INTRODUCCIÓN
En el presente trabajo conoceremos más acerca de los documentos laborales que toda empresa
en algún momento de su ejercicio emplea.
En muchas ocasiones y cada cierto número de años, las empresas prescinden de cierta
documentación referente a los trabajadores, probablemente por políticas internas de
organización que puedan tener, o sencillamente depuran la información por no considerarla útil,
sin embargo, no es muy recomendable prescindir de toda la documentación archivada, y por
mas tedioso que pueda resultar lo mejor es tener el file personal de cada trabajador guardando al
menos algunos documentos laborales durante un periodo razonable.
Los empleadores no pueden confiarse en que jamás tendrán problemas con sus trabajadores
debido al tiempo que éstos lleven prestando sus servicios en la empresa, ya que por más
antiguos que sean sus colaboradores no podrán conocer de forma certera si el trabajador planea
accionar o no ante la autoridad administrativa de trabajo o en su defecto ante el poder judicial,
llegando a perjudicarlos gravemente si es que han incumplido con las normas laborales
vigentes, o si cumpliéndolas no han conservado los documentos necesarios.
DOCUMENTOS LABORALES
DEFINICIÓN
Los documentos son testimonios humanos expresados gráficamente en un instrumento material,
idóneo para poner de manifiesto la existencia de un hecho o acto jurídico.
Las relaciones laborales se regulan por el Derecho del Trabajo, disciplina que protege a la clase
trabajadora y una de esas protecciones provoca que el patrón tenga la obligación de elaborar y
conservar en su empresa cierta documentación que acredite las condiciones laborales bajo las
cuales el trabajador prestó sus servicios, pues de lo contrario, en una contienda ante la autoridad
del trabajo, ésta tendrá por ciertas las condiciones laborales que indique el trabajador
El tiempo que se deben conservar es de 5 años, luego de ese tiempo no hay obligación de
mostrarlos.
1. CONTRATOS DE TRABAJO
El contrato de trabajo es el acuerdo entre dos partes (empresa y trabajador), que las vincula
legalmente, y que tiene como fin brindar seguridad y protección jurídica a cada una, pues
establece los términos y condiciones de la relación laboral, así como los derechos y
obligaciones de ambas.
El contrato le permite al trabajador proteger su estabilidad laboral durante la vigencia del
mismo y dejar en claro sus obligaciones y condiciones del empleo, sobre todo, sus derechos
como la remuneración y otros beneficios.
En tanto, a la empresa le permite tener la seguridad de que cuenta con la disponibilidad de las
habilidades, conocimiento o fuerza laboral del trabajador durante el horario y plazo del contrato,
y que ha definido de manera precisa sus obligaciones y derechos. Además, le sirve para
protegerse de ciertos riesgos, como por ejemplo, la divulgación de cierta información
confidencial del trabajo.
La ventaja de un contrato de trabajo es la seguridad laboral durante su vigencia. Los empleados
que cuentan con contrato no tienen la preocupación de que su empleador terminará la relación
de trabajo de manera arbitraria y sin ninguna causa, lo que hace que sea difícil -para la empresa-
dejarlo sin efecto.
Esto garantiza que los empleados tengan estabilidad, aunque esta se mantendrá siempre y
cuando no se incumpla con lo estipulado en el contrato o no se cometa alguna falta grave que
justifique el despido.
1.1 PUNTOS QUE DEBE TENER UN CONTRATO DE TRABAJO
Los principales aspectos que debe establecer y/o regular un contrato de trabajo son los
siguientes:
Categoría: Debe indicarse expresamente las funciones que corresponden al puesto de trabajo.
Horario: Aquí se señala la jornada laboral indicando con precisión y claridad los días y horas
de trabajo.
Período de prueba: Antes de contratar de manera definitiva a un trabajador, la empresa
establece un tiempo de prueba a fin de comprobar que este cuenta con las cualidades para el
puesto.
Salario: El contrato debe señalar de manera precisa el monto de la remuneración o del
mecanismo establecido para calcularlo.
Plazo: Es necesario precisar si el contrato es a plazo fijo o, por el contrario, es un contrato a
plazo indeterminado.
