Modelo Burocrtico De Organizacin
La burocracia es la organizacin o estructura que es caracterizada por procedimientos
centralizados y descentralizados, divisin de responsabilidades, especializacin del
trabajo, jerarqua y relaciones impersonales.
A partir de la dcada de lo 1940, las crticas hechas tanto a la teora clsica, por su
mecanicismo; como a la teora de las relaciones humanas, por su romanticismo
ingenuo revelaron la falta de una teora de la organizacin slida y amplia que orienta
el trabajo del administrador.
ORGENES DE LA BUROCRACIA.
El trmino burocracia proviene del francs bureaucratie, cuya raz es bureau (oficina).
El concepto permite nombrar a la organizacin que est regulada por normas que
buscan un orden racional en la gestin y distribucin de sus asuntos.
La teora de la Burocracia. Se trata de una teora que se inici con el claro objetivo y la
necesidad de conseguir que la organizacin de las distintas empresas, especialmente
de las que contaban con muchos empleados y con un gran volumen de actividad,
estuvieran ordenadas de manera racional.
De ah surgieron ideas y propuestas como la del economista alemn Max Weber que,
entre finales del siglo XIX y principios del XX, se convirti en uno de los mximos
exponentes de dicha teora. En su caso, consider que la burocracia era una forma
racional de organizar una entidad para conseguir que la misma funcionara con
precisin, claridad, velocidad y eficiencia.
LA TEORA DE LA BUROCRACIA.
La teora de la burocracia se puso en prctica en la administracin hacia la dcada de
1940 debido a las circunstancias siguientes:
1) Fragilidad y parcialidad de la teora clsica y de la teora de las relaciones
humanas opuestas y contradictorias entre s.
2) Era necesario encontrar un modelo de organizacin racional capaz de
caracterizar todas las variables involucradas, as como el comportamiento, las
formas de organizacin humana y en especial, a las empresas.
3) El crecimiento tamao y la complejidad de las empresas exigan modelos
organizacionales mejor definidos.
4) Segn esta teora, se puede pagar a un hombre para que acte y se comporte
de manera predeterminada, la cual debe explicrsele con exactitud y
minuciosidad, sin permitir por ningn motivo que sus emociones interfieran en su
desempeo.
Weber identifica tres factores principales que favorecen el desarrollo de la burocracia
moderna:
1) Desarrollo de una economa monetarista: la moneda no slo facilita, sino que
racionaliza las transacciones econmicas. En la burocracia, la moneda toma el
lugar de la remuneracin en especie para los funcionarios, lo cual permite la
descentralizacin de la autoridad y el fortalecimiento de la administracin
burocrtica.
2) Crecimiento cuantitativo y cualitativo de las tareas administrativas del estado
moderno: slo un tipo burocrtico de organizacin podra sustentar la enorme
complejidad y el tamao de tales tareas.
3) Superioridad tcnica en trminos de eficiencia, del tipo burocrtico de
administracin: esto sirvi como fuerza autnoma interna para imponer su
predominio. La razn decisiva de la preminencia de la organizacin burocrtica
fue siempre y nicamente su superioridad tcnica sobre cualquier otra forma de
organizacin.
CARACTERSTICAS DE LA BUROCRACIA, SEGN WEBER
El concepto de burocracia para Max Weber es la organizacin eficiente es excelente.
Para lograr esa eficiencia, la burocracia necesita describir con anticipacin, los mnimos
detalles de cmo deben ejecutarse las actividades.
Segn Weber, la burocracia tiene las siguientes caractersticas principales:
1) Carcter legal de las normas y reglamentos: la burocracia es una
organizacin unida por normas y reglamentos previamente establecidos por
escrito. Se basa en una especie de legislacin propia que define con
anticipacin cmo deber funcionar la organizacin burocrtica. Estas normas y
reglamentos se ponen por escrito y son bastante detalladas porque buscan
cubrir todas las reas de la organizacin. En este sentido, la burocracia es una
estructura social racionalmente organizada. Las normas y reglamentos son
legales porque confieren a las personas investidas de autoridad un poder de
coaccin sobre los subordinados, y les proporcionan los medios coercitivos para
imponer la disciplina.
