Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa

SIAGIE

Manual de Usuario
OFIN / MED
 ÍNDICE INTRODUCCIÓN

El Ministerio de Educación, pone en conocimiento de la comunidad educativa el Sistema

Introducción Pág. 4
Requerimientos mínimos del Sistema Pág. 4 del Educando, que es el conjunto de soluciones informáticas orientadas a facilitar la labor
Configuración Regional Pág. 5 administrativa en la Institución Educativa. De fácil manejo y administración, este sistema
Instalación del Sistema Informático del Educando Pág. 9 permitirá a las Instituciones Educativas crear una base de datos con registros históricos de
Inicio y Tipos de Sesión. Pág. 12 los alumnos, a partir de la cual el programa podrá generar nominas de matrícula, fichas
Administración del Sistema. Pág. 13 únicas del educando, lista de alumno, registros de evaluación, boletas de notas y actas de
Configuración del Sistema en la Institución Educativas. Pág. 13
evaluación. Facilitara la obtención de datos históricos de la Institución educativa,
Configuración de la Base de Datos (BD). Pág. 13
permitiendo así la entrega de los documento en forma oportuna.
Creación de las Instituciones Educativas. Pág. 15
Configuración de Grados. Pág. 16
Configuración de Secciones. Pág. 18
Creación del Personal de la IE. Pág. 19
Equipo del Proyecto
Configuración del Plan Curricular. Pág. 23
Registro y Actualización de Talleres Curricular /Curso Adicional Pág. 24
Configuración de Periodos de Evaluación. Pág. 29
Configuración de opción Usuarios / Password Pág. 31
Cierre de Sesión “ADMINISTRADOR” Pág. 35
Inicio de Sesión “REGISTRO” Pág. 36
Requerimientos Mínimos para la instalación:
Registro de Educandos. Pág. 36 Software:
Reportes Pág. 44
Ficha Única de Matricula . Pág. 44
Microsoft Office (Excel, Access) - 97, 2000, XP, 2003
Nómina de Matricula Pág. 45
Hardware:
Proceso de Evaluación . Pág. 48
Generación de Plantillas de Evaluación. Pág. 48 Pentium I , RAM 64 y Sistema Operativo Windows 98, Me, 2000, XP
Ingreso de evaluaciones . Pág. 50
Carga de Plantillas de Evaluación. Pág. 52
Actualización de evaluaciones / Situación Final Pág. 54
Reportes. Pág. 57
Boleta de Notas. Pág. 59
Consolidado de Evaluación. Pág. 60
Acta Consolidada de Evaluación Pág. 60
Estadísticas Pág. 62
Anexo Pág. 58
Responsables del Sistema Pág. 65
Consideraciones para el uso del Aplicativo Pág. 66
Consideraciones para trabajo en RED. Pág. 68

3 4
 3. En esta pantalla debemos de escoger idioma: Español (Perú).
CONFIGURACIÓN REGIONAL

Se requiere antes de Instalar el Sistema del Educando realizar la siguiente configuración

para que no existan conflictos posteriores con relación a la fecha con la que se va
trabajar.

1. Tenemos que ingresar a Panel de Control a través de:

4. Luego procedemos a configurar como Símbolo Decimal el punto (.) y como Símbolo
de Separación de Miles la coma (,)
2. En Panel de Control elegimos el icono Configuración Regional.

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5. Finalmente Procedemos con la configuración de la fecha de acuerdo a lo indicado:

Sistema Operativo en español : dd = día MM = mes aaaa = año

Sistema Operativo en Ingles : dd = día MM = mes yyyy = año

Ejemplo : 05/06/2004

INSTALACIÓN
Pasos para la Instalación del Sistema en la Institución Educativa:

1. Insertar el CD de instalación en la lectora e indicar el directorio donde se encuentra

el archivo instalador del sistema “Instalador2007.exe” y dar doble click sobre el.

Archivo
Ejecutable

2. Dar en la opción “Instalar” de la pantalla de Bienvenida.

Para que estos cambios tengan efecto se deberá de dar Click en el botón
Aceptar.

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 DAR CLICK

5. Darle Click al botón de instalación (computadora).

6. Automáticamente se procederá a la copia de archivos de instalación.

DAR CLICK

3. Se mostrará un mensaje indicando el inicio de la instalación

7. La instalación deberá de concluir con el mensaje que se realizo de manera

satisfactoria.
4. Seleccionar el directorio donde estará localizado el sistema, este puede ser
“C:\Archivos de Programa\Matrícula y Evaluación Centro Educativo”, si no existe
esta carpeta el sistema procederá a crearlo automáticamente.
DAR CLICK

8. Posteriormente tendrá que acceder al sistema de la siguiente manera:

A través de Inicio/Programas/Matrícula y Evaluación Institución
Educativa.

