C A_nexos_)

1.- LISTA DE MEDICAMENTOS FOTOSENSIBLES

2.- PROCEDIMIENTOS DE GESTiÓN ADMINISTRATIVA EN EL

ALMACÉN ESPECIALIZADO

Procesos d.1 Sisl.m. d. Suministro d. M.dicamentos .Insumos en.1 Minist.n. d. S.lud· DIGEMID
 Anexo 1
LISTA DE MEDICAMENTOS FOTOSENSIBLES

1. Ácido ascórbico 19. Metoclopramida

2. Aminofilina 20. Metronidazol

3. Carbidopa-Ievodopa 21. Nitrofurantoína

4. Clorfenamina 22. Nistatina

5. Clorpromazina, clorhidrato 23. Primaquina, fosfato

6. Dapsona 24.Propranolol, clorhidrato

7.Dexametasona 25. Pirimetamina

8.Diazepam 26. Ranitidina

9. Doxiciclina 27. Riboflavina

10. Epinefrina 28. Rifampicina

11. Ergometrina 29. Salbutamol

12. Ergotamina 30. Tetraciclina

13. Espironolactona 31.Trimetoprima - Sulfametoxazol

14. Furazolidona 32.Tiamina, clorhidrato

15. Furosemida 33.Trifluoperazina. clorhidrato

16. Haloperidol 34. Verapamilo, clorhidrato

17.Hidralazina 35. Retina (Vitamina Al

18. Isoniacida 36. Warfarina

Beferencja:Guía para la Evaluación Técnica Organoléptica de la Calidad de los

Medicamentos (PACFARM. Marzo-199B. Pág. 11 l.

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Ministerio de Salud - D1GEMID

 Anexo 2

PROCEDIMIENTOS DE GESTiÓN ADMINISTRATIVA

EN EL ALMACÉN ESPECIALIZADO

1. Del ingreso de los bienes:

a. El internamiento de los bienes se efectúa previa verificación cuantitativa y

evaluación cualitativa de los bienes, de conformidad con las cantidades,
especificaciones técnicas señaladas en los documentos de adquisición y
protocolo de análisis del lote a ingresar.

b. La conformidad de la recepción será suscrita por el responsable del almacén

general en el rubro «Recibí Conforme» de la orden de compra-guía de
internamiento. De haber alguna observación en el momento de la recepción
- sea por diferencias en cantidad, productos diferentes a lo expresado en el
documento de entrega, en mal estado de conservación o incumplimiento
en la presentación de documentación técnicos - no deberá recibirse los
productos observados e informar a la Oficina de Logístíca o la que haga
sus veces, a efectos de realizar el reclamo respectivo.

c. En caso de que los bienes procedan de una donación o remesa, el Jefe del
Almacén General elabora la nota de entrada a almacén-N EA; y la copia
del documento de ingreso (orden de compra-guía de internamiento o nota
de entrada a almacén) será remitida al Área de Información de Logística
(Sistema Kárdex) para efectos de registrar el ingreso de los medicamentos
e insumas médico-quirúrgicos, en las tarjetas de existencia valorada de
almacén.

d. Los medicamentos e insumas se ubican en zonas previamente asignadas

para su internamiento, agrupándose según criterios técnicos (forma
farmacéutíca, orden alfabético, nivel de rotación, etc.); de esta manera su
identificación será ágil y oportuna. Se regístra el ingreso en las tarjetas de
control visible, la misma que será colocada junto al grupo de bienes
ingresados.

e. El responsable del Almacén General elabora el Pedído Provisional de

Almacén-PPA, por el total de los bienes ingresados al Almacén
Especializado, documento que será suscrito por:

Solicitante: DIREMID o Jefatura de Farmacia.

Autoriza la salida de los bienes: Jefe del Almacén General.

Recibí conforme: Jefe del Almacén Especializado.

"Adaptado del Anexo 2 de Directiva del SISMED.

Procesos del Sistema de Suministro de MedicamentDs eInsumos en el Ministerio de Salud· QIGEMIO

 2. De la salida de bienes del Almacén Especializado de
Medicamentos:

a. Los medicamentos e insumos que tengan fecha de expiración más cercana

serán los primeros en ser distribuidos, bajo responsabilidad del jefe del
Almacén Especializado.

b. Para la distribución de los bienes que se remiten a los CLAS, centros de

salud, puestos de salud y hospitales que no sean unidades ejecutoras. se
emplea el formato Guia de Remisión acorde con las disposiciones emitidas
por la SUNAT, que será formulado por el jefe del Almacén Especializado y
visado por el Director de Medicamentos, Insumos y Drogas o quien haga
sus veces autorizando su atención.

c. En cumplimiento de lo establecido en la norma 10005 -Segregación de

funciones-la preparación del pedido debe ser efectuada por persona distinta
a la que efectúa la entrega del mismo.

d. La salida de los medicamentos e insumos se registra en las tarjetas de

control visible del Almacén Especializado.

3. De la elaboración del pedido comprobante de salida:

a. La Dirección de Medicamentos, Insumos y Drogas o Jefatura de Farmacia

- según corresponda - elabora el Pedido Comprobante de Salida en forma
mensual, en función del consolidado de los Informes de Consumo Integrado
(ICI) de medicamentos e insumos, que reporten durante el mes las
dependencias de salud de su ámbito jurisdiccional.

• El Pedido Comprobante de Salida se emitirá según detalle: Un PECOSA

por la atención de usuarios cubiertos por el seguro integral de salud.

• Un PECOSA por la atención de usuarios cubiertos por la DGSP

Intervenciones Sanitarias.

• Un PECOSA por la exoneración a usuarios indigentes (medicamentos

adquiridos con el adquiridos en el Fondo Rotatorio entregados
gratuitamente).

• Un PECOSA por la atención de usuarios por demanda (venta). Un PECOSA

por la donación de medicamentos a usuarios indigentes (medicamentos e
insumos recibidos en donación entregados gratuitamente).

b. El Pedido Comprobante de Salida deberá ser suscrito por los siguientes

servidores o funcionarios:

Procesos del Sistema d. Suministro de Medicamentos elnsumos In el Ministerio dI Salud· D1GEMIO

• Solicitante: Director de Medicamentos o jefe del servicio de farmacia, según
corresponda.

• Jefe de Abastecimiento: Director de Logística o el que haga sus veces.

• Jefe de Almacén: Jefe del Almacén General de la Dirección de Logistica.

• Recibi Conforme: Jefe del Almacén Especializado a jefe del Servicio de

Farmacia.

c. El Pedido Comprobante de Salida, una vez formulado, será remitido a la

Oficina de Logistica para el registro, control y valorización en las tarjetas
de existencia valorada por el Área de Información (Sistema Kárdex).

d. El plazo para la emisión del Pedido Comprobante de Salida es dentro de

los primeros diez días hábiles del mes siguiente al mes informado.

4. Del control de stock:

a. Bajo su responsabilidad, el jefe del Almacén General de Logística efectúa

inventarios selectivos sorpresivos en el Almacén Especializado o de
Farmacia, según corresponda, en un horario que no interrumpa la atención
al público usuario.

b. Es responsabilidad del jefe del Almacén Especializado determinar los stocks

máximos, minimos y de seguridad, asi como solicitar en forma oportuna
la reposición de los bienes. Esto evita que se presenten situaciones de
desabastecimiento o sobrestock en cada ítem que se encuentra en el
Almacén Especializado, así como de emitir un reporte de los bienes
existentes en el Almacén Especializado, con indicación expresa de sus
fechas de expiración.

Procesos del Sislsma de Suminisllo de Medicamenlos eInsumos en el Minisleno de Salud· DIGEMIO

 PROCESOS DEL SISTEMA DE SUMINISTRO
DE MEDICAMENTOS E INSUMaS

M6dulo M6dulo M6dulo M6dulo M6dulo

1 11 111 V VI
Selección
de
Medica-
mentas
• • Estimación
y Programa-
ción de Me-
dicamentos
e Insumas
Adquisición
da
Medicamen-
tos
elnsumos
• •
Gestión
de
Stock
Sistema
de
Información

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Ministerio de Salud· D1GEMID

El objetivo de todo sistema de suministro de medicamentos e insumas es
mantener el abastecimiento permanente y oportuno, para garantizar que
lleguen a los usuarios de acuerdo con sus necesidades; asi como optimizar los
recursos asignados, para lo cual es necesario que además del cumplimiento
de las Buenas Prácticas de Almacenamiento, exista una adecuada gestión de
stock, a fin de lograr una mayor eficiencia administrativa y técnica en el
suministro.

La gestión de stock de medicamentos e insumas en los diferentes niveles influye

directamente en la calidad de atención brindada en los establecimientos de
salud. Si los medicamentos no están disponibles con frecuencia, los usuarios
se ven afectados y el personal de salud se desmotiva, lo cual trae consigo la
pérdida de confianza en el sistema de salud y como consecuencia, los pacientes
acuden cada vez menos a los establecimientos.

Los establecimientos de salud, ya sean grandes o pequeños (incluyendo los

Almacenes Especializados), son responsables de almacenar y administrar los
stocks de medicamentos e insumas, por lo cual es necesario establecer sistemas
que garanticen:

• El mantenimiento de registros exactos y actualizados.

