DOCUMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

NTC ISO 9001

Caso 1
INFORME DE CASO

YENNY VIVIANA PEÑON RAMIREZ

Tutora:
Ángela Roció Báez León

Ibagué
Sena Virtual
2019

INFORME
CASO AA1
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la
comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad,
realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un
proceso normal de compras. En el informe además de describir las actividades,
debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y
de origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del
proceso.

SOLUCIÓN
El proceso normal de compras hacer referencias a todas las adquisiciones que
va requerir la empresa toda la materia prima para su producción, es de suma
importancia ya que influye en el buen funcionamiento de todos los procesos, es
de ahí la relación con el sistema de gestión de calidad, considero que una de
las entradas más importantes para el desarrollo de los procesos es el
departamento de compras, ya que por pertenecer a los procesos misionales
según la ISO 9001 así como los procesos de apoyo que realiza la organización.

GESTIÓN DEL PROCESO DE COMPRA

a) Identificar los productos críticos a comprar:

Los productos críticos son todos aquellos que hacen parte del negocio pero
con ellos van relacionados con el aspecto negativos del mismo, al identificar
que productos son críticos, se debe seguir una reagrupación de aspectos
que son característicos de dichos productos o servicios que comercializa la
empresa, ya que con eso se pueden entablar diferencias en los productos
crítico y no crítico, también a que proceso pertenece y el producto en
paquetes, como también resultaría provechoso exponer como sería el
carácter critico que estos poseen.
b) Definir especificaciones del producto a comprar:
En toda organización se debe establecer y de forma definida la metodología
y responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los
proveedores para realizar las compras, que estas sean transmitidas al
proveedor, las especificaciones para el proceso de compra están enlazadas
con los requisitos de manera definida. Un ejemplo será el material, cantidad,
fechas, medidas. Estos requisitos son muy variables en función del sector y
necesidades de la organización.
c) Planear compras:
A partir de la previsión de lo que se necesite y se pretende abastecer, que
es lo principal para así emplear un pronóstico de demanda definido y con
ello se induce a notar el tipo de ganancia el cual establece la
comercialización de un producto más que otro, dado que los tipos de
productos ofrecen una demanda dependiendo de los gustos de los
compradores, es importante las cantidades a comprar y el momento justo
que se debe realizar dicha acción de compra.
d) Evaluar y seleccionar proveedores:
Las empresas en funcionamiento deben disponer siempre de una lista
destacada de los proveedores capaces de satisfacer las necesidades de
compra que brinda la empresa, para la selección de proveedores se debe
aplicar una evaluación que permita resaltar las funciones de capacidad de
hacer suministro directo de los productos para la comercialización ya que
una vez obtenidos por la empresa pueden ofrecer productos o servicios.
Con dicha evaluación se deben seguir criterios en la escogencias de los
proveedores destacados y esto lleva a una breve consideración pertinente
para la organización.
e) Realizar el trámite de compra:
Una vez seleccionado el proveedor el encargado de la compra presenta una
orden de compra y de esta manera se obtiene la autorización del ordenador
del gasto, asegurándose de contar con la aprobación de la junta directiva.
f) Verificar el producto comprado:
Los productos que han sido comprados y posteriormente entregados a la
empresa por los proveedores deben seguir la supervisión previa, verificados
e inspeccionados antes de ser entregados a los procesos de la empresa.
Esta acción se debe realizar al recibir lo solicitado, se debe llevar a cabo
una inspección, una prueba o ensayo entre otras verificaciones que sean
necesarias.
g) Re-evaluar a los proveedores:
En todas las empresas se cuenta con muchos proveedores, los cuales
clasifican por proveedor de carácter crítico o no crítico en función de su
impacto en el sistema de gestión de calidad, por lo que se establecen
criterios como evaluaciones para considerar un proveedor crítico, después
de evaluar su desempeño, lo cual puede ser permitido por la norma, ya que
especifica el tipo y grado de control que tendrá el proveedor sobre el
producto final y su impacto.
h) Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y
mejora):
La medición del proceso de compras nos permite tomar las
correspondientes correcciones y de mejora para contribución a la
estabilidad esencial de la empresa, resaltando que tener riesgos asociados
a la compra hacen más fácil realizar las acciones preventivas y correctivas a
tiempo.
 CLASIFICACIÒN DE DOCUMENTACIÒN DEL PROCESO DE COMPRA
INTERNOS EXTERNOS
Documento donde se recopila las características específicas del Requisitos legales, y normas internacionales, donde acoplan las
producto o servicio a vender, aspectos cuantitativos/cualitativos características estándares que debe tener cada producto.
pertenecientes a dicho producto a vender, producto a comprar,
cantidad, criticidad entre otros
Documento cargado con las metodologías del proceso de compra y Catálogos de los equipos, necesarios para obtener el producto o/y
subcontrataciones. servicio a realizar.
Documentos nutridos de los de los datos y resultados de la Hojas de seguridad, Hojas de utilidad de la materia prima o insumos,
selección, evaluación de proveedores que hacen parte de la con las cuales se obtendrá el producto o/y servicio.
empresa y los que están en el proceso evaluativo
Documento donde se describe tanto el producto como el plazo Orden de compra, facturas y Registros de lo comprado
solicitado, así como otros condicionantes (presupuestos, plazos de
entrega, características del producto etc.)
Documento que contengan la realización de los pedidos como el
proceso de la aprobación del pedido.
Los datos del pedido, los requisitos que describen claramente el
producto, para la aprobación del producto, del sistema de calidad,
para la cualificación del personal, procedimientos, procesos y equipo,
el plazo solicitado, otros datos como el presupuesto, condiciones de
entrega, requisitos para la aprobación del producto.
Documentos de las órdenes de compra y subcontratación con la
finalidad de asegurar que los productos y servicios cumplan con
todos los requisitos especificados.
Formato de la hoja de pedido de compra, formato de la hoja de
pedido de subcontratación, formato de hoja de evaluación de
proveedor, que son el registro de la información solicitada a los
proveedores para su aceptación, formato de la hoja de no
conformidad de producto, formato de la hoja de no conformidad de
servicio.