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 INICIO DE SESIÓN

Existen tres tipos de Sesión para lo cual se deberá de ingresar la contraseña según sea
el caso, existen 3 tipos de usuarios :

ADMINISTRADOR
Es el usuario que puede realizar las siguientes funciones:
 Configurar la Institución Educativa.
 Importar los archivos para actualizar las tablas de mantenimiento.
 Exportar la información que será entregada a los Órganos Intermedios.
CONTRASEÑA: ADMIN

REGISTRO
Es el usuario que puede efectuar matrículas, ratificaciones y evaluaciones de los
educandos.
CONTRASEÑA: DIRECTO

CONSULTA
Es el usuario que puede efectuar consultas de matrículas, ratificaciones y
evaluaciones de los educandos.

CONTRASEÑA: ENCINAS

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 4. Aparece seguidamente INICIO DE SESION, debiendo ingresar la contraseña
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA nuevamente.

Configuración del Sistema en la Institución

Educativa.

Pasos para la Configuración del Sistema en la Institución Educativa:

1. Iniciar sesión como usuario ADMINISTRADOR ingresando la contraseña.

5. Como la Base de Datos esta aun se encuentra vacía, aparece el siguiente mensaje,
debiendo darle Click en Aceptar para empezar con el llenado de información de la
Institución Educativa.

2. Dar Click en Sí

OPCIÓN INSTITUCIÓN EDUCATIVA

6. Ingresar a la opción “Institución Educativa” del sub menú de Administración.
3. Inmediatamente aparecerá la siguiente pantalla y se debe de elegir
“Educando.mdb”

7. Aparecerá el formulario de configuración de las Instituciones Educativas. Seleccionar

“Nuevo” de la barra de opciones que aparece en la parte superior del formulario.

8. Ingresar los datos de la Institución Educativa.

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9. Seleccionar la opción “Aceptar” de la barra de opciones cuando haya completado el 10. Seleccionar la opción “Regresar” de la barra de opciones.
ingreso de información. La Institución Educativa debe aparecer en la pantalla de
entrada del sistema. 11. Si se quiere actualizar la Institución Educativa, se debe de ingresar nuevamente y
elegir la Opción “MODIFICAR” e ingresar los datos que se requieran actualizar.

OPCIÓN GRADO – INSTITUCIÓN EDUCATIVA

12. Ingresar a la opción “Grado - Institución Educativa” del Sub menú de
Administración.

15 16
 OPCIÓN SECCIÓN – INSTITUCIÓN EDUCATIVA
17. Ingresar a la opción “Sección - Institución Educativa” del sub menú de
Administración.

18. Aparecerá el formulario de configuración de las secciones de la Institución

13. Aparecerá el formulario de configuración de los Grados de la Institución Educativa.
Educativa.

14. Seleccionar los grados de la Institución Educativa.

19. Deberá hacer Click en el botón “Agregar” para ingresar cada una de las secciones
correspondientes al grado educativo.

15. Ingresar el número de vacantes asociadas a la sección con mayor numero de

alumnos del grado educativo. 20. Deberá hacer click en el botón “Aceptar”.
21. Para eliminar alguna sección procede de la siguiente manera:

 Elija de la lista donde observa a los Grados el que contengan a la sección al cual
quiere eliminar.

 En la opción, donde observa a las secciones para el grado, elija la sección que
desea eliminar.

 Luego hacer clic en el botón ELIMINAR.

16. Seleccionar la opción “Regresar” de la barra de opciones.

17 18
 Visualizara el siguiente mensaje, donde usted indicara si realmente esta seguro que
desea eliminar a esta sección.

24. Dar clic en el botón NUEVO para empezar a ingresar datos del personal.
25. En la parte de DATOS PERSONALES podrá observar la sección:
GENERALES: Donde ingresara los datos generales del personal.
Código Modular del personal.
Nombres
Apellidos (Paterno y Materno)
Sexo
Laborales
Docente
Director
SubDirector

22. Seleccionar la opción “Regresar” de la barra de opciones. Nombrado

Cargo
Responsable de Matrícula
OPCIÓN PERSONAL – INSTITUCIÓN EDUCATIVA
Jornada Laboral
23. Ingresar a la opción “Personal - Institución Educativa” del sub menú de
Administración.

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NOTA: De todo el Personal que ingrese en cada nivel de la I.E. debe de considerarse
por lo menos a una persona que sea RESPONSABLE DE MATRICULA, es decir, que
tenga el check de RESPONSABLE DE MATRICULA activado

Luego que ingreso todos los datos del personal de clic en el botón ACEPTAR para
grabar los datos.

