda en una
tabla o consulta, o en una lista de valores especificados. La mayoría de las veces, si la base de datos está diseñada
correctamente y la información se divide en tablas basadas en temas, deberá elegir una tabla o consulta como el
origen de los datos para la columna de búsqueda.
Crear la búsqueda multivalor basándose en una tabla o consulta
En el Asistente para búsquedas, haga clic en Deseo que la columna de búsquedas busque los valores en una tabla o
consulta y, a continuación, haga clic en Siguiente.
Seleccione una tabla o consulta en la lista y, después, haga clic en Siguiente.
En Campos disponibles, haga clic en los campos que desea incluir en la búsqueda.
Haga clic en el botón que representa el signo "mayor que" (>) para mover los campos seleccionados a la lista
Campos seleccionados. Haga clic en el icono que representa dos signos "mayor que" (») para mover todos los
campos a la lista Campos seleccionados y después haga clic en Siguiente.
Si lo desea, seleccione uno de los cuatros campos por el que desee ordenar los elementos de búsqueda y, a
continuación, haga clic en Siguiente.
Ajuste el ancho de las columnas del campo de búsqueda si es necesario, y, a continuación, haga clic en Siguiente.
En ¿Desea almacenar varios valores para esta búsqueda?, active la casilla de verificación Permitir varios valores.
Esta casilla de verificación debe estar activada para que se puedan almacenar varios valores.
Haga clic en Finalizar.
Al hacer clic en Finalizar, se crea una columna de búsqueda cuyas propiedades de campo se basan en las elecciones
realizadas en el Asistente para búsquedas.

Para guardar la tabla, haga clic en el botón de Microsoft Office y haga clic en Guardar.
Método abreviado de teclado CTRL+S
Crear la búsqueda multivalor basándose en valores especificados

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En el Asistente para búsquedas, haga clic en Escribiré los valores que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.
Especifique el número de columnas. A continuación, en Col1, escriba cada valor. Para pasar a la fila siguiente,
presione la tecla TAB.
Cuando acabe de especificar los valores, haga clic en Siguiente.
En el Asistente para búsquedas, especifique la etiqueta de la columna de búsqueda.
En ¿Desea almacenar varios valores para esta búsqueda?, active la casilla de verificación Permitir varios valores.
Esta casilla de verificación debe estar activada para que se puedan almacenar varios valores.
Haga clic en Finalizar.
Al hacer clic en Finalizar, se crea una columna de búsqueda cuyas propiedades de campo se basan en las elecciones
realizadas en el Asistente para búsquedas.

Para guardar la tabla, haga clic en el botón de Microsoft Office y haga clic en Guardar.
Método abreviado de teclado CTRL+S
Una vez creado el campo multivalor, éste aparece como una lista desplegable de casillas de verificación cuando se
ve la tabla en la vista Hoja de datos.

Descripción de un valor enlazado y un valor de visualización en una columna de búsqueda multivalor

Access admitió campos de búsqueda de valor único durante varias versiones. Los campos de búsqueda multivalor
son una novedad de Office Access 2010. La finalidad de un campo de búsqueda es reemplazar la visualización de un
número como un Id.(ID) (u otro tipo de clave externa) por algo más significativo, como un nombre. Por ejemplo, en
lugar de mostrar el Id. de un contacto, Access puede mostrar el nombre del contacto. El número Id. del contacto es
un valor enlazado. El número Id. del contacto se busca automáticamente en una tabla o consulta de origen y se
sustituye por el nombre del contacto. El valor que se muestra es el nombre del contacto.
Al igual que sucede con un campo de búsqueda de valor único que tiene un valor mostrado y un valor enlazado, un
campo de búsqueda multivalor tiene valores mostrados que aparecen en la interfaz de usuario y valores enlazados
que se guardan en la tabla. Para cada entrada en el campo multivalor, se "busca" un valor mostrado, basándose en
el valor enlazado.
Esto significa que Access muestra a menudo un valor mostrado buscado que no es el mismo que el valor enlazado
que se guarda en el campo. Por ejemplo, un conjunto de valores de Id. de empleados de una consulta llamada
Contactos extendidos podría estar almacenado en un campo llamado AsignadoA. Estos valores ID de empleado son
los valores enlazados. No obstante, como el campo AsignadoA es un campo de búsqueda, Access muestra la serie
de valores de búsqueda en el resultado de la consulta; en este caso, los nombres de contacto. Los nombres de
contacto son los valores mostrados.

Valores mostrados
Valores enlazados
Es importante entender la distinción entre los valores de visualización de un campo de búsqueda
multivalor y sus valores enlazados. Los valores de visualización se muestran automáticamente en la vista
Hoja de datos, de forma predeterminada. Sin embargo, los valores enlazados son los que se almacenan,
los que se usan en los criterios de la consulta y los que usa Access de forma predeterminada en
combinaciones con otras tablas.

Presentación de las propiedades del campo de búsqueda

Puede ver las propiedades del campo de búsqueda en el panel inferior de la vista Diseño bajo Propiedades del
campo. Para ver las propiedades relacionadas específicamente con la columna de búsqueda, haga clic en la ficha
Búsqueda.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

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En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desee agregar la columna de
búsqueda y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Haga clic en una celda de la columnaNombre de campo de la columna de búsqueda.
En Propiedades de campo, haga clic en la ficha Búsqueda.
Se muestran las propiedades de búsqueda.

Cuando establece el valor de la primera propiedad (Control de pantalla), la lista de propiedades disponibles cambia
para reflejar su elección. Puede establecer las propiedades del campo de búsqueda para cambiar el
comportamiento de una columna de búsqueda. Observe que cuando usa el Asistente para búsquedas con objeto de
crear una columna de búsqueda, el asistente establece las propiedades del campo de búsqueda por usted.
Propiedades del campo de búsqueda
Establezca esta propiedad Para
Control de pantalla Establecer el tipo de control a Casilla de verificación, Cuadro de texto, Cuadro de lista
o Cuadro combinado. Cuadro combinado es la elección más común para una columna
de búsqueda.
Tipo de origen de la fila Elegir si desea rellenar la columna de búsqueda con valores de otra tabla o consulta, o
de una lista de valores que especifique. Puede elegir rellenar la lista con los nombres
de los campos de una tabla o consulta.
Origen de la fila Especificar la tabla, consulta o lista de valores que proporciona los valores para la
columna de búsqueda. Si la propiedad Tipo de origen de la fila está establecida en
Tabla o consulta o en Lista de campos, esta propiedad debería establecerse en el
nombre de una tabla o consulta o en una instrucción SQL que represente la consulta.
Si la propiedad Tipo de origen de la fila está establecida en Lista de valores, esta
propiedad debería contener una lista de valores separados por signos de punto y
coma.
Columna enlazada Especificar la columna del origen de la fila que proporciona el valor almacenado por la
columna de búsqueda. Este valor puede ir desde 1 hasta el número de columnas del
origen de la fila.
La columna que proporciona el valor que se desea almacenar no tiene porqué ser la
misma columna que la columna de visualización.
Número de columnas Especificar el número de columnas del origen de la fila que se pueden mostrar en la
columna de búsqueda. Para seleccionar las columnas que desea mostrar, debe facilitar
un ancho de columna en la propiedad Ancho de columnas.
Encabezados de columna Especificar si se desea mostrar encabezados de columna.
Ancho de columnas Indicar el ancho de columna de cada columna. Si no desea mostrar una columna, por
ejemplo un número Id., especifique 0 para el ancho.
Filas en lista Especificar el número de filas que aparecen al mostrar la columna de búsqueda.
Ancho de la lista Especificar el ancho del control que aparece al mostrar la columna de búsqueda.
Limitar a la lista Elegir si un usuario puede indicar un valor que no se encuentra en la lista.
Permitir varios valores Especificar si la columna de búsqueda emplea un campo multivalor y permite
seleccionar varios valores.
Permitir ediciones de lista Especificar si se pueden editar los elementos de una columna de búsqueda que está
de valores basada en una lista de valores. Si esta propiedad está establecida en Sí, y hace clic con
el botón secundario en un campo de búsqueda que está basado en una lista de
valores de una única columna, verá la opción de menú Editar elementos de lista. Si el
campo de búsqueda tiene más de una columna, se omite esta propiedad.
Formulario de edición de Especificar el uso de un formulario existente para editar la lista de elementos de una
elementos de lista columna búsqueda que está basada en una tabla o consulta.
Mostrar sólo valores de Mostrar sólo valores que coincidan con el origen de fila actual si Permitir varios

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origen de fila valores está establecida en Sí.

El valor enlazado de una columna búsqueda se determina mediante la propiedad Columna enlazada. El valor de
visualización de una columna de búsqueda es la columna o columnas que se representan en la propiedad Ancho de
columnas con un ancho distinto de cero.

Cambiar el diseño de una columna de búsqueda de un campo multivalor

Para cambiar el diseño de una columna de búsqueda multivalor, deberá editar las propiedades del campo de
búsqueda en la vista Diseño, pero con una excepción. Si la columna de búsqueda está basada en una lista de valores
de una única columna y la propiedad Permitir ediciones de lista de valores está establecida en Sí, podrá cambiar la
lista de valores en la vista Hoja de datos o Formulario haciendo clic con el botón secundario y eligiendo Editar
elementos de lista.
Cambiar la lista de valores de una columna de búsqueda multivalor basada en una lista de valores
Puede agregar valores a la lista de valores, cambiarla o establecer un valor predeterminado.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que contiene el campo multivalor.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
Haga clic con el botón secundario en cualquier celda de la columna de búsqueda multivalor.
Haga clic en Editar elementos de lista.
Cambie la lista de valores y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Cambiar una columna de búsqueda multivalor basada en una lista de valores a una columna de búsqueda multivalor
basada en una tabla o consulta
En primer lugar, elimine la lista de valores existentes basada en el campo multivalor.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
Abra la tabla en la vista Diseño.
Seleccione el campo multivalor en la cuadrícula de diseño.
Para seleccionar el campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Eliminar filas.

Aparece un mensaje de confirmación.

Cuando aparezca el mensaje de confirmación, haga clic en Sí para eliminar el campo y todos los datos que contiene.
Para cancelar la operación, haga clic en No.
Ahora cree el nuevo campo multivalor.

Cambiar el diseño de una columna de búsqueda multivalor

Para cambiar una columna de búsqueda multivalor, puede abrir la tabla en la vista Diseño y, a continuación,
modificar las propiedades del campo de búsqueda.

Expresiones
Introducción a las expresiones

Información general sobre las expresiones

Una expresión es la combinación de uno o más de los siguientes elementos: funciones (Procedimiento Function:
procedimiento que devuelve un valor y que se puede utilizar en una expresión. Puede declarar una función con la
instrucción Function y finalizarla con la instrucción End Function.) integradas o definidas por el usuario,
identificadores (identificador (expresiones): elemento de una expresión que hace referencia al valor de un campo,
control o propiedad. Por ejemplo, Formularios![Pedidos]![Id. de Pedido] es un identificador que hace referencia al
valor del control Id. de pedido del formulario Pedidos.), operadores (operador: signo o símbolo que especifica el

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tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y
referenciales.) y constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el
número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no
son constantes.) que dan como resultado un único valor.

Por ejemplo, la siguiente expresión contiene estos cuatro elementos:

=Suma([Precio de adquisición])*0,08
En este ejemplo, Suma() es una función integrada, [Precio de adquisición] un identificador, * un operador
matemático y 0,08 una constante. Esta expresión puede usarse en un cuadro de texto en un pie de página de
formulario o de informe para calcular los impuestos asociados a un grupo de artículos.
Las expresiones pueden ser mucho más complejas o sencillas que en el ejemplo anterior. Por ejemplo, esta
expresión booleana (booleana: expresión que se puede evaluar como verdadera (distinta de cero) o falsa (0). Se
pueden usar las palabras clave Verdadero y Falso para proporcionar los valores de -1 y 0, respectivamente. El tipo
de datos de campo Sí o No es booleano y tiene el valor -1 para Sí.) consta sólo de un operador y una constante:
>0
Esta expresión devuelve Verdadero cuando se compara con un número mayor que 0 y devuelve Falso cuando se
compara con un número menor que 0. Puede usar esta expresión en la propiedad Regla de validación de un campo
de control o tabla para garantizar que sólo se especifiquen valores positivos.
En Access, las expresiones se usan en muchos lugares para realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.
Todas las tablas, consultas, formularios, informes y macros tienen propiedades que aceptan una expresión. Por
ejemplo, puede usar expresiones en las propiedades Origen del control y Valor predeterminado de un control.
También puede usar expresiones en la propiedad Regla de validación del campo de una tabla. Además, al escribir
código de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) para un procedimiento de evento o un módulo, se suelen
usar expresiones similares a las que se usan en un objeto de Access, como una tabla o consulta.

¿Por qué usar expresiones?

En Access, puede usar expresiones para llevar a cabo lo siguiente:

Calcular valores que no existen directamente en los datos. Puede calcular valores de campos de consulta y controles
en formularios e informes.
Establecer un valor predeterminado para un campo de tabla o para un control en un formulario o informe. Estos
valores predeterminados aparecen siempre que abre una tabla, un formulario o un informe.
Crear una regla de validación. Las reglas de validación controlan los valores que los usuarios pueden escribir en un
campo o control.
Especificar criterios para una consulta.
Una de las formas más habituales de usar expresiones en Access es calcular los valores que no existen directamente
en los datos. Por ejemplo, puede crear una columna en una consulta que calcule el total de un elemento de línea y,
a continuación, incluir dicho valor en un formulario o informe. Una columna de una consulta producto de este tipo
de cálculo se llama campo calculado. Por ejemplo, la siguiente expresión de una consulta calcula los totales de los
elementos de línea y les aplica un descuento:
PrecioAmpliado: CMoneda([Detalles de pedido].[Precio]*[Cantidad]*(1-[Descuento])/100)*100
Esta expresión asigna a la columna resultante, o campo calculado, el nombre PrecioAmpliado.

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No se puede crear un campo de tabla que calcule automáticamente su propio valor. De ser necesario, puede usar
un campo de tabla para almacenar los resultados de un cálculo realizado en otra parte (por ejemplo, en una
consulta o en un formulario). Sin embargo, a menos que exista una razón concreta para ello, resulta más eficaz
almacenar solo los valores requeridos para realizar el cálculo y, a continuación, calcular los resultados en cuanto los
necesite.
Por ejemplo, suponga que tiene que calcular el importe total en dólares de un elemento de línea en una factura. En
vez de almacenar el total del elemento de línea en la base de datos, puede calcularlo a medida que sea necesario
desde otros dos elementos almacenados en la misma base de datos: cantidad y precio. En un control de cuadro de
texto en el informe de factura, use la siguiente expresión para calcular el valor:
=CMoneda([Cantidad]*[Precio])
Esta expresión multiplica la cantidad por el precio, y después aplica la función de conversión de moneda (CMoneda)
para convertir el resultado at tipo de datos de moneda. También puede calcular un descuento para cada pedido.
Puede crear un campo calculado cada vez que necesite calcular o realizar operaciones en los datos de dos o más
campos de tabla. Por ejemplo, muchas tablas almacenan nombres y apellidos en distintos campos. Si desea
combinar estos nombres y apellidos y a continuación mostrarlos en un solo campo, puede crear un campo calculado
en una consulta. Como se mencionó anteriormente, crear este tipo de campo calculado directamente en una tabla
puede parecer lógico, pero las tablas no admiten este tipo de operación. No proporcionan un campo o propiedad en
donde agregar la expresión necesaria.
Un campo calculado que combinara nombres y apellidos tendría el siguiente aspecto: [Nombre] & " " & [Apellidos].
En este caso, los símbolos de unión (&) combinan el valor del campo Nombre, un carácter de espacio (el espacio
entre comillas) y el valor del campo Apellidos.
También puede usar expresiones en Access para proporcionar un valor predeterminado a un campo de una tabla o
a un control. Por ejemplo, para establecer que el valor predeterminado de un campo de datos sea la fecha actual,
escriba Fecha() en el cuadro de propiedades Valor predeterminado de dicho campo.
Además, puede usar una expresión para definir una regla de validación. Por ejemplo, puede usar una regla de
validación en un control o campo de tabla para exigir que la fecha indicada fuera mayor o igual a la fecha actual.
Para lograrlo, establezca el valor en el cuadro de propiedad Regla de validación en >= Fecha().
Por último, puede usar una expresión para establecer criterios de consulta. Por ejemplo, suponga que desea ver las
ventas de productos pertenecientes a pedidos enviados dentro de un determinado período de tiempo. Puede
especificar criterios para definir un intervalo de tiempo, y Access solo devolverá las filas que coincidan con estos
criterios. Por ejemplo, la expresión podría asemejarse a la siguiente:
Entre #1/1/2010# y #31/12/2010#
Cuando agregue los criterios a la consulta y, a continuación, ejecute la consulta, se devolverán sólo los valores que
coincidan con las fechas especificadas.

Comparación entre expresiones de Access y fórmulas de Excel

Las expresiones de Access se asemejan a las fórmulas de Excel en que ambas usan recursos similares para producir
un resultado. Tanto las fórmulas de Excel como las expresiones de Access contienen uno o más de los siguientes
elementos:
Identificadores En Excel, los identificadores son los nombres que identifican celdas específicas o intervalos de
celdas en un libro, como A1, B3:C6 u Hoja2!C32. En Access, los identificadores son los nombres de los campos de
una tabla (como [Contactos]![Nombre]), los controles de formularos o informes (como Formularios![Lista de
tareas]![Descripción]) o las propiedades de estos campos o controles (como Formularios![Lista de
tareas]![Descripción].AnchoDeColumna).
Operadores Tanto en Access como Excel, se usan operadores para comparar valores o realizar cálculos simples en
los datos. A modo de ejemplo pueden citarse los signos + (más) o - (menos).
Funciones y argumentos En Access y Excel se usan funciones y argumentos para llevar a cabo tareas que no pueden
realizarse únicamente mediante operadores; por ejemplo, se puede calcular el promedio de los valores de un
campo o convertir los resultados de un cálculo a un formato de moneda. Entre estas funciones pueden citarse
SUMA y DESVEST. Los argumentos son valores que proporcionan información a las funciones. Access y Excel ofrecen
muchas funciones entre las cuales elegir, pero los nombres de funciones similares a veces difieren según el
programa. A manera de ejemplo, la función MEDIA de Excel se corresponde con la función Promedio de Access.
Constantes En Access y Excel, las constantes son valores que no cambian: por ejemplo, cadenas de texto o números
no calculados por medio de una expresión.
Las expresiones de Access usan operadores y constantes similares a los que se aplican en las fórmulas de Excel, pero
distintos identificadores y funciones. Puede usar una fórmula de Excel en un único lugar: una celda perteneciente a
un libro. Sin embargo, puede usar una expresión de Access en muchas partes para realizar un amplio espectro de
tareas, incluyendo:
Crear controles calculados en formularios e informes
Crear campos calculados en consultas

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Usar las expresiones como criterios en consultas

Validar los datos que se escriben en un campo, control o formulario
Agrupar los datos en informes
Puede usar una expresión de Access o una fórmula de Excel para calcular valores numéricos de fecha y hora con
operadores matemáticos. Por ejemplo, para calcular un precio con descuento para un cliente, es posible aplicar la
fórmula de Excel =C2*(1-D2) o la expresión de Access = [Precio]*(1-[Descuento]).
También se puede usar una expresión de Access o fórmula de Excel para combinar, dividir o manipular cadenas de
diversas formas mediante operadores. Por ejemplo, la fórmula de Excel citada a continuación permite combinar un
nombre y un apellido en una misma cadena: =D3 & " " & D4 , mientras que con la expresión de Access = [Nombre] &
" " & [Apellidos] se obtendrían resultados análogos.

Componentes de una expresión

Las expresiones pueden constar de identificadores, operadores, funciones y argumentos, constantes y valores. En
las siguientes secciones se describen estos componentes en mayor profundidad. Los ejemplos incluidos también
proporcionan una breve descripción de la sintaxis usada en las expresiones.
Identificadores
Un identificador es el nombre de un campo, propiedad o control. Se usan identificadores en una expresión para
hacer referencia al valor asociado a un campo, propiedad o control. Por ejemplo, considere la expresión =
[FechaRequerida]-[FechaEnvío]. Esta expresión resta el valor del campo o control FechaEnvío del valor del campo o
control FechaRequerida. En esta expresión, FechaRequerida y FechaEnvío funcionan como identificadores.
Operadores
Access admite gran variedad de operadores, incluyendo operadores aritméticos comunes como +, -, *
(multiplicación) y / (división). También se pueden usar operadores de comparación como < (menor que) o > (mayor
que) para comparar valores, operadores de texto como & y + para concatenar (combinar) texto, operadores lógicos
como Not y And para determinar valores verdaderos o falsos, y otros operadores exclusivos de Access.
Funciones y argumentos
Las funciones son procedimientos integrados que se pueden usar en las expresiones. Las funciones se usan para
realizar una amplia variedad de operaciones, como el cálculo de valores, la manipulación de texto y fechas y el
resumen de datos. Por ejemplo, una función que se usa frecuentemente es la de Fecha, que devuelve la fecha
actual. Puede aplicar la función Fecha en muchos contextos, como por ejemplo en una expresión que establezca el
valor predeterminado de un campo en una tabla. Así, siempre que alguien agregue un nuevo registro, el valor del
campo corresponderá a la fecha actual de forma predeterminada.
Algunas funciones necesitan argumentos. Un argumento es un valor que proporciona una entrada a la función. Si
una función necesita más de un argumento, éstos deben separarse con una coma. Considere la función Fecha en la
siguiente expresión a manera de ejemplo:
=Formato(Fecha(),"mmmm d, yyyy")
En este ejemplo se usan dos argumentos. El primero es la función Fecha(), la cual devuelve la fecha actual. El
segundo ("mmmm d, yyyy"), separado del primero por una coma, consta de una cadena de texto para explicarle a la
función Formato cómo darle formato al valor de fecha devuelto. Recuerde que la cadena de texto debe escribirse
entre comillas. Esta expresión muestra que a menudo se puede usar el valor devuelto por una función como
argumento de otra. En este caso, Fecha() funciona como un argumento.

Constantes
Una constante es un elemento cuyo valor no cambia durante la ejecución de Access. Las constantes Verdadero,
Falso y Nulo se usan a menudo en expresiones. También pueden definirse constantes propias en código VBA para
aplicarlas en procedimientos de VBA. VBA es el lenguaje de programación que usa Access.
No pueden usarse constantes de VBA en las funciones personalizadas que usa en expresiones. Por ejemplo, VBA
tiene constantes para los días de la semana: vbSunday representa el domingo, vbMonday el lunes, y así
sucesivamente. Cada una de estas constantes se corresponde con un valor numérico. Por ejemplo, el valor
numérico de vbSunday es 1, y el de vbMonday es 2. No se pueden usar estas constantes en una función
personalizada a la que se llama desde una expresión. En ese caso, se deben usar los valores numéricos.
Valores
Pueden usarse valores literales en las expresiones, como el número 1.254 o la cadena "Escriba un número entre 1 y
10". También puede usar valores numéricos, que pueden constar de una serie de dígitos, incluyendo un signo y
coma decimal de ser necesario. En caso de que falte el signo, Access supone que se trata de un valor positivo. Para
convertir un valor positivo en uno negativo, incluya el signo menos (-). También se puede usar ción científica. Para
ello, incluya "E" o "e" y el signo del exponente (por ejemplo, 1,0E-6).
Al usar cadenas de texto como constantes, escríbalas entre comillas para que Access pueda interpretarlas
correctamente. En algunos casos Access colocará por sí mismo las comillas antes y después del texto. Por ejemplo,
cuando se escribe texto en una expresión para una regla de validación o criterios de consulta, Access coloca
automáticamente las cadenas de texto entre comillas.

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Por ejemplo, si escribe el texto París, Access muestra "París" en la expresión. Si desea que una expresión produzca
una cadena entre comillas, incluya la cadena entre comillas simples (') o entre tres pares de comillas dobles ("). Por
ejemplo, las siguientes expresiones son equivalentes:
Formularios![Contactos]![Ciudad].ValorPredeterminado = ' "París" '
Formularios![Contactos]![Ciudad].ValorPredeterminado = " " "París" " "
Para usar valores de fecha y hora, escriba los valores entre signos de número (#). Por ejemplo, #3-7-07#, #7-Mar-
07# y #Mar-7-2010# son todos valores válidos de fecha y hora. Cuando Access encuentra un valor válido de fecha y
hora escrito entre caracteres #, automáticamente interpreta dicho valor como un tipo de datos de fecha y hora.

Ejemplos de expresiones

La tabla siguiente muestra algunas expresiones de Access de ejemplo y cómo se usan normalmente:
Expresión Finalidad
=[FechaRequerida]-[FechaEnvío] Calcula la diferencia entre los valores de fecha de dos
controles de cuadro de texto (denominados
FechaRequerida y FechaEnvío) de un informe.
Fecha() Establece en la fecha actual el valor predeterminado de un
campo de tabla con el tipo de datos Fecha/Hora.
PrecioAmpliado: CMoneda([Detalles de Crea un campo calculado denominado PrecioAmpliado en
pedido].Precio*[Cantidad]*(1- una consulta.
[Descuento])/100)*100
Entre #01/01/07# y #31/12/07# Especifica los criterios para un campo de fecha y hora en
una consulta.
=[Subformulario Devuelve el valor del control SubtotalPedido del
Pedidos].Formulario!SubtotalPedido subformulario Pedidos que está en el formulario Pedidos.
>0 Establece una regla de validación para un campo numérico
en una tabla; los usuarios deben especificar un valor
mayor que cero.
Algunas expresiones comienzan con el operador igual a (=) y otras no. Al calcular el valor para un control en un
formulario o informe, use el operador = para iniciar la expresión. En otros casos, como por ejemplo cuando escribe
una expresión en una consulta o en la propiedad ValorPredeterminado o ReglaDeValidación de un campo o control,
no use el operador = a menos que agregue la expresión a un campo de texto en una tabla. En algunos casos, como
cuando se agregan expresiones a consultas, Access quita el operador = automáticamente.