• La elaboración técnica de requerimientos o pedidos.
• La optimización de stocks.

Un buen control de inventario facilita la organizaclOn y gestión de

medicamentos e insumas, es por ello que debe ser perfeccionado para
garantizar un suministro fiable. Para cumplir este objetivo, el personal debe
ser entrenado en los procedimientos de gestión de stock.

Este módulo de capacitación pretende proporcionar medios efectivos que

contribuyan a los propósitos arriba señalados. Para ello desarrolla aspectos
fundamentales vinculados a la gestión de stocks de medicamentos e insumas.

El módulo se inicia con la presentación de la base legal que enmarca estas

actividades, para luego especificar sus objetivos. El primer capítulo desarrolla
la importancia de la información oportuna y precisa, y presenta los
príncipales documentos que se utilizan en la gestión de stocks.

En el segundo capítulo se desarrollan conceptos básicos y metodologías

apropiadas para el análisis y definición de los requerimientos de medicamentos
e insumas.

El tercer capitulo hace referencia a las principales estrategias para

racionalizar los recursos disponibles (optimización de stocks) y finalmente, se
presenta el último capítulo de indicadores de evaluación de todo el
proceso.

Procm, d.l Simm. d. Suministro d. M.dicamOfl!OI • InsumOl Ofl .1 Mini.!"i, d. S.lud . OIGEMIO
• Ley N" 27444: Ley de Procedimientos Administrativos Generales. Del
11 /04/200 1.
www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

• Decreto Ley 22056: Ley que crea el Sistema de Abastecimiento (29 dic
77). Corresponde al sistema de abastecimiento asegurar la unidad.
racionalidad. eficiencia y eficacia de los procesos técnicos. Del 29
Diciembre 1977
www.elperuano.gob.pe

• Resolución Ministerial N° 367-2005-MINSA, Modifica la Directiva

del Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumas
Médico- Quirúrgico SISMED. Del 19/05/2005.
www.minsa.gob.pe/porta If 13co nsuItas/bu scarno rma .asp

• Resolución Ministerial N" 283-2003-SA/DM. Reglamento de Altas.

Bajas y Enajenaciones del MINSA - Sede Central. Del 13/03/2003
www.minsa.gob.pe/portal/normas legales

• Resolución Ministerial N° 1753-2002-SNDM: Se aprueba el SISMED.

Del 10/11/2002
www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

• Resolución Ministerial N° 585-99-SNDM: Se aprueba el Manual de

Buenas Prácticas de Almacenamiento de Productos Farmacéuticos y
Afines. Del 04/12/1999.
www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

• Resolución de Contralorfa N" 123-2000-CG. Modifica diversas

normas técnicas de control interno para el sector público. Del 23/06/
2000.
www.contraloria.gob.pe

• Resolución de Contralorra N" 072-98-CG: Se aprueban normas

técnicas de control interno para el Sector Público (02 julio 1998) Norma
300-02. Unidad de Almacén. Del 02/07/1998
www.contraloria.gob.pe

• Resolución Jefatural N" 335-90-INAP/DNA: Se aprueba el Manual

de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional. Del
25/07/1990
www.sbn.gob.pe/s bn 1/wbienes_muebles/leg islacion_BM/
Legislacion_BM2002bb.htm

• Resolución Jefatural N° 118-80-INAP/DNA: Se aprueban normas

generales del Sistema de Abastecimiento (octubre 1980). SA.05: Unidad
en el Ingreso Físico y Custodia Temporal de Bienes. Del 17/08/1980.
www.sbn.gob.pe/sbn 1/wbienes_muebles/leg islacion_BM/
Legislacion_BM2002bb.htm.

Procesos dol Sistema de SuminislrO de Medicamentos e Insumos en 01 MinislBrio de Salud· DIGEMIO

Objetivo General:

Aplicar herramientas de gestión para mantener un sistema de suministro

permanente y eficiente a los establecimientos de salud, a fin de lograr
disponibilidad y optimización de recursos.

Objetivos específicos:

1. Analizar y utilizar la información existente en el sistema de suministro de

medicamentos e insumos de la DISA, para asegurar la disponibilidad de
los mismos.

2. Conocer y manejar los métodos para calcular los requerimientos y la

existencia máxima y mínima de los medicamentos en los establecimientos
de salud, a fin de establecer el punto de reposición para prevenir períodos
de desabastecimiento y sobrestock.

3. Aplicar adecuadamente las herramientas de gestión de stocks para

optimizar los procesos del sistema de suministro de medicamentos e
insumos.

«Lograr que el personal

responsable aplique herramientas
de gestión para mantener un
sistema de suministro de
medicamentos e insumas
permanente y eficiente, a fin de
lograr disponibilidad y
optimizaci6n de recursos"

Pmces.. del Si'teme de Sumini,'m de Medicamentos e Insum .. ar. el MiniSlario de Selud . DICEMID
Lea con atención el siguiente caso:

El Almacén Especializado de una DISA presenta sobrestock de

medicamentos e insumos de poca o nula rotación, como Bicarbonato
de Sodio 8.4% en ampolla, Cloruro de Sodio al 20% y Cloruro de Po.tasio
14.4%, entre otros. Asimismo, presenta períodos prolongados de
desabastecimiento de medicamentos trazadores, entre los que se
encuentran el Paracetamol 500 mg en tableta, Amoxicilina 500 mg en
cápsula, Ibuprofeno 400 mg en tableta, y grandes cantidades de
medicamentos para Intervenciones Sanitarias vencidos en años
anteriores (Isoniazida 100 mg, Cloroquina 250 mg, Etamoutol 400 mg
en tableta).

Pese a esta situación, la DISA sigue adquiriendo los medicamentos que

tiene en sobrestock, y los que se encuentran en desabastecimiento no
cubren la demanda de los establecimientos de salud.

A pesar de que esta DISA cuenta con un formato actualizado del Informe
de Consumo Integrado (ICI) de los establecimientos de salud al 90%, el
Director General recibe constantes quejas provenientes de los
establecimientos por el frecuente desabastecimiento, lo cual ocasiona
que los usuarios manifiesten su desconfianza por el servicio que reciben.

Promos dol Si.toma d. Sumini.tro d. M.dicamentos o Insumos en .1 Mini.terio d. Satud . DIGEMID

 Reflexionemos sobre el caso presentado:

~ ¿Qué le parece el caso expuesto?

~ ¿Le es familiar?

~ ¿Qué acciones debe tomar el personal involucrado en la gestión de stock

para revertir la situación presentada en el almacén especializado?

~ ¿Conoce algunas herramientas de gestión que permitan mejorar el control

de stocks de los medicamentos e insumos en los almacenes? ¿Cuáles?

~ ¿Cuáles son las funciones de la Oficina Logística de la DISA respecto de la

gestión de stock?

La información que se presenta a continuacíón pretende responder a éstas y a

otras interrogantes que suelen presentarse en el desarrollo de las actividades.

¿Qué entendemos por Gestión de Stock?

La Gestión de Stock es el conjunto de actividades técnico-administrativas

destinadas a optimizar los procesos del suministro de medicamentos e insumos.
Consiste en controles basados en la política de rotación de inventarios y tiene
como finalidad mantener la continuidad del abastecimiento.

La importancia de la Gestión de Stock radica en la oportuna disponibilídad de

medicamentos e insumos en los establecimientos de salud, lo cual se traduce
en la satisfacción de los usuarios.

Pro,,,,. del Si.leme de Sumini.tro de Uedicamenr,. e Insumos en el MiniSleri. de Salud· DIGEUID

Para una Gestión de Stock satisfactoria son esenciales los registros de datos
exactos o confiables sobre el comportamiento y niveles de stock de los
medicamentos e insumos.

Estos registros, junto a un efectivo control de inventarios, constituyen la fuente

de información necesaria para realizar los cálculos que determinarán el nivel
de stock y las necesidades de abastecimiento. Es por ello que los registros de
datos deben ser estandarizados, actualizados y exactos, pues de ellos depende
la precisión de los cálculos realizados para la gestión de stock. Si se cuenta
con el equipamiento adecuado, algunos de ellos pueden realizarse de manera
informatizada.

En nuestro caso se contaba con el 90%

de informes lel de los establecimientos,
pero estos no se usaban correctamente
en el análisis de abastecimiento del
almacén especializado.

-- - -- .. .. - ..."