2) Carcter formal de las comunicaciones: la burocracia es una organizacin
unida por comunicaciones escritas. Las reglas, decisiones y acciones
administrativas se formulan y registran por escrito. De ah, el carcter formal de
la burocracia: todas las acciones y procedimientos se encaminan a garantizar la
comprobacin y la documentacin adecuadas. Adems, tambin se asegura la
interpretacin unvoca de las comunicaciones.
3) Carcter racional y divisin del trabajo: la burocracia se caracteriza por la
divisin sistemtica del trabajo, en aras de la racionalidad, es decir, se adapta a
los objetivos por alcanzar: la eficiencia de la organizacin. De all el aspecto
racional de la burocracia. Existe una divisin sistemtica del trabajo, del derecho
y del poder, que establece las atribuciones de cada participante, los medios para
implementar las normas y las condiciones necesarias.
4) Impersonalidad de las relaciones: la distribucin de actividades es impersonal,
es decir, se desarrolla en trminos de cargos y funciones, y no de las personas
involucradas.
De
ah
el
carcter
impersonal
de
la
burocracia,
cuya
administracin no considera las personas como tales, sino como individuos que
desempean cargos y cumplen funciones. El poder de cada funcionario es
impersonal y se deriva del cargo que ocupa. As mismo, la obediencia del
subordinado hacia el superior es impersonal: no se obedece a la persona, sino al
cargo que ocupa.
5) Jerarqua de la autoridad: la burocracia establece los cargos segn el principio
de jerarqua. Cada cargo inferior debe estar bajo el control y la supervisin de
uno superior. Ningn cargo queda sin control de supervisin. De ah la
necesidad de la jerarqua de la autoridad para fijar las jefaturas en los diversos
niveles de autoridad, los cuales constituyen la estructura jerrquica de la
organizacin. La jerarqua es orden y subordinacin; los niveles de autoridad
corresponden a las diversas categoras de participantes, funcionarios, clases y
otros.
6) Rutinas y procedimientos estandarizados: la burocracia fija reglas y normas
tcnicas para el desempeo de cada carga. Quien desempea un cargo, el
funcionario, no puede hacer lo que quiera, sino lo que la burocracia le impone.
Las reglas y normas tcnicas regulan la conducta de quien ocupa cada cargo,
cuyas actividades deben ejecutarse de acuerdo con las rutinas y procedimientos
fijados por aqullas.
7) Competencia tcnica y meritocracia: la burocracia basa la seleccin de las
personas en el mrito y la competencia tcnica, y no en preferencias personales.
La admisin, transferencia y promocin de funcionarios se fundamenta en
criterios de evaluacin y clasificacin vlidos para toda la organizacin, y no en
mritos particulares y arbitrarios. Estos criterios universales son racionales y
tienen en cuenta la competencia, el mrito y la capacidad del funcionario
respecto del cargo o funcin considerados. De all la necesidad de exmenes,
concursos, pruebas y ttulos para la admisin y el ascenso de funcionarios.
8) Especializacin de la administracin: la burocracia se basa en la separacin
de la propiedad y la administracin. Los miembros del cuerpo administrativo
deben estar completamente separados de la propiedad de los medios de
produccin. En otros trminos, los administradores de la burocracia no son los
dueos o propietarios de la empresa. El dirigente no es necesariamente el
dueo del negocio ni un gran accionista de la organizacin, sino un profesional
especializado en administracin.
9) Profesionalizacin de los participantes: la burocracia se caracteriza por la
profesionalizacin de sus participantes. Cada funcionario de la burocracia es un
profesional, por las siguientes razones:
Es un especialista: cada funcionario est especializado en las
actividades de su cargo.
Es asalariado: los funcionarios de la burocracia participan en la
organizacin y, por ellos, reciben salarios correspondientes al cargo que
ocupan.
Ocupa un cargo: el funcionario de la burocracia ocupa un cargo. Esta
actividad es su principal funcin en la organizacin y le absorbe todo su
tiempo.
Es nominado por un superior jerrquico: el funcionario es un profesional
seleccionado y escogido por su competencia y capacidad, nombrado,
evaluado, ascendido o despedido por su superior jerrquico.
Su mandato es por tiempo indeterminado: cuando un funcionario ocupa
un cargo dentro de la burocracia, su tiempo de permanencia en ese
cargo es indefinido e indeterminado.