Vacaciones: Debe señalarse con antelación el tiempo en que se hará uso de las vacaciones o de
la forma que tiene la empresa para establecerla.
Sanciones: Un contrato de trabajo debe señalar en forma clara las faltas o infracciones que
pueden dar lugar a su finalización, lo que asegura que el trabajador sepa de antemano qué
conductas están prohibidas a fin de que evite cometerlas.
Derechos y deberes: Las obligaciones y derechos, tanto de la empresa como del trabajador,
deben estar claros y expresamente establecidos en el contrato.
Solución de conflictos: Se puede pactar que la solución a los problemas presentados entre
empresa y trabajador se resuelvan a través de una conciliación, un arbitraje o, de ser el caso,
ante el Poder Judicial a efecto de ahorrar tiempo y dinero.
Además de los principales puntos que debe tener un contrato de trabajo, se considera importante
que las partes puedan establecer una serie de pactos particulares de acuerdo a las características
y necesidades del puesto de empleo.
Entre los principales pactos se tiene lo siguiente:
a) Pacto de productividad: Se fija el rendimiento mínimo que la empresa espera por el
trabajador así como la retribución por los objetivos conseguidos.
b) Pacto de confidencialidad: La empresa puede incluir en el contrato una cláusula que
prohíba a los trabajadores la divulgación de información secreta para la empresa a terceras
personas.
c) Pacto de no competencia: A través de este pacto se puede impedir que un trabajador pueda
laborar para la competencia, a cambio de una compensación económica.
d) Pacto de exclusividad: El trabajador se obliga a prestar sus servicios de forma exclusiva
para una solo empresa.
e) Pacto de permanencia: Así la empresa asegura la permanencia de un trabajador durante un
tiempo definido, a cambio, por ejemplo, de una formación o capacitación profesional.
Finalmente, se debe señalar que redactar un buen contrato de trabajo demanda el análisis del
puesto de trabajo en concreto y de las necesidades y requerimientos tanto del empleador como
del trabajador.
Mientras más puntos se especifiquen en el contrato, más protección legal se obtendrá.
1.2 TIPOS DE CONTRATO
Contrato a plazo indefinido
Este es el tipo de contrato que nuestra legislación mantiene como regla y se caracteriza por que
tiene fecha de inicio, pero no tiene una fecha de finalización determinada. Es decir,
dicho contrato se mantendrá vigente en el tiempo hasta que se produzca una causa justificada de
despido establecida en la ley, que amerite el fin de la relación laboral.
Art 4 del Texto Único Ordenado del D. Leg. N° 728, Ley de Productividad y Competitividad
Laboral.
Contrato a plazo fijo
Este tipo de contrato también conocido como contrato de trabajo sujeto a modalidad, es la
excepción a la regla pues como hemos señalado anteriormente los contratos de trabajo son de
plazo indeterminado; sin embargo, bajo determinadas circunstancias y condiciones la ley
permite pactar contratos que establezcan un plazo determinado de duración.
Según nuestra legislación, se distinguen tres situaciones, con tres modalidades cada una, en las
que se puede contratar a plazo fijo.
Art 4º del Texto Único Ordenado del D. Leg. N° 728, Ley de Productividad y Competitividad
Laboral.
Contrato de Naturaleza temporal
Relacionados principalmente con la coyuntura y necesidades de la empresa. Comprende las
siguientes modalidades:
a) Por inicio o lanzamiento de nueva actividad: Son aquellos que se originan ante el inicio de
una nueva actividad empresarial. El plazo máximo de su duración es de 3 años.
b) Por necesidad de mercado: Se celebran con la intención de hacer frente a los incrementos
coyunturales de la producción, se originan ante el aumento de demanda en el mercado pudiendo
ser renovados sucesivamente por un máximo de 5 años.
c) Por reconvención empresarial: Es aquel que se genera ante el acaecimiento de sustitución,
ampliación o modificación de actividades dentro de una empresa. Su plazo máximo de duración
es de 2 años.
Art 54º del Texto Único Ordenado del D. Leg. N° 728, Ley de Productividad y Competitividad
Laboral.