Procesos dol Si'l8m. do Sumini'tro do Medicamentos e Insumos en .1 Minill"i. de Salud· OIGEMIO

1.1. Registros (documentos) que se utilizan en
el SISMED para la Gestión de Stock:

Los registros utilizados en el SI5MED son los siguientes:

PECOSA Mensual
Tarjetas de Con1roI Visible (TCV) Por movimienlD

Ordenes de COI11Jl'I
--~.
(OIC) Según ingreso

ALMACÉN GENERAL Gulas de Remisión (GR) Según ingreso

-

Nota de Entrada al Almacén (NEA) Según ingreso

Ta~atas Kordox Según ingroso

Podido Provisionol da Almacén (PPA) Según ingroso

Ta~otos da Control Visibla (TCV) Por movimiento

Cortificados vio protocolos de análisis Según ingroso

Registro Sanrtario de medicamentos e Según ingreso

insumas
ALMACÉN ESPECIALIZADO Pedido Provisional de Almacén (PPA) Según ingreso

Guia de Remisión (GR) Según distribución

Infonne de Consumo Integrado (ICI) Mensual

Infonne de Movimiento Económico de DISA Mensual

u Hospital (IME)

Ta~etas de Control Visible (TCV) Por movimiento

Gula de Remisión (GR) Según ingreso

ESTABLECIMIENTO DE SALUD
Infonne de Consumo Integrado (lCI) Mensual
Infonne de Movimiento Económico (IME) Mensual

Procesos dlll Sistema do Suministro de Medicamentos 8 Insumos sn el Ministerio de Salud - DI6EMID

1.2. Uso de la Tarjeta de Control Visible y el Kardex:

• El llenado de la Tarjeta de Control Visible (TCV) y del Kardex deben realizarse

bajo estricta concordancia con la descripción del medicamento o insumo
inventariado. Del mismo modo, se deben mantener actualizados
los registros.

• El control de inventarios a través de Tarjetas de Control Visible y Kardex

permite una vigilancia permanente de los movimientos de los
medicamentos e insumas.

• Se debe controlar que lo registrado en la Tarjeta de Control Visible y Kardex

corresponda al conteo físico. Si se identifican diferencias, se debe investigar
las causas y enviar un informe al nivel inmediato superior.

fl~~,¡:,J ,::('''"
oto, \'-.::;:1: ;:...-: . ,
,"#- '.-; .,... .."'. ..
TARJETA DE Controlar en unidades físicas el • Es de uso exclusivo del almacén.
CONTROL movimiento de entrada y salida, asr como • Permanece junto a los medicamentos e
VISIBLE DE el saldo de cada medicamento ylo insumo
insumos.
ALMACÉN almacenado.
• Permite 11e\W el control de medicamentos
e insumos de manera exacta.

• Esün a carvo
da la oficina da

_.
Suministrar información sobra al _ _ (Dirección da Logística).
TARJETA DE movimiento da _ V_ da
EXISTENCIAS · Se mantienen en - . _ _
modicamentos ........ daIa1macén,
VALORADAS DE encal_ _ V " -
ALMACÉN debidInente vaIorizBdu.

Pro"IOS del Sistema de Suminislro de Medicamentos e Insumos en el Ministerio de Salud· DIGEMID

 En el Anexo 1 se presenta el formato de Tarjeta de Control Visible de Almacén,
con la guía para el llenado correcto.

Se recomienda anotar en cada una de las Tarjetas de Control Visible la cantidad

máxima y cantidad mínima de cada uno de los medicamentos e insumos, a fin
de facilitar al Responsable del Almacén Especializado o de farmacia la adecuada
y oportuna elaboración del requerimiento correspondiente.

Recuerde que el registro en estos

documentos debe ser exacto y
mantenerse actualizado si se desea
garantizar un buen abastecimiento
de medicamentos e insumos.

1.3. Uso de medicamentos trazadores:

Los medicamentos trazadores constituyen un número de medicamentos

representativos, también denominados medicamentos indicadores o
medicamentos índices. 41

Son definidos por los establecimientos de salud y su disponibilidad permite

atender las principales enfermedades de su jurisdicción.

Criterios para la definición de medicamentos trazadores

• El número de medicamentos trazadores puede estar entre 15 y

40.

• Los medicamentos seleccionados deben formar parte del Petitorio

Nacional de Medicamentos Esenciales, según la morbilidad de la
zona.

• Preferentemente, su disponibilidad a escala nacional e inter-

nacional debe ser suficiente para establecer comparaciones.

Por lo general se evitará la inclusión de medicamentos con precios

unitarios muy elevados.

" GESTIÓN DEL SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS. Management Sciences lor Health- MSH - 2002.

1------------------------4
ProcBSOS del Sistema de Suministro de MBdicamBnlos 8 Insumos en el Ministerio de Salud· DICEMID
Según los criterios antes mencionados. el número de medicamentos trazadores
sometidos a evaluación y aprobados por el nivel de atención son:

• Hospitales = 36
• Centros de Salud = 26
• Puestos de Salud = 16

Existen varios documentos y

herramientas que, usados
adecuadamente, nos proporcionan
información para lograr un
abastecimiento de medicamentos e
insumos de calidad, permanente y
oportuno.

Promos d.1 Si.lOm. d. Sumini'lro d. M.dicamanlo•• In,umos an .1 Mini'l"i. d. S.lud • OIGEMIO

 El requerimiento o pedido de medicamentos e insumos constituye la solicitud
de abastecimiento que los establecimientos realizan al Almacén Especializado
o subalmacén para lograr mantener un nivel de suministro adecuado para
cubrir las necesidades de los usuarios. Este utiliza una metodología que
combina métodos y variables que permitan la disminución del tiempo
empleado en esta actividad, a la vez que garanticen la disponibilidad de
medicamentos e insumos. Los variables y métodos recomendados a usar son
los siguientes:

Variables:
Nivel Máximo y Minimo.
Cantidad Máxima y Mínima.
Periodo de Abastecimiento.
Punto de Reposición.
Lapso de Abastecimiento.
Meses de Provisión.

Métodos:
Consumo Histórico Ajustado.
Perfil Epidemiológico o de morbilidad.

2.1. Variables recomendadas para establecer

requerimientos:

Cantidad máxima (Stock Máximo):

Es el número máximo de unidades de un medicamento o insumo al que puede
llegar el Nomostock sin afectar la demanda terapéutica de las personas, en
condiciones regulares de consumo, en una determinada zona y por un periodo
determinado, sin tener riesgo de sobrestock o vencimiento. Se determina
multiplicando el Nivel Máximo por el CPMA.

Cantidad Mínima (Stock Mínimo):

Es el número minimo de unidades de un medicamento o insumo al que puede
llegar el Normostock sin afectar la demanda terapéutica de las personas en
condiciones regulares de consumo, en una determinada zona y por un periodo
determinado, sin tener riesgo de desabastecimiento. Se determina
multiplicando el Nivel Minimo por el CPMA.

Cantidad para el Lapso de Reabastecimiento:

Es el Lapso de Reabastecimiento expresado en cantidad de medicamento o
insumo. Se determina Multiplicando el Lapso de Reabastecimiento por el
CPMA.

Cantidad Optima Disponible (COD):

Es la cantidad de un medicamento o insumo equivalente al Normostock.

Procesos del Sis1ema de Suministro de Medicamentos 8 Insumos en el Ministerio de Salud· OIGEMID

Disponibilidad:
Es la condición de un medicamento o insumo de encontrarse listo para utilizarse
en la cantidad necesaria (Cantidad Optima Disponible) y en buen estado de
uso (calidad). en un Establecimiento de Salud, Almacén Especializado o
Subalmacén en razón de atender las necesidades terapéuticas de las personas
en un momento determinado.

Establecimiento de Salud:
Entiéndase por establecimiento de Salud aquellos que realizan, en reglmen
ambulatorio o de internamiento, atención de salud con fines de prevención,
promoción, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación, dirigidas a mantener o
restablecer el estado de salud de las personas. Se clasifican en Establecimientos
con internamiento y sin internamiento. Incluyéndose en ellos a los Centros de
Salud, Puestos de Salud, Hospitales e Institutos Especializados (D:S. 013-2006-
SA - Aprueban Reglamento de Establecimientos de Salud y Servicios Médicos
de Apoyo).

Lapso de reabastecimiento:
Es el intervalo de tiempo, expresado en meses, comprendido entre el momento
en que se solicitan los medicamentos y/o insumos y el momento que son
recibidos por el solicitante.

Meses de Provisión (Meses de Stock Disponible):

Cantidad de medicamento o insumo disponible en un momento determinado
expresado en número de meses y que es determinado en base al Consumo
Promedio Mensual Ajustado. Se determina dividiendo el stock existente (saldo actual
o inventario) entre el CPMA.

Nivel Máximo:
Es el número de meses máximo de stocks o existencias de un medicamento o
insumo que puede existir en el establecimiento de salud sin generar sobrestock
o riesgo de vencimiento. Es determinado por cada Unidad Ejecutora y/o
Establecimiento de Salud de acuerdo a su realidad.

Nivel Mfnimo:
Es el número de meses mínimo de stocks o existencias de un medicamento o
insumo que puede existir en el establecimiento de salud sin generar substock
o riesgo de desabastecimiento. Es determinado por cada Unidad Ejecutora y/
o Establecimiento de Salud de acuerdo a su realidad.

Normostock:
Cantidad de un medicamento o insumo mayor al stock mínimo y menor al
stock máximo existente en un Establecimiento de Salud, Almacén Especializado
o Sub-almacén suficiente para atender las necesidades terapéuticas de las
personas en una determinada zona y en un determinado momento y que es
determinado en base al Consumo Promedio Mensual Ajustado (CPMA).

Perrodo de abastecimiento:
Es el tiempo (expresado en meses) que transcurre entre un pedido y otro.

