Modul A3: Vertrieb

Teil 1
Anfrage, Angebot und
Auftrag
Dieses Lernmodul beschreibt einen integrierten Vertriebsprozess im Detail
und fördert somit das Verständnis der einzelnen Prozessschritte und der
Autor zugrundeliegenden
MOTIVATION SAP-Funktionalität. VORAUSSETZUNGEN
Daniel Berberich Das Modul Vertrieb beschreibt Bevor Sie dieses Lernmodul
Frank Burger die Abwicklung eines bearbeiten, sollten Sie sich mit
Rüdiger Gerber Kundenauftragsprozesses in der Navigation im SAP System
Gernot Hege der SAP-Software der Global und der Organisationsstruktur des
Sven Holzberger
Bike Deutschland GmbH. SAP Systems vertraut machen.
Ulrich Kugel
Sebastian Lenschow Teil 1:
Marc-Stefan Mauch BEMERKUNG
Anfrage, Angebot und Auftrag
Johannes Stärk Dieses Lernmodul verwendet die
Kerstin Müller Teil 2: Modellfirma Global Bike Inc.
Auslieferung eines Auftrags (GBI), die für SAP UA Curricula
Version 5 Teil 3: entwickelt wurde.
01.08.2020 Faktura und Zahlungseingang

CONTRASENA: fertofuferto
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Versionsänderungen

Version 5 01.08.2020 Grundsätzliche Überarbeitung der Handreichung mit Änderungen

in den Texten, Aufgabenstellungen, Screenshots und
verwendeten Transaktionen.

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Inhaltsverzeichnis
1 Prozessübersicht 5
2 Kundenanfragen bearbeiten 9
3 Angebote an Kunden erstellen 13
4 Kundenaufträge bearbeiten 16

Rechtliche Hinweise

Die Erläuterungen zu allen SAP-Grund- und Fachbegriffen, die in diesem Modul thematisiert werden,
entstammen wörtlich oder sinngemäß der SAP-Online-Hilfe (https://help.sap.com). Im Einzelnen wird auf
die Quellen nicht verwiesen.

Alle in diesem Modul abgebildeten Bildschirmausschnitte und Logos sind Marken oder eingetragene
Marken der SAP SE.
Die Verwendung aller in diesem Modul abgebildeten Screenshots wurde mit dem Eigner SAP SE
abgesprochen.

Unternehmensnamen und Produktbezeichnungen sowie die in Beispielsaufgaben verwendeten Daten sind

frei erfunden.

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1 Prozessübersicht
Situation:
Als Auszubildende/r der GBI Deutschland GmbH liegen Ihnen verschiedene Belege vor
(folgende Seiten).
Aufgaben:
1 Bringen Sie die dargestellten Belege in die sachlogische Reihenfolge des Verkaufsprozesses.
Nummerieren Sie die Belege entsprechend.
2 Benennen Sie die verschiedenen Prozessschritte des Verkaufsprozesses und
vervollständigen Sie die unten aufgeführte Prozesskette.

Auftragsbestäti
Anfrage Angebot Bestellung
gung

Rechnung Auszug Lieferschein

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2 Kundenanfragen bearbeiten
Situation:
Während Ihrer Ausbildungsphase im Vertriebsbereich der Global Bike Deutschland GmbH
erhalten Sie die folgende Anfrage der Firma NeckaRad GmbH, die Ihnen von Frau Janin Adler,
Mitarbeiterin der Verkaufsorganisation Deutschland Süd, auf den Schreibtisch gelegt wurde.
Beachten Sie auch den Hinweis von Frau Adler.

Bitte pf
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weitere gen Sie die An
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ERP-Sy ei ur
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Vielen .
Da
J. Adle nk
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Aufgaben:
1 Beschreiben Sie die rechtlichen Folgen, die sich aus der Anfrage der Firma NeckaRad GmbH
für die Global Bike Deutschland GmbH und die NeckaRad GmbH ergeben.
Antwort: Keine rechtliche Folgen, es ist völlig unverbindlich
2 Beschreiben Sie die Arbeitsschritte, die nach Eingang der Anfrage zu bearbeiten sind und
begründen Sie Ihre Entscheidungen.
Antwort: Sind die Ctitybikes im Lager vorhanden?; Artikelstammdaten überprüfen. Ist der
Kunde registriert? Kundenstammdaten überprüfen. Ist der Kunde kreditwürdig?
Anfrage in SAP erfassen
Angebot erstellen in SAP
Angebot an Kunden schicken
3 Begründen Sie, warum die Global Bike Deutschland GmbH die Anfrage der NeckaRad GmbH
in ihrem SAP-System erfasst.
Antwort: um alle Verkaufsbewegungen zu verfolgen

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4 Bestimmen Sie die Organisationsdaten, die zur Bearbeitung der Kundenanfrage benötigt
werden. Entnehmen Sie benötigte Informationen aus der vorliegenden Anfrage und
recherchieren Sie gegebenenfalls im SAP-System.

