PROGRAMA DE APROBACION DE
PROVEEDORES
El presente programa de aprobación de proveedores es de uso exclusivo de la
empresa “CHOCOLATE TROPICAL”
Elaborado por: Ing. Rogers Mendoza Aro Firma:
CONTENIDO
I. INTRODUCCIÓN......................................................................................................................... 3
II. PROPÓSITO ...........................................................................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
III. ALCANCE ................................................................................................................................... 3
IV. POLÍTICAS DE COMPRAS ....................................................................................................... 4
V. REQUISITOS GENERALES Y ESPECIFICOS PARA PROVEEDORES DE CHOCOLATE
TROPICAL. .......................................................................................................................................... 5
5.1. REQUISISTOS PARA TODOS LOS PROVEEDORES EN GENERAL .................................. 5
5.1.1 Requisitos laborales .............................................................................................................. 5
5.1.2 Requisitos legales ................................................................................................................. 7
5.1.3. Acceso a la inspección ......................................................................................................... 7
5.2. REQUISITOS GENERALES DE CALIDAD ................................................................................ 8
5.2.1. Requisitos de control de calidad ......................................................................................... 8
5.3. REQUISITOS GENERALES DE SALUD Y SEGURIDAD Y OCUPACIONAL (SYSO) ......... 9
5.3.1. Normativa para personas naturales .................................................................................... 9
5.3.2. Normativa de Salud y Seguridad Ocupacional para áreas específicas de la empresa
10
5.3.3 Normas de Salud y Seguridad Ocupacional para tener acceso a la Planta ............... 12
VI. REQUISITOS ADICIONALES DE CALIDAD, SEGÚN EL TIPO DE PROVEEDOR .......... 14
6.1. PROVEEDORES DE MATERIA PRIMA DE GRADO ALIMENTICIO ................................... 14
6.1.1. Requisitos específicos para proveedores de productos. ............................................... 14
6.1.2. REQUISITOS DE CALIDAD PARA PROVEEDORES DE ESPECIAS ....................... 16
6.2. PROVEEDORES DE MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES ...................................... 17
6.2.1. REQUISITOS ADICIONAL DE CALIDAD PARA PROVEEDORES DE PRODUCTOS
QUÍMICOS ............................................................................................................................................. 17
6.2.2. REQUISITOS ADICIONALES DE CALIDAD PARA PROVEEDORES DE
EMPAQUES........................................................................................................................................... 18
VERSION Nº 1
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I. INTRODUCCIÓN
Para facilitar el proceso de selección de nuestros proveedores, hemos desarrollado un
Manual de Selección y Evaluación de Proveedores, el cual tiene como objetivo aclarar
todas las expectativas sobre que espera recibir CHOCOLATE TROPICAL, cuando
adquirimos bienes y servicios.
II. OBJETIVO
El objetivo de este Manual es proporcionar un est de nuestros proveedores, hemos
desarrollado un Manual de Selección y Evaluación de Proveedores, el cual tiene como
objetivo aclararCHOCOLATE TROPICAL en beneficio de una mejora en la
administracistándar de los requisitos aplicables respeos Proveedores de productos y
servicios relacionados con la producción, están sujetos a los requerimientos de este
manual con el fin de que sean tomados en cuenta en toda actividad comercial mantenida
entre las partes. Los procedimientos solicitados en este manual están enfocados a aplicar
y mantener una relación de mutuo beneficio con nuestros proveedores.
De esta forma aseguramos la transferencia de nuestros compromisos con nuestros
clientes a toda la cadena de suministro.
III. ALCANCE
Este manual ha sido formulado para proporcionar a las personas responsables de
compras de la empresa CHOCOLATE TROPICAL, una herramienta que les permita la
selección y evaluación de proveedores y subcontratistas, a través de un proceso
transparente, acorde con la visión de responsabilidad social empresarial emprendida por
la empresa.