Procesos del SislBma de SUllil1islrO de Medicamentos e Insumos en .1 Ministerio de Salud· DIGEMID

 Punto de Reposición:
También se conoce como existencia de alerta y se define como el momento
ideal para iniciar las acciones correspondientes a la reposición de existencias
a fin de mantener las existencias mínimas. Se determina sumando a la Cantidad
Mínima la Cantidad para el Lapso de Reabastecimiento.

Es importante precisar que la directiva del SISMED establece. de manera

general. los Niveles Máximos y Mínimos de stock de medicamentos e insumos,
según se detalla:

Centro de Salud 4 2

Puesto de Salud 4 2

No obstante. la misma directiva establece que estos niveles máximos y

mínimos de stock pueden ser modificados según las características de la zona
o realidad epidemiológica 42

"R.M. N° 1753-2002-SAlDM Aprueba el SISMED ( 05 Nov. 2002).

Pro, .... d.1 Si.t.m. d. Sumini.tro d. M.dicam.ntos • In.umos .n .1 Ministerio d. S.lud . OIGEMIO
2.2. Métodos recomendados para establecer
requerimientos:
-----------------0
Los métodos recomendados para determinar requerimientos son los mismos
que se usan en el Proceso de Estimación de Necesidades, métodos que fueron
ampliamente desarrollados en el segundo módulo de esta serie. Para efectos
de una mejor comprensión de la aplicación de la metodología para la
elaboración de requerimiento, haremos una breve descripción de cada método
y la manera cómo se aplica para la determinación del requerimiento.

2.2.1. Método del Consumo Histórico Ajustado:

También llamado método de Griffiths, este método estima las necesidades de

medicamentos e insumos tomando como base el consumo real en un período
determinado (6 meses, 1 año, etc.). Si un medicamento o insumo se agotó en
algún momento durante ese período, entonces el consumo ajustado sólo se
aplicará al lapso en el cual el medicamento o insumo mantenia niveles de
existencia mayores a un tratamiento.

El método de consumo promedio mensual ajustado utiliza como condición

previa el dato del período de desabastecimiento por cada uno de los
medicamentos e insumos.

Los pasos a seguir para determinar un requerimiento adecuado son:

a) Determinar el consumo promedio mensual ajustado (CPMA) para cada

medicamento e insumo.
b) Identificar el nivel máximo y mínimo para cada medicamento e insumo
(en meses).
c) Determinar la cantidad máxima y mínima para cada medicamento e
insumo.
d) Determinar el stock actual de cada medicamento e insumo.
e) Determinar el requerimiento de medicamentos e insumos.
f) Identificar el punto de reposición para cada medicamento e insumo.
Determinar los meses de provisión.

al Determinación del Consumo Promedio Mensual Ajustado

(CPMA)

Es el consumo promedio que presenta un establecimiento durante un período

ajustado al número de días de abastecimiento. Lo recomendable es emplear
un tiempo de 12 meses (365 días). En caso de no contar con esta información,
se empleará el consumo de los últimos 6 meses.

ProtolOS del Si.'ema de Suministro de Med¡tomenlos • In.umos en .1 Mini.'eri. d. Salud· 01 GEMID

 Fórmula para hallar el Consumo Promedio Mensual Ajustado CPMA:

Consumo de un período x Período de Cálculo

determinado (30 días)
CPMA=
Período determinado Período sin existencias
(en días) (en días)

Donde:

Consumo de un período = Cantidad de medicamentos e insumos

determinado que se han consumido en un año (o un
mínimo 6 meses).

Período de Cálculo = 30 días (1 mes).

Período determinado = 365 días (1 año) o el número total

de días en los que se calculó el consumo.

Período sin existencias = Número de días con stock menor

a un tratamiento.

Consideraciones a tomar en cuenta:

• Si no se cuenta con el dato de consumo de los últimos 6 meses. se trabajará

con el número de meses de los que se disponga información, hasta alcanzar
los 6 meses de consumo como mínimo.

• Si sólo se tiene el dato de consumo de un mes (Consumo del último mes)

se trabajará con éste; posteriormente se irá completando la información.

b) Determinación de los Niveles Máximos y Mínimos.

En caso de que el establecimiento decida mantener un nivel de stock máximo

superior a 4 meses, éste se calcula sumando el nivel mínimo establecido por el
SISMED (2 meses) con el período de abastecimiento del establecimiento (en
meses), como se indica a continuación:

Nivel Máximo = Nivel Mínimo + Período de

(meses) Abastecimiento
(meses)

Por ejemplo, un centro de salud hace su pedido cada tres meses, es decir, tiene
un periodo de abastecimiento de tres meses, entonces:

Nivel Máximo = Nivel Mlnimo + Período de

2 meses Abastecimiento
3 meses

Procesos del SiSlema de Suminimo de Medic.menlos e Insumas en el Ministerio de S.lud ·OIGEMIO

 = 5 m.~. J
cl Determinación de la Cantidad Máxima y Mínima

Expresión de los niveles máximos y mínimos que se establece desarrollando

la siguiente fórmula:

Cantidad máxima:

Cantidad = Nivel x CPMA

Máxima Máximo

Cantidad Mínima:

Cantidad = Nivel x CPMA

Minima Minimo

A partir de la cantidad máxima y mínima de cada medicamento e insumo se

calcula el requerimiento.

dl Determinación del stock actual de cada medicamento

e insumo:

Corresponde al stock físico existente en el Almacén Especializado. subalmacén

y Establecimientos de Salud (DISA/DIRESA) o Almacén Especializado y
Farmacia (Hospital/Instituto Especializado) en el preciso instante que se inicia
el cálculo del requerimiento.

el Determinación del requerimiento:

Para determinar el requerimiento se necesita la siguiente información:

• Cantidad máxima para cada medicamento e insumo.

• Stock actual de cada medicamento e insumo.

PIOCCSOS del Sislema rle Suministro de Medicameolos e Insumos en 01 Ministerio de Salud· OIGEMIO
 Requerimiento = Centlded Stock
Mblme (ActueQ

• Si el stock actual del medicamento o insumo es MAYOR a la cantieJ,

máxima, NO se hará el pedido o requerimiento.

• Si el stock actual es MENOR a la cantidad máxima, entonces se deba

realizar el pedido de medicamentos.

• Si el stock actual es MENOR a la cantidad mínima, el requerimiento

se debe realizar inmediatamente.

f) Identificación del Punto de Reposición de cada

medicamento e insumo

En primer lugar, identificar la cantidad de medicamentos e insumos necesan

para cubrir el Lapso de Reabastecimiento:

Cantidad para Lapso de

Lapso de = Reabastecimiento x CPMA
Reabastecimiento (meses)

Punto de Reposición (P-R):

Punto de Cantidad Cantidad para

Reposición = Mfnima + lapso de
Reabastecimiento

g) Determinación de los Meses de Provisión (Meses de stock

disponible)

Permite identificar la cantidad de meses de abastecimiento con los que se cuenta

a partir del stock existente.

Meses de = Stock I CPMA

Provisión Actual

Procesos dal SisIBma da Suminislro da Madicamenlos e Insumos en el Minislario de Salud - DI GEMID

EJERCICIO:

Determinar el requerimiento de medicamentos de un Establecimiento de Salud

de la sierra central, considerando los datos de consumo y stock que aparecen
en el Cuadro N° 01. Asimismo, determinar los Meses de Provisión (meses de
stock disponible) y el Punto de Reposición de cada uno de los medicamentos e
insumos, considerando que el tiempo de demora de abastecimiento (Lapso de
Reabastecimiento) es de seis (6) días.

Procedimiento para desarrollar el ejercicio:

1. Determinar el consumo total de un grupo de medicamentos a partir de

consumos mensuales de un periodo (mínimo 6 meses). Se recomienda
escoger un periodo donde no hubo quiebre de stocks (Columna a).

2. Calcular el Consumo Promedio Mensual Ajustado usando la fórmula

respectiva y registrar el resultado en la columna c.

3. Considerar los niveles mínimos y máximos establecidos en la directiva del

SISMED (nivel mínimo de dos meses y nivel máximo de cuatro meses).

4. A partir del consumo promedio mensual ajustado y los niveles mínimos y

máximos, proyectar la cantidad mínima (Columna d) y la cantidad máxima
(Columna e).

5. Determinar el requerimiento de cada medicamento (columna g) restando

a la cantidad máxima el stock actual (columna f).

6. Para concluir con el análisis del requerimiento, determinar los Meses de

Provisión y Punto de Reposición.

• Punto de Reposición:
Sumar al dato de cantidad mínima (Columna dI, el consumo o cantidad
de medicamentos para cubrir el Lapso de Reabastecimiento (días de
demora del abastecimiento expresado en meses), que para el ejercicio es 6
días (Columna h).

• Meses de provisión (Meses de stock disponible):

Utilizar el dato de stock a la fecha que se realiza el requerimiento (para el
ejercicio en el cuadro N° 01 la fecha es el 30 de noviembre del 2004) y
dividirlo entre el Consumo Promedio Mensual Ajustado (Columna i).

Recordemos utilizar todas las variables

disponibles para nuestro análisis, así el
requerimiento será completo y reflejará
nuestras necesidades reales.