26. La otra sección que usted podrá visualizar en la parte de DATOS PERSONALES es
OJO: Para realizar esta relación Docente – Curso antes tiene que ingresar a la opción PLAN
DOCENTE / CURSO: En esta parte usted podrá relacionar al docente que labora en CURRICULAR (la siguiente opción) y elegir los planes de estudio para cada grado.
su Institución Educativa con el curso que tenga a su cargo, de esta manera podrá
27. Si lo que desea es eliminar a algún personal de la I.E. tendrá que seguir los
visualizar los datos ingresados del docente, en el ACTA FINAL.
siguientes pasos:
Para relacionar el curso con el docente haga lo siguiente:
a.- Seleccione de la lista (Registro del personal de la IE) al docente al cual le va a
a. Elegir al personal de la lista
relacionar el(los) curso(s).
b. Luego dar clic en el botón ELIMINAR.
b.- Dar clic en el botón AGREGAR.

c.- Luego podrá observar la siguiente pantalla:

Usted, en esta opción tendrá que seleccionar el GRADO, SECCIÓN y el CURSO

OJO: Si la persona que quiere eliminar es un Docente y este tiene un Curso relacionado,
que tiene a cargo el docente.
primero debe de eliminar la relación con tal de curso, dando clic en el botón ELIMINAR de la
sección DOCENTE / CURSOS.
d.- Para grabar la relación Docente – Curso, hacer clic en el botón ACEPTAR. Luego
visualizara en la lista el(los) curso(s) elegido(s) para el Docente.

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 c. Ir a la sección Docente / Cursos, luego seleccionar la relación con los cursos que
tiene el Docente

OPCIÓN PLAN CURRICULAR – INSTITUCIÓN EDUCATIVA

28. Ingresar a la opción “Plan Curricular - Institución Educativa” del Sub menú de
Administración.

31. Deberá hacer clic en el botón “Aceptar”.

29. Aparece el formulario de configuración del Plan de Estudio.

32. Seleccionar la opción “Regresar” de la barra de opciones.

30. Deberá hacer Click en el botón “Agregar” para ingresar cada una de los grados con OPCIÓN TALLER CURRICULAR / CURSO ADICIONAL
sus respectivo plan de estudio correspondientes al grado educativo.
33. Para Registrar un Taller; se ingresa a “Taller Curricular / Curso Adicional”, en la
cual usted observara 3 sub opciones:

a.- Ingresar Taller Curricular / Curso Adicional : Por medio de esta opción ingresare
los datos de los Talleres al sistema.

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Aparece la siguiente pantalla en la cual debe de dar clic en el botón NUEVO para b.- Criterios de Evaluación : Al ingresar a esta opción, que es donde se ingresan los
ingresar un Nuevo Taller. criterios, capacidades o competencias de los talleres:

Seleccione el Taller al cual desea ingresarle criterios y luego haga clic en el botón
NUEVO para empezar a ingresar los criterios.

Para Actualizar se ingresa como el paso anterior, pero se escoge “MODIFICAR”.

También podrá observar el botón ELIMINAR, que permite borrar un taller o curso
adicional del sistema. Para realizar esto lo que tiene que hacer es lo siguiente:

o Seleccione al taller o curso adicional de la lista.

o Luego dar clic en el botón ELIMINAR.
o Confirmar la eliminación del taller del sistema.

OJO: La eliminación de los talleres se debe de realizar de forma inversa a la que

También podrá observar el botón ELIMINAR, que sirve para borrar del sistema a los
fueron ingresados al sistema, es decir, deben de empezar eliminando el taller que se
Criterios / Competencias / Capacidades de los talleres que usted ha ingresado. Para realizar
ingreso ultimo, luego eliminar el penúltimo ingresado y así sucesivamente.
esto lo que tiene que hacer es lo siguiente:

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  Seleccione el Criterio / Competencia / Capacidad de la lista.
 Luego dar clic en el botón ELIMINAR.
 Confirmar la eliminación del Criterio / Competencia / Capacidad del sistema.

OJO: La eliminación de los Criterios / Competencias / Capacidades se debe de

realizar de forma inversa a la que fueron ingresados al sistema, es decir, deben de
empezar eliminando el que se ingreso ultimo, luego eliminar el penúltimo ingresado y
así sucesivamente.

c.- Cursos Relacionados: Por medio de esta opción usted podrá relacionar un Taller o Curso
Como puede observar, en la primera lista están todos los cursos de todos los grados y los
adicional con un Curso que esta contemplado en el Plan de Estudio, para poder tener una
respectivos TALLERES que usted ingreso. Para poder relacionar un Taller con un Curso
nota promedio de ambos a fin de año.
realizamos los siguientes pasos:
 Para el ejemplo relacionaremos el Taller de COMPUTACIÓN de 1º grado con el
curso de EDUCACION PARA EL TRABAJO. Lo primero que hay que hacer es ubicar
de la primera lista (listado de Cursos / Áreas) el CURSO que se quiere relacionar
(para el ejemplo es EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO).
 Luego dar clic en el botón MODIFICAR.
 Ahora pasamos a ingresar el numero de horas a la semana que se dicta el CURSO y
el mismo proceso es el que se hará para el TALLER.

Al dar clic en esa opción podrá visualizar la siguiente pantalla:

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 Dar clic en el botón ACEPTAR para grabar la información ingresada. OPCIÓN PERIODO DE EVALUACIÓN
 Luego, de la lista, debemos de seleccionar el CURSO con el cual se va a relacionar 34. Ingrese a la opción Periodo de Evaluación y ahi tendrá que configurar los periodos
el TALLER. de evaluación, como el nombre de Periodo, el estado (Sin Evaluar, En Evaluación o
 Dar clic en el botón MODIFICAR. Evaluado ).
 Seleccionamos el TALLER con el cual se va a relacionar el Curso (Curso
Relacionado).
 Dar clic en ACEPTAR para grabar los datos ingresados.