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Con la visión de evaluar, seleccionar y clasificar a los proveedores, hemos organizado el
trabajo desde las perspectivas de:
Según la naturaleza de las compras:
1. Materias primas de grado alimenticio
2. Materiales y servicios generales
Según las variables
1. Calidad
2. Salud y Seguridad Social (S y SO)
3. Ambiental
IV. POLÍTICAS DE COMPRAS
Este Manual de Selección y Evaluación de Proveedores utilizado como elemento general
del proceso de Compras, en las negociaciones de CHOCOLATE TROPICAL, con sus
proveedores y sub-contratistas. Todos aquellos casos relacionados que no estén
contemplados en este procedimiento, serán informados al Gerente de Técnico.
Con el objeto de construir una relación sólida con nuestros proveedores, se ha
establecido una política de compras fundamentada en:
1. Concurrencia de diversos proveedores
Para el mismo proceso de compras, siempre y cuando sea posible, de forma que se
alcance la respuesta más adecuada a la necesidad objeto de la solicitud de compra.
2. Transparencia en el proceso de compra e imparcialidad en la toma de
decisiones
Se ponderará de forma objetiva los diversos atributos de la oferta a la hora de
determinar el proveedor que servirá el servicio/producto a adquirir.
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En este sentido, se tendrá en cuenta aspectos tales como la calidad, el precio, los plazos
de entrega, la comunicación, garantías de productos, y el nivel de servicio, la cobertura de
la empresa ofertante, su integridad, su responsabilidad financiera, social, al igual que su
capacidad técnica y productiva.
Igualmente, se tendrá en cuenta las prácticas de empleo justas y congruentes con los
derechos humanos, los programas de salud y seguridad ocupacional para su personal y el
cumplimiento de las normas del medio ambiente entre otras.
La empresa se reserva el derecho de revisar cada periodo el listado de proveedores, con
la finalidad de evaluar el cumplimiento de todos los aspectos antes mencionados. En caso
de encontrar anomalías, se suspenderán las actividades de compras y se notificará por
escrito a la empresa proveedora para que corrija la situación con el fin de continuar la
relación comercial.
V. REQUISITOS GENERALES Y ESPECIFICOS PARA PROVEEDORES DE
CHOCOLATE TROPICAL.
5.1. REQUISISTOS PARA TODOS LOS PROVEEDORES EN GENERAL
5.1.1 Requisitos laborales
a. Leyes laborales
Los proveedores deben cumplir con todas las leyes laborales, incluyendo las leyes
relacionadas con horas laborables, compensación, derecho de los empleados a decidir si
quieren ser representados por un tercero durante la negociación del contrato colectivo de
trabajo, condiciones de trabajo u otras prácticas del lugar de trabajo.
Todos los proveedores deben respaldar las prácticas de empleo justas y congruentes con
los derechos humanos en el lugar de trabajo y proporcionar un entorno seguro de trabajo.
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b. Trabajo infantil
El proveedor no utilizará mano de obra infantil según la definición de la ley general del
trabajo, que hace referencia a cualquiera persona menor de 14 años o menor a la edad
requerida para finalizar la educación obligatoria o para acceder al empleo en Panamá. Los
menores de 18 años no deben realizar tareas peligrosas y pueden quedar excluidos de
trabajos nocturnos prestando especial atención a sus necesidades educativas.
c. Trabajo forzado
El proveedor no practicará trabajo forzado, obligada o condicionada para realizar sus
trabajos.
d. Prácticas Disciplinarias
El proveedor no empleará el abuso laboral físico, ni inhumano. Incluido todo tipo de acoso
sexual, abuso sexual, castigos corporales, coacción psíquica o física ni abuso verbal para
con los trabajadores, ni tampoco deben existir amenazas de tales tratamientos.
e. Discriminación y Acoso Sexual
El proveedor cumplirá con todas las leyes locales de Discriminación. Políticas anti-
discriminatorias y acoso sexual. Las relaciones laborales deberán siempre fundarse en un
trato compatible con la dignidad de la persona.
