REPARACIN Y MANTENIMIENTO DEL PARQUE VEHICULAR, MAQUINARIA Y EQUIPO PROPIEDAD DEL GOBIERNO DEL ESTADO.
OBJETIVO Controlar y apoyar para la operacin y utilizacin de las unidades vehiculares, maquinaria y equipo, mediante servicios de reparacin, mantenimiento preventivo y correctivo contribuyendo al mejor desempeo y cumplimiento de las funciones inherentes de las distintas Dependencias del Poder Ejecutivo de Nayarit.
NORMAS DE OPERACIN Las Dependencias del Poder Ejecutivo del Estado, responsables del resguardo, operacin, control y mantenimiento del parque vehicular, maquinaria y equipo propiedad del Gobierno del Estado, presentarn con oportunidad en formato especial (Solicitud de Servicio Mecnico) al Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular, con cargo a su presupuesto, requerimiento de reparacin y/o mantenimiento preventivo/correctivo, destacando la descripcin precisa del vehculo y el servicio o falla mecnica a reparar que solicite. El Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular en coordinacin con el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles y con la participacin de los titulares de las reas administrativas, o quien designe, efectuarn revisiones e inspecciones fsicas a las unidades automotrices y maquinaria que conforman la plantilla vehicular, con el fin de conocer el estado real que guarda el parque vehicular oficial que recibe toda clase de servicios. Atender con oportunidad las solicitudes de servicio mecnico que presenten las Dependencias del Gobierno del Estado, en su caso, efectuar la revisin fsica para constatar que en realidad se requiere la reparacin o suministro de bienes solicitado, firmando los participantes de la accin. El servicio de reparacin y mantenimiento que requieran los vehculos oficiales, ser proporcionado por los talleres designados por el Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular, los cuales por la naturaleza del servicio no se pueden cotizar. El servicio de laminado y pintura que requieran los vehculos oficiales, ser proporcionado por los talleres designados por el Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular, previa cotizacin a cuando menos tres oferentes, siempre que el costo de los servicios supere los $ 10,000.00 ms I.V.A..
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El servicio de mantenimiento que prestan las agencias automotrices autorizadas, nicamente ser proporcionado a vehculos de modelos recientes (hasta 5 aos anteriores). Este servicio deber ajustarse a los manuales tcnicos elaborados por los fabricantes, as como a las condiciones que se establezcan en los contratos correspondientes. La reparacin de los vehculos oficiales, que derive de la falta de mantenimiento oportuno, correr a cargo del servidor pblico a quien se encuentren asignados, conforme a las disposiciones que, para el caso establezcan la Direccin General de Administracin. En ningn caso se podr autorizar la prestacin o el pago del servicio de reparacin y mantenimiento a vehculos particulares. Cuando los vehculos oficiales se averen o daen en lugares donde no existan talleres autorizados, se podrn reparar en los establecimientos que designe el responsable de la unidad, siempre y cuando el importe pagado por tal servicio, se compruebe con documentos que renan los requisitos fiscales. Todo servicio de mantenimiento proporcionado por los talleres autorizados o por los que seleccionen directamente las Dependencias, tendrn una garanta mnima de treinta das. No se autorizarn reparaciones de los vehculos que se encuentren dentro del perodo de garanta, salvo que medie justificacin del titular de la Dependencia. Cualquier deficiencia en la prestacin del servicio por parte de los talleres autorizados, deber notificarse por escrito a la Direccin General de Administracin de manera inmediata por los titulares de las Dependencias. Solo proceder el pago por concepto de reparaciones de vehculos de trabajo, cuando las descomposturas ocurran en el desempeo de actividades oficiales. Cualquier situacin en contrario requerir la justificacin del titular