Al dar clic en esta opción visualizara la siguiente pantalla:

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 35. Ingrese a la opción “Usuarios / Passwords” para definir los USUARIOS,
PASSWORDS y PERMISOS que tendrá cada uno de ellos.
El SIAGIE tiene 3 tipos de USUARIOS y con ellos se debe de hacer esta
CONFIGURACION.

Para empezar a ingresar los Periodos, debe de dar clic en el botón AGREGAR.

Podemos observar el botón ELIMINAR, que nos servirá para poder borrar algún periodo del Damos click en el botón NUEVO

sistema. Para realizar esto seguimos los siguientes pasos:

 De la lista seleccionamos el periodo que deseemos eliminar.

 Luego damos clic en el botón eliminar.
 Confirmamos la eliminación del Periodo del sistema.

OJO: La eliminación de los Periodos se debe de realizar de forma inversa a la que fueron
ingresados al sistema, es decir, deben de empezar eliminando el que se ingreso ultimo,
luego eliminar el penúltimo ingresado y así sucesivamente.

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Primero registramos el USUARIO que tendrá el perfil de ADMINSITRADOR.
Se ingresan los datos del usuario REGISTRO y se da click en “Aceptar” para
guardar los cambios

Luego damos click en el botón NUEVO para ingresar al USUARIO con el perfil(tipo)
REGISTRO.

Luego se configuran los PERMISOS del usuario REGISTRO.

Se tienen 3 opciones a las que se concederá permisos. La palabra “No” de cada
celda indica que NO TIENE el permiso para ese ACCESO y la palabra “Si“ indica
que SI TIENE el permiso.

Veamos el ejemplo de cómo CONFIGURAMOS los permisos del usuario de tipo

REGISTRO que en este caso lo hemos nombrado : REGISTRADOR.
Hay que cerciorarse de que este SOMBREADA la fila sobre la que se esta haciendo
la configuración.

33 34
 Por cada USUARIO de tipo de REGISTRO (pueden haber varios) se pueden
configurar ALGUNOS o TODOS los permisos, dependiendo del nivel de acceso a las
opciones que se desea dar a un USUARIO.

36. Una vez terminado todo lo referente a Usuario Administrador se debe de Cerrar
Sesión de Administrador.

Ahora configuraremos los permisos para la opción “Proceso de Evaluación”

35 36
 INICIO SESION REGISTRO
Se debe de ingresar como Usuario “Registro” del Sistema.

Este usuario me va a permitir realizar los procesos de Matricula y Evaluación del

Educando.

PROCESO DE MATRICULA
OPCIÓN REGISTRO DE EDUCANDOS

Para poder matricular a un alumno, debemos que dar clic en el botón REGISTRO DE
EDUCANDOS:

Luego de dar clic en el botón NUEVO, podrá visualizar la pantalla que se muestra a
continuación, en la cual tendrá que ingresar los datos del alumno a matricular, en dicha
pantalla podrá observar lo siguiente:

Una cabecera, donde tendrá que colocar los datos básicos del alumno: código, nombres,
apellidos, fecha de nacimiento, sexo y estado civil.
La pestaña de DATOS PERSONALES, donde ingresara los datos personales del alumno.
La pestaña DATOS MÉDICOS, acá registrara los datos médicos referentes al alumno.
La pestaña DATOS FAMILIARES, acá ingresara los datos de los familiares y/o
apoderados.
Luego se podrá visualizar la siguiente pantalla, en la cual podrá observar que en la parte
La pestaña DATOS DE MATRICULA, donde ingresara los datos de matricula del alumno,
superior aparece el nombre y el nivel de la I.E. en la cual realizara el proceso de matricula.
como grado, sección, etc.
Para poder empezar a matricular a un alumno en el sistema, tendrá que dar clic en el botón
NUEVO, tal como se señala.

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 DATOS MEDICOS
En datos médicos solo es necesario que usted ingresa el tipo de parto del alumno, el
resto de opciones, sino las tiene en el momento de ingreso de datos, lo puede dejar en
blanco.

DATOS PERSONALES

DATOS DE MATRICULA

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Para grabar la matricula del alumno, se debe de dar clic en el botón ACEPTAR, de esa
manera procede a matricular al resto de alumnos de la I.E. Después de realizar la matricular
de la totalidad de los alumnos de la I.E. vera una pantalla similar a esta:

DATOS DE FAMILIARES Y APODERADOS

Para poder ingresar los datos familiares del alumno, antes debe de haber ingresado los
LISTA DE TODOS LOS ALUMNOS REGISTRADOS EN EL SISTEMA
demás datos del alumno. Para ingresar al familiar debe de dar clic en el botón NUEVO.