Es contrario a ellas, entre otras conductas, el que una persona realice en forma indebida,
por cualquier medio, requerimientos de carácter sexual, no consentidos por quien los
recibe y que amenacen o perjudiquen su situación laboral o sus oportunidades en el
empleo. Entendemos por Acosos Sexual la “Conducta de naturaleza sexual, y toda otra
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conducta basada en el sexo y que afecte a la dignidad de mujeres y hombres, que resulte
ingrata, irrazonable y ofensiva para quien la recibe”
Por lo tanto, CHOCOLATE TROPICAL. No admite, bajo ninguna circunstancia, que la
empresa proveedora actúe o esté de acuerdo con las siguientes situaciones:
Permitir que exista entre sus colaborares conductas que propicien un ambiente de trabajo
intimidatorio, hostil o humillante para quien las recibe.
f. Salarios y Prestaciones
Cumplir con Salarios y Prestaciones, incluidas las relativas al salario mínimo, horas extras
y beneficios dispuestos por la ley.
5.1.2 Requisitos legales
Como mínimo, los proveedores deberán cumplir los requisitos legales aplicables a su
industria tales como: Registros, Impuestos, certificaciones, permisos y pagos tributarios, y
la legislación en temas de Salud y Seguridad Ocupacional (SySO) y Medio Ambiente.
Estos requisitos mínimos son parte de todos los acuerdos comerciales nuevos y
renovados con nuestros proveedores directos. Los proveedores deben demostrar el
cumplimiento con estos requisitos ante la solicitud y a satisfacción de CHOCOLATE
TROPICAL.
La empresa CHOCOLATE TROPICAL, tiene el derecho de inspeccionar cualquier sitio
que involucre el trabajo de los bienes contratados.
5.1.3. Acceso a la inspección
Los proveedores deben permitir el acceso a sus instalaciones al Inspector de
CHOCOLATE TROPICAL, con la finalidad de realizar una inspección, con lo referente a la
calidad, procesos productivos e instalaciones físicas.
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El proveedor que no satisfaga el cumplimiento de los requisitos está sujeto a la
terminación de cualquier acuerdo, por parte de CHOCOLATE TROPICAL, sin
penalización pero con obligaciones para remediar los daños directos sufridos por la
empresa.
5.2. REQUISITOS GENERALES DE CALIDAD
Los proveedores deben tener un sistema de calidad eficaz implementado que asegure la
entrega de productos y servicios de alta calidad.
El sistema de calidad debe estar documentado. El sistema debe incluir políticas,
programas y procedimientos que están diseñados para asegurar el cumplimiento con las
especificaciones, requisitos regulatorios y expectativas delineados en este manual.
Debe existir un proceso para asegurar que las políticas, programas, fórmulas y
procedimientos vigentes se distribuyan correctamente a las áreas funcionales de la
instalación del proveedor.
El proveedor debe realizar auditorías periódicas del sistema de calidad para verificar la
eficacia del sistema y para identificar las oportunidades de mejora.
5.2.1. Requisitos de control de calidad
a. Especificaciones: Todos los proveedores deben enviar las especificaciones de sus
productos, incluyendo las recomendaciones de uso o dosificación.
b. Hoja de Seguridad: En los casos que aplique, el proveedor deberá enviar la hoja de
seguridad del producto.
c. Certificado de garantía: Es responsabilidad del proveedor garantizar la calidad de la
materia prima, para lo cual deberá emitir un certificado de garantía, donde se detalla los
parámetros de control, por cada lote de entrega.
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5.3. REQUISITOS GENERALES DE SALUD Y SEGURIDAD Y
OCUPACIONAL (SySO)
5.3.1. Normativa para personas naturales
Toda persona que tenga acceso a la Planta de CHOCOLATE TROPICAL, en condición de
contratista y subcontratistas de servicios con la finalidad de realizar un trabajo debe
atender los siguientes requisitos y normas de salud y Seguridad Ocupacional.
a. Gafete: Contar con un gafete de identificación el cual debe portar de forma visible
durante el tiempo que dure su estadía en las instalaciones el cual acredita a los
proveedores para realizar actividades dentro de la Planta.
b. Permisos: Entregar en vigilancia una copia del permiso de entrada. Ningún trabajo se
debe llevar a cabo en las distintas áreas sin contar con el permiso apropiado y el Análisis
de Seguridad en el Trabajo debidamente autorizado.
c. Inducción: Haber recibido la charla inducción de seguridad.
d. Equipo de protección: Usar el siguiente equipo de protección personal: Lentes de
seguridad claros, zapatos de seguridad (o zapato cerrado), uso de manga larga y casco,
además deberá usar el equipo de protección personal adicional que se requiera en cada
área o para cada trabajo de acuerdo a lo estipulado en los procedimientos y estos deben
estar en buen estado.
e. Equipo de incendio: Es obligación de la compañía contratista proveer el equipo de
incendio, en condiciones óptimas al momento de realizar un trabajo en la empresa.
f. Protección visual: Es obligatorio el uso de protección visual o careta en los siguientes
trabajos:
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1) al utilizar el taladro, esmeril, trabajos de corte y soldadura.