PromOl dal Si.tama da Suministro da MadicamanlOl a IRlumOl an al Minim,i. da Salud· DIGEMID

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 2.2.2. Método de Perfil Epidemiológico o de Morbilidad:

Este método se utiliza para la elaboración de los requerimientos para

Intervenciones Sanitarias (enfermedades definidas por la Dirección General
de Salud de las Personas DGSP como la tuberculosis y la malaria. entre otras)
y nos puede ayudar a obtener una mayor precisión de los niveles de stock y
cantidad a suministrar, siempre que la proyección del número de casos y los
esquemas de tratamiento sean datos confiables.

Los pasos a seguir para determinar un requerimiento adecuado son:

a. Contar con criterios de programación de medicamentos e insumos

médico quirúrgicos establecidos por la Dirección General de Salud de
las Personas (DGSP).

b. Proyectar el número de casos establecidos por la DSf'

c. Identificar el nivel máximo y mínimo para cada medicamento e insumo

(en meses).

d. Determinar la cantidad máxima y mínima para cada medicamento e

insumo.

e. Determinar el stock actual de cada medicamento e insumo.

f. Determinar el requerimiento de medicamentos e insumos.

g. Identificar el punto de reposición para cada medicamento e insumo.

h. Determinar los meses de provisión.

El método de perfil epidemiológico es realizado por el responsable del SISMED

y el químico farmacéutico responsable del Almacén Especializado. Se
recomienda que el requerimiento final cuente con el visado del responsable
de las intervenciones sanitarias. Los establecimientos de salud también pueden
elaborar sus requerimientos mediante este método, siempre que cuenten con
la ínformación requerida sobre casos y criterios de programación de
medicamentos.

a. Criterios de programación de medicamentos e insumos

médico quirúrgicos:

Estos criterios son definidos por la DGSP en las guías de atención, según
los daños cubiertos por las Intervenciones Sanitarias. Ellos incluyen la
cantidad fija de medicamentos consumidos por tratamiento o
procedimiento y el factor por pérdídas.

Pracesos dal SisI8lta d. Suministro di Medicamentos B Insumos lA al Ministerio di Salud - DIGEYIO

 b. Proyección del número de casos:

Conocida también como metas de número de casos o procedimient

cubrir. es la cantidad de casos que se espera atender. Estos son calcula
a partir del análisis epidemiológico de un daño cubierto por I
Intervenciones Sanitarias definidas por la DSP.

Esta información es suministrada por la Dirección de Salud de las Persa

de la DISA.

c. Determinación del nivel máximo y mfnimo:

Se requiere la cantidad de casos proyectados para los niveles máximo

minimo, expresado en número de meses. La finalidad es determin
cuántos tratamientos se deben tener como mínimo en un establecimien
y cuántos como máximo.

d. Determinación de la cantidad máxima y mfnima

Este paso consiste en determinar la cantidad de medicamentos que se

requiere para mantener los niveles máximos y mínimos calculados.

Se obtiene al multiplicar el número de casos esperados por la cantidad de

medicamentos e insumas necesarios por tratamiento.

Cantidad máxima:

Cantidad Número de casos Esquema

Máxima = esperados para el x de
nivel máximo tratamiento

Cantidad Mínima:

Cantidad Número de casos Esquema

Máxima = esperados para el x de
nivel mlnimo tratamiento

Promos do; SlslOma d. Suministro d. M.di"m.nlos o Insumos en el Ministori, do Salud - DIGEMID

 Esta operaclon puede efectuarse también usando hojas de cálculo
computarizadas. A partir de la cantidad máxima se calcula el requerimiento
del establecimiento. luego se suman las cantidades obtenidas para cada
medicamento.

e. Determinación del stock actual de cada medicamento e

insumo:

Corresponde al stock físico existente en el establecimiento al momento de

iniciar el cálculo del requerimiento.

f. Determinación del requerimiento:

Para determinar el requerimiento se requiere contar con la información

siguiente:

OLa cantidad máxima y minima de cada medicamento e insumo y,

°EI stock actual de cada medicamento e insumo

Con estos datos. se aplica la fórmula siguiente:

Requerimiento = Cantidad Stock

Máxima (Actual)

° Si el stock actual del medicamento e insumo es MAYOR a la cantidad

máxima, NO se hará el pedido o requerimiento del medicamento e insumo.

° Si el stock actual es MENOR a la cantidad máxima, entonces se debe realizar

el pedido de medicamentos e insumos.

° Si el stock actual es MENOR a la cantidad mínima. el requerimiento se

debe realizar inmediatamente.

Promos del Si.lema de SuminiSirO de Medicamenlos e Insumo. en el MiniSlOlio d. Salud - OIGEMIO

 g) Identificación del punto de reposición para cada
medicamento e insumo:

Para ello, debe identificarse en primer lugar la cantidad de medO

e insumas necesarios para cubrir el Lapso de Reabastecimiento:

Cantidad para LaPlO de

LaPlO de ... Reeblsteclmiento x
Reeba.teclmlento (m_)

Punto de Reposición:

Punto de Cantidad Cantidad para

Reposicl6n = Mlnima + Lapso de
Reabastecimiento

h) Determinación de los Meses de Provisión (Meses de stock

disponible:

Permite identificar con cuantos meses de abastecimiento se cuenta a partir

del stock existente.

Meses de = Stock I CPMA

Provisi6n Actual

Procesos del Sistema d. Suminislro de Meditilmenlos 8 Insumos In el Ministerio de Salud· OIGUUD

Procedimiento Práctico (Rápido) para realizar el Requerimiento
de medicamentos e insumos por el Método del Perfil de
Morbilidad

Para realizar el requerimiento de medicamentos e insumos para las

Intervenciones Sanitarias por el Método del Perfil de Morbilidad en forma
práctica las variables que se utilizan son:

1. Cantidad de medicamentos por esquema de tratamiento. de acuerdo a

las Guias de Atención (Protocolos o Normas Técnicas) definidas por la
DGSP.

2. Número de casos programados para un periodo determinado. Esta

proyección también la realiza la DGSP. A partir de este dato se obtiene la
proyección de casos mensual que se estima atender.

3. Periodo de Requerimiento.

4. Stock de seguridad. Este es determinado por cada Unidad Ejecutora. de

acuerdo a su realidad y al Lapso de Reabastecimiento por el proveedor.
El stock de seguridad debe estar proyectado en cantidad de
medicamentos de acuerdo al número de casos que se estima podrían
aparecer por contingencias no programadas para un determinado
periodo.

5. Stock actual existente en el momento en que se procede a realizar el

requerimiento.

El Ejercicio siguiente esta desarrollado utilizando este procedimiento. en donde

se esclarece lo anteriormente mencionado.

EJERCICIO:

Determinar el requerimiento de medicamentos de una Dirección de Salud para

las atenciones de tuberculosis. considerando el número de casos y stock. según
los datos establecidos en el Cuadro N° 02.

Para el desarrollo del ejercicio se recomienda el uso del cuadro N° 02.

Promos del Sislema d. SuminillrO de M.d¡tamenios e Insumos en el MiniSlerio de Salud· OIGEMIO

 Procedimiento para desarrollar el ejercicio:

1. Registrar en la columna «aa la cantidad de medicamentos según

esquemas de tratamiento (para nuestro ejemplo se ha selecciona
estrategia de Tuberculosis) y en la columna «ba el número de e
programados para el año 2005 (Número de casos anual).

2. Calcular el número de casos mensual aplicando la fórmula respe

indicada en el columna «ca y registrarla en esta misma columna

3. Determinar la cantidad de medicamentos, por esquema, para un

multiplicando el número de casos mensual por el esquema de tratami
(columna «da)

4. Calcular la cantidad de medicamentos, por esquema, necesarios para

periodo de requerimiento (3 meses para el ejemplo). multiplicando
cantidad mensual por el periodo de requerimiento (columna «ea).

5. Determinar un stock de seguridad para afrontar contingencias de consu

no programadas. Para el ejemplo se ha considerado una cantidad necesaria
para atender 1 mes de consumo. Su cálculo se realiza multiplicando la
cantidad necesaria mensual por 1 mes (columna «h)

6. Determinar la cantidad máxima necesaria de medicamentos, por esquema

de tratamiento, para el periodo de requerimiento, adicionando a la cantidad
necesaria para 3 meses, indicado en la columna «e», la cantidad necesaria
para un stock de seguridad de 1 mes, indicado en la columna «f». El resultado
se registra en la columna «ga

7. Calcular la cantidad total por medicamento, consolidando los

medicamentos comunes en los diferentes esquemas de tratamiento. Por
ejemplo, sumar las cantidades máximas de Rifampicina x 300mg tab tanto
para el esquema 1 adulto, esquema I niño, esquema 11 adulto y esquema
VIH/SIDA - TB (columna «ha)

8. Registrar el stock actual de aquellos medicamentos vigentes y que no

vencerán en los próximos 6 meses (de acuerdo al periodo de
requerimiento). Se deberá tener en cuenta si existen medicamentos en
tránsito ya sea de una distribución o redistribución pendiente para
considerarlos como próximos ingresos. El stock se registra en la columna
.j.
9. Finalmente determinar el requerimiento restando al consolidado por tipo
de medicamentos para 3 meses (columna «h») el stock actual (columna
«¡») el resultado se registra en la columna «ja

Una vez finalizado el análisis. las cantidades obtenidas para el

requerimiento se deben trasladar a la columna trrequerimiento»
del formato ICI.