LISTA DE LAS MATRICULAS DEL ALUMNO SELECCIONADO

La opción VER DATOS, sirve para poder visualizar los datos del alumno seleccionado en la
LISTA DE LAS MATRICULAS, no podrá realizar ningún cambio.

Con la opción ELIMINAR puedo eliminar al alumno seleccionado en la LISTA DE LAS

Luego podrá ingresar los datos del familiar.
MATRICULAS del sistema.

El casillero de GRUPO FAMILIAR sirve en el caso de presentarse hermanos en la

misma I.E., el numero del grupo familiar seria el código del primer alumno matriculado
en la I.E. (en el sistema) por ejemplo, en el caso de que se desee matricular al hermano
del alumno RUIZ PEREZ JUAN, ya no tendrá que ingresar los datos del apoderado o
La opción MODIFICAR, sirve para poder modificar o actualizar algún dato del alumno
familiar nuevamente, basta con colocar en el casillero de GRUPO FAMILIAR el código
seleccionado en la LISTA DE LAS MATRICULAS, luego de realizar algún cambio, debe de
del alumno RUIZ PEREZ JUAN, quien fue el primer hijo de la Familia en registrar una
dar clic en el botón ACEPTAR para grabar los cambios.
matricula en la IE. Lo que sucederá, es que los datos de los familiares o apoderados se
cargarán automáticamente.

41 42
La opción RATIFICAR me permite matricular en un nuevo año lectivo a un alumno que ha
estado matriculado el año anterior y que seleccione de la LISTA DE MATRICULAS.

Dar clic en ACEPTAR para grabar el cambio realizado.

Con la opción CAMBIAR CODIGO lo que logro realizar es cambiar el código al alumno que
La opción siguiente se utilizara para sacar la CONSTANCIA DE MATRICULA del alumno
seleccione en la LISTA DE MATRICULAS. Debo de ingresar la contraseña del usuario
seleccionado de la LISTA DE MATRICULAS.
ADMINISTRADOR para que me permita realizar este cambio.

Luego de digitar la contraseña del ADMINISTRADOR debe de dar clic en el botón

ACEPTAR aparece el casillero para cambiar el código del educando.

43 44

Dar clic en el botón “Educando”.

Los archivos generados serán almacenados dentro del directorio donde se haya
OPCIÓN REPORTES
instalado el sistema, que por lo general es:
C:\ ARCHIVOS DE PROGRAMA \ MATRICULA Y EVALUACIÓN CENTRO
EDUCATIVO \ CE XXXXXXX \ NÓMINAS
XXXXXXX es el código modular de la Institución Educativa.
Por ejemplo: CE 0123456

El archivo generado tendrá el siguiente formato: FichaCódigodelEducando.xls

Este grupo de opciones me permite generar los documentos relacionados con la

matricula (Ficha de Matricula, Nómina de Matricula, Lista de Alumnos).

A) Ficha Única de Matricula

Para generar la ficha única de matricula damos clic en la primera sub opción (Ficha
Única de Matricula), aparecerá la siguiente pantalla:

B) Nómina de Matrícula

Para generar la nómina de matricula damos clic en la segunda sub opción (Nómina
de Matricula), aparecerá la siguiente pantalla:

Luego seleccionamos al Educando al cual deseamos sacarle la Ficha Única de

Matricula.

45 46

Los archivos generados serán almacenados dentro del directorio donde se haya
instalado el sistema, que por lo general es:
C:\ ARCHIVOS DE PROGRAMA \ MATRICULA Y EVALUACIÓN CENTRO
EDUCATIVO \ CE XXXXXXX \ NÓMINAS \ 2004

Usted también podrá acceder a estos archivos por medio del explorador de
Windows.

Para generar “Nomina de Matrícula Adicional” se debe de generar la NOMINA
indicando previamente el intervalo de FECHAS que definen cuales son las
matrículas que se incluirán en la NOMINA ADICIONAL. Además debemos de indicar
que la NOMINA a generar será una ADICIONAL

Luego seleccionamos el grado, la sección y el año educativo en que queremos

generar una Nomina de Matrícula.

Dar clic en el botón “Generar”.

El sistema empezara a generar la Nómina respectiva y luego se mostrará de la
siguiente forma :

47 48
 PROCESO DE EVALUACIÓN

Aparecerá la siguiente pantalla, donde tendrá que escoger el año, periodo, grado,
sección y los cursos del cual desea generar las plantillas, luego debe dar clic en el
botón “Aceptar”.

Para poder realizar la evaluación del Educando existen 3 principales opciones:

1.- Generación de Plantillas de Evaluación, mediante esta opción voy a poder

generar las plantillas de evaluación por periodo, por grado y por sección. Estas
plantillas generadas NO representan a los REGISTROS AUXILIARES, acá los
docentes ingresaran las notas finales por periodo.

2.- Ingreso de Evaluaciones, mediante esta opción el Docente podrá ingresar las
evaluaciones respectivas de periodo, curso por curso. Las notas se ingresaran en las
plantillas generadas en la opción anterior.