2) al romper concreto con cincel y martillo
3) Al manejar o utilizar sustancias peligrosas como: Ácidos, solventes, líquidos
calientes, etc., donde exista el riesgo de salpicaduras en la cara y ojos.
g. Protección en altura: Es obligatorio el uso de arnés y equipo diseñado para realizar
trabajos en altura. En todos los trabajos donde exista el riesgo de caer de diferentes
niveles.
5.3.2. Normativa de Salud y Seguridad Ocupacional para áreas específicas de la
empresa
a. Protección auditiva: Es mandatario el uso de tapones auditivos, en las áreas de
Cuarto de Maquinas y plantas de Emergencia, cuando se operen equipos o maquinaria
que generen altos niveles de ruido que pudieran sobrepasar los 85 decibeles (dB).
b. Protección de la cabeza: El uso del casco es obligatorio en trabajos donde se
exponga al trabajador con materiales o herramientas por caídas de diferente nivel.
c. Protección de los ojos y cara: Es obligatorio el uso de lentes de seguridad, uso de
careta o pantalla facial cuanto se utilice taladros, pulidores, esmeriles, demolición de
concreto con cincel y mazo, trabajos con el equipo de soldadura y oxicorte, en la
aplicación o manejo de sustancias peligrosas: solventes, ácidos, alcalinos, etc., y toda
actividad donde exista el riesgo de ser impactado por un proyectil en ojos y cara o
salpicados por sustancias agresivas a la piel y ojos.
d. Uso de Lentes: Es obligatorio el uso de lentes especiales en actividades donde exista
el riesgo de que se introduzcan en los ojos partículas o fibras, como trabajos de remover
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aislamientos, rasquetear pintura vieja, limpieza de lugares con exceso de polvos, manejo
de maderas o aserrín.
e. Protección de las Manos: Es obligatorio el uso de guantes en todas las actividades a
realizar y se debe utilizar el tipo de guante que ofrezca la protección necesaria
dependiendo el tipo del riesgo al que se esté expuesto, como: Machucones, golpes,
fricción, exposición a superficies filosas o punzo cortantes, quemaduras por superficies
calientes quemaduras por congelamiento, sustancias peligrosas o irritantes para la piel,
descargas eléctricas, retardantes de flama, etc.
f. Uso de fajas: El uso de fajas es obligatorio al realizar maniobras de carga de objetos
que pesen más de 20Kgs., o al realizar movimientos repetitivos y esfuerzos mayores con
los músculos de la espalda y abdomen. El uso de la faja se debe complementar utilizado
posiciones corporales correctas para realizar las actividades, manteniendo la espalda
recta, utilizando los músculos de piernas y brazos, girar el cuerpo completo con los pies y
no solo giro de la cintura, pegarse al cuerpo los objetos que se estén cargando, así como
utilizar equipos de carga como: montacargas, carretillas etc.
g. Protección de los pies: Es obligatorio el uso de zapatos de Seguridad (Cerrados),
suela dura y antiderrapante en todas las áreas de la empresa. El uso de botas de hule es
obligatorio en lugares donde se este expuesto a: lodos, derrames de sustancias
peligrosas, derrames de aguas residuales o actividades donde los pies estén expuestos al
humedecimiento.
h. Protección de las vías respiratorias: Es Obligatorio utilizar la mascarilla adecuada al
trabajo y exposición a polvos o gases.
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Notas importantes:
Es responsabilidad de quién va a ejecutar el trabajo, de usar herramientas manuales
apropiadas para ejecutar el trabajo y deben encontrarse en buenas condiciones.
El incumplimiento de alguno de los puntos anteriores será motivo para prohibirles el
acceso.