Crear una expresión

Expresiones
En Office Access 2010, una expresión es el equivalente de una fórmula en Office Excel 2010. Una expresión se
compone de varios elementos que se usan, solos o en combinación, para generar un resultado. Esos elementos
pueden ser:
Identificadores: los nombres de campos de tabla o de controles en formularios o informes, o bien, las propiedades
de estos campos o controles.
Operadores, como + (más) o - (menos).
Funciones, como SUMA o PROMEDIO así como los argumentos que se usan con las funciones.
Constantes: valores que no cambian, como cadenas de texto o números no calculados por una expresión.
Se usa una expresión para realizar un cálculo, recuperar el valor de un campo o control, proporcionar criterios a una
consulta, definir reglas, crear controles y campos calculados, y definir un nivel de grupo para un informe.
Se usa una expresión cuando se necesitan crear valores que no residan directamente en los datos. Por ejemplo,
puede que necesite calcular el impuesto sobre las ventas de un pedido, o bien, calcular el valor total del propio
pedido. Otras veces, necesitará agregar criterios a una consulta o un filtro, es decir, información que determina qué
registros va a devolver la consulta o van a aparecer cuando se aplique un filtro. En otros casos, puede que desee
definir un valor predeterminado o una regla de validación para un campo o control. En todos estos casos, se usa una
expresión.
En la siguiente tabla se muestran algunas expresiones de ejemplo y cómo suelen usarse:
Expresión Finalidad
=[FechaRequerida]-[FechaEnvío] Calcula la diferencia entre los valores de fecha de dos
controles de cuadro de texto (denominados
FechaRequerida y FechaEnvío) de un informe.
Fecha() Establece en la fecha actual el valor predeterminado de un
campo de tabla con el tipo de datos Fecha/Hora.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

PrecioTotal: CMoneda([Detalles de pedidos].Precio Crea un campo calculado en una consulta.

unidad*[Cantidad]*(1-[Descuento])/100)*100
Entre #01.01.2005# Y #31.12.2005# Se usa para especificar los criterios de un campo
Fecha/Hora en una consulta.
=[Subformulario Devuelve el valor del control SubtotalPedido del
Pedidos].Formulario!SubtotalPedido subformulario Pedidos que está en el formulario Pedidos.
>0 Establece una regla de validación para los campos
numérico de una tabla: los usuarios deberán especificar
valores mayores que cero.
Tal y como puede comprobar en los ejemplos anteriores, una expresión de Access no es sólo un cálculo matemático
sino que tiene diversas finalidades. Asimismo, puede observar que las expresiones de ejemplo difieren entre ellas
en algunos aspectos. Por ejemplo, algunas expresiones comienzan con el operador de igualdad =. Cuando se calcula
un valor para un control ubicado en un formulario o informe, se usa el operador = para comenzar la expresión. En
otros casos, no se usa el operador =. Por ejemplo, cuando se escribe una expresión en una consulta o en la
propiedad Valor predeterminado o Regla de validación de un campo o control, no se usa el operador = a menos que
se agregue la expresión a un campo de texto de una tabla. En algunas casos, como cuando se agregan expresiones a
consultas, Access quita el operador = automáticamente. Para obtener más información sobre la sintaxis de las
expresiones, vea el artículo Guía de la sintaxis de expresiones.
En las siguientes secciones se describen más detalladamente las distintas partes de una expresión. Los ejemplos que
figuran en las secciones incluyen asimismo descripciones breves de la sintaxis de esas expresiones.
Identificadores
Un identificador es el nombre de un campo, una propiedad o un control. Los identificadores se usan en las
expresiones para hacer referencia al valor asociado a un campo, una propiedad o un control. Por ejemplo,
consideremos la expresión =[FechaRequerida]-[FechaEnvío]. Esta expresión resta el valor del campo o control
FechaEnvío del valor del campo o control FechaRequerida. En esta expresión, FechaRequerida y FechaEnvío son los
identificadores.
Operadores
Access admite diversos operadores, incluidos los operadores aritméticos esperados como +, -, * (multiplicar) y /
(dividir). Se pueden usar asimismo los operadores de comparación para comparar valores, los operadores de texto
para concatenar (combinar) texto, los operadores lógicos para determinar los valores True o False, y otros
operadores específicos de Access. Para obtener información detallada sobre los operadores, vea la sección Tabla de
operadores.
Funciones y argumentos
Las funciones son procedimientos integrados que se pueden usar en las expresiones. Las funciones se usan para una
amplia variedad de operaciones, como el cálculo de valores, la manipulación de texto y fecha y los resúmenes de
datos. Por ejemplo, una función que se usa frecuentemente es la función Fecha, que devuelve la fecha actual. La
función Fecha puede usarse de diversas maneras, como una expresión que establece el valor predeterminado de un
campo en una tabla. De ese modo, cuando se agrega un nuevo registro, el valor predeterminado del campo es la
fecha actual.
Algunas funciones requieren argumentos. Un argumento es un valor que proporciona datos a la función. Si una
función requiere más de un argumento, los argumentos van separados mediante una coma. Por ejemplo,
consideremos la función Fecha en la siguiente expresión de ejemplo:
=Formato(Fecha(),"mmmm d, aaaa")
En este ejemplo se usan dos argumentos: en primer lugar, la función Fecha proporciona la fecha actual. El segundo
argumento, separado del primero por una coma, es una cadena de texto que indica a la función Formato cómo
debe aplicar formato al valor de la fecha. Tenga en cuenta que la cadena de texto está encerrada entre comillas.
Como regla general, cuando se necesita suministrar texto, éste se coloca entre comillas. Esta expresión también
ilustra un principio que debe recordar cuando siga este procedimiento: a menudo se puede usar el valor devuelto
por una función como argumento de otra función.
Por último, Access admite numerosas funciones incorporadas. Para obtener vínculos a la información sobre las
funciones, vea el artículo Funciones (organizadas por categoría).
Constantes
Una constante es un elemento con nombre cuyo valor se mantiene constante mientras se ejecuta Access.
Normalmente, las constantes que más se usan en las expresiones son True, False y Nulo. Asimismo, se pueden
definir constantes propias en código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) que se puede usar en los
procedimientos de VBA. VBA es el lenguaje de programación que Access usa.
No se pueden usar constantes de Microsoft Visual Basic en las funciones personalizadas usadas en las expresiones.
Por ejemplo, Visual Basic tiene constantes para los días de la semana: vbSunday representa el domingo, vbMonday
representa el lunes, y así sucesivamente. Cada una de estas constantes tiene un valor numérico correspondiente: el
valor numérico de vbSunday es 1, de vbMonday es 2, y así sucesivamente. No se pueden usar estas constantes en
las funciones personalizadas a las que se llama desde una expresión. En ese caso, se deben usar los valores
numéricos.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Valores
Se pueden emplear valores literales en las expresiones, como el número 1.254 o la cadena "Especifique un número
del 1 al 10". Los valores numéricos pueden ser una serie de dígitos, incluidos un signo y un separador decimal si es
preciso. En caso de que falte el signo, Access supone que se trata de un valor positivo. Para convertir un valor en un
valor negativo, incluya el signo menos (-). También se puede usar la ción científica. Para ello, incluya "E" o "e" y el
signo del exponente (por ejemplo, 1,0E-6).
Cuando use cadenas de texto como constantes, colóquelas entre comillas. En algunos casos, Access insertará las
comillas. Por ejemplo, cuando se escribe texto en una expresión para una regla de validación o criterios de consulta,
Access coloca automáticamente las cadenas de texto entre comillas
Por ejemplo, si escribe el texto París, Access muestra "París" en la expresión. Si desea que una expresión genere una
cadena que se encuentre realmente entre comillas, podrá colocar la cadena anidada entre comillas simples (') o
entre tres grupos de comillas dobles ("). Por ejemplo, las siguientes expresiones son equivalentes
Formularios![Contactos]![Ciudad].ValorPredeterminado = ' "París" '
Formularios![Contactos]![Ciudad].ValorPredeterminado = " " "París" " "
Para usar valores de fecha u hora, colóquelos entre signos de almohadilla (#). Por ejemplo, #7-3-07#, #7-mar-07# y
#mar-7-2010# son valores de fecha válidos. Cuando Access detecta un valor de fecha u hora entre caracteres #,
trata automáticamente el valor como un tipo de datos Fecha/Hora.

Por qué se usan las expresiones

En Access, se usan expresiones cuando se necesita realizar cualquiera de las siguientes tareas:
Calcular valores que no existen directamente en los datos. Se pueden calcular valores para los campos de tabla,
consultas y controles en formularios e informes.
Definir un valor predeterminado para un campo de tabla o un control en un formulario o informe. Los valores
predeterminados aparecerán cada vez que se abra una tabla, un formulario o un informe.
Crear una regla de validación. Las reglas de validación controlan qué valores los usuarios pueden especificar en un
campo o control.
Definir criterios para una consulta.
En la siguiente ilustración se muestran algunas expresiones típicas que se usan en los casos aquí descritos:

Por ejemplo, supongamos que necesita calcular el importe total en dólares de un artículo de línea en una factura.
Normalmente, no se almacena el total de los artículos de línea en la base de datos, sino que se calcula, según
proceda, a partir de dos artículos que deben almacenarse en la base de datos: la cantidad y el precio. A
continuación, se usa una expresión como ésta para calcular el valor:
=CMoneda([Cantidad]*[Precio])
Esta expresión multiplica la cantidad por el precio y, a continuación, usa la función CMoneda (convertir en moneda)
para convertir el resultado en el tipo de datos Moneda. También se puede calcular un descuento para cada pedido.
Se puede crear asimismo un campo en una consulta que calcule un total de artículo de línea y, a continuación, usar
ese valor en un formulario o informe. Una columna de una consulta generada a partir de este cálculo se denomina
campo calculado. Por ejemplo, la siguiente expresión en una consulta calcula los totales de artículos de línea con un
descuento aplicado:
PrecioTotal: CMoneda([Detalles de pedidos].[Precio unidad]*[Cantidad]*(1-[Descuento])/100)*100
La expresión asigna a la columna resultante el nombre PrecioTotal. Se crea un campo calculado cuando se necesitan
realizar cálculos u operaciones con los datos de dos o más campos de tabla. Por ejemplo, muchas tablas almacenan
los nombres y apellidos en distintos campos. Si desea combinar los nombres y apellidos y mostrarlos en un solo
campo, deberá crear un campo calculado en una consulta. Algunos usuarios intentan crear ese tipo de campos

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

calculados directamente en tablas pero, de manera predeterminada, las tablas no admiten este tipo de operación:
no proporcionan un campo o propiedad a la que se pueda agregar la expresión necesaria.
Un campo calculado que combine los nombres y apellidos sería como éste: [Nombre] & " " & [Apellido]. En este
caso, los signos de Y comercial combinan los valores de los campos Nombre y Apellido con un espacio: las comillas
dobles separadas por un espacio.
Se pueden usar asimismo expresiones para proporcionar un valor predeterminado a un campo de tabla o un
control. Por ejemplo, si tiene un campo de fecha cuyo valor predeterminado debe ser la fecha actual, escriba
Fecha() en el cuadro de propiedad Valor predeterminado de ese campo.
Se pueden usar asimismo expresiones para definir una regla de validación. Por ejemplo, puede que use una regla de
validación que requiere que la fecha especificada sea posterior o igual que la fecha actual. En ese caso, defina el
valor del cuadro de propiedad Regla de validación en >= Fecha().
Por último, también se pueden usar expresiones para definir los criterios de una consulta. Por ejemplo, supongamos
que desea ver las ventas de productos correspondientes a los pedidos enviados en un período de tiempo
determinado. Puede especificar criterios para definir un intervalo de fechas y Access devuelve sólo las filas que
cumplen los criterios:
Entre #1/1/2010# Y #31/12/2010#
Cuando agregue los criterios a la consulta y, a continuación, ejecute la consulta, se devolverán sólo los valores que
coincidan con las fechas especificadas.

Dónde y cómo usar las expresiones

Se pueden usar expresiones en muchos puntos de una base de datos. Por ejemplo, los formularios, informes, tablas,
consultas y macros tienen todos propiedades que aceptan expresiones. Por ejemplo, se pueden usar expresiones en
las propiedades Origen del control y Valor predeterminado de los controles. Se pueden usar asimismo en la
propiedad Regla de validación de los campos de tabla. Además, cuando se escribe código de VBA para un
procedimiento de evento o un módulo, a menudo se usan expresiones similares a las que se usan en un objeto de
Access, como una tabla o consulta.
Descripción breve de la sintaxis de las expresiones
Las expresiones usan a menudo los datos de las tablas y consultas así como los datos almacenados en los controles
de formularios e informes. Para usar esos datos, las expresiones hacen referencia a los nombres de los campos de
las tablas y consultas así como a los nombres de los controles. Para usar nombres de campos y controles en las
expresiones, colóquelos entre corchetes ([ ]). Por ejemplo, si desea usar un campo de tabla denominado Precio
unidad en una expresión, escriba [Precio unidad]. Si escribe un nombre que no incluya espacios ni caracteres
especiales, Access lo coloca automáticamente entre corchetes. Si un nombre incluye espacios o caracteres
especiales, deberá escribir los corchetes.
Usar expresiones en controles de formularios e informes
Puede asignar un nombre a un control calculado definiendo la propiedad Nombre del control. El nombre debe ser
único entre todos los nombres de controles del formulario o informe. Además, debe ser distinto de cualquier
nombre de campo o control usado en la expresión para ese control, y debe ser diferente de cualquier nombre de
campo de la tabla o consulta subyacente. Puede usar este nombre para hacer referencia al valor del control en otras
expresiones del formulario o informe.
Los puntos más comunes donde se usan expresiones son:
En un control de cuadro de texto de un formulario o informe De este modo se crea un control calculado. Por
ejemplo, supongamos que desea crear un subtotal que sume todos los artículos de línea en un formulario de
pedido. El subtotal del formulario podría ser como éste:

Para calcular el subtotal, coloque un control de cuadro de texto en el formulario y establezca la propiedad Origen
del control del cuadro de texto en la siguiente expresión:
=Suma([campo_de_tabla])
En este caso, campo_de_tabla es el nombre del campo que contiene los valores de subtotal. Ese campo puede
residir en una tabla o consulta. La función Suma calcula el total de un conjunto de valores del origen de registros.
En los siguientes pasos se explica cómo escribir una expresión en un control de cuadro de texto.
Escribir una expresión en un control de cuadro de texto
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el formulario que desee cambiar y, a continuación,
haga clic en Vista Diseño.
Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el cuadro de texto que desee cambiar y, a continuación,
haga clic en Propiedades para mostrar la hoja de propiedades del control.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En la ficha Datos o la ficha Todas de la hoja de propiedades, haga clic en la propiedad Origen del control del cuadro
de texto y, a continuación, escriba = y el resto de la expresión. Por ejemplo, para calcular el subtotal mostrado
anteriormente, escriba =Suma([campo_de_tabla]) y asegúrese de reemplazar el nombre del campo con
campo_de_tabla.
O bien,
Haga clic en el botón Generar situado a la derecha del cuadro de propiedad para crear una expresión mediante
el Generador de expresiones.
La hoja de propiedades será similar a la que aparece en la siguiente ilustración:

Cierre la hoja de propiedades y guarde los cambios.

Usar expresiones en criterios de consulta
Se usan expresiones para definir los criterios de una consulta. Access devolverá únicamente las filas que cumplan
los criterios. Por ejemplo, supongamos que desea ver todos los pedidos cuya fecha de envío corresponde al año
2004. Para especificar los criterios, escriba la siguiente expresión en la celda Criterios de la columna Fecha/Hora de
la consulta. En este ejemplo se usa una columna de tipo Fecha/Hora denominada FechaEnvío. Para definir un
intervalo de fechas, especifique los siguientes criterios:
Entre #01.01.2004# Y #31.12.2004#
La columna FechaEnvío será similar a la que aparece en la siguiente ilustración.

La expresión determina si los valores de la columna FechaEnvío forman parte del intervalo de fechas especificado.
Observe que las fechas aparecen entre signos de almohadilla (#). Access trata los valores entre signos de
almohadilla como datos de tipo Fecha/Hora. Si es la primera vez que usa Access, al tratar esos valores como datos
de fecha u hora, se pueden realizar cálculos con ellos.
Especificar criterios en la cuadrícula de diseño de la consulta
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Haga clic en la celda Criterios de la columna para la que desee especificar criterios.
Escriba la expresión de criterio.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Configuración de consultas, haga clic en Generador para iniciar el Generador de
expresiones y generar los criterios.
No coloque el operador = delante de la expresión de criterio.
Si desea disponer de un área más amplia para escribir la expresión, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro de
diálogo Zoom.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Usar expresiones para crear campos calculados en una consulta

Se usa una expresión para crear un campo calculado en una consulta. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar
el año de envío de un pedido como parte de una consulta. Para crear el campo calculado, coloque la siguiente
expresión en una celda en blanco de la fila Campo de la consulta:
Año de envío: Formato([FechaEnvío],"aaaa")
En este caso, la expresión usa la función Formato para extraer el año de los valores de un campo denominado
FechaEnvío. A continuación, la función Formato aplica al año el formato de cuatro dígitos. Al colocar Año de envío:
delante de la expresión se asigna a la columna resultante el nombre Año de envío.

Crear un campo calculado en la vista Diseño de la consulta

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Haga clic en la celda Campo de la columna en la que desee crear el campo calculado.
Escriba la expresión.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Configuración de consultas, haga clic en Generador para iniciar el Generador de
expresiones y generar los criterios.
No coloque el operador = delante de la expresión de criterio, sino que comience la expresión con un nombre
seguido de un signo de dos puntos. Por ejemplo, escriba PrecioTotal: para iniciar una expresión que cree un campo
calculado denominado PrecioTotal.
Usar expresiones en la propiedad Regla de validación de un campo de tabla
Otro punto donde las expresiones son útiles es la propiedad Regla de validación de un campo de tabla. Supongamos
que tiene una tabla denominada Inventario con un campo denominado Unidades disponibles y desea definir una
regla que obligue a los usuarios a especificar un valor mayor o igual que cero. En otras palabras, el inventario nunca
puede ser un número negativo. Para ello, use la expresión que aparece en la siguiente ilustración.

Escribir una regla de validación para un campo de tabla

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la columna Nombre del campo, haga clic en el campo que desee cambiar.
En la ficha General, haga clic en la propiedad Regla de validación.
Escriba la expresión.
O bien,

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Haga clic en el botón Generar situado a la derecha del cuadro de propiedad para iniciar el Generador de
expresiones y crear la expresión.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Generador para iniciar el Generador de expresiones.
No coloque el operador = delante de la expresión cuando cree una regla de validación.
El punto clave que debe recordar cuando trabaje con expresiones de reglas de validación es que deben devolver
True para que se acepte el valor. Por ello, en este ejemplo, el valor de [Unidades disponibles] debe ser >=0. Si no es
así, Access mostrará el texto que aparece en el cuadro de propiedad Texto de validación. Si no se ha especificado
ningún texto en el cuadro de propiedad Texto de validación, Access mostrará su propio mensaje para indicar que el
valor especificado está prohibido por la regla de validación del campo.
Usar expresiones en la propiedad Regla de validación de un control
Puede establecer asimismo la propiedad Regla de validación de un control. Por ejemplo, supongamos que usa un
formulario para especificar el intervalo de fechas de un informe y desea asegurarse de que la ficha inicial no es
anterior al 1/1/2004. Puede establecer las propiedades Regla de validación y Texto de validación del cuadro de
texto en el que va a especificar la fecha inicial de la siguiente manera.
Propiedad Valor
Regla de validación >=#1/1/2004#
Texto de validación No se puede especificar una fecha anterior a 1/1/2004.
Si intenta especificar una fecha anterior al 1/1/2004, aparecerá un mensaje. Tras hacer clic en Aceptar, Access
volverá al cuadro de texto.

Especificar una regla de validación para un control

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario o informe que desee
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
O bien,
Si el formulario o informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos y
haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
O bien,
En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en el botón Vista para alternar entre las vistas disponibles. También
puede hacer clic en la flecha situada debajo de Vista y seleccionar una de las vistas disponibles del menú.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el control que desee cambiar y, a continuación, haga clic en
Propiedades.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Access muestra la hoja de propiedades del control.
Haga clic en la ficha Todas y, a continuación, haga clic en el cuadro de propiedad Regla de validación.
Escriba la expresión o haga clic en el botón Generar situado a la derecha del cuadro de propiedad para crear
una expresión mediante el Generador de expresiones.
No coloque el operador = delante de la expresión cuando cree una regla de validación.
De manera opcional, cambie la propiedad Texto de validación.
Cierre la hoja de propiedades y guarde los cambios.
Si especifica un valor prohibido por la regla de validación, puede presionar ESC mientras que el cursor está en el
control para restaurar el valor original o predeterminado. A continuación, puede especificar un valor que cumpla la
regla de validación.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Si la propiedad Origen del control del control es un campo de tabla, se recomienda definir la propiedad Regla de
validación del campo, además de la del control. De ese modo se aplica siempre la regla, independientemente del
formulario o de la consulta que se use para actualizar el campo.
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una regla de validación
para validar los datos de un campo.
Usar expresiones para definir los valores predeterminados de un campo de tabla
Puede usar una expresión para almacenar un valor predeterminado de un campo de tabla. Por ejemplo,
supongamos que desea insertar automáticamente la fecha y la hora en un campo denominado FechaPedido cada
vez que agrega un nuevo registro. Podrá usar una expresión similar a la siguiente.

La expresión usa la función Ahora para insertar la fecha y la hora en el campo FechaPedido.
Especificar un valor predeterminado para un campo en una tabla
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla que desee cambiar y haga clic en
Vista Diseño en el menú contextual.
En la columna Nombre del campo, haga clic en el campo que desee cambiar.
En la ficha General, haga clic en la propiedad Valor predeterminado.
Escriba la expresión o haga clic en el botón Generar situado a la derecha del cuadro de propiedad para crear
una expresión mediante el Generador de expresiones.
Si enlaza un control a un campo de tabla y si el control y el campo tienen un valor predeterminado, el valor
predeterminado del control tiene prioridad.
Usar expresiones para definir los valores predeterminados de los controles
Otro punto donde suele usarse una expresión es la propiedad Valor predeterminado de un control. La propiedad
Valor predeterminado de un control se comporta de manera similar a la propiedad Valor predeterminado de un
campo de tabla. Por ejemplo, si desea especificar la fecha actual como valor predeterminado de un cuadro de texto
denominado FechaPedido, puede usar una expresión como la siguiente.

Esta expresión usa la función Fecha para que se devuelva la fecha actual, pero no la hora. Si enlaza el cuadro de
texto a un campo de tabla y el campo tiene un valor predeterminado, el valor predeterminado del control tiene
prioridad. A menudo tiene más sentido establecer la propiedad Valor predeterminado del campo de tabla porque el
valor predeterminado se aplica siempre al control, a menos que el control lo reemplace.
Especificar un valor predeterminado para un control
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario o informe que desee
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
O bien,
Si el formulario o informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos y
haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
O bien,

353
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en el botón Vista para alternar entre las vistas disponibles. También
puede hacer clic en la flecha situada debajo de Vista y seleccionar una de las vistas disponibles del menú.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el control que desee cambiar y, a continuación, haga clic en
Propiedades.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Access muestra la hoja de propiedades del control.
Haga clic en la ficha Todas y, a continuación, haga clic en el cuadro de propiedad Valor predeterminado.
Escriba la expresión o haga clic en el botón Generar situado a la derecha del cuadro de propiedad para crear
una expresión mediante el Generador de expresiones.
Cierre la hoja de propiedades.
Usar expresiones para realizar acciones de macro
En algunos casos, quizás desee llevar a cabo una acción o una serie de acciones en una macro solamente si se
cumple una condición concreta. Por ejemplo, supongamos que desea que se ejecute una acción de macro
solamente si el valor de un cuadro de texto es igual a 10. Para ello, use una expresión para definir la condición en la
columna Condición de la macro.
En este ejemplo, se supone que el cuadro de texto se denomina "Items" (Elementos).

Escribir una condición para una acción de macro

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la macro que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Si no ve la columna Condición en el diseñador de macros, en la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic
en Condiciones.
En la columna Condición, haga clic en la celda en blanco situada junto a la acción de macro que desee cambiar y, a
continuación, escriba la expresión condicional.
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la macro.
Al igual que en el caso de la propiedad Regla de validación, la expresión en la columna Condición debe devolver
True o False. La acción de macro se ejecuta únicamente si la condición es True.
Para obtener más información sobre la creación de macros, vea los artículos Conceptos básicos de las macros en
Access 2010 y Crear una macro.
Usar expresiones para agrupar y ordenar los datos de informes
Se usa el panel Agrupación, orden y total para definir los niveles de agrupación y criterios de ordenación de los
datos de un informe. El panel reemplaza el cuadro de diálogo Ordenar y agrupar incluido en las versiones anteriores
de Access. El panel se puede mostrar y usar únicamente cuando hay un informe abierto en la vista Diseño; el panel
aparece en la misma ventana que el informe.
En la siguiente ilustración se muestra el panel tal y como aparece cuando se abre por primera vez:

Si es la primera vez que usa Access, la agrupación es el proceso de combinar columnas que contienen valores
duplicados. Por ejemplo, supongamos que una base de datos contiene información de ventas de las oficinas en
diversas ciudades. Uno de los informes más comunes en ese tipo de base de datos es "Ventas por ciudad", y la
consulta que proporciona los datos del informe agrupa los datos por los valores de ciudad. Al agruparse la
información, ésta puede resultar más fácil de leer y comprender.
En cambio, la ordenación es el proceso de imponer un orden en las filas (los registros) de los resultados de consulta.
Por ejemplo, se pueden ordenar de manera ascendente o descendente los registros por sus valores de clave
principal (u otro conjunto de valores en otro campo), o bien, se pueden ordenar, por ejemplo, alfabéticamente por
uno o varios caracteres. Cuando proceda, recuerde que, de manera predeterminada, las consultas en Access
devuelven los registros usando el medio más rápido posible. Cuando se crea una consulta, puede que Access
devuelva los datos de una manera que tenga sentido, como por la secuencia de los valores de clave principal. No
obstante, cuando los usuarios cambian los datos y agregan o quitan filas, puede que Access devuelva los datos en
otra secuencia porque esa nueva secuencia es más rápida. Se impone un criterio de ordenación cuando se necesita

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

que las consultas devuelvan los datos en la misma secuencia, independientemente de los campos realizados en esos
datos.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el informe que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
O bien,
Si el informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos y haga clic en
Vista Diseño en el menú contextual.
O bien,
En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en el botón Vista para alternar entre las vistas disponibles. También
puede hacer clic en la flecha situada debajo de Vista y seleccionar una de las vistas disponibles del menú.
En la ficha Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.
El panel Agrupación, orden y total aparece en la parte inferior del área de trabajo.
Haga clic en Agregar un grupo para agregar un nivel de agrupación al informe.
O bien,
Haga clic en Agregar un orden para agregar un criterio de ordenación al informe.
Aparece un nuevo grupo o criterio de ordenación en el panel, además de una lista de los campos que proporcionan
datos para el informe. En esta ilustración se muestra un grupo y un criterio de ordenación nuevos, además de una
ventana que contiene los campos disponibles:

En la ventana que contiene los campos disponibles, haga clic en expresión para iniciar el Generador de expresiones.
Escriba la expresión en el cuadro de expresión (cuadro superior) del Generador de expresiones. Asegúrese de
comenzar la expresión con el operador de igualdad (=).
Agregar una expresión a un grupo o criterio de ordenación existente
Repita el paso 1 de la anterior sección para abrir el informe en la vista Diseño.
Haga clic en el grupo u orden que desee cambiar.
Haga clic en la flecha abajo situada junto a Agrupar en (para los niveles de agrupación) u Ordenar por (para los
criterios de ordenación).
Aparece una ventana que contiene los campos disponibles.
En la parte inferior de la ventana que contiene los campos, haga clic en expresión para iniciar el Generador de
expresiones.
Escriba la expresión en el cuadro de expresión del Generador de expresiones. Asegúrese de comenzar la expresión
con el operador de igualdad (=).