5. Überprüfen Sie, ob der Kunde NeckaRad GmbH im System erfasst ist und ermitteln Sie ggf.
die entsprechende Debitorennummer.
20014
6. Welche Lieferungs- und Zahlungsbedingungen hat die Verkaufsorganisation Süd der Global
Bike Deutschland GmbH mit der NeckaRad GmbH vereinbart? (Recherchieren Sie im SAP-
System.)

7. Unter welcher Telefonnummer ist Herr Senad Yalzin bei der NeckaRad GmbH erreichbar?
(Recherchieren Sie im SAP-System.) 

8. Legen Sie die Anfrage der NeckaRad GmbH im SAP-System der Global Bike Deutschland
GmbH an. Beachten Sie die Lösungshinweise auf den folgenden Seiten. 
9. Überprüfen Sie die Verfügbarkeitssituation des angefragten Artikels.

Lösungshinweise

Kundenanfrage im SAP ERP System erfassen

Auftrags- Liefer- Ausgangs- Zahlungs-

Anfrage Angebot Bestellung bestätigung schein rechnung eingang

D
ie Transaktion zur Erfassung von Kundenanfragen befindet sich im Menüpfad
Logistik ► Vertrieb ► Verkauf ► Anfrage ► Anlegen

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Im Eröffnungsbildschirm der Transaktion 'Anfrage anlegen' sind zunächst die organisatorischen

Zuordnungen festzulegen.

Die fehlerfreie Eingabe der

organisatorischen Zuordnungen
kann durch die Auswahl der
Organisationsdaten mithilfe des
Wertehilfe-Symbols
(F4-Hilfe) sichergestellt werden.

Der Eröffnungsbildschirm zeigt die Bildschirmmaske für die Anlage einer Anfrage mit einem
Kopfbereich für die Daten des Kunden sowie einem Detailbereich für die angefragten Artikel.
Im Datenfeld 'Auftraggeber' ist die
Debitorennummer einzutragen. Die Suche der
Nummer erfolgt über das Wertehilfe-Symbol (F4-
Hilfe). Dort kann die Suche über verschiedene
Dialogfenster eingeschränkt werden, die sich
hinsichtlich der Suchkriterien unterscheiden.
Die Suche im Dialogfenster 'Debitoren
Allgemein' kann auf Ihre persönliche SAP-
Kennnummer (###) im Feld 'Suchbegriff' und
z.B. mit dem Kundennamen im Feld 'Name'
eingeschränkt werden. Tipp: Ergänzen Sie

den Namen mit dem Platzhalter '*'.

Im Datenfeld 'Material' ist die Materialnummer des Artikels über das Wertehilfe-Symbol (F4-Hilfe)
zu suchen.
Die Suche erfolgt über das Dialogfenster 'Material zur Bezeichnung'. Es bietet sich die Nutzung
zweier Eingabefelder an, das
Feld Materialkurztext und das
Feld Material.
Im Feld Materialkurztext
erfolgt die Eingabe der ersten
Buchstaben des gesuchten
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Materials mit einem '*' am Ende. So erhält man alle Materialien, die mit den gesuchten
Buchstaben beginnen. Dies sind mindestens 800 Stück. Aus diesem Grund müssen die
Ergebnisse weiter eingeschränkt werden, dies kann mit dem Suchfeld Material erreicht werden.
Im Feld Material beginnt man
mit dem '*' und ergänzt die
Schülernummer. Dadurch
schränkt man die Suche so
ein, dass man lediglich die
Materialien einer bestimmten
Schülernummer angezeigt
bekommt.

Es sollten gemäß dem obigen Screenshot die markierten Felder entsprechend der
Aufgabenstellung ausgefüllt sein.
Das SAP-System übernimmt die Daten aus den Debitoren- und Materialstammsätzen in die
Anfrage. Abschließend ist die Auftragsmenge einzutragen und die Anfrage mit dem Button
'Sichern' zu speichern.
Das SAP-System vergibt Ihrer Anfrage eine eindeutige Nummer. Bitte notieren Sie sich diese.

Anfragenummer: 10013611

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Die Einträge können mit der Transaktion 'Anfrage anzeigen'

überprüft werden.
Menüpfad:
Logistik ► Vertrieb ► Verkauf ► Anfrage
► Anzeigen

Die Suche nach der entsprechenden Anfrage

kann entweder direkt über die Anfragenummer
erfolgen (Siehe notierte Anfragenummer) oder
über den Auftraggeber. Wenn die Suche über
ein Feld im Bereich 'Suchkriterien' erfolgt, muss
die Suche unbedingt über das Feld
ausgelöst werden. Die Enter-
Taste löst die Suche an dieser Stelle nicht aus.