5.3.3 Normas de Salud y Seguridad Ocupacional para tener acceso a la
Planta
a. Artículos o comportamientos prohibidos
1) Está prohibido traer los siguientes artículos al interior de las instalaciones:
Cualquier tipo de arma (fuego, o arma blanca) o Bebidas alcohólicas.
2) No se permite fumar en ningún lugar de las instalaciones.
3) A las personas que se encuentren bajo la influencia del alcohol o substancias
ilegales no se les permitirá el acceso a las instalaciones.
4) Todos los accidentes, incidentes deben ser reportados inmediatamente al
Supervisor del área, o Vigilancia.
5) Todas las emergencias deben ser reportadas al Departamento de Seguridad
6) Cualquier trabajo que involucre generación de chispa, fuego o calor será permitido
solo a través de Permiso para efectuar trabajos especiales.
7) Las áreas de trabajo deben mantenerse limpias y en orden.
8) Cualquier material o producto que se desee ingresar a la Planta (que se considere
peligroso) deberá ser reportado previamente al departamento de Seguridad y
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entregando la hoja de datos de seguridad (MSDS) del material para su revisión y
obtener la aprobación de ingreso.
9) Todos los recipientes que requieran ingresar a planta que contengan combustibles,
solventes o sustancias peligrosas deben estar plenamente identificados y con su
rombo de clasificación de riesgos.
10) Prohibido el uso de tambores, cuñetes, garrafas, pedazos de madera, para
alcanzar una altura.
11) Prohibido el uso de escaleras de Madera o Aluminio en mal estado.
12) Prohibido el arrojar herramientas, materiales ú objetos de diferente nivel
13) Las compañías contratistas deben entregar un reporte de actividad o
procedimientos de ejecución de actividades cuando se les requiera.
b. Permisos de seguridad.
1) Todas las actividades que se realicen dentro de nuestras instalaciones requieren el
trámite de un permiso de seguridad antes de empezar actividades.
2) Esta estrictamente prohibido iniciar alguna actividad si el permiso no esta
debidamente tramitado.
3) Los permisos de seguridad son intransferibles, solo autorizan: la actividad, equipo
o área, personal, horario, fecha, nivel, descritos en el espacio de datos generales del
permiso.
4) El alterar un permiso ya con sus firmas correspondientes se considera una
violación muy grave.
c. Extensiones de permisos. Si existe la necesidad de prolongar un trabajo al día
siguiente es necesario lo siguiente:
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1) Tramitar un nuevo permiso con la persona contratante.
2) Todos los permisos tramitados deben tener la firma de recepción de trabajo o
termino de la jornada por el responsable del área donde se realice la actividad y
por el responsable de la actividad.
VI. REQUISITOS ADICIONALES DE CALIDAD, según el tipo de proveedor
6.1. PROVEEDORES DE MATERIA PRIMA DE GRADO ALIMENTICIO
Nuestra Misión es ofrecer productos de alta calidad que superen las expectativas del
cliente, mejorar los procesos continuamente, implementando tecnología de punta y
producir con responsabilidad social y ambiental.
6.1.1. Requisitos específicos para proveedores de productos.
a. Buenas prácticas de manufactura (BPM)
Los proveedores de materia prima deben cumplir con los requisitos de las BMP,
conforme están establecidos en las leyes y regulaciones actuales.
b. Buenas prácticas de laboratorio (BPL)
Todo el personal de los laboratorios debe implementar Buenas Prácticas de
Laboratorio basadas en las leyes y regulaciones en vigor.
Los laboratorios deben estar acreditados en las pruebas que se necesitan.
El laboratorio debe usar métodos de prueba publicados, reconocidos y validados.
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La forma en que el laboratorio está equipado, distribuido y administrado debe
asegurar que los resultados de las pruebas sean consistentes y confiables.
c. Inocuidad alimentaria
Los proveedores de materia prima e insumos deben implementar un programa de
protección de Inocuidad Alimentaria, basado en el Sistema de Análisis de Riesgos y
Puntos Críticos deControl (HACCP siglas en ingles), para asegurar la integridad y
seguridad de sus productos.
c. Control de plagas
Los proveedores de materia prima e insumos deben tener un programa de Control
de Plagas documentado para prevenir con eficacia la actividad de plagas en sus
instalaciones y/o áreas circundantes. Las actividades de Control de Plagas deben
ser realizadas por operadores certificados en Control de Plagas o personal con
capacitación equivalente.