Pro,",os d.1 Sistema d. Suministro d. M.dicamenlos • Insumos .n .1 Minislerio d. Salud· DICEMID

 CUADRO N° 02

REQUERIMIENTO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS ESTRATEGIA DE TUBERCULOSIS - METODO DEL PERFIL

EPIDEMIOLOGICO O DE MORBILIDAD

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~. I CUADRO N° 02 (Continuación)

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REQUERIMIENTO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS ESTRATEGIA DE TUBERCULOSIS· METODO DEL PERFIL

EPIDEMIOLOGICO O DE MORBILIDAD (Continuación)
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Rilampicina IR)
Jeringa descartable
100 m¡¡l5mL
5mL e/a 21xl1/2
FeO

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t 2,500
800
I

1
668
6,200
 Esta es la metodologfa que el
responsable del 515MED debe aplicar
para elaborar un requerimiento
adecuado y evitar los problemas de
disponibilidad en
los establecimientos de salud

Pro",us jll Sistlm. dI Sumini.tro dI Mldi...ont.. I Insum.. on 01 Mini.I";o do S.lud . DtGIMID

 La optimización consiste en buscar la mejor manera de controlar I
medicamentos e insumos con la finalidad de mantener un abastecimie
adecuado.

3.1. Situaciones que ponen en nesgo los stocks:

3.1.1. Deterioro:

Se presenta principalmente por la inadecuada manipulación de los

medicamentos, accidentes, o el tiempo de permanencia en los almacenes o
farmacias.

• Lo ideal es que el porcentaje por deterioro sea de 0%.

• Para evitar la ocurrencia de estos se recomienda llevar estricto control de

las compras. ventas y/o distribuciones, costos y rotaciones del inventario.

• En caso de encontrarse algún medicamento o insumo deteriorado, se

recomienda colocarlo en un área exclusivamente designada para ellos.

• Se recomienda. además, hacer un control semanal y realizar el trámite

para dar de baja a dichos medicamentos e insumos, siempre y cuando se
cuente con las evidencias del deterioro (frascos, ampollas, etc.).

3.1.2. Obsolescencia:

• El riesgo de obsolescencia de los insumos induce a menores compras y,

desde luego, a menores inventarios. Sin embargo, produce un doble
impacto en el inventario: el insumo antiguo vence y por lo tanto se vuelve
obsoleto, mientras el nuevo se agota con frecuencia.

• Para evitar la obsolescencia se recomienda una actividad interdisciplinaria

con el cuerpo médico, que incluye un estricto control de las prescripciones
médicas y el conocimiento completo, por parte de los prescriptores, del
listado básico de la institución. Asimismo, el Comité Farmacológico
desempeña un papel fundamental.

3.1.3. Vencimiento:

Para minimizar las pérdidas por vencimiento es necesario ejercer control sobre
las fechas de vencimiento, para lo cual se debe hacer uso continuo del Reporte
de Fechas de Vencimiento del software del SISMED.
Asimismo se recomienda:

P""SOI dol Sistoma do Suministro do M.dicamonIO$ o Insumas ...1Minilt"io do Salud· OI&EMIO

 • Registrar en un formato las fechas de vencimiento, al ingreso de los
medicamentos e insumos al almacén o farmacia.

• Revisar los medicamentos e insumos, considerando los datos de formatos

manuales y/u hojas de cálculo.

• Verificar los medicamentos e insumos que vencen ese mismo mes o en los
seis meses siguientes.

• Elaborar un reporte y tramitar con el proveedor su cambio o devolución, si

es que procede. Para el caso de medicamentos e insumos en riesgo de
vencimiento, elaborar oportunamente un plan de redistribución para evitar
pérdidas por sobrestock y vencimiento.

• Los medicamentos e insumos vencidos deben ir al almacén especializado,

acompañados de un informe técnico fundamentando las razones del
vencimiento. Este informe formará parte del expediente administrativo de
baja de bienes de la DISA. La devolución de medicamentos e insumos al
Almacén Especializado se realiza para evitar potenciales daños a la salud
pública, independientemente de las acciones administrativas a las que
conlleve la investigación de las causas del vencimiento.

3.1.4. Sustracción:

Su magnitud depende del grado de compromiso, motivación y sentido de

identificación del personal con la institución.

Para evitar estas situaciones se recomienda:

• Tener un control de vigilancia, que incluya la revisión del personal y de sus

objetos de mano al ingreso y salida del almacén y/o servicio de farmacia.

• Permitir solamente el ingreso de personal autorizado.

3.2. Las devoluciones: Procedimiento que favorece la

Gestión de Stock

Las devoluciones favorecen la movilización de stocks de medicamentos entre

establecimientos, a fin de evitar pérdidas de recursos por diversos factores.
Para realizar las devoluciones de medicamentos e insumos de los
establecimientos de salud al almacén o subalmacén especializado, deben existir
motivos debidamente justificados, como por ejemplo:

• Sobre stock: Se refiere a medicamentos e insumos que se tienen en exceso.

Se debe establecer en cada Unidad Ejecutora periodos mínimos de tiempo
para la devolución de estos medicamentos, con el fin de facilitar su
redistribución a otros establecimientos y evitar pérdidas por vencimiento
(devolución interna).

Pro",.. d.1 Sill••• d. S••i.ill" d. IlIdi ' l 1Mi.ill"i. d. S.lud - DIGEMID

 • Alteración de la Calidad: Se refiere a medicamentos e insumos alterados
en su calidad antes de su fecha de vencimiento o por malos resultados en
el control de calidad (alertas DIGEMID). Estos productos, una vez devueltos
por todos los establecimientos de la DISA, se devolverán al proveedor
(devolución externa).

Pasos recomendados para la devolución al Proveedor:

• Identificar los medicamentos e insumos alterados en su calidad antes de la

fecha de vencimiento ylo los lotes correspondientes a las alertas DIGEMID.

• Elaborar el informe, indicando las causas de la devolución al proveedor.

• Coordinar con el proveedor para que éste recoja los medicamentos ylo
insumos.

• Coordinar la elaboración del PECOSA con el Almacén General.

• El responsable del Almacén Especializado o la persona encargada debe

verificar que los medicamentos e insumos a devolver coincidan con lo
señalado en el PECOSA.

• Efectuar la entrega al proveedor en la fecha y hora señalada, firmando éste

la conformidad del PECOSA.

• Cuando el proveedor retorne los medicamentos ylo insumos, reingresarlos

con una nota de entrada al almacén, a fin de que queden aptos para su
distribución.

• Registrar las salidas ylo ingresos en el software y la Tarjeta de Control

Visible, anotando en la columna «observaciones» el motivo por el cual salió
o ingresó.

3.3 Redistribución interna o externa:

Es una estrategia de optimización de nivel de stock. Esta permite movilizar

medicamentos e insumos en sobrestock, stock crítico ylo riesgo de vencimiento
entre establecimientos de salud (redistribución interna) y entre unidades
ejecutoras y otras entidades (redistribución externa).

Las redistribuciones se pueden realizar a través de:

Devolución Interna (establecimientos de una unidad ejecutora).

Transferencia Entre unidades ejecutoras del MINSA.

Donación Entre diferentes instituciones.

Procesos d.1 Sist.ma d. Suministro d. M.dicam.nlos • Insumos en .1 Minist"i. d. Salud· DIGEMID

 Se recomienda la elaboración de un plan de redistribución de medicamentos
e insumos debidamente sustentado, después del análisis de la información.

3.3.1. Principales actividades que debe contemplar un plan

de redistribución:

1. Análisis de la información de medicamentos e insumos del SISMED por

prestador o establecimiento de salud.

2. Elaboración del informe técnico que sustente el plan de redistribución.

3. Aprobación del plan de redistribución por la máxima autoridad de la

entidad.

4. Comunicación oficial a los establecimientos de salud que cuentan con

sobrestock o stock crítico. sobre los medicamentos e insumos que deben
devolver al Almacén Especializado y el plazo.

5. Devolución interna de los medicamentos por parte de los establecimientos

de salud al Almacén Especializado.

6. Verificación cualitativa y cuantitativa de los medicamentos devueltos.

7. Ubicación y ordenamiento en el Almacén Especializado.

8. Reingreso documentarío de los medicamentos devueltos al Almacén

Especializado.

9. Distribución de los medicamentos reingresados a establecimientos que

los requieran.

3.3.2. Caracteristicas de la devolución dentro de un proceso de

redistribución:

En un proceso de redistribución sólo se acepta la devolución por motivos de

sobrestock o stock critico. La devolución se debe realizar bajo el formato _Nota
de Devolución., con una fecha de vencimiento mínima de tres meses.

Pra,,,.. d.1 S;st••• d. S••inistro d. lI.di"••nt... 1...... ID .llIini",,;. da S.I.d - DIGEIIID

Procedimiento recomendado para las devoluciones internas"
de medicamentos e insumos:

• El establecimiento de salud deberá registrar en el formato «Nota de

Devoluciones» los medicamentos e insumos que devolverá a la DISA.
indicando las causas de la devolución.