Hace carrera dentro de la organizacin: si el funcionario demuestra
mritos, capacidad y competencia, puede ser promovido a otros cargos
superiores.
No tiene la propiedad de los medios de produccin y administracin: el
administrador maneja la organizacin en nombre de los propietarios,
mientras que el empleado, para trabajar, necesita las mquinas y los
equipos provistos por la organizacin.
Es fiel al cargo y se identifica con los objetivos de la empresa: el
funcionario defiende los intereses del cargo y la organizacin, y hace a
un lado los dems intereses involucrados.
Las organizaciones burocrticas son dirigidas cada vez ms por
administradores profesionales
10) Completa previsin del funcionamiento: el objetivo de la burocracia es prever
el comportamiento de sus miembros. El modelo burocrtico de Weber parte de la
suposicin de que el comportamiento de los miembros de la organizacin es
perfectamente previsible: todos los funcionarios debern comportarse de
acuerdo con las normas y reglamentos de la organizacin para que sta alcance
la mxima eficiencia posible.
VENTAJAS DE LA BUROCRACIA
1) Racionalidad: en relacin con el logro de los objetivos de la organizacin.
Precisin en la definicin del cargo y de la operacin: por el conocimiento
exacto de los deberes.
2) Rapidez en las decisiones: pues cada uno conoce lo que debe hacerse y quin
debe hacerlo.
3) Las rdenes y documentos se tramitan a travs de canales prestablecidos.
4) Interpretacin unvoca: garantizada por la reglamentacin especfica y escrita.
5) Uniformidad de rutinas y procedimientos: que favorece la estandarizacin y la
reduccin de costos y errores, pues los procedimientos se definen por escrito.
6) Continuidad de la organizacin: mediante la sustitucin del personal que se
retira. Adems, los criterios de seleccin y contratacin de personal se basan
en la capacidad y en la competencia tcnica.
7) Reduccin de la friccin entre las personas: pues cada funcionario conoce
aquello que se exige de l y cules son los lmites entre sus responsabilidades
y las de los dems.
8) Coherencia: pues los mismos tipos de decisin deben tomarse en las mismas
circunstancias.
9) Subordinacin de los ms nuevos a los ms antiguos: de modo bien riguroso y
conocido, para que el superior pueda tomar decisiones relacionadas con los
niveles inferiores.
10)Confiabilidad: pues al conducir el negocio de acuerdo con reglas conocidas, un
gran nmero de casos similares se tratan metdicamente de la misma manera.
11) Beneficios para las personas en la organizacin: pues se formaliza la jerarqua,
se divide el trabajo entre las personas de manera ordenada, y stas se
entrenan para volverse especialistas en sus campos particulares.
Racionalidad Burocrtica. racionalidad implica adecuacin de los medios a los fines;
en el contexto burocrtico, esto significa eficiencia. Una organizacin es racional si
escoge los medios ms eficientes para la consecucin de las metas. Sin embargo, slo
se tienen en cuenta las metas colectivas de la organizacin y no las de sus miembros
individuales. Aunque Weber considera que la burocracia es la ms eficiente forma de
organizacin creada por el hombre, tema que esta eficiencia, cuyos resultados se
derivan de la creciente burocratizacin del mundo moderno, se convirtiera en una gran
amenaza para la libertad individual y las instituciones democrticas de las sociedades
occidentales.
DISFUNCIONES DE LA BUROCRACIA
El nombre de disfunciones de la burocracia se usa para designar las anomalas de
funcionamiento, responsables por el sentido peyorativo que el trmino burocracia
adquiri junto a los menos informados o ignorantes sobre el tema.
1. Interiorizacin de las normas y apego extremo a los reglamentos: las
directrices de la burocracia, emanadas de las normas y reglamentos para
alcanzar los objetivos de la organizacin, tienden a adquirir un valor positivo,
propio e importante, independiente de sus objetivos, que los sustituye de modo
gradual. De medios, las normas y reglamentos se transforman en objetivos, se
vuelven absolutos y prioritarios: el funcionario asume un rol rgido y olvida que la
flexibilidad es una de las principales caractersticas de cualquier actividad
racional. Los reglamentos dejan de ser medios y pasan a ser los principales
objetivos del burcrata.