3.- Carga de Plantillas de Evaluación, una vez terminado el ingreso de

evaluaciones y haber grabado las plantillas con las notas respectivas, el siguiente y
último paso es la carga de plantillas, el cual grabara las notas ingresadas en las
plantillas de evaluación al sistema.
El uso de estas 3 opciones se repetirá en cada uno de los periodos de evaluación
(bimestres ó trimestres)

Luego se mostrara un mensaje indicando que la creación de las Plantillas de
Evaluación a terminado, dar clic en “Aceptar” y en la pantalla anterior “Salir”.
A) Generación de Plantillas de Evaluación.
Evaluación

Dar clic en esa opción.

Los plantillas generadas por el sistema (correspondientes a los cursos) serán

almacenados en el siguiente directorio:

49 50
 C:\ ARCHIVOS DE PROGRAMA \ MATRICULA Y EVALUACIÓN CENTRO
EDUCATIVO \ CE XXXXXXX \ REGISTROS \ 2004 – Nº PERIODO
Nº PERIODO simboliza el número de periodo al cual se le acaba de generar las
plantillas. Por ejemplo: 2004 – 01 (del primer periodo).

B) Ingreso de Evaluaciones.
Evaluaciones

Hay dos formas por la cual el docente o encargado de llenar notas puede ingresar
las evaluaciones a las plantillas:

1.- Ingreso de notas desde el Sistema:

Dar clic al botón Ingreso de Evaluaciones. Se visualizara la siguiente pantalla:
Esta plantilla se llenara con las notas finales del periodo correspondiente al curso
elegido. Luego para grabar las notas ingresadas se debe dar clic al botón “Guardar
Cambio”.

Para llenar las plantillas de evaluación de los otros cursos se procede de la misma
manera.

2.- Ingreso de notas accediendo a los archivos desde el explorador de

Windows

Otra manera de realizar este llenado de notas es accediendo a las plantillas de

En esta pantalla usted tendrá que seleccionar el año, periodo, grado, sección y el
evaluación por intermedio del Explorador de Windows:
curso al cual se desee llenar las evaluaciones. Luego dar clic en el botón “Aceptar” y
aparecerá la plantilla de evaluación del curso que usted eligió.

51 52
 C) Carga de Plantillas de Evaluación

Por medio de esta opción voy a cargar las notas ingresadas en las plantillas de
evaluación por la opción anterior:
Cuando se habla de Carga, se hace referencia al copiado de notas desde las
Plantillas de evaluación, hacia la BD del Sistema.

Dar clic en la opción “Carga de Plantillas de Evaluación”. Se mostrara la siguiente

pantalla:

Abrimos la plantilla de evaluación del curso que se desea llenar de notas y luego
empezamos a introducir las notas correspondientes. Luego grabamos.

Usted tendrá que seleccionar el año, periodo, grado, sección y las plantillas de los
cursos (con notas) que desea cargar al sistema. Luego dar clic en “Aceptar” . El
sistema procederá a realizar la carga de notas, al acabar se visualizara la siguiente
pantalla:

53 54
 Para que el sistema cargue correctamente todas las plantillas de evaluación estas
deben de estar en la dirección donde inicialmente fueron creadas (C:\ ARCHIVOS
DE PROGRAMA \ MATRICULA Y EVALUACIÓN CENTRO EDUCATIVO \ CE
XXXXXXX \ REGISTROS \ 2004 – Nº PERIODO), debido a que el sistema agarra
las plantillas que se encuentran en esa dirección.

D) ACTUALIZACION DE EVALUACIONES / SITUACIÓN FINAL

Ingresamos, cambiamos o completamos NOTAS y damos click en “GRABAR”

Para Actualizar Evaluaciones :

Elegimos Grado, Sección, Periodo, Área y damos clic en el botón “Filtrar según parámetros”
MODIFICACIÓN / ACTUALIZACIÓN DE NOTAS Por ejemplo en el caso que su institución
educativa RECIBE UN ALUMNO TRASLADADO (después de la finalización de la
matricula), este alumno vendrá con sus notas o calificaciones que obtuvo en los periodos en
los cuales estuvo en la institución educativa de procedencia, usted tendrá que,
primeramente matricular a dicho alumno mediante el sistema, luego seleccionar el grado, la
sección, el periodo y el área al cual le va a ingresar las notas del alumno trasladado. No
olvide dar click en el botón GRABAR para grabar los cambios realizados.
Esta opción también se puede usar para corregir alguna o algunas notas que se ingresaron
mal, para lo cual únicamente se debe de ubicar en el grado, sección, periodo y área
correspondiente, siempre considerando dar clic en el botón GRABAR.
Además si se trata de una IE pequeña y se desea hacer el ingreso de NOTAS de manera
directa sin el uso de las PLANTILLAS DE EVALUACIÓN generados por el sistema, se
puede hacer directamente desde esta opción. Recuerde siempre GRABAR luego de los
ingresos y/o cambios.