de la Dependencia, para anlisis de la Direccin General de Administracin. El servicio de mantenimiento urgente que requieran los vehculos oficiales, ser atendido en forma directa por las unidades administrativas de cada Dependencia, siempre y cuando su costo no sea superior a $ 10,000.00 pesos ms I.V.A. y no sea repetitivo para el mismo vehculo en un plazo de un trimestre y se cuente con la disponibilidad de recursos en los respectivos fondos fijos. El gasto del mismo se comprobar en el fondo fijo y no ser necesario elaborar la solicitud de reparacin de vehculos, una vez que el proveedor entregue la factura se enviar al Departamento de Control y Mantenimiento de Vehculos para su validacin. En los casos en que el fondo fijo asignado sea inferior a esta cantidad, se tramitar el pago de la factura de manera directa, previa validacin de la factura original por el Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Habr un Analista designado por la Direccin de Metodologa Administrativa para llevar a cabo el trabajo de revisin de la informacin plasmada en el formato Pedido, misma que debe coincidir con la documentacin soporte del trmite respectivo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE AUTORIZACIN HOJA DE 28 ABR 2006 1 4 PROCEDIMIENTO: REPARACION Y MANTENIMIENTO DEL PARQUE VEHICULAR, MAQUINARIA Y EQUIPO PROPIEDAD DEL GOBIERNO DEL ESTADO. REA : DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y DEPARTAMENTO: CONTROL Y MANTENIMIENTO SERVICIOS GENERALES VEHICULAR DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO AREA RESPONSABLE ACT. NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Presenta al Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular el formato de solicitud de servicio mecnico (FSSM-01) en (O/3C). 1 Nota: Especifica: marca, unidad, placas, no. econmico y descripcin del servicio o falla mecnica que solicita. FORMATO O DOCTO.
DEPENDENCIA SOLICITANTE
- FORMATO DE SOLICITUD DE SERVICIO MECANICO (FSSM-01)
Recibe el formato de solicitud de servicio mecnico (FSSM-01) y revisa en el sistema de registro de cmputo si procede su trmite.
NO PROCEDE TRAMITE: 3 Rechaza solicitud a la Dependencia solicitante. TERMINA PROCEDIMIENTO.
DEPARTAMENTO DE CONTROL Y MANTENIMIENTO VEHICULAR
PROCEDE TRAMITE: 4 Autoriza y recaba firma de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales.
- FORMATO DE SOLICITUD DE SERVICIO MECNICO (FSSM-01)
Informa a la Dependencia solicitante sobre el taller mecnico o de servicios para que acuda con la unidad vehicular que requiera el servicio.
Sella el formato de solicitud de servicio mecnico y entrega a la Dependencia solicitante (O/2C) y archiva copia.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE AUTORIZACIN HOJA DE 28 ABR 2006 2 4 PROCEDIMIENTO: REPARACION Y MANTENIMIENTO DEL PARQUE VEHICULAR, MAQUINARIA Y EQUIPO PROPIEDAD DEL GOBIERNO DEL ESTADO. REA : DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y DEPARTAMENTO: CONTROL Y MANTENIMIENTO SERVICIOS GENERALES VEHICULAR DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO AREA RESPONSABLE DEPENDENCIA SOLICITANTE ACT. NUMERO 7 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Recibe formato de solicitud de servicio mecnico (O/2C) y acude con el proveedor. FORMATO O DOCTO.
PROVEEDOR AUTORIZADO
Efecta el servicio mecnico y elabora factura en (O/1C), la cual anexa al formato de solicitud de - FACTURA servicio mecnico, entrega a la Dependencia.
FACTURA HASTA $ 10,000.00 MAS I.V.A. Recibe factura original, sella y firma copia, acude al Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular con factura original y copia, para registro del gasto y validacin mediante sello de REVISADO, en la factura original correspondiente, quedando la copia en el Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular. 9 NOTA: Si el importe de la factura es menor a $10,000.00 ms I.V.A. procede efectuar el pago directamente a travs del fondo revolvente si ste es insuficiente o no se tiene disponible en el rea, se tramitar como pago nico ante la Direccin General de Tesorera. TERMINA PROCEDIMIENTO.