Usar el Generador de expresiones para crear expresiones

Puede usar el Generador de expresiones para que le ayude a crear expresiones. El Generador de expresiones
permite obtener fácilmente acceso a los nombres de los campos y controles de una base de datos, así como a un
gran número de las funciones incorporadas que están disponibles cuando se escriben expresiones. Si sirve de ayuda,
puede considerar el Generador de expresiones como una forma de buscar e insertar elementos difíciles de recordar,
como nombres de identificadores (por ejemplo, campos, tablas, formularios y consultas) así como nombres de
funciones y argumentos.
Puede usar el Generador de expresiones para crear expresiones desde cero, o bien, puede seleccionar una de las
expresiones previamente generadas para mostrar los números de página, la fecha actual y la fecha y hora actuales.
Puede iniciar el Generador de expresiones desde la mayor parte de las ubicaciones donde se escriben manualmente
las expresiones, como la propiedad Origen del control de un control, o bien, la propiedad Regla de validación de un

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

campo de tabla. En general, si ve el botón Generar ( ), puede hacer clic en él para iniciar el Generador de
expresiones.
En la siguiente ilustración y el texto que aparece a continuación se muestra el Generador de expresiones:

1. Cuadro de expresión
La sección superior del generador contiene un cuadro de expresión donde se genera la expresión. Puede escribir
manualmente la expresión en el cuadro o puede seleccionar elementos de las tres columnas en la sección inferior
del Generador de expresiones y agregarlos al cuadro de expresión. Para agregar un elemento, haga doble clic en él
o selecciónelo en una de las columnas y, a continuación, haga clic en Pegar.
2. Botones de operador
La sección central del Generador de expresiones muestra botones que permiten insertar operadores aritméticos y
lógicos comunes en la expresión. Para insertar un operador en el cuadro de expresión, haga clic en el botón
apropiado. Para mostrar una lista más exhaustiva de los operadores que se pueden usar en las expresiones, haga
clic en la carpeta Operadores situada en la columna inferior izquierda y, a continuación, haga clic en la categoría que
desee en la columna central. La columna derecha mostrará todos los operadores de la categoría seleccionada. Para
insertar un operador, haga doble clic en él o selecciónelo y, a continuación, haga clic en Pegar.
3. Elementos de expresión
La sección inferior contiene tres columnas:
En la columna izquierda se muestran carpetas con los formularios, informes, tablas y consultas de la base de datos,
así como las funciones incorporadas disponibles, las funciones definidas por el usuario, las constantes, los
operadores y las expresiones comunes.
En la columna central se muestran los elementos o categorías de elementos específicos de la carpeta seleccionada
en la columna izquierda. Por ejemplo, si hace clic en Funciones incorporradas en la columna izquierda, en la
columna central se muestran las categorías de funciones.
En la columna derecha se muestran los valores, si los hay, de los elementos seleccionados en las columnas izquierda
y central. Por ejemplo, si hace clic en Funciones incorporadas en la columna izquierda y, a continuación, hace clic en
una categoría de funciones de la columna central, en la columna derecha se muestran todas las funciones
incorporadas de la categoría seleccionada.
Para crear una expresión, escriba texto en el cuadro de expresión y pegue elementos de las otras áreas en el
Generador de expresiones. Por ejemplo, puede hacer clic en la columna inferior izquierda para ver los objetos de la
base de datos así como las funciones, las constantes, los operadores y las expresiones comunes. Cuando hace clic en
un elemento de la columna izquierda, las demás columnas cambian en consecuencia. Por ejemplo, cuando hace clic
en el nombre de una tabla en la columna izquierda, la columna central muestra los campos de esa tabla. Cuando
hace doble clic en Funciones y, a continuación, hace clic en Funciones incorporadas, la columna central muestra
todas las categorías de funciones y la columna derecha muestra las funciones de esas categorías. Cuando hace
doble clic en una función para insertarla en una expresión, la función y el texto que indica los argumentos
necesarios para esa función aparecen como texto de marcador de posición en el cuadro de expresión. Podrá
reemplazar ese texto con los valores de argumento.
Cuando pega un identificador (el nombre de un campo de tabla o control) en la expresión, el Generador de
expresiones inserta sólo las partes del identificador que son necesarias en el actual contexto. Por ejemplo, si inicia
el Generador de expresiones desde la hoja de propiedades de un formulario denominado Clientes y, a continuación,
pega un identificador para la propiedad Visible del formulario en la expresión, el Generador de expresiones pega
únicamente el nombre de la propiedad Visible. Si usa esta expresión fuera del contexto del formulario, deberá
incluir el identificador completo: Formularios![Clientes].Visible.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Iniciar el Generador de expresiones en una tabla, un formulario o un informe

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla, el formulario o el informe que
desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Si abre una tabla, en la columna Nombre del campo, haga clic en el campo que desee cambiar y, a continuación, en
la ficha General, haga clic en la propiedad que va a contener la expresión y haga clic en el botón Generar
situado junto a la propiedad.
O bien,
Si abre un formulario o informe, haga clic con el botón secundario en el control que desee cambiar, haga clic en
Propiedades, busque la propiedad que va a contener la expresión y, a continuación, haga clic en el botón Generar
situado junto a la propiedad.
Iniciar el Generador de expresiones en una consulta
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
O bien,
Si la consulta está abierta, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos de la consulta y
haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Haga clic en la celda de la cuadrícula de diseño que va a contener la expresión. Por ejemplo, haga clic en la celda
Criterios de la columna a la que desee proporcionar criterios, o bien, haga clic en la celda Campo de la columna
donde desee crear un campo calculado.
En la ficha Diseño, en el grupo Configuración de consultas, haga clic en Generador.

Usar expresiones a efectos prácticos

En esta sección se presentan algunas de las formas en las que se pueden usar las expresiones para solucionar
problemas y calcular la información necesaria para los formularios, informes y tablas.
"Estampar" la fecha y hora actuales en un nuevo registro
En algunas tablas, es importante realizar un seguimiento de ("estampar") la fecha o de la fecha y hora cuando se
agrega un registro. Para que Access rellene automáticamente ese valor, puede crear un campo con el tipo de datos
Fecha/Hora y establecer la propiedad Valor predeterminado del campo en Fecha() o Ahora(). La función Fecha
devuelve la fecha actual almacenada en el reloj del sistema del equipo. La función Ahora devuelve la fecha y hora
actuales.
En los siguientes pasos se explica cómo agregar un nuevo campo a una tabla, establecer en Fecha/Hora el tipo de
datos del campo y, a continuación, agregar la función Ahora o Fecha al campo.
Agregar un campo de Fecha/Hora y un campo de marca de hora
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.
Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.
Haga clic en la primera columna en blanco, situada en el extremo de la tabla. Si no encuentra la columna en blanco,
busque las palabras Agregar nuevo campo en el encabezado de columna.
Haga doble clic en el encabezado de columna y escriba un nombre para el campo, como Fecha de agregación y, a
continuación, presione ENTRAR.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en la columna, haga clic en Cambiar nombre, escriba un nombre para
el campo y, a continuación, presione ENTRAR.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, haga clic en la flecha abajo situada junto a la lista
Tipo de datos y seleccione Fecha/Hora.
Guarde los cambios, mantenga la tabla abierta y vaya al siguiente grupo de pasos.
Agregar una expresión de fecha a un campo de Fecha/Hora
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos correspondiente a la tabla y, a continuación,
haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la columna Nombre del campo, haga clic en el nuevo campo.
En la ficha General, haga clic en el cuadro de propiedad Valor predeterminado.
Escriba Ahora() o Fecha().
Haga clic en el cuadro de propiedad Mostrar el Selector de fecha y establezca el valor en Nunca.
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la tabla.
A partir de ahora, cuando agregue un nuevo registro a la tabla, Access insertará automáticamente la fecha o la
fecha y la hora en el campo Fecha de agregación.
Combinar valores de texto
Para combinar los valores de dos o más campos de texto, se usa el operador de Y comercial (&). Por ejemplo,
supongamos que tiene un formulario denominado Empleados. Especifica el nombre y los apellidos de los
empleados en distintos campos, pero desea mostrar el nombre completo del empleado en el encabezado de
formulario.
Para mostrar el nombre completo, puede usar esta expresión:

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=[Nombre] & " " & [Apellidos]

La expresión usa el operador & para combinar los valores de los campos Nombre y Apellidos. La expresión usa
asimismo un par de comillas dobles separadas por un carácter de espacio para insertar un espacio entre el nombre
y los apellidos. Recuerde que los espacios entre los nombres de campo y los operadores de Y comercial no afectan a
la apariencia de los datos (sólo ayudan a que la expresión sea más fácil de leer). Para insertar algo entre los campos,
como un espacio, signo de puntuación o texto literal, ese valor adicional debe colocarse entre comillas.
A modo de otro ejemplo, puede usar esta expresión para mostrar los apellidos y nombres, separados por una coma:
=[Apellidos] & ", " & [Nombre]
En este caso, los valores entre comillas insertan una coma y un espacio entre los nombres.
En los pasos de esta sección, se supone que tiene un formulario y una tabla con los campos Nombre y Apellidos. Si
no es así, puede modificar la expresión de estos pasos para que se ajuste a sus datos.
Agregar un cuadro de texto con una expresión para nombres completos
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario o informe que desee
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.
Arrastre el puntero en el formulario o informe para crear el cuadro de texto.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Haga clic en la ficha Datos.
Cambie el valor del cuadro de propiedad Origen del control a =[Nombre] & " " & [Apellidos] y, a continuación,
presione TAB.
Cierre la hoja de propiedades y guarde los cambios.
Puede que intente combinar registros sin ningún valor especificado en un campo. El valor ausente se denomina
valor nulo. Cuando se usa el operador & y hay un campo sin valor, Access devuelve una cadena de longitud cero
para ese campo. Por ejemplo, si el registro de un empleado tiene sólo apellidos, la expresión del anterior ejemplo
devuelve una cadena de longitud cero para el campo Nombre, un carácter de espacio y el valor del campo Apellidos.
Al combinar valores, puede que desee incluir un valor, como una coma, sólo cuando hay datos en un campo
concreto. Para ello, use el operador + en vez del operador &.
Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla denominada Cliente y la tabla contiene los campos Ciudad, Región y
Código postal. Desea combinar esos campos para un informe y puede que algunos registros no tengan ningún valor
en el campo Región. En ese caso, aparecerá una coma no deseada delante del código postal si usa el operador &.
Para eliminar la coma no deseada, puede usar el operador +, tal y como se muestra en la siguiente expresión de
ejemplo:
=([Ciudad] & (", " + [Región]) & " " & [Código postal])
El operador + combina texto de la misma manera que el operador &. Sin embargo, el operador + admite la
propagación de valores nulos. Esto significa que si algún componente de una expresión es nulo, toda la expresión
será nula. En el anterior ejemplo, observe la sección (", " + [Región]). Dado que se usa el operador +, la expresión
entre las paréntesis internas incluye una coma sólo si hay un valor en el campo Región. Si no hay ningún valor, se
aplica la propagación de valores nulos, por lo que toda la expresión entre las paréntesis internas será nula y se
"ocultará" la coma.
Crear controles calculados para realizar cálculos aritméticos
Se pueden usar expresiones para restar, multiplicar y dividir los valores de dos o más campos o controles. Por
ejemplo, supongamos que registra la fecha en la que un cliente necesita recibir un pedido y la fecha de envío del
pedido. Podrá determinar con cuántos días de antelación o retraso se envió un pedido restando el valor que figura
en el campo FechaEnvío del valor que aparece en el campo FechaRequerida. Esto es posible porque Access puede
realizar cálculos aritméticos con fechas.

El resultado de un cálculo de fecha se denomina intervalo. Este valor contiene un componente de días en el lado
izquierdo del separador decimal y un componente de tiempo en el lado derecho. Si el valor devuelto es un número
positivo, sabrá con cuántos días de antelación se envió el pedido. Si el valor es negativo, sabrá con cuántos días de
retraso se envió el pedido. Si el valor es 0, sabrá que el pedido se envió a tiempo.
En los pasos que se describen en esta sección, se supone que dispone de un formulario enlazado a una tabla de
datos que contiene pedidos. A su vez, la tabla Pedidos contiene los campos FechaRequerida y FechaEnvío. Puede
modificar la expresión que figura en los siguientes pasos para que funcione con su base de datos.
Agregar un cuadro de texto que contiene una expresión para calcular el número de días de antelación o de retraso
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario o informe que desee
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.
Arrastre el puntero en el formulario o informe para crear el cuadro de texto.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y, a continuación, haga clic en Propiedades.
O bien,

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.

Haga clic en la ficha Datos.
En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba =[FechaRequerida]-[FechaEnvío] y, a continuación, presione
TAB.
No olvide reemplazar los identificadores de FechaRequerida y FechaEnvío con los nombres de los campos de su
tabla.
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades.
Cuando usa los operadores +, –, *, / o \ para realizar un cálculo con dos valores y uno de los valores es nulo (es
decir, no se ha especificado ningún valor), el valor de la expresión es nulo. Por ejemplo, si una de las fechas en la
anterior expresión es nula, toda la expresión también será nula. En un informe, esto genera un espacio en blanco. Si
desea reemplazar el valor nulo con 0, puede usar la función Nz para convertir el valor nulo en cero. Por ejemplo:
=Nz([FechaRequerida]-[FechaEnvío],0)
Asimismo, puede configurar los campos de una tabla de modo que los usuarios no puedan especificar valores nulos.
Al diseñar la tabla, establezca el valor de la propiedad Requerido de ese campo en Sí y establezca la propiedad Valor
predeterminado de ese campo en un valor que no sea nulo.
Sumar los valores de dos controles
Puede que desee sumar los valores de dos controles. Por ejemplo, para calcular el costo total de un pedido, sumará
los valores de los controles Subtotal y Transporte, tal y como se muestra en la siguiente ilustración.

En los siguientes pasos, se supone que dispone de un formulario con dos controles que contienen datos numéricos.
En este caso, los controles se denominan Subtotal y Transporte. Puede modificar el nombre de los controles en la
siguiente expresión para que ésta funcione con sus datos.
Agregar un cuadro de texto con una expresión que calcula un total
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario o informe que desee
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.
Arrastre el puntero en el formulario o informe para crear el cuadro de texto.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Haga clic en la ficha Todas.
Configure los valores de propiedad, tal y como se muestra en la siguiente tabla.
Propiedad Valor
Nombre Total
Origen del control =[Subtotal]+[Transporte]
Formato Moneda
No olvide cambiar los identificadores en la expresión (Subtotal y Transporte) al nombre de los controles que figuran
en su formulario.
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades.
Multiplicar dos valores para calcular el impuesto sobre las ventas o el impuesto al valor agregado
Supongamos que necesita calcular el impuesto sobre las ventas o el impuesto al valor agregado para un pedido.
Para ello, puede usar una expresión que multiplique dos valores existentes: la tasa del impuesto sobre las ventas y
el subtotal de cada pedido. Puede incluir la expresión en un control de cuadro de texto y mostrar los resultados en
un formulario o informe.
Para este ejercicio, suponemos que dispone de dos campos de tabla: Tasa de impuesto sobre las ventas y Subtotal.
Asimismo, puede almacenar estos valores en otros controles de un formulario o informe, pero para este ejercicio
suponemos que residen en una tabla.
Agregar un cuadro de texto con una expresión para calcular el importe de un impuesto
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario o informe que desee
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.
Arrastre el puntero en el formulario o informe para crear el cuadro de texto.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Haga clic en la ficha Todas.
Configure los valores de propiedad, tal y como se muestra en la siguiente tabla.
Propiedad Valor

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Nombre Impuesto sobre las ventas

Origen del control =[Subtotal]*[Tasa de impuesto sobre las ventas]
Formato Moneda
No olvide cambiar los identificadores de los campos (Subtotal y Tasa de impuesto sobre las ventas) a los nombres de
los campos en su base de datos.
Cierre la hoja de propiedades.
Sumar y contar grupos de registros
A menudo va a tener que sumar los valores almacenados en un grupo de registros. Por ejemplo, puede que necesite
calcular un total de grupo para el pie de grupo de un informe, o bien, un subtotal de pedido para los artículos de
línea en un formulario. Otras veces, puede que necesite contar el número de artículos en vez de sumarlos. Para
calcular una suma para un grupo de registros, se usa la función Suma. Para contar un grupo de registros, se usa la
función Cuenta.
Por ejemplo, para contar el número de pedidos en un informe que muestra los pedidos agrupados por cliente,
puede usar la siguiente expresión:
=Cuenta([IdPedido])
Puede usar nombres de campo en la expresión de los argumentos de las funciones Suma y Cuenta, pero no puede
usar nombres de control. Los nombres de campo pueden proceder de una tabla o consulta. Incluso puede usar el
nombre de un campo calculado de una consulta. Sin embargo, cuando desea calcular el total de los valores de un
control calculado, debe repetir la expresión usada en el control calculado.
Cuando desea hacer referencia a la misma expresión más de una vez en un formulario o si va a usar una función,
como Suma, debe considerar si puede incluir la expresión en la consulta subyacente del formulario. De ese modo, el
cálculo puede realizarse en la consulta en vez del formulario. A menudo, los cálculos se realizan con mayor rapidez
en las consultas.

Crear un control calculado en un formulario y hacer referencia a ese control desde otro formulario

A veces, puede que tenga que crear un control calculado (es decir, un control que usa una expresión como origen
de datos) y, a continuación, hacer referencia a los valores de ese control desde otro control ubicado en otro
formulario. En los pasos descritos en esta sección se explica cómo usar la función SUMA en un control calculado y, a
continuación, cómo hacer referencia a ese control desde otro formulario.
En los pasos se supone el uso de una base de datos de pedidos y de un formulario de entrada de pedidos que está
formado por dos componentes: un formulario principal y un subformulario. El formulario principal contiene datos
sobre todo el pedido, como la dirección de facturación y la dirección de envío. El subformulario contiene
información detallada sobre los artículos de línea del pedido, como los productos, las cantidades de cada producto y
los precios unitarios de cada producto.
Diferentes consultas proporcionan datos a cada componente y la consulta del subformulario tiene un campo
calculado que se denomina PrecioTotal. En este ejemplo, el "precio total" es la cantidad de producto de cada
artículo de línea multiplicada por el número de artículos, descuentos, etc.
Para calcular los subtotales de cada pedido, deberá sumar los valores del campo PrecioTotal. Para ello, agregue la
siguiente expresión a un cuadro de texto. En este ejemplo, el cuadro de texto está ubicado en el pie del
subformulario:

En los siguientes pasos se explica cómo agregar el control calculado al subformulario. En la información que figura
después de estos pasos se explica cómo hacer referencia al control desde otro control.
Agregar un cuadro de texto con una expresión que calcula subtotales en un subformulario
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el subformulario que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Si no ve la sección del pie de formulario, haga clic en la barra Pie del formulario y, a continuación, arrastre hacia
abajo el borde inferior de la barra.
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.
En la sección del pie de formulario, arrastre el puntero en el formulario para crear el cuadro de texto.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y, a continuación, haga clic en Propiedades.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Haga clic en la ficha Todas y, a continuación, defina los valores de propiedad tal y como se muestra en la siguiente
tabla.
Propiedad Valor

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Nombre Subtotal de pedido

Origen del control =Suma([Precio total])
Formato Moneda
Si va a adaptar estos pasos de modo que funcionen con su base de datos, no olvide cambiar el nombre del campo
PrecioTotal al nombre del campo de su base de datos.
Haga clic en el cuadro situado en la esquina superior izquierda o derecha del subformulario (es el cuadro situado
junto a la regla) para mostrar las propiedades de todo el subformulario
Busque el cuadro de propiedad Vista predeterminada y cambie su valor a Hoja de datos.
Guarde los cambios, cierre la hoja de propiedades y vaya a los siguientes pasos.
Si bien el cuadro de texto situado en el subformulario calcula el subtotal del pedido, puede que no desee mostrar
los valores resultantes en el subformulario porque los subformularios a menudo aparecen como hoja de datos. Si se
agrega un subtotal, esto significa al menos que los usuarios van a ver muchas veces el mismo valor. Por ejemplo, el
resultado podría ser el siguiente:
Producto Cantidad Precio de la unidad Descuento Precio total Subtotal
Producto 1 4 8,00 $ 0,00% 32,00 $ 137,00 $
Producto 2 5 9,00 $ 0,00% 45,00 $ 137,00 $
Producto 3 6 10,00 $ 0,00% 60,00 $ 137,00 $
Tal y como puede comprobar, parte de los datos de resumen pertenece a un solo campo y, a menudo, tiene más
sentido colocar ese campo en un formulario principal. Para ello, agregue un control al formulario principal que haga
referencia al control del subformulario. En la siguiente ilustración se muestra cómo hacerlo:

1. Nombre del control de subformulario en el formulario principal

2. Propiedad Formulario, que proporciona acceso a los controles y propiedades del subformulario
3. Nombre del control de cuadro de texto en el subformulario
En los siguientes pasos se explica cómo crear un cuadro de texto que haga referencia a los valores de otro control.
Crear el control
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario principal que desee
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.
Busque el área en el formulario a la que desee agregar el control y, a continuación, arrastre el puntero en el
formulario para crear el cuadro de texto.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Haga clic en la ficha Todas.
Configure los valores de propiedad, tal y como se muestra en la siguiente tabla.
Propiedad Valor
Nombre Subtotal
Origen del control =[Subformulario Pedidos].Formulario![SubtotalPedido]
Formato Moneda
Si va a adaptar estos pasos de modo que funcionen con sus datos, no olvide cambiar los identificadores (los
nombres del formulario y del control entre corchetes) a los nombres que figuran en su base de datos.
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades.

Buscar un valor en una tabla

Al diseñar un formulario, puede que desee mostrar un valor de una tabla o consulta que no sea el valor al que está
enlazado el formulario. Por ejemplo, supongamos que dispone de un formulario denominado Productos que está
enlazado a una tabla denominada Productos. Tras diseñar el formulario, sin embargo, decide que el formulario debe
mostrar el nombre del proveedor de cada producto, que reside en una tabla denominada Proveedores.
Access permite realizar esta tarea de dos maneras distintas. Puede usar el Asistente para búsquedas para crear un
campo de búsqueda (es la técnica más común) o puede crear una expresión. En este tema no se aborda el Asistente
para búsquedas. Si desea obtener más información sobre este asistente, vea el artículo Agregar o cambiar un campo
para buscar un valor en otra tabla.
Para crear una expresión que busque valores en otra tabla, se usa la función DBúsq. La función DBúsq tiene tres
argumentos:
El nombre del campo cuyo valor se desea buscar

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

La tabla o consulta donde está ubicado el campo

De manera opcional, los criterios que se van a usar para buscar el registro
Para agregar el proveedor, abra el formulario Productos en la vista Diseño y, a continuación, agregue el cuadro de
texto denominado Nombre del contacto. La expresión que debe usar para este cuadro de texto es:
=DBúsq("[Nombre del contacto]","[Proveedores]","[IdProveedor]=" & Formularios!Productos!IdProveedor)
Agregar el cuadro de texto del proveedor
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario principal que desee
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.
Busque el área en el formulario a la que desee agregar el control y, a continuación, arrastre el puntero en el
formulario para crear el cuadro de texto.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Haga clic en la ficha Todas.
Configure los valores de propiedad, tal y como se muestra en la siguiente tabla.
Propiedad Valor
Etiqueta Nombre del contacto
Origen del =DBúsq("[Nombre del contacto]","[Proveedores]","[IdProveedor]=" &
control Formularios!Productos!IdProveedor)
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades.
Esta expresión busca en la tabla Proveedores y devuelve el nombre de contacto del proveedor cuyo identificador
coincide con el valor del control IdProveedor en el formulario Productos. Observe cómo se usa el operador & para
generar el tercer argumento. Un error común que debe evitar es la colocación de todo el argumento entre comillas.
Sólo debe colocarse entre comillas el texto delante del operador &.
Como alternativa a la función DBúsq, puede modificar la consulta subyacente de modo que incluya únicamente la
información necesaria. A menudo resulta más eficaz usar una consulta.
Agregar una fecha de impresión a un informe
Los usuarios de informes a menudo desean conocer la fecha de impresión de los informes. Esta información les
indica si disponen de datos actualizados. Para que Access rellene la fecha, se usa la función Ahora o la función
Fecha. La función Ahora devuelve la fecha y la hora actuales almacenadas en el reloj del equipo. La función Fecha
devuelve únicamente la fecha actual. Puede usar la función Formato para aplicar al resultado de cualquiera de estas
funciones alguno de los formatos de fecha y hora disponibles.
Agregar la fecha de impresión a un informe
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el informe que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Si no ve la sección del pie de informe, haga clic en la barra Pie del informe y, a continuación, arrastre hacia abajo el
borde inferior de la barra para expandir el informe.
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.
En la sección del pie de informe, arrastre el puntero para crear el cuadro de texto.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Haga clic en la ficha Todas y, a continuación, defina los valores de propiedad tal y como se muestra en la siguiente
tabla.
Propiedad Valor
Nombre Fecha de impresión
Origen del control ="Impresión " & Fecha()
Formato Fecha mediana
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades.
Imprimir el número de página en un informe
Al diseñar un informe que ocupa más de una página impresa, deberá agregar números de página. Para ello, puede
usar la propiedad Página, que numera automáticamente las páginas cuando se obtiene la vista previa o se imprime
el informe. La propiedad Página está disponible únicamente cuando se obtiene la vista previa o se imprime un
informe, por lo que no aparece en la hoja de propiedades del informe. Para usar la propiedad Página, coloque un
cuadro de texto en el encabezado o pie del informe y, a continuación, escriba Página en la propiedad Origen del
control del cuadro de texto.
Es el mismo procedimiento que el usado cuando se emplea la función Ahora o Fecha, excepto que no se incluyen
paréntesis detrás de la propiedad Página.
En esta ilustración se muestra cómo se agrega la propiedad Página directamente a un control de cuadro de texto:

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Además, puede crear asimismo una expresión que use las propiedades Página y Páginas. La propiedad Páginas
devuelve el número total de páginas de un informe. Por ejemplo, la siguiente expresión genera la numeración de
páginas con el formato Página 1 de 10.
="Página " & [Página] &" de " & [Páginas]
En los siguientes pasos se explica cómo agregar al pie de un informe una expresión que usa ambas propiedades. En
los pasos se explica cómo agregar números de página en la vista Diseño y en la vista Presentación.
Usar la vista Diseño para agregar la numeración de páginas
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el informe que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Si no ve la sección del pie de informe, haga clic en la barra Pie del informe y, a continuación, arrastre hacia abajo el
borde inferior de la barra para expandir el informe.
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.
En la sección del pie de informe, arrastre el puntero para crear el cuadro de texto.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Haga clic en la ficha Datos y, a continuación, cambie el valor del cuadro de propiedad Origen del control a: ="Página
" & [Página] &" de " & [Páginas].
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades.
Usar la vista Presentación para agregar la numeración de páginas
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el informe que desee cambiar y haga clic
en Vista Presentación.
En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Números de página.
Aparece el cuadro de diálogo Números de página.
Bajo Formato, haga clic en Página N de M.
Bajo Posición, seleccione una opción.
Bajo Alineación, seleccione una opción de la lista.
Active o desactive la casilla de verificación Mostrar el número en la primera página y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
El Generador de expresiones incluye algunas expresiones comunes que se pueden usar para la numeración de
páginas. Para obtener más información sobre el Generador de expresiones, vea la sección Usar el Generador de
expresiones para crear expresiones.

