AMBIENTE ADECUADO PARA EL DO
Para comprender porqué el ambiente que hay dentro de una organización y en el
contexto externo de ella, ejercen influencias que afectan el comportamiento, y
predispone de manera positiva o negativa ante el cumplimiento de las metas de la
organización; es importante definir qué se comprende por ambiente.
Ambiente son aquellos factores que pueden y deben influir en las decisiones que se
toman dentro de la organización y que tiene relación con todo lo que nos rodea.4 Una
organización existe dentro de un ambiente que está compuesto por varios factores (el
gobierno o administración, el sistema legal pr el que se rige, las fuentes de trabajo,
suministradores, clientes y estado tecnológico existente) que pueden afectar el
funcionamiento organizacional. La organización debe adaptarse a los cambios que se
presenten en el ambiente para poder sobrevivir, entonces es significativo tener en
cuenta las dimensiones del ambiente organizacional.
Muchos autores han estudiado el ambiente organizacional, entre ellos Thompson y
Duncan, que proponen tres dimensiones críticas:
Simplicidad-complejidad
Un ambiente simple contiene pocos factores que afectan la organización y tienden a ser
poco variables. Un ambiente complejo contiene muchos mas elementos vitales y es más
diverso.
Estaticidad-dinámica
Los ambientes cambian a diferentes ritmos, por lo que esta relación se establece en
función de la posibilidad de predecir estos cambios.
Incertidumbre ambiental
La incertidumbre ambiental es una consecuencia de la incapacidad para establecer
probabilidades confiables a estos factores ambientales, y de una falta de información acerca de
los factores necesarios para la toma de decisiones y acerca de los costos que se derivan de
malas decisiones.
Al igual que Thompson, Lawrence y Lorsch (1967), consideraron la incertidumbre ambiental
como una variable clave e, inclusive, llegaron a operacionalizarla midiendo:
1. La claridad de la información.
2. El grado en que la relación causa-efecto era conocida.
3. El tiempo de respuesta de la organización.
Ponjuán considera que son 3 los ambientes que influyen: ambiente individual,
organizacional y externo.
En las organizaciones las personas disponen de una determinada infraestructura en la
cual desarrollan su actividad, ese es el ambiente individual. Las fuentes, servicios y
sistemas que se despliegan alrededor de cada persona ejercen su influjo. Tiene que
ver con las condiciones laborales que tiene el individuo en su puesto para realizar su
trabajo, además las potencialidades que posea para permearse de los conocimientos
necesarios y las habilidades para ganar competencia en el manejo de información, todo
lo cual cuando es positivo tributa en el resultado de la gestión.
En el ambiente organizacional influyen y confluyen otros ambientes, y también las
relaciones interpersonales y grupales, los recursos destinados a la creación de
facilidades para el uso de la información que potencie una cultura informacional, las
tecnologías de la información y la comunicación, y el clima organizacional derivado de la
cultura organizacional que caracterice la organización.
En el ambiente externo, además de encontrarse los proveedores y los usuarios, hay otros
elementos que se pueden mencionar como son los aspectos culturales, sociales, tecnológicos,
políticos y económicos y que también influyen poderosamente en la organización. Las
Tecnologías de la Información y la Comunicación y su desarrollo acelerado, han supuesto una
verdadera revolución; el valor de la información en sí misma y los grandes volúmenes
emanados de la globalización de la sociedad, las nuevas necesidades de información-
conocimiento, y las transformaciones organizacionales, establecen nuevas políticas que
impactan los ambientes de manera significativa.
Ambiente organizacional
El interés por el ambiente organizacional se inicia en los años 60 al conceptualizar la
organización como sistema abierto y en continua interacción con su medio. El desarrollo de las
tecnologías de la información, la globalización, las demandas crecientes de los consumidores,
la rápida difusión de los avances científico-tecnológicos y de los conocimientos sobre gestión
son algunos de los elementos característicos de los ambientes actuales, calificados por algunos
autores como hipercompetitivos.
El capital humano es uno de los recursos más valiosos de la organización, aun por encima de
los materiales y financieros, ya que son los que hacen la diferencia entre una y otra empresa.
Para crear un ambiente adecuado, se pueden emprender las siguientes acciones que permiten
crear mejores condiciones para incorporar los cambios requeridos:
Delegación de responsabilidades.
Formación continua.
Adecuación de puestos de trabajo.
Reconocimiento del trabajo.
Comunicación.
Salud laboral.
Ética en el trabajo.
Creación del ambiente adecuado
Los responsables de llevar a las empresas hacia el éxito pretenden comprender las formas de
actuar de sus colaboradores, con la finalidad de ser más productivos. Por lo anterior, la
psicología organizacional estudia los comportamientos de los empleados en dichas
organizaciones.
Ahora bien, un suceso psicológico se refiere a las formas de actuar de las personas con base
en sus valores, sentimientos y actitudes en el ámbito laboral, ya sea de forma individual o en
grupo.