55 56
RETIRAR O TRASLADAR ALUMNOS : En esta sección usted tendrá la opción de poder
RETIRAR o TRASLADAR a un alumno en su Institución Educativa, dependiendo cual sea el
caso. Para poder realizar esto realice los siguiente:

• Primero Elegimos Grado y sección donde esta el alumnos RETIRADO /

TRASLADADO y damos click en “Filtrar según parámetros”
• Luego tendremos que seleccionar al alumno.
• Seguidamente debe de activar el check MODIFICAR, que se encuentra en la parte
derecha de la RELACION DE ALUMNOS.
• Luego tendrá que seleccionar el estado que quiere colocarle al alumno (RETIRADO,
TRASLADADO).
• En la parte de Observaciones podrá colocar alguna observación referente al alumno
(por ejemplo el RD del retiro o traslado del alumno).
• Si eligió RETIRADO, a continuación aparecerá una lista donde elegirá el motivo del
retiro y luego las observaciones.

Adicionalmente puedes ingresar por aca las

NOTAS DE SUBSANACIÓN
PARA COLOCAR LAS NOTAS DE SUBSANACIÓN: En esta sección usted podrá ingresar
las notas de subsanación de los cursos a cargo. Es necesario que recuerde que los cursos
a cargo de los alumnos usted los registra al momento de la matricula. Para poder ingresar la
nota de subsanación realice los siguientes pasos:

• Seleccione al alumno que tenga el curso a cargo. Vera que en la parte inferior,
donde se hace referencia al Curso a Cargo aparecerá el curso del alumno.
• Luego ingrese la nota de subsanación del alumno y la fecha del examen.
• Hacer clic en Grabar para guardar los cambios realizados.

E) Reportes

Elegimos al alumno a modificar, habilitamos el check de MODIFICAR y elegimos de la lista

la SITUACION FINAL correspondiente :

OJO, todo lo que ingrese en esta opción se visualizará en el Acta final de evaluación.

57 58
Por medio de este grupo de opciones puedo generar los documentos necesarios en
la parte de evaluación, como boletas, actas, consolidado de evaluación por periodo.

Boleta de Notas
Para generar Boletas damos clic a la sub opción “Boleta de Notas” luego vemos que
tenemos la opción de ver e imprimir las boletas de notas por: Educando o Por
Sección. Las boletas de notas sólo se generan por periodos. Ej. Boleta de Notas por
Educando , elegimos al Alumno y le damos Click en el Icono “Educando”. Luego en
la pantalla que se muestra escoger el año y el periodo del cual se quiere sacar las
boletas y damos clic en el botón “Siguiente”.

Dar Click

Consolidado de Evaluaciones

Por medio de esta opción puedo generar un consolidado de evaluaciones por periodo:

Dar clic en la opción Consolidado de Evaluaciones, se visualizara la siguiente

pantalla:

Luego de llevar acabo lo anterior obtendremos la siguiente Boleta:

59 60

Los Consolidados generados por el sistema serán almacenados en el siguiente
directorio:

C:\ ARCHIVOS DE PROGRAMA \ MATRICULA Y EVALUACIÓN CENTRO

EDUCATIVO \ CE XXXXXXX \ REGISTROS \ 2007 – Nº PERIODO

Nº PERIODO simboliza el número de periodo al cual se le acaba de generar el

consolidado. Por ejemplo: 2007 – 01 (del primer periodo).

El archivo generado se mostrara de la siguiente manera :
Usted tendrá que seleccionar el grado y la sección, luego dar clic en el botón
“Generar”.

Los archivos generados serán almacenados dentro del directorio donde se haya
instalado el sistema, que por lo general es:
C:\ ARCHIVOS DE PROGRAMA \ MATRICULA Y EVALUACIÓN CENTRO
EDUCATIVO \ CE XXXXXXX \ ACTAS \ 2007

El sistema le mostrará el Acta de Evaluación generada, la cual se muestra de la
siguiente manera :

Acta Consolidada de Evaluación

Para generar las Actas consolidadas de evaluación se sigue los siguientes pasos:

Dar clic en la opción Acta Consolidada de Evaluación. Aparecerá la siguiente

pantalla:

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 Por medio de la opción REPORTES, lo que obtengo es un Reporte Estadístico General del
ESTADÍSTICAS
año que elija.

Al dar click en la opción GENERAR REPORTES, aparece la siguiente pantalla, en donde

tendrá que elegir el año del cual desea sacar el reporte, luego tendrá que dar clic en el
El sistema ofrece reportes gráficos en las siguientes opciones: botón ACEPTAR.

• Por Sexo del Educando.

• Por Edad del Educando.
• Por Distrito de Domicilio.
• Por Condición de Matricula.
• Por Situación de Matricula.
• Por Situación de Evaluación.