Contrato de Naturaleza Accidental
Son aquellos contratos que tiene por fin cubrir situaciones imprevistas y eventuales de la
empresa:
a) Contrato Ocasional: Se origina a efectos de atender necesidades transitorias distintas a las
actividades habituales del centro de trabajo. Se suscribe fijando un plazo máximo de 6 meses.
b) Contrato de suplencia: Se suscribe ante la necesidad de sustituir a un trabajador de la
empresa cuyo vínculo laboral se encuentra suspendido por alguna causa legítima. La duración
de este tipo de contratos está supeditada al caso en específico.
c) Contrato de emergencia: Este tipo de contrato se celebra con la intención de cubrir las
necesidades surgidas por caso fortuito o fuerza mayor y, al igual que el anterior, su duración se
establece en relación a la duración del evento.
Art 55º del Texto Único Ordenado del D. Leg. N° 728, Ley de Productividad y Competitividad
Laboral.
Contrato para Obra o Servicio Específico
Referido a aquellos contratos que tiene por objeto un resultado concreto preestablecido:
a) Para obra determinada o servicio específico: El objeto de este tipo de contrato se establece
previamente y con una duración determinada, el plazo de vigencia por tanto será el que resulte
necesario para la culminación de la obra o el servicio.
b) Contrato intermitente: Se suscribe con la finalidad de cubrir las necesidades de las
actividades de la empresa que, si bien por su naturaleza son permanentes, se ejecutan de manera
discontinua.
c) Contrato de temporada: Se suscribe con la finalidad de atender necesidades propias del
giro de la empresa pero que se cumplen únicamente en ciertas épocas del año, estando sujetas a
repetirse en períodos equivalente en cada ciclo, en función a la naturaleza de la actividad
productiva.
Art 56º del Texto Único Ordenado del D. Leg. N° 728, Ley de Productividad y Competitividad
Laboral.
Contrato a Tiempo completo y Contrato a Tiempo Parcial.
La jornada Completa es un elemento típico del contrato de trabajo, implica que el trabajador
labore durante la jornada legal de 8 horas diarias y 48 horas semanales, por el contrario, el
contrato de trabajo a tiempo parcial implica que el trabajador desarrolle labores en una jornada
inferior a la jornada ordinaria de 8 horas , y que por lo general, tiene una duración que no supera
las 4 horas diarias de labores, pues, asi los trabajadores contratados bajo esta modalidad no
gozan de los mismos derechos laborales que tiene los trabajadores con jornadas mayores a 4
horas diarias de labores.
Art 4 del Texto Único Ordenado del D. Leg. N° 728, Ley de Productividad y Competitividad
Laboral.
2. BOLETA DE PAGO
La boleta es un recibo de salario en el que la empresa acredita el pago de las diferentes
cantidades que forman nuestro sueldo y en el que quedan registradas también las deducciones
que se realizan sobre el salario. Las empresas están obligadas por ley a entregar este documento.
Este debe incluir los datos de la empresa, es decir, el nombre o razón social, el domicilio y el
número de la Seguridad Social, mientras que del trabajador debe figurar el nombre y apellidos,
número de la Seguridad Social, categoría profesional y el cargo que ocupa en la empresa.
También debe incluir la antigüedad, pues esto puede determinar ascensos, premios y sobre todo
las indemnizaciones en casos de despido.
Ingresos inafectos
–Las indemnizaciones previstas por las disposiciones laborales.
–Las compensaciones por tiempo de servicios (CTS), previstas por las disposiciones vigentes.
–Las rentas vitalicias y las pensiones que tengan su origen en el trabajo personal, tales como
jubilación, montepío e invalidez.
–Los subsidios por incapacidad temporal, maternidad y lactancia.
Otros descuentos
–El descuento por permiso se calcula de acuerdo con el promedio del salario por horas del
trabajador.
–El descuento por tardanza se calcula por horas, es decir, si el trabajador llega pasado los
minutos de tolerancia se considera tardanza y se descuenta el total por hora (Se tiene como
tolerancia cinco minutos, pero esto varía de acuerdo a cada empresa).
–La empresa no puede descontar o retener valor alguno del salario a un empleado sin su
consentimiento expreso, a no ser que medie orden judicial.