Las Organizaciones como Sistema social y abierto
La conceptualización de las organizaciones como sistema abierto centra la atención en
organizaciones "maduras", adultas. Se trataba de comprender su funcionamiento y de mejorar
su mantenimiento. Sin embargo, ha sido poco investigado el problema del origen, la génesis y
el desarrollo. Se han elaborado 2 posiciones alternativas:
Kimberley (1976) señala que cuando una persona abandona una organización para fundar
otra lleva consigo una serie de reglas organizacionales que encontrarán expresión en la nueva
organización. Se explicaría así el proceso generativo de las organizaciones a partir de otras
mediante la transmisión de un "código genético" consistente en esas reglas y experiencias;
Pettigrew (1976), a partir del análisis del comportamiento de varios empresarios que fundaron
nuevas empresas, insiste en la dimensión creativa al establecerlas, más que en la
reproducción de antiguas experiencias.
Las organizaciones vienen caracterizadas como sistemas abiertos de tipo social. Frente a los
sistemas cerrados de las ciencias físicas, que permiten considerar las estructuras
autocontenidas como si fueran independientes de las fuerzas externas, los sistemas abiertos,
como los organismos vivientes biológicos y sociales, se mantienen gracias al flujo y reflujo de
energía que atraviesa sus limitaciones permeables.
Una empresa es un sistema de creación humana, el cual mantiene una activa interacción con
su ambiente sean clientes, proveedores, acreedores, competidores, entidades sindicales, o
muchos otros agentes externos.
Además, es un sistema conformado por diversas partes (subsistemas) relacionadas entre sí,
que colaboran en armonía con el objetivo de alcanzar una serie de propósitos, tanto de la
organización como de sus participantes.
Se debe analizar el comportamiento de tales subsistemas, en vez de estudiar simplemente los
fenómenos organizacionales en función de los comportamientos individuales.
En el sistema abierto como organismo, interviene el medio ambiente y a la vez este interviene
sobre él, alcanzando un equilibrio dinámico. Es propio del sistema abierto competir con otros
sistemas, crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta reproducirse bajo ciertas condiciones
ambientales.
Características de las organizaciones como sistemas abiertos:
Comportamiento probabilístico y no-determinístico de las organizaciones: debido a la
influencia del ambiente sobre esta y dicho ambiente, sin límites, cambia constantemente, de
manera desconocida e incontrolada. Las consecuencias de los sistemas sociales son
probabilísticas y no-determinísticas. También por el comportamiento humano que nunca es
totalmente previsible. Por esto, la administración no puede esperar que
consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento
previsible.
Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de partes
menores: Las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas
son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser
comprendido tomando las partes independientemente.
Interdependencia de las partes: cualquier modificación en uno de los subsistemas afectara al
sistema entero (globalismo). Las interacciones internas y externas del sistema reflejan
diferentes escalones de control y de autonomía.
Entropía. La entropía es la tendencia al desorden, al desgaste, al aumento de la aleatoriedad
derivada de los continuos ajustes que sufre el sistema. El incremento de la entropía en un
sistema conduce a su descomposición en sistemas más simples. (Por ejemplo: si una empresa,
en su intento de adaptarse al mercado, abandona progresivamente los patrones de autoridad y
jerarquía formal, la entropía aumenta y la estructura tiende a descomponerse en grupos o
individuos que funcionan por separado). En los sistemas abiertos, gracias a los recursos que se
obtienen del ambiente, esta tendencia puede ser corregida y transformada en entropía
negativa: un proceso hacia una organización más completa y capaz.
Homeóstasis. Describe un estado de equilibrio dinámico al que un sistema abierto puede
llegar gracias a un correcto control del intercambio de materiales, energía e información.
Retroalimentación. Es la información que recibe el sistema sobre los resultados de su propia
acción.
Modelo de entrada-transformación-salida. El sistema abierto puede ser considerado como
un modelo de transformación. En una relación dinámica con su medio ambiente recibe varias
entradas, las modifica de alguna manera y expele productos o elabora planes de actuación.
Equifinalidad de los sistemas abiertos. Las organizaciones sociales pueden lograr los
mismos objetivos por medio de diferentes actividades y partiendo de condiciones iniciales
distintas. Es decir, pueden llegar al mismo destino siguiendo rutas diferentes e incluso
partiendo de puntos alejados. No así los sistemas mecánicos, en los que hay una relación
directa causa-efecto entre las condiciones iniciales y el estado final.
Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son
herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recursos externo y nada
producen que sea enviado hacia fuera
Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y
relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable,
como las máquinas.
Los parámetros de los sistemas son:
Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del sistema, que provee el
material o la energía para la operación del sistema.
Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se reunieron elementos y
relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser
coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales, mientras
que los resultados de los subsistemas con intermedios.
Procesamiento o procesador o transformador (throughput): es el fenómeno que produce
cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados.
Generalmente es representado como la caja negra, en la que entran los insumos y salen
cosas diferentes, que son los productos.
Retroacción o retroalimentación o retroinformación (feedback): es la función de retorno del
sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, manteniéndola
controlada dentro de aquel estándar o criterio.