2. Formalismo y papeleo excesivos: la necesidad de documentar y formalizar las
comunicaciones dentro de la burocracia, a fin que todo pueda ser debidamente
certificado por escrito, puede conducir al exceso de formalismo, de
documentacin y, en consecuencia, de papeleo. ste constituye una de las
mayores disfunciones de la burocracia, que muchas veces lleva al lego a
imaginar que toda la burocracia tiene un volumen inmenso de papeleo, de
copias y comunicaciones.
3. Resistencia al cambio: como en este tipo de organizacin todo es rutina,
estandarizado y previsto con anticipacin, el funcionario se acostumbra a una
repeticin absoluta de su tarea, lo que le brinda total seguridad acerca de su
futuro en la burocracia. Al seguir las normas y reglamentos impuestos por la
burocracia, el funcionario se vuelve un ejecutor de rutinas y procedimientos, que
llega a dominar con el correr del tiempo. Cuando surge alguna posibilidad de
cambio dentro de la organizacin, el funcionario tiende a interpretarlo como algo
que l desconoce y representa peligro para su seguridad y tranquilidad.
4. Despersonalizacin de las relaciones: hace nfasis en los cargos y no en las
personas que los ocupan. Esta situacin menoscaba las relaciones personales
entre los miembros de la organizacin: el burcrata no considera a los dems
funcionarios como personas ms o menos individuales, sino como ocupantes de
cargos, con derechos y deberes previamente especificados.
5. Jerarquizacin como base del proceso decisorio: la burocracia se sustenta
en una rgida jerarquizacin de la autoridad. Por tanto, quien toma decisiones en
cualquier situacin ser aquel que posea la ms elevada categora jerrquica,
independientemente de su conocimiento sobre el asunto. Siempre decide quien
ocupa el cargo jerrquico ms elevado, aunque nada sepa del tema que va a
resolverse. Adems, jerarquizar en una manera de clasificar las cosas, de
estereotiparlas, con el fin de manejarlas con mayor facilidad.
6. Conformidad extrema con rutinas y procedimientos: la burocracia se basa
en rutinas y procedimientos para garantizar que las personas hagan con
exactitud lo que se espera de ellas. En la bsqueda de eficacia, exige devocin
estricta de las normas y reglamentos que, se transforman en cosas absolutas:
las normas y rutinas ya no son relativas respeto de un conjunto de objetivos sino
absolutas y, con el tiempo, se vuelven sagradas para el funcionario.
7. Exhibicin de smbolos de autoridad: como la burocracia destaca la jerarqua
de la autoridad, es necesario crear un sistema que muestre a todos quines
tienen el poder. De all surge la tendencia a utilizar smbolos o seales de
estatus que indican la posicin jerrquica de los funcionarios: uniformes,
localizacin de oficina, del bao, del estacionamiento y otros. As se seala
quines son los principales jefes de la organizacin.
8. Dificultad en la atencin a los clientes y conflictos con el pblico: el
funcionario se orienta de modo exclusivo hacia el interior de la organizacin: a
sus normas y reglamentos internos, a sus rutinas y procedimientos, al superior
jerrquico que evala su desempeo. Esa actuacin orientada hacia la
organizacin lo lleva a crear conflictos con la clientela. Todos los clientes son
atendidos de manera estandarizada, de acuerdo con los reglamentos y rutinas
internos, lo cual hace que los clientes se enojen ante la poca atencin que se les
presta y la descortesa con que se les trata cuando exponen sus problemas
particulares y personales.
LAS DIMENSIONES DE LA BUROCRACIA
Actualmente la burocracia se entiende ms como un continuum y no como algo
absoluto que est totalmente presente o totalmente ausente. Hall propones que el
grado variable de burocratizacin se determine por la medida de las dimensiones de la
burocracia, es decir, que se entienda el concepto de burocracia como una serie de
dimensiones que forman el continuum. Hall seleccion seis dimensiones o variables
continuas de la estructura organizacional:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Divisin del trabajo basada en la especializacin funcional.
Jerarqua de autoridad.
Sistema de reglas y reglamentos.
Formalizacin de las comunicaciones.
Impersonalidad de las relaciones interpersonales.
Seleccin y promocin basadas en la competencia tcnica.