Los Reportes gráficos de estadística, son similares a los que se muestran a a

continuación (Reporte por sexo del Educando):

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Responsables del Sistema – Enlaces de interés
CONSIDERACIONES PARA EL USO DEL
Oficina Informática: Francisco La Torre flatorre@minedu.gob.pe APLICATIVO
Anexo 1235 - 1282 Manuel Sánchez Tirado msanchezt@minedu.gob.pe

Configuraciones de la PC, Se configurara el idioma y ubicación como Español(Perú), y el

formato de la fecha corta como dd/MM/aaaa en la configuración regional del panel de
control.
Pagina Web del Ministerio de Educación: www.minedu.gob.pe

La Opción Matrícula de Ingresante, se emplea en el caso de los alumnos que inician su

Intranet del Ministerio de Educación: http://intranet.minedu.gob.pe/intranet/login.jsp
trayectoria en el proceso educativo (inicial o primer grado de primaria).

Para suscribirse a la Intranet ingresar a:

La Opción Ratificación, se emplea cuando se matrícula a alumnos que ya tuvieron alguna
http://intranet.minedu.gob.pe/intranet/inscripcion.jsp, llenar el formulario (OJO: En
matricula en el proceso.
grupo a pertenecer elija Proyecto del Sistema Informático del Educando) y
luego le retornara su clave al correo que indique.

Composición del Aplicativo de Matrícula y Evaluación

El Modulo de Matricula y Evaluación esta compuesto de 2 partes:

1. Aplicativo
a. Matevace.exe h. ST6UNST.txt
b. Matevace.hlp i. TransEdu.mdb
c. Manual de Usuario de j. *.rpt (reportes)
MatEvaCE.Doc k. CargaData\*.mev
d. Instructivo para la l. Padron\PadronCE.exe
migración.doc m. Plantillas\*.xlt
e. Anexo Manual de Usuario de n. Plantillas\*.xls
MatEvaCE
f. Banner.jpeg
g. Fondo.jpeg

2. Base de Datos
a. Educando.mdb
b. Padron\PadronCE.mdb

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Adicionalmente, el sistema crea un directorio para cada Institución Educativa registrada en
la BD dentro del cual guarda la información generada por los procesos de matrícula y CONSIDERACIONES PARA TRABAJO EN RED
evaluación, así tenemos:

Se debe de definir un equipo de la RED que será el SERVIDOR de la base de datos

 CE 1111111\Actas  CE 1111111\Nominas
 Actas de Evaluación  Fichas de Matrícula
 Boletas de Notas  Constancias de Matrícula EN EL SERVIDOR
 CE 1111111\Estadisticas  Nominas de Matricula
 Cuadros Estadísticos  CE 1111111\Registros Se procede a instalar el aplicativo.
 Registros de Evaluación

Ejemplo en: C:\Archivos de Programa \ Matricula y Evaluación Centro Educativo

Seguridad de la Información

Se procede a compartir la carpeta en que se instalo el sistema (C:\Archivos de Programa \

Deberá de sacarse copia de respaldo de la BD del Sistema del siguiente modo: Matricula y Evaluación Centro Educativo) SOLO a los USUARIOS de la RED que participen
en los procesos de matrícula y/o evaluación.
Periodo Frecuencia Mínima Hora
Matrícula Diaria Al termino de la jornada Ejemplo:
Evaluación Diaria Al termino de la jornada
Resto Miércoles y Viernes Al termino de la jornada Personal Usuario Derechos
Oscar Mateo Napa omateo Control Total, Cambiar, Leer

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EN EQUIPOS RESTANTES (CLIENTES) - Ingrese con el usuario tipo ADMINISTRADOR
- Configure la conexión a la base de datos
Se utilizara el archivo InstaladorClientes.exe Cuando solicite la ubicación de la base de datos ubique la Unidad recientemente creada.
Siguiendo el ejemplo sería M:

Si no lo ubica en su CD de instalación descargue de la Intranet, para ello busque en el

listado de archivos : InstaladorClientes.exe

http://intranet.minedu.gob.pe/intranet-files/educando/InstaladorClientes.exe

Los pasos a seguir son:

− Colocar InstaladorClientes.exe en una carpeta de la PC cliente, p.e. C:\Instaldores

− Una vez copiado ejecute C:\Instaldaores\InstaladorClientes.exe (dar doble clic o enter
estando seleccionado)
− Le mostrara un mensaje indicando los pasos a seguir, similar a lo que a continuación
describimos:
1. Ejecutar el Programa PonEnRed.exe
- Ubicar en la PC (Servidor) la carpeta donde esta instalado el sistema Luego elija el archivo Educando, y termine con Abrir.
- Indicar la Unidad Lógica que se creara para la conexión (p.e. M:)
- Dar Clic en Conectar y luego salir del Programa
2. Ejecutar el Programa Setup.exe
- Elegir la Unidad Lógica creada en el paso 1 (p.e. M: ) como la ruta donde se va a Instalar
- Dar clic en el icono Instalar
- Aceptar la creación del Grupo de Programas

Finalizados estos pasos :

- Ejecute el sistema

Seguidamente se ejecuta el Aplicativo, le mostrara la siguiente pantalla:

Esto se deberá realizar en cada equipo cliente.

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