DEPENDENCIA SOLICITANTE
FACTURA MAYOR DE $ 10,000.01 MAS I.V.A. Recibe factura original, sella y firma copia; elabora requisicin (O/4C), anexa factura original y formato original de solicitud de servicio mecnico, turna a la Direccin General de Contabilidad y Presupuesto para la afectacin presupuestal. - REQUISICION SF-R01
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE AUTORIZACIN HOJA DE 28 ABR 2006 3 4 PROCEDIMIENTO: REPARACION Y MANTENIMIENTO DEL PARQUE VEHICULAR, MAQUINARIA Y EQUIPO PROPIEDAD DEL GOBIERNO DEL ESTADO. REA : DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y DEPARTAMENTO: CONTROL Y MANTENIMIENTO SERVICIOS GENERALES VEHICULAR DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO AREA RESPONSABLE DIRECCIN GENERAL DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO ACT. NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Recibe la requisicin (O), factura (O) y solicitud de servicio mecnico anexo, asigna No. de folio, sella y firma, indicando disponibilidad presupuestal, fotocopia requisicin y turna documentacin al Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular. FORMATO O DOCTO.
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12 DEPARTAMENTO DE CONTROL Y MANTENIMIENTO VEHICULAR
Sella y firma de recibido en fotocopia de la requisicin. Elabora pedido (O/3C), firma el Jefe del Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular y enva al analista junto con la documentacin soporte (requisicin, solicitud de servicio y factura original) para su revisin.
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- PEDIDO
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Recibe y revisa pedido y documentacin soporte.
15 ANALISTA
NO PROCEDE. Regresa al Departamento de Control Mantenimiento Vehicular para su correccin.
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PROCEDE Otorga el Vo. Bo. En el pedido y anota fecha y firma y lo turna al Jefe del Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular para continuar trmite.
DEPARTAMENTO DE CONTROL Y MANTENIMIENTO VEHICULAR
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Recaba las firmas del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, y del Director General de Administracin.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE AUTORIZACIN HOJA DE 28 ABR 2006 4 4 PROCEDIMIENTO: REPARACION Y MANTENIMIENTO DEL PARQUE VEHICULAR, MAQUINARIA Y EQUIPO PROPIEDAD DEL GOBIERNO DEL ESTADO. REA : DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y DEPARTAMENTO: CONTROL Y MANTENIMIENTO SERVICIOS GENERALES VEHICULAR DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO AREA RESPONSABLE ACT. NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Integra expediente conformado por pedido, requisicin, formato de solicitud de servicio mecnico y factura originales, mismos que turna al Departamento de Adquisiciones para la elaboracin del contrarecibo para el trmite de pago, sellando de recibido en la copia del pedido. FIN DE PROCEDIMIENTO. FORMATO O DOCTO.
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ELABOR Direccin de Metodologa Administrativa L.A.E. Jos Luis Naya Gonzlez
REVIS Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales Ing. Javier Corts Lpez
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE AUTORIZACIN 28 ABR 2006
HOJA
1
DE 7
PROCEDIMIENTO: REPARACIN Y MANTENIMIENTO DEL PARQUE VEHCULAR, MAQUINARIA Y EQUPO PROPIEDAD DE GOBIERNO DEL ESTADO. REA DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO: DEPTO DE CONTROL Y MANTO. VEHCULAR
PROVEEDOR AUTORIZADO DIRECCIN GRAL. DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
DEPENDENCIA SOLICITANTE
DEPTO. DE CONTROL Y MANTTO. VEHCULAR
INICIO
1 Presenta al Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular el formato de solicitud de servicio mecnico (FSSM-01).
FSSM-01 0 1 2 3
Especifica: marca, unidad, placas, No. econmico y descripcin del servicio o falla mecnica que solicita
2 Recibe el formato de solicitud de servicio mecnico (FSSM-01) y revisa en el sistema de registro de cmputo si procede su trmite.
FSSM-01 0
PROCEDE ?
NO
Rechaza solicitud a la Dependencia Solicitante.
TERMINA
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE AUTORIZACIN 28 ABR 2006
HOJA
2
DE 7
PROCEDIMIENTO: REPARACIN Y MANTENIMIENTO DEL PARQUE VEHCULAR, MAQUINARIA Y EQUPO PROPIEDAD DE GOBIERNO DEL ESTADO. REA DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
DEPTO DE CONTROL Y MANTTO. VEHCULAR
DEPARTAMENTO: DEPTO DE CONTROL Y MANTO. VEHCULAR
PROVEEDOR AUTORIZADO DIRECCIN GENERAL DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
DEPENDENCIA SOLICITANTE
SI
Autoriza y recaba firma de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales.