Imprimir parte de un valor en un informe

Si los primeros o últimos caracteres de un campo tienen un significado especial, puede organizar un informe en
torno a esos caracteres. Por ejemplo, si los dos primeros caracteres en un código de identificación de producto
indican el tipo de producto, podrá agrupar los productos por los dos primeros caracteres del código y, a
continuación, identificar cada grupo imprimiendo los caracteres en un encabezado de grupo.
Se usa la función Izq para extraer los primeros n caracteres de un valor que aparece en un campo de texto y se usa
la función Der para extraer los últimos n caracteres. En ambos casos, el primer argumento es el nombre de campo o
la expresión de texto, y el segundo argumento es el número de caracteres que se desea extraer.
En la siguiente tabla se muestran expresiones que emplean estas funciones. Para las funciones, se supone que los
datos residen en un campo de tabla denominado Id. de pieza.
Si el valor de Id. de pieza es Esta expresión Devuelve
AA105 =Izq([Id. de pieza],2) AA
AA105 =Der([Id. de pieza],3) 105
Para obtener más información sobre las funciones Izq y Der, vea los artículos Izq (función) y Der (función).
Usar separadores de letras en una lista alfabética
Para realizar una identificación rápida en una lista de productos, puede agrupar los productos por la primera letra
de sus nombres e imprimir la letra en un encabezado de grupo, tal y como se muestra en la siguiente ilustración.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Para comenzar un nuevo grupo cada vez que cambia la primera letra del nombre de producto y, a continuación,
ordenar alfabéticamente los productos de cada grupo, cree dos grupos en el panel Agrupación, orden y total y,
después, configure cada grupo tal y como se muestra en las siguientes tablas.

Agrupar por Nombre con A en la parte por el primer sin totales hacer clic en el
de producto superior carácter título para agregar
con sección de sin sección de mantener todo el grupo
encabezado pie junto en una página

Ordenar por Nombre con A en la parte por el valor sin totales hacer clic en el título
de producto superior completo para agregar
con sección de con sección de no mantener junto el
encabezado pie grupo en una página
Mostrar el panel Agrupación, orden y total
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el informe que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la ficha Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.
Para imprimir sólo la primera letra del nombre al comienzo de un nuevo grupo, use esta expresión en el cuadro de
texto del encabezado Nombre de producto:
=Izq([Nombre de producto],1)
Imprimir el equivalente numérico de una fecha
Puede organizar los registros de un informe mediante valores de fecha numéricos para un período de tiempo, que
puede ser un año, un trimestre, un mes o una semana. Por ejemplo, un año se divide en 53 semanas de calendario
(la primera y la última semana del año suelen ser semanas parciales). Con ese valor numérico, se pueden agrupar
los pedidos enviados por la semana del año.
Para buscar parte de un valor de fecha numérico, como sólo el mes o año, se usa la función ParcFecha, que tiene la
siguiente sintaxis:
ParcFecha (intervalo, fecha[, primer_día_semana] [, primera_semana_año])
El argumento intervalo es la abreviatura de la parte de la fecha que debe devolverse. Ejemplos de abreviaturas
válidas: "aaaa" para un año de cuatro dígitos, "t" para un trimestre de calendario y "m" para un mes. El argumento
fecha es un nombre de campo o una fecha literal, como "1-jul-07".
Los argumentos primer_día_semana y primera_semana_año son opcionales. El argumento primer_día_semana
devuelve domingo, a menos que se especifique lo contrario. Para definir otro día, especifique un valor del 2 al 7 (1
es el valor predeterminado). El argumento primera_semana_año devuelve la semana en la que cae el 1 de enero.
Para especificar otra semana, escriba 2 ó 3. Use 2 para especificar la primera semana que tenga al menos cuatro
días en el nuevo año; use 3 para especificar la primera semana completa del año.
La siguiente tabla contiene ejemplos de los resultados que se devuelven para un campo denominado "Días no
laborables". El campo Días no laborables puede almacenar los días festivos que se celebran en los países o regiones
donde opera una compañía.
Si el valor de Días no laborables es Esta expresión Devuelve
1-ene-07 =ParcFecha("s",[Días no laborables]) 2 (día de la semana)
31-dic-07 =ParcFecha("ss",[Días no laborables]) 53 (semana del año)
31-dic-07 =ParcFecha("aaaa",[Días no laborables]) 2010 (año de cuatro dígitos)

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Comparar los resultados de varios años

Cuando desea analizar los resultados de ventas de más de un año, se recomienda agrupar los resultados por un
período de tiempo, como un trimestre o mes. De ese modo, podrá comparar rápidamente el rendimiento de un
período de tiempo de un año dado con el rendimiento del mismo período de tiempo de otro año. Por ejemplo,
supongamos que desea ver un informe denominado Resumen de ventas por trimestre con el número de pedidos
enviados y los totales de ventas.

Para crear los encabezados y pies de grupo y especificar el criterio de ordenación de este informe, se crean dos
grupos, cada uno con su propio criterio de ordenación, y se establecen las propiedades en el panel Agrupación,
orden y total para cada grupo y criterio de ordenación, tal y como se muestra en las siguientes tablas. Observe que
se usa una expresión para agrupar por el trimestre en el que se enviaron los pedidos.

Agrupar por expresión ascendente por el valor sin totales con el título
Use esta expresión: completo Trimestre
=ParcFecha("t",[FechaEnvío])
con sección con sección mantener todo el
de de pie grupo junto en una
encabezado página

Agrupar por FechaEnvío de más por año sin totales hacer clic en
antiguo a el título para
más agregar
reciente
sin sección con no mantener
de sección junto el grupo en
encabezado de pie una página

Mostrar el panel Agrupación, orden y total

Abra el informe en la vista Diseño.
En la ficha Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.
Para imprimir el número de trimestre al comienzo de un nuevo grupo, coloque un cuadro de texto en el encabezado
de grupo mediante la misma expresión que usó en el cuadro Ordenar y agrupar:
=ParcFecha("t", [FechaEnvío])
Calcular totales de artículos de línea
Supongamos que desea crear un informe de facturación con información sobre un pedido. Necesita calcular el
precio total (ventas totales de cada producto) de los artículos de línea. Cree primero una consulta que proporcione
los datos para el informe. Incluya en esa consulta todos los campos necesarios de todas las tablas necesarias, como
la tabla Pedidos, la tabla Detalles de pedidos y la tabla Compradores. A continuación, podrá crear un campo
calculado en la cuadrícula de diseño de la consulta que calcule el precio total de cada producto en la factura.

365
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Crear un campo calculado

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Haga clic en la fila Campo de una columna vacía en la cuadrícula de diseño de la consulta.
Escriba un nombre, un signo de dos puntos (:) y una expresión en la celda Campo. El nombre y el signo de dos
puntos definen un nombre descriptivo para el campo calculado. Para calcular un precio total, puede usar la
siguiente expresión:
PrecioTotal: CMoneda([Detalles de pedidos].Precio unidad*[Cantidad]*(1-[Descuento])/100)*100
Observe que cuando cree un campo calculado en la cuadrícula de diseño de la consulta, no coloque el operador =
delante de la expresión.
Identificar pedidos que se enviaron tarde
En el mejor de los casos, los pedidos se envían a tiempo. En ocasiones, puede que algunos pedidos se envíen
después de la fecha estipulada y desee identificarlos en un informe. Para marcar todos los pedidos enviados con
retraso en un informe que realiza un seguimiento de los envíos, puede imprimir una marca de verificación en una
casilla de verificación denominada Envío con retraso. Dado que la mayoría de los pedidos se envían a tiempo, la
marca de verificación es más fácil de detectar que el texto A tiempo o Con retraso.
La expresión para este informe compara el valor del campo Fecha de envío con el valor del campo Fecha requerida.
Si el valor del campo Fecha de envío es mayor (es decir, posterior) que el valor del campo Fecha requerida, la
expresión devuelve el valor True y en el informe se muestra una marca de verificación en la casilla de verificación. Si
el valor es False, la casilla de verificación estará vacía.
Agregar la casilla de verificación Envío con retraso a un informe
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el informe que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Casilla de verificación.
Arrastre el puntero en la sección de detalles del informe para crear la casilla de verificación.
Haga clic con el botón secundario del mouse en la casilla de verificación, haga clic en Propiedades en el menú
contextual y, a continuación, haga clic en la ficha Todas de la hoja de propiedades.
Establezca las propiedades de la casilla de verificación de acuerdo con la siguiente tabla.
Propiedad Valor
Nombre Envío con retraso
Origen del control =[Fecha de envío]>[Fecha requerida]
Visible Sí
Si va a adaptar estos pasos de modo que funcionen con sus datos, no olvide cambiar los nombres de campo en los
identificadores a los que figuran en su base de datos.
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades.

Tabla de operadores

Access admite diversos operadores, incluidos los operadores aritméticos como +, -, * (multiplicar) y / (dividir),
además de los operadores de comparación para comparar valores, los operadores de texto para concatenar texto,
los operadores lógicos para determinar los valores True o False, y otros operadores específicos de Access. Para
obtener información detallada sobre el uso de estos operadores, vea las siguientes tablas:
Operadores aritméticos
Los operadores aritméticos se usan para calcular un valor a partir de dos o más números, o bien, para cambiar el
signo de un número de positivo a negativo.
Operador Finalidad Ejemplo
+ Sumar dos [Subtotal]+[Impuesto sobre las
números. ventas]
- Buscar la diferencia [Precio]-[Descuento]
entre dos números
o indicar el valor
negativo de un
número.
* Multiplicar dos [Cantidad]*[Precio]
números.
/ Dividir el primer [Total]/[Número_de_elementos]
número entre el
segundo número.
\ Redondear ambos [Registros]\[Habitaciones]
números a enteros,

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

después dividir el
primer número
entre el segundo
número y, a
continuación,
truncar el resultado
en un entero.
Residuo Dividir el primer [Registros] Residuo [Habitaciones]
número entre el
segundo número y
devolver sólo el
resto.
^ Elevar un número a Número ^ Exponente
la potencia de un
exponente.

Operadores de comparación
Los operadores de comparación se usan para comparar valores y devuelven True, False o Nulo.
Operador Finalidad
< Determinar si el primer valor es menor que el
segundo valor.
<= Determinar si el primer valor es menor o igual que
el segundo valor.
> Determinar si el primer valor es mayor que el
segundo valor.
>= Determinar si el primer valor es mayor o igual que
el segundo valor.
= Determinar si el primer valor es igual que el
segundo valor.
<> Determinar si el primer valor no es igual que el
segundo valor.
En todos los casos, si el primer o segundo valor es Nulo, el resultado también será Nulo. Dado que Nulo representa
un valor desconocido, el resultado de cualquier comparación con Nulo es también desconocido.
Operadores lógicos
Los operadores lógicos se usan para combinar dos valores y devuelven True, False o Nulo. A los operadores lógicos
también se les hace referencia con el término de operadores booleanos.
Operador Uso Descripción
Y Expr1 Y Expr2 Es True si Expr1 y Expr2
tienen el valor True.
O Expr1 O Expr2 Es True si Expr1 o Expr2 tiene
el valor True.
Eqv Expr1 Eqv Expr2 Es True si tanto Expr1 como
Expr2 tienen el valor True, o
bien, si tanto Expr1 como
Expr2 tienen el valor False.
No No Expr Es True si Expr no es True.
OEx Expr1 OEx Expr2 Es True si Expr1 es True o
Expr2 es True, pero no
ambos.
Operadores de concatenación
Los operadores de concatenación se usan para combinar dos valores de texto en una sola cadena.
Operador Uso Descripción
& cadena1 & cadena2 Combina dos cadenas en
una sola cadena.
+ cadena1 + cadena2 Combina dos cadenas en
una sola cadena y propaga
los valores nulos.
Operadores especiales
Los operadores especiales se usan según lo descrito en la siguiente tabla.
Operador Descripción Para obtener más

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

información
Es Nulo o No es Nulo Determina si un valor es
Nulo o No es Nulo.
Como "modelo" Busca valores de cadena Operador Como
coincidentes mediante los
operadores de caracteres
comodín ? y *.
Entre val1 Y val2 Determina si un valor Operador Entre...Y
numérico o de fecha
pertenece a un intervalo.
En(cadena1,cadena2...) Determina si un valor de Operador En
cadena viene incluido en un
conjunto de valores de
cadena.

Usar el Generador de expresiones

Descripción del Generador de expresiones

Puede considerar el Generador de expresiones como una herramienta para buscar e insertar componentes de una
expresión difíciles de recordar, como los nombres de los identificadores (por ejemplo, los campos, las tablas, los
formularios y las consultas), y los nombres de funciones y sus argumentos.
Puede usar el Generador de expresiones para crear una nueva expresión, o puede seleccionar alguna de las
expresiones preestablecidas, incluidas las expresiones para mostrar números de página, la fecha actual y la fecha y
hora actuales.
Puede iniciar el Generador de expresiones desde prácticamente todos los lugares de Microsoft Office Access 2010
en los que escribiría expresiones manualmente, como la propiedad Origen del control de un control o la propiedad
Regla de validación de un campo de tabla. Por lo general, si ve el botón Generar , puede hacer clic en él para
iniciar el Generador de expresiones.

Cuadro de expresión
La sección superior del generador contiene un cuadro de expresión en el que se crean las expresiones. Puede
escribir la expresión en el cuadro manualmente o puede seleccionar elementos de las tres columnas de la sección
inferior del Generador de expresiones y, a continuación, agregarlos al cuadro de expresión. Para agregar un
elemento, haga doble clic en él y, después, haga clic en Pegar.
Botones de operador

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En la sección central del Generador de expresiones se muestran los botones para insertar operadores aritméticos y
lógicos comunes en la expresión. Para insertar un operador en un cuadro de expresión, haga clic en el botón
correspondiente. Para mostrar una lista mayor de operadores que puede utilizar en las expresiones, haga clic en la
carpeta Operadores en la columna inferior izquierda que contiene elementos de expresión y, a continuación, haga
clic en la categoría que desee en la columna central. En la columna derecha aparecerán todos los operadores de la
categoría seleccionada. Para insertar un operador, haga doble clic en él.
Elementos de expresión
La sección inferior contiene tres columnas:
En la columna de la izquierda se muestran las carpetas que contienen las tablas, consultas, formularios e informes
de la base de datos, así como todas las funciones integradas disponibles y las funciones definidas por el usuario,
constantes, operadores y expresiones comunes.
En la columna central se muestran elementos específicos o categorías de elementos de la carpeta seleccionada en
la columna de la izquierda. Por ejemplo, si hace clic en Funciones incorporadas en la columna de la izquierda, en la
columna central se muestran las clases de funciones.
En la columna de la derecha se muestran los valores, si hay alguno, de los elementos seleccionados en las columnas
central e izquierda. Por ejemplo, si hace clic en Funciones incorporadas en la columna izquierda y, después, hace clic
en una categoría de función en la columna central, en la columna de la derecha se muestran todas las funciones
integradas de la categoría seleccionada.
Para crear una expresión, puede escribir el texto en el cuadro de expresión y pegar elementos de otras áreas del
Generador de expresiones. Por ejemplo, puede hacer clic en la columna inferior izquierda para ver todos los objetos
de la base de datos, así como las funciones, constantes, operadores y expresiones comunes disponibles. Al hacer
clic en un elemento de la columna izquierda, el contenido de las otras columnas cambia consecuentemente. Por
ejemplo, si hace doble clic en Tablas en la columna izquierda y luego hace clic en el nombre de una tabla, en la
columna central se muestran los campos de esa tabla. Si hace doble clic en Funciones en la columna izquierda y
luego hace clic en Funciones incorporadas, en la columna central se muestran todas las categorías de funciones y en
la columna derecha se muestran todas las funciones de esas categorías. Al hacer doble clic en una función para
insertarla en la expresión, la función y el texto que indica los argumentos necesarios para esa función aparecen
como texto de marcador de posición en el cuadro de expresión. Por ejemplo, si hace doble clic en la función Silnm,
el Generador de expresiones agrega lo siguiente al cuadro de expresión:
Silnm («expr», «parteVerdadera», «parteFalsa»)
Debe reemplazar el texto «expr», «parteVerdadera» y «parteFalsa» por los valores de los argumentos reales. Puede
realizar esta operación directamente en el cuadro de expresión haciendo clic en cada marcador de posición y
escribiendo después el argumento, o seleccionado el argumento en las tres listas de elementos de expresiones.
Si hace doble clic en dos o más funciones consecutivamente (por ejemplo, en la función Silnm y luego en la función
Redondear, el Generador de expresiones agrega ambas funciones al cuadro de expresión, separadas por el
marcador de posición «Expr»:
Silnm («expr», «parteVerdadera», «parteFalsa») «Expr» Redondear («número», «precisión»)
Además de reemplazar los marcadores de posición de los argumentos de la función, debe sustituir el marcador de
posición «Expr» por un operador para que toda la expresión sea válida.
Al pegar un identificador (el nombre de un campo de tabla o control) en la expresión, el Generador de expresiones
sólo inserta las partes del identificador que son necesarias en el contexto actual. Por ejemplo, si abre el Generador
de expresiones desde la hoja de propiedades de un formulario denominado Clientes y, a continuación, pega un
identificador para la propiedad Visible del formulario en la expresión, el Generador de expresiones sólo pega el
nombre de propiedad Visible. Si utiliza esta expresión en otro contexto distinto, debe incluir el identificador
completo: Formularios![Clientes].Visible.

Iniciar el Generador de expresiones desde una tabla

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla que desea cambiar y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la columna Nombre de campo, haga clic en el campo que desea cambiar.
En Propiedades del campo, haga clic en la ficha General.
Haga clic en la propiedad que va a contener la expresión y, a continuación, haga clic en el botón Generar junto
a la propiedad.

Iniciar el Generador de expresiones desde un formulario o informe

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el formulario o informe que
desea cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el control que desea modificar y, a continuación, haga clic en
Propiedades en el menú contextual.

369
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En la hoja de propiedades, busque la propiedad que va a contener la expresión y, a continuación, haga clic en el
botón Generar junto a la propiedad.

Iniciar el Generador de expresiones desde una consulta

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta que desea cambiar y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Haga clic en la celda de la cuadrícula de diseño que va a contener la expresión. Por ejemplo, haga clic en la celda
Criterios de la columna donde desea especificar los criterios o haga clic en la celda Campo de la columna donde
desea crear un campo calculado.
En la ficha Diseño, en el grupo Configuración de consultas, haga clic en Generador.

Operadores aritméticos

Los operadores aritméticos se utilizan para calcular un valor a partir de dos o más números o para cambiar el signo
de un número de positivo a negativo, o viceversa.
Operador Finalidad Ejemplo
+ Sumar dos [Subtotal]+[ImpuestoVentas]
números.
- Hallar la [Precio]-[Descuento]
diferencia entre
dos números o
indicar el valor
negativo de un
número.
* Multiplicar dos [Cantidad]*[Precio]
números.
/ Dividir el primer [Total]/[NúmeroArtículos]
número por el
segundo número.
\ Redondear [Registrados]\[Habitaciones]
ambos números a
enteros, dividir el
primer número
por el segundo y
convertir el
resultado en un
número entero.
Residuo Dividir el primer [Registrados]Residuo[Habitaciones]
número por el
segundo y
devolver sólo el
resto.
^ Elevar un número Número ^ Exponente
a la potencia de
un exponente.

Operadores de comparación

Los operadores de comparación se utilizan para comparar valores y devolver un resultado Verdadero, Falso o Nulo.
Operador Finalidad Ejemplo
< Devuelve Verdadero si el Valor1 < Valor2
primer valor es menor que
el segundo valor.
<= Devuelve Verdadero si el Valor1 <= Valor2
primer valor es igual o
menor que el segundo valor.
> Devuelve Verdadero si el Valor1 > Valor2
primer valor es mayor que

370
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

el segundo valor.
>= Devuelve Verdadero si el Valor1 >= Valor2
primer valor es igual o
mayor que segundo valor.
= Devuelve Verdadero si el Valor1 = Valor2
primer valor es igual al
segundo valor.
<> Devuelve Verdadero si el Valor1 <> Valor2
primer valor no es igual al
segundo valor.
En todos los casos, si el primer o el segundo valor es nulo, el resultado también es nulo. Como un valor nulo
representa un valor desconocido, el resultado de cualquier comparación con un valor nulo también es un resultado
desconocido.

Operadores lógicos

Los operadores lógicos se utilizan para combinar dos valores booleanos y devolver un resultado verdadero, falso o
nulo. Los operadores lógicos se denominan también operadores booleanos.
Operador Finalidad Ejemplo
Y Devuelve Verdadero si Expr1 Expr1 Y Expr2
y Expr2 son verdaderos.
O Devuelve Verdadero si Expr1 Expr1 O Expr2
o Expr2 es verdadero.
Eqv Devuelve Verdadero si Expr1 Expr1 Eqv Expr2
y Expr2 son verdaderos, o si
tanto Expr1 como Expr2 son
falsos.
No Devuelve Verdadero si Expr No Expr
no es verdadero.
OEx Devuelve Verdadero si Expr1 Expr1 OEx Expr2
es verdadero o Expr2 es
verdadero, pero no ambos.

Operadores de concatenación

Los operadores de concatenación se utilizan para combinar dos valores de texto en uno.
Operador Finalidad Ejemplo
& Combina dos cadenas para cadena1 & cadena2
formar una sola.
+ Combina dos cadenas para cadena1 + cadena2
formar una cadena y
propaga los valores nulos (si
un valor es nulo, toda la
expresión se evalúa como
nula).

Operadores especiales

Los operadores especiales se utilizan para devolver un resultado Verdadero o Falso, como se describe en la tabla
siguiente.
Operador Finalidad Ejemplo
Es nulo o No es nulo Determina si un valor es Campo1 No es nulo
nulo o no.
Como "modelo" Busca valores de cadena Campo1 Como "instrucc*"
mediante los
operadores comodín ? y
*.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Entre val1 Y val2 Determina si un valor Campo1 Entre 1 Y 10

numérico o de fecha se - o bien -
encuentra dentro de un Campo1 Entre #07-01-07# Y
intervalo. #12-31-07#
En(val1,val2...) Determina si un valor se Campo1 En
encuentra en un ("rojo","verde","azul")
conjunto de valores. - o bien -
Campo1 En (1,5,7,9)

Crear una fórmula en Access

En Microsoft Office Access 2010, una fórmula también se conoce como expresión. Una expresión se compone de
varios posibles elementos que se pueden usar, solos o en combinación, para generar un resultado, como pueden
ser:
Identificadores (nombres de campos, controles o propiedades)
Operadores, como + (más) o - (menos)
Funciones
Constantes
Valores
Una expresión o fórmula puede usarse para:
Realizar un cálculo.
Recuperar el valor de un campo o control.
Proporcionarle criterios a una consulta.
Definir reglas de validación de datos.
Crear controles calculados y campos calculados.
Definir niveles de grupo para los informes.

Crear expresiones condicionales (booleanas)

Información sobre las expresiones condicionales

Una expresión condicional es un tipo de expresión que comprueba los datos para ver si cumplen con una condición
y, a continuación, lleva a cabo una acción según el resultado. Por ejemplo, una expresión puede buscar valores de
fecha posteriores a una fecha inicial dada y, a continuación, mostrar un mensaje de error cuando se intenta
especificar una fecha anterior a la fecha inicial definida.
Las expresiones condicionales tienen el mismo formato y la misma sintaxis básica que otras expresiones. Además,
se pueden usar de la misma manera que otras expresiones:
En el caso de los campos de tabla, se agrega la expresión a la propiedad Regla de validación del campo. Los usuarios
deberán especificar en el campo valores que cumplan con las condiciones de la expresión. Por ejemplo, si se usa la
expresión >=#1/1/1900# en un campo con el tipo de datos Fecha/Hora, los usuarios deberán especificar valores
iguales o posteriores al 1 de enero de 1900.
En el caso de los controles de formulario, se puede agregar una expresión a la propiedad Origen del control o Regla
de validación del control. Normalmente, las expresiones condicionales se agregan a la propiedad Regla de
validación; las expresiones que calculan valores se agregan a la propiedad Origen del control. Por ejemplo, si se usa
>=#1/1/1900# en la propiedad Regla de validación de un control, se impide que los usuarios especifiquen una fecha
no válida. Si se usa la expresión Fecha() en la propiedad Origen del control, se muestra la fecha actual como valor
predeterminado.
En el caso de las consultas, se pueden agregar las expresiones condicionales a una celda en blanco de la fila Campo,
o bien, se puede usar una expresión en la fila Criterios de la consulta. Cuando se usa una expresión en la fila Campo,
los resultados aparecen como una columna en los resultados de la consulta. Cuando se usa una expresión como
criterios para un campo existente, la expresión actúa como un filtro y limita los registros devueltos por la consulta.
Por ejemplo, puede usar esta expresión en la fila Campo de una consulta: =SiInm([Fecha de
pedido]<=#01/04/2003#,[Fecha de pedido],"Pedido realizado después del 1 de abril"). La expresión especifica un
criterio de fecha (<=#01/04/2003#). Cuando la consulta devuelva su resultado, mostrará todos los valores de fecha

372
MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

que cumplan el criterio y los valores de fecha que no cumplan el criterio se reemplazarán con el mensaje"Pedido
realizado después del 1 de abril". Los pasos descritos en la sección Agregar una expresión a una consulta indican
cómo usar esta expresión en una consulta.
En cambio, si se usa esta expresión en el campo Criterios de una consulta, se devolverán únicamente los registros
con fechas que cumplan el criterio: Entre #01/04/2003# Y #15/05/2003#.
Para obtener más información sobre la creación y el uso de las expresiones, vea el artículo Crear una expresión.