El uso de insecticidas, funguicidas o rodenticidas debe realizarse en conformidad
con las Leyes y Regulaciones locales en vigor en el sitio donde se elaboran los
productos, al igual que las leyes y regulaciones del destino donde se entregaran los
productos.
d. Mantenimiento interno, externo y controles de saneamiento.
Debe existir un programa documentado y verificable de saneamiento y
mantenimiento interno y externo que cumpla con todos los requisitos regulatorios y
asegure la limpieza del equipo e instalaciones donde se manejan materia prima e
insumos.
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El proveedor debe asegurar que todos los ingredientes, empaques, componentes
del proceso y áreas de almacenamiento, carros y contenedores estén limpios y sin
plagas.
e. Programa de acción correctiva / preventiva
Cada proveedor de materia prima e insumo, debe diseñar e implementar un
programa de acción correctiva / preventiva que asegure que se tome una acción
para eliminar la causa del incumplimiento existente o potencial para prevenir la
ocurrencia/ recurrencia.
Se deberá evaluar periódicamente el programa de acción correctiva para impulsar la
mejora continua, y se deberá revisar las acciones correctivas que se tomen como
resultado del programa para asegurar su eficacia.
6.1.2. REQUISITOS DE CALIDAD PARA PROVEEDORES DE ESPECIAS
a. Información de productos: Los proveedores de especies, utilizados para elaborar
nuestros productos, deben presentar información completa y precisa para cada
producto y que incluya lo siguiente:
1) Información: sobre la Composición de Ingredientes de su producto.
2) Calificación del envase: Incluye pero no está limitado a las características físicas,
certificaciones, declaraciones, certificados de legalidad, certificado de origen,
clasificaciones de aduanas
3) Rotulación: Que el envase este debidamente rotulado y detallado.
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4) Certificación de calidad: Cada producto debe contar con la certificación de
calidad por lote, según las especificaciones del producto.
5) Hoja de Información: Hoja de Información de aplicación y su uso. Hoja de
Información de Seguridad del Material (MSDS) con Declaraciones de Componentes
Peligrosos
6.2. PROVEEDORES DE MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
6.2.1. REQUISITOS ADICIONAL DE CALIDAD PARA PROVEEDORES DE
PRODUCTOS QUÍMICOS
a. Información de productos: Los proveedores deben presentar información
completa y precisa para cada producto y que incluya lo siguiente:
1) Composición: Información sobre la Composición de Ingredientes de su producto
2) Envase: Calificación del envase (incluye pero no está limitado a las características
físicas, certificaciones, declaraciones, certificados de legalidad, certificado de origen,
clasificaciones de aduanas)
3) Idioma: Rotulación del envase detallado (inglés o español)
4) Trazabilidad: Certificación de calidad del producto por lote, según las
especificaciones del producto.
5) Hojas de información: Hoja de Información de aplicación y uso de la Hoja de
Información de Seguridad del Material (MSDS) con Declaraciones de Componentes
Peligrosos.
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6.2.2. REQUISITOS ADICIONALES DE CALIDAD PARA PROVEEDORES DE
EMPAQUES
a. Información de productos: Los proveedores deben presentar información
completa y precisa de los empaques la cual permita la manipulación, conservación y
transporte de los productos. Los mismos deberán incluir lo siguiente:
1) Especificaciones: Información sobre el material, resistencia, y manejo adecuado
del empaque.
2) Impresión: Los empaques deben contener las especificaciones de los diseños de
la etiqueta, cuidando la calidad, colores, tamaño solicitado.
3) Tintas: Los materiales de la impresión debe respetar la normativa vigente nacional
e internacional para el uso en productos de grado alimenticios.
4) Certificación de calidad: Cada producto debe contar con la certificación de
calidad por lote, según las especificaciones del producto.
5) Información: Hoja de Información de aplicación y uso. Hoja de Información de
Seguridad del Material (MSDS) con Declaraciones de Componentes Peligrosos
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