–Es recomendable conservar todas las boletas. No solo para probar que hemos trabajado, sino
para prevenir posibles fraudes de la empresa o errores de la administración.
Los empleadores obligados a utilizar la Planilla Electrónica deben entregar el original de la
boleta de pago al trabajador, a más tardar, el tercer día hábil siguiente a la fecha de pago.
Art 1º RESOLUCION MINISTERIAL Nº 020-2008-TR
3. DOCUMENTOS DE SEGUROS (CONTRATOS DE VIDA LEY)
El Seguro de Vida Ley es un beneficio al trabajador que se otorga voluntariamente por el
empleador cuando el trabajador tiene tres meses de trabajo y obligatoriamente cuando éste haya
laborado cuatro años para el mismo empleador (continuos o intermitentes).
Los Contratos de Seguro de Vida Ley se registran dentro de los treinta (30) días calendario de
suscrito el contrato, a través de la página web del Ministerio de Trabajo y Promoción del
Empleo.
Art 1º del Decreto Legislativo 688
4. PLANILLA ELECTRÓNICA
Es el documento llevado a través de los medios informáticos desarrollados por la SUNAT, en el
que se encuentra la información de los empleadores, trabajadores, pensionistas, prestadores de
servicios, personal en formación – modalidad formativa laboral y otros (practicantes), personal
de terceros y derechohabientes.
A partir del 1.08.2011 la Planilla electrónica tiene dos componentes que son el Registro de
Información Laboral (T-Registro) y la Planilla Mensual de Pagos (PLAME).
Decreto Supremo Nº 018-2007-TR
5. COMPROBANTE DE DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES
De conformidad con el Decreto Legislativo N° 892, ley que regula el derecho de los
trabajadores a participar en las utilidades de las empresas que desarrollan actividades
generadoras de rentas de tercera categoría, los trabajadores de las empresas que cuenten con
más de veinte (20) trabajadores participan en las utilidades de la empresa, mediante la
distribución por parte de ésta de un porcentaje de la renta anual antes del pago del Impuesto a la
Renta.
Para establecer si una empresa tiene más de ese número de trabajadores, se sumará el número
de trabajadores que hubieran laborado para ella en cada mes del ejercicio correspondiente y el
resultado total se dividirá entre doce (12). Cuando en un mes varíe el número de trabajadores
contratados por la empresa, se tomará en consideración el número mayor.
Si el número resultante incluyera una fracción se aplicará el redondeo a la unidad superior,
siempre y cuando dicha fracción sea igual o mayor a 0.5
CASO PRÁCTICO
Un ejemplo podría ser el caso de un trabajador que demanda a su empleador por
desnaturalización de sus contratos sujetos a modalidad conjuntamente con estabilidad laboral y
el empleador no haya guardado el contrato primigenio de la relación laboral. El problema se
origina debido a que a pesar de que el empleador puede haber cumplido con realizar un contrato
sujeto a modalidad con la cláusula objetiva correctamente fundamentada, si éste al momento de
ofrecer como medios probatorios los contratos de trabajo carece del primero o primigenio, los
otros que son renovaciones automáticamente se consideran nulos así ha quedado expresado en
la sentencia emitida por el Tribunal Constitucional en el Expediente N° 01113-2011-PA/TC;
por tanto, tomando ese criterio el juez puede amparar la demanda del trabajador accionante.
De igual forma, la sentencia del Exp. N° 01783-2011-PA/TC manifiesta: “(…), por lo que al no
haberlo efectuado y al no constar en autos que las partes hayan suscrito un contrato de trabajo
a plazo fijo desde el 13 de abril de 1993, este Tribunal concluye que de acuerdo a lo previsto en
el artículo 4º del Decreto Supremo N.º 003-97-TR, se configuró una relación laboral a plazo
indeterminado, por lo que el demandante sólo podía ser despedido por una causa justa prevista
en la ley. Siendo así son nulos los contratos de trabajo celebrados al amparo del Decreto Ley
Nº 22342 que suscribieron las partes con posterioridad, mediante los cuales se pretendió
encubrir la existencia de una relación laboral a plazo indeterminado.”