Crear una expresión condicional

Los pasos descritos en esta sección indican cómo agregar una expresión condicional a una tabla, un control de
formulario o informe y una consulta. En cada uno de los grupos de pasos, se usa una expresión ligeramente distinta
para comprobar los valores de un campo con el tipo de datos Fecha/Hora y llevar a cabo una acción según si los
valores de fecha cumplen la condición especificada.
Agregar una expresión a un campo de tabla
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla que desee cambiar y
haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la columna Tipo de datos, haga clic en el campo Fecha/Hora.
Bajo Propiedades del campo, en la ficha General, haga clic en el cuadro de la propiedad Regla de validación y escriba
la siguiente expresión:
>=#01/01/1900#
No es necesario que use el formato de fecha de Estados Unidos. Puede usar el formato de fecha correspondiente a
su país, región o configuración local. No obstante, es preciso escribir el valor de fecha entre signos de almohadilla
(#), tal y como se muestra aquí.
Haga clic en la columna situada junto a Texto de validación y escriba esta cadena de texto:
La fecha debe ser posterior al 1 de enero de 1900.
Una vez más, puede usar el formato de fecha local.
Guarde los cambios y pase a la vista Hoja de datos. Para ello, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha
de documentos correspondiente a la tabla y haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual.
Escriba un valor de fecha en el campo Fecha/Hora anterior al 1 de enero de 1900. Access mostrará el mensaje
especificado en el cuadro de la propiedad Regla de validación y no se podrá abandonar el campo hasta que se
especifique un valor que la expresión evalúe como true.
Agregar una expresión a un control
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Haga clic con el botón secundario del mouse en un campo Fecha/Hora y, a continuación, haga clic en Propiedades
en el menú contextual.
Aparece la hoja de propiedades del control.
En la ficha Datos o Todas, haga clic en el campo situado junto a Regla de validación y escriba la siguiente expresión:
>=#01/01/1900#
No es necesario que use el formato de fecha de Estados Unidos. Puede usar el formato de fecha correspondiente a
su país, región o configuración local. No obstante, es preciso escribir el valor de fecha entre signos de almohadilla
(#), tal y como se muestra aquí.
Haga clic en la columna situada junto a Texto de validación y escriba esta cadena de texto:
La fecha debe ser posterior al 1 de enero de 1900.
Guarde los cambios y pase a la vista Formulario. Para ello, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha
de documentos correspondiente al formulario y haga clic en Vista Formulario en el menú contextual.
Agregar una expresión a una consulta
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Haga clic en una celda en blanco de la fila Campo de la cuadrícula de diseño y, a continuación, escriba la siguiente
expresión:
=SiInm([Nombre_de_campo]<=#01/04/2003# , [Nombre_de_campo] , "Fecha posterior al 1 de abril de 2003")
Cuando escriba la expresión, asegúrese de reemplazar las dos instancias de Nombre_de_campo con el nombre del
campo Fecha/Hora. Además, si la tabla no contiene fechas anteriores al 1 de enero de 2004, modifique las fechas de
la expresión de modo que ésta funcione con los datos.
Guarde los cambios y, a continuación, haga clic en Ejecutar para ver los resultados.
La expresión funciona de la siguiente manera: el primer argumento (=SiInm([Nombre_de_campo]<=#01/04/2003#)
especifica la condición que deben cumplir los datos: las fechas deben coincidir o ser anteriores al 1 de abril de 2003.
El segundo argumento ([Nombre_de_campo]) especifica lo que verán los usuarios si la condición es true: las fechas
del campo. El tercer argumento ("Fecha posterior al 1 de abril de 2003")) especifica el mensaje que los usuarios
verán si los datos no cumplen la condición.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Cuando proceda, recuerde que no todas las expresiones condicionales usan la función SiInm. Además, recuerde que
la función SiInm es la parte de la expresión, y no la propia expresión, la que requiere los argumentos.

Ejemplos de expresiones condicionales

Las expresiones que figuran en la siguiente tabla muestran algunas formas de calcular valores true y false. Estas
expresiones usan la función SiInm para determinar si una condición es true o false y, a continuación, devuelven un
valor si la condición es true y otro valor si es false.
Vea el artículo SiInm (función) para obtener más información.

Expresión Descripción
=SiInm([Confirmado] = "Sí", "Pedido Muestra el mensaje "Pedido confirmado" si el valor del campo
confirmado", "Pedido no confirmado") Confirmado es Sí; en caso contrario, muestra el mensaje "Pedido no
confirmado".
=SiInm(EsNulo([País o región])," ", [País o Muestra una cadena vacía si el valor del campo País o región es
región]) Nulo (Null: valor que puede especificarse en un campo o utilizarse
en expresiones o consultas para indicar datos desconocidos o
ausentes. En Visual Basic, la palabra clave Null indica un valor Null.
Algunos campos, como los de clave principal, no pueden contener
Null.); en caso contrario, muestra el valor del campo País o región.
=SiInm(EsNulo([Región]),[Ciudad]&" "& Muestra los valores de los campos Ciudad y CódigoPostal si el valor
[CódigoPostal], [Ciudad]&" "&[Región]&" " del campo Región es Nulo; en caso contrario, muestra los valores de
&[CódigoPostal]) los campos Ciudad, Región y CódigoPostal.
=SiInm(EsNulo([FechaRequerida] - Muestra el mensaje "Comprobar si falta una fecha" si el resultado de
[FechaEnvío]), "Comprobar si falta una fecha", restar el valor del campo FechaEnvío del valor del campo
[FechaRequerida] - [FechaEnvío]) FechaRequerida es Nulo; en caso contrario, muestra la diferencia
entre los valores de los campos FechaRequerida y FechaEnvío.

Agregar una marca de fecha u hora a nuevos registros

En algunas tablas de Microsoft Office Access, es importante realizar un seguimiento de la fecha o de la fecha y la
hora en que se agrega un nuevo registro. Esto a menudo se conoce como una marca de fecha u hora. Puede usar las
funciones Ahora o Fecha para que Access rellene automáticamente la fecha u hora cuando se agrega un nuevo
registro. Use la función Ahora para rellenar la fecha y la hora, o la función Fecha para rellenar sólo la fecha.
Agregar un campo de marca de fecha u hora
En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar el campo de marca de hora.
Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.
En la primera columna en blanco, haga doble clic en el encabezado de columna con la etiqueta Agregar nuevo
campo, escriba un nombre para el campo, como Fecha de adición y, a continuación, presione ENTRAR.
Seleccione la columna que acaba de agregar y, a continuación, en Herramientas de tabla, en la ficha Hoja de datos,
en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione Fecha/Hora de la lista Tipo de datos.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar o presione CTRL+G.
En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuación, en Vista Diseño.
En la columna Nombre del campo, haga clic en el nuevo campo.
En Propiedades del campo, en la ficha General, haga clic en el cuadro de propiedades Valor predeterminado y, a
continuación, escriba Ahora() o Fecha().
Haga clic en el cuadro de propiedades Mostrar el Selector de fecha y seleccione Nunca de la lista.
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la tabla.
Cada vez que se agregue un nuevo registro a la tabla, Access insertará automáticamente la fecha o la fecha y hora
en el campo Fecha de adición.

Combinar valores de texto mediante una expresión

Para combinar los valores de dos o más campos de texto, se crea una expresión que usa el operador de Y
comercial(&). Por ejemplo, supongamos que tiene un formulario llamado Empleados. Escribe el nombre y los
apellidos de cada empleado en campos independientes, pero desea mostrar el nombre completo del empleado en
el encabezado del formulario.
Para mostrar el nombre completo, puede usar esta expresión:
=[Nombre] & " " & [Apellidos]

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

La expresión usa el operador & para combinar los valores de los campos Nombre y Apellidos. La expresión también
utiliza un par de comillas dobles (") separadas por un carácter de espacio para insertar un espacio entre el nombre y
los apellidos. Cuando desea insertar algo entre dos campos, como un espacio, un carácter de puntuación o texto
literal, debe escribir ese valor adicional entre comillas.
A modo de otro ejemplo, puede usar la siguiente expresión para mostrar los apellidos y nombres, separados por
una coma y un espacio:
=[Apellidos] & ", " & [Nombre]
En este caso, la expresión inserta una coma y un espacio entre comillas entre los campos Apellidos y Nombre.
En los pasos del siguiente procedimiento se supone que se dispone de un formulario basado en una tabla que
contiene los campos Nombre y Apellidos. De lo contrario, puede modificar la expresión del paso 6 para adaptarla a
sus propios datos.
Agregar un cuadro de texto con una expresión para nombres completos
En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario o informe que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En el grupo Controles de la ficha Diseño, haga clic en Cuadro de texto.
Arrastre el puntero en el formulario o informe para crear el cuadro de texto.
Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual.
En la hoja de propiedades, haga clic en la ficha Datos.
Cambie el valor en el cuadro de propiedades Origen del control a =[Nombre] & " " & [Apellidos].
Cierre la hoja de propiedades y guarde los cambios.
A veces, uno de los campos que desea combinar puede estar vacío. Esta ausencia de datos se llama valor nulo.
Cuando se usa el operador & en un campo que no tiene ningún valor, Access devuelve una cadena de longitud
cero (cadena de longitud cero: cadena que no contiene caracteres. Puede utilizar una cadena de longitud cero para
indicar que sabe que no hay ningún valor para un campo. Para especificar una cadena de longitud cero, escriba dos
comillas dobles sin espacio entre ellas (" ").) para ese campo. Por ejemplo, si el registro de un empleado tiene un
solo apellido, la expresión en el ejemplo anterior devuelve una cadena de longitud cero para el campo Nombre, un
carácter de espacio en blanco y el valor en el campo Apellidos.

Como no hay datos en el campo Nombre, "Martínez " va precedido por una cadena de longitud cero y un espacio.
Cuando combine los valores de varios campos en una nueva cadena, es posible que desee incluir un valor en la
nueva cadena (por ejemplo, una coma) sólo cuando existan datos en un campo determinado. Para incluir un valor
condicionalmente, se usa el operador + en lugar de & para combinar los campos. Por ejemplo, supongamos que
tiene una tabla denominada Cliente y que la tabla contiene los campos Ciudad, Estado y Código postal. Desea
combinar los valores de esos campos para un informe, pero algunos registros tal vez no tengan un valor en el campo
Estado. En ese caso, aparecerá una coma no deseada delante del valor del código postal si usa el operador &.
Para eliminar la coma no deseada, puede usar el operador +, tal y como se muestra en la siguiente expresión de
ejemplo:
=([Ciudad] & (", " + [Estado]) & " " & [Código postal])
El operador + combina texto de la misma manera que el operador &. Sin embargo, el operador + también admite la
propagación de valores nulos. La propagación de valores nulos garantiza que si algún componente de una expresión
es nulo, el resultado de toda la expresión también será nulo. En el ejemplo anterior, observe la parte de la expresión
(", " + [Estado]). Dado que se usa el operador +, la expresión evaluada entre los paréntesis internos incluye una
coma sólo si hay un valor en el campo Estado. Si no hay ningún valor en el campo Estado, se aplica la propagación
de valores nulos, por lo que la expresión entre los paréntesis internos será nula y se "ocultará" la coma.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

1. Los registros que incluyen valores para los estados se muestran con una coma, un espacio y la abreviatura
del estado.
2. No hay ningún estado especificado para el registro con el valor Houston en el campo Ciudad, por lo que se
mostrará el resultado de la expresión sin la coma, espacio o abreviatura de estado.

Crear un cuadro de texto que busque un valor de una tabla

Al diseñar un formulario, puede que desee mostrar un valor de una tabla o consulta que no sea el valor al que está
enlazado el formulario. Por ejemplo, supongamos que dispone de un formulario denominado Productos que está
enlazado a una tabla denominada Productos. Sin embargo, tras diseñar el formulario, decide que éste debe mostrar
el nombre del proveedor de cada producto, que reside en una tabla denominada Proveedores. El procedimiento
siguiente muestra cómo usar la función DBúsq para llevar a cabo esta tarea. Puede modificar la expresión en el paso
6 para adaptarla a sus propios datos.
Agregar el cuadro de texto
En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario que desee cambiar y, a continuación,
haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En el grupo Controles de la ficha Diseño, haga clic en Cuadro de texto.
Busque el área del formulario en la que desee agregar el control y, a continuación, arrastre el puntero en el
formulario para crear el cuadro de texto.
Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual.
En la hoja de propiedades, haga clic en la ficha Todas.
Establezca la propiedad Origen del control en el valor siguiente:
=DBúsq("[Nombre del contacto]","[Proveedores]","[IdProveedor]=" & Formularios!Productos!IdProveedor)
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades.
Esta expresión busca en la tabla Proveedores y devuelve el nombre del contacto del proveedor cuyo identificador
de proveedor coincide con el valor del control IdProveedor del formulario Productos. Tenga en cuenta cómo se usa
el operador & para construir el tercer argumento de la función DBúsq (el tercer argumento es "[IdProveedor]=" &
Formularios!Productos!IdProveedor). Un error común que se debe evitar es colocar entre comillas todo el
argumento en lugar de sólo el texto que precede al operador &.
Como alternativa a la función DBúsq, puede crear una nueva consulta subyacente para incluir sólo la información
que necesita. A menudo, resulta más eficaz usar una consulta que usar una función.

Filtrar y Ordenar
Filtrar: limitar el número de registros en una vista

Introducción a los filtros

Un filtro cambia los datos que muestra un formulario o informe en una vista sin cambiar el diseño de ese formulario
o informe. Un filtro puede considerarse como un criterio o una regla que se especifica para un campo. El criterio
identifica los valores de campo que el usuario desea ver. Cuando se aplica el filtro, se incluyen en la vista
únicamente los registros que contienen los valores que se desean ver. El resto permanece oculto hasta que se quita
el filtro.
Las columnas o los controles enlazados a expresiones no admiten filtros.
Los filtros se aplican y se quitan fácilmente. En Microsoft Office Access 2010, hay filtros comunes integrados en cada
vista que muestra datos, inclusive la vista Presentación. La disponibilidad de los comandos de filtro depende del tipo
y de los valores del campo.
Por ejemplo, es posible ver únicamente los registros de las personas cuyo cumpleaños se celebre en un mes
específico haciendo clic en los comandos de menú apropiados.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

1. Los filtros disponibles dependen del tipo de datos en la columna seleccionada.

2. Los filtros Todas las fechas del período omiten la parte correspondiente al día y al año de los valores de
fecha.

Cuando se aplica un filtro, la vista se actualiza para mostrar únicamente los registros que coinciden con los criterios.
En este caso, se verán únicamente los registros de cliente donde la parte correspondiente al mes en el campo
denominado Fecha de nacimiento sea el mes de abril. Todos los demás registros permanecen ocultos.

1. Los iconos en el encabezado de columna y la barra del explorador de registros indican que la vista actual
está filtrada por la columna Fecha de nacimiento.
2. Si se sitúa el mouse (ratón) sobre el encabezado de columna, aparece una información en pantalla con el
actual criterio de filtro.

Cuando se aplica un filtro a una columna a la que ya se ha aplicado un filtro, se quita el filtro anterior antes de que
se aplique el nuevo filtro. Por ejemplo, si ya se ha aplicado un filtro al campo denominado Fecha de nacimiento para
que se muestren los cumpleaños del mes de abril, cuando se aplique un filtro para ver los cumpleaños del mes de
febrero, el resultado incluirá sólo los cumpleaños del mes de febrero. Access quita automáticamente el filtro que
devolvió únicamente los cumpleaños de abril antes de aplicar el segundo filtro.
Si bien se puede aplicar a los campos un solo filtro a la vez, se puede especificar un filtro diferente para cada campo
presente en la vista. Por ejemplo, para ver los nombres de los contactos que residen en el Reino Unido y cuyo
cumpleaños se celebra en el mes de abril, se puede filtrar la tabla Contactos por el campo PaísRegión y también por
el campo Fecha de nacimiento.
Cuando se filtran varios campos en una sola vista, se combinan los filtros mediante el operador Y de la siguiente
manera:
PaísRegión = Reino Unido Y mes de Fecha de nacimiento = abril

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Con los resultados filtrados se puede trabajar de la misma manera que con la vista inicial; por ejemplo, los datos se
pueden editar y es posible moverse a otros registros.
Para volver a la vista sin filtrar, es preciso quitar los filtros. Al quitar temporalmente un filtro, se quita el filtro de la
vista de modo que se puede volver a la vista original sin filtrar. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, se
puede hacer clic en Alternar filtro para pasar de la vista filtrada a la vista sin filtrar, y viceversa.
Para quitar un filtro de manera permanente de una vista, borre el filtro. Para obtener información sobre cómo
borrar los filtros, vea la sección Borrar o guardar un filtro.
La configuración de un filtro permanece activa hasta que se cierra el objeto, incluso si se cambia a otra vista del
objeto. En otra palabras, si se filtra un formulario en la vista Hoja de datos, la configuración del filtro permanecerá
activa si se cambia a la vista Formulario o Presentación, y permanecerá activa hasta que se cierre el formulario. Si se
guarda el objeto mientras está activo el filtro, éste estará disponible la próxima vez que se abra el objeto.
El valor de la propiedad FiltrarAlCargar (FilterOnLoad) determina si se aplica la configuración de filtro la próxima vez
que se abra el objeto. Si el valor de la propiedad FiltrarAlCargar de una tabla, una consulta, un formulario o un
informe está establecido en Sí, se aplicará la última configuración de filtro cuando se vuelva a abrir el objeto.
El valor de la propiedad FiltrarAlCargar se aplica únicamente cuando se carga el objeto. Si se configura esta
propiedad para un objeto en la vista Diseño y, a continuación, se cambia a otra vista, no se aplicará la configuración.
Es preciso cerrar y volver a abrir el objeto para que surtan efecto los cambios en la configuración de la propiedad
FiltrarAlCargar.

Tipos de filtro

Filtros comunes
Filtro por selección
Filtro por formulario
Filtros avanzados

Office Access 2010 incluye varios filtros para cada tipo de datos. Estos filtros están disponibles como comandos de
menú en las siguientes vistas: Hoja de datos, Formulario, Informe y Presentación. Además de estos filtros, también
se puede filtrar un formulario o una hoja de datos rellenando un formulario (que se denomina Filtro por
formulario).
Si desea disponer de mayor flexibilidad y está familiarizado con las expresiones, puede crear filtros propios
mediante las opciones de la ficha de documentos Filtro.
A continuación se proporciona un poco más de información sobre cada tipo de filtro disponible en Access.
Filtros comunes
Hay varios filtros comunes disponibles como comandos de menú contextual, de modo que el usuario no tiene que
perder tiempo creando criterios de filtro correctos. Para obtener acceso a estos comandos, haga clic en el botón
secundario del mouse en el campo que desee filtrar.
Si selecciona dos o más columnas o controles, no estarán disponibles las opciones de filtro. Si desea filtrar la vista
por varios controles o columnas, deberá seleccionar y filtrar cada columna o control por separado, o bien, usar una
opción de filtro avanzada. Vea las secciones Filtro por formulario y Filtros avanzados de este artículo para obtener
más información.
Salvo para los campos Objeto OLE y los campos que muestran valores calculados, todos los tipos de campo ofrecen
filtros comunes. La lista de filtros disponibles depende del tipo de datos y de los valores del campo seleccionado.
Por ejemplo, para ver los filtros disponibles para el campo denominado Fecha de nacimiento:
En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtro.

Filtros de fecha comunes

1. Para filtrar por valores específicos, use la lista de casillas de verificación. La lista incluye todos los valores
que se muestran actualmente en el campo.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

2. Para filtrar por un intervalo de valores, haga clic en uno de estos filtros y especifique los valores
requeridos.

Por ejemplo, para ver los cumpleaños que se celebran entre la fecha de hoy y el fin de año, haga clic en Entre y, a
continuación, especifique las fechas inicial y final apropiadas en el cuadro de diálogo Entre.
Para ver todos los cumpleaños que se celebran en una fecha específica, use la lista de valores. En una vista sin
filtrar, la lista de valores de cada campo presenta todos los valores únicos almacenados en ese campo.
Cuando se ha filtrado una vista, la lista de valores de cada campo muestra sólo los valores únicos visibles en la vista.
Por ejemplo, si se ha filtrado el campo PaísRegión para que muestre únicamente los registros con el valor EE.UU., la
lista de valores del campo Nombre completo incluirá sólo los nombres de las personas residentes en Estados
Unidos. Para ver más valores en la lista de valores, quite algunos o todos los filtros de la vista.
Es importante tener en cuenta que los valores de un campo de fecha afectan a la lista de filtros específicos de un
tipo. Si el valor de fecha más reciente de un campo de fecha pertenece a los dos últimos años, se verá una lista de
filtros más larga y más detallada. Si ninguna de las fechas de un campo tiene menos de dos años de antigüedad, se
verá la lista de filtros más corta.

Listas de filtros comunes de fecha larga y corta

No hay filtros específicos de tipo para los campos con el tipo de datos Sí/No, Objeto OLE y datos adjuntos. La lista de
valores no está disponible para los campos memo ni para los campos que contienen texto enriquecido.
Filtro por selección
Si el valor que desea usar como base para un filtro está actualmente seleccionado, podrá filtrar rápidamente la vista
haciendo clic en uno de los comandos de selección. Los comandos disponibles varían dependiendo del tipo de datos
del valor seleccionado. Estos comandos también están disponibles en el menú contextual del campo, al que se
obtiene acceso haciendo clic con el botón secundario en el campo.
Por ejemplo, si está seleccionado el valor 21/2/1967 en el campo denominado Fecha de nacimiento, en la ficha
Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Selección para mostrar el filtro por comandos de selección.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

La lista de comandos incluye automáticamente el valor actual, por lo que no hay que escribirlo.
La lista de comandos también depende de la porción del valor que se haya seleccionado. Por ejemplo, si se
seleccionan sólo algunos de los caracteres del valor, se verá una lista diferente de comandos, dependiendo de la
parte del campo que se haya seleccionado.

1. Filtro que usa el inicio de un valor de campo...

2. ...la parte central de un valor de campo...
3. ...o el final de un valor de campo.