• El Almacén Especializado recibirá la "Nota de Devoluciones» y los

medicamentos ylo insumos.

• El responsable del Almacén Especializado o la persona encargada verificará

que los medicamentos e insumos coincidan con lo señalado en el formato
de devoluciones.

Si no coinciden, no recibirá los medicamentos ylo insumos.

Si coinciden, recibirá los medicamentos ylo insumos, evaluará las
características externas y firmará la copia del formato.

• Si los medicamentos e insumos están en buen estado, serán ubicados en

los estantes para su posterior distribución, después de formalizar su ingreso
en la Tarjeta de Control Visible (TCV).

• Si los medicamentos e insumos no son utilizables, serán colocados lejos

de los estantes.

• Se registrarán las devoluciones en el software y en la Tarjeta de Ccontrol

Visible, anotando en la columna «observaciones» el motivo de la devolución.

En el Anexo 2 se presenta el formato de Nota de Devolución con su guia para

el registro, establecido por la directiva del SISMED.

3.3.3. Transferencias:

Las transferencias se realizan entre las unidades ejecutoras del MINSA.

generalmente en caso de sobre stock (medicamentos e insumos que se tienen
en exceso), o stock crítico (próximos a su vencimiento).

3.3.4. Donaciones:

Se denomina donación a la entrega de medicamentos e insumos que realiza la

DISA u Hospital Unidad Ejecutora a otras instituciones, o también a la entrega
proveniente de organismos o países extranjeros, así como de instituciones
locales.

43 Manual de procedimientos operativos del sistema de suministro de medicamentos e insumas

médico quirúrgicos-SISMED Huánuco.

Pro,m. dol Si.lom. do Sumini.lro do 1I0diClmento. o Insumo. en 01 lIinisterio do S.lud . OI&EIIIO

 Para aceptar la donación de medicamentos e insumos se recomienda lo
siguiente:

• Los medicamentos e insumos donados deben responder a las necesidades

de la población afectada y ser de utilidad terapéutica de acuerdo con el
tipo de morbilidad de la zona, y/o responder a la capacidad resolutiva de la
institución que los recibe.

• Las cantidades donadas deben concordar con las necesidades a fin de evitar
problemas de almacenamiento y riesgos de vencimiento por sobrestock.

• Los medicamentos e insumos donados deben tener una adecuada

identificación en los rotulados de las etiquetas del envase mediato e
inmediato. Asimismo, deben cumplir con las especificaciones necesarias
para su fácil identificación, como indicar la denominación común
internacional y presentar la fecha de vencimiento en el idioma del pais
receptor.

Principios básicos sobre donaciones de medicamentos:

Los medicamentos e insumas son los principales tipos de suminIstros

movilizados, sobre todo en situaciones de desastre. Por ello la Organización
Mundial de la Salud ha establecido directrices sobre donativos, las cuales tienen
como objetivo mejorar la calidad de los donativos de medicamentos y evitar
las dificultades mencionadas.

Las directrices sobre donativos de medicamentos de la OMS se basan en cuatro

principios básicos ":

Beneficio máximo para la institución y/o pais receptor: La donación

de medicamentos debe tener como sustento las necesidades expresadas y
deben evitarse las donaciones no solicitadas.

Respeto de los lineamientos y de la autoridad de la institución y/

o pa[s receptor: Las donaciones de medicamentos deben realizarse de
acuerdo con las políticas oficiales del país receptor y las dísposiciones
técnico administrativas existentes.

Idénticas normas de calidad para todos: Si la calidad de un

medicamento o insumo es inaceptable para el pa[s donante, será también
inaceptable como donativo.

Comunicación eficaz entre donantes y receptores: Esto debe

realizarse con el fin de evitar el envío de donaciones sin previo aviso.

En el Anexo 3 se presentan las directrices recomendadas por la OMS para las

donaciones.

.. DIRECTRICES SOBRE DONAnvOS DE MEDICAMENTOS. Revisión de 1999.

Pro",,, del Si.lem. de Suminiuro de Medicementos e In.umos en el Mini.terio de Salud· OIGEMIO

3.3.5. Esquema de la redistribución:

Eal_ '. _II'AIIIIII

3.3.6. Flujo de la redistribución:

...,
mAIUCIMIUTD
(

Devolución
(sobrestock I
stock crítico)

Distribución /
/ Transferencia
1 Donación

••IIMES
mAlUClIllElTllS E.llCUTlIUS ••smuClUIS
IR ••U

La redistribución es la mejor
estrategia para evitar problemas
de sobrestock o stock crItico

ProclSos dll Si.tlm, dI Sumini.tro d. Mldicamlntos I In.umos In II Mini.t"i. dI S,lud . DIGEMID

 3.4 Control de inventarios:
----------------~O

Los medicamentos e insumos almacenados requieren un control frecuente,

con el objetivo principal de comparar las existencias físicas con el movimiento
de entrada y salida. Esto permite determinar la eficiencia y alimentar el sistema
de información, que permitirá tomar decisiones técnico-administrativas en
cuanto a la programación de compras, redistribuciones, distribuciones y
devoluciones, entre otras.

3.4.1. Inventario físico de almacén:

El inventario consiste en el recuento de los medicamentos e insumos que sean

propiedad de una institución. Es una forma de verificación física que consiste
en constatar la existencia o presencia real de los medicamentos e insumos
almacenados, revisar su estado de conservación o deterioro y sus condiciones
de seguridad.

Finalidad:

Llevar a cabo un registro de la existencia, cantidad, características, condiciones

de uso, valor y personas responsables de su manejo.

Objetivos:

Todo inventarie tiene que fijarse objetivos bien definídos:

• Conocer con exactitud la cantidad de medicamentos e insumos del

establecimiento de salud.

• Llevar el control del uso de los medicamentos e insumos, verificando que

se mantenga la cantidad y calidad adecuadas a las necesidades del
establecimiento.

• Conocer, a través de las características de los medicamentos e insumos, su

importancia y valor para un adecuado manejo.

• Llevar un estricto control de las entradas y salidas de los medicamentos e

insumos del almacén.

• Asignar responsabilidades al personal encargado del uso y manejo de los

medicamentos e insumos para garantízar su cuidado y correcta utilización.

• Vigilar la disponibilidad de medicamentos e insumos.

• Determinar que las existencias fisicas inventariadas correspondan al registro

en los libros contables.

Pro..sas d.1 Si.l.m. d. S••ini.!ro d. lI.di.llllnl... In......n .1 lIini.!,,¡. d. S.I.d . DIGEIIIO

3.4.2. Tipos de Inventario:

a. Inventario Masivo:

• Incluye a todos los medicamentos e insumos almacenados y forma parte

del inventario físico general.

• Requiere de un programa apropiado y sirve de sustento de los e~

financieros de la entidad.

• Se realiza cerrando el almacén por uno o varios dlas.

b. Inventario Selectivo:

• Comprende un grupo de medicamentos e insumos previamente

seleccionados.

• Se realiza periódicamente o cada vez que sea necesario verificar los

registros de stock, y la concordancia entre las Tarjetas de Control V=isibles
de almacén y las Tarjetas de Existencias Valoradas.

• Se realiza sin paralizar las actividades del almacén. Sólo se detiene

temporalmente la documentación y despacho del grupo de medicamentos
e insumos en inventario y por el tiempo que demore el mismo.

Recuerde que realizar Inventarios

periódicos es una buena manera de
ejercer el control sobre los stocks de
medie.mentos 8 insumas.

Pro"'OI d.1 Sist.m. d. SUllinistro d. M.dicallonlOl • InsulIOI on .1 Minislari. d. S.lud . DIGEMID

Métodos de inventario:

Las existencias de medicamentos e insumos se controlan por los métodos de

inventario general, inventario periódico e inventario permanente.

~ .

,
~ .... J
,
Se realiza para la totalidad de los medicamentos e insumos al final
del periodo fiscal. coo fines contables.

General.
la información obtenida de este inventario sirve para:
· Evidenciar si hubo pérdida o ganancia durante el ejercicio.
· Elaborar el presupuesto de la próxima vigencia.
· Identificar medicamentos e insumos deteriorados o vencidos.

Se realiza en intervaJos prefijados por la institución. según las

Periódico.
políticas o períodos técnicamente calculados.

Se realiza cada vez que se produce un movimiento del medicamento

o insumo. Ayuda a detectar más rápidamente cualquier
Permanente
mconsistencia que se pueda presentar en ~ manejo del inventario,
permitiendo agilidad en la acción correctiva.

Los inventarios periódicos y permanentes sirven para reponer existencias,

independientemente del aspecto contable y de la simple verificación.

Etapas del inventario:

a. Preparación del Inventario:

Le corresponde a la Dirección de Logistica precisar las instrucciones,

plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades para la verificación
de los bienes del almacén.

Entre las condiciones previas, tenemos:

• Ordenamiento del almacén:

El principio del orden debe mantenerse en los almacenes, en todo

momento. Sin embargo, para la realización de inventarios el orden se
hace aún más necesario.