Mit dem Erfassen der

Anfrageposition ermittelt
das SAP-System aus den
Angaben zum Wunsch-
liefertermin und
Auslieferungswerk bereits
Informationen zur
Ausführung des
potentiellen Auftrags
(Bereitstellungsdatum,
Ladedatum, Versandstelle
im Reiter Versand).

Zudem hat man durch Verwendung des

Buttons 'Verfügbarkeitssituation
anzeigen' die Möglichkeit sich den
aktuellen Lagerbestand des angefragten
Artikels anzeigen zu lassen.

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3 Angebote an Kunden erstellen

Situation:
Ihre Vorgesetzte bittet Sie, aus der bereits eingepflegten Anfrage der NeckaRad GmbH (siehe
Kapitel 2. Kundenanfrage bearbeiten) ein Angebot zu erstellen. Sie teilt Ihnen weiter mit, dass
Angebote bei der Global Bike Deutschland GmbH grundsätzlich eine Gültigkeit von einem Monat
haben.

Aufgaben:
1 Welche rechtliche Bedeutung hat ein Angebot, das an einen Kunden übermittelt wird?
2 Erfassen Sie das Angebot im SAP-System der Global Bike Deutschland GmbH und lassen
Sie sich das Angebot als Druckansicht auf Ihrem Bildschirm anzeigen. Beachten Sie die
Lösungshinweise auf den folgenden Seiten.

Lösungshinweise:

Angebot an Kunden im SAP ERP System erfassen

Auftrags- Liefer- Ausgangs- Zahlungs-

Anfrage Angebot Bestellung bestätigung schein rechnung eingang

Die Transaktion zur Erfassung von Kundenangeboten befindet sich im Menüpfad

Logistik ► Vertrieb ► Verkauf ► Angebot ► Anlegen

Im Eröffnungsbildschirm der
Transaktion 'Angebot anlegen'
ist die Belegart 'Angebot' (AG)
auszuwählen. Bei der
Angebotserstellung muss auf
die bereits in der Anfrage
erfassten Informationen
zurückgegriffen werden. Auf
die Festlegung der
Organisationsdaten zum
Angebot kann somit verzichtet werden, da diese bereits mit der
Anfrage bestimmt wurden.

Der Zugriff auf eine vorhandene Anfrage erfolgt mit die

Schaltfläche .
Falls die benötigte Anfragenummer nicht mehr bekannt ist, besteht
die Möglichkeit die Anfrage zu suchen. Die schnellste
Suchmöglichkeit ist im Bereich 'Suchkriterien' nach dem
Auftraggeber zu suchen. VORSICHT: Hier ist wieder die
Debitorennummer einzutragen.
Mit einem Doppelklick auf das gewünschte Suchergebnis, übernimmt das SAP-System die
Anfragenummer in das Dialogfenster 'Anfrage'.

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Die Bestätigung dieses Eintrags

durch die Schaltfläche
startet die Eingabemaske der
Transaktion 'Angebot anlegen', in der
sämtliche Daten aus der
zugrundeliegenden Anfrage
vorhanden sind.
Durch die Menüfolge 'Springen 🡪
Kopf 🡪 Texte' haben Sie die
Möglichkeit einen Text in das
Angebot einzupflegen. Geben Sie
hier als Formularkopftext Ihren
Namen ein.

HINWEIS:
Sie haben durch den Button 'Ansicht Kopfnachricht'
die Möglichkeit sich eine Druckansicht des Angebots
anzeigen zu lassen.

Nachdem die Daten der Gültigkeitsdauer des Angebots

ergänzt wurden, können Sie das Angebot speichern
oder die Angebotsbedingungen in den verschiedenen
Registerkarten überprüfen.

Angebotsnummer: _____________________________

Aufgaben:
10. Überprüfen Sie das Angebot hinsichtlich folgender Vereinbarungen:
● Auftragsmenge: 5
● Nettowert des Angebots:
● Zahlungsbedingung:
● Lieferbedingungen:
● Werk/Versandstelle:
● verfügbarer Lagerbestand:
11. Erstellen Sie einen Ausdruck des Angebots für den Versand an den Kunden.

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Lösungshinweise:

Angebot an Kunden im SAP ERP System drucken

Auftrags- Liefer- Ausgangs- Zahlungs-

Anfrage Angebot Bestellung bestätigung schein rechnung eingang

Die Transaktion zum Drucken von Kundenangeboten befindet sich im Menüpfad

Logistik ► Vertrieb ► Verkauf ► Angebot ► Ändern
Geben Sie im Feld 'Angebot' die
entsprechende Angebotsnummer ein.