La característica de filtrar por una selección parcial no está disponible para campos multivalor.
El comando Selección no está disponible para los datos adjuntos.
Filtro por formulario
Esta técnica resulta útil cuando se desea filtrar por varios campos en un formulario o una hoja de datos, o bien,
cuando se intenta buscar un registro específico. Access crea un formulario o una hoja de datos en blanco similar al
formulario o a la hoja de datos original. A continuación, permite al usuario rellenar tantos campos como desee. Una
vez finalizado, Access busca los registros que contengan los valores especificados.
No se pueden especificar valores para campos multivalor mediante filtro por formulario, ni para los campos cuyo
tipo de datos es Memo, Hipervínculo, Sí/No, Objeto OLE, si bien se pueden especificar valores para otros campos
del conjunto de registros.
Por ejemplo, si desea buscar todos los registros de cliente en los que el título de la persona de contacto sea
Propietario y esa persona resida en Guadalajara o en Toledo, abra el formulario Clientes y, en la ficha Inicio, en el
grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtro u orden avanzado y, a continuación, haga clic en Filtro por formulario.
Escriba el primer conjunto de valores, haga clic en la ficha O y, a continuación, escriba el siguiente conjunto de
valores. Observe que si desea que un valor de campo funcione como filtro independientemente de los demás
valores de campo, deberá especificar ese valor en la ficha Buscar y cada ficha O. Cada ficha O representa un
conjunto alternativo de valores de filtro.
Para cambiar el filtro:
En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Alternar filtro.
Access muestra únicamente los registros que coincidan con los valores especificados.
Filtros avanzados
Es posible que desee aplicar un filtro no incluido en la lista de filtros comunes. Por ejemplo, si desea buscar los
registros con fechas de los últimos siete días o los últimos seis meses, puede que tenga que escribir los criterios del
filtro.
El uso de esta característica requiere que el usuario esté familiarizado con las expresiones. Las expresiones son
similares a las fórmulas que se escriben en Excel y a los criterios que se especifican cuando se diseña una consulta.
Por ejemplo, si desea buscar los nombres de los contactos cuyo cumpleaños se celebró en los últimos siete días,
podrá usar un filtro avanzado.
En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Opciones avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtro
u orden avanzado en el menú contextual.
Agregue los campos del filtro a la cuadrícula de diseño y especifique los criterios de filtro en la fila Criterios.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Cuando haga clic en Alternar filtro en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, Access mostrará los registros
filtrados.
Con el mismo ejemplo, si desea limitar más el resultado a los registros cuyo país o región es Estados Unidos, vuelva
a la ficha de objetos Filtro, agregue el campo PaísRegión a la cuadrícula y, a continuación, especifique un criterio.
Aplicar un filtro
Aplicar un filtro común
Aplicar un filtro por selección
Aplicar un filtro rellenando un formulario
Aplicar un filtro avanzado

Si no ve los comandos de filtro en ninguna de las vistas, puede que el diseñador del formulario o de la
base de datos haya deshabilitado la función de filtro. Póngase en contacto con el diseñador para obtener
ayuda.
Aplicar un filtro común
Abra una tabla, una consulta, un formulario o un informe en cualquiera de las vistas siguientes: Hoja de datos,
Formulario, Informe o Presentación.
Asegúrese de que aún no se ha aplicado ningún filtro a la vista. En la barra de selectores de registro, compruebe que
está presente el icono Sin filtrar o el icono atenuado Sin filtro.
Para quitar todos los filtros de un objeto concreto, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en
Avanzadas y, a continuación, en Borrar todos los filtros.
Haga clic en cualquier parte de la columna o del control correspondiente al primer campo que desee filtrar.
En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtro.
Siga uno de estos procedimientos:
Para aplicar un filtro común, elija Filtros de texto (o de números o de fechas) y, a continuación, haga clic en el filtro
que desee. En el caso de los filtros Igual a y Entre, es preciso especificar los valores necesarios.
Algunos caracteres como *, % y ? tienen un significado especial cuando se usan en el cuadro de texto de un filtro.
Por ejemplo, * representa una cadena de caracteres, por lo que la cadena a* coincidirá con cualquier cadena que
empiece por a y no sólo la cadena literal a*. Para omitir el significado especial de un carácter, colóquelo entre
corchetes angulares []: a[*]. Las bases de datos que usen el estándar ANSI-89 tratan *, ?, [, ], !, - y # como caracteres
especiales. Las bases de datos que usen el estándar ANSI-92 tratan %, _, [, ], ^ y - como caracteres especiales. Se
puede usar cualquiera de los estándares con Access, pero no se pueden mezclar los dos (por ejemplo, ?a*) en una
expresión.
Para aplicar un filtro basado en valores de campo, desactive las casillas de verificación junto a los valores por los
que no desee filtrar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Sugerencia En el caso de una lista de valores exhaustiva, si desea filtrar por uno o sólo por algunos de esos valores,
desactive primero la casilla de verificación (Seleccionar todo) y, a continuación, seleccione los valores que desee.
Para filtrar por valores nulos (un valor nulo indica la ausencia de datos) en campos de texto, números y fechas, en la
lista de casillas de verificación, desactive (Seleccionar todo) y, a continuación, active la casilla de verificación junto a
(Vacías).
Repita los tres pasos anteriores para cada campo que desee filtrar.
Aplicar un filtro por selección
Abra una tabla, una consulta, un formulario o un informe en cualquiera de las vistas siguientes: Hoja de datos,
Formulario, Informe o Presentación.
Asegúrese de que aún no se ha aplicado ningún filtro a la vista. En la barra de selectores de registro, compruebe que
está presente el icono Sin filtrar o el icono atenuado Sin filtro.
Vaya al registro que contiene el valor que desee usar como parte del filtro y, a continuación, haga clic dentro de la
columna (en la vista Hoja de datos) o del control (en la vista Formulario, Informe o Presentación). Para filtrar
basándose en una selección parcial, seleccione los caracteres que desee.
En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Selección y, a continuación, haga clic en el filtro que
desea aplicar.
Para filtrar otros campos basándose en una selección, repita los dos pasos anteriores.
Aplicar un filtro rellenando un formulario
Abra una tabla o una consulta en la vista Hoja de datos o un formulario en la vista Formulario.
Asegúrese de que aún no se ha aplicado ningún filtro a la vista. En la barra de selectores de registro, compruebe que
está presente el icono Sin filtrar o el icono atenuado Sin filtro.
En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Opciones avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtrar
por formulario en el menú contextual.
Según esté trabajando en la vista Hoja de datos o la vista Formulario, siga uno de los siguientes procedimientos:
En la vista Hoja de datos, haga clic en la primera fila de la columna por la que desee filtrar. Haga clic en la flecha que
aparece y seleccione un valor. Puede agregar más valores haciendo clic en la ficha O situada en la parte inferior de
la hoja de datos y seleccionando otro valor.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En la vista Formulario, haga clic en la flecha que aparece en el control y seleccione el valor por el que desee filtrar.
Puede agregar más valores haciendo clic en la ficha O situada en la parte inferior del formulario y seleccionando
otro valor. Haga clic en la ficha O para seguir agregando más valores.
No se pueden especificar valores para los campos multivalor mediante filtro por formulario, si bien se pueden
especificar valores para cualquier campo que no sea multivalor en el conjunto de registros.
Si no aparece una lista de valores de campo cuando hace clic en la flecha desplegable de un campo
Si ve únicamente los valores Es Nulo y No es Nulo cuando hace clic en la flecha desplegable de un campo, o bien, si
no hay ninguna flecha desplegable, siga el procedimiento que se detalla a continuación para mostrar los valores
reales del campo:
Compruebe que el tipo de datos del campo no es Memo, Hipervínculo, Sí/No u Objeto OLE. Los campos con estos
tipos de datos no pueden mostrar valores de campo en la ficha de objetos Filtro por formulario. De manera similar,
los campos multivalor no pueden mostrar valores en la ficha Filtro por formulario.
Si el número de registros leídos es mayor que el número especificado en el cuadro Nº máximo de registros de la
sección Opciones de búsqueda por filtro para la base de datos en el cuadro de diálogo Opciones de Access, Access
no muestra los valores de ese campo en la lista. Para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en el

botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access. Haga clic en Edición y, a
continuación, cambie el valor de Nº máximo de registros para solucionar este problema.
En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Edición. En la sección Opciones de búsqueda por filtro para
la base de datos, active las casillas de verificación Campos locales indizados y Campos locales no indizados.
Vuelva a la vista Hoja de datos o Formulario.

Para especificar una lista de posibles valores de un campo, use el operador O. Por ejemplo, se puede especificar
"Guadalajara" O "Toledo" en el campo Ciudad para filtrar por los registros que contienen cualquiera de los valores.
Para filtrar basándose en el estado de un control, como una casilla de verificación o un botón, haga clic en el control
de modo que tenga el estado que desee. Para que el control tenga una posición neutra, de modo que no se va a
usar como criterio para filtrar los registros, asegúrese de que no está disponible (aparece atenuado).
Para filtrar por los registros con valores nulos (ausencia de datos), valores no nulos, valores en blanco (vacíos o "") o
valores no en blanco, escriba Es Nulo, No es Nulo, "" o No "" en el campo.
A veces, puede que desee especificar dos conjuntos de criterios alternos. Por ejemplo, desea ver los nombres de los
contactos cuyo valor de PaísRegión sea Estados Unidos y cuyo cumpleaños se celebre en el mes de abril, o bien, los
nombres de los contactos cuyo valor de PaísRegión sea Asia y cuyo cumpleaños se celebre en el mes de mayo.
Para recuperar todos los registros que cumplan cualquiera de varios conjuntos de criterios, es preciso especificar los
criterios de manera ligeramente distinta.
Escriba el primer conjunto de criterios, haga clic en la ficha O y, a continuación, escriba el siguiente conjunto de
criterios. Observe que si desea que un valor de campo funcione como filtro independientemente de los demás
valores de campo, deberá especificar ese valor en la ficha Buscar y cada ficha O. En otras palabras, la ficha Buscar y
cada ficha O representan un conjunto alternativo de valores de filtro.
Observe que cada vez que se agrega un criterio de campo a la ficha O, Access crea otra ficha O. De este modo, se
pueden especificar varios criterios "o". El filtro devuelve todos los registros que contengan todos los valores
especificados en la ficha Buscar, o bien, todos los valores especificados en la primera ficha O, o bien, todos los
valores especificados en la segunda ficha O, etc.
Para quitar el filtro y mostrar todos los registros, vuelva a hacer clic en Alternar filtro.
Para modificar el filtro, haga de nuevo clic en Filtro por formulario.
Se muestra el actual conjunto de criterios de filtro.
Aplicar un filtro avanzado
Abra una tabla, una consulta, un formulario o un informe en cualquiera de las vistas siguientes: Hoja de datos,
Formulario, Informe o Presentación.
Asegúrese de que aún no se ha aplicado ningún filtro a la vista. En el explorador de registros, compruebe que Sin
filtro aparece atenuado (no está disponible). Si no se ve la barra del explorador de registros, haga clic en Avanzadas
en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio y, a continuación, haga clic en Borrar todos los filtros (si Borrar todos
los filtros aparece atenuado, no hay ningún filtro aplicado).
En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Opciones avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtro
u orden avanzado en el menú contextual.
Agregue a la cuadrícula los campos por los que desee filtrar.
En la fila Criterios de cada campo, especifique un criterio. Los criterios se aplican como un conjunto y se mostrarán
únicamente los registros que coincidan con todos los criterios de la fila Criterios. Si desea especificar criterios
alternativos para un solo campo, escriba el primer criterio en la fila Criterios y el segundo criterio en la fila O, y así
sucesivamente.
El conjunto de criterios de la fila O se aplica como alternativa al conjunto de criterios de la fila Criterios. Cualquier
criterio que se desee aplicar en ambos conjuntos de criterios debe especificarse tanto en la fila Criterios como en la
fila O.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Haga clic en Alternar filtro para ver las filas filtradas.

Sugerencia Para aprender a escribir criterios, se recomienda aplicar un filtro común o un filtro basado en una
selección que genere un resultado parecido a lo que esté buscando. A continuación, con el filtro aplicado a la vista,
muestre la ficha de objetos Filtro:
En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Opciones avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtro
u orden avanzado en el menú contextual.
Revise el resultado y, a continuación, revise los criterios en la fila Criterios para que se genere el resultado deseado.
Hay dos comandos especiales en la ficha de documentos Filtro. Cuando se hace clic con el botón secundario en
cualquier lugar encima de la cuadrícula de diseño en la ficha, aparecen los comandos Cargar desde la consulta y
Guardar como consulta en el menú contextual.

El comando Cargar desde la consulta permite cargar el diseño de una consulta seleccionada en la cuadrícula. De
este modo, se pueden usar los criterios de la consulta como criterios de filtro. El comando Guardar como consulta
permite guardar los valores de filtro como una nueva consulta.

Quitar o volver a aplicar un filtro

Si desea cambiar a la vista sin filtrar de los datos, quite los filtros.
Haga clic en Filtrado en la barra del explorador de registros para volver a la vista completa.
Al quitar los filtros activos, se quitan los filtros de todos los campos en la vista. Por ejemplo, si se aplican primero
filtros a los campos PaísRegión y Fecha de nacimiento y, a continuación, se quitan los filtros, se verán de nuevo
todos los registros.
Haga clic en Sin filtrar en la barra del explorador de registros para volver a aplicar los filtros más recientes.
Se vuelven a aplicar a la vista los valores de filtro más recientes. Para proceder con el anterior ejemplo, se vuelven a
aplicar los filtros anteriormente aplicados a los campos PaísRegión y Fecha de nacimiento.

Borrar o guardar un filtro

Borre un filtro cuando ya no lo necesite. Al borrar un filtro, éste se elimina de la vista y no se puede volver a
aplicarlo haciendo clic en Sin filtrar en la barra de estado.
Se puede borrar un solo filtro de un solo campo, o bien, borrar todos los filtros de todos los campos en la vista.
Para borrar un solo filtro de un solo campo, haga clic con el botón secundario en la columna filtrada o el control
filtrado y, a continuación, haga clic en Quitar filtro de nombre de campo.
Para borrar todos los filtros de todos los campos:
En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Opciones avanzadas y, a continuación, haga clic en Borrar
todos los filtros en el menú contextual.
Es fácil guardar los filtros para usarlos más adelante. Los valores de filtro aplicados en el momento de cerrar una
tabla, una consulta, un formulario o un informe, se guardan automáticamente junto con el objeto y están
disponibles para volver a aplicarlos. Sin embargo, de forma predeterminada, los valores de filtro no se aplicarán
automáticamente la próxima vez que se abra el objeto.
Para asegurar que los filtros activos se aplican automáticamente la próxima vez que se abra una tabla, una consulta,
un formulario o un informe, establezca el valor de la propiedad FiltrarAlCargar (FilterOnLoad) en Sí en la hoja de
propiedades del objeto. La propiedad FiltrarAlCargar se aplica cuando se abre el objeto; si se cambia su
configuración, es preciso cerrar el objeto y volver a abrirlo para que se aplique la nueva configuración.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Ordenar registros distinguiendo mayúsculas de minúsculas

Microsoft Office Access 2010 ordena los registros en orden ascendente o descendente sin distinguir las mayúsculas
de las minúsculas. Sin embargo, si escribe algunas líneas en código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA), puede
ordenar el texto por sus valores de caracteres ASCII. La ordenación en función de los valores ASCII distingue entre
mayúsculas y minúsculas, cuyo resultado es una ordenación que distingue mayúsculas y minúsculas.
En la tabla siguiente se muestra cómo un criterio de ordenación ascendente en Access es diferente de uno que
distingue mayúsculas de minúsculas:
Criterio de ordenación previo Ordenación ascendente Ordenación que distingue mayúsculas y minúsculas
c a A
B A I
a I G
d b B
I c a
G G b
A B c
b d d
Aunque los resultados de la columna Ordenación ascendente a primera vista pudieran parecer impredecibles, en
realidad no lo son. En la columna Ordenación ascendente, "a" aparece antes de "A" y "B" aparece antes de "b". Esto
ocurre porque, cuando se evalúan como valores de texto, "A" = "a" y "B" = "b", ya sean mayúsculas o minúsculas.
Access tiene en cuenta el orden original de los valores. En la columna Criterio de ordenación previo, "a" precede a
"A" y "B" precede a "b".
Cuando se realiza la operación de ordenación que distingue mayúsculas y minúsculas, los valores de texto se
reemplazan con sus valores ASCII. Por ejemplo A = 65, a = 97, B = 66, b = 98 y así sucesivamente.
Escribir código VBA
Cree un módulo VBA y escriba la línea siguiente en la sección Declaraciones si aún no se encuentra en esta sección:
Option Explicit
Escriba el procedimiento siguiente de un módulo en el Editor de Visual Basic:
Function StrToHex (S As Variant) As Variant
'
' Converts a string to a series of hexadecimal digits.
' For example, StrToHex(Chr(9) & "A~") returns 09417E.
'
Dim Temp As String, I As Integer
If VarType(S) <> 8 Then
StrToHex = S
Else
Temp = ""
For I = 1 To Len(S)
Temp = Temp & Format(Hex(Asc(Mid(S, I, 1))), "00")
Next I
StrToHex = Temp
End If
End Function
Se puede llamar a la función anterior StrToHex definida por el usuario desde un consulta. Cuando se pasa el nombre
del campo de orden a esta función, ordenará los valores de campo en orden que distingue mayúsculas y minúsculas.
Cree ahora una consulta desde la que llamará a esta función.
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la tabla que desea ordenar y, a continuación, haga clic en
Agregar.
Arrastre los campos que desea a la cuadrícula.
En la primera columna en blanco, en la fila Campo, escriba Expr1: StrToHex([SortField]).
StrToHex es la función definida por el usuario que creó anteriormente. SortField es el nombre del campo que
contiene los valores que distinguen mayúsculas y minúsculas.
En la celda Ordenar, haga clic en Ascendente o Descendente.
Si elige orden ascendente, el valor que empieza por mayúsculas aparecerá antes de los que empiezan por
minúsculas. Si se aplicar la ordenación descendente, se realiza la operación inversa.
Cambie a la vista Hoja de datos.
Access muestra los registros ordenados en orden que distingue mayúsculas y minúsculas.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Ordenar registros de manera personalizada

Ordenar un número pequeño y finito de valores de campo únicos

En este procedimiento, escribirá una expresión que utiliza la función SiInm para clasificar los cargos de los
empleados.
En primer lugar, cree una tabla que contenga tres campos: Cargo, Nombre y Apellidos. En el campo Cargo, escriba
los siguientes valores para los cuatro registros nuevos:
Coordinador de ventas internas
Director de ventas
Representante de ventas
Vicepresidente de ventas
En los campos Nombre y Apellidos de los cuatro registros escriba los datos que desee.
Ahora, abra la tabla en la vista Hoja de datos.
En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Opciones avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtro
u orden avanzado en el menú contextual.
Agregue los campos que desea como Nombre, Apellidos y Cargo a la cuadrícula.
Haga clic con el botón secundario en la fila Campo de la primera columna en blanco, haga clic en Zoom y, a
continuación, escriba la expresión siguiente:
IIf([Cargo] = "Vicepresidente de ventas", 1, IIf([Cargo] = "Director de ventas", 2, IIf([Cargo] = "Representante de
ventas", 3, IIf([Cargo] = "Coordinador de ventas internas", 4, 5))))
El cargo es el nombre del campo que contiene los valores que se están clasificando. Los valores entre comillas son
los valores individuales almacenados en el campo. El valor numérico que va después es la jerarquía que tiene
asignada. La expresión anterior asigna las jerarquías de 1 a 4 a cuatro cargos diferentes y asigna la jerarquía 5 a
todos los demás. Cuando ejecuta la ordenación, los cargos que no se mencionan en esta expresión se asignan a la
misma jerarquía (5).
En la fila Ordenar de la columna que contiene la expresión, haga clic en Ascendente.
En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Alternar filtro.
La función IIf devuelve el valor numérico que se corresponde al valor del campo Cargo. Por ejemplo, si el valor del
campo Cargo es Director de ventas, el número asignado es 2. Si hay un valor en el campo Cargo que no se muestra
como un argumento de la función, por ejemplo Coordinador regional, se le asigna el número 5. La consulta
entonces ordena estos números en orden ascendente.

Ordenar un número grande de valores de campo único

Si tiene que ordenar un número grande de valores, es mejor crear una tabla de búsqueda.
Suponga que la tabla Empleados hace referencia a más de 50 cargos diferentes. Deberá crear primero una tabla de
consulta y preparar la tabla existente para que busque en la nueva tabla. A continuación, debe relacionar las dos
tablas y crear una consulta.
Crear una tabla de búsqueda y modificar la tabla existente
Cree una nueva tabla de búsqueda que almacenará los cargos. Denomine tblCargos a la tabla y establezca los
cambos en los tipos de datos indicados en los paréntesis, tal como se muestra en la tabla siguiente:
IdCargo Título
(Autonumérico) (Texto)
1 Vicepresidente de ventas
2 Director de ventas
3 Representante de ventas
4 Coordinador de ventas internas
Establezca el campo IdCargo como clave principal.
Modifique la tabla Empleados para que busque la tabla tblCargos.
En la vista Diseño, cambie el nombre de campo Cargo a IdCargo.
En la columna Tipo de datos, cambie Tipo de datos a Numérico.
En la ficha General, en Propiedades de campo, cambie Tamaño del campo a Entero largo.
Guarde la tabla y omita la advertencia acerca de la pérdida de datos.
Cambie a la vista Hoja de datos.
Llene la columna Cargos con el valor de IdCargo correspondiente al valor del cargo.
Por ejemplo, en aquellos registros cuyo valor de Cargo sea Director de ventas, escriba 2. En el caso de
Representante de ventas, escriba 3.
Guarde y cierre la tabla.
Relacionar las dos tablas
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Nombres de tablas.

Seleccione tblCargos y Empleados y haga clic en Agregar para agregarlos a la ventana Relaciones. Cierre el cuadro
de diálogo Mostrar tabla.
Arrastre el campo IdCargo de la tabla tblCargos al campo IdCargo de la tabla Empleados.
Se abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Asegúrese de que los nombres de campos que se muestran en las dos columnas son ambos IdCargo y también que
el cuadro Tipo de relación muestra Uno a varios. Si es necesario, puede cambiar los nombres de los campos.
Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
Elija Crear para crear la relación.
Se cierra el cuadro de diálogo Modificar relaciones y se guardan los cambios.
Cierre la ficha Relaciones.
Crear una consulta
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha Tablas, haga doble clic en Empleados y, a continuación,
haga doble clic en tblCargos.
Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
Agregue los campos IdEmpleado, Apellidos y Nombre de la tabla Empleados y el campo Cargo de la tabla tblCargos a
la cuadrícula de diseño de consulta.
Cambie a la vista Hoja de datos.

Ordenar registros por valores numéricos, de texto o de fecha

Introducción

Muchas de las listas que vemos en la vida cotidiana ya están ordenadas o nos permiten ordenarlas. Un calendario o
una agenda vienen ordenados por fecha. Por otro lado, al buscar billetes de avión o explorar las entradas del buzón
de entrada del correo electrónico, tenemos la opción de ordenar por uno o varios campos. Podemos ordenar los
billetes de avión por precio, hora de salida o línea aérea, y las entradas del buzón del correo electrónico las
podemos ordenar por remitente, asunto o fecha. Una lista ordenada ayuda a los usuarios a revisar y encontrar lo
que están buscando sin tener que buscar en todos los datos.
Los registros de una tabla, una consulta, un formulario o un informe se pueden ordenar por uno o varios campos.
Con un trabajo de diseño mínimo, los usuarios del formulario o informe pueden elegir cómo desean ordenar los
registros.
Por ejemplo, al diseñar un informe de catálogo de productos, podrá optar por mostrar los productos en orden
alfabético. El orden elegido durante el diseño de un objeto se convierte en el criterio de ordenación
predeterminado del objeto. Sin embargo, al ver la consulta o el informe, los usuarios podrán ordenar los registros
según su propio criterio, como por ejemplo, por precio o proveedor.
Una vista se puede ordenar por cualquier campo que se muestre en la vista, excepto los campos que contienen
datos adjuntos u objetos OLE.
Los resultados se pueden ajustar ordenando los registros por varios campos. Al ordenar por varios campos, es
importante identificar los campos de ordenación más ocultos y los más visibles. Designar los campos apropiados
como campos de ordenación más ocultos y más visibles es necesario para obtener los resultados deseados. Por
ejemplo: supongamos que desea ordenar la tabla Contactos por los campos Nombre y Apellidos. Si desea ordenar
los nombres de la A a la Z (o bien, de la Z a la A) dentro de cada apellido, el campo Nombre es el campo más oculto.
Por otro lado, si desea ordenar los apellidos dentro de cada nombre, el campo Apellidos es el campo más oculto.
Dicho de otra manera, los registros se ordenan primero (más visible) por el campo Apellidos y, a continuación (más
oculto), por el campo Nombre.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

1. Apellidos es el campo más visible y Nombre es el campo más oculto

2. Nombre es el campo más visible y Apellidos es el campo más oculto

Recuerde que al aplicar criterios de ordenación, los números, texto y caracteres especiales se ordenan de acuerdo
con el idioma y la configuración regional seleccionados del equipo. Si el idioma y la configuración regional
especificados en el cuadro de diálogo Opciones de Access no coinciden con los especificados en el Panel de control,
puede que los criterios de ordenación resultantes no den los resultados previstos.
Revisar o cambiar el idioma o la región predeterminados

Para revisar la configuración de idioma en Access, haga clic en el botón Microsoft Office y haga clic en
Opciones de Access. En Configurar, revise o cambie el valor en el cuadro de lista Nuevo criterio de ordenación de la
base de datos. Establezca la opción en General si desea utilizar uno de estos idiomas: afrikaans, albanés, árabe,
vasco, búlgaro, bielorruso, catalán, neerlandés, inglés, faroés, persa, alemán estándar, griego, hebreo, hindú,
indonesio, italiano, malayo, portugués, ruso, serbio, swahili y urdú. Observe que esta configuración sólo afecta a las
nuevas bases de datos. Para aplicarla a una base de datos existente, es preciso compactar primero la base de datos.
Para compactar la base de datos:

Haga clic en Botón Microsoft Office , seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Administrar esta
base de datos.
Para revisar la configuración regional de su equipo, abra Configuración regional y de idioma en el Panel de control.
En la ficha Opciones regionales, revise y realice los cambios que desee

Ordenar los registros en una vista

En Access, ordenar un informe es ligeramente diferente de ordenar una tabla, una consulta o un formulario.
Ordenar un informe
Ordenar una tabla, una consulta o un formulario
Ordenar un informe
Abra un informe en la vista Presentación o Diseño.
Si no está abierto el panel Agrupación, orden y total, en el grupo Agrupación y totales (en la ficha Formato de la
vista Presentación, o bien, en la ficha Diseño de la vista Diseño), haga clic en Agrupar y ordenar.
Siga uno de estos procedimientos:
Si el informe no está agrupado ni ordenado, haga clic en Agregar un grupo en el panel Agrupación, orden y total. A
continuación, seleccione el campo de ordenación más visible. Haga clic en la segunda flecha desplegable y elija
cómo desea ordenar los valores. Haga clic en Más y, a continuación, en la flecha situada a la derecha de con una
sección de encabezado y seleccione sin una sección de encabezado. Repita estos pasos para cada campo de
ordenación, con el campo de ordenación más oculto en la parte inferior.
Si el informe ya está agrupado u ordenado, revise los niveles existentes y realice los cambios oportunos con
cuidado. Para cambiar un campo, utilice la primera flecha desplegable. Para cambiar el orden, haga clic en la
segunda flecha desplegable. Para cambiar un nivel de agrupamiento a un nivel de ordenación, cambie con una
sección de encabezado a sin una sección de encabezado.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Sugerencia Para ordenar un informe por un solo campo, abra el informe en la vista Presentación, haga clic con el
botón secundario en el campo y seleccione el comando de ordenación que desee. Por ejemplo, si selecciona el
campo Edad, haga clic en Ordenar de menor a mayor o en Ordenar de mayor a menor. Sin embargo, si el informe
está agrupado o si desea ordenar por varios campos, deberá utilizar el panel Agrupación, orden y total.
Ordenar una tabla, una consulta o un formulario
Identifique los campos por los que desee ordenar. Para ordenar por dos o más campos, identifique los campos que
van a actuar como los campos de ordenación más ocultos y más visibles.
Haga clic con el botón secundario del mouse en alguna parte de la columna o del control correspondiente al campo
más oculto y haga clic en uno de los comandos de ordenación. Los comandos varían según el tipo de datos del
campo seleccionado.
Al ordenar los datos de un campo que es del tipo de datos Sí/No, un valor "Sí", "No" o "Activado" se considera
"Seleccionado" y un valor "No", "Falso" o "Desactivado" se considera "Borrado". La pantalla predeterminada de este
tipo de campo es una casilla de verificación pero puede configurarlo para que muestre un cuadro de texto o un
cuadro combinado. Si cambia la pantalla de este tipo de campo por un cuadro de texto o combinado, se sigue
ordenando aun así como "Seleccionado" o "Borrado".