EVALUACIN CRTICA DE LA TEORA DE LA BUROCRACIA
Segn Weber, la burocracia proporciona una manera racional de organizar a las
personas y las actividades para alcanzar objetivos especficos. La burocracia tiene
defensores y enemigos. Por ejemplo, Perrow, este agrega que las burocracias no han
sido juzgadas adecuadamente, pues representan una alternativa superior a todas las
dems alternativas de organizacin. La burocracia es una forma de organizacin
superior a todas las dems que se conocen o que esperaba alcanzar en un futuro
prximo o mediano; las probabilidades de continuar con ella, o de cambiarla,
seguramente no existen en occidente en el presente siglo.
1. Racionalismo Excesivo de la Burocracia
Katz y Hahn sealan que la organizacin burocrtica est supe racionalizada y no
tiene en cuenta la naturaleza organizacional ni las condiciones del ambiente que
la rodea. Adems, sus ventajas han sido exageradas. El sistema burocrtico
consigue sobrevivir y es eficiente slo cuando:
a) Las tareas individuales exigen un mnimo de creatividad.
b) Las exigencias del ambiente sobre la organizacin son claras y sus
implicaciones obvias.
c) La rapidez en la toma de decisiones es un requisito importante.
d) Las circunstancias organizacionales se aproximan a las del sistema
cerrado.
2. Conservadurismo de la Burocracia
1) La burocracia no considera el crecimiento personal y el desarrollo de la
personalidad de las personas.
2) Lleva a la conformidad y al conformismo de las personas.
3) No considera la organizacin informal
4) No posee medios para solucionar conflictos internos,
5) Las comunicaciones (e ideas creativas) son bloqueadas o distorsionadas
debido las divisiones jerrquicas.
6) Los recursos humanos no son plenamente utilizados debido a la
desconfianza, el miedo a represalias, etctera.
7) No asimila las nuevas tecnologas adoptadas por la organizacin.
8) Modifica la personalidad de las personas que se hacen torpes, limitadas
y oscuras: el "hombre organizacional" condicionado.
3. Posicin de la Teora de la burocracia dentro de la Teora Organizacional
El modelo burocrtico constituye un tercer pilar de la Teora tradicional de la
organizacin, al lado del "Taylorismo" (Escuela de Administracin cientfica) y de
la obra de Fayol y Guick (Teora clsica). La teora weberiana se asemeja a la
Teora clsica de la organizacin en cuanto al nfasis en la eficiencia tcnica y en
la estructura jerrquica de la organizacin.
Sin embargo, ambas teoras son diferentes entre s, como se presenta a
continuacin:
1) La teora clsica se preocup por detalles como amplitud ptima del
control, asignacin de autoridad y responsabilidad, nmero de niveles
jerrquicos, agrupacin de las funciones, mientras que la teora de
Weber se preocup ms por los grandes esquemas en la organizacin y
explicacin.
2) En cuanto al mtodo, los autores clsicos utilizaron un enfoque
predominantemente deductivo, mientras que Weber es esencialmente
inductivo.
3) La teora clsica se refiere casi exclusivamente a la moderna
organizacin empresarial, mientras que la teora de Weber es parte
integrante de una teora general de la organizacin social y econmica.
4) La teora clsica presenta una orientacin normativa y prescriptiva,
mientras que la orientacin de Weber es ms descriptiva y explicativa.
Comparando la teora de Weber con la de Taylor y Fayol, se concluye que:
1) Taylor buscaba medios y mtodos cientficos para realizar el trabajo
rutinario de las organizaciones. Su mayor contribucin fue para la
gerencia (direccin).
2) Fayol estudiaba las funciones de direccin. Su contribucin fue para la
direccin.
3) Weber se preocupaba con las caractersticas de la burocracia. Su
contribucin fue para la organizacin, considerada como un todo.
Estos tres autores analizaron los componentes estructurales de la organizacin.
BIBLIOGRAFA
Amitai Etzioni, Organizaciones Modernas, op. cit., p. 86.
Chiavenato Idalberto. Introduccin a la Teora General de la Administracin.
Editorial MC Graw Hill, Quinta Edicin 1999.
Moreno Plata, No la no es M. El agotamiento del paradigma burocrtico ante el
riesgo ambiental contemporneo. Ed. Atlas, 1995, p. 17.