FSSM-01 0 1 2 3
5 Informa a la Dependencia solicitante sobre el taller mecnico o de servicios para que acuda con la unidad vehicular que requiera el servicio.
Sella el Formato de Solicitud de Servicio Mecnico y entrega a la Dependencia solicitante, y archiva copia.
FSSM-01 3 FSSM-01 0 1 2
DEPENDENCIA
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE AUTORIZACIN 28 ABR 2006
HOJA
3
DE 7
PROCEDIMIENTO: REPARACIN Y MANTENIMIENTO DEL PARQUE VEHCULAR, MAQUINARIA Y EQUPO PROPIEDAD DE GOBIERNO DEL ESTADO. REA DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
DEPENDENCIA SOLICITANTE DEPTO. DE CONTROL Y MANTTO. VEHCULAR
DEPARTAMENTO: DEPTO DE CONTROL Y MANTO. VEHCULAR
PROVEEDOR AUTORIZADO DIRECCIN GENERAL DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
Recibe Formato de Solicitud de Servicio Mecnico y acude con el proveedor.
2 1 0
FSSM-01
PROVEEDOR
8 Efecta el Servicio Mecnico y elabora factura, la cual anexa al Formato de Solicitud de Servicio Mecnico y entrega a la Dependencia.
FSSM-01 1
FACTURA 1 0 0
FSSM-01
DEPENDENCIA
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE AUTORIZACIN 28 ABR 2006
HOJA
4
DE 7
PROCEDIMIENTO: REPARACIN Y MANTENIMIENTO DEL PARQUE VEHCULAR, MAQUINARIA Y EQUPO PROPIEDAD DE GOBIERNO DEL ESTADO. REA DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
DEPENDENCIA SOLICITANTE C
DEPARTAMENTO: DEPTO DE CONTROL Y MANTO. VEHCULAR
DEPTO. DE CONTROL Y MANTTO. VEHCULAR PROVEEDOR AUTORIZADO DIRECCIN GRAL. DE CONTAB. Y PRESUPUESTO
9 Recibe factura, sella y firma copia, acude al Depto. de Control y Mantenimiento Vehicular con factura para registro del gasto y validacin mediante sello de REVISADO en la factura original correspondiente, quedando copia en el Depto. de Control y Mantto. Veh.
FACTURA HASTA $ 10,000.00 MAS I.V.A.?
NO
FACTURA 0 1
DEPTO. DE CONTROL Y MANNTO. VEHICULAR
SI
10 Recibe factura original, sella y firma copia, elabora requisicin anexa factura original y formato original de solicitud de servicio mecnico y turna a la Direccin General de Contabilidad y Presupuesto para afectacin presupuestal
SF-R01 FACTURA 1 0 0 3 2
Si el importe de la factura es menor a $ 10,000.00 ms I.V.A. procede efectuar el pago directamente a travs del Fondo Revolvente , si ste es insuficiente o no se tiene disponible en el rea se tramitar como pago nico ante la Direccin Gral. De Tesorera.
TERMINA
FSSM-01 0
DIR. GRAL. DE CONTABILIDAD Y PRESU.
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE AUTORIZACIN 28 ABR 2006
HOJA
5
DE 7
PROCEDIMIENTO: REPARACIN Y MANTENIMIENTO DEL PARQUE VEHCULAR, MAQUINARIA Y EQUPO PROPIEDAD DE GOBIERNO DEL ESTADO. REA DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO: DEPTO DE CONTROL Y MANTO. VEHCULAR
PROVEEDOR AUTORIZADO DIRECCIN GENERAL DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
DEPENDENCIA SOLICITANTE
DEPTO. DE CONTROL Y MANTTO. VEHCULAR
D 11 Recibe la requisicin, factura original y solicitud de servicio mecnico originales anexo, asigna No. de folio, sella y firma, indicando disponibilidad presupuestal, fotocopia requisicin y turna documentacin al Depto. de FOTOCOPIA Control y Mantto.Vehicular.