1. Número, Moneda, Autonumérico

2. Texto, Memo, Hipervínculo
3. Sí/No
4. Fecha/Hora
Repita el paso anterior para cada campo de ordenación, terminando con el campo de ordenación más visible.
Los registros se reorganizan de acuerdo con el criterio de ordenación.
Si un campo de texto contiene valores nulos o cadenas de longitud cero, cuando se ordenan en orden ascendente,
los registros con valores nulos aparecerán primero, después los registros con cadenas de longitud cero y,
finalmente, los registros con valores no vacíos.
Obtenga información sobre cómo se controlan los caracteres especiales, espacios iniciales y valores negativos
durante la ordenación
Si un valor de un campo comienza con un carácter especial, como un guión, paréntesis u otro símbolo, observará el
siguiente comportamiento al ordenar en orden ascendente:
Los valores que comienzan con un carácter de espacio aparecerán antes que los valores alfanuméricos.
Los valores entre comillas aparecerán después de los valores que comienzan con un espacio, pero antes que los
valores alfanuméricos.
Los valores que comienzan con el signo menos (-) aparecerán antes que los valores que comienzan con el signo más
(+).
Para todos los demás símbolos, el orden viene determinado por los códigos de caracteres ASCII. Por ejemplo, el
código correspondiente al símbolo del dólar ($) es 36 y el código correspondiente al signo igual (=) es 61, por lo que
los valores que empiezan con el símbolo $ aparecerán antes que los valores que comienzan con el signo =.
Para cambiar este orden, puede optar por omitir el primer carácter de todos los valores del campo. Esta técnica
funciona si los valores del campo comienzan siempre con un solo carácter especial, como el signo menos, o con el
mismo número de caracteres especiales. De esta forma, sabrá cuántos caracteres debe omitir. Para obtener
información paso a paso sobre cómo ordenar por valores parciales, vea el artículo Ordenar registros por valores
parciales de un campo. Si varía el número de caracteres que se desea omitir, se puede especificar un criterio de
ordenación personalizado. Para obtener información paso a paso, vea el artículo Ordenar registros de manera
personalizada.

Recuerde que no se puede quitar un criterio de ordenación de un solo campo. Para quitar los criterios de
ordenación de todos los campos de ordenación, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Borrar
todos los criterios de ordenación y, a continuación, aplique los criterios de ordenación que desee.
Más escenarios de ordenación
Cuando se utilizan los comandos de ordenación, se utilizan el tipo de datos del campo y los valores completos de
cada campo para determinar el orden de los registros. Pero, ¿qué sucede cuando se desean ordenar valores de
texto, como lunes, martes, etc., de manera personalizada en lugar de ordenarlos alfabéticamente, o bien, cuando se
desea ordenar un campo de texto que contiene direcciones IP? Vea los siguientes temas si no puede realizar la
ordenación deseada con los comandos de ordenación:

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Ordenar registros por valores parciales de un campo ¿Desea ordenar los registros por los primeros o últimos
caracteres de un campo? Si sabe escribir expresiones sencillas, vea este tema en el que se explica cómo utilizar las
expresiones para extraer valores parciales.
Ordenar registros distinguiendo mayúsculas de minúsculas Access omite si los valores de texto están en mayúsculas
o minúsculas. Por ejemplo, los valores martín y Martín se tratarán exactamente de la misma manera y no se puede
controlar cuál de los dos aparecerá primero. Vea este tema si desea ordenar distinguiendo mayúsculas de
minúsculas.
Ordenar registros por valores numéricos almacenados en un campo de texto ¿Qué debe hacer si ve registros
ordenados por los dígitos individuales en lugar del valor numérico? Por ejemplo, si aparecen registros con los
valores 11 y 121 antes que registros con los valores 2 ó 25. Vea este artículo.
Ordenar registros de manera personalizada Si desea ordenar determinados valores, como los nombres de los días
(lunes, martes, etc.) o los cargos de los empleados (Administrador, Director) en un orden personalizado, vea este
artículo.
Ordenar direcciones IP Un campo con direcciones IP contiene varios números y puntos (.), por lo que no funcionará
la ordenación por valores de texto o valores numéricos. Vea este tema para obtener información sobre cómo
ordenar las direcciones IP.

Quitar un criterio de ordenación

Para quitar un criterio de ordenación de una tabla, una consulta o un formulario, en la ficha Inicio, en el grupo
Ordenar y filtrar, haga clic en Borrar todos los criterios de ordenación.
De este modo, quitará el criterio de ordenación de todos los campos en la vista.
Para quitar un criterio de ordenación de un informe, abra el panel Agrupación, orden y total haciendo clic en
Agrupar en el grupo Agrupar y ordenar (en la ficha Formato de la vista Presentación, en la ficha Diseño de la vista
Diseño). A continuación, haga clic en el nivel de ordenación que desee quitar y haga clic en Eliminar. Una entrada
correspondiente a un campo de ordenación comenzará con las palabras Ordenar por. Evite eliminar las entradas
que empiecen con Agrupar por, ya que de este modo cambiará el diseño del informe.

Guardar un criterio de ordenación con un objeto

El último criterio de ordenación aplicado se guarda automáticamente con la tabla, la consulta, el formulario o el
informe. Si desea que se aplique automáticamente la próxima vez que abra el objeto, asegúrese de que la
propiedad OrdenarPorAlCargar (OrderByOnLoad) del objeto está establecida en Sí.
Dado que el último criterio de ordenación aplicado cambiará de vez en cuando, quizás desee definir un criterio de
ordenación permanente (o predeterminado). Se puede especificar un criterio de ordenación predeterminado para
una consulta o un informe. Es importante saber que, si bien el criterio de ordenación predeterminado no lo
sobrescribe el criterio de ordenación actual o el último criterio guardado, sólo surte efecto cuando se quita el
criterio actual o el último criterio guardado de la vista.
Si desea definir un criterio de ordenación predeterminado para una consulta, ábrala en la vista Diseño. Agregue los
campos de ordenación a la cuadrícula de diseño y, en la fila Orden, especifique el orden deseado.
Si desea definir un criterio de ordenación predeterminado para un informe, utilice el panel Agrupación, orden y
total en la vista Presentación o Diseño. Para obtener información paso a paso, vea la sección Ordenar un informe.
Para ver los registros ordenados según el criterio de ordenación predeterminado, en la ficha Inicio, en el grupo
Ordenar y filtrar, haga clic en Borrar todos los criterios de ordenación. De este modo, se quita el filtro actual o el
último filtro guardado de la vista y se pueden ver los registros en el orden predeterminado.

Formularios e Informes

Crear informes sencillos

Elegir un origen de registros

Los informes constan de información extraída de una tabla o consulta, así como de la información almacenada en el
diseño del informe, como etiquetas, encabezados y gráficos. La tabla o consulta que proporciona los datos
subyacentes también se conoce como origen de registros del informe. Si los campos que desea incluir se
encuentran todos en una sola tabla, utilice dicha tabla como origen de registros. Si los campos se encuentran en
más de una tabla, le será más conveniente utilizar una o más consultas como origen de registros. Puede que dichas

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

consultas ya existan en la base de datos, o bien, puede ser necesario crear consultas específicas que cubran las
necesidades del informe.

Crear un informe mediante la herramienta de informes

La herramienta Informe es la manera más rápida de crear un informe, porque lo genera inmediatamente sin
solicitarle ningún tipo de información. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. La
herramienta Informe puede no crear el producto final terminado que desea obtener en última instancia, pero
resulta muy útil para ver rápidamente los datos subyacentes. Después, puede guardar el informe y modificarlo en la
vista Presentación o en la vista Diseño para que se adapte mejor a sus propósitos.
En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe.
En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Informe.
Access crea y muestra el informe en la vista Presentación.
.
Después de ver el informe, puede guardarlo y, a continuación, cerrar tanto el informe como la tabla o consulta
subyacente que ha utilizado como origen de registros. La próxima vez que abra el informe, Access mostrará los
datos más recientes del origen de registros.

Crear un informe mediante el Asistente para informes

Puede utilizar el Asistente para informes para ser más selectivo acerca de los campos que van a aparecer en el
informe. También puede especificar cómo se agrupan y se ordenan los datos, y puede utilizar los campos de más de
una tabla o consulta, siempre que haya especificado de antemano las relaciones entre las tablas y consultas. En la
sección Vea también encontrará vínculos que le permitirán tener acceso a más información sobre la creación de
relaciones.
En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente para informes.
Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. En la última, haga clic en Finalizar.
En la Vista preliminar del informe, éste aparece tal y como se imprimirá. También puede ampliarlo para ver mejor
determinados detalles.
Si desea incluir en el informe campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después
de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para informes. Al
contrario, repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los campos que desee incluir en el
informe hasta haber seleccionado todos los campos necesarios. A continuación, haga clic en Siguiente o en Finalizar
para continuar.

Crear etiquetas utilizando el Asistente para etiquetas

Utilice el Asistente para etiquetas para crear fácilmente etiquetas de una amplia variedad de tamaños.
En el panel de exploración, abra la tabla o consulta que pasará a ser el origen de registros para las etiquetas
haciendo doble clic en ella.
En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Etiquetas.
Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para etiquetas. En la última, haga clic en Finalizar.
Access muestra las etiquetas en la Vista preliminar para que pueda verlas tal como aparecerán cuando se imprima.
Vista preliminar es la única vista que se puede usar para ver varias columnas; las demás vistas muestran los datos en
una sola columna.
Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco

Si no está interesado en utilizar la herramienta Informe o el Asistente para informes, puede utilizar la herramienta
Informe en blanco para crear un informe desde el principio. Puede resultar una forma muy rápida de crear un
informe, especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos en él. El siguiente procedimiento
muestra cómo utilizar la herramienta Informe en blanco:
En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Informe en blanco.
Se muestra un informe en blanco en la Vista Presentación y el panel Lista de campos (lista de campos: ventana que
enumera todos los campos del origen de registros u objeto de base de datos subyacente, excepto en la vista
Diseños de las páginas de acceso a datos. En esta vista, se enumeran todos los orígenes de registros y sus campos
en la base de datos subyacente.) se muestra a la derecha de la ventana de Access.
En el panel Lista de campos, haga clic en el signo que está más junto a la tabla o tablas que contienen los campos
que desea ver en el informe.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Arrastre cada campo al informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla CTRL y seleccione varios campos y
arrástrelos al informe al mismo tiempo.
Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar un logotipo, título, números de
páginas o la fecha y hora del informe.

Obtener información sobre las secciones del informe

En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. Puede ver las secciones del informe en la vista Diseño.
Para crear informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió
colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se muestra un
resumen de los tipos de sección y sus usos:
Encabezado del informe Esta sección se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del informe se
utiliza para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un
título y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función de agregado Sum (Suma) en el
encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se
imprime antes del encabezado de página.
Encabezado de página Esta sección se imprime al principio de cada página. Por ejemplo, para repetir el título del
informe en todas las páginas se utiliza el encabezado de página.
Encabezado de grupo Esta sección se imprime al principio de cada grupo de registros y se utiliza para imprimir el
nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe cuyos datos estén agrupados por productos, el encabezado de grupo
se utiliza para imprimir el nombre de los productos. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función
Suma en el encabezado de grupo, la cantidad resultante de la suma corresponde al grupo actual.
Detalle Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los controles que
constituyen el cuerpo principal del informe.
Pie del grupo Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se utilizan para imprimir
información de resumen para un grupo.
Pie de página Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se utilizan para imprimir números
de página o información sobre cada página.
Pie del informe Esta sección se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan para imprimir
totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.
En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, cuando se imprime el informe
o se obtiene la vista previa, el pie del informe aparece encima del pie de página, justo después del último pie de
grupo o la última línea de detalle en la última página.

Obtener información sobre los controles

Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y le permiten ver y trabajar con información que
enriquece la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes.
Control dependiente Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se denominan
controles dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores contenidos en los campos de las
bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o gráficos. El tipo más
común de control dependiente es el cuadro de texto. Por ejemplo, un cuadro de texto de un formulario que
muestre los apellidos de un empleado podría obtener esta información del campo Apellidos de la tabla Empleados.
Control independiente Los controles que no tienen orígenes de datos (un campo o expresión) son controles
independientes. Puede utilizar los controles independientes para mostrar información, líneas, rectángulos e
imágenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título de un informe es un control independiente.
Control calculado Los controles cuyo origen de datos es una expresión en lugar de un campo son controles
calculados. El valor que desea que aparezca en el control se especifica definiendo una expresión como el origen de
los datos del control. Una expresión es una combinación de operadores (como por ejemplo = y + ), nombres de
controles, nombres de campos, funciones que devuelven un único valor y valores constantes. Por ejemplo, la
siguiente expresión calcula el precio de un artículo con un descuento del 25 por ciento multiplicando el valor del
campo Precio unidad por un valor constante (0,75).
= [Precio unidad] * 0,75
Una expresión puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un informe, o bien, de un
control incluido en el informe.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En la sección Vea también encontrará vínculos donde podrá obtener más información sobre las expresiones.
Cuando cree un informe, posiblemente lo más eficaz sea agregar y organizar primero todos los controles
dependientes, especialmente si son la mayoría de los controles del informe. Después puede agregar los controles
independientes y calculados que completen el diseño utilizando las herramientas del grupo Controles en la ficha
Diseño.
Los controles se enlazan con un campo especificando el campo del cual toma los datos el control. el campo del cual
toma los datos el control. Puede crear un control enlazado con el campo seleccionado arrastrando el campo desde
el panel Lista de campos hasta el informe. El panel Lista de campos muestra los campos de la tabla o consulta
subyacente del informe. Para mostrar el panel Lista de campos, en la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic
en Agregar campos existentes.
Como alternativa, puede enlazar un campo con un control escribiendo el nombre del campo en el propio control o
en el cuadro del valor OrigenDelControl de la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las
características del control, como su nombre, su origen de datos y su formato.
Utilizar el panel Lista de campos es la mejor manera de crear un control por dos motivos:
Un control dependiente lleva adjunta una etiqueta y la etiqueta toma como título predeterminado el nombre del
campo (o el título definido para el campo en la tabla o consulta subyacente), por lo que no es necesario escribir
manualmente el título.
Los controles dependientes heredan muchos de los mismos valores del campo de la tabla o consulta subyacente
(como las propiedades Formato, LugaresDecimales y MáscaraDeEntrada). Por tanto, puede estar seguro de que
estas propiedades del campo seguirán siendo las mismas cuando cree un control dependiente de dicho campo.
Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo con un campo, ajuste la propiedad OrigenDelControl al
nombre del campo. Para obtener información detallada sobre la propiedad OrigenDelControl, busque
"OrigenDelControl" en la Ayuda.

Ajustar el informe en la vista Presentación

Después de crear un informe, puede ajustar su diseño con precisión trabajando en la vista Presentación. Con los
datos del informe como guía, puede ajustar el ancho de las columnas, reorganizar las columnas y agregar niveles de
grupo y totales. Puede colocar nuevos campos en el diseño del informe y establecer las propiedades para el informe
y sus controles.
Para cambiar a la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de
exploración y, a continuación, haga clic en Vista Presentación .
Access muestra el informe en la vista Presentación.
Puede utilizar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del informe así como de sus controles y
secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.
Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al informe. Para
mostrar el panel Lista de campos, realice una de las acciones siguientes:
En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.
Presione ALT+F8.
Se pueden agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos hasta el informe.
Ajustar el informe en la vista Diseño

Puede ajustar el diseño del informe con precisión trabajando en la vista Diseño. Puede agregar nuevos controles y
campos al informe agregándolos a la cuadrícula de diseño. La hoja de propiedades le permite tener acceso a un
mayor número de propiedades que puede establecer para personalizar el informe.
Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de
exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño .
Access muestra el informe en la vista Diseño.
La hoja Propiedades se utiliza para modificar las propiedades del informe en sí y los controles y secciones que
contiene. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.
El panel Lista de campos se emplea para agregar al diseño del informe campos de la tabla o la consulta subyacentes.
Para mostrar el panel Lista de campos, lleve a cabo una de las siguientes acciones:
En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.
Presione ALT+F8.
Se pueden agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos hasta el informe.

Agregar campos del panel Lista de campos

Para agregar un solo campo, arrástrelo desde el panel Lista de campos a la sección del informe donde desee
mostrarlo.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Para agregar varios campos al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que
desea. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el informe.
Al colocar los campos en una sección del informe, Access crea un cuadro de texto dependiente para cada uno de
esos campos e incluye automáticamente un control de etiqueta junto a cada uno de ellos.

Agregar controles al informe

Algunos controles se crean automáticamente, como el control de cuadro de texto dependiente que se crea al
agregar al informe un campo desde el panel Lista de campos. Se pueden crear otros controles en la vista Diseño
mediante las herramientas del grupo Controles en la ficha Diseño tab.

Averiguar el nombre de una herramienta

Coloque el puntero del mouse sobre la herramienta.
Access muestra el nombre de la herramienta.
Crear un control utilizando las herramientas del grupo Controles
Haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee agregar. Por ejemplo, para crear una
casilla de verificación, haga clic en la herramienta Casilla de verificación .
Haga clic en la cuadrícula del informe donde desea colocar la esquina superior izquierda del control. Haga clic una
vez para crear un control de tamaño predeterminado, o bien, haga clic en la herramienta y arrástrela en la
cuadrícula de diseño para crear un control que tenga el tamaño deseado.
Si no coloca correctamente el control al primer intento, muévalo con la ayuda del procedimiento siguiente:
Haga clic en el control para seleccionarlo.
Sitúe el puntero sobre el control hasta que se convierta en una flecha de cuatro puntas .
Arrastre el control a la ubicación deseada.
Este procedimiento crea un control "independiente". Si el tipo de control puede mostrar datos (un cuadro de texto
o casilla de verificación, por ejemplo), es necesario especificar un nombre de campo o una expresión en la
propiedad OrigenDelControl para el control antes de mostrar ningún dato.
Muestre la hoja de propiedades.
Para mostrar la hoja de propiedades en la Vista Diseño, realice una de las siguientes acciones:
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Presione F4.

Guarde el trabajo

Una vez guardado el diseño del informe, puede usarlo siempre que lo necesite. El diseño del informe sigue igual,
pero los datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede
modificar el diseño del mismo o crear un nuevo y similar basado en el original.
Guarde el diseño del informe

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

También puede hacer clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.
Si el informe no tiene título, escriba un nombre en el cuadro Nombre del informe y haga clic en Aceptar.
Guarde el diseño del informe con un nombre distinto

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.
En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre en el cuadro Guardar informe en, seleccione Informe en
el cuadro Como y haga clic en Aceptar.

Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico

Una vez guardado el diseño del informe, puede usarlo una y otra vez. El diseño del informe sigue igual, pero los
datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede modificar el
diseño del mismo o crear un nuevo y similar basado en el original.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Ver el informe

Existen varias formas para ver el informe. El método que elija dependerá de lo que desea hacer con el informe y de
los datos:
Si desea realizar cambios provisionales en los datos que aparezcan en el informe antes de imprimirlo, o si desea
copiar los datos del informe al Portapapeles, utilice la vista Informe.
Si desea poder cambiar el diseño del informe mientras ve los datos, utilice la vista Presentación.
Si simplemente desea ver el aspecto del informe cuando se vaya a imprimir, utilice la Vista preliminar.
Si el formato del informe cuenta con varias columnas, podrá ver sólo el diseño de columna en la Vista preliminar. La
Vista Presentación y la de informe muestran el informe como una única columna.
Ver el informe en la vista Informe
La vista Informe es la vista predetermina que se utiliza cuando se hace doble clic en un informe en el panel de
exploración. Si el informe no está abierto, haga doble clic sobre él en el panel de exploración para verlo en la vista
Informe.
Si el informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de exploración
y, a continuación, haga clic en Vista Informes
Trabajar con los datos en la vista Informe
En la Vista Informes, puede seleccionar texto y copiarlo en el Portapapeles. Para seleccionar filas completas, haga
clic y arrastre en el margen derecho las fichas que desea seleccionar. A continuación puede copiar estas filas en el
Portapapeles siguiendo uno de estos procedimientos:
En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.
Haga clic con el botón secundario en las filas seleccionadas y, a continuación, haga clic en Copiar.
Método abreviado de teclado Presione CTRL+C.
Mostrar sólo las filas que desee usando filtros
Se pueden aplicar filtros directamente al informe sin dejar la vista Informe. Por ejemplo, si se tiene la columna
"País/región" y se desea ver sólo aquellas filas donde está "Canadá", siga el procedimiento siguiente:
Busque la palabra "Canadá" en el informe y haga clic con el botón secundario sobre ella.
Haga clic en Igual a "Canadá".
Access creará y aplicará el filtro.
Crear un filtro más detallado
Haga clic con el botón secundario del mouse en el campo que desee filtrar.
Haga clic en Filtros comunes.
Haga clic en la condición del filtro deseada.
Especifique los criterios.
Activar y desactivar un filtro
Puede alternar entre mostrar contenido filtrado y no filtrado haciendo clic en Alternar filtro en el grupo Ordenar y
filtrar de la ficha Inicio. De esta manera no se elimina el filtro: simplemente se activa y se desactiva.
Quitar un filtro
Haga clic con el botón secundario del mouse en el campo cuyo filtro desea quitar.
Haga clic en Quitar filtro.
Una vez que se haya eliminado un filtro, no se podrá volver a activar usando el comando Alternar filtro. Tendrá que
volver a crear el filtro.
Si aplica un filtro a un informe y luego guarda y cierra el informe, el filtro también se guarda. Sin embargo, cuando
vuelva a abrir el informe, Access no aplicará el filtro. Para volver a aplicar el filtro, en la ficha Inicio, en el grupo
Ordenar y filtrar, haga clic en Alternar filtro.
Obtener una vista previa del informe utilizando Vista preliminar
Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista
preliminar en el menú contextual.
Puede utilizar los botones de desplazamiento para ver las páginas de un informe secuencialmente, o para ir
directamente a cualquiera de ellas.

1. Haga clic para mostrar la primera página.

2. Haga clic para mostrar la página anterior.
3. Haga clic para mostrar la página siguiente.
4. Haga clic para mostrar la última página.
5. Escriba el número de página en este cuadro y presione ENTRAR para ir a una página concreta.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En la Vista preliminar, puede acercar la imagen para ver detalles concretos o alejarla para ver la disposición de los
datos en la página. Con el cursor dentro del informe, haga clic una vez. Para invertir el efecto del zoom, haga clic de
nuevo. También puede utilizar el control del zoom en la barra de estado de Access para acercar o alejar la imagen.
Para cerrar la Vista preliminar, realice una de estas acciones:
En la ficha Vista preliminar, haga clic en Cerrar vista preliminar.
Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y elija Vista Presentación o Vista
Diseño en el menú contextual.
Una vez obtenida la vista previa del informe, puede exportar los resultados a Microsoft Office Word 2010, Microsoft
Office Excel 2010 o a cualquier otro programa de Office. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar datos, haga
clic en el botón del formato que desea y siga las instrucciones.

Imprimir el informe

Un informe se puede imprimir desde cualquier vista, con independencia de que esté abierto o cerrado. Antes de
imprimirlo, es conveniente asegurarse bien de la configuración de página, como márgenes u orientación. Access
guarda la configuración de página junto con el informe, de modo que sólo es preciso establecerla una vez. Sin
embargo, podrá modificarla posteriormente si cambian sus necesidades de impresión.
Cambiar la configuración de página
Abra el informe en Vista preliminar. Puede cambiar la configuración de la página en cualquier vista, pero Vista
preliminar es mejor porque puede ver inmediatamente el efecto de cualquier cambio realizado.
En la ficha Vista preliminar, en el grupo Diseño de página, haga clic en Vertical o en Horizontal para definir
la orientación de la página; en Tamaño para establecer el tamaño del papel; en Márgenes para ajustar los
márgenes, etc.
Una vez hecho el cambio, utilice los botones de exploración para ver varias páginas y asegurarse de que no se ha
creado ningún problema de formato en las páginas siguientes.
Enviar el informe a una impresora
Abra el informe en cualquier vista o selecciónelo en el panel de exploración.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Imprimir.

Access mostrará el cuadro de diálogo Imprimir.
Especifique las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo de impresión o el número de copias.
Haga clic en Aceptar.

Enviar el informe por correo electrónico

Puede enviar su informe a los destinatarios como mensaje de correo electrónico en lugar de imprimir una copia de
papel.

En el panel de exploración, haga clic en el informe para seleccionarlo, haga clic en el botón Microsoft Office y,
a continuación, en Correo electrónico .
En el cuadro de diálogo Enviar objeto como, dentro de la lista Seleccionar el formato de resultados, haga clic en el
formato de archivo que desee utilizar.

Rellene los demás cuadros de diálogo que aparezcan.

En el programa de correo electrónico, escriba los detalles del mensaje y envíelo.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Guía para diseñar informes

Decidir cómo diseñar un informe

Al diseñar un informe, debe considerar primero cómo desea organizar los datos en la página y cómo están
almacenados los datos en la base de datos. Durante el proceso de diseño, podría incluso descubrir que la
organización de los datos en las tablas no le permite crear el informe que desee. Esto puede ser una indicación de
que las tablas no están normalizadas, es decir, los datos no están almacenados de la manera más eficaz.
Para obtener más información sobre la normalización, haga clic en el vínculo referente a los conceptos básicos del
diseño de bases de datos que figura en la sección Vea también.
Realizar un boceto del informe
Este paso no es obligatorio. Quizás opine que el Asistente para informes de Access o la herramienta Informe
(disponibles ambos en la ficha Crear del grupo Informes) le proporcione un diseño inicial suficiente para el informe.
Sin embargo, si decide diseñar el informe sin utilizar estas herramientas, quizás le resulte útil realizar un boceto del
informe en una hoja de papel dibujando un cuadro para cada campo y escribiendo el nombre del campo en cada
uno de los cuadros. Asimismo, puede usar programas como Microsoft Office Word 2010 o Microsoft Office Visio
2010 para crear un boceto del informe. Sea cual sea el método utilizado, asegúrese de incluir suficientes filas para
indicar cómo se repiten los datos.