Como puede apreciarse, el Tribunal Constitucional ha marcado un precedente en cuanto a la
carga probatoria que tendría el empleador, sin embargo tampoco impone una fecha o límite del
tiempo que éste podría guardar archivado el contrato, quedando a criterio del empleador y de
los límites de la contratación temporal el conservar los contratos laborales de los trabajadores,
siendo ahora ello imprescindible, no solo por estas jurisprudencias, sino por lo mismo que la
Nueva Ley Procesal de Trabajo presume el vínculo laboral con la sola prestación del servicio
del trabajador, ratificando una vez más la carga de la prueba del empleador.
Ahora bien, los contratos de trabajo no son los únicos documentos laborales que deben ser
guardados por los empleadores, ya que el Decreto Supremo No. 001-98-TR establece que los
empleadores están obligados a conservar las planillas, boletas de pago y constancias
correspondientes hasta 5 años después de efectuado el pago, a excepción de las planillas de
remuneraciones que deberán ser remitidas a la Oficina de Normalización Previsional (ONP).
Por tanto, no sólo el Tribunal Constitucional marca precedentes para que el empleador deba
mantener guardados los contratos laborales, en especial los temporales, sino que también por
mandato legal está obligado a conservar las planillas, boletas de pago y constancias
correspondientes, pero estos sí con un límite temporal.
BIBLIOGRAFÍA
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http://orientacion.sunat.gob.pe/index.php/empresas-menu
https://legis.pe/empleador-destruir-documentos-obligaciones-laborales-cinco-anos-
antiguedad/
https://www.gob.pe/218-seguro-regular-essalud-seguro-aportes
http://www2.congreso.gob.pe/sicr/cendocbib/
ANEXOS
BOLETA DE PAGO DE REMUNERACIONES
BOLETA DE PAGO DE REMUNERACIONES
Art. 18 / D.S. Nº 001-98-TR; D.S. Nº 017-2001-TR, R.M. Nº 020-2008-TR
(Razón Social del Empleador)
Dirección del Empleador
RUC del Empleador
Nombres y Apellidos: _______________________________________________
Categoría u Ocupación:______________________________________________
Carnet EsSalud: _______________________DNI: ________________________ Fecha de Nacimiento:
A.F.P.: ___________________________________________________________ CUISPP: __________________ ONP: _____
Fecha de Ingreso o reinicio: __________________________________________ Fecha de Ceses: ____________ _________
Fecha Inicio de Vacaciones: __________________________________________ Fecha de Retorno de Vacaciones: ________
Nº de Días Trabajados: __________________Nº de Horas Trabajadas: ________ Nº de Horas Extras: _________ _________
Tardanzas: _______________________________________________________ Faltas: ____________________ _________
Boleta correspondiente al: ____________________________________________
INGRESOS DESCUENTOS DEL APORTACIONES DEL
TRABAJADOR EMPLEADOR
Sueldo Básico o Jornal EsSalud Vida Rég. Prestaciones Salud (RCSSS)
Asignación Familiar Sistema Nacional de Pensiones Impuesto Extraordinario de Solidaridad
Horas Extras -25% Impuesto Renta 5ta. Categoría Seguro Complem. Trabajo de Riesgo
- 35% Aporte Obligatorio AFP Entidades Prestadoras de Salud
Incremento 10.23% Seguro de invalidez y sobrevivencia SENATI
Incremento 3.00% Comisión Remuneración Asegurable
Bonificación Préstamos
Movilidad Libre Disponibilidad Tardanzas
Movilidad Supeditada al Centro Faltas
de Labores Retenciones Judiciales
Alimentación Principal en Dinero Cuotas Sindicales
Alimentación No Principal Adelantos
Conceptos no Remunerativos Pago E.P.S.
Asignación o Bonificación por Otros Descuentos
Educación
Bono por Productividad
Movilidad como condición de trabajo
TOTAL REMUNERACIONES 0.00 TOTAL DESCTOS. 0.00 TOTAL APORTACIONES 0.00
NETO A PAGAR : S/. 0.00
Lima,______ de ____________ de 200___
_____________________ _____________________
P. EL EMPLEADOR TRABAJADOR