SF-R01
SF-R01 1 0 0
3 2
FACTURA
FSSM-01 0
DEPTO. DE CONTROL Y MANNTO. VEHICULAR
12
Sella y firma de recibido en fotocopia de la requisicin.
FOTOCOPIA SF-R01 SF-R01 FACTURA 1 0 0 3 2
FSSM-01
DIR. GRAL. DE CONTABILIDAD Y PRESU.
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE AUTORIZACIN 28 ABR 2006
HOJA
6
DE 7
PROCEDIMIENTO: REPARACIN Y MANTENIMIENTO DEL PARQUE VEHCULAR, MAQUINARIA Y EQUPO PROPIEDAD DE GOBIERNO DEL ESTADO. REA DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
DEPENDENCIA SOLICITANTE
DEPARTAMENTO: DEPTO DE CONTROL Y MANTO. VEHCULAR
PROVEEDOR AUTORIZADO DIRECCIN GRAL. DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
DEPTO. DE CONTROL Y MANTTO VEHCULAR E 13
Elabora pedido, firma el Jefe del Depto. de Control y Mantenimiento Vehicular, y enva al analista junto con la documentacin soporte para su revisin.
SF-R01 FACTURA 1 0 0 3 2 PEDIDO 0 1 2 3
FSSM-01 0
ANALISTA
14
Recibe y revisa pedido y documentacin soporte
3 SF-R01 FACTURA 1 0 0 3 2 PEDIDO 0 1 2 3
FSSM-01 0
15
PROCEDE?
NO
Regresa al Depto. de Control y Mantenimiento Vehicular para su correccin.
3 SF-R01 3 1 0 0 2 PEDIDO 0 1 2 3
FACTURA
FSSM-01 0
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE AUTORIZACIN 28 ABR 2006
HOJA
7
DE 7
PROCEDIMIENTO: REPARACIN Y MANTENIMIENTO DEL PARQUE VEHCULAR, MAQUINARIA Y EQUPO PROPIEDAD DE GOBIERNO DEL ESTADO. REA DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO: DEPTO DE CONTROL Y MANTO. VEHCULAR
PROVEEDOR AUTORIZADO DIRECCIN GENERAL DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
DEPENDENCIA SOLICITANTE
DEPTO. DE CONTROL Y MANTTO VEHCULAR E
SI
16
Otorga el Vo. Bo. en el pedido, anota fecha y firma y lo turna al jefe del Depto. de Control y Mantenimiento Vehicular para continuar trmite.
SF-R01 FACTURA 1 0 0 3 2 PEDIDO 2 0 1
FSSM-01 0
17
Recaba las firmas del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales y del Director General de Administracin.
PEDIDO SF-R01 FACTURA 1 0 0 3 2 2 0 1
FSSM-01 0
18 Integra expediente conformado por original del pedido, requisicin, FSSM, y factura original, mismos que turna al Departamento de Adquisiciones para la elaboracin del contrarecibo para el trmite de pago, sellando de recibo en la copia del pedido.
FACTURA
PEDIDO 2 SF-R01 2 1 1 3 3
FSSM-01
SF-R01 PEDIDO 0 0
0
DEPTO. DE ADQUISICIONES
FIN
(1) (3) (4) (6) (8) (5) (7) (9)
(2)
(10)
(11)
(12)
(13)
(14)
GUA DE LLENADO DEL FORMATO DE SOLICITUD DE SERVICIO MECANICO FSSM-01
1. Unidad administrativa o rea solicitante. 2. Nmero de unidad presupuestal. 3. Dependencia de adscripcin de la unidad administrativa solicitante. 4. Fecha de solicitud de servicio. 5. Tipo de unidad ( ejemplo sedan, pick-up, etc.) 6. Marca de unidad vehicular. 7. Modelo de la unidad vehicular. 8. Nmero econmico de unidad vehicular. 9. Placas de unidad vehicular. 10. Describir claramente la falla del bien o servicio mecnico que solicita. 11. Anotar cualquier informacin complementaria de la falla mecnica o servicio que solicita. 12. Nombre y firma del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales. 13. Nombre y firma del Jefe del Depto de Control y Mantenimiento de Vehicular 14. Nombre y firma de la persona responsable del rea solicitante
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