Por ejemplo, puede utilizar una fila para la información del producto, varias filas extensibles para las ventas de ese
producto y, por último, una fila de totales de ventas del producto. Esta secuencia se repite para el producto
siguiente y así sucesivamente hasta el final del informe. O bien, quizás el informe sea una simple lista de los datos
de la tabla, en cuyo caso el boceto puede contener sólo una serie de filas y columnas.
Esta técnica también es muy útil si diseña un informe para otra persona. En este caso, la otra persona podrá dibujar
el boceto antes de que usted empiece a trabajar.
Después de crear el boceto, determine qué tablas contienen los datos que desea mostrar en el informe. Si todos los
datos están en una sola tabla, puede basar el informe directamente en esa tabla. Sin embargo, con mayor
frecuencia, los datos están almacenados en varias tablas que hay que unir en una consulta para poder mostrar los
datos en el informe. La consulta puede estar incrustada en la propiedad OrigenDelRegistro del informe, o bien, se
puede crear una consulta guardada independiente y basar el informe en dicha consulta.
La sección Vea también incluye un vínculo a más información sobre cómo usar una consulta como origen de
registros de un informe.
Decidir qué datos deben colocarse en cada sección del informe
Cada informe tiene una o varias secciones. La única sección que está presente en todos los informes es la sección
Detalle. Esta sección se repite una vez por cada registro de la tabla o consulta en la que se basa el informe. Las
demás secciones son opcionales, se repiten menos y se suelen utilizar para mostrar la información que es común a
un grupo de registros, una página del informe o todo el informe.
En la tabla siguiente se describe dónde se encuentra cada sección y cómo se suele utilizar la sección.
Sección Ubicación Contenido típico
Sección de Aparece sólo una vez, en la parte superior de la Título del informe
encabezado del primera página del informe. Logotipo
informe Fecha actual

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Sección de pie del Aparece después de la última línea de datos, encima Totales del informe (sumas,
informe de la sección Pie de página en la última página del recuentos, promedios, etc.)
informe.
Sección de Aparece en la parte superior de cada página del Título del informe
encabezado de página informe. Número de página
Sección de pie de Aparece en la parte inferior de cada página del Fecha actual
página informe. Número de página
Sección de Aparece justo antes de un grupo de registros. Campo por el que se va a
encabezado del grupo agrupar.
Sección de pie del Aparece justo después de un grupo de registros. Totales del grupo (sumas,
grupo recuentos, promedios, etc.)
La mayoría de los informes tienen un formato de tabla o un formato apilado, pero Office Access 2010 es tan flexible
que puede utilizar casi cualquier disposición de registros (registro: conjunto de datos relativos a una persona, un
lugar, un evento o algún otro elemento. Los registros son los equivalentes lógicos de las filas de una tabla.) y
campos (campo: elemento de una tabla que contiene un elemento de información específico, como un apellido. Un
campo Tratamiento puede contener Don o Doña. Las bases de datos como Microsoft SQL Server hacen referencia a
los campos como columnas.) que desee.
Formato de tabla El formato de tabla es similar a una hoja de cálculo. Hay etiquetas en la parte superior y los datos
están alineados en columnas debajo de las etiquetas. El formato de tabla hace referencia a la apariencia similar a
una tabla de los datos. Es el tipo de informe que Office Access 2010 crea cuando se hace clic en Informe, en el grupo
Informes de la ficha Crear. El formato de tabla se presta sobre todo si el informe tiene un número relativamente
pequeño de campos que se desea mostrar en un sencillo formato de lista. En la siguiente ilustración se muestra un
informe de empleados creado con formato de tabla.

Formato apilado El formato apilado se parece a un formulario que se rellena al abrir una cuenta bancaria o al
realizar una compra de un minorista en línea. Cada dato tiene una etiqueta y los campos están apilados unos
encima de otros. Este diseño se presta para informes que contienen demasiados campos para mostrarlos en un
formato de tabla, es decir, el ancho de las columnas superaría el ancho del informe. En la siguiente ilustración se
muestra un informe de empleados creado con un formato apilado.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

En el Asistente para informes, este diseño se denomina formato en columnas.

Formato mixto Puede mezclar elementos del formato en tabla y del formato apilado. Por ejemplo, para cada
registro, puede organizar algunos de los campos en una fila horizontal en la parte superior de la sección Detalle y
organizar otros campos del mismo registro en uno o varios formatos apilados debajo de la fila superior. En la
siguiente ilustración, se muestra un informe de empleados creado con un formato mixto. Los campos Id., Apellidos
y Nombre están organizados con un diseño de controles en tabla, mientras que los campos Cargo y Teléfono del
trabajo están organizados en un formato apilado. En este ejemplo, se utilizan líneas de cuadrícula para separar
visualmente los campos de cada empleado.

Diseño justificado Si utiliza el Asistente para informes para crear un informe, puede optar por utilizar un diseño
justificado. Este diseño utiliza el ancho completo de la página para mostrar los registros de la manera más compacta
posible. Naturalmente, podría lograr los mismos resultados sin utilizar el Asistente para informes pero podría
suponerle un trabajo muy minucioso para obtener una alineación exacta de los campos. En la siguiente ilustración
se muestra un informe de empleados creado con el diseño justificado del Asistente para informes.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

El diseño justificado es un diseño apropiado para mostrar un gran número de campos en el informe. En el ejemplo
anterior, si se utilizara un diseño de tabla para mostrar los mismos datos, los campos sobrepasarían el borde de la
página. Si se utilizara un diseño apilado, cada registro ocuparía mucho más espacio vertical, por lo que se
desperdiciaría más papel y el informe sería más difícil de leer.

Utilizar diseños de controles para alinear los datos

Los diseños de controles son una nueva característica en Office Access 2010. Los diseños de controles son guías que
se pueden agregar a un informe cuando está abierto en la vista Presentación o la vista Diseño. Access 2010 agrega
automáticamente diseños de controles cuando se utiliza el Asistente para informes para crear un informe, o bien,
cuando se crea un informe haciendo clic en Informe en el grupo Informes de la ficha Crear. Un diseño de controles
es similar a una tabla, donde cada una de las celdas puede contener una etiqueta, un cuadro de texto o cualquier
otro tipo de control. En la siguiente ilustración se muestra un diseño de controles en tabla en un informe.

Las líneas de color naranja indican las filas y columnas del diseño de controles y sólo se ven cuando el informe está
abierto en la vista Presentación o la vista Diseño. Los diseños de controles ayudan a lograr una alineación uniforme
de los datos en filas y columnas y permiten agregar, cambiar de tamaño o quitar campos con mayor facilidad.
Mediante las herramientas en el grupo Diseño de controles de la ficha Organizar (disponible en la vista Presentación
o la vista Diseño), puede cambiar el tipo del diseño de controles y quitar controles de los diseños de modo que
puede colocar los controles en cualquier lugar del informe.
Para obtener más información sobre cómo trabajar con diseños de controles, vea el vínculo de la sección Vea
también referente a cómo modificar, editar y cambiar los informes.

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Agregar o quitar secciones de encabezado o de pie de un informe o una página

Tal y como se ha mencionado anteriormente en este artículo, los encabezados y pies son secciones de informe que
se pueden utilizar para mostrar la información que es común a todo el informe o a cada página de un informe. Por
ejemplo, puede agregar una sección Pie de página para mostrar el número de página en la parte inferior de cada
página, o bien, puede agregar una sección Encabezado del informe para mostrar el título del informe.
Agregar secciones de encabezado o de pie a un informe o una página
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el informe que desee cambiar y,
a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Compruebe qué secciones hay ya en el informe. Las secciones están separadas por barras horizontales sombreadas
denominadas selectores de sección. La etiqueta en cada selector de sección indica qué sección se encuentra
inmediatamente debajo.

Cada informe tiene una sección Detalle y puede contener asimismo las secciones Encabezado del informe,
Encabezado de página, Pie de página y Pie del informe. Además, si hay niveles de agrupación en el informe, puede
que vea encabezados o pies de grupo (como Archivar como encabezado en la anterior ilustración). De forma
predeterminada, para asignar un nombre a los encabezados y pies de grupo, se utiliza el nombre de campo o la
expresión que es la base del grupo. En este caso, el nombre del campo de agrupación es "Archivar como".
.
Para agregar secciones de encabezado o pie a una página o un informe, haga clic con el botón secundario del mouse
(ratón) en cualquier selector de sección y, a continuación, haga clic en Encabezado o pie de página o Encabezado o
pie de página del informe en el menú contextual.
Si la sección ya está en el informe, Access advierte que se eliminarán la sección existente y sus controles.
Ahora puede mover los controles existentes o agregar nuevos controles a las nuevas secciones.
La sección Vea también incluye un vínculo para obtener más información sobre cómo agregar campos y otros
controles a los informes.
Office Access 2010 siempre agrega las secciones de encabezado y pie de página y de informe en pares. Es decir, no
se puede agregar una sección de encabezado de página o informe sin que se agregue también la correspondiente
sección de pie. Si no necesita ambas secciones, no puede eliminar una sección pero puede cambiar el tamaño de la
sección que no va a utilizar ajustando su alto en cero (0) para evitar que se agregue espacio vertical adicional al
informe. Coloque el puntero en la parte inferior de la sección que no vaya a utilizar hasta que se convierta en una

flecha de dos puntas y, a continuación, arrastre hacia arriba hasta que la sección quede oculta. Si hay controles
en la sección, debe eliminarlos primero para poder ocultar totalmente la sección.
Quitar secciones de encabezado o de pie de un informe o una página
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el informe que desee cambiar y,
a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier selector de sección y, a continuación, haga clic en
Encabezado o pie de página o Encabezado o pie de página del informe en el menú contextual.
Si va a quitar un par de encabezado y pie de página y esas secciones contienen controles, Office Access 2010
advierte que al eliminar las secciones también se eliminarán los controles y que no se podrá deshacer la acción.
Haga clic en Sí para quitar las secciones y eliminar los controles. Haga clic en No para cancelar la operación.

Sugerencias para aplicar formato a diferentes tipos de datos

Cuando se crea un informe mediante la herramienta Informe (disponible en la ficha Crear, en el grupo Informes) o
mediante el Asistente para informes, Office Access 2010 agrega los campos al informe y crea el control más

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MICROSOFT ACCESS 2010
NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

adecuado para mostrar cada campo basándose en el tipo de datos del campo. Si usted va a agregar campos a un
informe, el método preferido es arrastrar cada uno de los campos desde la Lista de campos hasta el informe. Al
igual que en el caso del Asistente para informes o la herramienta Informe, Office Access 2010 crea el control más
adecuado para cada campo basándose en el tipo de datos del campo. Para la mayoría de los tipos de datos, el
control (predeterminado) más adecuado es el cuadro de texto.
Las secciones siguientes incluyen sugerencias sobre cómo dar formato a algunos de los tipos de datos que son
nuevos en Office Access 2010.
Campos multivalor El control predeterminado para un campo multivalor es un cuadro combinado. Puede parecer
una elección extraña para un control en un informe ya que no se puede hacer clic en la flecha de un cuadro
combinado en un informe. Sin embargo, en el contexto de un informe, un cuadro combinado se comporta como un
cuadro de texto. La flecha está visible sólo en la vista Diseño.
Si el campo contiene varios valores, estos valores están separados mediante comas. Si el cuadro combinado no
tiene suficiente ancho para mostrar todos los valores en una sola línea y la propiedad Autoextensible del cuadro
combinado está establecida en Sí, los valores se ajustarán en la siguiente línea. En caso contrario, los valores se
truncarán. Para establecer la propiedad Autoextensible de un control, abra el informe en la vista Diseño o la vista
Presentación, haga clic en el control y, a continuación, presione F4 para mostrar la hoja de propiedades del control.
La propiedad Autoextensible se encuentra en la ficha Formato y en la ficha Todas de la hoja de propiedades.
Campos de texto enriquecido El control predeterminado de un campo de texto enriquecido es un cuadro de texto.
Si el cuadro de texto no tiene suficiente ancho para mostrar todos los valores en una sola línea y la propiedad
Autoextensible del cuadro de texto está establecida en Sí, los valores se ajustarán en la siguiente línea. En caso
contrario, los valores se truncarán. Para establecer la propiedad Autoextensible de un control, abra el informe en la
vista Diseño o la vista Presentación, haga clic en el control y, a continuación, presione F4 para mostrar la hoja de
propiedades del control. La propiedad Autoextensible se encuentra en la ficha Formato y en la ficha Todas de la
hoja de propiedades.
Un campo de texto enriquecido ayuda a dar formato al texto de diversas maneras. Por ejemplo, varias palabras de
un campo pueden estar subrayadas y otras palabras del mismo campo pueden estar en cursiva. No obstante, se
puede establecer un estilo de formato general para el cuadro de texto que contiene el texto enriquecido. El formato
del cuadro de texto se aplica únicamente al texto al que no se ha aplicado específicamente formato de texto
enriquecido.
Establecer estilos de formato para un cuadro de texto que muestra un campo de texto enriquecido
Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el informe en el panel de exploración y, a continuación, haga
clic en Vista Presentación en el menú contextual.
Haga clic en el cuadro de texto que muestra el campo de texto enriquecido y, a continuación, en la ficha Formato,
en el grupo Fuente, haga clic en el estilo de formato que desee aplicar.

Office Access 2010 aplica el formato a todo el texto del campo de texto enriquecido al que aún no se ha aplicado
ese tipo (no el valor) de formato en una vista que admite la entrada de datos, como la vista Hoja de datos de una
tabla o consulta o la vista Formulario de un formulario. Por ejemplo, si una parte del texto en el campo tiene un
color de fuente rojo y se aplica un color de fuente azul al cuadro de texto, Access 2010 aplicará el color azul a todo
el texto, excepto al texto al que se ha aplicado de manera individual el formato de color rojo. Otro ejemplo: si una
parte del texto en el campo tiene un tamaño de fuente de 11 puntos y se aplica un tamaño de fuente de 14 puntos
al cuadro de texto, Access 2010 aplicará el tamaño de fuente de 14 puntos a todo el texto, excepto al texto al que se
ha aplicado de manera individual el formato de 11 puntos.
Campos de datos adjuntos Los campos de datos adjuntos utilizan un control especial que no se utiliza para ningún
otro tipo de datos. Puede adjuntar varios archivos a un registro mediante un solo campo de datos adjuntos, pero el
campo sólo puede mostrar información sobre un archivo de datos adjuntos a la vez. De forma predeterminada, el
control de datos adjuntos muestra un icono o una imagen, dependiendo del tipo de archivo de los datos adjuntos
mostrados por el control. Si lo desea, puede establecer las propiedades del control de datos adjuntos de modo que
todos los archivos de datos adjuntos se muestren como iconos o de modo que el campo muestre simplemente un
icono de clip y el número de datos adjuntos. Suponiendo que ya utiliza un control de datos adjuntos en el informe,
puede seguir el procedimiento que se describe a continuación si desea ajustar las propiedades del control para
distintos usos.
Para obtener más información sobre cómo agregar un campo de datos adjuntos a un informe, vea en la sección Vea
también el vínculo referente a cómo adjuntar archivos y gráficos a los registros de una base de datos.
Establecer las propiedades de presentación de un campo de datos adjuntos
Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el informe en el panel de exploración y, a continuación, haga
clic en Vista Presentación en el menú contextual.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Haga clic en el control de datos adjuntos. Si aún no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla.
En la hoja de propiedades, haga clic en la ficha Formato.
Utilice la tabla siguiente como guía para establecer las propiedades del control de datos adjuntos.
Propiedad Configuración
Mostrar como Imagen o icono muestra los gráficos como imágenes y todos los demás
archivos como iconos. Ésta es la configuración predeterminada.
Icono muestra todos los archivos como iconos.
Clip muestra un icono de clip seguido del número de archivos adjuntos entre
paréntesis.
Imagen predeterminada Para que aparezca una imagen predeterminada en el control de datos adjuntos

cuando no hay ningún archivo adjunto, haga clic en en el cuadro de

propiedad, vaya a la imagen que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.
La imagen predeterminada no se muestra si la propiedad Mostrar como está
establecida en Clip.
Distribución de la imagen Seleccione en la lista la alineación que desee. El valor predeterminado es
Centrar. Si ajusta esta configuración, los resultados pueden ser inesperados,
dependiendo de la configuración de la propiedad Modo de tamaño de la
imagen.
Modo de tamaño de la Esta opción está disponible sólo si la propiedad Mostrar como está establecida
imagen en Imagen o icono.
Recortar muestra la imagen en su tamaño real. La imagen se recorta si es
demasiado grande y no cabe dentro del control.
Extender extiende la imagen de modo que rellene todo el control.
A menos que el control de datos adjuntos tenga exactamente el mismo tamaño
que la imagen, si utiliza esta opción, se distorsionará la imagen, por lo que
aparecerá estirada vertical u horizontalmente.
Zoom muestra la imagen tan grande como sea posible sin recortarla ni
distorsionarla. Ésta es la configuración predeterminada.
Si utiliza el control para mostrar gráficos, ajuste el tamaño del control de datos adjuntos de modo que pueda ver
todos los detalles que desee.
Formularios

Guía básica para crear un formulario

Crear un formulario

Access 2010 proporciona muchas herramientas que ayudan a crear formularios con rapidez. Estas herramientas
están disponibles en el grupo Formularios de la ficha Crear.

Además, Access proporciona nuevos tipos de formulario y nuevas características que mejoran el uso de la base de
datos. Haga clic en el artículo o la demostración (algunos pueden estar en inglés) que se correspondan con el
objetivo que intenta conseguir.
Objetivo Artículo o demostración
Crear un formulario que muestre detalles acerca de un registro Crear un formulario mediante la herramienta
a la vez. Formulario (en inglés)
Crear un formulario que muestre varios registros en filas y Crear un formulario mediante la herramienta
columnas, como si fuera una hoja de datos. Varios elementos (en inglés)
Crear una amplia variedad de formularios después de Crear un formulario mediante el Asistente
responder a preguntas en un asistente. para formularios (en inglés)
Empezar con un formulario en blanco y, a continuación, agregar Crear un formulario mediante la herramienta
campos y otros controles manualmente. Formulario en blanco (en inglés)
Mostrar registros relacionados mediante un subformulario u Crear un formulario que contiene un
hoja secundaria de datos. subformulario (formulario de uno a varios)
Demostración: Crear un formulario con una
hoja secundaria de datos (en inglés)
Crear un formulario que combine las características de una hoja Crear un formulario dividido
de datos con las de un formulario de un solo registro. Demostración: Mostrar un formulario y su
hoja de datos simultáneamente

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Organizar el formulario, colocando los controles en fichas. Crear un formulario con fichas (en inglés)
Demostración: Crear un formulario con fichas
(en inglés)
Crear un formulario que muestre datos de más de una tabla. Usar una consulta como origen de registros de
un formulario o informe
Utilizar formularios e informes de Access para trabajar con Crear formularios e informes de Access a
datos almacenados en SharePoint. partir de una lista de SharePoint
Obtener más información sobre los distintos tipos de Demostración: Seleccionar la vista de
formularios que puede crear y cuál es el mejor para cada formulario correcta (en inglés)
situación.

Agregar campos y otras características a un formulario

Si comienza con un formulario en blanco o va a agregar más funciones a un formulario ya creado, estos artículos y
demostraciones (algunos pueden estar en inglés) pueden ayudarlo a agregar las características deseadas.
Objetivo Artículo o demostración
Agregar un cuadro de texto dependiente que muestre un campo Agregar un campo a un formulario o informe
de una tabla o consulta.
Agregar un cuadro de texto dependiente, independiente o Agregar un control de cuadro de texto a un
calculado; obtener información acerca de las propiedades de los formulario o informe
cuadros de texto.
Hacer referencia a datos contenidos en otro formulario. Crear un control que hace referencia a un
control de otro formulario
Agregar una hoja de datos a un formulario para mostrar varios Insertar una hoja de datos en un formulario
registros relacionados.
Mejorar un formulario agregando un título, logotipo, Insertar un título en un formulario o informe
información de fecha y hora o números de página. Insertar un logotipo en un formulario o
informe
Insertar la fecha y la hora en un formulario o
informe
Insertar números de página en un formulario
o informe
Agregar un subformulario a un formulario, mediante arrastrar y Demostración: Crear un subformulario
colocar o mediante un asistente. arrastrando un formulario a otro formulario
(en inglés)
Demostración: Crear un subformulario con el
Asistente para subformularios (en inglés)
Utilizar el selector de fechas para simplificar la entrada y la Demostración: Agregar una fecha (en inglés)
modificación de fechas.

Cambiar el comportamiento o la apariencia de un formulario y sus controles

Los artículos y demostraciones (algunos pueden estar en inglés) en esta sección le ayudarán a hacer que un
formulario y sus controles se comporten conforme a sus necesidades.
Objetivo Artículo o demostración
Establecer un formulario de inicio que aparezca cada Establecer el formulario predeterminado que
vez que abra la base de datos. aparecerá al abrir una base de datos
Obtener más información sobre el uso de las Alinear automáticamente los controles de un
cuadrículas de color naranja donde se ubican los formulario (en inglés)
controles en un formulario. Demostración: Agregar o quitar controles de un diseño
(en inglés)
Quitar controles de los diseños, para poder colocarlos Mover controles y cambiar su tamaño
exactamente donde desee. independientemente (en inglés)
Utilizar autoformatos, sombreados de fila alternativos, Cómo diseñar formularios vistosos con Access 2010
formatos condicionales y temas para facilitar el uso de (en inglés)
un formulario. Demostración: Hacer que un control se mueva al
cambiar el tamaño de un formulario (en inglés)
Utilizar temas de Windows en controles de

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

formularios
Utilizar la característica de delimitación de controles Hacer que los controles se extiendan, contraigan o
para que los controles se adapten al cambio de tamaño muevan al cambiar el tamaño de un formulario (en
de un formulario. inglés)
Demostración: Hacer que un cuadro de texto se
amplíe o reduzca al cambiar de tamaño el formulario
(en inglés)
Volver a usar el criterio de ordenación en vigor la Guardar un criterio de ordenación con una tabla,
última vez que se usó un formulario. consulta, formulario o informe (en inglés)
Solucionar problemas de presentación de datos en un El formulario o informe no muestra todos los datos
formulario. previstos

Establecer el formulario predeterminado que aparecerá al abrir una base de datos

En muchas aplicaciones de base de datos, resulta útil hacer que se abra automáticamente el mismo formulario cada
vez que se abre la base de datos. La forma más sencilla de establecer el formulario de inicio predeterminado es
especificarlo en Opciones de Access.
También puede crear una macro AutoExec que realice ciertas acciones cuando se inicie una base de datos. Para
obtener más información.

Especificar el formulario predeterminado en Opciones de Access

Para este procedimiento, se supone que el formulario que desea mostrar ya se ha creado.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
Haga clic en Base de datos activa y en la lista Mostrar formulario, seleccione el formulario que desee mostrar al
iniciar la base de datos.
Haga clic en Aceptar y luego cierre y vuelva a abrir la base de datos para mostrar el formulario de inicio.

Para omitir ésta y otras opciones de inicio, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras se inicia la base de datos.
Para obtener más información, vea el artículo Omitir las opciones de inicio cuando se abre una base de datos.
Si adjunta macros o código VBA al evento AlAbrir o AlCargar del formulario de inicio, puede especificar que se
produzcan más acciones cada vez que se inicie la base de datos.

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario

Puede usar la herramienta Formulario para crear rápidamente un formulario con un solo elemento. Este tipo de
formulario muestra información acerca de un solo registro a la vez, como puede verse en la siguiente ilustración:

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1. El formulario muestra información de un solo registro.

2. En algunos casos, Access agrega una hoja secundaria de datos para mostrar información relacionada.

Cuando se usa la herramienta Formulario, se agregan al formulario todos los campos del origen de datos
subyacente. Puede comenzar a usar el nuevo formulario inmediatamente, o bien modificarlo en la vista
Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades.

Crear un formulario con un solo elemento

En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.
En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.
Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios
en el diseño del formulario mientras se visualizan los datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros
de texto para que entren los datos. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios.
Para comenzar a trabajar con el formulario, cambie a la vista Formulario:
En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuación, en Vista Formulario .
Creación automática de hojas secundarias de datos
Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o consulta usada para crear el
formulario, agregará una hoja secundaria de datos al formulario basada en la tabla o consulta relacionada. Por
ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Cliente y se ha definido una relación uno a varios entre
la tabla Cliente y la tabla Pedidos, en la hoja secundaria de datos se mostrarán todos los registros de la tabla
Pedidos que formen parte del registro Cliente actual. Si no desea incluir la hoja secundaria de datos en el
formulario, puede eliminarla cambiando a la vista Presentación, seleccionando la hoja de datos y, a continuación,
presionando SUPRIMIR.
Si hay más de una tabla con una relación uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no
agregará ninguna hoja de datos al formulario.

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco

Crear un formulario en blanco

En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en En blanco.

Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel de tareas Lista de campos.

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En el panel de tareas Lista de campos, expanda las tablas que contienen los campos que desea ver en el formulario.
Para agregar un campo al formulario, haga doble clic sobre él o arrástrelo al formulario. Para agregar varios campos
al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla CTRL, haga clic en los campos que desea agregar y, a continuación,
arrástrelos al formulario.
El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según qué parte del formulario esté seleccionada
en ese momento. Si no puede agregar un campo al formulario, seleccione otra parte distinta del formulario e
intente agregar el campo nuevamente
En la ficha Formato, use las herramientas del grupo Controles para agregar al formulario un logotipo, un título,
números de páginas o la fecha y la hora.

Si desea agregar al formulario una mayor variedad de controles, cambie a la vista Diseño; para ello, haga clic con el
botón secundario en el formulario y luego haga clic en Vista Diseño . A continuación, podrá usar las
herramientas del grupo Controles de la ficha Diseño.

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NIVEL BASICO, INTERMEDIO Y AVANZADO

Para agregar un control, haga clic en la herramienta del control que desee agregar y, a continuación, haga clic en la
parte del formulario en la que desee colocarlo.
En la sección Vea también, encontrará vínculos para obtener más información sobre cómo agregar controles.

Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

Access ofrece varias herramientas para la creación rápida de formularios en la ficha Crear, que permiten crear un
formulario con un solo clic. No obstante, si desea ser más selectivo en relación con los campos que aparecerán en el
formulario, puede usar el Asistente para formularios. El asistente también permite definir cómo se agruparán y
ordenarán los datos; asimismo, puede usar campos de más de una tabla o consulta, siempre y cuando defina
previamente las relaciones entre las tablas y las consultas.
Para obtener más información sobre cómo crear relaciones.

Iniciar el Asistente para formularios

En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios y en Asistente para formularios .
Siga las instrucciones incluidas en las páginas del Asistente para formularios.
Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar
después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para
formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee
incluir en el formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar para proseguir.
En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.
El Asistente para formularios permite crear una variedad de resultados según las opciones que se seleccionen. En
consecuencia, recomendamos ejecutar el asistente varias veces para experimentar con distintas opciones cada vez,
hasta obtener los resultados deseados.

Crear un formulario mediante la herramienta Varios elementos

Un formulario con varios elementos, a veces denominado formulario continuo, permite mostrar información de
más de un registro a la vez. Al crearlo, un formulario con varios elementos puede asemejarse a una hoja de datos,
como muestra la siguiente ilustración:

Los datos se distribuyen en filas y columnas y se muestran varios registros a la vez. No obstante, debido a que es un
formulario, existen más opciones de personalización que en el caso de una hoja de datos. Es posible agregar
características como elementos gráficos, botones y otros controles.
Crear un formulario con varios elementos

En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.
En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios.

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Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios
en el diseño del formulario mientras se visualizan los datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros
de texto para que entren los datos. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios.

Para comenzar a trabajar con el formulario, cambie a la vista Formulario:

En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuación, en Vista Formulario .

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