Anschließend wählen Sie im Menü

'Verkaufsbeleg' den Punkt 'Ausgeben'
aus.

Markieren Sie die entsprechende

Nachrichtenzeile (falls nicht schon
automatisch geschehen) und drücken
Sie unten auf das Symbol 'Drucken'.
Alternativ können Sie hier auch noch
einmal die Drucknachricht anschauen.

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4 Kundenaufträge bearbeiten
Situation:
Heute Morgen erhalten Sie von Frau Adler, Mitarbeiterin der Verkaufsorganisation Deutschland
Süd, den folgenden Beleg.

Aufgaben:
1 Beschreiben Sie die rechtlichen Folgen, die sich aus der Bestellung der Firma NeckaRad
GmbH für die Global Bike Deutschland GmbH und die NeckaRad GmbH ergeben.
12. Welche Folgen hätte es für die Global Bike Deutschland GmbH, wenn aufgrund eines
angekündigten Warnstreiks der Auftrag nicht fristgerecht auszuführen wäre?
13. Erfassen Sie den Kundenauftrag im SAP-System der Global Bike Deutschland GmbH.
Beachten Sie die Lösungshinweise auf den folgenden Seiten.

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Lösungshinweise

Kundenauftrag im SAP ERP System anlegen

Auftrags- Liefer- Ausgangs- Zahlungs-

Anfrage Angebot Bestellung bestätigung schein rechnung eingang

Die Transaktion zur Erfassung von Kundenanfragen befindet sich

im Menüpfad
Logistik ► Vertrieb ► Verkauf ► Auftrag
► Anlegen

Alternativ kann die Transaktion auch aus folgendem Menüpfad

aufgerufen werden:
Logistik ► Vertrieb ► Verkauf ► Angebot
► Folgefunktion ► Auftrag

Im Eröffnungsbildschirm der Transaktion 'Auftrag anlegen' ist die

Belegart 'Terminauftrag' (TA) auszuwählen.
Auf ein vorhandenes Angebot wird mit die Schaltfläche zugegriffen. In der
folgenden Eingabemaske müssen im Kopfbereich der Maske die Eingabefelder 'Bestellnummer'
und 'Bestelldatum' ausgefüllt werden. Die Informationen entnehmen Sie bitte der Bestellung. Alle
weiteren Informationen werden aus dem zugrundeliegenden Angebot übernommen.

Die gewünschte Auftragsbestätigung an den Kunden

NeckaRad GmbH kann zunächst mithilfe des Buttons 'Ansicht
Kopfnachricht' in einer Druckansicht am Bildschirm angezeigt
werden.
Der Kundenauftrag ist abschießend mit dem Button 'Sichern' zu speichern.

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Terminauftragsnummer: _____________________________

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Aufgabe:
14. Erzeugen Sie eine Auftragsbestätigung für den Kunden NeckaRad GmbH. Beachten Sie den
nachfolgenden Lösungshinweis.

Lösungshinweise:

Auftrag an Kunden im SAP ERP System drucken

Auftrags- Liefer- Ausgangs- Zahlungs-

Anfrage Angebot Bestellung bestätigung schein rechnung eingang

Die Transaktion zum Drucken von Kundenangeboten befindet sich im Menüpfad

Logistik ► Vertrieb ► Verkauf ► Auftrag ► Ändern
Geben Sie im Feld 'Auftrag' die entsprechende
Auftragsnummer ein.
Anschließend wählen Sie im Menü 'Verkaufsbeleg' den
Punkt 'Ausgeben' aus.
Das weitere Vorgehen ist identisch zum Druck des
Angebots (s. Seite ).

Aufgabe:
15. Ihre Vorgesetzte möchte sich von Ihrer Arbeit überzeugen. Öffnen Sie eine Übersicht über die
bisher erarbeiteten Belege des Verkaufsprozesses der NeckaRad GmbH und geben Sie ihr
eine Statusübersicht über das Angebot und den Kundenauftrag.

Lösungshinweise

Belegfluss des Kundenauftragsprozesses im SAP ERP System

anzeigen
Aus der Transaktion 'Terminauftrag anzeigen' im Befehlsmenü
Logistik ► Vertrieb ► Verkauf ► Auftrag ► Anzeigen
können die im SAP-System erfassten Belege zum bisherigen Ablauf
des Kundenauftragsprozesses eingesehen werden. (Button
'Belegfluss anzeigen').
Über die Schaltflächen 'Beleg anzeigen' und 'Statusübersicht' lassen sich die einzelnen Belege
sowie Informationen zum Status des jeweiligen Vorgangs nochmals am Bildschirm anzeigen.

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