Promos d.1 Si.I.". d. Su"ini.tr. d. IhdiCl".ntDl • InSUIIDl en .1 Míní.terio d. Salud· DIGEMID

 • Documentación:

Para efectuar inventarios es importante contar con Tarjetas de Exis

Valorada y Tarjetas de Control Visible de almacén actualizadas. Se reco
la suspensión de la recepción de pedidos por un período prudencial an
inicio del inventario. Asimismo, se recomienda prever los despachos, a
evitar problemas de disponibilidad en los establecimientos de salud.

• Equipo de verificadores:

Cuando se trate del inventario fisico general, se designará una comisión en

que deben participar especialistas en los bienes a inventariar, con el fin
realizar la verificación técnica. En esta comisión no participará personal
almacén.

• Medios o instrumentos:

El equipo de verificadores debe contar con medios adecuados (catálogos.

petitorio nacional de medicamentos esenciales, etc.), que le permitan certificar
las medidas, denominaciones y códigos de cada uno de los medicamentos e
insumos.

b. Formas de efectuar el Inventario:

• Por barrido:

'" El equipo de verificadores empieza por un punto determinado del almacén

y continúa el control de todos los medicamentos e insumos almacenados,
sin excepción alguna.

• Por selección:

'" Busca constatar la veracidad de las existencias del grupo de medicamentos

e insumos sobre los cuales se tiene interés, sin importar su ubicación.

Recomendaciones para el conteo físico de medicamentos e

insumos durante el inventario:

Durante el conteo no se atenderá al público, a excepción de emergencias.

•
En caso de existir diferencias con lo registrado en el software o la Tarjeta
•
de Control Visible, se volverá a contar y revisar toda la documentación
relacionada con el medicamento o insumo.

Se registrará la fecha y el resultado del conteo fisico en el software y en la

•
Tarjeta de Control Visible, con lapicero rojo, y se escribirá en observaciones
«conteo físico» y el nombre de la persona que lo efectúa.

Promos del Sislema de Suministro de Medicamentos e Insumos en el Ministeri, de Salud· DIGEMID

Acciones ante diferencias de inventarios

En Jos resultados del inventario es posible encontrar medicamentos o insumos

sobrantes o faltantes. A esta situación se le denomina «diferencia de
inventarios.., ante lo cual se procederá de la siguiente manera:

,. Sobrantes:

Si en el proceso de verificación se encuentran bienes sobrantes:

a. Documentos o fuentes no registradas en las Ta~etas

de Existencias Valoradas (Kardexl o en las Ta~etas
de Control Visible (lCV). los sobrantes se incorporan en Jos registros de
existencias, formulando la respectiva Nota de Entrada al
b. Me<bcamentos y/o insumos entregados al usuario Almacén.
en menor cantidad que Jo registrado en la guía o en
el respectivo PECOSA de consumo.

c. Entrega de un medicamento y/o insumo similar, en Realizar el ajuste respectivo en el Kardex y TCV. anulando
lugar del Que figura como sobrante (implica que la la salida del medicamento ylo insumo sobrante y
misma cantidad del medicamento y/o insumo registrando la salida del medicamento ylo insumo faltante,
sobrante debe figurar como faltante en et Esta acción será sustentada con el informe de la comisión
medicamento vIo insumo similar entregado). de verificación. previa determinación de responsabilidades,

>- Faltantes:

Si se determinan medicamentos ylo insumos faltantes al comparar los registros

de existencias y el inventario físico realizado, se procederá de la siguiente
forma:

b..... menne l_'"

........ lO _ . _
n_._ ylo _ _ 0 " ' - que por IU
COUII ocepbIdo y CUIIldo"
dIIIlnJ de la &oIInnc:iI.''''. '
normI técnica I ti...
11
CuMdo menne ...... por_ " ' _ . _..
Wlika:í6lI.-....t _ _,..... VIrKidId de . . ca8.
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c......lIgIigeiocio BjIIo ... _ y l l _ o _ . e : a v o I I . . - ....
......... de. P*dide. tIntO peaDIrie como edI, ativ., ....

PromDS d.1 Si.I.II. d. Su.ini.lfI d••lIdi....nIDS • InlUlIOS .n .llIini.lI<i. d. Salud· DIGEIlID

3.5. Conteos físicos permanentes:

Es una forma de verificación física que consiste en contar la exiat

presencia de los medicamentos e insumas almacenados y constatar su
y fechas de vencimiento, con la finalidad de corregir oportuna
desviaciones o errores que se hayan suscitado en la distribución o d

Recomendaciones para el conteo físico de medicamentos e insumas.

• Realizar mensualmente el conteo de, por lo menos, los medicam

trazadores, considerando que al término de cada trimestre deben ha
contabilizado y verificado todos los medicamentos e insumas del al
o farmacia.

• Si existen diferencias con lo registrado en el software o la Tarjeta de Ca

visible, se debe volver a contar y revisar toda la documentación relacio
con el medicamento o insumo.

• Registrar la fecha y el resultado del conteo físíco en la tarjeta de ca

visible, con lapicero rojo, y escribir en observaciones «conteo físico. V
nombre de la persona que lo efectúa.

• Al final de cada conteo mensual deberá elaborarse un informe dirigido al

jefe inmediato superior, incluyendo los resultados correspondientes.

Si el responsable del SISMED

hubiera realizado conteos físicos
permanentes, se habrían evitado los
medicamentos en sobrestock y
vencidos al efectuar oportunamente
acciones de redistribución.

PraCllos dol Sistoma do Sumini.lra do Modicamentos o In.umos en 01 Mini.torio do Salud· OIGEMIO

3.6. Baja de bienes:

En la directiva del SISMED se encuentra la Guía Técnica Administrativa para la

baja de medicamentos e insumos, cuyo objetivo es regular el procedimiento
de baja de aquellos medicamentos e insumos no aptos para el consumo
humano en el Ministerio de Salud y sus dependencias desconcentradas y
descentralizadas". Se adjunta como anexo al presente módulo (Anexo 4).

En concordancia con lo establecido en la Guía Técnica Administrativa, a

continuación se presentan algunas consideraciones que deben tenerse en
cuenta en el proceso de baja de medicamentos e insumos.

• Las dependencias facultadas para dar de baja medicamentos e insumos

son: Nivel Central, DISA, Institutos Especializados, Hospitales y Redes
que son Unidades Ejecutoras, y organismos públicos descentralizados (INS).

• Toda unidad ejecutora debe contar con un Comité de Altas, Bajas y

Enajenaciones, cuya responsabilidad es evaluar las solicitudes de baja de
medicamentos e insumos, recomendar su baja, proyectar la resolución
correspondiente y presenciar la destrucción de los mismos.

• Los integrantes del Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones son nombrados

mediante resolución emitida por el director general o jefe de la dependencia.

• Los centros y puestos de salud no pueden constituir el Comité de Altas,

Bajas y Enajenaciones, por lo que deben informar la existencia de
medicamentos e insumos expirados a la dirección de medicamentos o
equivalente, a fin de tramitar la baja correspondiente.

• El proceso de baja de los medicamentos e insumos se realiza en

concordancia con la normatividad vigente.

• Los medicamentos e insumos sujetos a baja son aquellos expirados, rotos,

alterados y otros no utilizables, y que son considerados no aptos para el
consumo humano.

• El trámite de baja es iniciado por la Dirección de Medicamento, lnsumos y

Drogas o, en el caso de Hospitales, Institutos Especializados, Departamentos
y Servicios de Farmacia, mediante solicitud dirigida al Director de la Oficina
General de Administración.

• Los medicamentos e insumos expirados son internados en el almacén de

logística o en un depósito especial dispuesto por el Comité de Gestión
patrimonial.

• El Comité de Gestión Patrimonial es quien elabora el informe técnico y lo

eleva al Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones.

" Directiva del SISMED

Promo, d.1 Si'l.m. da Suministro d. Ihdicamon'o, a Insumo, In .1 Mini""io da Salud· DIGEMID

 • Todas las sesiones del Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones deben
registradas en un libro de actas.

• La Dirección de Administración es quien elabora la resolución para la bao

según el proyecto del Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones.

• La destrucción se lleva a cabo siempre y cuando se cuente

aprobación de la Dirección de Administración.

• La dirección de medicamentos o servicio de farmacia, según corresponda,

señalará las medidas sanitarias para la destrucción de los medicamentos e
insumos.

• En todo acto de destrucción o eliminación se contará con la presencia de

un notario público, quien levantará un acta suscrita por los integrantes del
comité de altas, bajas y enajenaciones y del comité de gestión patrimonial.

Retomando el caso inicial, entre los problemas

presentados figuraban el sobrestock, el
vencimiento y el desabastecimiento de
medicamentos e insumos en el Almacfln
Especializado. Esto generó quejas constantes
de los responsables de los establecimientos de
salud y de los usuarios. Sucede cuando no se
realiza un efectivo control de stocks y un uso
adecuado de la información disponible.

La aplicación de este módulo permitirá mejorar

el desempeño del personal responsable y
consecuentemente, beneficiará a los usuarios
del servicio.

Procesos del Sistema da Suministro da "'aditamentos 8 Insumos en el Minislerio de Salud· OIGEMIO